analisis dan perancangan sistem …repository.amikom.ac.id/files/publikasi_09.11.2985.pdfanalisis...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan oleh
Arman Annas Putra
09.11.2985
Kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED PERSONNEL INFORMATION SYSTEM IN PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS
WEB PADA PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA
Arman Annas Putra Ema Utami
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Staffing information system is a system that is used as a storage and data processing personnel, to support operational personnel. Based on the development of science and technology, The development of the internet and websites are also growing very rapidly. The technology is getting better also make a more rapid distribution of information. Accuracy, precision, and speed is an important factor in data processing. The data are processed in a structured and clearly designed to facilitate human performance to be well organized. Data were processed with either fast den will certainly add to the competitiveness and increase the quality of the human or companies compete.
PT. Harpindo Jaya is a company of the brand Yamaha motorcycle dealer. The company has many employees and branches. This will certainly cause some problems such as the processing of employee data, employee data summary, and search employee data. Necessary to overcome a system that is able to overcome these problems so that it can help improve the performance of the company.
Keywords: Information systems, staffing, web
1. Pendahuluhan
Dunia usaha mengalami perkembangan yang pesat pada zaman sekarang.
Semua perusahaan saling bersaing disegala bidang termasuk bidang informasi.
Pertukaran informasi yang cepat tentu akan meningkatkan daya saing perusahaan.
Pengelolaan data pegawai yang terkomputerisasi memberikan suatu peran yang sangat
penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan, seperti kemampuan untuk melakukan
pengolahan, penyimpanan dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat
dan tepat. Internet juga diharapkan mampu untuk meningkatkan kinerja dalam
pengelolaan data pegawai.
PT Harpindo Jaya Yogyakarta merupakan sebuah perusahan yang memiliki
fasilitas komputer serta internet. Penggunaan komputer untuk pengelolaan sumber daya
manusia masih belum maksimal. Beberapa pekerjaan pengelolaan data pegawai masih
manual yang akan mengurangi efektifitas serta efisiensi waktu.
Dengan alasan inilah penulis membuat rancangan sistem informasi dengan judul
“Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada Pt
Harpindo Jaya Yogyakarta” . Penelitian ini diharapkan menghasilkan analisis dan progam
yang bekerja secara berkesinambungan dalam pengolahan data pegawai.
2. Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem
Definisi sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu1. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen
akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan
perancangan suatu sistem. Sebelum menganalisis dan merancang suatu sistem, seorang
analis dan perancang sistem harus mengerti komponen-komponen atau elemen-elemen
atau subsistem-subsistem dalam sistem tersebut.
2.2 Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari
sistem informasi. Definisi sistem informasi adalah yang suatu sistem dalam organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan2.
1 HM. Jogiyanto, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek
Aplikasi Bisnis(Cet III;Yogyakarta:Penerbit Andi,2005), h. 2. 2 Ibid.,h.3.
2.3 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-
fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah
yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus
bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan
mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal pengembangan sistem yang
menjadi fondasi dari yang menentukan keberhasilan sistem informasi dan yang
dihasilkan nantinya3.
2.4 Analisis Kelemahan Sistem
Bertujuan untuk mengindentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis
terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, aplikasi, efisiensi dan pelayanan
pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information,
economy, eficiency, dan service4).
2.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Bertujuan untuk mempermudah analisis sistem dalam mementukan keseluruhan
kebutuhan secara lengkap. Maka kebutuhan tersebut terbagi bagi menjadi dua jenis,
yaitu:
1) Kebutuhan Fungsional
2) Kebutuhan Nonfungsional5
2.6 Analisis Kelayakan Sistem
Suatu sistem baru yang akan ditawakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu,
apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau malah sebaliknya
dalam pengujian kelayakan ini akan dipertimbangkan manfaat yang diperoleh. Berikut
adalah cara menguji suatu sistem dikatakan layak atau tidak dapat dilakukan beberapa
analisis diantaranya :
1. Analisis Kelayakan Teknik
2. Analisis Kelayakan Hukum
3. Analisis Kelayakan Operasional6
3 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern (Cet I;Yogyakarta:Penerbit Andi,2007), h. 44. 4 Ibid, h.51-54.
5 Ibid, h.63-64. 6 Ibid, h.75-76.
2.7 Aplikasi Web
Aplikasi web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi
pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web berupa data
persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat
dipertimbangkan sebagai hibridasi antara hypermedia dan sistem informasi.
Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh browser
web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian proses bisnis.7
Aplikasi web memiliki beberapa keungulan sebagai berikut :
1. Kemudahan Akses
Web diakses menggunakan browser, dimana semua Sistem Operasi pasti
memiliki browser. Pengguna yang memiliki mobilitas yang tinggi untuk
mengakses web. Ini yang tidak bisa dilakukan oleh desktop based, karena kita
harus install terlebih dahulu aplikasi di sisi Client.
2. Kemudahan Maintenance / Perawatan
Aplikasi desktop membutuhkan instalasi dan upgrade pada setiap Client
sementara web hanya membutuhkan upgrade pada sisi Server. Oleh karena
itu, biaya perawatan aplikasi web menjadi lebih ringan.
3. Kebutuhan Perangkat Keras Lebih Rendah
Spesifikasi kebutuhan hardware untuk web based sangat rendah untuk Client.
Karena semua proses bergantung pada Server, maka dapat dikatakan beban
pada Client hampir tidak ada.
2.8 Internet
Internet (interconnected network) adalah jaringan komputer yang
menghubungkan antar jaringan secara global, internet dapat juga disebut jaringan dalam
suatu jaringan yang luas. Seperti halnya jaringan komputer local maupun jaringan
komputer area, internet juga menggunakan protokol komunikasi yang sama yaitu TCP/IP
(Transmission Control Protocol/Internet Protocol).
2.9 Flowchart
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
Sistem flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, sedangkan program
flowchart menggambarkan urut-urutan instruksi dari suatu program.
7 Janner Simarmarta, Rekayasa Web (Cet I;Yogyakarta: Penerbit Andi,2010), h. 56.
2.10 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram/DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut mengalir. Data Flow Diagram atau DFD memiliki beberapa tingkat (level) DFD
yaitu:
a. Diagram Konteks
b. Diagram Nol
c. Diagram Rinci
2.11 Definisi Basis Data
Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan
sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah
representasi dari fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia,barang,
hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka,
huruf, symbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya8.
2.12 Pengertian ERD (Entity Relationalship Diagram)
ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan,
dan digunaan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi
yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas sekaligus
menunjukkan hubungan antar data9.
2.13 Bahasa Pemrograman yang Digunakan
2.13.1 HTML (Hypertext Markup Language)
Hypertext Markup Language atau HTML adalah bahasa yang digunakan pada
dokumen web sebagai bahasa untuk pertukaran dokumen web10
. HTML merupakan
pengembangan dari standar pemformatan dokumen teks yaitu Standar Generalized
Markup Language (SGML). HTML sebenarnya adalah dokumen ASCII yang dirancang
untuk tidak tergantung pada suatu sistem operasi tertentu.
2.13.2 PHP (Hypertext PreProcessor)
PHP adalah pemrograman interpreter yaitu proses penerjemahan baris kode
sumber menjadi kode mesin yang dimengerti computer secara langsung saat baris kode
dijalankan. PHP disebut sebagai pemrograman Server-Side Programing, hal ini
8 Fathansyah. Ir, Basis Data, (Cet IV;Bandung:Informatika,2002), h.2.
9 Hanif Al Fatta, op.cit, h. 117 10 Alexander F.K. Sibero, Kitab Suci Web Programming (Cet I;Yogyakarta: Mediakom, 2011),h.19.
dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan oleh server. PHP adalah suatu bahasa
dengan hak cipta terbuka atau dikenal dengan istilah Open Source, yaitu pengguna
dapat mengembangkan kode-kode fungsi PHP sesuai dengan kebutuhannya11
.
2.14 Perangkat Lunak yang Digunakan
2.14.1 XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,
merupakan kompilasi dari beberapa program terdiri dari atas program Apache HTTP
Server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa
pemrograman PHP. Program ini merupakan web server yang mudah digunakan yang
dapat melayani tampilan web yang dinamis.
2.14.2 MySQL
MySQL adalah sebuah program databaseserver yang mampu menerima dan
mengirim datanya dengan sangat cepat, multiuser serta menggunakan perintah standar
SQL (Structure Query Language). MySQL adalah sebuah databaseserver, dapat juga
berperan sebagai client sehngga disebut client/server, yang opensource dapat berjalan
pada OS manapun. Pemrograman PHP juga mendukung/support dengan database
MySQL.
2.14.3 Web Browser
Web Browser adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengambil
dan menyajikan sumber informasi web. Sumber informasi web diidentifikasi dengan
Uniform Resource Identifier (URI) yang dapat terdiri dari halam web, video, gambar,
maupun konten lainnya12
.
2.14.4 Adobe Dreamweaver CS3
Adobe mengeluarkan program penyunting halaman web yang diberi nama
Adobe Dreamweaver yang dulunya dikenal dengan sebutan Macromedia Dreamweaver
keluaran Macromedia. Program ini sering digunakan oleh web developer karena fitur-
fiturnya yang menarik dan kemudahan dalam penggunaanya.
11 Ibid, h.49. 12 Ibid,h.12.
2.15 Tinjauan Umum
2.15.1 Profil PT Harpindo Jaya
Harpindo jaya berdiri sejak tahun 1962 pada saat itu masih bernama Ud Kang
Giok Tek dan berdagang sepeda motor bermacam-macam merk diantaranya Vespa,
Lambreta, Dkw humel, Ducati, Zundap. Tahun 1964 untuk pertama kalinya Yamaha
masuk ke Indonesia dan Ud Kang Giok Tek sudah menjadi agen untuk memasarkannya.
Kini Harpindo Jaya telah memiliki showroom / outlet baik 1s, 2s maupun 3s lebih
dari 35 outlet dan tersebar di kota kota di eks karesidenan Semarang, Pati, Surakarta,
Kedu dan daerah istimewa Jogyakarta. Bahkan di waktu dekat akan menambah
beberapa jaringan di Sleman, Muntilan, Bantul dan Wonosari (DIY). Iklim persaingan
yang semakin ketat PT. Harpindo Jaya tidak lupa untuk mengembangkan pengetahuan
staf-stafnya baik dari level manager, sales, service, accounting, dll dengan mengikut
sertakan ke seminar-seminar yang diadakan baik dari konsultan maupun oleh staf
sendiri. Seiring dengan perjalanan waktu cocok lah dengan semboyannya dari dulu,
sekarang dan selamanya INGAT YAMAHA,…INGAT HARPINDO JAYA.
2.15.2 Visi
Menjadi Dealer Sepeda Motor Terbaik dalam Sales,Service,Spare part dengan
budaya perusahaan mengutamakan pelayanan dan kepuasan konsumen.
2.15.3 Misi
a. Peningkatan skill Sumber Daya Manusia melalui training berkelanjutan.
b. Peningkatan penjualan dan service setiap tahun.
c. Perluasan Network.
d. Penyempurnaan sistem Teknologi Informasi yang sudah berjalan (HJ Unit &
Exoduz)
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis Sistem
Pembuatan laporan slip gaji,absensi dan data pegawai pada PT Harpindo Jaya
Yogyakarta masih kurang efektif, karena pembuatan masih dilakukan secara manual.
Penyusunan yang manual tersebut membuat seringnya keterlambatan penyerahan
tersebut kepada branch manager.
Masalah yang dihadapi akan dianalisis dengan menggunakan metode PIECES
sehingga diketahui apa yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan program evaluasi
belajar dengan cepat dan efisien untuk meningkatkan kualitas perusahaan.
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
3.2.2 DFD (Data Flow Diagram)
Gambar 3.2 Diagram Konteks
3.3 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi
Uji coba terhadap sistem perlu dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang
dibangun sesuai atau belum dengan apa yang telah dijadikan tujuan. Tahap
implementasi sistem dilakukan dengan memberikan input data salah atau kosong guna
mengetahui respon sistem dan pesan konfirmasi yang direspon sistem.
4.1.1 Pengujian Sistem
Pelaksanaan pengujian ini terdapat dua macam, yaitu:
1. Pengetesan White Box Testing
White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk
meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan
atau tidak.
2. Pengetesan Black Box Testing
Black Box Testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan
(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi.
4.1.2 Implementasi Program Admin
4.1.2.1 Halaman Login
Berikut merupakan tampilan menu login ketika melakukkan login pada browser:
Gambar 4.1 Halaman Login
4.1.2.2 Halaman Beranda Admin
Berikut adalah tampilan beranda admin :
Gambar 4.2 Halaman Beranda Admin
4.1.3 Implementasi Program User
Berikut tampilan halaman absensi user.
Gambar 4.3 Halaman Absensi
4.1.4 Manual Instalasi
Proses menjalankan perankat lunak berbasis web pada server local atau
localhost maka diperlukan sebuah web server. Web server yang digunakan adalah
XAMPP. Setelah proses instalasi web server tersebut, perlu dilakukan copy file direktori
sistem tadi kedalam server local tadi. Direktori tersebut diletakkan di dalam folder
xampp/htdocs yang terletak dalam folder instalasi xampp tadi.
Proses tadi dilanjutkan dengan meng-import database melalui phpmyadmin
dengan mengetikkan url localhost/phpmyadmin. Perlu dilakukan pengaturan pada file
koneksi.php yang berfungsi untuk penyesuaian host, username, password dan nama
database pada server local yang baru. Semua persiapan awal sudah dilakukan, untuk
memulai penggunaan sistem berbasis webguna membuat laporan program evaluasi
belajar siswa tinggal membuka web browser Google Chrome kemudian ketikkan
http://localhost/harpindo.
4.1.5 Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan terhadap sistem ini dilakukan dengan cara melakukan
backup database. Proses backup data bisa dilakukan dengan cara membuka
phpmyadmin. Masuk ke database harpindo_jaya kemudian dilakukan proses
eksport. Bila nanti terjadi kesalahan bisa melakukan restore dari file yang di
backup tadi. Apabila sistem ini dikembangkan baru perlu diadakan perbaikan dari
sisi web server sebagai contoh menaikan kapasitas hosting web.
4.2 Pembahasan
4.2.1 Halaman Login
Pembahasan Halaman Login Pada halaman login menggunakan teknik session.
Data mengenai username dan password disesuaikan dengan database. Berikut
potongan listing program dari menu login :
<?php
include ("koneksi.php"); $username = $_POST['username'];
$password = $_POST['password'];
//cek keberadaan admin dan password $cek1 = mysql_query("SELECT * FROM tbuser WHERE
username='$username' AND password='$password'");
if(mysql_num_rows($cek1)==1) { $c1 = mysql_fetch_array($cek1);
//cek admin login
if(isset($_SESSION['username']) == ''){
//dikosongkan }
elseif($_SESSION['username']==$c1['username']) {
?> <script language="javascript">
alert ("Anda telah login sebagai Admin");
document.location = "beranda.php"; </script>
<?php
}
$_SESSION['username'] = $c1['username'];
?>
<script language="javascript"> alert ("Selamat datang, selamat beraktivitas. Semoga hari anda
menyenangkan!!!!!");
document.location = "beranda.php";
</script> <?php
}else{?>
<script language='javascript'> alert ('Username dan Password salah silahkan coba kembali!!!!!');
document.location = 'menu-login.php';
</script> <?php } ?>
Gambar 4.4 Listing Program Halaman Login
4.2.2 Pembahasan Database
Database server yang digunakan untuk membangun sistem informasi
kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta adalah PhpMyAdmin yang terdapat pada
XAMPP. Berikut tabel database yang digunakan :
Gambar 4.5 Database Harpindo Jaya
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu
dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Pembangunan sistem informasi kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta
dimulai dengan tahapan analisis menggunakan metode analisis PIECES,
selanjutnya tahap perancangan sistem menggunakan DFD (Data Flow Diagram)
dan Flowchart, sedangkan perancangan model data menggunakan ERD(Entity
Relationalship Diagram), dilanjutkan dengan implementasi basis data
menggunakan MySQL dan implementasi antarmuka menggunakan PHP.
2. Berdasarkan dari analisis dan implementasi di atas maka pembuatan sistem
informasi kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta dibuat berbasis web,
sehingga dapat berjalan diberbagai operating sistem, mudah dalam perawatan
sistem dan tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi untuk
menggunakannya.
5.2 Saran
Pada hakikatnya kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Jadi baik manusia
dan sistem pada hakikatnya sama, selalu memiliki kekurangan. Beberapa saran yang
dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan sistem ini adalah
sebagai berikut:
1. Setelah sistem tersebut berjalan dengan efektif dan efisien diharapkan dapat
dikembangkan lagi dengan menambah fitur-fitur lain yang nantinya bisa
digunakan sebagai sarana pendukung pengelolaan data pegawai seperti seleksi
perekrutan pegawai,progam kontrol pegawai, pembuatan surat keterangan, dan
fitur lainnya.
2. Fitur Absensi dalam sistem informasi ini diharapkan mampu dikembangkan
menggunakan absensi sidik jari dan penambahan fitur pengaturan jam buka dan
jam tutup absensi.
3. Pengelolaan data gaji dalam sistem informasi ini pada masa mendatang dapat
dikembangkan untuk mendukung pengelolaan akutansi dan keuangan serta
dapat dikembangkan dengan melibatkan pihak bank sebagai penyalur gaji.
4. Fitur pengelolaan gaji dalam sistem informasi ini diharapkan mampu
dikembangkan dengam penambahan fitur penghitungan pajak utuk masing-
masing pegawai.
5. Perkembangan sistem informasi ini diarahkan untuk menjadi lebih maju, canggih
dan efisien dalam pemanfaatan media aplikasi website yang berorientasi online.
Sehingga diharapkan sistem informasi ini dapat digunakan oleh kantor cabang di
tempat lain.
6. Sistem yang berjalan perlu ditingkatkan segi keamanan sistem tersebut baik dari
recovery password, perbaikan validasi form,backup database dan juga restore
database.
7. Sistem ini perlu penambahan manajemen log file untuk mencegah tumbukan
data.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Arief, M. Rudyanto.2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan
Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Fathansyah. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung.
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sibero, Alexander F.K. 2011. Kitab Suci Web Programing. Yogyakarta: Mediakom.
Simarmarta, Janner. 2010. Rekayasa Web .Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sunyoto, Andi. 2007. AJAX,Membangun Web dengan Teknologi Asyncronouse
JavaScript dan XML. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta : Penerbit Andi.