analisis dan perancangan aplikasi penjualan pada...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN
MRIYAN AGUNG YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
TYASTOMO BONO RAHARJO
06.11.1051
kapada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN PADA TOKO
BANGUNAN MRIYAN AGUNG YOGYAKARTA
ANALYSIS AND DESIGN APPLICATION TO SHOP BUILDING SALES
MRIYAN AGUNG YOGYAKARTA
Tyastomo Bono Raharjo Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
At the level of a company engaged in the sale requires a good information
system,especially the sales information system, for the activities can be carried out
effectively and efficiently. The situation is causing many companies to increase sales in
The field of development to enhance better service and to process data more easily,
quicklyand accurately.
Also the case with the administration MRIYAN AGUNG STORE BUILDING, most
of the data processing and presentation of the information is stillmanually. Handling data
manually has several drawbacks, for example take a long time in data entry, data search,
creation, and presentation of the report, or in other words in inefficient use of work time.
The dominant factor is human error occurs in processing a lot of data and
document storage and maintenance in the form of paper, where it is extremely difficult
toovercome. It encourages the writer to analyze a sales administration system in MRIYAN
AGUNG STORE BUILDING then found an improvement in order to improve the
performance to process data more quickly and accurately and to increase corporate
profits.
Keywords: Information Systems, Efficient, System Administration
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi pada sisi perangkat keras dan perangkat
lunak yang semakin hari memperlihatkan perkembangan yang sangat pesat, didukung
dengan teknologi komunikasi yang juga mengalami peningkatan secara signifikan
merupakan alternatif tepat bagi suatu perusahaan untuk menunjang kegiatan-kegiatan
usaha agar berjalan dengan baik. Seperti halnya pekerjaan dalam pengolahan data,
apabila terjadi ketidak teraturan dan tidak terkoordinasi dengan baik dapat
mengakibatkan sulitnya mengetahui data dan informasi secara mudah, cepat dan akurat.
Teknologi dan informasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama
lainnya.
Pada tataran perusahaan yang bergerak dibidang penjualan membutuhkan suatu
sistem informasi yang baik, terutama sistem informasi penjualan, agar dalam kegiatannya
dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Keadaan tersebut menyebabkan banyaknya
perusahaan yang meningkatkan pengembangan dibidang penjualan untuk meningkatkan
pelayanan yang lebih baik lagi dan dapat mengolah data dengan mudah, cepat dan
akurat.
Demikan juga halnya yang terjadi dengan bagian administrasi TOKO
BANGUNAN MRIYAN AGUNG, sebagian besar proses pengolahan data dan penyajian
informasinya masih secara manual. Penanganan data secara manual ini mempunyai
beberapa kelemahan, misalnya membutuhkan waktu yang lama dalam pemasukan data,
pencarian data, pembuatan, dan penyajian laporan, atau dengan kata lain tidak efisien
dalam menggunakan waktu kerja. Faktor dominan yaitu kesalahan manusia banyak
terjadi dalam mengolah data serta penyimpanan dan perawatan dokumen berbentuk
kertas, dimana hal ini sangat sulit ditanggulangi. Hal tersebut mendorong penulis untuk
menganalisa sistem administrasi penjualan di TOKO BANGUNAN MRIYAN AGUNG
maka ditemukan suatu perbaikan guna meningkatkan kinerja untuk memproses data
lebih cepat dan akurat serta dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.
LANDASAN TEORI
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu susunan sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Ciri dari sebuah sistem
yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat
menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran
yang dihasilkan.
Gambar 2.1 Model Sistem
MASUKAN
(INPUT)
PENGOLAHA
N
(PROCESSING
)
KELUARA
N
(OUTPUT)
ANALISIS
Analisis Sistem
Analisis merupakan penguraian dari suatu masalah yang ada, yang akhirnya
menghasilkan suatu kesimpulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi masalah-masalah yang ada.
Tujuan utama dari Analisis Sistem (systems analysis) adalah mengidentifikasi
dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
dan kebutuhan-kebutuhan yang ada untuk kemudian dilakukan pembenahan. Dalam
melakukan tugasnya seorang analis sistem harus melakukan beberapa langkah-langkah
sebagai berikut :
a) Identify
Mengidentifikasi permasalahan-pemasalahan yang ada, dimana suatu masalah
adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk mencapai sasaran-
sasaran yang diharapkan. Langkah-langkah didalam tahapan ini adalah
identifikasi terhadap penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil
kunci.
b) Understand
Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan.
Untuk dapat memahami sistem yang ada diperlukan data-data yang diperoleh
dari langkah pertama identifikasi secara terinci. Tugas yang dilakukan meliputi
penentuan jenis penelitian, perencanaan jadwal penelitian, pembuat tugas
penelitian, pembuat agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian.
c) Analyze
Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka dilakukan analisis hasil
penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan suatu pengalaman yang cukup untuk
mendapatkan hasil maksimal, karena biasanya seorang analis sistem yang baru
merasa kesuliatan pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat
menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana sistem tersebut
dikerjakan? Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan dan apakah
yang telah dikerjakan dengan baik?
d) Report
Langkah terakhir dari analisis sistem adalah pembuatan laporan dari hasil-hasil
penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai panduan untuk
mendesain sebuah sistem.
Analisis Kelemahan Sistem
Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan
pada TOKO BANGUNAN MRIYAN AGUNG, maka dilakukan metode PIECES yaitu
Pemform, Information, Economy, Control, Efisiency, Service.
a) Kinerja (Performance)
Kinerja yang lambat membuat proses-proses kegiatan menjadi lambat, hal ini
dikarenakan sistem masih menggunakan cara lama yaitu secara manual dalam
pencatatan maupun pencarian data. Dalam sehari rata-rata pelanggan yang
bertransaksi adalah 30 orang, setiap transaksi dibutuhkan waktu 10 menit, maka
dalam sehari akan butuh waktu 300 menit atau 5 jam.
b) Informasi (Information)
Hal-hal yang dialami selama ini adalah kurang cepatnya penyediaan layanan,
karena pemilik toko harus membuka buku daftar harga terlebih dahulu mengenai
data barang yang dicari maupun harga barang tersebut. Masalah tersebut perlu
dibenahi agar dapat mempercepat proses transaksi penjualan barang.
c) Ekonomi (Economy)
Ditinjau dari sudut ekonomi, sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang
ekonomis karena perlu adanya pengeluaran biaya yang cukup banyak untuk
kegiatan pencatatan administrasi dan juga adanya kesalahan pencatatan yang
menyebabkan terjadinya kerugian tidak sedikit.
d) Pengendalian (Control)
Karena penyalahgunaan terhadap data yang tidak terproteksi menjadi
permasalahan bagi perusahaan ini, mengingat keamanan data menjadi aspek
terpenting dalam suatu bisnis demi tercapainya tujuan dari pembuatan sistem.
e) Efisiensi (Eficiency)
Cara manual saat ini dirasa memang kurang memberikan solusi untuk
mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan
ini, karena dalam kegiatan pencatatan data administrasi harus dilakukan
penyalinan satu persatu.
f) Pelayanan (Services)
Seorang pelanggan memiliki kebutuhan untuk memilih jenis barang yang akan
dibeli, dikarenakan sistem masih menggunakan cara manual maka pelanggan
merasa pelayanan kurang memuaskan, harus menunggu lama hanya untuk
menanyakan tersedia atau tidaknya jenis barang yang akan dibeli.
HASIL PENELITIAN
MANUAL PROGRAM
Mnual program yang ada disini hanya mewakili sebagian dari form-form yang
ada, untuk lebih jelasnya akan dibahas disub bab ini.
Form Login
Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi
untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-
fasilitas yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengan mengetikkan
User ID yang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya.
Form Menu Utama
Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat
fasilitas-fasilitas intuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda
tergantung status user yang login. Tetapi pada sistem aplikasi yang kami buat hanya
terdiri dari satu user saja, jadi untuk pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda.
Form Master Data Barang
1) Input Data Barang
Form Input Data Barang merupakan turunan dari Menu Data Barang.
Form ini digunakan untuk melakukan penambahan, pengubahan,
penghapusan, maupun pencarian data barang.
Gambar 4.34 Form Input Data Barang
2) Form Cari Data Barang
Form Cari Data Barang merupakan turunan dari Menu Data Barang.
Form ini digunakan untuk melakukan melihat data barang dan pencarian data
barang.
Gambar 4.35 Form Cari Data Barang
Form Master Data Pelanggan
1) Input Data Pelanggan
Form Input Data Pelanggan merupakan turunan dari Menu Data
Pelanggan. Form ini digunakan untuk melakukan penambahan data
pelanggan.
Gambar 4.36 Form Input Data Pelanggan
2) Form Cari Data Pelanggan
Form Cari Data Pelanggan merupakan turunan dari Menu Data
Pelanggan. Form ini digunakan untuk melakukan pencarian data pelanggan.
Gambar 4.37 Form Cari Data Pelanggan
Form Master Data Pemasok
1) Input Data Pemasok
Form Input Data Pemasok merupakan turunan dari Menu Data Pemasok.
Form ini digunakan untuk melakukan penambahan, penyimpanan, perubahan,
dan penghapusan data pemasok.
Gambar 4.38 Form Input Data Pemasok
2) Form Cari Data Pemasok
Form Cari Data Pemasok merupakan turunan dari Menu Data Pemasok.
Form ini digunakan untuk melakukan pencarian data pemasok.
Gambar 4.39 Form Cari Data Pemasok
Form Master Data User
1) Input Data User
Form Data Use merupakan turunan menu dari Menu Data User yang
berfungsi untuk mendata user yang terlibat dalam sistem. Dari form ini user dapat
melakukan input data baru, menghapus, maupun melakukan pencarian data
berdasarkan kode.
Gambar 4.40 Form Input Data Kasir
2) Form Cari Data User
Form Cari Data User merupakan turunan dari Menu Data User. Form ini
digunakan untuk melakukan pencarian data user.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan perancangan yang penulis kerjakan dan mengacu
pada rumusan maslah yang ada yaitu bagaimana suatu perusahaan dapat mengolah
data dengan mudah, cepat, dan akurat dan membuat suatu sistem informasi secara
komputerisasi untuk menampilkan informasi yang berkualitas, maka dapat diambil
beberapa kesimpulan yaitu :
A. Kelebihan Sistem Informasi Penjualan Toko Bangunan Mriyan Agung.
Kelebihan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :
1) Sistem informasi penjualan ini dapat meningkatkan pelayanan dan
kemudahan terhadap konsumen terutama dalam proses transaksi jual
beli.
2) Pembuatan sistem informasi ini sebagai fasilitas pengolahan data yang
bermanfaat meminimalkan waktu dan pengolahan data bagi karyawan.
Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat dirasakan
dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi terkomputerisasi.
3) Output dari pengolahan data dapat digunakan sebagia acuan bagi
pengelola untuk mengambil keputusan.
4) Sistem informasi menghasilkan jumlah informasi yang lebih banyak, lebih
akurat, sehingga produktifitas meningkat.
B. Kekurangan Sistem Informasi Penjualan Toko Bangunan Mriyan Agung.
Kekurangan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :
1) Aplikasi ini tidak dilengkapi dengan fasilitas penghapusan data atau
record yang tersimpan dalam database dalam kurun waktu tertentu.
Penghapusan record yang tidak terpakai berpengaruh pada pada
stabilitas kinerja siste (sistem tidak terbebani dengan banyaknya record
pada database).
2) Belum tersedianya fasilitas back up data.
3) Sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP karena jika
dijalankan pada platform Windows Vista dan versi di atasnya aplikasi
tidak berjalan secara maksimal.
SARAN
Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative berdasarkan pada cara
pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda serta memiliki alur yang
bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur pemikiran penulis, maka untuk
hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran dari pihak manapun untuk
melengkapi kekurangan yang ada.
Beberapa saran dari penulis untuk perusahaan:
1) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen
membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang
diperlukan sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.
2) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen lebih
teliti dalam penginputan data dikarenakan oleh kelemahan sistem yang
belum mampu menangani proses filterisasi secara maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan
bersaing perusahaan dan oraganisasi modern, Andi Offset, Yogyakarta
Sadeli, Muhammad, 2008, Aplikasi Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang
Awam, Maxikom, Palembang
Sadeli, Muhammad, 2009, Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 6.0, Maxikom,
Palembang