analisa swot

47

BAB 3

ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1. Latar Belakang Perusahaan

PT. Exertainment Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang

memiliki bisnis di bidang jasa berupa penyediaan sarana fitness dengan merk

Celebrity Fitness yang didirikan pada tahun 2004 oleh John Franklin, Mike

Anderson dan John J. Franklin, Mike Anderson dan Sweeney. Celebrity

Fitness adalah salah satu pusat kebugaran terbesar di Asia, dengan sejumlah

klub dan anggota. Celebrity Fitness saat ini memiliki 27 klub di 3 negara

berbeda, dan mengoperasikan tiga merek gym berbeda yaitu Celebrity

Fitness, Celebrity Fitness Express, dan Celebrity Fitness VIP. Setiap club

Celebrity Fitness menawarkan pelatihan pribadi disesuaikan, yoga, dan program

kebugaran aerobik bagi para anggotanya. CEO saat ini adalah Martin Darby.

Nama tersebut dipilih berdasarkan sebuah alasan bahwa Celebrity Fitness

diciptakan untuk membuat semua membernya dapat berlatih dengan perasaan

layaknya mereka seorang selebriti, karena Klub tersebut di- desain berdasarkan

pada standar Klub-klub yang ada di Hollywood dan Beverly Hills, dimana

tujuannya adalah untuk memanjakan dan memberikan pelayanan kelas satu pada

para member. Untuk tetap memberikan suasana hiburan, lokasi yang untuk

membuka tiap-tiap cabang Celebrity Fitness adalah mall-mall eksklusif, agar

48

setiap member dapat berbelanja, makan, dan pergi ke bioskop setelah selesai

berlatih di gym.

Celebrity Fitness saat ini memiliki 27 klub di 3 negara berbeda, Cabang

pertama Celebrity Fitness dibuka di Plaza Indonesia EX, diikuti oleh cabang di

Supermall Pakuwon Indah Surabaya, 1 utama Shopping Center Malaysia, La

Piazza Kelapa Gading, dan akan terus bertambah dalam waktu dekat, tidak hanya

di Indonesia, namun juga di Malaysia, Singapura, India, dan Australia dan

mengoperasikan tiga merek gym berbeda: Celebrity Fitness Regular, Celebrity

Fitness Express, dan Celebrity Fitness VIP. Setiap club Celebrity

Fitness menawarkan pelatihan pribadi disesuaikan, yoga, dan program kebugaran

aerobik bagi para anggotanya. Pada waktu 9 bulan setelah memulai operasinya,

Celebrity Fitness telah menerima 11.000 anggota.

3.1.2. Jasa Perusahaan

Jasa – jasa yang ditawarkan oleh PT. Exertaiment Indonesia terdiri dari

beberapa kategori yaitu :

1. Celebrity Fitness Regular

2. Celebrity Fitness Express

3. Celebrity Fitness VIP

Setiap kategori di Celebrity Fitness memiliki kelas Les Mill seperti:

49

- Body Combat

- Body Pump

- RPM

- Yoga-Basic

- Power Yoga

- Jazz Yoga

- Stretch

- Taichi

- Street Jam

- Latin Salsa Mix

- Grooven Style

- Balle

- ABT

- Ultimate Abs

- Celebrity Fitness Sculpt

- Core EX

- Step Intro

- Step Athletic

- Fun Step

- Fat Burner Aerobics

- Energy Aerobics.

3.2. Strategic Goals and Initiatives

3.2.1. Strategic Plan

3.2.1.1. Visi dan Misi Perusahaan

Celebrity Fitness merupakan produk perusahaan dari badan usaha

PT. Exertainment Indonesia yang dimana untuk melaksanakan Good

Corporate Governance, manajemen telah menyempurnakan Visi dan Misi

perusahaan sebagi berikut :

50

Visi Perusahaan :

Menjadi salah satu perusahaan pusat kebugaran terbaik di Indonesia yang

memberikan keuntungan dan pelayanan maksimum kepada PT. Exertainment

Indonesia, investor, pemerintah, pemasok (supplier) dan masyarakat.

Misi Perusahaan:

• Menjadi unggulan dibidang pengembang dan pengelola hiburan

khususnya pusat kebugaran dengan dilengkapi fasilitas dan pelayanan

yang terbaik.

• Menciptakan sinergi yang maksimal diantara sektor bisnis perusahaan

terutama bisnis pusat kebugaran.

• Menciptakan kesadaran kepada masyarakat pentingnya olahraga dalam

kehidupan sehari - hari.

• Mengedukasi masyarakat bahwa olahraga fitness adalah olahraga yang

menyenangkan dan menyehatkan.

3.2.1.2. Strategi Perusahaan

3.2.1.2.1. Analisis Strategi Celebrity Fitness

A. Differentiation Strategy

1. Image Differentiation.

Celebrity Fitness menggunakan endosers atau selebriti/artis dengan

tujuan membuat brand image pada Celebrity Fitness. Kesan Celebrity

yang sangat erat pada Celebrity Fitness ini, ternyata hal yang cukup

51

signifikan, karena sifat dasar orang Indonesia sangat mengidolakan

artisnya dan mengikuti gaya hidup atau lifestyle celebrity tersebut.

Alhasil Celebrity Fitness dapat menarik perhatian masyarakat dengan

membuat mereka untuk berkunjung, memberikan trial kepada

konsumen dan akhirnya menjadikan mereka member di Celebrity

Fitness.

2. Product Differentiation.

Mereka berani melakukan perubahan produk, yang semula fitness

merupakan olahraga pria dan sifatnya menjemukan, namun Celebrity

Fitness mampu memadukan konsep hiburan didalamnya dengan

beragam jenis olahraga yang ditawarkan sehingga pelanggan tidak

bosan atau jenuh untuk berolahraga.

B. Penetration Strategy

1. Melakukan kerjasama dengan produk kesehatan atau event untuk

memperkenalkan konsep baru berolahraga di pusat hiburan atau

mall, dengan tujuan memperkenalkan brand Celebrity Fitness.

2. Paket trial gratis sebanyak 14 hari kalender kepada calon member

yang ingin mencoba dan merasakan kegiatan berolahraga di

Celebrity Fitness. Pemberian paket trial secara gratis ini

merupakan pengalaman pertama di dunia pusat kebugaran, karena

pada saat itu belum ada yang berani dan melakukan pemberian

paket trial gratis tersebut. Salah satu alasan Celebrity Fitness

melakukan hal demikian karena bisnis tersebut bukan merupakan

52

bisnis menjual produk, melainkan bisnis yang mengedukasi calon

member untuk mencoba dan merasakan ambience / suasana dalam

ruang Celebrity Fitness pada saat berolahraga. Sehingga akan lebih

mudah bagi pihak manajemen peluang untuk menarik pelanggan

menjadi member.

C. Strategi Mempertahankan Member

Upaya yang diterapkan oleh Celebrity Fitness untuk mempertahankan

pelanggan yang sudah ada pendekatannya dengan cara sebagai berikut

:

1. Pihak staff lebih mengakrabkan diri kepada member, misalnya

dengan memberikan sapaan kepada member-nya , contoh :

“selamat pagi dan selamat berlatih “

2. Menyediakan website khusus untuk pelanggan atau member untuk

mengecek jadwal kelas serta instruktur yang ada. Contohnya

jadwal dan jam latihan-latihan. Website juga bertujuan untuk

menjadi tempat saran dan kritik kepada Celebrity Fitness.

3. Memberikan konsultasi gratis saat join menjadi Celebrity Fitness.

4. Memberikan free basic trainer sebanyak 2x.

5. Trainer inisiatif membantu member yang kurang paham saat

menggunakan alat fitness tanpa diminta tolong terlebih dahulu.

6. Penyediaan kamar mandi yang dilengkapi dengan penyediaan

sabun, shampoo juga dilengkapi dengan shower – warm water.

53

7. Penyediaan vanity room, locker steam room, sauna room, workout

travel, café louge dan jaringan Wi-Fi.

8. Bagi mereka yang menjadi member di Celebrity Fitness

diperbolehkan untuk mengajak teman serta kerabatnya untuk

mendapatkan Free Trial.

9. Member card Celebrity Fitness juga dapat digunakan untuk

mendapatkan fasilitas discount di beberapa tempat yang memiliki

kerja sama dengan pihak Celebrity Fitness.

54

3.2.2. Analisis Kekuatan Persaingan Menurut Michael E. Porter

Salah satu pendekatan yang paling bermanfaat adalah dengan

mengkategorisasikan tipe yang berbeda dari kekuatan kompetitif yang dapat

berpengaruh terhadap perusahaan “dari berbagai arah yang berbeda”. Ilustrasi

Five force model yang disusun oleh Michael E Porter digunakan untuk

mendapatkan strategi bersaing, dengan menganalisis lima kekuatan tersebut

menentukan intensitas persaingan dalam suatu industry. gambar dan

penjelasannya dapat dilihat sebagai berikut :

Ancaman pendatang baru

Gold’s Gym

Fitness First

Persaingan di kalangan insdustri

Persaingan antara perusahaan yang

sudah ada

Kekuatan daya tawar pembeli

Para Investor

Kekuatan Daya tawar

Pemasok

Live Fitness

Ancaman produk pengganti

Shaga

55

1. Ancaman Persaingan dikalangan industri

Industri yang bergerak di bidang tempat fitness memang sedang menjamur saat

ini,seiring dengan meningkatnya kesadaran masyarakat di Indonesia terhadap

pentingnya kesehatan jasmani, sehingga tentu saja turut meningkatkan animo

masyarakat (terutama di kota-kota besar di Indonesia yang sibuk) untuk menjadi

anggota sebuah fitness center . Dalam hal ini Celebrity Fitness memiliki pesaing

selevel dalam Fitness First (yang dibuka pada awal tahun 2005).

2. Ancaman Pendatang Baru

Pendatang baru yang mengancam Celebrity Fitness adalah Gold’s Gym, sebuah

fitness center yang sudah berdiri di California, Amerika Serikat sejak tahun 1965.

Gold’s Gym membuka cabangnya yang pertama di Indonesia pada tahun 2006, dan

hingga saat ini telah memiliki 4 cabang di indoneisa, (2 di Jakarta, 1 di Tangerang,

& 1 di Bandung).

3. Ancaman Produk Pengganti / Substitusi

Produk yang mungkin dapat menjadi barang pengganti bagi tempat fitness adalah

alat-alat fitness itu sendiri yang dijual secara terpisah dan dapat dibeli untuk

kemudian dapat dipasang dengan mudah untuk digunakan di rumah kapan saja.

Banyak tempat yang menjual alat-alat fitness di Indonesia, salah satunya adalah

Shaga.

4. Ancaman Kekuatan Daya Tawar Pembeli

56

Dengan suksesnya Celebrity Fitness di Indonesia yang memiliki rata-rata

pengunjung yang datang hingga 1000-1800 orang perhari, dan sudah memiliki

20.000 member tetap di 6 cabangnya yang pertama, tentunya ada banyak investor

lain yang ingin mengikuti jejak Celebrity Fitness di Indonesia. Dengan semakin

banyaknya tempat fitness di Indonesia tentu saja akan menciptakan persaingan di

antara fitness center (salah satunya dalam hal penawaran harga) yang pada akhirnya

akan menguatkan daya tawar pembeli. Namun dengan kualitas pelayanan dimana

setiap member diperlakukan seperti seorang selebritis, dan tempat yang baik dan

memiliki lokasi yang strategis, tentunya tidak akan terlalu sulit bagi Celebrity

Fitness, sebagai pionir tempat fitness pertama untuk mendapatkan member selama

mereka bisa menjaga citra dan nama baik mereka.

5. Ancaman Kekuatan Daya Tawar Pemasok

Pemasok bagi alat-alat fitness di Celebrity Fitness adalah live fitness, dimana

mereka telah terikat dalam sebuah kontrak dimana seluruh cabang Celebrity Fitness

akan menggunakan alat dari live fitness yang terbaru. Dengan kontrak yang sudah

jelas dan posisi tawar menawar yang seimbang karena, Celebrity Fitness sebagai

tempat fitness yang terus berkembang cabang-cabangnya seimbang dengan live

fitness yang juga merupakan pemasok alat-alat fitness untuk gym-gym kelas satu,

sehingga menciptakan hubungan yang saling menguntungkan.

57

3.2.3. Analisis PEST ( Politik,Ekonomi,Sosial,Teknologi)

- Politik

Pada masa tahun 2004 adalah masa Orde Reformasi yang ditandai dengan

kepimpinan presiden yaitu Susilo Bambang Yudhoyono (SBY). Secara politis,

kondisi Indonesia saat itu membaik dan demokrasi pun bisa berjalan dengan

baik. Seluruh rakyat Indonesia mendapatkan haknya untuk memilih dan dipilih

dengan bebas tanpa tekanan dari siapapun serta dijamin keamanannya. (Arus

Pemikiran Ekonomi Politik, 2003). Pada masa tersebut, erat kaitannya dengan

pengusaha bisnis yang ingin mengembangkan bisnisnya. Para pengusaha bisnis

akan merasa aman karena kondisi

politik yang membaik ini akan mempengaruhi juga kondisi ekonomi yang

membaik. Memasuki tahun 2005, Celebrity Fitness mulai mengekspansi

bisnisnya lebih luas lagi karena pada tahun yang sama juga kompetitor Fitness

First berusaha masuk dan merebut pasar konsumen fitness di Indonesia. John

Franklin seorang investor asing asal Amerika Serikat melihat peluang tersebut

untuk mendirikan pusat kebugaran pertama yang dibaluri dengan pusat hiburan

yaitu Celebrity Fitness di Plaza Indonesia Exertainment Indonesia (EX).

- Ekonomi

Kondisi ekonomi Indonesia mulai membaik dan terkendali pada masa

pemerintahan Susilo Bambang Yudhoyono (SBY). Sedikit demi sedikit dana

subsidi MIGAS ditarik oleh pemerintah mulai dari Bensin, Solar kemudian

Minyak Tanah yang selama ini membebani pemerintah. Pemerintah cenderung

58

menyerahkan harga barang pada mekanisme pasar. Saat ini tahun 2004 ekonomi

Indonesia telah cukup stabil. Pertumbuhan PDB Indonesia tahun 2004 dan 2005

melebihi 5% dan diperkirakan akan terus berlanjut (Wikipedia, 2004). Hal ini

akan mempermudah bagi para pengusaha bisnis yang ingin mengekspansi

bisnisnya yaitu Celebrity Fitness.

- Sosial

Awalnya pusat kebugaran ini hanya diminati oleh pria – pria berotot atau orang

yang berkantong tebal saja. Namun seiring dengan waktu, banyak meluas ke

berbagai lapisan masyarakat seperti karyawan, artis, pengusaha, sampai ibu

rumah tangga. Dan dengan adanya perkembangan jaman dan teknologi secara

langsung akan mempengaruhi gaya hidup/ lifestyle mereka yang dimana mereka

berusaha untuk selalu mengikuti/update dengan perubahan – perubahan yang

terjadi / tren di lingkungannya, salah satunya munculnya pusat kebugaran yaitu

Celebrity Fitness. Celebrity Fitness menawarkan konsep dengan memadukan

unsur olahraga dan hiburan didalamnya. Selain menyediakan peralatan fitness

yang modern dan canggih, Celebrity Fitness juga dilengkapi dengan sound

system yang berirama seperti diskotek. Dengan mengusung warna musik

layaknya diskotek, dan dilengkapi juga lounge untuk tempat bersantai dan

mengobrol dengan rekanan/teman akan semakin membuat konsumen tetap

memilih Celebrity Fitness untuk berolahraga dan bersantai. Beberapa

keunggulan lain yang sangat menonjol atau berbeda dengan tempat kebugaran

lain adalah Celebrity Fitness mengalokasikan tempatnya bersatu dengan

59

pusat belanja atau mal. Hal itu membuat konsumen dapat sekaligus melakukan

kegiatan olahraga dan berbelanja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu yang tidak

mungkin dapat dilakukan oleh pusat kebugaran lainnya.

- Teknologi

Celebrity Fitness memiliki peralatan fitness yang sangat modern dan canggih, hal

itu merupakan suatu hal pendukung yang dapat menarik permintaan konsumen

untuk turut bergabung dengan membership Celebrity Fitness tersebut. Peralatan

– peralatan fitness yang dipakai oleh Celebrity Fitness didatangkan langsung dari

Amerika. PRECOR adalah produsen alat fitness premium dari Amerika dengan

lebih dari 100 distributor di seluruh dunia dan memiliki reputasi yang tak

terbandingi di industri kesehatan dan fitness dalam menyediakan peralatan fitness

premium dan memimpin di kelasnya, serta didukung dengan layanan pra dan

purna jual yang berkomitmen. (Media Jakarta, 2005).

3.2.4. SWOT Analysis (Strenght, Weakness, Opportunities, Threats)

Dalam menentukan strategi pemasaran yang baik, perusahaan yaitu

Celebrity Fitness harus melakukan analisis terhadap keadaan lingkungan internal

dan eksternal dari perusahaan ini. Dari sisi eksternal dipantau melalui peluang

pemasaran (Marketing opportunity) dan ancaman dari lingkungan sekitar

(environmental threat), sedangkan dari sisi internal dipantau melalui kekuatan

(strength) dan kekurangan (weakness) bisnis. Hal ini digunakan untuk

mengetahui strategi – strategi penting yang harus dilakukan untuk dapat

mendukung proses bisnis.

60

Berikut ini adalah indentifikasi SWOT pada PT. Exertainment

IndonesiaIndonesia :

Strength (Kekuatan)

• Jaringan distribusi luas

Celebrity Fitness terus menambah jumlah cabang yaitu pada tahun 2008

Celebrity Fitness akan menambah tiga cabang lagi di Jakarta, saat ini

memiliki 27 klub di 3 negara berbeda, dan Celebrity Fitness telah menerima

11.000 anggota.

• Five Stars Fitness

Pada tahun 2011 Celebrity Fitness mendapat gelar Five Stars Fitness (Best

Value, Best Event, Best Instructor, Best Location, Best Class).

• Program Experiental Marketing

Langkah ini tergolong cukup berani yaitu Celebrity Fitness memberikan

program trial selama 14 hari / 2 minggu kepada calon member, namun

berbeda sekali dengan kebugaran lain seperti Fitness First hanya member

program trial tiga hari.

• Menggunakan Instruktur Asing

Salah satu keunggulan dari Celebrity Fitness adalah mereka satu-satunya

pusat kebugaran yang menggunakan instruktur asing. Hal ini dapat

mendongkrak citra dari pusat kebugaran tersebut.

• Konsep yang Ditawarkan Unik

61

Keunikan dari konsep yang diterapkan oleh Celebrity Fitness dan tidak

dimiliki oleh tempat kebugaran lain adalah Celebrity Fitness mempunyai

kelas Les Mill seperti Body Combat, Body Pump, RPM, Yoga-Basic, Power

Yoga, Jazz Yoga, Stretch, Taichi, Street Jam, Latin Salsa Mix, Grooven

Style, Ballet, ABT, Ultimate Abs, Celebrity Fitness Sculpt, Core EX, Step

Intro, Step Athletic, Fun Step, Fat Burner Aerobics dan Energy Aerobics.

Kelas Les Mill itu sendiri setiap 3 bulan sekali mereka selalu memperbarui

gerakan –gerekannya agar member merasa tidak bosan dengan yang

diberikan oleh Celebrity Fitness. Sumber Daya

Weakness (Kelemahan)

• Banyaknya pengajuan klaim

Banyaknya member yang klaim dengan ketidakpuasan peraturan dan

prosedur perusahaan, contohnya cuti, berhenti menjadi member dimana

member dikenakan biaya cuti dan biaya administrasi pemberhentian

sebesar Rp.500.000 sehingga member merasa dirugikan.

• Data member belum terintegrasi dengan baik

Pelanggan dapat memanipulasi data diri ( nomor telepon) untuk menjadi

member baru untuk mendapatkan Free Trial dan memakai fasilitas secara

free tanpa harus join menjadi member di club yang bisa merugikan

perusahaan.

• Kurangnya keamanan locker

62

Celebrity Fitness tidak menyediakan kunci locker dan diharapkan

member membawa gembok masing – masing, tetapi cara itu tidak begitu

efektif karena masih banyak kehilangan barang pribadi member yang

terjadi.

• Jam pemakaian fasilitas Free Trial

Kebanyakan member sering mengeluh karena keramaian club yang

biasanya dipenuhi oleh non member / pengguna Free Trial yang memakai

fasilitas club, sehingga menimbulkan ketidaknyamanan bagi member

untuk berolah raga.

• Data kesehatan member masih disimpan secara manual dalam bentuk

form oleh Personal trainer

Personal trainer belum memiliki database khusus untuk menyimpan data

kesehatan, tujuan dan kebutuhan member dalam

Opportunity ( Peluang)

• Life style

Manfaat fitness adalah untuk menjaga kesehatan tubuh dan di zaman

sekarang ini fitness sudah menjadi suatu gaya hidup (life style) sehingga

banyak orang menjaga kesehatannya hanya untuk mendapatkan

penampilan menarik.

• Budaya hidup sehat

63

Masyarakat saat ini mulai menerapkan budaya hidup sehat, dan penting

nya olah raga bagi tubuh dengan menerapkan program budaya sehat

sehingga tingkat kesehatan dalam diri menjadi maksimal.

• Menjangkau dari berbagai kalangan

Celebrity Fitness berupaya menarik pelanggan dari berbagai kalangan

dengan melihat kondisi pasar yang belum dilihat oleh perusahaan

competitor lain, sehingga Celebrity Fitness mengoperasikan tiga merek

gym yang berbeda yaitu Celebrity Fitness Express ( harganya lebih

murah bertujuan untuk bisa menjangkau kalangan menengah ke bawah

dan kalangan mahasiswa), Celebrity Fitness regular ( standar, untuk

menjangkau pelangan menengah keatas ), Celebrity Fitness VIP(

executive, memiliki harga yang relatif mahal untuk menjangkau

pelanggan yang loyal dan high class).

• Banyaknya daerah belum dijangkau Celebrity Fitness

Pada saat ini Celebrity Fitness hanya memiliki cabang yang berada di

Indonesia bagian barat, Sehingga daerah Indonesia bagian timur belum

dijangkau oleh Celebrity Fitness.

• Jumlah peminat fitness di Indonesia cukup besar

Masyarakat di Indonesia memiliki jumlah peminat fitness yang cukup

besar, mencakup pria dan wanita tidak menutup kemungkinan dari

kalangan remaja sampai dewasa.

Threat (Ancaman)

64

• Banyak pemain baru dalam industri yang sejenis bermunculan

Banyak pemain baru dalam industri yang sejenis memainkan kekuatan

pasar yang sebelumnya dipimpin oleh Celebrity Fitness. Fitness First dan

Gold’s Gym dapat disebut saingan terberat Celebrity Fitness. Hal ini

disebabkan gencarnya pembangunan Fitness First dan Gold’s Gym yang

juga memanfaatkan lokasi keramaian pusat perbelanjaan sebagai tempat

cabang kebugaran yang menyajikan suasana yang modern dan didukung

berbagai alat fitness baru dengan harga yang bersaing dengan Celebrity

Fitness.

• Krisis ekonomi

Dengan adanya krisis ekonomi dapat memperlambat pertumbuhan tempat

usaha pusat kebugaran.

• Low cost health

Pola pikir masyarakat akan hidup sehat itu sebenarnya tidak perlu

mengeluarkan biaya yang besar dan tidak perlu mahal-mahal masuk

ketempat fitness untuk olahraga dan hidup sehat sehingga masyarakat

menggantinya dengan menyediakan alat-alat olahraga dirumah.

• Tenaga kerja yang berkualitas di rekrut perusahaan pesaing

Tenaga kerja yang berkualitas yang dimiliki oleh Celebrity Fitness di

rekrut perusahaan pesaing dengan cara memberikan jabatan yang lebih

tinggi dari posisi sebelumnya, sehingga tenaga kerja yang dimiliki

Celebrity Fitness pindah ke perusahaan pesaing dengan membawa ide,

65

strategi dan data internal perusahaan. Hal ini menyebabkan data internal

perusahaan di ambil oleh perusahaan pesaing.

3.2.4.1. Analisis matriks IFAS (Internal Strategy Factor Analysis Summary) dan EFAS (External Strategy Factor Analysis summary)

Berikut ini adalah matriks faktor internal (kekuatan dan

kelemahan) dan faktor eksternal (peluang dan ancaman) sehingga hasil dari

matriks akan dihitung koordinatnya yang kemudian akan dimasukkan ke

dalam diagram SWOT. Berikut ini adalah matriks factor internal (kekuatan

dan kelemahan)

Faktor-Faktor Strategi Internal BOBOT RATING BOBOT * RATING

KEKUATAN : Jaringan distribusi luas

0,10

3

0,3

Five Stars Fitness 0,05 4 0,2 Program Experiental Marketing 0,05 4 0,2 Menggunakan Instruktur Asing 0,05 4 0,2 Menawarkan Konsep yang Unik 0,05 3 0.15 Total Kekuatan 1.05

Faktor-Faktor Strategi Internal BOBOT RATING BOBOT * RATING

KELEMAHAN : Banyaknya pengajuan Klaim

0,25

2

0,5

Data Member belum terintegrasi dengan baik 0,25 2 0,5 Kurangnya keamanan Locker 0,10 2 0,2 Jam pemakaian fasilitas Free Trial 0,05 1 0,05 Data kesehatan member masih disimpan 0.05 1 0,05

66

secara manual dalam bentuk form oleh Personal trainer Total Kelemahan 1,3 Total IFAS 1,00 2,35

Tabel 3.1 IFAS pada PT. Exertainment Indonesia

Koordinat Titik X (IFAS) :

Kekuatan : 1.05

Kelemahan : 1.3

Titik X (Internal) : 2,35

Faktor-Faktor Strategi Eksternal BOBOT RATING BOBOT * RATING

PELUANG : Lifestyle

0,15

4

0,6

Budaya hidup sehat 0,15 4 0,6 Menjangkau dari berbagai kalangan 0,10 3 0,3 Banyak daerah yang belum dijangkau Celebrity Fitness

0,15 4 0,6

Jumlah peminat fitness di Indonesia cukup besar

0,05 3 0,15

Total Peluang 2,25

Faktor-Faktor Strategi Eksternal BOBOT RATING BOBOT * RATING

ANCAMAN : Banyak pemain baru dalam industri yang sejenis bermunculan

0,10

1

0,10

Krisis Ekonomi 0,05 2 0,10 Low cost health 0,10 1 0,10 Tenaga kerja yang berkualitas di rekrut perusahaan pesaing

0,15 2 0,3

Total Ancaman 0,60 Total EFAS 1,00 2,85

Tabel 3.2 EFAS pada PT. Exertainment Indonesia

67

Koordinat Titik Y (EFAS) :

Peluang : 2,25

Ancaman : 0,60

Titik Y (Eksternal) : 2,85

3.2.4.2. Analisis Matriks SWOT

Sebagaimana telah dijabarkan dalam Tabel IFAS dan EFAS

diatas, selanjutnya akan dibuatkan sebuah matriks SWOT yang akan

menggambarkan secara jelas bagaimana pengaruh faktor-faktor peluang dan

ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan

kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Berdasarkan matrks SWOT

tersebut, dapat disusun empat set kemungkinan alternatif strategis yaitu : SO,

WO, ST, WT.

68

IFAS EFAS

Strength (S) (S1) Jaringan distribusi luas (S2) Five Stars (S3) Mendapatkan Free Trial 14 hari (S4) Menggunakan Instruktur

asing (S5) Menawarkan konsep yang unik

Weakness (W) (W1) Banyaknya

pengajuan Klaim (W2) Data pelanggan

Free Trial belom terintegrasi

(W3) Kurangnya keamanan Loker.

(W4) Kurangnya kenyamanan bagi member klub (W5) Data member yang dimiliki personal trainer masih manual

Opportunity (O) (O1) Lifestyle (O2) Budaya hidup sehat (O3) Menjangkau dari

berbagai kalangan (O4) Banyak daerah yang belum dijangkau Celebrity Fitness (05) Jumlah peminat fitness di Indonesia cukup besar

Strategi SO (S1-O5) Mengembangkan program Celebrity Fitness Information System agar mencegah manipulasi datamember. (S2-O2) Mengusulkan information system personal trainer untuk menyimpan data kesehatan member. (S2-O1) Mengusulkan Customer Relationship Management untuk meningkatkan loyalitas pelanggan kepada perusahaan (S3-05) Free Trial Hours agar menjaga kenyamanan jam latihan member.

Strategi WO (W1-O3) Meningkatkan Customer Service yang loyal untuk mengatasi member yang komplain atas tagihan yang tidak sesuai. (W3-O3) Mengusulkan locker security system untuk meningkatkan keamanan di loker. (W1-O5) Meningkatkan hubungan kerjasama dengan pihak kampus dengan melihat kemauan pasar yang berkembang pesat.

69

Threats (T) (T1) Banyak pemain baru muncul (T2) krisis ekonomi (T3) Low cost health (T4) Tenaga kerja yang berkualitas di rekrut perusahaan pesaing

Strategi ST (S3-T3) Meningkatkan kenyamanan di klub. (S4-T1) Mengusulkan system Human Resource Management untuk mengelola data informasi internal perusahaan.

Strategi WT (W1-T2) Mengusulkan Deposito untuk menghilangkan biaya penonaktifan member dengan mengambil biaya pada saat pendaftaran

Tabel 3.3 SWOT pada PT. Exertainment Indonesia Setelah alternatif strategi pada matriks SWOT dapat ditentukan dan disusun, kemudian

langkah selanjutnya adalah menentukan posisi perusahaan diddalam persaingan bisnis.

Dengan diketahuinya posisi perusahaan dalam persaingan bisnis maka dapat diketahui

pula strategi yang paling sesuai dan tepat untuk diterapkan oleh perusahaan dalam

menghadapi persaingan bisnis. Posisi perusahaan dapat ditentukan dengan koordinat

titik X dan Y yang sudah dihitung pada matriks IFAS dan EFAS sebelumnya.

Titik X (Internal) : 3.10

Titik Y (Eksternal) : 2. 60

Kuadran 3

Kuadran 4 Kuadran 2

Kelemahan Internal

Kekuatan Internal

Berbagai Ancaman

Kuadran 1 (3.10, 2.60)

Berbagai Peluang

70

Gambar 3.1 Diagram Kuadran SWOT pada PT.Exertainment Indonesia

Kuadran 1 :

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan berpeluang,

Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Agresif, artinya organisasi dalam

kondisi prima dan mantap sehingga sangat dimungkinkan untuk terus melakukan

ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan meraih kemajuan secara maksimal.

Kuadran 2 :

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi

tantangan yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Diversifikasi

Strategi, artinya organisasi dalam kondisi mantap namun menghadapi sejumlah

tantangan berat sehingga diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan

untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada strategi sebelumnya. Oleh

karenya, organisasi disarankan untuk segera memperbanyak ragam strategi

taktisnya.

Kuadran 3 :

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah namun sangat berpeluang.

Rekomendasi strategi yang diberikan adalah ubah Strategi, artinya organisasi

disarankan untuk mengubah strategi sebelumnya. Sebab, strategi yang lama

dikhawatirkan sulit untuk dapat menangkap peluang yang ada sekaligus

memperbaiki kinerja organisasi.

71

Kuadran 4 :

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah dan menghadapi tantangan

besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi Bertahan, artinya

kondisi internal organisasi berada pada pilihan dilematis. Oleh karenanya

organisasi disarankan untuk meenggunakan strategi bertahan, mengendalikan

kinerja internal agar tidak semakin terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil

terus berupaya membenahi diri.

Sesuai dengan Gambar 3.1 dimana perusahaan PT. Exertainment Indonesia

berada pada kuadran pertama, yaitu Strategi Strenght Opportunity (SO). Hal ini

sangat menguntungkan bagi perusahaan karena dengan kekuatan internal yang

dimiliki dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang cocok untuk PT.

Exertainment Indonesia antara lain :

a. Mengusulkan sistem CRM (Customer Relationship Management) untuk

penanganan klaim dari member dan meningkatkan loyalitas pelanggan

kepada perusahaa.

b. Mengembangkan program Celebrity Fitness Information System , dalam

pendataan member dan sistem database member agar mencegah manipulasi

data member.

c. Mengusulkan aplikasi Personal Trainner Information System, untuk

menyimpan data – data history kesehatan para member yang bertujuan

untuk mencapai hasil yang diinginkan oleh member dengan bantuan

personal trainer.

d. Menerapkan Free Trial Hours agar menjaga kenyamanan jam latihan

member.

73

3.2.5. CONOPS and CONOD

3.2.5.1. CONOPS SCENARIO PT. Exertainment Indonesia

Proses bisnis PT. Exertainment Indonesia adalah sebagai berikut :

a. Pendaftaran member :

PT. Exertainment Indonesia memiliki proses bisnis yang mudah untuk

mendaftarkan calon member baru di Celebrity Fitness dengan cara

menawarkan langsung, menelpon calon member yang dilihat dari

database yang ada di club, dan dengan berbagai promo yang bisa

memikat calon member, detail proses bisnis dari pendaftaran member :

1. Calon member datang ke club dan menemui Bagian Marketing.

Kemudian Bagian Marketing akan menawarkan produk – produk

yang ada di club dengan cara melakukan interview kepada calon

member serta meyakinkan calon member akan pentingnya olahraga

dalam kehidupan yang sudah menjadi lifestyle.

2. Setelah itu Marketing akan memberikan CFP (Celebrity Fitness

Profile) kepada calon member untuk diisi sesuai dengan prosedur

yang telah dibuat.

3. Calon Member akan mengisi CFP tersebut dan mengembalikan

kepada Bagian Marketing.

4. Setelah itu calon Marketing akan mengecek member dengan

melakukan BCA (Body Composition Analyzer) yaitu alat yang akan

mengecek kesehatan, tinggi, berat, lemak dan calon member akan

74

melakukan pengenalan club oleh Bagian Marketing mulai dari

aerobic class, yoga, loker, dan semua fasilitas yang ada di club.

5. Bagian Marketing akan memberikan hasil BCA yang sudah di

lakukan oleh calon member berupa struk yang berisi test kesehatan

dan komposisi dalam tubuh, kemudian bagian Marketing akan

mengusulkan target memiliki badan ideal yang dibutuhkan member

sesuai dengan hasil struk BCA tersebut.

6. Setelah semua prosedur sudah dijalani oleh calon member, Bagian

Marketing akan memberikan daftar harga.

7. Jika calon member tidak berminat dan tidak menyetujui untuk

menjadi member di club, Bagian Marketing akan menawarkan

keanggotaan Free Trial selama 7 – 14 hari dan memberikan 10 Free

Trial kepada calon member jika ingin membawa teman atau saudara

untuk mencoba olahraga di klub.

8. Untuk melengkapi prosedur yang ditawarkan, calon member akan

memberikan KTP & Data diri kepada Bagian Marketing.

9. Setelah form keanggotaan Free Trial tercetak, Bagian Marketing

akan memberikan form tersebut kepada member untuk mencoba

fasilitas – fasilitas yang ada di club selama 7-14 hari dengan hanya

membawa form tersebut.

10. Setelah semua prosedur telah dijalani oleh calon member dan

calon member berminat melakukan Free Trial, Bagian Marketing

akan memberikan Data calon Member ke Team Leader.

75

11. Setelah Data Member diterima oleh Team Leader, maka tugas

Team Leader adalah mencoba meyakinkan kembali calon member

untuk join di club dengan memberikan harga promosi serta promo-

promo yang ada di club ke calon member.

12. Setelah Team Leader berhasil menarik calon member untuk join

di club, Team Leader akan mengembalikan data diri calon member ke

bagian Marketing untuk selanjutnya diproses.

13. Marketing akan meminta buku tabungan atau kartu kredit kepada

calon member.

14. Setelah itu calon member akan memberikan buku tabungan atau

kartu kredit ke Bagian Marketing untuk melakukan pembayaran.

15. Semua data diri member dan buku tabungan atau kartu kredit

yang diperoleh Marketing akan diberikan kepada Customer Service.

16. Customer Service akan membuat surat perjanjian sebanyak 2

rangkap yang harus ditanda tangani Bagian Marketing, Surat

perjanjian rangkap 1 disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing.

17. Customer Service akan memberikan Surat perjanjian rangkap 2

beserta data diri member dan menjelaskan peraturan apa yang boleh

dilakukan dan tidak boleh dilakukan didalam klub serta biaya cancel

yang berlaku di dalam klub.

b. Penagihan Member

1. Sistem akan mengecek data member dari database member, untuk

mengetahui tagihan pembayaran member.

76

2. Sistem akan menarik pembayaran member secara autodebet.

3. Setelah penarikan selesai sistem akan menerima laporan

pembayaran member.

4. Kemudian sistem akan mengirimkan laporan keuangan ke Kantor

pusat dan diterima oleh bagian keuangan yaitu pembayaran

autodebet yang sukses atau tidak.

5. Untuk pembayaran member yang sukses kantor pusat akan

mengirimkan invoice kepada bank tersebut.

6. Setelah invoice diterima Bank maka kantor pusat akan menerima

laporan keuangan oleh bank setiap bulan

7. Namun, jika penarikan pembayaran member gagal dalam autodebet

maka kantor pusat dalam hal ini adalah bagian keuangan akan

mengirimkan laporan tagihan ke bagian Greeter.

8. Setelah itu bagian Greeter akan melakukan tagihan pembayaran

langsung kepada member.

9. Member akan melakukan pembayaran tagihan kepada bagian

Greeter.

77

c. Pengajuan Klaim:

1. Member mengajukan klaim kepada costumer service atas

penarikan pembayaran yang dirasa merugikan member dan tidak

sesuai. ( contohnya dalam hal ini member melakukan cuti dan

memutuskan berhenti menjadi member tanpa ada konfirmasi ke

costumer service tetap dikenakan biaya)

2. Costumer service akan memberikan surat perjanjian kepada

member (dimana pada awal perjanjian saat member memutuskan

untuk join sudah dijelaskan semua prosedur yang berlaku di dalam

klub).

3. Jika pada kasus ini member merasa dirugikan, maka member akan

mengajukan pemberhentian sebagai member di club kepada Customer

Service.

4. Setelah itu Customer Service akan menyetujui perhentian member

tersebut.

5. Customer Service akan meminta biaya perhentian member kepada

member.

6. Member membayar biaya perhentian member kepada Customer

Service.

7. Customer Service akan menutup tabungan atau menonaktifkan

member tersebut melalui system.

78

3.2.5.2. CONOD

1. Pendaftaran Member

Gambar 3.2 CONOD Pendaftaran Member pada Celebrity Fitness

(penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Pendaftaran Member)

79

2. Penagihan Pembayaran

Gambar 3.3 CONOD Penagihan Pembayaran pada Celebrity Fitness

(penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Penagihan

Pembayaran)

80

3. Pengajuan klaim

Gambar 3.4 CONOD pengajuan klaim pada Celebrity Fitness

(penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Pengajuan Klaim)

81

3.2.6. Balanced ScoreCard

Tabel 3.4 Balance Score Card pada PT. Exertainment Indonesia

Strategy Maps Financial

Customer Internal Proses Bisnis

Learning and Growth

Meningkatkan laba perusahaan

Memberikan kepuasan pelayanan pada waktu pelanggan melakukan

klaim

Memberikan kepuasan pelayanan pada proses

pendaftaran

Menjalin kerjasama pada setiap departemen

untuk meningkatkan kinerja

Memberikan pelayanan informasi yang baik

kepada member

Menciptakan marketing yang lebih edukatif

Meningkatkan ketrampilan

personal trainner


customer service

83

Perspektif Strategic Object

KPI BobotKPI

Target Aktual Score

2010 2011 2010 2011 2010 2011

FIN

AN

CE

Meningkatkan Laba

Perusahaan

ROI 30% 60% 80% 50% 65% 25% 24,3%

CU

STO

ME

R

Memberikan kepuasan

pelayanan pada proses

pendaftaran

Jumlah keluhan

pelanggan

15% 50% 70% 40% 65% 18,7% 16,2%

Memberikan kepuasan

pelayanan pada waktu

pelanggan melakukan

klaim

Jumlah klaim 15% 50% 70% 30% 55% 25% 19%

INT

ER

NA

L B

ISN

IS P

RO

SE

S

Memberikan pelayanan

informasi yang baik kepada

member

Spesifikasi kontrak

perjanjian

10% 30% 40% 40% 55% 13,3% 13,7%

Menjalin kerjasama pada

setiap departemen

untuk meningkatkan

kinerja

Siklus waktu proses bisnis

antar departemen

15% 40% 50% 50% 65% 18,7% 19,5%

LE

AR

NIN

G A

ND

GR

OW

TH


personal trainner

Persentase personal

trainer yang bersertifikat

5% 50% 65% 60% 80% 6% 6,2%

Meningkatkan ketrampilan customer service

Persentase jumlah

member yang klaim per

bulan

5% 50% 70% 65% 90% 6,5% 6,4%

Menciptakan marketing yang lebih edukatif

Persantase penjualan

join member per bulan

5% 50% 70% 60% 85% 6% 6,1%

84

3.3. Business Products and Service

3.3.1. Business Plan

1. Business Overview

a. Pendaftaran member :

PT. Exertainment Indonesia memiliki proses bisnis yang mudah untuk

mendaftarkan calon member baru di Celebrity Fitness dengan cara

menawarkan langsung, menelpon calon member yang dilihat dari database

yang ada di club, dan dengan berbagai promo yang bisa memikat calon

member, detail proses bisnis dari pendaftaran member :


Kemudian Bagian Marketing akan menawarkan produk – produk yang ada

di club dengan cara melakukan interview kepada calon member serta

meyakinkan calon member akan pentingnya olahraga dalam kehidupan

yang sudah menjadi lifestyle.


Profile) kepada calon member untuk diisi sesuai dengan prosedur yang

telah dibuat.

3. Calon Member akan mengisi CFP tersebut dan mengembalikan

kepada Bagian Marketing.


melakukan BCA (Body Composition Analyzer) yaitu alat yang akan

mengecek kesehatan, tinggi, berat, lemak dan calon member akan

melakukan pengenalan club oleh Bagian Marketing mulai dari aerobic

class, yoga, loker, dan semua fasilitas yang ada di club.

85

5. Bagian Marketing akan memberikan hasil BCA yang sudah di

lakukan oleh calon member berupa struk yang berisi test kesehatan dan

komposisi dalam tubuh, kemudian bagian Marketing akan mengusulkan

target memiliki badan ideal yang dibutuhkan member sesuai dengan hasil

struk BCA tersebut.



7. Jika calon member tidak berminat dan tidak menyetujui untuk

menjadi member di club, Bagian Marketing akan menawarkan keanggotaan

Free Trial selama 7 – 14 hari dan memberikan 10 Free Trial kepada calon

member jika ingin membawa teman atau saudara untuk mencoba olahraga

di klub.

8. Untuk melengkapi prosedur yang ditawarkan, calon member akan

memberikan KTP & Data diri kepada Bagian Marketing.

9. Setelah form keanggotaan Free Trial tercetak, Bagian Marketing

akan memberikan form tersebut kepada member untuk mencoba fasilitas –

fasilitas yang ada di club selama 7-14 hari dengan hanya membawa form

tersebut.

10. Setelah semua prosedur telah dijalani oleh calon member dan

calon member berminat melakukan Free Trial, Bagian Marketing akan

memberikan Data calon Member ke Team Leader.

11. Setelah Data Member diterima oleh Team Leader, maka tugas

Team Leader adalah mencoba meyakinkan kembali calon member untuk

86

join di club dengan memberikan harga promosi serta promo-promo yang

ada di club ke calon member.

12. Setelah Team Leader berhasil menarik calon member untuk join

di club, Team Leader akan mengembalikan data diri calon member ke

bagian Marketing untuk selanjutnya diproses.

13. Marketing akan meminta buku tabungan atau kartu kredit kepada

calon member.

14. Setelah itu calon member akan memberikan buku tabungan atau

kartu kredit ke Bagian Marketing untuk melakukan pembayaran.

15. Semua data diri member dan buku tabungan atau kartu kredit

yang diperoleh Marketing akan diberikan kepada Customer Service.


rangkap yang harus ditanda tangani Bagian Marketing, Surat perjanjian

rangkap 1 disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing.

17. Customer Service akan memberikan Surat perjanjian rangkap 2

beserta data diri member dan menjelaskan peraturan apa yang boleh

dilakukan dan tidak boleh dilakukan didalam klub serta biaya cancel yang

berlaku di dalam klub.

87

b. Penagihan pembayaran Member

1. Sistem akan mengecek data member dari database member, untuk

mengetahui tagihan pembayaran member.

2. Sistem akan menarik pembayaran member secara autodebet.

3. Setelah penarikan selesai sistem akan menerima laporan pembayaran

member.

4. Kemudian sistem akan mengirimkan laporan keuangan ke Kantor pusat dan

diterima oleh bagian keuangan yaitu pembayaran autodebet yang sukses

atau tidak.

5. Untuk pembayaran member yang sukses kantor pusat akan mengirimkan

invoice kepada bank tersebut.

6. Setelah invoice diterima Bank maka kantor pusat akan menerima laporan

keuangan oleh bank setiap bulan

7. Namun, jika penarikan pembayaran member gagal dalam autodebet maka

kantor pusat dalam hal ini adalah bagian keuangan akan mengirimkan

laporan tagihan ke bagian Greeter.

8. Setelah itu bagian Greeter akan melakukan tagihan pembayaran langsung

kepada member.

9. Member akan melakukan pembayaran tagihan kepada bagian Greeter.

88

c. Pengajuan Klaim:

1. Member mengajukan klaim kepada costumer service atas

penarikan pembayaran yang dirasa merugikan member dan tidak sesuai. (

contohnya dalam hal ini member melakukan cuti dan memutuskan berhenti

menjadi member tanpa ada konfirmasi ke costumer service tetap dikenakan

biaya).


member (dimana pada awal perjanjian saat member memutuskan untuk join

sudah dijelaskan semua prosedur yang berlaku di dalam klub).

3. Jika pada kasus ini member merasa dirugikan, maka member akan

mengajukan pemberhentian sebagai member di club kepada Customer

Service.

4. Setelah itu Customer Service akan menyetujui perhentian member

tersebut.

5. Customer Service akan meminta biaya perhentian member kepada

member.

6. Member membayar biaya perhentian member kepada Customer

Service.

7. Customer Service akan menutup tabungan atau menonaktifkan

member tersebut melalui system.

89

2. Relationship of business activities to strategic goal

Proses bisnis dari perusahaan PT. Exertainment Indonesia adalah melayani

pelanggan secara baik yang dimulai dari proses pendaftaran dengan syarat yang

mudah, proses pengajuan klaim yang mendapat hasil yang memuaskan dan cepat

diproses serta proses waktu penagihan pembayaran yang fleksibel. Dengan

proses bisnis yang ditawarkan PT. Exertainment Indonesia maka member pun

akan mudah mempercayai Celebrity Fitness sebagai pilihan club yang terbaik.

3. Competitive strategy

Dalam persaingan bisnis, tentu saja Celebrity Fitness mempunyai beberapa

pesaing dan pendatang baru yang kompeten. Kekuatan pesaing - pesaing

Celebrity Fitness adalah :

- Fitness First

- Golds Gym

- Life Spa

- My body, dsb.

Dalam strategi persaingan dengan para pesaing, maka strategi yang digunakan

oleh Celebrity Fitness adalah Image Diferentation, memakai brand sebagai

kekuatan untuk menarik pelanggan dan mengikuti gaya hidup seorang celebrity,

90

serta memberikan paket trial gratis sebanyak 14 hari kalender kepada calon

member yang ingin betul – betul mencoba dan merasakan kegiatan berolahraga

di Celebrity Fitness. Pemberian paket trial secara gratis ini merupakan

pengalaman pertama di dunia pusat kebugaran karena pada saat ini belum ada

yang berani dan melakukan pemberian paket trial gratis tersebut.Untuk

mempertahankan member yang ada, dengan menerapkan kelas olahraga yang

beragam.

4. Business partnership and alliances

Celebrity Fitness Partnership :

a. Bank BCA

b. Produk L-Men

c. Produk Adidas

d. Supplemen Mat –Rx

e. Live Fitness

f. PRECOR

5. Organization Structure

91

Struktur Organisasi

Gambar 3.5 Struktur Organisasi pada Celebrity Fitness

92

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

A. Komisaris

- Melakukan pengawasan atas jalannya usaha PT. Exertainment Indonesia beserta

cabang – cabangnya.

- Dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan PT dan

sesuai dengan maksud dan tujuan PT. Exertainment Indonesia.

- Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan

dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila

direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu.

B. CEO (Chief executive officer)

- Menjadi komunikator di perusahaan.

- Membuat perencanaan strategi – strategi baru untuk jangka waktu 5 tahun ke depan

dan mengambil keputusan untuk perusahaan.

- Mengelola operasi secara keseluruhan dan sumber daya perusahaan.

- Sebagai titik utama komunikasi antara komisaris dan perusahaan operasi.

C. Managing Director

- Merencanakan strategi perusahaan dan melaksanakannya untuk mencapai tujuan

perusahaan.

93

- Menciptakan suasana yang baik dalam perusahaan sehingga para karyawan dapat

melaksanakan kewajibannya dengan baik.

- Memimpin, mendidik, mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan rencana yang

telah ditetapkan.

- Memberikan kekuasaan (mandat) kepada para manajer dan kepala bagian yang

ditunjuk.

- Bertanggung jawab penuh atas kondisi dan kemajuan perusahaan.

- Bekerja sama dengan divisi lain dalam masalah kedisiplinan dan prestasi kerja para

karyawan.

- Mengawasi penggajian karyawan.

- Melakukan prekrutan dan pelatihan pegawai baru.

D. Departement Operational

1. Directur Operation

- Bertanggung jawab atas segala transaksi dan problem di club.

- Mengumpulkan laporan-laporan tentang management kerja karyawan-karyawan di

club.

- Melaporkan tentang kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh club.

2. Assistant Operation Manager

- Bertanggung jawab atau membawahi kinerja bagian supervisor.

- Mengkoordinir kegiatan yang berada di club agar terlaksana dengan optimal.

- Mengevaluasi semua pengoperasian dan pemeliharaan club.

3. Supervisor

94

- Mengecek dan menerima laporan harian seperti Daily Report (laporan keuangan

harian) dari bagian Customer Service.

- Mengecek paper work (agreemant perjanjian)

- Membuat laporan bulanan dan nantinya akan diserahkan ke operation manager.

- Membantu mengelola laporan baik rutin atau periodik.

- Mengawasi kerja seluruh staff seperti costumer service, bagian Greeter, bagian

towel dan café serta mengelola club dan bertanggung jawab pada alat-alat olahraga

yang rusak dan kebersihan isi club.

- Membantu costumer service dalam melayani pelanggan yang klaim

- Bertanggung jawab atas jalan nya kegiatan operasional yang ada di club.

- Mengirim laporan klub ke manager

- Memeriksan report membership payment dan semua transaksi yang ada di club

yang dibuat oleh bagian Customer Service.

4. Customer Service

- Membuat laporan report membership payment dan semua transaksi yang ada di club

setiap hari akhir jam kerja dan kemudian diserahkan ke supervisor yang kemudian

diperiksa.

- Menangani member yang melakukan klaim

- Membuat agreemant perjanjian

- Menginput pembayaran harian yang terjadi di dalam klub

- Mencetak form CFP (Celebrtiy fitness profile), mencetak keanggotaan Free Trial,

juga bukti pembayaran, dan mencetak semua transaksi yg terjadi di klub.

- Mengelola dan mengatur pusat dokumentasi surat menyurat perusahaan.

- Menyortir surat surat yang masuk ke club baik kertas maupun elektronik

95

5. Greeter

- Menyambut setiap tamu dan member dengan ramah

- Menjawab setiap telepon berkaitan dengan informasi akan Celebrity Fitness.

- Meminta data diri pelanggan atau tamu yang datang ke club.

- Data entry akan informasi member dan pelanggan club

- Mengurus dan menginput data member yang check in (datang latihan) dan check out

(selesai latihan).

6. Towel

- Menerima kartu membership dari member.

- Memberikan handuk kecil dan besar kepada member atau calon member.

- Mengembalikan kartu membership kepada member.

7. Café

- Menawarkan produk kepada pelanggan.

- Melayani Pelanggan dengan baik.

- Memproses atau membuat pesanan pelanggan.

- Menerima dan mencetak transaksi pembayaran pelanggan.

E. Departemen Marketing

1. Marketing Manager

Tugas dan tanggung jawab :

- Mengawasi kegiatan pemasaran atas produk yang dihasilkan.

- Mencari informasi pasar yang berhubungan dengan segmen pasar, permintaan,

pesaing, dan peluang pasar.

96

- Mencari pasar baru di luar negeri untuk mengembangkan jaringan dan daerah

pemasaran.

- Membantu direktur dalam menetapkan target pemasaran dan kebijakan dalam

perluasan pangsa pasar.

- Bersama-sama dengan direktur dalam menetapkan kebijaksanaan harga jual dan

sistem pembayaran.

- Membuat perkiraan tentang permintaan pasar pada masa yang akan datang.

- Menentukan strategi pemasaran

- Mempromosikan program-program yang di Celebrity Fitness disetiap centernya

sesuai dengan target market yang direncanakan.

- Membuat laporan report membership payment setiap bulannya dan kemudian

diserahkan ke Head Office setiap bulan. Bertanggung jawab sepenuhnya kepada

Assistant Marketing Manager.

- Membuat ide-ide yang kreatif untutk membuat program-program yang lebih

menarik member sebanyak-banyaknya. Seperti contohnya membuat member card

khususnya untutk para pelajar disebut juga “Student Promo”.

2. Assistant Marketing Manager

Tugas dan tanggung jawab :

- Melaporkan seluruh proses kerja kepada Marketing manager.

- Bertanggung jawab terhadap pencapaian target jangka pendek yang

ditentukan Marketing manager.

- Bertugas untuk melaporkan hasil kerja sales consultant.

97

- Bertanggung jawab kepada Direktur atas kelancaran pemasaran

- Mengawasi cara kerja sales consultant

- Memelihara hubungan baik dengan berbagai media untuk mempromosikan

Celebrity Fitness.

- Mengkoordinasikan sales consultant untuk secara aktif dalam mencari sponsorship

untuk mendukung jika adanya even – even atau program di Celebrity Fitness untuk

menarik member.

2. Team Leader

- Mengkoordinasikan sales consultant untuk selalu aktif dalam menarik konsumen

dan mempromosikan program-program yang ada di Celebrity Fitness dengan

pencapaian target market yang telah direncanakan.

- Menerima laporan dari sales consultant untum kemudian diperiksa.

- Bertanggung jawab sepenuhnya kepada Assistant Manager Marketing.

4. Sales Consultant

- Mempromosikan program-program yang ada di Celebrity Fitness disetiap club

sesuai dengan target market yang direncanakan.

- Merancang dan mempromosikan kegiatan untuk memenuhi permintaan pelanggan

dan menghasilkan pendapatan.

- Iklan dan mempromosikan klub atau pusat untuk meningkatkan penggunaan, yang dapat

mencakup komisioning dan mempertimbangkan penelitian pasar.

F. Departement Fitness

1. Fitness Manager

98

- Bertanggung jawab atas profitabilitas keseluruhan aspek fasilitas dan berurusan

dengan penyediaan kebugaran, kesehatan, dan keselamatan member.

- Pemeliharaan alat dan pemeriksaan keamanan pada peralatan club.

2. Assistant Fitness Manager

- Bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan dan mempertahankan standard

perusahaan.

- Mengelola klub, bersih ramah dan terawat dengan baik. Pastikan bahwa anggota tim

konsisten melaksanakan dasar-dasar dalam ketepatan waktu, keramahan gaun

kepatuhan kode, dan kebersihan.

- Bertanggung jawab untuk pencapaian keberhasilan target departmen, termasuk

pendapatan dan retensi anggota.

- Melatih dan mengembangkan tim yang kuat Pelatih Pribadi.

3. Team Leader

- Menyiapkan laporan dan mengatur catatan langkah kerja dan infornasi

administrative, seperti yang dipersyaratkan, mengkoordinasikan rencana pelatihan,

presentasi dan melaporkan seluruh informasi kepada Assistant Fitness Manager.

- Memimpin semua Personal Trainer dalam memberikan panduan, instruksi, arahan

dengan tujuan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

- Memonitor hasil kuantitatif dan kualitatif yang akan dicapai.

4. Personal Trainner

- Pelatih fitness yang professional yang memberikan instruksi pelatihan kepada

member dan bisa melihat kodisi fisik yang aman dalam program latihan.

99

- Memotivasi member dalam pelatihan dengan menetapkan tujuan yang sesuai dan

terbaik untuk kebutuhan member.

- Mengukur kekuatan dan kelemahan serta peningkatan member dalam kebugaran

fisik yang dilakukan sebelum dan sesudah program latihan.

- Melatih member dalam banyak aspek lain dari kesehatan selain olahraga, termasuk

kesehatan umum dan pedoman gizi.

3.3.2. Swin Lane Process Diagram

Pada proses ini memberikan Gambaran mengenai peran dari para

stakeholder pada setiap tahap perencanaan dan tahap seleksi. Pada Gambar 3.6

ini menjelaskan bahwa setiap stakeholder akan melakukan perencanaan dan

penyeleksian sebagai salah satu tugas mereka yaitu pengambil keputusan.

100

Gambar 3.6 Swin Lane Process Diagram PT. Exertainment Indonesia


Kemudian Bagian Marketing akan menawarkan produk – produk yang ada di club

dengan cara melakukan interview kepada calon member serta meyakinkan calon

member akan pentingnya olahraga dalam kehidupan yang sudah menjadi lifestyle.

101


Profile) kepada calon member untuk diisi sesuai dengan prosedur yang telah dibuat.


melakukan BCA (Body Composition Analyzer) yaitu akan di cek kesehatan, tinggi,

berat, lemak dan calon member akan melakukan pengenalan club oleh Bagian

Marketing mulai dari aerobic class, yoga, loker, dan semua fasilitas yang ada di

club.



5. Jika calon member tidak berminat dan menyetujui untuk menjadi

member di club, Bagian Marketing akan menawarkan keanggotaan Free Trial

selama 7 – 14 hari.

6. Untuk mencoba meyakinkan calon member join di club Team

Leader akan memberikan harga promosi serta promo-promo yang ada di club ke

calon member.

7. Setelah calon member berminat dan menyetujui untuk join,

Marketing akan meminta data diri lengkap dan kartu kredit kepada calon member.


rangkap yang akan ditandatangani oleh bagian Marketing, rangkap pertama

diberikan kepada bagian Marketing untuk ditanda tangani dan rangkap kedua akan

diberikan kepada member.

9. Setelah penarikan selesai system yang berada dikantor pusat akan

menerima penarikan pembayaran member yang dilakukan autodebet.

10. Kantor pusat akan mengirimkan invoice kepada bank.

102

11. Kantor pusat akan menerima laporan keuangan setiap bulan nya.

12. Jika penarikan pembayaran member gagal, maka kantor pusat

akan mengirimkan laporan tagihan ke bagian Greeter.


member (dimana pada awal perjanjian saat member memutuskan untuk join sudah

dijelaskan semua prosedur yang berlaku di dalam club).

14. Customer Service akan menonaktifkan member tersebut melalui

system.

15. Member membayar biaya penghentian member kepada Customer

Service.

103

3.3.3. Business Process Diagram

3.3.3.1 Business Process Diagram Pendaftaran member

Gambar 3.7 Business Process Diagram Pendaftaran Member

104

Penjelasan Gambar 3.7 Business Process Diagram pada proses pendaftaran

member :

1. Pada aktifitas interview member, didapatkan input berupa brosur-

brosur dan form Celebrity Fitness profile yang belum terisi. Dan mechanism

pada proses ini dilakukan oleh Marketing, control dari aktivitas ini adalah

untuk menawarkan produk Celebrity Fitness kepada calon member, sehingga

akan menghasilkan output yaitu calon member yang potensial.

2. Dari calon member tersebut kemudian dilakukan aktifitas yaitu

memberikan CFP atau Celebrity Fitness Profile yang akan diisi oleh calon

member berdasarkan informasi dari calon member tersebut, yang kemudian

akan dikembalikan kepada Marketing untuk disimpan.

3. Dari calon member tersebut kemudian dilakukan aktivitas mencetak

Body Composition Analyzer yaitu alat pengukur kesehatan badan, yang

dilakukan oleh Marketing berdasarkan informasi dari data-data yang didapat

dari CFP, sehingga menghasilkan Body Composition Analyzer yang terisi

untuk kemudian diproses.

4. Setelah hasil BCA keluar (Body Composition Analyzer) bagian

Marketing memberikan daftar harga yang ada di Celebrity Fitness dan juga

menjelaskan kelas-kelas dan personal trainer yang ada di Celebrity Fitness.

5. Jika calon member tidak menyetujui tawaran harga yang diberikan,

bagian Marketing akan mencoba nya dengan memberikan Free Trial 14 hari

agar calon member tidak pergi begitu saja dan bisa merasakan lebih dahulu

pelayanan yang diberikan Celebrity Fitness.

105

6. Aktifitas keenam adalah Setelah calon member berminat dan

menyetujui untuk join, calon member akan memberikan buku tabungan atau

kartu kredit untuk kemudian diproses oleh Customer Service.

7. Aktifitas terakhir yaitu Customer Service akan mencetak surat

perjanjian yang kemudian diberikan ke Marketing untuk ditanda tangani dan

diberikan kepada member untuk di patuhi peraturan – peraturan yang

terdapat di Celebrity Fitness. Dengan tercetaknya surat perjanjian maka calon

member dinyatakan telah resmi join di club menjadi member

3.3.3.2. Business Process Diagram Penagihan

106

Gambar 3.8 Business Process Penagihan Pembayaran

Penjelasan Gambar 3.8 pada proses Penagihan Pembayaran :

1. Aktivitas pertama yang dilakukan dalam proses penagihan pembayaran adalah

mengecek seluruh data penagihan pembayaran member yang dilihat dari database

penagihan pembayaran member, aktivitas ini dilakukan oleh system di kantor pusat.

107

2. Setelah itu system akan otomatis menarik pembayaran dari member dan selanjutnya

kantor pusat akan menerima hasil pembayaran dari member tersebut.

3. Selanjutnya kantor pusat akan mencetak invoice yang akan dikirim kepada bank

untuk mencairkan uang hasil dari pembayaran member.

4. Selanjutnya bank akan memgirimkan laporan keuangan tiap bulannya ke kantor

pusat.

5. Jika dalam penagihan pembayaran gagal kantor pusat akan mengirimkan kaporan

penagihan pembayaran member kepada Bagian Greeter.

6. Bagian Greeter akan menginformasikan kepada member yang gagal autodebet untuk

segera melunasi penagihan pembayaran member. Setelah itu member akan

membayar kepada bagian Greeter untuk melunasi pembayaran tersebut.

108

3.3.3.2.

3.3.3.3. Business Process Diagram Pengajuan Klaim

Gambar 3.9 Business Process Pengajuan Klaim

Penjelasan Gambar 3.9 pada proses Pengajuan Klaim :

1. Member yang merasa mengeluh akan penarikan pembayaran dan ingin

mengajukan klaim dapat menemui Customer Service, lalu Customer Service akan

memberikan surat perjanjian yang sebelumnya telah disepakati oleh member.

109

2. Jika member tetap merasa di rugikan maka member dapat mengajukan

klaim penghentian member.

3. Setelah Customer Service menyetujui klaim pemberhentian member,

maka Customer Service akan meminta biaya pembayaran penghentian member.

Setelah itu member akan membayar biaya tersebut.

4. Setelah itu Customer Service akan menonaktifkan member tersebut

melalui system

110

3.3.4. Activity/Product Matrix

Activity / product matrix menggambarkan aktifitas bisnis dengan produk

yang dihasilkan oleh PT. Exertaiment Indonesia. Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan

hubungan yang terjadi antara aktifitas bisnis yang berkaitan langsung.

Line Business P

eran

cang

an p

rodu

k

Pen

ceta

kan F

ree

Tri

al

Pen

agih

an meb

er

Pem

baya

ran m

emb

er

Pen

gaju

an k

laim

Per

setu

juan

kla

im

Pem

baya

ran

klai

m

Remarks

Business Product Celebrity Fitness Regular R M D F S D F Celebrity Fitness Express R M D F S D F Celebrity Fitness VIP R M D F S D F

R = Research & Develop W = Warehouse S=Service L=Legal M=Manufacture D= Distribute F = Finance

Tabel 3.5 Activity/Product Matrix PT. Exertainment Indonesia

Keterangan Tabel 3.5 adalah produk yang dihasilkan oleh Exertainment

Indonesia adalah Celebrity Fitness Regular, Celebrity Fitness Express, dan

Celebrity Fitness VIP Masing-masing dari produk tersebut memiliki proses

bisnis yang sama.

111

3.3.5. Use Case Diagram

Usecase diagram menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di PT.

Exertainment Indonesia dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada

Gambar 3.10 ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau objek

melakukan proses bisnisnya secara berurutan.

112

Gambar 3.10 Use case diagram pada PT. Exertainment Indonesia

Dari Gambar 3.10 Use case diagram pada PT. Exertainment indonesia dapat

dijelaskan:

1. Marketing mencetak CFP atau Celebrity Fitness Profile.

2. Membuat struk BCA atau Body Composition Analyzer.

3. Marketing memberikan daftar harga fitness.

4. Marketing akan mencetak form keanggotaan Free Trial.

5. Team Leader Marketing akan memberikan harga promosi.

6. Customer Service akan membuat surat perjanjian.

7. Kantor pusat akan menerima laporan keungan member.

8. Kantor pusat akan mengirimkan invoice.

9. Kantor pusat menerima laporan keuangan tiap bulan nya dari member.

10. Kantor pusat akan mengirimkan laporan tagihan member yang gagal autodebet.

11. Greeter akan menagih pembayaran secara langsung kepada member di club.

12. Costumer service membut bukti pembayaran yang dilakukan member

13. Customer Service akan menerima pengajuan klaim.

14. Customer Service akan menonaktifkan member.

15. Supervisor akan membuat laporan keungan harian.

16. Operation manager akan mengecek semua laporan yang ada di club.

113

3.4 Data and Informations

3.4.1 Object State Transition Diagram

3.4.1.1 Object State Transition Diagram Pendaftaran Member

Gambar 3.11 Object State Transition Diagram Pendaftaran member pada PT. Exertaiment Indonesia

Penjelasan dari Gambar 3.11 Object State Transition Diagram Pendaftaran

member pada PT. Exertaiment Indonesia adalah :

1. Pembuatan CFP

114

Pembuatan CFP atau Celebrity Fitness Profile dilakukan oleh Marketing.

Dalam mendapatkan Calon member yang baru, pertama Marketing akan

menanyakan data diri dan no telepon calon member untuk diproses

menjadi Form CFP. Berikutnya Marketing menawarkan produk – produk

yang tersedia di dalam club.

2. Pengisian CFP

Setelah Marketing menawarkan produk – produk yang terdapat di club,

Marketing akan memberikan Form CFP untuk diisi oleh calon member.

3. Pembuatan BCA

Dalam proses pembuatan BCA, Marketing akan menggunakan alat BCA

atau Body Composition Analyzer untuk mengukur komposisi badan

calon member.

4. Pengisian BCA

Setelah calon member melakukan pengukuran BCA, alat tersebut akan

terotomatiasi mengukur semua komposisi atau kesehatan calon member.

Setelah itu pengukuran selesai BCA akan mencetak hasil pengukuran

calon member.

5. Pemberian Daftar Harga

Setelah semua proses telah dilakukan, Marketing akan menawarkan harga

kepada calon member.

6. Penawaran Harga Promo

Jika calon member tidak tertarik terhadap harga yang ditawarkan oleh

Marketing, Marketing akan menunjuk tim leader Marketing untuk

115

memberikan harga promosi kepada calon member untuk membuat calon

member tertarik untuk join menjadi member di Celebrity Fitness.

7. Pemberian Free Trial

Jika Calon member tetap tidak tertarik pada harga yang ditawarkan tim

leader Marketing, Marketing akan menawarkan Free Trial 7-14 hari

kepada calon member untuk mencoba fasilitas club secara gratis.

8. Jika pada proses pemberian daftar harga dan penawaran harga promo

calon member tertarik, maka Marketing akan meminta pembayaran

member lalu Marketing akan mencetak surat perjanjian untuk diberikan

kepada member dan di tanda tangani oleh member.

3.4.1.2. Object State Transition Diagram Penagihan Pembayaran

116

Gambar 3.12 Object State Transition Diagram Penagihan pembayaran pada PT. Exertaiment Indonesia

Penjelasan dari Gambar 3.13 Object State Transition Diagram Penagihan Member pada

PT. Exertainment Indonesia adalah :

1. Pengecekan Data Penagihan

Pada aktifitas ini system akan terotomatisasi mengecek seluruh data penagihan

dalam sistem Database Member,

2. Penagihan Keuangan Member

Setelah itu system akan otomatis menarik tagihan pembayaran member,Lalu system

akan mengirimkan laporan penagihan pembayaran member ke kantor pusat.

3. Pengiriman Invoice

117

Setelah penarikan tagihan member berhasil maka kantor pusat akan mengirim

invoice kepada bank untuk mencairkan dana.

4. Penerimaan laporan keuangan bulanan dari bank

Setelah itu kantor pusat akan menerima laporan keuangan setiap bulannya dari bank.

5. Penagihan Pembayaran

Jika pada proses penarikan penagihan pembayaran melalui system atau otomatis

gagal maka kantor pusat akan mengirimkan laporan penagihan pembayaran member

yang gagal untuk ditagih oleh bagian Greeter secara langsung.

3.4.1.3. Object State Transition Diagram Pengajuan Klaim

118

Gambar 3.13 Object State Transition Diagram Pengajuan klaim pada PT. Exertaiment Indonesia

Penjelasan dari Gambar 3.14 Object State Transition Diagram Pengajuan Klaim pada

PT. Exertainment Indonesia adalah :

1. Pengajuan Klaim

Member yang ingin mengajukan klaim dapat menemui Customer Service.

Member yang merasa dirugikan karna penarikan autodebet.

2. Pemberian Surat Perjanjian

Setelah itu Costumer service akan memberikan surat perjanjian kepada member

(dimana pada awal perjanjian saat member memutuskan untuk join sudah

dijelaskan semua prosedur yang berlaku di dalam club).

3. Penghentian Member

Jika Member masih merasa dirugikan oleh peraturan Celebrity Fitness, Member

akan meminta perhentian sebagai member di club kepada Customer Service.

4. Penonaktifan Member

119

Setelah Customer Service menyetujui penghentian member, maka Customer

Service akan meminta biaya penghentian member.setelah itu Customer Service

akan mengupdate system untuk penonaktifan member dan menutup buku

tabungan.

5. Penerimaan pembayaran Penghentian Member

Setelah transaksi penonaktifan selesai maka Customer Service akan menerima

pembayaran penghentian member.

120

3.4.2. Activity / Entity Matrix

Subjek Data Fungsi Bisnis C

ostu

mer

Pro

duk

CF

P

Pen

dafta

ran

Per

janj

ian

Pem

baya

ran

Tag

ihan

Kla

im

Pem

berh

entia

n

BC

A

Fre

e tr

ial

prom

osi

Kegiatan promosi R R R

Penawaran produk

R Analisa CFP

R R Pengisian CFP R

C Kegiatan BCA R

C Pemberian daftar harga

121

Keterangan :

C= Create R=Read U=Update D=Delete

Table 3.6 Activity Matrix/Entity Matrix pada PT.Exe rtainment Indonesia

Pendaftaran C R

C Penawaran free trial

Pemberian harga promo Evaluasi produk C

Pembelian produk R R

R Penerbitan surat

perjanjian R

C Penagihan member

R C Pengajuan klaim

R R Persetujuan klaim R

R Penonaktifan member R

R

R Persetujuan

pemberhentian member R

R Pengiriman invoice R

R

122

3.4.3. Logical Data Model

Gambar 3.14 ERD pada PT. Exertaiment Indonesia

Gambar 3.14 diatas menjelaskan bagaimana suatu hubungan data pada PT.

Exertaiment Indonesia yang saling terkait dengan satu sama lainnya.

123

3.5. System and Applications

3.5.1. System Communication Description

Gambar 3.15 System Communication pada PT. Exertainment

Indonesia

Penjelasan dari Gambar 3.15 diatas adalah bahwa perusahaan PT. Exertainment

Indonesia memiliki 2 kantor pemasaran, yaitu Celebrity Fitness atau cabang, dan

kantor pusat. Dalam pengoperasian sistem komunikasi diatas dapat dijelaskan

bahwa untuk club Celebrity Fitness, komputer yang akan digunakan harus sudah

terhubung dengan Line-Telepon, dan system terhubung dengan LAN, sedangkan

untuk Kantor Pusat juga menggunakan Jaringan LAN. Sistem aplikasi AXIOMA

124

yang digunakan berfungsi dalam mengatur semua prosedur kinerja proses bisnis

dalam perusahaan. Dari mulai pendaftaran sampai pengajuan klaim. Untuk Club

Celebrtiy fitness dapat melakukan pengoperasian yang dapat dilakukan oleh

karyawan terhubung dengan Line-telepon dan mengakses AXIOMA dari service

intranet yang terhubung langsung ke Kantor Pusat, agar segala proses

pengumpulan data dapat dilihat langsung dari kantor Pusat dan Cabang dengan

koneksi Intranet.

125

3.5.2. System Data Flow Diagram

Diagram alur data (DFD) pada PT. Exertaiment Indonesia yang dibuat

sesuai dengan alur proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui

pembagian sistem ke dalam alur kegiatan. Pada Gambar 3.16 ini

menjelaskan bahwa pembagian sistem tersebut menghasilkan data store

(masuk dan keluar) serta aktifitas yang dilakukan oleh eksternal agent

126

Gambar 3.16 Data Flow Diagram pada PT. Exertaiment Indonesia

3.5.3. Web Application Diagram

Gambar 3.17 Web Application Diagram pada PT. Exertainment Indonesia

Keterangan Pada Gambar 3.17 adalah merupakan gambaran dari web PT.

Exertainment Indonesia, dengan yang dilakukan pertama kali oleh Web User

adalah mengakses www.celebrityfitness.com pertama akan masuk kepada menu

pilihan Negara User, lalu setelah itu akan menuju kepada tampilan Home yang

terdiri dari Celebrity News, Timeline Twitter, Class Availibility, Celebrity

Fitness On,Advertising, Product Celebrity Fitness, Comments, Click Me dan

lain sebagainya. Tampilan kedua yaitu tampilan Click Me yang terdiri dari

Club,Class,Trainer, Contact Us, Join Membership dan lain sebagainya.Dalam

website Celebrity Fitness juga ada beberapa Interface yang terhubung dengan

127

Database server diantaranya adalah Speak With Celebrity Fitness, Free 7 Days

Trial Gym Membership dan Schedule Celebrity Fitness.

3.6. Network and Infrastructure

3.6.1. Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan

Spesifikasi hardware dan software yang ada pada PT. Exertainment

Indonesia khususnya pada Celebrity Fitness cabang Puri Indah. Masing-

masing akan dijelaskan dibawah ini :

Perangkat Spesifikasi Jumlah

Hardware

Input Device • Mouse • Keyboard • Scanner

11 11 2

Output Device • Printer

2

Server • Server aplikasi

- HP ProLiant ML 370G5 • Server database • Server website

- HP ProLiant ML 370G5 • Server internet

- Linux Ubuntu v.9

1 1

1 1

Workstation • Router Cisco

- Cisco 1720 • Modem

- Linksys WG54G2 • Switch hub

- D-Link 16 port

1 1

2

Storage • Flash memory

11

128

PC Desktop

Samsung dan LG

• CPU : Intel Dual Core • RAM : 1GB DDR3 • HDD : 320GB • Monitor : 17" LCD • VGA DIGITAL ALLIANCE 8400GS

512MB

11

Telekomunikasi • Pesawat Telpon

25

Perangkat Spesifikasi

Software

Aplikasi • Microsoft Office 2007 • Microsoft Visual Studio 2005 • Microsoft SQL Server 2000 • Cristal Report XI

Browser

• Internet Explorer • Mozilla firefox

Operating System

• Microsoft Windows XP • Windows Server 2003 • Antivirus Avira,McAfee

Tabel 3.7 Spesifikasi Hardware dan Software pada Celebrity Fitness cabang Puri Indah

129

3.6.2. Network Connectivity Diagram

Jaringan Komputer PT. Exertainment Indonesia menggunakan topologi

star. Salah satu kelebihan dari topologi star adalah kerusakan pada satu saluran

hanya akan mempengaruhi jaringan pada saluran tersebut dan station yang

terpaut. dan di dalam jaringan tersebut masing-masing kantor cabang dan distrik

terhubung satu sama lain ke kantor pusat melalui koneksi internet. Teknologi

jaringan LAN (Local Area Network ) pada kantor pusat mengandalkan router

sebagai perangkat keras untuk menghubungkan ke jaringan internet. Beberapa

server yang terdapat di jaringan LAN kantor pusat tersebut bertindak untuk

melayani akses baik dari jaringan internet. Pada LAN yang terdapat di kantor

pusat juga menggunakan switch dan hub untuk menghubungkan computer yang

terdapat di beberapa divisi.

130

Gambar 3.18 Network Connectivity Diagram pada PT. Exertainment Indonesia

131

3.7. Security / Standard / Workforce

3.7.1. Security Plan

Pada Tabel 3.8 ini menjelaskan kebijakan keamanan yang digunakan oleh

PT. Exertainment Indonesia.

Component Policy Technical Antivirus Antivirus Avast dan Smadav Instension Detection System

Firewall Internet Firewall

Acces Control Identification, autentication, authorization

- Adanya login untuk mengkases sistem AXIOMA

- Validasi sistem otorisasi per divisi Phsycal Control Saluran pengamanan - Penggunaan deteksi sidik jari pada

saat absensi - Adanya petugas keamanan yang

menjaga club - Adanya kamera pengaman untuk

memantau aktivitas club dan mencegah adanya pencurian dan pengrusakan

Formal Control`1

Pemahaman budaya perusahaan

- Kedatangan absensi yang tepat waktu

Industry Standard Standard manajemen mutu

- Five star Fitness (Best Value,Best Event,Best Instructor,Best Location,Best Class).

Professional Sertification

Sertifikasi keahlian - Personal trainer yang bersertifikasi internasional

Government Registration

Kebijakan pemerintah - Undang-undang No. 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan

- Undang-undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah

- Undang-undang No. 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Pemerintah Pusat dan Daerah

- Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, Dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota

Tabel 3.8 Security Plan pada PT. Exertainment Indonesia

3.7.2. Technology Forecast

132

Berikut adalah Gambaran mengenai teknologi yang mendukung

perusahaan. Pada 3.9 ini menjelaskan spesifikasi komputer yang

digunakan oleh PT. Exertainment Indonesia.

Technology Forecast

Forecast Area Short Term (next-12 Months)

Mid Term (12-24 Months)

Long Term (2-3 Years Away)

Operating Systems

• Microsoft Windows XP

• Windows Server 2003

• Antivirus Mc Afee, Avira

- -

Desktop PC Samsung dan LG - -

Processor Pentium E5800 - -

Memory 1GB DDR3 - -

Storage 320GB - -

Tabel 3.9 Technology Forecast pada PT. Exertainment Indonesia

133

3.7.3. Knowledge and Skill Profile

Tabel 3.10 menjelaskan Knowledge and Skill Profile yang disesuaikan

dengan pengukuran berapa lama masa kerja yang telah dilakukan oleh

suatu karyawan yang terdapat didalam PT. Exertaiment Indonesia

Enterprise Architecture Education Standard

Junior Architect

Mid-Level Architecture

Senior Architecture

Knowledge and Skill Areas (KSAs) (0-2 years) (3-5 years) (5+ years) 1. Perencanaan Strategi * 2. Pengambilan Keputusan * * 3. Penelitian Produk Pesaing * * 4. Analisa Produk * * 5. Perancangan Produk * * * 6. Evaluasi Produk * * * 7. Perekrutan tenaga pemasar * * 8. Kegiatan promosi * * * 9. Evaluasi CFP * * * 10. Penerbitan Free Trial * * * 11. Pengelolaan klaim * * 12. Pengelolaan kas * * * 13. Pengelolaan pembayaran * * * 14. Penggajian karyawan * * 15. Pengadaan diklat karyawan * * 16. Pengembangan karir * * * 17. Pengembangan sistem * * * 18. Pemeliharaan sistem * * * 19. Penentuan jadwal proyek/program * 20. Penentuan biaya proyek/program * 21. Pengelolaan resiko * 22. Penentuan alternatif analisis baru * 23. Pembangunan semangat kesatuan *

Tabel 3.10 Knowledge and Skill Profile pada PT. Exertainment Indonesia

134

3.8. Permasalahan

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dari proses bisnis yang sedang

berjalan saat ini pada Celebrity Fitness maka dapat disimpulkan permasalahan

yang terjadi pada perusahaan antara lain :

1. Celebrity Fitness kurang memanfaatkan fasilitas web

(www.celebrityfitness.com/) yang tersedia secara maksimal.

2. Data member Celebrity Fitness belum terintegrasi dengan baik sehingga

Pelanggan dapat memanipulasi data diri ( nomor telepon) untuk menjadi

member baru untuk mendapatkan Free Trial dan memakai fasilitas secara

free tanpa harus join menjadi member di club yang bisa merugikan

perusahaan.

3. Kurangnya keamanan locker di Celebrity Fitness karena tidak

menyediakan kunci locker dan diharapkan member membawa gembok

masing – masing.

4. Data kesehatan member masih disimpan secara manual dalam bentuk form

oleh Personal trainer, belum memiliki database khusus untuk menyimpan

data kesehatan member sehingga tujuan dan kebutuhan member dalam

mencapai Goal nya belum terintegrasi dengan baik.

5. Banyaknya pengajuan klaim yang diajukan member ke Celebrity Fitness

karena ketidakpuasan peraturan dan prosedur perusahaan.

135

3.9. EA Management Plan

3.9.1. EA Program Management

EA program yang dilakukan pada PT. Exertainment Indonesia bertujuan

untuk melakukan suatu usulan dalam perubahan atau perbaikan pada proses

bisnis serta struktur organisasi pada perusahaan. Dan juga mencoba mengusulkan

penggunaan teknologi informasi yang dapat lebih efektif dalam membantu

kegiatan di setiap divisi perusahaan. Dalam tim EA Program, manajemen

perusahaan sepakat menunjuk Direktur Utama sebagai pemimpin eksekutif pada

program EA , dan beberapa manager yang terkait, untuk siap dengan tugas dan

tanggung jawab masing-masing. Untuk waktu yang kerja tim EA program ini

akan memakan waktu dari satu sampai tiga tahun kedepan.

3.9.1.1. Governance and principles

EA program mempunyai kebijakan dalam pembuatannya.

Dimana kebijakan pemerintah menjadi sumber utama dalam keberhasilan EA

program ini ditinjau dari PT. Exertainment Indonesia yang memiliki

kebijakan dari pemerintah yaitu berupa Undang-undang No. 23 Tahun 1992

tentang Kesehatan, Undang-undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah

Daerah, Undang-undang No. 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan

Pemerintah Pusat dan Daerah, Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007

tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintah

Daerah Provinsi, Dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

136

3.9.1.2. Support for Strategy and Business

Dukungan EA program dalam strategi dan bisnis pada PT.

Exertainment Indonesia ialah untuk membantu strategi bisnis agar lebih

menuju kepada visi dan misi yang dimiliki perusahaan, dengan menggunakan

teknologi informasi yang diharapkan dapat membantu dari proses aktivitas

bisnis pada bagian operational, marketing, personal trainer dalam club.

3.9.1.3. EA Roles and Responsibility

Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA

program pada PT. Exertainment Indonesia telah menunjuk Managing

Director sebagai sponsor dan juga pengambil keputusan dalam program EA.

Dalam rangka pengidentifikasian kebutuhan sistem dan perubahan proses

bisnis yang akan dibuat, yang bertanggung jawab adalah para Manager

dimasing-masing divisi.

EA Team Position EA Team Role EA Responsibility

Sponsor Executive Leadership

Menjadi juara sumber daya

program.provide EA. Membantu

dalam menyelesaikan isu tingkat

tinggi EA

Chief Information

Officer(CIO)

Executive Leadership and

Decision Making

Memfasilitasi pembentukan dan

operasi yang sedang berlangsung dari

137

Program EA. Memimpin resolusi

masalah EA tingkat tinggi.

Mengintegrasikan EA dan

pemerintahan lainnya

Chief Architect Program Management

Mengelola program EA dan proses

dokumentasi, memilih dan

mengimplementasikan kerangka EA

dan metodologi dokumentasi.

mengidentifikasi standar EA dan EA

mengelola konfigurasi proses

mananjemen sub.

Solutions Architect Mengidentifikasi masalah

mengidentifikasi solusi untuk TI

terkait masalah dengan LOB.

Dukungan dokumentasi EA

System Architect Analysis and design

Menyediakan analisa teknis dan

dukungan desain untuk pemilihan

komponen database EA dan

pelaksanaannya. Pastikan bahwa

sistem TI memenuhi kebutuhan

integrasi dan interoperabilitas.

Dokumentasi Dukungan EA.

Data Architect Analysis and design Menyediakan analisa teknis dan

dukungan desain untuk pemilihan

138

komponen database EA dan

pelaksanaannya. Pastikan bahwa

sistem TI memenuhi kebutuhan

integrasi dan interoperabilitas.

Dokumentasi Dukungan EA.

EA Tool Expert Application and Database

Support

Pemeliharaan Aplikasi Software EA.

Pemeliharaan repositori EA dan

informasi.

Webmaster Website support

Pemeliharaan dari situs EA, isi yang

berhubungan, dan link ke situs lain

yang diperlukan

End-User

Representative

Mengidentifikasi kebutuhan

pengguna sistem

Melakukan identifikasi kebutuhan

pengguna terhadap sistem yang akan

dirancang untuk membantu semua

divisi perusahaan.

Tabel 3.11 EA Roles and Responsibility

3.9.1.4. EA Program Budget

Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi

untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan mengembangkan

sebagian teknologinya yang dirasakan perlu untuk kemajuan bisnis

perusahaan, seperti :

139

• ( Periode 2013 ) :

� Mengidentifikasi masalah yang ada pada PT. Exertainment Indonesia sebagai

ukuran kelemahan yang dialami oleh perusahaan.

� Menganalisa sistem yang sedang digunakan oleh PT. Exertainment

Indonesia.

� Melakukan analisis dari masalah – masalah yang diidentifikasikan, mencari

solusi yang terbaik untuk kemajuan perusahaan.

• ( Periode 2014 ) :

� Melakukan pembenahan struktur organisasi Menambahkan Costumer Service

Online.

� Melakukan pembelian Hardware dan Software yang dibutuhkan oleh

perusahaan. Hardware dan software perusahaan khususnya kantor pusat

diubah menjadi kualifikasi yang lebih baik.

� Pada tahun ini diputuskan untuk tidak menambahkan atau mengganti server

pada Celebrity Fitness, karena kapasitas server yang diperlukan masih bisa di

gunakan dalam mengoperasikan sistem baru untuk kedepannya.

Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada tahun yang kedua

sebagai berikut :

- PC desktop HP CQ3622L (11 unit) :

Rp. 54.167.850,-

- Server Aplikasi Hp ProLiant ML370G5 164GBx6 (1 unit) :

Rp. 22.806.800,-

140

- Server Website Hp ProLiant ML370G5 164GB (1 unit) :

Rp. 22.806.800,-

- Switch Hub D-Link 16 Port (I unit) :

Rp. 450.000,-

- Upgrade Windows 7 Biaya : Rp. 50.000,- x 11 Unit :

Rp. 550.000,-

• ( Periode 2015 ) :

� Menambahkan form menu klaim pada website Celebrity Fitness untuk

mempermudah member melakukan klaim. Hal ini dilakukan karena Celebrity

Fitness yang sebelumnya belum tersedia menu klaim pada website

Celebrityfitness.com.

� Melakukan perancangan sistem baru yang diberi nama Celebrity Fitness

Information system agar data pelanggan dapat terintegrasi dengan baik.

� Melakukan perancangan sistem yang digunakan oleh Personal Trainner

dalam menyimpan data-data kesehatan member yang diberi nama Personal

Trainner Information System.

� Apabila seluruh sistem baru telah di terapkan maka akan ada biaya pelatihan

kepada karyawan/divisi untuk menggunakan sistem aplikasi baru yang

dirancang. Pelatihan berlangsung sekitar 3 bulan.

Perkiraan biaya yang dugunakan untuk EA program pada tahun yang pertama

sebagai berikut :

141

Aplikasi Biaya

Celebrity Fitness Information System Rp. 30.000.000,-

Personal Trainer Information system Rp.20.000.000,-

Re-Design Website Celebrity Fitness Rp. 10.000.000

Pelatihan Karyawan 3 bulan (90 Hari) Rp. 5.000.000,-

Total Rp. 65.000.000,-

Tabel 3.12 EA Program Budget

3.9.1.5. EA Program Performance Measures

EA Program Performance Measurement diukur berdasarkan

pembahasan Balance Score Card pada perencanaan sistem baru. Diantaranya

adalah sebagai berikut :

# Outcome Measure 1 : Meningkatkan laba perusahaan

• Output Measure : Persentase keuntungan dari setiap sistem yang

diusulkan = 100 %

# Outcome Measure 2 : Meningkatkan keberhasilan member dalam

mencapai target yang diinginkan

142

• Output Measure : persentase jumlah keberhasilan member mencapai

target = 70%

# Outcome Measure 3 : Mempermudah member dalam melakukan klaim

dengan menggunakan website

• Output Measure : persentase jumlah kepuasan member dalam melakukan

pengajuan klaim = 90%

# Outcome Measure 4 : Membuat Sistem Informasi data pelanggan yang

terintegrasi dengan baik

• Output Measure : Persentase keberhasilan sistem dalam menyimpan data

pelanggan agar tidak terjadi manipulasi = 80%

3.9.2. EA Current Architecture Summary

3.9.2.1. Strategic Goals and Initiatives

Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat, dalam

penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan

sesuai visi dan misi perusahaan. Untuk mencapai strategi perusahaan, seluruh

karyawan harus mengikuti prosedur perusahaan yang sudah ada. Dari proses

bisnis yang berjalan sekarang dan prosedur yang ada, dibuat untuk mencapai

visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan perusahaan akan terus

ditingkatkan lagi dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada member

Celebrity Fitness pada PT. Exertainment Indonesia , mulai dari pendaftaran

member , pembayaran, sampai pengajuan cuti dan pemberhentian menjadi

143

member, sehingga hubungan antara perusahaan dan member dapat terjalin

dengan baik.

3.9.2.2. Business Service and Information Flows

Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang akan

diusulkan tidak jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya sudah

baik, hanya saja ada kekurangan di bagian operasional yang sering menerima

pengajuan complain dari member dan masih terbilang memakan waktu lama

dalam memproses data member. Dalam pengusulan proses bisnis aliran data

pada proses pendaftaran member mengalami perubahan, diusulkan sistem

yang diberi nama Celebrity Fitness Information System.

3.9.2.3. System and Application

Perusahaan PT. Exertainment Indonesia memiliki 3 kantor

pemasaran, yaitu Distrik, Cabang, dan Pusat. Dalam pengoperasian sistem

komunikasi diatas dapat dijelaskan bahwa untuk Distrik, komputer yang akan

digunakan harus sudah terhubung dengan Line-Telepon, sedangkan untuk

Cabang dan Pusat menggunakan Jaringan LAN. Sistem aplikasi yang

digunakan berfungsi dalam mengatur semua prosedur kinerja proses bisnis

dalam perusahaan. Dari mulai pendaftaran sampai pengajuan klaim. Untuk

Kantor Distrik dapat melakukan pengoperasian yang dapat dilakukan oleh

karyawan terhubung dengan Line-telepon dan mengakses sistem axioma dari

service internet yang terhubung langsung ke Kantor Pusat, agar segala proses

144

pengumpulan data dapat dilihat langsung dari kantor Pusat dan Cabang

dengan koneksi Internet. Sementara untuk kantor Cabang dan Pusat dalam

penggunaan sistem operasi yang digunakan oleh karyawan dapat tehubung

dengan koneksi LAN.

3.9.2.4. Technology Infrastructure

Jaringan Komputer PT. Exertainment Indonesia menggunakan

topologi star. Salah satu kelebihan dari topologi star adalah kerusakan pada

satu saluran hanya akan mempengaruhi jaringan pada saluran tersebut dan

station yang terpaut.dan di dalam jaringan tersebut masing-masing kantor

cabang dan distrik terhubung satu sama lain ke kantor pusat melalui koneksi

VPN yang terkoneksi dengan internet. Teknologi jaringan LAN (Local Area

Network ) pada kantor pusat mengandalkan router sebagai perangkat keras

untuk menghubungkanke jaringan internet. Beberapa server yang terdapat di

jaringan LAN kantor pusat tersebut bertindak untuk melayani akses baik dari

jaringan internet maupun jaringan VPN. Pada LAN yang terdapat di kantor

pusat juga menggunakan switch dan hub untuk menghubungkan computer

yang terdapat di beberapa divisi.

3.9.2.5. IT Security

Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih

secara fisik seperti satpam. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan

perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security

145

seperti technical, detection system, access control, physical control, formal

control, industry standard dan Professional Sertification.

3.9.2.6. EA Standards

PT. Exertainment Indonesia mendapatkan penghargaan Five

Stars yaitu fasilitas terbaik, instruktur terbaik, kelas olahraga terbaik,

pelayanan terbaik. Sementara itu Teknologi yang digunakan oleh perusahaan

sudah cukup menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis

perusahaan untuk mencapai tujuan / strategi perusahaan. Untuk menunjang

kinerja perusahaan, persiapan yang diperlukan yaitu pemeriksaan spesifikasi

hardware dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan

perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan

untuk menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan / strategi

perusahaan.

3.9.2.7. Workforce Requirement

Dalam perekrutan karyawan di PT. Exertainment Indonesia telah

mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan karyawan sesuai

keahlian dan keterampilan di bagian yang dibutuhkan. Untuk meningkatkan

rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan, dimulai dari pembagian tugas

dan tanggung jawab yang jelas dan tepat, diterapkannya budaya perusahaan

untuk seluruh karyawan, dan pemasangan visi, misi, dan strategi perusahaan

ditempat yang sering dilihat seluruh karyawan agar terus bekerja sama untuk

mencapai strategi perusahaan. Knowledge and Skill Profile juga diperlukan

146

sebagai persyaratan dalam PT. Exertainment Indonesia, Knowledge and Skill

Profile dibedakan menajdi 3 generasi yaitu Junior Architecture, Mid-Level

Architecture dan Master Architecture. Dibedakan berdasarkan pengalaman

bekerja. Junior Architecture yang memiliki pengalaman 0-2 tahun, Mid-level

Architecture memiliki pengalaman 3-5 tahun dan Master Architecture

memiliki pengalaman 5 tahun lebih.

3.9.3. EA Future Achitecture Summary

3.9.3.1. Future Operating Scenarios

Operating Scenario yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan

merubah sebagian komponen dari operasi binis sesuai dengan tujuan dari

perusahaan, hal ini didasarkan dari peluang – peluang yang muncul untuk

menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga karena

penggunaan teknologi informasi untuk mendukung oprational bisnis

perusahaan yang digunakan dapat membantu organisasi untuk mempercepat

pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para

pekerja. Perubahan operasional perusahaan yang diusulkan hanya terletak

pada Pendaftaran Member Dalam bisnis proses ini diusulkannya perubahan

terhadap proses Pendaftaran Member. Dikarenakan dalam proses ini

diusulkannya perubahan terhadap sistem yang digunakan yaitu menerapkan

Celebrity Fitness Information System Sistem ini dapat membantu menyimpan

data semua pelanggan. Selain itu, operasional dalam mengelola data

147

karyawan menjadi lebih terintegrasi dan dalam membantu para top manager

dalam pengambilan keputusan dalam menentukan produk mana yang akan

dipertahankan atau produk yang akan diganti.

3.9.3.2. Planning Assumptions

Planning assumption untuk mengusulkan yang sebelumnya menjadi

masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan PT. Exertainment Indonesia

untuk menghadapi tantangan yang ada dimasa depan yaitu sebagai berikut :

Dalam strategi PT. Exertainment Indonesia menerapkan bahwa

melakukan pelayanan yang lebih baik, sementara di satu sisi bahwa

pelayanan terhadap nasabah masih menjadi permasalahan, oleh sebab itu dari

IT Score Card yang telah dibuat yang berdasarkan program yang diusulkan

yaitu Celebrity Fitness Information System yang dapat menyimpan semua

data pelanggan dan terintegrasi., yang sebelumnya ini merupakan tugas dari

divisi Customer service dalam membuat CFP hingga menerbitkan surat

perjanjian dan memakan waktu kurang lebih dari 3jam/hari. Pembuatan

Personal trainer juga menjadi suatu sistem baru, sistem ini dibuat untuk

menyimpan history proses data kesehatan member. Yang sebelumnya masih

berupa form/kertas, brosur sekarang diubah untuk menjadi system yang berisi

data – data kesehatan member dan tujuan pencapaian member, dengan

demikian personal trainer tidak perlu menyimpan dan menulis data kesehatan

member di kertas/form untuk untuk disimpan. Re-design Website BAJ juga

148

menjadi perencanaan yang diusulkan, hal ini dilakukan karena website yang

sebelumnya tidak memiliki menu FAQ dan member tidak dapat melakukan

klaim atas cuti atau penonaktifan member tersebut. dengan hanya mengakses

web member dapat melakukan klaim cuti dan penonaktifan member, Dengan

ini diharapkan untuk memudahkan para member untuk melakukan klaim.

3.9.3.3. Updating Current and Future View

• Goal & Initiative

Terdapat strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan

pada satu sampai lima tahun kedepan, hal itu muncul dari analisis SWOT

yang telah dilakukan pada PT. Exertainment Indonesia. Dalam analisis ini

dapat didominan terhadap Kekuatan dan Peluang dari Celebrity Fitness.

Peluang dan kekuatan ini dijadikan dasar untuk membangun perencanaan

sistem baru.

• Product & Service

Adanya beberapa perubahan dari proses aktifitas perusahaan karena

dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam membantu

opraasional perusahaan agar menjadi lebih efektif.

• Data and Information

Pada bagian data dan informasi juga terdapat perubahaan yang terjadi

untuk arsitektur di masa depan, hal itu karena ada beberapa penyimpanan

data dan informasi pada PT. Exertainment Indoneisia yang masih

berbentuk fisik kertas/form yang dapat memunculkan resiko yang besar

seperti lama dalam pencarian data tersebut jika diinginkan, hilang, rusak

149

dan lain-lain. untuk itu seperti yang diusulkan kedepannya akan dirubah

menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk

perusahaan.

• System and Application

Dengan adanya sistem baru ini akan membantu marketing dalam

membantu pelanggan dalam pendaftaran member, serta dapat membantu

Customer Service dalam memproses CFP hingga pencetakan Surat

Perjanjian dengan usulan ini dapat ditargetkan bahwa pada proses

pendaftaran selesai dalam 1-2 jam saja.

Pada sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan

untuk membantu fungsi-fungsi dalam perusahaan dalam melakukan

pekerjaanya. Adapun sistem yang telah digunakan pada saat ini tetapi

sistem tersebut belum seluruhnya dapat tehubung dengan bagian atau

proses yang saling berkaitan. Jadi penambahan yang diusulkan pada

sistem dan aplikasi bertujuan untuk melakukan integrasi dan pengurangan

jumlah sistem yang ada pada PT. Exertainment Indonesia tetapi tidak

mengurangi fungsi-fungsi dari sistem yang sebelumnya.

• Networks & Infrastructure

Pada bagian network & infrastucture terjadi penambahaan spesifikasi

Hardware dan Software yang harus digunakan oleh perusahaan dalam

jangka waktu 5 tahun kedepan.

150

3.9.3.4. Sequencing Plan

Gambar 3.19 Sequencing Plan usulan

Ini adalah skema rencana berkelanjutan pada PT. Exertanment Indonesia, pada

Q1 sampai Q2 adalah sistem yang telah digunkan oleh perusahaan, selanjutnya

151

Q3 sampai Q5 ialah usulan sistem yang dapat digunakan oleh PT. Exertainment

Indoneisa untuk menghadapi persaingan kedepan.

Penjelasan sequencing Diagram:

• Q2 – Q3 periode 2013

Usulan perencanaan yang diberikan pertama ialah penyatuan atau integrasi

dari sistem manajemen integrasi yang didukung dengan teknik Marketing

dengan menggunakan promo - promo, sistem ini untuk dapat meningkatkan

produktivitas perusahaan dalam memperbanyak pelanggan. Data pelanggan

yang masuk atau join dapat mempengaruhi penghasilan pendapatan bagian

marketing.

Lalu juga dibuat sistem manajemen terintegrasi untuk personal trainer dan

pelanggan, hal ini diusulkan guna membantu personal trainer dalam mencatat

semua data kesehatan para member dalam tujuan pembentukan badan,

pelangsingan tubuh, dll.

Selain itu juga pada periode ini dirancang pula sistem manajemen terintegrasi

antara Customer service dan pelanggan. Hal ini diusulkan untuk dapat

membantu pelanggan dalam pengajuan klaim.

• Q4-Q5 periode 2014-2015

152

Usulan pada periode ini, mulai dilakukan perancanaan yang lebih terintegrasi,

pada awal tahun akan dirancang sistem Celebrity Fitness Information System

yang lebih terintegrasi dalam menyimpan dan mengelola data-data pelanggan

mulai dari dapat mengetahui status pelanggan yang akan mengikuti free trial,

status cuti pelanggan, dll.

Kemudian pada pertengahan tahun ini pun dimulai untuk membuat aplikasi

khusus yang mengintegrasikan Personal trainer dengan pelanggan. Dengan

sistem yang diusulkan yaitu Personal trainer Information maka akan

membantu pelanggan atau member dalam pembentukan badan oleh personal

trainer dan membantu personal trainer menyimpan data history para member

kedalam system.

Pada Akhir periode maka akan dirancang Redesign web terutama pada menu

klaim. dengan adanya sistem ini maka akan membantu mempermudah

member dalam melakukan pengajuan klaim. Jadi, member tak perlu repot

datang ke club jika ingin mengajukan klaim kehilangan barang, cuti,

penonaktifan member, dll.

3.9.3.5. Configuration Management

153

Gambar 3.20 Configuration Management

3.9.4. EA Glosary and References

Current View : EA artefak yang mewakili Komponen EA atau proses

yang saat ini ada dalam perusahaan

Future View : EA artefak yang mewakili Komponen EA atau proses

yang belum ada dalam perusahaan

Celebrity Fitness Information : System adalah suatu sistem aplikasi yang

dapat Membantu karyawan dalam menyimpan data – data semua

pelanggan mulai dari calon member sampai dengan member.

Personal Trainer Information system : adalah sebuah sistem aplikasi

yang dikelola oleh personal trainer yang dimaksudkan untuk dapat

membantu para member agar dalam pembentukan badan/otot lebih

154

terkontrol mulai dari awal hingga akhir pencapaian yang dimaksud atau

goal.

analisa swot

Documents