analisa dan perancangan sistem informasi persediaan...

Analisa Dan Perancangan Sistem InformasiPersediaan Pada PT. Putra Kencana Jaya Medan

Tanda Selamat1), Merry Natalia2)

STMIK IBBIJl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548

e-mail: [email protected])

AbstrakPT. Putra Kencana Jaya Medan masih menggunakan metode perpetual artinya segala transaksi

persediaan dicatat ke dalam buku sehingga pimpinan dapat mengetahui jumlah persediaan melalui bukucatatan. Namun dalam pelaksanaannya terkadang pencatatan transaksi terjadi kesalahan tulis ataukesalahan hitung. Sehingga informasi persediaan menjadi tidak akurat lagi. Selain itu informasi statuspersediaan juga masih lambat diperoleh sehingga menghambat kinerja manajemen perusahaan. Setelahmemahami permasalahan yang ada maka peneliti mengajukan sistem usulan. Perancangan sistem usulanini dibuat atas beberapa tahap mulai dari perancangan bagan alir, diagram alir data, perancangan input,output, basis data dan site map serta impelementasi sistem usulan. Hasil akhir dari sistem informasipersediaan barang Pada PT. Putra Kencana Jaya Medan adalah membantu pihak manajemen perusahaandalam memperoleh data dan informasi mengenai pengontrolan persediaan barang dengan cepat dan tepat,sehingga sistem usulan dapat mempermudah pimpinan dalam mengawasi kegiatan pengontrolanpersediaan barang dan meningkat efektifitas kerja manajemen.

Kata kunci : Analisis Dan Perancangan, Sistem Informasi, Persediaan

AbstractPT. Putra Kencana Jaya still use the its method perpetual meaning all supply transaction noted by

into book so that head can know the amount of supply pass/through the jotter. But in its executionsometimes transaction record-keeping happened by the mistake write or mistake calculate. So thataccurate supply information becoming not again. Besides information of supply status also still obtainedtardy so that pursue the company management performance. After comprehending existing problemshence researcher raise the proposal system. this proposal System scheme is made by to the some phasestart from schema scheme emit a stream of the, diagram emit a stream of the data, input scheme, output,bases of data and site map and also impelementasi of proposal system End result from informationsystem of stock of At PT. Putra Kencana Jaya is assist the side of company management in obtaining dataand information of concerning pengontrolan stock swiftly and precisely, so that proposal system canwater down the head in observing activity of pengontrolan stock and mount the efektifitas workmanagement.

Keyword : Analysist and Design, Information System, Inventory

1. PendahuluanSecara umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang akan

dijual. Dalam perusahaan dagang, barang-barang yang dibeli dengan tujuan akan dijual kembali. Dalamperusahaan manufaktur persediaan barang yang dimiliki terdiri dari beberapa jenis yang berbeda.Persediaan barang baik itu persediaan barang yang akan dipakai, persediaan barang yang mau dijual(untuk perusahaan dagang) dan persediaan bahan baku untuk diolah (perusahaan industri) dan persediaanlainnya. Dengan terkontrolnya persediaan barang di dalam perusahaan, maka kemungkinan perusahaanakan mendapatkan laba (profit).

PT. Putra Kencana Jaya Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidangdistributor penjualan berbagai jenis perfume. Aktivitas utama perusahaan ini adalah membeli barang daripemasok (supplier) dan menjualnya kepada pelanggan (customer) sehingga sistem persediaan merupakankomponen utama yang harus dikontrol dan dijaga dengan baik. Sistem persediaan yang dijalankan olehPT. Putra Kencana Jaya Medan adalah sistem perpetual artinya segala transaksi persediaan dicatat kedalam buku sehingga pimpinan dapat mengetahui jumlah persediaan melalui buku. Pada awalberkembangnya perusahaan ini, sistem seperti yang diuraikan di atas dinilai cukup efektif dan berhasil.Namun seiring dengan waktu PT. Putra Kencana Jaya Medan terus berkembang dengan pesat sehinggasistem pencatatan dan pengontrolan persediaan secara manual dirasa sudah tidak efektif lagi sehinggamenimbulkan beberapa permasalahan baru sehubungan dengan kegiatan persediaannya. Terutama

Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. … (Tanda Selamat)

46

kesulitan untuk mengetahui informasi jumlah persediaan barang yang ingin diketahui. Penyebab terjadinya permasalahan ini adalah proses pengelolaan data yang belum tepat. Sehingga

berdasarkan uraian di atas maka peneliti menyarankan untuk memanfaatkan teknologi informasi yang adadalam mengelola data persediaan, seperti penggunaan program aplikasi persediaan tertentu yang telahdipasang ke dalam komputer.

2. Metode Perancangan Analisis sistem berjalan merupakan analisis yang dilakukan untuk mempelajari sistem yang ber-

jalan pada perusahaan secara lebih mendetail, analisis juga digunakan dengan metode observasi sehinggadiperoleh beberapa analisis. Adapun bagan alir sistem persediaan pada PT. Putra Kencana Jaya Medandapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Persediaan Masuk

Adapun bagan alir sistem persediaan keluar pada PT. Putra Kencana Jaya Medan dapat dilihatpada gambar 2.

Gambar 2. Bagan Alir Dokumen Sistem Persediaan Keluar

47

Berikut ini bagan alir sistem usulan yang peneliti ajukan dapat dilihat pada gambar 3 dan gambar4. yang dipisah menjadi dua kelompok.

Gambar 3. Bagan Alir Sistem Usulan Persediaan Barang Dari Transaksi Pembelian

Gambar 4. Bagan Alir Sistem Usulan Persediaan Barang Dari Transaksi Penjualan

Perancangan DFD dilakukan untuk menggambarkan aliran data dalam sistem sehingga dapat dike-tahui dengan jelas sumber data berasal dari mana, mengalir kemana, diproses dimana dan dikeluarkan ke-mana. Adapun perancangan DFD dapat dilihat pada gambar 5. sampai dengan gambar 6.


48

Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan

Gambar 6. DFD Level 0 Sistem Informasi Persediaan

Berikut ini adalah relasi antar tabel sistem informasi persediaan dapat seperti pada gambar 7.

Gambar 7. Relasi antar tabel dalam basis data

3. Hasil dan Analisis

49

Setelah melalui tahapan perancangan dan pengkodingan, maka dilakukan testingpada perangkat lunak sistem informasi persediaan pada PT. Putra Kencana Jaya Medan,untuk tampilan dapat dilihat pada gambar 8 sampai gambar 19.

Gambar 8. Menu Sistem Informasi Persediaan

Gambar 9. Master Barang

Master barang adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data barang seperti prosesinput-edit-delete.

Gambar 10. Master Pelanggan

Master pelanggan adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data pelanggan sepertiproses input-edit-delete.

Gambar 11. Proses Pembelian


50

Transaksi pembelian adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi pembelianseperti proses input-edit-delete. Transaksi pembelian menyebabkan data persediaan menjadi bertambah.

Gambar 12. Retur Pembelian

Transaksi retur pembelian adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi returpembelian seperti proses input-edit-delete. Transaksi retur pembelian menyebabkan data persediaanmenjadi berkurang.

Gambar 13. Proses Penjualan

Transaksi pembelian adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi penjualanseperti proses input-edit-delete. Transaksi penjualan menyebabkan data persediaan menjadi berkurang.

Gambar 14. Retur Penjualan

51

Transaksi retur penjualan adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi returpenjualan seperti proses input-edit-delete. Transaksi retur penjualan menyebabkan data persediaanmenjadi bertambah.

Gambar 15. Hasil Rancangan Kartu Persediaan

Kartu persediaan berisikan informasi mengenai gambaran gerakan data persediaan per jenisberdasarkan tanggal transaksi.

Gambar 16. Laporan Transaksi Pembelian

Laporan transaksi pembelian berisikan informasi mengenai data-data transaksi pembelian dalamsatu periode


52

Gambar 17. Laporan Transaksi Retur Pembelian

Laporan transaksi pembelian berisikan informasi mengenai data-data transaksi pembelian dalamsatu periode.

Gambar 18. Laporan Transaksi Penjualan

Laporan transaksi penjualan berisikan informasi mengenai data-data transaksi penjualan dalamsatu periode.

Gambar 19. Laporan Transaksi Retur Penjualan

53

Laporan transaksi retur penjualan berisikan informasi mengenai data-data transaksi retrurpenjualan dalam satu periode.

4. KesimpulanSetelah melakukan testing dari hasil perancangan ini, maka beberapa kesimpulan yang dapat

diambil adalah informasi persediaan tidak dapat diperoleh dengan cepat karena pencatatan danperhitungan tidak terintegrasi secara langsung antara data persediaan, pembelian dan penjualan. Sistempencatatan transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan oleh PT. Putra Kencana Jaya Medanmenggunakan sistem pencatatan manual yang dicatat pada buku pembelian dan penjualan namunpencatatan transaksi bisa saja terjadi penelitian atau kesalahan perhitungan dapat saja terjadi sehinggainformasi tidak dapat diperoleh dengan cepat dan kurang efisien. Adanya perancangan persediaan barangmaka sistem kerja akan lebih baik seperti laporan daftar persediaan, kartu persediaan, laporan pembelian,laporan retur pembelian, laporan penjualan dan laporan retur penjualan.

Daftar Pustaka[1.] Fathansyah, 2007, Database dengan SQL, Cetakan-1, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.[2.] Fatta, HA, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta.[3.] Hasballah., F., 2009, Aplikasi Game Dan Multimedia Dengan VB, PT. Elex Media Komputindo,

Jakarta[4.] Jogiyanto, HM., 2002, Analisis Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.[5.] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih 15 Bahasa oleh

Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.[6.] Kristanto, H., 2010, Konsep Dan Perancangan Database, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.[7.] Kusrini, 2006, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta.[8.] Ladjamudin, ABB, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogayakarta.[9.] Niswonger, C.R., C.S. Warren., dan P.E. Fess., 2006, Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid Satu, Edisi

Ke-14, Penerbit Erlangga, Jakarta.[10.] Oetomo, B.S.D., 2002, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta,

Yogyakarta.[11.] Samsul M dan Mustofa, 2002, Sistem Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Liberty, Yogyakarta.[12.] Sigit, P.W., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Oleh Lembaga Pendidikan dan

Pengembangan Profesi Indonesia, Jakarta.[13.] Smith, M.J., dan K.F. Skousen., 2007, Akuntansi Intermediate, Penerbit Erlangga, Jakarta.[14.] Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit ANDI, Yogyakarta.[15.] Williams, C., 2001, Manajemen, Salemba Empat, Jakarta. Website : http: //id.

wikipedia.org/wiki/microsoft _access, 2013


analisa dan perancangan sistem informasi persediaan...

Documents