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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
Código VRA-MA-001
Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
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UNIVERSIDAD PRIVADA SAN JUAN BAUTISTA SAC
VICERRECTORADO ACADÉMICO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACADÉMICOS V. 8.0
Preparando el Camino…
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
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INDICE
FINALIDAD ........................................................................................................................................... 4
ALCANCE ............................................................................................................................................. 4
BASE LEGAL ......................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS........................................................................................................................................... 4
PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS ....................................................................................................... 5
1. PROCESO: MATRÍCULA DE INGRESANTES .............................................................................. 5
2. PROCESO: MATRÍCULA A PARTIR DEL II CICLO ...................................................................... 7
3. PROCESO: MATRÍCULA POR ASIGNATURAS (POR CREDITAJE) ............................................. 9
4. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA PARA CONVALIDADOS .................................... 10
5. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA SOLICITADA POR EL ESTUDIANTE................... 11
6. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA POR ERROR ADMINISTRATIVO ....................... 12
7. PROCESO: AMPLIACIÓN DE CRÉDITOS ................................................................................. 13
8. PROCESO: RESERVA DE MATRÍCULA Y/O AMPLIACIÓN DE RESERVA DE MATRÍCULA ...... 14
9. PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA ........................................................................ 15
10. PROCESO: SEPARACIÓN TEMPORAL POR RENDIMIENTO ACADÉMICO ............................ 16
11. PROCESO: REINCORPORACIÓN A LA UNIVERSIDAD ............................................................ 17
12. PROCESO: CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIO PREGRADO (TRASLADO INTERNO) ....... 18
13. PROCESO: CAMBIO DE LOCAL .............................................................................................. 19
14. PROCESO: CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURA. ................................................................... 20
15. PROCESO: RECORD ACADÉMICO. ......................................................................................... 22
16. PROCESO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS. ............................................................................... 22
17. PROCESO: CONSTANCIA DE ESTUDIOS. ............................................................................... 23
18. PROCESO: EXAMEN DE REZAGADOS. ................................................................................... 23
19. PROCESO: EXAMEN DE APLAZADOS. ................................................................................... 24
20 PROCESO: EXAMEN DE SUBSANACIÓN. ............................................................................... 25
21. PROCESO: RECALIFICACIÓN DE EXAMEN ............................................................................. 27
22. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE NOTAS .................................................................................. 28
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23. PROCESO: CAMBIO DE PLAN CURRICULAR .......................................................................... 29
24. PROCESO: CARNÉ UNIVERSITARIO ....................................................................................... 30
25. PROCESO: DUPLICADO DEL CARNÉ UNIVERSITARIO ........................................................... 30
26. PROCESO: DUPLICADO DE LA CONSTANCIA DE INGRESO PRE GRADO .............................. 31
27. PROCESO: CONSTANCIA DE EGRESADO ............................................................................... 31
28. PROCESO: CONSTANCIA DE MATRICULA PRE GRADO ........................................................ 32
29. PROCESO: CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO GENERAL ................................................. 32
30. PROCESO: CONSTANCIA DE ORDEN DE MERITO SEMESTRAL ............................................. 33
31. PROCESO: CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR GENERAL ................................................... 33
32. PROCESO: CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR GENERAL ................................................. 34
33. PROCESO: CONSTANCIA DE DÉCIMO SUPERIOR GENERAL ................................................. 34
34. PROCESO: CONSTANCIA DE NO HABER SIDO SEPARADO DE LA UNIVERSIDAD ................. 35
35. PROCESO: CARTA DE PRESENTACIÓN PARA DESARROLLAR PRÁCTICAS PROFESIONALES 35
36. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE APELLIDOS Y NOMBRES ....................................................... 36
37. PROCESO: ACTIVACIÓN DE CÓDIGO .................................................................................... 36
38. PROCESO: CONSTANCIA DE PLAN DE ESTUDIOS ................................................................. 37
39. PROCESO: FLEXIBILIDAD ADMINISTRATIVA: Permite al estudiante llevar asignaturas en
otros programas académicos de la UPSJB en sus locales de Lima y Filiales. ..................... 37
40. PROCESO: PROPUESTA, APROBACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTRATO DOCENTE ............... 39
41. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE ASISTENCIAS ........................................................................ 41
42. PROCESO: RETIRO VOLUNTARIO DEL CICLO ACADÉMICO EN CURSO. ............................... 42
43. PROCESO: RETIRO VOLUNTARIO DE ASIGNATURA. ........................................................... 43
CONTROL DE CAMBIOS..................................................................................................................... 44
ANEXO............................................................................................................................................. 47
TARIFARIO Y PLAZOS DE PROCESOS ACADEMICOS ACTUALIZADO Y VIGENTE A PARTIR DE 04 de Diciembre de 2019 Versión 7.3 (Tarifario Académico)
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
FINALIDAD
Art. 1° El presente documento tiene la siguiente finalidad
1.1 Servir como instrumento de gestión para la mejora continua.
ALCANCE
Art. 2° El presente Manual de Procedimientos Académicos es de aplicación obligatoria a nivel de:
2.1 Facultades 2.2 Programa de Estudios 2.3 Demás dependencias de Vicerrectorado Académico
BASE LEGAL
Art. 3° Constituye Base Legal del Manual de Procedimientos Académicos las siguientes normas: 3.1 Ley Universitaria N° 30220 3.2 Ley N° 27444 Ley Procedimiento administrativo 3.3 Estatuto de la UPSJB 3.4 Reglamento de Actividades Académicas vigente 3.5 Reglamento de Convalidaciones vigente.
OBJETIVOS
Art 4° Los objetivos del presente Manual de Procedimientos Académicos son:
4.1 Disponer de un instrumento normativo que oriente el trabajo que se debe realizar en las diferentes instancias para atender los diferentes procedimientos académicos solicitados por estudiantes y egresados
4.2 Delimitar las normas de responsabilidad en cada uno de los puestos de trabajo.
4.3 Facilitar el desarrollo de la labor administrativa en base a normas establecidas orientadas al cumplimiento de las políticas y objetivos institucionales.
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PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
La matrícula es responsabilidad del estudiante y se realiza por cada ciclo académico.
1. PROCESO: MATRÍCULA DE INGRESANTES
PROCEDIMIENTO: 1. MATRÍCULA DE INGRESANTES
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
INGRESANTES 1
1. Para registrar matrícula en el semestre académico actual es necesario que los ingresantes de los diferentes Programas de Estudios cumplan con entregar los requisitos exigidos dentro de las fechas establecidas en el Cronograma de Actividades Académicas; caso contrario, no serán considerados como estudiantes de la universidad y perderán su vacante.
2. Requisitos:
2.1 Partida de Nacimiento (Original y copia simple) 2.2 Documento Nacional de Identidad (copia) 2.3 Carne de extranjería según corresponda 2.4 Seguro de Salud Vigente (Original y Copia) 2.5 Certificado de estudios secundarios (de 1º a 5º) de
Educación Básica Regular o (04) cuatro años de Educación Básica Alternativa debidamente sellados y firmados por el Director de la Institución Educativa de procedencia (Original y copia simple).
Nota Importante: Los estudiantes que hayan cursados sus estudios secundarios en el extranjero deberán entregar sus certificados de estudios secundarios y la Resolución de Convalidación de Estudios Secundarios emitida por el Ministerio de Educación del Perú (Documentos Originales).
La partida de nacimiento con nacionalidad extranjera debe estar Apostillado por el Funcionario Competente del país de emisión, legalizado y/o visado por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú y traducido oficialmente al español por Traductor Oficial.
2.6 Solo para la FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD, Los ingresantes deberán presentar lo que se indica a continuación:
2.6.1 Certificado Médico de Buena Salud Física
(Original). La evaluación debe ser realizado por un
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médico con firma y sello respectivo e indicando el número de historia clínica con la indicación de Buena Salud Física.
2.6.2 Informe Radiológico del resultado de Radiografía de Tórax (Original). Debe estar firmado por el médico radiólogo, tiene vigencia de (01) un año.
2.6.3 Prueba PPD (Original), cuyo valor no deberá exceder de 10mm; en caso el valor fuera mayor el estudiante deberá adjuntar un Informe Neumológico firmado por el médico Neumólogo. Tiene vigencia de (01) un año, o caso contrario resultados de dos pruebas de BK que tienen vigencia de (03) meses.
2.6.4 Prueba de VDRL (Serológico) completo (Original) 2.6.5 Hemograma completo (Original). En caso de valores
de hemoglobina menor a 11mg/dl, deberán presentar documentación que sustente su tratamiento.
2.6.6 Certificado de vacunas (Original y copia simple): Hepatitis B, AH1N1 y Tétano.
2.6.7 Certificado de Buena Salud Mental firmado y sellado por el Psiquiatra (Original)
Las evaluaciones deben de realizarse obligatoriamente en Centros Hospitalarios del Ministerio de Salud, MINSA o entidades con las que la UPSJB tiene convenios (FAP, PNP, MARINA, ESSALUD, Hospitales: Dos de Mayo, Loayza, María Auxiliadora, Sergio Bernales, Hipólito Unanue). Los certificados deben contener el nombre del establecimiento de salud que lo expide
2.7 Formato de Declaración Jurada de Compromiso de Pago firmado por el declarante y el estudiante (adjuntar copia del DNI del declarante y copia de algún recibo de servicio donde conste la Dirección del Declarante).
2.8 Los estudiantes del Centro Pre Universitario deberán adjuntar la Constancia de no adeudar suma alguna a esta Unidad.
2.9 Comprobante de pago (copia simple) por concepto de: Matrícula Primera cuota
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
2
3. Los ingresantes realizan su matrícula de manera presencial en el Departamento de Registro Técnico, previa
4. comprobación y validación documentaria del cumplimiento de requisitos.
5. Emisión de las fichas de matrícula de Ingresantes.
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2. PROCESO: MATRÍCULA A PARTIR DEL II CICLO
PROCEDIMIENTO: 2. MATRÍCULA A PARTIR DEL II CICLO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1
Tipos de matrícula:
a) matrícula regular: quienes alcanzan un mínimo de 12 créditos y un máximo de acuerdo al plan de estudios.
b) matrícula por asignaturas: quienes se matriculan en menos de doce créditos, en este caso el estudiante pierde su condición de estudiante regular y los beneficios que le corresponden.
La desaprobación de una misma asignatura por tres veces da lugar a que el estudiante sea separado temporalmente por un año. Para matricularse, el estudiante debe cumplir con los siguientes requisitos:
1. No tener obligaciones pendientes de acuerdo a su Cronograma de Pagos.
2. Comprobante de Pago de Matrícula y Primera Cuota según Cronograma establecido.
3. Los estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Salud deben presentar anualmente, el Certificado de Vacunas, Certificado Médico de Buena Salud Física y Buena Salud Mental y otros que el Programa de estudios solicite, expedido o refrendado por el Ministerio de Salud o Institución de Salud que tenga convenio con la Universidad Privada San Juan Bautista. Los estudiantes del Programa de Estudios de Psicología presentarán los certificados de acuerdo a las normas establecidas por la Escuela.
4. Fotocopia de Seguro de salud vigente 5. Declaración Jurada de Responsable Económico. 6. En caso de que haya vencido la matrícula, el estudiante
también deberá cancelar el concepto por MATRÍCULA EXTEMPORÁNEA en fecha establecida en el Cronograma de Actividades Académicas Nota. Los estudiantes pueden tener según su situación
actual las siguientes condiciones: a) Regular activo. b) En proceso de actualización de matrícula. c) En proceso de reincorporación a la Universidad.
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7. Por Flexibilidad pedagógica, curricular y administrativa y las condiciones para su implementación (ver numeral 5.4.9 pág. 6 del Reglamento de Actividades Académicas).
PROGRAMA DE ESTUDIOS/ TÓPICO
2
8. Los certificados de salud deben ser validados por los coordinadores de las Escuelas Profesionales o por el personal de Tópico.
Los Coordinadores Académicos tendrán en cuenta la validación de los requisitos y las sanciones disciplinarias que pudiera haber recaído en el estudiante.
ESTUDIANTE 3
Para realizar la Matrícula en línea deben realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingresa a http://www.upsjb.edu.pe/, luego dar clic en "Intranet San Juan en Línea”.
2. Poner credenciales. (Usuario y contraseña)
3. Al ingresar a la intranet deberá hacer doble clic en la opción “Matrícula Online”.
4. Al ingresar al módulo aparecerá el aplicativo “Matrícula en línea”. Para realizar una nueva matrícula dar clic en el botón “Nueva Matrícula”.
5. Luego aparecerá una ventana donde seleccionarás el semestre de matrícula. Se debe cumplir con los requisitos indicados (validación de certificados de salud, pagos y declaración jurada de responsable económico)
6. Si cumple con los requisitos, el botón “Apertura Matrícula” estará activo.
7. Una vez efectuada la apertura de la matrícula, se visualizarán sus datos y las asignaturas en las que podrá matricularse. Para visualizar el horario de una asignatura dar clic en el botón.
8. Se podrá visualizar los horarios de las asignaturas siempre y cuando este dentro de las fechas para la activación de la Matrícula en línea; caso contrario, se inhabilitarán los botones de visualización.
9. Luego de elegir la asignatura en el horario seleccionado dar clic en el botón.
10. Finalizado el registro de las asignaturas, deberá cerrar la Matrícula en línea dando clic en el botón “Procesar Matrícula”. Inmediatamente se mostrará la FICHA DE MATRÍCULA para ser exportada en PDF e imprimirla.
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3. PROCESO: MATRÍCULA POR ASIGNATURAS (POR CREDITAJE)
PROCEDIMIENTO 3. MATRÍCULA POR ASIGNATURAS (CREDITAJE)
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1 1. Matrícula por asignaturas: corresponde a los que se
matriculan en menos de doce créditos 2. Solicitud dirigida al Director del Programa de Estudios.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
2
3. Hace el llenado correspondiente del Formato matrícula por creditaje FYC-FR-02.
4. Remite el expediente a Gerencia de Finanzas y Contabilidad.
GERENCIA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD
3 5. Asigna y programa en el Sistema el valor de las cuotas a
pagar por el estudiante de acuerdo al número de créditos solicitados.
ESTUDIANTE 4 6. Realiza el pago correspondiente. 7. Realizar la matrícula en línea, caso contrario continuar
con su matrícula presencial y ejecutar los pasos 8 y 9.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
5 8. Remite a DRT el expediente conteniendo la solicitud,
boleta de pago y la ficha de pre matrícula.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
6 9. Procesa la información y realiza la matrícula por
asignatura por creditaje.
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4. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA PARA CONVALIDADOS
PROCEDIMIENTO 4. RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA PARA
CONVALIDADOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FACULTAD 1
1. El Decano finaliza el proceso de convalidación dando su conformidad, se le remitirá un correo electrónico al estudiante donde este visualizará los cursos convalidados.
ESTUDIANTE 2
Para realizar la Rectificación de Matrícula en línea deben realizar el siguiente procedimiento:
2. Ingresar a http://www.upsjb.edu.pe/ y luego dar clic
en "San Juan en Línea”. 3. Colocar sus credenciales institucionales: usuario y
contraseña. 4. Seleccionar la opción de “Matrícula en línea”. Para
realizar una nueva matrícula dar clic en el botón “Nueva Matrícula” y solo aquellos que se hayan realizado su matrícula anteriormente le saldrá el botón “Rectificar”
5. Continuar el proceso como el de matrícula en línea.
6. Finalizado el registro de las asignaturas, deberá
cerrar la Matrícula en línea dando clic en el botón “Procesar Matrícula”. Inmediatamente se mostrará la FICHA DE MATRÍCULA para ser exportada en PDF e imprimirla.
7. Es importante aclarar que el estudiante podrá
realizar la rectificación siempre y cuando se hayan procesado todas las solicitudes de convalidación, de lo contrario no podrá realizar el proceso.
DIRECCIÓN DE SISTEMAS
3
8. El aplicativo actualizará automáticamente las cuotas de pensión en la cuenta corriente del estudiante y modificará el ciclo según corresponda. Finalmente se tendrá la matrícula rectificada.
Nota-En caso que el proceso se presente extemporáneamente la autorización “si correspondiera o no”, es exclusiva competencia del Decano.
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5. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA SOLICITADA POR EL ESTUDIANTE
PROCEDIMIENTO 5. RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA SOLICITADA POR
EL ESTUDIANTE
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1 1. Elige la opción de Rectificación de matrícula en el
intranet. 2. Registra el pago correspondiente
DIRECCIÓN DE SISTEMAS
2 3. El aplicativo habilita la Rectificación de matrícula.
ESTUDIANTE 3
4. Modifica su matrícula. 5. Podrá elegir las asignaturas a corregir, allí puede
aumentar o reducir el número de asignaturas, también podría pasar de una “matrícula por creditaje” a una “matrícula regular” o viceversa.
6. Finalizado el registro de las asignaturas, deberá cerrar la Matrícula en línea dando clic en el botón “Procesar Matrícula”. Inmediatamente se mostrará la FICHA DE MATRÍCULA para ser exportada en PDF e imprimirla.
DIRECCIÓN DE SISTEMAS
4
7. El aplicativo actualizará automáticamente las cuotas de pensión en la cuenta corriente del estudiante y modificará el ciclo según corresponda. Finalmente se tendrá la matrícula rectificada.
Nota-En caso que el proceso se presente extemporáneamente la autorización “si correspondiera o no”, es
exclusiva competencia del Decano.
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6. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA POR ERROR ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO 6. RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA POR ERROR
ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DIRECTOR DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
1
1. Mediante el aplicativo de Rectificación de Matrícula administrativa el responsable del Programa de Estudios rectifica las asignaturas al estudiante y sustenta las razones para su aprobación.
FACULTAD 2
2. Mediante el aplicativo de Rectificación de Matrícula administrativa (perfil aprobación) la facultad aprobará o rechazará enviando el sustento en caso ser rechazada. Una vez aprobada, la matrícula es rectificada y notificada al estudiante.
DIRECCIÓN DE SISTEMAS
3
3. El aplicativo actualizará automáticamente las cuotas de pensión en la cuenta corriente del estudiante y modificará el ciclo según corresponda. Finalmente se tendrá la matrícula rectificada.
Nota-En caso que el proceso se presente extemporáneamente, la autorización “si correspondiera o no”, es de exclusiva competencia del Decano.
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7. PROCESO: AMPLIACIÓN DE CRÉDITOS
PROCEDIMIENTO 7. AMPLIACIÓN DE CRÉDITOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
MESA PARTES
1
Procede la ampliación por un máximo de 5 créditos si cumple con: 1. Haber realizado matrícula regular según Plan de
Estudios y aprobado todas las asignaturas en el semestre anterior según el Plan de Estudios vigente.
2. Tener como mínimo promedio ponderado de trece (13) en el semestre anterior.
3. Excepcionalmente solo por una asignatura en el último ciclo de la carrera.
2
El estudiante presenta: 4. Solicitud de ampliación de créditos dirigida al Decano y
en las Filiales al Director General Académico. 5. Copia de Record Académico. 6. Comprobante de pago por los créditos solicitados. 7. Procede antes de clases (por aforo)
3 8. Expediente es entregado al Decanato para su trámite.
FACULTAD 4 9. Decano firma el proveído de aceptación si
corresponde. 10. Expediente es remitido al Programa de Estudios.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
5 11. Recepciona el expediente y proveído y lo remite a
Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
6 12. Verifica la documentación. 13. Procesa la ampliación de créditos y emite la nueva
ficha de pre matrícula.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
7 14. Gestiona la rectificación de pre matrícula firmando el
estudiante y el Coordinador en señal de aceptación.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
8 15. Procesa la rectificación de matrícula por ampliación
de créditos y emite la nueva Ficha de matrícula.
Nota-En caso que el proceso se presente extemporáneamente la autorización “si correspondiera o no”, es de exclusiva competencia del Decano.
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8. PROCESO: RESERVA DE MATRÍCULA Y/O AMPLIACIÓN DE RESERVA DE MATRÍCULA
PROCEDIMIENTO 8. RESERVA DE MATRÍCULA Y/ O AMPLIACIÓN
DE RESERVA DE MATRÍCULA.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
MESA PARTES 1
Procedimiento que permite al estudiante suspender sus estudios para no generar información académica y administrativa, procede hasta la tercera semana de inicio de clases. No es requisito estar matriculado El estudiante solicitará reserva de matrícula por razones de trabajo o de otra naturaleza debidamente sustentada. No excederá de tres años consecutivos o alternados La reserva de matrícula de ingresantes se otorga hasta por un año. 1. El estudiante presenta:
- Solicitud de Reserva de matrícula o Ampliación de Reserva de Matricula dirigida al Jefe de Registro Técnico.
- Comprobante de pago por derecho de reserva de matrícula o ampliación de reserva de matrícula.
- No tener obligaciones pendientes. - Documento sustentatorio que explican las causales
para solicitar reserva de matrícula.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
2
2. Procesa la información y realiza la reserva de matrícula por el tiempo señalado.
3. Remite correo electrónico informando al estudiante, al Director del Programa, a la Dirección de Sistema de Información y a la Gerencia de Finanzas.
Nota- En caso que el estudiante no realizó oportunamente la reserva de matrícula, al retomar sus estudios debe regularizarla bajo el concepto de Reserva de matrícula por omisión y continuar el trámite para su actualización de matrícula.
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9. PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA
PROCEDIMIENTO 9. ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
MESA DE PARTES 1
Procedimiento que permite al estudiante reiniciar sus estudios después de una Reserva de matrícula. En caso de no haber hecho reserva de matrícula el estudiante deberá regularizar el proceso de reserva de matrícula por omisión y solicitar la actualización de matrícula. 1. El estudiante presenta:
- Solicitud de Actualización de matrícula dirigida al Jefe de Registro Técnico. Nota: Para los ingresantes que han realizado reserva y actualización de matrícula deberán completar los requisitos de matrícula con la Oficina de Registro Técnico
- Boleta de pago por actualización de matrícula. - Boleta de pago por regularización de reserva de
matrícula según corresponda. - Procede antes de inicio de clases.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
2
2. Procesa la información y realiza la actualización de matrícula.
3. Remite correo electrónico informando al estudiante para que inicie su matrícula en línea.
4. También informa al Director del Programa, a la Dirección de Sistema de Información y a la Gerencia de Finanzas.
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10. PROCESO: SEPARACIÓN TEMPORAL POR RENDIMIENTO ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO 10. SEPARACIÓN TEMPORAL POR RENDIMIENTO
ACADEMICO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
1
La desaprobación de una misma asignatura por tres veces da lugar a que el estudiante sea separado temporalmente por un año de la UPSJB. 1. La Jefatura de Registro Técnico comunica la separación
temporal por rendimiento académico mediante Oficio a la Dirección de Sistema, a la Gerencia de Finanzas y Contabilidad la relación nominal señalando:
a) Nombre del estudiante y DNI b) Programa de Estudios. c) Semestre Académico d) Ciclo de estudios e) Asignatura desaprobada.
2. El Dpto. de Registro Técnico comunica la separación
temporal de los estudiantes al Decano de Facultad y al Programa de Estudios correspondiente.
DIRECCIÓN DE SISTEMAS
2. 3. Procesa la información en el sistema de los estudiantes
separados por rendimiento académico por un año.
GERENCIA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD
3 4. Procesa la información de los estudiantes separados por
rendimiento académico por un año.
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11. PROCESO: REINCORPORACIÓN A LA UNIVERSIDAD
PROCEDIMIENTO 11. REINCORPORACIÓN A LA UNIVERSIDAD
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
MESA DE PARTES 1
Procedimiento mediante el cual un estudiante retorna luego de la separación temporal por un año debido a la desaprobación de una misma asignatura por tres veces, y aquellos que retornan a la Universidad por haber sido separados por sanción disciplinaria. Procede 30 días antes del inicio de clases. El estudiante presenta: 1. Solicitud de reincorporación dirigida al Director del
Programa de Estudios y en las Filiales al Director General Académico. Adjuntando: - Copia de Record académico gestionado por el
Programa de Estudios. - Comprobante de pago por derecho de
reincorporación a la universidad. - Estar al día en sus pagos al Semestre de retiro.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
3
2. Recepciona el expediente y autoriza mediante documento de aceptación suscrito por el Director del Programa de Estudios, y en las Filiales por el Director General Académico Administrativo.
3. Remite el expediente a Dpto. Registro Técnico para su procesamiento solo en la asignatura que desaprobó el estudiante por tres veces.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
6 4. Procesa la información y realiza la reincorporación y
emite la ficha de pre- matrícula solo en la asignatura que desaprobó tres veces.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
7 5. Recepciona de la Oficina de Registro Técnico la ficha de
pre matrícula firmando el estudiante y el Coordinador en señal de aceptación.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
8 6. Procesa la información y emite la ficha de matrícula.
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12. PROCESO: CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIO PREGRADO (TRASLADO INTERNO)
PROCEDIMIENTO 12. CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIO
PREGRADO (TRASLADO INTERNO)
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1
1. Procede el cambio de Programa de estudio pregrado entre las carreras profesionales de la UPSJB, si el estudiante cumple con las siguientes condiciones:
1.1 Haber aprobado todas las asignaturas del primer ciclo.
1.2 Exista vacante
1.3 No tener obligaciones de pago pendientes
2. El estudiante debe presentar:
2.1 Solicitud dirigida al Director del nuevo Programa de estudios
2.2 Comprobante de pago por derecho de cambio de Programa de Estudios Pregrado.
DIRECTOR DEL NUEVO PROGRAMA DE ESTUDIOS ELEGIDO
2
3. Revisa el cumplimiento de los requisitos establecidos y da su conformidad a través de su usuario y contraseña en la Plataforma del sistema de cambio de programa pregrado e ingresa los datos en la Plataforma establecida
DIRECCION SISTEMA DE INFORMACION
3
4. Genera nuevo código y realiza el cambio de programa a través del sistema.
5. Envía un mail de confirmación al estudiante, Decano, Registro Técnico y Directores involucrados de cambio de programa y también las indicaciones para proseguir con el proceso de convalidación de asignaturas
ESTUDIANTE 4 6. Solicita la convalidación de las asignaturas de acuerdo a
Reglamento de Convalidaciones.
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13. PROCESO: CAMBIO DE LOCAL.
PROCEDIMIENTO: 13. CAMBIO DE LOCAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
MESA DE PARTES 1
Debe realizarse antes del inicio de clases. El estudiante presentará:
1. Solicitud dirigida al Director del Programa de Estudios, y en las Filiales al Director General Académico- Administrativo de la Filial (DGAAF). Adjuntando:
2. Comprobante de pago por derecho de cambio de local (Lima/Filiales).
3. Ficha de matrícula o Record Académico 4. Constancia de capacidad de aforo emitida
por la Dirección de Sistema de Información
5. Solicitar el cambio de Sede antes de inicio de clases.
PROGRAMA DE ESTUDIOS/DGAAF 3
6. El Director determina la existencia de vacante en el local (Lima/Filiales).
7. Son autorizadas por el Director del Programa de Estudios/Director General Académico-Administrativo.
8. Remite el Oficio de autorización a la Oficina de Registro Técnico para el cambio de local (lima/Filial)
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
4
9. Procesa lo dispuesto en la Resolución respectiva. Coordina el traslado de expediente al Departamento de Registro Técnico del Local (Lima/Filial) de destino.
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14. PROCESO: CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURA.
PROCEDIMIENTO 14. CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURAS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1
1. El ingresante que solicita la convalidación deberá presentar su expediente en la Coordinación Académica con los siguientes documentos:
1.1 Solicitud dirigida al Director del Programa de Estudios o al Director General Académico-Administrativo de la Filial según corresponda.
1.2 Comprobante de Pago por derecho de convalidación por cada asignatura.
1.3 Sílabos de las asignaturas a convalidar. 1.4 Certificados de Estudios originales de la
universidad de procedencia. 1.5 Declaración jurada de no haber sido separado en
la universidad de origen por motivo disciplinario.
1.6 Declaración jurada de no haber sido separado de forma definitiva por rendimiento académico en la universidad de origen, para los casos de traslado externo (Anexo 2 –formato).
1.7 Declaración jurada de autorización de comunicaciones (Anexo 4 –formato).
Para el caso de convalidantes por cambio de Programa de estudios (Traslado Interno) dentro de la Universidad el convalidante presenta los requisitos señalados en los numerales 2.1 y 2.2 y el record de notas.
Considerar: a) El ingresante que ha realizado estudios en
universidades del extranjero deberá presentar los sílabos debidamente legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, traducidos al español de ser necesario, y registrados en la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (SUNEDU).
b) En el comprobante de pago se debe registrar el o los nombres de cada asignatura a convalidar.
c) El silabo de la asignatura no debe contener enmendaduras; debe estar visado y sellado en cada hoja por el Decano de la Facultad o funcionario
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académico de la Universidad de origen, que corresponda.
COORDINACION ACADEMICA
2
2. El personal designado por el Programa de Estudios revisa el Expediente de convalidación y verifica la presentación de los requisitos e ingresa los datos en la Plataforma del Sistema de Convalidación.
DOCENTES CONVALIDANTES
3
3. El docente convalidante asignado evalúa el contenido del sílabo (s) de la (s) asignatura (s) que el estudiante solicita convalidar, de acuerdo a los criterios señalados en el Reglamento de Convalidación.
4. El docente convalidante registra los créditos, la nota y el porcentaje de correspondencia de los contenidos de los sílabos de la(s) asignatura(s) a convalidar, en la Plataforma del Sistema de Convalidación. Luego de culminar toda la convalidación en el sistema el docente devuelve el expediente al Programa de Estudios.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
4
5. El Director del Programa de Estudios revisa la información registrada por el docente convalidante y bajo responsabilidad brinda su conformidad a través de su usuario y contraseña en la Plataforma del Sistema de Convalidación.
6. El expediente de convalidación es derivado al Decano para su validación.
DECANO 5
7. El Decano registra su validación en la plataforma de Convalidaciones y el sistema registra la Resolución de Consejo de Facultad.
8. Emitida la Resolución de Consejo de Facultad se
procederá en forma automática a ingresar las notas en el Registro del Estudiante durante el proceso de matrícula.
9. Aprobada y emitida la Resolución de Facultad que
aprueba la Convalidación será notificada al correo personal del convalidante y/o al correo institucional.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
6
10. El Decano de la Facultad deriva el expediente del convalidante, debidamente aprobado, al Departamento de Registro Técnico (DRT), conteniendo la Resolución emitida y suscrita por el Secretario General para su archivo.
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15. PROCESO: RECORD ACADÉMICO.
PROCEDIMIENTO 15. RECORD ACADÉMICO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1
1. Solicitud dirigida al Jefe de Registro Técnico 2. Comprobante de pago 3. Informe de no tener obligaciones pendientes con la
universidad 4. Dejar el expediente en mesa de partes de la UPSJB
MESA DE PARTES 2 5. Remite expediente a la Jefatura de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
4 6. Emite el record académico 7. Entrega el record académico al estudiante
16. PROCESO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS.
PROCEDIMIENTO: 16. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/ MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo de la Filial,
2. Para egresados: Solicitud consignando deuda cero. 3. Para estudiantes que no han culminado estudios:
Informe de no tener obligaciones pendientes con la UPSJB emitido por la Dirección de la Programa de Estudios.
4. Comprobante de pago por cada ciclo de estudios. 5. Contar con foto actualizada en la intranet
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
2
6. Elabora y suscribe el Certificado de estudios. 7. Los certificados de estudios serán entregados al
solicitante en la Oficina de Registro técnico y en la Filial por el Director General Académico-Administrativo de la Filial.
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17. PROCESO: CONSTANCIA DE ESTUDIOS.
PROCEDIMIENTO: 17. CONSTANCIA DE ESTUDIOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Decano de la facultad y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo, consignado deuda cero
2. Comprobante de pago. 3. Informe de no tener obligaciones pendientes con la
UPSJB. 4. 02 fotografías a color
FACULTAD 2
5. Elabora la Constancia de Estudios previa verificación de la condición del estudiante.
6. La Constancia es entregada en el Decanato y en la Filial en la oficina del Director General Académico-Administrativo.
18. PROCESO: EXAMEN DE REZAGADOS.
PROCEDIMIENTO: 18. EXAMEN DE REZAGADOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTES
1
Existe examen de rezagado para el examen parcial
El examen de rezagado debe ser aplicado en la clase siguiente del examen parcial de lo contrario se registrará la calificación de cero en la evaluación de conocimientos para los efectos del promedio final.
Requisitos:
1. Solicitud presentada al Director del Programa de Estudios justificando el motivo de su inasistencia.
2. Comprobante de pago. DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS/ DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICO-ADMINSTRATIVO – FILIAL
2
3. El Director del Programa de Estudios y/o el Director General Académico-Administrativo de la Filial autorizan el rezagado del examen parcial y programa la fecha y hora del examen de rezagado en la semana siguiente.
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19. PROCESO: EXAMEN DE APLAZADOS.
PROCEDIMIENTO: 19. EXAMEN DE APLAZADOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1
El estudiante debe informarse lo siguiente: 1. Procede con los estudiantes que han obtenido
nota desaprobatoria mayor o igual a 05 (Cero cinco) en el promedio final.
2. La nota máxima de aplazado es doce (12). El estudiante presenta en la Coordinación del programa: 3. Solicitud dirigida al Director del Programa de
Estudios. 4. Comprobante de pago.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS/DIRECCIÓN ACADÉMICA-ADMINISTRATIVA FILIAL
2
5. El Director del Programa de Estudios y/o el Director General Académico-Administrativo de la Filial autoriza la presentación del estudiante al examen de aplazados, el estudiante presenta la solicitud a partir de las 24 horas de haber finalizado el examen final y 12 horas antes del examen de aplazados programado.
6. El docente encargado de aplicar la prueba escrita de aplazado debe entregar las evidencias al Director del Programa de Estudios, o la Coordinación del Programa de Estudios en la Filial.
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20 PROCESO: EXAMEN DE SUBSANACIÓN.
PROCEDIMIENTO: 20. EXAMEN DE SUBSANACIÓN
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1
1. Puede rendir exámenes de subsanación el estudiante desaprobado en el trascurso de su formación en un máximo de dos cursos de especialidad, pudiendo solicitarlo al finalizar su carrera profesional para rendirlos.
2. Excepcionalmente, los estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Salud tendrán dos oportunidades de subsanación: al culminar ciencias básicas y al culminar ciencias clínicas, cada oportunidad permitirá la subsanación de dos cursos que correspondan a los ciclos que la integran.
3. No procede la subsanación para Internado Hospitalario.
Requisitos: 1. Solicitud dirigida al Director del Programa de
Estudios o al Director General Académico-Administrativo de la Filial: Se recepcionará las solicitudes dentro de los 30 días de haber culminado el semestre vigente.
2. Haber asistido como mínimo 70% de las sesiones programadas en el silabo.
3. Boleta de comprobante de pago.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
2
4. Elabora un informe sustentando con el record Académico y remite el expediente a la Facultad o al Director General Académico-Administrativo de la Filial
FACULTAD/DIRECCION GENERAL ACADEMICA DE LA FILIAL
3
5. El Decano y/o Director General Académico Administrativo de la Filial autoriza al estudiante a rendir el examen de subsanación mediante Oficio dirigido al Director del Programa de Estudios y/o Coordinador en la Filial según corresponda.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
5
6. El Director del Programa de Estudios o el Coordinador del Programa de Estudios en las Filiales designa al Docente que tomará el Examen respectivo.
7. El examen de subsanación consta de preguntas de conocimiento y evaluación del producto, el docente encargado entregará las evidencias del examen de subsanación a la Dirección de Programa
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del Estudios, y/o Director General Académico-Administrativo.
8. La Dirección del Programa de Estudios procederá a la entrega del expediente a la Oficina de Registro técnico conteniendo: a) Solicitud b) Oficio de autorización por el Decano de la
Facultad. c) Examen subsanación aplicado.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
6
9. Procesa la nota obtenida en el examen de subsanación y la registra reemplazando la nota en el semestre que desaprobó el curso.
10. De no aprobar el examen de subsanación el estudiante deberá matricularse en el semestre siguiente o en los cursos especiales de vacaciones.
Nota 1. El estudiante que haya desaprobado y que se encuentre cursando la carrera profesional
deberá llevar los cursos especiales en periodo vacacional de verano o Julio Agosto por alguno de los siguientes motivos: Desaprobación académica Condición de NSP Condición LDI La calificación se coloca en Acta de subsanación.
Nota 2. En caso que el proceso se presente extemporáneamente la autorización “si correspondiera o no”, es de exclusiva competencia del Decano.
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21. PROCESO: RECALIFICACIÓN DE EXAMEN
PROCEDIMIENTO: 21. RECALIFICACIÓN DE EXAMEN
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Director del Programa de Estudios y /o Director Académico- Administrativo de la Filial
2. El estudiante debe informarse de lo siguiente: a) Plazo de presentación de la solicitud hasta
siete días calendario posterior al examen. b) Causales:
Pregunta no evaluada Suma de puntaje no corresponde al
puntaje obtenido Si considera que la respuesta es correcta y
no corresponde al puntaje obtenido c) Incluye examen de rezagados, examen de los
cursos de verano, cursos de nivelación.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS/ DIRECTOR GENERAL ACADÉMICO ADMINISTRATIVO DE LA FILIAL
2
3. El Programa de Estudios/ Director General Académico-Administrativo de la Filial recepciona la solicitud y designa al docente, diferente al que enseñó la asignatura, especialista en el tema, para recalificar el examen, debiendo firmar en el examen, señalando sus datos personales en el examen en un plazo de dos días útiles.
4. La Dirección del Programa de Estudios remite al Decano el examen recalificado (plazo un día).
5. La Dirección remite a Gerencia General con copia al Decano de Facultad, el listado de docentes a quienes se les debe cargar económicamente el error en la calificación del examen, de acuerdo a la tarifa vigente.
FACULTAD 3
6. La Secretaria de la Facultad informa los resultados de lo solicitado por el estudiante (plazo un día).
7. Debiendo continuar con el proceso señalado para rectificación de notas.
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22. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE NOTAS
PROCEDIMIENTO: 22. RECTIFICACIÓN DE NOTAS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1
1. El estudiante debe informarse de lo siguiente: 2. El plazo de la rectificación de notas es de 10 días UTILES
después del cierre de actas: a) Estudiante presenta la solicitud en un plazo de dos
días útiles de cerrado el acta. b) El Programa de Estudios emite un informe al Decano
en un plazo de 01 día útil. c) El Decano emite la Resolución Decanal en un plazo de
05 días útiles. d) La Facultad comunica al estudiante a través del aula
virtual después de un día útil de remitida la Resolución.
e) La Facultad remite la Resolución al DRT para su procesamiento al día siguiente de su emisión. No se aceptará por ningún motivo, solicitud de rectificación de notas posterior a la fecha límite establecida, declarándose improcedente y extemporáneo lo solicitado en resguardo de la integridad del promedio final y el orden de mérito
Requisitos 3 Solicitud dirigida al Director del Programa de Estudios y
en las Filiales al Director General Académico-Administrativo, dentro de los plazos establecidos.
LA DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS/ DIRECTOR GENERAL ACADÉMICO- ADMINISTRATIVO DE LA FILIAL
2
4. La Dirección del Programa de Estudios elabora el informe correspondiente con la siguiente información: a) Informe debidamente sustentado y suscrito por el
docente responsable de la asignatura, o el docente que recalifica el examen observado.
b) Copia de Registro de nota, de Aula Virtual. c) Copia de Registro de asistencia de Aula Virtual d) Adjuntar el Examen y o evidencias de tareas de
producto. e) El Programa de Estudios emite un informe al Decano
justificando lo solicitado, adjuntando la evidencia del error
f) Todo expediente será suscrito, sellado y foliado. FACULTAD/ DIRECTOR ACADÉMICO ADMINISTRATIVO DE LA FILIAL
3 5. Decano emite la Resolución Decanal correspondiente,
comunicando al estudiante mediante correo electrónico y a través del aula virtual
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
4 6. Procesa lo dictaminado en la Resolución Decanal.
Nota-En caso que el proceso se presente extemporáneamente la autorización “si correspondiera o no”, es de exclusiva competencia del Decano
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23. PROCESO: CAMBIO DE PLAN CURRICULAR
PROCEDIMIENTO: 23. CAMBIO DE PLAN CURRICULAR
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DIRECCCIO DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
1
1. Los estudiantes interesados serán ubicados en el Plan de Estudios que contenga mayor creditaje aprobado, previo proceso comparativo entre el Plan anterior y el Plan vigente 2020-I
2. El responsable del Programa de Estudios hará de conocimiento al estudiante el resultado del proceso comparativo entre ambos Planes debiendo alcanzar al estudiante la Declaración Jurada para su llenado respectivo.
ESTUDIANTE 2
3. Solicitud dirigida al Director del Programa de Estudios y en las Filiales al Director General Académico.
4. Declaración Jurada firmada por el estudiante, registrando su huella digital en señal que conoce la Tabla de equivalencias entre los Planes de estudios de la carrera profesional de la UPSJB en la que establece los criterios y procedimientos para la equivalencia entre Asignaturas del Plan de Estudios actualizado 2020-I y acepta su contenido para su aplicación en el proceso de matrícula correspondiente.
5. Boleta de pago.
DIRECCION DE PROGRAMA DE ESTUDIOS
3 6. Remite el expediente a la oficina de Registro
Técnico y solicitará el cambio de Plan de Estudios de oficio para su procesamiento en el sistema.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
4 7. Procesa la información en el sistema haciendo el
cruce respectivo dando la conformidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
Código VRA-MA-001
Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
VICERRECTORADO ACADÉMICO Nº Página 30 de 50
30
24. PROCESO: CARNÉ UNIVERSITARIO
PROCEDIMIENTO: 24. CARNÉ UNIVERSITARIO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE 1
1. Estar matriculado 2. Fotografía Digital tomada en la Oficina de Registro
Técnico de la UPSJB , en fondo blanco y ropa oscura formal.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
2
3. Realiza el trámite correspondiente ante SUNEDU: Llenado de datos en la Plataforma Virtual SIU-SUNEDU en el Módulo de ingresantes y matriculados.
4. Realiza el recojo de las carnes universitarias. 5. Remite las carnes universitarias a los Programas
de Estudios y a las Filiales. DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
3 6. Es la encargada de entregar a cada estudiante el
carné universitario previa firma y registro de huella digital.
25. PROCESO: DUPLICADO DEL CARNÉ UNIVERSITARIO
PROCEDIMIENTO: 25. DUPLICADO DEL CARNÉ UNIVERSITARIO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/ MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Jefe de Registro Técnico. 2. Constancia de denuncia policial. 3. Comprobante de Pago por derecho de Duplicado de
carné.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
3
4. El Jefe de Registro Técnico solicita a la SUNEDU la emisión del duplicado de carné universitario.
5. Recepcionado el duplicado de carne universitario lo remite al Programa de Estudios que corresponda.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
4 6. Los estudiantes recaban en la Programa de Estudios
el duplicado del Carne universitario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
Código VRA-MA-001
Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
VICERRECTORADO ACADÉMICO Nº Página 31 de 50
31
26. PROCESO: DUPLICADO DE LA CONSTANCIA DE INGRESO PRE GRADO
PROCEDIMIENTO: 26. DUPLICADO DE LA CONSTANCIA DE INGRESO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/ MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida a la Comisión de Admisión y en las Filiales, al Director General Académico-Administrativo de la Filial.
2. Boleta de pago por Derecho de Duplicado de Constancia de Ingreso.
3. Mesa de partes remite el expediente a la Oficina de Admisión.
OFICINA DE ADMISIÓN
2
4. Elabora el duplicado de la Constancia de Ingreso. 5. El Presidente de la Comisión de Admisión suscribe
la Constancia y en las Filiales el Director General Académico-Administrativo de la Filial.
6. La Oficina de Admisión entrega el Duplicado de Constancia de Ingreso.
27. PROCESO: CONSTANCIA DE EGRESADO
PROCEDIMIENTO: 27. CONSTANCIA DE EGRESADO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTE
1 1. Solicitud dirigida al Decano. 2. Boleta de pago. 3. Mesa de parte remite el expediente a la Facultad
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
2
4. Elabora la Constancia de Egresado según la fecha de cierre de actas de aplazados del semestre señalado en la solicitud.
5. Remite el expediente al Decano para la suscripción de la Constancia.
FACULTAD 3 6. Decano suscribe la Constancia de Egresado. 7. Secretaria de la Facultad entrega al interesado la
Constancia de Egresado.
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Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
VICERRECTORADO ACADÉMICO Nº Página 32 de 50
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28. PROCESO: CONSTANCIA DE MATRICULA PRE GRADO
PROCEDIMIENTO: 28. CONSTANCIA DE MATRICULA
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida a Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo de la Filial, consignado deuda cero.
2. Boleta de pago. 3. Dos fotografías tamaño carnet, con vestimenta
formal, fondo blanco en papel fotográfico mate.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
2 4. Elabora y suscribe la Constancia de Matricula 5. Entrega al interesado, y en las Filiales el Director
General Académico-Administrativo de la Filial
29. PROCESO: CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO GENERAL
PROCEDIMIENTO: 29. CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO
GENERAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/EGRESADO /MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida a Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico -Administrativo de la Filial, consignado deuda cero
2. Boleta de pago. 3. Dos fotografías tamaño carné, con vestimenta formal,
fondo blanco, en papel fotográfico mate.
JEFATURA REGISTRO TÉCNICO
2 4. Elabora la Constancia de Orden de Mérito General
VICERRECTORADO ACADÉMICO Y JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
3 5. La Constancia de Orden de Mérito General es suscrita
por el Vicerrector Académico y el Jefe de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
4 6. Entrega al interesado la Constancia de Orden de
Mérito General y en las Filiales el Director General Académico-Administrativo de la Filial
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
Código VRA-MA-001
Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
VICERRECTORADO ACADÉMICO Nº Página 33 de 50
33
30. PROCESO: CONSTANCIA DE ORDEN DE MERITO SEMESTRAL
PROCEDIMIENTO: 30. CONSTANCIA DE ORDEN DE MERITO
SEMESTRAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida a Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo de la Filial, consignado deuda cero
2. Boleta de pago. 3. Dos fotografías tamaño carné, con vestimenta
formal, fondo blanco, en papel fotográfico mate.
JEFATURA REGISTRO TÉCNICO
2 4. Elabora la Constancia de Orden de Mérito
Semestral
VICERRECTORADO ACADEMICO Y JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
3 5. La Constancia de Orden de Mérito Semestral es
suscrita por el Vicerrector Académico y el Jefe de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
4
6. Entrega al interesado la Constancia de Orden de Mérito Semestral General y en las Filiales el Director General Académico-Administrativo de la Filial
31. PROCESO: CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR GENERAL
PROCEDIMIENTO: 31. CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/EGRESADO /MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida a Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo de la Filial, consignado deuda cero.
2. Boleta de pago. 3. Dos Fotografías tamaño carné con vestimenta
formal, fondo blanco en papel fotográfico mate.
JEFATURA REGISTRO TÉCNICO
2 4. Elabora la Constancia de Tercio Superior General
VICERRECTORADO ACADEMICO Y JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
3 5. La Constancia de Tercio Superior General es
suscrita por el Vicerrector Académico y el Jefe de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
4 6. Entrega al interesado la Constancia de Tercio
Superior General y en las Filiales el Director General Académico-Administrativo de la Filial
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32. PROCESO: CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR GENERAL
PROCEDIMIENTO: 32. CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR
GENERAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/EGRESADO/ MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida a Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo de la Filial, consignado deuda cero.
2. Boleta de pago. 3. Dos fotografías tamaño carné con vestimenta
formal, fondo blanco en papel fotográfico mate.
JEFATURA REGISTRO TÉCNICO
2 4. Elabora la Constancia de Quinto Superior General.
VICERRECTORADO ACADEMICO Y JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
3 5. La Constancia de Quinto Superior General es
suscrita por el Vicerrector Académico y el Jefe de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
4 6. Entrega al interesado la Constancia de Quinto
Superior General y en las Filiales el Director General Académico-Administrativo de la Filial
33. PROCESO: CONSTANCIA DE DÉCIMO SUPERIOR GENERAL
PROCEDIMIENTO: 33. CONSTANCIA DE DECIMO SUPERIOR
GENERAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/EGRESADO/ MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Jefe de Registro Técnico y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo de la Filial, consignado deuda cero.
2. Boleta de pago. 3. Dos fotografías tamaño carné, con vestimenta
formal, fondo blanco, en papel fotográfico mate.
JEFATURA REGISTRO TÉCNICO
2 4. Elabora la Constancia de Decimo Superior
VICERRECTORADO ACADEMICO Y JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
3 5. La Constancia de Decimo Superior General es
suscrita por el Vicerrector Académico y el Jefe de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TECNICO
4 6. Entrega al interesado la Constancia de Decimo
Superior General y en las Filiales el Director General Académico-Administrativo de la Filial
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34. PROCESO: CONSTANCIA DE NO HABER SIDO SEPARADO DE LA UNIVERSIDAD
PROCEDIMIENTO: 34. CONSTANCIA DE NO HABER SIDO
SEPARADO DE LA UNIVERSIDAD
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/EGRESADO/ MESA DE PARTES
1 1. Solicitud dirigida al Decano 2. Boleta de pago.
FACULTAD 2 3. Solicita Informe a la Comisión de Disciplina de
estudiantes. 4. Solicita informe a la Jefatura de Registro Técnico
COMISION DISCIPLINA DE ESTUDIANTES
3 5. Elabora el Informe respectivo remitiendo el
expediente a la Facultad
FACULTAD 4
6. El Decano emite y suscribe la Constancia que corresponda su condición académica y disciplinaria.
7. Entrega al interesado la Constancia.
35. PROCESO: CARTA DE PRESENTACIÓN PARA DESARROLLAR PRÁCTICAS PROFESIONALES
PROCEDIMIENTO: 35. CARTA DE PRESENTACION PARA
DESARROLLAR PRACTICAS PROFESIONALES
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
EGRESADO/ MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Director de Seguimiento y Vinculación Laboral de Egresados y/o a su representante en las Filiales
2. Boleta de pago. 3. Copia de DNI 4. Constancia de no adeudo a la Universidad.
DIRECCION DE SEGUIMIENTO Y VINCULACION LABORAL DE EGRESADOS
2
5. Solicita al Jefe de Grados y Títulos informe si el interesado tiene condición de egresado.
6. Elabora la Carta de Presentación según corresponda.
VICERRECTORADO/ DIRECCION DE SEGUIMIENTO Y VINCULACION LABORAL DE EGRESADOS/ DIRECTOR ACADEMICO
3
7. Suscriben la Carta de Presentación para desarrollar Prácticas Profesionales el Vicerrector Académico y el Director de Seguimiento y Vinculación Laboral de egresados y en la Filial, es suscrita por el Director General
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ADMINISTRATIVO/ REPRESENTANTE EN LA FILIAL DEL DIRECTOR DE SEGUIMIENTO Y VINCULACION LABORAL
Académico-Administrativo de la Filial y por el Representante del Director de Seguimiento y Vinculación Laboral.
DIRECCION DE SEGUIMIENTO Y VINCULACION LABORAL DE EGRESADOS Y/O SU REPRESENTANTE EN LA FILIAL
4 8. Entrega al interesado la Carta de
Presentación.
36. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE APELLIDOS Y NOMBRES
PROCEDIMIENTO: 36. RECTIFICACIÓN DE APELLIDOS Y
NOMBRES
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1
1. Solicitud dirigida al Secretario General 2. Boleta de pago 3. Copia de partida de nacimiento. 4. Copia de DNI
SECRETARIA GENERAL 2 5. Emite de oficio la rectificación de apellidos y
nombres , si corresponde, dirigiéndolo a la Jefatura de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
3 6. Procesa la información en el Sistema e informa al
interesado.
37. PROCESO: ACTIVACIÓN DE CÓDIGO
PROCEDIMIENTO: 37. ACTIVACIÓN DE CODIGO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1 1. Solicitud dirigida al Vicerrector Académico 2. Boleta de pago ( derecho de tramite)
VICERRECTORADO ACADÉMICO
2 3. Remite el expediente a la Jefatura de Registro
Técnico.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
3 4. Procesa lo solicitado en el Sistema e informa al
interesado.
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37
38. PROCESO: CONSTANCIA DE PLAN ESTUDIOS
PROCEDIMIENTO: 38. CONSTANCIA DE PLAN CURRICULAR
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1 1. Solicitud dirigida al Decano 2. Boleta de pago
FACULTAD 2 3. Decano elabora y suscribe la Constancia de
Plan de Estudios 4. Entrega al interesado la Constancia.
39. PROCESO: FLEXIBILIDAD ADMINISTRATIVA: Permite al estudiante llevar asignaturas en otros programas académicos de la UPSJB en sus locales de Lima y Filiales.
PROCEDIMIENTO 39. FLEXIBILIDAD ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1
1. La Flexibilidad Administrativa puede ser solicitada por: a. El estudiante mediante solicitud de trámite dirigida
al Director del Programa de Estudios b. La Dirección del Programa de Estudios solo en
casos de falta de aforo, solicitará de oficio la flexibilidad administrativa a la Jefatura de Registro Técnico
2. La flexibilidad procede en una o más asignaturas correspondientes al mismo Plan de Estudios en cualquiera de los locales de Lima y Filiales, manteniendo las condiciones de su sede de origen, teniendo en cuenta lo siguiente:
2.1 Para la matrícula de una o más asignaturas en otro Programa e Estudios deben coincidir los planes de estudios, los contenidos silábicos, horas y creditaje como corresponde, con los cursos generales y cursos del mismo Plan de estudios de los Programas de Estudios, incluyendo cursos electivos.
2.2 No procede para ningún curso de especialidad ni curso básico de carreras diferentes.
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2.3 La Matrícula en asignaturas de los Planes de Estudios de los Programas de Estudios de aquellas universidades nacionales o extranjeras con la que la Universidad haya firmado un Convenio siempre que el creditaje, contenido y horas no sea menor al de su Plan de Estudios.
2.4 En ningún caso se aceptan cruces de horarios.
3. Implementación de la matrícula por flexibilidad: 3.1 Conserva su código de estudiante y local de origen 3.2 El docente registra las evaluaciones en el acta
correspondiente en el lugar donde va a llevar el curso, apareciendo en su Record Académico del estudiante.
3.3 Procede la solicitud de flexibilidad administrativa hasta antes de inicio de clases.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
2
4. El Director de Programa de Estudios de origen hace la consulta al Director de la Programa de Estudios de requerimiento.
5. El Director del Programa de estudios de requerimiento se pronuncia mediante oficio si procede lo solicitado, teniendo en cuenta el aforo establecido por aula y horarios del o los cursos materia de flexibilidad y remite el informe al Programa de estudios de origen.
6. Si procede lo solicitado el Director del Programa de estudios de origen remite el expediente a la Jefatura de Registro Técnico.
REGISTRO TECNICO
3 7. Procesa la información y realiza la matricula por
flexibilidad administrativa.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
4 8. El Director del Programa de estudios de origen informa
al estudiante los resultados de su gestión.
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40. PROCESO: PROPUESTA, APROBACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTRATO DOCENTE
Base Legal: 1. Ley Universitaria N° 30220 2. Estatuto UPSJB 3. Reglamento de Facultad
PROCEDIMIENTO 40. PROCESO: PROPUESTA, APROBACIÓN,
PRESUPUESTO Y CONTRATO DOCENTE
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Vicerrectorado Académico
1 1. Programación calendarizada y publicación en el
Calendario Académico del proceso de propuesta, aprobación, presupuesto y contrato docente
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
2
2. Elabora la propuesta docente cumpliendo el perfil exigido y las exigencias señaladas en el Art 90 Ley Universitaria N° 30220 Medidas Preventivas contra el hostigamiento sexual en agravio de un miembro de la comunidad universitaria, o los delitos de violación contra la libertad sexual, apología del terrorismo, terrorismo y sus formas agravadas, corrupción de funcionarios y/o tráfico ilícito de drogas; así como incurrir en actos de violencia que atente contra los derechos fundamentales de la persona y contra el patrimonio que impiden el normal funcionamiento de los servicios públicos, el docente es separado preventivamente sin perjuicio de la sanción que se imponga.
3. Presentación en el Formato RHU-FR-33 donde señala: a) Apellidos y nombres del docente b) Indicar si es docente: tiempo completo, tiempo parcial
o jefe de practica c) Número de horas semanales d) Valor por hora e) Monto Fijo f) Periodo a dictar
4. Mediante Oficio presenta la propuesta docente al Decano de Facultad en el Formato RHU-FR-33 en fecha señalada en el Calendario Académico.
DECANO / CONSEJO DE FACULTAD
3
5. El Decano presenta ante el Consejo de Facultad la propuesta docente de los Programas de Estudios que la conforman.
6. El Consejo de Facultad revisa y aprueba las propuestas presentadas por la Dirección del Programa de Estudios, asegurando, que se cumpla el Perfil Docente y los requisitos.
7. El Decano elabora la Resolución Decanal correspondiente adjuntando como anexo a la misma el Formato RHU-FR-33
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40
8. El Decano deriva la propuesta docente para la ratificación por el Consejo Universitario, en fecha señalada en el Calendario Académico.
CONSEJO UNIVERSITARIO
4 9. Ratifica la propuesta docente presentada por cada
Facultad, en fecha señalada en el Calendario Académico.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS
5 10. Elabora el Presupuesto docente ratificado por el Consejo
Universitario.
GEREENCIA DE RRHH
6 11. Elabora los contratos docentes 12. Realiza la gestión para la firma de contratos con cada
docente, en fecha señalada en el Calendario Académico.
Base Legal
Ley Universitaria N° 30220.
Artículo 59. Atribuciones del Consejo Universitario El Consejo Universitario tiene las siguientes atribuciones:
59.7 Nombrar, contratar, ratificar, promover y remover a los docentes, a propuesta, en su caso, de las respectivas unidades académicas concernidas.
Artículo 67. El Consejo de Facultad El Consejo de Facultad es el órgano de gobierno de la Facultad.
67.2 Las atribuciones del Consejo de Facultad son:
67.2.1 Proponer al Consejo Universitario la contratación, nombramiento, ratificación y remoción de los docentes de sus respectivas áreas.
Artículo 122. Régimen de gobierno y de docentes en las universidades privadas
El Estatuto de cada universidad privada define el proceso de selección, contratación, permanencia y promoción de sus docentes, con sujeción a lo dispuesto en los artículos 80 y 82 de la presente Ley.
Estatuto -31 marzo 2018-Kardex N° 035936
Art 57 El Consejo Universitario
11.n) Aprobar, el nombramiento, contratación, remoción y promoción de docentes de la UPSJB SAC
Artículo 65-Del Consejo de Facultad y del Decano
3 a) Proponer al Consejo Universitario, la contratación, nombramiento, ratificación y remoción de los docentes de sus respectivas áreas.
Reglamento de Facultad
Art.14 Son funciones del Consejo de Facultad:
13.7 Aprobar la carga lectiva de los docentes de las Escuelas Profesionales que integran la Facultad.
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41
Art.48 Funciones del Director del Programa de Estudios
48.22 Proponer al Decano la carga académica semestral de los docentes del Programa de Estudios
41. PROCESO: RECTIFICACIÓN DE ASISTENCIAS
PROCEDIMIENTO: 41. RECTIFICACIÓN DE ASISTENCIAS
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE / MESA DE PARTES
1
El estudiante debe informarse de lo siguiente:
1. El plazo final para solicitar rectificación de asistencias es de dos días UTILES después del cierre de actas de cada Unidad Formativa.
2. No se aceptará por ningún motivo solicitud de rectificación de asistencias posterior a la fecha límite establecida, declarándose improcedente y extemporáneo lo solicitado en resguardo de la integridad del promedio final y el orden de mérito
3. Requisitos: - Solicitud de tramite dirigida al Director del
Programa de estudios y en las Filiales al Director General Académico-Administrativo dentro de los plazos establecidos.
- Comprobante de pago.
DIRECCION DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS/ DIRECCION GENERAL ACADEMICA DE LA FILIAL
2
4. La Dirección del Programa de estudios elabora el informe correspondiente para la rectificación de asistencias en base: a) Informe debidamente suscrito por el docente
responsable de la asignatura. b) Copia de Registro de asistencia de Aula Virtual. c) Todo expediente será suscrito, sellado y foliado.
FACULTAD/DIRECCION GENERAL ACADEMICA DE LA FILIAL
3
5. El Decano autoriza la rectificación de asistencia si así lo amerita, dentro del semestre vigente, dentro del plazo establecido y remite el expediente a la Dirección del Programa de Estudios de procedencia.
PROGRAMA DE ESTUDIOS
4
6. Recibe el expediente y comunica al estudiante de los resultados del mismo, si procede la rectificación de asistencias, traslada el expediente a la Jefatura de Registro Técnico para continuar con el procedimiento.
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
5 7. Realiza el procedimiento de rectificación de asistencia
correspondiente.
Nota-En caso que el proceso se presente extemporáneamente la autorización “si correspondiera o no”, es de exclusiva competencia del Decano
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42
42. PROCESO: RETIRO VOLUNTARIO DEL CICLO ACADÉMICO EN CURSO.
PROCEDIMIENTO 42. RETIRO VOLUNTARIO DEL CICLO ACADÉMICO
EN CURSO
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTE
1
Se define como el retiro voluntario del estudiante del semestre en curso después de la tercera semana de inicio de clases, registrando en el Record académico la nota obtenida hasta la fecha señalada en la solicitud, paralelamente se suspende su estado de cuenta para que no genere deuda pendiente. 1. Solicitud dirigida al Vicerrector Académico. 2. Adjuntar documento de justificación: por enfermedad,
enfermedad de familiar cercano, por problemas económicos y otros hechos justificables.
3. Boleta de pago.
VICERRECTORADO ACADEMICO
2
4. Recepciona y autoriza el retiro voluntario del estudiante del ciclo académico en curso a partir de la fecha de la solicitud.
5. Remite el expediente a las siguientes áreas: Jefatura de Registro Técnico Gerencia Finanzas y Contabilidad
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
3
6. Procesa el retiro voluntario del ciclo académico en curso admitiendo el registro en el aula virtual de las evaluaciones obtenidas y asistencias hasta la fecha de la solicitud para su registro en el Record Académico.
GERENCIA FINANZAS Y CONTABILIDAD
4 7. Procesa la suspensión de su estado de cuenta
corriente a partir de la fecha de la solicitud para que no genere deuda pendiente.
NOTA –Los casos de retiro voluntario del ciclo académico en curso no debe variar el total de matriculados
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43. PROCESO: RETIRO VOLUNTARIO DE ASIGNATURA.
PROCEDIMIENTO 43. RETIRO VOLUNTARIO DE ASIGNATURA
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIANTE/MESA DE PARTE
1
Se define como el retiro voluntario del estudiante de uno o más cursos en los se ha matriculado. El retiro se tendrá en cuenta únicamente para efectos académicos y se basa en el principio del interés superior del estudiante. No modifica el monto de pagos a los que se ha comprometido. Ningún retiro puede repetirse más de dos veces en la misma asignatura
Requisitos: 1. Solicitud de retiro de asignatura dirigida al Director
del Programa de Estudios, explicando la razón de su pedido, como máximo una semana antes de los exámenes finales en las fechas establecidas en el Calendario Académico.
2. No tener deuda económica vencida. 3. Pago del derecho de tramite académico
DIRECCIÓN DEL PROGRAMA DE ESTUDIO
2
4. Recepciona y autoriza el retiro voluntario en la asignatura a partir de la fecha de la solicitud.
5. Remite el expediente a la Jefatura de Registro Técnico
JEFATURA DE REGISTRO TÉCNICO
3
6. Procesa el retiro voluntario de la asignatura rectificando la matrícula, eliminando la asignatura, en el Record académico, asimismo informa a la Dirección del Programa Académico
DIRECCIÓN DEL PROGRAMA DE ESTUDIO
4 7. Informa al estudiante los resultados de la gestión
solicitada.
GERENCIA FINANZAS Y CONTABILIDAD
5 8. El área de Sistemas de Información recibe la
información registrada por la Oficina de Registro Técnico y la procesa
Nota La información en el área de cobranzas no sufre cambios en el registro de las cuotas por cobrar / vencer, toda vez que el servicio educativo ha sido prestado.
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44
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Detalle
1.0 Versión inicial
2.0 Se Incorpora el procedimiento: Separación temporal por rendimiento Académico
3.0
Se inserta los siguientes procedimientos: Examen de Subsanación Cambio de Plan Curricular Carne Universitario Duplicado de Carne Universitario Constancia de Ingreso Constancia de Egresado Constancia de Matricula
3.1 Se incorpora el tarifario de los procesos académicos
3.2 Se incorpora el procedimiento Matrícula de Ingresantes
4.0
Se incorpora los siguientes procedimientos: Matricula por asignaturas (por creditaje). Rectificación de notas Constancia orden de Mérito General Constancia orden de Mérito Semestral Constancia de Tercio Superior General Constancia de Quinto Superior General Constancia de Decimo Superior General Constancia de no haber sido separado de la universidad Carta de presentación para desarrollar prácticas profesionales Renuncia de vacante Rectificación de apellidos y nombres Activación de código Constancia Plan Curricular se actualiza: Reserva de Matricula y/o Ampliación de Reserva de Matricula Tarifario de los Procedimientos
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45
5.0
Se modifica los siguientes procedimientos: Certificado de Estudios Convalidación de asignaturas Rectificación de notas Duplicado de carne universitario Matricula Extemporánea Rectificación de apellidos y nombres Tarifario Se incorpora: Plazos para resolver Trámites administrativos.
5.1 Error material, se obvio en el índice el proceso N° 14: Cambio de Sede o Filial
6.0
Se incorpora los siguientes procedimientos: Flexibilidad Académica Propuesta, Aprobación, Presupuesto y contrato docente Recalificación examen Rectificación de asistencias Se modifica los siguientes procedimientos: Matricula Ingresante Rectificación de matrícula solicitada por el estudiante Traslado Interno Examen de Aplazados Rectificación de notas Constancia de no haber sido separado de la universidad Carta de Presentación para desarrollar prácticas profesionales Aprobado Resolución Consejo Universitario N° 052-2019-CU-UPSJB-04 Marzo 2019.
7.0
Actualización Tarifario Académico versión 7.1 de 10 mayo 2019. Se modifica los siguientes procedimientos: Proceso 07-Reserva de matrícula y/o ampliación de Reserva de matrícula. Proceso 20-Examen de aplazados Proceso 42 –Propuesta, aprobación, presupuesto y contrato docente. Se incorpora los siguientes procedimientos: Proceso 43-Retiro voluntario de la universidad. Proceso 44-Retiro voluntario del ciclo académico en curso. Queda anulado: Proceso 37 .Renuncia de vacante.
7.1 Se retira la modalidad de Educación Semipresencial (MODEA)
7.2
Se retira el proceso de Cambio de modalidad de educación presencial (MOPRE) a Modalidad Semipresencial de Educación para Adultos (MODEA) Se incorpora Proceso: Retiro Voluntario de Asignatura.
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VICERRECTORADO ACADÉMICO Nº Página 46 de 50
46
7.3
Se modifica proceso de convalidación Se modifica proceso de examen de rezagado Se modifica el procedimiento de carnet universitario Se modifica el procedimiento del examen de subsanación.
8.0
Se modifica el procedimiento de Rectificación de Matricula para Convalidados (proceso manual a digital) Se modifica el procedimiento de Rectificación de Matricula solicitada por el estudiante (proceso manual a digital) Se modifica el procedimiento de Rectificación de Matricula por error administrativo (proceso manual a digital) Se modifica el procedimiento de Traslado Interno por el procedimiento de Cambio de Programa de Estudios (Traslado Interno) Se modifica proceso de Reserva de Matricula Se modifica proceso de Actualización de Matricula Se modifica el nombre del proceso Cambio de Sede o Filial por Cambio de Local Se modifica proceso de Convalidación Se retira el procedimiento de Retiro Voluntario de la Universidad
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47
ANEXO
TARIFARIO Y PLAZOS DE PROCESOS ACADÉMICOS ACTUALIZADO Y VIGENTE A PARTIR 04/12/2019
Versión 7.3 (Tarifario Académico)
Nro. Denominación Procedimiento Requisitos Derecho de tramite Responsable Plazo para
resolver Observaciones
1. Matrícula de Ingresantes Proceso 1
pág. 5
Matrícula en Lima 330.00
Matricula Filiales –
MH 330.00 Matricula Filiales –
Otras carreras 180.00
Matricula
extemporánea 1
200.00
Jefatura de
Registros
Técnicos
7 días Cronograma de
Actividades
2 Matrícula a partir del II ciclo
Matricula Extemporánea
Proceso 2
pág. 7
Matrícula en Lima
330.00 Matricula Filiales –
MH 330.00
Matricula Filiales – Otras carreras 180.00
Matricula
extemporánea 200.00
Estudiante
Según
cronograma
académico
Cronograma de
Actividades
3. Matricula por asignaturas (por
creditaje)
Proceso N° 3
pág. 9
MH/ES/MVZ
371.00
Otros 190.00
Dirección de
Programa de
Estudios
Según
cronograma
académico
Formato de
Solicitud 15.00 Costo por crédito
depende de la
Escuela
4. Rectificación de matrícula para
convalidados
Proceso N° 4
pág. 10 Sin Costo Estudiante
7 días
hábiles
5. Rectificación de matrícula
solicitada por el estudiante
Proceso N° 5
pág. 11 100.00 Estudiante
7 días
hábiles
Cronograma de
Actividades
6. Rectificación de matrícula por
error administrativo
Proceso N° 6
pág.12 Sin Costo
Dirección de
Programa de
Estudios
7 días
hábiles De oficio
7. Ampliación de créditos Proceso N° 7
pág. 13
MH/ES/MVZ
371.00
Otros 190.00
Decano y/o
Director General
de Filial
10
días hábiles
Costo por
crédito
depende de la
Escuela
8.
Reserva de matrícula y/o
Ampliación de reserva de
matrícula
Proceso N° 8
pág. 14
120.00
110.00
Jefatura de
Registros
Técnicos
7 días
hábiles
9. Actualización de matricula Proceso N° 9
pág. 15 50.00
Jefatura de
Registros
Técnicos
7 días
10. Separación temporal por
rendimiento académico
Proceso N° 10
pág. 16 Sin Costo
Jefatura de
Registros
Técnicos
Automático
al cierre de
actas
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Nro. Denominación Procedimiento Requisitos Derecho de
tramite Responsable
Plazo
para
resolver
Observaciones
11. Reincorporación a la
Universidad
Proceso N° 11
pág. 17 50.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
7 días
12.
Cambio de Programa de
Estudios de Pregrado (Traslado
Interno)
Proceso N° 12
pág. 18 210.00
Dirección del
nuevo Programa
de Estudios
15 días
hábiles
13. Cambio de Local Proceso N° 13
pág. 19 120.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
10 días
hábiles
14. Convalidación de asignatura Proceso N° 14
pág. 20
Interno 50.00
Externo 50.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
30 días
Por Cambio de
Programa
(traslado
Interno) y
Externo
15. Record académico Proceso N° 15
pág. 22 50.00
Jefatura de
Registros
Técnicos
3 días
hábiles
16. Certificado de estudios Proceso N° 16
pág. 22 65.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y en
Filiales Director
General
5 días
hábiles
Costo por ciclo
académico
17. Constancia de estudios Pre
Grado
Proceso N° 17
pág. 23 75.00
Decano y/o
Director General
de Filial
7 días
hábiles
18. Examen de rezagados Pre grado Proceso N° 18
pág. 23 100.00
Dirección de
Programa de
Estudios
7 días
hábiles
19. Examen de aplazados Pre grado Proceso N° 19
pág. 24 200.00
Dirección de
Programa de
Estudios
7 días
hábiles
20. Examen de subsanación por
crédito
Proceso N° 20
pág. 25
MH/ES/MVZ
371.00
OTROS 190.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
30 días
Costo por
crédito depende
de la Escuela
21. Recalificación de examen Proceso N° 21
pág. 27
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
07 días
22. Rectificación de notas por error
del docente
Proceso N° 22
pág. 28 30.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
10 días
hábiles
Formato de
Solicitud
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
Código VRA-MA-001
Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
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Nro. Denominación Procedimiento Requisitos Derecho de
tramite Responsable
Plazo
para
resolver
Observaciones
23. Cambio de plan curricular Proceso N° 23
pág. 29 15.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
10 días
hábiles
Formato de
Solicitud
24. Carné Universitario Proceso N° 24
pág. 30 Sin costo
Jefatura de Registros Técnicos
Otorgado por
SUNEDU
25. Duplicado del carné
universitario
Proceso N° 25
pág. 30 25.00
Jefatura de
Registros
Técnicos
Otorgado por
SUNEDU
26. Duplicado de la constancia de
ingreso Pre grado
Proceso N° 26
pág. 31 40.00
Comisión de
Admisión y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
27. Constancia de egresado de Pre
Grado
Proceso N° 27
pág. 31 75.00
Decano de la
Facultad
7 días
hábiles
28. Constancia de matrícula Pre
grado
Proceso N° 28
pág. 32 50.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
29. Constancia de orden de mérito
general
Proceso N° 29
pág. 32 40.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
30. Constancia de orden de mérito
semestral
Proceso N° 30
pág. 33 40.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
31. Constancia de tercio superior
general
Proceso N° 31
pág. 33 40.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
32. Constancia de quinto superior
general
Proceso N° 32
pág. 34 40.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
33. Constancia de décimo superior
general
Proceso N° 33
pág. 34 40.00
Jefatura de
Registros
Técnicos y
Director General
de Filial
5 días
hábiles
34. Constancia de no haber sido
separado de la Universidad
Proceso N° 34
pág. 35
Rendimiento
Académico 75.00
Buena conducta
75.00
Decano de la
Facultad
7 días
hábiles
Por
Rendimiento
Académico y
Buena conducta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS
Código VRA-MA-001
Versión 8.0
Documento de Aprobación Resolución de Consejo Universitario N° 176-
2020-CU-UPSJB Fecha de Aprobación 12-06-2020
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Nro. Denominación Procedimiento Requisitos Derecho de
tramite Responsable
Plazo
para
resolver
Observaciones
35.
Carta de presentación para
desarrollar prácticas
profesionales
Proceso N° 35
pág. 35 20.00
Director de
Seguimiento y
Vinculación
Laboral de
Egresados y
representante en
filiales
5 días
hábiles
36. Rectificación de apellidos y
nombres
Proceso N° 36
pág. 36 20.00
Secretario
General
7 días
hábiles
37. Activación de código Proceso N° 37
pág. 36 15.00
Vicerrector
Académico
3 días
hábiles
Formato de
Solicitud
38. Constancia de Plan de Estudios
Pre grado
Proceso N° 38
pág. 37 75.00
Decano de la
Facultad
10 días
hábiles
39. Flexibilidad Administrativa Proceso N° 39
pág. 37 Sin costo
Dirección de
Programa de
Estudios
7 días
hábiles
40. Propuesta, aprobación,
presupuesto y contrato docente
Proceso N° 40
pág. 39 Sin costo
Dirección de
Programa de
Estudios y
Decanos
30 días
41. Rectificación de asistencia por
error del docente
Proceso N° 41
pág. 41 30.00
Dirección de
Programa de
Estudios y/o
Director General
de Filial
10 días
hábiles
42. Retiro voluntario del ciclo
Académico en curso
Proceso N° 42
pág. 42 15.00
Vicerrector
Académico
3 días
hábiles
Formato de
Solicitud
43. Retiro voluntario de asignatura Proceso N° 43
pág. 43 150.00
Dirección de
Programa de
Estudios
3 días
hábiles
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