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Import des emprunteurs

V 1.0 Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/

V e r s i o n d u d o c u m e n t V 2 . 0

D a t e 0 9 2 0 1 2

E d i t e u r P ô l e T I C E - R e c t o r a t d e l ' a c a d é m i e d ' A i x - M a r s e i l l e

R é d a c t e u r s

Auteur(s)

Extrait du document d'Alain SOULIER

Extrait du document d'Anne WIX

Modifié et adapté par Romaric PONCIN

L i c e n c e

Copyleft sous double licence GNU FDL & CCBYSA

Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/2

Sommaire

Introduction............................................................................................................................4

I Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...) ..................................5

II Effacer les prêts..................................................................................................................6

III Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice...........................................................9

IV Modifier le fichier emprunteurs avec excel..................................................................14

V Importer les lecteurs dans PMB la première fois..........................................................23

VI Import des lecteurs : mise à jour...................................................................................26

Conclusion...........................................................................................................................30

Groupe de compétences PMB http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/

Introduction

Avant propos

● Ce guide vous permettra d'importer les lecteurs en début d'année.

● Durée : 15 minutes

Ce qu'il faut savoir avant de commencer :

● Utiliser un tableur (Office ou Libreoffice)

● Copier-coller

Ce que nous allons apprendre à faire :

● Demander d'exporter le fichier des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE)

● Effacer les données de prêt

● Créer une liste d'emprunteurs au format .csv

● Importer les lecteurs dans PMB

Attention

Les copies d'écran peuvent varier en fonction de votre choix de style PMB, les fonctions et outils

restent les mêmes.

Tout au long de ce tutoriel, des copies et des vidéos d'écran agrémenteront les explications.

Les animations et les illustrations ne sont actives que dans la version interactive.

I Récupérer la base des emprunteurs (IACA, SIECLE, SCRIBE...)

Remarque

Vous pouvez récupérer n'importe quel fichier à jour contenant les informations que vous désirez à

condition que le format du fichier soit .CSV ou .XLS (tableur).

Il est possible aussi de récupérer les informations de différents fichiers (Identifiant et mot de passe

IACA, adresse dans SIECLE) l'essentiel étant d'obtenir le fichier final tel qu'il est décrit dans ce

guide.

Concernant IACA le document suivant présente la procédure de récupération de la base emprunteurs.

Vous pouvez télécharger le fichier .pdf (FICHIER PDF POUR EXPORTER DEPUIS IACA) et le transmettre

à la personne en charge de IACA dans votre établissement afin qu'il vous fournisse les fichiers nécessaires

à l'import des utilisateurs dans PMB.

Attention

Si vous souhaitez des informations complémentaires : adresse, téléphone, date de naissance..etc.

Il est nécessaire de les demander car elles ne figurent pas dans le document ci-dessous !

FICHIER PDF POUR EXPORTER DEPUIS IACA

II Effacer les prêts

Attention

Ceci n'est pas nécessaire si vous avez laisser PMB gérer les numéros d'emprunteurs lors de

l'import précédent.

Pensez à imprimer les prêts restants avant toute manipulation !

Deux possibilités s'offrent à vous :

● Effacer les prêts en cours et les emprunteurs existants

● Effacer uniquement les prêts en cours et conserver les emprunteurs.

La deuxième solution peux poser problème si vous n'avez pas laisser PMB gérer les numéros

d'emprunteurs lors de l'import précédent.

Attention

Si les actions à réaliser ne sont pas incluses dans votre PMB vous pouvez vous rapprocher de

votre point ac@r ou solliciter le groupe PMB.

Vous les trouverez en téléchargement sur l'espace d'accompagnement en cliquant sur le lien

suivant : Télécharger les procédures prêts et emprunteurs

1/ Effacer les prêts en cours et les emprunteurs existants

Allez sur l'onglet Administration > Actions > Personnalisables

Puis cliquez sur Actions à exécuter en administration > Remise du prêt à zéro > Exécuter

2/ Effacer les prêts en cours (en conservant les emprunteurs)

Allez sur l'onglet Administration > Actions > Personnalisables

Puis cliquez sur Actions à exécuter en administration > Effacer les prêts uniquement (sans effacer les

emprunteurs) > Exécuter

III Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice

Importer les données de IACA et créer le fichier adapté pour PMB

Ouvrir le fichier .csv issu de IACA avec Libreoffice comme présenté dans les images suivantes :

- Choisir le bon format de séparateur (ici le point-virgule), un aperçu s'affiche

Modèle de tableau emprunteurs

Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez-le à cette adresse : modèle) de la même manière et de

préférence modifier le format des colonnes qui contiennent des chiffres : les dates de naissance, les sous-

groupe ou classe...etc. L'idéal est de choisir le format "texte" (sinon le format choisi doit être numérique

sans caractères spéciaux (de type /).

Notre objectif est d'obtenir à la fin un tableau dont la structure doit être la suivante :

(respecter l'ordre des colonnes et en gras ce qui est obligatoire!)

Nom / Prénom /Rue / Complément de rue /Code postal/ /Commune /Téléphone / Année de

naissance /Classe /Sexe/ Identifiant / Mot de passe

Par copie des colonnes utiles dans les modèles mis à votre disposition, déplacer et organiser les données.

Les champs concernant l'adresse peuvent rester vides mais chaque colonne doit exister.

Attention

Enfin pensez à supprimer la première ligne qui contient Nom Prénom etc...

Enregistrer le fichier :

Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : Texte CSV (.csv) et cocher la case "Éditer les

paramètres du filtre"

Choisir le point-virgule " ;" et effacer le signe dans le séparateurs de texte.

IV Modifier le fichier emprunteurs avec excel

Ouvrir le fichier .csv contenant les emprunteurs avec Excel 2007 comme présenté dans les images

suivantes :

Choisissez bien le séparateur (ici la virgule) afin d'obtenir des colonnes dans l'aperçu.

Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez à cette adresse : modèle) de la même manière et de

Modifier le fichier emprunteurs avec Libreoffice

L'animation ci-dessous explique comment procéder :

Ouvrir le fichier .csv issu de IACA avec Libreoffice comme présenté dans les images suivantes :

- Choisir le bon format de séparateur (ici le point-virgule), un aperçu s'affiche

Ouvrez ensuite le fichier modèle (téléchargez-le à cette adresse : modèle) de la même manière et de

Attention

Enregistrer le fichier :

Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : Texte CSV (.csv) et cocher la case "Éditer les

paramètres du filtre"

Choisir le point-virgule " ;" et effacer le signe dans le séparateurs de texte.

Attention

Enregistrer le fichier : Enregistrer sous > sous le nom du fichier choisir le type : CSV (séparateur : point

virgule) (*.csv).

V Importer les lecteurs dans PMB la première fois

Dans PMB, sur l'onglet Administration, sélectionner dans le menu de gauche l'option Lecteurs puis en

haut Import lecteurs.

Cliquez sur Parcourir et sélectionner le fichier csv créé précédemment !

Décochez devant Les numéros d'emprunteurs (1) et cochez "les logins et les mots de passe" (2) (si ils

sont contenus dans le tableau !) puis cliquez sur "Import des élèves", faites la même opération pour les

professeurs à partir du fichier spécifique "professeur"en cliquant sur "Import des professeurs".

Vérifiez sur l'onglet Circulation -> Prêt de documents. Mettre une étoile dans le champ Recherche

d'emprunteur et cliquez sur Suivant. La liste des emprunteurs apparaît : la parcourir pour vérifier qu'il n'y a

pas eu d'anomalie !

VI Import des lecteurs : mise à jour

Dans PMB, sur l'onglet Administration, sélectionner dans le menu de gauche l'option Lecteurs puis en

haut Import lecteurs.

Cliquez sur Parcourir et sélectionner le fichier csv créé précédemment !

Décochez devant Les numéros d'emprunteurs (1) et cochez "les logins et les mots de passe" (2) (si ils

sont contenus dans le tableau !) puis cliquez sur "Import des élèves", faites la même opération pour les

professeurs à partir du fichier spécifique "professeur"en cliquant sur "Import des professeurs".

Vérifiez sur l'onglet Circulation -> Prêt de documents. Mettre une étoile dans le champ Recherche

d'emprunteur et cliquez sur Suivant. La liste des emprunteurs apparaît : la parcourir pour vérifier qu'il n'y a

pas eu d'anomalie !

Conservation des prêts de l'année précédente

Si vous choisissez de conserver les prêts avant la mise à jour, les emprunteurs concernés seront

affectés dans 2 groupes. La classe de l'année précédente et celle de l'année en cours. Après

régularisation des retours vous pourrez leur attribuer le bon groupe.

Conclusion

Ce que nous avons appris à faire :

● Effacer les prêts et les emprunteurs de l'année précédente

● Editer un fichier .csv

● Importer les élèves et les enseignants dans la base

Complément

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous solliciter via le forum du cours "Accompagnement

des usages pédagogiques de PMB"1 dans la rubrique "Poser une question".

1 - https://pedagogie.ac-aix-marseille.fr/chamilo/main/forum/index.php?cidReq=PEDA01

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