user guide aplikasi simtata -...
Post on 12-Mar-2019
231 Views
Preview:
TRANSCRIPT
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | i
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI
SISTEM INFORMASI DAN PENATAUSAHAAN PERSURATAN (SIMTATA)
USER GUIDE APLIKASI SIMTATA
PRODUCT BY GREEN SOFTWARE
SPECIALIST SOFTWARE PROGRAMMING & DEVELOPER
WWW.APLIKASIPINTAR.COM
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | ii
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah, kita memuji-Nya dan meminta pertolongan,
pengampunan, dan petunjuk-Nya. Kita berlindung kepada Allah dari
kejahatan diri kita dan dari keburukan amal kita. Barang siapa mendapat
dari petunjuk Allah maka tidak akan ada yang dapat menyesatkannya,
dan barang siapa yang disesatkan oleh Allah maka tidak akan ada
pemberi petunjuk baginya. Aku bersaksi bahwa tidak ada Tuhan yang
berhak disembah selain Allah dan bahwa Muhammad adalah hamba dan
Rasul-Nya. Sholawat dan salam kami curahkan kepada Nabi Muhammad
dan keluarganya, dan sahabat-sahabatnya serta siapa saja yang
mengikuti mereka dengan baik hingga hari kiamat.
Tahukah Anda? sistem manual berimbas pada proses
pencatatan, penyimpanan dan pencarian surat yang membutuhkan waktu
lama. Hal ini berimbas pada manajemen arsip persuratan di instansi
pemerintahan yang tidak efisien. Masalah akan semakin kompleks ketika
surat yang dicari ternyata rusak atau hilang. Sudahkah Anda
membayangkan betapa rumitnya mengurus hal ini?
Aplikasi Persuratan (Sistem Informasi dan Manajemen Penatausahaan
Persuratan - Simtata) dibuat guna mengatasi masalah tersebut. sistem
backup dan restore data dan dokumen sangat ringan dan fleksibel
memungkinkan seluruh arsip surat bisa dibawa kemana-kemana dan
kapan saja.
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | iii
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
DAFTAR ISI ................................................................................................ ii
BAB 1 Download dan Instal Aplikasi SIMTATA ........................................... 1
BAB 2 Melakukan Regisrasi dan Memasukkan File Registrasi ke Dalam Aplikasi SIMTATA ................................................................ 2
BAB 3 Pengaturan Password .................................................................... 4
BAB 4 Klasifikasi Arsip ............................................................................. 5
BAB 5 Pengaturan Awal ........................................................................... 6 BAB 6 Posisi Awal Surat ........................................................................... 8
BAB 7 Posisi Awal Surat Keluar ................................................................ 10
BAB 8 Surat Masuk .................................................................................. 11
BAB 9 Disposisi Surat Masuk .................................................................... 13
BAB 10 Surat Keluar .................................................................................. 15
BAB 11 Backup Data ................................................................................. 16
BAB 12 Restore Data ................................................................................. 18 BAB 13 Terima Data .................................................................................. 19
Hubungi Kami
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 1
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 1
DOWNLOAD DAN INSTAL APLIKASI SIMTATA
Untuk mengunduh aplikasi SIMTATA dan update-update terbarunya dapat Anda
lakukan melalui website www.aplikasipintar.com, setelah pengunduhan aplikasi
SIMTATA selesai, lakukanlah proses Instalasi Aplikasi, klik saja Next tanpa
mengubah variable pada saat melakukan penginstalan sampai proses penginstalan
selesai.
LOGIN USER
Setelah proses penginstalan selesai, Klik Ganda pada icon Aplikasi SIMTATA di
Desktop seperti pada gambar berikut :
Setelah jendela Login muncul, masukkan Nama User : admin dan Password juga
admin, kemudian masukkan tahun sesuai periode tahun yang Anda inginkan
misalnya 2018 lalu klik tombol Login seperti terlihat pada gambar berikut :
Icon Aplikasi SIMTATA di Desktop
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 2
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 2
MELAKUKAN REGISTRASI DAN MEMASUKKAN FILE REGISTRASI KE DALAM APLIKASI SIMTATA
Untuk registrasi Anda dapat menghubungi langsung Konsultan kami yang tercantum
di website resmi kami www.aplikasipintar.com atau dengan cara yang kami tuliskan
di web tersebut.
Setelah proses registrasi selesai, selanjutnya adalah memasukkan file registrasi ke
dalam aplikasi SIMTATA. Caranya yaitu :
1. Download file registrasi yang kami kirimkan lewat email Anda,
2. Buka Aplikasi SIMTATA,
3. Klik pada menu nomor 32. Restore Data,
4. Kemudian klik tombol Cari Data,
5. Pilih file registrasi yang telah Anda download dari email Anda, lalu klik tombol
Ok,
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 3
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
6. Setelah itu klik tombol Restore
7. Tunggu sampai proses selesai
8. Klik tombol Keluar untuk keluar dari jendela Form Restore Database
Catatan :
Form Restore Data ini juga digunakan untuk mengembalikan data hasil backup
apabila telah dilakukan backup.
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 4
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 3 PENGATURAN PASSWORD
Langkah selanjutnya pemgaturan Password :
1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama,
2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 21. Pengaturan
Password,
3. Seletalah jendela Manajemen Password terbuka, Klik tombol Tambah untuk
menambah user dan password,
4. Setelah itu lengkapi semua kolom yang tersedia dan untuk hak akses,
gunakan Super Admin jika hanya ada 1 petugas persuratan, lalu tekan tombol
Simpan.
Tombol Ubah Tambah
Pilih Super Admin jika hanya ada 1
petugas
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 5
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
5. Lalu klik tombol Keluar untuk keluar dari jendela tersebut.
BAB 4 KLASIFIKASI ARSIP
Sebelum kita mulai mengiput daftar nama pegawai terlebih dahulu kita melakukan
penginputan daftar jabatan dan kelas jabatan sesuai dengan peraturan dan
ketentuan yang berlaku pada Instansi Anda caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik Tombol Tampilkan Menu Utama,
2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 22. Klasifikasi Kearsipan,
3. Setelah jendela Klasifikasi Kearsipan terbuka, Pilih tahapan klasifikasi,
a. Klasifikasi Induk
1. Pada Pilihan Tahapan Klasifikasi pilih Induk,
2. Lalu klik tombol Masuk,
3. Setelah jendela Tabel Klasifikasi Induk terbuka, klik tombol Tambah
untuk menambah data Anak,
4. Setelah mengisi semua kolom yang tersedia, klik tombol Simpan untuk
menyimpan data
1. Pilih Induk
2. Klik tombol Masuk
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 6
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
5. Proses Penambahan Klasifikasi Pokok sama dengan cara penambahan
klasifikasi Induk
4. Klik tombol Keluar untuk kembali ke Halaman Utama
BAB 5 PENGATURAN AWAL
Langkah selanjutnya adalah pengaturan awal, disini kita akan menset Template
Nomor Surat yang sesuai dengan peraturan yang berlaku di instansi Anda, adapun
caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu utama, Klik tombol Nomor 23. Pengaturan Awal,
2. Setelah jendela Pengaturan Awal terbuka,
a. Klik tombol Ubah,
b. Isi semua kolom yang tersedia, tentukan target surat keluar dan surat
masuk dalam setahun (ini berkaitan dengan SKP pejabat yang menangani
persuratan)
c. Kemudian isi di template nomor sesuai kode yang berlaku di instansi Anda
misal KP.001/001/0001/OP-MMKS-18, maka di kolom tersebut kita
hanya mengambil OP-MMKS-
Klik tombol Tambah
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 7
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
d. Isi Kolom jumlah baris perhalaman, ini untuk menetapkan maksimal data
dalam satu lembar halaman kartu persuratan (Buku Agenda Surat).
e. Kemudian mengisi Kolom Halaman Referensi Awal Surat Keluar dengan
nomor halaman terakhir di buku agenda surat keluar,
f. Kemudian mengisi Kolom Halaman Referensi Awal Surat Masuk dengan
nomor halaman terakhir di buku agenda surat masuk,
g. Kemudian isi kolom Nomor Referensi Awal Surat Keluar dengan nomor
akhir di buku agenda Surat Keluar
h. Kemudian isi kolom Nomor Referensi Awal Surat Masuk dengan nomor
akhir di buku agenda Surat Masuk
i. Lalu klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.
(2a) Target Surat Keluar setahun
(2b) Target Surat
Masuk setahun
(2c) Template Nomor Surat
(2i) Klik tombol
Simpan
(2d) Target Surat Keluar setahun
(2e), (2f), (2g), (2h)
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 8
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 6 POSISI AWAL SURAT MASUK
Jika Anda menggunakan aplikasi SIMTATA dipertengahan tahun atau setelah
berjalan secara manual, maka lakukan pengisian data di posisi awal surat masuk,
pindahkan semua data manual kedalam aplikasi melalui form Posisi Awal Surat
Masuk, adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik Tombol Menu Utama,
2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 13. Posisi Awal Surat
Masuk,
3. Setelah jendela Posisi Awal Surat Masuk terbuka, klik tombol Tambah untuk
menambah data,
4. Setelah jendela penambahan data terbuka,
a. Masukkan Halaman referensi di kolom referensi, (masukkan halaman
referensi sesuai halaman pada lembar buku agenda surat yang telah
dilakukan secara manual),
b. Masukkan Nomor referensi di kolom referensi, (masukkan nomor referensi
sesuai nomor urut surat pada buku agenda surat),
c. Kemudian cari klasifikasi arsip lalu isi kolom yang masih kosong,
d. kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data
Klik Tombol Tambah
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 9
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
5. untuk melihat dokumen yang telah tersimpan, klik ganda pada salah satu record
yang diinginkan pada tabel,
6. klik tombol Selesai untuk keluar dari jendela
(4a) Halaman Referensi
(4b) Nomor Referensi
(4c) Klasifikasi
Arsip
(5) Klik ganda
untuk melihat dokumen
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 10
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 7 POSISI AWAL SURAT KELUAR
Jika Anda menggunakan aplikasi SIMTATA dipertengahan tahun atau setelah
berjalan secara manual, maka lakukan pengisian data di posisi awal surat keluar,
pindahkan semua data manual kedalam aplikasi melalui form Posisi Awal Surat
Keluar, adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik Tombol Menu Utama,
2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 14. Posisi Awal Surat
Keluar,
3. Setelah jendela Posisi Awal Surat Keluar terbuka, klik tombol Tambah untuk
menambah data,
4. Setelah jendela penambahan data terbuka,
a. Masukkan Halaman referensi di kolom referensi, (masukkan halaman
referensi sesuai halaman pada lembar buku agenda surat yang telah
dilakukan secara manual),
b. Masukkan Nomor referensi di kolom referensi, (masukkan nomor referensi
sesuai nomor urut surat pada buku agenda surat),
c. Kemudian cari klasifikasi arsip lalu isi kolom yang masih kosong,
d. kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data
(4a) Halaman
Referensi
(4b) Nomor Referensi
(4c) Klasifikasi
Arsip
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 11
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 8 SURAT MASUK
Setelah kita mengisi Posisi Awal Surat Masuk, Langkah selanjutnya adalah
penginputan daftar Srat Masuk, adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik Tombol Menu Utama,
2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 1. Surat Masuk,
3. Setelah jendela Surat Masuk terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah
data,
4. Setelah jendela penambahan data terbuka,
a. Dalam pengisian daftar surat masuk ini, halaman referensi dan nomor
referensi insyaa Allah secara otomatis akan terisi,
b. Kemudian Isi tanggal dan jam masuk surat,
c. Kemudian cari klasifikasi arsip lalu isi kolom yang masih kosong,
d. kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data
Klik Tombol Tambah
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 12
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
5. untuk melihat dokumen yang telah tersimpan, klik ganda pada salah satu
record yang diinginkan pada tabel,
6. Untuk Menghapus atau mengubah data, klik salah satu pada record yang
diinginkan lalu klik tombol Hapus untuk menghapus data atau klik tombol
Ubah untuk mengubah data,
Halaman Referensi dan Nomor Referensi Insyaa Allah akan secara
Otomatis Terisi
Klasifikasi Arsip
Klik Tombol Hapus atau Ubah Klik salah satu
record
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 13
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 9 DISPOSISI SURAT MASUK
Setelah kita mengisi Surat Masuk, Langkah selanjutnya adalah Mencetak
Disposisi Surat serta menimpannya sebagai dokumen, adapun caranya adalah
sebagai beriku t:
1. Klik Tombol Menu Utama,
2. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 03. Disposisi Surat,
3. Setelah jendela Disposisi Surat terbuka, klik pada record surat yang akan
dicetak disposisinya, kemudian klik tombol Cetak untuk Mencetak disposisi,
4. Setelah didisposisi oleh pimpinan, kita simpan dalam bentuk pdf file
disposisinya dengan cara, klik salah satu record surat yang diinginkan, lalu
klik tonbol Ubah,
Klik Tombol Cetak untuk mencetak
Disposisi Klik salah satu record
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 14
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
5. Setelah Jendela Ubah terbuka, Klik tombol Browse, lalu klik tombol Simpan
Klik Tombol Ubah Klik salah satu record
Klik Tombol Browse untuk mencari file
disposisi surat
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 15
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 10 SURAT KELUAR
Setelah kita mengisi Posisi Awal Surat Keluar, Langkah selanjutnya adalah
penginputan daftar Surat Keluar, adapun caranya adalah sebagai berikut :
6. Klik Tombol Menu Utama,
7. Setelah muncul menu utama, Klik tombol Nomor 1. Surat Keluar,
8. Setelah jendela Surat Keluar terbuka, klik tombol Tambah untuk menambah
data,
9. Setelah jendela penambahan data terbuka,
a. Dalam pengisian daftar surat masuk ini, halaman referensi dan nomor
referensi insyaa Allah secara otomatis akan terisi,
b. Kemudian Isi tanggal dan jam masuk surat,
c. Kemudian cari klasifikasi arsip lalu isi kolom yang masih kosong,
d. kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data
Klik Tombol Tambah
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 16
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 11
BACKUP DATA
Kegunaan atau manfaat back up data yaitu kita masih mempunyai cadangan
data dari data yang hilang/rusak/terhapus, baik yang disebabkan oleh kesalahan kita
sendiri atau faktor lain di luar kemampuan kita, seperti: terkena virus, file rusak
(tidak bisa dibuka), perangkat komputer error/bermasalah, mati listrik, bencana, dan
lain sebagainya.
Dengan begitu cadangan data yang sudah kita simpan tersebut dapat kita
gunakan kembali sebagai pengganti data yang telah hilang/rusak/terhapus tadi.
Fungsi back up data lebih mengacu pada faktor keamanan dan kenyamanan dalam
menggunakan komputer.
Halaman Referensi dan Nomor Referensi Insyaa Allah akan secara
Otomatis Terisi
Klasifikasi Arsip
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 17
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
adapun cara untuk membackup data adalah sebagai berikut :
1. Klik tombol Nomor 31. Backup Data pada kelompok menu Utility,
2. Setelah jendela Backup Data terbuka, Pilih jenis data yang akan di backup,
kemudian klik tombol Lokasi Penyimpanan untuk menentukan letak file
hasil backup disimpan, kemudian berikan nama pada kolom Nama File,
setelah itu klik tombol Backup untuk membackup data.
3. Klik tombol Keluar unutuk kembali ke jendela utama.
Masukkan nama file hasil backup
Pilih Jenis Data yang akan dibackup
Klik tombol ini untuk
menentukan lokasi file hasil backup
Klik tombol Backup
untuk memulai proses backup
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 18
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 12
RESTORE DATA
System Restore adalah suatu utility yang digunakan untuk mengembalikan
suatu data pada hasil backup yang telah kita bahas sebelumnya, Nah, system ini
merupakan salah satu fitur (utility) dalam aplikasi e-Persuratan (SIMTATA) yang
sangat berguna.
adapun cara untuk membackup data adalah sebagai berikut :
1. Klik tombol Nomor 31. Restore Data pada kelompok menu Utility,
2. Setelah jendela Restore Data terbuka, Pilih jenis data yang akan di restore ,
kemudian klik tombol Cari Data untuk mencari letak file hasil backup yang
telah dibuat sebelumnya, kemudian klik tombol Restore untuk mulai
merestore datanya.
Catatan : Proses restore ini akan menimpa data yang lama sehingga data
yang ditampilkan adalah data hasil backup.
Pilih salah satu jenis datanya
Klik Tombol Cari Data
Untuk mencari lokasi file hasil backup
Klik Tombol Restore
untuk memulai proses restore data
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 19
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
BAB 13 TERIMA DATA
Terima Data adalah suatu utility yang digunakan untuk menyatukan dua data
dari dua lokasi yang berbeda, proses ini tidak akan menimpa data yang lama nakan
tetapi menyatukan data yang lama dengan data yang baru (data hasil terima data),
adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik tombol Nomor 33. Terima Data pada kelompok menu Utility,
2. Setelah jendela Terima Data terbuka, Pilih jenis data yang akan di terima ,
kemudian klik tombol Cari Data untuk mencari letak file hasil backup yang
telah dibuat sebelumnya, kemudian klik tombol Restore untuk mulai
menerima datanya.
Pilih salah satu jenis datanya
Klik Tombol Cari Data Untuk mencari lokasi
file hasil backup
Klik Tombol Restore untuk memulai proses
terima data
M a n u a l B o o k A p l i k a s i S I M T A T A S p e c i a l E d i t i o n | 20
www.aplikasipintar.com 0853 9433 3301 Aisyah-Golden-Software
KONTAK PERSON
JIKA ANDA MENGALAMI KESULITAN ATAU MENGINGINKAN INFORMASI YANG LEBIH BANYAK MENGENAI
APLIKASI SIMTATA, SILAHKAN MENGHUBUNGI KAMI DISALAH SATU DARI NOMOR BERIKUT
BY PHONE OR WHATSAPP
0853 9433 3301 Irvan Mamala
www.aplikasipintar.com
top related