tatacara persuratan rasmi institut perkhidmatan …
Post on 04-Oct-2021
40 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TATACARA PERSURATAN RASMIINSTITUT PERKHIDMATAN AWAM
01 Meningkatkan Pengetahuan Tentang Format Surat Rasmiyang Digunakan Di Dalam Perkhidmatan Awam
02 Meningkatkan Kemahiran Tentang Tatacara PenggunaanJenis-Jenis Surat Rasmi yang Betul
HASIL PEMBELAJARAN
03 Membaiki Beberapa Kesilapan Umum Yang Sering DilakukanSemasa Menulis Surat Rasmi
KANDUNGAN
Pengenalan Persuratan Rasmi Kerajaan
Ciri-Ciri Dalam Format Surat Rasmi
Penggunaan Ungkapan Khusus Dalam Surat Rasmi
Teknik / Kaedah Penulisan
Kesalahan-Kesalahan Umum
Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam SistemBerkementerian
PERSURATAN
Proses yang lumrah dalampengurusan dan pentadbiranseharian Perkhidmatan Awam
Salah satu alat perhubungan utama diantara sebuah Jabatan / Kementerian
dengan Jabatan / Kementerian lain
Jabatan / Kementerian denganorang ramai (awam) dan sebaliknya
SURAT RASMI
segala yang bertulis / bercetak untuk dihantar kepadapenerima yang tidak terbatas sifat & saiznya
ditulis dalam urusan-urusan rasmi seperti urusan pejabat,perniagaan, pengajian, pekerjaan dan sebagainya
dikirim oleh orang ramai / firma kepada Kerajaan& sebaliknya
diantara kementerian / jabatan Kerajaan
diantara negara dengan negara lain
1
2
3
4
5
FUNGSI
1 menyelenggara satu saluran komunikasi diantara dua pihak
2 memelihara satu rekod tetap atau kekal mengenai komunikasi
TUJUAN
Memohon Sesuatu Perkara
Mengaju Pertanyaan
Menyampai Maklumat
JENIS-JENIS SURAT RASMI
Minit
Poskad
Teleks / Telegram(Kawat)
Faksimili
E-mel
Surat Pemberitahuan
Surat Arahan
Surat Makluman / PermohonanAntara Jabatan / Kementerian
Memorandum
Surat Keliling
Logo(Kepala Surat)
Tarikh
CIRI-CIRI DALAM FORMAT SURAT
RASMI
Nama &Alamat
Pengirim
Nombor Telefon, Teleks,
Faksimili, E-mel
Garisan PanjangMelintang
(Jika Perlu)
BilanganRujukan
Fail
LOGO
Panji-Panji Negara Brunei Darussalam
Logo sendiri sebagailambang pengenalan
atau identitiKementerian &
Jabatan
Biasanya dicetakditengah-tengah
Pada dasarnya tidakterdapat pada
“MEMORANDUM” dan “ MINIT” kecuali pada
Jabatan-Jabatantertentu sahaja
NAMA DAN ALAMAT PENGIRIM
Nama dan alamat penuh kementerian ataujabatan
Dicetak atau ditulis ditepi samaada kiri, kananatau tengah ataupun dibawah surat
Dibubuh dengan tulisan huruf jawi
Tidak diperlukan pada “MEMORANDUM” dan “MINIT”
1
2
3
4
5
Termasuk nama bandar atau pekan dan juga daerah serta nombor poskod
GARISAN MELINTANG
Jarang ada pada SURAT kecuali jika dikehendaki
Pada MINIT, satu garisan melintang selepas perkataan MINITdan satu garisan lagi kira-kira (1) inci dari tepi sebelah kirisecara melurus iaitu bersambung pada garisan melintanghingga ke bawah kertas
Satu garisan melintang biasanya pada MEMORANDUM iaituselepas nama pengirim, nama penerima dan tarikh
NOMBOR TELEFON, FAKSIMILI & E-MEL
Perkara ini tidak terdapat pada “MEMORANDUM” atau“MINIT”
Dicetak atau ditulis pada SURAT samaada atas surat atauada sebahagian kementerian dan jabatan meletaknya di bawah surat secara mendatar
NOMBOR RUJUKAN
Rujukan Kami / Rujukan Tuan
Di sebelah kiri “SURAT” atau di bawah garisan melintang pada“MEMORANDUM”
MINIT – Di bawah isi minit tersebutselepas tarikh
Ketika menjawab surat ataumemorandum, nombor rujukan dan tarikh hendaklah dinyatakan supayamudah dirujuk
Jika dihantar melalui fax, masukkanperkataan FAX pada rujukan
Faks adalah dikira sah dan suratasal sebagai makluman sahaja
TARIKH
Sudut sebelahkanan “SURAT” iaituselepas alamatpengirim dan sebarisdengan nombor rujukan
Pada MEMORANDUM, ianyajuga dicetak atau ditulisdisudut sebelah kanan iaituselepas nama penerima dan sebelum garisan melintang
Pada MINIT, selepastandatangan dan kodjawatan
NAMA DAN ALAMAT PENERIMA
1
2
3
4
Ditulis di sebelah kiri surat
Ditulis sepenuhnya lengkap dengan pangkat gelaranMisalnya, Pengiran; Pehin; Dato Paduka; Datin Paduka dan lain-lain
Sesudah itu ditulis nama pejabat dan diikuti perincian lain dalamalamatnya
Di bawah baris nama dan gelaran hendaklah ditulis nama jawatanyang dipegangnya
5 Di atas nama penerima boleh ditulis rujukan kehormat sepertiYang Amat Mulia; Yang Berhormat; Yang Dimuliakan; Yang Mulia
CONTOH
Yang Mulia
Haji Mohd Saiful Hazmy bin Haji Mohd Yussof
Pegawai Latihan Kanan
Institut Perkhidmatan Awam
Rimba Gadong, BE3119
Negara Brunei Darussalam
CONTOH ‘LETTERHEAD’
CONTOH ‘LETTERHEAD’
CONTOH ‘LETTERHEAD’
TAJUK / PERKARA
Merupakan perkara pokok yang diperkatakan dalam sesuatu yang rasmi
Tajuk ditulis sebelah tepi atau tengah surat bergantung pada gayasusun atur surat yang dipilih
Tajuk hendaklah digaris (kalau menggunakan mesin taip) atau bold(menggunakan komputer)
Jika ditulis dalam huruf besar, tidak perlu digaris dan dihujungnyatidak perlu ada tanda noktah
Gunakan huruf besar bagi semua abjad pertama bagi setiapperkataan yang digunakan
ISI SURAT
Jelas, ringkas, tepatdan menarik
Perenggan pertamatidak diberi nombor
dan dimulakan di tepisebelah kiri surat
Dibuat berperenggan-perenggan
Bahagian terpentingdalam surat
ISI SURAT
Sebelum memulakan
perenggan baru,
tinggalkan ruang kosong
satu atau dua baris
Perenggan akhir tidak
diberi nombor dan
dimulakan rapat ke tepi
seperti perenggan
pertama
Perenggan kedua dan
seterusnya diberikan nombor
yang ditulis di tepi bahagian
surat, tetapi dimulakan tulisan
dibahagian tengah sedikit
kira-kira 2 cm. dari titik
selepas nombor
PENUTUP
Beberapa slogan juga digunakan seperti:
“Iman Teguh, Pendirian Kukuh”“Akhlak Mulia, Kehidupan Sempurna”
Diakhiri ungkapan yang ringkas bagi menandakan berakhirnyasurat.
Misalnya: Sekian, terima kasih.
TANDATANGAN
Sebelah kiri atau tengah mengikut gaya susunatur surat yang dipilih
Sebelum kata-kata yang mencerminkan hubungan di antarapengirim dengan penerima
Ucapan yang sering digunakan ialah “Yang Benar“, “Dengan Hormat“, “Salam Hormat”
Tidak perlu dibuat pada “MEMORANDUM” atau “MINIT”
TANDATANGAN
Di bawah tandatangan “SURAT” dan “MEMORANDUM” ditulisnama pengirim dalam huruf besar dan diberikan tanda kurung
Diikuti dengan jawatan pengirim
Huruf singkat b.p. (bagi pihak) ditulis sebelum jawatan pengirimsebenar
MINIT tidak perlu ada nama pengirim atau penulis, cukup dengan kodjawatan pengirim atau penulis
Akan tetapi jika kod tidak dikenali, dibuat nama dan jawatan pengirimsebagaimana dalam “SURAT” dan “MEMORANDUM”
Ungkapan Bahagian Pengenalan / Pendahuluan Surat
Ungkapan Bahagian Isi Surat
Ungkapan Bahagian Akhir Surat
Ungkapan Khusus Untuk Menamatkan Surat
PENGGUNAAN UNGKAPAN KHUSUS DALAM SURAT RASMI
Ungkapan Untuk Tandatangan
FORMAT MEMORANDUM
Saiz A4
Perkataan MEMORANDUM (Bold, 16, Center, Character Spacing Expanded By 3 Pt)
Daripada
Tarikh
Garisan Panjang Melintang
Bilangan Rujukan Fail Kami / Tuan
Kepada
MEMORANDUM
Daripada :
Kepada :
Tarikh:
Rujukan Kami: Rujukan Tuan:
FORMAT MINIT
Garisan Panjang
Melintang dan Menurun
PerkataanMINIT
M I N I T
CONTOH
CONTOH
TEKNIK / KAEDAH MENULIS SURAT RASMI
supaya mencapai maksud, matlamat & berkesan
Bagaimana? Buat nota, catatan kasar atau panduan sebelum menulis
sebelum ditaip, tentukan perancangan dibuat dengan teliti
Pegawai-Pegawai kanan akan memberi draf kandungansurat kepada Setiausaha atau Kerani mereka
5W 1H
What?Apa?
Who?Siapa?
WhenBila?
Where?Di Mana?
Why?Mengapa?
How?Bagaimana?
CONTOH
What?
(Apa?)
Memohon perkhidmatan fasilitator dari IPA bagi mengendalikan
Bengkel Penilaian Prestasi
Who?
(Siapa?)
30 orang pegawai kanan dan pegawai dari bahagian II & III
When?
(Bila?)
Rabu, 27 September 2017
8.00 pagi hingga 4.30 petang
Where?
(Di mana?)
Bilik Kuliah L 1.2, Aras 2, Institut Perkhidmatan Awam (IPA)
Why?
(Mengapa?)
Tujuan: untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran
mengenai kaedah penilaian prestasi masakini
How?
(Bagaimana?)
secara ceramah, perbincangan, demonstrasi, interaksi,
penyampaian dan kajian kes
Hendaklah menarik perhatian
Mengandungi alamat pengirim, gantinama diri, isi surat, penutup, tandatangan
Saiz kertas hendaklah sesuai agar tidak sesak atau renggang
Susunan berbeza mengikut jenis surat
Fikir semasak-masaknya sebelum menulis
Tentukan maksud menulis surat itu
Hendaklah meliputi segala perkara yang hendak disampaikan
Jika menjawab, mestilah menumpukan jawapan kepadaperkara yang dimaksudkan sahaja
Jangan ada ulasan kepada perkara yang tiada kena mengenadengan surat itu
Gunakan bahasa / perkataan yang mudah difahami
Terus menuju maksud yang hendak disampaikan(direct to the point)
Haruslah bersopan santun & menunjukkan sifat hormat
Hendaklah disusun rapi mengikut tujuan surat
Susunan butiran sebolehnya ringkas tetapi padat
Lazimnya dibahagi & dijelaskan dalam perenggan yang berlainan
Setiap perenggan memperkatakan tentang perkara atau tajukyang hendak disampaikan
Hendaklah mudah tetapi berkesan
Jangan gunakan terlalu banyak perkataan untuk menyatakanperkara yang mudah
Jangan pula gunakan perkataan terlalu ringkas hingga bolehmembawa berbagai makna
Jangan juga gunakan ayat terlalu panjang hingga sukar untukmemahaminya
Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari segi maksudnya
Beri perhatian sewajarnya
Sekiranya banyak ejaan salah akan membangkitkan perasaankurang senang di pihak penerima
Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk KAMUS atau hubungiDewan Bahasa & Pustaka
Tanda-tanda baca yang salah boleh membawa maksud yang berlainan dan mengelirukan (boleh mengubah maksud sesuatu ayat)
Cuba bersikap adil semasa menulis surat itu. Walaupun kita perlubersikap simpati tetapi jangan terlalu merendah diri
Walaupun demikian, penulis jangan sekali-kali menunjukkan sikapmemerintah
Cara sebaiknya apabila menulis itu ialah tidak bersikapterlalu kasar & bersikap tidak terlalu berlemah-lembut
Jika tidak bersetuju pun, jangan sekali bertindak di luarperikemanusiaan
Semasa menulis surat aduan, perlu tunjuk sikap berlemah-lembut
Bahasa yang lemah-lembut membayangkan peribadi & budipekerti pengirimnya
Persuratan rasmi kerajaan kepada kementerian / jabatan / orang ramai biasanya ditaip dengan mesin taip atau komputer
Surat orang ramai kepada kementerian / jabatan boleh ditulisdengan tulisan tangan tetapi tulisan mesti jelas
.
Alamat pada sampul surat hendaklah ditulis atau ditaipdengan lengkap, jelas & betul
Pastikan agar POSKOD dibubuh mengikut nombor yang ditetapkan Jabatan Perkhidmatan POS
.
Surat yang telah ditandatangani hendaklah dilipat dengancermat & betul caranya
Kaedah yang baik ialah dengan cara melipat surat itu dua kali
Sesuaikan lipatan surat dengan sampul surat yang hendak dikirim& lekatkan penutupnya dengan cermat
Sesetengah kementerian dan jabatan kerajaan sering keliru ketikamemilih jenis atau tatacara yang digunakan bagi perhubunganpersuratan di dalam sistem berkementerian
Satu panduan tentang tatacara perhubungan persuratan dalamsistem berkementerian telah dikeluarkan melalui surat-suratkeliling jabatan perdana menteri bil. 4/1985 bertarikh 2 mac 1985 danbil. 15/1987 bertarikh 11 julai 1987
Seberapa kesalahan yang ketara dilakukan ialah apabila satujabatan menggunakan surat (letter head) bila berhubungandengan kementerian sendiri atau jabatandi dalam kementerian lain
TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN
(S.K. JPM BIL. 4/1985 & 15/1987)
1.SUT dgn SUT (Kementerian dengan Kementerian)
JPM - MODSurat (Letter head)
2.
SUT Kementerian dengan Jabatan lain bukan dalam
Kementeriannya
JPM – JBS, CC KKBS
Surat (Letter head) &
c.c. kepada Kementerian
berkenaan
3.
Jabatan kepada SUT Kementerian dalam
Kementerian yang sama
IPA – PEGUAM NEGARA
Memo
4.
Jabatan kepada Jabatan dalam Kementerian yang
sama IPA – SPA
DBP - MUZIUM
Memo
5.
Jabatan dalam satu Kementerian kepada Jabatan
di dalam Kementerian lain
IPA – FARMASI
FARMASI - POS
Memo
6.
Jabatan kepada SUT di Kementerian lain
IPA – MOD CC JPM
AGC – MOH CC JPM
Surat (Letter head) & c.c.
kepada Kementeriannya
CEPAT (EXPRESS)Tidak dapat ditangguhkan
SEGERA (URGENT)Boleh ditangguhkan dari serta merta
SERTA MERTA (IMMEDIATE)Boleh ditangguhkan sedikit dari cepat
Rujuk kepada Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri BIL: 12/1999
Ejaan
Gaya
Terasul (Panggilan)
Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian
Salah satu bentuk kesalahan yang utama di dalam surat-suratrasmi kerajaan
Masih ada setengah pihak masih menggunakan ejaan lama / mencampuradukkan ejaan baru vs lama
Kerajaan Kebawah DYMM telah memaklumkan kepada
semua Ketua Jabatan Kerajaan melalui Surat Keliling Pejabat Setiausaha Kerajaan Bil: 5/1983 bertarikh 13 April 1983 supayapenggunaan ejaan baru bagi NBD dimulakan pada awal tahun
1983 secara berperingkat-peringkat dengan menetapkan
penggunaannya kepada Jabatan Kerajaan terlebih dahulu &
kemudian diperluaskan kepada orang ramai.
MistiKampongBolihKecenderonganTempuhPenohKetolTulongNumborMasokAtorMusohKedudokanBolihOlihBena
Mesti Kampung Boleh Kecenderungan Tempoh Penuh Ketul Tolong Nombor Masuk Atur Musuh Kedudukan Boleh Oleh Bina
Aneh
Lapor
Calon
Laporan
Pamer
Bina
Kilang
Anih
Lapur
Calun
Lapuran
Pamir
Bena
Kelang
Konterek
Komplek
Sekop
Sekim
Kontrak
Kompleks
Skop
Skim
Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu “di” dan “ke” ditulisterpisah jika ia berfungsi sebagai kata depan. Contoh: “ke pasar”
Penulisan kedua-dua morfem ini menimbulkan masalah kerana “di”dan “ke” boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja) dan juga sebagai kata depan
Ditandatangani
Dinasihatkan
Di sebuah kampung
Di atas
Di-tanda-tangani
Di nasihatkan
Disabuah kampong
diatas
Penggunaan tanda baca merupakan satu daripada perkara penting dalampenulisan
Tanda baca yang diberi perhatian: tanda titik (.)tanda koma bertitik (;)tanda titik bertindih (:)tanda sempang (-)tanda ellipsis (…)tanda tanya (?)tanda seruan (!)tanda petik (“…”)tanda petik tunggal (‘…’)tanda garis miring (/)tanda penyingkat (')
top related