tatacara kaedah tender

1

UNIT DASAR, PERANCANGAN DAN PENYELIDIKANBAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER

SPP BIL. 5 TAHUN 2007

KEMENTERIAN KEWANGANMALAYSIA

2

• Nilai perolehan melebihi RM500,000 setahun bagi (had nilai dipinda melalui SPP 5/2009):

- Bekalan (AP 171.1 (baru) dan SPP 5/2007)- Perkhidmatan (AP 190(c) (baru) dan SPP 5/2009)- Kerja (AP 181.(a) (baru) dan SPP 5/2007)

• Dilarang memecahkecilkan perolehan.

Apakah had nilai perolehan secara tender?Apakah SPP berkaitan perolehan secara tender?

TENDER

3

KATEGORI PEROLEHAN

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

4

• Peruntukan kewangan (AP 168).

• Barangan guna sama (AP 178.1).

• Kajian pasaran (AP 169.1).

• Tentukan jenis perolehan (B/P/K).

• Pendaftaran Kontraktor (AP 184). (SPKK/CIDB)

• Menyediakan carta/jadual proses.

• Penggunaan mata wang (SPP 5/2007 & SPP

8/98).

PERANCANGAN TENDER(secara tahunan dan awal)

5

• Dasar-dasar khusus:- penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan

tempatan (AP 169.2a), SPP 7/2002);

- keutamaan kepada syarikat Bumiputera(SPP 4/95);

- perolehan secara percuma ke atas Kapal (FOB)

(SPP 6/1996 dan SPP 7/2002);

- pemindahan teknologi dan pengembanganindustri tempatan (SPP 5/2007).

• Penggunaan borang-borang piawai.

6

PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN:

- Semua proses tender hendaklah dirahsiakan;

- Pegawai yang mempunyai kepentingandengan petender perlu mengisytiharkan kepentingan dan menarik diri secara

bertulis daripada menguruskannya.

(banyak kebocoran)

7

• Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah sekurang kurangnya 3 orang pegawai mahir dan berkelayakan.

• Dilantik oleh Ketua Agensi. (Siapakah yang boleh lantik J/K Spesifikasi)

• Masa yang mencukupi.

• Butiran spesifikasi yang jelas.

• Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatantertentu, bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan,guna ungkapan ‘atau persamaan’. (Bolehkah spesifikasi

menjurus kepada model/negara tertentu?

PENYEDIAAN SPESIFIKASI

8

• Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi Standards Malaysia (MS)atau Standards Antarabangsa yang diiktirafoleh Kerajaan.(ditandaaraskan dengan barang buatan tempatan)

• Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatteknologi maklumat (kecuali stand alone).

9

Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:• Jenis• Warna• Saiz• Berat• Bentuk/ukuran• Kualiti• Pembungkusan• Cara penghantaran• Nisbah kandungan

BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

10

• Tempoh masa• Bilangan yang diperlukan• Perolehan secara pukal• Jumlah tenaga manusia• Tahap kepakaran/ kelulusan• Keupayaan minimum• Butir-butir lain yang berkaitan.

11

• Mempunyai dua ciri penting:

- ciri-ciri wajib- ciri-ciri sampingan.

• Kriteria penilaian• Borang-borang tender sesuaikan dengan kriteria

12

• Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal dan harga.

• Syarat wajib nama syarikat dan harga tidakdicatat dalam dokumen tawaran teknikal.

• Tawaran berasingan bagi lawatan ke luar negara kerana tujuan pemeriksaan sebelum penerimaan (PDI), penilaian tender dan latihan (semua koslawatan akan ditanggung oleh Kerajaan).SPP 11/95 dan Pindaan Pertama SPP 11/95.

PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER

13

• Bagi barangan import, tawaran harga perlusecara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan(SPP 18/2002) dan perolehan perisian ICT yang diimport (SPP 16/2001).

• Cadangan pemindahan teknologi bagi membantuindustri tempatan mempertingkatkan kepakarandalam pelbagai bidang terutama yang berteknologibaru dan terkini.

• Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul berlakri berasingan bagi tender bekalan dan perkhidmatan.

(Peringatan mengenai rasuah)

14

Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender dalam tempoh:- 14 hari bagi tender tempatan- 28 hari bagi tender antarabangsa- Dari tarikh dokumen tender mula dijual

- Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa untuk menimbang bantahan(Pengerusi dari agensi, wakil Perbendaharan dan wakil agensi lain)

15

• Tajuk tender• Arahan kepada petender• Spesifikasi• Borang tender• Surat setuju terima• Syarat-syarat tender (sebahagian)

• Terma-terma kontrak• Senarai kuantiti/ringkasan tender• Jadual kadar harga

MAKLUMAT DOKUMENTENDER

16

• Lukisan teknikal/pelan• Tempat penghantaran• Cadangan pemindahan teknologi• Prestasi/trek rekod• Profail dan kedudukan kewangan petender• Perkara lain yang berkaitan.

• SENARAI SEMAKAN

Apakah maklumat/dokumen dalam dokumen tender?

17

Arahan Khusus Tender Antarabangsa

• Cadangan pembiayaan secara pinjaman dua hala, kredit pembekal atu kaedah pembiayaan perniagaan yang lain

• Cadangan pemindahan teknologi

• Harga FOB

18

• Tender Tempatan

- Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.

- Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari. (digalakkan lebih lama)(mulai tarikh iklan/jual/lawatan/taklimat)

- Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi

- portal MyGovernment/MyProcurement

- laman web CIDB (www.tender.gov.my) - kerja sahaja

IKLAN TENDER

19

• Tender Antarabangsa

- Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris).

- Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari.

- Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan-Kedutaan Asing yang mana berkaitan.

20

• Kandungan iklan tender:

- Jabatan yang memanggil tender

- Tajuk tender

- Syarat-syarat petender yang layak

- Tempat, tarikh dan waktu lawatan tapak (jika ada)

- Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual

- Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumentender

- Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan

ditutup.

(tarikh tutup 21 dari tarikh jualan dokumen tender atau 21 hari

selepas tarikh lawatan tapak yang mana terkemudian)

Apakah maklumat dalam iklan tender?

21

• Penjualan Borang Tender

- Semak sijil pendaftaran ON-LINE (kod/sah laku)

- Borang tender mempunyai nombor siri(satu petender satu borang sahaja dan boleh

hantar satu tawaran sahaja - tawaran alternatif tidak dibenarkan)

- Daftar penjualan borang tender

- Bayaran mengikut kadar - minimum RM50- soft copy RM10

* (tawaran dalam hard copy sahaja)

Bolehkah dokumen tender dijal kepada pembekal yang akan tamat pendaftarannya?

Apakah tindakan yang perlu diambil ketika menjual dokumen tender?

INTEGRITY PACT

22

TEMPOH SAH LAKU

- minimum 90 hari dari tarikh tutup tender

- pelanjutan sebelum tarikh tamat sah laku asal(dimaklumkan kepada semua yang membeli dokumen

tender)

- pelanjutan perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA

- pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA

sebab-sebabnya kemudian

23

• Peti Tawaran

- Dikunci dengan dua kunci berasingan

- Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup

- Semua tender yang diterima hendaklahdimasukkan dalam peti tender.

PENERIMAAN TENDER

TAWARAN LEWAT

• Tidak boleh diterima

Bolehkah tawaran lewat diterima?

24

ANGGARAN HARGA JABATAN

• Anggaran Jabatan masuk dalam Peti Tawaran

• Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu tutup

• Di mana sukar masuk harga lampau

25

• Pembukaan Peti Tawaran

- Dibuka secepat mungkin

- Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender

* sekurang-kurangnya 2 pegawai, seorang daripadanya hendaklah pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional;

* dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis;

* berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian;

* dilantik bila perlu

MEMBUKA TENDER(AP 197 DAN SPP 5/2007)

26

PEMBUKAAN TENDER DI HADAPAN AWAM

• Tender bekalan/perkhidmatan melebihi RM30 juta

• Tender kerja melebihi RM50 juta

(di hadapan petender yang membeli dokumen tender dan masukkan tawaran sahaja)

27

• Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender:

- Buka peti tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;- Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi

setiap tawaran;- Menyempurnakan borang jadual tender dengan

mencatatkan:* nama petender* amaun yang ditender* tempoh siap/tempoh penyerahan.

- Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan;

28

- Menjadualkan dokumen tawaran harga dengan menggunakan nombor kod;

- Memadamkan tanda pengenalan petender pada dokumen tawaran teknikal. (XXXXXX)

* SENARAI SEMAKAN

Apakah tugas Jawatankuasa Pembuka Tender?

29

• Bekalan/Perkhidmatan

• Kerja (Turnkey/Design&Build)

- Jawatankuasa Penilaian Teknikal- Jawatankuasa Penilaian Harga

• Kerja (Konvensional)

- Jawatankuasa Penilaian

GARIS PANDUAN PENILAI TENDER

PENILAIAN TENDER(AP 197.3 DAN SPP 5/2007)

30

• Penilaian Teknikal (minimum 3 orang)

- Jawatankuasa Penilaian Teknikal

- Terdiri daripada pegawai-pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan

- seorang pegawai Kump P&P

- Berasaskan spesifikasi teknikal yang disediakan

dan syarat tender

- Dibuat secara mesyuarat

- Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen

- Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

31

• Penilaian Harga- Jawatankuasa Penilaian Harga (minimum 2 orang)

yang terdiri daripada pegawai yang mahir dan pengalaman (seorang Kump. P&P)

- Penilaian meliputi syarat pembayaran, kadar pembayaran,

tempoh, diskaun dan sebagainya.

- Perbandingan di antara satu tender dengan tender yang lain berasaskan kepada faktor atau unsur

yang sama.- Harga-harga tender matawang asing hendaklah ditukar kepada nilai Ringgit/gunakan kadar pertukaran pada tarikh tender ditutup.

- Secara mesyuarat

- Dalam tempoh 30 hari

- Laporan penilaian hendaklah ditandatangani

32

•Jawatankuasa Penilaian Tender Kerja

- Jawatankuasa Penilaian (minimum 3 orang)

- sekurang-kurangnya seorang Juruukur Bahan

atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan

- Dibuat secara mesyuarat

- Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen

- Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

33

-Semua dokumen tender adalah “SULIT”

-Proses tender perlu dirahsiakan

-Syarat melarang pengiklanan atau publisiti

-Penjelasan lanjut daripada petender hanya dengan kebenaran bertulis Pengerusi LPA –Urus Setia

-Dilarang mengubah maklumat dalam dokumen tender

34

• Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut:

- Salinan iklan surat khabar;- salinan spesifikasi tender;- jadual tender diterima;- salinan sijil pendaftaran (dicetak sendiri);- penilaian, syor dengan justifikasi perakuan;- maklumat-maklumat lain yang berkaitan.

PENYEDIAAN KERTAS TAKLIMAT TENDER

35

• Diperakukan oleh Ketua Agensi berasaskan laporan penilaian tender.

• Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan.

PERAKUAN/TAKLIMAT TENDER

36

• Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri Kewangan dan diwartakan (AP 192);

• Keputusan sebulat suara; (majortiti tidak boleh)

• Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan; (apakah had nilai)

• Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa,perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

(Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai)

(Peringatan mempamerkan keputusan sebut harga/tender dalam laman web/papan kenyataan agensi 4/11/2009)

PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN

37

• Surat niat (jika perlu)

• Surat setuju terima

• Tandatangan kontrak

- Ditandatangani oleh Menteri atau mana-manapegawai yang diberikuasa oleh Menteri secarabertulis (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949);

- Tandatangan hendaklah menggunakan dakwathitam yang kekal;

- Selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setujuterima.

SETUJU TERIMA TENDER

38

TUGAS URUSETIA TENDER

• Perancangan awal dan jadual pelaksanaan tender

• Menyediakan dokumen tender

• Menguruskan iklan/pelawaan tender

• Menyediakan kemudahan dan rekod penjualan dokumen tender

• Mengatur lawatan tapak/premis (jika berkaitan)

39

TUGAS URUSETIA TENDER

• Menjaga keselamatan Peti Tender

• Menutup Peti Tender pada tarikh dan waktu ditetapkan

• Mengatur pembukaan Peti Tender– Menguruskan pelantikan jawatankuasa

pembuka

• Mengatur penilaian tender– Menguruskan pelantikan Jawatankuasa

penilaian

40

TUGAS URUSETIA TENDER

• Menyediakan Kertas Taklimat Tender

• Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan

• Merekod segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan, nama/kod petender yang dipilih, harga tawaran, tempoh siap

• Sebab-sebab penerimaan/penolakan

• Perolehi tandatangan selepas keputusan

Apakah tugas-tugas Urus Setia Tender?

41