taklimat kewangan jabatan bendahari
Post on 24-Feb-2016
175 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1
TAKLIMAT KEWANGANJABATAN BENDAHARI
11 Disember 2012
2
ALLOCATION FOR HIR-MOHE
No Faculty
Proposed & Approved by
MOHE No. of projects
Allocation for Cycle 1 Expenditure Balance % SPENT
No. of projects
Allocation for Cycle 2 Expenditure Balance % SPENT
No. of projects
RM RM RM RM RM RM RM
1 MEDICINE 129,697,000 20 72,919,330 18,522,873 54,396,457 25.40 17 18,677,800 1,100,657 17,577,143 5.89 5
2 ENGINEERING 200,000,000 62 52,837,469 13,485,721 39,351,748 25.52 23 65,108,120 3,998,070 61,110,050 6.14 27
3 SCIENCE 79,904,130 13 60,014,503 19,350,577 40,663,926 32.24 12 0 0 0.00 0
4 DENTAL 28,287,330 22 13,194,753 4,323,021 8,871,732 32.76 8 15,092,351 1,214,782 13,877,569 8.05 13
5 COMP. SCIE. 27,268,000 13 9,126,490 1,538,888 7,587,602 16.86 6 3,201,200 626,872 2,574,328 19.58 6
6 CHANCELLORY 125,000,000 10 104,341,948 42,380,412 61,961,536 40.62 9 6,289,250 382,248 5,907,002 6.08 2
7 SOC. SCIE. - - - - - -
8 BUILT ENV. - - - - - -
Secretariat (Balanced Revised 68% ) 4,329,517
Balance of Cycle 3
TOTAL : 590,156,460 140 316,764,010 99,601,492 212,833,001 31.44 75 108,368,721 7,322,629 101,046,092 6.76 53
3
EXAMPLES
ACCOUNT YEAR ALLOCATION EXPENDITURE BALANCE STATUS
J-00000-73558 2010-2011 420,500.00 352,244.30 68,255.70 CLOSED
ACCOUNT YEAR ALLOCATION COMMITMENT EXPENDITURE BALANCE STATUS
H-50001-A00003 2011 1,056,140.00 461,065.93 352,244.30 49,301.95 ACTIVE
193,527.82
2012 4,994,720.00 511,970.31 1,206,236.60 815.04 ACTIVE
C/F 2011 49,301.95
5,044,021.95
VM LAB (3,325,000.00)
TOTAL BUDGET 1,719,021.95
ACCOUNT YEAR ALLOCATION COMMITMENT EXPENDITURE BALANCE STATUS
B-50001-A00003 2012 3,325,000.00 - - 3,325,000.00 ACTIVE
4
SAGA SYSTEM FOR BUDGET
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
5
PENGURUSAN PEROLEHAN
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
6GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
•Akta Prosedur Kewangan 1957•Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120)
AKTA
•Arahan Perbendaharaan (AP166-206, 229-300)•Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)•Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)•Surat Arahan Perbendaharaan (SAP)
ARAHAN & PEKELILING
MOF•Surat Edaran Bendahari•Manual Perolehan / Manual e-Procurement•Arahan Kerja UM-PT05-PK02 (Urusan Perolehan)
PERATURAN UM
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
7PRINSIP PEROLEHAN
Akauntabiliti Awam(Public Accountability)
Diuruskan secara telus (Transparent)
Nilai faedah yang terbaik (Best Value for Money)
Saingan terbuka (Open Competition)
Adil dan saksama (Fair Dealing)
Integriti (Integrity)
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
8PERANAN KETUA PTJ/PI
i. Perancangan Perolehan ii. Memastikan peruntukan diluluskan iii. Penyediaan Spesifikasi Tidak Menjurus Kepada Sesuatu Jenama/Model iv. Proses Perolehan Yang Betul v. Jaminan/Warranti vi. Penyelenggaraan vii. Kesediaan Tempat/Ruang
9
PERANCANGAN PEROLEHAN
Jadual Perancangan/Perlaksan
aan Perolehan
Kajian Pasaran
Anggaran Kos
Kod Bidang MOF
(Pembekal)
Item Kontrak Pusat/Sistem Panel (MOF)
Penyediaan Spesifikasi
Rundingan Terus/Kolaborasi
/Pemindahan Dana (MOF)
Barangan Import (MITI)
Barangan Ex-Stock
(MOF)
Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.myBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
10KAEDAH PEROLEHAN
Pembelian Terus SPP 12/2007
Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009
Tender Terbuka AP 171.1/190(c)/181(a)/SPP 5/2007
Kontrak Pusat AP178/SPP 5/1974
Rundingan Terus SAP 2002/2008
Panjar Wang Runcit SPP 2/2002
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
11SEBUTHARGA & TENDER
Sebutharga• Perolehan
melebihi RM500 sehingga RM500,000
• e-Procurement
Tender• Perolehan
melebihi RM500,000
• Iklan akhbar
Rujuk Procurement Framework
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
12Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
PTj memastikan peruntukan , sediakan spesifikasi, lantikan jawatankuasa penilaian ( lantikan melalui bahagian perolehan untuk perolehan melebihi RM 200k )
4 hari
Permohonan MITI kepada bahagian perolehan bagi barangan import melebihi RM 50 k
2 hari
Permohonan pelawaan melalui e-procurement dan kelulusan pembelian ( purchase requisition)
1 -3 hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
13Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
Pengiklanan dalam e-procurement 7 hari
Penilaian Sebutharga oleh jawatan kuasa penilaian dan penyediaan laporan penilaian . Hantar dokumen YANG LENGKAP kepada Bahagian Perolehan (selepas pengesyoran JSU PTj bagi perolehan dibawa RM 200k)
14 hari
Penyediaan kertas kerja oleh Bahagian Perolehan (dari tarikh penerimaan dokumen lengkap )
3 hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
14Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
1 hari
3 hari
Dikemukakan kepada Bahagian Perolehan untuk kelulusan . Kelulusan bagi Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya adalah mengikut tarikh mesyuarat .
Pengeluaran surat kelulusan , surat tawaran, setujuterima tawaran , BG dan agreement .
Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari pembekal. Agreement yang melibatkan perkhidmatan dan pembelian dari luar negeri perlu diuruskan oleh PTJ dan disemak oleh unit perundangan
14 hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
15Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses
Pengeluaran PO dan penghantaran salinan dokumen kepada jabatan dari tarikh penerimaan dokumen lengkap daripada pembekal
Penghantaran , "installation and commisioning". Pemproses pembayaran
3 hari
diuruskan oleh Jabatan dan bahagian pembayaran
PTJ- 30 HARI MITI- 30 HARI Perolehan- 24 HARI
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
16Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
PTj memastikan peruntukan , sediakan spesifikasi, lantikan melalui bahagian perolehan untuk perolehan bagi melantik 2 jawatankuasa -teknikal dan harga
7hari
Permohonan MITI kepada bahagian perolehan bagi barangan import melebihi RM 50 k. Permohonan MITI adalah WAJIB - tender tidak akan diiklankan sehingga kelulusan MITI diterima ( 30 hari dari tarikh penerimaan di MITI)
2 + 30
Permohonan tender dengan draf spesifikasi (excel) dengan softcopy untuk semakan ke Bahagian Perolehan
1 -3 hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
17Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Penyediaan draf dokumen tender 3hari
Pengesahan iklan tender 3 hari
Pengesahan draf dokumen tender oleh Jawatankuasa Teknikal 7
hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
18Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Tempoh pengiklanan tender adalah 21 hari dari tarikh penjualan dokumen atau 3 hari selepas lawatan tapak ( 21 + 3) .
21hari
Penilaian oleh jawatankuasa teknikal dan harga . Kemukan permohonan dan Laporan Penilaian yang lengkap bagi kedua-dua jawatankuasa kepada Bahagian Perolehan.
1-3 hari
14hari
Pembukaan dokumen tender di Bahagian Perolehan dan penghantaran dokumen tender kepada jawatankuasa penilaian tender and penilaian harga
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
19Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Penyediaan kertas kerja oleh Bahagian Perolehan dari tarikh penerimaan dokumen lengkap oleh kedua- dua jawatankuasa
Dikemukakan untuk kelulusan Lembaga Perolehan ( mengikut Had Kuasa Kewangan ). Mengikut tarikh mesyuarat Lembaga. mesyuarat adalah sekurang-kurangnya 2 kali sebulan
3 hari
Pengeluaran surat kelulusan , surat tawaran, setujuterima tawaran , BG dan agreement .
3 hari
Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari
1 hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
20Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses
Penerimaan tawaran, BG dan Agreement dari pembekal. Agreement yang melibatkan perkhidmatan dan pembelian dari luar negeri perlu diuruskan oleh PTJ dan disemak oleh unit perundangan
14 hari
Pengeluaran PO dan penghantaran salinan dokumen kepada jabatan dari tarikh penerimaan dokumen lengkap daripada pembekal
3 hari
Penghantaran , "installation and commisioning". Pemproses pembayaran
diuruskan oleh Jabatan dan bahagian pembayaran
PTJ- 40 Hari
Perolehan- 54 (termasuktempoh iklan tender 21
MITI- 30 Hari
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
21RUNDINGAN TERUS
Pembekal, tunggal Pembuat tempatan, Kolaborasi, Pemindahan Dana dll
Kelulusan MOF terlebih dahulu
Permohonan dan justifikasi -Borang Lampiran K-Surat kelulusan peruntukan- Surat pelantikan sah sole agent oleh sykt prinsipal
JKuasa Rundingan Harga
Lemb Perolehan B/JSUM memuktamadkan harga
-Surat Tawaran/Surat Setujuterima Tawaran-Perjanjian/MoA-Pembekalan barang dan perkhidmatan
Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal SETELAH MENDAPAT KELULUSAN KHAS Perbendaharaan Malaysia (MOF)
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
22ISU DAN CABARAN…..
Perkara Isu TindakanLaporan penilaian teknikal & harga
Penyediaan laporan ambil masa yang lama, lewat diterima dan tidak lengkap, tidak tandatangan secara bersama
-JK Penilaian bermesyuarat/sediakan laporan penilaian dalam tempoh 2 minggu dari tarikh tutup iklan-Jadual perbandingan spesifikasi/harga
Tempat dan lokasi peralatan
Peralatan yang telah diterima tidak dapat dipasang kerana tiada tempat yang sesuai
Pastikan kesediaan tempat dan lokasi yang sesuai utk menempatkan peralatan sebelum proses pembelian
Kerja-kerja renovasi dan pembelian perabot
Tidak mendapat kelulusan dari Jkuasa Renovasi dan Perabot
Kelulusan JK Renovasi dan Perabot sebelum membuat panggilan sebutharga Penyediaan syarat/spesifikasi perlu merujuk kepada JPPHB
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
23ISU DAN CABARAN…..
Perkara Isu TindakanPembelian untuk item yang sama dibuat secara berasingan
Pecahkecil perolehan Merancang perolehan terlebih dahulu dan mengelakkan dari memecahkecil perolehan
Barangan Import Pembelian tanpa mendapat kelulusan MITI bagi barangan import >RM50 ribu
Mengemukakan surat permohonan, borang A dan katalog asal kepada Bhg Perolehan untuk dihantar kepada MITI
Penyediaan spesifikasi Spesifikasi adalah menjurus kepada jenama/model
-JK Penyediaan Spesifikasi-rujuk contoh2 spesifikasi JPPHB/PTM/Perolehan
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
24
Perkara Isu TindakanPembelian tertumpu kepada pembekal/kontraktor yang tertentu sahaja
Pihak PTj seringkali memilih pembekal/kontraktor yang sama sahaja bagi setiap perolehanSykt tidak mempunyai kelayakan
Pemilihan pembekal/kontraktor mestilah dibuat secara telus berdasarkan syarat kod bidang memenuhi spesifikasi dan best value for money
Rundingan Terus Perolehan secara rundingan terus >RM50 ribu dilaksanakan tanpa mendapat kelulusan MOF terlebih dahulu
Kenalpasti perolehan secara rundingan terus Kemukak permohonan dan justifikasi, Borang Lampiran K dan dokumen yang berkaitan kepada Bhg Perolehan untuk kelulusan MOF
Perolehan secara Sebutharga
Permohonan tidak lengkap• Tiada sebutharga dari
pembekal, warranti• Tiada surat permohonan• Tidak melalui sistem
eProcurement• Tiada borang syor setuju
terima• Tiada jadual perbandingan
yang terperinci• Tempoh sahlaku
sebutharga yang telah tamat
• Tiada surat lantikan sah daripada syarikat prinsipal
Mengemukakan permohonan lengkap kepada Bhg Perolehan berdasarkan checklist
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
25
Perkara Isu TindakanPerancangan perolehan
Pihak PTj tidak membuat perancangan perolehan bagi setiap barangan hendak dibeli
Jadual pelaksanaan perolehanKajian pasaran, importTentukan kaedah perolehan
Penilaian prestasi pembekal
Pihak PTj tidak membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul
Membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul dan tepat supaya pembekal/kontraktor yang berprestasi baik sahaja akan disyorkan
Peruntukan Peruntukan tidak lulus dan mencukupi
Semak kelulusan peruntukan terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu pembelian
Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
26Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement
jelas dan mudah difahami supaya pembekal mendapat gambaran mengenai kehendak Universiti;
keupayaan minimum barangan itu perlu dinyatakan
Nama dagangan/jenama atau buatan (model) tidak boleh digunakan. Jika tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah digunakan
Naiktaraf kepada jenama sedia ada- tajuk perolehan perlu jelas agar tidak memberi anggapan perolehan menjurus kepada jenama
Menentukan dan keperluan dokumen yang diminta dinyatakan dengan jelas cth. katalog,sebutharga, perincian warranti dan penyelenggaraan
Muatnaik surat akuan pembida semasa permohonan dibuat
Surat lantikan sah yang masih sah laku daripada agen prinsipal perlu dilampirkan – PENTING agar peralatan yang diterima adalah original dan warranti dan penyelenggaran diberikan
BAHAGIAN PEMBAYARAN & PERBELANJAAN
PEKELILING
ARAHAN PERBENDAHARAAN (PEKELILING & SURAT PEKELILING)
GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN KEPADA KETUA PTj
SURAT EDARAN & PEKELILNG DALAMAN UM
ARAHAN KERJA
PROSES BAYARAN
•Kelulusan Peruntukan•Syor Setuju Terima•Borang Pesanan•Nota Penghantaran•Inbois
PEMULANGAN INBOIS
Dokumen Tak Lengkap/
Pengesahan Bayaran
HIR.Pemulangan.pdf
Tidak Melalui E-procurement
Tiada Syor Setuju Terima
(SST)
Tiada Kelulusan / Salah
Peruntukan
Pembayaran Bukan Tahun
Semasa Tanpa Komitmen
Jumlah PO Berbeza
Dengan SST
Perlu Revise PO & Batalkan PO
Asal
DOKUMEN BAYARAN HINGGA 50 RIBU• Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset • Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk
pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap) • Nota hantaran yang telah disah penerimaan • Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh
Ketua PTj • Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan• Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000
seunit • Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan) • Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan) • Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) • HIR.INVOIS.BAWAH.RM50K.pdf
DOKUMEN BAYARAN > 50 RIBU• Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset • Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan
maklumat pada cop lengkap) • Nota hantaran yang telah disah penerimaan • Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj • Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan• Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit • Surat pemfaktoran (jika berkenaan)• Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan) • Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan) • Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) • Surat kelulusan dari Bahagian Perolehan • Dokumen Perjanjian yang telah dimatikan stem • Surat tawaran & Surat Setuju Terima Tawaran • Sijil Pentauliahan bagi perolehan peralatan melebihi RM 200,000 • HIR.INVOIS.MELEBIHI.RM50K.pdf
DOKUMEN BAYARAN KAKITANGAN• Borang pendahuluan/ tuntutan perjalanan yang telah
diluluskan oleh Ketua PTj • Surat kelulusan peruntukan/Dokumen sokongan
perjalanan • Surat kelulusan dari Bahagian Sumber Manusia bagi
perjalanan luar negara staf • Surat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor( A& A) bagi
perjalanan luar negara pelajar • Resit asal • Online
• umportaltuntutan modul pendahuluan diri• Umportaltuntutanmodul tuntutan perjalanan
• HIR.Claim.pdf
MODUL ONLINEPENDAHULUAN
Permohonan perlu dibuat mengikut kategori
Surat kelulusan perlu dimuat naik ke dalam sistem
Peruntukan yang tepat perlu dikenalpasti
Perlu sampai ke Bendahari 3 hari bekerja sebelum tarikh
bermulanya aktiviti
Laporan perlu dikemukakan dalam tempoh 14 hari selepas tamat aktiviti
TUNTUTAN
Tuntutan perlu dibuat mengikut kategori
Surat kelulusan dan resit asal perlu dimuat naik ke
dalam sistem
Peruntukan yang tepat perlu dikenalpasti
Tuntutan yang mempunyai pendahuluan diri perlu
dikemaskini dengan tepat
Tuntutan boleh dibuat sehari selepas tarikh berakhirnya
aktiviti
ALIRAN PROSES PEMBAYARANPTj kemuka daftar
inbois & dokumen ke Bendahari
Bendahari semak dokumen &
maklumat dalam Sistem
Luluskan Dokumen Untuk
Bayaran
Post Transaksi Bayaran Dalam
Sistem
Penyediaan EFT/Cek kepada
pembekal
36
Report –Reconciliation
37
Budget Allocation
Purchase Order
Invoice-Expenses Income
REPORT
38
Issue
• Wrong balance figure
• Cannot issue PO
Issue
• Wrong charge
• Charges for what
Issue
• Over spending
• One line budget?
Sample Of Report
39
Moving ForwardSAP System Application & Product
E-Procurement
© SAP AG 2009. All
rights reserved. /
Page 40
Project Progress and Key Activities
Set-up of project planning Project procedures Project kick-off Technical infrastructure
planning
Develop system environment SAP Overview Define business structure Business process definition User roles Blueprint Sign-Off
Baseline configuration System management Detailed configuration Development of programs, interfaces, etc. Data migration Strategy and Plan Training Documentation Final integration Test User Acceptance test
User roles and authorizations
Train the Trainer Training System management Finalized Actual Cut Over
Plan Handover
Production support Continuous KPI
management Project close-out
100%
80% 20%
UMFMIS SAP Module Scope
Finance and Performance ManagementProcurementPayroll
•Payroll•Staff Loan
•Purchasing •General Ledger•Accounts Payable•Accounts Receivable
•Asset Accounting•Treasury/Cash Management
•Cost Centre Accounting
•Profit Centre Accounting
•Internal Order•Fund Management
iHRIS, OT System, WOB
and UM Portal41
UMFMIS Project Kick Off
eProcurement Student Loan, EFT (banks), ISIS, e-Advance and RGMS
Receipting
Billing
1. UMFMIS Applications Overview
Account Payable
Account Receivable
AssetAccounting
Cash Management
TreasuryManagement
General Ledger
Cost CenterAccounting
Profit CenterAccounting
ProjectSystem
FundManagement
PayrollPurchasing
E-ProcurementPortal
UserPortal
GL Account(Expense)
Cost Element(Expense)
Cost Center
Account(Expense)
Profit Center
Cost Element Group
Cost Center Group
Reporting________________________________________________________
AccountGroup
ProfitCenter Group
Reporting________________________________________________________
Commitment Item
Fund Center
Commitment Item Group
FundCenter Group
Reporting________________________________________________________
FMDERIVER
BUDGET
CHECK
COMPANY CODE CONTROLLING AREA FINANCIAL MANAGEMENT AREA
DEBIT
POSTING
GL Account(Reconciliation)
Account(Reconciliation)
Profit Center (Doc. Split)
Commitment Item
Fund Center
FMDERIVER
BUDGET
CHECK
CREDIT
POSTING
Vendor(AP Subledger)
GENERAL LEDGERVIEW
COST CENTER ACCOUNTING
FUND MANAGEMENTPROFIT CENTER ACCOUNTING
B221001 B221001
ADA12020
B221001
ADA12020
B221001
ADA12020
B221000 B221000 B221000B221000
Financial
Statement
Version
Reporting________________________________________________________
2.Financial Data Flow (Example – Posting of An Expense)
3. Purchasing Data Flow (General)
Request or Application to Purchase
Commit the budget for the request
REQUESTER
ADMINISTER
PurchaseRequisition
Created
Approvethe request to purchase
APPROVER
(Depending Rules)
PurchaseOrder
Created
Enter GR information.
Indicator updated
by RequesterSUPPLIER
+REQUESTER
Invoice Posting
Enter INV information. Requester to
confirm. Finance to approve.
SUPPLIER+
REQUESTER+
FINANCE
Check the request & the budget available
ADMINISTER
BudgetAvailabilityChecked
FUND MANAGEME
NTPURCHASING ACCOUNT PAYABLE
*Continue to Financial Dataflow
E-Procurement Portal
• Soft Live-Dec 2012• Live-Jan 2013
SEKIANTERIMA KASIH
THANKS
top related