ta bsi bab ii 8-35
Post on 05-Jul-2015
1.773 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu
pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur dan pendekatan sistem yang
berorientasi pada elemen atau komponennya.
Pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur menurut Jogiyanto
(2001:1) adalah “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling terintegrasi,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu”.
Sedangkan pendekatan sistem yang kedua berorientasi pada elemen atau
komponen merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Dimana komponen-komponen itu saling bekerja sama
untuk menjalankan suatu fungsi untuk mencapai tujuan.
A. Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu, yaitu:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem.
9
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk
subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan demikian
dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat
berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai
contoh didalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input
yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input
untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh sistem
10
informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi yang mana informasi ini
dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain
yang menjadi input bagi subsistem yang lainnya.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi
keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data
transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Yaitu segala sesuatu yang harus dicapai dalam pelaksanaan sebuah sistem.
Sasaran sangat menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang
diharapkan. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem
tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuan yang telah direncanakan.
B. Klasifikasi Sistem
Klasifikasi sistem dari beberapa sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,
misalnya sistem teologika (ketuhanan). Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang
ada secara fisik seperti sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem produksi.
11
2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made
System)
Sistem alamiah yaitu sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya sistem
matahari, sistem luar angkasa dan sistem reproduksi. Sedangkan sistem buatan
manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia
yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human machine system.
Misalnya sistem informasi.
3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic
System)
Sistem beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat
diramalkan. Contohnya sistem komputer. Sedangkan sistem tak tentu merupakan
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung
unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup (Close System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya.
Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif
tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sedangkan sistem terbuka Sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber
daya.
12
C. Daur Hidup Sistem
Terdapat beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem, antara lain:
1. Mengenali Adanya Kebutuhan
Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang
harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil
perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat melebihi kapasitas dari
sistem yang ada.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa
kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi
kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem,
dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi
pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu
pembangunan sistem.
4. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang
membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi-
organisasi yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami
perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,
perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk
mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus diperbaharui.
13
5. Sistem menjadi usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah
saatnya dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi
untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
D. Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2001:11) sistem informasi adalah ”suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen yaitu:
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk
menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang akan tersimpan di basis data dengan cara
yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang
bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai
14
informasi. Keluaran suatu sistem informasi merupakan faktor utama yang
menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan mesin dalam sistem informasi, teknologi yang digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan data dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem
secara keseluruhan. Teknologi ini terdiri dari tiga bagian utama yaitu, teknisi
(brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data atau database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam,
kebakaran, kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisiensian, sabotase
dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
15
E. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Menurut Raymond (1996:54) mengemukakan bahwa sistem informasi
manajemen adalah ”sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa”. Tujuan dari sistem
informasi manajemen yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana
cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka
mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja.
Dalam sistem informasi manajemen terdapat proses yang didefinisikan
sebagai aktivitas-aktivitas:
1. Perencanaan
Formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas
manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan
penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
16
2. Pengendalian
Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan
manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana
tersebut berjalan sebagaimana mestinya.
3. Pengambilan Keputusan
Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian.
Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan
tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih.
Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems).
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems).
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
systems).
4. Sistem informasi personalia (personal information systems).
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems).
10. Sistem informasi analisis software.
11. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
17
F. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Menurut Jogiyanto (2001:17) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.
Dalam sistem informasi akuntasi, terdapat sistem akuntansi sebagai unsur
utamanya yang menurut Mulyadi (2001:3) pengertiannya adalah “organisasi formulir,
catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan”.
G. Penjualan Konsinyasi
Penjualan konsinyasi disebut juga dengan penjualan titipan, pihak yang
menyarankan barang (pemilik) disebut konsinyor (consignor) atau pengamanat,
sedangkan pihak yang menerima titipan barang tersebut disebut consignee atau
komisioner. Adapun pengertian penjualan konsinyasi menurut Hadori Yunus dan
Hartanto (1994:141) merupakan “suatu perjanjian dimana pihak yang memiliki
barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan
memberikan komisi”.
Pada dasarnya semua penjualan konsinyasi tersebut mengandung unsur
perjanjian, pemilik barang, pihak yang dititipi barang, barang yang dititipkan,
penjualan dan komisi. Mengabaikan salah satu unsur tersebut akan membuat transaksi
18
tidak dapat disebut penjualan konsinyasi, oleh karena itu seluruh unsur tersebut harus
ada pada saat penjualan konsinyasi.
Secara umum penjualan merupakan peningkatan jumlah aktiva atau
penurunan jumlah utang usaha akibat dari penyerahan barang atau jasa atau aktiva
lainnya. Penjualan konsinyasi mempunyai perbedaan yang khusus dengan penjualan
reguler. Terdapat kriteria yang merupakan perbedaan perlakuan akuntansi konsinyasi
dengan transaksi penjualan reguler. Ke-empat kriteria itu adalah:
1. Barang-barang masih menjadi hak milik konsinyor dan harus dilaporkan sebagai
persediaan. Konsinyor boleh mengakui barang-barang konsinyasi sebagai
persediaannya.
2. Pendapatan diakui konsinyor pada saat barang-barang konsinyasi dapat dijual pada
pihak ketiga.
3. Pihak pengamanat (consignor) sebagai pemilik tetap bertanggung jawab
sepenuhnya terhadap semua biaya yang berhubungan dengan barang-barang
konsinyasi. Sejak pengiriman barang sampai dengan saat komisioner berhasil
menjual barang kepada pihak ketiga. Kecuali jika ditentukan lain dalam perjanjian
diantara kedua pihak yang bersangkutan.
4. Komisioner dalam batas kemampuannya mempunyai kewajiban menjaga
keamanan dan keselamatan barang-barang yang diterimanya. Oleh karena itu
administrasi yang tertib harus diselenggarakan sampai dengan saat ia berhasil
menjual barang-barang tersebut kepada pihak ketiga.
19
Jadi perbedaan prinsip antara transaksi penjualan reguler dengan penjualan
konsinyasi adalah:
1. Perpindahan hak milik atas barang yang bersangkutan
Dalam transaksi penjualan reguler hak milik barang berpindah kepada pembeli
pada saat barang diserahkan, kemudian keadaan demikian dipakai sebagai dasar
pengakuan terhadap timbulnya pendapatan. Sedangkan penjualan pada penjualan
konsinyasi tidak berarti adanya penyerahan hak milik atas barang yang
bersangkutan.
2. Pengakuan pendapatan
Perbedaan pengakuan pendapatan antara penjualan reguler dan penjualan
konsinyasi akan berdampak pada laporan rugi laba, karena terdapat metode
pencatatan yang menyebabkan transaksi penjualan konsinyasi dipisahkan dengan
rekening penjualan reguler.
Penjualan konsinyasi memiliki karakteristik-karekteristik tertentu yang
membedakan dengan penjualan regular. Karakteristik tersebut menurut Hadori Yunus
dan Hartanto (1994:142) adalah:
1. Barang-barang konsinyasi harus dilaporkan sebagai persediaan oleh pengamanat,
sedangkan barang-barang konsinyasi tidak boleh diperhitungkan sebagai
persediaan oleh komisioner.
2. Pengiriman barang konsinyasi tidak mengakibatkan timbulnya pendapatan dan
tidak boleh dipakai sebagai kriteria untuk mengakui pendapatan, baik bagi
pengamanat maupun komisioner, sampai dengan saat barang dapat dijual kepada
pihak ketiga.
20
3. Pihak pengamanat sebagai pemilik, tetap bertanggung jawab terhadap semua
biaya yang berhubungan dengan barang konsinyasi sejak saat pengiriman sampai
dengan komisioner berhasil menjual barang tersebut kepada pihak ketiga,
kecuali ada perjanjian lain.
4. Komisioner dalam batas kemampuannya mempunyai kewajiban untuk menjaga
keamanan keselamatan barang komisi yang diterimanya.
Pihak pengamanat mempunyai beberapa alasan untuk melakukan penjualan
secara konsinyasi. Alasan tersebut yaitu:
1. Konsinyasi merupakan suatu cara untuk lebih memperluas pasaran yang dijamin
oleh seorang produsen, pabrikan atau distributor.
2. Resiko-resiko tertentu dapat dihindarkan oleh pengamanat.
3. Pengamanat mungkin ingin mendapatkan penjual khusus.
4. Pengamanat dapat mengontrol harga eceran barang-barang yang bersangkutan.
Sedangkan untuk pihak komisioner, alasan untuk menerima perjanjian untuk
menerima barang konsinyasi dengan pertimbangan sebagai berikut:
1. Komisoner dilindungi dari kemungkinan resiko gagal untuk memasarkan
barangnya atau keharusan menjual dengan rugi.
2. Menghindarkan resiko kerusakan barang dan adanya fluktuasi harga.
3. Kebutuhan akan modal kerja dapat dikurangi. Dalam prinsipnya pendapatan pada konsinyasi diakui saat penjualan terhadap
barang-barang konsinyasi dilakukan oleh konsinyi kepada pihak ketiga. Jika
konsinyor membutuhkan laporan penjualan atau rugi atas penjualan barang-barang
21
konsinyasi, maka pencatatannya harus diselenggarakan terpisah dari transaksi
penjualan reguler.
Sedangkan untuk metode administrasi barang dagangan, terdapat dua
alternatif, yaitu metode perpektual dan fisik. Apabila transaksi konsinyasi dicatat
secara terpisah dari transaksi lain, maka metode apapun yang dipakai, pihak
konsinyor harus menyelenggarakan rekening “barang-barang konsinyasi”. Apabila
transaksi tidak dicatat secara terpisah dari transaksi lain, maka pengiriman barang-
barang konsinyasi dicatat dalam “memorandum”.
Untuk setiap perjanjian dalam transaksi konsinyasi rekening barang-barang
yang dititipkan pada konsinyi pada dasarnya adalah rekening barang-barang
konsinyasi yang merupakan persediaan bagi konsinyor. Rekening tersebut dibuat
sebagai rekening kontrol untuk tiap-tiap konsinyi atau satu rekening kontra dibuat
untuk transaksi konsinyasi dengan semua konsinyi. Apabila konsinyor memerlukan
rekening pembantu maka diselenggarakan rekening pembantu untuk tiap-tiap
konsinyi. Apabila pihak konsinyor menghendaki laba atas penjualan konsinyasi harus
ditetapkan tersendiri, maka rekening barang-barang konsinyasi untuk masing-masing
konsinyi dibebani harga pokok barang yang dikirimkan kepada konsinyi dan semua
biaya yang berkaitan dengan konsinyasi. Jika penjualan telah dilakukan oleh konsinyi
maka rekening ini dikredit. Laba atau rugi atas penjualan konsinyasi akhirnya
dipindah bukukan dari perkiraan laba atau rugi konsinyasi ke perkiraan laba rugi
biaya yang mengikhtisarkan hasil netto dari semua aktifitas. Sedangkan apabila pihak
konsinyor menghendaki transaksi konsinyasi harus disatukan dengan transaksi biasa
lainnya dan laba rugi usaha juga harga dihitung. Maka pendapatan dan biaya
22
penjualan konsinyasi dibukukan dalam perkiraan yang mengikhtisarkan kegiatan
usaha bersama.
Dalam pencatatannya dijelaskan pada tabel dibawah ini.
Tabel II.1. Pencatatan Penjualan Konsinyasi Dilakukan Secara Terpisah
Tabel II.2. Pencatatan Penjualan Konsinyasi Dilakukan Tidak Terpisah
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan peralatan pendukung
dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan, yaitu Diagram Arus Data
(DAD), Normalisasi, Kamus Data dan Struktur Kode.
Transaksibarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx
persediaan produk jadi xx pengiriman barang konsinyasi xxbarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx
kas xx kas xxpiutang dagang xx piutang dagang xx
penjualan konsinyasi xx penjualan konsinyasi xxmencatat HPP HPP konsinyasi xx HPP konsinyasi xx
biaya penjualan konsinyasi xx biaya penjualan konsinyasi xxbarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx
kas xx kas xxpiutang dagang xx piutang dagang xx
persediaan produk jadi xx pengiriman barang konsinyasi xxrugi laba xx rugi laba xx
penerimaan/pengiriman uang kas dari komisionermenutup/memindahkan kas saldo pengiriman barang konsinyasi ke rugi laba
Metode Perpektual Metode Fisikpengiriman barang konsinyasidibayar ongkos pengirimanmencatat hasil penjualan
Transaksibarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx
persediaan produk jadi xx pengiriman barang konsinyasi xxongkos angkut xx ongkos angkut xx
kas xx kas xxpiutang dagang xx piutang dagang xx
penjualan xx penjualan xxmencatat HPP HPP xx HPP xx
barang konsinyasi xx barang konsinyasi xxkas xx kas xx
piutang dagang xx piutang dagang xxpenerimaan/pengiriman uang kas
Metode Perpektual Metode Fisikpengiriman barang konsinyasidibayar ongkos pengirimanmencatat hasil penjualan
23
A. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Al-Bahra (2005:64) “Diagram Alir Data (DAD) merupakan model
dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil”.
DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur.
Diagram Alir Data (DAD) mempunyai beberapa tingkatan (levelisasi) yaitu:
1. Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem
secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada
didalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan
terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada didalam diagram nol.
Dalam membuat Diagram Alir Data terdapat peraturan, diantaranya:
1. Setiap external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung dengan external
entity lainnya.
2. Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung dengan data storage
lainnya.
3. Dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data storage dengan
external entity secara langsung.
24
4. Setiap proses harus ada data yang masuk dan keluar.
Fungsi dari DAD yaitu:
1. DAD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem, mengetahui
hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif.
2. DAD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis
sistem.
3. DAD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk pengembangan
alternatif sistem fisik.
B. Normalisasi
Menurut Al Bahra (2005:169) ”normalisasi adalah proses pengelompokan
data dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan
mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi”.
Manfaat dari normalisasi yaitu:
1. Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk menyimpan data.
2. Meminimalkan kemungkinan anomali pembaruan.
3. Memaksimalkan stabilitas dan struktur data.
Dalam normalisasi terdapat beberapa bentuk yaitu:
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu.
2. Bentuk Normalisasi Pertama (1NF)
Sifat 1NF yaitu tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap
field hanya satu pengertian.
25
3. Bentuk Normalisasi Kedua (2NF)
Bentuk normal 2NF mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria
bentuk normal ke satu. Atribut bukan kunci, harus bergantung secara kunci pada
fungsi utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah
sudah ditemukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili
atribut lain yang sudah menjadi anggotanya.
4. Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal
kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.
Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
primary key secara menyeluruh.
5. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)
Relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus
bergantung fungsi pada atribut super key.
Dalam pembuatan normalisasi harus memperhatikan dan mengetahui
beberapa field atau atribut kunci seperti tersebut dibawah ini yaitu:
1. Super Key
Himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk
mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam set entitas.
2. Candidate key
Satu atribut atau minimal satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik
suatu kejadian spesifik dari entitas.
26
3. Primary key
Satu atribut atau minimal satu set atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan
secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari
suatu entitas.
4. Alternate key
Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.
5. Foreign key
Suatu atribut atau set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang
menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak dan sama
dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entitas induk dengan
anak adalah satu ke banyak (one to many) relationship.
Data sederhana dapat kita himpun kedalam satu organisasi data file dan yang
dikenal sebagai suatu organisasi file. Tipe organisasi file adalah:
1. Sequential, metode ini mempunyai ciri yaitu rekaman tertentu dilakukan record
demi record sesuai kuncinya.
2. Random, metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan
dalam media fisik secara acak. Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah,
yaitu adanya alamat yang akan muncul lebih dari satu kali, dan alamat yang tidak
pernah muncul sama sekali.
3. Indexed sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri yaitu merupakan gabungan
antara metode sequential dan random, record disimpan secara berurutan dengan
menggunakan kunci, masing-masing record diberi indeks, pengamatan dilakukan
secara acak dan perlu penimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.
27
Selain itu juga terdapat dua jenis data file yang digunakan yaitu :
1. SASD (Sequential Access Storage Device)
Disebut juga piranti akses serial, peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic
tape (pita magnetik). Dan piranti ini mempunyai cirri yaitu proses pembacaan
rekaman harus berurutan dan data harus disimpan dalam blok-blok dan proses
write hanya bisa dilakukan sekali saja.
2. DASD (Direct Access Storage Device)
Atau juga disebut akses direct. Contoh dari piranti akses tipe direct ini adalah
cakram magnetik (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk, dan
mempunyai ciri-ciri seperti pembacaan rekaman tidak harus urut, mempunyai
alamat, data dapat disimpan dalam karakter atau blok dan proses write dapat
dilakukan beberapa kali.
Dalam mengumpulkan data, dapat kita himpun kedalam suatu data file yang
memuat informasi tentang hubungan antara item yang terdapat didalamnya. File
didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe file, yaitu:
1. File Referensi (Master File)
File induk berisi data-data permanent yang biasanya hanya sekali dibentuk,
kemudian dipakai didalam pengolahan data selanjutnya.
2. File Transaksi (Transaction File)
File ini berisi data-data untuk suatu periode waktu atau sesuatu bidang kegiatan
atau suatu periode waktu yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.
28
3. File Laporan (Report File)
File yang berisi atau yang akan ditampilkan. Isi dari file ini biasanya diambil dari
file master untuk mempersiapkan pembuatan laporan.
4. File Sejarah (History File)
File ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan
sebagai arsip.
5. File Pelindung (Backup File)
File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam database pada
suatu saat. Atau disebut juga file cadangan jika file database rusak atau hilang.
C. Kamus Data (Data Dictionary)
“Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi” (Al-Bahra, 2005:70). Kamus data atau data
dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data
yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan
dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap
analisis dan perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan
analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang
masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu,
pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,
laporan dan database.
29
Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD.
Alur data pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur
datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari
alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data
di dalam DAD. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan
keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
Kamus data memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data didalam DAD.
2. Nama Arus Data
Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama
dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca
DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di
DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Bentuk Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses
lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen
hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat
berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan
tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data
seperti ini perlu dicatat di kamus data.
30
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan
yang lainnya.
6. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus
data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak
menunjukkan volume terbanyak.
7. Periode
Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan terjadinya
arus data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data
harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data
tersebut.
31
Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai
penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu:
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran
suatu data
Tabel II.3. Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN X Setiap karakter
9 Angka numerik
A Karakter alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
~ Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Tabel II.4. Notasi Struktur Data
NOTASI KETERANGAN
= Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (Ya atau Tidak)
{ } Iterasi/Pengulangan Proses
[ ] Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan @ Petunjuk (Key Field)
32
D. Struktur Kode
Menurut Mulyadi (2003:127) “kode adalah suatu kerangka (Framework) yang
menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda
terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode memudahkan proses
identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi”.
Dalam kaitannya dengan penggunaan komputer untuk memproses data, kode
yang menggunakan angka atau huruf mempunyai istilah sebagai berikut:
1. Kode alfabetik adalah kode yang menggunakan huruf.
2. Kode numerik adalah kode yang menggunakan angka.
3. Kode alfanumerik adalah kode yang menggunakan kombinasi angka dan huruf.
Tujuan dalam pembuatan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data
ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang
berhubungan dengannya. Akan tetapi dalam pembuatanya, kode harus memenuhi
beberapa syarat yaitu:
1. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang di wakili dengan kodenya.
2. Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilkannya. Unik berarti
tidak ada kode yang kembar.
3. Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
33
4. Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam di simpanan luar komputer.
5. Konsisten
Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Ada Standarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah
pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang
menggunakan kode tersebut.
7. Spasi Dihindari
Penggunaan spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan
kesalahan didalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter yang Mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya
tidak digunakan dalam kode.
9. Panjang Kode
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem
informasi, masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kebaikan dan
kelemahannya tersendiri.
34
1. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)
Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan
dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili
dengan kode ini.
Contoh: “P” untuk Pria
“W” untuk wanita
2. Kode Urut (Sequential Code)
Disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut
antara satu kode dengan kode berikutnya.
Contoh: 001 Kas
002 Piutang Dagang
003 Hutang Dagang
3. Kode Blok (Block Code)
Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan
satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
Contoh: 1000 – 1999 Aktiva Lancar
2000 – 2999 Aktiva Tetap
6000 – 6999 Biaya
4. Kode group (Group Code)
Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai
arti.
35
Contoh:
5-101-50
Kelompok pendapatan
Rincian pendapatan tiap kelompok
Pusat pertanggung jawaban
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0
sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya
kelompok.
Contoh:
00. AKTIVA LANCAR 01. AKTIVA TETAP
00100 Kas 01100 Tanah
00200 Piutang 01200 Bangunan
top related