standar operation procedure (sop) - lpmi …lpmi.stt-ibnusina.ac.id/admin/file/upload/04.sop...
Post on 08-Feb-2018
253 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1Prosedur Pengisian KRS dan KHS
STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP)
PENGISISAN KRS DAN KHS
Kode Dokumen :Revisi :Tanggal : 28 Januari 2013Dibuat oleh : SEKRETARIS
ROPIANTO, M.KOMDikendalikan Oleh : PUKET I
STT IBNU SINA BATAM
Ismail, ST., M.Sc.Disetujui Oleh : KETUA
STT IBNU SINA BATAM
IR. LARISANG, MT
2Prosedur Pengisian KRS dan KHS
DAFTAR ISI
Halaman
COVER.......................................................................................... 1
DAFTAR ISI ................................................................................... 2
I. Tujuan dan Pengertian ................................................................ 3
II. Pihak-pihak yang terkait.............................................................. 4
III. Referensi ..................................................................................... 4
IV. Ruang Lingkup ............................................................................. 4
V. Mekanisme dan prosedur ........................................................... 5
VI. Bagan Alir .................................................................................... 7
VII. Lampiran-Lampiran ..................................................................... 9
3Prosedur Pengisian KRS dan KHS
STT IBNU SINA BATAMTEKNIK INFORMATIKATEKNIK INDUSTRI
Kode :
Judul : Pengisian KRS dan KHS
Tanggal Dikeluarkan :28 Januari 2013
Area : Revisi
I. Tujuan dan Pengertian
Tujuan prosedur KRS dan KHS ini adalah:
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur
pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam
2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses
pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam.
Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS
dan KHS mahasiswa ini antara lain :
1. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh
studi di perguruan tinggi.
2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi
tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau
diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester
sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3
mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib.
3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot
nilai mata kuliah yang diperoleh dalam angka dan huruf dimana sesuai
dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang diprogram serta yang
dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester
(IP) dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK).
4Prosedur Pengisian KRS dan KHS
4. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap
beban belajar peserta didik yang diperoleh selama satu semester
melalui kegiatan yang terjadwal per minggu. Perbedaan takaran untuk
tugas terstuktur dan tugas mandiri mempertimbangkan tingkat
kedalaman kompetensi yang harus dicapai untuk masing-masing
program.
5. Indeks Prestasi Semester (IPS) adalah nilai yang diperoleh dari
pembagian jumlah SKS yang lulus di semester berjalan dibanding jumlah
SKS yang diprogram pada semester berjalan, dikali dengan jumlah dari
bobot SKS dikali dengan bobot nilai.
6. Indeks Prestasi Komulatif (IPK) adalah nilai yang diperoleh dari
pembagian jumlah SKS yang lulus dari semester I sampai semester
berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram dari semester I sampai
semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan
bobot nilai dalam angka dari semester I sampai dengan semester
berjalan.
7. Dosen Penasehat Akademik adalah dosen yang diberikan tugas oleh
prodi untuk memberikan penasehatan / pembimbingan akademik
kepada mahasiswa baik yang menyangkut strategi pemograman mata
kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan
monitoring.
II. Pihak-Pihak yang terkait
Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :
1. Mahasiswa
2. Dosen Penasehat Akademik
3. Ketua Program Studi
4. Seketaris Prodi
5. BAAK
5Prosedur Pengisian KRS dan KHS
III. Referensi
Referensi yang digunakan yaitu Mekanisme dan Prosedur Administrasi
Akademik
IV. Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur pengisian KRS dan KHS ini meliputi:
1. Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya
administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah
ditentukan.
2. Penyusunan rencana studi untuk semester yang akan berlangsung
dengan bimbingan dosen penasehat akademik
3. Persetujuan dan pengesahan rencana studi oleh dosen penasehat
akademik dan ketua Prodi.
4. Penyerahan rangkapan KRS dan KHS monitor yang telah dilegalisir ke
Seketaris Program Studi, dosen penasehat akademik dan BAAK.
5. Modifikasi atau pembatalan rencana studi dilakukan oleh mahasiswa
jika ingin mengubah rencana studi mahasiswa
6. Pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar (PMB) oleh mahasiswa
dan dosen
7. Pelaksanaan kegiatan ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir
semester (UAS)
8. Pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah oleh dosen pengampu
mata kuliah.
9. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai
yang tertera dalam berita acara dan telah disahkan oleh dosen
pengampu mata kuliah oleh dosen penasehat akademik.
10. Penandatanganan KHS mahasiswa oleh BAAK
6Prosedur Pengisian KRS dan KHS
11. Pendistribusian rangkapan KRS dan KHS ke BAAK, dosen penasehat
akademik dan program studi.
V. Mekanisme dan Prosedur
Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya
administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah
ditentukan.
2. Mahasiswa menyusun dan mengimput mata kuliah yang telah
direncanakan dan mengkonsultasikan kepada penasehat akademik
3. Dosen penasehat akademik mengesahkan (menandatangani) KRS
mahasiswa
4. BAAK mencetak KRS mahasiswa dan mendistribusikan kepada
mahasiswa, prodi dan penasehat akademik.
5. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana
studinya maka mahasiswa tersebut melakukan perubahan atau
pembatalan rencana studi
6. Mahasiswa mengikuti perkuliahan sesuai jadwal perkulihan
7. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai jadwal yang telah ditentukan
8. Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan
pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa.
9. Dosen menyetor berita acara penilaian hasil ujian ke BAAK
10. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai
yang tertera dalam berita acara oleh BAAK
11. BAAK memberikan KHS kepada Mahasiswa setiap akhir semester dan
mendistribusikan rangkap KHS ke Prodi dan Penasehat Akademik.
7Prosedur Pengisian KRS dan KHS
VI. Bagan Alir
Bagan alir prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut :
Alur Kegiatan Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan penjelasan
1
2
3
4
Mahasiswa
1. Mahasiswa2. Dosen PA
1. Dosen PA2. Ketua PRODI
Mahasiswa
Kwitansi pembayaran
KHS Semester sebelumnya
KRS yang telah disetujui PA
KRS yang telah disetujui PA
Mulai
Melakukan pembayaran
administrasi dan Uang Kuliah ke
BANK
Penyusunan Rencana Studi
Persetujuan dan pengesahan KRS
Penyerahan KRS monitor ke BAAK & fotocopian KRS yang dilegalisir ke
Prodi, dan PA
8Prosedur Pengisian KRS dan KHS
5
6
7
8
9
10
Mahasiswa
Mahasiswa
Mahasiswa
Dosen Pengampuh Mata Kuliah
1. Dosen2. BAAK
BAAK
1. Kartu Perubahan2. FC Kwitansi SPP terakhir
Bahan Ajar, buku refferensi
Kartu UjianDokumen ujian
Lembar jawaban hasil ujian
Berita Acara Hasil Ujian
Berita Acara Hasil Ujian
Perubahan/ Pembatalan
Rencana Studi jika ada
perubahan
Mengikuti Ujianujian
Mengikutiperkuliahan
Pemeriksaan dan pemberian nilai
mata kuliah
Pengisian NilaiMata Kuliah dalam KHS
Penyerahan Berita Acara Hasil
Ujian
9Prosedur Pengisian KRS dan KHS
11
12
BAAK
MahasiswaDosen PAProdi
KHS
KHS
VII. Lampiran
lampiran-lampiran yang terdapat dalam prosedur pengisian KRS
dan KHS ini adalah
1. Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Studi
2. Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi
3. Lembar Kartu Rencana Studi (KRS) monitor
4. Kartu Perubahan
5. Kartu Rekomendasi
6. Lembar Konsultasi Mahasiswa
7. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi
8. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang dibimbing
9. Perkembangan IPK Mahasiswa
10. Laporan Perkembangan Mahasiswa
Pencetakan dan Pengesahan KHS
Pendistribusian Rangkapan KRS /
KHS
10Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 1
STT IBNU SINA BATAMTEKNIK INFORMATIKATEKNIK INDUSTRI
Kode :
Judul : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa
Tanggal Dikeluarkan :28 Januari 2013
Area : Revisi
I. Tujuan
Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah :
1. Sebagai pedoman bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan
pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa.
2. Untuk memberikan kemudahan bagi dosen penasehat akademik dalam
melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa
II. Pengertian
Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan
penyusunan rencana studi ini antara lain :
1. Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan
pembimbingan yang dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada
mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa menentukan mata kuliah
yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester
yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi
mahasiswa bersangkutan.
2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi
tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram
sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan
11Prosedur Pengisian KRS dan KHS
prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3 mata kuliah yang
diprogram adalah paket wajib.
III. Ruang Lingkup
Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi
mahasiswa ini dimulai dari pemeriksaan IPK mahasiswa semester sebelumnya,
penetapan beban studi sesuai dengan IPK yang diperoleh, pengisian mata kuliah
sesuai dengan beban studi yang diperoleh sampai dengan penandatangan KRS
oleh dosen penasehat akademik.
IV. Instruksi Kerja
Instruksi kerja bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan
pembimbingan penyusunan rencana studi adalah :
1. Memeriksa IPK mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester
sebelumnya.
2. Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IPK
semester sebelumnya dimulai dari semester III dan seterusnya. Penetapan
beban studi berdasarkan IPK dengan ketentuan sebagai berikut:
IPK Beban Studi
3.00 – 4.00 22-26 SKS
2.50 – 2.99 19-21 SKS
2.00 – 2.49 10-18 SKS
1.51 – 1.99 12-15 SKS
<=1.5 12 SKS
3. Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa.
4. Memberi arahan dan berdiskusi dengan mahasiswa mengenai mata kuliah
yang akan diambil, jika telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah
yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan berjalan.
12Prosedur Pengisian KRS dan KHS
5. Menandatangangi KRS sebagai bentuk persetujuan dosen penasehat
akademik.
13Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 2
STT IBNU SINA BATAMTEKNIK INFORMATIKATEKNIK INDUSTRI
Kode :
Judul : Instruksi Kerja Perubahan atau Pembatalan Rencana Studi
Tanggal Dikeluarkan :28 Januari 2013
Area : Revisi
I. Tujuan
Tujuan instruksi perubahan dan pembatalan rencana studi ini
adalah :
1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan
perubahan atau pembatalan rencana studi .
2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam
melakukan perubahan atau rencana studi
II. Pengertian
Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja
perubahan atau pembatalan rencana studi ini antara lain :
1. Perubahan rencana studi adalah perubahan berupa
penambahan dan/atau penggantian mata kuliah tertentu
dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui
sebelumnya, paling lambat setelah dua minggu
perkuliahan.
2. Pembatalan rencana studi adalah keputusan seorang
mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk meniadakan
satu atau lebih mata kuliah yang telah ditetapkan dalam
14Prosedur Pengisian KRS dan KHS
kartu rencana studi. Pembatalan mata kuliah dilakukan
paling lambat pada minggu keempat perkuliahan.
III. Ruang Lingkup
Ruang lingkup instruksi kerja perubahan atau pembatalan rencana
studi ini dimulai dari konsultasi perubahan atau pembatalan
rencana studi, pengambilan kartu perubahan, pengisian kartu
perubahan, pengesahan kartu perubahan, pengambilan KPK
perubahan dan pengambilan KPK yang dibatalkan, pengisian KPK
perubahan sampai dengan penyerahan KPK perubahan ke dosen
pengampu mata kuliah yang baru.
IV. Instruksi Kerja
Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau
pembatalan rencana studi adalah :
1. Berkonsultasi mengenai perubahan atau dengan dosen
penasehat akademik dan ketua program studi dengan
persetujuan dosen pengampu mata kuliah terutama mata
kuliah yang akan dibatalkan.
2. Mengambil kartu perubahan di Seketaris Program Studi
3. Bertemu dengan dosen penasehat akademik untuk
pengisian kartu perubahan
4. Mengesahkan kartu perubahan ke dosen penasehat
akademik dan ketua program studi
5. Mengambil KPK baru dan mengembailkan KPK yang
dibatalkan di BAAK
6. Mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK baru
7. Meminta dosen pengampu mata kuliah untuk
menandatangani KPK baru sebagai bentuk pengesahan
15Prosedur Pengisian KRS dan KHS
kemudian menyerahkan 1 rangkap KPK baru ke dosen
pengampu mata kuliah.
16Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 3
LEMBAR KRS MONITORNama Mahasiswa : .................................................
No Register :
Prog. Studi : .................................................Semester :
Beban SKS semester ini : .................................................
Jumlah BEBAN SKSKREDIT YANG DIPEROLEH
(SKSD)SKSN IP
Semester LaluKumulatifs/d Semester Lalu
No Nama Mata Kuliah Kode MK SKS B/U
PerkuliahanRuang Kuliah
Kode Dosen
Pengasuh MK
RencanaKe
ParafBA
Hari Ke Jam Ke
1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini
2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen
penasehat.
Disahkan OlehKetua Program StudiPada tgl : ................
Disetujui OlehPenasehat AkademikPada tgl : .................
M. Ropianto, M.Kom.NIDN. 1028067804
Ririt Dwi P, ST., M.SINIDN. 100508101
Batas SKS yang ditentukan Berdasarkan IPKIPK Beban Studi3.00 – 4.00 22-26 SKS2.50 – 2.99 19-21 SKS2.00 – 2.49 10-18 SKS1.51 – 1.99 12-15 SKS<=1.5 12 SKS
17Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 4
KARTU PERUBAHAN KRS
Nama Mahasiswa : .................................................
No Register :
Prog. Studi : ................................................. Semester :
Subyek No Nama Matakuliah Kode MK SKSKode
Dosen
ALASAN(DIISI OLEH
DOSEN PENASEHAT
MEMBATALKAN
12345
MENGGANTI/ MENAMBAHKAN
12345
1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini
2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen
penasehat.
DisetujuiKetua Program StudiPada tgl : ................
Disetujui OlehPenasehat AkademikPada tgl : .................
M. Ropianto, M.Kom.NIDN. 1028067804
Ririt Dwi P, ST., M.SINIDN. 100508101
18Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 5
KARTU REKOMENDASI
Nama Mahasiswa :
NPM : SMT :
Program Studi :
Mata Kuliah / Masalah : ........................................ / ................................
No Kepada Keterangan
MengetahuiKetua Program Studi
Batam, .................... 201Dosen PA
M. Ropianto, M.Kom.NIDN. 1028067804
Ririt Dwi P, ST., M.SINIDN. 100508101
*Digunakan apabila mahasiswa yang bersangkutan membutuhkan konsultasi dengan pihak lain.
19Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 6
LEMBAR KONSULTASI MAHASISWA
No Hari/Tanggal Masalah Yang Dibicarakan Saran Dosen PA Paraf
1
2
3
4
5
6
7
8
Catatan
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.................................................................................
20Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 7
DAFTAR HADIR TATAP MUKA KONSULTASI
No Nama Mahasiswa Masalah Konsultasi Tanda
Tangan Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
8
MengetahuiKetua Program Studi
Batam, .................... 201Dosen PA
M. Ropianto, M.Kom.NIDN. 1028067804
Ririt Dwi P, ST., M.SINIDN. 100508101
21Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 8
DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK MAHASISWA
YANG DIBIMBING
No Nama Mahasiswa No. Pokok Keterangan
1
2
3
4
5
6
Batam, ......... 20
22Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 9
PERKEMBANGAN IPK MAHASISWA
Nama Mahasiswa :
NPM :
Program Studi :
No SMT Jumlah Mata Kuliah IP IPK
1 I
2 II
3 III
4 IV
5 V
6 VI
7 VII
8 VII
9 IX
10 X
LULUS TANGGAL .............................................
23Prosedur Pengisian KRS dan KHS
LAMPIRAN 10
LAPORAN PERKEMBANGAN MAHASISWA
No NPM Nama Mahasiswa Perkembangan Mahasiswa
1
2
3
4
5
6
7
8
top related