sistem penjualan barang2222
Post on 06-Apr-2018
240 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
1/13
SISTEM PENJUALAN BARANG
A. Pendahuluan
Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan
informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-
operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.
Teknologi internet sudah terbukti merupakan salah satu media informasi yang efektif dan
efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja dan
dimana saja. Teknologi internet mempunyai efek yang sangat besar pada perdagangan atau
bisnis. Hanya dari rumah atau ruang kantor, calon pembeli dapat melihat produk-produk pada
layar komputer, mengakses informasinya, memesan dan membayar dengan pilihan yang
tersedia. Calon pembeli dapat menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu datang ke toko
atau tempat transaksi sehingga dari tempat duduk mereka dapat mengambil keputusan dengan
cepat. Transaksi secara online dapat menghubungkan antara penjual dan calon pembeli secara
langsung tanpa dibatasi oleh suatu ruang dan waktu. Itu berarti transaksi penjualan secara
online mempunyai calon pembeli yang potensial dari seluruh dunia.
Selain itu perkembangan perusahaan terasa dinilai agak lambat. Oleh karena itu dirancang
suatu sistem penjualan secara online dengan menggunakan media web atau internet dengan
tujuan untuk meminimalkan waktu proses penjualan dengan tujuan dapat meningkatkan
volume penjualan sehingga pendapatan perusahaan dapat meningkat.
B. Definisi sistem penjualan
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan
dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen,
Lars, 2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama
untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod,
1998).
Sistem Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan
procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari
diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi,
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
2/13
prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga
menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan
keputusan.
Sistem Penjualan Barang diartikan sebagai suatu sistem penjualan, melalui prosedur-prosedur
yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang
ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan
faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999).
Salah satu contohnya Sistem Penjualan Barang berbasis Web, adalah :
E-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan penjualan atau
pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet (Turban,
Efraim,2000). E-Commerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup
hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan
sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga
pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik,
hubungan elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond,1998).
C. Diagram konteks
Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram
konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi penjualan barang
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
3/13
Di dalam diagram konteks sistem informasi penjualan ini terdapat tiga entitas, yaitu supplier,
customer dan pemilik. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang berisi nama
barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya akan
diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan akan
menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan yang
akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan
kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik
D. Diagram alir data sistem informasi penjualan barang
1. Pada level 0
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
4/13
Pada Data Flow Diagram level 0 ini terdapat 4 proses, antara lain :
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
5/13
a. Proses 1.0 yaitu proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan
jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah
barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang.
b. Proses 2.0 yaitu proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan
kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia.
Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang.
c. Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan
barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan
diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer.
Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat
laporannya.
d. Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data
barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan
berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan
keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.
2. Pada level 1
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
6/13
Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan
proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah
dimasukkan ke dalam proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh
proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian
diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.2 yaitu
proses pengumpulan data transaksi penjualan. Di dalam proses ini data transaksi
dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.3. Data transaksi disortir
berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan
barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada proses 4.4 yaitu
proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan
yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada proses 4.5. Data
penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
7/13
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
8/13
sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
G. Unit Organisasi Sistem Penjualan Barang
Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian
yaitu :
1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik
H. Dokumen yang digunakan
1. Penawaran Harga (PH)
2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
a) Tembusan pengiriman
b) Tembusan langganan
c) Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
a) Invoice
b) tembusan Piutang
c) tembusan Jurnal
d) arsip di bagian order penjualan
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
9/13
10. Faktur Pajak
a) 1. Faktur Pajak
b) 2. Arsip
c) 3. Extra Copy
11. Kwitansi
I. Uraian Prosedur
1. Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
a. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari
langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form.
Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
b. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat
penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut
melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan
order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan
barang, dll.
c. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan.
Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock
request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi,
maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di
print out melalui printer di bagian penerimaan order
d. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan
penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
e. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
2. Bagian Kredit
a. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
b. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
c. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah
order ini dapat dipenuhi
d. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan
ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
e. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1
yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
10/13
3. Bagian Stock & Delivery
a. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order
penjualan
b. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak
tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
c. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang
yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk
barang yang masuk ke gudang.
d. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian
otorita kredit
e. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang
mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier
dari bagian pembelian barang dagang.
f. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau
PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil
barang di supplier.
g. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh
Langganan
h. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
4. Bagian Gudang
a. Menerima Perintah/Permintaan Barang
b. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang
(Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua
penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
c. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk
ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
d. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
5. Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
a. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
b. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
11/13
c. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
d. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan
Supplier
e. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
f. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
g. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
h. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
i. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
j. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke
bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
6. Penjualan Barang Dari Stock Gudang
a. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
b. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran
Barang.
c. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
d. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian
gudang.
e. Menyerahkan barang kepada customer
f. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
g. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
h. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
i. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock
& Delivery. (melalui Kurir)
7. Bagian Invoice/Faktur
a. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock
& delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang
sudah direkam file server
b. Menerbitkan faktur pajak.
c. Menerbitkan listing penjualan harian
d. Mendistribusikan Dokumen
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
12/13
1) Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
2) Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3) Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku
besar
4) Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra
Copy.
8. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
1. Bagian Piutang
a. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
b. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan.
Perekaman meliputi data transaksi piutang
c. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
d. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
e. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet
bersangkutan ke bagian buku besar.
f. Membuat surat penagihan
2. Bagian buku besar
a. Bagian Jurnal Penjualan
1) Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan
Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2) Menerima copy Faktur Pajak.
3) Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
b. Bagian Jurnal Pembelian
1) Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
9. Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan
melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah
-
8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222
13/13
mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem
informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan
tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik,
pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada
kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh
seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi
oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
J. Sumber daya
Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
Software : Aplikasi optional yang digunakan untuk mempermudah dalam pekerjaan
Brainware : orang yang menggunakan fasilitas tersebut
K. Sasaran/target
1. Automatisasi system akuntansi Penjualan
a) Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
b) Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
c) Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
top related