segf 2013 | elektronische dossierverwaltung für den staatsrat des kanton wallis mit opentext...
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Elektronische Dossierverwaltung für den Staatsrat des Kanton Wallis Laurent Bonvin, ECM Manager, Kanton Wallis / Marcel Buob, Solution Consultant, kwe.li
1
Agenda
Vorstellung Kanton Wallis
Vorstellung kwe.li
Ausgangssituation
Umsetzung
Vorher / Nachher
Warum Open Text?
Projektablauf
Einige Fakten
Ausblick
2
Avenue des Mayennets 2, 1951 Sion Tél 027 606 22 16 F 027 606
5 Departemente 55 Dienststellen 3’000 Angestellte
Jahresbudget Laufende Rechnung / Ertrag 2’800 Mio. Investitionsrechnung / Ausgaben 530 Mio. SAP seit 1999 Digitalisierung von Belegen: Ixos / Livelink Archive Server
Grosser Rat: Projekt «Papierloses Parlament»
Kanton Wallis
3
Vorstellung kweli (www.kwe.li) Boutique consulting group Consultants all former OpenText employees 5 full-time employees, network of freelancers
Specialisations include Enterprise Content Management OpenText Partner Also supplier to OpenText
Focus on regulated industries Aviation, Pharma, Energy, Financial Services, Government
Documentation Management Technology Partner to eDoc Industries (www.edoc-industry.ch) Specialist Documentation Management System for large volumes of heterogeneous
documentation sets
Web Development Java specialists Python / Django
4
Vorstellung kweli (www.kwe.li)
OpenText Corporation Focus on OpenText Content Server Customer Implementations Extensions, Integrations Development
Archiving and Web Content Management
eDoc Industry (www.edoc-industry.ch) Software maintenance for eDoc Customisations, Integrations, Extensions
5
Vorstellung kweli (www.kwe.li)
Customers include: Pharma Roche, Vifor
Energy ERZ, Hitachi Zosen Inova, E.ON., Andritz Energy&Environment, City of
Oslo, Teeside (Suez Environment) Financial Services ZKB
International Organisations ISO Central Secretariat
Other Zurich Airport, Skyguide, Event Knowledge Services, 4uGroup
(JANZZ.com) , Canton du Valais, ….
6
Enterprise Information Management $1.2 Mia Globale Einnahmen 150 Million Benutzer #1 in ECM 5,000 Mitarbeiter $2 Mia R&D Investitionen / 5 Jahre Mehr als 20 Jahre ECM 141 Länder Börsennotiertes Unternehmen (NASDAQ:
OTEX, TSX: OTC.TO)
Zahlen und Fakten ECO-System Strategie
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DCE – Décisions du Conseil d’Etat DCE – Entscheidungen des Staatsrates
1 Sitzung pro Woche (ausser Ferienzeit)
Pro Sitzung (Mittelwerte) : 200 Dossiers 7-8 Seiten pro Dossier 1’500 bis 2’000 Seiten / 7 Kopien!
Zirkulation der Papier-Dossiers Dienststellen Sekretariate der Departemente Zentralstellen (sammeln der Gutachten) Staatskanzlei Staatsrat
8
Ausgangssituation
Vorbereitung der Dossiers
durch die Departemente
Konsolidierung
Montag 12h
Montag 17h
DECS DEET DFIS DSSI DTEE
Analyse der Dossiers
Entscheidung
Agenda + Papier
Staatskanzlei
Bearbeitendes Departement
Departementsstäbe
Sitzung Staatsrat
DCE Dienststelle Sekretariate der
Departemente
Zentralstellen (Vorbericht)
Umsetzung in Livelink
Dossier erstellen
02-Validierung
01 Vorbereitung
DCE
02.01 Formelle Analyse
DCE
02.02 Vorvalidierung
DCE
02-03 Vorbericht
DCE
02.04 Validierung
DCE
04 Analyse
DCE
03 Konsolidierung
DCE
05 Sitzung
DCE
06 Diffusion
DCE
Departementsstäbe
Case Workflow starten
Eintrag in Bordereau
Unterschrift Regierungsrat
Workflow Workflow (optional)
Vorbericht Dienststelle (ACF-SPO-CHE-CG)
Departementsvorsteher
Departementssekretariat
Stati ohne Workflow
Bearbeitende Dienststelle Bearbeitendes Departement Staatskanzlei
Prozessdauer: 5 bis15 Tage
Verbesserungen 1 Zugang zu Dossiers (Vorbereitung und Sitzung)
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Vorher Nachher
− Umfangreiche, platzraubende Papierdossiers
− Dossiers oft unvollständig
− Aktualität der Dossiers konnte nicht garantiert werden
− Persönliche Anmerkungen auf Papier und manuelle Konsolidierung
Möglichkeit eines papierlosen Dossiers
Zugang zu allen Teilen der Dossiers (Berichte, Anhänge zu Vorberichten, etc., incl. stillschweigenden Annahmen)
Garantierter Zugang zu den aktuellsten Versionen der Dokumente
Elektronische Anmerkungen direkt im Dossier (vor, während und nach der Sitzung)
Verbesserungen 2 Suche
12
Vorher Nachher
− Schwierigkeiten Entscheide (DCE) wieder zu finden (Papierablage => basiert auf Gedächtnis der Sekretäre/-innen)
− Schwierig / unmöglich Berichte wieder zu finden (mangels Archiv)
− ~1 Person im Stande Dokumente zu finden
Suche via Metadaten und Schlüsselworte ( « Google »)
Zugang zu allen Elementen eines Dossiers (Berichte, Anhänge, etc., incl. stillschweigenden Annahmen)
Jedermann kann Dokumente wieder finden (unter Berücksichtigung der Berechtigungen)
Verbesserungen 3 Schnelle und flüssige Prozessabwicklung
13
Vorher Nachher
− Zirkulation der physischen Dossiers zwischen den Beteiligten (z.B. Vorberichte) => Manueller Schritt ohne Mehrwert und Zeitverlust
− « stop and go » Arbeitsweise (nur Weiterleitung vollständiger Dossiers) => Engpass
− Zusammenstellung und neu Zusammenstellung von Bordereaux und Dossiers => Manueller Schritt ohne Mehrwert und Zeitverlust
Sofortiger Zugang zu Dossiers nach deren Freigabe (z.B. Vorberichte)
Kontinuierliche Bearbeitung der Dossiers
Automatische Generierung und Strukturierung von Bordereaux und Dossiers
Verbesserungen 4 Verfolgbarkeit der Prozesse
14
Vorher Nachher
− Schwierigkeiten den Status der Dossiers zu verfolgen.
− Auffinden oder Vergleichen von verschiedenen Version war unmöglich
Direkte Überwachung des Bearbeitungsfortschritts aller Dossiers
Zugang zu allen Versionen und Verfolgbarkeit der Änderungen
Verbesserungen 5 Verwaltung der Dokumente
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Vorher Nachher − Verwaltung von Nachweisen /
Entscheidungsgrundlagen lückenhaft
− Aufbewahrung von mehreren Kopien und Formaten (Papier / elektronisch) => hohe Kosten
Alle Elemente eines Dossiers nach einheitlichen und strikten Regeln verwaltet und langzeitarchiviert :
Garantierte Authentizität, Integrität und Qualität aller Elemente
Garantierte Zugriffskontrolle und Sicherheit aller Elemente
Verwaltung der Dossierelemente im gesamten Lebenszyklus des Dossiers
Langzeitarchivierung der Dossiers
1 einzige Datenbank mit Zugangskontrolle, die von überall her zugänglich ist.
Portal
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Rollen spezifische Reiter
Dossier erstellen (1)
17
Auswahl Departement
Auswahl Dienststelle
Dossier erstellen (2)
18
Beschreibung
Metadaten
Dossierübersicht
19
Dokumente
Status Zusammenfassung
Nummer / Titel
Metadaten
Prozessfortschritt
Prozessfortschritt
20
Dossiers - Status
21
Filter Sortierung
Fortschritt
Vorberichte
Bordereau
Sitzung
Dossier(Titel + Zusammenfassung)
Link zu dossier
Erstellungsdatum
Metadaten
Art
Webreport für Kanzler
Entscheidung
Erfassen von Kommentaren
(inline)
Sicherheit / Berechtigungen Sichtbarkeit der Dossiers ist statusabhängig Vorbereitung / Validierung : Dienststelle + zuständiges Departement Zentralstellen, falls Vorbericht angefordert Konsolidierung: Staatskanzlei Analyse + Staatsratssitzung: Departementsstäbe und alle Departemente
Anmerkungen und komplementäre Dokumente bleiben unter Kontrolle der Departemente
Implementierung Verwendung von Gruppen Binderhierarchie (Standard Case Management) Strukturierung des Dossiers durch Ordner (Standard Case Management) Rollen (Standard Case Management) Rechteparametrisierung durch Forms-Tabelle (Entwicklung) Workflow (Entwicklung)
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2010 2011April Mai Juni Juil. Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März April
Analyse DCE Prozess
DCE ProzessMachbarkeitsstudie
Analyse conceptuelle ECMValidierung Konzept Open Text
Realisierung Prototyp
Benutzertests und AnpassungenSchulung
Abnahme V 1.0
Go Live und Erweiterungen
Validation CE
Projektablauf
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Avancement du projet
2 Testsitzungen
Konzept
Prototyp
Zahlen und Fakten
Ressourcen Kweli: 1-2 Personen Intern: 3 Personen (Teilzeit) + Ressourcen aus den
Departementen
2 Testsitzungen (teilweise Papier + ECM) Reorganisation des Sitzungszimmers (Netzwerk, Computer+ 22’
Bildschirme) Projektabnahme nach 2h Sitzung Testserver -> Produktionsserver per sofort kein Papier mehr für DCE-Prozess
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Erweiterungen Projekt ist Opfer seines eigenen Erfolges Management ist überzeugt von der Lösung Fülle von Ideen und Anfragen implementieren
Integration der Dokumentenverwaltung in bestehende Eigenentwicklungen (ausser ERP) Korrespondenzmanagement weitere Dossierverwaltungen
Bereits implementiert
Automatisierung der Verarbeitung einer Entscheidung (DCE) nach der Unterzeichnung (Digitalisierung, Import via Barcode)
Verbesserung der Usability, laufende Verfeinerung / Optimierung von Metadaten, Berechtigungen,…
DPT – Dossierverwaltung / Verwaltung der Entscheidungen der Departementsvorsteher
Im Gange Recordsmanagement Schnittstelle zum Kantonsarchiv Rechteverwaltung und Neuorganisation zu Beginn einer Legislaturperiode Integration LIFERAY
Strategie Analyse der Rahmenbedingungen für eine Erweiterung auf die gesamte Kantonsverwaltung in den
nächsten 5 Jahren
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Warum Open Text? Einer der Marktleader im ECM Sektor
Starke Integration SAP - Open Text Aktive Partnerschaft zwischen den beiden Firmen
Open Text = vertrauenswürdiger Anbieter Archivierung von SAP Dokumenten bereits im Einsatz Möglichkeit, die bestehende Infrastruktur zu verwenden bzw. darauf
aufzubauen Geleistete Investitionen voll ausschöpfen
Modulares, erweiterbares Angebot
Prototyp realisiert durch Service cantonal de l’informatique
(SCI) (2008)
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ECM – Technische Komponenten
Livelink 9.7.1 / Solaris (seit 4.2012 CS10 / Windows) Case Management Extended Workflow Webreports
Open Text Rendition Services Zusammenführen von verschiedenen Dokumenten in PDF (DCE) OCR / PDF Renditions
Enterprise Scan
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ECM – Spezifische Entwicklungen
Webreports Portal – User spezifische Links (Startseite) Bordereau Dossierstatus – Où est mon dossier? DCE - Workflowzuweisungen Automatische Statusübergänge und Verarbeitung Scans
Workflow XSL zur Manipulation von XML-Exporten Manipulation Case-Status
Eventscripts Abgleich Case-Workflow -> Case Tasks / Status Steuerung Case-Berechtigungen Dynamisches Zuweisen von Step-Performern
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Bilanz ECM Kostenreduktion – Druck- und Personalkosten (weniger
Interne-Post und mehr Automatisierung) Zeitersparnis Sofortige Dossierfreigabe, parallele Verarbeitung Niemand will wieder zurück Einheitlicher und zentralisierter Zugang zu allen Informationen
(Vereinfachung der Suche) Verbesserung der Dossiersuche (Zugänglichkeit) Verbesserung der (Rück)-Verfolgbarkeit von Dossiers Verbesserung der Dossierbehandlung Reduktion von Prozessschritten ohne Mehrwert Gelegenheit der Prozessoptimierung Verfügbarkeit einer Datenbank der Entscheidungen des Staatsrates
(DCE)
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Danke / Fragen
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