(rlrq, chap. a-21.1)
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1 Numérique 2 Papier
Transaction Ajout
No du calendrier 30800
No de la règle UL-001
DESCRIPTION Titre Constitution et historique
Code de classification 1101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la constitution, à l'existence légale, à la création, à l'évolution et à l'historique de l'Université. Les dossiers peuvent contenir la charte, le sceau, les statuts et les lettres patentes de même que les documents relatifs à l'historique des unités.
Types de documents Chartes Documents de description du sceau Statuts Documents iconographiques Lettres patentes Chronologies Éphémérides Notes
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur
0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction Ajout
No du calendrier 30800
No de la règle UL-002
DESCRIPTION Titre Planification administrative
Code de classification 1102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification, à l'établissement des priorités et des orientations des unités et aux moyens mis en oeuvre pour les réaliser. Les dossiers peuvent contenir notamment les plans directeurs, les plans de développement, les objectifs administratifs, le calendrier universitaire ainsi que les documents préparatoires liés à la planification.
Types de documents Plans d'action Calendriers universitaire Plans directeurs Échéanciers Plans stratégiques Correspondance Rapports/bilans Documents d'élaboration/documents de support Calendriers d'activités
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur
3
Tri. Conservation du calendrier universitaire, des versions finales des plans et des documents récapitulatifs établissant les orientations d'une unité
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la planification 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
DESCRIPTION Titre Structures administratives et organigrammes
Code de classification 1103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux structures administratives de l'Université, à la création, à la restructuration ou à l'abolition d'une unité et de ses composantes, à sa mission et mandat et à son organigramme.
Types de documents Énoncés de mandat ou de mission Correspondance
Organigrammes
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’au remplacement par une nouvelle version 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’au remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-003
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-004
DESCRIPTION Titre Organisation du travail
Code de classification 1104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation du travail au sein des unités. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs à la répartition des tâches, à l'attribution des charges de cours et à l'attribution des tâches d'enseignement des professeurs.
Types de documents Listes d'attribution des charges de cours Listes de répartition des tâches d'enseignement
Listes de répartition des tâches administratives
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-005
DESCRIPTION Titre Normalisation et programmes administratifs
Code de classification 1105, 1106, 1109
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'élaboration et à la gestion des politiques, des procédures, des processus, des règlements, des directives, des manuels de gestion et des programmes administratifs produits par l'Université ou pour elle.
Types de documents Politiques Processus
Procédures Programmes
Directives Manuels de gestion
Règlements Documents d'élaboration / documents de support
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’au remplacement par une nouvelle version
3
Tri .Conserver les versions finales des politiques, processus, procédures, directives, programmes, manuels de gestion et règlements.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-006
DESCRIPTION Titre Formulaires et documents types
Code de classification 1108
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la création, à la production, à la mise à jour, à l'utilisation de documents types. Ces dossiers peuvent comprendre des formulaires, des gabarits, des feuilles de calculs, des simulateurs et d'autres outils utilisés de façon récurrente à l'Université
Types de documents Gabarits Modèles
Documents types Outils d'analyse
Formulaires Outils de calcul
Correspondance Formulaires vierges
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
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Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-007
DESCRIPTION Titre Bulletins de vote
Code de classification 1202, 1203,1204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les bulletins de vote complétés suite à l'organisation d'une élection ou d'une consultation.
Types de documents Bulletins de vote
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-008
DESCRIPTION Titre Cahier des nominations
Code de classification 1201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Toutes les unités
Description et utilisation Registre des personnes qui occupent des postes de direction ou qui participent aux instances, aux comités, aux conseils ou aux associations de l'Université.
Types de documents Cahiers des nominations
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-009
DESCRIPTION Titre Élection du recteur
Code de classification 1202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers relatifs au processus d'élection du recteur de l'Université.
Types de documents Procédures d'élection Avis d’élection Calendriers des opérations Politiques éditoriales Listes des candidats pour les nominations nécessaires à l'élection
Formulaires de mise en candidature
Liste des membres du comité d’élection Listes du collège électoratl Agendas du comité d'élection Propositions du président pour l'autorisation de personnes qui ne
sont pas membres du collège électoral à assister aux réunions du collège électoral
Avis de convocation Listes des membres du comité des candidatures Procès-verbaux Dossiers de candidatures Guides à l’intention des candidats Rapports du président d'élection Dépliants comportant les extraits des statuts qui concernent la procédure d’élection
Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-010
DESCRIPTION Titre Nomination d'un doyen de faculté
Code de classification 1203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Rectorat Bureau du secrétaire général Description et utilisation Dossiers constitués de l'ensemble des documents relatifs aux étapes du processus de nomination d'un doyen.
Types de documents Listes des facultés avec le nom du doyen en fin de mandat Dossiers de candidatures Calendrier des opérations Listes des mises en candidatures Listes des associations étudiantes reconnues de chacune des facultés
Rapports du comité de nomination au Conseil d’administration de l’Université
Avis de vacances du poste Critères de sélection du candidat Listes des membres des comités de nominations Correspondance Rapports de scrutin Avis de convocation Lettres de nomination de la Secrétaire générale Procès-verbaux Appels de candidature
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 3
Tri. Conservation, après consolidation de tous les dossiers, des procès-verbaux du comité de nomination, de la liste des candidats, des dossiers de candidature (incluant les curriculums vitae abrégés et les plans d'action), du rapport soumis au Conseil d'administration de l'Université ainsi que des résultats du scrutin lorsque ces derniers ne se retrouvent pas dans le rapport.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-011
DESCRIPTION Titre Nomination d'un directeur de département ou d'école
Code de classification 1204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté d'aménagement, architecture, art et design Faculté de foresterie, géographie et géomatique Faculté des lettres et sciences humaines Faculté de médecine Faculté des sciences de l'administration Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation Faculté des sciences de l'éducation Faculté des sciences et génie Faculté des sciences sociales Description et utilisation Dossiers constitués de l'ensemble des documents relatifs aux étapes du processus de nomination d'un directeur de département ou d'école.
Types de documents Avis de vacance du poste Avis de consultation Dossiers de candidature Avis de convocation Correspondance Procês-verbaux Listes des mises en candidatures Rapports du comité de nomination au Conseil
d’administration de l’Université
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 3
Tri. Conservation des procès-verbaux du comité de nomination, de la liste des candidats et des dossiers de candidature ainsi que du rapport soumis au Conseil d'administration de l'Université.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-012
DESCRIPTION Titre Nomination des membres d'un conseil, d'une commission, d'un comité ou d'un collège électoral ainsi que d'un représentant de l'Université
Code de classification 1205, 1206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la nomination des membres d'un conseil, d'une commission, d'un comité, d'un collège électoral de l'Université, à la nomination d'un membre de l'Université au sein d'un organisme extérieur ainsi qu'à la nomination d'un représentant de l'Université.
Types de documents Avis d’échéance de mandat Correspondance Avis de nomination Curriculum vitae
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-013
DESCRIPTION Titre Réunions de la direction de l'Université
Code de classification 1302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et à la tenue des réunions du Conseil d'administration, du Conseil universitaire et du Comité exécutif.
Types de documents Avis de convocation Documents afférents Ordres du jour Enregistrements des séances États de question/états de situation Liste des membres Procès-verbaux Documents de logistique Calendriers des réunions
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 13 Tri. Conservation des procès-verbaux, des états de question et des documents afférents.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-014
DESCRIPTION Titre Réunions de comités, de conseils, de commissions, d'assemblées ou de groupes de travail
Code de classification 1301, 1303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et à la tenue des réunions de comités, de conseils, de commissions, d'assemblées ou de groupes de travail. Les dossiers peuvent inclure les documents d'instances de facultés, de départements ou d'écoles, de services ou de centres de recherche.
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 8 Tri. Conservation des procès-verbaux, états de question et documents afférents.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-015
DESCRIPTION Titre Réunions de comités externes
Code de classification 1304
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux réunions de comités externes auxquelles participent un ou des membres de l'Université. Il peut s'agir de documents relatifs à l'organisation ou au fonctionnement du comité comme de ceux relatifs aux séances.
Types de documents Procès-verbaux Documents afférents Ordres du jour Liste des membres Avis de convocation
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-016
DESCRIPTION Titre Délégation de pouvoirs ou de signature
Code de classification 1111
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux délégations de pouvoirs ou aux autorisations de signature
Types de documents Délégations de pouvoirs Autorisations de signature
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-017
DESCRIPTION Titre Reddition de compte
Code de classification 1401
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux documents qui découlent de l'obligation de répondre de l'exercice de responsabilités. Il peut s'agir de rapports annuels, de bilans, de rapports concernant le développement durable ou la sécurité de l'information.
Types de documents Rapports Bilans
Documents d’élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation de la version finale du rapport ou du bilan
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-018
DESCRIPTION Titre Évaluations administratives et audits
Code de classification 1402
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux diagnostics qui portent sur une activité particulière ou sur la situation de l'Université, réalisés au moyen d'études, d'examens systématiques et de vérifications, et qui servent à émettre un avis ou à proposer des mesures correctives.
Types de documents Mandats et procédures d’évaluation Rapports Correspondance Documents d’élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 3
Tri. : Conservation des rapports et documents récapitulatifs témoignant des objectifs, du déroulement et des résultats de l'activité d'audit, de la consultation ou de l'intervention.
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-019
DESCRIPTION Titre Études, analyses et mémoires
Code de classification 1405
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à des études, à des mémoires ou à des prises de position liés aux activités de l'Université. Les documents peuvent comprendre également des prises de position institutionnelles produites dans le cadre des travaux de comités externes.
Types de documents Mémoires Documents reflétant une prise de position Études Documents d’élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-020
DESCRIPTION Titre Vérification interne
Code de classification 1403
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau de l'audit interne
Description et utilisation Dossiers relatifs aux mandats de vérification interne confiés au Bureau de l'audit interne sur les processus de gouvernance et de gestion de l'Université ainsi que les rapports de vérification qui en découlent.
Types de documents Rapports de vérification Documents de suivi des recommandations Mandats Documents d’élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 5
Destruction. Tous les rapports émis par le Bureau étant déposés au Comité d'audit et conservés dans les dossiers de ces derniers, il n'est pas nécessaire de les conserver ici.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-021
DESCRIPTION Titre Statistiques administratives
Code de classification 1406
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant des documents de nature récapitulative relatifs à des aspects de la gestion administrative et des activités spécifiques de l'Université.
Types de documents Statistiques Documents d’élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 7 Tri. Conserver les statistiques cumulatives.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-022
DESCRIPTION Titre Évaluation de la qualité des services
Code de classification 1407
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux enquêtes ou sondages menés par une unité afin d'évaluer la qualité des services ou la satisfaction des clientèles ainsi que les résultats de ceux-ci.
Types de documents Questionnaires Documents de compilation Rapports/bilans Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3
Tri. Conservation du rapport qui résume les résultats de l'enquête et d'un spécimen du questionnaire d'évaluation..
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-023
DESCRIPTION Titre Plaintes
Code de classification 1408
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers comprenant les plaintes ou les manifestations d'insatisfaction relatives aux services offerts par l'Université ou reçus d'elle.
Types de documents Correspondance Plaintes / Formulaires de plainte
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-024
DESCRIPTION Titre Ententes administratives
Code de classification 1110
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux ententes conclues entre les unités administratives, relatives à leurs mandats respectifs ou à des actions communes.
Types de documents Ententes Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de l'entente 5 Tri. Conservation des ententes significatives
Secondaire N 1, P 2 Durée de l'entente 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-025
DESCRIPTION Titre Agrément, accréditation et affiliation
Code de classification 1404
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation liée à une reconnaissance officielle par un organisme externe ou à la reconnaissance d'un organisme externe par l'Université. Il peut s'agir d'un agrément, d'une accréditation, d'une affiliation ou de toute autre forme de reconnaissance.
Types de documents Correspondance Certificats d’accréditation Demandes d’agrément ou d’accréditation Dossiers de préparation
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de l'agrément, de l'accréditation ou de l'affiliation 5 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Durée de l'agrément, de l'accréditation ou de l'affiliation 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-026
DESCRIPTION Titre Planification des emplois et des effectifs
Code de classification 3101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification des emplois et des effectifs de l'Université, y compris ceux relatifs à la compression des postes.
Types de documents Analyses des besoins Plans des effectifs Tableaux de suivi des effectifs Demandes de poste additionnel/justification des postes Études et rapports
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 3 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-027
DESCRIPTION Titre Classification des postes
Code de classification 3102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à la classification ou à la reclassification des postes.
Types de documents Demandes de reclassification Questionnaires Correspondance Documentation Descriptions de fonction (copie) Listes des employés à reclasser Analyses et résultats des demandes de reclassement Tableaux d’évaluation des postes cadres Travaux d’évaluation des postes de directeurs de service
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin du processus de classification ou reclassification 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin du processus de classification ou reclassification 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-028
DESCRIPTION Titre Équité salariale
Code de classification 3105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'équité salariale. Ces dossiers comprennent notamment les données et renseignements ayant servi à la réalisation de l'exercice d'équité.
Types de documents Affichage Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale Correspondance suite à l’affichage (demande d’information, réponses, plaintes)
Réponse de la commission de l’équité salariale
Outils d’évaluation Rapport
Documents essentiels : Non Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3
Tri. Conservation du rapport d'évaluation et de la déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale.
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-029
DESCRIPTION Titre Description de fonctions
Code de classification 3103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux descriptions de fonctions ou aux profils d'engagement du personnel.
Types de documents Description de postes conventionnés Profils d’engagement des chargés de cours Description de postes maison
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version
3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-030
DESCRIPTION Titre Dossiers de postes
Code de classification 3104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion de postes, que ce soit une demande de création, de modification, de maintien ou d'abolition de postes.
Types de documents Demandes de création de poste Demandes d’abolition de poste Demandes de modification de poste Autorisations à pourvoir Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après l'abolition du poste 8 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après l'abolition du poste 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-031
DESCRIPTION Titre Curriculums vitae non sollicités
Code de classification 3107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les curriculum vitae non sollicités reçus en dehors d'un processus de dotation.
Types de documents Curriculum vitae Correspondance Attestations de diplômes Attestations d’études
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-032
DESCRIPTION Titre Concours de recrutement de personnel
Code de classification 3106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux processus de dotation des emplois. Les dossiers peuvent inclure les documents relatifs à un concours de recrutement ainsi que ceux visant à constituer une réserve de candidatures.
Types de documents Affichages Fiches SRH : bilan du recrutement Descriptions d'emplois / Descriptions de fonctions Tableaux de triage préliminaire des candidats Dossiers de candidatures Lettres aux candidats non retenus Grilles d'évaluation / critères de sélection Lettres d’obtention du poste Questionnaires d'entrevues Formulaires d’acceptation du poste Tests Correspondance Notes du comité de sélection Formulaires du comité de sélection identifiant le candidat retenu Horaires des entrevues Rapports du comité de sélection Formulaires d'autorisation pour référence Rapports de l’assemblée de l’Unité
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3
Tri. Conservation d'un spécimen aux 5 ans pour chacune des catégories d'employés : cadre, directeur de service, personnel professionnel, personnel de soutien bureau, personnel de soutien technique, personnel de soutien métier
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-033
DESCRIPTION Titre Listes du personnel
Code de classification 3201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant des listes du personnel, incluant les bénévoles, les stagiaires et les consultants. Il peut s'agir de listes d'ancienneté, de listes des secouristes en milieu de travail, de la liste téléphonique des employés d'une unité, de listes de rappel, de listes du personnel mis en disponibilité, etc.
Types de documents Listes
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-034
DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs
Code de classification 3202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers de professeurs, professeurs sous octroi, professeurs suppléants, dentistes cliniciens enseignants ou médecins cliniciens enseignants. Ouverts au nom des individus, les dossiers contiennent les éléments stipulés à l'intérieur de la convention collective appropriée de ces catégories de personnel.
Types de documents Curriculum vitae Attestations de diplômes Contrats d’engagement et modifications Documents relatifs à une demande d’abrègement ou de
prolongation de la probation Demandes de renouvellement de contrat, d'agrégation et de titularisation;
Documents relatifs à un congé ou à un prêt de service;
Documents relatifs à l'année d'étude et de recherche et à l'année sabbatique;
Documents d'attribution et de modification de la charge de travail;
Rapports d'activités
Rapports d'appréciation de cours par les étudiants
Opinions sur les activités du professeur Rapports annuels d'avancement des travaux reliés au congé de perfectionnement ainsi que les documents appropriés;
Documents constituant une plainte fondée ou une mesure disciplinaire
Ententes relatives à la prise du congé annuel en dehors de la session d'été;
Autres pièces
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 8
Tri. Conservation de la notice biographique, du curriculum vitae à l'engagement ainsi que du plus récent, des lettres d'engagement et de renouvellement d'engagement, des contrats d'engagement, des documents relatifs à un avancement dans la carrière ainsi que des rapports d'activité et d'évaluation.
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 2 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-035
DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs associés et de professeurs de clinique
Code de classification 3203, 3204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers de professeurs qui, sans être de carrière, sont nommés par l'Université pour contribuer à l'enseignement et à la recherche comme professeurs associés ou professeurs de clinique. Cette catégorie de personnel ne fait pas l'objet d'une rémunération.
Types de documents Invitations Curriculum vitae Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 an après la fin de la nomination 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 an après la fin de la nomination 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-036
DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs invités
Code de classification 3205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers des professeurs qui, poursuivant une carrière de professeur à l'extérieur de l'Université, sont engagés ou nommés par l'Université comme professeurs invités.
Types de documents Invitations Curriculum vitae Correspondance Contrats d’engagement et leurs modifications
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-037
DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs à la retraite
Code de classification 3206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers des professeurs qui, bien qu'ayant pris leur retraite de l'Université, sont engagés de nouveau à titre de professeurs afin d'exercer des fonctions professorales.
Types de documents Invitations Curriculum vitae Correspondance Contrats d’engagement et leurs modifications
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-038
DESCRIPTION Titre Dossiers des chargés de cours et chargés d'enseignement
Code de classification 3207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers de personnel enseignant engagé par l'Université pour contribuer à l'enseignement à titre de chargés de cours ou de chargés d'enseignement. Ouverts au nom des individus, les dossiers contiennent les documents stipulés sous la rubrique « Dossier du chargé de cours » de la convention collective signée avec l'Université.
Types de documents Attestations de diplômes Curriculum vitae Documents relatifs aux demandes de reconnaissance de PECC
Listes des cours et autres tâches
Documents touchant à la candidature pour un contrat de chargé d’enseignement
Contrats d’engagement et leurs modifications
Relevés annuels des points de classement Évaluations Correspondance Tout autre document déposé au dossier du chargé de
cours conformément aux dispositions de la convention collective
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin du lien d'emploi 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin du lien d'emploi 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-039
DESCRIPTION Titre Dossiers des responsables de formation pratique et des chargés d'enseignement en médecine.
Code de classification 3208, 3209
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers de personnel enseignant engagé par l'Université pour contribuer à l'enseignement à titre de responsables de formation pratique et de chargés d'enseignement en médecine. Ouvert au nom des individus, les dossiers contiennent les documents stipulés à l'intérieur des conventions collectives de ces catégories de personnel.
Types de documents Curriculum vitae Attestations de diplômes Contrats d'engagement et leurs modifications Documents relatifs à une prolongation de contrat Documents relatifs à un congé
Documents relatifs au perfectionnement
Documents d'attribution et de modification de la charge de travail
Rapports d'activités présentés par le responsable de formation pratique
Rapports d'appréciation des activités de formation par les étudiants
Rapports conformes à la procédure prévue dans l'unité concernée
Opinions sur les activités du responsable de formation pratique
Documents constituant une mesure disciplinaire
Documents que le responsable de formation pratique désire ajouter
Correspondance relative à l'exercice des fonctions de responsable de formation pratique
Autres pièces qui font partie du dossier en vertu d'autres stipulations de la convention
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-040
DESCRIPTION Titre Dossiers des professionnels de recherche et des stagiaires postdoctoraux
Code de classification 3210, 3211
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers de personnel engagé par l'Université pour contribuer à la recherche à titre de professionnel de recherche ou de stagiaire postdoctoral.
Types de documents Correspondance Curriculum vitae Contrats d’engagement et leurs modification
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-041
DESCRIPTION Titre Dossiers d'auxiliaires administratifs, d'enseignement ou de recherche ainsi que de sauveteurs ou de moniteurs du PEPS
Code de classification 3214
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers d'auxiliaire administratif, d'enseignement ou de recherche ainsi que de sauveteurs ou de moniteurs du PEPS.
Types de documents Contrats d’engagement et leurs modifications Curriculum vitae Demandes de paiement UL-7 / Historiques d’emploi
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-042
DESCRIPTION Titre Dossiers du personnel administratif
Code de classification 3213
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers du personnel administratif de l'Université. Ces dossiers documentent la carrière des directeurs de service, du personnel-cadre, du personnel professionnel et du personnel de soutien de l'Université, y compris le personnel non syndiqué. Ces dossiers comprennent également les documents relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux. Types de documents
Curriculum vitae Lettres de présentation Attestations de diplômes Attestations de naissance ou passeport Formulaires d'acceptation de poste Formulaires d'adhésion au syndicat Rapports d'examen médical Documents d'immigration Diplômes Relevés de notes Attestations d'emploi Analyses de salaire Reconnaissances des acquis Tests d'embauche UL-7 / Historiques d'emploi Contrats Suppléments de salaire Demandes de paiement Correspondance Formulaires d'impôt Demandes de formation et perfectionnement Évaluations Lettres d'attente Lettres d'avis et mesures disciplinaires Documents liés aux assurances collectives (adhésion, modification, déclaration de personnes à charge, révocation/désignation des bénéficiaires)
Documents liés aux régimes de retraite (adhésion, désignation du bénéficiaire, transfert de régime,etc.)
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi Jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-043
DESCRIPTION Titre Dossiers de paie et d'avantages sociaux du personnel enseignant et de recherche
Code de classification 3212
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers contenant toutes les informations relatives à la rémunération et aux avantages sociaux accordés au personnel enseignant et de recherche de l'Université.
Types de documents Formulaires d'adhésion au syndicat Documents d'immigration Analyses de salaire UL-7 / Historiques d'emploi Contrats Suppléments de salaire Demandes de paiement Correspondance Formulaires d'impôt Documents liés aux assurances collectives (adhésion,
modification, déclaration de personnes à charge, révocation/désignation des bénéficiaires
Documents liés aux régimes de retraite (adhésion, désignation du bénéficiaire, transfert de régime,etc.)
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi Jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé concerné
Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-044
DESCRIPTION Titre Promotion des professeurs
Code de classification 3215
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux processus d'agrégation et de titularisation des professeurs.
Types de documents Demandes d'agrégation et de titularisation Extraits du dossier de professeur Rapports consolidés et documents annexés Lettres d'octroi et de refus Listes des candidatures Listes des dossiers analysés avec la décision rendue par le Vice-rectorat
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 0
Tri. Conservation de la liste des dossiers analysés avec la décision rendue par le vice-rectorat aux ressources humaines
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-045
DESCRIPTION Titre Éthique professionnelle
Code de classification 1107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux principes moraux de conduite ainsi qu'aux règles régissant le travail des membres du personnel et la gestion des conflits d'intérêts.
Types de documents Codes d'éthique et de déontologie Déclarations d'intérêt Avis de confidentialité Documents d'élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 3
Tri. Conservation des codes d'éthique et de déontologie internes élaborés par l'Université
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-046
DESCRIPTION Titre Temps de travail et congé
Code de classification 3301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion du temps de travail du personnel de l'Université. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs à la gestion des horaires de travail, de l'horaire variable, de l'horaire d'été, des heures supplémentaires ainsi que des congés.
Types de documents Demandes de conciliation Correspondance Feuilles de temps Horaires de travail (horaire régulier, horaire d'été) Listes de disponibilités des employés cycliques Calendriers des vacances
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-047
DESCRIPTION Titre Administration des assurances collectives
Code de classification 3302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'administration des régimes d'assurances collectives des employés de l'Université, dont les assurances vie, salaire et maladie.
Types de documents Contrats d'assurance Tableaux des primes Tableaux de conditions de renouvellement Correspondance Rapports financiers
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les contrats d'assurance sont en vigueur.
10 Tri. Conservation des rapports, des contrats d'assurance et des avenants
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les contrats d'assurance sont en vigueur.
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-048
DESCRIPTION Titre Administration des régimes de retraite du personnel
Code de classification 3303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'administration des régimes de retraite des catégories du personnel.
Types de documents Rapports Documents de suivi/projections Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que le régime de retraite est en vigueur
10
Tri. Conservation des rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite et des rapports annuels du régime de retraite.
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que le régime de retraite est en vigueur
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
DESCRIPTION Titre Dossiers médicaux du personnel
Code de classification 3401
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers ouverts au nom des individus dans lesquels sont consignées les informations relatives à l'état de santé des employés de l'Université.
Types de documents Renseignements généraux Histoires de cas Évaluations Billets médicaux Résultats d'examen Rapports des spécialistes Rapports d'évolution
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'au départ de l'employé 10 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-049
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-050
DESCRIPTION Titre Dossiers d'employés victimes d'accidents de travail ou de maladies professionnelles
Code de classification 3402
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers dans lequel sont consignées les informations relatives aux employés victimes d'accidents de travail ou de maladies professionnelles. Ces dossiers comprennent les documents relatifs à un retrait préventif ou à une affectation temporaire pour cause de grossesse ou d'allaitement.
Types de documents Résumés du dossier Notes évolutives Histoires de cas Évaluations Billets médicaux Résultats d'examens Attestations et rapports médicaux Avis de l'employeur Réclamations Formulaires de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de
la sécurité du travail du Québec (CNESST)
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière inscription au dossier
Jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé Destruction
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-051
DESCRIPTION Titre Interventions mineures en santé et en sécurité au travail
Code de classification 3403
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers d'interventions mineures (prévention, protection, conditions dangereuses de travail) en matière de santé ou de sécurité au travail. Les interventions mineures peuvent prendre la forme de visites d'information relatives aux dangers dans les pavillons ou aux instructions à suivre pour améliorer ou rendre les lieux plus sécuritaires. Elles peuvent aussi prendre la forme d'interventions effectuées à la suite d'une plainte Les dossiers incluent aussi les analyses, les études et les rapports qui découlent des plaintes.
Types de documents Correspondance Notes évolutives Analyses Études Demandes d'intervention Revendications ou plaintes d'employés Rapports d'enquête
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-052
DESCRIPTION Titre Interventions majeures en santé ou en sécurité au travail
Code de classification 3404
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions majeures (prévention, protection, conditions dangereuses de travail) en matière de santé ou de sécurité au travail. Ils découlent des interventions du secteur Santé et mieux-être à la suite d'événements majeurs survenus à l'Université et pouvant avoir un impact sur la santé ou la sécurité des employés.
Types de documents Correspondance Notes Rapports d’enquête (CNESST) Rapports d’examen médical
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 50 ans après l'événement. Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-053
DESCRIPTION Titre Mesures de sécurité en milieu de travail
Code de classification 3405
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'application des mesures prises pour assurer la sécurité des travailleurs. Les dossiers contiennent notamment les permis d'entrée en espace clos et les fiches de cadenassage.
Types de documents Permis d’entrée en espace clos Fiche de cadenassage
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2
Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités ou conformément aux règlements en vigueur.
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2
Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités ou conformément aux règlements en vigueur.
0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-054
DESCRIPTION Titre Accréditations et libérations syndicales
Code de classification 3305, 3309
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux accréditations et aux libérations syndicales.
Types de documents Requêtes en accrédidation Certificats d’accrédidation Demande de libérations syndicales Liste des représentants syndicaux Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 4
Tri. Conservation des documents relatifs aux accréditations syndicales
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-055
DESCRIPTION Titre Relations avec les syndicats et les associations
Code de classification 3304
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux échanges que l'Université entretient avec les syndicats et les associations en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlements de travail.
Types de documents Correspondance Ententes particulières
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-056
DESCRIPTION Titre Négociation et adoption des conventions collectives et règlements de travail
Code de classification 3306, 3307
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à la négociation, à l'approbation et à l'application des conventions collectives et règlements de travail régissant les conditions d'emploi des employés de l'Université.
Types de documents Mandats de négociation Correspondance Offres et demandes des parties (dépôt patronal, dépôt syndical
Rapports de médiation ou d’arbitrage
Versions préliminaires des conventions et règlements Notes de réunions Documents d’élaboration/documents de support Rapports de médiateurs Conventions collectives ou règlements Lettres d’entente Amendements Avis d’interprétation des conventions collectives
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de la convention ou du règlement 15 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Durée de la convention ou du règlement 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-057
DESCRIPTION Titre Griefs
Code de classification 3308
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux griefs reliés à l'application des conventions collectives en vigueur. Ces dossiers peuvent comprendre les arbitrages, les jugements et les sentences arbitrales.
Types de documents Correspondance Formulaires de grief Rapports d’audition Sentences arbitrales Lettres d’entente Rapports du médiateur
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2
Jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement)
5 Tri. Conservation des sentences arbitrales
Secondaire N 1, P 2
Jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement)
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-058
DESCRIPTION Titre Moyens de pression
Code de classification 3310
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs aux moyens de pression et aux arrêts de travail lors de grèves ou de lock-out. Ces dossiers peuvent contenir notamment des plans d'action et les mesures à prendre pour le maintien des services essentiels.
Types de documents Listes des services essentiels Mesures à prendre en cas de moyen de pression Plans d’action Documentation du conflit Rapports de synthèse des événements
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'au règlement du conflit
5 Tri. Conservation des documents qui documentent le conflit
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'au règlement du conflit
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-059
DESCRIPTION Titre Financement universitaire
Code de classification 4101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs au financement accordé à l'Université par le gouvernement. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs aux règles budgétaires et au calcul des subventions de fonctionnement ainsi que les plans quinquennaux d'investissement universitaire.
Types de documents Règles budgétaires et calculs des subventions de fonctionnement aux universités du Québec
Calculs définitifs des subventions de fonctionnement aux universités
Plans quinquennaux d'investissement
Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-060
DESCRIPTION Titre Financement général de la recherche
Code de classification 4102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers généraux relatifs au financement de la recherche à l'Université.
Types de documents Rapports financiers de la recherche Listes des subventions de recherche
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
DESCRIPTION Titre Demandes de subventions de recherche
Code de classification 4103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté de foresterie, géographie et géomatique Faculté de médecine Faculté des sciences de l'administration Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation Faculté des sciences et génie Faculté des sciences sociales Vice-rectorat à la recherche et à la création Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de subventions de recherche présentées par les chercheurs de l'Université à des organismes subventionnaires.
Types de documents Demandes de subvention Propositions de recherche Avis d'acceptation ou de refus Accords spéciaux Contrats Correspondance
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin du projet de recherche ou l'avis de refus
8 - Seuls les projets acceptés sont envoyés en semi-activité
Tri. Échantillonnage de 10% des dossiers
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin du projet de recherche ou l'avis de refus
0 Destruction
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-061
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-062
DESCRIPTION Titre Suivi financier des subventions de recherche
Code de classification 4104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au suivi comptable des subventions de recherche. Les dossiers peuvent contenir l'ensemble des documents relatifs à un fonds de recherche : ouverture et fermeture du projet, suivi des transactions, rapports financiers, ententes, etc.
Types de documents Rapports financiers Ententes Correspondance Demandes de prolongation de projet et autorisations des
organismes subventionnaires Listes au 31 mars avec les engagements restants Listes détaillées du matériel autorisé dans le cadre des projets FCI Rapports des vérificateurs Pièces justificatives
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet de recherche 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet de recherche 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-063
DESCRIPTION Titre Financement de l'enseignement et des projets
Code de classification 4105, 4106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au financement de l'enseignement et des projets autre que des projets de recherche, y compris les projets spécifiques liés aux activités de l'unité et les projets informatiques.
Types de documents Demandes de subvention Rapports financiers Formulaires d'ouverture de projet Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-064
DESCRIPTION Titre Trésorerie - emprunts, placements et prêts
Code de classification 4107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des opérations portant sur les prêts, les garanties, les placements et les obligations.
Types de documents Certificats de placement Documents d'emprunt Documents de suivi Obligations d'épargnes
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement. 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-065
DESCRIPTION Titre Tarification des services
Code de classification 4108
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la tarification des services de l'Université.
Types de documents Listes des tarifs Documents de révision de la tarification
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-066
DESCRIPTION Titre Structure budgétaire et comptable
Code de classification 4201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Documents relatifs à la structure budgétaire et comptable en usage à l'Université.
Types de documents Plans comptables Listes des codes comptables Listes des codes budgétaires Listes des postes budgétaires
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-067
DESCRIPTION Titre Planification budgétaire
Code de classification 4202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification, à la répartition et à la préparation des budgets. Les dossiers peuvent contenir à la fois les documents relatifs aux budgets de fonctionnement et d'investissement de l'Université et des unités.
Types de documents Projections budgétaires Analyses des écarts Budgets pro forma Plans d'effectifs Budgets de fonctionnement et d'investissement de l'Université Laval
Plans de redressement
Plans de compression budgétaire Prévisions budgétaires Budgets des unités Rapports Demandes budgétaires Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-068
DESCRIPTION Titre Suivi budgétaire des unités
Code de classification 4203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs au suivi budgétaire des unités. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs à l'ensemble des événements qui se produisent dans une année pour une unité administrative : allocation de crédits supplémentaires, report de solde budgétaire, transfert comptable, restructuration budgétaire, etc.
Types de documents Demandes budgétaires Allocations de crédits supplémentaires Reports de soldes Transferts comptables
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-069
DESCRIPTION Titre Comptabilité et suivi comptable
Code de classification 4204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs aux registres comptables.
Types de documents Registres comptables
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-070
DESCRIPTION Titre Gestion des dépenses et des comptes à payer
Code de classification 4206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs aux comptes à payer. Les dossiers peuvent contenir l'ensemble des pièces justificatives relatives aux paiements : facture des fournisseurs, bon de commande, demande de paiement, rapport de dépense, etc.
Types de documents Factures des fournisseurs Bons de commandes Demandes de paiement Rapports de dépenses Comptabilité des petites caisses Avances de voyage Demandes d’approvisionnement
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-071
DESCRIPTION Titre Gestion des revenus, de la facturation et des comptes clients
Code de classification 4205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unités administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des comptes clients et au contrôle des revenus de l'Université. Les dossiers peuvent contenir notamment l'ensemble des pièces relatives à la perception des frais de scolarité et des revenus liés à la vente de produits et services.
Types de documents Pièces justificatives Documents de session de caisse Formulaires de remboursement des droits de scolarité Listes détaillés des montants à verser aux associations
étudiantes Ententes de paiement Listes d’exonération des frais de scolarité Formulaires de bourses départementales Listes d’exemption – paiement des droits de scolarité Listes de désinscription Formulaires de désinscription
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-072
DESCRIPTION Titre Recouvrement et mauvaises créances
Code de classification 4207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités de recouvrement des sommes dues à l'Université, que celles-ci soient effectuées par le Service des finances ou par une agence de perception.
Types de documents Listes des montants perçus par agence de recouvrement (suivi des mauvaises créances)
Détails des mauvaises créances (dossier étudiant)
Dossiers des compagnies : mauvaises créances Dossier de faillite : proposition du syndic, correspondance, entente, copie du dossier de l’étudiant
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-073
DESCRIPTION Titre Suivi financier des années d'études et de recherche
Code de classification 4208
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs au suivi financier des années d'études et de recherche des professeurs de l'Université Laval.
Types de documents Correspondance Rapports financiers
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-074
DESCRIPTION Titre Services et opérations financières
Code de classification 4212
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs aux opérations bancaires. Les dossiers peuvent contenir notamment les dépôts bancaires, la conciliation bancaire et la gestion des chèques.
Types de documents Dépôts bancaires Conciliations bancaires États bancaires Relevés bancaires Relevés de carte de crédit Bordereaux de dépôt Chèques encaissés, annulés, perdus ou volés Traites bancaires Transferts électroniques
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-075
DESCRIPTION Titre Avis d'intention et avis d'intérêt
Code de classification 4301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs à la publication de l'intention d'accorder un contrat à un fournisseur.
Types de documents Avis d’intention Avis d’intérèt Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-076
DESCRIPTION Titre Appels d'offre et contrats de gré à gré
Code de classification 4302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances Service des immeubles Description et utilisation Dossiers relatifs aux contrats négociés entre deux personnes physiques ou morales, qui découlent ou non d'un processus d'appel d'offres.
Types de documents Avis d’intention Soumission retenue Résultats d'ouverture des soumissions Rapports d'adjudication sur demandes de prix Demandes d'autorisation Formulaires d'autorisation Bons de commande Contrats Correspondance
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin de l'application du contrat 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin de l'application du contrat 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-077
DESCRIPTION Titre Qualification de prestataires de services et homologation de biens
Code de classification 4303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs à la qualification de prestataires de services ainsi qu'à l'homologation de biens.
Types de documents Avis public Liste des prestataires qualifiés
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de la qualification ou de l'homologation 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Durée de la qualification ou de l'homologation 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-078
DESCRIPTION Titre Gestion de la paie
Code de classification 4401
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à la production de la paie. Les dossiers peuvent inclure les documents relatifs à la gestion et au contrôle des retenues sur le salaire, des allocations et des primes, des heures supplémentaires et autres transactions liées à la paie.
Types de documents Rapports de production de la paie Listes de vérification Primes d’assurances collectives Assurances des retraités Listes de souscription à divers orgqanismes
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-079
DESCRIPTION Titre États financiers et vérification comptable
Code de classification 4209
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs à la production des états financiers annuels et périodiques de l'Université Laval ainsi qu'aux mandats de vérification externe.
Types de documents États financiers Rapports de vérificateurs Tableaux de présentation au comité d’audit Documents préparatoires aux états financiers (feuilles de
calculs, ébauches, notes, tableaux de ventilation, etc.)
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-080
DESCRIPTION Titre Rapports financiers
Code de classification 4210
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la production de rapports financiers autres que les états financiers de l'Université Laval.
Types de documents Rapports financiers Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation des rapports finaux et élimination des documents de préparation.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-081
DESCRIPTION Titre Taxes et impôts
Code de classification 4211
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances
Description et utilisation Dossiers relatifs à la perception et la réclamation des taxes (TPS et TVQ) et des impôts.
Types de documents Rapports de déclaration ou de récupération des versements (TPS, TVQ)
Fichiers de suivi
Analyses des taxes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-082
DESCRIPTION Titre Soumissions
Code de classification 4302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances Service des immeubles Description et utilisation Dossiers relatifs aux soumissions reçues dans le cadre d'un processus d'appel d'offres.
Types de documents Soumissions Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée du processus d'appel d'offre. Au terme du processus, la soumission sélectionnée est déposée dans le dossier d'appel d'offre visé par la règle UL-076.
3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Durée du processus d'appel d'offre. Au terme du processus, la soumission sélectionnée est déposée dans le dossier d'appel d'offre visé par la règle UL-076.
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-083
DESCRIPTION Titre Réclamations d'assurance
Code de classification 4502
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes d'indemnisation déposées auprès des compagnies d'assurances.
Types de documents Demandes d'indemnisation Rapport d'événement / rapport de sinistre Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-084
DESCRIPTION Titre Gestion des polices d'assurances
Code de classification 4501
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des polices d'assurance détenues par l'Université Laval.
Types de documents Contrat d’assurances / police d’assurance Tableau de primes Tableau de conditions de renouvellement
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de la police d'assurance 10 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Durée de la police d'assurance 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-085
DESCRIPTION Titre Gestion des fournisseurs
Code de classification 4304
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux fournisseurs. Ces dossiers comprennent les catalogues ou les publicités, les listes de fournisseurs, les listes de prix, etc.
Types de documents Catalogues Listes de prix des fournisseurs Listes des fournisseurs Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochues,
etc) Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-086
DESCRIPTION Titre Acquisitions de mobilier et de biens matériels
Code de classification 5102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux acquisitions (achats ou locations) de mobilier ou de biens matériels.
Types de documents Réquisitions Soumissions Bons de réception Bons de retour Garanties Correspondance Contrats Licences
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée du contrat ou jusqu'à l'expiration des garanties 6 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-087
DESCRIPTION Titre Inventaires du mobilier et des biens matériels
Code de classification 5101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux inventaires et au contrôle du mobilier et des biens matériels de l'Université.
Types de documents Déclarations d’inventaire Inventaires/listes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des inventaires 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des inventaires 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-088
DESCRIPTION Titre Prêts et utilisations du mobilier et des biens matériels
Code de classification 5104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux prêts et aux utilisations du mobilier et des biens matériels. Les dossiers comprennent les documents relatifs aux attributions, aux prêts, aux réservations, aux transports et aux déménagements.
Types de documents Permis de sortie Réservations Demandes de manutention (transport et déménagement) Contrats de location de vestiaire
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée du prêt 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-089
DESCRIPTION Titre Entretien et réparations du mobilier et des biens matériels
Code de classification 5103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'entretien et aux réparations du mobilier et des biens matériels, y compris la fabrication. Les dossiers comprennent l'ensemble des documents relatifs aux biens matériels non visés par un programme d'entretien préventif.
Types de documents Demandes d’intervention Demandes de service Estimés Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-090
DESCRIPTION Titre Gestion et entretien des véhicules et des petits équipements moteurs
Code de classification 5106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion et à l'entretien des véhicules et des petits équipements moteurs.
Types de documents Certificats d'immatriculation Rapports d'inspection Listes des réparations Tableaux d'entretien des véhicules
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université est propriétaire du véhicule ou de l'équipement
3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-091
DESCRIPTION Titre Entretien des véhicules lourds
Code de classification 5106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'entretien des véhicules lourds de l'Université Laval
Types de documents Rapports d’inspection Listes des réparations Listes des entretiens obligatoires
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université est propriétaire du véhicule ou de l'équipement
5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-092
DESCRIPTION Titre Disposition de mobilier et de biens matériels
Code de classification 5105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs aux cessions, aux réutilisations et aux aliénations de mobilier et de biens matériels.
Types de documents Déclarations de surplus et recyclage Listes du matériel en surplus Correspondance Bordereaux de sortie
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-093
DESCRIPTION Titre Acquisitions, locations et aliénations de ressources immobilières
Code de classification 5202, 5213
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à l'administration
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'acquisition, la vente, la location et l'échange des terrains et édifices occupés par l'Université ainsi qu'aux servitudes qui y sont rattachées. Comprend notamment les contrats confirmant l'acquisition, la vente ou toute autre forme d'aliénation des terrains et édifices de l'Université, de la correspondance, des actes notariés, des déclarations cadastrales, des plans, des rapports d'analyse, d'évaluation et de piquetage, des baux, etc.
Types de documents Baux Contrats Actes notariés Certificats de localisation Déclarations cadstrales Correspondance Rapports d’arpentage Plans Offres d’achat Rapports d’analyses Rapports d’évaluation Inventaires/listes
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin du bail ou jusqu'à la finalisation de la transaction 10 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin du bail ou jusqu'à la finalisation de la transaction 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-094
DESCRIPTION Titre Planification des espaces
Code de classification 5203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles Vice-rectorat exécutif Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification des espaces. Ces dossiers incluent les documents relatifs aux demandes d'infrastructures et de ressources immobilières, à l'analyse des besoins ainsi qu'au suivi des demandes.
Types de documents Demandes d’infrastructure Tableaux de suivi des demandes Correspondance Études Rapports/bilans Plans et dessins Échéanciers Estimés Photographies Plans directeur du campus (copie)
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fermeture du dossier (abandon ou acceptation de la demande)
3 Tri. Conserver les dossiers pour lesquels des rapports et études ont été réalisés
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-095
DESCRIPTION Titre Construction et transformations des ressources immobilières
Code de classification 5204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles Vice-rectorat à l'administration et aux finances Description et utilisation Dossiers relatifs aux projets de construction, aux rénovations et aux réaménagements d'édifices ainsi qu'aux aménagements d'espaces intérieurs et extérieurs. Il peut s'agir de la construction ou de transformations de pavillons, d'aménagements de terrains sportifs, de pistes cyclables ou de stationnements, d'aménagements paysagers, etc. On classe ici les soumissions retenues, les plans et devis, les cahiers de charge et les autres documents relatifs aux projets.
Types de documents Appels d'offres Soumissions Plans et devis Cahiers des charges Permis de construction Réunions de chantier Avis de changement Directives de chantier Correspondance Échéanciers Estimés Rapports/bilans Études Dessins techniques Dessins d'atelier Contrats Garanties
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin des travaux. 10 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin des travaux. 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-096
DESCRIPTION Titre Évaluations des actifs
Code de classification 5205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs aux évaluations de la vétusté et de la criticité des actifs liés aux infrastructures immobilières de l'Université.
Types de documents Rapports Listes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-097
DESCRIPTION Titre Programmes d'entretien préventif des équipements et des réseaux
Code de classification 5206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs aux programmes d'entretien préventif des équipements et des réseaux (actifs).
Types de documents Programmes d'entretien préventif
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient les équipements 0 Conservation
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-098
DESCRIPTION Titre Entretien des équipements et des réseaux
Code de classification 5207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions liées à l'entretien préventif ou correctif des équipements et des réseaux.
Types de documents Demandes d’intervention Contrats
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2
Aussi longtemps que nécessaire à l'entretien des équipements et des réseaux. Les demandes d'interventions peuvent être détruites après 1 an.
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-099
DESCRIPTION Titre Documentation technique des équipements et des réseaux
Code de classification 5208
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers contenant la documentation technique liée aux équipements et aux réseaux.
Types de documents Documentation Plans Inventaires Photographies Vidéos
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient les équipements 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient les équipements 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-100
DESCRIPTION Titre Inspection et contrôle des édifices et des terrains
Code de classification 5209
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités d'inspection et de contrôle prévues par les normes et aux lois relatives à l'entretien des édifices et des terrains
Types de documents Formulaires d'analyse et de prélèvement Rapports d'inspection Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et contrôle ou conformément aux règlements en vigueur
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et contrôle ou conformément aux règlements en vigueur
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-101
DESCRIPTION Titre Entretien des édifices
Code de classification 5210, 5211
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs aux travaux touchant l'entretien ménager, les travaux de peinture, l'entretien paysager et le déneigement.
Types de documents Demandes d'intervention Rapports journalier Rapports d'inspection Contrats Estimés Correspondance Déclarations de bris
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2
Aussi longtemps que nécessaire à l'entretien des édifices. Les demandes d'interventions peuvent être détruites après 1 an.
Seuls les contrats sont à envoyer en semi-activité
Tri. Conservation des contrats
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-102
DESCRIPTION Titre Inventaires des ressources immobilières
Code de classification 5201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux inventaires des édifices et des terrains appartenant à l'Université ou occupés par elle.
Types de documents Inventaires/listes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-103
DESCRIPTION Titre Gestion de la consommation d'énergie
Code de classification 5212
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs à la consommation d'énergie.
Types de documents Rapports mensuels de consommation Bilans de la consommation d'énergie Mesures d'efficacité de la chaufferie Plans d'intervention sur l'efficacité énergétique Graphiques de consommation Rapports au Ministère Données météorologiques
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 5 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-104
DESCRIPTION Titre Attributions des espaces
Code de classification 5301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux attributions des espaces.
Types de documents Listes d'attribution des espaces
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-105
DESCRIPTION Titre Réservations ponctuelles d'espaces
Code de classification 5302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux réservations ponctuelles d'espaces. Il peut s'agir de salles de réunion, de terrains sportifs ou d'autres espaces.
Types de documents Réservations Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-106
DESCRIPTION Titre Locations d'espaces à des individus et des organismes extérieurs
Code de classification 5303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à l'administration
Description et utilisation Dossiers relatifs aux locations d'espaces à des individus et des organismes extérieurs.
Types de documents Correspondance Baux
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée du bail. 6
Tri. Détruire les dossiers de location du Service des résidences. Conservation des autres dossiers de locations.
Secondaire N 1, P 2 Durée du bail. 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-107
DESCRIPTION Titre Rôle-conseil en gestion documentaire
Code de classification 6101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs au rôle-conseil de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives touchant les problématiques liées à la gestion des documents administratifs ainsi qu'aux interventions réalisées dans les unités administratives en matière de gestion documentaire.
Types de documents Correspondance États de questions/états de situation Rapports/bilans Inventaires des dossiers Notes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont utiles aux activités de gestion documentaire.
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont utiles aux activités de gestion documentaire.
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-108
DESCRIPTION Titre Outils de gestion des documents administratifs
Code de classification 6102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs à la conception, à l'élaboration ou à la mise au point du plan de classification et du calendrier de conservation de l'Université. Ces dossiers incluent les documents relatifs au processus d'approbation par Bibliothèque et Archives nationales du Québec ainsi que le calendrier de conservation diffusé aux unités administratives.
Types de documents Plans de classification Correspondance Documents d’élaboration/documents de support Projets de règles États de question/états de situation Calendriers de conservation Rapports d'analyse BAnQ
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 3
Tri. Conservation du plan de classification et du calendrier de conservation des documents administratifs de l'Université.
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-109
DESCRIPTION Titre Gestion des documents semi-actifs
Code de classification 6103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des documents semi-actifs et de l'entrepôt de documents semi-actifs.
Types de documents Système de gestion de l'entrepôt de documents semi-actifs
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-110
DESCRIPTION Titre Rappel des documents semi-actifs
Code de classification 6103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des documents semi-actifs. Ces dossiers contiennent les formulaires de rappel ou de transfert des documents semi-actifs.
Types de documents Formulaires de rappel ou de transfert des documents Listes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-111
DESCRIPTION Titre Envoi des documents semi-actifs
Code de classification 6103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'envoi en semi-activité des documents administratifs des unités. Comprend les formulaires « Envoi de documents » complétés par les unités lors de l'envoi de leurs documents semi-actifs.
Types de documents Formulaires d'envoi de documents
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les dossiers sont conservés au dépôt des documents semi-actifs
0
Tri. Dans le cas d'une destruction de boîte, le formulaire « envoi de documents » est détruit, cependant dans le cas de versement aux archives institutionnelles, il est intégré au dossier du fonds
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les dossiers sont conservés au dépôt des documents semi-actifs
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-112
DESCRIPTION Titre Gestion des documents essentiels
Code de classification 6104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'identification des documents indispensables au fonctionnement de l'Université et à la poursuite de ses activités ainsi qu'aux mesures de protection adoptées.
Types de documents Listes des documents essentiels Programmes ou plans de mesures de protection et de
sécurité Correspondance
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version
2 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-113
DESCRIPTION Titre Élimination des documents administratifs
Code de classification 6105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'élimination des documents administratifs, y compris les avis de destruction ou de traitement des documents.
Types de documents Avis de destruction des documents Avis de traitement définitif des documents Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 20 Destruction
Secondaire N 1, P 2 3 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-114
DESCRIPTION Titre Dossiers des fonds d'archives, des collections muséales ou des livres rares
Code de classification 6202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers regroupant l'information relative à la gestion des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares de l'Université. Cette information concerne les opérations d'acquisition, d'évaluation, de traitement, de conservation et de communication.
Types de documents Contrats de donation ou d'acquisition Rapports d'évaluation Reçus d'impôt Correspondance Rapports de traitement Instruments de recherche Notes Inventaires/listes Autorisations de consultation et de reproduction Constat d’état Conventions de prêt
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient un fonds d'archives, une collection muséale ou un livre rare
5 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-115
DESCRIPTION Titre Propositions d'acquisitions de fonds d'archives, de collections muséales et de livres rares
Code de classification 6203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers relatifs aux fonds d'archives, aux collections muséales et aux livres rares proposés à l'Université Laval. Ces dossiers peuvent contenir de la correspondance, des inventaires préliminaires, des états de situation ainsi que des projets de contrat.
Types de documents Correspondance États de question/états de situation
Inventaires des documents Projets de contrat
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 10 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-116
DESCRIPTION Titre Classification des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares
Code de classification 6204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bibliothèque Division de la gestion des documents administratifs et des archives Description et utilisation Dossiers relatifs à la conception, à l'élaboration ou à la mise au point de plans de classification pour les archives, les collections muséales et les livres rares.
Types de documents Plan de classification Documents d'élaboration
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 3
Tri. Conserver les plans de classification.
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-117
DESCRIPTION Titre Inventaires des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares
Code de classification 6201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers généraux relatifs aux inventaires des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares.
Types de documents Inventaires États de question/états de situation Rapports Listes de traitement
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 3
Tri. Conservation des inventaires, des états de situation et des rapports touchant l'état des fonds et collections
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-118
DESCRIPTION Titre Consultations et demandes de reproduction des documents d'archives, des collections muséales et des livres rares
Code de classification 6205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion de documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers relatifs aux consultations et aux demandes de reproduction des documents d'archives, des collections muséales et des livres rares. Ces dossiers incluent les demandes de recherche, les demandes de documents, les registres de consultation, les fiches d'inscription des chercheurs, les demandes de reproductions, etc.
Types de documents Registres de consultation Fiches d'inscription des chercheurs Demandes de documents Demandes de renseignements Demandes de reproduction Listes Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-119
DESCRIPTION Titre Prêts des documents d'archives, des artefacts et des livres rares
Code de classification 6206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux prêts de documents d'archives, des artefacts et des livres rares.
Types de documents Conventions de prêt Inventaires/listes Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 an après le retour du document, volume ou artefacts 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 an après le retour du document, volume ou artefacts 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-120
DESCRIPTION Titre Rémunération des non-employés
Code de classification 4402
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines
Description et utilisation Dossiers relatifs à la rémunération des personnes pour lesquels il n'y a pas de dossiers d'employés : boursiers, conférenciers, travailleurs autonomes, etc.
Types de documents SRH-74 Demandes de paiement de bourse SRH-75 Demandes de paiement autres que bourses Formulaires de déclaration de statut de travailleur autonome
Honoraires professionnels (factures)
Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
DESCRIPTION Titre Utilisations des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares
Code de classification 6207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bibliothèque Division de la gestion des documents administratifs et des archives Description et utilisation Dossiers témoignant de l'utilisations des documents d'archives, des artefacts des collections muséales et des livres rares dans des productions externes. Il peut s'agir de publications, d'expositions ou d'autres types de productions.
Types de documents Publications
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-121
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-122
DESCRIPTION Titre Développement des collections de documents de bibliothèque
Code de classification 6301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au développement des collections de documents de bibliothèque. Ces dossiers contiennent notamment les documents relatifs à la planification et à l'analyse des besoins des usagers.
Types de documents Rapports d'analyse des collections Listes/inventaires Correspondance Demandes d'acquisition des usagers
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Conserver les rapports
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-123
DESCRIPTION Titre Acquisition des documents de bibliothèque
Code de classification 6302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'acquisition par don, legs ou achat de fonds documentaires ou de documents de bibliothèque. Dans le cas de dons et de legs, on y retrouve de la correspondance, les contrats de donation, les documents d'évaluation ainsi que les documents relatifs à l'émission des reçus d'impôt. Lorsqu'il s'agit d'achats, les dossiers contiennent principalement les desiderata, les ententes et les licences d'utilisation, de la correspondance ainsi que les documents relatifs au suivi des commandes.
Types de documents Correspondance Rapports d'évaluation Contrats de donantion Desiderata Ententes Licences Fichiers de suivi des commandes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après l'acquisition ou la fin de l'abonnement 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-124
DESCRIPTION Titre Traitement des documents de bibliothèque
Code de classification 6303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au traitement des fonds documentaires ou des documents de bibliothèque : catalogage, classification ou codification, indexation, etc.
Types de documents Listes de contrôle-qualité Listes des documents en attente de traitement Listes des documents numériques à traiter Listes de documents à intégrer au catalogue (ancienne
collection)
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-125
DESCRIPTION Titre Catalogues
Code de classification 6304
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bibliothèque
Description et utilisation Catalogues des documents de la Bibliothèque de l'Université Laval.
Types de documents Catalogue
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que la bibliothèque détient la ressource documentaire
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utile à la gestion des documents de bibliothèque
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-126
DESCRIPTION Titre Utilisation des documents de bibliothèque
Code de classification 6305, 6306, 6307
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux usagers de la bibliothèque de l'Université Laval. Comprend les dossiers d'usagers, les documents relatifs aux usagers externes autorisés à utiliser les services de la bibliothèque ainsi que les documents concernant le prêt entre bibliothèque.
Types de documents Dossiers d'usager Avis de retard Avis de réservation Demandes de prêt entre bibliothèque Correspondance Demandes de renouvellement Listes d’étudiants Ententes
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 an après la désactivation du dossier, après la fin de l'entente ou après le retour du document.
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 an après la désactivation du dossier, après la fin de l'entente ou après le retour du document.
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-127
DESCRIPTION Titre Élimination des documents de bibliothèque
Code de classification 6308
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la disposition des documents de bibliothèque
Types de documents Listes des documents à élaguer Correspondance Ententes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-128
DESCRIPTION Titre Préservation des documents d'archives, des collections muséales, des livres rares et d'autres documents de bibliothèque
Code de classification 6208
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers relatifs à la préservation des ressources documentaires et informationnelles, y compris l'entretien, la restauration, la réparation, la reliure, l'entreposage et la protection. Cela peut viser des documents d'archives, des collections muséales, des livres rares ou des documents de bibliothèque.
Types de documents Listes Études Rapports/bilans Documentation Photographies Plans d'action Relevés de température et d'humidité Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités de préservation
0 Tri. Conservation des rapports, études et les plans d'action
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-129
DESCRIPTION Titre Gestion des stationnements
Code de classification
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'opération et l'exploitation des stationnements à l'Université.
Types de documents Demande de permis de stationnement Demande d'annulation Déclaration de perte de permis de stationnement
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-131
DESCRIPTION Titre Publications savantes
Code de classification 6401
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la production, à la conception, au montage, à l'édition, à la photocomposition et à l'impression des publications scientifiques comportant un comité de lecture. Les épreuves et les manuscrits, les révisions ou les mises à jour ainsi que les déclarations de dépôt légal se retrouvent également dans ces dossiers.
Types de documents Correspondance Évaluations et commentaires Textes originaux Versions préliminaires Publications Articles refusés
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la publication 3
Tri. Conservation d'un exemplaire publié de chaque numéro de la revue. Pour chaque article ayant fait l'objet d'une analyse scientifique par un comité de lecture, conservation du texte original, des commentaires et de la correspondance significative. Conservation de l'intégralité des dossiers de production d'un numéro à tous les cinq ans.
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la publication 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-132
DESCRIPTION Titre Publications non savantes
Code de classification 6402
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la production, à la conception, au montage, à l'édition, à la photocomposition et à l'impression des publications non savantes d'une unité. Les épreuves et les manuscrits, les révisions ou les mises à jour ainsi que les déclarations de dépôt légal se retrouvent également dans ces dossiers. Il s'agit de revues, de périodiques, de monographies, de journaux, de bulletins d'information ou de toute autre forme de publication.
Types de documents Correspondance Textes originaux Versions préliminaires Publications Articles refusés
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la publication 3 Tri. Conservation d'un exemplaire de la publication
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la publication 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-133
DESCRIPTION Titre Vente, abonnements et diffusion des publications
Code de classification 6403
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la vente, aux abonnements ou à la diffusion des publications de l'Université.
Types de documents Formulaires d'abonnement Listes des abonnés Listes de diffusion Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-134
DESCRIPTION Titre Documentation
Code de classification 6500
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les documents de référence jugés nécessaires à une unité pour la réalisation de ses activités.
Types de documents Documentation
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité 0 Destruction
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-135
DESCRIPTION Titre Planification et stratégie de communication
Code de classification 9101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'élaboration des priorités et des orientations en matière de communication et de relations publiques par ou pour l'Université.
Types de documents Plans de communication Plans d'action Études Rapports/bilans Avis de pertinence
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Pendant la durée du plan 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Pendant la durée du plan 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-136
DESCRIPTION Titre Identification visuelle
Code de classification 9102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la représentation graphique de l'Université : logo, sigle ou autre dessin apparaissant sur la papeterie, le site web, les cartes professionnelles, etc.
Types de documents Documents illustrant la signature visuelle officielle (logos, sceaux, sigles et autres éléments visuels)
Textes descriptifs
Ébauches / projets
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé ou jusqu'à l'abandon du projet 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé ou jusqu'à l'abandon du projet 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-137
DESCRIPTION Titre Discours et allocutions
Code de classification 9208
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux discours et allocutions prononcés par des membres de l'Université.
Types de documents Allocutions et discours
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-138
DESCRIPTION Titre Avis internes
Code de classification 9107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux avis internes concernant les activités de l'Université.
Types de documents Avis internes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-139
DESCRIPTION Titre Activités officielles et événements
Code de classification 9201, 9202, 9203, 9205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et la tenue d'activités de relations publiques. Ces activités peuvent consister en des événements ponctuels (inaugurations, fêtes, dévoilements,lancements, remises de bourses, expositions, congrès et colloques, etc,), d'événements annuels (rentrée, voeux de l'année, fête et assemblée générale de l'Université, reconnaissance des années de service, etc.) ou des visites officielles ou protocolaires.
Types de documents Invitations Programmes Listes des invités Listes des présences Listes des participants Affiches Photographies Allocutions et discours Textes des conférences Correspondance Documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de facture, réservation de salle, réservation du traiteur, formulaires d'inscription, etc,)
Communiqués de presse
Coupures de presse Livre d'or Rapports/bilans Scénarios d'exposition Catalogues d'exposition Vidéos Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc.)
Comptes rendus de sessions et actes de colloques
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la tenue de l'activité 3
Tri. Élimination des documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de facture, réservation de salle, réservation du traiteur, etc,)
Principal P 2, Livre d’or Jusqu'à ce qu'il soit complété 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la tenue de l'activité 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-140
DESCRIPTION Titre Participation à des congrès, colloques et conférences à titre de membre organisateur
Code de classification 9204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers de congrès, colloques et conférences d'organismes extérieurs auxquels participent des membres du personnel de l'Université à titre de membre organisateur.
Types de documents Programmes Correspondance Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)
Textes des conférences
Comptes-rendus de sessions et actes de colloques Allocutions et discours
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 0 Tri. Conservation des documents qui témoignent de la participation de l'Université
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-141
DESCRIPTION Titre Participation à des congrès, colloques et conférences d'organismes externes à titre de conférencier
Code de classification 9204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers de congrès, colloques et conférences d'organismes externes auxquels participent des membres de l'Université à titre de conférencier
Types de documents Programmes Correspondance Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)
Textes des conférences
Comptes rendus de sessions et actes de colloques Formulaires d'inscription Allocutions et discours
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 3 Tri. Conservation des textes des conférences
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-142
DESCRIPTION Titre Publicité et promotion
Code de classification 9105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la publicité et à la promotion des services et des produits de l'Université Laval. Il peut s'agir de campagnes publicitaires, de stands d'information, de portes ouvertes, etc.
Types de documents Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)
Programmes
Rapports/bilans Publications sur les réseaux sociaux
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin de l'activité de promotion 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin de l'activité de promotion 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-143
DESCRIPTION Titre Production graphique et audiovisuelle
Code de classification 9106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Documents relatifs à la conception, à la production et à la révision des documents graphiques et audiovisuels.
Types de documents Épreuves Maquettes Photographies Vidéos
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-144
DESCRIPTION Titre Prix, titres honorifiques et médailles
Code de classification 9206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à des prix attribués par l'Université ou reçus par elle. Ces prix peuvent être des médailles, des bourses d'excellence, des titres honorifiques, etc. On y classe également les dossiers de candidatures des récipiendaires ainsi que les tableaux d'honneur.
Types de documents Dossiers de candidatures Listes des récipiendaires Invitations Listes des candidats non retenus Programmes Listes des invités Listes des présences Photographies Allocutions et discours Correspondance Documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de facture, réservation de salle, réservation du traiteur, etc,) Communiqués de presse
Coupures de presse
Vidéos Notices biographiques
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la remise du prix 3 Tri. Élimination des candidatures non retenus et des documents de logistique
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la remise du prix 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-145
DESCRIPTION Titre Remises de doctorats honoris causa
Code de classification 9207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Direction des communications Description et utilisation Dossiers relatifs aux doctorats honoris causa décernés par l'Université. On y retrouve les dossiers des candidats au doctorat d'honneur, les candidatures rejetées ou reportées, les listes de récipiendaires ainsi que les documents relatifs à l'organisation et au déroulement de la cérémonie.
Types de documents Dossiers de candidatures Listes des récipiendaires Listes des candidatures refusées Invitations Programmes Listes des invités Listes des présences Photographies Allocutions et discours Correspondance Documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de
facture, réservation de salle, réservation du traiteur, etc,) Communiqués de presse Coupures de presse Vidéos
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 4 Tri. Élimination des candidatures non retenues et des documents de logistique
Secondaire N 1, P 2 3 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-146
DESCRIPTION Titre Relations avec les médias
Code de classification 9103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unités administratives responsables
Description et utilisation Dossiers relatifs aux relations qu'entretient l'Université avec la presse écrite, la radio et la télévision. Comprend les conférences de presse, les communiqués de presse, les entrevues, etc.
Types de documents Communiqués de presse Enregistrements sonores et vidéos des émissions
radiophoniques et télévisuelles Textes des conférences de presse Pochettes de presses Textes d'entrevue Lignes de presse Listes de médias
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-147
DESCRIPTION Titre Revues de presse
Code de classification 9104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux revues de presse de l'Université. Comprend aussi les coupures de presse.
Types de documents Coupures de presse Revues de presse Revues de presse thématique
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Élimination des revues de presse thématique
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-148
DESCRIPTION Titre Relations avec des organismes extérieurs
Code de classification 9301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux échanges ou aux relations avec des organismes extérieurs. Il peut s'agir d'organismes gouvernementaux, d'organismes d'enseignement, d'organismes de recherche, d'organismes professionnels, d'organismes étudiants, d'organismes de santé et de services sociaux, etc. On y retrouve principalement de la correspondance. Types de documents
Correspondance Documentation externe (rapport, publication, etc,)
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3
Tri. Conservation de la correspondance significative reflétant les relations entre les deux entités.
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-149
DESCRIPTION Titre Demandes de renseignements généraux
Code de classification 9108
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de renseignements généraux sur les services offerts par l'Université.
Types de documents Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-150
DESCRIPTION Titre Civilités
Code de classification 9109
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux invitations, remerciements, souhaits, condoléances adressés à l'Université et à ses membres.
Types de documents Cartes de souhaits Condoléances Félicitations Invitations Remerciements
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-151
DESCRIPTION Titre Recrutement des étudiants
Code de classification 10201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités de promotion et à l'information distribuée ou diffusée en vue du recrutement de candidats. Il peut s'agir de documents constituant l'information pour les journées portes ouvertes, les visites guidées, la tournée des collèges, etc.
Types de documents Plans d'action Programmes Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)
Documents de logistique
Rapports / bilans
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3
Tri. Conservation des programmes, plans d'action, documents promotionnels, rapports et bilans.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-152
DESCRIPTION Titre Exigences et normes d'admission
Code de classification 10202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux exigences et normes d'admission des programmes, notamment les guides d'admission, les tests d'admission et les questionnaires d'entrevues ; les documents relatifs au contingentement par programme; les conditions d'admission; les équivalences de scolarité et les exigences linguistiques.
Types de documents Guides d'admission Conditions d'admission Critères de contingentement Catalogues des équivalences Tests d'admission (questionnaires, grilles d'entrevue, critères d'appréciation, tests de français)
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant que les documents sont en vigueur 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Tant que les documents sont en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-153
DESCRIPTION Titre Demandes d'admission
Code de classification 10203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du registraire
Description et utilisation Dossiers des candidats à l'admission. Sont compris les dossiers des candidats non admis, ou admis mais non-inscrits.
Types de documents Demandes d'admission Pièces à l'admission : relevés de notes, certificats de
naissances et autres pièces exigées Formulaires d'analyse des dossiers Décisions des comités d'admission Avis d'admission Avis de non-admission Listes des candidats à l'admission
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 ans après le début de la session pour laquelle la demande d'admission a été faite
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 3 ans après le début de la session pour laquelle la demande d'admission a été faite
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-154
DESCRIPTION Titre Inscription des étudiants
Code de classification 10204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion de l'inscription. Ces dossiers comprennent la liste des étudiants inscrits et les documents touchant l'inscription dans les programmes offerts
Types de documents Listes des étudiants inscrits Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-155
DESCRIPTION Titre Accueil des étudiants
Code de classification 10207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'accueil des nouveaux étudiants. Il peut s'agir des documents relatifs aux journées d'accueil ainsi que des guides destinés aux étudiants.
Types de documents Programmes d'accueil Documents de logistique (qui fait quoi) Guides à l'intention des étudiants
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 0 Tri. Conservation des guides à l'intention des étudiants ainsi que des programmes
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-156
DESCRIPTION Titre Dossiers étudiants
Code de classification 10205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du registraire
Description et utilisation Dossiers nominatifs regroupant les documents permettant de retracer le cheminement des étudiants, y compris les stagiaires postdoctoraux, les étudiants libres et les auditeurs, depuis leur admission jusqu'à leur départ.
Types de documents Demandes d'admission Tests d'admission (questionnaires, grilles d'entrevue,
critères d'appréciation, tests de français) Pièces à l'admission : relevés de notes, certificats de naissances et autres pièces exigées
Formulaires d'équivalence ou de dispense de cours accompagnés des pièces justificatives
Correspondance Relevés de notes Rapports de cheminement Demandes de révision de notes Équivalences et reconnaissance des acquis
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 an après le dernier trimestre d'inscription 4
Tri. Les équivalences de cours et reconnaissances des acquis sont retirés des dossiers étudiants afin de devenir des dossiers distincts. Ces dossiers seront visés par la règle UL-258.
Principal N 1 - Système de gestion des études
Toujours actif. Extraire une copie du relevé de notes de diplomation et du rapport de cheminement des étudiants diplômés 3 sessions après la diplomation. Extraire une copie du relevé de notes des étudiants non diplômés après 3 sessions sans inscription.
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 an après le dernier trimestre d'inscription 3 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-157
DESCRIPTION Titre Gestion des stages
Code de classification 10208
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation des stages des étudiants et aux relations avec les milieux de stage
Types de documents Correspondance Ententes de stage Listes des milieux de stage
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des stages 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-158
DESCRIPTION Titre Dossiers des stagiaires
Code de classification 10209
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers regroupant les documents relatifs aux stages réalisés par les étudiants de l'Université Laval ou par des étudiants de l'extérieur, dans le cadre de leur programme d'études.
Types de documents Plans de stage Évaluations de stage Résumés de projets Rapports de stage Notations
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 2 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-159
DESCRIPTION Titre Résultats académiques
Code de classification 10210
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les résultats des étudiants ou les compilations des notes.
Types de documents Listes des résultats
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-160
DESCRIPTION Titre Habilitation à la direction des mémoires et thèses
Code de classification 10211
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté des études supérieures et postdoctorales
Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes d'habilitation auprès de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.
Types de documents Demandes d'habilitation Listes des personnes habilitées Décisions
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fin de l'habilitation 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin de l'habilitation 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-161
DESCRIPTION Titre Listes des diplômés
Code de classification 10401
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers contenant les listes des diplômés de l'Université Laval. On y classe également les documents relatifs au changement de nom ou de mention de sexe des diplômés.
Types de documents Listes maîtresse des diplômés Demandes de changement de nom ou de mention de sexe Correspondance
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1 Tant qu'utile à la gestion de l'activité. 0 Tri. Verser une copie de la liste
aux archives tous les 5 ans.
Principal P 2 10 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-162
DESCRIPTION Titre Modèles de diplômes et de grades
Code de classification 10403
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers relatifs aux modèles de diplômes et de grades permettant d'émettre une copie d'un diplôme plusieurs années après une diplomation.
Types de documents Modèles de diplômes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5
Aussi longtemps que nécessaire à l'émission des diplômes. Une copie de conservation est envoyée aux archives lors du passage en semi-activité.
Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-163
DESCRIPTION Titre Exigences et normes d'obtention de diplôme
Code de classification 10402
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux exigences linguistiques, comme les tests de connaissance de la langue française, ainsi qu'aux conditions d'obtention de diplôme.
Types de documents Correspondance Tests
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version
3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-164
DESCRIPTION Titre Collations des grades
Code de classification 10404
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Direction des communications Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et à la tenue des collations des grades.
Types de documents Listes des présences Scénarios/déroulement de la cérémonie Invitations Allocutions et discours Photographies Vidéos Documents de logistique (sécurité, organisation de la salle, qui fait quoi, etc.)
Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Conservation des allocutions, des photographies et des vidéos.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-165
DESCRIPTION Titre Diplômes non réclamés
Code de classification 10405
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers relatifs aux diplômes officiels non réclamés par les étudiants ayant satisfait à toutes les exigences scolaires.
Types de documents Diplômes Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-166
DESCRIPTION Titre Demandes de production de documents officiels
Code de classification 10212
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Bureau du registraire Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de documents officiels. Il peut s'agir de relevés de notes, d'attestations d'inscription ou de demandes touchant les diplômes.
Types de documents Formulaires « Demande de relevé de notes » Formulaires « Demande d'attestation d'inscription» Formulaires « Demande de documents officiels »
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-167
DESCRIPTION Titre Création, élaboration, implantation, modification et fermeture des programmes
Code de classification 10101, 10104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes Faculté des études supérieures et postdoctorales Description et utilisation Dossiers relatifs à un programme, et ce, de son élaboration à sa fermeture
Types de documents Demandes de création de programme Rapports d'exploration Rapports d'élaboration Rapports de conformité Textes de publication Devis fonctionnels et techniques Correspondance Extraits des résolutions Demandes de financement Avis Listes d'expert Demandes de modification Descriptions officielles modifiées Plans d'action
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du programme 10 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du programme 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-168
DESCRIPTION Titre Descriptions des cours et programmes
Code de classification 10102, 10106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers relatifs aux descriptions de cours et programmes. Les dossiers peuvent comprendre les répertoires de cours et programmes ainsi que les documents permettant la mise à jour des cours et programmes dans le système de gestion des études.
Types de documents Répertoires des cours et des programmes Descriptions des programmes (système de gestion des
études)
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 0 Tri. Conservation des répertoires de cours et programmes
Principal Système de
gestion des études - N 1.
Toujours actif. À chaque session, extraire les descriptifs des cours et programmes et les verser aux archives
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion des cours et programmes 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-169
DESCRIPTION Titre Évaluation des programmes
Code de classification 10103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation périodique des programmes de formation universitaire.
Types de documents Rapports annuels sur l'évaluation des programmes État d'avancement des évaluations périodiques des
programmes Listes des programmes à évaluer Gabarits d'autoévaluation Plans d'entrevues Rapports de consultation Listes d'experts Rapports d'agrément Rapports d'autoévaluation Rapports des experts Commentaires Rapports synthèse Plans d'actions du doyen Historiques des programmes Fiches de satisfaction Fiches de suivi du plan d'action Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la prochaine évaluation 10 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la prochaine évaluation 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-170
DESCRIPTION Titre Offre de cours et mise à l'horaire
Code de classification 10108
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification de l'offre de cours, à la gestion des sessions, à l'élaboration de la mise à l'horaire ainsi qu'à la diffusion des horaires de cours.
Types de documents Horaires des cours Correspondance Propositions de cours Analyses de l'offre de cours Listes de cours Grilles de cours
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 4 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-171
DESCRIPTION Titre Plans de cours
Code de classification 10109
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux plans de cours.
Types de documents Plan de cours
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-172
DESCRIPTION Titre Recueils, manuels et notes de cours
Code de classification 10110
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers comprenant les recueils de textes, les manuels et les notes de cours remis ou présentés aux étudiants dans le cadre d'un cours.
Types de documents Recueils de texte Notes de cours Manuels
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé dans le cadre d'un cours 0
Conservation
Dans le cas des recueils de textes, seule la table des matières est conservée.
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé dans le cadre d'un cours 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-173
DESCRIPTION Titre Création, modification et inactivation des cours
Code de classification 10105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté des études supérieures et postdoctorales Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes Description et utilisation Dossiers relatifs aux créations, modifications et inactivations de cours. Ces dossiers peuvent contenir des formulaires ainsi que des devis techniques.
Types de documents Demandes de modification de cours Demandes de désactivation de cours Devis techniques de création de cours Devis techniques de modification de cours Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-174
DESCRIPTION Titre Évaluation des cours
Code de classification 10107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation des cours dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'Université. Ces dossiers contiennent généralement des questionnaires d'évaluation, des feuilles-réponses ainsi que les compilations des résultats présentés sous forme de rapport.
Types de documents Questionnaires d'évaluations Feuilles-réponses Rapports/compilations des résultats et des commentaires
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 0
Tri. Conservation du rapport d'appréciation et des commentaires et d'un spécimen du questionnaire
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-175
DESCRIPTION Titre Questionnaires et corrigés d'examens
Code de classification 10301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les questionnaires et corrigés d'examens qui évaluent les connaissances des étudiants.
Types de documents Questionnaires d'examens Corrigés d'examens
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que le questionnaire est utilisé 0
Conservation
Le corrigé n'est conservé que si le questionnaire y est joint
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-176
DESCRIPTION Titre Copies d'examens et travaux étudiants
Code de classification 10302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les copies d'examens et les travaux complétés non réclamés par les étudiants ou non redonnés aux étudiants.
Types de documents Examens Exercices Travaux
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 6 mois après la fin de la session 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-177
DESCRIPTION Titre Séances d'examens
Code de classification 10303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la tenue et à la surveillance des séances d'examens dans une unité.
Types de documents Horaires d'examens Instructions aux surveillants Feuilles de présence
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-178
DESCRIPTION Titre Évaluation des mémoires et thèses
Code de classification 10304
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté des études supérieures et postdoctorales
Description et utilisation Dossiers relatifs au dépôt et à l'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat des étudiants de l'Université Laval.
Types de documents Fiches de suivi Autorisations de dépôt Rapports d'évaluation Demandes de corrections Autorisations de soutenance Formulaires d'autorisation de rédiger dans une langue autre que le français
Correspondance
Documents relatifs à la sélection du jury Pages titre du mémoire ou de la thèse Certificats de soutenance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal Dossiers des étudiants diplômés
N 1, P 2
2 ans après la diplomation 3
Tri. Conservation de 4 spécimens à tous les 5 ans. Pour
la maîtrise et le doctorat, conserver un cas de réussite
ayant passé par le cheminement normal et un cas de
modifications majeures.
Principal
Dossiers des étudiants en situation d'échec ou ayant abandonné leur programme
N 1, P 2
2 ans après l’abandon ou l’échec 8
Tri. Conservation de 2 spécimens à tous les 5 ans. Pour
la maîtrise et le doctorat, conserver un cas d'échec.
Secondaire N 1, P 2 Dossiers des étudiants diplômés 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-179
Titre Mémoires de maîtrise et thèses de doctorat
Code de classification 10305
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté des études supérieures et postdoctorales
Description et utilisation Mémoires de maîtrise ou thèses de doctorat rédigés dans le cadre d'un programme de deuxième ou de troisième cycles pour satisfaire aux exigences du programme.
Types de documents Thèses Mémoires
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-180
DESCRIPTION Titre Planification des besoins de formation et de perfectionnement
Code de classification 10502
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification des besoins en formation et en perfectionnement qui ne sont pas de niveau universitaire. Il peut s'agir des formations réservées au personnel de l'Université, des activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, de la formation continue en médecine, ainsi que des activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université, à l'exception des activités sportives qui sont visés par la règle UL-231.
Types de documents Plans de formation Documents d'orientation Analyses des besoins Rapports/bilans Correspondance Documents d'élaboration/documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Élimination des documents de support
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-181
DESCRIPTION Titre Programmes de formation et de perfectionnement
Code de classification 10503
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux programmes de formation et de perfectionnement qui ne mènent pas à des crédits universitaires. Ces dossiers comprennent les formations réservées au personnel de l'Université, les activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, la formation continue en médecine, ainsi que les activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université.
Types de documents Tableaux des offres de formation Programmes de formation Calendriers de formation Rapports / bilans Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-182
DESCRIPTION Titre Dossiers de formation et de perfectionnement
Code de classification 10504
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Dossiers de formation et de perfectionnement
Description et utilisation Dossiers relatifs aux descriptions des activités de formation et de perfectionnement qui ne sont pas de niveau universitaire, qu'il s'agisse de plans de cours, dépliants ou autres documents précisant les contenus des activités. Ces dossiers comprennent les formations réservées au personnel de l'Université, les activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, la formation continue en médecine, ainsi que les activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université, à l'exception des activités sportives qui sont visés par la règle UL-231.
Types de documents Formulaires d'inscription Listes des inscriptions Listes des présences Pièces justificatives (copies) Correspondance Plans de formation Réservations de salle Évaluations des formations Demandes de financement d'un projet collectif de formation sur mesure par les unités
Plans de cours
Dépliants Descriptions des cours
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4
Tri. Conservation des documents descriptifs (plan de formation, plan de cours, dépliants, description des cours) lorsque les activités de formation et de perfectionnement sont élaborées par l'Université.
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-183
DESCRIPTION Titre Registres de formation
Code de classification 10501
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux registres de formation. Ces dossiers comprennent notamment les registres de formation obligatoire en matière de sécurité, les registres de formation continue en médecine, ainsi que ceux relatifs aux activités de formation et de perfectionnement suivies par le personnel de l'Université
Types de documents Registres de formation Attestations de formation Listes
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur ou nécessaire à la gestion de l'activité
10 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur ou nécessaire à la gestion de l'activité
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-184
DESCRIPTION Titre Coopération
Code de classification 9302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux ententes avec différents organismes. Ces dossiers concernent notamment les coopérations de recherche, y compris les ententes relatives aux partenariats de recherche, ainsi que les coopérations d'enseignement.
Types de documents Correspondance Ententes Programmes de coopération
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de l'entente 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Durée de l'entente 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-185
DESCRIPTION Titre Service-conseil juridique
Code de classification 2101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers d'analyses ou de conseils réalisés par ou pour la direction des affaires juridiques à la demande d'une unité lorsque ceux-ci ne sont pas intégrés aux dossiers d'affaires de l'unité. Il peut s'agir de commentaires généraux, d'analyses ou de commentaires sur des documents, des points de droit, etc.
Types de documents Correspondance Conseils juridiques Notes Documents analysés (tout document produit par une unité
pour lequel le Bureau du secrétaire général est sollicité)
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
Exemplaire Supports de
conservation Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 7 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-186
DESCRIPTION Titre Opinions juridiques et avis d'experts
Code de classification 2102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Service des finances Description et utilisation Dossiers d'opinions juridiques produites ou demandées par la direction des affaires juridiques, ainsi qu'avis d'experts tels un fiscaliste ou un juricomptable.
Types de documents Avis juridiques Avis fiscaux Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 7 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-187
DESCRIPTION Titre Actions ou recours judiciaires
Code de classification 2103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers relatifs aux procédures judiciaires entreprises par ou contre l'Université.
Types de documents Mises en demeure Citations à comparaître (subpoena) PV de signification Preuves Notes et préparation de témoignages Transcriptions Correspondance Jugements
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 10 Tri. Conservation des dossiers qui ne se règlent pas devant les tribunaux.
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-189
DESCRIPTION Titre Interprétations administratives
Code de classification 2201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux interprétations administratives liées à l'application des lois et règlements régissant les sphères d'activités.
Types de documents Correspondance Interprétations
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'interprétation est en vigueur 3 Tri. Conservation des
interprétations
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-190
DESCRIPTION Titre Dossiers (cas) d'application administrative des lois et règlements
Code de classification 2202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers constitués à la suite de l'application, par les unités, des lois et règlements régissant leurs sphères d'activités. Généralement, un dossier est créé pour chaque cas.
Types de documents Correspondance Note Cas
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-191
DESCRIPTION Titre Comité de discipline et Comité d'application des droits des étudiants
Code de classification 2204, 2205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général
Description et utilisation Dossiers constitués lorsqu'un étudiant, à la suite d'une plainte de l'Université formulée contre lui, est traduit devant le Comité de discipline dans le cadre de la mise en application du "Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants et des étudiantes de l'Université Laval" ou lorsqu'un étudiant porte plainte alors qu'il s'estime lésé d'un droit reconnu dans la "Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes de l'Université Laval.
Types de documents Constats d'infraction Dénonciations Enquêtes Avis de convocation Auditions Décisions du Comité Rétractation de la décision Appels Plaintes Enregistrements des séances
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-192
DESCRIPTION Titre Gestion des demandes d'accès
Code de classification 2206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Bureau de la sécurité de l'information Description et utilisation Dossiers regroupant les documents relatifs aux demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Types de documents Demandes d'accès Accusés de réception Documents reçus suite à la collecte Documents numérisés - proposition de caviardage Documents réponse Lettres de prolongation Lettres réponse Avis de recours Correspondance Registre des demandes d'accès (BD)
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'au règlement de la demande 5 Destruction
Principal Registre des demandes d'accès - N 1
Toujours actif. Verser une copie du registre aux archives tous les 5 ans 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'au règlement de la demande 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-193
DESCRIPTION Titre Gestion de la protection des renseignements personnels
Code de classification 2207
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les documents qui concernent les obligations relatives à la protection des renseignements personnels.
Types de documents Inventaires et fichiers de déclaration de renseignements personnels;
Registres de communication et de consultation
Déclarations d'opposition de divulgation
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou nécessaire à la protection des renseignements personnels
3
Tri. Conserver les déclarations d'opposition et un portrait de l'inventaire des fichiers de renseignements personnels tous les 5 ans
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou nécessaire à la protection des renseignements personnels
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-194
DESCRIPTION Titre Gestion du droit d'auteur sans limite de temps
Code de classification 2302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au droit d'auteur sans limite de temps sur des oeuvres produites ou acquises par l'Université.
Types de documents Demandes d'utilisation, de reproduction, de publication ou de communication
Licences et autorisations
Correspondance Contrats
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 20 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des droits d'auteur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-195
DESCRIPTION Titre Gestion du droit d'auteur avec limite de temps
Code de classification 2302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au droit d'auteur avec limite de temps sur des oeuvres produites ou acquises par l'Université.
Types de documents Demandes d'utilisation, de reproduction, de publication ou de communication
Licences et autorisations
Correspondance Contrats
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de la licence ou du contrat 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Durée de la licence ou du contrat 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-196
DESCRIPTION Titre Gestion des brevets et licences de commercialisation
Code de classification 2301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à la recherche
Description et utilisation Dossiers relatifs aux brevets détenus par l'Université.
Types de documents Demandes de brevet Déclarations d'invention Documents de cession de droit Correspondance Brevets Licences de commercialisation
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que le brevet est en vigueur 20
Tri. Conservation de la déclaration d'invention, des brevets, des ententes contractuelles et de la licence de commercialisation.
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que le brevet est en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-197
DESCRIPTION Titre Dossiers des étudiants de médecine
Code de classification 10206
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté de médecine
Description et utilisation Dossiers nominatifs regroupant les documents qui retracent le cheminement des étudiants de médecine.
Types de documents Demandes d'admission et autres pièces demandées à l'admission
Fiches d'évaluation
Grilles de stage Rapports de rencontre Correspondance Attestations d'achèvement de la formation
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la diplomation ou le départ
Jusqu'au 100e anniversaire de naissance
Tri. Conserver les évaluations de stages des résidents diplômés avant 2012
Secondaire N 1, P 2 2 ans après la diplomation ou après le départ
3 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-198
DESCRIPTION Titre Extraits des résolutions
Code de classification 1305
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unités administratives responsables
Description et utilisation Dossiers contenant les extraits des résolutions des conseils, comités et commissions de l'Université.
Types de documents Extraits de résolutions
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal Fichier des résolutions
N 1, P 2 Toujours actif 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-199
DESCRIPTION Titre Campagne de souscription
Code de classification 4109
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux campagnes de souscription auxquelles participe l'Université : recrutement des solliciteurs, registre des donateurs, rapports financiers, documents comptables afférents aux donations (listes des reçus de charité, listes des prélèvements bancaires, listes des déductions sur paies et autres). Comprend à la fois les campagnes visant le financement de l'Université que les campagnes philanthropique.
Types de documents Listes des donateurs Recrutement des solliciteurs Documents relatifs à l'organisation de la campagne
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4
Tri. Conservation des documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription et des rapports illustrant les résultats obtenus.
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-200
DESCRIPTION Titre Gestion des objets trouvés
Code de classification 5107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion et à la récupération des objets trouvés.
Types de documents Registre des objets trouvés
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-201
DESCRIPTION Titre Gestion du courrier
Code de classification 5108
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion du courrier interne ainsi qu'aux services externes de courrier et de messagerie.
Types de documents Bons de livraison Droits d'affranchissement Déclarations en douane Récépissés
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-202
DESCRIPTION Titre Prévention de la criminalité
Code de classification 8101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et de prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs à la prévention de la criminalité sur le campus. Ces dossiers comprennent des évaluations permettant de cibler les interventions en matière de prévention de la criminalité.
Types de documents Rapports Correspondance Notes de rencontres
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 10 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-203
DESCRIPTION Titre Prévention des incendies
Code de classification 8102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions en sécurité incendie ainsi qu'en prévention contre les incendies.
Types de documents Registres des alarmes Demandes d'extincteur Permis de travail à chaud Rapports d'inspection Recommandations Normes en sécurité incendie Cahiers de charge en sécurité incendie
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 6 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-204
DESCRIPTION Titre Contrôle des accès
Code de classification 8103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au contrôle de l'accès aux systèmes informatiques, immeubles, locaux et terrains de l'Université
Types de documents Demandes d'émission de carte d'accès Formulaires de demande d'accès Logs d'accès Registres des visiteurs Fichiers des clés (système foxpro) Formulaires de prêt de clé Renouvellements des bons annuels
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 3 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-205
DESCRIPTION Titre Surveillance
Code de classification 8104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs à la surveillance du campus, dont les rondes de surveillance ainsi que la surveillance par caméra.
Types de documents Vidéos de surveillance Rapports de contrôle du surveillant
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-206
DESCRIPTION Titre Interventions de sécurité
Code de classification 8105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et de prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions de sécurité réalisées sur le campus. Ces dossiers comprennent les demandes acheminées au Centre de traitement des appels ainsi que les documents relatifs aux interventions réalisées par les agents sur le terrain.
Types de documents Rapports hebdomadaire des événements Feuilles de relève Rapports d'événement Notes de rencontre Déclarations et documents annexés (facture, photographie, etc,)
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 8 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-207
DESCRIPTION Titre Enquêtes
Code de classification 8106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs aux enquêtes menées par le Service de sécurité et prévention. Il peut s'agir d'enquêtes relatives aux infractions commises au Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants de l'Université, d'enquêtes administratives ou d'enquêtes criminelles.
Types de documents Vidéos de surveillance Logs des contrôles d'accès Rapports d'enquête Copies du rapport d'événement Documents de preuve
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 20 ans après l'événement 5 Tri. Conserver les rapports d'enquête et élimination des autres documents
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-208
DESCRIPTION Titre Mesures d'urgence
Code de classification 8107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux mesures d'urgence permettant d'assurer la sécurité et la reprise des activités en cas de sinistre. Les dossiers contiennent également les documents relatifs aux plans d'évacuation des édifices.
Types de documents Plans des mesures d'urgence Plans de contingence Schémas de couverture de risque Banques de données urgence Plans de continuité des affaires Plans particulier d'intervention Plans de sécurité incendie Plans d'évacuation des édifices Registres des évacuations
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version. 3
Tri. Conserver les plans de mesures d'urgence et les plans de contingence.
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version. 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-209
DESCRIPTION Titre Transport des matières dangereuses
Code de classification 8203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au transport des matières dangereuses.
Types de documents Documents d'expédition des matières dangereuses Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 2 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-210
DESCRIPTION Titre Entreposage et traitement des matières dangereuses
Code de classification 8204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'entreposage, au traitement et à la disposition des matières dangereuses, comprenant les déchets biomédicaux, les matières radioactives et les produits chimiques.
Types de documents Registre informatisé des matières dangereuses Système de gestion des matières radioactives Registre de disposition des animaux de laboratoires Rapports quotidiens des déchets biomédicaux Inventaires Listes du matériel biologique conservé à long terme
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'en vigueur 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant qu'en vigueur 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
DESCRIPTION Titre Incidents impliquant des matières dangereuses
Code de classification 8205
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs aux incidents impliquant les matières dangereuses : déversement, fuite, etc.
Types de documents Rapports d'événement Recommandations
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 8 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-211
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-212
DESCRIPTION Titre Permis d'utilisation des matières dangereuses
Code de classification 8202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs aux permis octroyés à l'Université pour l'utilisation de matières dangereuses. Ces dossiers comprennent également les permis délivrés par l'Université aux laboratoires de recherche.
Types de documents Permis d'utilisation de pesticides Permis d'utilisation de substances radioactives Permis d'importation d'agents pathogènes Avis de transfert des agents pathogènes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de la validité du permis 2 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Durée de la validité du permis 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-213
DESCRIPTION Titre Inspections et conformité des matières dangereuses
Code de classification 8201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention
Description et utilisation Dossiers relatifs aux inspections ainsi qu'aux obligations qu'a l'Université de se conformer à certaines normes relatives à la gestion des matières dangereuses.
Types de documents Grilles d'analyse et recommandations Rapports de conformité Rapports consolidé Registres de bon fonctionnement des appareils (appareils
de mesure des contaminant dans l'air, appareils de décontamination, appareils servant à mesurer le champ de rayonnement des matières radioactives)
Calculs et recommandations de lunettes de protection Registres des utilisateurs de dosimètres Certificats d'attestation de confinement
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et de conformité ou conformément aux règlements en vigueur
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et de conformité ou conformément aux règlements en vigueur
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-214
DESCRIPTION Titre Recours à l'Ombudsman
Code de classification 2203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Ombudsman
Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de consultation, d'intervention ou aux plaintes adressées à l'Ombudsman.
Types de documents Fiche d'inscription Correspondance Notes de suivi Plaintes
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 ans après la date de fermeture des dossiers 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-215
DESCRIPTION Titre Prêts et bourses gouvernementaux
Code de classification 12101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau des bourses et de l'aide financière
Description et utilisation Dossiers relatifs au soutien accordé aux étudiants dans le cadre du programme gouvernemental de prêts et bourses.
Types de documents Correspondance Demandes d'avance de fonds Demandes de dérogation
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-216
DESCRIPTION Titre Bourses aux étudiants
Code de classification 12102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux bourses accordées aux étudiants par l'Université ou par des organismes externes.
Types de documents Correspondance Descriptions des bourses Candidatures (CV, lettres de présentation, relevés de notes, lettres de recommandation, etc.)
Listes des boursiers
Demandes de paiements
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation de la liste des boursiers et des descriptions des bourses.
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-218
DESCRIPTION Titre Gestion des offres d'emploi et de stages aux étudiants (SPLA)
Code de classification 12103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de placement
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion et la publication des offres d'emploi et de stages effectuée par le Service de placement de l'Université. Ces dossiers concernent également la relation avec les employeurs ainsi que le support logistique pour la réalisation des entrevues offert aux étudiants et aux employeurs en matière d'emploi, de stage ou d'expérience de bénévolat.
Types de documents Offres d'emploi Offres de stage Offres de candidature Correspondance CV des candidats Documents de logistique Ententes
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-220
DESCRIPTION Titre Gestion des programmes de subvention liés à l'emploi
Code de classification 12104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de placement
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des programmes de subvention ayant pour objectif la création d'emploi pour les étudiants de l'Université ou le financement de projets favorisant l'intégration au marché du travail.
Ces dossiers comprennent notamment les documents relatifs à l'application des programmes "étude-travail", "emploi- campus pour les étudiants étrangers" ainsi que "coup de pouce".
Types de documents Demandes de l'unité Offres d'emploi Correspondance Curriculum vitae Fiches d'évaluation des candidats
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-221
DESCRIPTION Titre Services de consultation individuelle pour les étudiants
Code de classification 12106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux services de consultation offerts aux étudiants, que ce soit en matière de planification budgétaire, de recherche d'emploi, de service d'aide pour la vie en résidence, d'aide et de soutien pour les étudiants en situation de handicap, etc. Ces dossiers comprennent notamment les documents relatifs aux services d'aide offerts spécifiquement aux résidents et aux étudiants étrangers, les services des conseillers du Bureau du recrutement, des conseillers en emploi du Service de placement, des conseillers du Bureau des bourses et de l'aide financière, des conseillers de la bibliothèque, etc.
Types de documents Correspondance Notes de rencontre
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière consultation 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-222
DESCRIPTION Titre Reconnaissance des associations étudiantes et des associations parascolaires
Code de classification 12201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau de la vie étudiante
Description et utilisation Dossiers relatifs à une demande de reconnaissance d'une association étudiante ou d'une association parascolaire.
Types de documents Demandes de reconnaissance Chartes (copie) Listes des exécutifs Listes des membres Bilans financiers Rapports d'activités
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 5
Tri. Conservation des documents témoignant de la création, de la reconnaissance et des réalisations des associations étudiantes
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-223
DESCRIPTION Titre Soutien aux initiatives étudiantes
Code de classification 12202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au soutien accordé par l'Université aux initiatives étudiantes.
Types de documents Demandes Budgets Descriptions du projet Listes des pojets
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation des projets significatifs et de la liste des projets présentés
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-224
DESCRIPTION Titre Reconnaissance de l'implication étudiante
Code de classification 12203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau de la vie étudiante
Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes reçues dans le cadre de la politique de reconnaissance de l'implication étudiante.
Types de documents Formulaires de demandes Décisions Correspondance
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 4 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-225
DESCRIPTION Titre Services dentaires
Code de classification 12303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté de médecine dentaire
Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services dentaires offerts aux clients des cliniques des étudiants de la Faculté de médecine dentaire
Types de documents Plans de traitement Radiographies Renseignements généraux Résumés des examens cliniques Rapports d'évaluation
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal Dossiers médico-dentaires de patients - N 1, P 2
1 ans après la dernière inscription au dossier 4 Destruction
Principal
Dossiers d'implants et dossiers d'enfants de moins de 15 ans ayant reçu des soins d'orthodontie comportant la prise d'au moins une radiographie céphalométrique - N 1, P 2
1 ans après la dernière inscription au dossier
Jusqu'au 100e anniversaire de naissance
Destruction
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-226
DESCRIPTION Titre Services de consultation psychologique
Code de classification 12304
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre d'aide aux étudiants École de psychologie Vice-rectorat aux ressources humaines Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services de consultations psychologiques offerts à l'Université, que ce soit aux étudiants, aux employés ou à la communauté.
Comprend les services offerts par le Centre d'aide aux étudiants, le programme d'aide aux employés ainsi que le Service de consultation de l'École de psychologie.
Types de documents Notes d'évaluation Notes de rencontres Tests pour diagnostic Rapports finaux
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la fermeture du dossier 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-227
DESCRIPTION Titre Service de counseling et orientation
Code de classification 12305
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre d'aide aux étudiants Clinique de counseling et orientation Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services de counseling et orientation offert à l'Université, que ce soit aux étudiants ou à la communauté.
Types de documents Notes de rencontres Notes d'évaluation Questionnaires et tests Rapports d'intervention
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière inscription au dossier 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-228
DESCRIPTION Titre Dossiers de consultation et de signalement pour harcèlement et violence à caractère sexuel et plaintes non recevables
Code de classification 12301; 12302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre de prévention et d'intervention en matière de harcèlement Centre d'intervention et de prévention des violences à caractère sexuel Description et utilisation Dossiers constitués dans le cadre d'une consultation ou d'un signalement en vertu du "Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Université Laval" ou de la "Politique pour prévenir et combattre les violences à caractères sexuels à l'Université Laval". Une consultation ou un signalement peut donner suite ou non au dépôt officiel d'une plainte. Les plaintes recevables sont visés par la règle de conservation UL-229.
Types de documents Formulaires d'ouverture du dossier Notes relatives au récit des événements Notes de suivi Autorisations écrites pour une démarche de résolution de
problème Engagements de confidentialité Ententes de conciliation Correspondance Plaintes Décisions
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 ans après la fermeture du dossier 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-229
DESCRIPTION Titre Plaintes de harcèlement et de violence à caractère sexuel recevables
Code de classification 12301; 12302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre de prévention et d'intervention en matière de harcèlement Centre d'intervention et de prévention des violences à caractère sexuel Vice-rectorat aux ressources humaines Description et utilisation Dossiers constitués suite au dépôt formel de plaintes jugées recevables en vertu du " Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Université Laval " ou de la "Politique pour prévenir et combattre les violences à caractère sexuel à l'Université Laval".
Types de documents Formulaires d'ouverture du dossier Engagements de confidentialité Plaintes Version des faits des personnes mises en cause, Notes de suivi Ententes de conciliation Rapports Correspondance Décisions
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 ans après la fermeture du dossier 5 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-230
DESCRIPTION Titre Services en nutrition
Code de classification 12306
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Institut sur la nutrition et les aliments fonctionnels
Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services de nutrition offerts à l'Université.
Types de documents Notes de rencontre
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière consultation 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-231
DESCRIPTION Titre Activités physiques et sportives
Code de classification 12401, 12402, 12403, 12404, 12405
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des activités sportives
Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités physiques et sportives offertes dans le cadre de la programmation du Service des activités sportives (SAS). Ces dossiers peuvent comprendre des documents relatifs au fonctionnement de chaque discipline sportive, la planification des activités ainsi que tout projet d'organisation d'une nouvelle activité ou discipline.
Types de documents Listes des participants Programmes d'activités Rapports Fiches d'évaluation Documents de logistique Descriptions des projets d'activités ou disciplines Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 4 Conservation
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-232
DESCRIPTION Titre Relations avec les unités liées
Code de classification 9303
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux relations qu'entretient une unité avec ses unités liées ou subalternes. On y retrouve principalement de la correspondance.
Types de documents Correspondance
Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 1 4 Tri. Conservation de la correspondance significative
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-233
DESCRIPTION Titre Planification, organisation et suivi des projets en ressources informationnelles
Code de classification 7101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification et au suivi des projets en ressources informationnelles. On y retrouve des documents de planification et de suivi, des compte-rendu de rencontres et de mêlées de projet, des énoncés et portées de projets, des descriptions de tâches spécifiques, des horaires, des organigrammes de projets ainsi que de la correspondance.
Types de documents Documents de planification Documents de suivi Comptes-rendus de rencontres, de mêlées de projet Énoncés de mandats Portées de projets Correspondance Clôtures de projet (Post Mortem) Contrats (copie) Descriptions de tâches spécifiques Répartitions de tâches Organigrammes de projets
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant que le projet est en cours 2 Tri. Conserver la portée du projet et le document de clôture du projet (post mortem)
Secondaire N 1, P 2 Tant que le projet est en cours 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-234
DESCRIPTION Titre Propositions et opportunités d'affaires
Code de classification 7102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux étapes préliminaires qui mènent à l'élaboration d'un projet ou d'une solution. On y retrouve des analyses de besoins ou de marché, des propositions d'opportunités, des analyses préliminaires et des demandes de solutions d'affaires.
Types de documents Analyses de besoins Analyses de marché Propositions d'opportunités Documents d'orientation Dossiers d'affaires Demandes de solution d’affaire
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant que le projet est d'actualité 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant que le projet est d'actualité 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-235
DESCRIPTION Titre Conception et réalisation d'un projet en ressources informationnelles
Code de classification 7103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la conception et à la réalisation des projets en ressources informationnelles. On y retrouve tous les documents et livrables résultant de l'application des diverses étapes liées à réalisation de ces activités pour un projet donné.
Types de documents Documents d'architecture Listes des livrables Analyses fonctionnelles / devis projet Schématisation des systèmes, schémas Processus Essais fonctionnels Documentation
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la conclusion ou l'abandon du projet 10 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la conclusion ou l'abandon du projet 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-236
DESCRIPTION Titre Maintien et operation des systèmes informatiques
Code de classification 7201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au maintien et à l'opération des systèmes informatiques. On y retrouve la documentation technique, les guides d'exploitation, les plans de relève, etc.
Types de documents Documentation Guides techniques d'exploitation Plans de relève Documents relatifs à la gestion des copies de sécurités
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant que le système est en opération 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant que le système est en opération 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-237
DESCRIPTION Titre Gestion des changements et assurance qualité
Code de classification 7202
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des changements en lien avec les systèmes d'information tels que les mises à jour de logiciel, la migration des équipements, le développement de nouvelles fonctionnalités ainsi que le contrôle de la qualité.
Types de documents Demandes de mise à jour Demandes de changement Demandes de correction de bogues Demandes de développement de fonctionnalités Bordereaux de travail Essais d'acceptation complétés Documents de suivi Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-238
DESCRIPTION Titre Transfert de support - Destruction des documents sources
Code de classification
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Documents relatifs à la désignation des séries documentaires et/ou des documents faisant l'objet d'un transfert de support dans le but de détruire les documents sources dont le support lui-même n'a pas de valeur archivistique, historique ou patrimoniale et pour lesquels l'information est transposée sur un nouveau support de conservation de manière tangible et logique qui assure son intégrité et sa pérennité.
Types de documents Documents sources
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1
Jusqu'à la fin du processus de validation et de contrôle exhaustif de l'intégrité et de la qualité des informations transférées
0 Destruction
Secondaire - - - -
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-239
DESCRIPTION Titre Suivi et monitorage
Code de classification 7203
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la surveillance effectuée sur les infrastructures informatiques, les systèmes, les postes utilisateurs, etc. On y retrouve des scénarios de surveillance, des logs, des notifications d'alertes, etc.
Types de documents Scénarios de surveillance Logs Notifications d'alertes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant que nécessaire aux suivis ou jusqu'à l'intégration dans des récapitulatifs
0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant que nécessaire aux suivis ou jusqu'à l'intégration dans des récapitulatifs
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-240
DESCRIPTION Titre Gestion des incidents et des demandes de support en technologie de l’information
Code de classification 7204
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des pannes, bris, surcharges, etc., causant un bris ou une interruption de service.
Types de documents Rapports d'incidents Comptes-rendus du comité de suivi Correspondance Rapports
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-241
DESCRIPTION Titre Gestion de l'architecture réseau
Code de classification 7301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Direction des technologies de l'information
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion de l'architecture réseau.
Types de documents Guide d'architecture Architecture détaillée, d'ensemble Plans
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 2 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-242
DESCRIPTION Titre Outils d'accompagnement pour les étudiants
Code de classification 12105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux outils d'accompagnement pour soutenir la prestation de services aux étudiants, que ce soit en matière de planification budgétaire, de recherche d'emploi, de service d'aide pour la vie en résidence, d'aide et de soutien pour les étudiantes en situation de handicap, etc.
Ces dossiers comprennent notamment des exemples, des fiches explicatives, des guides, des scénarios relatifs aux services d'aide offerts par les services des conseillers du Bureau du recrutement, des conseillers en emploi du Service de placement, des conseillers du Bureau des bourses et de l'aide financière, des conseillers de la bibliothèque, etc.
Types de documents Analyse Exemple Fiches explicatives Guide Scénario
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-243
DESCRIPTION Titre Inventaires des projets de recherche
Code de classification 11101
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux inventaires des projets de recherche de l'Université.
Types de documents Inventaires/listes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-244
DESCRIPTION Titre Évaluations éthiques des projets de recherche des chercheurs
Code de classification 11102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Comité d'éthique de la recherche
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation éthique des projets de recherche avec des êtres humains réalisés par des chercheurs de l'Université.
Types de documents Description du projet Formulaires de demande d'approbation du projet Correspondance Recommandations des Comités d'éthique de la recherche Formulaires de consentement (non complétés)
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 ans après la fin du projet de recherche 7 Tri. Échantillonnage de 10%
des dossiers
Secondaire N 1, P 2 Durée du projet de recherche 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-245
DESCRIPTION Titre Évaluations éthiques des projets de recherche d'essai clinique
Code de classification 11102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Comité d'éthique de la recherche
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation éthique des projets de recherche d'essai clinique.
Types de documents Description du projet Formulaires de demande d'approbation du projet Correspondance Recommandations des Comités d'éthique de la recherche Formulaires de consentement (non complétés) Formulaires d'engagement de confidentialité Rapports d'effets indésirables Avis de conformité
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 ans après la fin du projet de recherche 20 Tri. Échantillonnage de 10%
des dossiers
Secondaire N 1, P 2 Durée du projet de recherche 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-246
DESCRIPTION Titre Évaluations éthiques des projets de recherche d'étudiants
Code de classification 11102
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Comité d'éthique de la recherche
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation éthique des projets de recherche avec des êtres humains réalisés par des étudiants.
Types de documents Description du projet Formulaires de demande d'approbation du projet Correspondance Recommandations des Comités d'éthique de la recherche Formulaires de consentement (non complétés)
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 ans après la fin du projet de recherche 5 Tri. Échantillonnage de 10%
des dossiers
Secondaire N 1, P 2 Durée du projet de recherche 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-247
DESCRIPTION Titre Autorisation d'utiliser des animaux vivants
Code de classification 11103
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Comité de protection des animaux
Description et utilisation Dossiers relatifs aux autorisations d'utiliser des animaux vivants dans le cadre d'un projet de recherche ou d'un laboratoire d'enseignement.
Types de documents Description du projet Formulaires de demande Correspondance
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 3 4 Tri. Échantillonnage de 10% des dossiers.
Secondaire N 1, P 2 3 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-248
DESCRIPTION Titre Gestion des projets de recherche
Code de classification 11104
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification, à l'administration, à la conception et au suivi des projets de recherche. On y retrouve des documents menant à l'élaboration d'un projet de recherche, ainsi que des documents liés à la logistique, tel que des ententes, des suivis, des rapports, des documents d'activités en lien avec le projet de recherche ainsi que de la correspondance. Types de documents
Dépliants Documents de logistique Documents de sollicitation Bilans Correspondance Rapports Ententes
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée du projet de recherche 6 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Durée du projet de recherche 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-249
DESCRIPTION Titre Consentements de participation à un projet de recherche
Code de classification 11105
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au consentement des individus participant à un projet de recherche.
Types de documents Formulaires de consentement complétés Feuillets d'information
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée du projet de recherche
Aussi longtemps que la durée de conservation des données de la recherche.
Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-250
DESCRIPTION Titre Soins des animaux de laboratoire
Code de classification 11201
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division des animaux de laboratoire
Description et utilisation Dossiers relatifs aux soins dispensés aux animaux de laboratoire utilisés dans le cadre de protocoles de recherche
Types de documents Dossiers des chercheurs Plans de traitement Recommandations Rapports de laboratoire Diagnostics
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Durée de vie de l'animal 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Durée de vie de l'animal 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-251
DESCRIPTION Titre Données de la recherche
Code de classification 11301
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers contenant les données collectées dans le cadre de projets de recherche.
Types de documents Formulaires Systèmes de données
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à des activités de recherche 0 Destruction
Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à des activités de recherche 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-252
DESCRIPTION Titre Résultats de la recherche
Code de classification 11302
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux résultats de la recherche. Ces dossiers comprennent les rapports finaux des projets de recherche menés en tout ou en partie par l'Université.
Types de documents Rapports
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-253
DESCRIPTION Titre Matériel de formation
Code de classification 10505
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs au matériel de formation utilisé dans le cadre des activités de formation et de perfectionnement offertes à l'Université. Ces dossiers comprennent les formations réservées au personnel de l'Université, les activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, la formation continue en médecine, ainsi que les activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université, à l'exception des activités sportives qui sont visés par la règle UL-231.
Types de documents Présentation Manuel du formateur Documents de support
Documents essentiels : Documents confidentiels :
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 3 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-254
DESCRIPTION Titre Encadrement et suivi des étudiants
Code de classification 10213
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs à l'encadrement et au suivi des étudiants. Ces dossiers peuvent comprendre notamment des listes d'étudiants, des suivis en vue de la diplomation, les suivis du rendement.
Types de documents Listes d'étudiants Suivis du rendement Suivis de diplomation
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 2 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-255
DESCRIPTION Titre Tests de classement
Code de classification 10306
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable
Description et utilisation Dossiers relatifs aux tests de classement complétés par les individus dans le cadre de leur admission ou de leur cheminement universitaire, incluant leur admission à un programme ou en vue de leur diplomation.
Types de documents Tests Résultats
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 2 3 Destruction
Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-257
DESCRIPTION Titre Gestion des chaires et des entités structurantes
Code de classification 11106
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à la recherche et à la création
Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des chaires et des entités structurantes, de leur création jusqu'à leur abolition.
Types de documents Ententes Correspondance Budgets des unités Procès-verbaux Modalités de gestion Analyses Rapports d'activités Rapports
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la cessation des activités de la chaire ou de l'entité structurante.
7 Conservation
Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la cessation des activités de la chaire ou de l'entité structurante.
0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-258
DESCRIPTION Titre Équivalences de cours et reconnaissance des acquis
Code de classification 10214
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du registraire
Description et utilisation Dossiers relatifs aux équivalences de cours et crédits universitaires ainsi qu'à la reconnaissance des acquis
Types de documents Équivalences Reconnaissances d'acquis
Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 5 ans après le dernier trimestre d'inscription
80e anniversaire de naissance de l'étudiant Destruction
Secondaire N 1, P 2 0 0 Destruction
RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)
1 Numérique 2 Papier
Transaction
Ajout
No du calendrier
30800
No de la règle
UL-259
DESCRIPTION Titre Dossiers de plaintes en déontologie de la recherche
Code de classification 11107
Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation
Description et utilisation Dossiers relatifs aux plaintes relevant de la conduite responsable dans les domaines de recherche ou de création, de même qu'au sein des organismes et partenaires de financement, y compris ceux des pays avec lesquels des partenariats sont établis, le cas échéant.
Types de documents Correspondance Rapports Avis de confidentialité Formulaire d'ouverture de dossier Notes relatives au suivi des événements Notes de suivi
Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui
DÉLAI DE CONSERVATION
Exemplaire Supports de conservation
Période d'utilisation des documents Disposition
Actif Semi-actif Inactif
Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier (règlement de la plainte ou son rejet)
10 Destruction
Secondaire - - - -
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