programma “digitaal werken”

1 - 10/03/2014

Infosessie Declareren

Turnhout 7 maart 2016

2 - 10/03/2014

Infosessie declareren

1. Voorstellingsrondje

2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken?

3. Declareren praktisch

4. Type kosten

5. Communicatieverplichtingen

6. Na afloop van het project …

3 - 10/03/2014

1. Voorstellingsrondje

4 - 10/03/2014

2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken?

5 - 10/03/2014

Welke richtlijnen moet ik gebruiken?

• 3 soorten richtlijnen of type projecten

• LEADER: MAK+ - Kempen Zuid – Kempen Oost: ANT/KPO2015xxx – ANT/KZU2015xxx – ANT/MAK2015xxx

• OmgevingsKwaliteit: ANT2015_xx

• P+: ANT2015_P10xx

• Goedkeuringsbrief

6 - 10/03/2014

Declareren: praktisch

7 - 10/03/2014

Wat is declareren?

• 2 maal per jaar bewijs je de gemaakte kosten aan de hand van standaardsjablonen en vertel je wat je gerealiseerd hebt, om dan de cofinanciering op de gemaakte kosten te ontvangen

• 2 maal per jaar

15/02/xx (uitzonderlijk 31/03/2016 voor OKW en P+)

(deadline voor uitbetaling 15/07/xx)

15/07/xx (deadline voor uitbetaling 31/12/xx)

Standaardsjablonen

excel-tabel: financieel overzicht

voortgangsverslag

8 - 10/03/2014

Wie controleert je dossier?

OKW

- Dubbele controle: door provincie en door VLM (Nadine Vantomme)

- Uitbetaling na 3 à 4 maanden + brief

P+

- Dubbele controle door provincie en door VLM (Nadine Vantomme)

- Min. 1 terreincontrole

- Uitbetaling na 3 à 4

LEADER

- Controle door LEADER-coördinator

- Steekproefsgewijze controle door VLM

- Uitbetaling na 3 à 4 maanden

9 - 10/03/2014

Hoe een declaratiedossier indienen?

• Papieren dossier in 2-voud naar

• OKW – P+: provincie + VLM Brussel

• LEADER: Leadersecretariaat

• Papieren dossier bestaat uit

• Excel-sjabloon financieel overzicht: ondertekend en geparafeerd

• Genummerde kosten- en betaalbewijzen (enkel voor OKW en LEADER)

• Voortgangsverslag

• Bijkomend communicatiemateriaal

10 - 10/03/2014

Hoe een declaratiedossier indienen?

• Digitaal dossier naar

• platteland@provincieantwerpen.be EN OKW@vlm.be / Pplus@vlm.be

• Miel.gilis@rurant.be (LEADER MAK+) OF Kristien.vanlommel@rurant.be (LEADER Zuid en Oost)

• Digitaal dossier bestaat uit

• Excelsjabloon financieel overzicht (in excel, geen pdf)

• Voortgangsverslag

• Foto’s

11 - 10/03/2014

Uitzonderingen

• Meermaals declareren

• Indien beperkte eigen middelen bv. kleine organisaties,…

• Deadline niet gehaald

• Uitstel vragen met schriftelijke verantwoording aan beheersdienst/PG-coördinator

• Afwijking van meer dan 10% per kostenrubriek

• Toestemming vragen aan VLM (met provincie in cc)/PG: reden voor afwijking en exact bedrag

• Beperkte verlenging van het project (binnen N+3)

• 14 dagen voor einde project

• Mail naar VLM (met provincie in cc)/PG

• Inhoudelijke wijziging

• Per mail naar provincie PMC/PG

12 - 10/03/2014

Voortgangsverslag

• Altijd indienen

• Voortgangsverslag of eindverslag (indicatoren + foto’s)

• Stand van zaken

• Communicatie – knelpunten …

• Wet op de overheidsopdrachten

13 - 10/03/2014

Financieel overzicht: voorblad

14 - 10/03/2014

Financieel overzicht: facturen/kosten

15 - 10/03/2014

Factuur + kostenbewijs

- NIET voor P+: adviseur platteland en/of VLM komt dit eventueel controleren bij einddeclaratie BIJ DE PROMOTOR (copromotoren bezorgen dus wel alle info aan promotor!!!)

=> Boekhoudkundige code meenemen in declaratie

16 - 10/03/2014

Type kosten

17 - 10/03/2014

Mogelijke kosten

1. Investeringskosten

2. Personeelskosten

3. Werkingskosten

4. Overhead

5. Externe prestaties

6. Inkomsten

7. Bijdrage in natura (enkel voor LEADER)

Volgens goedgekeurde projectfiche

subsidiabele kosten

investeringsproject vs dienstverleningsproject

18 - 10/03/2014

1. Investeringskosten

• Wat?

• Bouw of verbetering onroerende goederen

• Aankoop machines

• Erelonen

• Landschapswerken

• Aankoop multimediamateriaal – verwerven/ontwikkelen computersoftware

• Haalbaarheidsstudies

• Wat niet?

• Aankoop grond of gebouwen

• Leasing zonder eigendomsoverdracht

• Zuivere studies

• Ondergrondse leidingen

• Rollend materieel

• Aankoop dieren, zaai- en pootgoed

19 - 10/03/2014

2. Personeelskosten

Looncode bepalen

• Bruto maandloon voor voltijdse functie (loonfiche eenmalig meesturen (ook P+))

• Maandloon dat net lager ligt dan bruto maandloon fiche

• Zit verrekend in de loonkost: bruto maandloon – vakantiegeld – eindejaarspremie – RSZ werkgever – verzekering arbeidsongevallen – vervoerskosten woon-werkverkeer – maaltijdcheques

Wat is NIET subsidiabel?

- Projectsupervisie

- Extralegale voordelen: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering,…

- Beroepskleding,…

- Kosten voor aanwerving

- Ontslagvergoeding, opzegvergoeding

20 - 10/03/2014

2. Personeelskosten

21 - 10/03/2014

2. Personeelskosten

Tijdsregistratie: 1 per halve dag op PDPO gewerkt – per maand en per persoon

22 - 10/03/2014

2. Personeelskosten

23 - 10/03/2014

3. Werkingskosten

Wat?

- exploitatiekosten

- opleidingskosten

- betaald vrijwilligerswerk

- promo en publiciteit

- projectgerelateerde kosten voor grondstoffen, gereedschap …

- aankoop multimediamateriaal, afschrijven over 3 jaar

- verplaatsingskosten

!!! Grote aankopen onder werkingskosten bv. PC, beamer, … in het begin van de projectperiode te verrichten!

!! Voor kleine onkosten worden kastickets als onkostennota + betaalbewijs aanvaard

(datum + bedrag + gekochte items + leverancier moet duidelijk zijn)

24 - 10/03/2014

4. Overhead

• Forfaitair bepaald goedkeuringsbrief/projectfiche (max.15% van

de personeelskost)

• GEEN bewijsstukken nodig, enkel invullen in financieel overzicht

• Wat? Huur – verwarming, elektriciteit, gas, water – telefonie, internet,…- representatiekosten – ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies – kosten voor verzekering

25 - 10/03/2014

5. Externe prestaties

Wat?

- consultancy

- ondersteuning externe organisaties

- studies

- erelonen

26 - 10/03/2014

6. Inkomsten

• Vanaf projectkost >50.000€

• Inkomsten ook bewijzen: indien bewezen projectkosten lager liggen dan bruto-projectkosten wordt herrekening gemaakt, en teruggevorderd!

27 - 10/03/2014

7. Bijdrage in natura

= onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan een investering, waarvan materiaalkosten bewezen worden, a rato van max.20€/h

- MOET expliciet zijn goedgekeurd

- Maximum 15% van de totale projectkost

- Per vrijwilliger: getekend registratieformulier

28 - 10/03/2014

Wet op de overheidsopdrachten

• Naleven!

• Rapporteren in voortgangsverslag

• Alle relevante stukken via mail bezorgen aan provincie + beheersdienst (hoeft niet op papier)

• Opdrachtdocumenten/bestek

• Bewijs van publicatie/verzending

• PV van opening

• Ontvangen offertes

• Gunningsverslag en beslissing

• PV’s van oplevering

• Contracten

• attesten

29 - 10/03/2014

Wet op de overheidsopdrachten

• < €8.500 (excl.BTW): aanvaarde factuur

• <€85.000 (excl. BTW): onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor werken, leveringen en diensten

• <600.000€ (excl.BTW) voor werken OF <€207.000 voor leveringen en diensten (excl. BTW): onderhandelingsprocedure met bekendmaking

30 - 10/03/2014

Sancties

• Indien >10% niet subsididiabele kosten => verwittiging per mail

• Bij 2e overtreding => boete

• Niet-subsidiabel gedeelte wordt afgetrokken van de totale goedgekeurde projectkost

31 - 10/03/2014

Communicatieverplichtingen

en aanbevelingen

32 - 10/03/2014

Wat valt onder promotiemateriaal?

• Alle publicaties zoals brochures, kaarten, artikels, websites, uitnodigingen, flyers, infoborden,… over het project, die bedoelt zijn om het grote publiek in te lichten over het project en die gedrukt of geplaatst worden, zijn promomateriaal.

• Belangrijk: Ook promomateriaal i.k.v. project waarvan kosten niet worden ingediend moeten voldoen aan de communicatieverplichting!!

33 - 10/03/2014

Verplichte projectcommunicatie:

• Wat moet er op staan?

Beschrijving van het project

Vermelding “met steun van ELFO”

Nodige logo’s en slogan

Voor alle publicaties en promotiemateriaal over het project!

34 - 10/03/2014

Verplichte projectcommunicatie: Wat?

• Logo’s en slogan terug te vinden op: www.vlaanderen.be/pdpo

LEADER

OKW

Platteland Plus

35 - 10/03/2014

Verplichte projectcommunicatie: Voor wie?

• Iedere begunstigde die plattelandsssteun ontvangt >50.000€ : KLEIN INFORMATIEBORD (betaald door werkingsbudget in LEADER)

• Infrastructuurvoorzieningen of bouwwerkzaamheden met totale plattelandssteun >= 100.000€ : GROOT INFORMATIEBORD+ PERMANENT WERFBORD binnen 3 maanden na afronding

• IEDERE begunstigde die plattelandssteun ontvangt: INFORMATIEPOSTER (A3-formaat, te verkrijgen via secretariaat)

Het bord of poster moet tenminste tijdens de uitvoering van het project omhoog hangen, op een voor het publiek gemakkelijk zichtbare plaats.

36 - 10/03/2014

Sanctieregeling bij fouten:

• Geen vergoeding van het promotiemateriaal in geval van geen publicatie van logo’s en slagzin.

• Gedeeltelijke vergoeding van 25% of 75% van het promotiemateriaal indien logo (’s) of slagzin ontbreken

37 - 10/03/2014

Aanbevelingen

• Communiceren op PROJECTNIVEAU via gebruikelijke communicatiekanalen (nieuwsbrief, website, startmoment, persmoment,…)…

• …Zo kunnen wij regelmatig op WERKINGSNIVEAU communiceren over de goedgekeurde projecten om nog meer ruchtbaarheid aan projecten te geven (websites, projectendatabank, nieuwsbrief, good practice, studiedag, vormingsmomenten,…)

• Communicatie-acties zijn op te nemen in voortgangsverslagen declaratiedossier (foto’s,ondernomen acties,…)!

38 - 10/03/2014

Aanbevelingen

• LEADER:

Promotoren van dienstverleningsprojecten wordt gevraagd om minstens 1 startmoment/persmoment i.k.v. project te houden

Communicatiemateriaal voor ontlening ter beschikking: Beach-vlaggen+ roll-ups

• OKW/P+:

• …

39 - 10/03/2014

Na afloop van het project…

40 - 10/03/2014

Na afloop

• Investeringsprojecten

• 5 jaar in stand houden zonder bestemmingswijziging

• 5 jaar alle documenten en bewijsstukken bijhouden

• Investeringsprojecten>€100.000: permanent bord blijft 5 jaar staan

41 - 10/03/2014

Contactgegevens

42 - 10/03/2014

Contactgegevens OKW en P+

• Provinciaal Steunpunt Platteland: Tinne Van Looy – Lisbeth Hoefkens (tinne.vanlooy@provincieantwerpen.be – lisbeth.hoefkens@provincieantwerpen.be)

provincie Antwerpen

Dienst Landbouw en Plattelandsbeleid

Desguinlei 100

2018 Antwerpen

03 240 58 31 OF 0473 87 18 11

platteland@provincieantwerpen.be

www.provincieantwerpen.be/platteland

• VLM Brussel: Nadine Vantomme (nadine.vantomme@vlm.be)

Afdeling Platteland en Mestbeleid

Gulden Vlieslaan 72

1060 Brussel

02 543 69 67

Pplus@vlm.be OF OKW@vlm.be

43 - 10/03/2014

Contactgegevens LEADER

• Kristien Vanlommel: LEADER coördinator LEADER Kempen Oost en Zuid (kristien.vanlommel@rurant.be)

• Miel Gilis: LEADER coördinator LEADER MarkAante Kempen + (miel.gilis@rurant.be)

RURANT vzw

Hooibeeksedijk 1

2440 Geel

tel.: 014 58 27 07

platteland@provincieantwerpen.be

www.leaderprovincieantwerpen.be

• Davy De Dobbeleer: LEADER VLM

Davy.dedobbeleer@vlm.be OF 02 543 69 52