produktibitatea ii: nola izan produktiboago: trello kanban...
Post on 26-Jan-2020
11 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Produktibitatea II: Nola izan produktiboago: Trello Kanban metodoarekin
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
2
Ikastaroaren aurkibidea
1. KANBAN METODOLOGIA .................................................................. 3
1.1. KANBAN ABANTAILAK ................................................................................. 3
1.2. KANBAN EZAUGARRIAK ............................................................................... 5
2. KANBAN METODOLOGIA TRELLOREKIN ........................................... 7
2.1. KANBANEN KUDEAKETA TRELLOREKIN .......................................................... 7
2.2. TRELLOREN ELEMENTUAK .......................................................................... 10
2.3 KONTUA SORTZEA ETA KONFIGURAZIOA ....................................................... 11
2.4. TAULEN KUDEAKETA .................................................................................. 13
2.5. ZERRENDEN KUDEAKETA ............................................................................ 18
2.6. TXARTELEN KUDEAKETA ............................................................................. 20
2.7. LANKIDETZA PROIEKTUAK ......................................................................... 23
2.8. POWER-UPS ETA WEB LUZAPENAK .............................................................. 26
3. Zereginen automatizazioa ............................................................. 29
3.1. SARRERA ................................................................................................ 29
3.2. IFTTT ..................................................................................................... 29
3.3. ZAPIER ................................................................................................... 35
3.4. ZAPIERREN ERREZETA BATZUK TRELLORAKO ................................................ 41
.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
3
1.KANBAN metodologia
KANBAN metodologia Taiichi Ohnok garatu zuen Toyotan 40eko hamarkada
hasieran, JIT (just-in-time) ekoizpenaren kudeaketa-sistemaren barruan.
Muntaketa-katerako eskuragarri dauden horniketak errentabilizatzea da helburua,
ez gehiegizkorik, ez gutxiegirik izan ez dadin, eta hala, katea baliabide-gabeziagatik
geldiarazi beharrik ez izateko.
Produkzio-linea baten testuinguruan lanaren aurrerapena kontrolatzeko erabili zen;
gerora, haren aukerak garatu ziren softwarearen munduan arrakasta handiz
Microsoften barruan (David J.Andersonek), baina gaur egun KANBAN taulen
aplikazioa edozein sektoretara edo eremutara zabal daiteke.
Metodologia hau metodologia Arin edo “Agile” izenekoetan sar dezakegu. Horren
helburua da proiektuetan burokrazia murriztea eta edozein proiekturi atxikitako
ustekabeei edo aldaketaren kudeaketari erantzun azkarrak ematea.
Ikastaro honetan TRELLO tresnarekin KANBAN taula generikoa izango
litzatekeenaren zirriborroa egingo dugu, eta gure lan-fluxuen egoerak islatzeko
baliagarri izango zaigu.
1.1. KANBAN ABANTAILAK
Sistema honen abantailak eta ontasunak honako hauetan laburbil genitzake,
Andersonek “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology
Business” liburuan jaso zituen:
- Lana begiratu bakarrean ikusteko aukera ematen du: Zure lan-fluxuaren
itoguneak, kideren baten saturazioa, zereginen arteko gatazkak eta abar
detektatzeko aukera ematen du.
Mikroenpresa Digitala programaren “Produktibitate” ikastaroen barruan sartzen
da, gure denbora hobeto antolatzea eta zereginak modu eragingarriagoan eta
kontzentrazio handiagoz antolatzea ahalbidetuko diguten aplikazio, tresnak eta
trikimailuak proposatzen jarraituko dugu: zereginen automatizazioa eta haien
kudeaketa KANBAN metodologiaren bidez TRELLO taulan talde-lanean ari
garenean.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
4
- Egiten ari garen lana mugatu egin behar da (Work in Progress), gure
esfortzuak zereginak amaitzera bideratzeko. Burua zeregin askotan aldi berean
izatea ez da existitzen, eta existituko balitz, gure lanari eraginkortasuna
kenduko lioke.
- Antolatzen lagunduko dizu: Zereginen definizioan trebezia hartu behar da,
horrek ahalbidetuko dizu zer egin behar duzun askoz hobeto jakiten. Zereginek
INVEST (ingelesezko sigletan: Independenteak, Negoziagarriak, Baloragarriak,
Estimagarriak, Eskalagarriak eta Egiaztagarriak) izan behar dutela esaten da.
- Sistema malgua da, aldakuntza ugarikoa: Zure beharretara edo zure
taldearen beharretara egokitzeko aukera ematen du, potentzial osoa atera
dezakezu beste batzuekin proiektu komunetan lanean ari zarenean.
- Errendimenduaren estimulua da gainera, eta eraginkortasunean irabazteko
lan-fluxua hobetzea ahalbidetuko dizu.
Kanban taula printzipio horiek aplikatzeko tresna da.
KANBANen abantailez gozatzeko, jarrera batzuk ere kontuan hartu beharko ditugu
gure zereginak egiteko garaian:
- Kontzentrazioa: zereginetan kontzentratzen bagara, une bakoitzean egiten
dugunean, emaitzaren kalitatea indartu egingo da. (WIP mugatzean, une
bakoitzean egiten duzun horretan kontzentratzera behartzen zaitu).
- Egiten ari garen lana murriztea eta entrega erregularrak egitea: Lortutako
emaitza zuzena baldin bada, egindako lanarengatik berehalako asebetetzea
lortzen da, eta ez bada, laneko zikloa zenbat eta laburragoa izan, orduan eta
azkarrago detektatu ahal izango ditugu akatsak eta irtenbideak proposatu ahal
izango ditugu.
- Eskaeraren eta ekoizpen-gaitasunaren arteko fluxua orekatu.
- Lehentasunak jarri, bezeroaren aldetik nahiz taldearen aldetik.
Kanbanek ez ditu laneko metodoak berrasmatzen, eta ez ditu zereginak
exekutatzeko formak proposatzen. Lana koordinatzeko eta haren bilakaera
ikusarazteko beste modu bat proposatzen du, besterik ez.
Kanban tresna bikaina da lankidetzarako; izan ere, taula elementu bisuala denez
proiektuko kide guztientzat, denek jakin dezakete azkar eta erraz zer zeregin
dagoen martxan, zein dauden egiteko eta zer ehuneko amaitu den.
Baina taula lana maila pertsonalean antolatzeko ere erabil daiteke.
Kanban ez da planifikaziorako teknika bat, baizik eta lana banatzeko eta jarraipena
egiteko. Ez da nahastu behar “zeregina” “lanekin” eta “egoerekin”.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
5
1.2. KANBAN EZAUGARRIAK
KANBAN japonierazko hitza da, “txartel bisual” esan nahi du (Kan bisuala da eta Ban, txartela). Helburua zereginak nola osatzen ari diren modu bisualean kudeatzea
da. KANBAN arau hauetan oinarritzen da:
1.- Lan-fluxua bistaratu.
Zure lana fasetan zatitu behar duzu, zatitutako lan-fluxua zutabetan adierazita
mapa bisuala izan dezagun. Lan-fluxu hori desberdina izan daiteke dagokion
proiektuaren arabera.
Honelakoa izan daiteke:
Zereginak
eskatzea
Zereginak
aukeratzea
Garapena Proba Amaituta
Edo beste hau, sinpleagoa:
To do
“Egiteko gauzak”
Doing
“Egiten ari garen gauzak”
Done
“Egindako edo amaitutako
gauzak”
Helburua da begiratu bakar batean kontrolatu ahal izatea zer lan geratzen den
egiteko, zer ari garen egiten eta nork zer egin duen; zereginen lehentasunak beti
argi izanda.
Zutabetan adierazitako lan-fluxu horretan, egiteko edo kontrolatzeko ditugun
zereginak gehi ditzakegu.
Zutabeak ez dira proiektuaren faseak, zeregin batek pasatu behar dituen egoerak
baizik.
Ikastaro honen azalpenean gure KANBAN fitxategia sortzeko aplikazio digitalak
erabiliko ditugun arren, ohikoa da KANBAN taulak arbeletan egitea eta zereginak
post-it-etan jartzea.
2.- “Egiten ari garen lanaren” mugak zehaztea
Egiten ari garen lanak (WIP: Work in Progress) mugatuta egon behar du, fase
bakoiztean egin daitezkeen zereginen gehieneko kopurua zein den jakiteko.
Zutabeetako bakoitzean zenbaki bat jarrita adieraz dezakegu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
6
Zereginak
eskatzea
Zereginak
aukeratzea (5)
Garapena (4) Proba (1) Amaituta
Zenbaki horri Work in Progress muga deitzen zaio. Zenbaki horrek ahalbidetuko dizu zereginean oinarritzea eta amaitzea, ez zereginak hastea; izan ere, fase
bakoitzean egon behar duten zereginen kopurua mugatuko dizu eta produktibitatean eragin handia izango du. WIP oso baxua baldin bada, esan nahi du
zereginak azkar egingo direla, baina baliteke baliabide batzuk egitekorik gabe izatea, denek ezin egingo baitute zeregin bera. Aldiz, WIP oso altua baldin bada,
gauza gehiegitan lanean aritzeko arriskua dago, irtenbide azkarra eman gabe.
Ondoriozta dezakegu KANBANeko WIP dela gure sistemaren errendimendu eta
produktibitatearen alerta-seinalea.
Kanbanek ez du zehazten zein den WIP egokiena. Andersonek WIP 1:1 izatea
proposatzen zuen, hala, denak egiten ari direnean kontzentratuta egongo direlako,
baina arau hori software-proiektuen inguruan soilik izan daiteke egingarria. Oro
har, WIP egokiena 5-6 zereginetakoa izan daitekeela kalkula dezakegu “Desarrollo “
edo “Garapenean”; izan ere, zeregin batzuk osatu ahal izateko beste bat behar izan
dezakegu edo zerbaiten zain egon gaitezke (esaterako, eskaera bat entregatzeko
bidali behar diguten dokumentua falta bazaigu). Beraz, pertsonako 5 edo 6 zeregin
aldi berean izatera muga dezakegu eta, ondorioen arabera, zenbatekoa murriztu.
3.- Zeregin bat osatzeko behar dugun denbora neurtzea
Zeregin bakoitza amaitzeko behar dugun denbora (eskatzen denetik entregatu
arte), “Lead time” da.
Zereginak bistaratzeak berekin dakar KANBAN metodologia aplikatzeko modu
egokiena taula izatea (digitala edo fisikoa izan daiteke).
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
7
2.KANBAN metodologia TRELLOrekin
Trello 2011n sortu zuen Fog Creek Software enpresak. 2014an, Fog Creek-etik
independizatu zen Trello eta Trello Inc. bihurtu zen. Ordutik lankidetzako zereginen
kudeaketako tresna gisa bere bidea sendotu du.
2.1. KANBANEN KUDEAKETA TRELLOREKIN
TRELLO tresnarekin KANBAN aplikatuko dugu. Duen konfigurazioagatik eta itxura
bisualagatik ezin hobea da metodologia hau aplikatzeko. Lankidetzako tresna
izanik, norberaren proiektuak garatzeko nahiz taldekoak garatzeko balio du.
Edozein web-nabigatzailetik erabil daiteke, eta Android eta iOS aplikazioetan ere
eskuragarri dago.
Trelloren webgunean bertan ikus dezakegu taula publiko bat adibide gisa, proiektu
eta zerbitzu ugariko zereginak dituena. Trelloren erabilgarritasun ugariak ulertzeko
baliagarria izango zaigu (informazio gehiago nahi izanez gero:
https://trello.com/ejemplosdeboards )
Inspirazio gisa balioko dizuten taula gehiago ere topa ditzakezu hurrengo
orrialdean: Gidaliburu teknikoa
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
8
Hau izango litzateke Trellon Power-ups-en orrialdea ateratzeko proposatzen
dutenaren adibidea (gero ikusiko dugu):
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
9
Hala ere, ikastaro honetan KANBAN ikuspegia taulan aplikatuko dugu zeregin
berrien kudeaketarako. Hala, Trello eta Kanban erabil ditzakegu hauetarako:
- Aplikazio baten garapenean bezeroen aldaketa-eskaerak kudeatzeko.
- Departamentu jakin bateko zereginak kudeatzeko, esaterako, Giza Baliabideak
edo Kalitatea…
- Community Manager edo Blogger baten zereginak kudeatzeko.
- Dekorazio- edo erreforma-proiektu bat kudeatzeko.
- Ekitaldi, bidaia edo ezkontza baten antolaketaren ondoriozko zereginak
kudeatzeko…
- Produktu berri baten merkaturatzearen ondoriozko zereginak kudeatzeko.
Aukerak mugagabeak dira, beraz, zure lan-eremuaren barruan non sartuko
litzatekeen ikusi beharko duzu, baina oraingoz zeregin pertsonalen kudeaketaren
ikuspegia pentsa dezakegu, eta pentsatzen joan eta lankidetzako proiektu batera
nola zabal dezakegun; han Trelloren potentzial osoa aprobetxa dezakegu.
TRELLOrekin taula ugari kudea ditzakegu. TAULATZAT hartuko ditugu zutabeak edo
lan-fluxuen faseak (ZERRENDAK) marraztuko ditugun lekuak; zerrenda horietako
bakoitzean antolatutako zereginak TXARTELETAN kudea eta antola ditzakegu.
Txartelek zure proiektuaren lan-fluxuaren ikuspegia eskainiko dizute.
Taula hau proiektu edo arlo pertsonal bati lotuta dago, eta horrekin lotutako
zereginak kudeatu nahi izango dituzu Antolatu nahi dituzun adina taula izan
ditzakezu.
Haien orrialde korporatiboan adibide hau dute:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
10
2.2. TRELLOREN ELEMENTUAK
Trelloren funtzionalitateen arabera urrats hauek ematen joango gara:
TAULA SORTZEA
Lehenik eta behin, taula sortuko dugu. Taularako bistaratzeko aukera ugari hauta
ditzakegu (Pribatua, Taldea eta Publikoa). Beste atal batzuk ere konfigura
ditzakegu: Berria, Edizioa, Ezabatzea, Berriz irekitzea eta Hobespenak.
Adierazi dugun bezala, taula edo espazio horretan proiektu bat, ondasun baten
ekoizpena edo enpresaren fase estrategikoa jaso dezakegu (esaterako, Giza
Baliabideetako Departamentuak langileak hautatzea eta kontratatzea).
LAN FLUXUEN KONFIGURAZIOA
Lehenik eta behin aukeratu dugun lan-fluxua sekuentziatzen den egoerak
pentsatuko ditugu. Trello taula askotan, oinarrizko nomenklatura topatuko dugu -
eta ingelesez- TO DO, DOING, DONE. Egoeren sekuentzia horiek taularen edo
ZERRENDEN zutabeen bidez islatuko dira. Pentsatu zutabe horiek ez direla ez behin
betikoak, ezta itxiak ere; fluxu-egoeretara egokitu beharko dituzu.
TXARTELAK SORTZEA
Zerrenda bakoitzean (zutabean) egin beharreko zereginak adierazten dituzten
txartelak jasoko ditugu. Helburua da txartel edo zeregin horiek definitutako lan-
fluxuen egoera guztietatik pasatzea. Arauz, lehen tokian agertutako txartelek
izango dute lehentasun handiena, nahiz eta “joko-arauak” zuk ezartzen dituzun,
Kanban metodologia irekia baita. Taldelanean ari bagara, ziurtatu talde guztiak
ezagutzen dituela "joko-arauak" (esaterako, zein den irizpidea zeregin bat DONE
edo “egindakoa” egoerara pasatzeko)
Txartel horiei informazio hau ere gehi diezaiekegu:
- Zereginaren izenburua.
- Kideak: Zeregina sortu duen pertsona edo esleitu zaiona.
- Etiketak: Kolore-esleipena (garrantziaren edo eremuaren edo
proiektuaren arabera… guk irizpidea pertsonalizatu ahal izango dugu).
Gainera, ekintza hauek egin ahal izango dituzu (ikusiko ditugu):
- Egiaztapen-zerrenda (Check List).
- Iraungipen-data.
- Artxiboak erantsi.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
11
- Mugitu: (beste taula, beste zerrenda eta beste posizio batera).
- Izena eman: Txartel horren jarraipena egiteko.
- Artxibatu.
- Ezabatu.
- Botoa eman: Inkestak egiteko.
- Inprimatu.
- Hemendik kopiatu: Dagoeneko sortutako txartelak kopia ditzakezu,
bikoiztu nahi dituzun txartelen ezaugarriak aukeratuta. Automatikoki
osatzeko funtzioa ere badu.
- Partekatu.
Hiru zutabe edo zerrenda ezarri baditugu ere, ikus dezakezu tutorial batzuetan
“Backlog” bat sartzea aholkatzen dutela. Bilera batean sortzen diren ideia guztiak
edo egiteko dauden zereginak sartzeko zakua da hori.
Astea planifikatzen hastean, zeregin horietako batzuk Black log-etik TO DO atalera
pasa ditzakezu.
Zuk edo taldeko norbaitek zeregin bat hasten duenean, DOING zutabera pasatuko
da. Azken asmoa da DONE zutabera pasatzea.
Kontuan izan edozein kasutan markatu duzun WIP zure baliabide eta
disponibilitatearen araberakoa ote den, helburua oreka baita: helburua ez da
zereginak hastea, baizik eta amaitzea eta prozesuan aurrera egitea.
2.3 KONTUA SORTZEA ETA KONFIGURAZIOA
Esan dugun moduan, Trello edozein proiektutako zereginen kudeaketa ahalbidetzen
digun tresna da. Aipatutako funtzionaltasun guztiak dituen doako kontu bat sor
dezakegu, baina Trello Business Class edo enpresako kontua ere ireki daiteke:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
12
Pakete bakoitzean eskuragarri dauden aukerak ikusteko, kontsultatu Trelloren
webgunean, aldaketak izan baitaitezke urte batetik bestera doako planetan.
“Sign in” aukeran sakatuz gero, doako kontua sortzen hasiko gara:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
13
2.4. TAULEN KUDEAKETA
Trellorekin lanean hasteko, erabiltzen duen hierarkia eta nomenklatura kontuan
hartu behar da:
• TAULA
• ZERRENDAK
• TXARTELAK
TAULA: Nahi adina taula izan ditzakezu, baina edonola ere, zereginak kontrolatu
edo kudeatu nahi duzun proiektu edo zerbitzuarekin identifikatuko dugu.
“Taula berria sortu” aukerarako, leiho berria irekiko da eta datu hauek sartu
beharko dira:
Taula “2 proiektua” izenarekin jarriko dugu eta pribatutasunaren konfigurazioa nola
alda dezakegun ikusiko dugu; izan ere, lehenespenez pribatua da, baina
proiektuaren taldearekin parteka daiteke. Hala, aukera hauek izango ditugu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
14
• Pribatua: Zuretzat bakarrik (Privacy by default).
• Taldea: Lana lankideekin partekatu nahi duzunean.
• Publikoa: Esteka duen edonork ikus dezake, Googlek ere indexatzen du.
Taula gogokoen gisa markatuz gero (izarrarekin), taula pantailaren goiko eremuan
ainguratuta geratuko da, beti presente izateko.
Trello taldeko tresna gisa erabiltzen duzun unean, izarraren alboan puntu urdina
agertuko da, taula horretan jarduera izan bada, esaterako, taldekideren batek
aldaketaren bat egin badu. Hala, sortutako aldaketa guztien berri izango duzu.
Taula berria sortutakoan, zerrendak (zutabeak) sortzeko aukera egokitzen dela ikus
dezakegu.
Gainera, taularen edizioari dagokion menu bat dugu:
• Kidea gehitu: 2. proiektuaren taula hau taldearekin partekatzeko aukera.
• Atzealdea aldatu: Kolore batzuk soilik ditu, atzealdea gure irudi
korporatiboarekin edo argazkiren batekin pertsonalizatu nahi izango bagenu,
Business bertsioan soilik dago eskuragarri.
• Txartelak iragazi: Izenaren, etiketaren, kidearen edo iraungitze dataren
arabera iragaztea ahalbidetzen digun bilatzailea; baita koloreen arabera ere
• Power-ups: Hirugarrenen aplikazioekin txertatzeko aukera. (Doako bertsioan
taula bakoitzeko power-up bat sartzeko aukera soilik ematen du)
• Eranskailuak: Gure taula irudi-ikono ugarirekin apaindu.
• Gehiago… atalean klik eginez gero Aukera gehiago agertzen dira:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
15
Taula partekatu dugun taldea
konfiguratuko dugu, ez taldea
aldatzeko aukera soilik, baita
iruzkinak egiteko, baimenak
gehitzeko eta kentzeko eta
abarretarako ere, edo taldeko beste
kide batzuk elkartzea ahalbidetzeko.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
16
Koloreekin (edo kolorerik gabe)
konfiguratu ahal izango dira etiketak.
Taularen gaitasun bisuala sustatzen
du tresna honek, adibidean ikusten
dugun bezala, Kalitate saileko arau
bakoitza kolore batekin identifika
baitezakegu, hala, zereginak
ikustean, bisualki koloretan adierazita
geratuko dira.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
17
Taulari posta elektronikoa
konfiguratzea:
Lehenespenez sortu da helbide bat
(hala ere, email berria sortzea eska
daiteke -kasu horretan aurrekoa
baliorik gabe geratzen da-).
Helbide horrek ahalbidetuko dizu,
esaterako, zure postara iritsi den
zeregin bat Trelloko taulara
birbidaltzea.
Horrez gain, zer zerrendatara iristea
nahi duzun konfigura dezakezu (batere
zehaztu ezean, sistemak lehen
zutabera bidaliko du). Zer lekutan
jartzea nahi duzun ere zehatz
dezakezu.
Zure posta elektronikoa Trelloko taulara
lotzeko modu azkarra eta arina da.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
18
Funtzionalitate hauek ere baditugu:
Izena eman: Gertatutako aldaketa
guztien berri izateko.
Taula kopiatu:
Inprimatu eta esportatu:
Taula itxi… eta ezabatu: Denaren
jarraipena egin dezazun, itxitako taula
bat ez da ezabatzen, “Itxitako taulak
ikusi” atalean sartuta berreskura
daitezke. Baina taula bat ezabatu nahi
baduzu, aplikazioak aukera emango
dizu itxi ondoren.
Taula estekatu: Zure taulari dagokion
esteka eskuragarri duzu.
2.5. ZERRENDEN KUDEAKETA
Zerrendak proiekturako definitutako lan-fluxuen egoerei dagozkie. Proiektu
pertsonala dela pentsatuko dugu, gure zeregin pertsonalen kudeaketa. Orduan,
KANBAN ereduaren arabera, zerrenda hauek egin genitzake. SARRERAKO
ERRETILUA
• TO DO
• DOING
• DONE
(Edozein hizkuntzatan, noski, baina askok hartzen dute “To do”, “Doing”, “Done”
terminologia, bisuala bezain sonoroa baita).
Zerrenda bat sortzeko, taula barruan egon behar duzu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
19
Zerrenda bakoitzaren barruan zereginak agertuko dira, eta egoeraren arabera
baldin badaude, zerrenda batetik bestera mugituko dira (zutabe batetik bestera),
ezkerretik eskuinera (han amaituko dira azkenean).
• SARRERAKO ERRETILUA: Hona iritsiko dira planifikatzeko eta aukeratzeko
dauden zeregin guztiak.
• TO DO: Zerrenda honetan bilduko ditugu egiteko ditugun zeregin guztiak.
Sarrerako erretilua berrikusi ahala, TO DO zerrendara iritsiko dira egin
beharreko zereginen planifikazioan sartutako guztiak.
• DOING: Hemen egongo dira une horretan lanean ari garen zereginak
• DONE: Azkenik amaitutako zereginak iritsiko dira hona.
(Gogoratu KANBAN metodologiak WIP (Work in Progress) ezartzea eskatzen dizula.
Hau da, zenbat zeregin egon daitezke aldi berean zerrenda bakoitzean? Oraintxe
bertan zerbitzu motaren, baliabideen eta gaitasunen arabera zenbaki bat jarri
arren, denborarekin, zure esperientziaren arabera, egokitu egin daiteke.
Beste gomendio bat izango litzateke proiektuen zereginen kudeaketaren kasuan
erabilgarria litzatekeela beste bi zerrenda sortzea, honelako zerbait:
• ZAIN: Zuk aurrerago berriz hartzeko beste pertsona baten zain dauden
zereginak.
• BAZTERTUTA: Zenbait arrazoi direla eta bere garaian baztertutako ideiak edo
zereginak.
Edonola ere, zerrendak zure proiektuaren lan-fluxuaren araberakoak izango direnez,
batetik bestera kopurua eta nomenklatura asko alda daiteke.
Zerrenda sortutakoan, eskuineko goiko aldean goitibeherako menu txiki bat dagoela
ikusiko duzu:
Hemen zehaztutako funtzionalitateen artean honako hauek ditugu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
20
• Txartela gehitu: “Txartelen kudeaketa” atalean ikusiko dugu.
• Zerrenda kopiatu: Zerrenda bikoiztuta izateko.
• Zerrenda mugitu: Zerrenda beste taula batera mugitzeko. (Zereginak
arrastatuz mugitzen dira)
• Izena eman: Zerrendan aldaketak izan badira jakinarazpenak jaso ditzazun.
• Zerrendako txartel guztiak mugitu…: Beste zerrenda batera
• Zerrendako txartel guztiak artxibatu…: Txartelak artxibatuta geratzen dira,
(ezabatu nahi badituzu, beste urrats bat eskatuko dizu).
• Zerrenda hau artxibatu: Taulako zerrenda bat artxibatzen da. Hori ere
ezabatu nahi baduzu, beste urrats bat eskatuko dizu.
2.6. TXARTELEN KUDEAKETA
Txartelak zerrenda bakoitzaren barruan gordetzen dira; hala, “TO DO” zerrendan,
adibidez, ditugun txartel batzuen helburua DOING zerrenda izango da egiteko
aukeratzen baditugu.
Txartel bat gehitzeko, zerrendan goitibeherako menuko aukera bat hautatuz edo
zuzenean "txartela gehitu” atalarekin egin dezakegu, zerrenda barruan dagoen
eremuan:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
21
Txartela (zeregina) gehitu dugunean, ediziorako aukera gehiago ditugu. Hona hemen:
Sortutako zereginaren (“lehen hiruhileko ingurumen-adierazleak jaso”)
alboan “edizioa” ikonoa dugula ikus dezakegu.
Edizio-ikonoan sakatuz gero, aukera hauek aterako zaizkigu:
Baina txartelean bertan behin sakatuz gero, aukera hauek aterako zaizkigu:
- Deskribapena editatu: Zereginak oso luzea izan behar ez duen arren, Markdown formatu-gida emango digute letra lodia, paragrafoak eta abar
erabiltzeko. (“Gordetzean” soilik ikusiko dira aldaketak). - Iruzkinak gehitu: Zentzua du taldean lan egitean eta iruzkinak
funtsezkoak direnean zeregina egin ahal izateko. Iruzkinak txartelaren amaierako “jarduera” eremuan metatuko dira.
Gainera, aukera hauek dituzu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
22
• Esteka edo artxibo bat erantsi ekipotik edo Trellorekin txertatutako beste zerbitzu batetik (esaterako, Google Drive)
• @: Norbait aipa dezakegu, iruzkinari buruzko jakinarazpena jaso dezan
• Emotikonoak sartzeko aukera.
• Trelloren ikonoak aukera ematen du Trelloren beste txartel bat eransteko beste txartel batekin erreferentziak gurutzatzeko.
“Jarduera” atalean txartelean gertatutako aldaketa guztien sekuentzia jasotzen da, haren jarraipena egin ahal izateko.
“Gehitu” atalean aukera hauek ditugu:
- Kideak: Txartel bati arduradunak esleitzeko edo taldeko beste kide
batzuekin lankidetzan aritzeko. - Etiketak: Beste hierarkia bat sortzeko aukera ematen du, esaterako, gai
beraren zereginak metatzeko. - Checklist: txartel batek egiteko urrats ugari eskatzen baditu, zeregin
txikietan deskonposa dezakegu, txartel berriak sortu beharrik gabe. - Mugaeguna: Zeregina osatzeko mugaeguna edo epea ezartzeko.
Mugaegun hori zereginaren koadroan ikusi ahal izango duzu eta kolore biziagoa hartzen joango da mugaeguna iritsi ahala. (Egutegia gaituz gero,
zereginen sekuentzia mugaegunaren arabera ordenatuta ikusi ahal izango
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
23
duzu. Gainera, URLa izan dezakezu zure egutegiarekin txerta dezazun -esaterako, Google Calendar-)
- Erantsia: Iruzkin baten barruan artxibo bat gehitzen duzun bezala, txartelean artxiboa gehi dezakezu. 10Mb -ko muga dago artxibo erantzietarako eta 250 Mb-koa business bertsioan.
“Ekintzak” atalean aukera hauek ditugu:
- Mugitu: Txartela beste zutabe edo taula batera mugitzeko aukera.
- Kopiatu: Txartela beste taula edo zutabe batera kopiatzea. - Izena eman: Txartelera berera, aldaketak izanez gero jakinarazpena
jasotzeko - Artxibatu: Artxibatu egiten da (bisualki soilik ezabatzen da), guztiz
ezabatu nahi baduzu, urrats bikoitza egin behar da.
2.7. LANKIDETZA PROIEKTUAK
Oro har Kanbanen potentzial handiena eta Trellorena, bereziki, lankidetzako edo
taldeko proiektuen barruan zereginak kontrolatzea da.
KOLABORATZAILEA GEHITU TAULARA
Taula batera kolaboratzaile bat gehitzeko, pantailaren eskuineko menua ireki eta
“Kideak gehitu” aukeran klik egingo dugu. Gonbidatu nahi duzun pertsona Trellon
erregistratu zeneko email-helbidea gehitu beharko duzu; hala, Trellok automatikoki
detektatu ahal izango du.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
24
Ediziorako baimen hauek ere kudeatu ahal izango dituzu:
- Administratzailea: Txartelak editatu, kideak ezabatu eta taulako beste
konfigurazio batzuk egin ahal izango dituzu
- Arrunta: Txartelak ikusi eta edita ditzakezu, baina ez taulako beste
hobespenak.
ZEREGINEI ARDURADUNA ESLEITZEA
Zeregin jakin batzuetarako ere gehi daitezke kideak, hau da, zeregin hori pertsona
jakin bati esleitzea, hark egin dezan.
TALDEAK SORTZEA
Trello taulara pertsona gutxi batzuk gehitu nahi badituzu, eskuz egin daiteke, baina asko badira, onena “Taldea sortu” aukera da.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
25
“Sortu” botoian klik egindakoan, taldearen ikuspegi zehatza duen pantaila bat irekiko zaigu, eta aukera hauek editatu ahal izango ditugu:
- Argazkia: Taldearena, edo taldeko ikonoa.
- Taula sortu: Taula bat sortu ahal izango dugu taldearentzat eta jarraian, kideen erlaitzean, taula horretan lan egingo duten taldekideak definitu
ahal izango dira.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
26
2.8. POWER-UPS ETA WEB LUZAPENAK
Trelloren doako bertsioak zenbait potentziatzaile eskaintzen ditu. “Power-ups”
atalean ikus ditzakezu, baina taula bakoitzeko bakarra jar daiteke.
Menuan topatuko dituzu, Trello beste aplikazio batzuetara txertatzeko eta hala,
funtzionalitate gehigarriez gozatzeko gonbidapenarekin batera:
Power-ups-en aukeraren barruan honako hauek ditugu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
27
Horietatik hauek nabarmen ditzakegu:
- Egutegia: Ikuspegia egutegi-formatuan lortzea, txartelen mugaegun-
sekukentziarekin.
- Txartelen zahartzea.
- Bisitarien bozketak edo feedback-ak jasotzea bozketen bidez
- Txioak zuzenean txartel bati eranstea.
- Eta hazten ari diren zenbait aukera gehiago…
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
28
Gainera, funtzionalitate asko egitea ahalbidetzen duten beste luzapen asko, eta Web Chrome Storen topa ditzakezunak, honako hauek, adibidez:
- Gmail to Trello: Gmaileko kontutik txartelak sor ditzazun. - Export for Trello: Trelloko informazioa Excelera iraultzeko.
- Kanban Wip for Trello: Zerrenda bakoitzeko Work In Progress (WIP) mugatzeko.
- Web Clipper for Trello: Webguneak zuzenean Trellon gordetzeko aukera ematen du.
- Capture for Trello: Txarteletan jartzeko pantaila-irudiak egiteko aukera ematen du.
Mozillako osagaietan ere topatuko dituzu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
29
3.Zereginen automatizazioa
3.1. SARRERA
Zereginen automatizazioa deitzen diogu zeregin errepikakorrak sinpletzeko aukera
ematen diguten metodo multzoari. Smartphoneen erabilera orokortua aprobetxa
dezakegu gure lana antolatzean zereginen automatizazioa sartzeko edo baita gure
eguneroko bizitzako ekintzetan ere. Zereginen automatizazio hori programatzeko
aukera ematen diguten aplikazio asko daude. Arrakastaren gakoa, hain zuzen ere,
gure eguneroko ohiturak sinpletzea ahalbidetuko diguten ekintza zehatz horiek
identifikatzea da.
Baina, nola funtzionatzen du zereginen automatizazioak? App web gehienek API
(Application Program Interface) bat dute eta haiekin elkarreragiteko hirugarren
garatzaileek erabil dezakete. Beraz, automatizazio-aplikazio horiek bi zerbitzu
hartzen dituzte eta APIetarako bitartekari gisa jokatzen dute. Horri esker, aplikazio
ugari lot ditzakegu, haietatik potentzial esponentziala lortzeko.
Ohitura edo zeregin bati aurre egiteko unean, galdetu zeure buruari: Zeregin hori
automatiza daiteke?
Jarraian, lortzen lagunduko dizuten aplikazio batzuk aurkeztuko dizkizugu:
3.2. IFTTT
IFTTT siglak zer diren jakinda, aplikazioaren funtzionamendua ulertuko dugu: IF
THIS THEN THAT. Hau da, “HAU gertatuz gero, HURA gertatuko da” Aplikazioaren
bertsio zaharragoan, “Errezeta” (Recipe) izenez ezagutzen zen, baina bertsio
eguneratuagoan izena aldatu zaio eta “Applet” deitzen zaio. (Applet bat beste
programa baten testuinguruan exekutatzen den aplikazio baten osagaia da).
Aplikazio hori Androiderako nahiz iOSerako dago eskuragarri.
Baldintza horiek kontuan hartuta, kanal ugari lotzen dituen zerbitzua da, eta
ekintza edo kliskagailu aurredefinitua du (Trigger). IFTTTk ikusten duenean kanal
horretako kliskagailuak jarduera izan duela, beste kanalean ondoriozko ekintza
egiten du.
Esaterako, “Bilera batean sartuz gero, mugikorra isilaraztea”. Baina nola jakin
dezake IFTTTk bilera batera sartzen ari naizela? Esaterako, nire Google Calendar
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
30
(Kanala) monitorizatu besterik ez luke egin beharko, eta kanal horren barruan
kliskagailu edo abiarazle (trigger) bat dago: “ekitaldiko hitza”. Aurrez nire Google
Calendarren “Bilera” hitzarekin ekitaldi bat programatu badut, IFTTk badaki une
horretan eta ordu horretan bilera batera sartu behar dudala; beraz, ondorioa izango
da nire Android gailuan (Kanala) mugikorra isiltzea izango dela ekintza, programatu
dudan bezala.
Androidekin automatiza daitezkeen zereginen barruan adibide sinplea da hori, kanal
asko baitaude, ez produktibitatearekin lotutakoak soilik, baita sare sozialen edo
domotikaren arlokoak ere.
Gainera, beste erabiltzaile batzuek garatutako eta berrerabil daitezkeen applet
aurredefinitu asko daude; edonola ere, applet berriak programatzea oso erraza da,
guretzat benetan funtzionalak diren “errezetak” topatu behar dira.
Ikus dezagun jarraian aipatutako “appleta” nola programatu:
Zerbitzuan erregistratu garenean, gure kontuko “New Applet" atalean sartuko gara.
Jarraian, konektatu behar diren kanalak eta haien abiarazleak programatuko
ditugu:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
31
THIS izango da konektatuko dugun lehen kanala; 320 kanal edo zerbitzu baino
gehiago daude (eta gero eta gehiago). Gure kasuan, Google Calendarren ageri den
ikusteko bilatzailea erabil dezakegu.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
32
Kanala topatutakoan, kanal hori konektatu behar dugu, edo IFTTT aplikazioarekin
konektatzea baimendu, beraz, gure Google Calendarrerako sarbidea izateko
erabiltzaile eta pasahitza eskatuko dizkigu, eta aukeratutakoan, applet hori zer
egutegiren gainean (bat baino gehiago izanez gero) exekutatzea nahi dugun
galdetuko digu.
Kanalarekin konexioa baimendutakoan, abiarazleetako (trigger) zein exekutatu nahi
dugun galdetuko digu. Kanal bakoitzerako desberdina izango da. Abiarazleak nik
egindako jokabideak (aktiboak) edo zerbitzuak egindakoak (pasiboak) izan
daitezke. Kliskagailu aktibo bat martxan jartzen da erabiltzaileak monitorizatutako
kanalean ekintza jakin bat egiten duenean, aldiz, kliskagailu pasiboa
erabiltzailearen aldetik esku-hartzerik gabe jartzen da martxan.
Honako hauek dira Google Calendarren barruan ditugun abiarazleak:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
33
Gure kasuan bigarrena aukeratuko dugu, hala, abiarazlea izenburuan,
deskribapenean edo kokapenean “Bilera” hitza duen edozein ekitaldiren hasierako
15 minutuetan hasiko da. (Hala programatu dute; izan ere, jakintzat ematen da
bilera batean mugikorrak isilik egon behar duela, eragozpen-elementu bihur ez
dadin).
Jarraian, gure baldintzatzailearen beste kanala aukeratuko dugu:
Bilatu eta konektatu beharreko kanala orain gure gailu mugikorra izango da, kasu
honetan zerbitzuak IFTTT gure gailuan deskargatuta izatera behartzen gaitu.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
34
Android gailuaren kanaletako abiarazleen barruan eskatutako funtzioari erantzuten
dion bat topatu dugu: “Mugikorra isiltzea” (mute ringtone)
Dagokion abiarazlea aukeratu eta kasu honetan aukera ematen digu gailuaren
dardara programatuta uztea edo ez.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
35
Kanalen konexioa amaitutakoan eta abiarazleak programatutakoan, sortutako
appleta onartzea geratzen zaigu:
Baliteke appleta berehala martxan ez jartzea (zerbitzu bakoitzean zehazten da) eta
haren funtzionamendua kontrolatu, ezabatu edo edita dezakegu (on/off).
3.3. ZAPIER
ZAPIERek IFTTTrekin antzekotasun asko ditu. Premisa berean oinarritzen da: hau
da, zerbitzu/kanal baten informazioa beste batera bidaltzea abiarazle bat beteta.
IFTTTk “Applets” deitzen zien, eta Zapierren, “Zaps”. Zaps sinpleak sor daitezke,
edo konbinatuak, “multifuntzioa" dutenak (ordainketako bertsioan eskuragarri).
Tresna oso ahaltsua da, ezaugarri horiez gain 750 zerbitzu gehiago baititu.
Ikus dezagun adibide hau: Bezero baten email bat jaso eta artxibo erantsia duen
bakoitzean, automatikoki gorde dadila bezero horren Google Drive karpeta
espezifikoan.
Webgunearen bidez sar gaitezke: www.zapier.com. Aplikazioak doako bertsioa du,
baina kontu bat sortzean egun batzuez ordainketako bertsioaren funtzionalitate
batzuez gozatzeko aukera eskaintzen du.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
36
“Make a Zap" Botoiari emango diogu eta gure prozesua hasiko dugu. Lehenengo
“Trigger App” aukeratu beharko dugu, gure kasuan, Gmail. Alde batetik TRIGGER
eta bestetik ACTION ditugu. Abiarazlearen programazioarekin hasiko gara
(TRIGGER). Gure GMAILean jasotzen den bakoitzean...
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
37
Kanala definitutakoan, kanal horretan gertatu beharreko ekintza zehatza
aukeratuko dugu. Gure kasuan, bezero jakin batek email bat bidaltzen digun
bakoitzean, eta hark “New Attachment” erantsi bat
duenean.
Lehenik eta behin, Gmaileko kanala gaitu beharko dugu, ZAPIER aplikazioarekin
konexioa baimenduta. Hori gertatutako da aurrerago beste kanala (Google Drive)
gaitzen dugunean eta konexioa baimendu behar dugunean.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
38
Jarraian, txostenak bilatu behar ditugun erretilua edo karpeta adieraziko dugu eta
bilaketa zehaztuko dugu “Search string” from: eranskinak gorde nahi ditugun
bezeroen email espezifikoak.
Behin TRIGGER definitutakoan, ekintza programatuko dugu. Hau da, jasotako
artxibo erantsi hori Google Driven bezero horrentzat dugun karpeta espezifikoan
gordetzea.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
39
Beraz, Google Drive aplikazioa aukeratuko dugu eta aukeren barruan “upload a file”
(artxiboa igo)
“Folder” eremua konfiguratuko dugu, erantsia zer karpetatan gordetzea nahi dugun
adieraziz (goitibeherako menuan gure Google Driveko zuhaitz-karpetetako karpetak
agertuko dira). Bezeroaren espezifikoa aukeratuko dugu eta File aukeraren barruan,
“Attachment” mota aukeratuko dugu.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
40
Azkenik, ZAP hori izendatu egingo dugu ZAPIERen idazmahaian identifikatzeko (Adib.:
bezeroaren erantsiak gordetzea) eta dagoeneko kontrola dezakegu haren aktibazioa
azken pantailan.
Produktibitatearen I ikastaroan, GTD (Getting Things Done) zereginen kudeaketa-
metodologia landu genuen Wunderlist aplikaziotik eta ZAPIERetik dagoeneko
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
41
programatutako “ZAP” ugari topa ditzakegu; kudeaketa-zeregin asko erraz
diezazkigukete horiek.
3.4. ZAPIERREN ERREZETA BATZUK TRELLORAKO
Ikastaroa amaitzeko, Zapierretik sor ditzakegun “errezeta” batzuk proposatuko
ditugu, Trelloren kanalean eskuragarri dauden funtzionalitateekin txertatzeko.
Ikusi dugu aplikazio honekin “Zap” delakoak nola sortu; hala ere, haien funtzionalitateak sustatzeko Trellorekin lotutako eta dagoeneko egindako batzuk topa ditzakegu.
Gainera, Trelloren funtzionalitateak laburtzeko fitxa topa dezakegu:
Abiarazleekin:
• Jakinarazpen berria: Trelloren jakinarazpen berria iristean abiarazten da. • Checklist berria: Trellon checklist berria sortzen denean abiarazten da.
• Zerrenda berria: Taulan zerrenda berria sortzean abiarazten da.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
42
• Txartela zerrenda batera mugituta: Txartel bat Trellon beste zerrenda batera (baina taula berean) mugitzean abiarazten da.
• Kide berria: Kide berria gehitzean abiarazten da. • Etiketa berria: Trellon etiketa berria sortzen denean abiarazten da. • Jarduera berria: Trellon jarduera berria dagoenean abiarazten da.
• Taula berria: Taula berria gehitzean abiarazten da. • Iruzkin berria txartelean: Txartel batean iruzkina gehitzean abiarazten da.
• Txartela aktibatuta: Trellon txartel bat aktibatzen denean abiarazten da. • Txartel berria: Txartel bat gehitzean abiarazten da.
Ekintzak:
• Iruzkina sortu: Iruzkin bat idazteko txartel espezifiko batean.
• Gehitu kideak txartel bati: Banaka-banaka kideak txartel espezifiko bati gehitzen ditu.
• Gehitu erantsiak txartelera: Erantsi bat edo gehiago txartel espezifiko bati gehitzen du.
• Gehitu checklist bat txartelari: Zerrenda berri bat edo lehendik dagoen bat txartelera gehitzen du.
• Gehitu etiketa txartelera: Lehendik dagoen etiketa bat txartel espezifiko batera gehitzen dute.
• Sortu txartel bat: Txartel berria gehitzen du taula eta zerrenda espezifiko
batean. • Txartela artxibatu: Txartel bat artxibatzen du.
• Zerrenda sortu: Taula espezifiko batera zerrenda berria gehitzen du • Txartela eguneratu: Txartel baten izena, mugaeguna edo zerrendan duen
posizioa eguneratzen du. • Etiketa sortu: Taula espezifiko batera etiketa berria gehitzen du
• Txartela zerrendara mugitu: Txartel espezifiko bat taula jakin batean zerrendara mugitzen du.
• Taula sortu: Taula berria sortzen du.
Bilaketak:
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
43
• Taula topatu: Zure Trellon izenaren arabera taula topatzen du
• Kide bat topatu: Zure Trellon izenaren arabera kidea topatzen du • Checklista topatu: Taula jakin batean edo txartelean izenaren arabera
checklist bat topatzen du.
• Txartel bat topatu: Zure Trellon txartel bat topatzen du izenaren arabera (ez ditu bilaketak egiten artxibatutako txartelen barruan)
• Topatu zerrenda bat taulan: Taula espezifiko batean zerrenda bat topatzen du izenaren arabera.
• Etiketa bat topatu taulan: Etiketa bat topatzen du taula espezifiko batean izenaren arabera.
Jarraian, intereseko “zap” batzuk ikusiko ditugu:
Google Driveko dokumentu berri batetik abiatuta Trellon txartela sortzen du
Google Calendarren ekitaldiak sortzen ditu txartel berri batetik.
NOLA IZAN PRODUKTIBOAGO: Trello KANBANekin
44
Trellon txartelak sortzen ditu
Wunderlisten sortutako zeregin berri batetik.
Trellon txartelak sortzen ditu etiketatutako Gmaileko email berri batetik
Checklistak Trelloko txarteletara gehitzen ditu zerrenda jakin batera
iristen direnean.
top related