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Vergabe der Leistung
- Rahmenvertrag -
Angebots-, Vergabe- und Vertragsbedingungen
inkl. Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung des
Tourismusverbandes Inn-Salzach
PR-Dienstleistungen
zur Markteinführung
des Radwegenetzes Inn-Salzach
Beschaffungsmaßnahme: Rahmenvertrag Public Relations-Dienstleistungen zur
Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
Tourismusverband Inn-Salzach Seite 2 von 23
INHALTSVERZEICHNIS 1. ANGEBOTS-, VERGABE- UND VERTRAGSBEDINGUNGEN ___________________________________________3
1.1 Allgemeiner Teil _______________________________________________________________________ 3
1.1.1 Auftraggeber __________________________________________________________________________ 3
1.1.2 Angaben zu den Leistungen ______________________________________________________________ 3
2. LEISTUNGSBESCHREIBUN ___________________________________________________________________5
2.1. Leistungskontext ___________________________________________________________________________ 5
2.2. Anforderung an den Auftragnehmer ___________________________________________________________ 5
2.3. Leistungsmodule ___________________________________________________________________________ 7
2.3.1. Dienstleistungen_________________________________________________________________________7
2.3.2. Produktbereiche _________________________________________________________________________ 9
2.3.3. Umsetzung _____________________________________________________________________________12
2.4. Nutzungsrechte __________________________________________________________________________12
2.5. Dienstleistungskonzept ____________________________________________________________________12
2.6. Arbeitsmuster ____________________________________________________________________________13
2.7. Kostenblatt _____________________________________________________________________________13
3. VERFAHRENSBEDINGUNGEN _________________________________________________________________16
3.1. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen _____________________________________16
3.2. Vollständigkeiten|Unklarheiten __________________________________________________________17
3.3. Angebotsabgabe ______________________________________________________________________17
3.4. Form des Angebotes ___________________________________________________________________18
3.5. Unterschriften ________________________________________________________________________18
3.6. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote _________________________________________18
3.7. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote _________________________________________18
3.8. Datenschutzklausel ____________________________________________________________________19
3.9. Verschwiegenheit _____________________________________________________________________19
3.10. Vergütung ___________________________________________________________________________19
3.11. Preisangaben und Nebenangebote _______________________________________________________19
3.12. Hinweis wenn kein Angebot abgegeben wird _______________________________________________19
3.13. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes __________________________________20
3.14. Ausschreibungsfremde Bedingungen ______________________________________________________20
3.15. Copyright und Schutzrechte _____________________________________________________________20
3.16. Vertragsbestandteile|einzureichende Angebotsunterlagen ____________________________________21
3.17. Zuschlagswertung _____________________________________________________________________21
3.18. Zahlungsbedingungen __________________________________________________________________22
3.18.1. Zahlungsfrist _________________________________________________________________________21
3.18.2. Rechnungstellung _____________________________________________________________________22
3.19. Sonstiges ____________________________________________________________________________22
3.19.1. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ________________________________________________22
4. ANLAGEN_______________________________________________________________________________23
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Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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1. ANGEBOTS-, VERGABE- UND VERTRAGSBEDINGUNGEN
1.1 Allgemeiner Teil
1.1.1 Auftraggeber
Auftraggeber (AG) für die ausgeschriebene Leistung ist:
Tourismusverband Inn-Salzach
Geschäftsführung Andrea Streiter
Bahnhofstraße 13
D – 84503 Altötting
1.1.2 Angaben zu den Leistungen
Bezeichnung der Ausschreibung:
Rahmenvereinbarung
Public Relations-Dienstleistungen zur
Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach
Die hier ausgeschriebene Leistung ist nicht in Leistungslosen strukturiert, sondern in drei Titel mit jeweils
weiteren Unterteilungen.
Titel 1: Dienstleistungsbereiche
Titel 2: Produktbereiche
Titel 3: Umsetzung
Der Leistungsort ist
Altötting
Der Vertragsbeginn ist der
01.02.2019
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Vertragslaufzeit
01.02.2019 – 31.12.2022 (Leistung- und Vertragsphase)
Es wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmenden ausgeschrieben. Es be-
steht keine Beauftragungspflicht oder Beauftragungsmenge seitens des Auftraggebers über das
nachfolgende Leistungsverzeichnis hinaus. Weitere vergleichbare Leistungen können als Lie-
ferchargen im ausgeschriebenen Rahmenvertrag seitens des Auftraggebers abgenommen wer-
den bis zu einem Gesamtbudget – inkl. der ausgeschriebenen Leistung – von 221.000,-- € netto.
Die Vereinbarung endet am 31.12.2022, ohne dass es einer separaten Kündigung bedarf. Die
Rahmenvereinbarung kann einmalig um 12 Monate verlängert werden. Sofern der Tourismus-
verband Inn-Salzach das Optionsrecht in Anspruch nimmt, endet der Vertrag am 31.12.2023,
ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Verlängerungsoption.
Die Vergabe der Leistungen erfolgt im Verfahren eines Öffentlichen Verfahrens gem. § 3 Abs. 1 VOL/ A
vom 28.06.2016, ausgefertigt am 20.11.2009, gültig ab 11.06.2010, veröffentlicht im Bundesanzeiger
Nummer 196a vom 29.12.2009.
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Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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2. LEISTUNGSBESCHREIBUNG
2.1. Leistungskontext
Der Tourismusverband Inn-Salzach will mit dem laufenden Radwegenetzprojekt optimale Bedingungen
für Radtouristen schaffen. Durch die angestrebte Verbindung von Radtourismus mit Kultur- und Frei-
zeitangeboten der Region werden Wertschöpfungsketten aufgebaut für Städte, Gemeinden und touris-
tische Leistungsträger.
Mit dem landkreisübergreifenden Radwegenetzprojekt, das die radfahrerfreundlichen Radwege der Re-
gion – ca. 1.500 Kilometer - zu einem einheitlich ausgeschilderten, attraktiven Netz mit übergreifenden
Thementouren verbindet, legt der Tourismusverband den entscheidenden Grundstein für eine Zertifi-
zierung der Region Inn-Salzach als ADFC-RadReiseRegion.
Das umfangreiche und engagierte Projekt, das regional zwei Landkreise und 55 Kommunen beteiligt,
untergliedert sich in vier Phasen:
Auf der Grundlage der bestehenden Radwege wurde in Phase 1 in enger Abstimmung mit allen
Akteuren ein besonders radfahrerfreundliches Radwegenetz in der Region ausgearbeitet und
neue Themenradtouren entwickelt.
In Phase 2 wird dieses Netz durchgängig und einheitlich beschildert.
In Phase 3 wird das Projekt im Zuge der erstmaligen Öffentlichkeitsarbeit bekannt gemacht.
Das ist die in dem hier ausgeschriebenen Rahmenvertrag zu erbringende Leistung.
In Phase 4 steht die Weiterentwicklung zur ADFC-RadReiseRegion auf der Agenda für das Pro-
jektjahr 2020.
Das Gesamtprojekt ist LEADER-gefördert zur Entwicklung ländlicher Räume.
2.2. Anforderung an den Auftragnehmer
Der Tourismusverband Inn-Salzach präferiert für die hier ausgeschriebene Dienstleistung eine Projekt-
methodik nach einem bieterseitig gemäß erprobter Best Practices vorzustellenden agilen Vorgehensmo-
dell. Dabei ist für die nachfolgend aufgeführten Dienstleistungsmodule diese Methodik in einer sinnvol-
len zeitlichen Konstellation anzuwenden. Es sind Dienstleistungsmodule parallel aufzusetzen oder auf-
einander aufbauend.
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Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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Scrums & Sprints
Der Auftragnehmer wird durch ein ausführliches Briefing über die Wünsche und Ziele des Tourismusver-
bandes Inn-Salzach bezüglich des Radwegenetzprojektes informiert im Rahmen projektspezifischer
Briefings. Aufgrund der Briefings sind für die nachfolgend aufgeführten Dienstleistungsmodule Ausfüh-
rungskonzepte zu erarbeiten und dem Tourismusverband Inn-Salzach zu präsentieren. Anhand von
Feedback-Gesprächen wird jeweils eine Feinkonzeptionierung durchgeführt, die als Richtlinie für das
jeweilige Projektmodul dient. Durch den Auftragnehmer ist sowohl für die kontinuierlichen Aufgaben
als auch für die spezifischen Projekte jeweils ein Zeitplan für die Umsetzungsphase zu erstellen. Dieser
sollte Pufferzonen für Freigaben und Korrekturschleifen beinhalten. In der zeitlichen Planung sind zwei
Korrekturschleifen zu berücksichtigen. Sollten darüber hinaus weitere Korrekturen nötig sein, werden
diese nach Aufwand berechnet.
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber das gewünschte Material in der abgesprochenen Zeit zur
Verfügung. Eine enge Zusammenarbeit und damit einhergehende Absprache ist zwingend erforderlich.
Eine Beratung seitens des Auftragnehmers ist gewünscht. Die letztendliche Entscheidung über die Art
der Umsetzung bleibt dem Auftraggeber überlassen. Ebenfalls liegt die Verantwortung für die Prüfung
von Urheberrechtsverletzungen, insbesondere bei der Erstellung von digitalen oder Printmedien, beim
Auftragnehmer.
Sieht der Auftragnehmer während des Projektes Schwierigkeiten, die das Projekt verzögern oder nicht
zum gewünschten Ergebnis führen, ist dies unverzüglich mit dem Auftraggeber abzusprechen.
Werden Arbeitstreffen angesetzt, finden diese vorrangig in den Räumen des Tourismusverbandes Inn-
Salzach statt. Die Vergütung erfolgt auf der Basis von Leistungsnachweisen.
Zeit-Meilensteine
Die Projektarbeit ist unmittelbar nach Vertragsbeginn aufzunehmen.
Es wird im Frühjahr ab April 2019 im Rahmen des Gesamtprojektes eine Auftaktveranstaltung
durchgeführt. Diese ist als erster Meilenstein der Öffentlichkeitsarbeit zu planen und zu gestal-
ten (Eventmanagement)
Das Gesamtprojekt inkl. Best Practice Erfahrungen ist erstmals für die Internationale Tourismus-
börse 2020 in Berlin (ITB) zu präsentieren; weitere ITB-Termine und vergleichbare Messeveran-
staltungen und Tagungen sind in den Vertragsjahren öffentlichkeitswirksam zu begleiten.
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2.3. Leistungsmodule
Nachfolgend werden Dienstleistungsmodule und/oder Marketingprodukte als Übersicht vorgestellt.
Diese sind bieterseitig konzeptionell und in der Ausführung in der Vertragsphase zu realisieren. Dafür
sind mit der Angebotsstellung - als übliche Vorgehensweise des Bieterunternehmens - die Aufgaben-
wahrnehmungen für das Projekt ´Radwegenetz Inn-Salzach` zu spezifizieren. Es ist jetzt keine Planung
und ausformulierte Konzeption zu liefern, sondern zu beschreiben, wie man die Leistung erbringen wird.
Dies ist als Dienstleistungskonzept textlich vorzustellen und in Anlage 3 zusammenzufassen.
Für die konkrete Umsetzung der Dienstleistungskonzeption hinsichtlich der Einzelmodule / Produkte
sind Arbeitsmuster mit dem Angebot vorzulegen. Diese können aus realisierten Referenzprojekten stam-
men oder als spezifiziertes Muster (CI) für den Zweck der Ausschreibungsentscheidung (Zuschlagskrite-
rium Arbeitsmuster) erstellt werden.
Die hier ausgeschriebene Aufgabenstellung wird in drei Titel strukturiert. Die eingeforderte agile Pro-
jektmethodik integriert jeweils Dienstleistungsmodule mit Produktbereichen bis ggf. hin zur Umsetzung.
2.3.1. Dienstleistungen
1. Projektkickoff|Setupphase
Es ist ein Projektkickoff zu planen und durchzuführen. Das Kickoff ist ein Vor-Ort-Workshop, in dem
neben dem angesprochenen Detailbriefing durch den Tourismusverband eine inhaltlich-struktu-
relle und personelle Organisation der Zusammenarbeit festgelegt wird.
2. Kampagnenplanung
Die Kampagnenplanung ist als inhaltliches Setup zur Projektarbeit zu verstehen. Gemäß agiler Pro-
jektmethodik wird im Sinne eines Hubschrauberflugs eine Meilensteinplanung zusammen
mit dem Tourismusverband Inn-Salzach durchgeführt. Die Kampagnenplanung ist zeitlich und struk-
turell auszuführen:
a. Vorinformation/Vorbereitung
b. ein oder mehrere Tage vor Ort und/oder digital (Videoconferencing/Telefon)
c. Dokumentation
d. Eventuell Fortführung für herausgenommene Produktbereiche
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Kampagnenplanung im Sinne eines Setup kann in der Vertragslaufzeit mehrmals zu wiederholen
und fortzuschreiben sein. Sie ist als eigenständiges Dienstleistungsmodul anzubieten und zu reali-
sieren; dies kann ausgeführt werden im Laufe der weiteren Zusammenarbeit über monatliche Jour
fixe Termine (s.u.)
3. Contentplanung
Die Projektverantwortlichen des Tourismusverbandes Inn-Salzach haben in den Projektphasen 1
und 2 (s.o.) sowie im Hinblick auf die beabsichtigte ADFC-Zertifizierung des Radwegenetzes eine
große Menge an Know How aufgebaut, Zielbeschreibungen erstellt und im Rahmen der abgeschlos-
senen baulich-organisatorischen Realisierung des Radwegenetzes zahlreiche Fakten und Beschrei-
bungen erstellt. Darauf aufbauend ist für die Zwecke der nun in der Projektphase 3 durchzuführen-
den Öffentlichkeitsarbeit eine Contentplanung und Contentlieferung durch das mit dieser Aus-
schreibung zu findende Dienstleistungsunternehmen zu leisten. Das Leistungspaket ist für die offi-
zielle Freigabe des Netzes in 2019 als auch in geeigneter Weise als kontinuierliche Lieferung in den
Vertragsjahren anzubieten, im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes vorzustellen und mit Arbeits-
proben (Zuschlagswertung Arbeitsmuster) zu veranschaulichen.
4. PR-/Medienplanung
Neben den im weiteren Kapitel aufgeführten Produktbereichen ist die hier ausgeschriebene Öffent-
lichkeitsarbeit in Bezug auf die klassische Mediennutzung zu planen und durchzuführen als Element
geplanter Kampagnen (s.o.).
a. Adressierung des Gesamtprojektes bei Print- und audiovisuellen Medien als Klassische Presse-
arbeit: Dieses Dienstleistungsmodul beinhaltet die Erstellung und Platzierung von Texten und
Mitteilungen sowie die Pressearbeit insgesamt.
b. Planung und Organisation von Redaktionsbesuchen, Medientagen/-events
c. Planung und Einsatz von Medientouren
Das Dienstleistungsmodul ist als Teilkonzept des vorzustellenden Dienstleistungskonzeptes vorzu-
stellen. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie das Dienstleistungsunternehmen durch geeignete
Vernetzung an etablieren Medienstandorten oder durch andere Methoden üblicherweise erfolg-
reich dieses Dienstleistungsmodul einsetzt.
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5. Jour fixe Termine
Die anzubietende Dienstleistung ´Öffentlichkeitsarbeit Radwegenetz Inn-Salzach` wird für die
Vergabeentscheidung und im Wesentlichen auf für die Vertragsleistung in die dargestellten Dienst-
leistungsmodule sowie die nachfolgend aufgeführten Produktbereiche und Umsetzungsaufgaben
strukturiert. Sämtliche Einzelleistungen benötigen über einen Kickoff bzw. eine Setup-phase hinaus
einer organisierten Form kontinuierlicher Projektzusammenarbeit zwischen dem Dienstleistungs-
unternehmen und den Projektverantwortlichen des Tourismusverbandes Inn-Salzach und ggf. wei-
terer Beteiligter.
Daher ist mit dem vorzulegenden Dienstleistungskonzept ein Organisationsmuster vorzustellen und
anzubieten als Klammer um geplante Einzelmaßnahmen. Hierfür sind pro Quartal mindestens zwei
Jour fixe Termine in Altötting vorzusehen sowie eine geeignete Form der digitalen audiovisuellen
Abstimmung (Videoconferencing, Telefonkonferenzen, webbasierter Datenaustausch/Dokumenta-
tion usw.
2.3.2. Produktbereiche
1. Eventmanagement
Die zu planende Öffentlichkeitsarbeit benötigt integriert für PR-Zwecke ein Eventmanagement sowohl
als Eröffnungsveranstaltung des hergestellten Radwegenetzes als auch in den Vertragsjahren.
Entsprechende Veranstaltungen sind durch das Dienstleistungsunternehmen konzeptionell zu planen
und vollständig organisatorisch als PR-Produkt durchzuführen. Die übliche Vorgehensweise zur
Erbringung eines solchen Produktes ist im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes darzustellen. Als Ar-
beitsmuster sind Best practice-Beispiele aus anderen Referenzprojekten vorzustellen oder spezifisch für
den Tourismusverband Inn-Salzach denkbare Events.
Neben Veranstaltungen zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit wird es als spätere, nicht jetzt anzubie-
tende Rahmenvertragsleistung darum gehen, für touristische Zielgruppen als auch die regionale Bevöl-
kerung Events zu planen und zu organisieren, die die Qualität und Leistungsfähigkeit des neuen Rad-
wegenetzes fokussieren als sportlich-kulturelles Element der regionalen Lebenswelt.
2. Anzeigenplanung und -platzierung
Advertorials, Anzeigenplanung, Imagekampagnen, also das eher klassische Instrumentarium ist durch
das Dienstleistungsunternehmen als Produktmodul zu planen, zu bewerten und gezielt zu produzieren
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und einzusetzen. Es ist im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes vorzustellen, wie diese PR-Produkte
geplant und erfolgssicher eingesetzt werden.
3. Onlinemarketing|Social Media
´Online` hat bezogen auf den Radtourismus zwei mögliche Ebenen:
a. Radtourismus als Freizeitevent ist zu adressieren an touristische Nutzergruppierungen, die über
klassische Kanäle ggf. weniger erreichbar sind.
b. Radtouristen nutzen selbst unterwegs immer mehr digitale Instrumente (Navigation, Gastrono-
mie usw.) und sind während ihrer Freizeitaktivität entsprechend ansprechbar.
Daher ist als Element der zu planenden Öffentlichkeitsarbeit das Produkt Onlinekampagne(n), Einsatz
von Social Media Kanälen, Blogs, Influencer, Onlineportale usw. gezielt einzusetzen und durch das
Dienstleistungsunternehmen auszuführen und hinsichtlich des Erfolgs zu steuern.
Im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes ist dieser Produktbereich konzeptionell zu beschreiben und
anhand geeigneter Beispiele/Arbeitsmuster aus anderen Projekten oder als Idee spezifisch für den Tou-
rismusverband zu präsentieren.
4. Merchandising
Giveaways und weitere kleinere Werbeartikel sind mindestens zur geplanten Eröffnungsveranstaltung
sowie beim regionalen-lokalen Marketing einzusetzen. Wie kann dieser Produktbereich innovativ zur
Öffentlichkeitsarbeit für das Radwegenetz Inn-Salzach eingesetzt werden? Es ist im Rahmen der Gesamt-
konzeption der Planung darzustellen ob und wie zur Bewerbung des Radwegenetzes als auch für die
Nutzenden diese Instrumente sinnvoll sind.
Ohne diese Planung vorwegzunehmen sind für die Vergabeentscheidung zu planen und als fertige Pro-
dukte zu liefern die unter 2.3.3. genannten Beispielmengen.
In diesem Produktbereich ist von einem Budget in der Vertragslaufzeit von max. 8.000,-- € auszugehen.
5. Fotoshootings
Die Förderung des Gesamtprojektes begründet sich u. a. aus der Innovation des Gesamtprojektes für die
Region als auch für den touristischen Adressatenkreis. Daher ist bei allen anzubietenden Produktberei-
chen von neuen und spezifisch für dieses Projekt geplanten und umgesetzten PR-Produkten auszugehen.
Das gilt insbesondere für die Aussagestärke des eingesetzten Bildmaterials. Deswegen ist vorgesehen
und seitens des Dienstleistungsunternehmens anzubieten eine Planung um Realisierung eines Fotos-
hootings ab Juli 2019. Im Dienstleistungskonzept ist vorzustellen wie Models eingesetzt werden und wie
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ein derartiges Shooting organisiert und durchgeführt wird bezogen auf den geplanten PR-Zweck. Aus
Referenzprojekten oder spezifisch für den Tourismusverband Inn-Salzach geplant sind Arbeitsmuster
vorzulegen mit dem Angebot.
6. Informationsmaterialien
Im Radtourismus werden traditionell und erfahrungsgemäß mit gutem Erfolg Informationsmaterialien
wie Radkarten, Tourenbeschreibungen, Erlebnisstories usw. als unverzichtbares Element für Radwan-
dernde während ihrer Freizeitbeschäftigung genutzt als auch vorbereitend und werbend. Es ist im Rah-
men des Dienstleistungskonzeptes darzustellen, wie dieses PR- und faktische Informationsmaterial
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konzeptionell geplant, produziert und eingesetzt werden kann. Beispielprodukte als Arbeitsmuster sind
mit dem Angebot vorzulegen.
7. Optionale weitere Produkte (nicht vergabewirksam)
Durch das Bieterunternehmen sind neben den hier ausschreibungsseits vorgestellten Produkten mög-
liche weitere Produkte aus eigener Referenz kurz zu präsentieren und zu beschreiben. Dies ist als Teil
des Dienstleistungskonzeptes vorzusehen als auch auf der Ebene der Arbeitsmuster.
2.3.3. Umsetzung
Die Umsetzung der aufgeführten PR-Produktbereiche ist im Rahmen der Dienstleistungskonzeption zu
beschreiben und anhand von Best Practice Beispielen von Referenzprojekten oder spezifisch geplant für
den Tourismusverband Inn-Salzach zu präsentieren.
Die Umsetzung (näheres siehe Kostenblatt) ist anzubieten für:
a. Eventmanagement (Eröffnungsveranstaltung; Messeveranstaltung CTM in Stuttgart)
Planung & Organisation; Räumlichkeiten/Veranstaltung; Show Act; Moderation; begleitende
Medienarbeit
b. Anzeigen
c. Onlinemarketing: mindestens 3 Kanäle
d. Medien- und Influencerarbeit
e. Merchandising
f. Informationsmaterialien
g. Fotoshooting
2.4. Nutzungsrechte
Dem Auftraggeber werden die Nutzungsrechte für die im Rahmen des Rahmenvertrags erstellten Mate-
rialien räumlich, zeitlich und inhaltlich unbegrenzt übertragen.
2.5. Dienstleistungskonzept
Mit dem Angebot ist ein Dienstleistungskonzept textlich vorzulegen und ggf. in einem Pitchtermin (als
Vor-Ort-Aufklärungsgespräch) als Power-Point-Präsentation und verbal vorzustellen. Das Dienstleis-
tungskonzept muss folgende Positionen beinhalten:
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Kurzvorstellung der Agentur (Mitarbeiter, Philosophie, USP, Netzwerkpartner, Equipment
und die damit einhergehenden Möglichkeiten)
Vorstellung anhand eines standardisierten Workflows/ Qualitätsmanagements, wie die un-
ter 2.3. angegebenen Leistungsanforderungen (Dienstleistungsmodule und Produktberei-
che) erfüllt werden. Dazu ist auf die Einzelpositionen des Leistungsverzeichnisses vollständig
einzugehen (s. Zuschlagswertung – Anlage 3 – Formblatt L 2270).
Beschreibung, welche Herausforderungen/Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Vertrags-
leistungen gesehen werden und welche Lösungsvorschläge angeboten werden.
2.6. Arbeitsmuster
Zu den unter 2.3.2. aufgeführten Produktbereichen sind Arbeitsmuster dem Angebot beizufügen bzw.
als Fotos/Videos usw. in geeigneter Weise vorzustellen. Hierfür ist strukturierend die Anlage 4 zu ver-
wenden bzw. dort mittels Verweisen auf entsprechende Muster sich zu beziehen. Die Arbeitsmuster
werden bewertet pro Produktbereich gem. der veröffentlichten Zuschlagswertung (Formblatt L 2270).
2.7. Kostenblatt
Innerhalb des ausgeschriebenen Rahmenvertrages (max. Budget 221.000,-- €) beträgt die erste und
größte Liefercharge die erstmalige Öffentlichkeitsarbeit für das Radwegenetz Inn-Salzach. Diese Lie-
fercharge ist anzubieten. Dabei ist das Maximalbudget keinesfalls auszuschöpfen. Es wird seitens der
ausschreibenden Stelle eine Budgetspanne von 140.000,-- bis 170.000,-- € angenommen.
Kostenübersicht
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Titel 1: Dienstleistungsmodule
Kickoff|Setup _______ €
Kampagnenplanung _______ €
Contentplanung _______ €
SEM-Konzept (Google AdWords)
PR-Medienplanung _______ €
Jour fixe Termine|Projektkontinuität _______ €
Gesamtsumme Titel 1 netto _______ €
Mehrwertsteuer 19 % _______ €
Gesamtsumme Titel 1 brutto _______ €
Titel 2: Produktbereiche
Eventmanagement
_______ €
Anzeigenplanung und –platzierung|Print-Advertorials
_______ €
Onlinemarketing|Socal Media _______ €
Merchandising (Giveaways/Kleinmaterialien) _______ €
Informationsmaterialien
_______ €
Fotoshootings
_______ €
PR- und Medienarbeit (Influencing)
Optionale weitere Produkte (nicht vergabewirksam)
Gesamtsumme Titel 2 netto _______ €
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Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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Mehrwertsteuer 19 % _______ €
Gesamtsumme Titel 2 brutto _______ €
Titel 3: Umsetzung
Eventmanagement Eröffnungsveranstaltung und Messeauftritt (z.b. Flyerverteilung) auf der CMT Stuttgart
_______ €
Anzeigen |Print-Advertorials Ca. 10 Anzeigen/Advertorials
_______ €
Onlinemarketing: mindestens 3 Kanäle ca. 8 Wochen _______ €
Merchandising (Giveaways/Kleinmaterialien) _______ €
Informationsmaterialien
10.000 Flyer _______ €
10.000 Radkarten _______ €
130.000 Booklets für zwei Rad-Fachmagazine _______ €
Fotoshooting ( 1x im Juli 2019 outdoor) Zwei Shootings, 3 Models, Bildbearbeitung und –bereitstellung (Keyimage-Auswahl ca. 15 – 20 Motive)
_______ €
PR- und Medienarbeit (Influencing)
Themenplanung/-settings, mindestens 4 Basistexte _______ €
Pressemitteilungen, mindestens 4 Meldungen, Erstellung und Adressierung
_______ €
Mindestens zwei Medientage (Redaktionsbesuche oder Medi-enevents)
_______ €
Mindestens zwei Gruppenrecherchereisen _______ €
Gesamtsumme Titel 3 netto _______ €
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Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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Mehrwertsteuer 19 % _______ €
Gesamtsumme Titel 3 brutto _______ €
Gesamtsumme brutto Titel 1 – 3 _______ €
Nachlass ohne Bedingungen auf die Gesamtsumme Titel 1 - 3
Skonto auf sämtliche Angebotspreise brutto bei Zahlung inner-halb von 18 Tagen (nicht vergabewirksam)
Handlingfees können nicht eingesetzt werden.
3.VERFAHRENSBEDINGUNGEN
3.1. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen
Das Vergabeverfahren wird von dem Beratungsunternehmen Loesungenfinden.org GbR unterstützt. Bieteranfra-
gen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren sind ausschließlich schriftlich oder elektronisch (Brief,
Fax) zu richten an:
Loesungenfinden.org GbR
Adolf-Silberberg-Straße 34a
D-50181 Bedburg
Fax: 02271/7920-209
vergabe@loesungenfinden.org
Ansprechpartner: Wilhelm Rosemann
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Fragen, die der oben genannten Stelle nicht bis zum 13.12.2018, 14.00 Uhr vorliegen, können nicht beantwortet
werden. Die Antworten auf Bieterfragen werden allen Bieterunternehmen jeweils am Tag nach der benannten
Frist über die Internetseite, über die auch diese Ausschreibungsunterlagen zum Download zur Verfügung gestellt
wurden, bereitgestellt. Eine gesonderte Benachrichtigung der Bieterunternehmen hierzu erfolgt nicht.
Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen werden ebenfalls über diesen Downloadlink bekannt-
gemacht. Alle Informationen (Fragen, Antworten, Änderungen oder Ergänzungen) die über den Downloadlink be-
kannt gemacht werden, sind für das Vergabeverfahren und die zu erbringenden Leistungen bindend.
Soweit erforderlich wird eine letzte Aktualisierung der Fragen und Antworten bzw. Änderungen und Ergänzungen
am 14.12.2018 erfolgen. Es obliegt den Unternehmen, evtl. auftretende Störungen unverzüglich der oben genann-
ten Stelle für Rückfragen zu melden und insbesondere jeweils am Folgetag der Fristen zu möglichen Bewerber-
rückfragen unter dem bekannt gemachten Downloadlink den jeweils letzten Stand der Verfahrensinformationen
zur Kenntnis zu nehmen.
3.2. Vollständigkeiten|Unklarheiten
Die Ausschreibungsunterlagen sind kapitelweise mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen. Das Unternehmen hat
sich von der Vollständigkeit der ihm überlassenen Unterlagen zu überzeugen. Das Unternehmen hat bei Unvoll-
ständigkeit der Vergabeunterlagen unverzüglich die Vergabestelle schriftlich oder per E-Mail hierüber zu unter-
richten.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, so hat das Unternehmen den
Auftraggeber vor Abgabe des Teilnahmeantrags schriftlich darauf hinzuweisen.
3.3. Angebotsabgabe
Das Angebot ist bis zum 21.12.2018, 11.00 Uhr beim Tourismusverband Inn-Salzach einzureichen. Es besteht die
Möglichkeit, die Angebote einzureichen per Briefpost oder persönlich beim Empfang abzugeben. Sofern die An-
gebote per Briefpost eingereicht werden, muss dies in einem verschlossenen Umschlag geschehen.
Bitte den äußeren Umschlag wie folgt beschriften:
Tourismusverband Inn-Salzach
Geschäftsführung
Andrea Streiter
Bahnhofstraße 13
D – 84503 Altötting
Ein innerer Umschlag muss das Angebot und alle weiteren Unterlagen enthalten, verschlossen und wie folgt be-
schriftet sein:
Umschlag nicht öffnen!
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Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
Tourismusverband Inn-Salzach Seite 18 von 23
Vergabe „Rahmenvereinbarung PR-Dienstleistungen zur Markteinführung
des Radwegenetzes Inn-Salzach“
Angebote, die nicht bis zu oben genanntem Zeitpunkt vorliegen, können nicht berücksichtigt werden, es sei denn,
das Bieterunternehmen hat die Verspätung nicht zu vertreten und kann dies nachweisen.
Unvollständige oder fehlende Unterlagen können zum Ausschluss des Antrages führen.
Mit der Angebotsabgabe sind zusätzlich sämtliche Unterlagen per Datenträger digital abzugeben.
Angebote, die ausschließlich per Mail oder Fax eingehen, können nicht gewertet werden.
3.4. Form des Angebotes
Die Angebote sind in allen ihren Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deut-
scher Sprache zu verfassen. Erforderlichenfalls ist neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nach-
weise und Erklärungen vorzulegen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieterunternehmen zu tragen. Das Bie-
terunternehmen trägt die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklä-
rungen.
Die in den Verdingungsunterlagen zwingend formulierten („ist“, „muss“, „sind“, „hat zu“ etc.) Leistungs- und Qua-
litätsstandards sind Mindestanforderungen und für das Bieterunternehmen bindend. Angebote, die diese Vorga-
ben nicht einhalten, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Für das Angebot sind die vom Auftraggeber vorgegebenen Vordrucke zu verwenden.
Unterlagen bzw. mögliche Aufklärungsantworten zum Angebot, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe
verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Werden die Unterlagen
nicht vollständig fristgerecht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
3.5. Unterschriften
Das Angebot ist in Textform gemäß § 126 b BGB zu unterzeichnen und mit dem Abdruck des Firmenstempels zu
versehen. Nicht unterschriebene Unterlagen führen zum Ausschluss des Angebotes.
3.6. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote
Es erfolgt gemäß § 19 VOL/A eine Unterrichtung der Bieterunternehmen.
3.7. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote
Eine etwaige Aufhebung der Ausschreibung gem. § 17 VOL/A (ganz oder in Teilen) wird den Bieterunter-
nehmen schriftlich mitgeteilt.
Beschaffungsmaßnahme: Rahmenvertrag Public Relations-Dienstleistungen zur
Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
Tourismusverband Inn-Salzach Seite 19 von 23
3.8. Datenschutzklausel
Die von den Bieterunternehmen erbetenen personenbezogenen Angaben werden nur im Rahmen des Vergabe-
verfahrens verarbeitet und gespeichert. Eine anderweitige Weitergabe an unbeteiligte Dritte findet nicht statt. Die
Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebotes.
3.9. Verschwiegenheit
Das Bieterunternehmen hat – auch nach Beendigung der Phase des Verhandlungsverfahrens – über die ihm im
Zusammenhang mit der Ausschreibung bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Es
hat außerdem Unterlagen und Informationen nur zur Durchführung dieses Vertrages zu verwenden sowie die Da-
tenschutzbestimmungen des Bundes (BDSG) und des Freistaates Bayern zu beachten. Insbesondere hat das spä-
tere Vertragsunternehmen ihm zur Kenntnis kommende personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäfts-
geheimnisse vertraulich zu behandeln, d. h. Dritten nicht zugänglich zu machen.
3.10. Vergütung
Für die Erstellung des Angebotes und der Beteiligung an einem möglichen Aufklärungsverfahren (schriftlich und/o-
der Vor-Ort) wird keine Vergütung gewährt. Die Angebote gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum
des Tourismusverbandes Inn-Salzach über.
3.11. Preisangaben und Nebenangebote
Die vom Bieterunternehmen anzubietenden Entgelte sind im Preisblatt sowie im VHB-Angebotsformblatt
entsprechend einzutragen. Hierbei handelt es sich gemäß VOL/A und der Verordnung PR Nr. 30/53 über
die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz. 1953 Nr 244), zuletzt geändert durch
Art. 70 G v. 8.12.2010 I 1864, um Festpreise.
Preisgleitklauseln finden automatisiert keine Anwendung.
Mit den angebotenen Preisen sind alle für die sachgemäße Ausführung der Leistungen erforderlichen Auf-
wendungen abgegolten.
Die Abgaben von Nebenangeboten und ihre Bewertung sind in diesem Ausschreibungsverfahren nicht
vorgesehen.
3.12. Hinweis wenn kein Angebot abgegeben wird
Es steht Interessenten frei, auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe kein Angebot abzugeben. Für diesen Fall
wird um eine kurze schriftliche Mitteilung an die in 3.3. benannte Stelle gebeten.
Beschaffungsmaßnahme: Rahmenvertrag Public Relations-Dienstleistungen zur
Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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3.13. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes
Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind nicht zulässig und führen zwangsläufig zum
Ausschluss vom Vergabeverfahren. Soweit Ergänzungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich er-
scheinen, können sie dem Angebot auf besonderer Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieterunterneh-
mens an seinen Eintragungen - z. B. bei Streichungen, der Nutzung von Blanko Fluid, Korrekturstiften, –bändern
oder ähnlichen Mitteln - müssen zweifelsfrei und dokumentenecht vorgenommen werden, d. h. in der Regel mit
Datum und Kürzel versehen sein.
Bis zum Ablauf der oben genannten Angebotsfrist können die bereits eingereichten Angebote schriftlich zurückge-
zogen werden. Sofern bei bereits eingereichten Angeboten Berichtigungen und/oder Ergänzungen erfolgen müs-
sen, kann dies bis zum Ablauf der o. g. Angebotsfrist erfolgen. Die Berichtigung(en) und/oder Ergänzung(en) müs-
sen in einem verschlossenen Umschlag mit folgendem Hinweis entweder per Post eingehen oder persönlich ange-
geben werden:
Nicht öffnen!
Berichtigung/Ergänzung am Angebot zur Ausschreibung „Rahmenvereinbarung PR-
Dienstleistungen zur Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach“
Berichtigungen/Ergänzungen per E-Mail oder Fax sind nicht zugelassen.
3.14. Ausschreibungsfremde Bedingungen
Beiliegende AGBs des Bieterunternehmens und/oder der Hinweis des Unternehmens auf die Gültigkeit seiner AGBs
stellen eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und führen zwingend zum Ausschluss.
3.15. Copyright und Schutzrechte
Die vorliegende Leistungsbeschreibung ist urheberrechtlich geschützt und darf nur zur Angebotserstellung ver-
wendet werden. Eine Weitergabe und/oder Vervielfältigung ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung des
Tourismusverbandes Inn-Salzach nicht gestattet.
Das Bieterunternehmen hat im Rahmen der finalen Angebotsabgabe zum Verhandlungsverfahren anzugeben, ob
für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von ihm oder einem anderen bean-
tragt sind. Es hat weiterhin anzugeben, ob es erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines ge-
werblichen Schutzrechtes zu verwerten.
Beschaffungsmaßnahme: Rahmenvertrag Public Relations-Dienstleistungen zur
Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________
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3.16. Vertragsbestandteile|einzureichende Angebotsunterlagen
Die Vergabe der Leistungen erfolgt im Verfahren eines Öffentlichen Verfahrens gem. § 3 Abs. 1 VOL/ A vom
28.06.2016, ausgefertigt am 20.11.2009, gültig ab 11.06.2010, veröffentlicht im Bundesanzeiger Nummer 196a
vom 29.12.2009. Ergänzend zu den Wettbewerbs- und späteren Verdingungsunterlagen gelten die deutschen
Rechtsvorschriften. Im Falle eines Zuschlags werden folgende Bestimmungen Vertragsbestandteil:
1. Die Rahmenvereinbarung gem. Anlage 2
2. Die Bedingungen der Aufforderung zur Angebotsabgabe
3. Die allgemeinen Anforderungsbeschreibungen dieses Dokumentes
4. Die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis dieses Dokumentes
5. Das Angebot des Auftragnehmers sowie weitere diesbezügliche Erklärungen des Unternehmens inkl. Dienst-
leistungskonzept
6. Der Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen in der Fassung der Bekanntmachung vom
05.08.2003 (BAnz. Nr. 178a)
Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in dieser Reihenfolge. Unter folgender Internet-Adresse kön-
nen die gesetzlichen Grundlagen VOL/A nachgelesen werden:
http://www.bmwi.de/DE/Service/gesetze,did=191324.html
Gerichtsstand ist Altötting.
Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieterunternehmens sind ausgeschlossen und wer-
den nicht Vertragsbestandteil.
Es sind folgende Unterlagen abzugeben:
A. Mit der Angebotsabgabe sind folgende Dokumente vorzulegen:
das unterzeichnete Angebotsformblatt L2130
sofern zutreffend: die Erklärungen und Bestätigungen zu möglichen Nachunternehmen
sämtliche Nachweise und Erklärungen zur Leistungsfähigkeit des Unternehmens gem. Anlage 1
das schriftliche Dienstleistungskonzept
Arbeitsmuster gem. Leistungsbeschreibung
diese Verdingungsunterlagen inkl. der Preisangaben unter 2. Leistungsbeschreibung
3.17. Zuschlagswertung
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf die im Folgenden genannten Kriterien.
Kriterium Gewichtung
Angebotspreise 50 %
Bewertung der Arbeitsmuster 20 %
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Bewertung des vorzulegenden Dienstleistungskonzeptes 30 %
100 %
Die Zuschlagswertung erfolgt, wie im Formblatt L 2270 ausgeführt.
3.18. Zahlungsbedingungen
3.18.1. Zahlungsfrist
Die Zahlung des durch die Ausschreibung ermittelten Preises erfolgt grundsätzlich nach vollständiger Ausführung
der Leistung binnen 14 Tagen nach Rechnungstellung.
3.18.2. Rechnungstellung
Die Rechnungen sind an folgende Adresse zu stellen:
Tourismusverband Inn-Salzach
Geschäftsführung Andrea Streiter
Bahnhofstraße 13
D – 84503 Altötting
3.19. Sonstiges
3.19.1. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbe-
werbsbeschränkung beteiligen (z. B. Preisabsprachen, Austausch von Angebotsteilen), werden ausgeschlossen.
Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob
und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
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4. ANLAGEN
Anlage 1: Nachweise und Erklärungen zur Eignung
Anlage 2: Rahmenvereinbarung
Anlage 3: Dienstleistungskonzeption
Anlage 4: Übersicht Arbeitsmuster
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