planejamento 2
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Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
Existem três níveis distintos de
planejamento:
› Planejamento Estratégico
› Planejamento Tático
› Planejamento Operacional
1. É o planejamento mais amplo e abrange
toda a organização.
2. Suas características são:
o É projetado no longo prazo e seus
efeitos e conseqüências são estendidos
para vários anos (em geral, cinco) pela
frente.
O planejamento estratégico é, normalmente, de
responsabilidade dos níveis mais altos da
empresa e diz respeito tanto à formulação de
objetivos quanto à seleção dos cursos de
ação a serem seguidos para sua consecução,
levando em conta as condições externas e
internas à empresa e sua evolução esperada.
o Envolve a empresa como uma totalidade,
abrange todos os recursos e áreas de atividade, e
preocupa-se em atingir os objetivos em nível
organizacional.
o É definido pela cúpula da organização (no nível
institucional) e corresponde ao plano maior ao
qual todos os demais estão subordinados.
• É um processo gerencial que possibilita ao executivo
estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa
com vistas a obter um nível de otimização na
relação da empresa com seu ambiente.
• O nível estratégico de influência considera a
estrutura organizacional de toda a empresa e a
melhor interação desta com o ambiente.
• A etapa de implementação dos processos de
mudança estratégica ou estrutural nas
organizações é a mais difícil de todo o
processo.
• Geralmente, não existem problemas nas etapas
de definição da missão e estabelecimento de
estratégias.
• Os problemas aparecem quando estas devem ser
executadas na prática
• Os principais obstáculos são:
• Ausência de liderança e acompanhamento do executivo principal da instituição;
• Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionários e falta de cultura estratégica por parte dos dirigentes;
• Inexistência de sistemas de informação que possibilitem a coleta e sistematização das informações;
• Falta de capacitação da equipe de implementação;
Incompreensão da importância da influência da cultura e do clima organizacional;
Competição pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho;
Falta de acompanhamento e controle da execução das ações planejadas.
• Estrutura – refere-se ao modo de organização das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais políticas internas;
• Sistemas – dizem respeito ao workflow da organização, ao fluxo de processos e informações e aos sistemas de tomada de decisão gerencial;
• Estilo – refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e à mentalidade dos membros da instituição;
Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e implementação;
Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compõem a organização, o qual se traduz na habilidade da própria organização;
Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição implementa sua visão de futuro;
Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores, princípios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.
1. O princípio da contribuição aos
objetivos, e neste aspecto o planejamento
deve sempre visar aos objetivos
máximos da empresa. No processo de
planejamento deve-se hierarquizar os
objetivos estabelecidos e procurar alcançá-
los em sua totalidade, tendo em vista a
interligação entre eles.
2. O princípio da precedência do
planejamento, corresponde a uma função
administrativa que vem antes das outras
(organização, direção e controle). Na realidade é
difícil separar e seqüenciar as funções
administrativas, mas pode-se considerar que, de
maneira geral, o planejamento “do que é como
vai ser feito” aparece na ponta do processo.
3.O princípio da maior penetração e abrangência, pois o
planejamento pode provocar uma série de modificações nas
características e atividades da empresa.
As modificações provocadas nas pessoas podem
corresponder à necessidade de treinamento, substituição,
transferências, funções, avaliação, etc.; na tecnologia pode
ser apresentada pela evolução dos conhecimentos, pelas
novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas
podem ocorrer alterações nas responsabilidades
estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização,
comunicações, procedimentos, instituições, etc.
4. Princípio da maior eficiência, eficácia e
efetividade. O planejamento deve procurar
maximizar os resultados e minimizar as
deficiências. Através desses aspectos, o
planejamento procura proporcionar a empresa uma
situação de eficiência, eficácia e efetividade
• Eficiência é:
• Fazer as coisas de maneira adequada;
• Resolver problemas;
• Salvaguardar os recursos aplicados;
• Cumprir o seu dever;
• Reduzir os custos.
(Como fazer)
Eficácia é:
• Fazer as coisas certas;
• Produzir alternativas criativas;
• Maximizar a utilização de recursos;
• Obter resultados;
• Aumentar o lucro.
(Resultados)
• Efetividade é:
• Manter-se no ambiente.
• Apresentar resultados globais positivos ao
longo do tempo.
(permanência)
• Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção lhe será dispensada, tendo em vista os resultados esperados;
• Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os tomadores de decisão e que sejam as mais adequadas para o processo;
• Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos estabelecidos, através de uma comunicação adequada e apropriada;
• Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas através do direcionamento dos esforços;
• Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;
Facilita a alocação dos recursos da empresa;
Possibilita maior consenso, compromisso e consistência;
Cria alternativas gerenciais;
Possibilita o comportamento sinérgico das várias
unidades organizacionais;
Possibilita a empresa manter maior interação com o
ambiente;
Incentiva e facilita a função de direção da empresa;
Transforma a empresa reativa em empresa proativa
Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na empresa;
Cria situações em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa;
Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros;
Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou operacional;
Uma das causas mais comuns do fracasso do
planejamento é a falta de um conjunto de
objetivos claramente definidos.
Sem planejamento, uma empresa não terá
certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma
empresa não terá condições de medir seu
desempenho.
É um processo permanente e contínuo.
É sempre voltado para o futuro.
Visa a racionalidade da tomada de decisões.
Visa selecionar uma entre várias alternativas.
É uma técnica de alocação de recursos.
É uma técnica de mudanças e inovações.
Níveis da Empresa
Planejamento Conteúdo Extensão de Tempo
Amplitude
Institucional Estratégico Genérico e sintético
Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.
Intermediário Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio prazo Aborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente.
Operacional Operacional Detalhado e analítico
Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação isoladamente.
Estratégico Tático Operacional
Define objetivos básicos Desenvolve planos ou Caminhos alternativos
Elabora planos operacionais detalhados
Monta Estratégia global:políticasprocedimentosnormas
Detalha planos táticos ou operacionais:pesquisasprogramasprojetos
Implementa ação:implantaçãoimplementaçãooperacionalização
Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo.
Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo.
Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática os planos táticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.
Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre
realizado nos escalões mais elevados da empresa.
Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um
alcance maior no tempo do que o Plano Operacional.
Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano
Estratégico englobam a organização como um todo e não
simplesmente um parte dela.
1.É o planejamento que abrange
cada departamento ou unidade
da organização.
1. Suas características são:
o É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual.
o Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais.
o É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.
Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico.
O planejamento tático é desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia pré-determinada bem como as políticas orientativas para
o processo decisório da empresa.
1.É o planejamento que abrange
cada tarefa ou atividade
específica.
1. Suas características são:
o É projetado para o curto prazo.
o Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas.
o É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.
Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais.
Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes homogêneas de planejamento tático.
Cada um dos planejamentos operacionais
devem conter com detalhes:
▪ Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e
implantação;
▪ Os procedimentos básicos a serem adotados;
▪ Os produtos ou resultados finais esperados;
▪ Os prazos estabelecidos;
▪ Os responsáveis pela sua execução e implantação.
O planejamento operacional cria
condições para a adequada
realização dos trabalhos diários
da empresa.
Orçamentos. São planos relacionados a dinheiro,
receita ou despesa, dentro de um determinado
espaço de tempo. Os orçamentos são planos
estratégicos quando envolvem a empresa
como uma totalidade e abrangem um
período longo, como é o caso do
planejamento financeiro estratégico.
São planos táticos quando cobrem
determinada unidade ou departamento da
empresa por médio prazo, como são os
orçamentos departamentais de
despesas e que envolvem o exercício
anual, ou os orçamentos anuais de
despesas de propaganda etc.
São planos operacionais quando a
dimensão é local e sua temporalidade é
de curto prazo, como é o caso do fluxo
de caixa, dos orçamentos de reparos
ou de manutenção , etc.
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