perancangan program penjualan … · kamus data sistem akuntansi berjalan 44 3.5.1. kamus data...
Post on 12-Jul-2018
240 Views
Preview:
TRANSCRIPT
KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS
PADA KAP. HADISOERYO DAN MAHARANI
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D III)
Trias Nurhidayat
NIM : 11081781
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2011
ABSTRAKSI
Trias Nurhidayat (11081781), Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas Pada
KAP. Hadisoeryo dan Maharani
Sehubungan dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin luas dan
perkembangan teknologi yang semakin canggih maka pengolahan data yang modern
sangatlah dibutuhkan, yaitu suatu peralatan yang mampu mengolah berbagai macam
data dengan cepat adalah komputer.
Dengan mengamati sistem yang berjalan pada proses penerimaan kas,
permasalahan-permasalahan yang timbul dalam sistem penerimaan kas masih
dilakukan secara manual. Oleh karena itu, penulis membuat bahan tulisan ini
berdasarkan dari hasil riset pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Penulis juga
merancang sistem komputerisasi untuk menanggulangi permasalahan yang dihadapi
dan dapat menangani pengolahan data secara benar serta memudahkan pemakai dan
dapat bermanfaat bagi perusahaan maupun orang lain, sehingga informasi dan
pembuatan laporan yang disampaikan sangat kecil kesalahannya, terutama
kekurangan datanya.
Dalam peniulisan ini, penulis menggunakan program Miscrosoft Visual Basic
6.0 untuk menjalankan sistem penerimaan kas pada KAP. Hasdisoeryo dan Maharani.
Kekurangan pada sisem manual akan lebih sedikit dengan adanya sistem komputer,
antara lain memiliki sarana akses data yang lebih cepat dan akurat dan dapat
menyajikan laporan dengan cepat.
Kata kunci: Komputerisasi Sistem, Sistem Penerimaan Kas
ABSTRACT
Trias Nurhidayat (11081781), Computerized System Acceptance Cash in KAP.
Hadisoeryo dan Maharani.
Due to the development of the knowledge that the knowledgeable and
development of more advance technology and modern data processing is required,
it’s an equipment that is capable of managing various kids of data with the computer
is fast.
With the system runing on the acceptance cash problems, that arise in the
acceptance system is still manual. Therefore the author of this paper to make based
an research on KAP. Hadisoeryo dan Maharani . The author also computerized
system designed to address the problems faced and can handle data correctly. And
the ease can be useful for companies as well as other, so that information and
preparing report that the error was very small, especially the lack of data.
In this paper, the author using Miscrosoft Visual Basic 6.0 to run system n
acceptance cash KAP. Hadisoeryo dan Maharani the lack manual system more less
by the computer system, among other facilities have acces data more quickly and
accurately and can provide reports to the fast.
Keyword: System Computerized, Acceptance Cash System
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahaan Tugas Akhir iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir v
Kata Pengantar vii
Abstraksi ix
Daftar Isi xi
Daftar Simbol xiii
Daftar Gambar xv
Daftar Tabel xvi
Daftar Lampiran xvii
BAB I PENDAHALUAN 1
1.1. Umum 1
1.2. Maksud dan Tujuan 2
1.3. Metode Penelitian 3
1.4. Ruang Lingkup 4
1.5. Sistematika Penulisan 4
BAB II LANDASAN TEORI 6
2.1. Konsep Dasar Sistem 6
2.2. Peralatan Pendukung 17
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 33
3.1. Umum 33
3.2. Tinjauan Perusahaan 34
3.2.1. Sejarah Perusahaan 34
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi 35
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan 38
3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan 40
3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan 44
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan 44
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran 49
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan 54
3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan 54
3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran 56
3.7. Permasalahan 58
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah 58
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 59
4.1. Umum 59
4.2. Prosedur Sistem Usulan 60
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan 62
4.4. Kamus Data Sistem Usulan 68
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan 68
4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluar 69
4.5. Spesifikasi Sistem Usulan 73
4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 73
4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 74
4.5.3. Normalisasi 76
4.5.4. Spesifikasi File 80
4.5.5. Struktur Kode 88
4.5.6. Spesifikasi Program 94
4.6. Spesifikasi Komputer 107
4.6.1. Umum 108
4.6.2. Perangkat Keras 108
4.6.3. Perangkat Lunak 109
4.6.4. Konfigurasi Komputer 109
4.7. Jadwal Implementasi 109
BAB V PENUTUP 113
5.1. Kesimpulan 113
5.2. Saran-Saran 113
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN PKL/RISET
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY
Digunanakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROCES
Digunanakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat penyimpanan
atau mengambil data yang diperlukan
B. Simbol Konfigurasi Komputer
DISPLAY
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilakan
data melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau monitor.
MANUAL INPUT
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukan data
dengan menggunakan terminal (Keyboard).
LINE PRINTER
Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada
mesin pencetak (Printer).
FLASH DISK
Digunakan untuk menggambarkan media penyimpanan data
dengan menggunakan flash disk.
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi 35
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan 40
Gambar III.3 Diagaram Nol Sistem Berjalan 41
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 42
Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 43
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan 62
Gambat IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan 63
Gambar IV.3 Diagram Detail Sistem Usulan 64
Gambar IV.4 Diagram Detail Sistem Usulan 65
Gambar IV.5 Diagram Detail Sistem Usulan 66
Gambar IV.6 Diagram Detail Sistem Usulan 67
Gambar IV.7 Diagram HIPO 95
Gambar IV.8 Konfigurasi Komputer 109
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel II.I Notasi Tipe Data Dalam Kamus Data 23
Tabel II.2 Notasi Struktur Data 24
Tabel IV.I Un Normalized 76
Tabel IV.2 First normal Form 77
Tabel IV.3 Second Normal Form 78
Tabel IV.4 Third Normal Form 79
Tabel IV.5 Spesifikasi File Klien 80
Tabel IV.6 Spesifikasi File Rekening 81
Tabel IV.7 Spesifikasi File Perkiraan 81
Tabel IV.8 Spesifikasi File Surat Penawaran Harga 82
Tabel IV.9 Spesifikasi File Surat Perikatan Kerja 83
Tabel IV.10 Spesifikasi File Surat Pengantar 84
Tabel IV.11 Spesifikasi File Invoice 85
Tabel IV.12 Spesifikasi File Struk Bayar 86
Tabel IV.13 Spesifikasi File Penerimaan Kas 87
Tabel IV.14 Spesifikasi File Jurnal 87
Tabel IV.14 Spesifikasi File Detail Jurnal 88
Tabel IV.14 Spesifikasi File Jadwal Implementasi 112
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A-1 Giro 118
Lampiran A-2 Bukti Setor 119
Lampiran A-3 Surat Penawaran Harga 122
Lampiran A-4 Surat Perikatan Kerja 123
Lampiran A-5 Kwitansi 126
Lampiran B-1 Surat Pengantar 127
Lampiran B-2 Surat Penawaran Harga 128
Lampiran B-3 Kwitansi 130
Lampiran B-4 Surat Perikatan Kerja 131
Lampiran B-5 Laporan Penerimaan Kas 134
Lampiran C-1 Surat Penawaran Harga 135
Lampiran C-2 Giro 136
Lampiran D-1 Surat Penawaran Harga 137
Lampiran D-2 Surat Perikatan Kerja 138
Lampiran D-3 Surat Pengantar 129
Lampiran D-4 Invoice 140
Lampiran D-5 Struk Bayar 141
Lampiran D-6 Laporan Kas 142
Lampiran D-7 Laporan Jurnal 143
Lampiran E-1 Form Menu Login 144
Lampiran E-2 Form Menu Utama 145
Lampiran E-3 Form Menu Master 146
Lampiran E-4 Form Menu Transaksi 147
Lampiran E-5 Form Menu Laporan 148
Lampiran E-6 Form Menu Utility 149
Lampiran E-7 Form Menu Klien 150
Lampiran E-8 Form Menu Rekening 151
Lampiran E-9 Form Menu SPH 152
Lampiran E-10 Form Menu SPK 153
Lampiran E-11 Form Menu Pengantar 154
Lampiran E-12 Form Menu Invoice 155
Lampiran E-13 Form Menu Struk 156
Lampiran E-14 form Menu Jurnal 157
Lampiran E-15 Form Menu Penerimaan Kas 158
Lampiran E-16 Form Menu Laporan Penerimaan Kas 159
Lampiran E-17 Form Menu Laporan Jurnal 160
Lampiran E-18 Form Menu Back Up 161
Lampiran E-19 Form Menu Password 162
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Di era globalisasi informasi dan teknologi yang semakin canggih seperti saat
ini, seiring juga perkembangan dunia usaha yang kian pesat dan persaingan antar
perusahaan dalam mencapai profit dalam menjalankan usahanya, sehubungan hal itu
penerapan teknologi komputer yang disebut dengan sistem komputerisasi kini tidak
dapat dihindari lagi, sebut saja dibidang perkantoran, perdagangan dan lainnya yang
sangat membutuhkan informasi dan pengolahan data yang cepat, akurat dan efisien
harus segera diwujudkan.
Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem komputer untuk
mendukung diperolehnya informasi khususnya laporan penerimaan kas. Tetapi
beberapa masih menggunakan sistem sederhana yang berurutan input, penyimpanan
dan output. Proses seluruhnya belum digunakan dalam sistem yang diterapkan.
Dalam perusahaan yang menggunakan sistem yang masih sederhana banyak
kendala yang dihadapi, tentunya ini diperlukan usaha untuk mengkomputerisasi suatu
sistem didalam suatu perusahaan tersebut.
Dalam kegiatan operasionalnya, KAP. Hadisoeryo dan Maharani yang
bergerak dibidang Akuntansi Jasa, sistem pengolahan datanya masih menggunakan
sistem yang masih sederhana. Hal ini tentu kurang efisien, efektif dan akurat dalam
pengolahan datanya, mengingat sewaktu–waktu datanya dapat hilang.
Dalam sistem pengolahan datanya, KAP. Hadisoeryo dan Maharani masih
terbilang kurang dan menemui beberapa kendala, yaitu : Proses pencatatan
penerimaan kas datanya kurang efisien, data penerimaan kas mudah hilang dan
pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual yang kurang akurat.
Kendala tersebut disebabkan belum digunakannya sistem penerimaan kas
yang sudah terkomputerisasi. Untuk itu sangat diperlukan adanya sistem penerimaan
kas yang sudah terkomputerisasi, sehingga kendala-kendala diatas dapat teratasi.
Dengan sistem komputerisasi datanya akan akurat dan lebih efisien.
Untuk mengatasi kendala di atas penulis mengambil pokok permasalahan
dengan judul “KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS PADA KAP.
HADISOERYO DAN MAHARANI”.
1.2. Maksud Dan Tujuan
Maksud dalam pembuatan tugas akhir ini yaitu:
1. Memperbaiki sistem yang berjalan dengan merancang sistem penerimaan kas
yang dapat memberikan hasil yang lebih efektif, efisien dan akurat.
2. Merubah sistem penerimaan kas yang masih manual kebentuk yang
komputerisasi sehingga didapatkan hasil yang lebih optimal.
3. Membentuk pola pikir yang inovatif, kreatif dan memiliki wawasan yang luas
dan konkret.
Tujuan penulisan tugas akhir ini ditunjukan untuk memenuhi salah satu syarat
menyelesaikan program Diploma Tiga (D.III) pada jurusan Komputerisasi Akuntansi
pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis melakukan beberapa metode dalam
proses pengumpulan data, antara lain :
a. Metode Wawancara (Interview)
Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap
orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis. Penulis
melakukan wawancara secara langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan
dengan sistem penerimaan kas di KAP. Hadisoeryo dan Maharani.
b. Observasi (Observasi)
Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di lapangan pada saat
melakukan riset. Penulis melakukan pengamatan langsung ke perusahaan
tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan
kegiatan pendapatan untuk mengetahui masalah yang terjadi pada sistem
berjalan.
c. Metode Studi Pustaka (Library)
Mencari data dan fakta dengan mengkaji sumber-sumber pustaka yang
berhubungan dengan objek penelitian. Penelitian kepustakaan ini dilakukan
penulis untuk memperoleh aspek–aspek teoritis dalam pengumpulan data dan
informasi dengan membaca buku–buku, catatan kuliah dan literatur– literatur
yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup
pembahasan masalah hanya mengenai penerimaan kas dari KAP. Hadisoeryo dan
Maharani yang dimulai dari proses penerimaan Client, proses penagihan, proses
penerimaan kas, proses perhitungan kas masuk, proses pembuatan jurnal, serta proses
laporan penerimaan kas.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis
didalam laporan secara global. Adapun penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi lima
bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode
penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (Tool
System) dari Diagram Alir Data (DAD), dan Kamus Data (Data
Dictionary) yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisikan masalah umum, tinjauan organisasi, struktur
organisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan,
diagram alir data, spesifikasi sistem berjalan, bentuk dokumen
masukan dan keluaran, permasalahan pokok serta alternatif pemecahan
masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
Pada Bab ini dijelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem
yang diusulkan, prosedur sistem usulan, diagram alir data usulan yang
meliputi spesifikasi dokumen masukan dan keluaran, spesifikasi file,
normalisasi, spesifikasi program, struktur kode dan spesifikasi sistem
komputer yang mengenai perangkat lunak, perangkat keras dan
konfigurasi komputer yang diguakan dalam sistem usulan serta sistem
usulan jadwal implementasi.
BAB V PENUTUP
Pada Bab ini berisi kesimpulan dari semua yang telah diuraikan dan
saran-saran yang berguna untuk mengatasi permasalahan yang ada
sehingga sistem dapat menjadi lebih baik.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru. Kalau ada
sistem yang baru, sebenarnya sudah lama ada. Dinilai baru karena baru ditemukan
dan baru diketahui oleh orang banyak. Dalam mendefisinikan suatu sistem, terdapat
dua pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan
yang menekankan pada elemen atau komponen.
A. Pengertian Sistem
1. Definisi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:34) bahwa “sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Menurut Scott dalam Hanif (2007:4) bahwa “sistem terdiri dari unsur-unsur
seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output)”. Sistem
merupakan jalur kegiatan yang dibuat untuk diikuti dan dilaksanakan dalam sebuah
perusahaan atau organisasi, sehingga kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut
dapat berjalan dengan baik dan benar.
2. Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu
membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah
karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem
tidak peduli berapapun kecilnya.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem
tersebut, dengan demikian lingkungan luar sistem tersebut harus tetap dijaga
dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus
dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk
subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan
demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat
berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai
contoh didalam suatu unit sistem komputer. Program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah
signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7. Penyimpanan (Storage)
Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap
dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan
komponen yang lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus
yang terjadi didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan
menjadi bebarapa sudut pandang yaitu :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem
Fisik (Physicals System)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide–ide yang tidak
nampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa
pemikiran tentang hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem
Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, contoh sistem
perputaran bumi, terjadinya siang dan malam. Sedangkan sistem buatan
manusia adalah sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut
dengan human machine system. Contoh sistem ini adalah sistem
komputerisasi pendapatan.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan
Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat
diprediksi. Contohnya sistem komputer yang tingkah lakunya dapat diprediksi
berdasarkan program–program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem
tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.
Contoh sistem ini adalah sistem ramalan cuaca.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem
Tertutup (Closed System)
Sistem tebuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi lingkungan
luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem
lainnya. Sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh
lingkungan luarnya.
B. Konsep Dasar Informasi
1. Definisi Informasi
Informasi sangat penting dialam suatu organisasi ataupun didalam suatu
perusahaan. Sumber informasi adalah data yang menggambarkan kenyataan suatu
kejadian-kejadian pada saat tertentu dan kesatuan nyata berupa objek. Menurut
Jogiyanto (2005:8) mendefinisikan “informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.
Menurut Mc. Leod dalam Hanif (2007:9) mengatakan bahwa “informasi
adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti”. Sedangkan menurut
Davis dalam Hanif (2007:9) bahwa “informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang”.
Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat yang dihasilkan
lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Sedangkan kualitas dari suatu informasi menurut Sutabri (2005:30) dalam
bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat
juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (timelines)
Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Dewasa ini
informasimahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan
teknologi yang mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk setiap orang berbeda satu dengan lainnya.
2. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi
informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu
keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti melakukan suatu tindakan, yang lain
yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai
masukan, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu
siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information
Cyrcle) dan disebut juga siklus pengolahan data (Data Processing Cyrcle).
3. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (Quality of Information) tergantung dari tiga hal yaitu :
a. Informasi harus akurat (Accurate), yaitu informasi harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya (Timelines), yaitu informasi yang datang pada si
penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan (Relevance), yaitu informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakai.
4. Nilai Informasi
Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness
atau Cost Benefit.
C. Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
dalam Jogianto HM (2005:11) adalah: “ Sistem informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Menurut Stair dalam Hanif (2007:9) menjelaskan bahwa Sistem Informasi
berbasis komputer (CBIS) dalam organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:
1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan
masukan data, memproses data dan keluaran data.
2. Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer.
3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan
sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna sistem informasi.
4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna
sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan
kerja yang efektif.
5. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer analis,
programer dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2. Komponen Sisetem Informasi
Komponen-komponen sistem informasi menurut Burch dan Grudniski dalam Hanif
(2007:10) terdiri dari :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan
membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Database
Merupaka kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat
lunak untuk memanipulasiya.
6. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-
hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
D. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Menurut Hanif (2007:12) bahwa “Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah
sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan
pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan
laporan-laporan tertentu”.
Sistem Informasi Manajemen menurut Gordon B Davis dalam Jogiyanto
(2005:15) bahwa “sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk
mendukung operasi manajemen dan fungsi keputusan dari suatu organisasi”.
Sedangkan menurut Barry E. Cushing dalam Jogiyanto (2005:14) Sistem
Informasi Manajemen yaitu “Kumpulan dari manusia dan sumberdaya modal didalam
suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam
kegiatan perencanaan dan pengedalian”.
Sistem Informasi Manajemen tersebut dimaksudkan untuk memberikan
informasi kepada semua tingkat manajemen yaitu :
1. Manajemen Tingkat Bawah (Lower Level Manajement) disebut dengan
operating management yang meliputi mandor dan pengawas.
2. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Level Management) terdiri dari
manajer devisi dan manajer–manajer cabang.
3. Manajemen Tingkat Atas (Top Level Manajemen) terdiri dari direktur utama
(President Vice- President ) dan eksekutif lainya.
D. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Menurut Stephen A. Mouscove dan kawan-kawan dalam Jogiyanto (2005:17)
mendefinisikan “Sistem Informasi Akuntansi yaitu suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan
informasi, mengambil keputusan dan orientasi financial bagi pihak-pihak luar dan
pihak-pihak perusahaan (secara prisip-prinsip manajemen)”.
Sedangkan menurut Soemarso (2006:3) bahwa Sistem Informasi Akuntansi
yaitu “kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk
mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi”.
F. Sistem Penerimaan Kas
Transaksi kas merupakan transaksi utama dalam perusahaan, karena hampir
semua transaksi perusahaan akan berakhir dipenerimaan kas atau pengeluaran kas.
Penerimaan kas dapat berupa bunga, deviden, setoran, modal, penjualan aktiva tetap
dan investasi dan lain-lain. Bentuk dari penerimaan kas yaitu berupa uang tunai, cek,
bilyet giro, bank draft. Adapun tujuan dari laporan penerimaan kas itu yaitu untuk
mengetahui berapa jumlah kas yang dimiliki perusahaan dan berapa jumlah yang
masih dipinjam oleh pihak lain.
Untuk mencatat penerimaan kas dari pelanggan digunakan jurnal, yaitu
sebagai berikut:
Tanggal Keterangan Ref D K
Kas xxxxxxx
Pendapatan xxxxxx
2.2. Peralatan Pendukung
Dalam merancang suatu sistem baru dibutuhkan peralatan pendukung yang
merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model
dari suatu sistem, dimana simbol–simbol, lambang–lambang dan diagram–diagram
menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tool system yang dimaksud adalah
sebagai berikut :
A. Diagram Alir Data (DAD)
1. Konsep Dasar DAD
Menurut Jogiyanto (2005:700) Data Flow Diagram adalah “bagan yang
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang telah
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan”.
Keuntungan dari pembuatan Diagram Alir Data adalah menggambarkan
sistem dari level rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangannya adalah tidak
menunjukan proses perulangan, proses perhitungan dan proses perulangan.
2. Simbol-simbol yang digunakan dalam DAD
Simbol-simbol atau lambang-lambang yang lazim digunakan dalam Diagram Alir
Data, terbagi dalam 4 (empat) jenis, yaitu:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau
organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima
output dari sistem.
2. Proses (Proses)
Simbol ini dipakai untuk memproses pengolahan atau informasi data.
3. Simpanan data (Data Store)
Simpanan dari data yang dapat berupa file atau database pada sistem
komputer, arsip atau catatan manual, agenda atau buku.
4. Data Flow
Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir
pada suatu proses.
3. Cara Pembuatan DAD
Aturan yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membentuk
suatu model sistem adalah sebagai berikut :
1. Tidak boleh menghubungkan external entity dengan external entity secara
langsung.
2. Tidak boleh menghubungkan data store dengan data store secara langsung.
3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara
langsung.
4. Setiap proses harus ada arus data yang masuk (data flow) yang masuk dan ada
arus data yang keluar.
4. Tahapan Pembuatan DAD
Adapun teknik dalam membuat Diagram Alir Data adalah sebagai berikut :
1. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan
atau dijelaskan sampai yang lebih detail.
2. Jabarkan proses yang terjadi didalam data flow diagram sedetail mungkin
sampai tidak dapat diuraikan lagi.
3. Pelihara konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD.
4. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan.
Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing–masing
menggambarkan tahap–tahap yang digambarkan yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini buat untuk menggambarkan sumber serta data yang tujuannya
diproses atau kata lain mengambarkan sistem secara umum atau global dari
seluruh sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam
diagram konteks, yang penjabarannya secara rinci.
3. Diagram Detail
Untuk menggambarkan arus data secara mendetail lagi dari tahapan proses
yang ada dalam diagram nol.
B. Kamus Data atau Data Dictionary
1. Konsep Dasar Kamus Data
Jogiyanto (2005:725) mendefinisikan kamus data atau data dictionary atau
juga disebut dengan istilah Sistem Data Dictionary adalah “katalog fakta tentang data
dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”.
Kamus data dibuat pada tahap analisis atau pada tahap perancangan sistem.
Pada tahap analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara
analisis sistem dengan pemakai sistem (user) tentang data yang mengalir di sistem,
yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk
merancang input, laporan-laporan dan database.
2. Isi Kamus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Data Flow Diagram.
Arus data yang ada di DFD bersifat global dan hanya menunjukkan nama arus
datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD
dapat dilihat pada kamus data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem
dapat mendefinisikan data yang mengalir disistem dengan lengkap. Kamus Data yang
baik terdiri dari unsur-unsur berikut ini, yaitu:
1. Arus Data
Menunjukan dari mana arus data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus
data didalam diagram alir data.
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didata flow
diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga
mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu didata flow diagram dapat langsung
mencari dikamus data.
3. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
yang satu dengan yang lainnya.
4. Tipe Data
Arus data mengalir dari suatu proses yang lainnya. Data yang mengalir
biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer.
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen
dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak,
tampilan layar dimonitor, variable, paramenter dan field-field. Bentuk data
seperti ini perlu dicatat dikamus data.
5. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata–rata dan
volume puncak arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data
yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak
adalah menunjukan volume terbanyak.
6. Bentuk Data
Bentuk data ini perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sesudah perencanaan
sistem. Bentuk data yang mengalir ini dapat berupa :
a. Dokumen dasar atau formulir
b. Dokumen hasil cetakan komputer
c. Laporan tercetak
d. Tampilan dilayar monitor
7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya yaitu
digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan ke
sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan–laporan
harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan–keterangan tentang arus data
tersebut.
Selain hal–hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan
“NOTASI “. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu :
3. Notasi Pada Kamus Data
a. Notasi Tipe Data
Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini digunakan
untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang
umum digunakan antara lain adalah
Tabel II.I Notasi Tipe Data Dalam Kamus Data
Sumber : Jogianto (2005:370)
b. Notasi Struktur data
Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut :
Notasi Keterangan
X
9
a
z
.
,
-
/
Setiap karakter
Angka numerik
Karakter alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
Titik, sebagai pemisah ribuan
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hype, sebagai tanda penghubung
Slash, sebagai tanda pembagi
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
=
+
()
{ }
[ ]
I
*
@
Terdiri dari
And ( dan )
Pilihan ( Ya atau Tidak )
Iterasi / pengulangan proses
Pilih salah satu pilihan
Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
Keterangan atau catat
Petunjuk ( Key Field )
Sumber : Sutabri (2004:172). Analisa Sistem Informasi
C. Normalisasi
Menurut Hanif (2007:129) bahwa “normalisasi adalah teknik yang digunakan
untuk memvalidasi model data”.
Bila ada kesulitan dalam pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat
dipecah pada beberapa tabel lagi tau dengan kata lain perancangan yang dilakukan
belum mendapatkan suatu database yang optimal.
Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa
model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang
tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan mengakibatkan beberapa masalah ketika
program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data.
Teknik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam
cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang
berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasillkan
struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan
sederhana dalam pemeliharaannya. Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi
dari tahapan dalam normalisasi yaitu sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti
format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data
dikelompokkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Suatu relasi 1NF jika dan hanya jika dari setiap relasi dari setiap atributnya
bersifat atomik. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya,
bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. Bentuk normal kesatu
ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. Setiap data dibentuk dalam file datar (flat file), data dibentuk dalam
satu record demi satu record. Nilai dari file berupa atomic value, yaitu
tidak ada satu set yang berulang atau bernilai ganda, hanya satu arti
saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain.
b. Tiap file hanya memiliki satu pengertian, bukan merupakan kumpulan
kata yang mempunyai arti ganda.
c. mempunyai ketergantungan parsial.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi
kriteria bentuk normal bentuk kesatu. Atribut bukan kunci haruslah
bergantung secara fungsi pada kunci utama, menghilangkan ketergantungan
parsial, mempunyai hubunngan transitif, artinya hubungan yang memiliki
lebih dari satu kunci.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan premier
tidak punya hubungan transitif.
5. Boyce Code Normal Form (BCNF)
Relasi dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi
pada atribut superkey.
6. Bentuk Normal Keempat (4NF/Fourth Normal Form)
Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk
BCNF dan semua ketergantungan multivalue juga merupakan ketergantungan
fungsional.
7. Bentuk Normal Kelima (5NF/Five Normal Form)
Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dengan menghilangkan
ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat.
Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut
kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa kunci (Key Function) yang digunakan
untuk proses pencarian, Penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang bisa
diguanakan kedalam database.
Cara menentukan field atau atribut kunci pada normalisasi yang dapat
digunakan sebagai berikut :
1. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Suatu atribut atau satu set minimal atribut mengidentifikasikan secara unik
suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
2. Kunci Primer (Primary Key)
Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya
mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik, akan
tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci
kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih
satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerapkali kunci
alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
4. Kunci Tamu (Foreign Key)
Satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi suatu hubungan
yang menunjukan keinduknya.
5. Super Key
Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasi
secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
Dari normalisasi diatas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut
adalah :
1. File Induk (Master File)
File Induk merupakan file terpenting, dan dibedakan menjadi :
a. File Induk Acuan (Reference Master File)
File induk yang recordnya relative statis, atau jarang berubah nilainya.
b. File Induk Dinamik (Dynamic Master File)
File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering
dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi.
2. File Transaksi (Transaction File)
File ini disebut juga dengan file input (input file) yang digunakan untuk
merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
3. File Laporan (Report File)
Disebut juga dengan nam file output (output file) yaitu file yang berisi dengan
informasi yang akan ditampilkan.
4. File Sejarah (History File)
Disebut juga dengan file arsip yang merupakan file yang berisi data masa lalu
yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File Kerja (Working File)
Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara.
6. File Pelindung (Backup File)
Berisi salinan data-data yang masih aktif didatabase pada suatu waktu
tertentu.
D. Pengkodean
Menurut Jogiyanto (2005:384) tentang pengkodean yaitu “kode digunakan
untuk untuk mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer
dan untuk mengambil data yang berhubungan dengannya.
Kode numerik (numeric code) menggunakan 10 macam kombinasi angka
didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf
untuk kodenya. Kode alphanumerik (alphanumeric code) merupakan kode yang
menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.
1. Petunjuk Pembuatan Kode
Untuk membuat sebuah kode diperlukan aturan main agar kode yang
dirancang menjadi kode yang baik dan mewakili. Suatu kode yang baik dan mewakili
isi dari informasi yang akan disampaikan lewat kode tersebut harus sesuai dengan
aturan-aturan pembuatan kode. Aturan main tersebut yaitu :
1. Harus mudah diingat
Dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek
yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya, unik berarti
tidak ada kode yang kembar atau sama.
3. Harus fleksibel
Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap
diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam disimpan diluar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus standarisasi
Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi. Kode yang tidak standard akan menyebabkan kebingungan, salah
pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian.
7. Spasi dihindari
Spasi didalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan
kesalahan didalam menggunakannya.
8. Hindari karakter-karakter yang mirip
Karakter-karekter yang mirip serupa bentuk dan bunyi pengucapan sebaiknya
tidak digunakan dalam kode.
9. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
2. Tipe Kode
Ada beberapa macam kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi
yaitu :
1. Kode Mnemonik (Mnemonic code)
Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat
dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karaker dari item yang
mewakili oleh kode ini.
Contohnya : KD = Kamus Data
DAD = Diagram Alir DAta
2. Kode Urut (Squential code)
Kode ini disebut juga kode seri yang merupakan kode yang nilainya urut
antara satu kode dengan kode berikutnya.
Contoh : 001 Kas
002 Piutang dagang
003 Persediaan
3. Kode Blok (Block code)
Mengklasifikasikan item didalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan
satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
Contoh : 1000-1999 Aktiva Lancar
2000-2999 Aktiva Tetap
3000-3999 hutang Lancar
4. Kode Grup (Group Code)
Kode grup (Group Code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan
tiap field kode memiliki arti.
Contoh : 1. Aktiva tetap
1.1. Aktiva Lancar
1.1.0.1 Kas
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0
dengan angka 9 atau dari angka 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyak-
nya kelompok.
Contohnya : 100 Aktiva Lancar
101 Kas
102 Piutang Dagang
E. HIPO (Hierarchy Plus Input-Proses-Output)
Menurut Hanif (2007:150) menyatakan bahwa “HIPO adalah teknik
penggambaran modul-modul yang nantinya akan dikembangkan oleh programer
menjadi prosedur-prosedur dalam program sistem informasi”. Mula-mula tiap fungsi
utama diidentifikasi dan kemudian dibagi lagi kedalam tingkatan fungsi yang lebih.
Tujuan utama HIPO dapat diringkas sebagai berikut :
1. Untuk memberikan struktur yang memungkinkan fungsi sistem di
mengerti.
2. Untuk menguraikan fungsi-fugsi yang akan dikerjakan oleh suatu
program, bukan mengkhususkan pernyataan program yang dipakai untuk
melaksanakan fungsi.
3. Untuk memberikan diskripsi visual dari input yang akan dipakai serta
output yang akan dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkat
diagram.
Ciri-ciri paket HIPO adalah bahwa paket ini berisikan tiga jenis diagram :
1. Daftar isi Visual Tabel of Contents (VTOC) adalah satu atau lebih diagram
hierarki.
2. Diagram ringkasan adalah suatu seri diagram fungsional, masing-masing
diagram dihubungkan dengan salah satu fungsi sistem.
3. Diagram rinci adalah suatu seri diagram fungsional dan masing-masing diagram
dihubungkan dengan sebuah sub fungsi sistem.
33
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem penerimaan kas yang sedang
berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani agar dapat menemukan kendala atau
permasalahan pada sistem penerimaan kas tersebut, sehingga penulis bisa
mengusulkan perbaikan dari sistem penerimaan kas yang sedang berjalan. Sistem
yang berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani khususnya mengenai sistem
penerimaan kas meliputi tinjauan perusahaan, mengenai sejarah perusahaan, struktur
organisasi dan fungsi, prosedur sistem yang berjalan, DAD sistem berjalan, kamus
data, spesifikasi sitem yang berjalan yang terdiri spesifikasi bentuk masukan,
spesifikasi bentuk keluaran, permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan serta
alternatif pemecahan masalah.
Sistem Penerimaan Kas pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani masih
menggunakan sistem yang sederhana, yang tentunya banyak menemukan kendala-
kendala yang dihadapi.
Dengan analisa yang baik dari Sistem Penerimaan Kas yang berjalan pada
KAP. Hadisoeryo dan Maharani, memudahkan penulis dalam menemukan
permasalahan yang ada, sehingga penulis dapat mengusulkan sistem usulan.
3.2. Tinjauan Perusahaan
KAP. Hadisoeryo dan Maharani adalah Perusahaan yang bergerak dibidang
jasa Audit dan Pajak. Maksud dan tujuan dari pendirian KAP. Hadisoeryo dan
Maharani ini yaitu menjalankan usaha dibidang Audit dan Pajak di jakarta, membuka
lapangan kerja baru yang mampu menyerap tenaga kerja. Selain itu pula KAP
Hadisoeryo dan Maharani juga bertujuan membantu masalah bisnis keuangan dengan
jasanya seperti konsultasi keuangan maupun penilian kesehatan perusahaan .
3.2.1. Sejarah Perusahaan
KAP. Hadisoeryo dan Maharani didirikan pada 1987 oleh Drs. Johnny
Hadisoeryo,MBA,CPA dan Dra. Maharani H., CPA. KAP. Hadisoeryo dan Maharani
adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang jasa audit dan pajak dengan modal
awalnya sebesar Rp 150.000.000. Modal ini merupakan modal yang diambil dari
modal pribadi. Sejak didirikannya perusahaan, telah banyak karyawan yang
direkrutnya. Dan sampai sekarang sekitar 25 karyawan yang bekerja diperusahaan
tersebut.
Dengan semakin ketatnya persaingan bisnis khususnya dibidang jasa dan
pajak ini, memaksa perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik, tanpa
mengesampingkan kwalitas dan harganya. Dalam perkembangannya KAP.
Hadisoeryo dan Maharani memiliki visi yaitu memberikan service terbaik dan dapat
diandalkan.
D ivisi Keuangan
M anging Partner
Partner
D ivisi Auditing D ivisi Pajak D ivisi Personalia
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi sangat penting dalam perusahaan. Setiap perusahaan harus
memiliki organisasi yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan
jelas, sehingga dapat berfungsi secara maksimal. Bentuk dari organisasi ada berbagai
macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi
masing-masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.
Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi,
pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur
organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga
merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab
terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.
Sebagaimana penjelasan diatas, KAP. Hadisoeryo dan Maharani berusaha
menggunakan strutur perusahaan yang baik dan sesuai dengan tujuan dari perusahaan.
Berikut struktur organisasi dari KAP. Hadisoeryo dan Maharani :
Sumber : Arsip KAP. Hadisoeryo dan Maharani
Gambar III.I Struktur Organisasi KAP. Hadisoeryo dan Maharani
Tugas dan Fungsi dari masing–masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan
A. Managing Partner
Managing Partner bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-
hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan.
Tugas dari Managing Partner yaitu :
1. Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh pekerjaan audit dan pajak
untuk dilaporkan ke klien
2. Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atas nama
perusahaan
3. Mengawasi pelaksanaan tugas dan merencanakan program kerja.
4. Mengadakan teguran, pengawasan dan peringatan terhadap tingkah
laku pegawai perusahaan.
5. Menghadiri PPL yang dilaksanakan oleh IAPI.
B. Partner
Partner memiliki tanggung jawab membantu Managing Partner dalam
menjalankan Perusahaan, tugasnya:
1. Mereview laporan audit maupun pajak dari Divisi Auditing dan Divisi
Pajak.
2. Mewakili Managing Partner dalam menghadiri pelatihan maupun PPL.
3. Membantu Managing Partner mengawasi tugas dan merencanakan
program kerja
4. Melakukan pendekatan/lobby terhadap klien atau calon klien.
5. Mengesahkan/menentukan Harga dari suatu jenis jasa.
C. Divisi Keuangan
Bertanggung jawab atas arus keuangan didalam suatu perusahaan. Bagian ini
merupakan bagian yang amat penting. Adapun tugas-tugas dari bagian keuangan,
yaitu :
1. Membuat Surat Penawaran Harga
2. Membuat Surat Pengantar
3. Membuat Surat Perikatan
4. Melaksanakan pembukuan
5. Membuat rekapitulasi keuangan
6. Membuat Kuitansi tagihan
7. Membuat laporan keuangan
8. Mencatat transaksi yang terjadi diperusahaan
D. Divisi Auditing
Merupakan bagian yang bertugas untuk pekerjaan Audit. Adapun tugas dari
Divisi Auditng adalah sebagai berikut:
d. Memeriksa data-data yang diperlukan dari klien untuk dianalisis
e. Menjaga rahasia data-data klien
f. Membuat progress report audit
g. Secara berkala mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh IAPI
ataupun lembaga lain
h. Mereview hasil audit dengan Partner dan Managing Partner
i. Mengarsip laporan keuangan klien
E. Divisi Pajak
Merupakan bagian yang bertugas untuk pekerjaan Pajak. Adapun tugas dari
Divisi Pajak adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa data-data yang diperlukan dari klien untuk dianlisis
2. Menjaga kerahasiaan data-data klien
3. Membuat progress report pajak
4. Mereview hasil pekerjaan pajak dengan Partner dan Managing Partner
F. Divisi Personalia
Mempromosikan karyawan, memberikan pertimbangan dan penilaian atas
pelaksanaan kerja bawahan.
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Prosedur sistem akuntansi berjalan penerimaan kas pada KAP. Hadisoeryo
dan Maharani adalah sebagai berikut :
1. Proses Penerimaan Klien
Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga
(SPH) dari divisi keuangan ke klien, kemudian klien memberikan kembali
surat penawaran harga (SPH acc klien) tersebut ke divisi keuangan yang
sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut diteruskan ke
partner untuk diacc. Setelah surat penawaran harga diacc (SPH acc partner),
lalu diarsipkan dalam arsip surat penawaran harga selanjutnya dibuatkan surat
pengantar dua rangkap (SP1 dan SP2) dan surat perikatan kerja dua rangkap
(SPK1 dan SPK2). SP1, SPK1 dan SPK2 diberikan ke klien, SP2 diarsipkan.
Setelah SPK2 ditandatangani klien kemudian dikembalikan ke bagian
keuangan lalu diarsipkan ke arsip surat perikatan kerja.
2. Proses Penagihan
Berdasarkan surat pengantar dari arsip surat pengantar (SP2), surat penawaran
harga dari arsip surat penawaran harga yang telah di acc partner (SPH acc
partner) dan surat perikatan kerja dari arsip surat perikatan kerja (SPK2),
maka bagian keuangan membuatkan Kwitansi tagihan yang akan diberikan ke
pelanggan sebanyak dua rangkap (KW1 dan KW2), dimana KW1 diberikan
kepada klien dan KW2 dimasukkan kedalam arsip.
3. Proses Penerimaan Kas
Setelah klien menerima Kwitansi tagihan (KW1), maka selanjutnya kewajiban
pelanggan untuk membayar tagihan. Pembayaran oleh pelanggan dapat
dilakukan secara tunai dan dapat juga via giro. Bila pembayaran dari klien
dilakukan via giro, maka pelanggan menyerahkan giro ke bagian keuangan,.
Setelah giro dari pelanggan diterima, bagian keuangan kemudian mengcopy
giro dan dimasukkan kedalam arsip giro setelah itu menyetorkan giro asli ke
Bank. Dan didapatkan bukti setor yang kemudian diarsipkan di arsip bukti
setor.Dan dengan cara tunai klien dapat langsung membayar langsng ke
bagian keuangan, dengan Kwitansi sebagai alat bukti. (KW1)
4. Proses Laporan Penerimaan Kas
Dari arsip giro dan arsip bukti setor, didapatkan data penerimaan kas yang
akan digunakan untuk pembuatan laporan penerimaan kas bulanan yang
nantinya akan diberikan ke Managing Partner.
3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan
Diagram Alir Data sistem akuntansi dimaksud untuk menjelaskan dan
menggambarkan secara logik tentang sistem yang berada diperusahaan.
A. Diagram Konteks
Partner
Sistem Penerimaan Kas Pada KAP.
Hadisoeryo dan Maharani
Managing Partner
Klien Bank
SPH acc klien, SPK2 acc klien,
Giro
SPH, SPK1,SPK2 SP1, KW1
Laporan Penerimaan Kas
Bulanan
Bukti Setor
Giro
SPH acc klienSPH acc pertner
Keterangan :
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan
SP : Surat Pengantar SPH : Surat Penawaran Harga
KW : Kwitansi SPK : Surat Perikatan Kerja
B. Diagram Nol
1.0
Penerimaan
Klien
Partner
4.0
Laporan
Penerimaan
Kas
2.0
Penagihan
3.0
Penerimaan
Kas
SPK1, SPK2, SP1, SPH
SPH acc klien, SPK2 acc klien
SPH acc partner
SPH acc klien
Arsip SPH
Arsip SP
Arsip SPK
SPH acc partner SPK2 acc Klien
SP2
SP2
SPH acc Partner SPK2 acc klien
KW1
Arsip Kwitansi
KW2
KW2
Giro1, KW1
Bank
Giro1
Bukti Setor
Arsip Giro Arsip Bukti Setor
Laporan Penerimaan Kas Bulanan
Copy Giro
Copy Giro
Bukti Setor
Bukti Setor
KW1
Managing
Partner
Klien
Keterangan :
SP : Surat Pengantar SPH : Surat Penawaran Harga
KW : Kwitansi SPK : Surat Perikatan Kerja
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan
C. Diagram Detail
1.0
Pembuatan
SPH
SPH acc klienSPH acc klien
SPH acc partner
1.2
Pembuatan
SPK1
SPK1
SPH acc partner
Arsip SPK
Arsip SP
Arsip SPH
SPK2 acc klien
SPK2
SPH
1.3
Pembuatan
SPK2
1.4
Pembuatan
SP
SPK2 acc klien
SPH acc partner
SP1
SP2
SPK2 acc klien
SPH acc partner
Klien Partner
Keterangan :
SP : Surat Pengantar SPK : Surat Perikatan Kerja
SPH : Surat Penawaran Harga
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan
D. Diagram Detail
Klien
3.1
Pembayaran
Pelanggan
Giro
Giro1
Arsip Kwitansi
Arsip Giro
3.2
Pembayaran
Pelanggan
TunaiKW1
KW2
Giro2
Klien
3.1
Pembayaran
Pelanggan
Giro
Giro1
Arsip Kwitansi
Arsip Giro
3.2
Pembayaran
Pelanggan
TunaiKW1
KW2
Giro2
Klien
3.1
Pembayaran
Pelanggan
Giro
Giro1
Arsip Kwitansi
Arsip Giro
3.2
Pembayaran
Pelanggan
TunaiKW1
KW2
Copy Giro
Giro1
Bukti Setor
Bank
Arsip Bukti Setor
KW1
Bukti
Setor
Bukti
Setor
Bukti
Setor
Keterangan :
KW : Kwitansi
3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan
Kamus Data atau Data Dictionary adalah adalah katalog fakta dan kebutuhan
– kebutuhan informasi. Berikut ini kamus data sistem pendapatan pada KAP.
Hadisoeryo dan Maharani.
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan
I. Nama arus data : Giro
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Klien–Proses 3.0
Arsip Giro-Proses 4.0
Penjelasan :Untuk pembayaran atas tagihan
Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = No_Giro+Tgl
Keterangan :
No_Giro *No. Referensi Giro*
Tgl *Tanggal pemberian Giro*
Isi = tgl+jumlah+no_rek+nama_perusahaan+nama_bank
Keterangan :
tgl *tanggal pencairan*
jumlah *Jumlah uang*
no_rek *No. Rek. KAP*
Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan
nama_bank *Bank yang dituju*
2. Nama Arus Data : Bukti Setor
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Bank-Proses 3.0
Arsip Bukti Setor-Proses 4.0
Penjelasan : Digunakan untuk bukti pembayaran dan sebagai bukti
setor ke Bank
Periode : Setiap terjadi transaksi
Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.
Struktur : Header+Isi+Footer
Header = tgl+Jenis_Transaksi
Keterangan :
Tgl *tanggal terjadi transaksi*
Jenis_Transaksi *jenis transaksi yang dilakukan*
Isi = nama_perusahaan+nama_bank+no_rek
+nama_karyawann+alamat_karyawan+sumber_Dana+1
{Bank_tertarik+Nomor_cek/BG+Valuta+Nominal}+Ju
mlah +Terbilang+Biaya_Transaksi
Keterangan :
Nama_perusahaan *nama perusahaan*
No._Rek *No Rekening Perusahaan*
Nama_Bank *Nama bank*
Nama_karyawan *Nama karyawan penyetor*
Alamat_karyawan *Alamat dan penyetor*
Sumber_dana_transaksi *Jenis setoran*
Bank_tertarik *Nama Bank yang disetor*
Nomor_cek/BG *Nomor Bilyet Giro*
Valuta *Jenis Mata Uang*
Nominal *Jumlah uang disetor*
Jumlah *Total setoran*
3. Nama Arus Data : Surat Penawaran Harga
Alias : SPH
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Klien-proses 1.0
Arsip SPH-Proses 2.0
Penjelasan : Digunakan untuk penawaran harga kepada klien
Periode : Setiap terjadi penawaran
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien *nama klien perusahaan*
Alamat_klien * Alamat klien*
Isi = isi surat+biaya
Format = Text
Footer =nama_partner+nama_pimpinan_klien
Keterangan :
Nama_partner *nama partner perusahaan*
Nama_pimpinan_klien *nama pinpinan klien*
4. Nama Arus Data : Surat Perikatan Kerja
Alias : SPK
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Klien-proses 1.0
Penjelasan : Digunakan untuk perjanjian kerjasama
Periode : Setiapsurat penawaran harga disetujui
Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.
Struktur : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien *nama klien*
Alamat_klien *alamat klien*
Isi = isi_surat+biaya
Format = text
Footer = nama_partner+nama_pimpinan_klien
Keterangan :
Nama_partner *nama partner perusahaan*
Nama_pimpinan_klien *nama pimpinan klien yang berwenang*
5. Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : KW
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Klien-Porses 3.0
Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran
Periode : Setiap kali terjadi pembayaran
Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien *nama klien *
Alamat *Alamat Klien*
Isi = biaya+jumlah
Keterangan :
Biaya *biaya yang harus dibayar oleh klien*
Jumlah *jumlah total dari biaya yang harus dibayar*
Footer = tgl+nama_karyawan
Keterangan :
tgl *tanggal pembuatan kwitansi *
nama_karawan *karyawan yang berwenang membuat kwitansi*
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama arus data : Surat Pengantar
Alias : SP
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 1.0-Klien
Proses 1.0-Arsip Surat Pengantar
Penjelasan : Sumber data pembuatan Daftar Tagihan
Periode : Setiap terjadi pengantaran dokumen
Volume : Rata–rata 30 kali setiap bulan
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien+tgl+alamat_perusahaan
Keterangan :
Nama_klien *nama_klien*
Alamat_klien *alamat_klien*
Tgl *tanggal dikirimnya surat pengantar tersebut*
Alamat_perusahaan *alamat Perusahaan*
Isi =*keterangan*
Footer = nama_karyawan
Keterangan :
Nama_karyawan *nama pengirim*
2.. Nama Arus Data : Surat Penawaran Harga
Alias : SPH
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 1.0-Klien
Proses 1.0-Partner
Proses 1.0-Arsip SPH
Penjelasan : Digunakan untuk penawaran harga kepada klien
Periode : Setiap terjadi penawaran
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien *nama klien perusahaan*
Alamat_klien * Alamat klien*
Isi = isi surat+biaya
Format = Text
Footer =nama_partner+nama_pimpinan_klien
Keterangan :
Nama_partner *nama partner perusahaan*
Nama_pimpinan_klien *nama pinpinan klien*
3. Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : KW
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2.0–Kien
Proses 2.0–Arsip Kwitansi
Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran
Periode : Setiap kali terjadi pembayaran
Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien *nama klien *
Alamat *Alamat Klien*
Isi = biaya+jumlah
Keterangan :
Biaya *biaya yang harus dibayar oleh klien*
Jumlah *jumlah total dari biaya yang harus dibayar*
Footer = tgl+nama_karyawan
Keterangan :
tgl *tanggal pembuatan kwitansi *
nama_karawan *karyawan yang berwenang membuat kwitansi*
4. Nama Arus Data : Surat Perikatan Kerja
Alias : SPK
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 1.0-Klien
Proses 1.0-Arsip SPK
Penjelasan : Digunakan untuk perjanjian kerjasama
Periode : Setiapsurat penawaran harga disetujui
Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.
Struktur : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien *nama klien*
Alamat_klien *alamat klien*
Isi = isi_surat+biaya
Format = text
Footer = nama_partner+nama_pimpinan_klien
Keterangan :
Nama_partner *nama partner perusahaan*
Nama_pimpinan_klien *nama pimpinan klien yang berwenang*
5. Nama arus data = Laporan Penerimaan Kas
Alias = -
Bentuk Data = cetakan Manual
Arus Data = Proses 4.0-Pimpinan
Penjelasan = Sebagai laporan penerimaan kas
Periode = Setiap bulan
Volume = Satu kali dalam sebulan
Struktur data = Header+Isi+Footer
Header = alamat_perusahaan
Keterangan :
Alamat_perusahaan *alamat perusahaan*
Isi =
1{No+tgl+nama_klien+jenis_jasa+jumlah+keterangan}
8+Total
Format = Tabel
Keterangan :
No *No Urut*
Tgl *tanggal diterima uang dari klien*
Nama_klien *Nama klien*
Jumlah *Jumlah pendapatan dari jasa*
Keterangan *keterangan *
Total *Total Keseluruhan pendapatan*
Footer = tgl+nama_karyawan
Tgl *tanggal dibuatkan laporan*
Nama_karyawan *nama karyawan yang berwenang membua laporan*
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses–proses
yang terjadi didalam sistem akuntansi berjalan yang memerlukan dokumen masukan
untuk mendukung berjalannya proses utuk menghasilkan dokumen keluaran. Adapun
spesifikasi sistem akuntansi berjalan pada Perusahaan Pratison Piranti Service adalah
sebagai berikut :
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama dokumen : Giro
Fungsi : Untuk pembayaran atas tagihan
Tujuan : Arsip Bagian Keuangan
Sumber : Klien
Frekuensi : Setiap pembayaran
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama dokumen : Bukti Setor
Fungsi : Bukti Setor Bank
Sumber : Klien dan Arsip bukti setor
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap Penyetoran ke Bank
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga
Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : klien
Frekuensi : Setiap memulai transaksi
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja
Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan kas
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-5
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama dokumen : Surat Pengantar
Fungsi : Bukti telah diterimanya dokumen
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setiap Penggiriman dokumen
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga
Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : klien
Frekuensi : Setiap memulai transaksi
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan kas
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran B-3
4. Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja
Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran B-4
5. Nama dokumen : Laporan Penerimaan Kas
Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas bulanan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Pimpinan
Frekuensi : Satu kali dalam sebulan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-5
3.7. Permasalahan
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa maka penulis dapat
mengemukakan beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu :
1. Pembuatan dan perhitungsn transaksi masih menggunakan cara manual
sehingga data yang dihasilkan masih belum akurat.
2. Laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu
3. Kerangkapan pekerjaan menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan
atau transaksi.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam mengatasi masalah ini maka penulis mengajukan alternatif pemecahan
masalah yaitu dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan
pertimbangan sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan komputer data yang dihasilkan akan lebih akurat
2. Pembuatan laporan tidak terlambat kaarena menggunakan tenaga mesin
3. Laporan yang dihasilkan tepat waktu
4. Adanya pemisahan tugas diantara bagian–bagiannya agar kesalahan dalam
pembuatan laporan dapat diminimalisir.
5. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi
kecurangan dan kesalahan manusia ( Human Error ).
59
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dengan semakin berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani
aspek kehidupan diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas
kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem
komputerisasi. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan
yang dihadapi oleh KAP Hadisoeryo dan Maharani, maka pada bab ini penulis
mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem penggajian yang telah
berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani.
Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem
berjalan yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru
yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan
permasalahannya yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dengan
adanya sistem baru ini, maka masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan :
1. ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang
dibutuhkan.
2. mengefisiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain
yang dibutuhkan.
3. ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan
seketika akan dapat dipercaya dan langsung diketahui kebenarannya.
Penulis berusaha untuk membantu dan mencapai tujuan dalam pengembangan
sistem yang sudah ada agar lebih efisien. Prosedur standar yang berlaku pada KAP.
Hadisoeryo dan Maharani tetap berlaku dan lebih utama,
4.2 Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
Proses Penerimaan kas pada sistem usulan sama dengan prosedur sistem
berjalan, namun hanya ditambah sedikit perubahan-perubahan, mengingat sistem
yang berjalan masih menggunakan manual, maka penulis mencoba mengusulkan
dengan menggunakan bahasa pemrograman visual Basic , adapun prosedur-prosedur
tersebut :
1. Proses Penerimaan Klien
Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga
(SPH) dari divisi keuangan ke klien berdasarkan data klien, kemudian klien
memberikan kembali surat penawaran harga (SPH acc klien) tersebut ke divisi
keuangan yang sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut
diteruskan ke partner untuk diacc. Setelah Surat Penawaran Harga diacc (SPH
acc partner), lalu di simpan dalam File Surat Penawaran Harga (SPH) dan
kedalam arsip SPH, selanjutnya berdasarkan data klien dan data SPH, dibuatkan
data Surat Perikatan Kerja (SPK) yang diarsipkan terlebih dahulu ke dalam
Arsip SPK lalu SPK tersebut di kirimkan kepada klien. Dan berdasarkan Data
SPK maka dibuatkan Surat Pengantar dimana sebelum di kirimkan ke klien
diarsipkan terlebih dahulu ke arsip klien.
2. Proses Penagihan
Berdasarkan File Surat Penawaran Harga (SPH), file Klien dan file Surat
Perikatan Kerja, bagian keuangan akan membuat Invoice yang akan diberikan
ke klien dan disimpan dalam file Invoice (faktur).
3. Prosedur Penjurnalan
Dalam Proses pembayaran , bagian keuangan akan menerima pembayaran dari
klien dibuatkannya struk bayar yang telah diproses dalam file bayar yang
datanya berasal dari file giro, file rekening dan file invoice. Setelah diproses,
pelanggan akan menerima struk bayar.
4. Proses Perhitungan Kas Masuk
Berdasarkan file bayar dan file invoice, akan dilakukan proses perhitungan
jumlah kas masuk dan akan disimpan ke dalam file penerimaan kas.
5. Proses Pembuatan Jurnal
Proses pencatan data penerimaan kas dimasukan dalam data jurnal lalu
disimpan dalam file jurnal yang berdasarkan data perkiraan yang berasal dari
file perkiraan setelah melakukan proses perhitungan kas masuk. Dalam
pencatatan jurnal ditambahkan nomor jurnal, nomor perkiraan dan jumlah yang
ditempatkan dalam posisi debet dan kredit.
6. Proses Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Jurnal
Dalam proses ini akan dibuatkan laporan penerimaan kas dan laporan jurnal
yang akan diberikan bulanan ke managing partner. Dalam pembuatan laporan
penerimaan kas datanya diperoleh dari data jurnal dalam file jurnal dan data
penerimaan kas dalam file penerimaan kas.
4.3 Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan
Diagram alir data (data flow diagram) pada sistem akuntansi usulan tidak
terlepas dari diagram alir data pada sistem berjalan. Diagram alir data pada sistem
akuntansi usulan ini dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logic
serta mempermudah memahami suatu sistem.
PartnerKomputerisasi Sistem Penerimaan
Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan
Maharani
Managing Partner
Klien
SPH acc klien,
SPH, SPK,Invoice, sturk bayar,
Surat Pengantar
Laporan Penerimaan Kas
Bulanan, Laporan Jurnal
bulanan
SPH acc klien
SPH acc pertner
Bank
Giro
Keterangan :
SPH : Surat Penawaran Harga
SPK : Surat Perikatan Kerja
Gambar IV.1 Diagram Konteks Usulan
Partner
6.0
Data Laporan
Penerimaan Kas
Laporan Penerimaan Kas
bulanan, Laporan Jurnal bulanan
Klien
1.0
Penerimaan
Klien
2.0
Penagihan
3.0
Penerimaan Kas
SPK, SP, SPH
SPH acc
klien,
SPH acc partner
SPH acc klien
File Klien
File SPH
SPH acc Parner
Data Klien,Data SPH
Data Klien Data SPHInvoice
File Invoice
Data Invoice
Struk Bayar File Bayar
Data Giro, Data Invoice ,Data Rekening
File SP
Data SPK
Arsip sph
SPH acc partner
Giro
Arsip Giro
Copy giro
Arsip SPKSPK
File SPK
Data SPH
Data
SP
Data Klien
Data SPK
Arsip SP
SP
Data SPK
Data SPK, Data Klien, Data SPH
Data Perkiraan
5.0
Pembuatan
jurnal
File Perkiraan
File Jurnal
Data perkiraan, Data
Penerimaan Kas
Data Jurnal
4.0
Perhitungan kas
masuk
Data Sturk
Bayar
Data InvoiceData Invoice, Data Bayar
File Penerimaan
KasData Penerimaan
Kas
Data Penerimaan
Kas
SPH acc partner
BankGiro
Managing
Partner
Keterangan :
SP : Surat Pengantar SPK : Surat Perikatan Kerja
Gambar IV.2 Diagram Nol Usulan
Klien
1.0
Pembuatan
SPH
Partner
Data SPH acc klienSPH acc klien
Data SPH acc partner
1.2
Input Klien
SPH Acc Partner
File Klien
File SPK
SPH
1.3
Input SPH
Data Klien
SPH acc partner
File SPH
SPH Acc Partner
SPH acc partner
1.4
Pembuatan
SPK
1.5
Pembuatan SP
Arsip SPH
SPH acc partner
Data SPH
Data SPK
Data SPH
SPK
Arsip SPK
Data Klien
SPK
SPK
Data Klien
Data SPK
Data SPK
File SP
Data SP
Data SPK
SP
Arsip SP
SP
Keterangan :
SP : Surat Pengantar SPK : Surat Perikatan Kerja
Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan
3.1
Penerimaan
Giro
Giro
3.2
Hitung Jumlah
Tagihan
File Rekening
3.3
Cetak Struk
Bayar
File Invoice
Data
Rekening
Data
Invoice
Giro
Data Struk
Bayar
File Bayar
Klien
Data BayarStruk Bayar
Klien
Gambar IV.4 Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan
4.1
Pengecekan
data
Data
Invoice
4.2
Input
Penerimaan
File Invoice
File bayar
Data bayar
Data Invoice
Data
Penerimaan
KasFile Penerimaan
Kas
Gambar IV.5 Diagram Detail 4.0 Sistem Usulan
5.1
Input
Penerimaan
Kas
Data Penerimaan
Kas
5.2
Jurnal
File Penerimaan
Kas
File Rekening
Data
Rekening
Data Penrimaan
Kas
Data Jurnal
File Jurnal
Gambar IV.6 Diagram Detail 4.0 Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan
4.4.1 Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : SPH
Alias : Surat Penawaran
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Computer
Arus Data : Klien – Proses 1.0
Penjelasan : Untuk mengetahui harga yang ditawarkan klien
Periode : Setiap terjadi penawaran
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Isi = isi surat+biaya
Footer =
Nama_partner+nama_pimpinan_klien
2. Nama Arus Data : Giro
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Computer
Arus Data : Klien - Proses 3.0
Penjelasan : Untuk sumber pembuatan Struk Bayar
Periode : Setiap terjadi pembuatan Struk Bayar
Volume : Setiap terjadi pembuatan Struk Bayar
Struktur Data : Header + Isi
Header = Judul
Isi = No_Giro+Keterangan
4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : SPH
Alias : Surat Penawaran
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0 – Klien
Proses 1.0 – File SPH
Proses 1.0 – Arsip SPH
Penjelasan : Penawaran harga ke klien
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul+Nomor_SPH+Nomor_Klien+Nama_Klien
Alamat_Klien+Tanggal_Kirim
Isi =
1{Keterangan+Jenis_jasa+biaya+acc_partner}23
Format = Tabel
Footer
=1{jenis_jasa+biaya+keterangan}23
Format = Tabel
2. Nama Arus Data : SPK
Alias : Surat Perikatan
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0 – Klien
Proses 1.0 – File SP
Proses 1.0 – Arsip SPK
Penjelasan : Perikatan Kerja klien
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul+Nomor_SPH+Nomor_Klien+Nama_Klien
Alamat_Klien+Tanggal_Kirim
Isi =
1{Keterangan+Jenis_jasa+biaya+acc_partner}23
Format = Tabel
Footer
=1{jenis_jasa+biaya+keterangan}23
Format = Tabel
3. Nama Arus Data : SP
Alias : Surat Jalan
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 1.0 – Klien
roses 1.0 – Arsip SP
Penjelasan : Tanda Terima SPK
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul+Nomor_Klien+Nama_Klien
Alamat_Klien+Tanggal_Kirim
Isi = Nomor_SPK
4. Nama Arus Data : Invoice
Alias : Tagihan
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 2.0 – Klien
Penjelasan : Tagihan kepada klien
Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header =
Judul+Nomor_Invoice+Nomor_Klien+Nama_Klien
Alamat_Klien+Tanggal_Kirim
Isi =
1{Jenis_jasa+Keterangan}23
Format = Tabel
5. Nama Arus Data : Struk Bayar
Alias : Kwitansi
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 3.0 – Klien
Penjelasan : Tanda terima pembayaran klien
Volume : Rata–rata 4 kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Tanggal_transaksi+nomor_Invoice
Isi =
1{Nomor_sturk+nomor giro+nomor_rekening+kode
pelanggan+nama_pelanggan+jumlah_pembayaran}23
Format = Tabel
6. Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Kas
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 6.0 – Pimpinan
Penjelasan : Digunakan untuk laporan penerimaan kas
Periode : Setiap pembuatan laporan penerimaan kas
Volume : Satu kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi =
1{no_kas+no_struk+tanggal_transaksi+total_
penerimaan}23
Format = Tabel
7. Nama Arus Data : Laporan Jurnal
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual
Arus Data : Proses 6.0 – Pimpinan
Penjelasan : Digunakan untuk laporan Jurnal
Periode : Setiap Pembuatan jurnal
Volume : Satu kali setiap bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi =
1{No_jurnal+no_perkiraan+nama_perkiraan+no_
Kas+tanggal_trans
aksi+debet+kredit}23
Format = Tabel
4.5 Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan
Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapat dokumen-dokumen yang
dipergunakan dalam proses-proses penerimaan kas. Dokumen-dokumen tersebut
meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran.
4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen
masukan yang berasal dari lingkungan dalam atau dari lingkungan organisasi.
Adapun dokumen-dokumen input adalah :
2. Nama Dokumen : Surat Penawaran
Harga
Fungsi : Untuk mengetahui Penawaran dari klien
Sumber : Klien
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap ada penawaran dari klien
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran C-1
b. Nama Dokumen : Data Giro
Fungsi : Sebagai sumber pembuatan
Struk Bayar
Sumber : File Giro
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap pembuatan Struk bayar
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran C2
4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen
keluaran yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil
pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Surat Penawaran Harga
Fungsi : Untuk mengetahui Penawaran dari klien
Sumber : Kepala Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setiap ada penawaran dari klien
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran D-1
b. Nama Dokumen : Surat Perikatan Kerja
Fungsi : Untuk Dasar perikatan
kerjasama dengan klien
Sumber : Bagian keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setelah SPH disetujui Partner
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran D-2
c. Nama Dokumen : Surat Pengantar
Fungsi : Untuk tanda terima dikirmnya
SPK
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setelah SPK disepakati
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran D-3
d. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai tagihan kepada Klien
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setelah Pekerjaan dimulai
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran D-4
e. Nama Dokumen : Stuk Bayar
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setelah Pembayaran Diterima
Media : Cetakan Komputer
Bentuk : Lampiran D-5
f. Nama dokumen : Laporan Penerimaan Kas
Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas bulanan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Pimpinan
Frekuensi : Satu kali dalam sebulan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran D-6
g. Nama dokumen : Laporan Jurnal
Fungsi : Sebagai Laporan Jurnal
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Pimpinan
Frekuensi : Satu kali dalam sebulan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran D-7
4.5.3 Normalisasi File
Untuk lebih memudahkan dalam perancangan spesifikasi file sistem usulan,
penulis membuat normalisasi mulai dari bentuk tidak normal hingga normal kedua.
Adapun normalisasi tersebut adalah :
A. Bentuk Tidak Normal (Unormalized Form)
Tabel IV.1
Normalisasi Tidak Normal (Unormalized Form)
No_Pengantar
No_klien
Nama_klien
Alamat_klien
Tgl_Pengantar
No
Keterangan
Jumlah_barang
No_SPH
No_klien
Nama_klien
Alamat_klien
Tgl_SPH
No
Keterangan
Jenis_jasa
Biaya
Biaya
Tgl_transaksi
No_klien
Nama_klien
Alamat_klien
No_telp
No_giro
Keterangan
No_rekening
Nama_rekening
Nama_Bank
Kd_perkiraan
Nama_perkiraan
Nomor_klien
Nama_klien
Alamat_klien
Nomor_invoice
No_SPK
Jenis_Jasa
Keterangan
Biaya
Jumlah
Tgl_stuk
Jumlah
Tgl_transaksi
No_invoice
No_kas
no_struk
Tgl_transaksi
Terima_dari
Total_penerimaan
No_jurnal
Jenis_Jasa
Keterangan
Biaya
Jumlah
Tgl_stuk
Jumlah
Tgl_transaksi
No_invoice
No_kas
no_struk
Tgl_transaksi
Terima_dari
Total_penerimaan
No_jurnal
Acc_Partner
Jenis jasa
Biaya
Keterangan
No_SPK
No_SPH
No_klien
Nama_klien
Alamat_klien
Tgl_SPK
No
Jenis_Jasa
Keterangan
B. Bentuk normalisasi kesatu (1NF/First Normal Form)
Tabel IV.2
Normalisasi Kesatu (1NF/First Normal Form)
No_SPH*
Tgl_SPH
No
Keterangan
Jenis_jasa
Biaya
Acc_partner
No_klien*
Alamat_klien
No_telp
No_SPK*
Tgl_SPK
No_Pengantar*
Tgl_Pengantar
No_Invoice
Jumlah
No_struk*
Tgl_struk
No_rekening*
Nama_rekening
No_giro*
Keterangan_giro
No_kas*
No_jurnal
Debet
Kredit
Kd_perkiraan*
Nama_perkiraan
Jumlah_barang
Tabel Surat Pengantar
C. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form)
Keterangan :
* : Primary key : Hubungan Relasi One to One
** Foreign key :Hubungan Relasi One to Many
Tabel IV.3
Normalisasi Kedua (2 NF/Second Normal Form)
No_Klien*
Nama_klien
Alamat_klien
No_telp
Tabel Klien
No_jurnal*
Debet
Kredit
Tgl_Trans
No_Kas**
No_Perkiraan**
Tabel Jurnal
No_SPH*
Tgl_SPK
No
Keterangan
Jenis_jasa
Biaya
Acc_Partner
No_Klien**
Tabel SPH
No_SPK*
Tgl_SPK
No_SPH**
No_Klien**
Tabel SPK
No_Giro*
Keterangan_giro
Tabel Giro
Kd_perkiraan*
Nama_perkiraan
Tabel Perkiraan No_Rekening*
Nama_Bank
Tabel Rekening
Tabel Bayar
No_Struk*
Tgl_Struk
Total_Penerimaan
No_Invoice**
No_Klien**
No_Rekening**
No_Giro**
No_Kas*
No_Struk**
Tabel Penerimaan Kas
No_Invoice*
Jumlah
No_SPK**
No_Klien**
Tabel Invoice
No_Pengantar*
No_SPK**
No_Klien**
Tabel Jurnal
D. Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF/ Thrid Normal Form)
Keterangan :
* : primary key : Hubungan Relasi One to One
** : Foreign key : Hubungan Relasi One to many
Tabel IV.4
Bentuk Normalisasi 3 NF (Second Normal Form
No_Pengantar*
No_SPK**
No_Klien**
No_Klien*
Nama_klien
Alamat_klien
No_telp
Tabel Klien
No_jurnal*
Debet
Kredit
Tgl_Trans
No_Kas**
No_Perkiraan**
Tabel Jurnal
No_SPH*
Tgl_SPH
No
Keterangan
Jenis_jasa
Biaya
Acc_Partner
No_Klien**
Tabel SPH
No_SPK*
Tgl_SPK
No_SPH**
No_Klien**
Tabel SPK
Kd_perkiraan*
Nama_perkiraan
Tabel
Perkiraan
No_Rekening*
Nama_Bank
Tabel Rekening
Tabel Struk
No_Struk*
Tgl_Struk
Total_Penerimaan
No_Invoice**
No_Klien**
No_Rekening**
No_Giro**
No_Kas*
No_Struk**
Tabel Penerimaan Kas
No_Invoice*
Jumlah
No_SPK**
No_Klien**
Tabel Invoice
Debet
Kredit
No_Jurnal**
No_Perkiraan*
*
No_Giro*
Keterangan_giro
Tabel
Giro
4.5.4 Spesifikasi File
A. File Klien
Nama File : File Klien
Akronim : Klien
Type File : Master
Organisasi File : Index Sequential
Kunci File : No_klien
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 68 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.5 Spesifikasi File Data Klien
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Klien No_klien Character 6 Primary Key
2 Nama Klien Nama_Klien Charakter 25
3 Alamat Klien Alamat_Klien Charakter 25
4 No Telepon Klien No_telp Numeric 12
B. File Rekening
Nama File : File Rekening
Akronim : Rekening
Type File : Master
Organisasi File : Index Sequential
Kunci File : No_Rek
Media File : Harddisk
Panjang Record : 31 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.6 Spesifikasi File Rekening
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Rekening No_Rekening Charakter 6 Primary key
2 Nama Bank Nama_Bank Charakter 25
C. Spesifikasi File Perkiraan
Nama File : File Perkiraan
Akronim : Perkiraan
Organisasi File : Index Sequential
Kunci File : Kd_Perkiraan
Media File : Harddisk
Panjang Record : 32 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.7 Spesifikasi File Perkiraan
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Perkiraan Kd_Perkiraan Charakter 4 Primary Key
2 Nama Perkiraan Nama_Perkiraan Charakter 25
D. File Surat Penawaran Harga
Nama File : File Surat Penawaran Harga
Akronim : Surat Penawaran Harga
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Kunci File : No_SPH
Media File : Harddisk
Panjang Record : 82 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.8 Spesifikasi File Surat Penawaran Harga
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Surat Penawaran Harga No_SPH Character 6 Primary Key
2 Tanggal kirim Tgl_SPH Date 8
3 Jenis Jasa Jenis_Jasa Charakter 25
4 Biaya Biaya Numeric 12
5 Acc Partner Acc_Partner Charakter 25
6 Nomor Klien No_Klien Charakter 6 Foreign Key
E. File Surat Perikatan Kerja
Nama File : File Surat Perikatan Kerja
Akronim : Surat Perikatan Kerja
Organisasi File : Index Sequential
Kunci File : No_SPK
Media File : Harddisk
Panjang Record : 76 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.9 Spesifikasi File Surat Perikatan Kerja
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Surat
Perikatan Kerja
No_SPK Character 6 Primary Key
2 Tanggal kirim Tgl_SPK
3 Jenis Jasa Jenis_Jasa Character 25
4 Keterangan Slip_Gaji Character 25
5 Biaya Biaya Currency 8
6 Nomor Surat
Penawaran Harga
No_SPH Character 6 Foreign Key
7 Nomor Klien No_Klien Character 6 Foreign Key
F. File Surat Jalan
Nama File : File Surat Pengantar
Akronim : Surat Jalan
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Kunci File : No_Pengantar
Media File : Harddisk
Panjang Record : 68 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.10 Spesifikasi File Surat Pengantar
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Surat Jalan No_Pengantar Character 6 Primary
3 Nama Klien Nama_klien Character 25
4 Alamat Klien Alamat_Klien Character 25
5 Nomor Klien No_Klien Character 6 Foreign Key
6 Nomor Surat
Perikatan Audit
No_SPK Character 6 Foreign Key
G. File Invoice
Nama File : File Invoice
Akronim : Invoice
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Kunci File : No_Invoice
Media File : Harddisk
Panjang Record :128 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.11 Spesifikasi File Invoice
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Invoice No_Invoice Character 6 Primary
2 Nama_Klien Nama_Klien Character 25
3 Alamat_Klien Alamat_Klien Character 25
4 Jenis Jasa Jenis_Jasa Character 25
5 Keterangan Keterangan Character 25
6 Biaya Biaya Currency 8
7 Nomor Klien No_Klien Character 6 Foreign Key
8 Nomor SPK No_SPK 6 Foreign Key
H. File Bayar
Nama File : File Bayar
Akronim : Struk Bayar
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Kunci File : No_Struk
Media File : Harddisk
Panjang Record : 69 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.12 Spesifikasi File Bayar
No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket
1 Nomor Struk No_Struk Character 6 Primary
2 Tanggal_Struk Tgl_Struk Date 8
3 Nama_Klien Nama_klien Character 25
4 Total Penerimaan Total_Penerimaan Numeric 8
5 Nomor Invoice No_Invoice Character 6 Foreign Key
6 Nomor Giro No_Giro Character 6 Foreign Key
7 Nomor Klien No_Klien Character 6 Foreign Key
8 Nomor Rekening No_Rekening Character 6 Foreign Key
I. File Penerimaan Kas
Nama File : File Penerimaan Kas
Akronim : Penerimaan Kas
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Kunci File : No_Kas
Media File : Harddisk
Panjang Record : 64 Byte
Software : Microsoft Access
Tabel IV.13 Spesifikasi File Penerimaan Kas
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Nomor Kas No_Kas Character 6 Primary Key
2 Tanggal Transaksi Tgl_Trans Date 8
3 Terima Dari Trm_Dari Character 25
4 Jumlah Kas Jml_Kas Currency 8
5 Total Ttl Currency 8
6
Nomor Struk
Bayar No_Struk Character 6 Foreign Key
H. File Jurnal
Nama File : File Jurnal
Akronim : Jurnal
Fungsi : Untuk menyimpan data Jurnal
Tipe File : File Laporan
Organisasi File : Index Sequential
Panjang Record : 51 Byte
Media : Harddisk
Kunci Field : No_Jur
Software : Microsoft Access
Tabel IV.14 Spesifikasi File Jurnal
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Nomor Jurnal No_Jurnal Character 3 Primary Key
2 Nama _Perkiraan Nama_perkiraan Character 12
3
Tanggal
Transaksi Tgl_Trans Date 8
4 Debet Debet Currency 8
5 kredit Kredit Currency 8
6 Nomor Perkiraan Kd_Perkiraan Character 4 Foreign Key
7 Nomor Kas No_Kas Character 6 Foreign Key
I. File Jurnal Detail
Nama File : File Jurnal Detail
Akronim : Jurnal Detai
Fungsi : Untuk menyimpan data Jurnal Detail
Tipe File : File Laporan
Organisasi File : Index Sequential
Panjang Record : 22 byte
Media : Harddisk
Kunci Field : No_Jur
Software : Microsoft Access
Tabel IV.15 Spesifikasi File Jurnal Detail
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Debet Debet Currency 8
2 Kredit Kredit Currency 8
3 Nomor Jurnal No_Jurrnal Character 3 Foreign Key
4 Nomor Perkiraan No_Perkiraan Character 4
Foreign
Key
4.5.5 Struktur Kode
Pemakaian kode ini berfungsi untuk mengidentifikasi data yang akan digunakan
untuk pemrosesan. Adapun tujuan pemakaian kode ini adalah :
1. Kode Nomor Urut Klien
Fungsi : untuk memudahkan dalam pengkodean klien
Type : Karakter
Panjang : 5 Digit
Format :
Contoh :
2. Kode SPH
Fungsi : untuk memudahkan dalam pembuatan SPH
Type : Karakter
Panjang : 6 Digit
Format :
No urut klien
Kelompok Klien
K L 9 9 9
K
L
0 0 0 7
No urut slip SPH
Kelompok SPH
S P H 0 0 1
Contoh :
3. Kode SPK
Fungsi : untuk memudahkan dalam pembuatan SPK
Type : Karakter
Panjang : 6 Digit
Format :
Contoh :
4. Kode Surat Pengantar
Fungsi : untuk memudahkan dalam pembuatan Surat Pengantar
Type : Karakter
Panjang : 5 Digit
S
P
H 0 2 1
S
P
K 0 2 2
No urut SPK
Kelompok SPK
S P K 9 9 9
Format :
Contoh:
5. Kode Invoice
Fungsi : untuk memudahkan dalam pembuatan Invoice
Type : Karakter
Panjang : 6 Digit
Format :
Contoh :
I N
V 0 2 2
No urut Surat Pengantar
Kelompok Surat Pengantar
S P 9 9 9
S
P
0 2 0
No urut Invoice
Kelompok Invoice
I N V 9 9 9
6. Kode Struk Bayar
Fungsi : untuk memudahkan dalam pembuatan Struk Bayar
Type : Karakter
Panjang : 5 Digit
Format :
Contoh :
7. Kode Rekening
Fungsi : untuk memudahkan dalam pembuatan Rekening
Type : Karakter
Panjang : 4 Digit
Format :
No urut Struk Bayar
Kelompok Struk Bayar
S B 9 9 9
S
B
0 5 0
Golongan Kas
Kelompok Aktiva
Golongan Aktiva Lancar
9 9 9 9
Kas Kecil
Contoh :
10. Kode Nomor Jurnal
Fungsi : Untuk memudahkan dalam pembuatan jurnal
Type : Karakter
Panjang : 3 Digit
Format :
X X 9
Nama Perkiraan
Kelompok Jurnal
Contoh :
J U 1
Keterangan:
JU : Singakat dari Jurnal Umum
11. Kode Nomor Kas
Fungsi : Untuk memudahkan dalam pencairan no jurnal
Type : Karakter
Panjang : 6 Digit
0
7
0 4
Format :
Contoh :
4.5.6 Spesifikasi Program
Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh sistem
kita membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan. Spesifikasi
program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakan dalam sistem
usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu alat dokumentasi
program yang dikenal dengan metode HIPO ( Hirarchy of Input Proses Output )
yang merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi program yang
di buat :
No urut Kas Masuk
Tahun Kas Masuk
Bulan Kas Masuk
9 9 9 9 9 9
9 9 9
0
7
0 5 0 2
LOGIN
0.0
Menu Utama
5.0
Exit
2.0
Menu Transaksi
0.0
2.1
SPH
2.0
2.2
SPK
2.0
2.3
Pengantar
2.0
3.0
Laporan
0.0
3.1
Peneriman Kas
3.0
3.2
Laporan Jurnal
3.0
4.0
Utility
0.0
4.1
Back Up
4.0
4.2
Password
4.0
1.0
Menu Master
0.0
1.0
Klien
1.0
1.2
Rekening
1.0
2.4
Invoice
2.0
2.6
Peneriman Kas
2.0
2.5
Struk
2.0
Gambar IV.7 Diagram HIPO
Spesifikasi program yang diusulkan adalah sebagai berikut :
a. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Login
Paket Program : Login. firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk membuka aplikasi program yang pertama
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-1
Proses Program :
Pada program Login ini pertama kali
1. Masukkan USER ID
2. Masukkan Password
3. OK : Untuk masuk ke dalam program
4. Cancel : Jika tidak jadi masuk ke dalam program
b. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Paket Program : Menu_utama.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk membuka aplikasi program yang pertama
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-2
Proses Program :
Pada program Menu Utama ini terdapat 5 pilihan yaitu :
1. Menu File Master
2. Menu File Transaksi
3. Menu Laporan
4. Menu Utility
5. Exit
Dalam pemilihan menu yang diinginkan user tinggal mengklik atau double klik pada
menu yang diinginkan.
c. Spesifikasi Program Menu Master
Nama Program : Menu Master
Paket Program : Master.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu File Master
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-3
Proses Program :
1. Klik menu utama
2. Klik menu master
3. Klik file klien untuk menampilkan data klien
4. Klik file Rekening untuk menampilkan data Rekening
5. Klik file Giro untuk menampilkan data Giro
6. Klik file Perkiraan untuk menampilkan data Perkiraan
d. Spesifikasi Program Menu Transaksi
Nama Program : Program Menu Transaksi
Paket Program : Transaksi.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menentukan pilihan data transaksi
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-4
Proses Program :
1. Klik menu utama
2. Klik menu transaksi
3. Klik file SPH untuk menampilkan data SPH
4. Klik file SPK untuk menampilkan data SPK
5. Klik file Pengantar untuk menampilkan data Pengantar
6. Klik file Invoice untuk menampilkan data Invoice
7. Klik file Struk untuk menampilkan data Struk Bayar
8. Klik file Jurnal untuk menampilkan data Jurnal
9. Klik file Penerimaan Kas untuk menampilkan Penerimaan Kas
e. Spesifikasi Program Menu Laporan
Nama Program : Menu Laporan
Paket Program : Laporan.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menentukan pilihan data Laporan
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-5
Proses Program :
1. Klik menu utama
2. Klik menu laporan
3. Klik menu cetak Penerimaan Kas untuk mencetak Penerimaan Kas
4. Klik menu cetak laporan jurnal untuk mencetak laporan jurnal.
f. Spesifikasi Program Menu Utility
Nama Program : Menu Utility
Paket Program : Utility.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk membuat data cadangan
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-6
Proses Program :
1. Klik menu utama
2. Klik menu utility
3. Klik menu back-up untuk membuat cadangan file
4. Klik menu password untuk keamanan data
g. Spesifikasi Program Menu Klien
Nama Program : File Klien
Paket Program : Klien.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data klien
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-7
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu master kemudian pilih karyawan
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat data klien
5. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
h. Spesifikasi Program Menu Rekening
Nama Program : File Rekening
Paket Program : Rekening.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data Rekening
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-8
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu master kemudian pilih perkiraan
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data rekening
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
i. Spesifikasi Program Menu SPH
Nama Program : File SPH
Paket Program : SPH.firm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data SPH
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-9
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu SPH
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data SPH
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
j. Spesifikasi Program Menu SPK
Nama Program : File SPK
Paket Program : SPK.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data SPK
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-10
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu SPK
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data SPK
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
k. Spesifikasi Program Menu Pengantar
Nama Program : File Surat Pengantar
Paket Program : Pengantar.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data Surat Pengantar
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-11
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu Pengantar
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data Surat Pengantar
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
l. Spesifikasi Program Menu Invoice
Nama Program : File Invoice
Paket Program : Pengantar.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data Invoice
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-12
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu Invoice
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data Surat Pengantar
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
m. Spesifikasi Program Menu Struk
Nama Program : File Struk Bayar
Paket Program : Struk.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data Invoice
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-13
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu Struk
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data Surat Pengantar
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
n. Spesifikasi Program Menu Jurnal
Nama Program : File Jurnal
Paket Program : jurnal.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-14
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu jurnal
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data Surat Pengantar
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
o. Spesifikasi Program Menu Penerimaan Kas
Nama Program : File Penerimaan Kas
Paket Program : jurnal.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-15
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu transaksi kemudian pilih menu penerimaan kas
1. Add ; Untuk melakukan penambahan data
2. Edit; Untuk melakukan perubahan data
3. Delete; Untuk melakukan penghapusan data
4. Save; Untuk melakukan peyimpanan data
5. Browse; Untuk melihat Data Surat Pengantar
6. Cancel; Untuk melakukan pembatalan data
7. Exit; Untuk Keluar dari menu
p. Spesifikasi Program Laporan Penerimaan Kas
Nama Program : File laporan penerimaan kas
Paket Program : laporan penerimaan kas.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk mencetak laporan penerimaan kas
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-15
Proses Program :
1. Klik menu utama
2. Klik menu laporan kemudian pilih penerimaan kas
3. Klik print untuk mencetak laporan penerimaan kas
4. Pilih bulan yang ingin dilihat laporan penerimaan kasnya.
5. Pilih tahun untuk melihat tahu penerimaan kasnya.
q. Spesifikasi Program Menu Laporan Jurnal
Nama Program : File laporan jurnal
Paket Program : laporan jurnal.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-17
Proses Program :
1. Klik menu utama
2. Klik menu laporan kemudian pilih Laporan Jurnal
3. Pilih bulan yang ingin dilihat laporan Jurnal.
4. Pilih tahun untuk melihat tahun laporan jurnalnya
5. Klik Print untuk mencetak laporan Jurnal
r. Spesifikasi Program Menu Back Up
Nama Program : File Back up
Paket Program : back up.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-18
Proses Program :
1. Klik Pilih Lokasi untuk memilih lokasi file yang akan di Back Up.
2. Klik Pilih Tujuan untuk memilih tujuan file Back Up.
3. Klik Proses untuk memproses Back Up.
4. Klik Bantuan untuk meminta bantuan dan penjelasan.
5. Klik Batal untuk membatalkan proses Back Up.
s. Spesifikasi Program Password
Nama Program : Password
Paket Program : program Password.frm
Akronim Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-19
Proses Program :
Klik menu utama
Klik menu Utility kemudian pilih Password
1. Klik OK untuk mengganti password.
2. Klik Keluar untuk kembali kemenu awal.
4.6 Spesifikasi Sistem Komputer
Pengembangan dari sistem informasi berbasis computer, selain membutuhkan
sumber daya juga dapat memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan dan
melewatkan beberapa tahapan dari mulai system itu direncanakan sampai dengan
system itu diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah
dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak dapat
diatasi dengan tahap pemeliharaan sistem maka perlu dikembangkan kembali pada
proses perencanaan sistem untuk menunjang kebbutuhan akan pengolahan data.
4.6.1 Umum
Dalam suatu sistem komputerisasi tentunya membutuhkan sarana penunjang
yaitu perangkat computer yang ada digunakan dalam proses pengolahan data, dalam
spesifikasi sistem computer yang menggunakan perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware)
4.6.2 Perangkat Keras
Perangkat keras (hardware) adalah keseluruhan komponen peralatan yang
membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan
komputer dapat melaksanakan tugasnya. Adpun perangkat keras yang digunakan
dalam system usulan adalah sebagai berikut :
Processor : 1.6 GHZ
RAM : 512 MB
TYPE Monitor : SVGA 15”
Hardisk : 80 GB
CD-ROM : 52 X
Keyboard : 108 Keys
Printer : Inkjet Printer
4.6.3 Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) yang dipakai dalam sistem akuntansi usulan ini
menggunakan program Microsoft Visual Foxpro 9.0 dimana program ini mempunyai
kelebihan mudah dalam memproses dan mudah dalam penggunaan. Sedangkan
system operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP.
4.6.4 Konfigurasi Sistem Komputer
Perangkat komputer yang digunakan dalam komputerisasi system penulis
dapat dilihat pada gambar konfigurtasi komputer sabagai berikut :
Gambar IV.8
Konfigurasi Sistem Komputer
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapan sistem yang
dibuat dalam sistem usulan yang berbentuk tabel. Penerapan Komputerisasi Sistem
Penerimaan Kas pad KAP. Hadisoeryo dan Maharani mempunyai tahapan sebagai
berikut :
Hardisk
80 GB
Keyboard/ Mouse 108 Key
CPU
1.60 Ghz
Monitor 15” Printer Deskjet
Disk Drive
CD Room
a. Persiapan Data Awal
Penyiapan data awal merupakan kegiatan yang bertujuan mengumpulkan
data-data yang akan digunakan untuk memperlancar kegiatan yang dilakukan
oleh petugas pendataan. Waktu yang digunakan dalam penyiapan data awal
ini selama satu minggu.
b. Pembuatan File
Setelah data disiapkan tahap selanjutnya yaitu membuat file-file yang
diperlukan dan berhubungan dalam pembuatan file, ini kurang lebih satu
minggu.
c. Pembuatan Program
Setelah file-file dibuat barulah program yang akan dipergunakan dibuat sesuai
dengan keperluan program yang dipakai, pembuatan program ini harus teliti
dan cermat agar program yang jadi nantinya tidak mempunyai kendala yang
tidak diinginkan. Secara perlahan pembuatan program dilakukan lebih selama
dua minggu.
d. Test Program
Setelah program selesai dibuat maka sebelum program itu dijalankan terlebih
dahulu program ditest, apakah program yang dibuat sudah benar atau belum
agar program yang akan dijalankan nantinya berjalan dengan lancar dan
sesuai dengan prosedur pemrograman yang dipakai. Dan untuk test program
ini cukup membutuhkan waktu kurang lebih satu minggu.
e. Pembuatan Buku Petunjuk
Sebelum aplikasi atau komputerisasi dijalankan oleh seorang user, dibuatlah
buku petunjuk atau cara menjalankan program yang telah dibuat agar pemakai
atau user dapat mengerti hal-hal yang harus dilakukan. Dan pembuatan buku
petunjuk memerlukan waktu sekitar satu minggu.
f. Pelatihan Pegawai
Setelah segala sesuatu siap untuk dijalankan maka tahap selanjutnya adalah
melakukan pelatihan unbtuk para pegawai atau orang-orang yang
berhubungan dengan pekerjaan komputerisasi sistem yang dipakai. Karena
pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan pengarahan dalam berbagai
bentuk juga agar pegawai atau orang-orang tersebut memahami betul aplikasi
yang ada. Pelatihan pegawai dilakukan selama satu minggu.
g. Test Sistem
Sebelum sistem itu sendiri dipergunakan maka tahap yang harus dilakukan
adalah test sistem atau pengujian sistem yang dipergunakan ini sesuai
komputerisasi yang telah dirancang dan lancar. Test sistem diuji atau coba
dijalankan dalam waktu kurang lebih satu minggu.
h. Peralihan Sistem
Dalam peralihan sistem terdapat empat macam diantaranya secara langsung,
secara paralel, secara percontohan dan secara bertahap. Penulis mengusulkan
peralihan sistem yang dipakai yaitu peralihan sistem secara langsung karena
merupakan peralihan dari sistem dilakukan secara langsung oleh pemakai atau
user. Dan peralihan sistem ini memerlukan waktu selama dua minggu.
i. Operasi dan Evaluasi
Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara
penuh setelah masalah pelatihan berakhir. Selama beroperasinya sistem ini
akan dilakukan evaluasi yang mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem
yang baru, agar pada pengembangan sistem selanjutnya dapat diperbaiki.
Operasi dan evaluasi ini akan dijalankan selama dua minggu, sehingga waktu
diperlukan dalam jadwal implementasi ini hanya kurang lebih tiga bulan.:
Table IV.16 Jadwal Implementasi
No Nama kegiatan
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3
I II III IV I II III IV I II III IV
1 Persiapan Awal *
2 Pembuatan File *
3 Pembuatan Program * *
4 Test Program *
5 Pembuatan Buku Kerja *
6 Pelatihan Pegawai *
7 Test Sistem *
8 Peralihan Sistem * *
9 Operasi Dan Evaluasi * *
113
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Pada dasarnya sistem penerimaan Kas pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani
sudah baik, namun dalam pencatatannya masih menggunakan cara manual, sehingga
membutuhkan waktu, uang, tenaga yang lebih banyak agar dapat menyelesaikan
pekerjaan tersebut dengan baik dan tepat. Maka penulis mengusulkan sistem
penerimaan kassebagai judul di Tugas Akhir (TA) ini. Dengan adanya sistem yang
dipergunakan dalam penerimaan kas tersebut, diharapkan dapat mengalami
perubahan yang signifikan. Sehingga dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan
dengan tepat waktu dan menghemat uang serta tenaga.
5.2. Saran
Sebagai penutup dari keseluruhan isi laporan ini, penulis mempunyai saran
yang dapat dipakai atau digunakan KAP Hadisoeryo dan Maharani dalam
mengembangkan usahanya, diantaranya :
a. Pengguna komputer yang menjalankan sistem tersebut diupayakan mampu
atau menguasai dasar-dasar pendidikan komputer.
b. Back-up file harus dibuat agar data yang sudah ada, tidak mudah rusak atau
hilang akibat terkena virus.
c. Penggunaan Password. Dalam hal ini penggunaan password sangatlah
dianjurkan, agar tidak semua orang dapat menggunakan sistem ini selain yang
menangani sistem.
d. Perlu adanya kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dalam sistem ini.
e. Diadakannya pemeliharaan komputer dan aplikasi-aplikasi yang digunakan
secara berkala sehingga kesalahan dapat diketahui secepat mungkin.
86
DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanir Al.2007. Analisa dan perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi
Offset.
Jogiyanto.2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan praktek Aplikasi Bisnis Edisi Ketiga (III). Yogyakarta: Andi Offset.
Krismiaji.2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:UPP AMP YKN.
Soemarso, SR. 2006. Akuntansi Suatu pengantar Edisi Lima. Jakarta: Salemba
Sutabri, Tata.2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset
115
Lampiran C-1
KAP HADISOERYO DAN MAHARANI
Nomor
SPH :
Tanggal
Dikirim :
Nomor
Klien :
Nama Klien :
Alam
at :
Surat Penawaran Harga
Keterangan Jenis Jasa Biaya Acc Partner*)
NB : Apabila menyetujui jasa penawaran harga kami diatas mohon tandatangani surat ini
lalu kembalikan kepada kami dan apabila ada penyesuaian harga dan jasa mohon
diisi dikolom yang telah disediakan.
Kolom Penyesuaian
Menyetujui Jenis Jasa Biaya Keterangan
(Nama Pimpinan Perusahaan Klien)
Lampiran C-1
KAP HADISOERYO DAN MAHARANI
Nomor
SPH :
Tanggal
Dikirim :
Nomor
Klien :
Nama Klien :
Alam
at :
Surat Penawaran Harga
Keterangan Jenis Jasa Biaya Acc Partner*)
NB : Apabila menyetujui jasa penawaran harga kami diatas mohon tandatangani surat ini
lalu kembalikan kepada kami dan apabila ada penyesuaian harga dan jasa mohon
diisi dikolom yang telah disediakan.
Kolom Penyesuaian
Menyetujui Jenis Jasa Biaya Keterangan
(Nama Pimpinan Perusahaan Klien)
Lampiran D-1
KAP HADISOERYO DAN MAHARANI
Nomor SPH :
Tanggal
Dikirim :
Nomor Klien :
Nama Klien :
Alamat :
Surat Penawaran Harga
Keterangan Jenis Jasa Biaya Acc Partner*)
NB : Apabila menyetujui jasa penawaran harga kami diatas mohon tandatangani surat ini lalu
kembalikan kepada kami dan apabila ada penyesuaian harga dan jasa mohon diisi
dikolom yang telah disediakan.
Kolom Penyesuaian
Menyetujui Jenis Jasa Biaya Keterangan
(Nama Pimpinan Perusahaan Klien)
Lampiran D-2
KAP HADISOERYO DAN MAHARANI
Nomor SPK : Tanggal Dikirim
Nomor SPH :
Nomor
Klien :
Nama Klien :
Alama
t :
Surat Perikatan Kerja
Jenis Jasa Keterangan Biaya
Menyetujui Menyetujui
(Nama Pimpinan Perusahaan klien) (Nama Pimpinan Perusahaan)
Lampiran D-3
KAP HADISOERYO DAN MAHARANI
Surat Pengantar Nomor Surat
Pengantar : Tanggal Pengiriman
Nomor Klien :
Nama Klien :
Alamat Klien :
Nomor SPK :
Diterima Oleh Dikirim Oleh
(Nama) (Nama)
Lampiran D-4
KAP HADISOERO DAN
MAHARANI
Nomor Invoice
Nomor SPK
Nomor
Klien :
Nama
Klien :
Alamat
Klien :
Jenis Jasa Keterangan Biaya
Jumlah
Jakarta, DD/MM/YYYYY
Hormat Kami
(
)
Lampiran D5
KAP HADISOERYO DAN
MAHARANI
Tanggal Transaksi :
Nomor Invoice :
Struk Bayar
Nomor Struk :
Nomor Giro :
Nomor Rekening :
Kode Klien :
Nama Klien :
Jumlah Penerimaan
Pembayaran :
Lampiran D-6
KAP HADISOERYO DAN MAHARANI
LAPORAN PENERIMAAN KAS
No. Kas No. Struk
Tanggal
Transaksi Terima dari
Total
penerimaan
Lampiran D-7
KAP HADISOERYO DAN
MAHARANI
LAPORAN JURNAL
No.
Jurnal
No.
Perkiraan
Nama
Perkiraan
No.
Kas
Tanggal
Transaksi Debet Kredit
top related