penerimaan dan pemeriksaan bahan perpustakaan
Post on 17-Jan-2017
249 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 1/13
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
PK.PPAS(O)02
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NIHAYAH EBNI HAJAR Pustakawan SABARIAH SAYUTI Pustakawan
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA BT ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA BT HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 2/13
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan
08/01/2015 Lampiran Pengarah
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 3/13
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
4-5
5
6 - 8
9 -11
12
13
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 4/13
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan penerimaan dan
pemeriksaan bahan perpustakaan yang dibekalkan sentiasa memenuhi
spesifikasi yang ditetapkan oleh PPAS.
2. SKOP
Prosedur ini diterima pakai oleh Bahagian Pembangunan dan Pengurusan
Koleksi (KOL) PPAS semasa menerima dan memeriksa bahan perpustakaan
iaitu bahan monograf, bahan terbitan bersiri dan bahan pandang dengar yang
dibekalkan oleh pembekal.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 7.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk
4. DEFINISI
4.1 BAHAN
Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus, direktori,
atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta, poster dan brosur,
Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-ROM, Blu Ray,
kaset, gambar, filem dan slaid.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 5/13
Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal, laporan tahunan,
indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.
4.2. SENARAI PESANAN
Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang, penerbit,
tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN, kuantiti bahan yang
dipesan, nama pembekal, sumber pesanan, nombor pesanan, tarikh
pesanan dan syarat pembekalan bahan.
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PP - Pembantu Perpustakaan
PT - Pembantu Tadbir
PAP - Pembantu Am Pejabat
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 6/13
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. PENERIMAAN BAHAN
1. Terima bahan daripada pembekal beserta
a. Senarai Pesanan
b. Nota Hantaran
c. Invois
2. Semak Invois dan Nota Hantaran bagi memastikan perkara berikut sama
seperti di Senarai Pesanan
a. Harga
b. Judul
c. Kuantiti bahan
3. Periksa bahan yang diterima dan pastikan selaras dengan Nota
Hantaran.
4. Pulangkan kepada pembekal jika bahan tidak memenuhi spesifikasi yang
telah ditetapkan.
PPP/ PP
5. Dapatkan Invois Penerbit daripada pembekal jika terdapat perbezaan
harga, bagi tujuan pengesahan (kecuali majalah).
6. Tandatangani Senarai Pesanan, Nota Hantaran dan Invois sebagai
mengesahkan bahan diterima menepati pesanan
PP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 7/13
TINDAKAN T/JAWAB
B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN
Bahan Monograf/Terbitan Bersiri
7. Pastikan naskhah bahan yang diterima mencukupi.
8. Periksa fizikal bahan mengikut aspek-aspek berikut:
a. Muka surat mencukupi
b. Muka surat tidak koyak
c. Cetakan huruf, susunan muka surat dan kualiti gambar memuaskan
d. Jilidan memuaskan
e. Bahan-bahan sampingan seperti ‘guidebook’, ‘supplement’,
‘workbook’, disket, CD-ROM, kaset dan lain-lain (jika ada) disertakan.
PP/ PAP
Bahan Pandang Dengar
9. Periksa bahan yang diterima dari segi fizikal dan isi kandungan mengikut
aspek-aspek berikut:
a. Fizikal bahan dalam keadaan sempurna dan memuaskan.
b. Tiada berkulat (fungus)
c. Judul bahan sama seperti yang tertera pada kotak atau sarung bahan.
d. Kandungan bahan lengkap dari mula hingga akhir program.
e. Kualiti gambar dalam keadaan baik.
f. Kualiti audio baik (suara jelas dan tidak ada gangguan)
g. Boleh di akses oleh komputer dan pemain cakera
PP/ PAP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 8/13
TINDAKAN T/JAWAB
10. Ambil tindakan berikut sebagai bukti bahan telah diperiksa:
a. Cop ‘TELAH DIPERIKSA’ pada Nota Hantaran
b. Tandatangani
c. Nyatakan tarikh
11. Kemaskini maklumat bahan yang telah diterima.
12. Failkan salinan Nota Hantaran dan Senarai Pesanan.
13. Serah Invois dan Nota Hantaran kepada PT untuk diproses.
PP
C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
14. Rekodkan ‘Senarai Semak Pemeriksaan Bahan’ jika terdapat bahan yang
tidak memenuhi spesifikasi. (Rujuk Lampiran 1).
15. Serah Senarai Semak dan bahan yang tidak memenuhi spesifikasi
kepada PP.
PAP
16. Asingkan bahan di rak ‘Bahan Rosak’.
17. Kembalikan kepada pembekal bahan yang tidak memenuhi spesifikasi
PP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 9/13
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. PENERIMAAN BAHAN
TINDAKAN T/JAWAB
PPP/PP - Terima bahan dari pembekal
- Semak invois & nota hantaran
- Memuaskan?
- Lakukan pemeriksaan silang
- Sama?
- Dapatkan invois penerbit jika terdapat perbezaan harga
- Tandatangan dokumen berkenaan
Ya
Ya
Tidak
TAMAT
Pulangkan kepada pembekal
Tidak
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 10/13
B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN
TINDAKAN T/JAWAB
PP/PAP
- Terima & pastikan naskhah mencukupi
- Cukup?
- Periksa fizikal bahan berdasarkan
spesifikasi - Memenuhi spesifikasi? - Cop “TELAH DIPERIKSA’ pada nota
hantaran - Kemaskini maklumat
- Failkan salinan dokumen yang berkenaan - Serah invois & nota hantaran kepada PT
Ya
Ya
Tidak
TAMAT
Pulangkan kepada pembekal
Tidak
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 11/13
C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
TINDAKAN T/JAWAB
PAP - Rekodkan Senarai Semak Pemeriksaan Bahan
- Serah bahan dan senarai semak kepada PP
PP
- Asingkan bahan di rak bahan rosak
- Kembalikan bahan rosak kepada pembekal
TAMAT
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 12/13
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1
Fail Pemeriksaan Bahan (No. Fail PA 3.3/12)
KOL
5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 13/13
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1
Contoh Senarai Semak Pemeriksaan Bahan
Lampiran 1
top related