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kincone運用マニュアル(管理者・経理担当者用) 2015年 6月版

1．初期登録 (1)ログイン画面 …P.2 (2)導入時の初期登録 ①会社情報の追加登録(Web) …P.2 ②部署・店舗登録(Web) …P.3 ③従業員追加登録(Web) …P.5 ④レコーダ登録(Web) …P.6 ⑤iOS端末の準備 …P.7 ⑥kinconeアプリのダウンロード(iOS端末) …P.8 ⑦iOS端末の登録と FeliCaリーダーの接続 ＜方法Ⅰ＞ ログインＩＤ、パスワードのＱＲコード認証 …P.8 ＜方法Ⅱ＞ ログインＩＤ、パスワードの手入力 …P.9 ＜FeliCaリーダーの操作＞ …P.10 ⑧従業員と ICカードの紐づけ(iOS端末+FeliCaリーダー) …P.11 2．出退勤、交通費入力 (1)出勤処理 ①FeliCaリーダーを利用する場合 …P.12 ②Web画面で行う場合 …P.12 (2)退勤処理 ①FeliCaリーダーを利用する場合 …P.13 ②Web画面で行う場合 …P.13 (3)交通費入力 ①FeliCaリーダーを利用する場合 …P.14 ②Web画面で行う場合 …P.15 (4)出退勤、交通費の申請 …P.16 3．便利な機能 (1)出勤場所、退勤場所を地図上で確認する …P.17 (2)従業員を一括で登録する(データをアップロードする) …P.18 (3)出退勤データ、交通費データをダウンロードする …P.19 (4)申請済み出退勤データ・交通費データの確認、差し戻し …P.19 (5)出退勤切り替えタイマー(iOS端末) …P.20 (6)アプリケーションのアップデート(iOS端末) …P.20

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１．初期登録 (1)ログイン画面 ・ログイン画面(https://kincone.com)から、ログインしてください。 (2)導入時の初期登録 (現在地の通知のリクエストが表示されたときは「許可」を押してください。) ①会社情報の追加登録(Web)

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・通知メール送信先アドレス kinconeカスタマーサポート customer@kincone.comからのご連絡先です。 日中のご連絡が可能なアドレスをご指定ください。 ・締め日 勤怠管理、交通費管理で使用します。 20日と指定した場合、前月 21日~当月 20日までを、ひと月分として管理します。 月末を締め日にするときは、その月にかかわらず、31日と指定します。 ・申請機能 勤怠管理、交通費管理で使用します。ON ／OFF を選択してください。 ONを選択した場合、従業員が勤怠と交通費の申請ボタンを押すとロックがかかり、 以降の追加や削除、修正が行えなくなります。管理者・経理担当者からは、どの従業員 が申請を終えているかを申請管理の画面で確認することができます。(P.19参照) ・営業日切り替え時間 設定された時間を超えたとき、翌営業日の出退勤扱いとなります。 ・時間丸め 『１』、『５』、『１５』、『３０』から選択します。 『１』以外を選択した場合、出勤は分単位で切り上げ、退勤は切り下げます。 ・利用従業員数 変更する場合は、kinconeカスタマーサポート customer@kincone.comまでご連絡 ください。 ・打刻機能 Web画面でも出退勤を打刻機能できるようにする場合は、選択します。 FeliCaリーダーのみで出退勤を打刻するようにしたい場合は、選択しません。 ・社内 IPアドレス この IPアドレスの PCから出退勤を打刻した場合は、インターネットから位置情報を 取得しません。(P.17『4.便利な機能(1) 出勤場所、退勤場所を地図上で確認する』参照) ②部署・店舗登録(Web) ・従業員の所属する組織を登録できます。

・登録した部署・店舗を、『従業員追加登録(Web)』(P.5を参照)で従業員と紐づけすれば、 出退勤データ、交通費データを、部署・店舗毎にダウンロードできます。(P.19を参照)

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③従業員追加登録(Web)

・氏名

・カナ

・従業員番号

半角英数字、アンダースコア("_")、ダッシュ("-")を利用してください。

・メールアドレス 重複したメールアドレスは登録できません。 ・定期代 定期代を登録すると、交通費データに反映されます（登録時のみ）。 毎月定期代を交通費データに含めたい場合に記入します。使用しない場合は 0円のまま 登録してください。(定期代は EXCELダウンロードデータのみ対応。) ・定期概要

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・部署・店舗 『部署・店舗登録(Web)』画面で、設定した部署・店舗と、従業員を紐づけできます。 (P.3を参照) ・物販データを読み取る 読み取る／読み取らない を選択してください。 ICカード乗車券で支払ったタクシー代などを交通費データに取り込む場合は、 『読み取る』を選択してください。 （「物販」データはすべて交通手段「その他」として kinconeに登録されます。） ・パスワード設定メール送信 チェックした場合は、初期設定時、パスワード設定メールを送信します。 別途個別に送信する場合はチェックを外してください。 ④レコーダ登録(Web) ・FeliCaリーダーの登録

・端末名には、設置場所などを登録してください。

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・レコーダ登録が完了すると、管理者に設定されたメールアドレスにレコーダ登録完了の

通知メールが送信されます。iOS端末の kinconeアプリで使用する ID、パスワードが記載 されています。(P.9を参照)

※ここからは、FeliCaリーダー、iOS端末の初期登録の手順です。 ⑤iOS端末の準備 ・『設定』をタップし『Bluetooth』をオン(緑)にします。

※FeliCaリーダーが『自分のデバイス』に登録されていないことを確認してください。 登録されている場合は（ｉ）をタップして登録を解除してください。

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⑥kinconeアプリのダウンロード(iOS端末) ・iOS端末に、App Storeから kinconeアプリをダウンロードし、インストールします。 ・App Storeから『kincone』と入力して検索します。 ・kinconeアプリをダウンロードしてインストールします。 ⑦iOS端末の登録と FeliCaリーダーの接続 ＜方法Ⅰ＞ ・レコーダ管理画面(Web)で、登録したい端末名の QRコードを表示します。

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・iOS端末の kinconeアプリを起動し、「Recorder」をタップします。 ・QRコードログインをタップし、Web側の QRコードを読み取ります。 ・ログインに成功すると FeliCaリーダー(PaSoRi)への接続画面が表示されます。 ・『Connected』と表示されたら、接続完了です。 ＜方法Ⅱ＞ ・レコーダ登録完了時に送られたメールに記載された、ID、パスワードを登録します。 (P.6を参照) ・次ページ以降の手順に従って、FeliCaリーダーを操作してください。 ※FeliCaリーダーの操作が間に合わなかった場合は、次ページ以降の FeliCaリーダーの 操作を完了後に、『Tap to Retry』をタップしてください。

メールに記載された ログインＩＤ、パスワードをｉＯＳ端末に 入力します。

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＜FeliCaリーダーの操作＞ ・FeliCaリーダーをペアリングモードで起動します。ペアリングモードで起動するにはFeliCa リーダーの電源ボタンを 5秒以上長押ししてください。ペアリングモードになると青色の LEDがすばやく点滅します。 ※FeliCaリーダーの充電が不十分な場合、すぐ LEDが消えてしまいますので、充電をして ください。

・『Bluetoothペアリング要求』のダイアログが表示されたら、FeliCaリーダーの側面に印字 されている PASSKEYを入力し、「ペアリング」をタップしてください。 ・『Connected』と表示されたら FeliCaリーダーと kinconeの接続完了です。 ※接続エラーが表示された場合は前述の接続手順をはじめからやり直して下さい。 ※他のアプリが FeliCaリーダーを使用している場合は該当のアプリを終了させてください。

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⑧従業員と ICカードの紐づけ(iOS端末+FeliCaリーダー) ・レコーダモードの右上にある『設定』をタップしてください。 ・『カード登録』をタップすると kincone(Web画面)に登録されている従業員の一覧が表示 されます。(従業員追加登録については P.5を参照) ・カードを登録したい従業員を選択してタップしてください。 ・『○○さんのカードを登録します。よろしいですか？』というダイアログが表示されるので 『OK』をタップしてください。 ・FeliCaリーダーに、ICカード乗車券をかざすと、そのカードを使用して出退勤や交通費の 管理ができるようになります。 ・カードを誤って登録してしまった場合は、『登録解除』をタップして、解除してください。

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２．出退勤、交通費入力 (1)出勤処理 ①FeliCaリーダーを利用する場合 ・iOS端末の kinconeアプリを起動させて、FeliCaリーダーと iOS端末を接続してください。 (iOS端末と FeliCaリーダーの接続方法は P.8を参照) ・『出勤』をタップして、出勤画面にしてください。 ・交通費を出勤時に ICカードから読み込む場合は、『交通費』を『ON』にします。 (交通費を読み込まない場合は、『OFF』のままにします。) ・ICカードを FeliCaリーダーにかざします。 ・『カードを PaSoRiから離さないでください。読み取りには 3秒程度かかります』と表示さ れ、しばらくすると♪キンコン♪と読み取り完了を知らせる音がすれば、出勤処理の完了 です。 ※ICカード側の仕様により、交通費は最新 20件までしか読み取ることができませんので、 こまめに入力してください。

②Web画面で行う場合 ・ログイン画面(https://kincone.com)から、各従業員のメールアドレスでログインして ください。 ・位置情報の共有を許可して、『出勤』を押します。

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・出勤の記録が表示されます。

(2)退勤処理 ①FeliCaリーダーを利用する場合 ・iOS端末の kinconeアプリを起動させて、FeliCaリーダーと iOS端末を接続してください。 (P.8を参照) ・『退勤』をタップして、退勤画面にしてください。 ・ICカードを FeliCaリーダーにかざします。 ・『カードを PaSoRiから離さないでください。読み取りには 3秒程度かかります』と表示 され、しばらくすると♪キンコン♪と読み取り完了を知らせる音がすれば、退勤処理の 完了です。 ②Web画面で行う場合 ・ログイン画面(https://kincone.com)から、各従業員のメールアドレスでログインして ください。

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・位置情報の共有を許可して、『退勤』を押します。 ・退勤の記録が表示されます。

(3)交通費入力 ①FeliCaリーダーを利用する場合 ※出勤処理(P.12を参照)で同時に交通費を読み取ることができますが、ここでは出勤処理 とは別に、交通費だけを入力したい場合について説明します。 ・iOS端末の kinconeアプリを起動させて、FeliCaリーダーと iOS端末を接続してください。 (P.8を参照) ・『交通費のみ』をタップしてください。 ・ICカードを FeliCaリーダーにかざします。 ・『カードを PaSoRiから離さないでください。読み取りには 3秒程度かかります』と表示 されしばらくすると♪キンコン♪と読み取り完了を知らせる音がすれば、交通費入力の完了 です。 ※ICカード側の仕様により、交通費は最新 20件までしか読み取ることができませんので、 こまめに入力してください。 ・交通費データの修正をする場合は、Web画面から行います。(P.15を参照)

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②Web画面で行う場合 ・ログイン後の画面から、『交通費』を選択します。 ・『新規登録』を押します。

・以下の交通費情報を入力後、確認ボタンを押します。 利用日 交通手段 利用区間 訪問先/備考 交通費 ・『編集』を押せば、登録済みの交通費を修正できます。 ・『削除』を押せば、プライベートの交通費データなどを削除できます。左端のチェック ボックスに✓を入れて、一括で削除することもできます。 ・誤って削除してしまったデータは、『削除データ表示』を押せば、元に戻すことができます。

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・『定期登録』を押せば、定期代を登録できます。 定期代 定期概要 ・Googleカレンダーでスケジュール管理をしている場合は、『訪問先／備考』欄の google マークをクリックすると、Googleカレンダーから予定を連携することができます。

・初回の Googleカレンダーへのアクセス時は、アクセスを承認する必要があります。

(4)出退勤、交通費の申請 ・その月の勤怠・交通費の入力が終了したら、それぞれの画面の右上にある『申請する』を 押します。一度申請するとロックがかかり、管理者・経理担当者が差し戻しを行わない限り 編集や削除ができなくなります。

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※申請後、FeliCaリーダーと iOS端末をとおして追加の交通費データがあったときは、 エクスクラメーションマークが付与されます。管理者・経理担当者へ申請済みのデータには反映 されませんので、追加申請したいときは管理者または経理担当者に差し戻しを依頼してください。

３．便利な機能 (1)出勤場所、退勤場所を地図上で確認する。 ・Web画面にて出勤・退勤入力を行った場合、その場所を地図上で表示できます。 ・社内情報で社内 IPアドレスを指定した場合、その IPアドレスから出勤・退勤入力を行っても、 位置情報を取得しません。(社内 IPアドレスの入力については、P.2を参照) ・この機能を使用する場合は、Web画面で出勤・退勤入力を行う際、位置情報の取得を許可する 必要があります。(P.12を参照)

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(2)従業員を一括で登録する(データをアップロードする)。 ・管理者、経理担当者が利用できる機能です。 ・CSVファイルを作成して、従業員を一括で登録することができます。

・形式（ファイルフォーマット）については、こちらから確認できます。

・当機能に関するご質問は、kinconeカスタマーサポート customer@kincone.comまたは 03-4405-8166(受付時間 平日 10:00～17:00)までご連絡ください。

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(3) 出退勤データ、交通費データをダウンロードする。 ・管理者、経理担当者が利用できる機能です。 ・出退勤データと、交通費データを、各種の形式で、一括でダウンロードできます。 ・部署・店舗登録画面で登録した部署・店舗ごとにダウンロードが可能です。 （『従業員追加登録』で、従業員と部署の紐づけを行う必要があります。P.5を参照。）

・当機能に関するご質問は、kinconeカスタマーサポート customer@kincone.comまたは 03-4405-8166(受付時間 平日 10:00～17:00)までご連絡ください。 (4) 申請済み出退勤データ・交通費データの確認、差し戻し ・従業員の出退勤または交通費データが申請済みであるかを確認したり、追加や削除、修正の必要 が生じた場合に申請者へ差し戻したりすることができます。 ・申請管理の下にある勤怠または交通費の、確認したい方を選びます。

・部署と従業員を選択します。指定なしの場合は申請済の全てのデータが表示されます。 ・差し戻す対象の期間を指定します。初期設定で指定した会社の締め日(P.2を参照)とずれていると 表示されませんのでご注意ください。 ・ステータスを『申請』に指定し、最後に『表示』を押します。

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・差し戻したいときは、従業員の『差し戻す』を押します。

・再度『差し戻す』を押します。従業員側からの追加や削除、修正が可能になります。

(5)出退勤切り替えタイマー(iOS端末) ・タイマーで指定した時刻になると自動的に出退勤モードが切り替わります。タイマーを無効に したい場合は両方を同じ時刻にセットして下さい。 (6)アプリケーションのアップデート(iOS端末) ・kinconeアプリの定期メンテナンスなどにより、カスタマーサポートよりアップデートの依頼を させていただく場合があります。 ・その際は、以下の手順に従って、アップデートを実施してください。 （P.9からのダウンロード手順と基本的に同様の操作になります。） ・アップデートが完了しましたら、kinconeのトップ画面が表示されます。

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