oleh : drs. h. mulya hudori, m.pd kabag tata usaha...
Post on 16-Mar-2019
230 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Nala Sea Side Hotel27 Agustus 2013
12/9/2013
Oleh : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdKabag Tata UsahaKementerian Agama Provinsi Bengkulu
Disampaikan Dalam Orientasi Peningkatan WawasanKearsipan dan Tata Kelola KepustakaanTahun 2013
Nama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdTgl Lahir : Bandung, 5 Nopember 1963Pangkat/Gol : Pembina Tk 1 / IV/bPendididikan :1. S.1: IAIN Bandung tahun 19882. S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007Riwayat Pekerjaan :1. Kepala MA Al-Hidayah – IPUH tahun 19922. Kepala MAN IPUH 19973. Kepala MAN Arga Makmur 20034. Kepala MAN 2 Padang Kemiling 20075. Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang
Hazawa Kanwil Kemenag tahun 20076. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)7. Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)
Nama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdTgl Lahir : Bandung, 5 Nopember 1963Pangkat/Gol : Pembina Tk 1 / IV/bPendididikan :1. S.1: IAIN Bandung tahun 19882. S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007Riwayat Pekerjaan :1. Kepala MA Al-Hidayah – IPUH tahun 19922. Kepala MAN IPUH 19973. Kepala MAN Arga Makmur 20034. Kepala MAN 2 Padang Kemiling 20075. Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang
Hazawa Kanwil Kemenag tahun 20076. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)7. Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)
Adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuatdan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)
APA ITU ARSIP ???APA ITU ARSIP ???
Adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuatdan diterima oleh lembaga negara,pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)
“Pemerintah tanpa arsip ibarattentara tanpa senjata, dokter tanpaobat, petani tanpa benih, tukangtanpa alat … Arsip merupakan saksibisu, tak terpisahkan, handal danabadi, yang memberikan kesaksianterhadap keberhasilan, kegagalan,pertumbuhan dan kejayaan bangsa.”
(R.J. Alfaro, 1937)
Pentingnya ArsipPentingnya Arsip
“Pemerintah tanpa arsip ibarattentara tanpa senjata, dokter tanpaobat, petani tanpa benih, tukangtanpa alat … Arsip merupakan saksibisu, tak terpisahkan, handal danabadi, yang memberikan kesaksianterhadap keberhasilan, kegagalan,pertumbuhan dan kejayaan bangsa.”
(R.J. Alfaro, 1937)
4
"Dari semua aset negara yang ada, arsipadalah aset yang paling berharga. Iamerupakan warisan nasional darigenerasi ke generasi yang perludipelihara dan dilestarikan. Tingkatkeberadaban suatu bangsa dapatdilihat dari pemeliharaan danpelestarian terhadap arsipnya."
(Sir Arthur Doughty, 1924)
Pentingnya Arsip (Lanjutan)Pentingnya Arsip (Lanjutan)
"Dari semua aset negara yang ada, arsipadalah aset yang paling berharga. Iamerupakan warisan nasional darigenerasi ke generasi yang perludipelihara dan dilestarikan. Tingkatkeberadaban suatu bangsa dapatdilihat dari pemeliharaan danpelestarian terhadap arsipnya."
(Sir Arthur Doughty, 1924)
5
CONTOH ARSIP PENTING
6
ARSIPARSIPARSIPARSIP
EE--mailmailWebsiteWebsite// InternetInternet BasisBasis datadata DokumenDokumen MultimediaMultimedia Dokumen DigitalDokumen Digital dlldll..
EE--mailmailWebsiteWebsite// InternetInternet BasisBasis datadata DokumenDokumen MultimediaMultimedia Dokumen DigitalDokumen Digital dlldll..
BENTUK LAHAN BARU ARSIPBENTUK LAHAN BARU ARSIP
EE--mailmailWebsiteWebsite// InternetInternet BasisBasis datadata DokumenDokumen MultimediaMultimedia Dokumen DigitalDokumen Digital dlldll..
EE--mailmailWebsiteWebsite// InternetInternet BasisBasis datadata DokumenDokumen MultimediaMultimedia Dokumen DigitalDokumen Digital dlldll..
1. Mendukung proses pengambilankeputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.ARSIP sebagaiSumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik danekonomi.
FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP
9
1. Mendukung proses pengambilankeputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.ARSIP sebagaiSumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik danekonomi.
PROGRAMPerencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi
KEPUTUSAN
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Masukan danPermintaanInformasi
InformasiMasukan danPermintaanInformasi
UNIT INFORMASI SIAPPAKAI
Informasi
BANK DATAData Internal dan Eksternal
Data Elektronik/Bahan Penerbitan/ Arsip
12/9/2013
PPID
Pejabat Pengelolaan Informasi danDokumentasi (PPID) adalah pejabatyang bertugas dan bertanggungjawab melakukan pengelolaan danpelayanan informasi publik meliputiproses pengumpulan, penyediaan,pengklasifikasian, penyimpanan,pendokumentasian, dan pelayananinformasi.
Apa itu PPIDApa itu PPID
Pejabat Pengelolaan Informasi danDokumentasi (PPID) adalah pejabatyang bertugas dan bertanggungjawab melakukan pengelolaan danpelayanan informasi publik meliputiproses pengumpulan, penyediaan,pengklasifikasian, penyimpanan,pendokumentasian, dan pelayananinformasi.
Penghimpunan informasi publik dari seluruhunit kerja di badan publik;
Penataan dan penyimpanan informasi publikyang diperoleh dari seluruh unit kerja dilingkungan badan publik;
Penyeleksian dan pengujian informasi publikyang termasuk dalam kategori dikecualiandari informasi yang terbuka untuk publik;
Pelayanan informasi publik Penyelesaian sengketa pelayanan informasi
Fungsi PPIDFungsi PPID
Penghimpunan informasi publik dari seluruhunit kerja di badan publik;
Penataan dan penyimpanan informasi publikyang diperoleh dari seluruh unit kerja dilingkungan badan publik;
Penyeleksian dan pengujian informasi publikyang termasuk dalam kategori dikecualiandari informasi yang terbuka untuk publik;
Pelayanan informasi publik Penyelesaian sengketa pelayanan informasi
Kementerian(Unit Kearsipan I)
Satuan Organisasi(Unit Kearsipan II)
Dilaksanakan olehSekretariat Jenderaldalam hal ini Biro Umum
• Sekretariat Ditjen• Sekretariat Itjen• Sekretariat BadanLitbang dan Diklat
UNIT KEARSIPANUNIT KEARSIPAN
12/9/2013
• Sekretariat Ditjen• Sekretariat Itjen• Sekretariat BadanLitbang dan Diklat
Instansi Vertikal(Unit Kearsipan III)
UPT(Unit Kearsipan IV)
• Kanwil Kementerian Agama• Kantor Kementerian AgamaKab/Kota
• Perguruan Tinggi Agama• Madrasah• KUA• Balai Diklat/ Balai Penelitian
Unit Kearsipan I Unit Kearsipan II1. Mengarahkan dan
Mengendalikan arsip aktifseluruh Satuan Organisasi
2. Menyimpan arsip in aktif(sebagai pusat arsip)
3. Membina danmengkoordinasikan bidangkearsipan Kementerian
4. Membina,mengkoordinasikan danmengendalikan JafungArsiparis
5. Memusnahkan arsip sesuaiJRA
6. Menyerahkan Arsip StatisKementerian Agama Pusat keANRI
1. Mengarahkan,mengendalikan dan menataarsip aktif di lingkunganSat.Or. masing – masing
2. Melakukan Koordinasi bidangkearsipan dan JafungArsiparis dengan UnitKearsipan I
3. Memindahkan Arsip in aktifke Unit Kearsipan I maksimal2 thn/1x
TUGAS UNIT KEARSIPANTUGAS UNIT KEARSIPAN
1. Mengarahkan danMengendalikan arsip aktifseluruh Satuan Organisasi
2. Menyimpan arsip in aktif(sebagai pusat arsip)
3. Membina danmengkoordinasikan bidangkearsipan Kementerian
4. Membina,mengkoordinasikan danmengendalikan JafungArsiparis
5. Memusnahkan arsip sesuaiJRA
6. Menyerahkan Arsip StatisKementerian Agama Pusat keANRI
1. Mengarahkan,mengendalikan dan menataarsip aktif di lingkunganSat.Or. masing – masing
2. Melakukan Koordinasi bidangkearsipan dan JafungArsiparis dengan UnitKearsipan I
3. Memindahkan Arsip in aktifke Unit Kearsipan I maksimal2 thn/1x
12/9/2013
Unit Kearsipan III Unit Kearsipan IVKanwil Kemenag Provinsi:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip
aktif di Kanwil2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan
jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I4. Memusnahkan arsip sesuai JRA5. Menyerahkan arsip statis ke LKD6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan
pada Kankemenagkab/kota,UIN,IAIN,IHDN,STAIN,STAKN,STAHN,STABN, Balai, KUA dan Madrasah
Kankemenag Kab/Kota:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip
aktif di Kankemenag Kab/kota2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag
Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung
arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil4. Memberikan bimbingan kearsipan di
lingkungan Kankemenag Kab/Kota5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil
1. Mengarahkan, mengendalikan danmenata arsip aktif masing – masingUPT
2. Menyimpan arsip in aktif dari unitkerja di lingkungan UPT masing –masing
3. Membina dan mengkoordinasikan dibidang kearsipan di lingkungan UPTmasing – masing
4. Membina, mengkoordinasikan danmengendalikan Jafung arsiparis dilingkungan UPT masing – masing
5. Memindahkan arsip in aktif keKanwil kecuali KUA, MIN,MTsN keKankemenag Kab/Kota
Kanwil Kemenag Provinsi:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip
aktif di Kanwil2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan
jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I4. Memusnahkan arsip sesuai JRA5. Menyerahkan arsip statis ke LKD6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan
pada Kankemenagkab/kota,UIN,IAIN,IHDN,STAIN,STAKN,STAHN,STABN, Balai, KUA dan Madrasah
Kankemenag Kab/Kota:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip
aktif di Kankemenag Kab/kota2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag
Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung
arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil4. Memberikan bimbingan kearsipan di
lingkungan Kankemenag Kab/Kota5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil
1. Mengarahkan, mengendalikan danmenata arsip aktif masing – masingUPT
2. Menyimpan arsip in aktif dari unitkerja di lingkungan UPT masing –masing
3. Membina dan mengkoordinasikan dibidang kearsipan di lingkungan UPTmasing – masing
4. Membina, mengkoordinasikan danmengendalikan Jafung arsiparis dilingkungan UPT masing – masing
5. Memindahkan arsip in aktif keKanwil kecuali KUA, MIN,MTsN keKankemenag Kab/Kota
1. Azas Sentralisasi
Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiArsip Dinamis
3. Asas GabunganSentralisasi dandesentralisasi
ASAS PENGORGANISASIAN ARSIPASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
16
1. Azas Sentralisasi
Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiArsip Dinamis
3. Asas GabunganSentralisasi dandesentralisasi
A.ASAS KEARSIPANPenyelenggaraan Kearsipandi lingkungan KementerianAgama menerapkan asassentralisasi dandesentralisasi
KMA NO. 44 TAHUN 2014TENTANG ASAS, KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN
KMA NO. 44 TAHUN 2014TENTANG ASAS, KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN
A.ASAS KEARSIPANPenyelenggaraan Kearsipandi lingkungan KementerianAgama menerapkan asassentralisasi dandesentralisasi
12/9/2013
B. KEWENANGAN KEARSIPANArsip adalah wewenang pemerintah. Dalamhal arsip yang berkaitan dengan arsip dilingkungan Kementerian Agama menjadiwewenang Kementerian Agama1. Menteri menetepkan kebijakan umum2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro
Umum melakukan Pembinaan Kearsipandi lingkungan Kementerian Agama
3. Kanwil Kementerian Agama Provinsisebagai pusat arsip di lingkungan KanwilKementerian Agama
KEWENANGAN KEARSIPANKEWENANGAN KEARSIPAN
B. KEWENANGAN KEARSIPANArsip adalah wewenang pemerintah. Dalamhal arsip yang berkaitan dengan arsip dilingkungan Kementerian Agama menjadiwewenang Kementerian Agama1. Menteri menetepkan kebijakan umum2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro
Umum melakukan Pembinaan Kearsipandi lingkungan Kementerian Agama
3. Kanwil Kementerian Agama Provinsisebagai pusat arsip di lingkungan KanwilKementerian Agama
KEMENTERIAN SATUANORGANISASI
INSTANSIVERTIKAL
UPT
PIMP.UNIT
PENGOLAH
Menteri Agama Sekjen/Irjen/Dirjen/Kabalitbang&Diklat
KepalaKanwil/KepalaKantorKab/Kota
Rektor/Ketua/Kepala
TATAUSAHA
Subbag TUMenteri
SubbagSetjen/SubbagTU&Kearsipan,dll
SubbagUmum/Subbag TU
SubbagTU/Pelaksana TU
UNIT PENGOLAH ARSIPUNIT PENGOLAH ARSIP
TATAUSAHA
Subbag TUMenteri
SubbagSetjen/SubbagTU&Kearsipan,dll
SubbagUmum/Subbag TU
SubbagTU/Pelaksana TU
PELAKSANA
Pimpinan SatuanOrganisasi(Sekjen, Irjen,Dirjen,Kabalitbang&Diklat)
Biro/Pusat/Sekretariat/Direktorat/Inspektorat/Balitbang&Diklat
BagianTU/Bidang/Seksi
Biro/Bagian/Seksi/Petugas yangditunjuk
1. Tata usaha Unit Pengolah menentukankode dan indeks.
2. Pimpinan Unit Pengolah bertugasmemberikan disposisi pada surat untukproses selanjutnya.
3. Tata Usaha Unit Pengolah mengaturarah surat sesuai dengan disposisipimpinan dan mengarahkan suratlangsung kepada pelaksana untuksurat-surat yang tidak memerlukandisposisi pimpinan.
TUGAS UNIT PENGOLAHTUGAS UNIT PENGOLAH
1. Tata usaha Unit Pengolah menentukankode dan indeks.
2. Pimpinan Unit Pengolah bertugasmemberikan disposisi pada surat untukproses selanjutnya.
3. Tata Usaha Unit Pengolah mengaturarah surat sesuai dengan disposisipimpinan dan mengarahkan suratlangsung kepada pelaksana untuksurat-surat yang tidak memerlukandisposisi pimpinan.12/9/2013
4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugasmemproses penyelesaian surat sesuaidengan disposisi pimpinan (untuk suratyang memerlukan disposisi) dan memprosessurat-surat rutin yang diterima langsungdari Tata Usaha Unit Pengolah.
5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakanpenyimpanan berkas selama arsip masihaktif.
TUGAS UNIT PENGOLAH (Lanjutan)TUGAS UNIT PENGOLAH (Lanjutan)
4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugasmemproses penyelesaian surat sesuaidengan disposisi pimpinan (untuk suratyang memerlukan disposisi) dan memprosessurat-surat rutin yang diterima langsungdari Tata Usaha Unit Pengolah.
5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakanpenyimpanan berkas selama arsip masihaktif.
12/9/2013
12/9/2013 22
top related