materi utama abk_130415
Post on 31-Jan-2016
235 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Disampaikan oleh:PT. Binaman Utama (PPM Consulting)
Jalan Menteng Raya 9, Jakarta Pusat 10340 ( 021 – 230 3157 7 021 – 230 2051, 230 2040 ; consulting@ppm-manajemen.ac.id : www.ppm-manajemen.ac.id
ANALISIS BEBAN KERJA(Workload Analysis)
13 April 2015
Workshop
1. Keselarasan Rancangan Organisasi2. Distribusi dan Keterkaitan Tanggung Jawab3. Pemetaan Tanggung Jawab4. Cakupan dan Manfaat Analisis Beban Kerja5. Posisi Analisis Beban Kerja dalam Perencanaan Tenaga Kerja6. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja7. Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan Volume Pekerjaan,
Kapasitas, dan Waktu Kerja8. Full Time Equivalent (FTE) Approach9. Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan FTE10. Kegiatan Pokok Analisis Beban Kerja11. Persoalan Potensial dalam Analisis Beban Kerja12. Validasi Data
Daftar Isi
Keselarasan Rancangan Organisasi (1)
• Keselarasan juga perlu dilihat antara rancangan strukturorganisasi dengan pembagian tanggung jawab dalampelaksanaan proses bisnis.
• Jika hasil pemetaan tanggung jawab menunjukkan adanyabeberapa fungsi di organisasi yang memiliki cakupan tanggungjawab jauh lebih sedikit dibanding fungsi lain, adakemungkinan terdapat pembagian tanggung jawab yang tidakseimbang.
• Jika ada suatu fungsi yang melakukan sebagian besartanggung jawab pada suatu proses bisnis tertentu, mungkinada mekanisme pengendalian yang kurang berjalan.
• Gambaran mengenai perlunya keselarasan di atasdigambarkan pada slide berikut.
Keselarasan Rancangan Organisasi (2)
Matriks Tanggung JawabProsedur
(SOP)
Tugas Pokok,Job Descriptions,
Beban Kerja
Sistem Informasi Manajemen-Informasi yg Diperlukan-Informasi yg Tersedia-Informasi yg Diberikan
VALUE CHAIN STRUKTUR ORGANISASI
SUPPLY CHAIN
VISI, MISI, KEBIJAKAN, STRATEGI ORGANISASI
Distribusi & Keterkaitan Tanggung Jawab
• Pemetaan Tanggung Jawab• Pengelompokan Tanggung Jawab
– Pengelompokan Horizontal– Pengelompokan Vertikal
• Rentang Kendali• Pendelegasian Tanggung Jawab• Hirarki Jabatan
Pemetaan Tanggung Jawab (1)
• Pembagian tanggung jawab kepada fungsi-fungsi yang adadi organisasi dapat dilakukan dengan memetakan perandan tanggung jawab setiap fungsi yang terkait dengansetiap proses bisnis.
• Jika setiap proses bisnis dijadikan judul setiap baris dalamsuatu matriks, dan setiap fungsi di organisasi dijadikanjudul kolom di matriks tersebut, maka setelah pemetaanperan dan tanggung jawab ini dilakukan, dengan menyorotsuatu baris, kita dapat melihat dasar penggambaranmekanisme kerja (prosedur) kerja lintas fungsi untukmenjalankan proses bisnis, sedangkan, jika kita sorot suatukolom, kita akan memperoleh gambaran akan cakupantugas dan tanggung jawab setiap fungsi di organisasi.
Pemetaan Tanggung Jawab (2)
• Cakupan tugas dan tanggung jawab setiap fungsi tersebutmerupakan dasar penting dalam penyusunan uraianpekerjaan (job description), pengembangan jobspecification, serta memberi gambaran awal mengenaikeseimbangan beban kerja antar fungsi.
• Keseimbangan beban kerja antar fungsi dan mekanismepengendalian pekerjaan lintas fungsi merupakanpertimbangan yang digunakan dalam pengelompokanpekerjaan atau unit kerja di organisasi.
• Beberapa slides berikut memberikan gambaran mengenaihasil pemetaan tugas dan tanggung jawab di organisasisuatu pengelola pusat olahraga (sport center), suatulearning center, dan sebuah perusahaan konstruksi.
Pemetaan Tanggung Jawab (3)
Business Development &
Capacity Planning
Facilities Operations & Maintenance
Membership Management
Activities & Event Scheduling
Customer Services
Resources & Services
Procurement
GM
Coordination & Policy
MarketingProcurementFacilities O & M
Food & Beverage
Finance & AccountingHR & GAIT / EDP
Inform trend, fluctuation, &
propose development
Recommend Marketing Strategy &
Mix
Inform trend & constraints
Identification of Facilities Availability
Inform & propose financial
policy
Assure HR availability &
business regulation
Inform readiness of IT, IS, & EDP
development
Investment approval; OM performance management
Inform F & B facilities
requirement
Inform customer feedback regarding facilities
Resources & services
procurement; inventory
control
O&M program planning,
execution, & control
Inform financial control; analyze
investment
Develop HR competence
& provide compliances
Assure IT support on
facilities O&M
Policy setting & approval for
major procurement
Inform resources needs &
allocation
Inform marketing materials
needs
Sourcing analysis;
value analysis;
execution
Inform resource needs &
allocation
Inform terms of payment &
budget constraints
Inform stationeries &
offices equipment
needs
Inform resource needs;
support data processing
Policy & approval for
exception cases
Identify members’
preferences on F & B
Update membership
data & maintain
relationships
Provide membership
card & materials
Provide members’
activity data
Inform members’
payment data
Provide membership information
system
Policy & coordination
for major events
Prepare & propose
menu
Promote events & available
facilities time
Provide resources
Personnel & facilities
scheduling; provide
procedures
Event / project-based
budget control
Assure required
regulatory compliance
Provide EDP support for
promotion & registration
Policy & approval for
exception cases
Provide meals & services;
analyze feedback
Collect & analyze
customers’ feedback
Inventory control
Quality Assurance & Work Load
Analysis
Budget control
Identify & analyze
competence gap
Provide customer
service information
system
Business Processes
Functions in Sport Center Organization
Proses Bisnis
Pengembanganprogram diklat
Pengelolaan & pemeliharaan
fasilitas
Penyelenggaraandiklat
Evaluasi & Pelaporan
PengelolaProgram
Inventarisasi, waktu, jumlahpeserta diklat; penjadwalan
program
Inventarisasi & sampaikankebutuhanpemakaian
fasilitas
Koordinasipelaksanaan diklat
Evaluasipelaksanaan,
peserta, & kinerjainstruktur
Instruktur
Pengembangankurikulum &
silabus
Penyiapan danpenyampaianmateri diklat
Evaluasipeningkatankompetensi
peserta
PengelolaFasilitas
Identifikasikebutuhan
ruangan, alat, bahan, & jasapendukung
Siapkan & pelihara fasilitas
sesuai jadwalpemakaian
Sediakan fasilitassesuai kebutuhan
pelaksanaan
Evaluasi feedbackttg fasilitas &
tindak lanjutnya
HR & GA
Siapkan perizinan& sertifikasi
terkait;
pengadaansumber dayapendukung
pengelolaan & pemeliharaan
pengadaansumber dayapendukung
pelaksanaan diklat
Koordinasikanevaluasi & pelaporan
pelaksanaan diklat
HR Unit
Sampaikankebutuhan
pengembangankompetensi
Pengirimanpeserta & data
terkait; penugasan timpendamping
peserta
Beri feedback & terima hasil
evaluasi
Training Provider luar
Kembangkanmateri sesuai
kebutuhanprogram;
Sediakan jasapelatihan
Sesuai kebutuhanpenyelenggara
Evaluasipeningkatankompetensi
peserta
Internal Learning Center XYZ External
Pemetaan Tanggung Jawab (4)
MATRIKS TANGGUNG JAWAB - KONSTRUKSI
PROSES BISNIS UTAMAUNIT KERJA / FUNGSI
Pemasaran & Estimasi
Construction Engineering Logistik Tim
PelaksanaanPengendalian
ProyekAdministrasi
KontrakKeuangan & Akuntansi
General Affairs SDM
No Pemasaran Jasa Konstruksi
1 Identifikasi Peluang TenderKenali & Kumpulkan Informasi
Masukan ttg Rencana Pendapatan
2 PrakualifikasiKoordinasi Penyiapan Dokumen
Siapkan Dokumentasi Proyek
Kumpulkan Dokumen yg Diperlukan
Siapkan Data Personil
3 Pemahaman Dokumen Tender
Mengambil Dokumen Tender
Pelajari Syarat Metode Kerja & Spesifikasi
Pelajari Spesifikasi Material & Alat
Masukan ttg Resiko Pelaksanaan (*)
Pelajari Cakupan & Resiko Proyek
Pelajari Aspek Perijinan
Pelajari Syarat Kualifikasi SDM
4 Aanwijzing / Kunjungan / Penjelasan Tender
Koordinasi Tim Aanwijzing
Klarifikasi Metode & Spesifikasi
Klarifikasi Spesifikasi Material & Alat
Masukan ttg Kondisi Lapangan (*)
Klarifikasi Cakupan & Resiko Proyek
Klarifikasi Aspek Perijinan
Klarifikasi Syarat Kualifikasi SDM
5 Estimasi Biaya & Waktu Proyek
Koordinasi Tim Estimasi
Rencanakan Metode Kerja, Resiko,Jadwal & Kebutuhan Sumber Daya
Estimasi Biaya Material, Alat, & Overhead
Masukan tentang Biaya Aktual (*)
Masukan ttg Konsekuensi Biaya untuk Antisipasi Resiko
Estimasi Biaya Modal Kerja. Masukan ttg Proyeksi Cash Flow
Estimasi Biaya Overhead
Estimasi Biaya Personil
6 Pengikatan Kontrak
Mendampingi Pimpinan dlm Menyepakati Kontrak
Periksa Spesifikasi Teknis & Metode Kerja
Periksa Spesifikasi Material & Alat
Periksa Syarat Pelaporan Kemajuan Pekerjaan
Evaluasi Kerangka & Substansi Kontrak
Periksa Syarat Penerimaan Termin
Periksa Aspek Perijinan
Periksa AspekKualifikasiSDM
Pemetaan Tanggung Jawab (5)
MATRIKS TANGGUNG JAWAB - KONSTRUKSI
PROSES BISNIS UTAMAUNIT KERJA / FUNGSI
Pemasaran & Estimasi
Construction Engineering Logistik Tim
PelaksanaanPengendalian
ProyekAdministrasi
KontrakKeuangan & Akuntansi General Affairs SDM
No Pelaksanaan Jasa Konstruksi
1 Analisis Rencana PelaksanaanAnalisis Resiko Teknis
An Pasokansumber daya(Q,C,D)
Evaluasi & Rinci Rencana kerja
Analisis Resiko Aspek Kemajuan Pelaksanaan
Analisis Resiko Aspek Cakupan Kerja Proyek
Analisis Resiko Aspek Keuangan
Analisis Resiko Aspek Legal
Analisis Kebutuhan & Pasokan SDM Proyek
2 Persiapan Pelaksanaan
Alihkan Peran sbg Contact Person ke Tim Pelaksanaan
Cek mobilisasi sbr daya
Evaluasi Pemasok Lokal & Pusat
Rangkum Analisis dan Antisipasi Resiko
Siapkan fasilitas keuangan (Rekening Bank dsb)
Siapkan & Urus Perijinan
Mobilisasi dan Seleksi SDM
3 Pengadaan Sumber Daya Proyek
Siapkan Spesifikasi & Panduan QC
Mobilisasi Sumber Daya Proyek
Koordinasikan QC Material, Alat & Subkon
Monitor Progress Pengadaan
Periksa kesesuaian dg Kontrak
Verifikasi Nilai & Waktu Jatuh Tempo
Urus Perijinan yg Diperlukan
4 Pengendalian Kemajuan Pelaksanaan
Siapkan Berita Acara Pek yg Diterima
Alokasi Alat & Material sesuai Jadwal
Utilisasi Sumber Daya sesuai Jadwal & Metode
Evaluasi Progress, Antisipasi Prbhn Jadwal
Periksa kesesuaian dg Kontrak
Kendalikan Biaya, Aliran Kas & Tagihan
Monitor Progress dan Evaluasi Perijinan
5 Pengendalian Biaya Pelaksanaan
Analisis Penggunaan Alat & Material
Pengadaan sesuai SOP & Value engineering
Optimalkan Penggunaan Alat & Material
Evaluasi Biaya, Antisipasi Prbhn Biaya
Periksa kesesuaian dg Kontrak
Catat dan Evaluasi Biaya Pelaksanaan
6 Pengendalian Kualitas Pelaksanaan
Siapkan RFC/ Request for Construction
Ajukan RFC ke Project Owner / Engineer
Monitor Pekerjaan yg Sdh Diterima
Periksa kesesuaian dg Kontrak
7 Pengendalian Cakupan Proyek
Beri Masukan ttg Aspek Teknik
Beri Masukan ttg Pengadaan Alat & Material
Beri Masukan ttg Situasi Lapangan
Beri Masukan ttg Nilai Perolehan
Analisis & Rekomendasi utk Tinjauan Kontrak
Beri Masukan ttg Aspek Keuangan
Beri Masukan ttg Aspek Perijinan
8 Serah Terima Fisik
Dampingan Teknis saat Commissioning
Siapkan dokumentasi yg Diperlukan
Koordinasikan Kegiatan Commissioning
Siapkan Dokumentasi Progress
Koordinasikan Berita Acara Serah Terima
Siapkan Tagihan
Siapkan dokumentasi yg Diperlukan
9 Penyelesaian / Penutupan Proyek
Dokumentasi utk Estimasi Proyek y.a.d
Demobilisasi & Terminasi Peralatan
Selesaikan Pending Items/ Punch List
Siapkan Dokumentasi Progress
Koordinasikan Dokumen Penutupan
Periksa Sisa Tagihan & Pembayaran
Periksa Aspek Perijinan untuk Penyelesaian
Demobilisasi & TerminasiSDM
Pemetaan Tanggung Jawab (6)
Pengelompokan Tanggung Jawab• Selain pemetaan tanggung jawab, evaluasi terhadap distribusi
dan keterkaitan peran dan tanggung jawab di organisasi jugadapat dilakukan dengan mengevaluasi pengelompokan cakupantanggung jawab di tataran (level) yang berbeda, maupun diantara fungsi pada tataran yang sama.
• Pembagian wewenang (otorisasi) pengadaan barang pada leveljabatan yang berbeda di fungsi yang sama berdasarkan besarannilai pengadaan merupakan contoh pengelompokan tanggungjawab secara vertikal.
• Pembagian cakupan tugas pengadaan barang berdasarkan jenispengadaan (mis: barang dan jasa; atau bahan baku dan bahanpenunjang; atau barang impor dan barang lokal) merupakancontoh pengelompokan secara horizontal.
Cakupan & Manfaat Analisis Beban Kerja• Analisis beban kerja (workload analysis) merupakan analisis
terhadap kuantitas pekerjaan yang dilakukan oleh suatu unitkerja.
• Dengan replikasi, analisis ini dapat dilakukan untuk seluruh atausebagian unit kerja dari suatu organisasi.
• Analisis beban kerja dapat dilakukan untuk suatu kualifikasitenaga kerja tertentu atau untuk beberapa kualifikasi tenagakerja, jika suatu kegiatan dimungkinkan untuk dilakukan olehlebih dari satu kualifikasi tenaga kerja.
• Dengan analisis beban kerja, kita dapat memperkirakan:(1) berapa banyak beban kerja yang dapat dipikul oleh suatujumlah tenaga kerja, atau; (2) berapa panjang waktu kerja yangdiperlukan, untuk suatu beban kerja tertentu; atau (3) berapajumlah tenaga kerja yang diperlukan di suatu unit kerja.
Posisi Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) dalam Perencanaan Tenaga Kerja (Manpower Planning)
Organization Planning
Environment Change Organization Objectives
Business WorkloadSeasonal Pattern
(Aggregate Planning)
Manpower Requirement Planning
Manpower Planning
Manpower Supply Planning
Utilization & Growth of HR
Manpower Inventory
Manning Standards
Productivity
MethodsTechnology
CultureManpower Control & Audit
Disarikan dari:•Jarrel, Donald W., 1993: Human Resource Planning: a Business Planning Approach, Prentice Hall Inc•McBeath, Gordon, 1992: The Handbook of Human Resource Planning, Blackwell Publisher•Schroeder, Roger G., 2007: Operations Management: Contemporary Concepts and Cases, 3rd Edition, McGraw Hill International
o Beban kerja suatu unit atau fungsi di organisasi dipengaruhi olehvolume kegiatan usaha (termasuk pertumbuhan dan fluktuasi/polamusimannya), pembagian tanggung jawab di organisasi, sertakarakteristik pekerjaan.
o Kelas atau ukuran unit kerja, serta proporsi jenis pelanggan, danvolume kegiatan merupakan beberapa hal yang mungkinmenentukan karakteristik beban kerja di unit-unit kerja.
o Dengan mempertimbangkan produktivitas, serta beban kerja yangdapat ditanggung oleh setiap personil di unit tersebut, makajumlah tenaga kerja yang dibutuhkan unit yang bersangkutandapat diperkirakan.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja (1)
o Produktivitas tenaga kerja akan sangat dipengaruhi olehteknologi/metode kerja yang digunakan, tingkat kerjasama antarindividu/kelompok, motivasi dan disiplin, serta keterampilan danpengetahuan tenaga kerja terhadap tugasnya.
o Keterampilan dan pengetahuan karyawan akan ditentukan olehproses pembelajaran di organisasi, yang didukung olehpelatihan/pengembangan, serta ketersediaan manual/pedomankerja, serta dokumentasi untuk menjalankan proses bisnis.
o Slide berikut akan memberikan gambaran mengenai keterkaitanantara berbagai hal di atas.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja (2)
BEBAN PEKERJAANUNIT KERJA
PRODUKTIVITASTENAGA KERJA
MEKANISME KERJA/PEMBAGIAN TUGAS/PROSEDUR KERJA
STRUKTURORGANISASI
VOLUME KEGIATANUSAHA/ORGANISASI
JUMLAH
PEMBELAJARAN•Pelatihan
•Pengembangan•Manual/Pedoman
•Dokumentasi
MOTIVASI &DISIPLIN
BEBAN KERJAINDIVIDU
KERJASAMA
KARAKTERISTIKPEKERJAAN
TEKNOLOGI &METODE KERJA
KETERAMPILAN &
PENGETAHUAN
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja (3)
Contoh: • Ada 100 calon karyawan yang akan diwawancarai oleh assessor.• Satu assessor perlu waktu 1 jam untuk wawancara dan 1 jam untuk tulis
laporan; waktu kerja yang tersedia = 1 minggu = 5 hari kerja.• Dengan waktu kerja normal 8 jam/hari, berapa jumlah assessor yang
diperlukan?• Kapasitas assessor = 4 calon karyawan per hari per orang assessor
= 4 calon kary awan / (hari kerja x orang assessor)
Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan Volume Pekerjaan, Kapasitas, dan Waktu Kerja (1)
S Sumber Daya = ---------------------------------------------------Volume Pekerjaan
Waktu Kerja x Kapasitas Sumber Daya
S Sumber Daya = ---------------------------------------------------Volume Pekerjaan
Waktu Kerja x Kapasitas Sumber Daya
S Assessor = -----------------------------------------------------100 calon kary
5 hari x 4 calon kary / (hari x orang assessor)
S Assessor = 5 orang assessor
Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan Volume Pekerjaan, Kapasitas, dan Waktu Kerja (2)
Full Time Equivalent (FTE) Approach (1)
• Pendekatan dalam perhitungan kebutuhan tenaga kerja dalamsuatu unit kerja, yang dilakukan dengan membagi total bebankerja di unit tersebut dalam suatu tahun (dalam satuanmandays per year) terhadap total waktu kerja penuh dalam satutahun (days per year).
• Beban kerja di suatu unit dihitung sebagai hasil penjumlahanseluruh beban kerja setiap kegiatan di unit kerja dalam setahun.
• Beban kerja suatu kegiatan dihitung berdasarkan perkalian:frekuensi pelaksanaan kegiatan dalam setahun [... kali pertahun] x durasi (waktu) setiap kali kegiatan tersebut dilakukan[....hari / kali] x jumlah orang yang diperlukan untuk melakukankegiatan tersebut [orang] à satuan beban kerja = [hari orangper tahun] = [mandays per year].
Beban kerja per kegiatan per tahun = frekuensi pelaksanaan per tahun x durasi per pelaksanaan x jumlah orang
Misalnya: kegiatan menerima tamu yang memerlukan penjelasan tentang layanandilakukan 5 kali per hari sepanjang tahun, memerlukan waktu 1 jam, dikerjakan olehdua orang pegawai.
Waktu kerja penuh dalam setahun diasumsikan 240 hari kerja.
Berarti, beban kerja kegiatan menerima tamu dalam setahun adalah :
Frekuensi x Durasi x Jumlah Orang yang melaksanakan =
(5 kali / hari x 240 hari / tahun) x (1 jam per kali / 8 jam per hari) x (2 orang)1200 [kali / tahun] x 0,125 [hari / kali] x 2 [orang] = 300 [hari orang per tahun] = 300 [mandays per year]
Full Time Equivalent (FTE) Approach (2)
Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (1)
CONTOH #1 – PETUGAS GUDANGDi bagian pergudangan sebuah perusahaan perdagangan diperoleh inventarisasipekerjaan sebagai berikut:• Penerimaan barang (termasuk pemeriksaan kuantitas, kualitas, dan identitas),
setiap hari ada 12 kali, dilakukan oleh 2 orang petugas gudang, dengan wakturata-rata 30 menit.
• Pembongkaran kemasan (untuk produk-produk tertentu) dilakukan rata-rata 4kali sehari, dilakukan oleh 2 orang petugas gudang, dengan waktu 30 menit.
• Penempatan barang, dilakukan rata-rata 12 kali sehari, dilakukan oleh 1 orangpetugas gudang, dengan waktu rata-rata 15 menit.
• Stock opname fisik (sebagai cross check terhadap data elektronik), dilakukansetiap bulan, oleh 4 petugas gudang, dengan waktu rata-rata 2 jam.
• Pembersihan gudang, dilakukan setiap hari, oleh 4 petugas gudang, selama 15menit.
CONTOH #1 – PETUGAS GUDANG (LANJUTAN)• Pengambilan barang oleh picker secara manual sesuai permintaan
pengambilan barang, dilakukan 200 kali setiap hari, dengan jarak tempuhdari loket penerimaan order pengambilan ke rak barang, terjauh 100 meterdan terdekat 20 meter. Probabilitas barang ditempatkan di rak terjauh danterdekat sama besarnya. Kecepatan berjalan tanpa membawa barangdiperkirakan 60 meter per menit, sedangkan jika membawa barang 40meter per menit.
Gudang hanya dibuka untuk melayani pengambilan barang dalam 1 shift (8jam per hari).Berdasarkan informasi di atas, berapakah:• Beban kerja petugas gudang (dalam man days per tahun)?• Jumlah petugas gudang yang diperlukan, dengan asumsi setiap tahun ada
250 hari kerja, 50 minggu kerja, 5 hari kerja per minggu, dan 8 jam kerjaper hari.
Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (2)
Pekerjaan Frekuensi Durasi JumlahSDM Beban Kerja[per tahun] [hari] [orang]
aPenerimaan barang (12 kali hari x 250 harikerja/tahun) 3000 0.0625 2 375.0 [hari orang/tahun]
b Bongkar kemasan (4 kali hari x 250 hari kerja/tahun) 1000 0.0625 2 125.0 [hari orang/tahun]
c Penempatan barang (12 kali/hari x 250 hari/tahun) 3000 0.0313 1 93.8 [hari orang/tahun]
d Stock opname (setiap bulan) 12 0.2500 4 12.0 [hari orang/tahun]
e Pembersihan (setiap sore hari) 250 0.0313 4 31.3 [hari orang/tahun]
f Pengambilan barang (20 kali/hari x 250 hari/tahun) 50000 0.0052 1 260.4 [hari orang/tahun]jarak rata2 = (20m + 100m)/2 = 60mwaktu menuju rak = 60m / (60m/menit) = 1 menitwaktu kembali = 60m / (40m/menit) = 1.5 menitwaktu total rata-rata = 2.5 menit
Beban kerja unit per tahun 897.4 [hari orang/thn]Waktu kerja per tahun 250 [hari/tahun]
Jumlah Petugas yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun 3.6 [orang]Jumlah Petugas Gudang yg diperlukan (dibulatkan) 4 [orang]
Asumsi standar waktu kerja:8 jam kerja per hari5hari kerja per minggu
250hari kerja per tahun50minggu kerja setahun
CONTOH #1 – PETUGAS GUDANG
Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (3)
CONTOH #2 – LAYANAN PENGADUAN KONSUMENDi pusat layanan pengaduan konsumen / pelanggan suatu perusahaan, dilakukaninventarisasi pekerjaan dengan hasil sebagai berikut:• Menerima telepon pengaduan, rata-rata perlu waktu 5 menit untuk menerima &
mencatat (mengisi form standar untuk pengaduan) setiap telepon pengaduan,dalam sehari rata-rata ada 60 pengaduan yang masuk via telepon.
• Mencatat pengaduan yang terekam di alat penerima pesan (jika konsumenmenelepon di luar jam kerja pusat layanan tersebut), waktu untuk mendengarkandan mencatat (mengisi form standar untuk pengaduan) pesan tersebut rata-rata 6menit, sehari rata-rata ada 20 pesan yang terekam.
• Membaca pengaduan tertulis (surat atau email) yang rata-rata masuk sebanyak 30pengaduan sehari, sambil langsung mengisikannya ke dalam form standarpengaduan, dengan waktu rata-rata 3 menit per pengaduan.
• Melayani konsumen yang datang untuk menyampaikan keluhan/pengaduan, rata-rata 12 tamu per hari, dengan waktu rata-rata 15 menit per kedatangan. Setiap tamuyang datang perlu ditemui oleh dua orang petugas pelayanan.
Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (4)
CONTOH #2 – LAYANAN PENGADUAN KONSUMEN (LANJUTAN)• Meneruskan form standar pengaduan kepada unit terkait, rata-rata 120 pesan
pengaduan sehari, dengan waktu rata-rata 3 menit setiap kalimeneruskan/mengirimkan (termasuk analisis untuk menetapkan kepada siapasaja pesan tersebut perlu disampaikan). Pekerjaan ini perlu dilakukan bersamaoleh dua orang petugas, untuk memastikan bahwa pesan yang diteruskan tidaksalah kirim.
• Menelepon kembali konsumen yang telah mengirimkan pengaduan,memberitahukan status pemrosesan pengaduan mereka, atau meminta informasilain untuk melengkapi informasi dari pengaduan yang telah masuk, rata-rata 60kali sehari, dengan waktu 3 menit setiap kali menelepon.
• Mengirimkan surat jawaban / tanggapan / penjelasan / solusi atas pengaduankonsumen, melalui email atau pos, rata-rata 120 surat per hari, dengan wakturata-rata 3 menit per surat.
Jika waktu kerja normal adalah 8 jam per hari, 5 hari per minggu, 240 hari kerja pertahun, maka berapakah petugas yang diperlukan di unit pelayanan pengaduantersebut?
Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (5)
Pekerjaan Frekuensi Durasi Jumlah SDM Beban Kerja[per tahun] [hari] [orang]
a Terima telepon, 5 menit, 60 kali/hari x 240 hari/tahun 14400 0.0104 1 150 [hari orang per tahun]
b Mencatat rekaman, 6 menit, 20 pesan/hari x 240 hari/tahun 4800 0.0125 1 60 [hari orang per tahun]
c Baca pengaduan, 3 menit, 30 kali/hari x 240 hari/tahun 7200 0.0063 1 45 [hari orang per tahun]
d Terima tamu,15 menit,12 tamu/hari x 240 hari/tahun, 2 orang 2880 0.0313 2 180 [hari orang per tahun]
e Teruskan pesan, 3 menit, 120 pengaduan/hari, 2 orang 28800 0.0063 2 360 [hari orang per tahun]
f Telepon kembali, 3 menit, sehari 60 kali x 240 hari/tahun 14400 0.0063 1 90 [hari orang per tahun]
g Kirim jawaban, sehari 120 kali, 3 menit 28800 0.0063 1 180 [hari orang per tahun]
Beban kerja unit per tahun 1065 [hari orang per tahun]Waktu kerja per tahun 240 [hari per tahun]
Jumlah SDM yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun 4.4 [orang]Jumlah SDM yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun (dibulatkan) 4 [orang dengan lembur]Jumlah SDM yg diperlukan = beban kerja unit per tahun / waktu kerja per tahun (dibulatkan) 5 [orang tanpa lembur]
Asumsi standar waktu kerja:8 jam kerja per hari5 hari kerja per minggu
240 hari kerja per tahun50 minggu kerja setahun
CONTOH #2 – LAYANAN PENGADUAN KONSUMEN
Contoh Perhitungan Beban Kerja Menggunakan Pendekatan Full Time Equivalent (FTE) (6)
Kegiatan Pokok Analisis Beban Kerja (1)
§Persiapan•Pemahaman organisasi dan bisnis.•Sosialisasi kegiatan analisis beban kerja.
§Pengumpulan data•Inventarisasi data perkembangan dan fluktuasi volume kegiatanbisnis.
•Inventarisasi data pertumbuhan dan turn over tenaga kerja.•Pemetaan proses bisnis.•Inventarisasi cakupan kegiatan unit kerja.•Pengumpulan data frekuensi kegiatan, durasi kegiatan, dan alokasitenaga kerja.
•Validasi data beban kerja.
§Perhitungan dan konfirmasi•Perhitungan beban kerja per unit kerja.•Konfirmasi data dan perhitungan beban kerja.•Analisis kebutuhan tenaga kerja.•Konfirmasi hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja.
§Rekomendasi•Penyusunan rekomendasi penempatan tenaga kerja.•Penyusunan rekomendasi pemenuhan kebutuhan tenaga kerja.•Penyusunan rencana implementasi.
Kegiatan Pokok Analisis Beban Kerja (2)
Persoalan Potensial dalam Analisis Beban Kerja (1)
• Pada umumnya, informasi mengenai adanya kegiatan analisisbeban kerja di suatu organisasi akan menjadi isu yang sensitif,karena dapat menimbulkan kekhawatiran akan adanya mutasiatau bahkan pemutusan hubungan kerja di sebagian karyawan.
• Kekhawatiran ini dapat menimbulkan resistensi terhadappelaksanaan kegiatan analisis beban kerja, yang dapatditunjukkan dengan keengganan untuk bekerjasama dengantim konsultan atau dengan memberikan data beban kerja yangtidak akurat.
• Untuk mengantisipasi resistensi ini, di awal proyek perlu dilakukansosialisasi kepada seluruh karyawan mengenai manfaat dari proyek analisisbeban kerja, serta penjelasan bahwa analisis beban kerja tidak berorientasipada upaya mengurangi jumlah tenaga kerja, namun lebih pada upayauntuk mendapatkan jumlah tenaga kerja yang proporsional di antara unit-unit kerja di organisasi.
• Efektivitas dari sosialisasi serta berbagai upaya validasi data beban kerjaseperti yang dijelaskan pada slide sebelum ini, memerlukan adanya sikapsaling percaya dan kerjasama yang erat antara tim konsultan, timcounterpart (tim inti dari klien yang berinteraksi secara kontinyu dengan timkonsultan), serta para narasumber di perusahaan (wise persons dan parakepala unit kerja).
Persoalan Potensial dalam Analisis Beban Kerja (2)
Validasi Data (1)
Untuk meningkatkan keandalan serta penerimaan atas data beban kerja sebagai dasarperhitungan analisis beban kerja, diperlukan validasi atas data beban kerja yang diperoleh.Alternatif metode validasi data beban kerja yang mungkin diperlukan antara lain:• Menggunakan catatan waktu kerja, yang dapat memberikan informasi mengenai:
– Bukti pemanfaatan waktu kerja.– Proporsi, frekwensi, durasi setiap jenis kegiatan.– Pembebanan biaya.
• Melakukan Time Study, dengan pertimbangan:– Membantu analisis kebutuhan waktu & sumber daya per–rincian tahapan
pekerjaan.– Dapat disimulasikan.– Didukung oleh database, pengalaman, dokumentasi.
• Melakukan Work Sampling, agar dapat memperoleh:– Proporsi pemanfaatan waktu kerja.– Masukan terhadap struktur organisasi, metode / prosedur, kompetensi.
• Merujuk pada data historis volume pekerjaan untuk memperhitungkan:– Perkembangan / pertumbuhan beban kerja keseluruhan unit dan organisasi.– Fluktuasi / pola musiman beban kerja.
• Membandingkan dengan unit kerja sejenis / typical, dengan syarat:– Cakupan pekerjaan sebanding.– Volume kegiatan / usaha sebanding.– Kompleksitas pekerjaan sebanding.– Metode kerja / teknologi sebanding.
• Cross check dengan pendapat wise man / wise person, yang memenuhi persyaratan:– Berpengalaman di pekerjaan terkait.– Dapat menjelaskan tahapan / metode pelaksanaan pekerjaan.– Konflik kepentingan sekecil mungkin.– Relatif dapat diterima banyak pihak.
Validasi Data (2)
Check List Untuk Validasi Data ABK
• Asumsi dasar untuk perhitungan:– Apa sudah ada kesepakatan tentang asumsi waktu kerja efektif per tahun? à full
time equivalent (FTE).– Kompetensi (yang terkait dengan produktivitas) tenaga kerja?
• Terkait dengan data ABK di CWK:– Apakah daftar kegiatan sudah mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan oleh unit
yang bersangkutan?– Apakah ada kegiatan yang di luar cakupan uraian pekerjaan?à apa sudah tercatat
dalam beban kerja?– Apakah volume (frekuensi) pelaksanaan sesuai dengan kegiatan bisnis? à ada
dokumen pendukung untuk validasi?– Apakah durasi pelaksanaan kegiatan cukup wajar?– Jika ada data yang menyebutkan jumlah orang yang melakukan >1 orang, apakah
para personil tersebut bekerja bersama atau bergantian?• Terkait dengan Manpower Planning:
– Apa sudah mempertimbangkan rencana pengembangan usaha dan penerapan IT di Organisasi? à berpengaruh pada unit kerja mana saja?
TERIMA KASIH
top related