manual mutu - teknikkimia.usu.ac.idteknikkimia.usu.ac.id/images/folder2/1-00-manual-mutu.pdfgugus...
Post on 16-May-2019
236 Views
Preview:
TRANSCRIPT
MANUAL MUTU
GUGUS KENDALI MUTU
DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
SEPTEMBER 2018
Nomor Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00
Tanggal Terbit Edisi 1 : 15 September 2008
Tanggal Terbit Edisi 2 : 10 November 2011
Tanggal Terbit Edisi 3 : 10 November 2015
Status Revisi : 05
Direvisi Oleh : Tim GKM Departemen Teknik Kimia
FT USU
Diperiksa dan Disetujui Oleh : Ketua Tim GKM Departemen
Teknik Kimia FT USU
Disahkan Oleh : Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D
Dekan Fakultas Teknik USU
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 1 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya
tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
LEMBARAN PENGESAHAN
Disiapkan
Oleh
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Maya Sarah S.T., M.T., Ph.D., IPM Ketua GKM
Erni Misran S.T., M.T., Ph.D. Sekretaris GKM
Okta Bani, S.T., M.T Anggota
Disahkan
Oleh
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 2 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya
tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
DAFTAR DISTRIBUSI
No. Penerima Personil Tanda Tangan Tanggal
1 Fungsionaris
Departemen
Teknik Kimia USU
Ketua Departemen
Sekretaris Departemen
2 Tata Usaha
Departemen KTU
3
Kepala Laboratorium
Ka. Lab. Kimia Analisa
Ka. Lab. Kimia Fisika
Ka. Lab. Kimia Organik
Ka. Lab. Mikrobiologi
Ka. Lab. Operasi Teknik Kimia
Ka. Lab. Proses Industri Kimia
Ka. Lab. Penelitian
4 Koordinator Bidang
Koordinator Kerja Praktek
Koordinator Skripsi
Koordinator Perancangan Pabrik
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 3 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya
tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
CATATAN PERUBAHAN
Revisi
ke-
Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan Oleh Fungsi/
Jabatan
Tanda
Tangan
1 3-12-
2007
1, 11-16,
24-27 -
Kesalahan
penomoran
dan nama
dokumen
Dr. Ir.
Armansyah
Ginting, M.Eng
Dekan
FT USU
2 13-09-
2017 1-30 -
Penggantian:
Logo USU
Dekan FT
USU
Ir. Seri Maulina,
M.Si, Ph.D
Dekan
FT USU
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 4 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya
tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
1. PENDAHULUAN
Dalam upaya melaksanakan kebijakan normatif yang diputuskan pada tingkat universitas,
Pimpinan Departemen Teknik Kimia (DTK) USU melaksanakan kebijakan operasional yang
pada dasarnya merupakan suatu transfomasi kelembagaan guna meningkatkan kemampuan
institusi untuk menjawab tantangan yang berkembang di masyarakat secara tepat dan cepat.
Transformasi kelembagaan diarahkan untuk mewujudkan academic excellence, kesejahteraan,
dan kepeloporan dalam masyarakat. Selain itu, penyempurnaan kelembagaan dilakukan dengan
tujuan utama untuk menjamin tercapainya sasaran-sasaran yang telah digariskan, melalui
penerapan prinsip-prinsip good corporate governance. Proses peralihan ini dilaksanakan melalui
proses transisi secara baik dan benar, yang dilandasi dengan kesadaran kehidupan berkomunitas
yang kuat, dan dengan upaya yang berkelanjutan untuk menyelaraskan aspirasi tentang masa
depan. Sehingga, berbagai hambatan dalam proses transformasi kelembagaan ini diharapkan
dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Secara singkat, Pimpinan DTK USU telah melaksanakan upaya-upaya untuk menumbuhkan
organisasi yang sehat, berdasarkan kebijakan normatif serta kebijakan umum pengembangan
USU, seperti yang didefinisikan DIKTI dalam Higher Education Long Term-Strategy (HELTS)
2003-2010 (a healthy organization is characterized by its ability to flourish academic freedom,
highly value innovation and creativity. empower individuals to share knowledge and work), agar
kegiatan-kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat terlaksana dengan baik, sesuai dengan
harapan.
Kebijakan normatif yang telah diturunkan pada tingkat universitas, semuanya searah dengan
strategi jangka panjang pengembangan departemen yang telah digariskan oleh Dirjen DIKTI,
yang menekankan pentingnya otonomi institusi yang berlandaskan kepada akuntabilitas,
evaluasi, dan akreditasi serta bermuara pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara
berkelanjutan, untuk menghasilkan lulusan, ilmu pengetahuan, teknologi, dan tata nilai seperti
yang diharapkan stakeholders, serta memperoleh akreditasi secara internasional, dengan
landasan operasional suatu organisasi yang sehat.
Dengan demikian, untuk menjamin terlaksananya kebijakan normatif dan kebijakan umum
pengembangan departemen, maka perlu disusun Program Gugus Kendali Mutu (GKM) DTK
USU yang sejalan dengan Program Sistem Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik dan Program
Sistem Manajemen Mutu USU yang memberikan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dan
Pengendalian Mutu (Quality Control), yang akan menjadi rambu-rambu operasional bagi seluruh
sivitas akademika DTK USU dalam melaksanakan tugasnya.
1.1 PENGERTIAN
Buku Manual Sistem Program Gugus Kendali Mutu DTK USU yang selanjutnya disebut Manual
Mutu (MM) merupakan kerangka dasar yang digunakan oleh Departemen Teknik Kimia
Universitas Sumatera Utara dalam menyusun dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu tingkat
departemen. Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian dengan standar (Crosby, 1986),
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 5 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya
tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
kesesuaian dengan harapan stakeholder (Green, 1994), atau pemenuhan janji yang telah
diberikan. Mutu pendidikan di DTK USU dimengerti sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan
kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar akademik.
Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses, dan keluaran serta nilai dan derajat
kebaikan, keutamaan, dan kesempurnaan.
Mutu Pendidikan di DTK USU bersifat proaktif dalam arti bahwa lulusan DTK USU mampu
secara terus-menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas
sosial-budaya yang terus berkembang secara dinamis. Mutu pendidikan di DTK USU juga
mencakup aspek pelayanan administratif, sarana, prasarana, organisasi dan manajemen yang
dapat memenuhi harapan sivitas akademika dan masyarakat (baik orang tua mahasiswa,
pengguna lulusan, maupun masyarakat luas).
Sistem penjaminan mutu akademik di DTK USU dirancang dan dilaksanakan untuk dapat
menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu
harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam
Spesifikasi Program Studi. Dengan demikian departemen juga menjamin mahasiswa akan
memperoleh pengalaman belajar seperti yang dijanjikan di dalam spesifikasi program studi.
1.2 TUJUAN SMM DTK USU
Sistem Manajemen Mutu (SMM) akademik di DTK USU dilaksanakan secara terpadu pada
tingkat program studi serta unit penunjang lainnya, sesuai Buku Pedoman Sistem Kendali Mutu
DTK USU, yang di dalamnya berisi Kebijakan Mutu, Organisasi, tanggung jawab dan
wewenang, Manual Mutu Akademik, serta Manual Prosedur. Sebagai pendukung, pada tingkat
Program Studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi Program Studi serta dilakukan
evaluasi diri.
Menggunakan instrumen tersebut di atas, SMM DTK USU dirancang dengan tujuan:
1. Membantu pencapaian Visi dan Misi DTK USU yang mendukung pencapaian Visi dan
Misi USU.
2. Menjamin kepatuhan seluruh staf DTK USU dalam penjaminan mutu pendidikan,
penelitian, dan pelayanan pada masyarakat.
3. Menjamin kepastian bahwa lulusan DTK USU memiliki kompetensi yang sesuai
dengan standar yang ditetapkan.
4. Menjamin kepastian bahwa setiap mahasiswa mendapat pengalaman belajar sesuai
dengan spesifikasi departemen yang ditetapkan.
5. Menjamin relevansi antara program pendidikan dan tuntutan/kebutuhan stakeholders.
6. Memfasilitasi dan mengoordinasikan tindakan perbaikan mutu berkelanjutan di DTK
USU.
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 6 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya
tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
1.3 RUANG LINGKUP PENERAPAN
Ruang lingkup proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di DTK USU meliputi semua
program studi di bawahnya serta bagian yang mendukung proses realisasinya, yang meliputi
Bidang Tata Usaha, Laboratorium, Penelitian, Kerja Praktik, Tugas Akhir,
Perpustakaan/Publikasi, Kurikulum, dan Kerjasama.
1.4 VISI DAN MISI DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA USU
Dalam menyelenggarakan kegiatan akademik, DTK USU mempunyai visi dan misi sebagai
berikut:
Visi: “Menjadi Program Studi Teknik Kimia yang unggul dalam bidang
teknologi proses dan riset berbasis potensi lokal serta mampu bersaing
dalam tataran global”
Misi: 1. Membangun atmosfer akademis yang kondusif dalam proses
pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk
pengembangan kepribadian yang berwawasan technopreneurship.
2. Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi Teknik Kimia berdasarkan
kurikulum berbasis kompetensi untuk menghasilkan lulusan yang
mampu bersaing dalam tataran global.
3. Mengembangkan riset dan budaya meneliti yang berorientasi kepada
masalah-masalah teknologi proses dan pengolahan sumber daya alam
terutama berbasis potensi lokal secara berkelanjutan bagi kesejahteraan
masyarakat.
4. Memberikan pelayanan untuk pemecahan permasalahan nyata di
masyarakat terutama yang terkait pada teknologi proses berbasis potensi
lokal.
5. Memperkuat dan memperluas jejaring nasional dan internasional untuk
meningkatkan aktivitas Tri Dharma PT.
1.5 STRUKTUR ORGANISASI
DTK USU mempunyai struktur organisasi seperti yang disajikan pada Gambar 1.1.
GUGUS KENDALI MUTU PROGRAM STUDI TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 7 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Program Studi Teknik Kimia USU
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 8 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
2. KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY) PROGRAM STUDI TEKNIK KIMIA
USU
2.1 KEBIJAKAN UMUM
2.1.1 Departemen Teknik Kimia (DTK) USU didirikan dengan mengemban tugas antara lain:
a. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang bermoral, yang memiliki
kemampuan akademik, profesi, dan vokasi yang dapat menerapkan, mengembangkan,
dan/atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian.
b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya
yang berbasis kerjasama industri dalam arti luas, serta mengupayakan penggunaannya
untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat.
c. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumber daya alam
sesuai dengan azas pengelolaan yang profesional.
d. Meningkatkan kualitas secara berkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam
persaingan dan kerjasama global.
e. Memberikan pelayanan kepada dunia industri dan masyarakat dalam menyelesaikan
permasalahan yang ada.
2.1.2 Departemen Teknik Kimia (DTK) USU mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang
senantiasa melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Peningkatan mutu ini
dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi
yang lengkap dan sesuai dengan harapan stakeholders.
2.1.3 Pengembangan program pendidikan hendaknya mengacu pada rencana strategis DTK
yang mendukung rencana strategis USU dan selalu disertai dengan inovasi terhadap
metoda dan substansi pembelajaran serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunak dan
perangkat keras yang diperlukan. Pengembangan dalam jangka menengah dan panjang
diarahkan untuk menjadi trend setter di tingkat nasional dan memberikan kontribusi pada
standar akademik program sejenis di tingkat nasional dan regional.
2.1.4 Pelaksanaan pendidikan di lingkungan DTK USU dirancang dengan mempertimbangkan
pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen
(teacher centered learning) ke fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student
centered learning). Porsi pembelajaran yang berbasis pada penelitian hendaknya
ditingkatkan secara berkelanjutan.
2.1.5 Evaluasi terhadap program pembelajaran harus dilakukan secara sistematik, terstruktur,
periodik, dan berkesinambungan dengan menggunakan alat ukur yang dapat diterima
masyarakat.
2.1.6 Peningkatan mutu pendidikan di DTK USU didasarkan pada kebijakan pengembangan
proses pembelajaran yaitu, antara lain:
a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih identifikasi
persoalan, dan strategi penyelesaian;
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 9 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
b. Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan
implementasinya;
c. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia
dan akan tersedia;
d. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreativitas.
2.1.7 Berdasarkan berbagai pertimbangan yang telah disebutkan di atas maka kebijakan mutu
(quality policy) Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara dinyatakan
sebagai berikut:
DTK USU melaksanakan usaha perbaikan mutu secara terus
menerus dalam bidang rekayasa proses kimia dalam mendukung
industri proses melalui kegiatan pendidikan, penelitian, dan
pelayanan pada masyarakat hingga mencapai standar mutu dan
kepuasan stakeholder.
2.2 TUJUAN MUTU
Untuk mendeskripsikan tujuan mutu perlu disiapkan pedoman komponen mutu yang perlu
dipertimbangkan seperti yang ditampilkan pada Tabel 2.1.
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 10 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
Tabel 2.1 Komponen Mutu yang Harus Dipertimbangkan
• Mahasiswa
• Sumber Daya
(Dosen, Tenaga
Pendukung,
Sarana dan
Prasarana)
• Regulasi
• Penyediaan Sumber
Daya (Dosen, Tenaga
Pendukung, Sarana dan
Prasarana)
• Pendataan Mahasiswa
Baru
• Proses Belajar
Mengajar (Perkuliahan,
Praktikum, Penelitian,
Kerja Praktik, Tugas
Akhir)
• Proses Evaluasi (Ujian,
Seminar, Sidang
Sarjana, Dosen, dan
Tenaga Pendukung)
• Disain Pengembangan
(Peningkatan
Kompetensi Dosen dan
Tenaga Pendukung,
Pengukuran Kepuasan
Pelanggan, Perbaikan
Sistem)
• Lulusan
• Hasil
Penelitian
• Karya Ilmiah
• Jasa
Konsultasi
• Jasa Pelayanan
Perpustakaan
• DIKTI
• Pasar kerja (industri
dan sektor publik
lainnya)
• Masyarakat (orang
tua mahasiswa)
• Sekolah Menengah,
Perguruan Tinggi
Lain.
2.3 STANDAR MUTU
Untuk penyusunan manual mutu (dokumen level 1), manual prosedur mutu (dokumen level 2),
instruksi kerja dan standar (dokumen level 3), dan formulir-formulir (dokumen level 4) pada
tingkat Program Studi, yang selanjutnya disebut “organisasi”. Pada bagian berikut ini
disampaikan garis-garis besar pedoman untuk beberapa parameter (input, proses, output,
stakeholders).
OUTPUT
REALISASI
PRODUK
(PROSES)
INPUT STAKEHOLDERS
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 11 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
2.3.1 Parameter Masukan (INPUT):
• Mahasiswa Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal proses
rekrutmen mahasiswa secara keseluruhan (pendaftaran,
penyeleksian, dan pendaftaran ulang) melalui jalur Seleksi Nasional
Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN), Seleksi Bersama
Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN), dan Seleksi Masuk
Mandiri (SMM).
• Sumber Daya Sumber Daya yang dimiliki Organisasi adalah:
1. Dosen
Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal
menentukan kriteria (kualifikasi dan kompetensi) dosen yang
akan memberikan proses perkuliahan di Organisasi.
2. Tenaga Pendukung
Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal
menentukan kriteria (kualifikasi dan kompetensi) tenaga
pendukung yang akan membantu kelancaran proses perkuliahan
di Organisasi.
3. Sarana dan Prasarana
Organisasi mengidentifikasi dan mentabulasi sarana dan
prasarana yang dibutuhkan dalam proses perkuliahan.
2.3.2 Parameter Realisasi Produk (PROSES):
• Penyediaan
Sumber Daya
Proses penyediaan sumber daya yang dilakukan oleh Organisasi
adalah sebagai berikut:
1. Dosen
Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal sistem
penerimaan dosen yang memiliki kompetensi (attitude,
knowledge, dan skill) dan pengalaman sesuai dengan kualifikasi
yang dibutuhkan.
Kondisi Organisasi pada saat ini:
• Komposisi dosen:
- 27,59% S2 dan 72,41% S3.
- 3,45% Tenaga Pengajar, 3,45% Asisten ahli, 17,24%
Lektor, 48,28% Lektor Kepala, dan 27,59% Guru besar
- 3,45% memiliki pengalaman mengajar < 10 tahun dan
96,55% memiliki pengalaman mengajar > 10 tahun.
• Rasio antara dosen dengan mahasiswa adalah 1:20
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 12 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Penyediaan
Sumber Daya
(Lanjutan)
• Tugas Pokok dan Beban Pengajaran ditentukan oleh Program
Studi dengan mempertimbangkan latar belakang dan
distribusi bidang keahlian dari masing-masing dosen.
• Semua (100 %) dosen menjadi penyaji/pemakalah dalam
seminar nasional dan internasional
• Sebanyak 93,10% dosen menjadi pembimbing akademik.
2. Tenaga Pendukung
Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal sistem
penerimaan tenaga pendukung yang memiliki kompetensi
(attitude, knowledge, dan skill) dan pengalaman sesuai dengan
kualifikasi yang dibutuhkan. Pada saat ini, Organisasi mempunyai
komposisi tenaga pendukung yang berjumlah 6 (enam) orang
dengan latar belakang pendidikan SLTA adalah 50% dan S1
adalah 50%.
3. Sarana dan Prasarana
Organisasi mengikuti kebijakan universitas dalam hal penyediaan
sarana dan prasarana yang bertujuan untuk mempromosikan
efisiensi mutu dalam proses perkuliahan mahasiswa. Organisasi
melakukan perawatan sarana dan prasarana yang dimiliki
tersebut.
Pada saat ini, Organisasi mempunyai sarana dan prasarana
berupa:
- Gedung kuliah : 627 m2
- Ruang laboratorium : 1022,22 m2
- Ruang kerja dosen : 266 m2
- Ruang perpustakaan : 38,5 m2
- Sarana pendukung proses belajar mengajar terdiri dari: 8
LCD projector, 3 PC dan 2 laptop untuk administrasi, 2 PC
untuk Ketua dan Sekretaris Departemen, 3 PC untuk
pendukung kegiatan dosen dan departemen, dan white board
di setiap ruang kuliah.
Organisasi melakukan inventarisasi kebutuhan berbagai fasilitas
yang dibutuhkan dan mengajukan permohonan ke tingkat
fakultas guna menunjang:
• Penyediaan berbagai perlengkapan seperti LCD Projector,
alat tulis kantor (ATK), bahan/peralatan laboratorium,
jaringan internet, dan perpustakaan (buku teks, buku, jurnal,
dan prosiding).
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 13 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Penyediaan
Sumber Daya
(Lanjutan)
• Pengembangan sistem untuk menghasilkan buku teks, modul,
dan lain sebagainya.
Proses penyediaan sarana dan prasarana yang dilakukan
Organisasi tertuang dalam Manual Prosedur Penyediaan
Prasarana/Sarana (MP-GKM-TK-FT-5-04).
• Pendataan
Mahasiswa Baru
Organisasi menerima mahasiswa baru yang telah dinyatakan lulus
pada Organisasi, beserta data (umur, jender, agama, asal daerah,
hambatan fisik, nilai UN, penghasilan orang tua, dan profil sosio-
ekonomi mahasiswa) mengenai mahasiswa tersebut.
• Proses
Pembelajaran
Proses Pembelajaran yang terdapat di Organisasi adalah:
1. Perkuliahan
Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi
untuk kegiatan pengajaran, yaitu dengan mensyaratkan adanya
rencana mengajar, persiapan mengajar, pembuatan bahan ajar,
dan penggunaan metoda belajar yang partisipatori (andragogy
system). Proses perkuliahan ini diatur dalam Manual Prosedur
Perkuliahan (MP-GKM- TK-FT-6-03).
2. Praktikum
Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi
untuk kegiatan praktikum yang merupakan sarana bagi
mahasiswa untuk mendapatkan keterampilan menggunakan
peralatan laboratorium secara langsung dan mandiri. Prosedur
yang diatur meliputi penerimaan asisten baru (MP-GKM-TK-FT-
6-13), penerimaan praktikan (MP-GKM-TK-FT-6-14),
pelaksanaan praktikum (MP-GKM-TK-FT-6-15), dan penulisan
laporan (MP-GKM-TK-FT-6-16). Keempat prosedur tersebut
berlaku umum untuk semua teaching laboratory (Laboratorium
Kimia Analisa, Kimia Fisika, Kimia Organik, Mikrobiologi,
Operasi Teknik Kimia, dan Proses Industri Kimia).
3. Kuliah Praktik Industri
Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi
untuk kegiatan kuliah praktik industri yang menjadi kesempatan
pertama untuk melihat kenyataan lapangan dan pengalaman
pertama di dunia kerja. Kegiatan kuliah praktik industri yang
diselenggarakan oleh Organisasi didasarkan pada prosedur yang
mengatur persyaratan, pelaksanaan, dan pelaporan, serta seminar
(MP-GKM-TK-FT-6-17).
4. Tugas Rancangan Pabrik
Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 14 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Proses Belajar
Mengajar
(Lanjutan)
untuk kegiatan tugas rancangan pabrik yang merupakan capstone
bidang ilmu teknik kimia. Kegiatan tugas rancangan pabrik yang
diselenggarakan oleh Organisasi didasarkan pada prosedur yang
mengatur persyaratan, pelaksanaan, dan pelaporan, serta seminar
(MP-GKM-TK-FT-6-17).
5. Penelitian
Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi
untuk kegiatan penelitian yang merupakan sarana bagi mahasiswa
untuk meneliti suatu topik tertentu yang menarik minat
mahasiswa. Hasil penelitian kemudian diolah dan dianalisis untuk
mendapatkan suatu kesimpulan dan pengembangan.
Penyelenggaraan penelitian didasarkan pada suatu prosedur yang
sistematis mulai dari penentuan judul hingga pelaporan serta
presentasi/seminar (MP-GKM-TK-FT-6-18, 19, 20).
6. Skripsi
Organisasi mengatur suatu sistem yang efisien dan bermutu tinggi
untuk kegiatan penulisan skripsi yang merupakan hasil kegiatan
penelitian mahasiswa. Kegiatan penulisan skripsi yang
diselenggarakan oleh Organisasi didasarkan pada prosedur yang
mengatur persyaratan dan pelaksanaan penulisan skripsi (MP-
GKM-TK-FT-6-06).
• Proses Evaluasi
Organisasi harus mengukur dan mengevaluasi kinerja proses
pembelajaran dan kinerja staf (dosen dan tenaga pendukung) secara
sistematis yang sejalan dengan evaluasi kriteria kinerja proses yang
bersangkutan.
Proses Evaluasi yang dilakukan Organisasi bertujuan untuk melihat
sejauh mana kemajuan mahasiswa dalam proses pembelajaran,
meliputi perkuliahan (ujian), kegiatan penelitian dan kerja praktek
(seminar), dan sidang sarjana (tugas akhir), serta untuk melihat
kinerja dosen dan tenaga pendukung di lingkungan organisasi.
1. Ujian
Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal
penyelenggaraan ujian yang mengatur kode etik pengawas dan
petugas yang memperbanyak naskah soal. Ujian mahasiswa
dilaksanakan dua kali pada setiap semester yaitu UTS (Ujian
Tengah Semester) dan UAS (Ujian Akhir Semester) yang diatur
dalam MP-GKM-TK-FT-6-04.
2. Seminar Penelitian
Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 15 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Proses Evaluasi
(Lanjutan)
penyelenggaraan seminar yang mengatur tata cara dan
persyaratannya. Dalam konteks penelitian, seminar dilaksanakan
dua kali yaitu Seminar Proposal Penelitian dan Seminar Hasil
Penelitian yang diatur bersamaan dalam Prosedur Pelaksanaan
Penelitian (MP-GKM-TK-FT-6-19).
3. Seminar Kerja Praktek
Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal
penyelenggaraan seminar hasil kuliah praktik industri yang
mengatur tata cara dan persyaratannya. Seminar hasil kuliah
praktik industri diatur bersamaan dalam Prosedur Kerja Praktek
(MP-GKM-TK-FT-6-17).
4. Sidang Sarjana
Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal
penyelenggaraan sidang sarjana yang mengatur tata cara dan
persyaratannya. Sidang sarjana diatur bersamaan dalam Prosedur
Sidang Sarjana (MP-GKM-TK-FT-6-21). Berdasarkan hasil
sidang sarjana maka akan diputuskan mengenai kelulusan
mahasiswa yang disampaikan dalam yudisium (MP-GKM-TK-
FT-6-07).
5. Evaluasi Dosen dan Tenaga Pendukung
Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal
penyelenggaraan penilaian kinerja seluruh stafnya (MP-GKM-
TK-FT-6-19).
• Disain
Pengembangan
Disain Pengembangan yang dilakukan Organisasi adalah:
1. Peningkatan Kompetensi Dosen dan Tenaga Pendukung
• Organisasi mengembangkan dan mempertahankan dosen
dan tenaga pendukung yang berkualitas tinggi dengan secara
jelas mendefinisikan tanggung jawab mereka, dan dengan
evaluasi kinerja secara teratur.
• Organisasi mengembangkan kapasitas ilmu para dosen dan
tenaga pendukung sehingga terus mampu mengikuti
perubahan pada masing-masing disiplin akademik.
• Organisasi merancang suatu sistem yang efektif dalam hal
penyelenggaraan Peningkatan Kompetensi Dosen dan
Tenaga Pendukung ini dalam (MP-GKM-TK-FT-5-03).
2. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Organisasi mengembangkan suatu metoda yang terukur untuk
mengetahui kepuasan pelanggan terhadap kinerja Organisasi
secara keseluruhan. Pengukuran kepuasan pelanggan dapat
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 16 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Disain
Pengembangan
(Lanjutan)
dilakukan melalui penyebaran kuesioner yang kemudian
ditabulasi. Informasi balikan yang diperoleh dapat dimanfaatkan
sebagai upaya perbaikan sistem.
Melalui kuesioner, Organisasi juga dapat mengumpulkan statistik
informasi tentang keluhan pelanggan (yang didapat dari dalam
atau luar organisasi, dari audit internal atau eksternal, dan dari
kelanjutan infiormasi lain yang diserahkan untuk analisa dan
perbaikan organisasi). Keluhan tersebut kemudian ditindaklanjuti
dengan koreksi/perbaikan dengan cara yang efisien. Langkah
yang diambil ditulis dalam handbook.
Prosedur mutu pengukuran kepuasan pelanggan tertuang dalam
MP-GKM-TK-FT-4-01; sedangkan mekanisme survei yang
dilakukan tertuang dalam MP-GKM-TK-FT-6-10.
3. Perbaikan Sistem
Organisasi melakukan peninjuan sistem secara terus menerus
untuk mengevaluasi dan memperbaiki kinerja sistem. Dalam hal
ini, organisasi melakukan perbaikan sistem yang meliputi:
a. Visi, Misi, Tujuan, dan Rencana Kerja
• Organisasi mendefinisikan visi dan misinya dengan jelas
sehingga dapat menjadi pedoman dalam membangun
tujuan dan rencana kerja.
• Organisasi secara periodik mengevaluasi dan
memperbaiki rencana kerjanya sehingga tetap konsisten
dan relevan dengan perubahan-perubahan.
b. Administrasi dan Manajemen
• Organisasi mendisain struktur administrasi dan
manajemen yang konsisten dengan tujuan dan rencana
kerja.
• Organisasi secara jelas menentukan otoritas dan uraian
kerja dari semua personil.
• Organisasi membangun suatu sistem informasi yang
dipakai dalam operasi, perencanaan, dan pembuatan
keputusan.
• Organisasi menyiapkan suatu sistem pendukung untuk
administrasi, operasi teknis, dan manajemen budjet,
pendanaan, dan asset.
c. Pengembangan Material Bahan Ajar
Organisasi dapat membangun suatu kebijakan dan rencana
kerja yang jelas untuk:
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 17 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Disain
Pengembangan
(Lanjutan)
• Mempromosikan pengembangan material untuk dipakai
dalam ruang kelas dan untuk belajar mandiri.
• Membangun pusat teknologi pendidikan yang dapat
menyediakan berbagai pelayanan.
• Mendukung penelitian dan pembuatan material baru
yang cocok untuk kegiatan kelas dan belajar mandiri.
• Mengorganisir pelatihan-pelatihan untuk pembuatan
material pendidikan.
d. Pengembangan Kurikulum
Organisasi mengembangkan suatu kurikulum yang
konsisten dengan kebutuhan akademik dan profesional.
Kurikulum dimaksud dievaluasi secara teratur, termonitor
secara efisien, dan terevisi untuk menjaga agar tetap sesuai
dengan segala perubahan/ perkembangan. Prosedur
dimaksud tertuang dalam Manual Prosedur Pengembangan
Kurikulum (MP-GKM-TK-FT-6-09).
e. Kegiatan Kemahasiswaaan
Organisasi mendukung rencana kegiatan mahasiswa yang
menunjang pengembangan kemampuan mereka baik untuk
kegiatan akademik dan non-akademik. Terdapat wadah
himpunan mahasiswa pada Organisasi yakni HIMATEK
(Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia). Kreativitas
mahasiswa juga didukung dengan sosialisasi berbagai
kegiatan lomba/hibah (untuk penelitian, penulisan karya
ilmiah, dan pengabdian pada masyarakat) serta pameran di
bawah bimbingan dosen.
f. Kegiatan Kerjasama
Organisasi merancang suatu sistem yang bertujuan untuk
memanfaatkan kompetensi yang dimiliki oleh dosen dengan
menggalang kerjasama dengan berbagai pihak (MP-GKM-
TK-FT-6-22). Kerjasama dimaksud meliputi: kerjasama
penelitian, kerjasama peningkatan SDM di bidang teknik
kimia, kerjasama pengabdian kepada masyarakat, dan
kerjasama konsultasi bidang teknik kimia.
g. Sistem Mutu
• Organisasi mendefinisikan suatu sistem mutu dalam
bentuk struktur organisasi dari semua bagian yang
relevan.
• Organisasi menyiapkan manual mutu yang menjelaskan
tentang kebijakan, cakupan, proses operasional,
kegiatan, dan faktor-faktor yang didefinisikan dalam
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 18 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Disain
Pengembangan
(Lanjutan)
buku Manual ini. Manual ini meliputi manual mutu,
manual prosedur, dan dokumen pendukung lainnya yang
berkaitan dengan sistem mutu. Manual tersebut harus
dipahami oleh semua personil dan dijadikan sebagai
pedoman untuk audit internal maupun eksternal (BAN
PT, ISO, dls).
• Organisasi membangun sebuah unit penjaminan mutu
(QA) atau menunjuk sekelompok staf yang bertanggung
jawab dalam memlihara sistem mutu.
h. Audit Internal dan Eksternal
• Organisasi mengembangkan sistem audit mutu internal
dan mekasime pengauditannya. Proses ini termasuk
pengembangan personil audit, pembangunan rencana
audit, dan persiapan laporan audit. Laporan ini dipakai
sebagai pedoman tindakan perbaikan/peningkatan.
Langkah-langkah yang diambil dijadikan sebagai
handbook.
• Organisasi mengembangkan suatu sistem mutu yang
kondusif terhadap audit eksternal, dan harus
mendokumentasikan laporan audit eksternal untuk
dipakai sebagai bahan tindakan perbaikan.
2.3.3 Parameter Keluaran (OUTPUT):
• Lulusan (Alumni) Organisasi menyiapkan suatu sistem pendataan lulusan yang baru
menyelesaikan studinya (fresh graduate) serta penelusuran lulusan/
alumni yang sebelumnya tidak terdata secara administrasi. Hasil
pendataan dan penelusuran disimpan dalam buku Data Alumni yang
di-update secara berkala. Organisasi juga memprakarsai
terbentuknya ikatan alumni. Hubungan yang baik dengan alumni
dapat dikembangkan untuk kemajuan organisasi.
• Hasil Penelitian Organisasi mengembangkan database untuk penelitian yang dapat
diinformasikan kepada masyarakat. Hasil penelitian didiseminasikan
melalui jalur yang dapat diterima secara nasional dan luar negeri.
Organisasi juga mengembangkan sitem yang mampu menyediakan
ilmu baru untuk mendukung perkembangan sosial dan ekonomi
negara.
Organisasi dapat membangun suatu kebijakan dan rencana kerja
dan melaksanakan penggabungan hasil penelitian untuk kegiatan
pembelajaran.
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 19 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
• Jasa Konsultasi Organisasi mengembangkan suatu sistem untuk memanfaatkan
kompetensi yang dimiliki dosen serta utilisasi laboratorium dengan
memberikan jasa konsultasi.
• Jasa Pelayanan
Perpustakaan
Organisasi secara terbuka memberikan pelayanan perpustakaan bagi
perorangan ataupun institusi di luar organisasi.
2.3.4 Parameter STAKEHOLDER:
KEPUASAN
• Pengukuran dan
Evaluasi Kinerja
Proses Pembelajaran
Organisasi secara berkala dan sistematis mengukur dan
mengevaluasi kinerja proses pembelajaran sejalan dengan
evaluasi kriteria kinerja proses tersebut.
• Evaluasi Sistem
Manajemen Penelitian
Organisasi harus membangun suatu prosedur evaluasi
pelaksanaan penelitian dan melaksanakan evaluasi secara terus-
menerus terhadap kebijakan penelitian, pendukung penelitian,
kegiatan promosi, dan rencana kegiatan penelitian.
• Evaluasi Sistem
Provisi Pelayanan
Organisasi harus mengevaluasi sistem pengadaan pelayanan
akademik/pelatihan secara teratur.
3. SISTEM MANAJEMEN MUTU
3.1 KETENTUAN UMUM
Departemen/Program Studi dalam buku ini diistilahkan dengan “Organisasi”.
Organisasi menentukan, mendokumentasikan, dan memelihara Sistem Manajemen Mutu
untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan serta hasilnya memenuhi
persyaratan yang ditentukan. Sistem Manajemen Mutu disesuaikan dengan jenis usaha
(bisnis) organisasi, dengan memperhatikan unsur-unsur persyaratan standar yang berlaku.
3.2 SISTEM DOKUMENTASI
Sistem dokumentasi terdiri dari tingkatan-tingkatan sebagai berikut:
TINGKAT I:
Manual Mutu (MM), yang menyatakan kebijakan umum organisasi terhadap aktivitas
operasional yang dilakukan yang harus memenuhi persyaratan sistem penjaminan
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 20 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
mutu, misalnya ISO 9001: 2000 dan merupakan pedoman bagi penyusunan
dokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas operasional organisasi.
TINGKAT II:
Manual Prosedur (MP), merupakan dokumen yang menguraikan isi MM menjadi
kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan pada Departemen. Daftar dokumen MP
yang dibutuhkan dapat dilihat pada Buku Manual Prosedur Implementasi
Departemen.
TINGKAT III:
Instruksi Kerja (IK), merupakan acuan kerja bagi setiap personil di departemen yang
berisi penjabaran suatu kegiatan yang ada di dokumen TINGKAT II, menjadi
aktivitas-aktivitas yang lebih detil.
TINGKAT IV:
Record, adalah dokumen yang menunjukkan bukti dari suatu kegiatan telah
dilakukan. Record bisa berupa borang (form) atau log-book.
4. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
4.1 PEMENUHAN PERSYARATAN PELANGGAN (STAKEHOLDER)
Dalam rangka selalu memenuhi persyaratan stakeholder (baik yang dinyatakan maupun tidak),
serta untuk mengukur kinerja Sistem Manajemen Mutu (SMM) DTK USU dari sisi persepsi
stakeholder, maka departemen melakukan pemantauan kepuasan stakeholder dengan cara
memberikan kuesioner untuk mengetahui persepsi/tingkat kepuasan pelanggan. Secara lebih
detil pemantauan kepuasan pelanggan dapat dijabarkan dalam Manual Prosedur Pengukuran
Kepuasan Pelanggan (MP-GKM-TK-FT-4-01).
4.2 PERENCANAAN
4.2.1 Proses Usaha
Manajemen menetapkan proses bisnis perguruan tinggi dan interaksinya dalam satu
diagram, sehingga terlihat komponen INPUT, PROSES, OUTPUT, dan
STAKEHOLDERS (PERSYARATAN maupun KEPUASAN PELANGGAN). Manajemen
juga menjamin tersedianya sumber daya informasi yang dibutuhkan agar proses usaha
dapat berjalan sesuai perencanaan termasuk Sumber Daya Manusia yang kompeten dan
efektif. Setiap bidang yang terlibat dalam proses usaha menetapkan Sasaran Mutunya
masing-masing yang selalu dipantau, diukur, dan dianalisa untuk selalu melakukan
penyempurnaan terhadap kinerja masing-masing proses usaha tersebut. Aktivitas yang
dilakukan pada setiap proses usaha direncanakan dan didokumentasikan dalam bentuk
Manual Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja.
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 21 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
4.2.2 Organisasi
Manajemen menetapkan tanggung jawab, wewenang, dan persyaratan kerja serta
hubungan antar personil untuk masing-masing personil yang mengelola, melaksanakan,
dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu guna menjamin agar proses
usaha dapat beroperasi secara efektif serta untuk mencapai sekaligus meningkatkan
kepuasan pelanggan. Selengkapnya job description dapat dilihat di bagian SDM.
4.3 KOMUNIKASI
Pelaksanaan komunikasi internal antar fungsi/petugas dalam rangka pelaksanaan SMM serta
untuk mengkomunikasikan keefektifannya dilakukan melalui:
a. Rapat Tinjauan Manajemen,
b. Memorandum, dan
c. Papan Pengumuman.
Manajemen Perguran Tinggi mengkomunikasikan dan mensosialisasikan:
a. Visi,
b. Misi,
c. Kebijakan Mutu, dan
d. Sasaran Mutu.
Sedangkan untuk meningkatkan kesadaran dan keterlibatan semua staf dalam pengembangan
dan penerapan SMM DTK USU, maka Sasaran Mutu dan hasil pencapaiannya dari tiap-tiap
bidang akan selalu dikomunikasikan dalam Laporan Sasaran Mutu yang dibuat tiga bulan sekali.
Secara lebih rinci, bagaimana komunikasi internal dan stakeholder dapat dijelaskan dalam
Manual Prosedur Komunikasi (MP-GKM-TK-FT-4-02).
4.4 EFEKTIVITAS SISTEM MANAJEMEN
4.4.1 Audit Mutu Internal
Manajemen menjamin dilaksanakannya Audit Mutu Internal sebagai aspek fundamental
di dalam pemeliharaan dan penyempurnaan sistem manajemen. Audit Mutu Internal
dilaksanakan secara terencana dan efektif.
4.4.2 Management Representative
Ketua Departemen menunjuk salah seorang personil sebagai Management Representative
(MR) dalam penerapan SMM DTK USU. Organisasi SMM DTK USU diperlihatkan
dalam Manual Prosedur Implementasi SMM DTK USU.
Manajemen Representatif mengkoordinir serta memiliki tanggung jawab dan wewenang
keseluruhan untuk memastikan agar penerapan Sistem Mutu dilaksanakan dengan efektif
dan memenuhi persyaratan standar. MR berkewajiban untuk meningkatkan kesadaran
akan pentingnya persyaratan pelanggan untuk mencapai dan meningkatkan kepuasan
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 22 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
pelanggan kepada seluruh personil yang ada di departemen serta melaporkan kepada
Ketua Departemen tentang kinerja SMM yang dipimpinnya
4.4.3 Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen dilakukan untuk menilai keefektivan sistem mutu; operasinya
dijadwalkan minimal satu kali dalam satu tahun.
Dalam rapat tinjauan manajemen dapat dibicarakan apakah dianggap perlu mengadakan
perubahan dalam:
a. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu,
b. Prosedur mutu dan operasional departemen
untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan kebutuhan kemudian.
Agenda dalam rapat tinjauan manajemen antara lain bisa meliputi:
a. Pencapaian dan Performance Sasaran Proses serta Kesesuaian Produk,
b. Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan,
c. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu,
d. Rekomendasi untuk Improvement,
e. Perubahan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu,
f. Hasil Audit Mutu Internal,
g. Keluhan Pelanggan,
h. Tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen yang sebelumnya.
Tinjauan Manajemen harus menentukan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu,
terutama dalam kaitannya dengan persyaratan pelanggan dan kebutuhan akan sumber
daya.
Di luar jadwal yang ditentukan, sewaktu-waktu dapat diadakan Tinjauan Manajemen bila
dijumpai masalah yang, perlu diselesaikan dengan segera.
Secara lebih rinci, mekanisme Rapat Tinjauan manajemen dapat dijelaskan dalam
Manual Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen (MP-GKM-TK-FT-4-03).
4.5 KOMITMEN TERHADAP PERBAIKAN BERKELANJUTAN
Manajemen akan selalu meninjau keaktifan SMM DTK USU dengan maksud agar
penyempurnaan secara terus menerus pada semua aktifitasnya dapat terus dilakukan, dengan:
1 Melakukan pengawasan dan pengukuran, serta menganalisis kinerja proses dan mutu hasil
proses sebagaimana ditetapkan dalam Sasaran Mutu setiap bidang. Pengawasan,
pengukuran, dan analisis untuk mempebaiki kualitas keluaran dan pelayanan yang bisa
diberikan kepada pelanggan.
2 Melakukan evaluasi secara periodik untuk mengetahui tingkat pencapaian Kebijakan Mutu
serta Sasaran Mutu Departemen. Disamping pencapaian, kesesuaian dari Kebijakan Mutu
dan Sasaran Mutu yang ditetapkan akan selalu ditinjau kesesuaiannya dengan kemampuan
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 23 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
dan kondisi departemen serta tuntutan pasar.
3 Melakukan audit secara berkala untuk mengetahui konsistensi dari implementasi sistem
mutu yang telah ditetapkan berdasarkan persyaratan stándar serta untuk memastikan
bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan telah ditinjau kefektivannya.
4 Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah
dilakukan.
Semua kegiatan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap proses (continual
improvement), baik yang sudah maupun akan dilakukan, dibahas dalam rapat Tinjauan
Manajemen.
5. SUMBER DAYA
5.1 KETENTUAN UMUM
Pengelolaan sumber daya manusia secara terus menerus dan berkelanjutan dikembangkan dan
disempurnakan, terutama berkaitan dengan pengendalian dan peningkatan kompetensi
karyawan/dosen sesuai dengan persyaratan tugas (job requirement) yang ditetapkan dalam
rangka untuk mencapai sasaran departemen.
Aktivitas pengelolaan SDM didasarkan pada visi, misi, sasaran, dan persyaratan tugas.
Uraian tugas dan tanggung jawab (job description) dosen dan tenaga pendukung di DTK USU
dijabarkan sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada di dalam organisasi dan menjelaskan tentang:
jabatan, kedudukan dalam organisasi, tugas-tugas dan wewenang.
Sumber daya manusia yang memadai bagi operasi departemen diidentifikasikan sesuai
kompetensi yang diperlukan atas dasar pendidikan yang sesuai, pelatihan, keterampilan, dan
pengalaman.
Untuk menjamin diperolehnya SDM yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan, maka
penerimaan karyawan/dosen di departemen dilakukan dengan mengacu pada Manual Prosedur
Penerimaan Karyawan dan Dosen (MP-GKM-TK-FT-5-01). Pada intinya Organisasi hanya
menerima Karyawan dan Dosen setelah mengikuti proses penerimaan yang diselenggarakan
pada tingkat universitas.
5.2 PENILAIAN KINERJA
Proses ini digunakan sebagai pedoman untuk mengevaluasi kinerja dosen/karyawan, guna
memenuhi tuntutan sub-deskripsi untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan masing-
masing dosen/karyawan.
Pedoman mengenai penilaian kinerja ini selanjutnya dapat dijelaskan secara detil dalam Manual
Prosedur Penilaian Kinerja (MP-GKM-TK-FT-5-02).
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 24 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
5.3 PELATIHAN
Kompetensi bagi semua personil diidentifikasi secara berkala dengan pelatihan-pelatihan.
Pelatihan diperlukan diadakan sedemikian sehingga dapat dipastikan bahwa persyaratan
operasional sistem yang ditentukan dapat dipenuhi dan dipertahankan.
Program pelaksanaan pelatihan yang dibutuhkan kemudian disusun, dan setelah selesai
dilaksanakan dievaluasi kefektivannya. Manajemen departemen harus memastikan bahwa
seluruh personil menyadari akan pentingnya peran/aktivitas mereka termasuk bagaimana peran
meraka untuk ikut menyumbang tercapainya Sasaran Mutu Departemen.
Record yang sesuai mengenai pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan kualifikasi personil
disimpan.
Pedoman mengenai pelatihan ini selanjutnya dijelaskan secara detil dalam Manual Prosedur
Pelatihan (MP-GKM-TK-FT-5-03).
5.4 PRASARANA DAN LINGKUNGAN KERJA
Manajemen departemen mengidentifikasi, menyediakan, dan merawat sarana pendukung proses
penyediaan jasa yang dibutuhkan, baik yang berupa perangkat keras maupun perangkat lunak.
Departemen mengidentifikasi dan mengelola lingkungan kerja untuk aspek yang berpengaruh
pada faktor manusia agar memenuhi syarat-syarat proses penyediaan jasa.
Aktivitas-aktivitas yang dilakukan di departemen untuk mendukung kegiatan operasi
departemen dan untuk tetap menjaga terciptanya lingkungan kerja yang baik dapat dilakukan
dengan mengacu pada Manual Prosedur Penyediaan Prasarana (MP-GKM-TK-FT-5-04).
6. MANAJEMEN PROSES
Untuk mencapai sasaran mutu, DTK USU menetapkan proses usaha dan interelasinya. Ketua
Departemen, Sekretaris Departemen, dan Koordinator Bidang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan dan pengendalian setiap proses usaha yang ada, serta melakukan pengukuran atas
pencapaian kinerjanya untuk secara terus menerus dan berkelanjutan melakukan upaya-upaya
perbaikan/peningkatan kinerjanya.
Penyediaan dan pemenuhan sumberdaya manusia yang handal dalam upaya meningkatkan
kompetensi setiap karyawan melalui pembinaan/pelatihan bertujuan untuk menjamin mutu kerja
dan hasil kerja sesuai dengan yang disyaratkan.
Proses usaha atau kegiatan operasional yang terkait dengan proses akademik di DTK USU
meliputi:
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 25 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
No. MANUAL PROSEDUR DOKUMEN
1. Prosedur Implementasi SMM MP-GKM-TK-FT-3-00
2. Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen MP-GKM-TK-FT-3-01
3. Prosedur Pengendalian Record MP-GKM-TK-FT-3-02
4. Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan MP-GKM-TK-FT-4-01
5. Prosedur Mutu Komunikasi MP-GKM-TK-FT-4-02
6. Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen MP-GKM-TK-FT-4-03
7. Prosedur Mutu Penerimaan Karyawan/Dosen MP-GKM-TK-FT-5-01
8. Prosedur Mutu Penilaian Kinerja MP-GKM-TK-FT-5-02
9. Prosedur Mutu Pelatihan MP-GKM-TK-FT-5-03
10. Prosedur Mutu Penyediaan Prasarana/Sarana MP-GKM-TK-FT-5-04
11. Prosedur Pendataan Mahasiswa Baru MP-GKM-TK-FT-6-01
12. Prosedur Perwalian MP-GKM-TK-FT-6-02
13. Prosedur Perkuliahan MP-GKM-TK-FT-6-03
14. Prosedur Ujian (UTS/UAS) MP-GKM-TK-FT-6-04
15. Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Pengambilan
Transkrip MP-GKM-TK-FT-6-05
16. Prosedur Skripsi MP-GKM-TK-FT-6-06
17. Prosedur Yudisium MP-GKM-TK-FT-6-07
18. Prosedur Pendataan Alumni MP-GKM-TK-FT-6-08
19. Prosedur Pengembangan Kurikulum MP-GKM-TK-FT-6-09
20. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan MP-GKM-TK-FT-6-10
21. Prosedur Surat Menyurat MP-GKM-TK-FT-6-12
22. Prosedur Penerimaan Asisten Baru MP-GKM-TK-FT-6-13
23. Prosedur Penerimaan Praktikan MP-GKM-TK-FT-6-14
24. Prosedur Pelaksanaan Praktikum MP-GKM-TK-FT-6-15
25. Prosedur Penulisan Laporan Praktikum MP-GKM-TK-FT-6-16
26. Prosedur Kerja Praktek MP-GKM-TK-FT-6-17
27 Prosedur Seminar Proposal Penelitian MP-GKM-TK-FT-6-18
28. Prosedur Penelitian MP-GKM-TK-FT-6-19
29. Prosedur Seminal Hasil Penelitian MP-GKM-TK-FT-6-20
30. Prosedur Sidang Sarjana MP-GKM-TK-FT-6-21
31. Prosedur Pengelolaan Kerjasama MP-GKM-TK-FT-6-22
32. Prosedur Pengelolaan Gudang Bahan Kimia MP-GKM-TK-FT-6-23
33. Prosedur Audit Mutu Internal MP-GKM-TK-FT-6-24
34. Prosedur Tindakan Korektif MP-GKM-TK-FT-6-25
35. Prosedur Tindakan Preventif MP-GKM-TK-FT-6-26
36. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian MP-GKM-TK-FT-6-27
37. Prosedur Pengelolaan Perpustakaan MP-GKM-TK-FT-6-28
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 26 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
DAFTAR RUJUKAN
1. UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah No. 16 Tahun 2014 tentang Statuta USU.
3. Higher Education Long Term Strategy, 2003.
4. Keputusan Majelis Wali Amanat No. 01/SK/MWi/2005 tentang Anggaran Rumah
Tangga Universitas Sumatera Utara
5. Konsep Kebijakan Akademik tahun 2005
6. Konsep Standar Akademik tahun 2005
7. Rencana Strategis Universitas Sumatera Utara 2005-2010
8. Pedoman Penjamin Mutu DIKTI tahun 2016
9. ISO 9001:2015
10. V. Gaspersz, ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement, Gramedia Pustaka
Utama, Cetakan ke 3, 2003
11. Tim Satgas QA USU, Laporan Hasil Benchmarking QA ke: Univ. Malaya, Univ.
Kebangsaan Malaysia, Chulalongkorn University (Bangkok), IPB (Bogor), November
2005.
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK
No. Dokumen : MM-GKM-TK-FT-1-00 Revisi : 02 Tanggal terbit : 13 September 2017 Halaman : 27 - 29
MANUAL MUTU
Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan
pemilik dokumen ini.
DAFTAR PENYUSUN
BUKU MANUAL MUTU
DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA USU
1. Maya Sarah S.T., M.T., Ph.D., IPM Ketua
2. Erni Misran S.T., M.T., Ph.D. Sekretaris
3. Okta Bani, S.T., M.T Anggota
top related