manual logistik - pustaka pmi
Post on 16-Oct-2021
109 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Markas Pusat Palang Merah Indonesia
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970 - IndonesiaTelp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188 E-mail: pmi@palangmerah.org Website: www.palangmerah.org
Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat
meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas
Palang Merah Indonesia baik dimata Donor
maupun Penerima Bantuan. Transparansi dan
Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya
akan mengarah pada peningkatan Citra PMI
baik di mata Donor maupun di mata
masyarakat secara umum.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk
mengembangkan peran dan fungsi Logistik,
Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual
Pengelolaan Logistik PMI' guna dijadikan
acuan bagi segenap jajaran PMI dalam
membina dan mengembangkan serta
memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara
nasional maupun secara lokal di wilayah
masing-masing.9 7 8 9 7 9 3 6 7 5 1 7 6
ISBN 979367517-9
MANUAL LOGISTIKPALANG MERAH INDONESIA
MANUAL LOGISTIKPALANG MERAH INDONESIA
2007
Didukung oleh:
MANUAL LOGISTIK
Mochamad Abbas (Design)
Dudu Rohmat (Layout)
Palang Merah Indonesia (PMI)
Palang Merah Denmark (DRC)
All right reserved
Cetakan 1, Desember 2007
Desain sampul & Layout :
Penerbit :
Didukung :
Copyright Ó 2007
ISBN : 978-979-3675-17-9
Judul buku:
Manual Pengelolaan Logistik PMI ini merupakan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina
dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara
lokal di wilayah masing-masing.
Penyusun :
Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Rukman (Ka. Sub. Div PB bid. Response/MP PMI)
Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI) l Karen Blanken (NLC Logistik Konsultan/NLRC)
Fachry N.S (IFRC DM Officer Indonesia/IFRC) l Lidia (IFRC Logistik Officer Indonesia)
Arif S. (Outsourcing Keuangan Tsunami/MP PMI) l Trisna (PMI Logistik Fasilitator/PMI DKI)
M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)
Penyempurnaan dan Editing Manual Logistik :
Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI)
M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, telah
tersusun sebuah Manual tentang ” Pengelolaan Logistik ” yang sesuai dengan
Standard Palang Merah. Manual pengelolaan Logistik Ini adalah suatu langkah
maju dalam melakukan pembenahan Organisasi di Bidang Logistik seperti yang
diamanatkan dalam Garis-garis Kebijakan dan Rencana Strategi PMI th. 2004 –
2009.
Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan
akuntabilitas Palang Merah Indonesia baik dimata Donor maupun Penerima
Bantuan. Transparansi dan Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya akan
mengarah pada peningkatan Citra PMI baik di mata Donor maupun di mata
masyarakat secara umum.
Namun demikian, tampaknya pada saat ini belum ada kesamaan
pemahaman dari semua pihak terhadap masalah proses Logistik PMI yang
standard. Disamping itu, Fungsi Logistik saat ini belum mempunyai sistem
monitoring dan pengawasan yang sebanding dengan perkembangan
permasalahan diatas, sehingga fungsinya tidak optimal dan mengalami berbagai
permasalahan baik bersifat teknis maupun non teknis. Hal ini pada akhirnya
mengurangi kontribusi optimal fungsi Logistik ini dalam pemberian pelayanan
Palang Merah Indonesia.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan
fungsi Logistik, Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual Pengelolaan Logistik
PMI' guna dijadikan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan
mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional
maupun secara lokal di wilayah masing-masing.
Pengembangan konsep Manual Pengelolaan Logistik ini dibantu oleh suatu
tim kerja teknis dengan anggota terbatas yang mewakili segenap jajaran PMI
namun ditunjuk berdasarkan kapasitas pribadi yang dianggap memiliki
kemampuan dan komitmen, khususnya dalam menunjang program
pengembangan fungsi Logistik PMI secara menyeluruh. Di samping itu dan Palang
Merah Belanda dan perwakilan Federasi Internasional Palang Merah dan Bulan
Sabit Merah melalui perwakilannya di Jakarta, turut membantu dan berperan
serta dalam persiapan penyusunan Manual Pengelolaan Logistik ini.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia iii
Kata Pengantar
Kata Pengantar
iv
Kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan Manual
Pengelolaan Logistik ini, kami mengucapkan terima kasih
Harapan kami agar Pedoman Manual Pengelolaan Logistik PMI ini dapat
diimplementasikan secara konsekuen, walaupun kami menyadari bahwa dalam
upaya optimalisasi fungsi Logistik ini, buku Manual ini masih akan terus
membutuhkan perbaikan. Untuk itu saran dan masukan yang relevan dan
proporsional akan menunjang terwujudnya pengembangan fungsi Logistik PMI di
masa yang akan datang sangat kami harapkan.
Jakarta, 29 Oktober 2007
Pengurus Pusat
PALANG MERAH INDONESIA
Sekretaris Jenderal
Iyang D. Sukandar
Manual Logistik Palang Merah Indonesia v
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................iii
DAFTAR ISI ............................................................................v
PENDAHULUAN .......................................................................2
BAB 1. Pengorganisasian dan Tanggung Jawab
1.1 Pendahuluan...........................................................5
1.2 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang
Dalam Logistik Tanggap Darurat ....................................5
1.3 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang
Dalam Logistik Reguler...............................................8
1.4 Pengorganisasian Logistik PMI, Pusat, Daerah, Cabang
(Darurat dan Reguler) ..............................................10
BAB 2. Pengelolaan Gudang dan Angkutan
2.1 Pendahuluan .........................................................13
2.2 Gudang / Tempat Penyimpanan...................................13
2.3 Spesifikasi Gudang .................................................14
2.4 Penerimaan Barang dan Jasa .....................................16
2.5 Penyimpanan ........................................................24
BAB 3. Pengelolaan Aset
3.1 Pendahuluan ........................................................28
3.2 Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan ........................29
3.3 Registrasi / Pendataan Pemeliharaan Aset ....................32
Daftar Isi
vi
BAB 4. Pelaporan dan Pemantauan
4.1 Pendahuluan .........................................................34
4.2 Pelaporan.............................................................34
4.3 Pemantauan / Monitoring ..........................................35
4.4 Audit (Internal dan External)......................................36
PENUTUP ............................................................................38
LAMPIRAN FORM DAN FORMAT LAPORAN........................................39
LAMPIRAN SK MANUAL LOGISTIK .................................................67
Manual logistikPalang Merah Indonesia
Pendahuluan l Logistik Tanggap Darurat l Logistik Reguler
2
Pendahuluan
Palang Merah Indonesia (PMI) merupakan sebuah organisasi kemanusiaan yang
didirikan berdasarkan Keputusan Presiden No. 25 tahun 1950 dan Keputusan
Presiden No. 246 tahun 1963. Dalam perkembangannya, PMI mengalami
perkembangan yang pesat dalam melaksanakan tugas-tugas kepalangmerahan
khususnya dalam hal pemberian bantuan kepada masyarakat yang terkena
dampak dari bencana alam maupun bencana akibat ulah manusia. Hal ini
merupakan sebuah kepercayaan yang besar yang diberikan oleh masyarakat baik
masyarakat nasional maupun internasional terhadap keberadaan PMI.
Besarnya kepercayaan masyarakat yang diberikan kepada PMI dalam hal
pengelolaan bantuan, menjadikan PMI dituntut untuk lebih profesional,
transparan dan akuntabilitas dalam mengelola barang-barang bantuan tersebut,
baik bantuan yang berasal dari masyarakat maupun lembaga internasional
lainnya.
Buku Pedoman/Panduan/Manual Logistik PMI ini disusun dalam satu sistem
logistik dengan mengacu pada sistem logistik Federasi, hal ini bertujuan untuk
memudahkan dan menyamakan sistem logistik yang dilaksanakan di Markas
Pusat, Daerah dan Cabang, baik sistem logistik tanggap darurat maupun sistem
logistik reguler.
Berikut ini dijelaskan tentang maksud dari kedua jenis logistik itu.
Logistik Tanggap Darurat
Dalam dokumen (yang sudah disetujui) “Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap
Darurat Palang Merah Indonesia”, dijelaskan tentang ketentuan logistik tanggap
darurat PMI. Telah diputuskan bahwa PMI akan membangun gudang-gudang
dukungan logistik di sejumlah lokasi di seluruh Indonesia, yang digolongkan
dalam tiga jenis: Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
Dalam dokumen yang sama dijelaskan tentang spesifikasi masing-masing jenis
gudang serta tanggung jawab Pusat, Daerah dan Cabang dalam pengembangan
dan pemeliharaan gudang-gudang ini.
Gudang Pusat dan gudang Regional serta Gudang Tanggap Darurat akan terus
dipantau oleh Divisi Logistik Kantor Pusat PMI.
Logistik Reguler
Markas Pusat, Daerah dan Cabang melaksanakan proses logistik reguler sesuai
dengan prosedur dalam Manual Logistik ini. Logistik Markas Pusat tidak
mempunyai fungsi pemantauan langsung untuk kegiatan logistik reguler di
Daerah dan Cabang. Keharusan melapor oleh Daerah dan Cabang kepada Markas
Pusat dijelaskan dalam prosedur itu dan didasarkan pada “Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga PMI”. Setiap waktu, Logistik Markas Pusat akan
memantau semua proses logistik yang terjadi sesuai dengan prosedur dalam
Manual Logistik ini.
Logistik Tanggap Darurat dan Reguler tersebut, membahas tentang
pengorganisasian serta tanggungjawab, pergudangan, manajemen transportasi,
pengelolaan dan pemeliharaan aset serta laporan dan pemantauan.
Bagi Daerah atau Cabang yang tidak memiliki Gudang Regional atau Gudang
Tanggap Darurat dapat juga menggunakan panduan ini sebagai pedoman dalam
melakukan aktivitas logistik.
Dalam Panduan ini tidak membahas tentang Panduan sistem pengadaan barang
dan jasa. Pengadaan Barang dan Jasa dijelaskan dalam dokumen terpisah
berdasarkan "Surat Keputusan Pengurus Pusat Palang Merah Indonesia Nomor
046/KEP/PP/PMI/IV/2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa untuk Kantor Pusat Palang Merah Indonesia"
Panduan/Manual/Pedoman Logistik ini terdiri dari 4 bab dan lampiran-lampiran,
dengan uraian bab sebagai berikut :
·Bab 1, menjelaskan tentang pengorganisasian dan tanggung jawab logistik PMI
ditingkat MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang, berkenaan dengan
pelaksanaan logistik secara normal maupun dalam kondisi darurat.
·Bab 2, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan pergudangan
dan transportasi PMI.
·Bab 3, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan aset PMI.
·Bab 4, menjelaskan tentang sistem pelaporan dan pemantauan/monitoring
PMI.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 3
Pendahuluan
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
BAB 1
Dalam susunan organisasi logistik dan pengelolaannya, sistem logistik PMI dibagi
menjadi dua bagian, yakni logistik tanggap darurat dan logistik reguler.
Berkaitan dengan sistem logistik tanggap darurat, PMI menekankan pengelolaan
barang bantuan dibawah koordinasi Markas Pusat (MARKAS PUSAT ) PMI, dengan
penekanan dalam hal pergudangan yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori
pergudangan yaitu Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap
Darurat, dimana sistem pengawasannya dilakukan oleh Logistik MARKAS PUSAT
PMI. Selanjutnya, dalam logistik reguler penekanannya pada kebutuhan
peralatan kantor dan projek yang dimiliki oleh Daerah atau Cabang, dimana
keterlibatan MARKAS PUSAT PMI hanya sebatas koordinasi dan pemantauan.
Semua hal yang berkaitan dengan logistik harus dilaksanakan berdasarkan
prosedur yang tertuang dalam panduan ini. Namun demikian, sangatlah penting
untuk menghadirkan seluruh kegiatan logistik secara transparan dan dapat
dipertanggungjawabkan, utamanya apabila ada keterlibatan donor dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut.
Selanjutnya dalam keseluruhan proses logistik, penting adanya suatu
perencanaan, komunikasi dan koordinasi diantara bagian yang saling terkait.
Logistik tanggap darurat PMI menjelaskan tanggung jawab masing-masing
tingkatan terhadap keberadaan Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang
Darurat. Diperlukan adanya nota kesepahaman (MoU-Memorandum of
Understanding) antara Pengurus Pusat dengan Daerah dan Cabang dalam
mengimplementasikan kegiatan logistik tersebut.
Tanggung Jawab Divisi PB MARKAS PUSAT PMI
·Memberikan informasi kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI tentang Lokasi Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
·Divisi PB Markas Pusat PMI memastikan ketersediaan anggaran untuk
pengelolaan gudang, tanah, perlengkapan gudang, stok barang awal dan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 5
1.1. Pendahuluan
1.2. Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Tanggap Darurat
Pendahuluan l Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat
penggantian, transportasi dan biaya operasional (untuk membiayai
pemeliharaan gudang, administrasi, staf gudang dan buruh) pada saat
pelaksanaan Operasi Tanggap darurat .
·Mengirim laporan kepada donor, berdasarkan data yang diterima dari Divisi
Logistik MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Logistik Markas Pusat PMI
·Memberitahukan Divisi PB tentang kebutuhan anggaran yang diperlukan
dalam pengelolaan Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap
Darurat, serta biaya operasional yang dibutuhkan.
·Mengelola dan memelihara gudang, tanah, perlengkapan gudang, buffer stock
(stok awal barang) dan transportasi berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi
Divisi PB MARKAS PUSAT PMI.
·Memverifikasi laporan bulanan gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang
Tanggap Darurat termasuk laporan keuangan gudang, selanjutnya melaporkan
kepada Pengurus Pusat dengan tembusan kepada Divisi PB dan Divisi
Keuangan.
·Memantau stok barang di gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang
Tanggap Darurat berdasarkan analisis laporan bulanan seperti ketersediaan
barang, permintaan barang dan barang kadaluarsa.
·Melakukan pengadaan barang dan jasa melalui Panitia Pengadaan barang dan
jasa berdasarkan hasil pemantauan atau permintaan dari gudang Sentral,
gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
·Mengurus proses kepabeanan barang-barang bantuan internasional.
·Melakukan supervisi terhadap Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang
Tanggap Darurat. Dalam hal ini, pengelola pada Gudang Sentral bertanggung
jawab langsung kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI. Sedangkan, untuk
pengelola Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat bertanggungjawab
terhadap Daerah atau Cabang yang selanjutnya melaporkan kepada Logistik
MARKAS PUSAT PMI; hubungan keterkaitan antara Logistik MARKAS PUSAT PMI
dengan Daerah dan Cabang diatur dalam sebuah nota kesepahaman.
Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat
6
Dalam nota kesepahaman disetujui hal-hal seperti berikut:
oDaerah dan Cabang diharapkan memiliki staf gudang yang memiliki
kapasitas dalam logistik serta mampu memberikan laporan bulanan,
mampu melakukan pemeliharaan fasilitas dan perlengkapan gudang.
oDivisi Logistik MARKAS PUSAT PMI bekerjasama dengan Divisi PB akan
mengupayakan dana untuk pengelolaan Gudang dan ketersediaan buffer
stok standard Penanggulangan Bencana.
Tanggung Jawab Pengelola Gudang Sentral
·Menerima dan menyimpan barang.
·Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk
kebutuhan Gudang Regional/Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
·Menjaga stock minimum agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB
MARKAS PUSAT PMI.
·Memelihara gudang, perlengkapan gudang, mengusulkan jenis transportasi
yang paling memadai.
·Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report,
pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi
Logistik MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional
·Menerima dan menyimpan barang.
·Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk
kebutuhan Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
·Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB
MARKAS PUSAT PMI.
·Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.
·Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report,
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 7
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Logistik
MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat
·Menerima dan menyimpan barang.
·Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI ke
lokasi bencana.
·Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Tanggap
Darurat terkait Penanggulangan Bencana PMI
·Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.
·Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report,
pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi
Logistik MARKAS PUSAT PMI.
Keterangan tambahan:
Bila diperlukan, dalam kondisi darurat/bencana, PMI dapat membentuk tim khusus
logistik untuk menyiapkan dan melaksanakan kegiatan logistik di daerah yang
terkena bencana, termasuk pendirian gudang. Berdasarkan hal tersebut, Markas
Pusat mempunyai daftar petugas logistik yang memiliki kapasitas di bidang logistik
di seluruh Indonesia, yang sewaktu-waktu dapat dikirim ke daerah bencana. Divisi
PB MARKAS PUSAT akan mengkoordinir mobilisasi dan dalam kegiatannya akan
dikoordinir oleh Divisi Logistik.
1.3. Tanggung Jawab MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Reguler
MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang dalam proses logistik reguler memiliki
tanggung jawab yang sama. Dalam beberapa hal, persetujuan MARKAS PUSAT
dibutuhkan, apabila dana berasal dari MARKAS PUSAT PMI atau donor yang
diberikan melalui MARKAS PUSAT PMI.
MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang harus memberikan laporan
perkembangan aset dan kegiatan logistik. Setiap enam bulan sekali, seluruh
Tanggung Jawab Markas Pusat PMI, Daerah dan Cabang dalam Logistik Reguler
8
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 9
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
perkembangan dalam logistik reguler bisa disatukan dalam sebuah laporan
umum PMI.
Tanggung Jawab Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI
·Mengelola gudang dan transportasi
·Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi.
·Merangkum dan menganalisa seluruh informasi logistik dari Daerah / Cabang.
Tanggung Jawab Divisi Logistik Daerah
·Mengelola gudang dan transportasi
·Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi.
·Membuat laporan terkait logistik secara umum maupun stock berdasarkan
keadaan di PMI Daerah dan Cabang kemudian melaporkannya secara berkala
minimal 1 tahun sekali kepada MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Divisi Cabang
·Mengelola gudang dan transportasi
·Mengelola dan memelihara aset, termasuk jenis transportasi.
·Mengirimkan laporan dua kali setahun kepada Daerah.
Keterangan:
Cabang-cabang mengirim laporan kepada Daerah tiap semester (dua kali setahun).
Daerah-daerah harus mengirim laporan minimal sekali setahun kepada MARKAS
PUSAT PMI (berdasarkan AD / ART PMI).
Lihat isi laporan Bab IV.
1.4.
eguler)
Susunan organisasi pada Divisi Logistik MARKAS PUSAT , Daerah, Cabang, Gudang
Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat mungkin berbeda, hal ini
didasari oleh besarnya tanggung jawab pergudangan yang ada, namun peran-
peran logistik yang ada memiliki pemahaman yang sama. Pada gudang yang
berukuran kecil, berbagai peran logistik yang ada dapat dilakukan oleh 1 orang.
Untuk Gudang Sentral, Gudang Regional atau Gudang Tanggap Darurat,
pekerjaan yang dilakukan mungkin sedikit berbeda tetapi peran-peran logistik
yang ada berlaku sama.
Dengan demikian karena adanya perbedaan, perlu disusun uraian pekerjaan
berdasarkan situasi yang ada.
Dalam beberapa hal, peran-peran logistik dilaksanakan oleh para relawan.
Namun demikian, mobilisasi 'perputaran' para relawan cukup tinggi, sehingga
diperlukan sekurang-kurangnya 1 petugas tetap yang memiliki kemampuan
logistik, untuk kelanjutan pengelolaan logistik.
Peran-peran yang diperlukan dalam proses pelaksanaan kegiatan logistik adalah:
·Penanggung jawab logistik dengan tugas sebagai berikut:
oMemastikan dan Memantau proses logistik berdasarkan laporan bulanan
(stok barang, kendaraan, aset, pemeliharaan, dsb.).
oMengkoordinir penanggung jawab gudang, penanggung jawab administrasi
logistik, penanggung jawab aset, penanggung jawab keamanan dan
penanggung jawab transportasi.
·Penanggung jawab administrasi logistik dengan tugas sebagai berikut:
oMengurus seluruh proses administrasi dalam kegiatan logistik.
·Penanggung jawab gudang dengan tugas sebagai berikut:
oMenerima barang.
oMenyimpan barang.
oMengirim barang.
Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan R
10
Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan Reguler)
oMemelihara stok barang.
oMenyimpan catatan semua pergerakan stok barang.
oMemelihara sistim keamanan gudang dan barang.
oMemimpin pekerja gudang.
·Pekerja gudang dengan tugas sebagai berikut:
oMendukung penanggung jawab gudang dalam melaksanakan tugas.
·Penanggung jawab transportasi dengan tugas sebagai berikut:
oMenyiapkan transportasi barang dan staf.
oMenyimpan catatan seluruh kendaraan, penggunaanya serta
pemeliharaannya.
oMemimpin para pengemudi.
·Penanggung jawab aset dengan tugas sebagai berikut:
oMengelola pemeliharaan aset-aset PMI.
oMendata seluruh aset-aset PMI dan pemeliharaannya.
·Penanggung jawab keamanan dengan tugas sebagai berikut:
oMengamankan seluruh aset, barang dan alat transportasi.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 11
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
BAB 2
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
2.1. Pendahuluan
Bab ini menjelaskan bagaimana cara mengelola gudang secara teknis
(menerima, menyimpan dan mengirim). Barang-barang yang masuk dapat
diterima dari pemasok atau donor. Bila barang dari pemasok atau donor tanpa
angkutan maka perlu diusahakan angkutan agar barang dapat sampai di Gudang.
Angkutan harus diusahakan terkait dengan pengiriman barang
Perlu menjadi pertimbangan dalam menerima bantuan, bahwa biaya
operasional seringkali tidak termasuk dalam sumbangan barang dari donor
(contoh biaya operasional dan pengiriman untuk mobil sumbangan).
Dalam penyediaan Logistik, di Markas Pusat terdapat proses khusus terkait
Pengadaan, pemintaan dan penyimpanan Alat Tulis Kantor seperti terlampir
dalam form F.5
Permohonan pemakaian kendaraan untuk personil menggunakan formulir khusus
dan hal sama juga diterapkan untuk pengiriman barang. Proses terkait dengan
transportasi personil dijelaskan secara terperinci dalam butir ( 3.2 )
2.2. Gudang/Tempat Penyimpanan
Keberadaan gudang PMI dapat disediakan oleh beberapa pihak seperti:
Pemerintah, donor, disewa atau milik PMI sendiri.
Logistik Darurat
Spesifikasi gudang Pusat, Regional dan Tanggap Darurat dijelaskan dalam
“Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap Darurat Palang Merah Indonesia”.
Bila terjadi keadaan darurat/bencana, diperlukan gudang sementara yang
memilki akses yang mudah menjangkau para penerima bantuan. Dalam hal ini
PMI dapat menyewa gudang, menggunakan peti kemas atau menggunakan
tenda. <Kegiatan dilakukan oleh tim logistik darurat, Bab I, butir 1.2.>
Logistik reguler
Selain gudang-gudang yang didirikan secara terpusat dengan dukungan dari
Markas Pusat, ada juga sejumlah Daerah dan Cabang yang memiliki gudang
sendiri. Gudang - gudang Daerah dan Cabang ini dapat juga digunakan untuk
keadaan darurat.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 13
Pendahuluan l Gudang/Tempat Penyimpanan
2.3. Spesifikasi gudang
Setiap bangunan dapat dipakai sebagai gudang hal ini tergantung pada situasi
dan kondisi yang ada.
Spesifikasi gudang yang baik pada umumnya adalah:
·bangunan kokoh dengan lantai datar dan keras
·kering tidak lembab memiliki ventilasi cukup dan terlindung terhadap hewan,
serangga dan burung
·dilengkapi dengan sarana pemadam kebakaran
·mempunyai akses mudah bagi truk dan kemudahan untuk bongkar-muat
·aman dari pencurian, memiliki sejumlah pintu kecil / gerbang yang dapat
dikunci
·memiliki penerangan listrik
·akses yang mudah ke bandara dan pelabuhan laut
·mempunyai asuransi untuk gudang, barang dan peralatan
·mempunyai ruang berpendingin (AC) bila diperlukan (mis., untuk menyimpan
obat-obatan)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan gudang adalah ukuran,
akses, kapasitas parkir, keamanan, ketersediaan sambungan telepon, aliran
listrik dan air. Hal yang harus menjadi pertimbangan adalah ketinggian atap,
kontruksi bangunan (lantai dan dinding), tersedianya tempat dan akses untuk
bongkar-muat, fasilitas peralatan forklift atau handlift, penerangan dan
temperatur dalam gudang. Sebagai contoh, tidak mungkin menyimpan obat-
obatan di tempat yang terlalu banyak cahaya matahari, dimana suhu tidak dapat
dikendalikan.
Untuk mengoptimalkan dan memudahkan proses penyimpanan dan pengeluaran
barang . Peralatan yang harus tersedia adalah: palet, rak, pengungkit (handlift)
dan timbangan.
Ukuran dan jenis gudang yang digunakan berdasarkan pada kapasitas
penyimpanan yang diperlukan. Sifat barang yang akan disimpan serta kebutuhan
volumenya berpengaruh pada luas area yang diperlukan. Hindari menggunakan
gudang berukuran kecil dimana petugas gudang tidak dapat bekerja dengan baik
atau sebagaimana mestinya.
Spesifikasi Gudang
14
Faktor-faktor lain yang menentukan:
·Akses mudah untuk truk dan kendaraan lain
·Akses ke layanan kepabeanan
·Susunan fisik:
oKonstruksi beton lebih baik daripada plastik atau logam
oBangunan harus melindungi terhadap ancaman cuaca dan mempunyai
ventilasi cukup
oBangunan harus memenuhi persyaratan fisik dari barang-barang yang
disimpan (temperatur, penerangan, kelembaban, dsb.)
·Sarana dasar seperti penerangan yang memadai dan tenaga listrik
·Ruang kantor yang memadai
·Ruang gerak cukup untuk proses bongkar muat, sarana parkir untuk truk-truk
(yang bermuatan) dan ruang parkir untuk kendaraan operasional
·Keamanan harus baik, dari segi lingkungan secara umum (daerah, kawasan)
juga dari segi sifat-sifat bangunan (susunan pagar, pintu, dinding, dsb.) dan
gudang harus dapat dikunci.
Bila gudang yang sesuai sudah ditemukan, perlu diputuskan bagaimana
penyimpanan barang secara fisik akan diatur. Peralatan yang diperlukan untuk
gudang tergantung pada hal-hal tersebut. Beberapa pilihan berikut dapat
dipertimbangkan :
·Penumpukan digunakan untuk bahan makanan yang diberikan dalam volume
besar, yang hampir selalu dikemas dalam kantong yang dapat ditumpuk.
·Rak akan digunakan untuk menyimpan banyak barang berukuran kecil dalam
satuan dan memerlukan pengemasan-kembali (obat, dsb.)
·Palet akan memudahkan penanganan barang.
·Rak palet sederhana umumnya mempunyai 2 atau 3 tingkat. Dua tingkat rak
memerlukan ketinggian yang jelas sekitar 3 meter dan tiga tingkat
memerlukan ketinggian total sekitar 4,5 meter. Mungkin diperlukan beberapa
susun lagi, namun bila demikian akan diperlukan peralatan mekanikal yang
lebih canggih.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 15
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
2.4. Penerimaan barang dan jasa
Input: Dalam hal pengadaan
- Kontrak yang sudah ditandatangani
- Contoh barang yang dipesan
Dalam hal bantuan
- Informasi dari penghubung donor
Barang-barang yang tiba di gudang mungkin saja diadakan/dibeli oleh Markas
Pusat, PMI Daerah, PMI Cabang atau dikirim langsung oleh donor.
Untuk barang-barang pengadaan, Bagian Logistik akan diinformasikan tentang
pengadaan barang tersebut oleh Tim Pengadaan sedangkan dalam hal
sumbangan, Bagian Logistik akan menerima informasi dari pihak donor melalui
contact person.
Kegiatan Memberitahu penanggung jawab gudang tentang barang yang akan diterima
Siapa: Tim Pengadaan/Donor Contact Person, Logistik
Tim Pengadaan atau contact person dari pihak donor akan memberikan informasi
kepada Logistik, tembusan ke penanggung jawab gudang tentang:
·Tanggal barang yang akan diterima
·Asal-usul barang
·Jenis barang yang akan diterima
·Jumlah barang yang akan diterima
·Contoh barang yang dapat digunakan untuk pemeriksaan
·Informasi lain yang berkaitan dengan apa yang dibutuhkan untuk menyiapkan
proses penerimaan dan pemeriksaan barang
Berdasarkan informasi ini, perencanaan yang diperlukan untuk pembongkaran
(off-loading) dan pengkoordinasian jadwal kerja dapat dilakukan oleh
penanggung jawab gudang.
Ada kemungkinan angkutan perlu disediakan jika donor atau pemasok tidak
mengurus angkutan. Lihat butir 2.1.
Kegiatan Persipan penerimaan barang Siapa:Penanggung jawab gudang
Penerimaan Barang dan Jasa
16
Pabean
·Bila barang akan diterima dari seorang pemasok di luar negeri, urusan
kepabeanan barang tersebut harus dilakukan di tempat tujuan yang akan
mensyaratkan satu daftar dokumen-dokumen yang menyertai muatan dan
yang akan diterima oleh penerima sebelum pengiriman dilakukan. Daftar
dokumen-dokumen yang disyaratkan tersebut harus dicantumkan di dalam
kontrak. Secara umum, daftar tersebut berisi hal-hal sebagai berikut:
Dokumen terkait dengan barang sumbangan/donasi
oNota Pengiriman (delivery note)
oSurat Jalan (Waybill)
oDaftar Kemasan (Packing List)
oFaktur proforma (Pro forma Invoice)
oGift Certificate yang terkadang perlu disahkan oleh kedutaan Indonesia di
Negara asal barang.
oSurat rekomendasi dari Bakornas
oUntuk barang-barang yang berhubungan dengan Obat-obatan dan alat
kesehatan, diperlukan surat rekomendasi dari Departement Kesehatan.
oBarang-barang selain obat-obat dan alat kesehatan, diperlukan surat
rekomendasi dari Departemen Perdagangan
Dokumen isian dalam hal pengadaan
oNota Pengiriman (delivery note)
oSurat Jalan (Waybiill)
oDaftar kemasan (Packing List)
oFaktur Perdagangan (Invoice)
·Pengurusan pabean dapat diatur lewat perusahaan yang bergerak di bidang
pengurusan kepabeanan.
Dalam merancang tata letak rencana penyimpanan barang di gudang, hal-hal
berikut ini perlu diperhatikan:
·Perlu ruang yang cukup luas untuk tempat menerima dan menyimpan barang
kiriman
·Jangan menyimpan bahan bakar, bahan kimia, pupuk, pestisida, atau semen
di tempat yang sama dengan makanan
·Kelompokkan barang-barang tersebut berdasarkan jenis dan asal-usulnya
pada tumpukkan yang berbeda
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 17
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
·Jangan menyimpan barang bersentuhan langsung dengan dinding atau pilar
untuk menghindari kelembaban dan kesulitan mengakses barang. Sisakan
ruang seukuran 1,20 m antara satu tumpukan dengan tumpukan lainnya dan
antara tumpukan barang yang berbeda.
·Susunlah karung dan kotak dengan baik dan benar, dengan lapisan yang saling
mengunci.
·Tumpuklah barang pada palet dan tidak langsung bersentuhan dengan lantai.
Jika jumlah palet tidak memadai, gunakan palet untuk meyimpan Markas
Pusat an makanan yang dikemas dalam bungkusan, bukan produk yang
dikemas di dalam kaleng atau botol. Jika palet tidak ada lagi, gunakan
lembar-lembar plastik
·Ketinggian tumpukan barang sebaiknya tidak boleh lebih dari 2,5 m
·Persediaan barang harus disimpan secara FEFO (Pertama kadaluwarsa,
pertama dikeluarkan) atau FIFO (Pertama masuk, pertama keluar)
·Metode FEFO digunakan untuk barang-barang yang mudah kadaluwarsa.
·Untuk barang-barang yang tidak mudah kadaluwarsa: barang-barang
sebaiknya dikeluarkan dari gudang dengan urutan yang sama seperti saat
mereka datang (FIFO). Namun demikian, jika kemasan barang-barang
tersebut rusak, digerogoti hama atau lembab, tetapi masih layak untuk
dikonsumsi oleh manusia; barang-barang tersebut harus dibagikan terlebih
dahulu sebelum stok yang lama dan jangan ditunda untuk menghindari
kerugian/kehilangan yang lebih banyak.
·Jika makanan disimpan di gudang untuk jangka waktu lama, maka sistem
pengendalian hama yang teratur perlu diterapkan untuk melindungi dan
mengawetkan makanan yang disimpan . Pengendalian hama sebaiknya
senantiasa dilakukan oleh ahlinya (yang berlisensi)
Berikut ini adalah beberapa prinsip dasar untuk melindungi bahan makanan
yang disimpan .
·Periksa gudang dan persediaan secara teratur untuk mengetahui
keberadaan hama dan sejenisnya.
·Lakukan pengambilan sampel makanan secara teratur
·Setiap menerima bahan makanan, periksa keadaannya untuk menentukan
apakah upaya pengendalian hama telah dilakukan atau belum
·Jangan simpan makanan yang sudah terkena hama berdekatan dengan
makanan yang masih bagus kondisinya
·Serahkan pekerjaan yang menggunakan bahan kimia (penyemprotan
Markas Pusat rotan untuk pencegahan hama) kepada ahlinya atau kepada
orang yang telah terlatih dalam hal itu.
Penerimaan Barang dan Jasa
18
Dokumen-dokumen
Tergantung dari mana barang-barang tersebut datang (pemasok, donor, gudang
PMI), akan ada Waybill dan GDN yang menyertai barang atau hanya salah satu
dokumen tersebut. Tergantung pada banyaknya jumlah barang, GDN sebaiknya
dilampiri dengan Packing List.
Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda dengan
format GDN yang biasa digunakan oleh PMI. (lihat lampiran F-7 tentang Nota
Pengiriman milik PMI)
Pemeriksaan Penerimaan Barang
Bila pasokan dikirim oleh pemasok (atau pengiriman) ke gudang, perlu diperiksa
untuk melihat kesesuaian antara barang yang dikirim dengan informasi yang
tertera di Dokumen Pengiriman atau Nota Pengiriman:
·Periksa nomor karung/kotak. Jumlah koli (pemeriksaan jumlah) harus
dilakukan pada saat barang dibongkar
Apakah diperlukan timpenguji khusus?
Keputusan Siapa: Bukan Logistik yangmemutuskan, tapi berdasarkankeadaan
Syarat-syarat untuk membentuk tim penguji khusus:
·Barang dalam jumlah besar
·Barang yang bernilai mahal
·Barang-barang khusus (mis. Obat-obatan)
Jika ya
Menentukan tim penguji(perusahaan penguji)<dan setelah itu di lakukanpemeriksaan/pengujian>
Kegiatan: Siapa: Logistik
Jika Tidak
Lakukan pemeriksaan/pengujian
Kegiatan: Siapa: Penanggung Jawabgudang
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 19
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
20
Penerimaan Barang dan Jasa
·Selain penghitungan fisik, barang-barang tersebut juga harus ditimbang
untuk memastikan beratnya.
·Periksa mutu karung/kotak; jika ada yang rusak, maka isinya harus diperiksa
·Periksa isi dari beberapa karung/kotak yang dalam kondisi baik secara acak
Berikutnya, pemeriksaan harus dilakukan untuk mencocokan fisik barang
dengan kontrak dan contoh yang telah diterima dari pemasok.
Keputusan Barang/jasa yang sesuaidengan Nota Pengiriman GDN/Waybill dan kontrak (jika ada)
Siapa: Penanggung Jawab gudang
Jika Tidak
Kegiatan Mencatat ketidakcocokan GDN, waybill pada Berita Acara GRN<dan setelah itu pengurusandokumen>
Siapa: Penanggung Jawabgudang
Jika barang tidak sesuai dengan GDN/Waybill atau tidak sesuai dengan
penjelasan di dalam Kontrak, maka ketidakcocokan tersebut harus dinyatakan
pada GDN, Waybill dan GRN. Sebutkan jumlah dan keadaan barang yang
sebenarnya baru kemudian mendatangani dokumen tersebut.
Untuk barang pengadaan/pembelian, Unit Pengadaan harus memutuskan
apakah barang-barang tersebut akan kembalikan atau mengirimkan surat
tuntutan (klaim). Ini tergantung pada kesepakatan dengan pihak pemasok
dalam kontrak.
Jika ya
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
Mengurus dokumen <F-1/F-7>
GDN atau Waybill yang menyertai barang-barang harus selalu ditandatangani
setelah dilakukannya pemeriksaan oleh:
·Pengantar barang
·Penerima
Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda Format
GDN yang digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7).
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka salinan-salinannya harus dikirimkan
kepada:
·Warna putih (asli) : kembali kepada pengirim
·Warna hijau : Penerima (gudang)
·Warna biru : keuangan
·Warna kuning : Bagian Logistik
·Warna merah jambu : Pemohon (transporter)
·Warna merah jambu : Pemohon (Requester)
Walaupun tembusan Waybill atau GDN sudah ada, GRN juga harus diisi oleh
Penanggung Jawab gudang. Pada GDN nilai barang yang diterima harus
disebutkan, dengan menggunakan langkah-langkah berikut:
·Dalam hal pengadaan/pembelian, nilai barang wajib diketahui oleh Unit
Pengadaan
·Dalam hal sumbangan, akan ada faktur proforma yang menyertai barang-
barang tersebut, jika tidak terlampir dapat dimintakan ke donor
·Jika kedua tindakan tidak memungkinkan, maka biarkan kosong (Divisi
Keuangan akan menentukan “taksiran terbaik”)
GRN harus selalu ditandatangani setelah barang-barang diperiksa oleh:
·Pengantar barang
·Penerima
Masing-masing salinan dikirimkan kepada
·Warna putih (asli) : pemasok/donor (pengirim)
·Warna hijau : Gudang (penerima)
·Warna kuning : Bagian Logistik
·Warna merah jambu : Keuangan
Unit Pengadaan dan Bagian Keuangan harus diberitahu jika barang-barang yang
diterima adalah barang-barang yang pesan. Bagian Keuangan harus diberitahu
tentang biaya apa pun yang harus dikeluarkan menyangkut penerimaan barang.
Pemohon harus diberitahu bahwa barang-barang yang dipesan telah tiba.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 21
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
22
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
- Menginformasikan kepada Unit
Pengadaan tentang barang- barang yang dipesan.
- Menginformasikan kepada Divisi Keuangan tentang barang-barang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan)
- Menginformasikan kepada pemohon bahwa barang-barang telah tiba
Divisi Keuangan akan memeriksa:
·Proses pengadaan
·Surat Pesanan
·GRN (GDN)
·Faktur
Divisi Keuangan hanya akan membayar tagihan jika telah menerima GRN asli
yang telah ditandatangani beserta fakturnya.
Output: Barang-barang yang diterima telah disetujui, ketidaksesuaian telah
dilaporkan
Penerimaan Barang dan Jasa
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 23
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Penanggung-jawab
Menerima Barang
Memberitahu manajer gudang tentang barang-barang yang akanditerima
Menyiapkan segala sesuatu untuk menerima barang
Tim penguji khususdiperlukan?
ya
Tentukan tim penguji
tidak
Lakukan pemeriksaan/pengujian
Cocokkan GDN/Waybill dengan kontrak
(jika ada)
ya
tidak
Catat ketidaksesuaian menyangkut GDN, Dokumen Pengiriman (waybill), GRN
Urus dokumen
-
-
-
Informasikan kepada Unit Pengadaan tentang barang-barang pengadaan.
Informasikan kepada Divisi Keuangan tentang barang-barang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan) Informasikan kepada pemohon bahwa barang-barang telahtiba
Unit Pengadaan dalam hal pengadaan barangi.Penghubung dalam hal barang sumbangan
Manajer Gudang
Divisi Logistik
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Penyimpanan
24
2.5. enyimpanan
Input Barang yang diterima telah disetujui
P
Lihat butir 2.4. tentang aturan penyimpanan. Dalam situasi darurat, dan tidak
ada ruang yang tersedia, aturan-aturan tersebut dapat diterjemahkan secara
“flexible” (tidak kaku).
Bin Card dan Stock Card
- Bin Card adalah dokumen yang mencatat data dari satu barang yang memiki
jenis yang sama, mutu yang sama, kadaluarsa yang sama dan dari donor yang
sama. Bin Card yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki salah satu
keterangan/spesifikasi yang berbeda dari barang sebelumnya.
- Bin Card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga identitasnya
dapat dibaca setiap saat di ruang penyimpanan (dilekatkan pada
tumpukanatau rak yang digunakan untuk meletakkan barang tersebut). Bin
Card tidak dapat diganti dengan kartu yang diatur secara elektronis meskipun
dengan peralatan Teknologi Informasi yang canggih, karena kartu tersebut
harus diletakkan di samping barang.
- Bin Card harus ditutup pencatatannya dan dipindahkan dari ruang
penyimpanan bila seluruh barang yang diterima ini telah dipindahkan atau
didistribusikan, selanjutnya akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkan
berdasarkan kode dan tanggal barang.
- Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah
memperlihatkan jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari
donor yang sama. Kartu ini merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang
berkenaan dengan kode barang dan secara terus menerus memperlihatkan
tingkat stok barang ini.
Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan secara fisik dekat dengan barang di
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
MeneMarkas Pusatkan barang di gudang sesuai denganrencana penyimpanan barang
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
Membuat Bin Card dan StockCard <F-2>
dalam gudang dan biasanya dijumpai di dalam kantor Penanggung Jawab
gudang. Kartu ini dapat diganti dengan cara lain jika kita memiliki perangkat
Tecknologi Informasi yang memadai. Rangkuman dari seluruh kartu-kartu ini
akan menjadi laporan stok secara keseluruhan yang akan digunakan untuk
statistik bulanan dan pengaturan stok.
- Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan
Bin Card dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat
penerimaan (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat
pengiriman (Waybill, Requsition Form, Goods Delivery Note)
- Satuan pengukuran yang digunakan untuk Stock Card dan Bin Card haruslah
disebutkan dalam satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi,
meter,pcs, box atau liter.
- Jika terjadi kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut
harus diulangi ke jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan
bahwa itu merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya
harus dimasukkan informasi yang benar.
- Salinan dokumen-dokumen terkait (Waybill, Goods Delivery Note, Goods
Receive Note) yang telah ditandatangani sebaiknya disimpan di gudang atau
di Divisi Logistik.
Data dari Stock Card harus dimasukkan ke dalam laporan stok (stock report)
<D-3>.
Selain panduan tersebut diatas, buku besar stok manual dapat digunakan,
menggunakan format yang sama.
Penanggung Jawab gudang harus secara berkala melakukan pemeriksaan
stok secara langsung di tempat. Pemeriksaan dapat juga dilakukan oleh
administrastrator Logistik.
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
Mencatat dalam laporan stok(stock report) <D-3>
Kegiatan Melakukan pengendalian stokdi lokasi
Siapa: Penanggung Jawabgudang (Admintrator Logistik)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 25
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Pengendalian stok di lokasi
- Gunakan Bin card, stock report yang terkini dan salinan asli dokumen-
dokumen yang menyatakan tentang penerimaan dan pengiriman barang
- Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report dengan catatan yang
ada pada Bin Card dan stock card
- Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report berkenaan dengan
jangka waktu waybills, GRN, stock requisition, dan delivery notes dari
pemasok.
- Bandingkan stok secara fisik, dengan cara mecocokkan Bin Card dan Stock
Card dengan salah satu atau dua dari tumpukantersebut.
- Periksa apakah ada barang yang tidak tercatat pada Stock Card atau Bin Card.
Jika ada, maka barang tersebut harus dipisahkan dan dicari document yang
terkait.
- Pastikan tidak ada orang yang tidak berkepentingan ada di dalam Gudang.
- Pastikan gudang dan lingkungan sekitarnya telah bersih,terawat dengan baik.
dan tersedia alat pemadam kebakaran di sana
- Catat setiap ketidaksesuaian dan kekurangan yang ditemukan di dalam
laporan stock.
Output Setiap barang yang ada di gudang memiliki Bin Card dan Stock Card Setiap barang tercatat dalam stock report.
Penyimpanan
26
Penyimpanan
Penanggung-jawab
Letakkan barang di tempat penyimpanan sesuai dengan rencana penyimpanan
Buat Bin Card dan Stock Card
Catat di dalam Stock Report
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Lakukan pengendalian langsung di lokasi
Manajer gudang (Administrator Logistik)
BAB 3
Pengelolaan Asset PMI
3.1. Pendahuluan
Istilah asset PMI mengacu pada seluruh barang milik PMI seperti mobil
operasional, truk, ambulans, gedung kantor (Kantor Pusat, Daerah atau
Cabang), gudang, penyejuk ruangan, peralatan kantor termasuk koMarkas Pusat
uter, alat komunikasi. Asset PMI yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari
dan berumur lebih dari satu tahun, selanjutnya disebut dengan Asset atau Aktiva
Tetap, digolongkan atas:
·Tanah
·Bangunan
·Kendaraan
·Peralatan Kantor: perabotan, elektronik, komunikasi.
Untuk tujuan praktis, asset atau aktiva tetap PMI dicatat/diregistrasikan
berdasarkan batasan nilai/harga (misalnya untuk markas pusat minimal Rp5
juta), atau ketentuan yang diminta oleh donor. Untuk asset PMI yang memiliki
masa kegunaan lebih dari satu tahun, namun bernilai di bawah batasan yang
ditetapkan, misalnya kalkulator yang harganya Rp150.000,- dan tidak
disyaratkan oleh donor untuk dilaporkan, maka asset tersebut dicatat langsung
sebagai biaya.
Prinsip-prinsip dasar berkenaan dengan aset:
·Semua harta tetap dicatat sesuai batasan yang ditetapkan, atau sesuai dengan persyaratan dari donor.
·Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pemakaian atau pemeliharaan wajib disimpan
·Pengelolaannya (penempatan, perpindahan, pengafkiran, dsb) ditangani oleh Penanggung Jawab Asset
Pembelian aset PMI harus dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan dan
penerimaan. Untuk asset yang berasal dari donasi (in-kind donation), prosedur
pengadaan tidak berlaku, tetapi prosedur-prosedur tentang penerimaan tetap
berlaku.
Penting untuk membuat daftar secara berkala tentang kendaraan dan asset,
dimana digunakan, seberapa sering digunakan dan untuk keperluan apa, berapa
biaya operasionalnya, termasuk pemeliharaan.
Semua daftar/laporan ini penting untuk memberikan gambaran berkenaan
dengan barang milik PMI. Prosedur terkait dengan keuangan (seperti
penyusutan) yang berkaitan dengan aset PMI merupakan tanggungjawab bagian
Pendahuluan l Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan
28
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 29
Pengelolaan Aset PMI
keuangan, sehingga tidak diuraikan dalam Panduan Logistik ini, namun
penyelarasan dengan bagian keuangan berkenaan dengan proses pengelolaan
asset adalah hal penting.
3.2. Registrasi dan pemeliharaan kendaraan
Pengelolaan kendaraan mencakup pemeliharaan kendaraan baik dari segi fisik
maupun keabsahan surat-suratnya, terpeliharanya kesiapan kendaraan yang
terawat dengan baik dan staf yang kompeten dengan tujuan untuk
memungkinkan pengangkutan barang dan personil guna memenuhi kebutuhan
pengangkutan PMI dengan cara yang efisien, professional dan aman.
Untuk memastikan bahwa kendaraan tersebut dalam keadaan siap pakai,
penting untuk menjaga agar kendaraan tersebut selalu layak jalan dan ditangani
pengemudi yang memenuhi syarat.
Penanggungjawab Transportasi yang mengurus pengangkutan barang dan
personil juga bertanggung jawab untuk memelihara kendaraan-kendaraan
tersebut.
Kegiatan Siapa: transportasi
Penanggung jawab Memastikan bahwa setiapkendaraan memiliki dokumen-dokumen yang diperlukan
Arsip dokumen kendaraan
Penanggungjawab transportasi harus memiliki arsip dokumen untuk setiap
kendaraan yang berisikan:
·Kontrak sewa (jika kendaraan disewa).
·Surat-surat kendaraan: salinan STNK/KIR, dan BPKB asli (bila milik PMI)
·Dokumen-dokumen asuransi, pengadaan, pendaftaran, dan dokumen pabean
dan surat menyurat yang terkait
·Laporan kecelakaan (bila ada atau pernah terjadi)
·Data servis dan pemeliharaan (buku servis)
·Laporan bulanan kendaraan
·Uraian tentang pemeriksaan harian/mingguan
·Setiap kendaraan harus memiliki logbook/buku harian <F-8>. Seluruh
perjalanan, bahan bakar dan isi ulangnya, servis serta pemeliharaan akan
dicatat di dalam buku ini. Tujuan dari buku harin ini bukan hanya untuk
mengontrol bahan bakar tetapi juga untuk mengdiagnosa gangguan/
kerusakan mesin.
Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan
30
Pemeliharaan kendaraan dan pemasangan logo
Kendaraan yang ada di dalam armada harus selalu dalam kondisi standar. Ini
memungkinkan dilakukannya standarisasi biaya operasional kendaraan dan
menyederhanakan pengaturan servis. Setiap kendaraan (atau sebagian
kendaraan) harus diserahkan kepada pengemudi yang akan bertanggung jawab
atas kondisi kendaraan tersebut. Kendaraan harus senantiasa dalam keadaan
bersih dan rapi. Setiap kendaraan harus dilengkapi dengan alat pemadam
kebakaran dan kotak P3K. Seluruh kendaraan PMI sebaiknya dicat putih dan
diberi logo yang mengacu kepada “corporate identity”. Semua logo tersebut
harus dicopot jika kendaraan tersebut dipindah/ dijual/ dikembalikan.
Asuransi kendaraan
Seluruh kendaraan PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan,
kecelakaan dan kehilangan.
Kegiatan Siapa: transportasi
Penanggung jawab Memastikan dokumen-dokumenuntuk pengemudi telah terpenuhi
Tata tertib untuk pengemudi
Divisi Logistik wajib memiliki sejumlah pengemudi yang layak pakai. Setiap
pengemudi harus lulus tes mengemudi (di PMI) sebelum diberi ijin untuk
mengemudi. Selain kontrak, para pengemudi juga harus menandatangani tata
tertib dan peraturan-peraturan pengemudi.
Sebelum keberangkatan, pengemudi wajib memeriksa dokumen berikut ini:
·SIM, STNK, Kir (bagi pengemudi pick-up atau truk).
·Buku petunjuk pengemudi (driver's manual)
·Logbook
·Salinan kartu asuransi
·Daftar alamat dan nomor telepon penting serta peta
Dokumen arsip pengemudi
Kepala kendaraan harus memiliki dokumen pribadi semua pengemudi sbb:
·Kontrak kerja yang masih berlaku
·Salinan SIM yang masih berlaku.
·Tata tertib dan peraturan resmi
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 31
Pengelolaan Aset PMI
·Salinan laporan kecelakaan pengemudi beserta memonya
·Salinan cuti tahunan dan permintaan kompensasi (penggantian) waktu
·Evaluasi, memo, peringatan tertulis, observasi umum tentang kinerjanya
Semua kendaraan harus dalam kondisi layak jalan. Bila kendaraan harus
diperbaiki, maka Form Permohonan Pemeliharaan <F-9> harus diisi terlebih
dahulu. Form ini harus dikirimkan kepada Penanggungjawab transportasi.
Kegiatan Siapa: Pengemudi/ orang yang memberitahu tentang masalah
Mengisi form permohonanpemeliharaan <F-9>
Kegiatan Siapa: Penanggungjawab Transportasi
Membuat estimasi tentangmasalah dan mengaturperbaikannya
Kegiatan Siapa: Penanggungjawab Transportasi
Menyimpan laporan tentangkendaraan PMI termasuk laporantentang penggunaan danpemeliharaannya <D-10>
Penanggungjawab Transportasi akan menggunakan Form permohonan
kendaraan<F-6>, form permohonan pemeliharaan <F-9> untuk membuat laporan
penggunaan mobil dan pemeliharaannya <D-10>.
Jadwal pemeliharaan
Kendaraan harus menjalani servis secara teratur sesuai dengan buku petunjuk
servis. Bengkel resmi harus digunakan untuk servis kendaraan. Hanya onderdil
asli yang boleh digunakan untuk servis dan pemeliharaan kendaraan, bila
kendaraan diasuransikan. Perusahaan asuransi bisa menolak untuk membayar
kerusakan yang diakibatkan oleh servis yang tidak resmi atau onderdil yang tidak
asli yang dipasang pada waktu pemeliharaan.
Untuk mewujudkan kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib
diikuti.
Registrasi / Pendataan dan Pemeliharaan Aset
32
3.3. Registrasi/Pendataan dan Pemeliharaan Aset
Selain kendaraan, PMI juga memiliki aset-aset lain seperti gedung, komputer,
printer, penyejuk ruangan, peralatan komunikasi, dsb. Aset-aset ini juga harus
dibuat daftarnya dan dipelihara.
Untuk komputer, server, dan peralatan Teknologi Informasi, perawatannya
ditangani secara khusus oleh Bagian Teknologi Informasi. Divisi Logistik tidak
terlibat dalam proses ini.
Jika salah satu aset harus diperbaiki, maka form laporan kerusakan <F-9> harus
diisi. Form ini harus dikirimkan kepada Divisi Logistik (kecuali untuk peralatan
TI, kepada bagian TI).
Kegiatan Siapa: Orang yang memberitahu tentang masalah
Mengisi Form Laporan Kerusakan
Kegiatan Siapa: LogistikMembuat perkiraan tentangkerusakan dan melakukanperbaikan
Kegiatan Siapa: Penanggungjawab AsetMembuat daftar/laporan tentangaset PMI termasuk ikhtisartentang pemeliharaan peraset <D-11>
Divisi Logistik akan menggunakan form laporan kerusakan <F-9> untuk membuat
laporan pemeliharaan aset <D-11>.
Jadwal pemeliharaan
Untuk sebagian pemeliharaan aset, pengaturan jadwal memang diperlukan.
Kadang-kadang kontak pemeliharaan juga sudah dibuat. Untuk mewujudkan
kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib diikuti.
Asuransi terhadap aset
Seluruh asset PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan, kebakaran
dan kehilangan.
BAB 4
Pelaporan dan Pemantauan
4.1. Pendahuluan
Salah satu bagian penting dari proses logistik adalah pemantauan atas
pergerakan barang-barang. Pengendalian perlu dilakukan atas pergerakan
barang-barang sejak saat barang diterima, disimpan sampai saat barang
didistribusikan kepada para penerima bantuan.
Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang diuraikan dalam bab-bab
sebelumnya merupakan dasar untuk melaksanakan pemantauan.
Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui barang-barang apa saja yang
masih ada di gudang, dari mana asalnya dan kemana barang–barang tersebut
telah dikirimkan/didistribusikan. Selain itu penggunaan kendaraan dan aset
juga harus dipantau.
Tujuan dari proses pamantauan adalah untuk membuat keputusan-keputusan
(bila perlu) berkenaan dengan stok, pemeliharaan aset, penggunaan kendaraan
berikut bahan bakar/minyak, dsb.
4.2. Pelaporan
Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan
keberadaan barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat
secara harian. Laporan-laporan tentang barang-barang harus dibuat
berdasarkan informasi yang diperoleh dari dokumen serta penghitungan fisik.
Waktu pengiriman laporan-laporan tersebut berbeda–beda, tergantung kepada
jenis laporannya. Di gudang MARKAS PUSAT, gudang Daerah atau Gudang
Regional dan gudang Tanggap Darurat (Cabang), laporan stok harus dikirim
setiap bulan kepada Bagian Logistik Markas Pusat. Laporan laporan lain harus
dikirim setiap tahun kepada Markas Pusat.
Penanggung jawab Gudang membuat laporan bulanan lengkap tentang biaya
operasional, barang-barang, kendaraan dan aset yang ada di dalam Gudang
Pusat, Gudang Regional, dan Gudang Darurat.(menggunakan form D-3, D-10,
D-11)
Jenis laporan yang diperlukan dari Daerah dan Cabang setiap tahunnya oleh PMI
Pusat :
34
Pendahuluan l Pelaporan l Pemantauan/Monitoring
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 35
Pelaporan dan Pemantauan
·laporan tentang barang-barang yang ada di gudang Daerah dan Cabang
·Laporan tentang kendaraan, penggunaan, dan pemeliharaannya di Daerah
dan Cabang, jumlah dan nilai dari kendaraan tersebut lebih khusus lagi bila
kendaraan kendaraan tersebut disumbang oleh / melalui Markas Pusat
·Laporan tentang aset dan pemeliharaannya di Daerah dan Cabang hanya
jumlah dan nilai dari aset tersebut atau lebih khusus lagi bila aset tersebut
disumbang oleh / melalui Markas Pusat
4.3. Pemantauan / Monitoring
Markas Pusat, Daerah dan Cabang wajib memantau barang-barang, kendaraan
dan aset berdasarkan laporan bulanan tertulis maupun dari sumber informasi
yang lain.
Kegiatan Siapa: Bagian LogistikMembuat keputusan tentangberbagai tindakan yangdidasarkan pada laporan-laporan
Kegiatan-kegiatan yang mungkin muncul sebagai akibat dari
pemantauan
Gudang Pusat, Gudang Wilayah, dan Gudang Tanggap Darurat
Kegiatan-kegiatan berkenaan dengan jumlah stok yang ada dibandingkan
dengan jumlah stok yang dibutuhkan
Salah satu kemungkinannya adalah bahwa jumlah stok tidak memenuhi jumlah
stok yang dibutuhkan sebagaimana yang telah ditetapkan. Dalam hal demikian,
proses permohonan harus dimulai.
Seluruh gudang
Kegiatan - kegiatan berdasarkan tanggal kadaluwarsa barang-barang.
Jika barang-barang tersebut akan segera mengalami kadaluwarsa, harus segera
diputuskan apakah barang-barang tersebut masih bisa digunakan di tempat lain.
Barang-barang yang tidak dibutuhkan lagi
Kemungkinan lain adalah bahwa barang-barang yang ada di dalam gudang (yang
36
Audit (Internal / Eksternal)
sebagian besar merupakan bantuan) yang tidak diperlukan (lagi). Dalam hal
demikian, harus diputuskan tindakan apa yang harus kita lakukan terhadapnya.
Kendaraan
Penggunaan dan pemeliharaan kendaraan
Laporan ini akan memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan
penggunaan bahan bakar per kendaraan. Berdasarkan gambaran tersebut
kegiatan yang bisa dilakukan, misalnya penggunaan mobil-mobil tersebut
menggunakan bahan bakar di atas jumlah rata-rata. Berdasarkan penggunaan
mobil, pemeliharaannya, penggunaan BBM harus dipantau (penghitungan biaya
operasional kendaraan)
Aset-aset
Gambaran menyangkut biaya operasional
Sangatlah penting untuk memantau penggunaan aset karena hal ini akan
memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan untuk memelihara
aset dengan sangat baik untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut berada
dalam kondisi bagus untuk jangka waktu yang panjang.
4.4. Audit (Internal/Eksternal)
Alasan untuk meminta agar Markas Pusat, Daerah dan Cabang bekerja sesuai
dengan prosedur yang sama adalah transparansi dan memudahkan untuk proses
pemantauan.
laporan dapat digunakan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik
namun laporan tersebut perlu dimutakhirkan serta bisa diaudit sepanjang
waktu. Sebaiknya setiap waktu selalu memungkinkan bagi kita untuk
memperlihatkan laporan tentang berbagai kegiatan logistik.
Audit (baik internal atau eskternal ) berlangsung “mundur” artinya mengamati:
·Bagaimana tampaknya sistem yang diterapkan di gudang secara umum?
·Apakah semua barang yang diterima, disimpan dan disalurkan dicatat dan
dikelola secara baik
·Apakah barang disimpan dengan cara yang aman
·Apakah pergerakan barang yang dikirim dicatat dan daftar isiannya ada
disertai dengan otorisasi yang benar.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 37
Pelaporan dan Pemantauan
Auditor akan memastikan bahwa panduan logistik ini harus diimplementasikan
oleh pelaku logistik.
Tindakan-tindakan pemantauan mencakup:
1. Memeriksa penggunaan format isian
2. Inventerisasi fisik
Kegiatan Siapa: AuditorMemeriksa penggunaan formatisian sesuai dengan penjelasantentang proses
Kegiatan Memeriksa laporan-laporan (stok)
Kegiatan Siapa: AuditorMelakukan inventarisasi fisikdi dalam gudang
Tujuan utama disusunnya manual Pengelolaan Logistik ini adalah untuk
meningkatkan kinerja Palang Merah Indonesia secara umum baik Pusat, Daerah
maupun Cabang dalam menunjang pemberian pelayanan kepada masyarakat,
disamping itu Manual Logistik ini juga untuk mendukung Transparansi dan
akuntabilitas aktivitas dan alur Penerimaan dan Penyaluran Bantuan yang
dipercayakan oleh Donor kepada Palang Merah Indonesia secara umum.
Markas Pusat Palang Merah Indonesia menyadari sepenuhnya bahwa
permasalahan, situasi serta kondisi di masing-masing Daerah maupun Cabang
berbeda-beda dan Manual Logistik ini tidak mungkin dapat mengakomodir dan
memberikan jalan keluar atas keragaman keadaan tersebut, namun demikian
kami berharap bahwa Manual Logistik yang telah disusun ini dapat dipergunakan
sebagai acuan dan membantu dalam mengelola sektor pelayanan Logistik di
masing-masing wilayah.
Berkaitan dengan paragraf diatas maka apabila Daerah atau Cabang memiliki
usulan demi untuk perbaikan dan penyempurnaan Manual Logistik ini dapat
dikirimkan kepada divisi Admin dan Logistik PMI Pusat.
Demikian yang dapat kami sampaikan atas kerja keras dan dukungan dari semua
pihak selama penyusunan Manual ini kami menyampaikan terima kasih.
38
PEN
UT
UP
Penutup
Lampiran Form dan FormatManual Logistik
1. F-1 Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received
Note)
2. F-2 Bin card dan Stock card
3. D-3 Stock report
4. D-3a Stock report untuk barang-barang Alat Tulis Kantor
(ATK)
5. F-4. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
6. F-5. Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock Alat
Tulis Kantor
7. F-6 Formulir Permohonan Kendaraan
8. F-7 Nota Pengiriman (Good Delivery Note)
9. F-8 Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
10. F-9 Formulir Laporan Kerusakan
11. D-10 Document overview vehicles, usage and
maintenance
12. D-11 Document overview assets and maintenance
NB. Formulir yang menggunakan alamat Markas Pusat hanya formulir
yang dipakai di Jakarta saja (contoh: formulir permohonan
ATK). Formulir yang lain bisa diganti dengan alamat masing-
masing Daerah atau cabang.
Lampiran Form dan FormatManual Logistik
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG
Goods Received Note
(6)
(5)
(3)
(2)
printed number / KodeDaerah/KodeCabang/
Berat untuk bahan pangan harus dalam Berat Kotor (Bruto) dan Berat Bersih (Netto)Weight for food items should be in gross or net wieghts
Tanggal / Date
(21)
Tanda tangan – Stempel
(20)
DiterimaolehReceived by (19)
Tanggal
(18)
Tanda tangan
(17)
Diangkut / Dikirim oleh
Delivered by (16)
PT. RibutTransport
(15)
1. BagianLogistik
2. PemohonBarang
3. Pengirim
(14)
Pemeriksa / Inspector Pemeriksaan saat penerimaan, bila ada (kekurangan,kehilangan, Kerusakan)
Cap/Stamp
(23)(22)
(4)
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan / Kuning – Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
F.1
No. Surat Jalan – Waybill No / Good Delivery Note No
No. Kendaraan / Vehicle’s no.
Terima dari / Received from
LokasiPenerima / location of receiving Goods
Nomor/GRN Number
Nama Donor & Peruntukan
5000 kgs5 kgs1000lembar000894Plastik terpal (4 m x 6 m) matakancing disetiap 1 mtr. Warnabiru, tanpa logo08891(nomor donor)
(12) (11)(10)(9)(8)(7) (13)
JumlahBerat
Total Weight
Berat/Satuan
Weight/Unit
JumlahSatuanQuantity
HargaPerunit
SatuanUnit
(Terkecil)
NomorPermintaanRequisition
form Number
Deskripsi BarangDescription of Goods
Lampiran Form dan Format Laporan
40
Attachment F-1:Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 41
Lampiran
Pada saat penerimaan barang, biasanya GDN dan atau Surat Jalan dari pemasok,/donor/ Gudang PMI akan disertakan
GDN dan Surat Jalan yang menyertai barang harus selalu ditandatangani oleh:· Transporter / Jasa Pengiriman· Penerima
Format GDN bisa saja berbeda dari format GDN yang biasa digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7)
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka masing-masing salinannya harus di kirim ke:· Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirim· Hijau : Penerima Barang (gudang)· Biru : Jasa Pengiriman/ pengirim barang (transpoter) · Kuning : Logistik· Merah Muda : Pemohon
Penomoran / Pemberian Code untuk dokumen GRN, GDN/DO, berdasarkan numeric yang tercetak dan di kosongkan setelahnya untuk di isi sesuai sistem penomoran surat keluar yang panduannya telah disebarkan, contoh :
Untuk memberikan nomor pada GDN, Maka bentuknya kurang lebih akan seperti ini :0001 / code propinsi / code daerah / bulan / tahun
Nomor yang ada semaksimal mungkin tidak terlompati dan apabila terdapat kesalahan dalam penulisan dan dokumen tidak digunakan maka dokumen tersebut harus disimpan dan diparaf serta diberika keterangan bahwa telah terjadi kesalahan pada dokumen dengan nomor tersebut.
Good Received Note1. Nama dan lokasi penerimaan barang2. Terima dari: nama pemasok, donor atau gudang3. Nama Donor: Untuk barang donasi/bantuan, nama donor harus disebutkan dalam GDN.
Contoh: Jika donor mengirimkan bantuan ke Gudang PMI Jakarta, maka nama donor harus disebutkan di no.3. Pada saat Gudang PMI Jakarta mengirimkan barang tersebut ke (misalnya)Gudang PMI Medan, maka di GRN Gudang PMI Medan di sebutkan nama donornya dan Gudang PMI Jakarta ditulis di kolom no.3 (sebagai pengirim)
4. Nomor Kendaraan (Nomor Polisi)5. Nomor Surat Jalan (Waybill) dan/atau GDN yang menyertai barang6. Deskripsi dari barang tersebut (isi dengan lengkap dan jelas)7. Nomor Surat Perminataan (Requisition form) yang sudah diisi untuk permintaan barang
tersebut (jika ada) untuk barang donasi/bantuan tidak ada Surat Permintaan8. Satuan unit (yang terkecil)9. Jumlah Satuan10.Berat per satuan11.Jumlah Berat (kolom no.10 x no.11)12.Harga per unit/barang (lihat halaman 14, harga barang)13.Jika ada ketidakcocokan data pada saat penerimaan barang, tulis paket yang cacat/salah
dengan nomor GDN nya, berikan keterangan mengenai kerusakan atau kehilangan dan tindakan yang telah dilakukan.
14.Nama Pemeriksa15.Nama Jasa Pengiriman16.Tandatangan Pengirim (pengemudi)17.Tanggal Kedatangan dan tandatangan18.Nama penerima barang di Gudang/Tujuan19.Tandatangan penerima barang20.Tanggal Kedatangan dan Tandatangan21.Salinan warna Putih harus dikirim kembali ke pengirim barang, Warna hijau disimpan di
Gudang (penerima barang), Warna Kuning untuk kantor Logistik Markas Pusat/Daerah/ Cabang dimana barang tersebut diterima, Warna Merah muda untuk Divisi Keuangan untuk membayar barang tersebut.
22.Stempel PMI
Setelah GRN ditandatangani oleh Pihak Jasa Pengiriman dan Penerima, maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.
Attachment F-1:Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
42
Attachment F-2: Bin card and Stock card
Bin card
Lampiran Form dan Format Laporan
(4)Nama Gudang / No.
(3)No. Stack in warehouse
(2) No. Stock Card
(1)Nomor
(16)(15)
200
(14)(13)
200
(12)
0088356
(11)
KP PMI
(10)
2/6/2005
(17) Food parcel yang rusak : 2 dos ( kemasan rusak )
Keterangan / Remarks
100100008956PMISUMBAR
3/7/2005
TandatanganSignature
SisaBalance
Keluarout
Terimain
No. Nota pengiriman /pengantar
Waybill nr / GDN nr / GRN nr
Dari / kpdFrom or to
TanggalDate
Donor
Item code
(7)(5)
Dos. Per dos @ 8 Kg
(6)
Food Parcel (uk. 30 cm x 20 cm x 20 cm)
SATUAN / Unit
(9)
Diskripsi Barang /Discription of goods
Expiry date (8)
BIN CARD
F.2
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 43
Lampiran
Attachment F-2: Bin card and Stock card
Bin card
Bin Card berhubungan dengan satu jenis barang yang ada di stock, yang memiliki data-data
yang sama: dari satu donor, kualitas yang sama dan tanggal kadaluarsa yang sama juga
Kartu Bin card diletakkan menempel pada masing-masing stack barang.
1. Nomor Bin Card
2. Nomor Kartu Stock (Stock card) yang mencatat nomor Bin Card yang bersangkutan
(saling berhubungan)
3. Nomor stack di Gudang dimana barang tersebut ditempatkan
4. Nama Gudang/Nomor Gudang
5. Satuan kemasan
6. Deskripsi dari barang tersebut, sebutkan juga ukuran dari barang.
7. Nama Code Barang: untuk barang-barang PMI, sementara ini belum tersedia. Jika
barang diterima dari Federasi, gunakan nomor CTN.
8. Tanggal kadaluarsa barang (khusus untuk makanan dan obat-obatan)
9. Donor (Donor Asal, tidak harus selalu sama dengan kolom nomor 11, tapi dapat juga
sama)
10. Tanggal penerimaan dan atau pengiriman barang
11. Dari (untuk barang bantuan, sebutkan nama donor) / untuk
12. Nomor Waybill / GDN (untuk barang-barang keluar) dan GRN (untuk barang masuk)
13. Jumlah barang masuk
14. Jumlah barang keluar
15. Sisa
16. Tandatangan
17. Keterangan
44
Stock card
Lampiran Form dan Format Laporan
F.2
ST
OC
K C
AR
D(2
)
(1)
(4)
(3)
De
sk
rips
i Ba
ran
gD
iscriptio
n o
f go
od
s
Sa
tua
n / U
nit
Sto
ck
min
imu
m
(6)
(16
)(1
4)
(12
)(11
)(1
0)
(8)
(7)
No
.B
inc
ard
Sis
aB
ala
nce
Ke
lua
rO
ut
Te
rima
InD
ari / K
ep
ad
aF
rom
or to
No
. No
ta p
en
girim
an
/p
en
ga
nta
rW
ayb
ill nr / G
DN
nr /
GR
N n
r
Ta
ng
ga
lD
ate
(18
) Ke
tera
ng
an
/ Re
ma
rk
Item
co
de
(5
)
Do
no
r
(9)
Ex
pd
ate
Ha
rga
pe
ru
nit
(13
)(1
5)
Lo
ka
si
Ba
ran
g
(17
)
Na
ma
Gu
da
ng
/ No
.
No
mo
r
Stock Card menunjukkan jumlah barang yang ada di stock. Stock card mencatat data
semua bin card yang ada di gudang. Stock Card bagi berdasarkan jenis barang. Kartu stock
ini harus disimpan di kantor penanggung jawab Gudang.
1. Nomor Stock Card, berurutan (numeric)
2. Nama Gudang dan atau nomor
3. Satuan
4. Deskripsi barang
5. Code barang: untuk barang-barang PMI,sekarang belum ditersedia, untuk barang dari
Federasi tulis no CTN
6. Stock minimum dari barang tersebut (buffer stock)
7. Tanggal terima dan mengirim barang
8. Dari / ke
9. Donor (donor asal, tidak harus selalu sama dengan no. 8, tapi bisa juga sama)
10. Nomor Waybill / GDN (untuk barang keluar) and GRN (untuk barang masuk)
11. Jumlah barang yang masuk
12. Jumlah barang yang keluar
13. Tanggal kadaluarsa
14. Harga per satuan
15. Nomor bin card yang berhubungan
16. Lokasi barang di gudang
17. Sisa stock
18. Keterangan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 45
Lampiran
Stock card
Attachment F-2: Bin card and Stock card
46
Attachment D-3: Stock Report
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 47
1. Nomor urut, dimulai angka 1
2. Deskripsi barang
3. Code barang, saat ini belum tersedia di PMI. Jika barang diterima dari federasi gunakan CTN Nomor.
4. Jenis satuan
5. Harga per satuan
6. Donor (dari barang atau uang yang dipakai untuk pengadaan barang)
7. Nomor Requisition form/ permintaan (untuk barang pengadaan)
8. Tanggal masuk dan keluar
IN:
9. Masuk/diterima dari, kebayakan dari pemasok
10. Nomor Waybill/GDN dengan barang masuk dari pemasok
11. Nomor GRN harus diisi pada saat penerimaan barang
12. Jumlah
OUT
13. Dikirim ke
14. Nomor GDN harus diisi pada saat pengiriman barang
15. Nomor GRN yang akan didapat dari penerima
16. Jumlah
STOCK
17. Jumlah
18. Total harga
19. Tanggal kadaluarsa
20. Keterangan
Jika memunggkinkan pisahkan table untuk makanan dengan yang bukan makanan dll. Untuk mempermudah melihat stock yang tersedia secara keseluruhan, pisahkan masing-masing barang dengan satu baris dibawahnya.
Stock Report dibuat perbulan
Pengelompokan bisa berdasarkan:
·Per barang
·Per donor
·Per penerima
Lampiran
Attachment D-3: Stock Report
48
Attachment D-3A: Stock Report Stationary
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 49
Stock report dibuat per divisi
1. Nama divisi
2. Nama contact person
3. Bulan
4. No urut, dimulai dengan angka 1
5. Deskripsi barang
6. Jenis satuan
7. Harga per satuan
8. Nomor pernintaan (Requisition)
In/Masuk:
9. Tanggal Masuk
10. Jumlah
OUT/Keluar:
11. Tanggal keluar
12. Untuk
13. Jumlah
STOCK:
14. Jumlah
15. Total Harga
16. Keterangan
<Stock reports dikirim setiap bulan untuk divisi keuangan>
Lampiran
Attachment D-3A: Stock Report Stationary
50
Attachment F-4:Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
Lampiran Form dan Format Laporan
(13)(12)(11)(10)(9)(8)
DikirimDestination
JumlahSatuanDeskripsi Barang(Kualitas pengepakan)
Nama barangItem code / name
No.
(25)(24)(23)
(22)(21)(20)
(19)(18)(17)
(16)(15)(14)
Disetujui oleh PP / PD / PC/Approved by Sec Gen / Board Member
Diketahui oleh keuanganApproved by finance in case of purchase
Diketahui oleh LogistikApproved by (head of Division of requester or Program Manager)
Dipesan oleh:Ordered by (requester)
Tanggaldate
TandatanganSignature
NamaName
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
PERMOHONAN PENGADAAN BARANG
Requisition Untuk dikutif dalam semua korespondensi
No (1) printed number / Bagian
F.4
(6)
Untuk PelaksanaanFor purchase
(5)
Untuk Penentuan HargaKuota - For quotation
(7)
(3)Nama ProgramName of the Program
(2)HQ / Daerah / CabangRequesting HQ / Ch / B
Budget limit(4)
Gudang yang Tersedia
Putih – Logistik / Hijau – Keuangan / Kuning – File Log Gudang / Pink Pemohon (29) – Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
Apakah anda ingin mengkonfirmasi harga sebelum pembelian? Do you wish to confirm price prior to purchase ?
(30)
(29)
(31)
(32)
(33)
(34)
(28)(27)
Penting / RutinUrgent / Routine
Dipesan melaluiOrdered via
Tgl. PengirimanReq. Date of Delivery
KeteranganRemarks
(26)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 51
1. Nomor referensi permintaan, nomor surat keluar masing-masing daerah.2. Nama divisi/kantor pemohon (Divisi di Markas Pusat, Daerah, Cabang) bisa juga dari
Gudang.3. Nama program4. Budget limit harus termasuk biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan.·Harga barang·Biaya pengepakan (jika diperlukan) and cetak logo·Biaya untuk transportasi, pengurusan kepabeanan·Biaya bongkar di gudang, dll.5. Untuk barang yang ada di stock (tidak memerlukan pengadaan), nama gudang yang
menyediakan stock perlu di sebutkan (diisi oleh logistik)6. Permohonan untuk penawaran harga: ini dipakai jika pemohon menginginkan informasi
untuk penganggaran budget.7. Permintaan untuk di lakukan pembelian/pengadaan
<Kolom nomor 5, 6 atau 7 harus diisi/dipilih salah satu>
8. Nomor urut, dimulai dari angka 1 9. Nama barang, jika tidak ada code barang, dapat menuliskan nama barang saja10. Deskripsi barang: menuliskan spesifikasi barang yang jelas sangat membantu untuk proses
pengadaan11. Satuan12. Jumlah 13. Dikirim ke; tujuan barang akan dikirim.14. Nama pemohon15. Tandatangan pemohon16. Tanggal ditandatangan17. Nama Kepala Divisi pemohon atau penanggung jawab program yang menyetujui permintaan18. Tandatangan yang kepala divisi19. Tanggal ditandatangani20. Nama kepala divisi keuangan, untuk barang-barang pengadaan21. Tandatangan Kepala Divisi Keuangan22. Tanggal ditandatangani23. Nama Sekretaris Jendral atau untuk permintaan di Daerah dan Cabang sebutkan nama
pengurus <jika memungkinkan Sekjen harus menandatangani formulir permintaan dari dari Daerah dan cabang,jika permintaan itu memakai dana dari Markas Pusat>.
24. Tandatangan Sek Jen atau pengurus25. Tanggal ditandatangi26. Penting atau rutin. Penting hanya dipakai untuk keadaan gawat(emergency) atau konflik!27. Tanggal yang diinginkan agar permintaan dikirim28. Dipesan melalui29. Keterangan30. Konfirmasi harga: Jika pemohon mengingkan konfirmasi harga sebelum dilakukan
pembelian
Allocation code, Kode pengalokasian31 Pembukuan – kode standard dari barang atau jasa yang di minta, dipakai oleh divisi
keuangan32 Kegiatan – kode standard untuk kegiatan, dipakai oleh divisi keuangan33 Donor – Kode donor34 Proyek – kode program, dipakai oleh divisi keuanganDivisi keuangan harus memeriksa kode alokasi dan dana yang tersedia untuk permintaan ini.
35 Lembar warna putih untuk logistic di Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang diminta. Lembar warna Hijau untuk divisi keuangan dimana barang tersebut diminta dan lembar warna merah muda untuk pemohon.
Masing-masing lembar untuk:maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.
Lampiran
Attachment F-4: Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
52
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
Lampiran Form dan Format Laporan
(4) ..……………………………………………
(3) …………..…………………………………
(2) ……………………..………………………
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
Jalan Gatot Subroto Kav. 96 – Jakarta Telp. (021) 7992325, Fax. (62 21) 7995188
DAFTAR PERMOHONAN Kebutuhan & Posisi Stock Alat Tulis KantorRequisition stationary
Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence
No. printed Number / Bagian(1)
Yang menyimpan
Kebutuhan Bulan
Divisi / Ruangan / Gudang
Jakarta, ….................… 2007 (10)
Yang menerimaKa Divisi / Bagian
(12) Mengetahui / Menyetujui (13)Pengurus PMI
Yang mengajukan (11)Ka Divisi / Bagian
(……………………………….)
F. 5
(9)(8)(7)(6)(5)
Total stockJumlah Barangyang Diminta
Sisa StockUnit typeNama BarangGoods
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 53
1. Nomor urut yang ditentukan oleh divisi masing-masing.
2. Nama divisi/ruangan/gudang
3. Bulan (permintaan harus diserahkan 2 hari sebelum akhri bulan)
4. Contact person dari divisi/bagian yang bersangkutan
5. Deskripsi barang
6. Jenis Satuan
7. Sisa Stock
8. Jumlah yang diminta
9. Total stock (no. 7 + no. 8)
10 Tanggal permintaan
11. Tandatangan peminta (contact person)
12. Disetujui oleh kepala divisi
13. Disetujui oleh Sek Jend PMI
Lampiran
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
54
Attachment F-6:Formulir Permohonan Kendaraan
Lampiran Form dan Format Laporan
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
Formulir Permohonan KendaraanRequest transport
Printed Number(1)
Nama yang Mengajukan
Tanggal & Jam Pengajuan
(2) ...……………………………………………
(3) ...……………………………………………
(4) ...……………………………………………
Divisi yang Mengajukan
Div / Sub Div / Atasan YbsDiv. / Sub Div Log & Umum
Yang Bersangkutan (20)Mengetahui & Menyetujui (21)Mengetahui & Menyetujui (22)
Catatan : (19)1. Formulir ini harus diisi dengan lengkap & benar serta dilengkapi dokumen pendukung2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh Pengemudi / Satpam KP PMI3. Formulir ini sebagai bahan laporan & evaluasi
Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence
F.6
(17) ............................................Pengemudi Tanda Tangan Pengemudi (18)
(16) ............................................Kendaraan Dinas
Km ( 8 )-(12) ...........................................Km Berangkat
Tgl & Jam : Kembali (11) .………………..(7) ....………………………………Tgl & Jam Berangkat
(10) .…………………………………………(6) ....………………………………Tujuan / Dinas & Keperluan
(9) .…………………………………………(5) ....………………………………Nama yang Berangkat
Realisasi (Diisi Pengemudi)RencanaKeterangan
Bensin Digunakan
Tol
Parkir
(13) .........................................................
(14) .........................................................
(15) .........................................................
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 55
Proses permintaan (akan sisipkan di Buku Panduan):·Pemohon melengkapi/mengisi di kolom nomor 2, 3, 4, 5, 6, 7·Pemohon tanda tangan (20) dan tandatangan kepala divisi dari pemohon (21) ·Pemohon menyerahkan formulir permohonan kepada penanggung jawab kendaraan. ·Penanggung jawab kendaraan mengisi kolom nomor 1·Penanggung jawab kendaraan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap ke pengemudi
(penanggung jawab kendaraan yang berhak menentukan pengemudi dan kendaraan yang boleh dipakai)
·Sebelum berangkat, pengemudi harus mengisi kolom nomor. 8 dan setelah kembali ke kantor mengisi kolom nomor 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18.
·Pengemudi mengembalikan formulir permohonan ke penanggung jawab kendaraan·Penanggung jawab kendaraan menandatangani formulir (22)
Untuk perhatian·Jika ada pihak luar yang akan menyewa kendaraan, maka diperlukan tandatangan Sek Jend
sebagai persetujuan.·Untuk transportasi personil:
·Untuk pemakaian pribadi diperlukan tandatangan Sek Jend/ Pengurus·Untuk pemakaian urusan dinas, hanya memerlukan tandatangan kepala divisi pemohon
Penjelasan Nomor1. Nomor referensi permohonan2. Divisi pemohon3. Tanggal dan jam permohonan4. Nama pemohon
Rencana5. Nama personil atau barang yang akan diantarkan6. Tujuan/dinas & keperluan7. Tanggal dan jam keberangkatan8. Km awal, sebelum berangkat
Realisasi (diisi oleh pengemudi)9. Nama personil atau barang yang diantarkan10. Tujuan/dinas & keperluan11. Tanggal dan jam kembali / selesai12. Km pada saat kembali.13. Pemakaian bahan bakar, (berapa liter?)14. Biaya toll (dilengkapi dengan karcis toll)15. Biaya parkir (dilengkapi dengann karcis parkir)
16. Jenis mobil dan nomor polisi
17. Nama pengemudi18. Tanda tangan pengemudi
19. Catatan1. Formulir ini harus diisi dengan lengkao dan benar serta dilengkapi dokumen pendukungnya2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh
pengemudi/Satpam PMI.3. Formulir ini sebagai bahan laporan dan evaluasi
20. Tanda tangan pemohon21. Tanda tangan kepala divisi, sebagai persetujuan22. Tandat angan logistic/sub divisi umum
Lampiran
Attachment F-6: Formulir Permohonan Kendaraan
56
Attachment F-7:Nota Pengiriman/GDN(Good delivery Note)
Lampiran Form dan Format Laporan
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
NOTA PENGIRIMAN / Delivery Note
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan pengirim / Kuning – File Log / Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
F.7
Donor (10)Tandatangan Pemeriksa (9)
Verification signature IRMAN RAHMAN
Nomor Kendaraan (8)
Vehicle number BL 9980 XX
Sarana Transportasi (7)
Method of transport Truck
Pemindahan / Distribusi / (6)
Transfer / Distribution / (coret salah satu sesuai tujuan)
Untuk Perhatian (5)
Attention Penanggungjawab ditempat tujuan
Dari (4)
From Kantor PMI Pusat
Kepada (3)
To Gudang PMI Cabang Aceh Besar
Nomor (2)
Number : printed number Kode / Kode/ Cabang / lokasi penampungan sementara
Tanggal (1)
Date 3 Juni2005
(20)(20)(20)Jumlah berat
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
(14) 2 kgs
(13) Box
Berat
(18)(17)
……m3
(16) 120 kgs
(15) 60 Unit(12) Baby kit(11)
KeteranganRemarks
UkuranSize
Total BeratTotal
Weight
JumlahQuantity
SatuanUnit Type
BarangCommodity
ReqformNomor
Keadaan Barang – (28)Keadaan Barang – (24)
Tandatangan / Stempel – (27)Tanda tangan / Tanggal – (23)
Jumlah Satuan – (26)Nama dan Tanda Pengenal – (22)
Diterima oleh – (25)Nama Jasa Pengirim – (21)
Harga/ Unit
(19)
GDN harus selalu dibuat dan disertakan pada saat pengiriman barang. 1 truck, 1 GDN (jadi
tidak 10 truck hanya dengan 1 GDN)!
Pada saat logistik mengurus transportasi, GDN harus dibuat pada setiap pengiriman. GDN
menjadi dokumen dasar untuk melakukan pembayaran kepada Freight Forwarder dan
transporter. GDN juga menjadi bukti bahwa cargo tersebut telah diterima secara lengkap
dan baik oleh gudang yang dituju.
Pada GDN harus ditulis selengkap mungkin data-data/informasi untuk penerima, antara
lain: alamat tujuan, jumlah barang dan kualitas dari barang tersebut dll
GDN harus dibuat oleh staff logistic (atau, untuk barang-barang yang dikirim dari gudang,
GDN dapat dibuat oleh penanggung jawab gudang)
Pada saat mobil operasional, truk atau ambulance dikirim dari Markas Pusat ke
Daerah/Cabang, Surat Serah Terima Kendaraan harus dikirim beserta GDN
GDN harus ditandatangni oleh pengirim dan jasa pengirim (transporter) sebelum
barang diberangkatkan.
GDN/ Nota Pengiriman
1. Tanggal
2. Nomor GDN, di tulis berdasar no urut, bulan dan tahun. (format sama dengan format
GRN)
3. Kepada
4. Dari
5. Untuk perhatian/ contact person
6. Pemindahan/Distribusi/Kehilangan. Pilih salah satu yang sesuai tujuan
- Pemindahan: dari dan ke gudang/ antar gudang
- Distribusi: dari gudang ke tempat distribusi
- Kehilangan
7. Sarana transportasi
8. Nomor kendaraan
9. Tanda tangan pengirim/pemeriksa
10. Donor: untuk barang-barang yang berasal dari sumbangan, nama donor harus di tulis di
GDN. Contoh: Donor mengirimkan barang ke Gudang Jakarta, kemudian gudang
Jakarta mengirimkannya ke gudang Medan. Maka gudang Jakarta di tulis di no. 4 dan
nama asal donor ditulis di no.10. Gudang medan harus mencantumkan nama donor di
GRN yang mereka buat.
11. Nomor Surat Permohoanan
12. Nama barang / komoditi
13. Jenis satuan (tulis satuan terkecil)
14. Berat per satuan
15. Jumlah
16. Berat total (no.14 x no.15)
17. Ukuran (volume barang)
18. Harga per satuan
19. Keterangan (dibungkus per berapa satuan, dll)
20. Total
- Jumlah barang
- Berat
- Ukuran (volume)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 57
Lampiran
Attachment F-7: Nota Pengiriman/GDN (Good Delivery Note)
58
Lampiran Form dan Format Laporan
21. Nama jasa pengiriman
22. Nama dan tanda pengenal jasa pengirim
23. Tanda tangan jasa pengirirm dan tanggal
24. Keadaan barang (menurut jasa pengirim))
25. Nama penerima
26. Jumlah barang yang diterima
27. Tanda tangan penerima dan tanggal
28. Keadaan barang (menurut penerima)
29. Lembar putih untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm, Warna Hijau untuk penerima,
Biru untuk jasa transportasi, Kuning untuk Logistik dan Merah Muda untuk pemohon
Masing-masing salinan dikirim ke:
·Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm
·Hijau : Tujuan
·Biru : Jasa pengiriman
·Kuning : Logistik
·Merah Muda : Pemohon
GDN ada 5 lembar salinan, dan setiap salinan harus diisi:
·GDN harus ditandatangi oleh pengirim dan jasa pengirim
·Lembar warna kuning harus disimpan oleh logistic
·GDN harus ditandatangani oleh penerima setelah memeriksa dan menghitung barang
·GDN yang asli harus dititipkan ke jasa pengiriman untuk diserahkan ke penerima
·Lembar warna biru harus dikembalikan ke jasa pengiriman
·Lembar warna putih harus dikembalikan ke pengirirm. Jika lembar warna putih dikirim
ke logistik, maka harus dibuat salinan dan disimpan diarsip yang berhubungan dengan
arsip pengadaan
·Lembar warna merah muda untuk pemohon
<Divisi keuangan mendapatkan salah satu salinan jika ada biaya yang timbul/
dibutuhkan??>
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 59
Attachment F-8:Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
Lampiran
PA
LA
NG
ME
RA
H IN
DO
NE
SIA
Indonesian Red C
ross Society
Ve
hic
le lo
gb
oo
kF.8
(14
)(1
3)
(12
)(11
)(1
0)
(9)
(8)
(7)
(5)
Na
ma
Pe
ng
em
ud
iB
era
t & J
en
isB
ara
ng
Dia
ng
ku
tJ
um
lah
Pe
nu
mp
an
gR
ute
Tu
jua
nB
BM
(Ltr)
To
tal
(KM
)D
ata
ng
(KM
)A
wa
l(K
M)
Ta
ng
ga
l
(2)
Bu
lan
(1)
No
mo
r Po
lisi
Ala
sa
n (4
)
Ta
ng
ga
l (3)
(Re
nc
an
a) M
ain
ten
an
ce
Re
q. N
r
(6)
TO
TA
L(1
5)
60
Proses (untuk di tambahkan di buku Panduan):
·Pengemudi mengisi vehicle logbook
·Perlu ditambahkan juga: siapa yang bertanggungjawab untuk rencana
pemeliaharaan: pengemudi atau penanggung jawab transportasi ??
1. Nomor polisi
2. Bulan
(Rencana) Maintenance/pemeliharaan
3. Tanggal perbaikan/pemeliharaan (sudah direncanakan dan ad hoc)
4. Alasan perbaikan
5. Tangal dipakai
6. Nomor permohonan
7. Berangkat (km)
8. Sampai/tiba (km)
9. Total (km)
10. Bahan/bakar (ltr)
11. Rute perjalanan
12. Jumlah penumpang
13. Berat dan jenis barang yang diangkut
14. Nama dan tanda tangan pengemudi
15. Total
o KM
o Bahan Bakar
Attachment F-8: Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 61
Attachment F-9:Formulir Laporan Kerusakan
Lampiran
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence
No. (1)
Formulir Laporan KerusakanF.9
Jakarta, (12)…………….
Diketahui VerifikasiKa. Div. Adm & Logistik (14) Sub Div Log / Umum (13)
Ketarangan : (10d)……………………………………………………………..
- Dibawa ke Work shop (10c)
- Akan dilanjutkan (10b)
- Telah dikerjakan dengan baik (10a)
Nama Perusahaan :
Tanda Tangan PelaksanaNama Jelas / Nr Telephone
(11)
Tindakan External (10)
Keterangan : (8c) ………………………………………………………………
- Akan dilanjutkan (8b)
- Telah dikerjakan dengan baik (8a)
Tanda Tangan PelaksanaNama Jelas (9)
Tindakan Internal (8)
Tanda Tangan Pelapor (7)Keadaan / kondisi (dijelaskan) (6 ……………………………………) ....
..
Nama Pelapor
Nama Barang
Tanggal
(2) ..................................................................
(3) ..................................................................
(4) ..................................................................
(5) ..................................................................
Divisi / Ruangan / Gudang
62
Attachment F-9: Formulir Laporan Kerusakan
Formulir ini digunakan untuk permintaan perbaikan untuk semua asset (termasuk
kendaraan!)
Proses (untuk ditambahakn di Buku Panduan)
·Pelapor mengisi di nomor 2,3,4,5,6 dan 7
·Pemohon menyerahkan formulir ke penanggung jawab asset.
·Penanggung jawab asset mengisi noomor 1 dan tanda tangan (no.13)
·Penanggung jawab asset menyerahkan formulir ke staff pelaksana
·Staff pelaksana mengisi di no. 8 dan 9
·Staff pelaksana mengembalikan formulir ke penanggung jawab asset
·Jika masalah telah dapat diselesaikan/diperbaiki maka kepala logistic dapat
menandatanganinya (no.14) dan disimpan di arsip oleh penanggung jawab asset.
·Jika masalah tidak dapat dikerjakan oleh staff pelaksana dalam PMI, maka dapat
memanggil pihak luar.
·Staff pelaksana dari pihak luar mengisi di nomor. 10 dan 11
·Staff pelaksana dari pihak luar menyerahkan kembali ke penanggung jawab asset.
·Jika pekerjaan selesai dilakukan, kepala bagian logistic akan menandatangani (no. 14)
Untuk perhatian:
·Jika menggunakan menggunakan staff pelaksana dari pihak luar, harus ada tanda
tangan Sek Jen terlebih dahulu
1. Nomor urut laporan
2. Divisi pelapor
3. Tanggal laporan
4. Nama Barang
5. Nama pelapor
6. Deskripsi keadaan/kondisi kerusakan
7. Tanda tangan pelapor
8. Tindakan Internal-dilakukan oleh staff pelaksana
8a Telah diselesaikan
8b Akan dilanjutkan (pihak luar)
8c Keterangan
9 Tanda tangan pelaksana, nama terang
10 Tindakan External-dikerjakan oleh pihak luar
10a Telah diselesaikan
10b Akan dilanjutkan
10c Perlu dibawa ke bengkel
10d Keterangan
11 Tanda tangan pelaksana, nama jelas, nomor telephon dan nama perusahaan
12. Tanggal
13 Tanda tangan penanggung jawab aset
14 Tanda tangan Kepala Logistik
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 63
Lampiran D-10: Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.(Document overview vehicles, usage and maintenance)
Lampiran
Lampiran D-10: Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.(Document overview vehicles, usage and maintenance)
Dibuat oleh penangnggung jawab kendaraan
1. Lokasi Kendaraan2. Nama Contact Person3. Tahun Pembuatan4. Merek kendaraan5. Nomor polisi kendaraan6. Tahun pembuatan7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,8. Harga9. Lokasi kendaraan
10. Total km11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak12. Km/Liter13. Biaya Bahan Bakar Minyak14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
<Dokumen kendaraan, pemakaian dan perawatan di laporkan ke Divisi keuangan setiap bulan?>
64
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 65
Attachment D-11:Format excel document overview assets and maintenance
Lampiran
66
Attachment D-11: Format excel document overview assets and maintenance
Dibuat oleh penangnggung jawab Asset
1. Nomor Urutan2. Nama Contact Person3. Tahun Pembuatan4. Merek kendaraan5. Nomor polisi kendaraan6. Tahun pembuatan7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,8. Harga9. Lokasi kendaraan
10. Total km11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak12. Km/Liter13. Biaya Bahan Bakar Minyak14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
<Dokumen kendaraan, pemakaian dan perawatan di laporkan ke Divisi keuangan setiap bulan?>
Lampiran Form dan Format Laporan l SK Manual Logistik
KEPUTUSAN PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA
NOMOR :
TENTANG
PENGELOLAAN LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA
PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA,
MENIMBANG : a. bahwa Logistik adalah salah satu fungsi vital bagi
Organisasi PMI didalam menyelenggarakan kegiatan
dan pelayanan Kepalangmerahan kepada masyarakat.
b. bahwa keberadaan Logistik PMI saat ini maksimal dan
belum dapat memberikan kontribusi terbaiknya bagi
Organisasi PMI secara optimal.
c. bahwa untuk mendukung peningkatan peran dan
fungsi logistik bagi pengembangan pelayanan PMI
yang lebih baik secara profesional dan transparan,
diperlukan manual Pengelolaan Logistik Palang Merah
Indonesia yang tidak bertentangan dengan Ketentuan
AD/ART PMI;
d. bahwa untuk memberlakukan Peraturan Organisasi
tentang Pedoman Logistik Palang Merah Indonesia,
perlu ditetapkan dengan Keputusan Pengurus Pusat
PMI.
MENGINGAT : 1. Keputusan Presiden RIS Nomor 25 Tahun 1950 tentang
Pengesahan Anggaran Dasar dari dan Mengakui
sebagai Badan Hukum Perhimpunan Palang Merah
Indonesia.
2. Keputusan Presiden RI Nomor 246 tahun 1963 tentang
Perhimpunan Palang Merah Indonesia.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 67
Lampiran
3. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Perhimpunan Palang Merah Indonesia.
4. Pokok-pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI
2004 – 2009.
MEMPERHATIKAN :
1. Workshop Penyusunan Manual Logistik , tanggal 26
s/d 28 Februari 2007 di Cisarua Taman Safari - Puncak,
Jawa Barat.
2. Musyawarah Kerja Nasional PMI, tanggal 9-10
November 2006.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
PERTAMA : Peraturan Organisasi tentang Pedoman Pengelolaan
Logistik Palang Merah Indonesia
KEDUA : Pedoman Pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia
seperti tersebut pada ketetapan pertama adalah sebagai
acuan dalam pengelolaan Logistik Palang Merah
Indonesia di seluruh Indonesia.
KETIGA : Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal
ditetapkan dengan ketentuan, bahwa segala sesuatunya
akan dirubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya, jika
ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
Keputusan ini.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal,
Pengurus Pusat
PALANG MERAH INDONESIA
Ketua Umum,
MAR'IE MUHAMMAD
68
Lampiran SK Manual Logistik
top related