la rockola del tiempo -...
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Indice
Consignas 1
Nombre y síntesis del evento 4
Justificación de idea general 4
Objetivo general y específicos 5
Publico objetivo 6
Sede 6
Descripción de la ambientación 7
Layout 8
Catering 11
Actividades 11
Timming 12
Recursos 14
Presupuesto 14
Organigrama 15
Vestimenta 15
Comunicación 17
Gacetilla de prensa 22
Sponsors 23
Evaluación 24
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Partes que no pueden faltar en el Trabajo Práctico Final: Tener en consideración que la
propuesta no debe armarse bajo la modalidad de trabajo académico, sino como
presentación formal para entregar al cliente. Deben posicionarse como Organizadores
Profesionales de Eventos (OPE) y presentar la propuesta de manera profesional.
Deben entregarlos también en versión digital.
1. Presentación y descripción integral del evento a realizar:
a- Nombre y síntesis del evento.
b- Describir y justificar la idea principal y concepto general del evento.
c- Determinar objetivo general y objetivos específicos del evento.
d- Público objetivo del evento.
e- Sede, fecha y horario en el que se desarrollará el evento.
f- Descripción de la ambientación.
g- Layout o disposición de los elementos durante el evento.
h- Descripción del Catering.
i- Descripción de las actividades que se llevarán a cabo durante el evento.
j- Timing del evento.
k- Descripción de Proveedores y Recursos Humanos que se necesitarán.
l- Presupuestos de proveedores y presupuesto final.
m- Organigrama o comisiones de trabajo.
n- Todo dato o material que pueda sumar a la propuesta. (descripción de la
fundación u hogar que ayudarán, descripción del show: musical, baile o circo,
fotos, videos, obsequio, souvenirs, vestimenta, señal ética, etc)
2. Comunicación:
a- Describir y justificar los canales de comunicación que se utilizarán.
b- Flyers , afiches y/o invitaciones. Acreditaciones.
c- Gacetilla de Prensa que se enviará a los medios para difundir el evento.
d- Personalidades asociadas // conductores o presentadores del evento. (si es
que se contará con la presencia de alguna personalidad reconocida)
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3. Sponsors
a- Descripción de sponsors.
b- Propuestas de sponsoreo ( detallar lo solicitado y lo ofrecido a cada sponsor)
4. Evaluación: Realizar una evaluación y conclusión del proceso de creación del
evento.Agregar luego la evaluación final del evento en sí: encuesta,
comentarios, etc.
5. Presentación de carpeta para entregar al jurado externo
a- La carpeta debe ser original y creativa. (es lo que más evaluara el jurado)
b- Resumen ejecutivo, también con creatividad (Integrantes del equipo de
trabajo, Descripción de la idea y conceptos principales, objetivo general y
objetivos específicos, Sede, fecha y horario; descripción de la ambientación y
layout, catering, actividades y Timing del evento; descripción de la fundación
u hogar que ayudarán, descripción del show: musical, baile o circo; canales
de comunicación utilizados; fyers , afiches y/o invitaciones, gacetilla de
Prensa enviada, personalidades asociadas // conductores o presentadores
del evento; descripción de sponsors, propuestas de sponsoreo enviadas).
c- Presentación en formato Digital: deberán presentar un CD con esta
información. Aquí pueden agregar fotos y videos de los shows que se
desarrollarán durante el evento. También pueden agregar las notas de
prensa logradas.
6. Puesta en marcha del evento (armado, desarrollo y d esarme).
Criterios para la evaluación:
• Presentación en tiempo y forma de la propuesta.
• Trabajo en equipo.
• Dedicación y preparación del proyecto.
• Desenvolvimiento de los alumnos antes, durante y después del evento.
• Compromiso con el Proyecto.
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Requisitos de entrega
• Deben entregarse en hoja A4, impreso, anillado, con carátula y rótulo según las
normas de presentación de la Facultad, con índice, cuerpo principal y conclusión
del grupo. Anexo.
• Tipografía: Arial: cuerpo 11. Interlineado: 1,5.
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1-
a) El evento a realizar intenta recrear un recorrido de la música a través del
tiempo, mostrando lo esencial de cada época, desde los años 20 hasta el
2000.
En este espacio, se intentará guiar al público por distintos momentos de la
música con las diferentes actividades a realizar. La ambientación irá de
acuerdo al tema o década que se presente en las distintas actividades.
El evento se llama “La rockola del tiempo”. Lleva este título haciendo
referencia a las máquinas que antiguamente se utilizaban para reproducir
música.
Con el logo, se busca captar todo el concepto del evento, utilizando
diferentes tipografías típicas que nos remontan a distintas épocas del
tiempo. Además la imagen del reloj antiguo representa simbólicamente lo
que quiere comunicar el evento.
b) El concepto del evento que se propone, pretende generar un ambiente y
un clima de memoria a diferentes épocas para que el público objetivo
pueda interactuar con las diferentes actividades a lo largo del evento,
sintiéndose identificado y recordando los temas que se en las distintas
épocas a inmortalizar.
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Se plantea esta idea ya que todas las participantes de este grupo nos
encontramos interesadas en la cultura musical y temas que la competen.
Además, intentando ensamblar los recursos que teníamos a nuestro
alcance, surgió la idea de este tiempo y nos motivo a todas a seguir
adelante y llevarla a cabo.
c) Objetivo general:
- Recordar y promover la música y géneros musicales de distintas
épocas del tiempo, mediante un recorrido de la música, con el fin de
generar un sentimiento de recuerdo en el público participante.
Objetivos específicos:
- Generar emociones en el público al recordar música de distintas
épocas.
- Promoverla cultura y el conocimiento musical a través de las
actividades a realizar en el evento.
- Entretener al público con un musical representando los cambios de la
música.
- Aprender sobre la historia de la música a través de las distintas
acitivades.
- Proporcionar al público un repertorio musical de distintas épocas.
- Crear un espacio de entretención y participación a través de los shows
a presentar y el karaoke.
- Convertir del evento un espacio de espectáculo musical.
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d) El público objetivo del evento intenta englobar a aquellas personas de
entre 20 y 60 años, de ambos sexos, extrovertidos, que disfrutan de la
música y de compartir con amigos, recordando la musica de distintas
épocas del tiempo.
e) El evento a realizar para la semana de Eventos Jóvenes, se hará el día
Martes 19 de Noviembre a las 19:00 hs. en “Casa Muñecas” un salón
ubicado en Muñecas 844.
El salón “Casa Muñecas” es un espacio destinado a fiestas, de cualquier
tipo, privadas e informales.
Ofrece la comodidad de un bar y la privacidad de un salón de fiestas,
también brindan un combo de servicios, dependiendo del precio que se
pague.
Por otro lado, el precio no es elevado, detalle importante a la hora de
resolver la sede ya que contamos con un presupuesto acotado. Gracias a
los eventos pasados que nos sirvieron de experiencia, logramos negociar
un precio medio con una gran cantidad de servicios incluidos.
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Imágenes del lugar:
f) El espacio donde se llevará a cabo el evento estará ambientado acorde a
la temática de la música en el transcurso del tiempo. Se decorará la sede
con imágenes y discos representativos de cada década que se mostrará
en escena. Se presentará en pantalla una serie de fotos y
videosmusicales que se destacaron durante los años. El local también
contará con luces y equipos de sonido de alta calidad con el fin de brindar
un excelente ambiente para los invitados.
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g) La sede seleccionada, Casa muñecas, es un salón que cuenta con tres
espacios definidos: el salón principal (conbarra), segundo piso, terraza.
Por este motivo, presentaremos los lugares y ubicaremos el evento de la
siguiente manera:
Lo que se ve en la imagen es la parte principal del salón, el cual muestra
la distribución de los objetos de la misma manera que se encontraran el
día del evento.
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Los livings que se necesitan se ubicarán alrededor del salón, dejando una
pista para el momento del show, ya que arriba de ese espacio se
encuentran las maquinas de iluminación, lo cualestá controlado desde la
cabina.
Por otro lado, como se ve en la imagen se encuentra la pantalla, donde
durante todo el evento se mostraran videos de distintas épocas.
La siguiente imagen presenta el salón principal, anteriormente
mencionado, desde otra perspectiva, donde se puede apreciar la parte de
arriba y de atrás, donde seguimos con la línea de los livings a los bordes
del salón, dejando un lugar por si los invitados quieren permanecer de
pie.
Por otro lado, la imagen nos permite ver la escalera por donde
descenderán los bailarines al momento del show.
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La parte de arriba,al ser muy pequeña, se la reservará para los miembros
del show musical, donde podrán prepararse y comer algo antes y durante
el evento.
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La terraza se dejará exclusivamente para usarla como depósito por las
organizadoras.
h) El catering que se propone para el evento es muy descontracturado,
siguiendo los lineamientos del evento en sí.
Por ello se propone comida fingerfood, ya que muchos asistentes
permanecerán de pie y muchos otros podrán contar con la comodidad de
los livings en caso de querer estar sentados.
Se servirán, sándwiches (diferentes tipos), arrollados, al mismo tiempo se
orfecerán bebidas, tales como gaseosas, agua o cerveza.
i) El evento iniciará con la llegada de los invitados. Cuando se considere y
se cumpla el tiempo determinado se procederá al acto inicial, el cual
comienza con una cantante, quien hará un recorrido por la música
argentina.
Finalizado el repertorio de canciones, se seguira con el show de comedia
musical a través de los años, el cual nos remontará a distintas épocas,
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con una extensión de entre 7 y 10 minutos cada una, entre medio de las
cuales se realizarán cortes (tres) donde se servirá el servicio de catering.
Cabe aclarar que durante los cortes, y la llegada de los invitados se verán
en pantalla los videos y se escucharán temas que nos remontarán a
distintas emociones.
Luego de la comedia musical, el evento finalizará con un karaoke, en el
cual invitaremos a todos los participantes a formar parte del evento y
divertirse.
j) Timing del evento: (pre evento)
Horarios Actividades Complemento 17:30 hrs Llegada organizadores
17:40 hrs Prueba de videos y sonido
17:45 hrs Prueba de luces
17:50 hrs Ambientación y acomodo de livings
18:00 hrs Segunda prueba de video y sonido
18:00 hrs de detalles de ambientación
18:10 hrs Arreglo de catering y bebidas
18:20 hrs Finalización de ambientación
18:30 hrs Llegada de cantante y miembros de comedia musical
18:40 hrs Puesta de sonido y videos
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Horarios Actividades Complemento 19:00 hs Llegada de invitados Videos y música en
pantalla
19:20 hs Show de apertura Logo del evento en pantalla
19:45 hs Show musical Años de las épocas a representar en pantalla
19:55 hs Servicio de catering Videos y música en pantalla
20:10 hs Segunda parte show musical
Años de las épocas a representar en pantalla
20:20 hs Servicio de catering Videos y música en pantalla
20:30 hs Tercer parte del show Años de las épocas a representar en pantalla
20:45 hs Karaoke Pantalla con video y música
21:00 hs Cierre del evento. Agradecimiento en pantalla
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k) Para el evento que se intenta llevar a cabo se necesitarán distintos tipos
de proveedores y recursos humanos, tales como:
RECURSOS HUMANOS ENCARGADO
Artistas Candela
Coordinador general Candela
Productor Pia
Encargado de finanzas Delfina
Limpieza Delfina, Consuelo, Estefania, Victoria, Pia y Candela
Montaje Victoria, Consuelo, Pia
Diseño Estefania y Consuelo
RECURSOS TECNICOS MATERIALES ENCARGADO
Sede Candela
Sistema Iluminación
Adaptadores Consuelo
Reflectores Candela
Sistema Sonido
Micrófono Delfina
Amplificador Victoria
Catering Consuelo y Victoria
Material Invitaciones
Materiales ambientación Victoria, Delfina, Consuelo, Pía, Candela y Estefania
Discos Pia y Delfina
Fotografías Pia
l) Presupuesto:
Para la realización del evento se cuenta con un presupuesto actual de
$4.800, los cuales se justificarán en los siguientes gastos:
Recursos Precio Salón $2600 Administrador de sonido $300 Cantante $200 Comedia musical $1000
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Gráfica $150, 50 Bebidas $113 Comida $387 TOTAL $4750, 50
Importante: algunos de los gastos contemplados en el presupuesto son
estipulados.
Se estima dejar un total de $50 para gastos accesorio.
m)
m) E
n
c
u
n)
M
n
n) En cuanto a la vestimenta será representado diferentes épocas, como los
años veinte, con perlas y flecos. Luego estarán los años cincuenta con
pantalón tiro alto y camisa de jean; los años sesenta con faldas tiro alto u
otra opción para esta época será el estilo “hippie”; los años setenta con
pantalones ofxord y remeras de colores; y por último los años noventa
con jeans desgastados y camisas estilo escocesas.
RESPOSABILIDADES ENCARGADO
Reclutar y contacto con artistas Candela
Pago de proveedores Delfina
Limpieza del lugar Delfina, consuelo, Estefanía, Victoria, Pía y
Candela
Montaje decoración Delfina, consuelo, Estefanía, Victoria, Pía y
Candela
Montaje sonido e iluminación Consuelo, Candela
Catering Pia, Victoria, Consuelo
Recibir artistas Estefania
Recibir invitados Pia, Delfina, Victoria
Coordinación con encargado de sede Candela
Coordinación show Pia, Estefania
Coordinación servicio de catering Consuelo, Victoria
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Ejemplos de vestimenta:
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2.
a. En cuanto a la comunicación que se hará para informar al público sobre el
evento, se utilizarán recursos on-line. Uno de estos es un evento creado en
Facebook, ya que es una red social la cual aumenta cada día más y la gente
está permanentemente en conexión, tiene llegada rápida y fácil ante el
público objetivo, ellos también podrán confirmar su asistencia al evento por la
misma. En el evento creado en dicha red social, los invitados también podrán
recurrir a la información necesaria para saber sobre qué es el evento, dónde
y cuándo.
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Este folleto será entregado a los invitados cuando ingresan al evento, para que
puedan seguir la dinámica del evento, con mayor detalle.
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b. Las invitaciones que se entregarán tendrán el formato del logo del evento,
sinendo este “La rockola del tiempo”. En la parte frontal estará el logo talcual
y en la parte trasera estará la información del evento, datos específicos tales
como la ubicación, fecha y horario.
Para la comunicación exitosa del evento tambiñen se creo un flyer que contiene
los datos principales y fundamentales del evento (fecha y lugar)y el logo, el cual,
está conformado por un diseño retro y la tipografía de distintas épocas. Esto
debería hacerse llegar a todo público y en especial al público objetivo al cual
apuntamos, llamando su atención por el diseño y sencillez en la información
dada.
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También, se presentará el programa del evento, el cual sigue los lineamientos
del flyer, dando a conocer a los invitados el timing y dinámica del evento, con el
fin de que estén bien informados sobre los tiempos que tendrá el evento y
cuándo y qué ocurrirá cada moemento.
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El folleto A3, es el que presenta la mayor información del evento, con un
mensaje persuasivo que servirá para convencer al público de que desee asistir
al evento.
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c) Gacetilla de Prensa
08/11/13
Informe de prensa
El martes 19 de Noviembre a las 19 hs. en Muñecas 844, se llevara a cabo “La
Rockola del tiempo”
El evento consistirá en un recorrido de la música a través del tiempo , mostrando lo
esencial de cada época, desde los años veinte hasta la actual.
Habrá shows musicales y de canto junto con expertos profesionales, y al finalizar se
realizará un karaoke en el cual el público será invitado a participar y llevar consigo,no
solo ungrato recuerdo, sino, una experiencia inolvidable.
Esperamos contar con su estimada presencia, que agr adecemos confirmar a
rockola@yahoo.com.ar, con los siguientes datos: nombre, apellido y dni.
Cordiales saludos.
Comité organizador
011-4567-8794
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3.
a) Los posibles sponsors que se han elegido fueron “La Fábrica”, lugar donde se
ofrece comida ´finger food´ tanto salada como dulce, y también se eligió “Barba Roja”,
el cual realiza cervezas artesanales. Ambas empresas son conocidas por la excelencia
en la calidad de sus productos y la experiencia.
Estos lugares se eligieron debido a que hoy en día tanto la comida como la bebida
tienen costos elevados, y por esto se pidió un canje, es decir, comida y bebida a
cambio de publicidad de dichos lugares en el evento, tanto en las piezas de
comunicación como en el mismo día del evento. En caso de que algún lugar no desee
proporcionar comida únicamente a cambio de imagen, se estuvo dispuesto a un dialogo
para poder negociar lógicamente y lograr llegar a un acuerdo entre la empresa.
b) Propuesta ofrecida a “La fábrica”
A quien corresponda
Presente
Estimados, somos estudiantes de la carrera de Organización de Eventos dictada en la
Universidad de Palermo. Actualmente nos encontramos cursando la materia
organización de eventos IV y para la aprobación de la misma debemos realizar un
evento real, el cual los costos corren absolutamente por nuestra cuenta.
Nos dirigíamos a ustedes por medio de la presente para proponerles la posibilidad de
formar parte de nuestros sponsors, mediante la presencia de su marca en todas las
piezas de comunicación del evento. Además se proyectará su marca en la pantalla del
evento y su logo en las servilletas, las cuales serán entregadas junto con la comida.
Todo esto sería incluido en el intercambio por una cantidad acorde de comida para 50
personas.
Estamos abiertas a una posible negociación.
Atentamente alumnas de Universidad de Palermo
Estefanía Escudero tel: 03487-442399
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A “Barba roja” también se le ha mandado la misma propuesta pero a cambio de
bebidas para la misma cantidad de personas acordadas.
Cabe aclarar que a pesar de la insistencia no se obtuvo respuesta de ninguno de los
dos lugares.
Evaluación
Para tener certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario
hacer una evaluación determinando correctamente el rendimiento de lo planeado.
Comenzamos la etapa pre evento realizando la concepción de la idea y la formulación
del evento, de lo que surgió la idea de un viaje en el tiempo desde el año 1920 al año
2000. A partir de esto, definimos con claridad los objetivos propuestos para alcanzar o
lograr a través de las actividades que se llevaran a cabo en el evento organizado.
Buscamos distintos espacios para la realización del evento hasta que finalizamos en
Casa Muñecas por su comodidad y los servicios brindados, entre estos la iluminación y
el sonido, los cuales son imprescindibles para este tipo de evento musical.
Se buscó un nombre para el evento intentando que fuera llamativo y pudiera tener
impacto en la gente, sobre todo que se adecuara al propósito que se busca con la
realización del evento.
Nos contactamos con una cantante, quien se encargara de la apertura del evento, y
además con un grupo de baile, quienes realizaran un musical con vestimenta adecuada
a la época.
Ya con la idea tomada, pensamos para nombre del evento: “La Rockola del tiempo”.
Con respecto a la gestión de los recursos (materiales, humanos, técnicos) se lograron
la mayor cantidad de estos en muy buen tiempo, ya que nos dividimos bien cada tarea
o búsqueda de distintos recursos para poder acceder a ellos lo más rápido posible.
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La ambientación la fuimos armando, cada una con una tarea específica, lo cual nos
facilito que podamos armarlo nosotras.
Finalmente, realizamos una revisión general previo al evento, corroborando que todo se
encuentre listo para lograr el éxito del mismo.
Finalizado el evento, evaluaremos si se alcanzaron los objetivos propuestos, si se
cumplió con el timing y el programa y si los resultados obtenidos fueron los esperados.
Principalmente evaluaremos si hubo algún tipo de contingencia, para luego no repetirlo
en futuros eventos.
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