intro e-facturation pt...2017/06/20  · • randstad olivier lefevre, cosette verhelst • wmh...

Introduction

Pieter Timmermans - CEO

84%

14%

2%

77%

19%

4%

67%

27%

6%

52%

26%

6% 7% 9%

48%

31%

7% 5%9%

41%37%

8%5%

9%

Papieren facturen,verstuurd per post

Elektronische facturen,verstuurd via e-mail (PDF in

bijlage of met link naarwebportaal)

Elektronische facturenverstuurd via e-mail +

gestruct.databestand inbijlage

Elektronische facturenverstuurd via e-mail + link

naar gestruct. databestand

Elektronische facturenverstuurd via een

geïntegreerd en beveiligddigitaal platform

2011 2012 2013 2014 2015 2016

Hausse la plus importante: email+PDF

VERZENDEN VERKOOPFACTURENNaar ondernemingen

4

Avantages de la facturation électronique

Rapidité - Efficacité - Réduction des coûts

14h00 - 14h05 : Bienvenue Pieter Timmermans, VBO FEB

14h05 - 14h15 : Facturation électronique, la politique ambitieuse du gouvernement flamand

Frank Geets, Agentschap Facilitair Bedrijf

14h15 - 14h45 : PEPPOL

• Possibilités et implications du modèle PEPPOL Serge Libert, SPF Stratégie et Appui, BOSA

• PEPPOL dans l'environnement B2B Morgane Haid, VBO-FEB

14h45 - 15h15 : Le projet d'e-invoicing des services publics, approche, résultats et opportunités.

Lien Wauters Van der Taelen & Johan Van Steelandt, Agentschap Facilitair Bedrijf

15h15 - 16h00 : La facturation électronique en pratique

• Randstad Olivier Lefevre, Cosette Verhelst

• WMH Laurent Lenaerts

• I4BI Cindy Salden

16h15 - 17h00 : Cocktail & networking 5

Le programme du jour

E-facturatie, het beleid van de Vlaamse overheid

Frank Geets, Agentschap Facilitair Bedrijf

VBO-event - 20 juni 2017

Agenda

1. Beslissing van de Vlaamse Regering2. De Europese Richtlijn en context3. Motivatie4. Voordelen5. Status én oproep

1. De beslissing van de Vlaamse Regering

VLAAMSE OVERHEID

Beslissing van 12 juli 2013, opnieuw bevestigd op 16.12.2016.

Elke overheidsopdracht, gelanceerd vanaf 1.1.2017 verplicht de leverancier om een e-factuur te sturen.

(Uitzondering, de micro-onderneming kreeg uitstel tot 1.1.2018)

Samenwerking met het federale bestuursniveau Stimulerend beleid naar lokale overheden

FEDERALE OVERHEID (beslissing van 12.5.2018)

elke overheidsopdracht (>135.000€) vanaf 1.1.2018, verplicht e-facturatie

2. De Europese Richtlijn en de Europese context

RICHTLIJN 2014/55/EU

Overheden moeten e-facturen die aan norm voldoen aanvaarden én verwerken

Wanneer? 27 november 2018 (+1j lokale overheden)

Voor wie? Hele toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten

HEFBOOM voor B2B e-facturatie

2. De Europese Richtlijn en de Europese context

Lidstaten anticiperen op deze richtlijn, en verplichten e-facturatie naar hun leveranciers

DATUM DATUM

Denemarken 1/2/2005 Spanje 15/1/2015

Zweden 1/7/2008 Italië 31/3/2015

Finland 1/1/2010 Zwitserland 1/1/2016

Frankrijk 1/1/2012

Oostenrijk 1/1/2014 Nederland 1/1/2017

Noorwegen 1/1/2015 België 1/1/2018

Slovenië 1/1/2015

Vlaanderen 1/1/2017

3. Motivatie

Motivatie voor verplichting Kadert in brede digitalisering tussen VO en

bedrijven: alle transacties radicaal Kadert in het e-procurementprogramma

De volledige overheidsopdracht – van begin tot einde – verloopt digitaal.

Overheid als hefboom voor B2B e-facturatie

4. Voordelen

Voordelen van e-facturatie

Efficiëntiewinst (voorbeeld) Opkuis interne processen Aanzet voor bredere digitalisering

5. Status én ambitie

Status Van 8,5% e-facturen naar 21,2% in financiële

systemen van VO. (januari mei)

https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing/status

Oproep aan de grote bedrijven om in te stappen !

BOSA.be

FEB/VBO info-session

20-06-2017

Serge Libert

BOSA-DT

(formerly known as FEDICT)

how smart cane-invoicing be

technical

digital firstbetter cheaper

e-Invoicing - state of play

model growth savings

hybrid invoicing(pdf/email, portal)

10%40% 2,78€

e-invoicing 11%9% 9,01€Source: DAV/ASA – Indiville, 2017

Needs

• Universal - everybody can reach everybody

• Costs - decrease to a few cents

Requirements• Senders send everything (*) the same way

• Receivers receive everything (*) at the same place, the same way

• software sending/receiving documents, works the same way (*): no trading partner-specific dev/cfg(*) “everything” = 95%

Big technical challenge to achieve

Needs and requirements

was designed to address these requirements

… a network

… a channel amongst others

… a service provider

… a standard

… a market player

PEPPOL IS NOT (… or not only)…

… a 2-years long, €32M., European project top-class subject matter experts of 16 countries and many industries

… a framework for achieving universal exchange :

• selection / integration of existing proven standards

• set of contracts that clarifies each players’ R&R

• Governance model to drive evolutionwhile not compromising business

• Partnership with existing networks and operatorsto boom their business

… OPEN … NEUTRAL … FLEXIBLE … UNIVERSAL … SECURE

PEPPOL IS …

• Norway [since 2012. B2G & B2B. currently 4million/month]

• Belgium [since 2016. B2B. 90.000 invoices to date]

It flies!

Receive invoices (also) on PEPPOL?

• Governement: catalyst

• Industry: solutions builder / marketeer

• Senders /receivers: solutions consumer/evaluator

• All: spread the word

Stakeholders - roles

• Is DIGITAL IT matter

You need an invoices reception&processing system

Good news: they are more and more:-)

• Is ONE FOR ALL AND ALL FOR ONE:

once you go PEPPOL, you go for all your inbound invoices (*)

very good news!-)) No bilateral agreements anymore !-))

• Is FREEDOM.

If your service provider doesn’t satisfy you, change! (**)

• What is the cost?

• It is still an IT project, so it has a cost.

• But the potential reach is much higher than any other alternative

• What is the return?

It depends on you! spread the word!

Receive (also) on PEPPOL - practical

ANYBODY CAN SEND ON PEPPOL AT ANY TIME(*)

Adopt “PEPPOL FIRST”:

- If the receiver is on PEPPOL, you win

- If not, you don’t loose. Next time he will.

Or his neighbour does. Or will next time

Send (also) on PEPPOL - practical

• may be better suited for high-volumes point-to-point exchanges.

• contribute to the future of EDI

• need to be complemented, to operate within the optimum range

(from a community perspective)

Private networks

Improved website :o Direct access forentrepriselegalrepresentatives

o Rolebasedaccess foraccountants , service providers, …

o Track andtraceforallpartiesinvolved

Fillsthegaps betweenplayersoperatein control

b g

Mercurius (B2G)

eP

RIO

RPEP

PO

L

Web Site

Mercurius paves the way for adoption of e-invoicing in Belgium

Thank you!

peppol@fedict.be

https://digital.belgium.be/e-invoicing

PEPPOL dansl'environnement B2B

© P

eter

Will

ems

Vec

-Sta

r

20/06/2017Morgane Haid - FEB

35

Le système Peppol – aussi pour le B2B

• Raccordement en one-to-many

• L’entreprise client doit juste s’annoncer comme receveur sur Peppol

• Un format interopérable basé sur un standard européen

• Déjà >50 logiciels comptables informatiques, de fournisseurs de services et de points d’accès PEPPOL disponibles en Belgique

https://overheid.vlaanderen.be/project-e-invoicing (‘Status’ > ‘Welke pakketten(boekhoud-, ERP-, facturatie-) zijn klaar voor e-Facturatie?’).

36

Le système Peppol

• Abonnement mensuel Point d’Accès: à partir de quelques dizaines d’euros

• Cout de première installation: encore dans les centaines d’euros

• Marché en évolution et de nouveaux fournisseurs avec une offre moins chère

devraient encore entrer sur le marché.

• La plupart des logiciels comptables peuvent aussi intégrer un envoi de factures électroniques.

• Facturation via PEPPOL il suffit de demander à votre logiciel comptable d’activer l’option PEPPOL.

• La plupart des fournisseurs de logiciels ont des accords avec les « Points d’accès PEPPOL ».

37

1er cas: Appel à un fournisseur de logiciel comptable/ facturation/ gestion intégrée

• Partir de votre ERP pour y intégrer la facturation électronique.

• Documents Service Providers peuvent vous aider à compléter votre architecture informatique.

• Passer par PEPPOL? choisir votre « Point d’Accès »

• via un Document Service Provider. Eventuellement : conversion (traduction) de la facture dans le format requis.

38

2ème cas :Vous gérez vous-même votre propre système informatique (ERP)

• PAS faire appel à un Service Provider ou à un logiciel comptable.

• Devenez vous-même « Point d’accès PEPPOL »

• Conditions : certaines spécifications techniques

• https://digital.belgium.be/e-invoicing/PEPPOLinBelgium.html

39

3ème cas : votre propre système de facturation électronique

• Doel De vooruitgang en de eventuele businessproblemen (boekhoudkundige, financiële, intersectorale, juridische, btw-kwesties ...) concreet te bespreken

• Alle betrokken actoren rond dezelfde tafelOndernemingen en sectorfederaties, DAV, regionale en federale overheid, Digital Transformation Office, boekhouders, Document Service Providers,‘Peppolaccess points’, …

40

Belgian e-Invoicing Business Expert Group

41

Encore plus de transformation digitale?

Magazine REFLECT de la FEB – Digital, une vision à 360° !

p.24 e-Invoicing

E-facturatie, het e-facturatieproject van de overheid

Lien Wauters - Van der Taelen & Johan Van Steelandt, Agentschap Facilitair Bedrijf

VBO-event - 20 juni 2017

Inleiding

Project e-invoicing van de Vlaamse overheid, als onderdeel van het e-procurementprogramma

Overzicht van de aanpak en resultaten Overzicht van de uitdagingen

Bedrijven overtuigen om te e-factureren én bewust maken van de uitdagingen.

Agenda

1. De governance van het project2. De standaard en de business afspraken3. Impact op de interne organisatie 4. Project in een hogere versnelling

1. De governance van het project

De overheid als hefboom voor de B2B.

de verplichting opleggen, realiseren en impact hebben naar de B2B

vb. Oostenrijk. met één stem spreken als overheden

De complexiteit van de meerdere financiële systemen

overlegorgaan met de financiële systemen van de overheid (B2G)(onder leiding van de VO)

Uitdaging: overheden verbinden tijdens hun ‘hefboomrol’

1. De governance van het project

De afstemming tussen de intermediaire actoren in de markt. In het PEPPOL model zijn dit de ACCESS POINTS

- belang van informatie-uitwisseling- voortgang op de B2B-markt

meeting tussen AP’s(onder leiding van de PEPPOL Authority)

Uitdaging: Intermediairen kiezen voluit en ondubbelzinnig voor de Europese standaard (en PEPPOL)

(de actoren die dit doen zullen een flink deel van de markt innemen…)

1. De governance van het project

Het oplossen van de inhoudelijke knelpunten business experten bespreken thema’s die e-facturatie (in vaak concrete situaties) verhinderen/bemoeilijken.

Business expert groep (onder leiding van het VBO)

Uitdaging: Oplossingen formuleren die operationele problemen oplossen én gedragen worden.

1. De governance van het project

Communicatie ? Nood aan communicatie over oplossingen Informatieverstrekking ‘in verspreide slagorde’ Afwezige communicatie

Publiek en private communicatie-initiatieven die complementair zijn& website die baken is.

Uitdaging: ‘schaarse’ middelen samenbrengen en coördineren

1. De governance van het project

!

!• Overheden als hefboom ook B2B !

• Overheid kiest voor model PEPPOL Engageer een intermediair die ondubbelzinnig kiezen voor PEPPOL

• Probleemsituaties ? Koppel dit terug

CEN BIIUBL 2.1

CEN BIIStandaard van PEPPOLStandaard van de OVERHEID

E-FFF

2. De standaard en business afspraken

2. De standaard en business afspraken

De Europese standaard vermeldt 2 voorkeursformaten• UBL• UN/CEFACT‘finetuning’ PEPPOL op deze standaard

En wat met EDIFACT?Pilootproject tussen COLRUYT en VLAAMSE OVERHEID.‘mapping tussen edifact en Mercurius’.Bruikbaar door Access Points.

Timing? September 2017

CEN BII

UBL 2.1

Standaard van de OVERHEID

Verplichte velden

Business afspraken

2. De standaard en business afspraken

Business requirements:

PEPPOL core alleen is niet voldoende, (nationale wettelijke gegevens, business afspraken leverancier/klant, … ), maar geen ‘overheidsstandaard’!

Aanpak: Centrale afstemming en vastlegging over

bestuursniveaus (overheid als 1 verhaal) Maximale bewaking van uniformiteit ‘Bundel’ (zie link)

https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers

2. De standaard en business afspraken

!

!• Business requirements overheid

‘Slank’, eenduidig, uniform, herbruikbaar B2B

• Gekend door intermediairen !

• EDIFACT-gebruikers, volg pilootproject op en maak uw keuze op korte termijn

3. De impact op de interne organisatie

De interne werking optimaliseren en afstemmen van de processen (gebruik

bestelbon , goedkeuring, correcte metadata …) Verzorgen van sterke interne communicatie Zorgen voor interne ambassadeurs

Positieve impact (voor alle partijen!) Sneller goedkeuren Sneller betalen Correctere facturen Minder betwistingen …

4. Project in een hogere versnelling

Hoge verwachtingen naar intermediairen (AP, SP, facturatietools, boekhoudpakketen, …)

Vaststelling, toch…: blijft aanbod te beperkt neemt het aantal e-facturen ‘relatief’ langzaam toe gebruiken de leveranciers te veel de portaal verloopt de registratie in SMP (receiver) erg moeizaam

Het aantal verzenders en ontvangers blijft te laag!

4. Project in een hogere versnellingWat doet overheid? • voor haar leveranciers:

Contact met meer dan 4000 bedrijven (infosessies, bilateraal, …)

Individuele ondersteuning van bedrijven van test tot productie

Portaal ‘afbouw’ voor de intermediaires :

Delen informatie Deelname aan events Opvolging en begeleiding testprocedures

• intern: uitbreiden aantal ontvangers : lokale overheden… uitbreiden digitalisatie naar andere processen

uitbreiden : e-order, uitgaande facturen,…

4. Project in een hogere versnelling

Wat verwachten we van de intermediairen: Registratie in SMP Promotie van PEPPOL ook naar B2B Ondersteuning en bewaken en eventueel

verfijnen business requirementsstandaardisering

Opnemen van rol ‘intermediair’

4. Project in een hogere versnelling

!

!• maak nu de klik naar e-facturatie • PEPPOL werkt !• informeer u grondig• wees kritisch

Meer informatie

!• e-procurement@vlaanderen.be• https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing

Randstad GroupProject e-invoicing

▪ Voorstelling Randstad Group

▪ ‘Digital’ investeringen binnen Randstad▪ Tech & Touch

▪ Project Peppol▪ Voorbereiding

▪ Scope

▪ Algemene beschouwingen

Agenda

66

Voorstelling Randstad

er was een tijd waarin een bedrijf opstarten vooral een kwestie was van ondernemerschap…

van toewijding…

en van werkplezier.

Succes kwam er door visie,

succes kwam er door visie…

door design…

Succes kwam er door visie,

door integratie van technologie

Randstad vandaag (2016)

Aan het werk

elke dag

626.300

landen

39

kantoren

5.752

medewerkers

32.280

miljard

omzet

€20,7

74

Randstad Group (RS & TT) België in cijfers (2016)

mensen

geholpen

+125.000

+45.000

bedrijven

12.918

4.312

facturen

pdf facturen

402.059

e-invoicing

9.620

75

614.588

maar de wereld evolueert

Succes kwam er door visie,

onze manier van leven evolueert

Succes kwam er door visie,

ons verwachtingspatroon evolueert

Succes kwam er door visie,

bedrijven vragen totaaloplossingen

en ook individuen hebben duidelijke loopbaandoelen

Randstad evolueert mee…

we blijven ook in de toekomst relevant…

dankzij outperformance …

investeren we in technologische innovaties,

en dankzij investeringen in technologische innovaties.

investeren we in technologische innovaties,

met de ambitie om onze klantengroepen enkel het beste te bieden.

core value proposition

complementary offerings

supplying & enabling network

other stakeholders

always the right job offer

career development

health & safety

financial services

training & education

seamless administration

job counceling

fun & family

daarom evolueren we naar een platform voormens en onderneming…

met oplossingen diehen toelaten hun vollepotentieel te benutten…

en te groeien…

met hetzelfde ondernemerschap, dezelfde toewijding en hetzelfde werkplezier van toen…

met de mensen van vandaag en van morgen.

digital investmentssupporting our touch by creating awesome experiences for all

92

Project Peppol

Waarom?

•De Lijn (Mercurius)•Vlaamse overheid (Mercurius)•OVAM (Mercurius)•Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (Mercurius)•Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (Mercurius)•Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing (Mercurius)•VDAB (Mercurius)•Innovatiecentrum Vlaams Brabant (Mercurius)•Volvo Cars (Pagero)•AB Inbev (Basware)•Delhaize group (EDIcom)•Axa (Ariba)•UCB (Ariba)•Pfizer (Ariba)•Compass (Babelway)•DHL (Tradeshift)

Project Peppol

Keuze?

Scope en objectief, gemaakte keuze… partner (provider/tool/IT-oplossing…)

een screenshot van een xml factuur naar de Vlaamse overheid

een screenshot van mogelijke opvolging binnen ons Access Point

Project Peppol

Verloop?

Hoe verlopen (uitrol)? Testen… productie… doorlooptijd, problemen, …

Opstellen project team (RS&TT), (RSG ICT) Sphere Team (Middleware), (RSG ICT) Testing Team, (RSG Invoicing)

Vlaamse Overheid => DE LIJN en VDAB

Testdocumenten

Feedback telefonisch

Feedback e-mail

6-tal wekenLive februari 2017

Access Point

Project Peppol

Bevindingen?

Bevindingen:

102

• Geen aannames, maar feiten/ juiste info en evalueren

• Stap per stap, houdt de snelheid aan, co-creatie, steeds blijven meten

• Het gaat over de ‘customer experience’, niet over de tool op zich

• Het gaat over de toekomst en niet over het nu

• Foutmarge naar beneden

• Goedkoper

103

Will you join us and start to E-Invoice

right now?

DINSDAG 20 JUNI 2017

Over WMH NV

Industrieel distributeur sinds 1977

• Sectoren: elektrotechnische groothandel en industriële OEM’ers

Adsolut gebruiker sinds januari 2017

• Synchrone overstap samen met zusterbedrijf AEB

Aangepaste software

Grote aandacht voor automatisering van bedrijfsflow

marketing aanvraag offerte order bestelling logistiek facturatie

• Alle stappen op 1 platform

• Instelbare toegankelijkheid

• Snellere afhandeling van elke procesfase

Belang van het boekhoudpakket

Bedrijfsflow

marketing aanvraag offerte order bestelling logistiek facturatie

• No more fax

• Procesbeheer digitaal risico vs digitaal voordeel

Opstart en struikelblok

Onboarding bij de Vlaamse Overheid

• Voorzien en begeleiding door software providers

Controle bestandsgrootte

• Gescande verkoopsvoorwaarden werden niet aanvaard wegens beperking grootte van

bestanden.

Samenwerking tussen alle partijen

Structurele samenwerking bedrijf en zijn providers

• Voordelen voor de KMO

• Geen individuele setupkosten

• Low cost wegens standaard integratie

• Geen individuele onboarding bij de Overheid

• Snel up and running

• Ook beschikbaar voor B2B

110

Over i4BI

Voorbereiding

Requirements

Projectverloop

Toekomst

1

2

3

4

5

Index

Over i4BI

• Oracle Intelligence• Oracle Business Intelligence

• Oracle Business Intelligence Applications

• Business Intelligence Cloud Services

• Self-service BI & Visual Analyzer

• Oracle Transactional Business Intelligence

• Big Data Discovery

• Services• End-2-End delivery

• BI Cloud Services

• Health-Check Assessment

• Business Intelligence

• Data Warehousing

• Training Center

Voorbereiding

• Aanleiding

– vraag leveranciers & klanten

– verplichting Vlaamse Overheid

– procesverbetering

• Analyse

– requirements

– Peppol <> platform

– keuze leverancier

Requirements

• Koppeling met TIA (facturatiepakket) – Standaard XMLinterface

• Email: PDF en/of XML met attachments

• Peppol

• Legaal Archief

Projectverloop

• Technische onboarding

– uitbreiding standaard XML

– netwerk

– validatie

• Business onboarding

– papieren facturen <> XML factuur

– PO nummers

Doorlooptijd +/- 3 mnd

Toekomst

• Voordelen

– Snellere facturatie

– Bounce management

– Flexibiliteit naar klanten toe

• Lessons learned

– PO nummers (proactief)

– Uniform facturatieproces

• Onboarding trajecten

– Andere overheidsinstellingen (federaal, steden en gemeenten,..)

– Onboarding project leveranciers met focus via Peppol

– Onboarding project klanten