innbokskontroll og delingskultur - hamarregionen utvikling 13.mai 2016
Post on 13-Apr-2017
154 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Innbokskontroll og delingskulturHamarregionen utvikling
Hamar, 13.mai 2016
Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
For mange oppgaver?
Stress
???
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløste oppgaver
Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Hvordan kommer oppgavene til deg?
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere håndtering
Når over mer
Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?Hvor havner oppgavene i en innboks?Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør glippe?
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Etterrettelig, definisjon:
-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke
glipper
skille uløst fra løst
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
ellerfjerne løste
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
ellerfjerne løste
(= den er jeg ferdig med)
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 11
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
Innbokskontroll, definisjon:- Få papir på skrivebordet, kontroll med de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
@
@@@@
@@ @@@
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Golden moments!
(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)
Golden moments!
Golden moments!
Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?
– sletter?– arkiverer?– videresender?– deler?
Handling eller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling= på vent/i
arbeid
Arkiv = referanse
= utført
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Tilføre verdi
Tilføre verdi
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Varsel eller originalinformasjon?
I N B O X
Varsel
Original-informasjon
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner?
Lettere med tiden?
Neste skritt
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer verdifulle
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ferdig!!
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Større skrivebord = større produksjon?
Løsning – større skrivebord?
Mange oppgaver på arbeidsflaten = mange kontekstbytter
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost- varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
Respond to whatever penetrates our attention… ?
Innbokskontroll ≠
-svare på alt- svare med én gang
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én melding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe
Enig/uenig?
Vi kan bare løse én refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Dele eller sende?
Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få behov for å skylde på.
KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den
Your inbox is your castle!
I N B O X
Hva har vi i midten??
Handleliste
Handleliste
Varsel!!
Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus
Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?
E-post
Jira? E-postE-post
E-post
Felles disk
???
Kalender
sende dele
1:1-teknologisosial
delingsteknologi
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn originalinformasjon!
Golden moments!
Tilføre verdi
Golden moments!
Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?
Golden moments!
Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi skriver inn avtalen?
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker
en innboks
www.innbokskontroll.no/presentasjoner
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)
Du burde engasjere deg i foretaket, og lese et memo nå og da
Jeg advarte deg om memoene.Jo flere du sender, dess færre leses.
top related