innbokskontroll, barne og likestillingsdepartementet, oslo, 20.mars 2015

Barne- og likestillingsdepartementet, Oslo, 20.mars 2015

Jørn KippersundAllmennlege, legevaktsjef og blogger

Volda/Ålesund

Stress

tanken på uløsteoppgaver

2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.

1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.

11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir liggende til de aktivt

fjernes / merkes

• oppgaver kan fjernes / aktivt

merkes

Nyhetsstrøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir borte etter en tid med

mindre du aktivt plukker dem

opp/merker dem

Til innboks

Nyhetsstrøm

Nyhetsstrøm

Etterrettelig, definisjon:

- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke

- Har du glippet på oppgaver grunnet e-post ikke er besvart i tid?

- Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?

- Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga. e-post ikke er håndtert ordentlig i tide?

skille uløst fra løst

- Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

fiske uløste

eller

fjerne løste

den må jeg følge opp

eller

den er jeg ferdig med

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fjerne løstefiske uløste

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 1

1

Til innboks

Nyhetsstrøm

fiske uløste

eller

fjerne løste

Innbokskontroll, definisjon:

- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Jobbe mer?

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Prioritere bedre

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og

andre

Hvordan innbokskontroll?

•Oppgavetenkning

•Unngå utsettelse

•Unngå avbrudd

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven

er veldig ofte å slette eller arkivere

Hver e-post som havneri innboksen er en

oppgave. Oppgaven er veldig ofte å slette eller

arkivere

Hver e-post er en oppgave

Handlingeller

Referanse?

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

fisker uløste

har fjernet løste

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Varsel eller originalinformasjon?

Kreves handling?

Info jeg får bruk for?

Orginalinfoeller varsel?

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

• Å ikke håndtere – er også en håndtering

• Bevisst eller ubevisst valg?

”Jeg får 250 e-post hver dag. Etter at jeg tok i bruk innbokskontroll har jeg full kontroll i innboksen – og kontroll med uløste oppgaver”

Alain M.C. Fasotte

Partner i Tribe A/S

Hvordan innbokskontroll?

•Oppgavetenkning

•Unngå utsettelse

•Unngå avbrudd

Forsvinner oppgaven?

Blir oppgavenlettere med tiden?

Hvordan innbokskontroll?

•Oppgavetenkning

•Unngå utsettelse

•Unngå avbrudd

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost-varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@

@

@@@

@@

@@

@@@

@@

@

E-post tider – et eksempel:

- kl 08- kl 10- kl 12- kl 14- kl 16

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

Hvordan innbokskontroll?

•Oppgavetenkning

•Unngå utsettelse

•Unngå avbrudd

Innbokskontroll ≠

-svare på alt

- svare med én gang

Innbokskontroll ≠

-svare på alt

- svare med én gang

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene

Enig/uenig?

Det tar mer tid å løse en oppgave om man vender tilbake til den flere ganger enn om man slutthåndterer den ved førstegangs ”berøring”

Enig/uenig?

Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”

2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”

3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Ta med hjem- Identifiser dine innbokser

- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste

- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering

(quick-fix)innbokskontroll

@jkippers