human km workshop - ronghosp.org driven strategy... · - knowledge mind map - knowledge mapping/...

1

การจดการความรเพอขบเคลอนยทธศาสตรโรงพยาบาลรองกวาง

วนท 27 –28 กนยายน 2554 ณ โรงแรม ทค การเดน จงหวดเชยงราย

ก าหนดการจดอบรมเชงปฏบตการ

2

วนท กจกรรม

27 ก.ย. 2554 Before Action Review (BAR)

ฝกทกษะการเปนคณลขต (ด-เขยน)

ฝกทกษะการเปนคณลขต (ฟง-เขยน)

28 ก.ย. 2554 ฝกทกษะการเปนคณลขตและคณกจ (ฟง-เขยน)

- SHOPPING IDEA

- สรปองคประกอบการบนทกเรองเลา /คณสมบตคณลขต

ฝกทกษะการเปนคณอ านวย คณลขต และคณกจ

- Knowledge mind map

- knowledge mapping/ knowledge matrix

29 ก.ย. 2554 ฝกปฏบต

- competency gap

- competency development plan

สรปกระบวนการ และ AAR

3

85%

15%

ทกษะการคดเชอมโยง

ไมไดมอง เฉพาะจากสงทตาเหนเทานน

มองแบบไมแยกสวน

มองวาทกสวนมความสมพนธเกยวเนองเชอมโยงกน

สวนยอยสมพนธกบสวนใหญ

ไมใชวธคดแบบเสนตรง (๑ + ๑ ≠ ๒)

ถาเปนอยางน กสามารถเปนอยางนน หรออยางอนได ไมตายตว

มความเปนไปไดหลายๆ อยาง

ทกษะการคดเชอมโยง

การพจารณาความสมพนธของปจจยตางๆ ทงหมดวา สมพนธกน

เปนการมองไปท “ความแตกตาง” และ “ความสมพนธ” ระหวางสงนนกบสงอนๆ

เปนวธคดทเชอมโยงกบบรบท หรอสภาพแวดลอมทอยรอบสงนน

เปนวธคดอยางเปนกระบวนการ

มองเหนกระบวนการเปลยนแปลง ไมใชมองสงตางๆ ทเกดขนเทานน

เปนการเชอมโยงเหตการณ ผสานเหตปจจย

ประโยชนของการคดเชอมโยง ชวยใหเกดความคดเพอพฒนาองคกรในภาพรวมไดอยางม

ประสทธภาพ

ประสานงานรวมกบบคคลอนใหเปนไปตามกระบวนการและระบบการบรหารงานภายใน

ท าใหมองเหนกระบวนการเปลยนแปลงทจะเกดขนกบระบบภายในองคกรทเกดขนเปนระบบ เชอมโยงกน

สามารถแกปญหา ตดสนใจ ไดอยางมประสทธภาพ

แกไขปญหาขอขดแยงทเกดขนในองคกรไดอยางมประสทธภาพ

บทสรปการเขยนเรองเลา

7

1. เรองเลาตองเลาใหเหน และมความรสกรวม 2. มจดเรมตน และจดสนสด เนอหามความสมพนธกน 3. มบรบท 4. สรปดวยขอคดทได

33

สรปประเดนการฟง

ปจจยส าคญของการฟงทด หรอ ฟงอยางลกซง (Deep Listening) คอ o มสมาธ

o อยกบปจจบน (อยกบเสยงทไดยน)

o คดเชอมโยงเปนเรองราว

o เอาตวเองเขาไปอยในเรองราวนนจรงๆ

การฟงเปนประตดานแรกของ “การเรยนร”

8

สรปประเดนการฟง (ตอ) รไดอยางไรวาตนเองมการฟงทด

ทาท พฤตกรรม (ภายนอก : สงเกตเหนไดงาย)

อยในใจ (ภายใน : ไมมใครร-เหน)

• หนหนามองผพด • สบตาผพดดวยสายตาระดบเดยวกน • มการแสดงการรบร (พยกหนาหรอแสดง สหนาวาตงใจฟง) • ฟงแบบไมขดจงหวะ ไมถามซอกแซก ไมพดแทรก ไมพดขดคอ • ไมแสดงทาทวาตนเองรมากอนแลว (พดวา ออ รแลวๆ )

• เปดใจยอมรบ • มการคดโตตอบ • ท าความเขาใจระหวางฟง • อดทนฟงการพดใหจบ (ไมดวนสรปหรอตดสน)

9

10 = มมาก = ปานกลาง = นอย/ไมม

เกณฑการใหคะแนนการบนทกเรองเลา

๑. มบรบท

๒. มตวละคร

๓. มค าพดส าคญ

๔. มอารมณความรสก

๕. อานแลวเขาใจ เหนภาพชดเจน

๖. เรยบเรยงเนอหาเรองราวไดตอเนอง

๗. เกบรายละเอยดไดเยอะ

๘. มชอเรองนาสนใจ

๙. ม Key Success Factors ทสอและครอบคลมประเดนส าคญ

๑๐. สรปหวใจส าคญของเรอง

๑๑. เขยนกระบวนการไดถกตอง

องคประกอบของการเลาเรองเพอปลดปลอย Tacit Knowledge

ตวละคร

วธการ (How-to)

อารมณความรสก

บรรยากาศ/ปจจยแวดลอม

ผลส าเรจทเกดขน

ใชค าพดงายๆ

11

แผนภมแสดงความตอเนอง (Flowcharting)

12

เปนจรง อยากใหเปน

หา/ท าความเขาใจในความตอเนอง และล าดบขนตอนของสงตางๆทเกดขน

Flowcharting (ตอ)

สญลกษณ ค าอธบาย

ขอมลปอนเขา หรอผลลพธกระบวนการ

งาน หรอกจกรรม

ค าถามหรอการตดสนใจทตองการ

จดตดในแผนภาพทจะน าไปเขยนตอตรงจดอน

ทศทางการด าเนนไปของกระบวนการ 13

A

ตวอยาง

14

เสรจ

ไมเสรจ

ตกลงกนถงขอบเขตของกระบวนการทตอง

วเคราะห

วาดแผนภมโดยใชสญลกษณทก าหนดไว

แผนภมทสรางนนเสรจสมบรณหรอไม

หารอแนวทาง การปรบปรงทจ าเปน

จดล าดบขนตอน

ระดมความคดวาขนตอนเหลานนมอะไรบาง

ระบขนตอนแรกและขนตอนสดทายแลวใสลงในแผนภม

ตวอยาง

ลกษณะของเรองเลา (Storytelling)

• จดเรมตน คออะไร เรมอยางไร • เปาหมาย หรอ ความมงหวงคออะไร • กระบวนการหรอวธการเปนอยางไร • ผลทไดเปนอยางไร

16

การคนหาศนยกลางองคความร/งาน ในกระบวนงาน

คนหา “ศนยกลางงาน work centers” (WC)

Explicit knowledge (EK)

คนหา “ศนยองคความร knowledge centers” (KC)

Tacit Knowledge (TK)

17

Knowledge mapping

เรารอะไร เราไมรอะไร

เรารวา........ ………………………………………………………………………………………………………..................

……………………………………………………………………………………………………………………………………………...

เราไมรวา........ ………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..

18

1

4

2

3

Knowledge/competency mapping

19

ชอยทธศาสตรท.....:…………………………….

รายชอ สมรรถนะทจ าเปน

K1 K2 K3 S1 S2 A1 A2

นาย ก x x x x x

นาย ข x x x x

นาง ค x x x

นาง ช x x x

Competency gap analysis

20

สมรรถนะ สภาพปจจบน ความส าคญ สวนตาง

1 2 3 4 5 คาเฉลย 1 2 3 4 5 คาเฉลย

K1

K2

S1

S2

A1

O1

หาความเรงดวนของ KSAOs ในการพฒนาเพอสนบสนนความส าเรจเชงยทธศาสตร

Competency Development Plan

21

competency target

method

evaluation KPI

K1:การบรหารความเสยงดาน HR

ผรบผดชอบงาน HR ของ รพช./สสอ.ทกแหง

สมมนาเชงปฏบตการ หนวยงานจดท าแผนการบรหารความเสยงดาน HR

จ านวนหนวยงานทสงแผนความเสยงให สสจ.ภายในก าหนด

K2: HRIS ผรบผดชอบฐานขอมลงาน HR ของ รพช./สสอ.ทกแหง

การสอนงาน ฐานขอมลดาน HR เปนปจจบน

จ านวนครง/เดอนในการปรบปรงฐานขอมลดาน HR ใหเปนปจจบน

S1

S2

S3

A1

A2

O1

วชาการ หลกวชา ทฤษฎ (Theory)

มาจากการสงเคราะห วจย ใชสมอง (Intellectual)

เปนกฎเกณฑ วธการ

ขนตอนทผานการพสจน

ภมปญญา เคลดวชา ประสบการณผานการปฏบต

(Practice)

มาจากวจารณญาณ ใชปฏภาณ (Intelligent)

เปนเทคนคเฉพาะตว

เปนลกเลนของแตละคน

22

Explicit K. Tacit K. VS.

ความรทหลากหลาย จดไดเปน ๒ ประเภท

สถาบนสงเสรมการจดการความรเพอสงคม (สคส.)

ท าไมตองเปนเรองเลา (Storytelling)

• มนษยมศกยภาพในการเลาเรองมาตงแตเกด • เรองเลาเปนสงอศจรรยอนเปนธรรมชาตของมนษย • เรองบางเรองอธบายใหเขาใจไดยาก • เรองเลาเปนการอธบายความหมายและวธคดของเรองราวนนไดด

• เรองเลามตรรกะเชงวฒนธรรม คณคา ความด ความงามซอนอย

• เรองเลาเปนสวนหนงของการจดการความร โดยเฉพาะความรทเปนความรปฏบต หรอความรฝงลก (Tacit Knowledge)

23

ลกษณะของเรองเลา (Storytelling)

• เปนการปลดปลอยความรฝงลก (Tacit Knowledge) หรอ “ความรมอหนง” หรอ “ความรปฏบต” • เปนการสอสารความส าเรจในบรบทของผเลา • เปนเหตการณประสบการณความส าเรจ เลกๆ ของผเลา • เปนการถายทอดจากประสบการณจรงของคนท างาน • เปนการถายทอด How-to ทมเกรด เคลดลบ หวใจ ของการปฏบตใหส าเรจ

• มตวละครและบรบทแวดลอมประกอบ • เปนเรองสนๆ (เลาเพยง ๓ – ๕ นาท ตอเรองหรอประเดน)

24

ประโยชนของเรองเลา (Storytelling)

• ถายทอดและเรยนรเรองทซบซอนหรอเปนนามธรรม ในรปแบบทเขาใจงาย

• ถายทอดและเรยนรความละเอยดออนและคณคาในมตทลก โดยเฉพาะมตดานจตใจ ชวต อดมการณ และวธคด

• แสวงหาและเขาใจความหมายไดลกซง • ซมซบเรองราวและเขาถงความหมายตางๆ ไดมากกวาเพยงเสยง ทไดยน

• สรางแรงบนดาลใจทด • เปนการชนชมคนอนไปพรอมกบการเรยนรจากภายในของตนเอง

25

ประโยชนของเรองเลาตอองคกร • เพอสอสารและกระตนใหเกดแนวคดทซบซอน • เพอเผยใหเหนตวตนและวธคดของคนท างานหรอผเลา • เพอเปนการท างานรวมกน • เพอแบงปนความรและแลกเปลยนสงดๆ รวมกน • เพอสอสารความส าเรจ เทคนควธการและผลลพธการท างาน • เพอความเขาใจและสมพนธภาพทดภายในองคกร • เพอเปนพลงขบเคลอนการท างานไปสเปาหมายรวมกน

การเรยนรการท างานระหวางกนจากเรองเลา จงเปนการเรยนรทมศกยภาพของคนและองคกร

26

การประยกตความรในกระบวนการท างาน

จากยงเหยง สระเบยบ

จากไมมตวตน สการปฏบตจรง

รวบรวมเนอหา จดเกบ น าไปใชซ า

I2

การบรณการอยางฉลาด

จากสารสนเทศสความร

ความรมอยทกหนแหง และมหลากหลายรปแบบ

ความรมอยใน ...

การน าเสนองาน, รายงาน, วารสาร

ใบอนญาต, สทธบตร,สนทรพยทางปญญา

ฐานขอมล, ซอฟทแวร, เครองมอความเสยง, การตรวจสอบ

หองสมด, แคตตาลอค, เอกสารส าคญ

คมอ, เอกสารนโยบาย, บนทกภายใน

ความสามารถสวนบคคล, ความทรงจ า, ความช านาญ, ประสบการณ

ทม, ชมชน, กลม, เครอขาย

การประชม, เอกสารการอบรม, ขอมลส าหรบผบรหาร

ความร ...

วกฤตเรองเวลา, แทจรง, สมพนธกบปจจบน

การสะทอนกลบ, ซบซอน, ววฒนาการ, มปฏสมพนธ, คนพบโดยบงเอญ

ยงเหยง, เกดขนโดยเฉพาะเรอง แตมประสบการณจากตางทตางเวลา

สงคม, มระเบยบ, เกดขนโดยการซกถาม, ทาทายและโตเถยง

กลนกรอง, สรางสรร, เลอกสรร

Explicit vs. Tacit Knowledge

Explicit knowledge คนหาไดงายกวา

น าไปใชซ าไดโดยไมเปลยแปลงและเปนในลกษณะเดยวกน- ส าหรบการตดสนใจหรอตดสนคดความ

สามารถจดเกบเปนลายลกษณอกษร หรอในระบบคอมพวเตอร

จดเกบในรปสงประดษฐ หรอรปแบบอนทสามารถวดผล คนหา เผยแพรและตรวจสอบได

Tacit knowledge สงทไดเรยนร เทคนคตางๆ กรณศกษา

เรองเลา

รายบคคล, เหมาะกบกาละเทศะ, ท าใหเปนทางการและสอสารไดยาก

สญชาตญาณ, กฏตายตว, คดไวแลว, กฏ turf and territory, มลคาทวดไมได

ปรชญาของสงทไมใชสาระส าคญ[Trivial fundamental philosophy]

สรปสงทเรยนร

ในกระบวนการจดการความร

30

Knowledge management in a historical perspective

:

Knowledge management has many components :

•Identifying the knowledge

•Capturing it

•Align it

•Store it

•Make it re-usable

•Value it

•Manage it

31

Explicit vs. Tacit Kowledge โดยสรป

Explicit : ทกสงทสามารถรวบรวมและจดเกบเปนลายลกษณอกษรในรปแบบตางๆ และสามารถจดท าเปนคมอในระบบคอมพวเตอรได จดเปน : ความฉลาดทางธรกจ [BUSINESS INTELLIGENCE]”

รอยละ 15 ของความรในองคกรเปน explicit knowledge

Tacit : เปนความรทอยในตวแตละบคคล ผสงมอบ ลกคา ถายทอดเปนลายลกษณอกษรหรอจดเกบไดยาก

รอยละ 85 ของความรในองคกรเปน tacit knowledge

เปาหมายการจดการความร

1. เพอพฒนางาน

2. เพอพฒนาคน

3. เปนองคกรแหงการเรยนร

4. ความเปนชมชนในทน างาน

33

การจดการความรไมใชสงตอไปน

1. ไมใชเปาหมายในตวของมนเอง

2. ไมใชสตรส าเรจในการบรรลผลในเรองใดเรองหนง

3. ไมใชวธการทเปนสตรส าเรจตายตว

4. ไมใชการน าความรมาจดระบบ /ท าpackage เพอใหเหมาะกบคนน าความรไปใช

5. ไมใชการด าเนนการถอดความรจากกจกรรมชมชนหรอพฒนาชนบท

6. ไมใชกจกรรมรวบรวมความร น าไปใสในคอมพวเตอร /ใสเวปไซต เพอใหบรการผอน

34

KM process

1. การบงชความร (Knowledge Identification)

2. การสรางและแสวงหาความร (Knowledge Creation and Acquisition)

3. การจดความรใหเปนระบบ (Knowledge Organization)

4. การประมวลและกลนกรองความร (Knowledge Codification and Refinement)

5. การเขาถงความร (Knowledge Access)

6. การแบงปนแลกเปลยนความร (Knowledge Sharing)

7. การเรยนร (Learning)

(ก.พ.ร. / สถาบนเพมผลผลตแหงชาต) 35

36

1. ปจจยดานการสรางและจดหาความร (knowledge creation and acquisition)

•1.1 การวเคราะหองคกร (organization analysis) •1.2 การวเคราะหงาน (job analysis) •1.3 การการวเคราะหบคคล (person analysis)

2. ปจจยดานการจดหมวดหมความร

(knowledge codification)

2.1 ดานปฏบตการ (functional) 2.2 ดานเทคโนโลยสารสนเทศ (technology) 2.3 ดานการจดการ (managerial) 2.4 ดานพฤตกรรม (behavior)

3. ปจจยดานการแบงปนความร (knowledge distribution)

3.1 ความรฝงแนน (tacit knowledge) - socialization - internalization 3.2 ความรแจงชด (explicit knowledge) - externalization - combination

4. ปจจยดานการใชองคความร (knowledge use)

4.1 การวเคราะหเพอวางแผนด าเนนงาน 4.2 การตดสนใจเลอกองคความร 4.3 การปรบใชความร 4.4 นโยบายผบรหารสนบสนน 4.5 การใหความรดานเทคโนโลย 4.6 การสรางแรงจงใจ

5. ผลการปฏบตราชการ (performance)

5.1 มมมองดานการพฒนาองคกร (organizational development perspective) 5.2 มมมองดานประสทธภาพ(efficiency perspective) 5.3 มมมองดานคณภาพการใหบรการ(service quality perspective) 5.4 มมมองดานประสทธผล (effectiveness perspective)

(ดร.วลยาภรณ ทงสภต)

สงทนกปฏบตควรร

1. การจดการความรคออะไร

2. คนส าคญของการจดการความร

3. การจดระบบการจดการความร

4. การฝกอบรม

5. การเรมตน โดนการคนหาทนปญญาขององคกร (เรมจากเลกไปใหญ)

6. ด าเนนการจดหาพนท ลปรร.

7. เครองมอตางๆ

8. ฐานขอมลความร

9. เครอขายการจดการความร

37

ปจจยแหงความส าเรจ

1. สรางวฒนธรรมใหม

2. สรางวสยทศนรวม

3. สรางและใชความรในการท างาน สรางบรรยากาศแหงการ ลปรร.

4. เรยนลด

5. สรางการเปลยนแปลงดานยทธศาสตรเชงบวก

6. จดพนทหรอเวท

7. พฒนาคน

8. ระบบใหคณ ใหรางวล

9. หาเพอนรวมทาง

10. จดท าขมความร (Knowledge asset) 38

39

ทมการจดการความร บทบาทหนาท

คณเออ “ระบบ” (Chief Knowledge Officer: CKO)

• วสยทศนความร (KV: Knowledge vision) • ก าหนดความรทเปนหวใจขององคกร • เสาะแสวงหาคณอ านวยทมคณสมบตเหมาะสม • ถาไมใช ผบห.สงสด มหนาทน าวสยทศนความรน าเสนอตอ ผบห.

คณอ านวย (Facilitators) • มงใหเกด KS: Knowledge Sharing • เตมพลง • ประสานเชอมโยง • นกขายภาพอนาคต

คณกจ (Knowledge Practitioner)

• จนท.ทรบผดชอบงานตามหนาทของตน (เปนผเลาเรอง)

คณลขต (Note taker) • จดบนทกเรองเลาเราพลง (storytelling) ขมความร (KA: Knowledge Asset) แกนความร (Core competence) บนทกการประชม หรออนๆ

คณประสาน (Network manager)

• ประสานเครอขายการจดการความรระหวางองคกร (ไดรบความวางใจจากภาค)

คณวศาสตร (IT wizard) • ออกแบบระบบ IT ทเหมาะสม

Tools for KM

40

Tools Adoption

1. Before Action Review: BAR เพอก าหนดเปาหมายการเรยนรรายบคคล เพอปรบหลกสตรใหมความสมพนธกบเปาหมายของผสมมนา

1. Criteria of recording เพอใหคณลขตมกรอบในการบนทก

2. Flow charting

เพอสงเคราะหเรองเลาทเกยวของกบการด าเนนงาน ใหมความชดเจนมากขน และสามารถก าหนดขนตอนการท างานทใชความร (KC: Knowledge Center) และเปนงานประจ า (WC: Work Center)

3. Knowledge Synthesis เพอสกดองคความรในแตละขนตอนการท างาน

4. Competency mapping เพอประเมนตนเองเกยวกบ KSAOs ทสกดมาได และน าไปท า Competency matrix

5. Competency matrix เพอหาความสมพนธระหวาง KSAOs กบชอบคลากร

6. Competency mind map เพอหาความสมพนธระหวาง KSAOs กบสมรรถนะ

7. Competency gap analysis เพอวเคราะหหา KSAOs ทตองพฒนาเรงดวน

8. Competency Development Plan เพอน า KSAOs ทจ าเปนเรงดวนไปสระบบการพฒนาบคลากร

9. After Action Review: AAR เพอสรปการเรยนรจากประสบการณระหวางการท างาน

10. retrospect เพอเรยนรกระบวนการท างานแบบเจาะลก และน าไปปรบปรง 41