hazadr

HAZADRStrengthening common reaction capacity to

fight sea pollution of oil, toxic and hazardous substances in Adriatic Sea

Guidelines for a sounding financial and administrative management

Apulia Region, Civil Protection dept.

Kick off meetingBari, 21-22 January 2013

CONTENT:

Quadro normativo di IPA ADRIATICO progetti finanziati

Ammissibilità delle spese e delle linee di bilancio

Reporting & Reimbursement Processes

Reporting/Financial accounting advices

31 January 2013: PR deadline

Project changes: budget and administrative changes

Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects

REG. CE N ° 1085/2006 del 2006/07/17, che istituisce uno strumento di assistenza preadesione (IPA);REG CE. N ° 718/2007 del 12.06.2007 di applicazione REG CONSIGLIO. N. 1085/2006 che istituisce uno strumento di assistenza preadesione (IPA), ad essere modificato dal Reg. CE. N. 80/2010 del 2010/01/28;L'IPA Adriatico di cooperazione transfrontaliera del programma "CCI2007CB16IPO001", approvata dalla Commissione europea con decisione (2008) n. 1073 del 2008/03/25, modificato con la decisione CE (2010) n. 3780 del 30.06.2010

Sovvenzione Contract (SC) tra l'Autorità di Gestione (MA) e il Lead Partner (LP), che rappresenta la società in generaleAccordo di partenariato (PA) tra il LP e i partner del progetto (PP)

at HAZADR project level:at HAZADR project level:

Legislation in force at Legislation in force at IPA Adriatic CBC IPA Adriatic CBC Programme level:Programme level:

HAZADR Legal Framework

SubsidyContract

PartnershipAgreement

Entered into force on 03.10.2012

Si tratta di un contratto tra il LP e partner del progetto che estende le norme del Contratto

di finanziamento per ogni livello PP. Esso determina i diritti e le responsabilità di

ciascun partner di progetto.

Determina i diritti e le responsabilità della Regione Puglia LB e la gestione dell'Autorità Regione Abruzzo, il campo di applicazione delle attività da svolgere, le modalità di finanziamento, i requisiti per il reporting e controlli finanziari

Signed by the MA on 29.10.2012

Implementation documents www.adriaticipacbc.org

http://www.adriaticipacbc.org/index.asp?page=interna&level=implementation_documents

Riferimento di base per le procedure di gestione del progetto, di contabilità finanziaria e reporting, è il: MANUALE DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PROGRAMMA

The Programme Management and Control Manual (PMCM)

Il MANUALE DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PROGRAMMA IPA è accompagnata dalle relative linee guida e i diversi format che devono essere compilati, per la rendicontazione delle attività e delle spese sostenute che devono essere verificate e convalidate da parte UCPL prima di essere formalmente certificate da parte dell'Autorità di certificazione.

Guida per il controller di primo livello del Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA Adriatico

  Modelli di Rapporto attività: Relazione sullo stato di progetto, Relazione Finale, istruzioni su come presentare Progress Report, Lista della spesa, contratto aggiudicato dichiarazione, Lista di controllo per la presentazione della relazione intermedia

Strumenti del Project Management: modello di scheda attività, richiesta di pagamento del pre-finanziamento, le procedure per le modifiche del progetto, modello per il Calcolo del costo del personale, il logo del programma e la bandiera europea

Norme sugli appalti pubblici: Guida di ricerca appalti legale, Guida pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne della CE ("PRAG")

CONTENT:

Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects

Ammissibilità delle spese e delle linee di bilancio

Reporting & Reimbursement Processes

Reporting/Financial accounting advices

31 January 2013: PR deadline

Project changes: budget and administrative changes

General elegibility principles

The LEGEND project is co-funded by the European Union, Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) LEGEND Kick-off meeting, 11.12.2012

I costi ammissibili sono quelli necessari per lo svolgimento delle attività del progetto, erogati direttamente dai partner e realizzato in conformità agli specifici criteri di ammissibilità.Essi possono essere:- Esclusivamente dedicati agli obiettivi del progetto e alle relative attività, o essere costituiti da spese generali dedicate in quota all’attuazione del progetto, calcolati mediante l’applicazione di un trasparente ed equo metodo di calcolo.

Sulla base di questi principi generali, le spese, per essere ammissibili, devono essere:- effettivamente pagate (principio del costo reale) da parte del rispettivoBeneficiario Finale;- sostenute nel periodo di ammissibilità del progetto;- ragionevoli, giustificate e conformi ai requisiti di una sana gestione finanziaria, in particolare con i principi di efficienza e di efficacia della spesa;- incluse nel bilancio di previsione totale del progetto e strettamente legate a qualsiasi azione o output del piano di lavoro approvato e necessarie per la sua attuazione;- identificabili e verificabili, in particolare, devono essere registrate nella contabilità del PP e determinate secondo i principi e le pratiche contabili applicabili nel Paese del PP;- effettuate nel rispetto di tutte le pertinenti le norme dell'UE, nazionali e del programma e in conformità con i requisiti della legislazione fiscale e sociale;- corredate dei documenti necessari per dimostrare che la spesa è reale, che l'azione è stata attuata e che il pagamento è stato effettuato;- non è riferita ad un progetto diverso condiviso con analoghi partners .

La spesa che le viola una di queste regole sarà considerata non ammissibilee non sarà rimborsata dal programma

General elegibility principles 2

Le spese ammissibili devono rispettare i seguenti requisiti specifici:- devono appartenere ad una delle categorie di spesa del programma (linee di bilancio) di ciasciun Work package e devono essere state sostenute in base alle regole stabilite dal programma e specificate, ove esistenti, con il richiamo alla guida per il controller di primo livello;- devono essere state eseguite nel rispetto delle norme , dei periodi temporali e delle aree elegibili definite dal programma IPA Adriatico;- devono essere espresse in Euro;- non devono risultare già finanziate da altri fondi comunitari.

General elegibility principles 3

Period of eligibility of expenditures: According to the HAZADR Application Form

1° Feb 2011 1° October 2012Project start

31 March 2015Project end

PREPARATORY ACTIVITIES WP0 preparation costs

PROJECT LIFETIME 30 months

Kick-off meeting Bari (21-22 Jan. 2013)

2° Nov 2011AF submission

IMPLEMENTATION ACTIVITIES WP1-WP5 implementation costs

Project budget lines

The LEGEND project is co-funded by the European Union, Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA) LEGEND Kick-off meeting, 11.12.2012

Spese per il personale - spese, sostenute per il personale impiegato dall'organizzazione PP in qualità di datore di lavoro, e direttamente collegate alle attività del progetto, comprendono salari reali, la sicurezza sociale, l'assicurazione sanitaria, altri costi di legge incl. delle retribuzioni (calcolato in accordo. alla normativa nazionale).

Spese generali - tutti i costi diretti generali (ovvero i costi derivanti esclusivamente dal progetto) e costi indiretti (spese generali relativi alle attività del progetto, sulla base dei costi reali calcolati su base pro-rata). Ad esempio: i costi di ufficio, le spese amministrative relative alle attività del progetto, con un costo per le transazioni finanziarie nazionali, nel caso in cui un conto bancario specifico per il progetto non è stato aperto;

Spese di viaggio e di soggiorno dei dipendenti delle istituzioni PP, per la loro partecipazione a riunioni, seminari, conferenze e altre attività di progetto analoghe connesse - Viaggi e soggiorni.

Esperti esterni - costi sostenuti per prestazioni professionali di un esperto esterno o altro fornitore, indipendentemente dal tipo di contratto, che operano esclusivamente per scopi di progetto per svolgere alcune attività del progetto (ad esempio studi, la traduzione, il coordinamento, la gestione finanziaria, ecc), che il PP non può eseguire con le risorse già impegnate. Costi per servizi professionali sono ammissibili sulla base di contratti / convenzioni scritte che definiscono l'attività da svolgere e pagato a fronte di fatture o richieste di rimborso.

Meeting & Eventi - costi relativi all'organizzazione di conferenze, seminari, incontri, workshop (affitto dei locali / attrezzature, catering, l'interpretazione, la stampa, gli altoparlanti esterni ecc) direttamente legate al progetto e tracciabile dal modulo di domanda approvato.

Costi di promozione - costi relativi alle attività di informazione e comunicazione del progetto, ad esempio comunicati stampa, inserti giornali, volantini, trasmissioni TV, brochure, newsletter, siti web, ecc

Attrezzature - acquisto / affitto / leasing di attrezzature necessarie per la realizzazione del progetto di successo, ad esempio, Apparecchiature informatiche (computer, software, ecc), mobili per ufficio, macchinari per scopi del progetto specifico.

Investimenti - costi relativi alla re-construction/renovation finanziamento degli immobili, direttamente connessi alla realizzazione del progetto e chiaramente menzionato nella AF

LEGEND Kick-off meeting, 11.12.2012

HAZADR Application Form: total overview

WP and budget lines

HAZADR Partners bilanci: AF budget, ripartizione del bilancio e di lavoro file excelQuesto è il bilancio in excel che ogni partner negoziato con la LB (Elisabetta) durante la fase di preparazione del progetto

CONTENT:

Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects

Eligibility of Expenditures & Budget lines

Reporting & Reimbursement Processes

Reporting/Financial accounting advices

31 January 2013: PR deadline

Project changes: budget and administrative changes

Project reporting, control and reimbursement

Report di attività:

L’azione di reporting di attività per IPA Adriatico CBC programma si svolge a 2 livelli:A livello di soggetto partecipante >>>>>>>>>>> Progress ReportA livello di progetto >>>>>>>>>>> Relazione Intermedia e Relazione Finale

Progress Report è composto da:Rapporto di attività che fornisce informazioni sul raggiungimento delle tappe del progetto e della spesa; i Progress Report devono essere convalidati dal Lead Partner (file excel), prima di essere inseriti, firmati e convalidati, da ciascun PP nel MISRelazione finanziaria che fornisce informazioni sulle spese del progetto sostenute nel periodo in questione; il relativo modulo excel con la Lista delle Spese deve essere compilato direttamente dal PP e inserito da questi nel MIS;Allegati (documenti contabili giustificativi, schede attività, i documenti relativi agli appalti pubblici, risultati, ecc) da fornire al UCPL (Ufficio Controllo del Programma) con sede in Abruzzo

Tutti i modelli obbligatori sono forniti dal Segretariato Tecnico Congiunto del Programma e sono disponibili all'interno della Casella degli strumenti di Project Management

(il download è disponibile sul sito web del Programma IPA http://www.adriaticipacbc.org/index.asp?page=interna&level=implementation_documents)

Project reporting, control and reimbursement

Partner Progress Report:  Ogni partner produce relazione periodica sui progressi compiuti e sulle spese sostenute; lo invia direttamente (attraverso il sistema MIS), con tutti gli allegati

obbligatori (quewti anche in versione cartacea) al competente UCPL (Ufficio Controllo di primo livello)

              Rapporto di attività Partner deve essere convalidato dalla Regione Puglia LB

  UCPL verifica l'ammissibilità delle spese e compila una dichiarazione per la convalida di spese (DVE).

        FLC ha 3 mesi di tempo per effettuare il controllo di primo livello dei costi del progetto

LB Progetto Progress Report:La relazione sui progressi del progetto illustra lo stato di attuazione del progetto. È presentato solo dalla LBInformazioni più dettagliate e tecniche su come presentare la relazione sui progressi compiuti attraverso il MIS sono riportati nelle linee guida JTS: "Linee guida per l'utilizzo del programma e Sistema Informativo - MIS (Istruzioni su come presentare relazioni sui progressi compiuti e le domande di rimborso)

Calendario per la presentazione dei progress report

Progress Report del PP:I Partner di progetto possono rendicontare le proprie spese ogni volta che vogliono, ma è comunque necessario rispettare almeno le seguenti quattro scadenze annuali per raggiungere il livello di spesa previsto nell’Application Form:  entro il 31 gennaio,  entro il 30 aprile,  entro il 30 giugno  entro il 31 ottobre Progress Report del progetto (LP)Il Progress Report di progetto deve essere presentato dal soggetto capofila per l’AdG (attraverso il STC) due volte l'anno:    entro il 30 aprile    entro il 31 ottobre

Project reporting, control and reimbursement

CONTENT:

Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects

Eligibility of Expenditures & Budget lines

Reporting & Reimbursement Processes

Reporting/Financial accounting advices

31 January 2013: PR deadline

Project changes: budget and administrative changes

Contabilità finanziaria - AVANZAMENTO delle spese

Gli originali dei documenti comprovanti le spese (fatture, buste paga, note di debito o delle domande di rimborso) deve essere annullata con il timbro ufficiale del progetto:

"spese sostenute nell'ambito del Programma CBC IPA Adriatico, progetto "HAZADR", Codice "2 ° ord./092", per un importo di € ............................, data di chiusura ......”

Or

(for documents produced by final Partners from Countries not adopting the euro as their currency)

"spese sostenute nell'ambito del Programma CBC IPA Adriatico,progetto "HAZADR", Codice "2 ° ord./092",

per un importo di <abbreviazione della valuta originaria><Importo nella valuta originale>

pari a € <importo in euro>, data di chiusura ......”

OSSERVAZIONI IMPORTANTI da tenere a mente1.Seguire scrupolosamente la raccolta dei documenti richiesti per la giustificazione dei costi. 2. Avviare la raccolta non appena si avvia la realizzazione delle attività del progetto3. Contrassegnare ogni fattura / busta paga con il timbro ufficiale del progetto e fare una copia conforme all'originale4. IVA (imposta) calcolato nella contabilità se realmente sostenuta e non recuperabileIl riferimento è il MANUALE PROGRAMMA GESTIONE E CONTROLLO e il bilancio del progetto. Studiare e fissarli nella vostra mente.5. Mantenere i costi monitorati durante tutta la vita del progetto6. Contattare il LP e il servizio di gestione misto (JMS) per ogni QUESITO

MEMORANDUM:

Ogni partner è interamente e solo responsabileper l'attuazione dei suoi compiti,

secondo la AF progetto

Art. 5 Partnership Agreement

CONTENT:

Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects

Eligibility of Expenditures & Budget lines

Reporting & Reimbursement Processes

Reporting/Financial accounting advices

31 January 2013: PR deadline

Project changes: budget and administrative changes

Il prossimo termine per la presentazione delle relazioni sullo stato di avanzamento del PP, nel sistema MIS, è quello del 31 gen 2013I PP possono rendicontare le proprie spese sostenute e pagate nel periodo compreso tra l'inizio del progetto 1 ottobre 2012 al 31 gennaio 2013 (4 mesi).I costi di preparazione WP0 che non è stato possibile registrare entro la metà di novembre 2012, non sono più rendicontabili e rimborsabili!Al fine di ottenere in tempo il rapporto di attività debitamente convalidato dal LP, ogni partner è invitato a trasmettere la pratica alla Regione Puglia (via e-mail) al più tardi entro il 28 di gennaio. Tutti i partner sono invitati a rendicontare la propria spesa, al fine di soddisfare il target di spesa da progetto, come previsto nel modulo di domanda, ed assicurare il corretto svolgimento del progetto

Ogni partner è invitato a perseguire con ogni impegno i propri target di spesa, riducendo al massimo lo scostamento da tale previsione e operando per accelerare le attività e la conseguente spesa!Previsioni di spesa PPs "sono elencati nel modulo di domanda: Tabella 5.6 dell’Application Form, dove sono riportati i target di spesa per beneficiario, per WP e per periodo.

HAZADR Upcoming reporting – DEADLINE 31.01.2013

CONTENT:

Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects

Eligibility of Expenditures & Budget lines

Reporting & Reimbursement Processes

Reporting/Financial accounting advices

31 January 2013: PR deadline

Project changes: budget and administrative changes

BUDGET CHANGES

LP evaluates/checks and prepares the request for the

JTS/MA JTS EVALUATES

NO

YES

Additional data to be

provided

PP asks/proposesin written form

Il progetto deve essere mantenuto il più possibile identico a quello definito nella Domanda (AF). Tuttavia, le attività previste dal progetto si basano su ipotesi fatte al momento della presentazione AF, e pertanto le condizioni dell’epoca possono essersi modificate o possono essere state indicate all’epoca in modo fittizio in quanto in quel momento non conosciute o prevedibili.Non importa quanto sia buona la pianificazione, può sempre essere necessaria qualche variazione.

Budget changes: Any modification (even of 100 €) must be approved by the MA/ JTS!!

La modifica entrerà in vigore solo a seguito dell’invio da parte dell’AdG alla Regione Puglia LB della lettera di notifica di approvazione

Rettifiche amministrative: ad esempio le informazioni di contatto PP, il cambiamento degli indirizzi o conti bancari, richiede sempre una notifica scritta all’AdG / JTS da parte del LP, che può essere inviato anche in occasione della presentazione del rapporto Progress.

BUDGET CHANGES

La prima occasione per i partner di chiedere variazioni di bilancio sarà aperta subito dopo la chiusura della prossima relazione (scadenza del 31 ° gennaio)

I partner comunica le richieste di variazioni di bilancio per il LB utilizzando solo l'apposito modulo fornito dalla LB

Le variazioni del bilancio non sono un Far West!E’ neccessario seguire le indicazioni fornite dal LP, per evitare disguidi o ritardi nell’avanzamento delle procedure per le esigenze da ciascuno rappresentateI Partners deve seguire queste regole, altrimenti la richiesta di modifiche al budgetnon saranno considerati