gestÃo documental e fluxos de trabalho§ão-iportaldoc-pt.pdf · processos de qualidade •...

GESTÃO DOCUMENTAL E FLUXOS DE TRABALHO

2iPortalDoc

GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE PROCESSOS

Não há documentos sem um fluxo associado (workflow).

Não há processos (workflows) sem documentos associados.

3iPortalDoc

GESTÃO DOCUMENTAL VANTAGENS

Informação sempre acessível, acesso fácil e rápido

Redução da duplicação de dados e promoção da reutilização da informação e partilha

Eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões

Redução do espaço, custos de armazenamento e impressão

Redução dos tempos de resposta, de circulação em papel, distribuição e recuperação dos documentos (pesquisas)

Distribuição rápida, fácil e a uma escala global, de grandes volumes de informação multimédia

4iPortalDoc

FERRAMENTAS E SERVIÇOS DE REDE STANDARD

HTTP / HTTPS SMB / NFS SMTP

BROWSER WEB GESTOR DE FICHEIROS GESTOR DE EMAIL

4

5iPortalDoc

ADAPTA-SE ÀS ORGANIZAÇÕES

CUSTOMIZAÇÃO

Hierarquia documental e workflows adaptados à organização

Suporta todos os tipos de documentos e formatos

DIR

ADM

6iPortalDoc

GESTÃO DE GRUPOS E PERFIS

CADA UTILIZADOR

Acede aos documentos respeitantes à sua função

Tem tarefas sobre os documentos

7iPortalDoc

WORKFLOW

Fáceis de desenhar, utilizar e interpretar

(gráfica e textualmente) com acompanhamento

8iPortalDoc

WORKFLOW VANTAGENS

Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas)

Aumento da eficiência (processamento automático)

Diminuição da margem de erro e perdas de tempo

Aumento da simplificação, transparência e controlo dos processos de negócio

9iPortalDoc

AÇÕES

Atribuição automática ou à posteriori

Definição de timmings para efectuar determinado tipo de acções

Possibilidade de agendar ações no tempo

Envio de notificações por e-mail

Calendarização Notificação

10iPortalDoc

TEMPLATES

Agilizar a criação de documentos

Normalizar o aspecto final dos documentos → (PDF)

Formulário com campos de preenchimento automático e editáveis + formatação pré-definida e não editável

Estatísticas – armazenar informação na BD geração de relatórios →(também templates)

11iPortalDoc

OUTROS EXEMPLOS

TEMPLATES

12iPortalDoc

TEMPLATES

CARTAdestinatário, morada, CP

Associado a uma ação do workflow permite colocar assinatura digitalizada no documento

FAXnúmero de fax de destino

Associado a uma ação do workflow permite enviar o fax diretamente a

partir do iPortalDoc

OUTROS EXEMPLOS

FOCO NA CRIAÇÃO DO DOCUMENTO

13

iPortalDoc

COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

Scanner Servidor de FAX

PastasPartilhadas

ComuniçõesUnificadas

Servidores de Aplicações

(CRM/ERP/CMS)

E-Mail

14iPortalDoc

COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

E-mails recebidos tratados como correspondência recebida, propostas, faturas, encomendas...

Diferentes tipos de documentos e diferentes fluxos de trabalho associados

Numeração (código) e registo de todos os e-mails recebidos e enviados

Associação de e-mails (e respectivos anexos) a documentos

TRATAMENTO DE EMAIL

15iPortalDoc

COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL

FaxesEnviados

FaxesRecebidos

CartasEnviadas

CartasRecebidas

46 44 49 34

0 4 0 0

58 58 40 29

39 15 25 13

16iPortalDoc

COMUNICAÇÕES UNIFICADAS

JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRILFaxes

Enviados

FaxesRecebidos

CartasEnviadas

CartasRecebidas

46 44 49 34

0 4 0 0

58 58 40 29

39 15 25 13

EmailsEnviados

32.306 32.484 33.724 32.801

Emails Recebidos

16.524 15.759 19.867 18.476

17iPortalDoc

FUNCIONALIDADES

Relatórios detalhados com base nos workflows, por utilizador:

-Acções realizadas-Nº realizadas

•Tempo médio de execução das ações•Evolução na realização de acções•Fonte de apoio•Tomada de decisão

ESTATÍSTICAS

18iPortalDoc

FUNCIONALIDADES

• Certificado da Organização• Cartão de Cidadão

Colocada a assinatura digital no documento quando efetuadauma ação definida num workflow.

ASSINATURA DIGITAL

19iPortalDoc

GESTÃO DE CONTRATOS / PROTOCOLOS

• Gestão de todas as versões do contrato

• Alertas- Gestão da caducidade dos contratos- Configuração dos diferentes prazos de alerta

•• Associação dos contratos a orçamentos,

adjudicações, faturas e outro tipo de documentos

• Configuração de diferentes tipos de contrato- Prazo certo- Sem prazo- Com prazo de execução

• Gestão de todas as versões do contrato

• Gestão de Alertas (prazos)

• Configuração de diferentes tipos de contrato•

• Associação dos contratos a orçamentos, adjudicações, faturas e outro tipo de documentos

19iPortalDoc

PROCESSOS DE QUALIDADE

• Aprovação de documentos• Registo de Ocorrência• Programa Anual de Auditorias• Auditorias da Qualidade• Programa Anual de Formação • Compras• Encomendas• Revisão pela Gestão

QUALIDADE

20iPortalDoc

MÓDULO EXTERNO

• Publicação de informação online• Interação com entidades externas

IPORTALDOC LIGHT

21iPortalDoc

R.O.I. RETURN OF INVESTMENT

Tempo estimado de processamento da informação em papel e a sua pesquisa:

•40% - 60% do dia de alguns colaboradores•20% - 45% do custo global com os colaboradores•12% - 15% dos resultados de uma organização

Retorno do investimento num sistema de gestão documental obtém-se rapidamente:

•Reduzindo o tempo de operação dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade de pelo menos 10%

22iPortalDoc

R.O.I. RETURN OF INVESTMENT

1. Reutilização eficiente de documentos

2. Navegação inteligente entre documentos associados

3. Pesquisa rápida de documentos e informação associada

COMO REDUZIR O TEMPO DE OPERAÇÃO DOS RH

23iPortalDoc

REFLEXÃO

• Que problemas temos com documentação?

• Quais os nossos processos? Quais os mais críticos? Os que envolvem mais documentos? Os que envolvem mais pessoas?

• Que processos poderiam ser optimizados com workflows?

24iPortalDoc

REFERÊNCIAS

OBRIGADOwww.iportaldoc.com