folleto de excel

¿Qué es EXCEL?Es un programa para la creación de hojas de cálculo, cuyas posibilidades

de trabajo, cálculo y presentación son amplias. Permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están agrupadas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos.

Ingreso a EXCEL

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Para ingresar a Excel, realice los siguientes pasos: Clic en Inicio

Clic en Todos los programas. Seleccione Microsoft Office y seleccione Microsoft Office Excel

Conceptos Generales

La hoja de trabajo cuenta con un tamaño máximo de 16,384 columnas y 1,048,576 filas.

Se pueden insertar y eliminar hojas de cálculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente haciendo un clic con el botón derecho del mouse cuando esté colocado encima de una etiqueta de hoja de cálculo. De

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ésta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como sean necesarias y podremos llamarlas con el nombre que decidamos.

Celda

Es la unidad básica de Excel. Cada celda está identificada por una coordenada única, la cual está formada por la intersección de la columna y la fila donde se encuentra dicha celda.

Rango

Conjunto de celdas contiguas que forman un rectángulo y con las que se puede trabajar como si fueran una unidad y puede ser una fila o una columna completa o un conjunto de filas y columnas.

Movimiento del cursor en la hoja de trabajo

←, →, ↑, ↓ Permiten movernos a la celda izquierda, derecha, arriba o abajo.

<Tab> Celda a la derecha

Shift-Tab Celda a la izquierda

<Inicio> Primera celda de la fila

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Ctrl + Inicio Primera celda de la hoja de trabajo (A1). Sólo funciona cuando la hoja contiene datos

Ctrl + Fin Ultima celda ocupada de la hoja

<AvPag> Pantalla siguiente

<RePag> Pantalla anterior

Ctrl + AvPag Siguiente hoja

Ctrl + RePag Hoja anterior

F5 Celda o rango específico

Ingreso de datos

Para ingresar datos dentro de las celdas, posiciónese en la celda (con las teclas de movimiento o haciendo clic en ella) donde desea introducir el texto y escríbalo. Cuando escribe este texto, además de aparecer en la celda, puede verlo en la barra de fórmulas.

En esta barra aparecen también: el cuadro de cancelación, el cuadro de introducción y el asistente para funciones. Haga clic en el cuadro (o botón) de Introducción o presione sencillamente <Enter> y el texto se introducirá en la celda. Si se equivoca o desea anular la introducción de datos, haga clic en el cuadro de cancelación.

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Guardar información

Cuando termine de elaborar su hoja de trabajo, es conveniente guardarla para poder utilizarla cada vez que la necesite. De esta forma, se grabarán todas las hojas que conforman el libro de trabajo.

Para guardarla siga los siguientes pasos: Haga clic en el Botón de Office, seleccione Guardar como. Y

seleccionar la opción Libro de Excel

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Aparecerá un cuadro de diálogo y en él se seleccionará el directorio donde desee guardar el archivo, así como el nombre que desea darle, cuya extensión será .XLS. Finalmente presione <Enter> para aceptar.

Insertar columnas

Seleccione la columna en cuya posición desea insertar una nueva

Clic derecho en Insertar

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Llenado automático de datos Colóquese en la celda donde está el texto Haga clic en el cuadro de llenado y muévalo hacia abajo, hasta marcar el

resto de celdas que desea utilizar Suelte el botón y observe el resultado

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Guardar modificaciones en el libro de trabajo

Clic en el Botón de Office Seleccionar Guardar

Cerrar archivos o libros de trabajo

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Clic en (cerrar)

Abrir un archivo o libros de trabajo

Clic en el Botón de Office Seleccionar Abrir Aparecerá una cuadro de dialogo en el cual debe seleccionar el

directorio donde está el fichero que desea abrir Seleccione el archivo y Aceptar

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Borrar datos de las celdas

Colocar el cursor en la celda, y presionar la tecla Suprimir.

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Sumar rangos de datos Coloque el cursor en la celda en la cual desea observar el resultado Seleccione la opción Suma del asistente para funciones o bien escriba

=SUMA( . A continuación lleve el cursor a la celda A1 y manteniendo presionada la

tecla Shift, utilice las flechas para movimientos del cursor para marcar desde la celda A1 hasta la celda A4

Al presionar la tecla Enter se desplegará el resultado de la suma

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Insertar filas

Seleccionar la fila en cuya posición quiere insertar una nueva Después clic derecho y seleccionar Insertar

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Cambio de tipo/tamaño de textoPara realizar éstos cambios, siga los siguientes pasos:

Sombree el texto y seleccione la opción Fuente en la barra de herramientas y elija el tipo de texto que desee

Después, para cambiar el tamaño del texto, seleccione la opción Tamaño de Fuente. Y elija el tamaño que desee

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Centrar texto en varias celdas

Sombrear el texto y las celdas donde se desea centrar Después seleccione la opción Combinar y Centrar

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Centrar texto en cada celda

Seleccionar la opción Centrar en Alineación

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Formato de datos numéricosLos números ingresados en Excel, se alinean a la derecha. La forma más

rápida de cambiar el formato a los valores numéricos, es utilizando los botones provistos para tal efecto en la barra de herramientas de Número.

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Impresión de la hoja de trabajo Clic en el Botón de Office Seleccionar Imprimir Y después seleccionar la opción de impresión que desee

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Impresión de los datos sin formatoCuando se desea imprimir los datos y/o información sin formato alguno,

solamente se imprimen así como se escribieron, sin editarlos, sin colocarles negrita y sin ninguno de los cambios que se les puede hacer a los párrafos.

Formato impresión para la hoja de trabajo

Para darle formato a una hoja de trabajo en Excel al momento de imprimirla, es necesario seguir el asistente de impresión.

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En ésta ventana podrá elegir muchas opciones para imprimir el trabajo.

Creación de un libro nuevo

Haga clic en el Botón de Office Después seleccione Nuevo Cuando ya haya seleccionado Nuevo,

seleccione la opción En blanco

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Cambio de nombre de las hojas de trabajo

Clic derecho sobre el nombre de Hoja1 Seleccionar Cambiar nombre Cuando ya se haya colocado otro nombre, presionar Enter

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Copiar información Clic derecho en la celda de la información que se desea copiar, o con la

combinación de teclas Ctrl C

Seleccionar la celda en donde se desea pegar la información. Clic derecho y Pegar

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Vinculación de datos

Sombreamos los datos que deseamos vincular. Después seleccionamos el ícono de Copiar formato

Después, en el lugar en donde deseemos la vinculación de los datos, seleccionar el ícono Pegar y en el pequeño triangulo seleccionar Pegar vínculos

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Cuando seleccionamos ésa opción nos aparecen los datos vinculados, y se llaman vínculos porque cuando cambiemos un dato del lugar de donde los pegamos, cambian automáticamente en todos los lados en donde los vinculemos.

Concatenación de datos

Sirve para unir varios elementos de texto en uno solo. La fórmula que se utiliza es:

=CONCATENAR(Gabriela;"";Lucía)Ejemplo:

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Funciones básicas de copiar, borrar o mover datosCopiar

Clic derecho sobre la celda donde está el dato que se quiere copiar, o con la combinación de teclas Ctrl C

Borrar Colocar el cursor en la celda donde se quiera eliminar los datos y

presionar la tecla Suprimir

Mover Clic derecho en la celda donde está el dato que se quiere mover,

seleccionar Cortar Después, colocar el cursor en la celda donde se quiera mover el dato, y

clic derecho Pegar o con la combinación de teclas Ctrl V

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Administración de las distintas hojas de trabajo

Las hojas de trabajo en un libro de Microsoft Excel, están distribuidas en la parte inferior por Hoja1, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente.

Las hojas se pueden seguir haciendo o creando con un ícono que aparece a la par de la última hoja que se llama Insertar hoja de cálculo.

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Funciones básicas de fecha

Excel cuenta con funciones para colocar la fecha de manera corta o larga. Depende de cómo se quiera colocar, las opciones están en la barra de herramientas.

Colocar la fecha en la celda y después puede escoger cualquiera de las dos opciones que ofrece Excel para colocar la fecha

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Ejemplo de tarjeta de calificaciones

Sombrear títulos

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Para sombrear: Se sombrea la palabra o palabras que se deseen Clic en éste ícono

Y sombrear el texto

Líneas o bordes de celdasPara colocarle borde a las celdas, siga los siguientes pasos:

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Clic derecho sobre la celda y seleccionar Formato de celdas

Aparecerá ésta ventana, seleccione Bordes

Después seleccionar el estilo de borde que se desee y Aceptar

Quitar líneas de división

Buscar el siguiente cuadro en la barra de herramientas de Diseño de página

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Después, quitar el check que tiene en Ver del lado de Líneas de la cuadrícula

Eliminar valores decimales

Se pueden agregar o quitar decimales utilizando éstos íconos:

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Los íconos se encuentran en la barra de herramientas, Número

Insertar imágenes Clic en Insertar Puede seleccionar solamente Imagen o Imagen prediseñada

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Gráficas

Clic en Insertar Puede seleccionar el gráfico que desee

Ordenamiento de datos Éste ordenamiento se hace dependiendo si se quieren ordenar datos tipo

texto o datos numéricos Si son datos tipo texto, se sombrean los datos y después se selecciona el

siguiente ícono en la barra de herramientas

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Si los datos son numéricos, se selecciona el mismo ícono solamente que en lugar de el ordenamiento previsto, da sugerencias respecto a números

Fórmulas BásicasLas fórmulas básicas son las que ya conocemos, tales como multiplicar,

dividir, sumar y restar.

S UMAR

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Para aplicar ésta fórmula lo único que tenemos que hacer es lo siguiente: Escribir en la celda donde se quiera el resultado el signo =

Después, seleccionar las dos celdas en donde se encuentran los valores que se desean sumar colocándoles el signo + en medio y después presionar Enter

R estar: Escribir en la celda en donde se desea el resultado el signo =

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Después seleccionar los valores de las celdas que se quieren restar colocándoles el signo – en medio y presionar Enter

M ultiplicar: Escribir en la celda en donde se desea el resultado el signo =

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Después seleccionar los valores que están en las celdas de arriba colocándoles el signo de multiplicación en Excel que es * en medio y después presionar Enter

D ividir: Escribir en la celda en donde se desea el resultado el signo =

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Después seleccionar los números que se deseen dividir anteponiendo entre ellos el signo de división en Excel que es / , después presionar Enter

Funciones

PROMEDIO Sombrear las cantidades

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Clic en Autosuma y seleccionar Promedio

FUNCION DE FECHA

HOY() aparece la fecha de hoy AHORA() aparece la fecha de hoy y la hora

Fecha larga: viernes 28 de mayo de 2010Fecha corta: 28/05/10

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Sumar.si

Seleccionar la opción “insertar función”

Seleccionar Sumar.si

Aparecerá un cuadro en donde tiene que llenar los requerimientos para que se realice la función

Función MAX y MINPara utilizar ésta función, solamente tiene que hacer lo siguiente:

Escribir en la celda en donde se quiera el número el signo =

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Después colocar ya sea MAX o MIN y entre paréntesis seleccionar las celdas. Cerrar paréntesis y presionar Enter

CONTAR.SIEjemplo de fórmula:

=CONTAR.SI(F2:F11,”<61”)

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SIEjemplo de fórmula:

=SI(A1>60;”Aprobado”;”Reprobado”)

YEjemplo de fórmula:

=SI(Y(B2>0,B2<=5000),B2*10%,SI(Y(B2>5000,B2<=10000),B2*15%,B2*20%))

GENERACION DE SUBTOTALES

PRIMERO SELECCIONAMOS EL RANGO CON EL CUAL VAMOS A CREAR SUBTATALES

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VISITAMOS EL MENU DATOS

SUBTOTALES ACEPTAR

“Eliminación de Subtotales”

- Sombree todo

- Vaya al Menú Datos

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- Después vaya al icono subtotal, le aparecerá una ventana donde dirá Quitar Todo.

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