excel (microsoft) uso básico

Excel (Microsoft)

Editor de Hojas de cálculo

Libros y Hojas

Cada libro de Excel puede tener múltiples hojas.Excel trabaja con menús, barras de herramientas, y cintas.

Menús

Barras

Estado

Fuente

NombresFórmulas

EXCEL Teclas abreviadas tecla acción tecla acciónALT-ESC cambia aplicación SHIFT comenzar selección

tecla acción ALT-ESC selecciona aplicación CTRL seleccionar variosF1 Ayuda ALT-BAC deshacer TAB siguiente columnaF2 Editar ALT-F1 grafica SHIFT+TAB columna anteriorF3 pegar nombre ALT-F2 guardar comoF4 repetir acción ALT-F4 salir tecla acciónF5 Ir a… ALT-F8 macro CTRL+1 formatoF6 cambia ventana ALT-F11 visual basic CTRL+9 ocultar filas F7 ortografía ALT-ESP control CTRL+0 ocultar columnas F8 seleccionar más ALT-abajo desplega lista CTRL+A abrirF9 recalcular CTRL+B buscarF10 menús CTRL+; fecha actual CTRL+C copiarF11 gráfico CTRL+esc inicio CTRL+D llenar a la derechaF12 guardar CTRL-AvPag cambia hoja CTRL+E seleccionar todo

CTRL+F3 nombre CTRL+F cambiar fuentetecla acción CTRL+F4 salir CTRL+G guardarALT+' estilos CTRL+F5 restaurar ventana CTRL+I ir a..ALT+A Archivo… CTRL+F7 mover ventana CTRL+L buscar reemplazarALT+B Dibujo… CTRL+F9 minimizar CTRL+K cursivaALT+E Edición… CTRL+F10 maximizar CTRL+N negrillasALT+F Formato… CTRL+abajo ultima celda abajo CTRL+P imprimirALT+H Herramientas… CTRL+arriba ultima celda arriba CTRL+S subrayadoALT+I Insertar… CTRL+der ultima celda der CTRL+V pegarALT+N Ventana CTRL+izq ultima celda der CTRL+W cerrarALT+U Autoformas… CTRL+inicio primera izq arriba CTRL+X cortarALT+V Ver… CTRL+fin ultima der abajo CTRL+Z deshacer

Excel tiene combinaciones de teclas para cada función:

Textos y números

A B C

1 Dic Ene Tot

2 55 33 88

Excel permite ingresar varios tipos de valores: tipo numérico (incluye fechas), tipo texto o alfanumérico, fórmulas y referencias.

Un número se puede ingresar como solo texto, anteponiéndole un apóstrofe.

Valores alfanuméricos normalmente son alineados a la izquierda.

Valores numéricos normalmente son alineados a la derecha.

Las fechas en Excel se registran como “días desde enero 0 de 1900” aunque el formato en pantalla puede variar. El 6 de julio de 2009, por ejemplo, es el día 40000 en esa secuencia.

Columnas y Filas

A B C

1 Dic Ene Tot

2 55 33 88

Excel organiza datos en columnas y filas. La intersección de una columna y una fila es la celda.

La palabra Dic se encuentra en la celda A1.El número 55 se encuentra en la celda A2.El número 33 se encuentra en la celda B2.La celda C2 no contiene un número, sino la fórmula

“=A2+B2” que suma los dos valores. Al cambiar A2 ó B2 cambiará C2 automáticamente.

Referencias

A B C

1 Dic Ene Tot

2 55 33 88

Si los datos están en la “Hoja1”, del “Libro1” la dirección completa de la celda C2 es “=[Libro1]Hoja1!C2”

Al escribir la fórmula “=Hoja1!A2+Hoja1!B2” en cualquier celda del Libro mostrará el mismo resultado que en C2

Al escribir la fórmula “=[Libro1]Hoja1!A2+[Libro1]Hoja1!B2” en cualquier celda de un libro en el directorio, mostrará el mismo resultado que en C2, si Libro1 está abierto).

“=A2+B2”

Se pueden hacer referencias a una sola celda (por ejemplo A2) o a un rango (A1:C2). Esta referencia se lee “desde A1 hasta C2”.

Referencias relativas

A B C

1 Dic Ene Tot

2 55 33 88

Las referencias son relativas (al copiar la fórmula en C2 a C3 la interpretará como la suma de “=A3+B3”)

Para que las referencias sean absolutas, se antepone “$” al identificador de columna y/o al de fila.

Por ejemplo, al copiar la fomula “=$A$2+$B$2” a cualquier lugar del libro, siempre sumará A2+B2.

“=A2+B2”

OperacionesUna celda puede incluir fórmulas con operaciones

de varias clases:

Operador aritmético Significado (Ejemplo)+ (signo más) Suma (3+3)- (signo menos) Resta (3-1)* (asterisco) Multiplicación (3*3)/ (barra oblicua) División (3/3)% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operador de referencia Significado (Ejemplo)

: (dos puntos)Referencia rango entre celdas, incluyéndolas (B5:B15). A:A es "toda la columna A"

, (coma)Une varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio)Referencia intersección o celdas comunes a dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Operaciones

Ejemplo: Sumatoria (∑) de rangos:

Nota: El botón “Autosuma” (∑) activado en una celda contigua a una lista (p.ej. en E8) creará una operación de suma del rango continuo (p.ej. E5:E7).

ParéntesisLa multiplicación y división se calcula antes que la suma.

Las partes de una fórmula entre paréntesis se calculan primero. Por ejemplo la fórmula “=5+2*3” dará “11”, pero “=(5+2)*3” dará 21.

En la fórmula “=(B4+25)/SUMA(D5:F5)” primero se calculará la suma de D5, E5 y F5, luego se le sumará B4 a 25 y finalmente se obtendrá la división.

ConstantesLas fórmulas pueden incluir operaciones que no dependen de otros valores y por lo tanto son constantes.

Por ejemplo, si B4 contiene la fórmula “=45*10”, B4 será siempre 450

FuncionesExcel tiene numerosas funciones. Para insertarlas se

selecciona una celda y se activa luego el botón “fx”

o

Eso activa una ventana para escoger categorías y buscar alfabéticamente.

tic

La función se inserta en la celda activa

Acá se muestra la sintaxis de la función.

Funciones estadísticas

Nombres de rangosA una celda o grupo de celdas se les puede asignar un

“nombre”. Por ejemplo, a la celda C2 se le asigna aquí el nombre “Total”

Toda operación puede referirse a un rango por su nombre. Por

ejemplo, la celda C3 muestra el resultado de la fórmula: “=Total/2”

ListasLos datos en Excel se organizan por columnas y filas.Una columna con el nombre de variable en la primera

fila es una “Lista” y es reconocida como una unidad.

Grupos continuos de listas se pueden tratar como un solo conjunto o base de datos. Los comandos de Datos, identifican automáticamente las listas y permiten manipularlas.

Autofiltro

El “Autofiltro” (Alt + t + i + Intro) añade un botón para seleccionar datos según varios criterios.

Ordenar

“Ordenar” (Alt + t + r) permite ordenar las listas de manera ascendente o descendente hasta por tres criterios.

Formulario

“Formulario” (Alt + t + l) abre una ventana para la entrada y la edición de la base de datos formada por varias listas.

Subtotales

“Subtotales” (Alt + t + s) abre una ventana para seleccionar columnas y funciones para mostrar automáticamente subtotales de las listas.

Validación

“Validación” (Alt + t + v) permite definir para cierto rango (por ejemplo toda la columna C) criterios de datos aceptables.

En el ejemplo, a la columna C se le asignó como criterio de validación, el “Permitir” todo Número entero, entre 0 y 100.

Al tratar de entrar en C10, el valor “101”, aparece una ventana de error.

Validación

“Validación” (Alt + t + v) permite definir para cierto rango (por ejemplo toda la columna C) criterios de datos aceptables.

En el ejemplo, a la columna C se le asignó como criterio de validación, el “Permitir” todo Número entero, entre 0 y 100.

Al tratar de entrar en C10, el valor “101”, aparece una ventana de error.

Informe de tablas y gráficos dinámicos

Los informes dinámicos, o tablas cruzadas, permiten organizar y resumir la información de una base de datos, seleccionando variables a mostrar (centro) y otras variables que se usan para clasificar los datos en clases horizontales (campos de columna) y verticales (campos de fila).

Informe de tablas y gráficos dinámicos

Los informes dinámicos presentan de forma interactiva los resúmenes y subtotales, permitiendo así ordenar y analizar los datos.

Informe de tablas y gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos representan gráficamente las tablas dinámicas y permiten así un análisis visual.

Asistente para gráficos

Excel puede insertar gráficos (Alt + i + g) de varios tipos que muestran visualmente datos o resúmenes.

Los gráficos tipo Columna

0

1

2

3

4

5

6

Promediorojo

Promedionegro

Promediocafé

Promedioazul

Promediogeneral

cen

tím

etro

s

0

20

40

60

80

100

120

gra

mo

s

Longitud

Peso

Las columnas (o barras) permiten comparar los valores de una o más variables para diferentes categorías. Cada columna es una variable numérica y cada fila una categoría.

Los gráficos tipos Líneas y Áreas

El gráfico tipo líneas y el gráfico tipo áreas, son variantes de los gráficos tipo barra, sólo que aquí se conectan los valores para enfatizar más la comparación entre categorías.

0

1

2

3

4

5

6

Pr omedi o r oj o P r omedi o negr o

Longi tud

Ancho

0

1

2

3

4

5

6

Pr omedi o r oj o P r omedi o negr o

Longi tud

Ancho

0

1

2

3

4

5

6

Pr omedi o r oj o Pr omedi o negr o

Longi t ud

Ancho

Los gráficos tipo XY

0

20

40

60

80

100

0 2 4 6

Longitud

Pes

o

café

negro

rojo

Los gráficos XY comparan dos variables numéricas. Cada variable numérica es una columna y cada punto representa un caso (o fila).

Los gráficos tipo burbujas

Los gráficos de burbuja permiten comparar tres variables numéricas, una en X, otra en Y, y otra representando el tamaño del punto. Cada variable numérica es una columna y cada punto o burbuja representa un caso (o fila).

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

0 2 4 6

Longitud

An

ch

o

Peso

ComplementosExcel permite instalar programas (complementos) con funciones adicionales con

(Alt + h + e), incluyendo un complemento estadístico de Herramientas para análisis que viene con Excel. Los complementos tienen extensión .xla

Estadísticas y ExcelExcel es un EDITOR DE HOJAS DE CÁLCULO

Excel NO ES UN ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOSSin embargo, una organización adecuada de hojas y libros permite usar Excel como base de datos, con algunas limitaciones.

Excel NO ES UN PAQUETE ESTADISTICOSin embargo, con la instalación de ciertos complementos estadísticos, se pueden adelantar algunos análisis estadísticos sin salir de Excel.

Ejemplos de complementos y análisis:

Complemento Funciones . Herr. para análisis Anova, Chi2, Regresión LinealSSstat Gráfico de caja y punto, Prueba tBiplot Componentes principales, Escalamiento

multidimensional.Megastat Gráfico de tallo y hojas, Dotplot, Histogramas