docflow 2010. ecm strategy

Стратегическая

концепция

построения

ECM-среды предприятия:

Зачем? Когда? Как?

Альберт

Бертяков, Ведущий

консультант, Профессиональные

Сервисы

EMC Россия

и

СНГ

Вместо

эпиграфа

•

«Нет

дела

более

трудного

по

замыслу, более

сомнительного

по

успеху, более

опасного

при

осуществлении, чем вводить

новые

учреждения. …

При

этом

врагами

преобразователя

будут все, кому

выгоден

прежний

порядок, и

он

найдет

лишь

прохладных защитников

во

всех, кому

могло

бы

стать

хорошо

при

новом

строе…»

–

Никколо

Макиавелли, «Государь» (XVI век)

• Как мышкам выжить в лесу?

• Нужно

стать

ежиками

Вместо

эпиграфа

- 2

• Стать

ежиком

–

всего

лишь

половина

дела•

Важно

не

оказаться

«ежиком

в

тумане»

Вместо

эпиграфа

- 3

Стратегическая

концепция построения

ECM-среды

предприятия

• Зачем?• Когда?• Как?

Объект

автоматизации

Правильная

реализация

правильной

программы

Суммарные

издержки

Выбор

правильной

программы

Влияние

на

ценность

•Бизнес-стратегия•ИТ-стратегия

и

инфраструктура•Управление

процессами•Политики

управления

информацией

Стратегическое

планированиеОперативное

планирование

и

проектирование Реализация

•Соответствие

регуляторным

требованиям

(комплаенс)•Управление

цифровыми

активами•Управление

корпоративными

записями

и

архивами•Управление

изменениями

Зачем

нужна

стратегическая

концепция?

Внедрение

62%Технологии

35%

Управление

программой2,5%

Стратегия 0,5%

Внедрение

55%Технологии

35%

Управление

программой7,0%

Стратегия 3,0%

Под

неудачей

понимается несоблюдение

бюджетных

и/или

календарных

рамок

программы/проекта

Риск

неудачи 50 %

Риск

неудачи 10 %

Источник: Doculabs

Как

снизить

риск

неудачи

в

ECM-программе

•

Стихийное

развитие

бизнес-приложений–

Разные

версии

продуктов

базовой

ECM-платформы–

Разные

ECM-платформы–

Разработка

без

учета

необходимости

интеграции

бизнес-приложений•

Недостаточное

и/или

нерегулярное

финансирование

–

Непонимание

со

стороны

бизнеса

–

на

что

тратятся

деньги–

Бессистемное

приобретение

ECM-продуктов•

Неуправляемая

деятельность

компаний-интеграторов

–

Несоответствие

квалификационным

требованиям–

Неиспользование

передового

опыта–

Чрезмерная

кастомизация

там, где

достаточно

базового

функционала•

Необходимость

частых

изменений

существующих

приложений

–

Изменение

бизнес-правил

= Изменение

схем

бизнес-процессов–

Функциональность–

Политики

безопасности•

Длительный

срок

реализации

проектов

–

Отсутствие

единой

методологии

выполнения

проектных

работ–

Медленная

окупаемость

проектов

(простой

лицензий, излишние

затраты

на

поддержку)

Проблемы

в

отсутствие

ECM-стратегии

Стратегическая

концепция построения

ECM-среды

предприятия

• Зачем?• Когда?• Как?

•

Чем

раньше

–

тем

лучше–

Лучше

все

работы

в

направлении

ECM начать со

стратегической

концепции•

Сразу

вслед

за

бизнес-стратегий

–

Можно

и

без

бизнес-стратегии•

В

рамках

разработки

ИТ-стратегии

–

ECM –

целевая

стратегия

на

стыке

бизнеса

и ИТ

–

Концепция

ECM может

стать

первым

шагом

в разработке

ИТ-стратегии

Никогда

не

поздно. Почти…

Стратегическая

концепция построения

ECM-среды

предприятия

• Зачем?• Когда?• Как?

Варианты

разработки

стратегической

концепции

• Собственные

специалисты

• Независимые

аналитики

• Консультанты

вендора

•

Узость

анализа•

Недостаточность

методологии

•

Служебные

обязанности•

Отсутствие

базы

«лучших

практик»

•

Субординация

Собственные

специалисты

•

Независимых

аналитиков

не

бывает!•

Уникальных

методологий

не

бывает!

•

Аналитики

не

разрабатывают

системы•

Аналитики

тоже

читают

отчеты

других

аналитиков•

У

аналитиков

есть

шаблоны

•

Аналитики

любят

PowerPoint!

Аналитики

(консультанты)

PowerPoint’изация

мышления

•

Задача

вендора

–

продать

свой

продукт•

Вендоры

покупают

аналитиков

•

Вендоры

делают

акцент

на

достоинствах

и маскируют

недостатки

•

Методология

вендора

всегда

рекомендует продукт

и

сервисы

вендора

•

Все

самое

лучшее

–

всегда

в

следующем релизе

•

Вендор

все-таки

лучше

всех

знает

свой продукт

Вендоры

Все

плохие

концепции

похожи

друг

на

друга. Каждая

хорошая

концепция

хороша

по-своему

Взгляд

«из

стратосферы».

Никаких

деталей

про

функции

и

возможности

Как

ECM будет

выглядеть

для

бизнеса

в

ближайшие

3-5 лет?

Каков

план

реализации

ECM-программы?

Как

сформулировать

наиболее

привлекательные

для

бизнеса

выгоды

ECM?Понимаем

ли

мы, как

справиться

с

изменениями

в бизнесе?

Методология

необходима, но

методология

–

не

догма

СтратегическиеТребования

КонцепцияРешения

Карта ECM-приложений

Бизнес-Обоснование

(верхний уровень)

Подготовка и проведение интервью

и опросов

«Нисходящий» анализ

Бизнес-стимулы, высокоуровневые

требования, проблемы изменений, приоритеты и т.п.

«Восходящий» анализ

Анализ текущего состояния, проблем и

приложений

Обзорный анализИнформационных требований

Ключевые требованияпо интеграции

Архитектура процессови подход к реализации

Модель зрелостиECM

Анализприложений

Бизнес- и логическаяархитектуры

ОписанияECM-решений

Модель выгодECM

Анализ«разрывов»

Ресурсы дляОбучения иТренингов

СтратегияУправленияИзменениями

Бизнес-императивы и ИТ-зависимости

Презентации решенийОтбор решений-кандидатов

Пакеты работ

Аналитические действия(с использованием методик)

Требования

Обозначения

1

1a

1b

I II

III

IV V

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 12

1c

Стратегия

разработана

–

что

дальше?

• Стратегия

Разработка

решений

Внедрение

решений

Поддержка

Анализ

готовности

Специфическое

бизнес-решение

Бизнес-

внедрение

Исходная

информация:• Бизнес-обоснование• Корпоративное

развертывание• Подход

на

основе

Базового

решения

Стратегические

требования

Определение

стратегии

и

«дорожной

карты»

Существующее

Базовое

Решение

Анализ

«разрывов»

Инструменты

миграции

Обучение

Техническая

реализация

Расширение

Базового

Решения

План

Детальный

анализ

требований

Планы:•Стратегия

ECM•Детальное

бизнес-обоснование•План

реализации

выгод

ECM•Стратегия

управления

изменениями•Стратегия

поддержки

• Стратегия

Управление

изменениями

Подготовка

данных

•Обновление•Улучшение

•РасширениеПовторение

для

каждой

бизнес-единицы:

Технические активности

Обозначения

Бизнес-активностиКонцепт.

архитектура

Спецификация

и

дизайн

решения

• Управление

ECM-программой

•

Стратегия

–

не

догма–

Отступать

от

рекомендаций

стратегии

можно

и нужно

–

если

это

в

интересах

организации•

Стратегия

–

живой

документ

–

Рекомендации

и

приоритеты

нужно подтверждать

не

реже

раза

в

год•

Критерий

истины

–

практика

–

Нельзя

дойти

до

цели, не

сделав

первый

шаг–

Не

ошибается

тот, кто

ничего

не

делает

Вместо

заключения