buku pedoman umum€¦ · buku pedoman umum (bpu) adalah literatur tentang pemahaman dan mekanisme...
Post on 18-Oct-2020
116 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BUKU PEDOMAN
UMUM
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA
PSIKOLOGI INDONESIA
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA
(ILMPI)
Buku Pedoman Umum (BPU) adalah literatur tentang pemahaman dan mekanisme
organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI).
Buku Pedoman Umum (BPU) mengacu pada Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah
Tangga (ART), Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) dan Garis Besar Haluan Kerja
(GBHK) organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI).
Buku Pedoman Umum (BPU) bertujuan memberikan pemahaman tentang
organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI), bentuk
acuan rekan- rekan pengurus baik Nasional maupun Wilayah dalam
menjalankan roda keorganisasiaan agar memiliki gerak yang terarah.
Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) bergerak sebagai
lembaga organisasi profesi mahasiswa sejenis dalam lingkup nasional yang
bersifat independen, terbuka dan non politik.
KATA PENGANTAR
Tanggal 26 Januari 2011 adalah suatu waktu ketika perwakilan dari 41
universitas seluruh indonesia berkumpul dan menyepakati untuk membentuk sebuah
Lembaga dalam lingkup Nasional sebagai wadah aspirasi mahasiswa psikologi di
seluruh Indonesia. Kongkretnya, Lembaga ini dideklarasikan dengan harapan
mampu menciptakan langkah-langkah konkret untuk bermanfaat demi kemajuan
serta pengembangan keilmuan psikologi di Indonesia.
Telah tiba masa dimana sebuah amanah dan tanggungjawab digantungkan
kepundak kita, untuk diperjuangan dalam langkah nyata.
Buku ini disusun sebagai referensi bagi organisasi agar memiliki gerak yang
terarah. Berharap dapat memberikan kebermanfaatan bagi pengurus maupun
organisasi. Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia saat ini sedang dalam
tahap berjuang untuk mencari landasan- landasan yang kuat demi kemajuan internal
dan eksternal organisasi. Semoga buku ini dapat membimbing rekan- rekan pengurus
ILMPI baik Nasional maupun Wilayah dalam menjalankan roda keorganisasiaan.
ILMPI tidak hanya memiliki visi namun misi, begitu halnya dibutuhkan
komitmen yang tinggi pada setiap pengurus untuk benar- benar menjalankan
organisasi. Karena ini bukanlah hanya jobdesk yang harus dijalankan tapi tanggung
jawab, amanah. Indonesia telah mempercayai kita selaku pengurus untuk berjalan
bahkan berlari dan melebarkan sayap agar keberfungsian ILMPI benar- benar dapat
dirasakan baik oleh pengurus maupun anggota. Selalu tertulis dalam hati bahwa kita
bergerak tidak hanya untuk pribadi ataupun kelompok, tapi untuk Bangsa, untuk
Indonesia. Maka berjuanglah semampumu sampai habisnya daya juangmu untuk
menghidupi organisasi ini. Dan lihat betapa bangganya Indonesia memiliki kita.
Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia
DAFTAR ISI
BAB I : IDENTITAS ...................................................................................................................... 1
1.1 Dasar, Landasan dan Asas .................................................................................................. 1
1.2 Legalitas ............................................................................................................................. 1
1.3 Waktu & Tempat Berdiri ....................................................................................................... 1
1.4 Visi & Misi ........................................................................................................................... 1
1.3 Wilayah, Keanggotaan & Kepengurusan ............................................................................... 2 BAB II : KEANGOTAAN, KEPENGURUSAN, KEWILAYAHAN ...................................................... 3
2.1 Keanggotaan ...................................................................................................................... 3
2.2 Kepengurusan ..................................................................................................................... 4
2.3 Kewilayahan ....................................................................................................................... 6 BAB III : STRUKTURAL ............................................................................................................... 8
3.1 Bagan Stuktur Kepengurusan............................................................................................... 8
3.2 Wewenang & Jabatan .......................................................................................................... 8
3.3 Arahan Kerja ..................................................................................................................... 11
3.4 Hak, Wewenang & Kewajiban ............................................................................................ 18 BAB IV : METODE DAN PROSEDUR PELAKSANAAN ............................................................... 21
4.1 Administrasi ...................................................................................................................... 22
4.2 Mekanisme Tender ............................................................................................................ 32 4.3 Media Komunikasi ............................................................................................................. 45
4.1 Pelatihan Pengurus (Upgrading) ......................................................................................... 50
BAB V : TATA CARA PERSIDANGAN, MUSYAWARAH DAN RAPAT ........................................ 51
5.1 Tata Cara Persidangan ...................................................................................................... 51
5.2 Musyawarah & Rapat ........................................................................................................ 57 BAB VI : LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN....................................................................... 63
6.1 Laporan Perkembangan (Progress Report) ........................................................................... 63
6.2 Laporan Pertanggungjawaban Wilayah ............................................................................... 64
6.3 Laporan Pertanggungjawaban Nasional .............................................................................. 66
6.4 Standar Operational Procedure (SOP) Administrasi Keuangan ................................................ 67
6.5 Standar Operational Procedure (SOP) Penilaian Kontribusi Pengurus ...................................... 69
6.6 Paramater Penerimaan Laporan Pertanggungjawaban ........................................................ 70 BAB VII : LAMBANG & ATRIBUT ORGANISASI ........................................................................ 72
7.1 Lambang Organisasi.......................................................................................................... 72
7.2 Atribut Organisasi .............................................................................................................. 73 LAMPIRAN ................................................................................................................................ 78
BAB I
IDENTITAS
1.1 DASAR, LANDASAN DAN ASAS
1.1.1 Dasar
Ikatan lembaga mahasiswa psikologi Indonesia (ILMPI) merupakan organisasi
yang berdasarkan pada pancasila dan UUD 1945.
1.1.2 Landasan
Berlandaskan pada tri dharma perguruan tinggi
1.1.3 Asas
Asas ketaqwaan, bhineka tunggal ika dan asas kekeluargaan
1.2 LEGALITAS
ILMPI sebagai satu-satunya organisasi antar lembaga eksekutif mahasiswa
Psikologi di Indonesia yang di akui oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
sesuai dengan Surat Keputusan Dikti No : 82/DIKTI/Kep/2012
1.3 WAKTU DAN TEMPAT BERDIRI
Hari Rabu Tanggal 26 Januari 2011 Pukul 23.46 WIB di Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta.
1.4 VISI MISI
1.4.1 VISI
Menjadi wadah organisasi kemahasiswaan psikologi seluruh Indonesia di tingkat
eksekutif, yang berorientasi pada pengembangan kualitas sumber daya mahasiswa
yang berdaya guna dan berkontribusi nyata dalam pembangunan nasional
1.4.2 MISI
1. Membangun jaringan komunikasi antar lembaga eksekutif mahasiswa psikologi
di Indonesia yang memfasilitasi pertukaran informasi kegiatan kemahasiswaan di
perguruan tingginya masing-masing, dan isu yang berkembang di masyarakat.
2. Melakukan pengembangan dan penerapan ilmu psikologi yang meliputi bidang
penalaran dan keilmuan serta pengabdian masyarakat.
3. Menjadi jembatan aspirasi lembaga mahasiswa psikologi terhadap kebijakan-
kebijakan publik yang terkait dengan keilmuan psikologi.
1 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4. Membentuk dan mengembangkan kualitas sumber daya mahasiswa yang dapat berkontribusi nyata di masyarakat.
1.5 WILAYAH, KEANGGOTAAN, KEPENGURUSAN
1.5.1 Wilayah
Wilayah adalah pemetaan keanggotaan berdasarkan letak geografis. Wilayah
ILMPI terbagi atas 6 wilayah di seluruh Indonesia, yang terdiri dari :
ILMPI WILAYAH I : Sumatera
ILMPI WILAYAH II : DKI Jakarta, Banten & Jawa Barat
ILMPI WILAYAH III : Jawa Tengah & Kalimantan
ILMPI WILAYAH IV : D.I Yogyakarta
ILMPI WILAYAH V : Jawa Timur, Bali dan Nusa Tenggara
ILMPI WILAYAH VI : Sulawesi, Maluku & Papua
1.5.2 Keanggotaan
ILMPI beranggotakan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program
Studi/Fakultas Psikologi di Indonesia. Lembaga Eksekutif Mahasiswa adalah
lembaga resmi yang berfungsi sebagai fungsi eksekutif, yang mewakili
mayoritas mahasiswa psikologi di instititusinya. Oleh Karrena itu, ketika
Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi tersebut menjadi anggota ILMPI,
maka seluruh mahasiswa psikologi di institusinya menjadi bagian ILMPI,
mahasiswa tersebut berhak untuk menjadi pengurus ILMPI maupun mengikuti
seluruh kegiatan ILMPI dengan rekomendasi Lembaga Eksekutif Mahasiswa
dari institusinya.
Mahasiswa psikologi adalah mahasiswa yang menempuh disiplin ilmu psikologi
strata satu (S1) yang ditandai oleh gelar sarjana yang diberikan intitusinya berupa
gelar Sarjana Psikologi (S.Psi) untuk institusi dibawah naungan DIKTI
KEMDIKBUD RI atau gelar Sarjana Psikologi Islam (S.Psi.I) untuk Institusi
dibawah naungan DIKTIS KEMENAG RI.
1.5.3 Kepengurusan
Pengurus ILMPI merupakan individu mahasiswa/i psikologi Strata Satu (S1)
yang Institusinya telah tergabung menjadi anggota ILMPI. Setiap pengurus
bertanggung jawab atas satu periode kepengurusan, lama satu periode
kepengurusan adalah satu tahun.
2 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
BAB II
KEANGOTAAN, KEPENGURUSAN, KEWILAYAHAN
2.1 KEANGGOTAAN
2.1.1 Tata Cara Menjadi Anggota
1. Lembaga Eksekutif Mahasiswa mengirimkan Surat Permohonan untuk
menjadi Anggota ILMPI kepada Koordinator Wilayah. Surat Permohonan
ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Ketua
Jurusan/Prodi psikologi di institusinya masing-masing sebagai mengetahui
2. Koordinator Wilayah membuat Surat Rekomendasi untuk Universitas
yang bersangkutan kepada Sekretaris Jenderal. Surat Rekomendasi
dikirimkan bersamaan dengan Surat permohonan dari anggota.
3. Sekretaris Jenderal mengeluarkan Surat Keputusan Anggota yang menandakan
institusi tersebut telah resmi bergabung sebagai anggota ILMPI. SK tersebut
dikirimkan ke institusi yang mendaftarkan diri melalui Koordinator Wilayah.
4. Surat dapat berupa Hardcopy atau Softcopy.
5. Surat dapat dikirimkan langsung kesekretariat ILMPI atau melalui email
ILMPI Nasional / Wilayah
2.1.2 Tata Cara Mengundurkan Diri Menjadi Anggota
1. Lembaga Eksekutif Mahasiswa mengirimkan Surat Pengunduran Diri
kepada Koordinator Wilayah. Surat Pengunduran diri ditandatangani oleh
Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Ketua Jurusan/Prodi
psikologi di institusinya masing-masing sebagai mengetahui dan
ditandatangani oleh Koordinator Wilayah sebagai menyetujui.
2. Koordinator Wilayah menyampaikan Surat pengunduran diri tersebut
kepada Sekretaris Jendreal.
3. Sekretaris Jenderal membacakan surat pengunduran diri dari anggota
kemudian membacakan SK berakhirnya status keanggotaan pada saat
Musyawarah Nasional, ketika pembahasan musyawarah tambahan.
4. Surat harus berupa Hardcopy dan Softcopy
2.1.3 Tata Cara Penghapusan Status Keanggotaan
3 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
1. Apabila lembaga eksekutif mahasiswa universitas yang bersangkutan tidak
memenuhi syarat status keanggotaan sebagaimana dalam ART (Anggaran
Rumah Tangga) Bab I Pasal 1 maka status dinyatakan dihapuskan.
2. Pihak ILMPI mengirimkan surat kepada LEM yang bersangkutan untuk
mengadakan audiensi.
3. Audiensi dilaksanakan oleh PHW dan PHN terkait status keanggotaan
4. Hasil audiensi disampaikan dalam Musyawarah Nasional untuk
kemudian ditentukan keputusannya.
2.2 KEPENGURUSAN
2.2.1 Mekanisme Pemilihan Pengurus
2.2.1.1 Pemilihan Langsung
1. Mekanisme ini berlaku untuk Pengurus Harian Nasional,
Pengurus Harian Wilayah dan Koordinator Provinsi
2. Pemilihan ini dilaksanakan pada musyawarah nasional untuk
PHN dan musyawarah wilayah untuk PHW dan Koorprov.
3. Teknis pemilihan, kriteria calon pengurus, dan persyarataan
calon pengurus di sepakati oleh peserta forum dengan mengacu
pada draft pemilihan yang telah disesuaikan peserta forum
2.2.1.2 Perekrutan Terbuka
1. Mekanisme ini berlaku untuk Staf Badan Kelengkapan Nasional
dan Staf Badan Kelengkapan Wilayah.
2. Calon Pengurus mengisi formulir yang telah disediakan oleh
PHN atau PHW
3. Calon Pengurus melengkapi persyaratan administrasi :
a. Untuk calon Staf Badan Kelengkapan Wilayah
Melampirkan surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif
Mahasiswa institusinya masing-masing
b. Untuk calon Staf Badan Kelengkapan Nasional Melampirkan
surat rekomendasi dari institusinya masing-masing, dan juga
surat promosi dari wilayahnya masing-masing.
4. Formulir diseleksi oleh Koordinator Badan Kelengkapan 4 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
5. Bagi Calon yang lolos seleksi formulir dan administrasi,
kemudian calon pengurus akan di wawancarai melalui media
komunikasi ataupun secara langsung.
6. Wawancara menggunakan indikator-indikator penilaian yang
telah ditentukan oleh masing-masing PHN atau PHW.
2.2.1.3 Perekrutan Tertutup
1. Mekanisme ini berlaku untuk Staf Badan Kelengkapan Nasional
dan Staf Badan Kelengkapan Wilayah.
2. Pengadaan mekanisme ini disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing Kepengurusan.
3. Koordinator Badan Kelengkapan memilih langsung individu yang
akan menjadi pengurus.
2.2.2 Hak dan Kewajiban
2.2.2.1 Hak Pengurus
1. Setiap pengurus berhak mendapatkan Surat Keputusan selambat-
lambatnya 30 hari setelah kepengurusan terbentuk.
2. Setiap pengurus berhak mendapatkan informasi dan mengetahui
semua kegiatan yang dilaksanakan oleh ILMPI
3. Memiliki kewenangan dalam merealisasikan dan
mengembangkan program kerja yang ada di ILMPI
2.2.2.2 Kewajiban Pengurus
1. Berkomitmen untuk berperan aktif dalam menjalankan arahan
kerja sesuai dengan AD/ART, GBHO dan GBHK dan BPU.
2. Menjalankan program kerja yang telah ditetapkan dan disahkan
didalam rapat kerja
3. Mengikuti agenda rutin meliputi musyawarah, rapat kerja, rapat
koordinasi dalam tataran wilayah maupun nasional sekurang-
kurangnya 50% dari agenda yang ada.
4. Menjalankan komunikasi dan koordinasi yang baik antar
kepengurusan nasional maupun wilayah.
5 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
5. Bertanggungjawab dalam menjalankan komunikasi dan
koordinasi yang baik antara ILMPI dengan lembaga eksekutif
mahasiswa di wilayahnya.
2.2.3 Sanksi-Sanksi
1. Surat peringatan 1 (SP 1) diberikan pada pengurus yang melanggar
salah satu kewajiban sebagai pengurus.
2. Surat peringatan 2 (SP 2) diberikan kepada pengurus apabila tidak
mengindahkan SP 1 atau melanggar kewajiban pengurus.
3. Jika SP 1 & 2 tidak diindahkan, maka:
a. Untuk kepengurusan wilayah, pencabutan status kepengurusan
berdasarkan rekomendasi koordinator wilayah yang disetujui oleh
Sekretaris Jenderal.
b. Untuk kepengurusan nasional, pencabutan status kepengurusan
langsung dari Sekretaris Jenderal.
2.2.4 Mekanisme Pengunduran Diri Pengurus
1. Pengurus mengundurkan diri secara lisan dan tulisan.
2. Pengurus mengajukan surat pengunduran diri kepada Sekretaris
Jenderal dan melampirkan surat pengajuan pengunduran diri dari
Lembaga Eksekutif Mahasiswa institusinya masing-masing.
3. Pengunduran diri pengurus dinyatakan sah apabila telah disetujui oleh
Sekretaris Jenderal yang diimplementasikan dengan pembaruan Surat
Keputusan kepengurusan.
2.3 KEWILAYAHAN
2.3.1 Syarat Mendirikan Wilayah
1. Adanya kesiapan Sumber Daya Mahasiswa untuk menjadi pengurus
pada wilayah yang ingin dimekarkan atau dibentuk.
2. Adanya dokumen tertulis yang menyatakan alasan pemekaran atau
pembentukan wilayah baru dengan disertakan bukti tanda tangan
minimal 2/3 dari anggota wilayah tersebut.
6 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Adanya keputusan pemilihan Koordinator Wilayah sementara didalam
Musyawarah Wilayah untuk wilayah yang akan dimekarkan atau
dibentuk sebagai penanggung jawab.
4. Adanya persetujuan dari forum Musyawarah Nasional untuk mendirikan
wilayah baru yang ingin dimekarkan atau dibentuk
5. Wilayah baru minimal telah terdiri dari 5 Universitas yang menjadi
anggota ILMPI
6. Melaksanakan Musyawarah Wilayah selambat-lambatnya 1 (satu) bulan
setelah disetujui oleh forum Musyawarah Nasional
7 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
BAB III
STRUKTURAL
3.1 BAGAN STRUKTUR KEPENGURUSAN
3.1.1 Sumber Bagan
Bagan ini bersumber dari Anggaran Dasar pasal 17 dan 18, Anggaran Rumah
Tangga Bab II dan GBHK
3.1.2 Penjelasan Bagan
1. Garis putus-putus adalah garis koordinasi
2. Garis lurus adalah garis komando 3. Garis titik lurus adalah garis komando terbatas
3.2 HAK DAN WEWENANG JABATAN
3.2.1 Sekretaris Jenderal
1. Sekretaris Jenderal merupakan pusat pimpinan dan pengambil
keputusan tertinggi dalam kepengurusan ILMPI yang ditetapkan pada
Musyawarah Nasional.
2. Sekretaris Jenderal merupakan orang yang bertanggung jawab penuh
terhadap keberlangsungan organisasi ILMPI.
3. Sekretaris Jenderal wajib melakukan koordinasi dengan koordinator
wilayah untuk mengetahui perkembangan dan hambatan dari wilayah. 8 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Koorprov
4. Sekretaris Jenderal berupaya untuk mengembangkan kemajuan
organisasi dengan aktif melakukan koordinasi baik kedalam organisasi
(internal) maupun keluar organisasi (eksternal).
5. Sekretaris Jenderal berupaya untuk melakukan hubungan kerjasama baik
Nasional maupun Internasional dalam meningkatkan eksistensi organisasi
3.2.2 Koordinator Wilayah
1. Koordinator Wilayah merupakan pimpinan tertinggi tingkat wilayah
yang ditetapkan pada Musyawarah Wilayah.
2. Koordinator Wilayah merupakan orang yang bertanggung jawab penuh
terhadap keberlangsungan organisasi ILMPI dalam tingkat wilayah.
3. Koordinator Wilayah wajib menginformasikan segala informasi yang
didapatkan dari Kepengurusan Nasional ke wilayah.
4. Koordinator Wilayah mempunyai kewenangan dalam mengatur wilayah
sesuai dengan kondisi dan kebutuhan wilayah.
5. Koordinator wilayah berupaya untuk mengembangkan organisasi
dengan melakukan hubungan kerjasama kepada instansi atau institusi
baik dalam lingkup wilayah maupun Nasional.
Koordinator Wilayah aktif melakukan komunikasi dengan ketua-
ketua Lembaga Eksekutif yang menjadi anggota ILMPI.
3.2.3 Badan Kelengkapan Organisasi
1. Badan Kelengkapan Organisasi adalah badan yang dibentuk
berlandaskan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga ILMPI
2. Badan Kelengkapan Organisasi ILMPI terdiri dari Badan Kelengkapan
Nasional dan Badan Kelengkapan Wilayah.
3. Badan Kelengkapan Organisasi menjalankan wilayah kerja ILMPI guna
menciptakan program kerja nyata yang berkesinambungan dengan
AD/ART dan mendukung Usaha ILMPI.
4. Badan Kelengkapan Organisasi dikoordinatori oleh seorang
Koordinator Badan.
5. Badan Kelengkapan bertanggung jawab kepada anggota ILMPI dan
melaporkan hasil kerjanya di Musyawarah Wilayah bagi Badan Kelengkapan
9 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Organisasi wilayah dan Musyawarah Nasional bagi Badan
Kelengkapan Organisasi Nasional.
6. Kegiatan Badan Kelengkapan harus dapat dirasakan manfaatnya bagi
anggota ILMPI.
3.2.4 Koordinator Badan Kelengkapan
1. Koordinator Badan Kelengkapan merupakan seseorang yang
mengkoordinasikan, memimpin dan bertanggung jawab atas
keberlangsungan badan kelengkapan organisasi yang terdapat dalam ILMPI.
2. Koordinator Badan Kelengkapan wajib menginformasikan segala informasi
baik dari wilayah maupun nasional kepada staf badan kelengkapan.
3. Koordinator Badan Kelengkapan mempunyai kewenangan dalam mengatur
badan kelengkapannya sesuai dengan AD/ART dan Usaha ILMPI.
4. Koordinator Badan Kelengkapan wajib mengkoordinasikan atas
berjalannya suatu program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja
Wilayah atau Rapat Kerja Nasional.
5. Koordinator Badan Kelengkapan mempunyai hak preogratif untuk
memilih staf badan kelengkapannya masing-masing berdasarkan
mekanisme yang ditentukan.
3.2.5 Staf Badan Kelengkapan
1. Staf Badan Kelengkapan merupakan perwakilan individu dari masing-
masing anggota ILMPI yang dipilih dengan mekanisme yang ditentukan
oleh Pengurus Harian Nasional maupun Pengurus Harian Wilayah.
2. Pengadaan staf Badan Kelengkapan disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing Badan Kelengkapan.
3. Staf Badan Kelengkapan bertanggung jawab kepada Koordinator
Badan Kelengkapannya masing-masing.
4. Staf Badan Kelengkapan berhak menyampaikan ide dan gagasan kepada
Koordinator Badan Kelengkapannya masing-masing terkait dengan program kerja
yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional.
5. Staf Badan Kelengkapan wajib mematuhi instruksi maupun menerima arahan
yang diberikan oleh Koordinator Badan Kelengkapan terkait dengan program
kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional. 10 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
6. Staf Badan Kelengkapan wajib menginformasikan segala kegiatannya
di ILMPI kepada institusinya (Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi).
3.2.6 Koordinator Provinsi
1. Koordinator Provinsi adalah seseorang yang dipilih dalam musyawarah
wilayah dan direkomendasikan oleh provinsi
2. Koordinator Provinsi bertugas untuk membantu tugas badan
kelengkapan wilayah di provinsinya berdasarkan arahan dari
koordinator wilayah
3. Koordinator provinsi bertanggung jawab kepada korwil
4. Koorprov berhak mengkoordinasikan koordinator dan staff badan
kelengkapan wilayah di provinsinya sesuai dengan arahan koordinator
wilayah.
5. Koorprov berhak mengkoordinasikan LEM anggota ILMPI di provinsinya
sesuai dengan arahan koordinator wilayah.
3.4 ARAHAN KERJA
3.3.1 Badan Kesekretariatan Nasional
1. Badan Kesekretariatan Nasional (BANSEKNAS) adalah Badan
Kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam fungsi
kesekretariatan Nasional ILMPI.
2. Fungsi Kesekretariatan Nasional adalah :
a. Membuat surat perihal keorganisasian dalam lingkup Nasional
b. Menyunting dan melengkapi proposal kegiatan Nasional berdasarkan
konsep yang telah disusun sebelumnya oleh pihak terkait
c. Membuat Surat Keputusan Kepengurusan Nasional dan Wilayah ILMPI
d. Membuat Surat Keputusan Keanggotan ILMPI
e. Menyusun data base surat menyurat organisasi
f. Menyusun hasil kegiatan Nasional
g. Menyusun Buku Pedoman Umum atas rekomendasi dan hasil
pertimbangan dari Pengurus Nasional dan Pengurus Wilayah ILMPI.
h. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
i. Menyimpan atribut organisasi
3. Badan Kesekretariatan Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator.
4. Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional melakukan koordinasi
dengan Badan Kesekretariatan Wilayah.
11 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3.3.2 Badan Keuangan Nasional
1. Badan Keuangan Nasional (BANKEUNAS) adalah badan kelengkapan
Nasional yang bertanggung jawab dalam pengelolaan fungsi keuangan
ILMPI tingkat Nasional.
2. Pengelolaan Fungsi Keuangan ILMPI tingkat Nasional adalah :
a. Mengkoordinasikan iuran wajib anggota
b. Menyusun anggaran kegiatan rutin nasional
c. Menyusun rancangan anggaran pembelanjaan lembaga
d. Mengkoordinasikan penyebaran proposal donatur lembaga serta
proposal donatur kegiatan nasional
e. Menyusun data base keuangan anggota
f. Melakukan usaha dalam penambahan dana kas Nasional.
3. Badan Keuangan Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator.
4. Koordinator Badan Keuangan Nasional melakukan koordinasi dengan
Badan Keuangan Wilayah
3.3.3 Badan Informasi dan Komunikasi Nasional
1. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BANINFOKOMNAS)
adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan informasi dan komunikasi di tingkat Nasional.
2. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional memiliki kewajiban antara lain :
a. Mengkomunikasikan segala informasi lingkup Nasional kepada
seluruh pengurus serta anggota ILMPI.
b. Mengelola media informasi organisasi.
c. Menjadi media partner dari anggota ILMPI dalam melakukan publikasi
terhadap kegiatan lembaga eksekutifnya masing-masing bila diminta.
d. Menyebarkan hasil kegiatan Nasional kepada seluruh pengurus
dan anggota ILMPI.
e. Menghimpun database anggota dari masing-masing wilayah.
f. Memiliki kewajiban bersama dengan Sekretaris Jenderal untuk menjalin
komunikasi eksternal antar Lembaga Mahasiswa Profesi atau Instansi
atau organisasi lain baik dalam lingkup Nasional maupun Internasional.
g. Melakukan pemantauan atas media masa atas informasi dan pemberitaan
organisasi yang ada serta melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan 12 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
untuk memberikan informasi yang benar serta memperbaiki citra
organisasi.
3. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional dikoordinatori oleh seorang
koordinator.
4. Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Nasional melakukan
koordinasi dengan Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah.
3.3.4 Badan Pengembangan Organisasi Nasional
1. Badan Pengembangan Organisasi Nasional (BPONAS) adalah badan
kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan fungsi
bidang pengembangan organisasi dalam lingkup Nasional
2. Fungsi Pengembangan Organisasi adalah mengembangkan internal
organisasi dengan program kerja yang telah disepakati pada Rapat
Kerja Nasional, berbagai media dan cara dapat digunakan sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi Nasional.
3. Badan Pengembangan Organisasi Nasional menjalankan program
nyata sesuai dengan ranah bidang pengembangan organisasi dalam
lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal
4. Badan Pengembangan Organisasi Nasional dikoordinatori oleh
seorang koordinator
5. Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Nasional melakukan
koordinasi dengan Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Wilayah
3.3.5 Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional
1. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional (BPPMNAS)
adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan
fungsi bidang pengabdian masyarakat dalam lingkup Nasional.
2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional
adalah menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk
masyarakat berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Nasional yang telah
disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan
kebutuhan dan kondisi di Nasional.
13 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional menjalankan
program nyata sesuai dengan ranah bidang pengabdian masyarakat dalam
lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal.
4. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional Nasional
dikoordinatori oleh seorang coordinator.
5. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat
Nasional melakukan koordinasi dengan Badan Pengembangan dan
Pengabdian Masyarakat Wilayah.
3.3.6 Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional
1. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional (BPPKNAS)
adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab
menjalankan fungsi bidang pengkajian keilmuan dalam lingkup Nasional.
2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional adalah :
a. Menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk
mengembangkan kemajuan keilmuan psikologi berdasarkan kesepakatan
Rapat Kerja Nasional yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan
dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi di Nasional
b. Mengkaji isu-isu strategis terkait keilmuan psikologi.
3. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional menjalankan
program nyata sesuai dengan ranah bidang keilmuan dalam lingkup
Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal.
4. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional
dikoordinatori oleh seorang coordinator
5. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional melakukan
koordinasi dengan Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah.
3.3.7 Dewan Pertimbangan Organisasi Nasional
1. Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO) adalah dewan yang bertugas
memberikan pertimbangan kebijakan Pengurus Harian Nasional diluar
keputusan Musyawarah Nasional dan Rapat Kerja Nasional yang
sesuai dengan AD/ART dan GBHO ILMPI. Pertimbangan tersebut
diberikan jika diminta oleh Pengurus Harian Nasional.
14 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
2. Dewan Pertimbangan Organisasi bersifat non struktural dalam artian
tidak tertera dalam struktural kepengurusan ILMPI.
3. Dewan Pertimbangan Organisasi beranggotakan Pengurus Harian
Nasional periode sebelumnya.
4. Dewan Pertimbangan Organisasi berhak memberikan pengawasan
dan juga berhak memberikan arahan, pertimbangan atau buah pikiran
kepada Sekretaris Jenderal.
3.3.8 Badan Kesekretariatan Wilayah
1. Badan Kesekretariatan Wilayah (BANSEKWIL) bertanggung jawab
dalam fungsi kesekretariatan wilayah ILMPI.
2. Fungsi Kesekretariatan Wilayah adalah :
a. Membuat surat perihal keorganisasian dalam lingkup Wilayah.
b. Menyunting dan melengkapi proposal kegiatan Wilayah berdasarkan
konsep yang telah disusun sebelumnya oleh pihak terkait.
c. Menyusun data base surat menyurat organisasi, menyusun hasil
kegiatan Wilayah.
3. Koordinator Badan Kesekretariatan Wilayah wajib melakukan
koordinasi dengan Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional dan
berkewajiban menginformasikan segala hal yang dinformasikan dari
Badan Kesekretariatan Nasional kepada Kepengurusan Wilayah.
3.3.9 Badan Keuangan Wilayah
1. Badan Keuangan Wilayah bertanggung jawab dalam pengelolaan
fungsi keuangan ILMPI tingkat Wilayah.
2. Pengelolaan Fungsi Keuangan ILMPI tingkat Wilayah adalah :
a. membantu badan keuangan Nasional dalam pengkoordinasian
iuran wajib anggota
b. menyusun anggaran kegiatan rutin wilayah
c. menyusun rancangan anggaran pembelanjaan dalam lingkup wilayah
d. membantu badan keuangan Nasional dalam mengkoordinasikan
penyebaran proposal donatur lembaga dalam lingkup wilayah
e. menyusun data base keuangan anggota
f. melakukan usaha dalam penambahan dana kas wilayah. 15 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Badan Keuangan Wilayah dikoordinatori oleh seorang koordinator.
4. Koordinator Badan Keuangan Wilayah wajib melakukan koordinasi
dengan koordinator Badan Keuangan Nasional dan berkewajiban
menginformasikan segala hal yang dinformasikan dari Badan Keuangan
Nasional kepada Koordinator Wilayah dan Pengurus Harian Wilayah.
3.3.10 Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah
1. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah (BANINFOKOMWIL) adalah
badan kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan informasi dan komunikasi di tingkat wilayah.
2. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah memiliki kewajiban antara lain :
a. mengkomunikasikan segala informasi lingkup Wilayah maupun Nasional
kepada seluruh pengurus serta anggota ILMPI lingkup Wilayah
b. mengelola media informasi organisasi dalam lingkup Wilayah
c. menyebarkan hasil kegiatan Wilayah kepada seluruh pengurus dan
anggota ILMPI lingkup Wilayah
d. Memiliki kewajiban bersama dengan Koordinator Wilayah untuk
menjalin komunikasi eksternal antar Lembaga Mahasiswa Profesi
atau Instansi atau Organisasi lain dalam lingkup Wilayah.
e. Mengumpulkan database ketua-ketua Lembaga Anggota ILMPI.
f. Menjadi media partner dari anggota ILMPI dalam melakukan publikasi
terhadap kegiatan lembaga eksekutifnya masing-masing bila diminta.
3. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah dikoordinatori oleh seorang
koordinator.
4. Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah wajib melakukan
koordinasi dengan Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Nasional.
3.3.11 Badan Pengembangan Organisasi Wilayah
1. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah (BPOWIL) adalah Badan
Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab menjalankan fungsi
pengembangan organisasi dalam lingkup Wilayah.
2. Fungsi Pengembangan Organisasi adalah mengembangkan internal organisasi
dengan program kerja yang telah disepakati pada Rapat Kerja Wilayah.
16 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Berbagai media dan cara dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan
dan kondisi pada masing- masing wilayah.
3. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah dikoordinatori oleh seorang
koordinator.
4. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah wajib melakukan koordinasi
dengan Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Nasional.
3.3.12 Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah
1. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah (BPPMWIL)
adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab
menjalankan fungsi pengabdian masyarakat dalam lingkup Wilayah.
2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat adalah
menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk
masyarakat berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Wilayah yang telah
disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan
kebutuhan dan kondisi wilayah masing- masing.
3. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat dikoordinatori
oleh seorang koordinator
4. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat
Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan
Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah Nasional
3.3.13 Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah
1. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah (BPPKWIL)
adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab
menjalankan fungsi pengkajian keilmuan dalam lingkup Wilayah.
2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan adalah menjalankan
program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk mengembangkan
kemajuan keilmuan psikologi berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Wilayah
yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan
dengan kebutuhan dan kondisi wilayah masing- masing.
3. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan dikoordinatori oleh
seorang koordinator.
17 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah
wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan
Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional.
3.3.14 Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah
1. Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO) adalah dewan yang bertugas
memberikan pertimbangan kebijakan Pengurus Harian Wilayah diluar
keputusan Musyawarah Wilayah dan Rapat Kerja Wilayah yang sesuai
dengan AD/ART dan GBHO ILMPI. Pertimbangan tersebut diberikan
jika diminta oleh Pengurus Harian Wilayah.
2. Dewan Pertimbangan Organisasi bersifat non struktural dalam artian
tidak tertera dalam struktural kepengurusan ILMPI.
3. Dewan Pertimbangan Organisasi beranggotakan Pengurus Harian
Wilayah periode sebelumnya.
4. Dewan Pertimbangan Organisasi berhak memberikan pengawasan
dan juga berhak memberikan arahan, pertimbangan atau buah pikiran
kepada Koordinator Wilayah
3.4 Hak, Wewenang dan Kewajiban
3.4.1 Hak dan Wewenang Nasional
1. Nasional memberikan kebijakan secara garis besar, dan menyerahkan
penerjemahannya kepada wilayah dan institusi anggota, namun tetap
pada koridor AD/ART dan GBHO ILMPI.
2. Nasional berhak memberikan himbauan dan/atau peringatan kepada wilayah
maupun institusi yang mengambil atau melaksanakan kebijakan atau aktivitas
yang menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.
3. Nasional berhak memberikan tender kepada wilayah dan atau institusi
anggota yang telah memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh
nasional sebagai penerima tender.
4. Nasional bertanggung jawab terhadap segala aktivitas yang berhubungan
dengan ILMPI dalam lingkup dalam Negeri (Nasional) maupun Internasional.
5. Nasional berhak menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga, organisasi,
dan institusi manapun yang dirasa perlu demi kemajuan ILMPI baik dalam
18 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
lingkup Nasional maupun Internasional selama tidak melanggar
AD/ART dan GBHO ILMPI.
6. Nasional berhak menerima laporan aktivitas wilayah dengan status
mengetahui, mengingat Sekretaris Jenderal adalah penanggung jawab
seluruh aktivitas yang dilaksanakan oleh ILMPI.
3.4.2 Kewajiban Nasional
1. Nasional Wajib menstandarisasi segala aktivitas dan kebijakan yang
diambil kepada visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.
2. Nasional wajib memberikan laporan dan atau pertanggung jawaban kepada
seluruh institusi anggota mengenai segala kebijakan yang telah diambil dan
aktivitas yang telah dilaksanakan secara resmi dalam forum Nasional.
3. Nasional wajib memfasilitasi hubungan kerjasama wilayah maupun
institusi anggota dengan lembaga, institusi, organisasi lain berskala
nasional dan internasional, selama tidak melanggar dari AD/ART ILMPI.
4. Nasional wajib menampung, menyalurkan dan memfasilitasi aspirasi
dari wilayah maupun institusi anggota, selama tidak melanggar dari
AD/ART ILMPI.
5. Nasional wajib mengkoordinasikan secara intensif antar wilayah terkait
dengan kinerja dan kebijakan yang diambil dengan mengacu pada
AD/ART dan GBHO.
3.4.3 Hak dan Wewenang Wilayah
1. Wilayah berhak mengatur rumah tangganya sendiri dengan koordinasi
dari nasional, selama tidak melanggar dan atau menyimpang dari visi
dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.
2. Wilayah berhak menerjemahkan kebijakan yang diberikan oleh nasional
sesuai dengan kondisi dan budaya yang ada di masing-masing wilayah,
selama tidak bertentangan dengan visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.
3. Wilayah berhak melaksanakan segala aktivitas dan mengambil kebijakan
baik yang bersumber dari nasional maupun atas inisiatif wilayah sendiri
selama tidak menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.
19 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4. Wilayah berhak mengadakan kerjasama dengan institusi yang ada di
wilayahnya dan atau dengan wilayah lain dalam hal implementasi
kebijakan yang bersumber dari nasional.
5. Wilayah berhak mengajukan permohonan tender kepada nasional.
6. Hal-hal yang sifatnya internal wilayah akan diserahkan sepenuhnya kepada
hasil musyawarah wilayah selama tidak melanggar dan atau menyimpang dari
visi dan misi, AD/ART, GBHO ILMPI dan kebijakan Nasional.
3.4.4 Kewajiban Wilayah
1. Wilayah wajib mendasarkan segala aktivitas dan kebijakan yang
diambil berdasarkan visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.
2. Wilayah wajib memberikan laporan pertanggungjawaban atas segala
implementasi kebijakan dan aktivitas yang bersumber dari kebijakan nasional.
3. Wilayah wajib memberikan laporan aktivitas di wilayahnya dengan
status mengetahui kepada sekjend, mengingat sekjend adalah
penanggung jawab seluruh aktivitas ILMPI.
4. Wilayah wajib menghormati otoritas wilayah lain, artinya antar wilayah
tidak saling mencampuri urusan rumah tangga wilayah lain.
5. Wilayah wajib mengkoordinasikan institusi anggota ILMPI yang berada
dalam lingkup wilayahnya dengan mengacu pada AD/ART , GBHO dan
kebijakan nasional lainnya.
20 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
BAB IV
METODE DAN PROSEDUR PELAKSANAAN
4.1 ADMINISTRASI
4.1.1 Surat Menyurat
4.1.1.1 Aturan Baku Surat Keluar ILMPI
Aturan baku ini berlaku untuk seluruh kepengurusan nasional
maupun kepengurusan wilayah.
A. PENGGUNAAN KERTAS KOP (KEPALA SURAT)
Semua surat resmi yang dibuat oleh perangkat organisasi ILMPI harus
menggunakan kertas berkop dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Penulisan Nama Organisasi dalam KOP Surat
Nama Organisasi ditulis dengan huruf kapital
Nama Organisasi ditulis dengan rata tengah
Nama Organisasi ditulis lengkap
Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung, setelah
nama lengkap organisasi.
Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di
dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : IKATAN
LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH
I (SUMATERA)
Untuk kepanitian, menuliskan kepanitiaan acara sebelum
Nama Organisasi ILMPI, panitia boleh menyingkat nama
organisasi ILMPI. Contoh : PANITIA MUSYAWARAH &
RAPAT KERJA NASIONAL ILMPI KE-V.
2. Kesekretariatan dalam KOP Surat
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop Surat Nasional
merupakan alamat kesekretariatan ILMPI.
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah
dimana koordinator wilayah menimba ilmu.
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat untuk kepanitiaan
program kerja baik wilayah maupun nasional merupakan alamat
dimana pelaksanaan program kerja tersebut berlangsung.
21 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Penempatan Lambang ILMPI
Penempatan lambang berada di pojok kiri atas untuk surat
nasional maupun wilayah.
Hanya lambang ILMPI nasional yang boleh digunakan dalam
kop surat.
Jika terdapat pelaksanaan program kerja maka terdapat logo
Himpunan atau Badan Eksekutif Mahasiswa dimana program
kerja tersebut diselenggarakan dan ditempatkan di pojok kanan.
B. ATURAN ISI SURAT
1. Tanggal Surat
Pada penulisan tanggal surat, tidak mencantumkan tempat
dimana surat itu dibuat. Letaknya terdapat di pojok kanan atas
setelah KOP Surat.
Dituliskan di pojok kanan atas lembar surat
Contoh format tanggal surat : 15 Oktober 2011
2. Penomoran Surat
Nomor Surat ditulis di pojok kiri atas bagian surat
Format Penomoran Surat : Nomor / Kode Surat (I- Internal
atau E - Eksternal) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-
…/ Bulan (Romawi) / Tahun
Nomor surat mengurut sesuai periode kepengurusan atau
kepanitiaan acara, jadi periode kepengurusan kepanitiaan
yang baru dimulai dari nomor 001
Contoh Nomor Surat Untuk Kepengurusan Nasional :
001/I/PHN/ILMPI/VII/2011
Contoh Nomor Surat Untuk Kepengurusan Wilayah :
002/E/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011
3. Mengenai Perihal
Singkat, jelas dan tepat tergantung dari tujuan surat dibuat
(Undangan, Proposal Kerjasama, Pemberitahuan, atau yang lainnya)
4. Mengenai Lampiran
Singkat, jelas, tepat (mengenai jumlah lampiran)
22 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
5. Alamat yang dituju
Menggunakan kata Yang Terhormat
(Yth.) Menggunakan kata Di Tempat
6. Salam pembuka
7. Pembuka surat
8. Isi surat
9. Penutup surat
10. Salam penutup
C. TANDA TANGAN
1. Untuk penulisan tanda tangan pada kepengurusan nasional
maupun wilayah, tidak dicantumkan asal universitasnya
2. Letak Tanda Tangan Sekretaris Jenderal / Koordinator
Wilayah berada pada kanan bawah lembar surat.
3. Jika dalam surat terdapat dua tanda tangan, maka posisi
Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah terdapat
disebelah kiri dan Koordinator Badan Kesekretariatan
Nasional/Wilayah terletak pada sebelah kanan.
4. Untuk Kepanitiaan, surat ditandatangani oleh :
a. Sekretaris Pelaksana
b. Ketua Pelaksana
c. Ketua Lembaga Eksekutif tuan rumah Pelaksana
d. Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah
e. Dekan/Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan atau Ketua
Jurusan/Prodi Psikologi tuan rumah pelaksana.
D. PEMBERIAN STAMPEL/CAP
1. Cap dibubuhkan kepada Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah
2. Jika dalam surat terdapat tanda tangan Koordinator Badan
Kesekretariatan Nasional/Wilayah, maka cap dibubuhkan
pada Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional/Wilayah
3. Pada Cap Wilayah memiliki format tersendiri untuk
menyetarakan pada semua wilayah.
23 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4. Ukuran cap yang digunakan adalah ukuran standar cap
pada umumnya.
4.1.1.2 Aturan Baku Surat Keputusan ILMPI
A. PENGGUNAAN KERTAS KOP (KEPALA SURAT)
Semua surat resmi yang dibuat oleh perangkat organisasi ILMPI harus
menggunakan kertas berkop dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Penulisan Nama Organisasi dalam KOP Surat
Nama Organisasi ditulis dengan huruf
kapital Nama Organisasi ditulis dengan rata
tengah Nama Organisasi ditulis lengkap
Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung,
setelah nama lengkap organisasi.
Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di
dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : IKATAN
LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)
WILAYAH I (SUMATERA)
2. Kesekretariatan dalam KOP Surat
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop Surat Nasional
merupakan alamat kesekretariatan ILMPI.
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah
dimana Koordinator Wilayah menimba ilmu
3. Penempatan Lambang ILMPI
Penempatan lambang berada di pojok kiri atas untuk surat
nasional maupun wilayah.
Hanya lambang ILMPI nasional yang boleh digunakan
dalam kop surat.
B. PENOMORAN SURAT
1. Untuk Penomoran Surat Keputusan yang Sifatnya Umum
Nomor / Kode Surat (SK) / PHN atau PHW / ILMPI atau
ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun.
CONTOH : 002/SK/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011
24 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
2. Untuk Penomoran Surat Keputusan yang Menetapkan Struktur
Kepengurusan Baik Kepengurusan Wilayah maupun Nasional
Nomor / Kode Surat (SK-P) / PHN atau PHW / ILMPI atau
ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun
CONTOH : 010/SK-P/PHN/ILMPI/IV/2014
3. Untuk Surat Keputusan yang Menetapkan Keanggotaan Ilmpi
Nomor / Kode Surat (SK-A) / PHN atau PHW / ILMPI atau
ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun.
CONTOH : 015/SK-A/PHN/ILMPI/IV/2014
4. Pada penulisan nomor SK menggunakan penomoran tersendiri dan
dibedakan dengan penomoran Surat Keluar ataupun Surat Peringatan
5. Nomor Surat ditulis diatas bagian tengah Surat
6. Nomor surat mengurut, tidak sesuai periode kepengurusan
7. SK-A dan SK-P hanya dikeluarkan oleh PHN
C. ATURAN ISI SURAT
Surat keputusan terdapat menimbang, mengingat,
mempertimbangkan dan memutuskan. Isi Surat Keputusan
berisi tiga hal pokok yaitu konsideran, desideratum dan diktum.
1. Konsideran
Konsideran adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang
menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat
dalam konsiderans adalah anggaran dasar, anggaran rumah tangga,
peraturan, hasil keputusan dan lain sebagainya yang masuk kedalam
sub topik menimbang, mengingat dan memperhatikan.
Keberadaan konsideran bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib
karena dalam konsideran dijelaskan landasan hukum (statuta) setiap
surat keputusan. Isi konsideran minimal dua, maksimal lima,
sedangkan pada umumnya tiga. Yang paling utama dan harus dipakai
dalam setiap konsideran adalah sub topik menimbang dan mengingat.
Menimbang : Berisi hal- hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat
keputusan. Dalam sub topik menimbang dijelaskan bahwa dengan
25 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan tertentu. Mengingat : Berisi hal- hal yang wajib dipakai karena didalam bagian inilah dituliskan
anggaran dasar, anggaran rumah tangga, undang- udang, surat
keputusan atau ketetapan lain dan beberapa hal lainnya yang
menjadi landasan hokum (statuta) dikeluarkannya surat keputusan. Memperhatikan : Berisi hasil musyawarah, rapat koordinasi atau beberapa hal
serupa lainnya yang pernah dilakukan untuk memperkuat serta
berkaitan dengan permasalahan yang dibuat surat keputusan. Hal
ini dilakukan agar surat keputusan menjadi lebih lengkap.
2. Desideratum
Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian
yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat.
3. Diktum
Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir
ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan.
Apa saja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan,
semuanya dihimpun dalam diktum. Teknik penulisan diktum
diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah.
Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan
yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum.
D. KETERANGAN TEMPAT & TANGGAL
1. Keterangan tempat & Tanggal dituliskan di pojok kanan bawah
surat, tepat diatas penandatanganan surat
2. TEMPAT. Berisi keterangan tempat surat keputusan tersebut
dikeluarkan, biasanya berisi nama kota dimana surat keputusan
tersebut dikeluarkan dan ditandatangani.
3. TANGGAL: berisi Keterangan tanggal surat keputusan tersebut
dikeluarkan, dengan format, tanggal, bulan dan tahun.
Contoh :
Surat Keputusan Nasional dikeluarkan ketika acara Musyawarah
Nasional ILMPI 2012 di UPI YPTK Padang pada tanggal 24
26 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Januari 2012.
Ditetapkan di Padang
Pada Tanggal 24 Januari 2012
Surat Keputusan Wilayah III dikeluarkan ketika acara
Musyawarah Wilayah III ILMPI di UNDIP Semarang pada
tanggal 13 Maret 2012.
Ditetapkan di Semarang
Pada Tanggal 13 Maret 2012
E. TANDA TANGAN
1. Untuk penandatanganan Surat Keputusan Nasional
dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI, penandatanganan
tersebut disertakan dengan cap Nasional.
2. Untuk penandatanganan Surat Keputusan Wilayah
dilakukan oleh Koordinator Wilayah ILMPI,
penandatanganan tersebut disertakan dengan cap Wilayah
4.1.1.3 Aturan Baku Ketetapan Hasil Kegiatan Nasional atau Wilayah
A. PENGGUNAAN KOP
4.1.1.4 Nama Kegiatan ditulis lengkap, dengan huruf kapital,
dengan rata tengah
4.1.1.5 Nama Organisasi ILMPI boleh disingkat. Contoh : Panitia
Musyawarah & Rapat Kerja Nasional ILMPI ke-V.
4.1.1.6 Kesekretariatan yang digunakan adalah alamat dimana
pelaksanaan kegiatan tersebut berlangung
4.1.1.7 Penempatan Lambang ILMPI di pojok kiri.
4.1.1.8 Penempatan lambang Himpunan atau Lembaga Eksekutif
Mahasiswa penyelenggara atau logo kegiatan di pojok kanan
B. PENOMORAN SURAT
1. Nomor Surat ditulis diatas bagian tengah Surat
2. Format Penomoran Surat :
Nomor / Pan-(Kegiatan) / ILMPI / Bulan(Romawi) / Tahun
Nomor / (Kegiatan) / ILMPI / Bulan (Romawi) / Tahun 27 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Nomor Surat menggunakan kata Pan-(kegiatan), jika
dikoordinatori oleh elemen kepanitiaan
4. Jika kegiatan tidak dikoordinatori oleh elemen non kepanitian
maka tidak menggunakan Pan-. Berikut adalah ketentuan nomer
hasil
ketetapan Contoh :
01/Pan-RAKERNAS/ILMPI/VII/2012
02/RAKERNAS/ILMPI/VII/2012
C. ATURAN ISI SURAT
Isi surat ketetapan sama dengan surat keputusan yang berisi
konsideran, desideratum dan diktum.
D. KETERANGAN TEMPAT & WAKTU
1. Keterangan tempat, tanggal dan waktu dituliskan di pojok kiri
bawah surat.
2. Keterangan tempat berisi nama lokasi dan kota ditetapkan
sebuah ketetapan
3. Keterangan Tanggal dituliskan dengan format : hari, tanggal,
bulan dan tahun
4. Keterangan waktu berisi jam dan menit disahkannya sebuah
ketetapan
Contoh :
Ditetapkan di : Benteng Sumbo Opu, Makasar
Hari/Tanggal : Jumat, 28 Februari 2014
Waktu : 00.45 WITA
E. TANDA TANGAN
Penandatanganan ketetapan hasil kegiatan dilakukan oleh
Presidium atau Pimpinan Musyawarah.
4.1.1.4 Aturan Baku Surat Peringatan ILMPI
A. PENGGUNAAN KERTAS KOP (KEPALA SURAT)
28 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Semua surat resmi yang dibuat oleh perangkat organisasi ILMPI harus
menggunakan kertas berkop dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Penulisan Nama Organisasi dalam KOP Surat
Nama Organisasi ditulis dengan huruf
kapital Nama Organisasi ditulis dengan rata
tengah Nama Organisasi ditulis lengkap
Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung,
setelah nama lengkap organisasi.
Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di
dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : Ikatan
Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) WILAYAH
I (SUMATERA)
2. Kesekretariatan dalam KOP Surat
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop Surat Nasional
merupakan alamat kesekretariatan ILMPI.
Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah
dimana Koordinator Wilayah menimba ilmu
3. Penempatan Lambang ILMPI
Penempatan lambang berada di pojok kiri atas untuk surat
nasional maupun wilayah.
Hanya lambang ILMPI Nasional yang boleh digunakan
dalam kop surat.
B. PENOMORAN SURAT
1. Pada penulisan nomor Surat peringatan menggunakan
penomoran tersendiri dan dibedakan dengan penomoran
Surat Keluar ataupun Surat Keputusan
2. Format Penomoran Surat : Nomor / Kode Surat (SP) / PHN
atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) /
Tahun Contoh :
001/SP/PHN/ILMPI/VII/2011
002/SP/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011
29 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
C. ATURAN ISI SURAT
1. Dasar pertimbangan surat peringatan
2. Tujuan peringatan
Nama/Universitas :
Alamat :
3. Tenggang Waktu pemenuhan Peringatan
4. Penutup
D. KETERANGAN TEMPAT, TANGGAL DAN WAKTU
1. Pada penulisan tanggal surat, mencantumkan tempat
dimana surat itu dibuat.
2. Posisinya terdapat di bagian kanan bawah surat, tepat
diatas tanda tangan.
Contoh : Jakarta, 10 Oktober 2011
E. TANDA TANGAN
1. Untuk penandatanganan Surat Peringatan Nasional
dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI, penadatanganan
tersebut disertakan dengan cap Nasional.
2. Untuk penandatanganan Surat Peringatan Wilayah
dilakukan oleh Koordinator Wilayah ILMPI, penadatanganan
tersebut disertakan dengan cap Wilayah.
4.1.1.5 Internal Memo
1. Internal Memo berfungsi sebagai pemberitahuan, permintaan, instruksi,
saran, pesan, atau tugas tertentu. Sehingga Internal Memo dapat
menjadi bukti autentik bahwa pesan sudah disampaikan.
2. Internal Memo hanya digunakan untuk struktural internal organisasi.
3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo
kepada pihak yang memiliki jabatan setara. Contoh :
Internal Memo dari Sekjend kepada Koordinator Badan
Kelengkapan Nasional
Internal Memo dari/kepada Koordinator Badan Kelengkapan 30 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Internal Memo dari Koordinator Wilayah kepada Koordinator
Badan Kelengkapan Wilayah
4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo
dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya. Contoh
Internal Memo dari Sekjend kepada Staf Badan Kelengkapan
Internal Memo dari Koordinator Badan Kelengkapan
Nasional kepada Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah
5. Internal Memo hanya bisa dikirimkan kepada satu badan struktural saja
6. Internal Memo ditulis singkat padat dan jelas
A. Format Internal Memo
Internal Memo terdiri menjadi tiga bagian, yaitu kepala, badan dan kaki
1. Bagian Kepala berisi :
a. Nomor Internal Memo dengan Format : 001-0XX
b. Tanggal, dengan format : hari/bulan/tahun
c. Dari, berisi nama lengkap pengirim Internal Memo
d. Kepada, berisi stuktural badan yang akan dituju
e. Perihal, berisi tentang hal yang ingin disampaikan
2. Bagian Badan berisi :
a. Pembuka, berisi dengan salam pembuka
b. Isi, berisi dengan detail pesan yang akan disampaikan
c. Penutup, berisi dengan salam penutup
3. Bagian kaki berisi :
a. Tanda Tangan Pembuat Internal memo terletak di
sebelah kiri. Tanda tangan tidak boleh dibubuhi cap
b. Tanda Tangan dari atasan yang membuat internal memo
sebagai yang mengetahui, terletak di sebalah kanan.
Tanda tangan tidak boleh dibubuhi cap
c. Tembusan, berisi dengan keterangan pihak lain yang
berkaitan dengan internal memo yang ingin disampaikan.
31 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4.1.2. Notulensi
4.1.2.1. Pendahuluan
Notulensi merupakan hasil keputusan dari rapat yang dilakukan dan
berfungsi untuk pencatatan track record dari perkembangan yang dilakukan
masing-masing badan kelengkapan, baik Nasional maupun wilayah.
Notulensi membantu mengoptimalkan pelaksanaan dari hasil rapat
4.1.2.2 Standarisasi Notulensi
Setiap notulensi perlu mencantumkan poin-poin sebagai berikut : 1. Nomor Notulensi, menandakan sudah berapa kali melakukan
notulensi Cara penomoran : o Untuk Nasional, xxx-N-(Nama Badan)
Contoh 001-N-Baninfokomnas
o Untuk Wilayah, xxx-N-(Nama Badan)-(Nomor
Wilayah) Contoh 001-N-Baninfokomwil-2
o Nomor awal untuk notulensi adalah 001
2. Tanggal, keterangan pada tanggal berapa rapat dilaksanakan
3. Pukul, keterangan pada pukul berapa dan berapa lama rapat
dilaksanakan
4. Peserta, siapa saja yang terlibat didalam rapat
5. Pembahasan, merupakan agenda-agenda yang dibahas pada rapat
6. Hasil, keterangan terkait keputusan dari hasil pembahasan rapat
sesuai dengan agenda yang ditentukan
4.1.2.3 Penyebaran Notulensi
Notulensi dikirimkan ke e-mail ILMPI dan anggota Badan Kelengkapan
selambat-lambatnya H+3 dari pelaksanaan rapat. Untuk notulensi rapat
Nasional dikirim ke e-mail Nasional dan untuk notulensi rapat
wilayah dikirim ke e-mail wilayah
.
4.2 MEKANISME TENDER
Tender adalah Kegiatan-kegiatan ILMPI yang dipercayakan kepada salah satu institusi
penyelenggara dan dapat diikuti oleh semua institusi anggota ILMPI. Supaya
32| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
penyelengaraan kegiatan ILMPI berjalan dengan lancar dan sesuai dengan target yang
ingin dicapai maka di perlukan sebuah aturan untuk mengatur tata laksana tender.
4.2.1 Pembagian Tender
1. Untuk kegiatan Nasional, Tender dapat diajukan pada saat Musyawarah
Nasional atau Rapat Kerja Nasional
2. Untuk kegiatan Wilayah, Tender dapat diajukan pada saat Musyawarah
Wilayah atau Rapat Kerja Wilayah
3. Setiap Institusi berhak mengajukan diri sebagai pemegang tender
dengan ketentuan dapat mempresentasikan dan menyatakan
kemampuan Institusi tersebut sebagai pemegang tender
4. Pemegang tender kegiatan ILMPI dipilih secara adil dan terbuka.
5. Untuk mekanisme pelaksanaan tender kegiatan selanjutnya akan diatur
dalam SOP pelaksanaan kegiatan ILMPI
4.2.2 Pembatalan / Pemindahan Tender
1. Institusi yang telah mengambil tanggung jawab sebuah tender kegiatan
ILMPI tidak dapat memundurkan diri.
2. PHN atau PHW selaku pihak yang memberikan tender dapat
membatalkan atau memindahkan pelaksanakan tender pada institusi
lain apabila terjadi institusi pelaksana tender tidak dapat memenuhi
kesepakatan awal dalam pembagian tender.
3. Pembatalan atau pemindahan tender hanya dapat dilakukan oleh PHN
atau PHW ILMPI dengan ketentuan pembatalan atau pemindahan
tender disepakati oleh ½ + 1 dari PHN atau PHW ILMPI
4.2.3 Standar Operational Procedure (SOP) Pelaksanaan Tender
4.2.3.1 Perencanaan Waktu
1. Pelaksanaan tender kegiatan mengacu pada kalender yang
telah ditetapkan bersama
2. Perubahan yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan
kegiatan harus merupakan hasil kesepakatan bersama antara
pihak institusi penyelenggara kegiatan dan pihak ILMPI.
33 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Pembuatan timeline tender kegiatan terdiri dari : Perubahan
yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan kegiatan harus
diberitahukan H-2 bulan dari tanggal pelaksanaan kegiatan yang
telah disepakati bersama.
4.2.3.2 Hak dan Kewajiban
A. HAK INSTITUSI
1. Menjadi tuan rumah penyelenggaraan tender untuk program
kerja atau kegiatan nasional maupun wilayah
2. Mempublikasikan diri sebagai tuan rumah penyelenggara kegiatan
tender program kerja atau kegiatan nasional maupun wilayah
B. HAK PHN ATAU PHW
1. Membuat konsep dasar kegiatan tender
2. Mendapatkan laporan perkembangan kegiatan secara berkala dari
institusi penyelenggara
3. Mendapatkan laporan pertanggungjawaban kegiatan dari institusi
C. KEWAJIBAN INSTITUSI
1. Menyelenggarakan kegiatan tender dengan sebaik-baiknya, seperti
memastikan keamanan dan kenyamanan selama kegiatan berlangsung.
2. Untuk kegiatan Nasional, Institusi dapat berkoordinasi dengan
PHW dimana institusi itu berada dan wajib memberikan laporan
secara berkala kepada PHN ILMPI dalam perencanaan dan
pelaksanaan kegiatan.
3. Untuk kegiatan Wilayah, Institusi wajib berkoordinasi dan
memberikan laporan secara berkala kepada PHW ILMPI dimana
institusi berada, dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan.
D. Kewajiban PHN atau PHW
1. Mengusahakan bantuan jaringan atau substansi inti yang terkait
dengan kegiatan tender
2. Memonitoring dan mengontrol secara berkala perkembangan kegiatan
tender 34 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4.2.3.3 Mentoring dan Evaluasi
A. MONITORING
1. Metode monitoring : dilakukan PHN ILMPI melalui direct meeting dan
atau netmeeting dengan pihak institusi
2. Pelaksanaan : dilakukan setiap bulan secara berkala
3. Perihal : konsep acara, pendanaan, jobdesk kepanitiaan
B. EVALUASI
1. Diberikan dalam bentuk dokumentasi foto dan berita acara
maksimal dua minggu setelah kegiatan.
2. Institusi wajib memberikan kritik dan saran kepada ILMPI untuk
kegiatan tender tersebut selanjutnya.
4.2.3.4 Pembagian Kelebihan dan Kekurangan Anggaran
1. Pembagian Kelebihan Anggaran
Jika dalam pelaksanaan kegiatan Nasional panitia memperoleh
kelebihan anggaran pelaksana maka pembagian anggaran
dipersentasikan sebesar 30 : 70. Dengan persentasi 30%
dikembalikan ke ILMPI dan 70% diberikan kepada panitia
sebagai penanggung jawab kegiatan.
2. Kekurangan Anggaran
Kekurangan anggaran kegiatan akan ditanggulangi bersama dengan
ILMPI dengan pembagian persentasi 30 ; 70. Dengan pembagian
serupa jika yang terjadi adalah pembagian kelebihan anggran
4.2.3.5 Kepanitiaan
A. STERRING COMMITTEE (SC)
1. Sterring Committee. merupakan panitia pengarah tender kegiatan
ILMPI yang ditunjuk langsung oleh Sekjend dalam kegiatan
nasional, Koordinator Wilayah dalam kegiatan Wilayah atau
direkomendasikan oleh Institusi pemegang tender.
35 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
2. Sterring Committee. bertanggung jawab penuh mengarahkan
tender kegiatan hingga kegiatan terlaksana sesuai dengan target
atau capaian yang diinginkan.
3. Sterring Committee juga berfungsi sebagai perpanjang tanganan PHN
dan atau PHW ILMPI dalam pemantauan kelengkapan kegiatan yang
kemudian bertanggung jawab langsung melaporkan perkembangan
dan kendala kegiatan kepada PHN dan atau PHW ILMPI.
B. ORGANIZING COMMINTTE (OC)
1. Organizing Committee merupakan panitia pelaksana tender kegiatan
ILMPI yang terlibat langsung dalam mensukseskan tender kegiatan
yang ditunjuk oleh institusi pelaksana tender kegiatan ILMPI.
2. Organizing Committee terdiri dari Ketua Panitia, Sekretaris Panitia,
Bendahara Panitia dan Divisi kelengkapan kegiatan.
3. Organizing Committee bekerja sesuai dengan arahan dari PHN,
Institusi dan Sterring Committee.
4. Organizing Committee bertanggung jawab dalam pelaksanaan
kegiatan hingga tender kegiatan ILMPI terlaksana.
5. Pada Teknis Pelaksanaan Organizing Comitee bertugas :
a. Mengkondisikan tempat pelaksanan
b. Mempersiapkan peralatan persidangan (meja, kursi, draft
sidang, palu sidang, infocus dan laptop).
c. Mempersiapkan segala kebutuhan perserta sidang selama
rangkaian pelaksanaan sidang
d. Sebagai time keeper selama sidang berlangsung.
e. Mendokumentasikan seluruh kegiatan
4.2.3.6 Pelaporan Kegitan
1. Institusi wajib mempublikasikan acara tender minimal dengan
media massa tingkat lokal
2. ILMPI membantu mencarikan koneksi dengan media massa
tingkat wilayah dan nasional
36| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Materi publikasi diberikan maksimal dua minggu setelah
kegiatan dalam bentuk foto dan berita acara agar dimuat di
website atau blog atau majalah elektronik ILMPI
4. Institusi wajib memberikan laporan evaluasi kegiatan dengan
format : Pelaksanaan jalannya kegiatan
Kendala-kendala kegiatan
Saran untuk kegiatan ke depan
4.2.3.7 Peserta Kegiatan ILMPI
A. MUSYAWARAH & RAPAT KERJA NASIONAL
1. Pengurus ILMPI, baik Kepengurusan Nasional maupun
Kepengurusan Wilayah. Meliputi :
a. Sekretaris Jenderal
b. Koordinator Badan Kelengkapan
Nasional c. Koordinator Wilayah
d. Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah
e. Staf Badan Kelengkapan Nasional
f. Staf Badan Kelengkapan
Wilayah g. Koordinator Provinsi
2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang
menjadi anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi
non-pengurus. Keabsahan peserta dibuktikan dengan membawa
surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa masing-
masing serta lampiran persyaratan lain yang ditentukan oleh
panitia (contoh fotokopi KTM, foto, dll).
3. Peserta Undangan, meliputi Dewan Pertimbangan Organisasi
Nasional dan Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah.
B. RAPAT KOORDINASI NASIONAL
1. Pengurus ILMPI, baik Kepengurusan Nasional maupun
Kepengurusan Wilayah.
2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang menjadi
anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi non-pengurus.
37 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Peserta Undangan, meliputi Dewan Pertimbangan Organisasi
Nasional dan Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah.
C. MUSYAWARAH WILAYAH
1. Ketua atau Pengurus Harian Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi
2. Kepengurusan Wilayah Meliputi :
a. Koordinator Wilayah
b. Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah
c. Staf Badan Kelengkapan Wilayah
d. Koordinator Provinsi
3. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang
menjadi anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi
non-pengurus. Keabsahan peserta dibuktikan dengan membawa
surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa masing-
masing serta lampiran persyaratan lain yang ditentukan oleh
panitia (contoh fotokopi KTM, foto, dll).
4. Peserta Undangan, Meliputi :
a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah
b. Sekretaris Jenderal
c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional
d. Staf Badan Kelengkapan Nasional (optional)
D. RAPAT KERJA WILAYAH
1. Kepengurusan Wilayah
2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang
menjadi anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi
non-pengurus. Keabsahan peserta dibuktikan dengan membawa
surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa masing-
masing serta lampiran persyaratan lain yang ditentukan oleh
panitia (contoh fotokopi KTM, foto, dll).
3. Peserta Undangan, Meliputi :
a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah
b. Sekretaris Jenderal
c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional 38 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
d. Staf Badan Kelengkapan Nasional.(optional)
E. RAPAT KOORDINASI WILAYAH
1. Kepengurusan Wilayah.
2. Peserta Undangan, Meliputi :
a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah
b. Sekretaris Jenderal (optional)
c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional (optional)
d. Staf Badan Kelengkapan Nasional (optional)
4.2.4 Petunjuk Teknis (Juknis) Pelaksanaan Tender
4.2.4.1 Tahapan Pelaksaan Tender
A. PENAWARAN TENDER
1. Penawaran tender tuan rumah pelaksanaan kegiatan ILMPI
dilaksanakan pada saat Rapat Kerja.
2. ILMPI menawarkan kepada setiap anggotanya untuk menjadi
tuan rumah penyelenggara Musyawarah & Rapat Kerja Nasional
selanjutnya atau Rapat Koordinasi Nasional dan sebagianya.
3. Anggota ILMPI menawarkan diri dan mempresentasikan alasannya
menjadi pemegang tender atau penyelenggara kegiatan ILMPI.
4. Anggota ILMPI memilih tawaran calon penyelenggara kegiatan
ILMPI (bila terdapat lebih dari 1 calon penyelenggara).
5. Tuan rumah Penyelenggara kegiatan terpilih atas hasil
kesepakatan forum.
B. PERSIAPAN AWAL TENDER
1. Penyelenggara tender membentuk kepanitiaan dan menyiapkan strategi
pelaksanaan maksimal sebulan setelah Rapat Kerja diselenggarakan.
2. Penyelenggara tender menentukan tanggal ataupun tempat
pelaksanaan dan mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak
internal universitas penyelenggara (Dekan/ketua jurusan/ prodi,
Pembantu Dekan/ jurusan/prodi bidang kemahasiswaan, Rektor,
Wakil Rektor bidang kemahasiswaan, HIMPSI wilayah terkait).
39 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Penyelenggara tender menyampaikan laporan persiapan awal
penyelenggaraan kepada PHN/PHW maksimal 2 bulan setelah
Rapat Kerja diselenggarakan.
4. Penyelenggara tender mencari dan memastikan tempat
penyelenggaraan yang dapat mendukung penyelenggaraan
acara tetap kondusif.
5. Penyelenggara tender membuat surat undangan, surat
pemberitahuan dan proposal acara maupun proposal delegasi
setelah berkoordinasi dengan PHN.
C. PUBLIKASI KEGIATAN
1. Penyelenggara Tender meminta database anggota ILMPI
kepada Badan Kesekretariatan Nasional ILMPI.
2. Penyelenggara tender menyebarkan proposal, surat undangan
dan pemberitahuan kepada pihak-pihak terkait maksimal 2 bulan
sebelum acara diselenggarakan.
3. Penyelenggara tender mempublikasikan acara melalui berbagai
media baik dalam bentuk elektronik maupun cetak.
D. VERIFIKASI PESERTA
1. Penyelenggara tender menghubungi seluruh anggota ILMPI dan
mem-verifikasi peserta kegiatan maksimal 2 minggu setelah
menyebarkan surat undangan.
2. Penyelenggara tender membuat database peserta kegiatan yang
telah mengkonfirmasi kehadiran termasuk banyaknya delegasi,
tanggal datang ataupun pulang dan lokasi penjemputan.
E. PERSIAPAN AKHIR
1. Penyelenggara tender menggandakan draft persidangan.
2. Penyelenggara tender memastikan tempat penyelenggaraan
dan berbagai keperluan kepanitiaan.
3. Penyelenggara tender mengatur waktu penjemputan peserta kegiatan.
4. Penyelenggara tender memastikan berbagai pihak yang akan mengisi
acara baik ketika pembukaan, penutupan dan acara tambahan lainnya. 40 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
F. PENYELENGARAAN / PELAKSANAAN
1. Penyelenggaraan tender oleh tuan rumah penyelenggara
dimulai dengan acara pembukaan secara resmi.
2. Penyelenggaraan persidangan di dalam Musyawarah & Rapat
Kerja Nasional/Wilayah diakhiri dengan penandatanganan
piagam kesepakatan.
G. PEMBUATAN LAPORAN
1. Penyelenggara tender memfasilitasi peserta kegiatan untuk membuat
laporan pertanggungjawaban kegiatan dengan mengirimkan:
a. Berita Acara;
b. Database peserta kegiatan;
c. Notulensi hasil pembahasan dalam musyawarah;
d. Konsideran persidangan;
e. Dokumentasi kegiatan;
f. Materi acara tambahan (bila ada).
2. Penyelenggara tender mengirimkan laporan tersebut ke email
PHN/PHW, peserta & anggota ILMPI.
3. Pembuatan laporan selambat-lambatnya 3 minggu setelah
agenda kegiatan.
4.2.4.2 Ketentuan Umum
A. TUAN RUMAH DAN PANITIA PENYELENGGARA
1. Tuan rumah atau penyelenggara kegiatan ILMPI adalah pemenang
tender yang telah disepakati pada Muskernas sebelumnya.
2. Panitia penyelenggara ditetapkan melalui Surat Keputusan
Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi yang memegang tender;
3. Bila pemegang tender tidak melaporkan kemajuan persiapan
penyelenggaraan kegiatan, maka Koordinator Wilayah berhak
untuk merekomendasikan pengalihan tender ke universitas lain
di wilayahnya kepada Sekretaris Jenderal.
4. Sekretaris Jenderal berwenang untuk mengalihkan tender
penyelenggaraan Muskernas atau Rakoornas atas rekomendasi
Koordinator Wilayah. 41 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
B. KESEKRETARIATAN
1. Macam-macam surat yang harus segera dipersiapkan oleh
panitia pelaksana tender, antara lain sebagai berikut :
a. Surat Undangan
b. Surat Delegasi
c. Surat Pengantar proposal permohonan dana sponsorship
d. Surat Peminjaman Tempat (optional)
e. Untuk ketentuan persuratan yang lebih jelas, bisa dilihat di
Buku Pedoman Umum ILMPI BAB adminitrasi.
2. Macam-macam proposal yang harus segera dipersiapkan oleh
panitia pelaksana tender, antara lain sebagai berikut :
a. Proposal Undangan
b. Proposal Permohonan Dana (Internal Institusi)
c. Proposal Permohonan Dana (Institusi Pemerintah)
d. Proposal Sponsorship (Perusahaan)
e. Proposal Media Partner
f. Untuk ketentuan isi proposal yang lebih jelas, bisa dilihat di
Buku Pedoman Umum ILMPI BAB adminstrasi.
3. Surat dan Proposal disiapkan dengan format Hardcopy dan Softcopy
4. Dalam hal ini tuan rumah penyelenggara tender dapat berkoordinasi
dan dibantu oleh Badan Kesekretariatan Nasional/Wilayah.
4.2.4.3 Susunan Acara Wajib pada Tender
A. ACARA WAJIB MUSYAWARAH NASIONAL
1. Pelantikan Anggota ILMPI oleh Sekretaris Jenderal, dengan
membacakan Surat Keputusan Anggota sebelum memasuki
agenda Musyawarah Nasional.
2. Pembahasan Tata Tertib, Draft Tata Tertib mengacu pada tata
tertib hasil Musyawarah Nasional sebelumnya
3. Evaluasi kinerja kepengurusan sebelumnya berupa pembacaan
Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus Harian Nasional yang
dibacakan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI
4. Pembahasan, penetapan dan pengesahan : 42 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
AD & ART. Draft mengacu pada draf AD/ART di Musyawarah
Nasional sebelumnya.
GBHO & GBHK. Draft mengacu pada draf GBHO/GBHK di
Musyawarah Nasional sebelumnya.
Buku Pedoman Umum mengacu pada draft Musyawarah
Nasional sebelumnya
Penetapan Pengurus Harian Nasional (Sekretaris Jenderal &
Koordinator Badan Kelengkapan) periode selanjutnya.
Mekanisme pemilihan mengacu pada draft pemilihan di
Musyawarah Nasional sebelumnya.
Rekomendasi tambahan terkait keorganisasi ILMPI
5. Penandatanganan piagam deklarasi
B. ACARA WAJIB RAPAT KERJA NASIONAL
1. Pelantikan Kepengurusan Nasional, dan Koordinator Wilayah
oleh Sekretaris Jendral dengan membacakan Surat Keputusan
Pengurus sebelum memasuki acara Rapat Kerja Nasional.
2. Rapat Komisi, berisi pembahasan rencana program kerja yang akan
dilaksanakan selama 1 (satu) periode kepengurusan selanjutnya.
3. Rapat Pleno, berisi pembahasan program kerja yang telah
disepakati dalam Rapat Komisi yang kemudian di presentasikan
oleh Koordinator tiap Badan Nasional.
4. Rapat Paripurna, rapat paripurna berisi penyepakatan program kerja yang
telah di presentasikan dalam Rapat Pleno, dimana program kerja tersebut
nantinya akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusan.
5. Pembahasan Buku Pedoman Umum
C. ACARA WAJIB RAPAT KOORDINASI NASIONAL
1. Progress Report Wilayah, progress report ini dibacakan oleh
masing-masing Koordinator Wilayah
2. Progress Report Nasional, progress report ini dibacakan oleh
masing-masing Koordinator Badan Kelengkapan Nasional
3. Progress Report Tuan Rumah Penyelengara Musyawarah &
Rapat Kerja Nasional Selanjutnya
43 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
4. Pembahasan Isu Nasional D. ACARA WAJIB MUSYAWARAH WILAYAH
1. Pembahasan Tata Tertib, Draft Tata Tertib mengacu pada tata
tertib hasil Musyawarah Wilayahsebelumnya
2. Evaluasi kinerja kepengurusan sebelumnya berupa pembacaan
Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus Harian Wilayah yang
dibacakan oleh Koordinator Wilayah.
3. Pembahasan, penetapan dan pengesahan :
Penetapan Koordinator Wilayah, mekanisme pemilihan
mengacu pada pemilihan di Musyawarah Wilayah sebelumnya.
Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah periode
selanjutnya. Menkanist pemilihan mengacu pada draft
pemilihan di draft pemilihan sebelumnya.
Rekomendasi tambahan terkait kewilayahan
E. ACARA WAJIB RAPAT KERJA WILAYAH
1. Rapat Komisi, berisi pembahasan rencana program kerja yang akan
dilaksanakan selama 1 (satu) periode kepengurusan selanjutnya.
2. Rapat Pleno, berisi pembahasan program kerja yang telah
disepakati dalam Rapat Komisi yang kemudian di presentasikan
oleh Koordinator tiap Badan Kelengkapan Wilayah.
3. Rapat Paripurna, rapat paripurna berisi penyepakatan program kerja yang
telah di presentasikan dalam Rapat Pleno, dimana program kerja tersebut
nantinya akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusan.
F. ACARA WAJIB RAPAT KOORDINASI WILAYAH
1. Progress Report program kerja, Progress Report ini dibacakan
oleh masing-masing Koordinator badan kelengkapan
2. Monitoring & Evaluasi Kepengurusan
4.2.4.4 Acara Tambahan
Penyelenggaraan acara tambahan selain acara wajib di tender diserahkan
kepada kesanggupan pemegang tender dengan berkoordinasi kepada
44 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Pengurus Harian Nasional atau Pengurus Harian Wilayah ILMPI.
Acara Tambahan dapat berupa :
a. Temu Ilmiah
b. Malam Keakraban
c. Gala Dinner
d. Seminar
e. Workshop
f. Talkshow
g. Diskusi Publik
h. Outbound
i. Fun Games
j. Field Trip
k. Dan sebagainya
4.3 MEDIA KOMUNIKASI
Hal Ini merupakan sebuah panduan teknis dalam melaksanakan suatu pekerjaan
yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. Dengan adanya Standar Operasional
Procedure (SOP) ini, pekerjaan yang dilakukan oleh Badan Informasi dan
Komunikasi, baik tingkat nasional maupun wilayah, dapat memiliki kesamaan dalam
segi mutu pekerjaan. Bila ada perubahan dari segi tugas pokok dan fungsi,
disarankan untuk merubah pula SOP ini sesuai dengan kebutuhan
4.3.1 Standar Operational Procedure (SOP) E-Mail
1. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung Jawab untuk
Memastikan penggunaan email ILMPI sesuai dengan panduan.
2. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung jawab mengirimkan
informasi menyeluruh ke badan-badan terkait.
3. E-mail ILMPI hanya digunakan untuk kepentingan ILMPI.
4. E-mail ILMPI hanya dapat diakses oleh:
Untuk tingkatan nasional: Pengurus Harian Nasional dan Badan
Informasi Komunikasi Nasional.
Untuk tingkatan wilayah: Pengurus Harian Wilayah dan Badan
Informasi Komunikasi Wilayah
45 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
5. Petunjuk Teknis Pelaksanaan pengiriman e-mail :
Koordinator badan mengirimkan email ke akun ILMPI dengan
subjek dan alamat yang dituju, juga disertakan catatan kepada
siapa saja harus dikirimkan.
Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi menerima email
kiriman koordinator badan lain dan mengarsipkannya ke folder
badan kelengkapan yang mengirim.
Email dari akun ILMPI nasional/wilayah dikirim ke alamat yang
dituju dalam waktu 1x24 jam
4.3.2 Standar Operational Procedure (SOP) Media Sosial
1. Media Sosial ILMPI digunakan untuk menyebarkan informasi mengenai
ILMPI kepada seluruh mahasiswa psikologi dan masyarakat umum.
2. Media Sosial terdiri dari :
Website
YouTube
Dan Sebagainya
3. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung jawab untuk menjadi
administrator semua akun media sosial ILMPI.
4. Media Sosial hanya dapat diakses oleh Badan Informasi Komunikasi
Nasional dan Sekretaris Jendral untuk Media Sosial ILMPI Nasional,
sedangkan untuk Media Sosial ILMPI Wilayah hanya dapat diakses oleh
Badan Informasi Komunikasi Wilayah dan Koordinator Wilayah
5. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia. Boleh menggunakan
bahasa lain bila diperlukan dan relevan bila digunakan.
6. Mencantumkan sumber dan referensi konten jika bukan karya sendiri.
7. Dilarang membahas hal-hal yang menjurus ke SARA, Pornografi, Kegalauan,
atau hal-hal yang berbau politik dan mengarah ke kelompok tertentu.
8. Dalam kaitan penyebaran informasi, urutan informasi yang diprioritaskan
dalam media sosial adalah sebagai berikut:
46 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Informasi mengenai ILMPI secara keseluruhan (tanggap bencana, isu
nasional dll.).
Informasi mengenai wilayah.
Informasi mengenai kegiatan ILMPI baik tingkatan nasional maupun
wilayah.
Informasi mengenai kegiatan anggota (kegiatan yg akan datang dan yg
sudah terlaksana dari anggota2-anggota ILMPI).
Informasiseputar psikologi. Informasi lainnya.
9. Segala media informasi dan komunikasi semata-mata hanya
digunakan dalam rangka memberikan informasi mengenai organisasi
ILMPI dan hal-hal yang terkait di dalamnya.
10. Badan Informasi dan Komunikasi bertugas dalam melakukan sinkronisasi
informasi dalam media sosial yang dimiliki ILMPI, Dikarenakan
sinkronisasi bersifat dua arah dan tidak ada kewajiban siapa yang duluan
ke siapa (antara nasional dan wilayah), diwajibkan bagi setiap badan
informasi dan komunikiasi untuk proaktif dalam melakukan sinkronisasi.
Sinkronisasi hal ini bisa dilakukan dua hal yaitu top down dan bottom up
Top down: informasi diberikan dari tingkat nasional ke tingkat wilayah
Bottom up: informasi diberikan dari tingkat wilayah ke tingkat nasional
4.3.3 Standar Operational Procedure (SOP) Group Chat
1. Group Chat adalah sebuah media yang merupakan fasilitas dari instant
messaging (IM) yang ada di banyak penyedia jasa IM seperti WhatsApp,
LINE, Blackberry Messenger, dll.
2. Group Chat digunakan untuk penyampaian informasi dan untuk
berkoordinasi terkait kepengurusan ILMPI
3. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung Jawab untuk membuat group
chat dan melakukan peran sebagai administrator di dalam group chat
4. Petunjuk Teknis Pelaksanaan :
Membuat kesepakatan antar pengurus, penyedia jasa IM mana yang
digunakan
Pembuatan group chat
47 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Menambahkan anggota-anggota ke dalam group chat
Melakukan manajemen group chat
4.3.4 Standar Operational Procedure (SOP) Net Meeting
1. Net meeting adalah sebuah rapat yang dilakukan melalui fasilitas internet
sehingga memungkinkan untuk rapat secara langsung walaupun tidak
bertatap muka.
2. Net Meeting dipimpin oleh moderator yang merupakan penggagas dari
rapat yang dilaksanakan. Dalam net meeting, moderator bertugas untuk :
Melakukan absensi sebelum Net Meeting dimulai, untuk mengecek
kelengkapan peserta Net Meeting.
Membuka dan menutup Net Meeting.
Memandu diskusi sesuai dengan agenda rapat.
Mempersilahkan setiap peserta Net Meeting untuk berbicara.
Peserta Net Meeting meminta izin moderator sebelum berbicara,
setelah dipersilahkan baru boleh berbicara
3. Untuk membuat Net Meeting lebih efektif, seluruh peserta dilarang:
Menggunakan stickers atau sejenisnya.
Berbicara melebar dari topik awal (out of topic).
4.3.5 Standar Operational Procedure (SOP) Media Partner
1. Badan Informasi dan Komunikasi memberikan fasilitas untuk anggota
ILMPI dalam menyebarkan informasi kegiatannya, menjadikan ILMPI
sebagai media partner.
2. Persyaratan untuk partnership :
Institusinya telah terdaftar menjadi anggota ILMPI.
Di dalam desain poster dan media publikasi lainnya ditempatkan logo
ILMPI.
3. Petunjuk Teknis media partner untuk Pihak anggota
Desain poster dikirim ke email ILMPI WILAYAH anggota tersebut dan
di cc ke : ilmpi.nasional@gmail.com dengan subjek:
"#ILMPIEVENT_Nama Univ" (tanpa tanda petik). Contoh:
#ILMPIEVENT_Universitas Pancasila
48| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Kirimkan juga detail publikasi dalam bentuk word/pdf.
Konfirmasi ke contact person ILMPI atau ke akun media sosial ILMPI
terkait pengiriman email
Lampiran email ILMPI WILAYAH :
i. Email Wilayah I : ILMPI.WilayahI@gmail.com
ii. Email Wilayah II : ILMPI.WilayahII@gmail.com
iii. Email Wilayah III : ILMPI.WilayahIII@gmail.com
iv. Email Wilayah IV : ILMPI.WilayahIV@gmail.com
v. Email Wilayah V : ILMPI.WilayahV@gmail.com
vi. Email Wilayah VI : ILMPI.WilayahVI@gmail.com
4. Bila sudah diterima dan dicek kelengkapan persyaratan, ILMPI akan
melakukan publikasi kegiatan tersebut di media sosial yang dimiliki
ILMPI maksimal H+3 setelah email diterima.
5. Petunjuk Teknis untuk Pihak Badan Informasi dan komunikasi
PADA FACEBOOK : Poster yang sudah diterima akan dipublikasikan
di Status Facebook Page & Photo Album Facebook Personal, dengan
tag keseluruh akun facebook ILMPI (Nasional dan wilayah) dan
anggota universitas wilayah tersebut yang memiliki facebook. Pada H
- 7 akan diingatkan kembali tentang event tersebut. Pada H - 1 akan
diingatkan kembali tentang event tersebut.
PADA TWITTER : Poster yang sudah diterima akan dipublikasi via
akun Twitter ILMPI WILAYAH universitas tersebut dengan hastag
#ILMPIEVENT dan akan di-mention ke akun ILMPI Nasional
(@ilmpi_nasional). Tweet tentang kegiatan tersebut akan disimpan di
favorites. Pada H - 7 acara, akan di informasikan tentang event tersebut,
satu tweet per hari sampai hari H. Bila dari pihak anggota menginginkan,
bisa melakukan live tweet dari kegiatan tersebut dengan melakukan
mention ke akun ILMPI dan di RT oleh ILMPI maksimal live tweet adalah
5 tweet pada hari H. Lampiran Akun Twitter ILMPI WILAYAH :
i. Wilayah I (@ilmpi_wil1)
ii. Wilayah II (@ilmpi_wil2)
iii. Wilayah III (@ilmpi_wil3)
iv. Wilayah IV (@ilmpi_wil4) 49| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
v. Wilayah V (@ilmpi_wil5)
vi. Wilayah VI (@ilmpi_wil6)
PADA WEBSITE : Poster yang sudah diterima akan dipublikasikan di www.ilmpi.org.
Bila dari pihak anggota menginginkan, bisa memberikan event review beserta
beberapa dokumentasi pasca kegiatan sehingga bisa dimasukkan ke dalam website
ILMPI dan akan diintegrasikan ke akun ILMPI untuk diinformasikan.
4.4 PELATIHAN PENGURUS (UPGRADING)
1. Pelatihan dilakukan oleh Koordinator Wilayah berkoordinasi dengan Badan
Pengembangan Organisasi Wilayah.
2. Setiap Wilayah wajib melaksanakan Upgrading Pengurus selambat-lambatnya 1
bulan setelah lengkapnya struktural kepengurusan wilayah. Hal ini ditandai
dengan keluarnya Surat Keputusan Pengurus dari Sekretaris Jenderal.
3. Kegiatan ini dapat ditenderkan kepada anggota ILMPI atau dilakukan oleh
Kepengurusan Wilayah secara langsung.
4. Peserta dalam Kegiatan ini adalah Pengurus ILMPI seluruh kepengurusan Wilayah
maupun staf badan kelengkapan nasional yang berdomisili di wilayah tersebut.
5. Materi yang akan menjadi bahasan adalah :
a. Sejarah & Pengenalan ILMPI
b. Manajemen Organisasi ILMPI
c. Manajemen Konflik
d. Team Work Buliding
e. Analisis Sosial f. Teknik dan etika sidang
6. Metode Penyampaian Materi dapat berupa :
a. Ceramah
b. Studi Kasus
c. Forum Grup Discussion d. Simulasi
7. Kualifikasi Pemateri :
a. Dewan Pertimbangan Organiasi Nasional / Wilayah
b. Pengurus Harian Nasional
c. Himpunan Psikologi (HIMPSI)
d. Pemateri yang berkompeten dibidang yang dibutuhkan
50 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
BAB V
TATA CARA PERSIDANGAN, MUSYAWARAH DAN RAPAT
5.1 TATA CARA PERSIDANGAN
Sidang merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang dapat dilaksanakan
oleh ILMPI. Dengan dilaksanakannya sidang maka akan memudahkan suatu
organisasi untuk menentukan keputusan terkait dengan tujuan diadakannya
sidang. Sidang memiliki kekuatan hukum tertinggi dalam menentukan suatu
keputusan. Oleh karena itu diperlukan suatu aturan sidang untuk memudahkan
jalannya sidang. Aturan sidang yang dibentuk merupakan suatu ketentuan yang
harus dilengkapi, dicermati dan dilaksanakan saat pelaksanaan sidang.
5.1.1 Makna Sidang
1. Sidang merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang dapat
dilaksanakan oleh ILMPI
2. Sidang dinyatakan sah apabila :
a. Terdapat perundingan dan permusyawaratan.
b. Terdapat keputusan yang dihasilkan pada akhir persidangan.
c. Memiliki tujuan sesuai yang ditetapkan oleh masing – masing
peserta sidang.
d. Sidang mengandung seluruh unsur – unsur kelengkapan sidang.
5.1.2 Kelengkapan Sidang
5.1.2.1 Presidium Sidang
1. Presidium sidang yang terdiri pimpinan, wakil pimpinan dan notulen
2. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta sidang yang dipandu oleh panitia pengarah atau presidium sementara yang sebelumnya sudah ditunjuk oleh panitia pengarah
3. Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya
forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan
keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan
ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang.
4. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan berdasarkan tata tertib siding yang disepakati peserta
51 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
5. Presidium sidang hanya memiliki hak untuk mengarahkan
jalannya sidang, tidak memiliki hak suara atau bicara
5.1.2.2 Peserta Sidang
Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang,
A. PESERTA SIDANG PENUH
1. Hak Peserta Penuh a. Hak Bicara : Hak untuk bertanya, mengajukan pendapat
serta usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan
maupun tertulis, mengemukakan kesepakatan atau tidak
sepakat terhadap usulan yang diajukan.
b. Hak Suara : Hak untuk ikut ambil bagian dalam
pemungutan suara (voting).
c. Hak memilih : Hak untuk menentukan pilihan dalam proses
pemilihan
d. Hak dipilih : Hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
2. Kewajiban Peserta Penuh
a. Mentaati tata tertib sidang
b. Menjaga ketenangan siding
B. PESERTA UNDANGAN
1. Hak Peserta Undangan
Hak Bicara : Hak untuk bertanya, mengajukan pendapat serta
usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis
2. Kewajiban Peserta Undangan
a. Mentaati tata tertib sidang
b. Menjaga ketenangan sidang
5.1.2.3 Palu Sidang
1. Palu sidang merupakan instrument utama dalam pelaksanaan siding.
2. Arti ketukan palu :
a. 1 kali ketukan palu : Menerima dan menyerahkan pimpinan siding
52 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Mengesahkan keputusan atau kesepakatan peserta sidang
(keputusan sementara)
Mencabut kembali atau membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru
b. 2 kali ketukan palu :
menskorsing persidangan
mencabut skorsing
c. 3 kali ketukan palu :
Membuka atau menutup siding
Mengesahkan keputusan akhir hasil siding
d. 4 Ketukan berkali-kali :
Memberikan peringatan kepada peserta sidang agar tidak
gaduh
5.1.2.4 Draft Sidang
Permasalahan-permasalahan yang akan dibahas dalam sidang terdiri
dari draft tatib, AD/ART, GBHO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya
oleh tim perumus sidang atau Pengurus Harian Nasional.
5.1.2.5 Lembar Konsideran
Lembaran keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam sidang dan
di tanda tangani oleh presidium sidang
5.1.2.6 Manual Sidang
Catatan tertulis yang memuat susunan acara persidangan serta
kelengkapan tidak wajib lainnya yang mendukung jalannya
persidangan seperti ruangan sidang, meja sidang, dll
5.1.2.7 Tata Tertib Sidang
Tata tertib yang mengatur kelancaran jalannya sidang
5.1.3 Quorum dan Pengambilan Keputusan
5.1.3.1 Quorum 53 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
1. Persidangan dianggap sah apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya
50% + 1 dari jumlah perguruan tinggi yang menjadi anggota sidang.
2. Apabila tidak memenuhi quorum maka persidangan ditunda
maksimal 2x5 menit dan selanjutnya persidangan dianggap sah.
5.1.3.2 Pengambilan Keputusan
1. Keputusan diambil secara musyawarah mufakat.
2. Apabila keputusan tidak dapat diambil seperti butir satu, maka
akan dilakukan lobi terlebih dahulu selama 10 menit, selanjutnya
pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah mufakat.
3. Apabila keputusan tidak dapat diambil seperti butir dua, maka
keputusan diambil melalui pemungutan suara (voting).
5.1.3.3 Pemungutan Suara (voting)
1. Satu universitas hanya berhak satu suara.
2. Keputusan dalam proses pemungutan suara dianggap sah apabila
telah mendapatkan persetujuan sekurang-kurangnya berjumlah
2/3 dari total peserta penuh yang hadir.
3. Apabila hasil pemungutan suara sama, maka pengambilan suara
diulang maksimal 2 (dua) kali dengan diselingi lobi masing-masing
10 menit.
4. Apabila pada butir tiga belum menghasilkan keputusan, maka
selanjutnya pengambilan keputusan diserahkan kepada presidium
sidang.
5.1.4 Ketentuan Dasar Sidang
5.1.4.1 Serah Terima Pimpinan Sidang
Kedua belah pihak berdiri berhadapan, pihak yang menyerahkan mengetuk palu
1 kali dengan berkata,‖ Dengan ini palu sidang dan sidang saya serahkan‖. Pihak kedua
menerima palu sidang kemudian mengetuk palu sidang ke meja sidang 1 kali dengan
berkata, ―Dengan ini palu sidang saya terima dan sidang saya ambil alih.‖ Selanjutnya
sidang dapat dilanjutkan.
5.1.4.2 Mohon Bicara / Izin Bicara 54 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Mohon / Izin Bicara adalah meminta waktu kepada pimpinan sidang
untuk berbicara dan mengemukakan pendapat.
5.1.4.3 Interupsi
Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang
untuk berbicara dan mengemukakan pendapat diatas ―mohon bicara‖
peserta sidang lainnya. Pelaksanaan interupsi dilakukan dengan
mengangkat tangan terlebih dahulu beserta mengucapkan kata interupsi
kemudian dapat berbicara setelah mendapatkan ijin dari presidium sidang.
Apabila dalam persidangan presidium sidang tidak mampu menguasai dan
mengendalikan jalannya persidangan maka Panitia Pengarah (SC)
diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan atas
permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.
Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan
interupsi, yaitu :
1. Interruption point of order, digunakan untuk mengemukakan
pendapat bersifat umum mengenai suatu hal, untuk bertanya dan
meminta kejelasan
2. Interruption point of information, digunakan apabila ingin
memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan
permasalahan yang sedang dibahas
3. Interruption point of justification, digunakan apabila menyatakan
kesepakatan atau setuju pada sebuah argumentasi
4. Interruption point of clarification, digunakan apabila ingin
mengklarifikasi suatu permasalahan
5. Interruption point of privillage, digunakan untuk menyatakan
ketersinggungan terhadap seseorang atau suatu hal
6. Interruption point of explanation, digunakan untuk menyatakan atau
menjelaskan suatu pernyataan yang di sampaikan agar tidak ditangkap
keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap suatu pernyataan
7. Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila
pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah di luar
pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi
55 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
5.1.4.4 Skorsing
Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan
peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Skorsing terbatas. Skorsing yang lama waktunya ditentukan
tergantung kebutuhan. Diawali dengan ―skorsing 2x… dibuka‖
atau apabila waktu skorsing yang telah disepakati terhitung lama
dapat diawali dengan ―skorsing sampai …. dibuka‖
2. Skorsing tak terbatas. Skorsing diambil disebabkan oleh suatu
hal darurat terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan
lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Diawali dengan
―skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka‖.
3. Lobbying. Penentuan jalan tengah karena konflik disertai
skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan
antara dua pihak atau lebih yang berseberangan secara informal.
4. Pembekuan Sidang. Langkah ini diambil apabila karena suatu hal
sidang terus menerus mengalami kebuntuan (dead-lock) dan setelah
melalui jalan skorsing tak terbatas tetap mengalami kebuntuan. Dalam
hal ini pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak
membekukan sidang. Dengan catatan merupakan langkah terakhir
yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak
membuahkan hasil. Jika pembekuan sidang dilaksanakan maka secara
otomatis organisasi yang bersangkutan akan ikut membeku.
5.1.4.5 Peninjauan Kembali
Mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan
atau putusan yang telah ditetapkan. Peninjauan kembali dapat
dilakukan apabila telah mendapat persetujan dari peserta sidang.
5.1.4.6 SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan
dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan
mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya,
mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada
peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, 56 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum,
atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan
peserta sidang yang lain.
5.1.5 Ketentuan Lain-Lain
1. Membuka Sidang. Dengan ketukan palu sidang 3 kali ―Atas berkat
rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan ini saya nyatakan sidang dibuka‖
2. Menutup Sidang. Dengan ketukan palu sidang 3 kali ―Atas berkat
rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan ini saya nyatakan sidang ditutup‖
3. Mengesahkan keputusan akhir sidang. Dengan ketukan palu sidang
3 kali ―Atas berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan ini saya
nyatakan keputusan … disahkan‖
4. Mengalihkan Pimpinan Sidang. Dengan ketukan palu sidang 1 kali ―Dengan
ini palu sidang dan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang
selanjutnya‖
5. Mengambil Alih Pimpinan Sidang. Dengan ketukan palu sidang 1 kali
―Dengan ini palu sidang dan sidang saya ambil alih‖
6. Membatalkan ketukan yang keliru. Dengan ketukan palu sidang 1 kali
―Dengan ini saya menyatakan ketukan sebelumnya keliru‖
7. Menskorsing Sidang. Dengan ketukan palu sidang 2 kali ―Dengan ini
sidang diskorsing selama …. menit‖
8. Mencabut Skorsing. Dengan ketukan palu sidang 2 kali ―Dengan ini
skorsing … menit dicabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan‖
9. Memberi Peringatan kepada Peserta Sidang. Dengan ketukan palu
sidang berkali-kali ―Peserta sidang diharapkan ketenangannya!‖
5.2 MUSYAWARAH DAN RAPAT
5.2.1 Nasional
5.2.1.1 Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional
1. Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional dilakukan satu kali dalam
satu periode kepengurusan pada awal tahun (pada bulan Maret) dan
dilaksanakan dalam rangkaian acara yang bersamaan.
2. Musyawararah Nasional dinyatakan sah apabila dihadiri oleh ½ n
+ 1 dari seluruh anggota ILMPI.
57 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Musyawarah Nasional merupakan kegiatan dimana Sekeretaris
Jenderal sebelumnya bertanggung jawab atas masa satu
periode kepengurusannya yang telah berjalan.
4. Musyawarah Nasional membahas, menetapkan dan mengesahkan
Anggaran Dasar serta Anggaran Rumah Tangga ILMPI.
5. Musyawarah Nasional membahas, menetapkan dan mengesahkan
Garis Besar Haluan Organisasi dan Garis Besar Haluan Kerja ILMPI.
6. Musyawarah Nasional membahas, menetapkan dan
mengesahkan rekomendasi dalam lingkup nasional
7. Pengurus Harian Nasional, baik Sekretaris Jenderal dan
Koordinator Badan Kelengkapan Nasional ILMPI dipilih ketika
Musyawarah Nasional.
8. Sekretaris Jendral terpilih, dilantik oleh Presidium Sidang dalam
Musyawarah Nasional.
9. Setelah Musyawarah Nasional dan Sebelum Memasuki Rapat Kerja
Nasional, Sekretaris Jendral terpilih melantik Kepengurusan Wilayah.
10. Rapat Kerja Nasional menghasilkan perencanaan program kerja
dalam lingkup nasional, baik program kerja terpusat maupun
program kerja nasional.
11. Rapat Kerja Nasional terdiri dari :
a. Rapat Komisi sesuai dengan jumlah badan kelengkapan
nasional untuk menyusun rekomendasi program kerja
nasional pada tiap badan tersebut.
b. Rapat Pleno untuk mempresentasikan hasil rapat komisi.
c. Rapat Paripurna untuk menetapkan dan mengesahkan
kesepakatan program kerja nasional.
12. Rapat Kerja Nasional dipimpin oleh Sekretaris Jendral terpilih
sebagai Pimpinan sidang tetap.
13. Rapat Kerja Nasional menetapkan tempat penyelenggaraan
Rapat Koordinasi Nasional berikutnya. Hal ini dilakukan dengan
mekanisme pengajuan tender.
14. Rapat Kerja Nasional menetapkan tempat penyelenggaraan
Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional berikutnya. Hal ini
dilakukan dengan mekanisme pengajuan tender.
58 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
15. Rapat Kerja Nasional Terdapat pengajuan tender tuan rumah
terhadap program kerja nasional kepada instistusi atau wilayah.
16. Rapat Kerja Nasional mengundang seluruh Kepengurusan
Nasional dan Kepengurusan Wilayah ILMPI
5.2.1.2 Musyawarah Nasional Luar Biasa
1. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) diadakan apabila
diajukan oleh sekurang-kurangnya dari 2/3 jumlah anggota ILMPI.
2. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) ILMPI juga dapat
diadakan atas permintaan Pengurus Harian Nasional dengan
persetujuan dari sekurang-kurangnya dari 2/3 perguruan tinggi
anggota ILMPI.
3. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) diselenggarakan
oleh Pengurus Harian Nasional.
4. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) mempunyai
wewenang yang sama seperti Musyawarah Nasional
5.2.1.3 Rapat Koordinasi Nasional
1. Rapat Koordinasi Nasional dilakukan selambat- lambatnya enam
bulan setelah Rapat Kerja Nasional.
2. Rapat Koordinasi Nasional dipimpin oleh Sekretaris Jenderal
sebagai Pimpinan sidang tetap.
3. Rapat Koordinasi Nasional dilakukan untuk mengetahui progres
pelaksanaan program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja
Nasional sebelumnya.
4. Rapat Koordinasi Nasional juga membahas mengenai rekomendasi-
rekomendasi yang akan dibawa ke Musyawarah Nasional selanjutnya,
pembahasan persiapan Musyawarah Nasional selanjutnya (draft, susunan
acara hingga mencari solusi jika terdapat hambatan selama proses
persiapan dan lain sebagainya) serta pembahasan isu nasional.
5. Rapat Koordinasi Nasional mengundang seluruh Pengurus
Nasional dan Pengurus Wilayah ILMPI.
5.2.1.4 Rapat Koordinasi Pengurus Harian Nasional 59 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
1. Rapat Koordinasi Pengurus Nasional dapat ditentukan sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
2. Rapat Koordinasi Pengurus Nasional dapat melalui media apa
pun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengurus Nasional minimal
dilakukan sebanyak enam kali dalam satu periode kepengurusan.
5.2.1.5 Rapat Badan Kelengkapan Nasional
1. Rapat Badan Kelengkapan Nasional dapat ditentukan sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
2. Rapat Badan Kelengkapan Nasional dapat melalui media apa pun
sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
3. Pelaksanaan Rapat Badan Kelengkapan Nasional minimal dilakukan
sebanyak dua belas kali dalam satu periode kepengurusan.
4. Setiap rapat badan kelengkapan nasional menghasilkan notulensi.
Penjelasan tentang notulensi akan dijelaskan pada pembahasan
Notulensi.
5.2.1.6 Rapat Badan Kelengkapan Wilayah
1. Rapat Badan Kelengkapan Wilayah dapat ditentukan sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
2. Rapat Badan Kelengkapan Wilayah dapat melalui media apa pun
sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
3. Pelaksanaan Rapat Badan Kelengkapan Wilayah minimal dilakukan
sebanyak dua belas kali dalam satu periode kepengurusan.
4. Setiap rapat badan kelengkapan wilayah menghasilkan notulensi.
Penjelasan tentang notulensi akan diatur pada BAB Notulensi.
5.2.2 Wilayah
5.2.1 Musyawarah Wilayah
1. Musyawarah wilayah dilakukan sebelum Musyawarah Nasional
periode selanjutnya dilaksanakan, selambat-lambatnya 3 Minggu
sebelum agenda Musyawarah & Rapat Kerja Nasional.
60 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
2. Musyawararah wilayah dinyatakan sah apabila dihadiri oleh ½ n
+ 1 dari seluruh anggota ILMPI wilayah.
3. Musyawarah wilayah menetapkan Koordinator Wilayah dan
Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah
4. Musyawarah wilayah menetapkan Rapat Kerja Wilayah selanjutnya.
5. Musyawarah wilayah menetapkan rekomendasi dalam lingkup wilayah.
6. Musyawarah wilayah merupakan kegiatan dimana koordinator
wilayah sebelumnya bertanggung jawab atas masa satu periode
kepengurusannya yang telah berjalan.
5.2.2.2 Musyawarah Wilayah Luar Biasa
1. Musyawarah Wilayah Luar Biasa (MUSWILUB) diadakan apabila
diajukan oleh sekurang-kurangnya 2/3 jumlah anggota wilayah.
2. Musyawarah Wilayah Luar Biasa (MUSWILUB) juga dapat diadakan
atas permintaan Pengurus Harian Wilayah dengan persetujuan dari
sekurang-kurangnya 2/3 jumlah perguruan tinggi anggota wilayah.
3. Musyawarah Wilayah Luar Biasa (MUSWILUB) diselenggarakan
oleh Pengurus Harian Wilayah
5.2.2.3 Rapat Kerja Wilayah
1. Rapat Kerja Wilayah dilakukan setelah Rapat Kerja Nasional
berlangsung.
2. Rapat Kerja Wilayah dilakukan dengan pembagian komisi sesuai
dengan jumlah badan kelengkapan wilayah, kemudian
dilanjutkan dengan rapat pleno dan rapat paripurna,
pembahasan perkembangan wilayah oleh pengurus harian
wilayah dan keputusan tambahan lainnya.
5.2.2.4 Rapat Koordinasi Wilayah
1. Rapat Koordinasi Wilayah dilakukan sesuai kebutuhan masing-
masing wilayah
2. Rapat Koordinasi Wilayah dilakukan untuk mengetahui progres
pelaksanaan program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja
Wilayah sebelumnya. 61 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
3. Rapat Koordinasi Wilayah mengundang pengurus dan anggota
ILMPI dalam lingkup wilayah
5.2.2.5 Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah
1. Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah dapat ditentukan
sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
2. Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah dapat melalui media
apa pun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.
3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah minimal
dilakukan sebanyak enam kali dalam satu periode kepengurusan
62 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
BAB VI
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Laporan Perkembangan dan Laporan Pertanggungjawaban sangatlah penting untuk
mengetahui sejauh mana Organisasi ILMPI bergerak. Laporan secara tertulis
menjadi sebuah bukti autentik sebuah capaian yang telah berhasil diraih oleh ILMPI.
Hal ini menjadi bahan evaluasi untuk kepengurusan selanjutnya agar dapat
menjalankan roda organisasi dengan lebih baik lagi. Aturan dalam bab ini berlaku
6.1 LAPORAN PERKEMBANGAN (PROGRESS REPORT)
1. Penyampaian laporan ini diharapkan menjadi masukan dan bahan evaluasi
bersama pada setengah masa kepengurusan berjalan
2. Laporan Perkembangan disampaikan pada saat Rapat Koordinasi Nasional.
3. Penyampaian Laporan Perkembangan Kepengurusan Nasional disampaikan
oleh masing-masing Koordinator Badan Kelengkapan Nasional
4. Penyampaian Laporan Perkembangan Kepengurusan Wilayah disampaikan
oleh masing-masing Koordinator Wilayah.
5. Format laporan perkembangan untuk kepengurusan Nasional:
a. Pendahuluan
b. Nama Pengurus Badan
Koordinator Badan : Nama dan asal institusi
Staf Badan : Nama dan asal institusi
c. Laporan Program Kerja
Program Kerja Terlaksana / Tercapai
Program Kerja dalam Proses Pelaksanaan
Rencana Teknis Pelaksanaan Program Kerja Pasca Pelaporan
d. Hambatan Program Kerja
e. Laporan Keuangan (hanya untuk Badan Keuangan
Nasional) Laporan Pemasukan
Laporan Pengeluaran
6. Format laporan perkembangan untuk kepengurusan wilayah:
a. Pendahuluan
b. Struktur Kepengurusan Wilayah 63 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Nama Wilayah
Koordinator Wilayah : Nama dan asal institusi
Nama Koordinator Badan : Nama dan asal institusi
Staf Badan : Nama dan asal institusi
c. Kondisi Kepengurusan Wilayah
d. Laporan Program Kerja
Program Kerja Terlaksana / Tercapai
Program Kerja dalam Proses Pelaksanaan
Rencana Teknis Pelaksanaan Program Kerja Pasca Pelaporan
e. Hambatan Program Kerja
f. Dokumentasi Kegiatan terlaksana
g. Laporan Keuangan Wilayah (Hanya Untuk Badan Keuangan Wilayah)
Laporan Pemasukan
Laporan Pengeluaran
7. Koordinator Badan kelengkapan Nasional & Koordinator Wilayah mengirimkan
laporan perkembangan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum Rapat Koordinasi
Nasional kepada Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional untuk dihimpun.
6.2 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN WILAYAH
1. Laporan Pertanggungjawaban wilayah disampaikan pada Musyawarah
Wilayah oleh Koordinator Wilayah
2. Masing-masing Badan Kelengkapan membuat Laporan Pertanggungjawaban
perbadan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum Musyawarah Wilayah dilaksanakan
3. Koordinator Badan Kesekretarian wilayah, bertugas untuk mengumpulkan
laporan perbadan, dan menyusunnya sesuai format yang telah ditentukan
4. Laporan pertanggungjawaban yang telah tersusun rapi sesuai dengan
format yang ditentukan, kemudian harus dikirimkan kepada Koordinator
Badan Kesekretariatan Nasional selambat-lambatnya 2 minggu sebelum
agenda Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional untuk diarsipkan.
5. Format laporan pertanggungjawaban wilayah :
a. Pendahuluan
b. Struktur Kepengurusan
Wilayah Nama Wilayah
64 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Koordinator Wilayah : Nama dan asal institusi
Nama Koordinator Badan : Nama dan asal institusi
Staf Badan : Nama dan asal institusi
c. Penilaian Kinerja/kontribusi Masing-Masing Pengurus
d. Kondisi Kepengurusan Masing-Masing Badan
e. Penilaian Keberhasilan Pengembangan Jangka Panjang (mengacu pada GBHO) :
i. Bidang Internal
a) Sumber Daya Manusia
b) Manajerial
c) Program Kerja
d) Komunikasi dan Koordinasi
e) Finansial
f) Keorganisasian
ii. Bidang Eksternal
f. Penilian Keberhasilan Pengembangan Jangka Pendek (mengacu pada GBHO) :
i. Bidang Internal
a) Sumber Daya Manusia
b) Manajerial
c) Program Kerja
d) Komunikasi dan Koordinasi
e) Finansial
f) Keorganisasian
ii. Bidang Eksternal
g. Laporan Keuangan
Laporan Pemasukan
Laporan Pengeluaran
h. Saran Untuk Kepengurusan berikutnya
i. Lampiran
Dokumentasi Kegiatan
Surat Masuk & Keluar
Bon/Kuitansi Pembayaran & Penerimaan
65 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
6. Laporan Pertanggungjawaban wajib diberikan dalam bentuk hardcopy kepada
anggota ILMPI yang hadir dalam musyawarah wilayah, minimal satu institusi
mendapatkan satu
6.3 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL
1. Laporan Pertanggungjawaban Nasional disampaikan pada musyawarah
Nasional yang disampaikan oleh Sekretaris Jenderal
2. Masing-masing Badan Kelengkapan Nasional membuat Laporan Pertanggungjawaban
perbadan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum Musyawarah Nasional dilaksanakan
3. Koordinator Badan Kesekretarian Nasional, bertugas untuk mengumpulkan
laporan perbadan, dan menyusunnya sesuai format yang telah ditentukan
4. Format laporan pertanggungjawaban Nasional :
a. Pendahuluan
b. Struktur Kepengurusan
Nama Koordinator Badan : Nama dan asal institusi
Staf Badan : Nama dan asal institusi
c. Penilaian Kinerja/kontribusi Masing-Masing Pengurus
d. Kondisi Kepengurusan Masing-Masing Badan
e. Penilaian Keberhasilan Pengembangan Jangka Panjang (mengacu pada GBHO)
i. Bidang Internal
a) Sumber Daya Manusia
b) Manajerial
c) Program Kerja
d) Komunikasi dan Koordinasi
e) Finansial
f) Keorganisasian
ii. Bidang Eksternal
f. Penilian Keberhasilan Pengembangan Jangka Pendek (mengacu pada GBHO)
i. Bidang Internal
a) Sumber Daya Manusia
b) Manajerial
c) Program Kerja
d) Komunikasi dan Koordinasi
66 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
e) Finansial
f) Keorganisasian ii.
Bidang Eksternal
g. Laporan Keuangan
Laporan Pemasukan
Laporan Pengeluaran
h. Saran Untuk Kepengurusan berikutnya
i. Lampiran
Dokumentasi Kegiatan
Surat Masuk & Keluar
Bon/Kuitansi Pembayaran & Penerimaan
5. Laporan Pertanggungjawaban wajib diberikan dalam bentuk hardcopy dan
softcopy kepada anggota ILMPI yang hadir dalam Musyawarah Nasional,
minimal satu institusi mendapatkan satu
6. 4 STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Format keuangan Nasional dan Wilayah adalah sama 2. Di pojok kiri atas dituliskan Nama Lembaga, yaitu Ikatan Lembaga
Mahasiswa Psikologi Indonesia 3. Di bawah Nama Lembaga dituliskan Kode Keuangan
Pengurus Harian Nasional : 000
Pengurus Harian Wilayah 1 : 000-1
Pengurus Harian Wilayah 2 : 000-2
Pengurus Harian Wilayah 3 : 000-3
Pengurus Harian Wilayah 4 : 000-4
Pengurus Harian Wilayah 5 : 000-5
Pengurus Harian Wilayah 6 : 000-6
4. Rekapitulasi pemasukan (kredit) dan pengeluaran (debit) ditulis dalam dua table
terpisah.
5. Tabel Pemasukan terdiri dari Nomor, Tanggal, Nomor Kwitansi, Jalur
Pemasukan, Pemberi, Uraian, dan Jumlah.
Nomor Urut Pencatatan
Nomor Kwitansi
67 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Keterangan : Nomor kwitansi pada setiap pemasukan. Bukti kwitansi
pemasukan diberikan pada pemberi, sementara badan keuangan
hanya mencatat nomor kwitansinya. Bila uang pemasukan diterima
melalui transfer bank, maka kwitansi tidak diwajibkan ada, tetapi harus
ada struk bukti transfer.
Jalur Pemasukan
Keterangan : Jalur pemasukan dituliskan sesuai cara penerimaan,
tunai atau transfer.
Pemberi
Keterangan : Pemberi ialah nama orang/lembaga/toko yang menjadi
sumber pemasukan. Bila pemberi adalah nama orang, maka perlu
dituliskan asal lembaga atau institusi orang tersebut.
Uraian
Keterangan : Uraian berisi penjelasan umum dari pemasukan yang
diterima: Nominal
Keterangan : berisi nominal yang diterima. Pada kolom kanan akhir
merupakan nominal uang yang diterima. Pada baris terakhir table
merupakan total uang yang diterima selama satu periode kepengurusan
6. Tabel Pengeluaran terdiri dari Nomor, Tanggal, Nomor Kwitansi, Jalur
Pengeluaran, Penerima, Uraian, dan Jumlah.
7. Saldo Akhir merupakan selisih akhir dari pemasukan dan pengeluaran.
8. Seluruh kwitansi yang dikeluarkan badan keuangan harus dibubuhi
tandatangan badan keuangan yang disertai kode keuangan dan stempel ILMPI.
9. Seluruh kwitansi yang diterima badan keuangan harus dibubuhi tandatangan
dan stempel bagi lembaga/toko yang menerima dan/atau materai 6000 bagi
perorangan apabila jumlah nominal pengeluaran atau penerimaan di atas
Rp 1.000.000.
10. Seluruh bukti pemasukan dan pembelanjaan badan keuangan di lampirkan
pada akhir Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (LPJK)
11. Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (LPJK) pada PHN ditandatangani
oleh koordinator Badan Keuangan Nasional dan Sekretaris Jendral (Sekjend).
12. Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (LPJK) pada PHW ditandatangani
oleh koordinator Badan Keuangan Wilayah dan Koordinator Wilayah.
68 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
6.5 STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PENILAIAN KONTRIBUSI
PENGURUS
1. Setiap pengurus ILMPI baik nasional maupun wilayah akan mendapatkan
penilaian kontribusi dengan menggunakan sistem penilaian 360 derajat.
Sistem 360 derajat dimana Individu dinilai oleh diri sendiri (S), rekan kerja
(P) dan atasan/staf (O). Penilaian sebagai berikut :
a. Kontribusi Sekretaris Jenderal dinilai oleh diri sendiri (S), Koordinator
Badan Kelengkapan Nasional (P) dan Koordinator Wilayah (O)
b. Kontribusi Koordinator Wilayah dinilai oleh diri sendiri (S), Koordinator
Badan Kelengkapan Wilayah (P) dan Sekretaris Jenderal (O).
c. Kontribusi Koordinator Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah dinilai oleh
diri sendiri (S), Koordinator Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah lainnya
(P) dan Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah (O).
d. Kontribusi Staf Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah dinilai oleh diri
sendiri (S), Staf Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah dibadannya
(P) dan Koordinator Badan Kelengkapan Nasional/Wilayahnya (O).
e. Kontribusi Koordinator Provinsi dinilai oleh diri sendiri (S), Koordinator
Badan Kelengkapan Wilayah (P) dan Koordinator Wilayah (O).
2. Penilaian kontribusi dilakukan dengan ketentuan dan format sebagai berikut:
A. Indikator penilaian
a. Komunikasi
- Informatif. Adanya penyampaian informasi antar pengurus lain.
Untuk Koordinator Badan Kelengkapan mencangkup kepada
Sekjend/Koorwil, sesama Koordinator Badan Kelengkapan
Nasional/Wilayah dan staf Badan Kelengkapannya sendiri. Untuk
staf Badan Kelengkapan mencangkup kepada Koordinator Badan
Kelengkapan sendiri dan staf di Badan Kelengkapannya sendiri
- Koordinatif. Untuk Koordinator Badan Kelengkapan dapat
Memberikan arahan dan pembagian tugas yang jelas dan sistematis.
- Komunikatif. Mengikuti Netmeeting dengan berpartisipasi aktif
dalam rapat melalui media sosial seperti facebook, line,
whatsapp, bbm, skype, dan media lainnya, ataupun ikut serta
pada rapat tatap muka secara langsung.
69 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
- Responsif. Merespon dengan cepat dan tanggap dengan baik
terhadap segala komunikasi yang diberikan melalui segala jenis
media komunikasi meliputi telepon, sms, chat dan sebagainya
b. Kinerja
- Produktif. Melakukan aktifitas/kinerja yang sesuai dengan tugas
pokok, fungsi, wewenang dan kewajiban yang sesuai dengan
jabatan yang diamanahkan dalam kepengurusan ILMPI.
- Responsibilitif. Bertanggung jawab untuk menjalankan
arahan atau instruksi tugas yang telah diberikan
- Kontributif. Mengikuti segala rangkaian kegiatan Wajib yang
dilakukan oleh ILMPI. Seperti Musyawarah Nasional/Wilayah,
Rapat Kerja Nasional/Wilayah, Rapat Koordinasi
Nasional/Wilayah, Pra-Mukernas dan Upgrading Pengurus.
- Aktif. Mengikuti segala agenda kegiatan yang diadakan dalam
struktural kepengurusan wilayah atau nasional diluar agenda wajib.
- Inisiatif. Tanggap terhadap isu dan permasalahan yang sedang
hangat, memberikan ide dan saran yang baru, melakukan
pemecahan masalah tanpa harus diintruksikan terlebih dahulu
B. Kriteria penilaian
- 80—100 kontribusi/ kinerja sangat tinggi.
- 68—79 kontribusi/ kinerja melebihi yang diharapkan, jauh di atas
rata-rata pengurus pada umumnya.
- 56—67 kontribusi/ kinerja pada tingkatan sama dengan yang
diharapkan.
- 33—55 kontribusi/ kinerja tidak mencapai sasaran yang seharusnya.
- 0—32 secara keseluruhan kontribusi/ kinerja tidak memuaskan.
6.6 PARAMETER PENERIMAAN LAPORAN PERTANGUNGJAWABAN
1. Parameter Laporan Pertanggungjawaban dimaksudkan agar dapat menjadi
suatu tolak ukur bagi penilaian Laporan Pertanggungjawaban pengurus.
2. Penilaian Laporan Pertanggungjawaban dirujuk berdasarkan penilaian
yang diberikan oleh institusi anggota ILMPI yang hadir, dengan teknis
penilaian sebagai berikut :
70 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
institusi yang hadir dalam musyawarah WAJIB memberikan satu
skor penilaian
Setiap Institusi memberikan nilai Laporan Pertanggungjawaban
dengan skor 1 sampai dengan 10 (1-10)
skor yang diperoleh dari masing-masing institusi kemudian
dijumlahkan, sehingga menghasilkan SKOR TOTAL
SKOR TOTAL tersebut dibagi dengan jumlah institusi yang hadir,
kemudian menghasilkan SKOR AKHIR
SKOR AKHIR digunakan untuk menjadi penilaian laporan
pertanggungjawaban
3. Kategorisasi SKOR AKHIR :
9,6 – 10 = A+ 7,6 - 8,9 = B+ 5,6 - 5,9 = C+ 3,6 - 3,9 = D+
8,6 - 9,5 = A 6,6 - 7,5 = B 4,6 - 5,5 = C 2,6 - 3,5 = D
8,0 - 8,5 = A- 6,0 - 6,5 = B- 4,0 - 4,5 = C- 2,0 - 2,5 = D-
< 2,0 = E
4. Laporan pertanggungjawaban diterima, bila SKOR AKHIR bernilai A+, A, A-,
B+, B, dan B-
5. Laporan pertanggungjawaban diterima bersyarat, bila SKOR AKHIR bernilai
C+,C, C-, D+ dan D
6. Laporan pertanggungjawaban ditolak, bila SKOR AKHIR bernilai D- dan E
71 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
BAB VII
LAMBANG DAN ATRIBUT ORGANISASI
Lambang & Atribut ILMPI ditetapkan dalam Musyawarah Nasional, oleh karena itu
perubahan pada lambang dan atribut ILMPI hanya bisa dilakukan pada saat Musyawarah
Nasional. Lambang di buat oleh Ivan Sufiansyah dari (UIN Sunan Gunung Djati Bandung)
7.1 LAMBANG ORGANISASI
Trisula bersayap : Melambangkan psikologi yang memiliki jaringan yang
luas, dalam arti ILMPI merupakan Lembaga Mahasiswa Psikologi yang
jaringannya luas se Indonesia
Segitiga : Melambangkan bahwa ILMPI berlandaskan Tri Dharma Perguruan
Tinggi.
Merah – putih : Melambangkan Sebagai wadah yang mempersatukan seluruh
Lembaga Eksekutif Mahasiswa se- Indonesia dengan segala dinamika.
Atap : diibaratkan sebagai martabat, untuk menjaga Trisula bersayap atau
ILMPI dengan martabat
Tiang : berperan sebagai penyangga organisasi supaya tetap kokoh dan berdiri.
Garis berwarna emas dibalik atap, tangga, tiang : mengibaratkan Pancasila
(5 sila pancasila)
Tangga : Mengibaratkan organisasi yang selalu berjalan naik
keatas. Warna ungu : melambangkan kebijaksanaan
Warna emas : melambangkan kejayaan.
72 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
7.1.1 Standar Operational Procedure (SOP) Penggunaan Lambang
1. Lambang ILMPI digunakan sesuai aturan yang berlaku
2. Lambang ILMPI dapat diunduh di http://ilmpi.org
3. Background dari lambang ILMPI harus putih. Jika warna lambang
menggunakan warna yang sama dengan aslinya.
4. Dimensi Lambang ILMPI harus berbentuk Persegi atau segi lima
5. Ketika lambang diperbesar/diperkecil harus mempertahankan lambang
agar tetap proporsional (tidak dibuat menjadi lebar/panjang sehingga
mendistorsi bentuk logo).
6. Lambang ILMPI dapat ditempelkan di almamater institusi anggota,
dengan ketentuan harus ditempel pada lengan kanan.
7. Untuk karya desain grafis lambang ILMPI bisa diganti warna,
disesuaikan dengan kebutuhan, akan tetapi hanya bisa menggunakan
satu warna solid saja (monochrome).
8. Penggunaan lambang ILMPI diluar kepentingan organisasi harus
diketahui oleh Pengurus Harian Nasional atau Pengurus Harian Wilayah.
7.2 ATRIBUT ORGANISASI
7.2.1 Stempel ILMPI
Desain Stempel dibuat Oleh
Muhammad Yassirullah (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)
73 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
7.2.2 Bendera ILMPI
Desain Bendera dibuat Oleh
Agus Setyawan (Universitas Islam 45 Bekasi)
Untuk bendera ILMPI wilayah merujuk pada gambar stempel wilayah
74 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
7.2.3 Mars ILMPI
Lirik dibuat oleh
Dede Supriyatna (Universitas Az-zahra) &
Agus Setyawan ( Universitas Islam 45 Bekasi)
Kami mahasiswa Psikologi
Datang memenuhi panggilan nurani
Ragam almamater harmoni
Dalam pancasila kobarkan semangat
Perubahan untuk Indonesia.....
Langkahkan kaki menjadi yang terdepan,
Rapatkan barisan jaga kesatuan.
Saling berbagi ilmu pengetahuan
ILMPI untuk Indonesia..
Tak kenal menyerah, maju dan bergerak
Mendarmakan bakti untuk negeri
Wujudkan Indonesia tersenyum dengan psikologi
Hidup Psikologi....
Hidup Psikologi…
Wujudkan Indonesia tersenyum dengan psikologi
75| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
7.2.4 Almamater ILMPI
Desain dibuat oleh
Muhammad Yassirullah (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)
76 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
KETERANGAN LAIN :
Jaket Almamater ini hanya boleh diproduksi oleh Badan Keuangan Nasional.
Jaket ini hanya boleh dimiliki oleh mahasiswa yang institusinya tergabung
sebagai anggota ILMPI.
Bahan Dasar : American Drill Warna Hitam
Furing (bahan bagian dalam) : Bahan Jaring Warna
Hitam Kancing Press Plastik Warna Putih
77 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
LAMPIRAN
78 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I
Contoh Surat Keluar Nasional
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)
Gedung Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Jl Kertamukti No 5, Cirendeu, Ciputat, Jakarta
No : 001/I/PHN/ILMPI/III/2014 6 Maret 2014 Lamp : - Hal : Surat Pemberitahuan
Kepada Yth. ......................................
Dengan hormat, Sehubungan....(Pembukaan).............................................................................................................
.................................................................................................................. ...............................................................................................................................(ISI)....................
......................................................................................................................................................................
................. ............................................(PENUTUP)..........................................................................................
......................................................................................................................................................................
.................................................................................
Hormat Kami,
Sekretaris Jenderal ILMPI Koordinator Badan Kesekretariatan
Nasional ILMPI
TTD TTD & STEMPEL
Muhammad Yassirullah Lilis Suryani
Contoh Surat Keluar Wilayah
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH VI (SULAWESI, MALUKU, & PAPUA)
Gedung Fakultas Psikologi Universitas 45 Makasar Jl Urip Sumoharjo KM 6, Makasar, Sulawesi Selatan
No : 001/E/PHW/ILMPIWIL-VI/IV/2014 1 April 2014 Lamp : 1
Hal : Surat Keterangan
Kepada
Yth. ......................................
Dengan hormat,
Sehubungan....(Pembukaan)............................................................................................................. ..................................................................................................................
...............................................................................................................................(ISI).................... ...................................................................................................................................................................... .................
............................................(PENUTUP).......................................................................................... ...................................................................................................................................................................... .................................................................................
Hormat Kami,
Koordinator Wilayah Koor Badan Kesekretariatan Wilayah
TTD TTD & STEMPEL
Nurhikmah Atin
Contoh Surat Keluar Kepanitian
PANITIA RAPAT KOORDINASI NASIONAL IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI
INDONESIA
TAHUN 2014 Gedung Student Center Lt. 3 UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta - 55281
No : 001/Pan-RAKERNAS/ILMPI/VI/2014 1 Juni 2014 Lamp : 3
Hal : Surat Undangan
Kepada Yth. ......................................
Dengan hormat, Sehubungan(Pembukaan)................................................................................................................. ...............................................................................................................................(ISI)....................
................................................................................................................................................... ............................................(PENUTUP)........................................................................ ..................
................................................................................
Hormat Kami,
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
TTD TTD & STEMPEL
Sina Maulidi Rauhana Shofia Zikrina
(NIM) (NIM)
Sekretaris Jendral ILMPI Ketua BEMJ Psikologi
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
TTD & STEMPEL TTD & STEMPEL
Muhammad Yassirullah A. Miyarul Ilmi
(NIM)
Mengetahui
Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan/Ketua Jurusan/Prodi Psikologi
TTD & STEMPEL
NAMA
Contoh Surat Keputusan Anggota
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)
Gedung Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Jl Kertamukti No 5, Cirendeu, Ciputat, Jakarta
SURAT KEPUTUSAN ANGGOTA 001/SK-A/PHN/ILMPI/V/2014
Tentang
Ketetapan Menjadi Anggota
Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia
Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa Menimbang 1. Anggota ILMPI adalah Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program
Studi/Fakultas Psikologi di Indonesia. 2. Keanggotaan ILMPI ditetapkan dalam Musyawarah Nasional atau dengan surat
keputusan Sekretaris Jenderal berdasarkan rekomendasi Koordinator Wilayah. 3. Setiap Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program Studi/Fakultas Psikologi
dapat menjadi anggota ILMPI secara resmi dan sah jika telah mendaftarkan diri dengan melengkapi administrasi yang akan ditetapkan kemudian
Mengingat 1. Anggaran Dasar Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab VII tentang Keanggotaan
2. Anggaran Rumah Tangga Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab I tentang Keanggotaan.
Memperhatikan 1. Surat masuk dari Himpunan Mahasiswa Psikologi Universitas .......... Nomor
........ perihal permohonan menjadi anggota ILMPI dengan tanggal surat ............
2. Surat Rekomendasi dari Koordinator Wilayah .......................... Nomor ........
dengan tanggal surat ..............
Menetapkan . MEMUTUSKAN
Pertama HIMPUNAN MAHASISWA PSIKOLOGI UNIVERSITAS .............. SEBAGAI
ANGGOTA IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA
Kedua Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perubahan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
Ketiga Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta Pada Tanggal 1 Mei 2014
Sekretaris Jenderal Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia
TTD & STAMPEL Muhammad Yassirullah
Contoh Surat Keputusan Pengurus
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)
Gedung Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Jl Kertamukti No 5, Cirendeu, Ciputat, Jakarta
SURAT KEPUTUSAN PENGURUS 002/SK-P/PHN/ILMPI/V/2014
Tentang Ketetapan Struktur Kepengurusan
Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Wilayah I (Sumatera) Periode 20.... - 20....
Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa Menimbang Pengurus Harian Wilayah Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia adalah Pengurus Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia ditingkat Wilayah yang
dipimpin oleh Koordinator Wilayah.
Mengingat 1. Anggaran Dasar Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab VIII tentang Struktur Organisasi
2. Anggaran Rumah Tangga Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab II tentang Kepengurusan dan Bab III Pasal 14 dan pasal 16 ayat 3 tentang Pengurus Harian Wilayah dan Badan Kelengkapan Wilayah.
Memperhatikan 1. Hasil Musyawarah Wilayah I Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia ke-.... yang diselenggarakan pada tanggal ........... di ............ tentang Pengurus Harian Wilayah I (Sumatera) Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia.
2. Hasil Open Recruitment oleh Pengurus Harian Wilayah I (Sumatera) Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia pada tanggal ........
MEMUTUSKAN Menetapkan . Pertama STRUKTUR KEPENGURUSAN IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH I (SUMATERA) PERIODE 20... – 20..., SEBAGAI BERIKUT :
Nama Lengkap Asal Universitas Sebagai ............ (Jabatan)
Nama Lengkap Asal Universitas Sebagai ............ (Jabatan)
Kedua Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perubahan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Ketiga Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta Pada Tanggal 1 Mei 2014
Sekretaris Jendral Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia
TTD & STAMPEL Muhammad Yassirullah
Contoh Surat Ketetapan
MUSYAWARAH & RAPAT KERJA NASIONAL IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI
INDONESIA KE-...... TAHUN ......
Kesekretariatan Panitia :
KETETAPAN MUSYAWARAH NASIONAL
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA
No : 001/PAN-MUKERNAS/ILMPI/III/2015
Tentang :
Pengesahan Manual Acara Musyawarah Nasional Ke-... Tahun....
Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Musyawarah Nasional Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Menimbang :
1. 2. Mengingat :
1.
2.
Memperhatikan
Memutuskan Menetapkan
1. 2. Ditetapkan di : Nama Tempat Acara,
Kota Hari/Tanggal : Jumat, 9 Februari
2015 Waktu : 00.000
LOGO ACARA / LOGO LEM
PENYELENG
ARA
Presidium Sidang Sementara
Pimpinan Sidang Wakil Pimpinan Sidang Notulen Sidang
TTD TTD TTD
( ...........................) ( ...........................) ( ...........................)
Contoh Surat Peringatan
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)
Gedung Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Jl Kertamukti No 5, Cirendeu, Ciputat, Jakarta
SURAT PERINGATAN
001/SP/PHN/ILMPI/V/2014
Berdasarkan (hal yang menjadi pertimbangan) ...................................................................... Sekretaris Jenderal Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) periode
, kepada Nama/ Universitas :
Alamat : Dengan ini disampaikan surat peringatan, (dasar pertimbangan dan tenggat waktu pelaksanaan)
Demikianlah surat Peringatan ini dibuat untuk dapat dipahami sebagaimana mestinya.
Jakarta, 1 Mei 2014
Sekretaris Jendral
Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia
TTD & STAMPEL
Muhammad Yassirullah
Contoh Internal Memo
INTERNAL MEMO
ILMPI Nasional / Wilayah
No XXX Dari Nama
Tanggal DD/MM/YYYY Kepada Nama / Badan Yang dituju
Perihal :
PEMBUKA
ISI
PENUTUP
Diketahui Oleh Dibuat Oleh
TTD TTD
Nama Nama
Sekretaris Jendral / Koordinator Wilayah Nama Badan Kelengkapan
Tembusan :
Contoh Notulensi
NOTULENSI
BADAN ...
Nomor 00X Hari/Tanggal ... Jam ...
Absensi: ...
Pembahasan
1. ...
2. ...
3. ... Hasil
1. ...
a. …
b. ...
c. ...
2. ...
a. …
b. ...
c. ...
3. …
a. …
b. ....
c. ...
Form Penilaian Pengurus
FORM PENILAIAN PENGURUS
IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA
PERIODE 2014-2015
NAMA : JABATAN :
ASAL UNIV :
Nilai
SKOR
No Kriteria Penilaian P O
S
TOTAL
P-sub
P-
O-sub
O-
total
Total
1. Informatif
2. Koordinatif
3. Komunikatif
4. Responsif
5. Produktif
6. Kontributif
7. Responsibilitif
8. Aktif
9. Inisiatif
Dibuat Oleh: Diketahui Oleh
TTD TTD
NAMA NAMA
NAMA JABATAN NAMA JABATAN
Keterangan Penilaian Kontribusi S : Diisi oleh Diri Sendiri atau Subjek Terkait. P : Diisi oleh Rekan Kerja sebadan atau jenjang struktural Horizontal (antar staf atau
antar koor. badan kelengkapan)
P-Sub : Diisi oleh masing-masing rekan kerja, jumlah kolom disesuaikan
dengan banyaknya jumlah pengurus dalam satu badan
P-total: merupakan jumlah dari P-sub dibagi oleh banyaknya jumlah pengurus dalam
satu badan (RUMUS P-total = ∑p-sub : n) O : Diisi Oleh Atasan atau jenjang struktural vertikal (Sekjend/Koorwil/Koor. Badan
Kelengkapan)
O-Sub : Hanya Berlaku untuk Form Penilaian Sekjend, Diisi oleh masing-
masing Koorwil
O-total: jumlah dari O-sub dibagi oleh banyaknya Koorwil (RUMUS O-total =
∑o-sub : n)
Rumus SKOR TOTAL = S + P-Total + O atau O-Total / 3
TABEL FORMAT KEUANGAN NAMA LEMBAGA : IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA
KODE KEUANGAN : 000
PEMASUKAN
NO TANGGAL
NO JALUR
PEMBERI URAIAN
JUMLAH
KWITANSI PEMASUKAN
01 12/12/2011 001 Tunai Devi Sylvia (UPI YAI) Pembayaran Iuran ILMPI Rp. 100.000,00
02 12/12/2011 002 Transfer BNI Laily Inayah (UIN Jkt) Pemesanan Jaket ILMPI Rp. 130.000,00
JUMLAH Rp. 230.000,00
PENGELUARAN
NO TANGGAL
NO JALUR
PENERIMA
URAIAN
JUMLAH
KWITANSI PENGELUARAN
01 12/12/2011 001 Tunai Legoso Jaya Pembelian inkjet 1 set Rp. 120.000,00
02 12/12/2011 002 Transfer BNI Fajar Juliana (UNS) DP Jaket ILMPI Rp. 2.000.000,00
JUMLAH Rp. 2.120.000,00
Saldo Akhir: Rp.____________________________
Sekretaris Jendral ILMPI Koordinator Badan Keuangan Nasional ILMPI
TTD
TTD
Muhammad Yassirullah Adam Mujahidin
top related