bibliotheekautomatisering

Bibliotheekautomatisering

Eva Simon

10 maart 2014

Swets

1

2

Automatisering: twee situaties

• Databasemanagementsysteem (DBMS)

• Bibliotheekpakket

Databasemanagementsysteem

• Filemaker

• Microsoft Access

• Oracle

• …

3

Databasemanagementsysteem?

• Kenmerken bibliografische informatie

– Variabele veldlengtes

– Herhaalbare velden

– Uitgebreide zoekmogelijkheden

– Uitwisselbaarheid met andere instellingen

– Inlezen bestanden opgemaakt via andere software

4

Databasemanagementsysteem?

• Naast bibliografische informatie ook

– Leners

– Leveranciers

– Budgetten

– …

5

6

Bibliotheekpakket

• ILS : Integrated Library System

– Modulaire software

– Voor alle klassieke bibliotheekwerkzaamhedeneen aparte module

7

8

Geïntegreerd bibliotheekpakket

• Alle klassieke bibliotheekwerkzaamheden

– Besteladministratie

– Aanwinstenbeheer

– Budgetbeheer

– Tijdschriftenadministratie en -circulatie

9

Geïntegreerd bibliotheekpakket

• Alle klassieke bibliotheekwerkzaamheden

– Catalogusbouw

– Authority controle

– Thesaurusbouw en –onderhoud

– Catalogusraadpleging

• OPAC : Online Public Access Catalogue

10

11

12

13

14

Geïntegreerd bibliotheekpakket

• Alle klassieke bibliotheekwerkzaamheden

– Lenersadministratie

– Uitleenadministratie

– IBL : interbibliothecair leenverkeer

– Statistieken/rapporten

15

Geïntegreerd bibliotheekpakket

• ILS : Integrated Library System

– Modulaire software

– De verschillende modules maken gebruik van dezelfde éénmaal ingevoerde gegevens

• Redundantie van data voorkomen

• Integriteit van data verzekeren

16

17

Eisen hedendaags ILS

• SaaS - Software as a Service ASP - Application Service ProviderLeverancier houdt software en bestanden op eigen server

– Geen investeringen voor aankoop hard- en software (huur)

– Computers met internetaansluiting voldoende

– Geen beperking qua werkplekken

– Geen eigen systeembeheerder nodig

Eisen hedendaags ILS

• Volledig web-gebaseerd / cloud-based

18

ILS voorbeelden: closed source

• Brocade

• Aleph

• V-Smart

• BIDOC

• Adlib

• Aura

• Biblius

• BIBIS

• Colibris

• …19

ILS in Vlaanderen: top 3

• Verdelers werken voor ontwikkeling samen met wetenschappelijke partner:

20

Brocade Cipal Universiteit van Antwerpen

Vubis/V-Smart Infor VUB

Aleph/Alma Ex Libris KULeuven

21

ILS in Vlaanderen: openbare bibliotheken

22

Open Vlacc Aleph

PBS West-Vlaanderen V-Smart

PBS Oost-Vlaanderen V-Smart

PBS Vlaams-Brabant Aleph

PBS Antwerpen Brocade

PBS Limburg V-Smart

PBS Brussel (gewest) V-Smart

ILS in Vlaanderen:kleinere commerciële pakketten

23

BIDOC Arteveldehogeschoolniet-PBS bibliotheken

Aura CVO Encora

Biblius Bibliotheek VVF-Westkust

Adlib AMSAB-ISG Gent

24

25

Keuzecriteria voor ILS

• Ervaring producent in het informatieveld

• Productspecificaties– Beschikbare modules

– Flexibiliteit: aparte modules

– Integratie ‘vreemde’ software

– Conversiefaciliteiten

– Beveiliging

– Documentatie en hulp binnen de software

– …

26

Keuzecriteria voor ILS

• Groeimogelijkheden

• Prijszetting

– globale prijs

– per potentiële gebruiker

– per personeelslid: single-user, multi-user

– per afzonderlijke module

– combinatie

– aanpassingen, onderhoud en updates ?

– opleidingen ?

Keuze voor ILS is relatief

• Bestel-module : bestellen gebeurt meer en meer buiten het ILS

– rechtstreeks door de leverancier die de materialen kastklaar levert, bv. sprinters van MedioEurope

– via centraal collectievormings- en bestelplatform, bv. Bibbank van Boek.be

27

Keuze voor ILS is relatief

• Catalografie-module : in de lokale bibliotheek wordt er nauwelijks nog ingevoerd, maar gebeurt alles via kopieercatalografie uit bv.

– Vlaamse Centrale Catalogus (Open Vlacc)

– Provinciale bibliotheekcatalogus

– Library of Congress Catalog

– WorldCat (OCLC)

28

Kopieercatalografie – Z39.50

• Een client die het Z39.50 protocol ondersteunt en communiceert met een Z39.50 server kan in de externe databank gegevens zoeken, vinden en ophalen. Dit betekent dat de titelbeschrijvingen uit de server (met on-the-fly conversie) geïmporteerd worden in de eigen catalogus.

29

Bron: http://www.bibliothecarium.org/?tag=z3950

30

Kopieercatalografie - SRU

• De Z39.50 standaard is ingehaald door de modernere variant SRU.

• SRU, of Search and Retrieval via URL is een XML-gebaseerde standaard waarbij het zoeken en ophalen van metadata worden afgehandeld via het HTTP- of webprotocol. Bij SRU wordt HTTP als transportmedium voor de data gebruikt. De vraagstelling of query wordt als een URL verstuurd, een XML-bestand wordt via HTTP in een webpagina teruggestuurd.

Bron: http://www.bibliothecarium.org/?tag=sru

31Bron: http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Open-Vlacc/Open_Vlacc_export

Keuze voor ILS is relatief

• Uitleen-module : uitlenen, inleveren en betalen gebeurt meer en meer aan de zelfuitleenbalie en via betaalautomaten

– Nedap

– Kno-Tech

– 3M

– …

32

Zelfuitleen - SIP2

• SIP2 staat voor Standard InterchangeProtocol, versie 2, een protocol ontwikkeld door de firma 3M, dat de communicatie regelt tussen ILS en zelfuitleenbalie / betaalautomaat

33

Zelfuitleen – RFID & NFC

• Gaat het bij Radio Frequency Identification(RFID) primair om opslag en verzenden van informatie in één richting, Near Field Communication (NFC) communiceert in twee richtingen en kan ontvangen signalen ook zelf verwerken:

– zelfuitleen met smartphone

– betalen via smartphone

– smartphone als bibliotheekpas

34

SorteerrobotsIntelligente boekenkasten

eID-kaartlezers

35

Keuze voor ILS is relatief

• OPAC-module : samenwerking met andere spelers die gespecialiseerd zijn in webdesign en zoekomgevingen

36

Communicatie is prioritair voor hedendaags ILS

• Communicatie met

– Bestelsysteem van de leverancier

– Andere catalogi: Library of Congress Catalog, WorldCat, Vlacc, provinciale bibliotheekcatalogus

– Zelfuitleenbalies, betaalautomaten, …

– Zoekinterface

37

Eisen hedendaagse OPAC

• Integratie met andere documentaire bestanden (metasearch)

– Vb. Mediargus / Krantenarchief Gopress

38

Eisen hedendaagse OPAC

• Integratie met andere softwareplatforms

– Vb. Elektronische leeromgeving

39

40

Eisen hedendaagse OPAC

• Zoekinterface vergelijkbaar met populaire internettoepassingen – Googliaans!

• Snelle responsetijden

• Relevance ranking

• Aanbieden van verfijningscriteria

• Clustering van zoekresultaten/versies

• Afbeelden boekcovers

41

42Bron: http://www.bibliotheek.be/uitleg

43

Eisen hedendaagse OPAC

• Integratie web 2.0 toepassingen

– Tags

– Recensies

– Waarderingen

– Lijstjes

44

Eisen hedendaagse OPAC

• Bring the inside out

– Delen via mail, én op Facebook, Twitter, …

– RSS

45

Eisen hedendaagse OPAC

• Bring the outside in

– Lees- en luistertips van LibraryThing, Goodreads, Last.fm, etc.

– Biografische informatie van Wikipedia

Eisen OPAC -> Discovery tools

• Yang & Hofmann (2011)

46

Single point of entry for all library resources

Spell-checking

State-of-the-art web interface

Recommendations/related materials

Enriched content User contribution

Faceted navigation RSS feeds

Simple keyword search box with a link to advanced search on every page

Integration with social networking sites

Relevancy ranking Persistent links

Discovery tools: investering waard?

• Stand-alone OPAC, next-generation catalog, discovery layer, …

• Find it = browseversus Get it = known item search

• Amazon, Google (Scholar), …versus bibliotheekcatalogus

• Bibliotheek moet op belangrijke portalen aanwezig zijn via persistent links ?

47

Voorbeelden van discovery tools

• AquaBrowser (SerialsSolutions)

• Encore

• Primo (Ex Libris)

• Iguana (Infor)

• SOPAC (open source)

• Blacklight (open source)

• VUFind (open source)

48

49

50

51

52

53

Open source ILS?

• Goede, krachtige producten

• Broncode vrij

• Iedereen kan eigen aanpassingen programmeren

• Ondersteuning vanuit gebruikersplatform

• Gratis…

54

Open source ILS?

• Kennis vereist van pakket, serversoftware, programmeertalen

• Geen helpdesk, geen technische ondersteuning

• Vaak beperkte documentatie

• Kost aan man/vrouw werkuren

• Eigen risico

Voorbeelden van open source ILS

• Koha

• OpenBiblio

• Evergreen

• PhpMyBibli (PMB)

• Greenstone

• Kuali Open Library Environment (OLE)

55

56

LibLime Koha

• http://www.liblime.com/demos

– OPAC for Academic Libraries

– staff login for Academic Libraries

– OPAC for Public Libraries

– staff login for Public Libraries

57

Andere bibliotheeksoftware

• Text-retrieval software

• Bibliografische pakketten

• Thesaurussoftware

• Documentarchiveringssoftware

• Contentmanagementsystemen

• Conversiesoftware

58

Geen ILS nodig?

• Instellingsdoelstellingen doorslaggevend– Welke benodigde gegevens

– Welke vereiste functies

– Wie zijn de gebruikers

– Gewenste samenwerking

– Gebruik centrale bestanden

• Administratieve processen voor openbarebibliotheken versus ontsluitingsvereisten voorspeciale bibliotheken

59

Text-retrieval software

• IRS : information storage and retrieval– Uitvoerige documentbeschrijvingen

– Uitgebreide zoekmogelijkheden• Booleaans

• Proximity

• Truncatie en maskering

– Links naar volledige teksten

• Opbouw van online databanken en e-bibliotheken

• SwetsWise Online Content & Searcher

60

Bibliografische pakketten

• Gericht op de individuele gebruiker

• Importeren van bibliografische beschrijvingen

• Gevarieerde uitvoer

• Integreerbaar met tekstverwerking

• EndNote & Reference Manager

• Zotero & Mendeley

61

Thesaurussoftware

• Bouwen en onderhouden van een thesaurus

• Invoeren, wijzigen, verwijderen van descriptoren

• Controles uitvoeren

• Produceren van overzichten

• MultiTes Pro

• TemaTres

62

Documentarchiveringssoftware

• Opslag en ontsluiting van documenten in digitale vorm

• Grens bibliotheek-archief

• Wetenschappelijke bibliotheken : repositories

– Archieven van thesissen

– Archieven van overheidspublicaties

– Archieven van publicaties van academischemedewerkers (academische bibliografie, institutioneel archief)

63

Contentmanagementsystemen

• Software-toepassing (web-applicatie) om eenvoudig te publiceren op het web, cfr. weblog – bv. Wordpress

– Onderdelen

• Administratiemodule

• Database voor gegevensopslag

• Presentatiemodule

• Zoekmodule

• Ook catalogus – bv. Joomla, Drupal ?

64

Conversiesoftware

• Omzetten van het ene formaat naar het andere

• Conversies van/naar standaardformaten vb. MARC21

65

MARC als bibliografisch formaat

• Eenvormige structuur waarin gegevensworden opgeslagen om uitwisseling mogelijkte maken

• Aan de oppervlakte kan elke instellingverschillende formaten presenteren aancatalografen en eindgebruikers

66

MARC als bibliografisch formaat

• MAchine Readable Cataloging

• Ontstaan in de jaren ’60 - Library of Congress

• MARC codes

• MARC21

67

68

MARC21

• Grote flexibiliteit mbt

– het aantal velden

– de lengte van de velden

– de volgorde van de in te voeren velden

– het al dan niet voorkomen van velden

– de herhaalbaarheid van de velden

• Identificatie van velden door driecijferige tags

69

Pers Name 100 1# $a Brenner, Richard J., $d 1941-Title 245 10 $a Make the team. $p Soccer : $b a heads up guide tosuper soccer! / $c Richard J. Brenner.Variant Title 246 30 $a Heads up guide to super soccerEdition 250 ## $a 1st ed. Publication 260 ## $a Boston : $b Little, Brown, $c c1990. Phys Desc 300 ## $a 127 p. : $b ill. ; $c 19 cm. Note: Summary 520 ## $a Instructions for improving soccer skills. Subj: Topical 650 #0 $a Soccer $v Juvenile literature.

Record met MARC tag per veld

70

Veelgebruikte MARC-tags

• 100 : personele auteur

• 245 : titelinformatie

• 250 : editie

• 260 : impressum

• 300 : collatie

• 440 : reeks

• 520 : annotaties

• 650 : onderwerpsontsluiting

71

MARC gaat samen met gestandaardiseerde invoerregelgeving

• MARC zegt niets over de vorm

• tag 100 is voor de auteur, maar zegt niet onder welkevorm die auteur moet worden ingevoerd en wie alsauteur(s) moet(en) worden ingevoerd

– ISBD / FOBID

– AACR2

– RDA

– FRBR

Uitdaging voor de toekomst

• Unified resource management

– Print, elektronisch, digitaal, onderzoeksarchief

• Informatie van de collectie gefragmenteerd over verschillende applicaties

– Electronic resource management systemen

– Digital asset management systemen

– Institutionele repositories

72

73

74

Nood aan nieuw concept

• Situatie nu

– Data heen en weer opladen

– Onmogelijk om de ‘perfecte’ catalogus te bouwen

• “Discovery tools” als eerste stap

• “Library Services Platforms” als tweede stap

75

76

Library Services Platforms

• Consolidatie: integreren van functionaliteiten van verschillende soorten software. Er zijn meerdere pakketten in gebruik omwille van de verschillende materiaaltypes. Is het aankopen van een fysiek boek zo verschillend van het activeren van een elektronisch tijdschrift?

• Optimalisatie: bibliotheken beter laten samenwerken, overnemen van beschikbare bibliografische metadatavergemakkelijken via een virtuele collaborative/community zone. Hoe kunnen we meer profiteren van elkaars werk?

• Uitbreiding: aanbieden van een aantal nieuwe functionaliteiten bv. digitalisatie op aanvraag en Patron DrivenAcquisition (PDA)

Bron: http://www.libisplus.be/libisplus/themes/LIBIS_PLUS/images/presentaties/Alma_informatie_aan_zee_13092013.pdf 77

78

Library Services Platforms

• NextGen ILS, The New Library Systems, …

• Alma (Ex Libris)

– www.exlibrisgroup.com/category/AlmaOverview

• Intota (SerialsSolutions)

– www.serialssolutions.com/en/services/intota

• WorldShare (OCLC)

– oclc.org/worldshare-platform.en.html

79

Einde traditioneel ILS?

• Niet op korte termijn

• Wetenschappelijke bibliotheken zullen als eerste de switch maken

• Openbare bibliotheken zullen waarschijnlijk nog een tijdje bij huidig ILS blijven, zolang:

– die systemen mee kunnen evolueren met nieuwe media (e-books)

– de zoekinterfaces / discovery tools meevolgen

80

Vragen?

eva.t.simon@gmail.com

81