bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id · menentukan jenis kayu) yng akaan dipesan....
Post on 12-Dec-2020
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
PD Empat Lima merupakan perusahaan yang bergerak dibidang produksi
dan penjualan barang meubel serta pelayanan jasa design interior. Barang hasil
produksi berupa meubel kebutuhan rumah tangga dan perkantoran diantaranya
adalah lemari dapur, kitchen set, lemari pakaian, meja dan lemari kantor dan
semua barang meubeler sebagai barang pemuas kebutuhan.
3.2 Tinjauan Perusahaan
PD Empat Lima adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan
barang meubel serta pelayanan jasa design interior. Adapun latar belakang dari
ruang lingkup kegiatan perusahaan, penulis akan menguraikan dibawah ini.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
PD Empat Lima yang bertempat di Jl. Tanah Ara RT 001 RW 012 Kel.
Pondok Pinang, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan, berdiri pada tanggal 17
Desember 2010, perusahaan ini didirikan dengan nama “PD Empat Lima”,
dengan pendiri Bapak Saefudin Ali dengan jumlah karyawan 6 orang.
20
21
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi yang baik dapat mengembangkan fungsi - fungsi,
pengelompokan kerja masing – masing personil atau bagian. Peranan dari struktur
organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga
merupakan perwujudan hubungan fungsi – fungsi wewenang dan tanggung jawab
terhadap pelaksanaan tugas masing – masing personil atau bagian.
Untuk mendefisiensikan dalam menjalankan segala operasional
perusahaan maka disusunkan struktur organisasi, yaitu sebagai berikut :
Gambar III.I
Struktur Organisasi PD Empat Lima
Tugas dan fungsi dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan
adalah sebagai berikut :
1. Direktur
a. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan
b. Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atas nama perusahaan
22
2. Keuangan
a. Membuat Laporan Penjualan dan Laporan Keuangan
b. Mencatat seluruh transaksi yang ada dalam perusahaan
c. Mengelola keuangan perusahaan dengan tertib dan teratur
3. Admin
a. Menerima pemesanan customer
b. Membuat surat menyurat (Nota, Surat Jalan)
4. Produksi
a. Melakukan pengecekan bahan baku sebelum di proses
b. Membuat barang produk sesuai desain yang telah ditentukan
c. Menyelesaikan produk tepat waktu
5. Pengiriman
a. Melakukan Pengiriman barang pesanan
b. Memastikan barang sesuai dengan yang dipesan
3.3 Proses Sistem Berjalan
Dalam prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa tahapan/proses yang
harus dijalankan dalam sistem penjualan , yaitu :
1. Prosedur Pemesanan Barang
Customer melakukan pemesanan barang dengan cara datang langsung ke
Toko memberikan data (alamat rumah, nomor telephone, ukuran barang dan
23
menentukan jenis kayu) yang akan dipesan. Kemudian bagian admin
menerima data yang diberikan kepada customer, setelah customer memesan
barang yang akan dipesan, admin membuatkan Nota 3 rangkap (Lembar 1
untuk diberikan ke customer saat pengiriman barang dan lunas pembayaran,
Lembar 2 diberikan ke customer sebagai bukti pemesanan, Lembar 3 untuk
diarsip).
2. Prosedur Pembuatan Barang Pesanan
Setelah admin menerima data kelengkapan pemesanan barang, admin
memberikan data tersebut kepada bagian produksi untuk didesain dan
dibuatkan barang pesanan tersebut.
3. Prosedur Pengiriman Barang
Setelah barang jadi bagian produksi memberikan barang pesanan kepada
bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman meminta surat jalan dan
nota lembar ke-1, setelah surat jalan dan nota diterima barang pesanan siap
diantar ketempat tujuan.
4. Prosedur Pembayaran
Setelah barang sampai ditempat customer, customer akan menerima nota dan
menandatangani surat jalan, customer melakukan pembayaran melalui cash
ke bagian keuangan atau via banking dan bukti pembayaran akan diserahkan
ke pengirim.
5. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap Bulannya pembuatan laporan penjualan dilakukan oleh Bagian
Keuangan berdasarkan arsip Nota Penjualan yang kemudian dicatat dalam
buku laporan penjualan dan diberikan kepada Direktur. Jika laporan masih
24
terdapat ada yang salah maka laporan akan dikembalikan bagian keuangan
untuk direvisi setelah revisi laporan keuangan tersebut akan dicek kembali
oleh direktur, Jika laporan benar maka laporan akan diacc kemudian
dikembalikan ke bag keuangan untuk diarsip.
3.4 Unified Modeling Language (UML)
3.4.1 Activity Diagram
Menurut Rossa dan Shalahuddin (2013:161) mengatakan bahwa “Diagram
aktivitas atau activity diagram menggunakan aliran kerja (work flow) atau
aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat
lunak”.
Adapun penggambaran dari activity diagram sistem berjalan, sebagai berikut :
Gambar III.2
Activity Diagram Proses Pemesanan Barang
25
Gambar III.3
Activity Diagram Proses Pembuatan Barang Pesanan
Gambar III.4
Activity Diagram Proses Pengiriman Barang
26
Gambar III.5
Activity Diagram Proses Pembayaran
Gambar III.6
Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan
27
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-
dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen
tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen : Nota
Fungsi : Untuk melakukan pemesanan penjualan
Sumber : Administrasi
Tujuan : Customer
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Tiga lembar
Frekuensi : Setiap transaksi pemesanan penjualan
Bentuk : Lihat lampiran A-1
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
a. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk bukti pengiriman barang
Sumber : Administrasi
Tujuan : Pengiriman
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Pengiriman
Bentuk : Lihat lampiran A-2
28
b. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk laporan penjualan Bulanan
Sumber : Keuangan
Tujuan : Direktur
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap Bulan
Bentuk : Lihat lampiran A-3
3.6 Permasalahan Pokok
Sistem penjualan secara tunai yang telah berjalan pada PD Empat Lima
umumnya telah berjalan dengan baik dan efisien. Baik dalam proses pemesanan,
proses pembuatan pemesanan, proses pengiriman, proses pembayaran dan proses
pembuatan laporan penjualan. Tetapi penulis melihat adanya suatu permasalahan
dalam pelaksanaan sistem tersebut. Adapun permasalahannya adalah:
1. Penyimpanan dokumen penjualan yang disimpan dalam arsip sehingga akan
mudah hilang atau rusak.
2. Pembuatan Laporan masih menggunakan Microsoft excel .
3. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan
arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan
karena kurangnya ketelitian.
4. Tidak ada buku stock untuk memastikan ketersedian bahan baku.
29
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis
menyarankan bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah
terkomputerisasi pada PD Empat Lima dengan harapan permasalahan tersebut
dapat dikurangi dan diatasi dengan baik.
Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem
penjualan tunai pada PD Empat Lima adalah sebagai berikut :
1. Memisahkan antara laporan kas dengan laporan pembelian agar data lebih
akurat.
2. Menggunakan file agar data yang tersimpan tidak hilang atau rusak, Perlu
adanya backup data untuk mencegah jika terjadi kerusakan atau kehilangan data.
3. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,
karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
4. Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar tidak
terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.
top related