bab iii analisa dan perancangan sistemsir.stikom.edu/970/7/bab iii.pdf · pasar surya yang dapat...
Post on 18-May-2019
228 Views
Preview:
TRANSCRIPT
34
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun
aplikasi manajemen surat berbasis web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya.
Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan
observasi yang dilakukan di kantor pusat PD. Pasar Surya yang dapat dilihat pada
lampiran 1. Dari proses pengumpulan data ini akan didapatkan proses identifikasi
dan analisis permasalahan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan
observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik
temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara
menganalisis setiap proses bisnis dari sub bagian tata usaha dan mengacu pada
standar operasional prosedur yang telah ada.
Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat
dibentuk hingga surat dikirimkan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa
sub bagian tata usaha mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat
pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan, pendataan surat untuk
menghasilkan suatu laporan dan pemberian kode nomor pada surat, serta
pendistibusian surat.
35
Dari proses pengumpulan data juga didapatkan beberapa dokumen
mengenai aturan (rule) dan kebijakan (policy) stakeholder yang bersangkutan
dengan sistem yang sudah ada saat ini. Adapun stakeholder yang bersangkutan
yaitu pihak eksternal, internal (meliputi direksi, sekretaris, unit pasar, cabang, dan
lain-lain), serta bagian tata usaha. Berikut merupakan aturan yang sudah
ditetapkan didalam Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 tentang tata
naskah dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Aturan (Rule) Tata Naskah
Naskah Perusahaan Pihak Yang Bertanda Tangan
A. Eksternal
1. Surat Umum
Direktur Utama : Surat-surat keluar perusahaan
yang berada dalam lingkup kerjanya
Paraf direktur bidang, sekper.
Direktur Bidang : Surat-surat keluar perusahaan
yang berada dalam lingkup kerjanya, paraf sekprer.
Sekretaris Perusahaan : Surat-surat keluar
perusahaan yang berada dalam lingkup di bawah
kewenangan direksi, paraf kasubag.
Kepala Cabang : Surat ke pedagang yang berada di
lingkup kerjanya.
Kepala Unit : Surat ke pedagang yang berada di
lingkup kerjanya.
2. Surat Perikatan Direktur Utama : semua perikatan yang menjadi
kewenangannya.
Direktur Pembinaan Pedagang : kewenangannya.
(*) perikatan karena proses pengadaan diatur sendiri
dalam Peraturan Direksi tentang Pedoman Pengadaan
Barang/jasa dan penghapusan.
3. Surat Kuasa Direktur Utama , paraf direktur bidang, sekper ,
kasubag hukum.
Direktur Bidang , paraf direktur bidang, sekper ,
Kasubag bidang (untuk kuasa yang berkaitan dengan
wilayah kerja bidang), kasubag hukum.
4. Surat Keterangan Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper.
36
Naskah Perusahaan Pihak Yang Bertanda Tangan
Sekper, kasubag kepegawaian.
5. Surat referensi Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper.
B. Internal
1. Keputusan Direksi
Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper
2. Surat Tugas Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper.
Direktur bidang paraf sekper.
3. Disposisi Direksi/pejabat minimal kasubag.
4. Memo Internal Pejabat bidang minimal kasubag
5. Surat Perintah
Perjalanan Dinas
Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper.
6. Surat Keterangan
Perjalanan Dinas
Direktur bidang, sekper.
7. Nota Dinas Pejabat bidang minimal kasubag
C. Umum
1. Peraturan Direksi
Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag
hukum.
2. Pengumuman Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag
hukum.
Direktur bidang paraf, sekper, kasubag hukum.
3. Surat Pengantar Pejabat bidang minimal kasubag
4. Notulen Rapat Paraf :Pihak yang Hadir dalam Rapat
3.1.1. Adminitrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal
Dari rule diatas maka selanjutnya menggambarkan proses bisnis ini
diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan kebutuhan permasalahan yang
dialami oleh sub bagian tata usaha. Berikut proses bisnis yang dijalankan sesuai
SOP/TTU/01 saat ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.
37
ADMINISTRASI SURAT MASUK DARI ITERNAL DAN EKTERNAL
INTERNAL / EKTERNAL BAG ADM MASUK KEPALA TATA USAHA SEKPER DIREKSI
Start
S. Perm dana keu
S. lap hasil rapat
S. perm non keu
S. lap pendp
S. lainnya
A
A
Menerima surat masuk
Internal?
mencatat di agenda internal
mencatat di agenda ekternal
Agenda internalAgenda
eksternal
Memberikan baju surat keterangan
tujuan surat
B
Surat masuk + baju surat
C
Mengecek tujuan surat
Memberikan kepada SEKPER
Surat masuk + baju surat + paraf
D
E
Direksi?F
G
UNIT KERJA
ya tidak
ya
Memberikan kepada UNIT
KERJA bersangkutan
tidak
2. Surat masuk + baju surat + paraf
1
1. Surat masuk + paraf
H
H
End
Memberikan kepada
administrasi
B
Surat masuk + baju surat
Memeriksa dan memparaf surat
Surat masuk + baju surat + paraf
C
Surat masuk + baju surat + paraf
D
Memeriksa dan memparaf surat
Surat masuk + baju surat + paraf
E
F
Surat masuk + baju surat + paraf
Memeriksa dan memparaf surat
Surat masuk + baju surat + paraf
G
Setuju ?
Y
End
N
Setuju ?
Y
End
N
Setuju ?
Y
End
N
1
Gambar 3.1 Administrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal
38
Gambar 3.1 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi adminitrasi surat
masuk internal dan eksternal secara keseluruhan. Adapun penjelasan mengenai aliran
sistem diatas dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Penjelasan Aliran Sistem
No
phase
Sim
bol
Input Nama
Proses
Kegiatan Output
1.
A S.permohonan
keuangan
S. Lap Hasil
Rapat
S.Permohonan
Non Keuangan
S.Laporan
Pendapatan
S. Lainnya
Pencatatan
surat
Menerima dan
mencatat surat masuk
dalam agenda surat
masuk internal dan
agenda surat masuk
eksternal
Buku
agenda
surat
masuk
internal /
eksternal
dan
Surat-
surat
masuk
B Surat masuk
dan baju surat
Pemberian
tujuan
surat
Memberi baju surat
dan melengkapi
keterangan pada baju
surat
Surat
masuk
dan baju
surat
C Surat masuk
terotorisasi dan
baju surat
Otorisasi
kepada
kepala
bagian tata
usaha
Menyerahkan surat
kepada atasan untuk
diperiksa dan diparaf
Surat acc
kepala
tata usaha
+ baju
surat
2. D Surat acc
Kepala tata
usaha + baju
surat
Otorisasi
sekper
Meneruskan surat
yang telah diparaf
atasan kepada sekper
untuk diperiksa dam
diparaf
Surat acc
kepala
tata usaha
+ sekper
+ baju
surat
E Surat acc
kepala tata
usaha + sekper
+ baju surat
Mengecek
tujuan
surat
Mengambil surat
yang telah diparaf
untuk diteruskan
sesuai tujuan surat
(Sekper/Direksi/
Dirut)
Surat acc
kepala
tata usaha
+ sekper
+ baju
surat
3. F Surat acc
kepala tata
Otorisasi
surat oleh
Mengambil surat
yang telah diparaf
Surat acc
kepala
39
No
phase
Sim
bol
Input Nama
Proses
Kegiatan Output
usaha + sekper
+ baju surat
direksi dari sekper / direksi tata usaha
+ sekper
+ direksi
+ baju
surat
G Surat acc
kepala tata
usaha + sekper
+ direksi +
baju surat
Penyampai
an surat ke
unit kerja
Menyampaikan surat
kepada unit kerja
sesuai dengan
disposisi yang ada
Surat acc
kepala
tata usaha
+ sekper
+ Direksi
4
.
H Surat acc
kepala tata
usaha + sekper
+ direksi +
baju surat
(salinan /
tembusan)
Mengarsip
kan surat
Petugas TU
mengarsip surat
masuk dengan
metode yaitu
Surat masuk diarsip
dalam 3 folder
diantaranya
1. Folder surat
masuk dari
eksternal
2. Folder surat
masuk dari
cabang
3. Folder surat
masuk dari unit
pasar
Dalam tiap folder
diarsip urut sesuai
bulan dan tanggal
surat
Surat acc
kepala
tata usaha
+ sekper
+ direksi
+ baju
surat
(salinan /
tembu
san)
Administrasi konsep naskah dinas merupakan proses kegiatan yang dilakukan
oleh sub bagian tata usaha dalam mengelola konsep naskah dinas baik berupa surat
umum eksternal, surat peringatan, surat penyegelan, surat pencabutan, surat umum
internal, dan lain-lain. Untuk dapat mengetahui aliran sistem administrasi konsep
naskah dinas dapat dilihat pada Gambar 3.2.
40
ADMINISTRASI SURAT KONSEP DARI INTERNAL DAN EKTERNAL
INTERNAL / EKTERNAL BAG ADM MASUK KEPALA TATA USAHA SEKPER DIREKSI / DIRUT
Start
S. eksternal
S. peringatan
S. penyegelan
S. pencabutan
S. umum internal
A
A
Menerima dan mencatat naskah
konsep
B
Surat konsep
Memeriksa dan memparaf surat
Surat konsep + paraf
C
Surat konsep + paraf
D
Memeriksa dan memparaf surat
Surat konsep + paraf
E
F
Surat konsep + paraf
Memeriksa dan memparaf surat
Surat konsep + paraf
G
UNIT KERJ
Surat konsep masuk
B
Memberikan ke adm surat
masuk
Buku naskah konsep
C
Meneruskan otorisasi surat
ke SEKPER
Surat konsep + paraf
D
E
Meneruskan otorisasi surat
ke Direksi
Surat konsep + paraf
F
Setuju ?
Y
End
N
Setuju ?
Y
N
Setuju ?
Y
N
G
Surat konsep + paraf
Memantau surat dan mengecek target waktu
surat
Melebihi??
Melapor
Meminta otorisasi ke
pembuat konsep
Meneruskan naskah konsep yang telah jadi/
diperbaiki unit kerja
Surat konsep + paraf > batas
Y
Surat konsep + paraf
Menyerahkan naskah konsep ke bag adm
keluar
Bag adm keluar
Surat konsep acc
L
L
Surat konsep + paraf > batas
H
Surat konsep + paraf
H
Memeriksa dan memparaf surat
Setuju ?
Surat konsep + paraf
Y
End
N
I
I
N
Surat Lainnya
Mengembalikan ke bag tata
usaha
Surat konsep
Membuat surat balasan
Surat balasan
Mengembalikan ke bag tata
usaha
Surat konsep
J J
J
K
K
Surat balasan
End
Gambar 3.2 Administrasi Konsep Naskah Dinas
41
Adapun penjelasan mengenai aliran sistem administrasi konsep naskah dinas
pada Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Penjelasan aliran sistem
No
phase
Simbol Input Nama
Proses
Kegiatan Output
1.
A S.eksternal
S.penyegelan
S.pencabutan
S.peringatan
S. Lainnya
Pencatatan
surat
Menerima dan
mencatat konsep
naskah dinas yang
masuk dalam buku
konsep naskah
dinas
Buku naskah
konsep dan
Surat konsep
masuk
B Surat konsep
masuk
Pemberian
otorisasi
naskah
konsep
Menyerahkan surat
kepada atasan
(kepala tata usaha)
untuk diperiksa
dan diparaf
Surat konsep
acc kepala
TU
C Surat konsep
acc kepala
TU
Menerima
surat naskah
konsep dari
kepala TU
Meneruskan surat
yang telah diparaf
atasan kepada
sekper
Surat konsep
acc kepala
TU
2. D Surat konsep
acc kepala
TU
Otorisasi
sekper
Memeriksa dan
memparaf surat
naskah konsep
Surat acc
kepala tata
usaha +
sekper
E Surat acc
kepala tata
usaha +
sekper
Menerima
surat naskah
konsep dari
sekper
Meneruskan surat
naskah konsep
kepada direksi
Surat acc
kepala tata
usaha +
sekper
3. F Surat acc
kepala TU+
sekper
Otorisasi
surat oleh
direksi
Memeriksa dan
memparaf surat
naskah konsep
yang telah
diotorisasi sekper
Surat acc
kepala tata
usaha +
sekper +
direksi
G Surat acc ka
tata usaha +
sekper +
direksi
Menerima
surat yang
terotorisasi
dari direksi
Memantau surat
dan mengecek
target waktu surat.
Surat acc ka.
tata usaha +
sekper +
direksi
42
No
phase
Simbol Input Nama
Proses
Kegiatan Output
4
.
L Surat acc
kepala tata
usaha +
sekper +
Direksi
melebihi
waktu
Memberikan
surat naskah
konsep jika
melebihi
waktu
kepada
kepala TU
Menerima surat
naskah konsep
yang telah
melebihi target
waktu
Kebijakan-
kebijakan
J Surat Konsep
tidak
disetujui
Membuat
surat balasan
untuk unit
kerja
bersangkutan
Membuat dan
Menyerahkan surat
balasan kepada
unit kerja sebagai
informasi bahwa
surat naskah
konsep tidak
disetujui oleh
sekper/direksi
K Surat balasan Menyerahkan
surat balasan
Bag TU
menyerahkan surat
balasan dari surat
yang ditolak.
Surat
balasan
kepada unit
kerja yang
bersangkutan
5 H Surat acc
kepala tata
usaha +
sekper +
direksi
Menyerahkan
kepada unit
kerja
Unit kerja yang
bersangkutan
memeriksa /
memperbaiki surat
yang bersangkutan
Surat acc
kepala TU+
sekper +
direksi +
unit kerja
I Surat acc
kepala TU+
sekper +
direksi + unit
kerja
Penyampaian
surat
Meneruskan surat
naskah konsep
kepada bagian
administrasi keluar
Surat acc
kepala TU+
sekper +
direksi +
unit kerja
3.1.2 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Setelah melakukan pengelolaan dari surat masuk internal maupun eksternal dan
mengelola konsep naskah dinas. Surat yang telah disetujui oleh stakeholder
bersangkutan, maka surat tersebut diberikan nomor dan dicatat dalam agenda keluar.
43
Tujuan dari administrasi surat keluar ini untuk mencatat dan menyimpan surat yang
telah siap didistribusikan atau dikirim kepada penerima. Aliran sistem dari administrasi
surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Gambar 3.3.
ADMINISTRASI SURAT KELUAR DARI BAG ADM SURAT MASUK
BAG ADM MASUK BAG ADM KELUAR
Bag adm masuk
Surat konsep acc
Start
Menyerahkan kepada bagian
surat keluar
Surat konsep acc
A
Surat konsep acc
A
Memberi nomor dan tanggal surat
Surat konsep acc
Mencatat kedalam agenda keluar eksternal
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Agenda Keluar
Internal
Mengecek termasuk dalam agenda keluar internal / eksternal
Agenda Keluar
Eksternal
Internal?
Mencatat kedalam agenda keluar Internal
Memperbanyak surat sesuai tembusan
kearah tujuan surat
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Memberi stempel, alamat surat, dan kode
surat
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Bag TTU pengirim
1
2
3
1
2
3
end
Gambar 3.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
44
Gambar 3.3 merupakan lanjutan dari proses pengelolaan administrasi surat
masuk dan konsep naskah dinas yang dilakukan oleh bagian surat masuk. Adapun
penjelasan mengenai aliran sistem pada Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 Penjelasan aliran sistem
No
phase
Simbol Input Nama
Proses
Kegiatan Output
1.
Kotak
Kuning
Surat
konsep
acc kepala
TU+
sekper+
direksi +
unit kerja
Pemberian
kode
penomoran
dan
pencatatan
pada buku
agenda
Menerima surat,
memberi nomor,
tanggal & catat dalam
buku agenda keluar
internal atau buku
agenda surat keluar
eksternal.
Contoh kode
penomoran :
XX / YY / Bulan /
Tahun
Keterangan :
XX : No urut surat
dalam 1 tahun
YY : 01 => Eksternal
02 => Internal
K.Pusat
03 => K.Cabang
04 => Unit Pasar
Bulan : I, II, III, IV,
dst
Tahun : 2012, 2013,
dst
Surat konsep
acc kepala
TU+ sekper+
direksi + unit
kerja
Surat
konsep
acc kepala
TU+
sekper+
direksi +
unit kerja
Pemberian
tujuan surat,
stempel, dan
kode surat
Membubuhkan
stempel, menulis
alamat tujuan surat
pada amplop dan
kode nomor surat
Salinan surat
konsep acc
kepala TU+
sekper+
direksi + unit
kerja
2 Kotak
Merah
Surat
konsep
acc kepala
TU+
Menerima
surat naskah
konsep dari
kepala TU
Memperbanyak surat
sesuai tembusan dan
menunjuk kearah
mana surat ditujukan
Salinan Surat
konsep acc
kepala TU+
sekper+
45
No
phase
Simbol Input Nama
Proses
Kegiatan Output
sekper +
direksi +
unit kerja
direksi + unit
kerja
3. Kotak
Biru
Salinan
Surat
konsep
acc kepala
TU+
sekper+
direksi +
unit kerja
Pengarsipan Petugas TU
mengarsip surat
keluar dengan metode
sbb:
- Surat keluar
diarsip sesuai
kode surat (4
folder surat)
- Dalam tiap
folder diarsip
sesuai bulan dan
ni urut surat
Salinan Surat
konsep acc
kepala TU+
sekper+
direksi + unit
kerja
Penyerahan
surat kepada
petugas
pengiriman
Menyerahkan surat
internal kantor surat
kepada petugas TU
pengirim surat
Surat Konsep
acc kepala
TU+ sekper+
direksi + unit
kerja
3.1.3 Pengiriman Surat Keluar
Surat keluar yang telah diberi kode nomor, dicatat dalam buku agenda keluar
internal maupun eksternal, dan diperbanyak salinannya untuk diarsipkan maka kegiatan
selanjutnya yaitu melakukan pengiriman surat. Proses pengiriman ini dilakukan oleh
kurir yang terdiri dari empat orang. Adapun pembagian tugasnya yaitu dua orang
bertugas mendistribusikan surat internal dan dua orang bertugas mendistribusikan surat
keluar eksternal.
Didalam proses pengiriman surat ini, petugas pengiriman harus memastikan
bahwa surat yang disampaikan kepada penerima benar-benar sesuai dengan alamat yang
dituju. Sebagai pertanggung jawaban, petugas diberikan buku ekspedisi yang bertujuan
46
untuk mencatat surat yang telah dikirim. Dari data-data tersebut akan digunakan untuk
membuat laporan kepada atasan mengenai hasil pengiriman khusus surat penting. Untuk
lebih jelasnya aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.4.
PENGIRIMAN SURAT
BAG ADM KELUAR BAG ADM KELUAR & PENGIRIM SURAT
Bag adm keluar
Start
Menyerahkan kepada bagian
pengiriman
A
A
Memasukkan surat dalam amplop
Mencatat dalam buku expedisi
Buku expedisi
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Menyusun daftar prioritas tujuan surat
Mengantar surat ke tujuan
Surat konsep acc + Nomer & tgl
Tujuan surat
Memastikan surat terkirim dengan benar
Melaporkan hasil pengiriman kepada atasan khusu surat
penting
A.1
A.1
Melakukan cek ulang kepada penerima
Memeriksa kendaraan dinas
Srt penting
end
Laporan pengiriman srt penting
Kepala tata usaha
A.2
Laporan pengiriman srt penting
A.2
end
Gambar 3.4 Pengiriman Surat Keluar
47
Gambar 3.4 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi pengiriman surat
keluar. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat
pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Penjelasan aliran sistem
No
phase
Simbol Input Nama
Proses
Kegiatan Output
1.
Kotak
Merah
Surat
Konsep
acc kepala
TU+
sekper+
direksi +
unit kerja
Menerima
surat
Menerima surat,
memeriksa kesesuaian
alamat surat dengan
amplop surat
Surat
konsep acc
kepala TU+
sekper+
direksi +
unit kerja
Identifikasi
surat
Memasukkan surat
dalam amplop surat
Salinan
Surat
konsep acc
kepala TU+
sekper+
direksi +
unit kerja
Mencatat
surat
Mencatat dalam buku
ekspedisi
Buku
ekspedisi
Mengelom
pokkan surat
berdasarkan
tujuan surat
Menyusun daftar
prioritas tujuan
pengiriman surat
Surat
konsep acc
dalam
amplop
Pengiriman
surat
Mengantar dan
menyampaikan surat
kepada alamat yang
dituju sesuai prioritas
surat
Surat
konsep acc
dalam
amplop
2
Kotak
Biru
Surat
Konsep
acc dalam
amplop
Surat
terkirim
Memastikan surat
terkirim dengan benar
sesuai alamat
-
Memeriksa kondisi
kendaraan dinas setiap
hari dan sebelum
berangkat mengirim
surat
48
No
phase
Simbol Input Nama
Proses
Kegiatan Output
3. Kotak
Kuning
Surat
Konsep
acc dalam
amplop
Pengecekan
jenis surat
melakukan cek ulang
kepada penerima
apakah surat tersebut
penting apa tidak dan
melaporkan hasil
pengiriman khusus
surat penting kepada
bag pengelola
Laporan
pengiriman
surat
penting
Penyerahan
laporan
Menyerahkan laporan
pengiriman kepada
kepada atasan
Laporan
pengiriman
surat
penting
Dari aliran sistem yang berjalan saat ini dapat diketahui kebutuhan dari masing-
masing fungsi yang dijalankan. Disamping mengetahui kebutuhan pada sistem, hasil
dari analisis juga dapat mengetahui proses-proses yang dieliminasi, proses yang
diintegrasikan menjadi satu fungsi, dan proses yang membutuhkan otomasi.
3.2 Permasalahan
Setelah mengetahui proses bisnis yang telah dijalankan maka langkah
selanjutnya yaitu melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses
tersebut. Fungsi dari melakukan proses analisis kebutuhan digunakan merancang
perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan dari
masing-masing pengguna aplikasi. Berikut merupakan hasil analisis dari aliran sistem
saat ini berdasarkan fungsi yang dijalankan.
49
3.2.1 Analisa Pada Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas
Internal dan Eksternal
Proses analisa ini bertujuan untuk mengetahui proses-proses mana saja yang
seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika dilihat
pada document flow diatas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan
sistem baru mulai dari surat masuk, pendataan, penyimpanan, pendistribusian, dan
pengiriman.
Dari beberapa analisa proses diatas, maka dapat ditarik suatu kesimpulan maka
dalam melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dan eksternal dibutuhkan suatu
sistem terkomputerisasi yang dapat membantu bagian tata usaha dalam administrasi
surat menyurat.
3.2.2 Analisis Fungsi Admininitrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Proses administrasi surat keluar untuk internal dan eksternal rata-rata perhari
mencapai 150 surat keluar yang harus dikirim. Hasil analisa proses ini menyimpulkan
bahwa pada proses pemberian kode penomoran surat masih sulit dilakukan, mengingat
terdapat lima kombinasi kode penomoran surat. Petugas juga harus memperbanyak surat
sesuai dengan tembusan untuk diarsipkan, sehingga akan membutuhkan hardcopy surat
yang cukup banyak untuk disimpan.
Maka dari hasil analisa diatas dibutuhkan penyederhanaan proses pada
pemberian kode dengan cara otomasi. Terkait dengan proses pengarsipan akan
menggunakan teknologi komputerisasi sebagai tempat untuk penyimpanan surat
50
sehingga surat yang akan disimpan dalam bentuk softcopy dan tidak membutuhkan
tempat penyimpanan surat (gudang).
3.2.4 Analisis Pada Fungsi Pengiriman Surat Keluar
Proses pencatatan pada buku ekspedisi dan proses pelaporan yang dilakukan
masih bersifat manual. Untuk pembuatan laporan pengiriman surat penting kepada
atasan, petugas harus memilah terlebih dahulu dan menggolongkan surat berdasar jenis
surat penting. Hasil analisa proses diatas didapatkan suatu solusi dengan cara membuat
proses pencatatan dan pembuatan laporan dapat dilakukan pada teknologi
komputerisasi. Sehingga proses pencatatan akan langsung tersimpan didalam database,
begitu pula untuk proses pembuatan laporan secara otomasi akan mudah dilakukan
berdasarkan dari data-data surat yang telah tercatat dalam database.
3.3 Solusi Permasalahan
Setelah melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara dan observasi,
pengolahan data, dan analisa permasalahan maka didapatkan suatu solusi untuk
mengatasi permsalahan yang terjadi pada sub bagian tata usaha PDPS. Sesuai dengan
permasalahan yang ada, solusi yang tepat untuk menangani masalah tersebut yaitu
dengan mambangun aplikasi manajemen surat berbasis web.
Untuk dapat membangun aplikasi manajemen surat berbasis web, terdapat
beberapa tahap pengembangan diantaranya:
51
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)
Agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka
identifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan tahap awal dalam membangun suatu
aplikasi. Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak terdapat tahapan
yaitu:
A. Elitasi Kebutuhan (requirement elicitation)
Proses elitasi kebutuhan merupakan suatu rancangan proses awal sistem yang
akan dibangun, proses ini berupa pendefinisian dan penyeleksian macam-macam
kebutuhan data yang dapat mendukung sistem. Mengenai kegiatan yang dilakukan yaitu
dengan cara mengumpulkan informasi kepada stakeholder yang bersangkutan dengan
cara wawancara dan observasi.
Adapun proses pengumpulan data berupa wawancara ditujukan kepada
stakeholder yang memiliki pengaruh dalam alur proses bisnis yang dilakukan. Dalam
kasus ini responden yang diacu sebagai narasumber utama yaitu kepala sub bagian tata
usaha. Alasannya, karena kepala sub bagian tata usaha merupakan stakeholder yang
mengetahui secara keseluruhan proses bisnis surat menyurat yang telah dijalankan.
Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung
dan ikut terlibat dalam proses bisnis yang dijalankan.
Berikut hasil dari elisitasi kebutuhan data yang telah didapat dari proses
pengumpulan berupa wawancara dan observasi:
52
a. Data Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Surat Menyurat
Data SOP Administrasi Surat Menyurat merupakan data yang memiliki peranan
penting dalam membangun sistem ini. Hal ini disebabkan karena proses sistem yang
akan digunakan mengacu dari proses yang telah terdapat pada SOP. Dengan
mengetahui SOP administrasi surat menyurat dapat dijelaskan proses yang
dijalankan mulai penerimaan surat masuk dari internal maupun ekternal, mendata,
mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirimkan surat keluar.
b. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Tata Naskah
Perusahaan
Data peraturan direksi tentang tata naskah ini merupakan petunjuk atau pedoman
yang digunakan dalam melakukan tata naskah perusahaan. Berikut petunjuk tersebut
mulai dari definisi istilah, jenis-jenis surat, otoritas penandatangan surat, aturan
pengkodean nomor surat, aturan naskah, dan bentuk format lampiran naskah.
c. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pengarsipan
Data Peraturan Direksi tentang pengarsipan merupakan data yang digunakan
sebagai acuan dan pedoman untuk penyelamatan arsip dan penyusutan arsip.
Adapun yang dibahas dalam peraturan ini mengenai definisi istilah arsip, tata cara
arsip, aturan-aturan dalam pengarsipan/penyusutan, dan format tata cara lalu lintas
pengarsipan.
d. Data Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dari Internal maupun Eketrnal
Data buku agenda ini digunakan sebagai pencatatan data-data surat dalam sehari
baik itu surat masuk maupun surat keluar. Dengan mengetahui format yang telah
53
dituliskan dalam buku agenda, maka hal ini akan dapat digunakan sebagai acuan
pencatatan surat didalam sistem.
e. Data Buku Ekspedisi
Data buku ekspedisi ini digunakan untuk mencatat surat yang telah jadi dan siap
dikirimkan ke tujuan surat. Format data yang ada pada buku ekspedisi akan menjadi
acuan bentuk yang ada pada sistem.
B. Analisa Kebutuhan (Requirement Analysis)
Proses analisa kebutuhan merupakan lanjutan dari proses elisitasi kebutuhan
yaitu pengidentifikasian terhadap kebutuhan apa saja yang menjadi menjadi masalah
dan apa saja yang seharusnya dibutuhkan untuk menghadapi masalah tersebut. Setelah
menentukan elisitasi data yang dibutuhkan, maka tahap ini merupakan tahap
pengidentifikasian kebutuhan sistem secara terhubung dengan stakeholder lainnya
seperti pihak internal (meliputi: direksi, sekretaris, kepala bagian), dan pihak eksternal.
Berikut analisa kebutuhan dari kedua pihak tersebut :
B.1 Analisis Kebutuhan Internal
Analisa kebutuhan internal yang dimaksud dalam proses administrasi surat-
menyurat ini meliputi stakeholder yang berada didalam struktur organisasi. Setelah
beberapa tahapan telah dilakukan maka dapat dianalisa bahwa pihak eksternal saat ini
membutuhkan suatu tools atau alat yang dapat membantu proses bisnisnya berkaitan
dengan manajemen surat dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai solusi
pemecahan masalah yang ada. Adapun pemanfaatan teknologi informasi dalam
54
manajemen surat dilakukan berdasarkan pada aturan SOP/TTU/01, berikut penjelasan
proses dari masing-masing stakeholder:
a. Pada bagian tata usaha sistem dapat membantu mulai dari proses penerimaan surat
masuk dari internal maupun eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan
mengarsipkan dan mengirim surat keluar. Selain itu juga dapat membantu dalam
proses pencarian surat maupun proses penyusutan surat.
b. Pada stakeholder internal sistem dapat melakukan otorisasi terhadap persetujuan
surat secara komputerisasi, menuliskan surat untuk dikirimkan ke bagian tata usaha,
pemberian disposisi, dan dapat melihat surat yang telah masuk maupun surat yang
telah diotorisasi berdasarkan hak akses masing-masing. Namun untuk user internal
kepala bagian TU terdapat penambahan fasilitas untuk dapat melihat laporan surat
berdasarkan kategori tertentu.
c. Proses pendistribusian yang seharusnya dilakukan oleh kurir dengan cara
membagikan secara langsung (datang ke stakeholder). Dengan sistem ini akan
dibantu dengan pendistribusian surat secara melalui jaringan komputer (web).
Pemanfaatan teknologi informasi diatas diharapkan dapat membantu
menjalankan proses administrasi manajemen surat dengan tetap mengacu pada SOP
yang telah ada, sehingga permasalahan dari proses-proses yang cukup sulit dapat
teratasi.
B.2 Analisis Kebutuhan Pihak Eksternal
Analisa kebutuhan pihak eksternal merupakan proses identifikasi kebutuhan
yang dihadapi pihak luar atau eksternal. Adapun pihak eksternal ini meliputi pihak yang
55
berada diluar PDPS (diluar kendali PDPS). Dengan analisis kebutuhan pada pihak
eksternal, maka didapatkan bahwa pihak eksternal membutuhkan tools yang berguna
sebagai wadah atau tempat pengiriman surat. Pemanfaatan teknologi informasi berbasis
web akan membantu pihak eksternal dalam mengirimkan surat. Jadi, pihak eksternal
dapat mengirimkan surat dengan cara mengakses web yang telah disediakan PDPS tanpa
datang langsung ke kantor PDPS.
B.3 Analisis Konsep Yang Digunakan
Dari data-data yang didapat dan beberapa tahapan dari proses wawancara, studi
literatur, identifikasi permasalahan maupun analisa kebutuhan yang telah dilakukan.
Maka, untuk dapat menghadapi permasalahan yang ada yaitu dengan pemanfaatan
teknologi informasi berbasis web menggunakan konsep manajemen surat dan tetap
mengacu pada proses-proses yang ada pada SOP/TTU/01.
C. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Dalam membangun aplikasi dibutuhkan suatu spesifikasi perangkat lunak.
Tujuan dari spesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar perangkat lunak yang akan
dikembangkan memiliki deskripsi fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing
pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-
fungsional. Berikut deskripsi dari kebutuhan tersebut.
C.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang utama dalam menyusun suatu
fungsi-fungsi dalam aplikasi. Fungsi-fungsi aplikasi yang digunakan dengan
56
berdasarkan SOP/TTU/01 yang telah digunakan oleh sub bagian tata usaha. Adapun
kebutuhan fungsional tersebut adalah :
C.1.1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal maupun
Eksternal
Kebutuhan fungsional pada adminitrasi surat masuk internal dan eksternal dapat
dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Masuk
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
Stakeholder Bagian Tata Usaha, Kepala Tata Usaha User Internal, User Eksternal
Deskripsi Fungsi administrasi surat masuk dari internal maupun eksternal ini
merupakan fungsi yang mengatur dari awal surat itu masuk hingga
surat dapat distribusikan dan disimpan.
Kondisi
Awal
Masing-masing stakeholder telah masuk kedalam web sesuai dengan
hak akses masing-masing
Alur Normal Pengirim/Tulis Surat ‘User Internal dan Eksternal’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Membuka halaman
URL web
Sistem akan menampilkan
halaman form otentifkasi
2 Memasukkan
username dan
password
Mengecek akses user login
a. jika internal maka menu
‘download’ dan unggah akan
tersedia,
b. jika eksternal hanya menu
unggah
3 Pengirim surat internal
maupun ekternal
memilih menu unggah
Sistem membuka halaman unggah
beserta form
4 Unggah file atau surat Mengecek tipe file.
a. jika sesuai maka file akan
disimpan.
b. jika tidak sesuai maka akan
tampil kesalahan salah dan
kembali ke halaman semula.
57
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
5 Pengirim memilih
menu tulis surat
Menampilkan daftar template surat
yang telah dipilih
6 Pengirim menekan
tombol kirim
Mengirim surat ke bagian admin
Pendataan ‘User Bag TU’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bagian tata usaha
membuka halaman
utama
Sistem akan menampilkan informasi
pemberitahuan surat masuk
berdasarkan jenis surat, daftar acara,
daftar tugas, pesan, dan laporan.
2 Bag TU memilih
pemberitahuan
surat masuk
Sistem akan menampilkan informasi
surat yang masuk berdasarkan asal
pengirim internal dan eksternal.
Daftar surat yang ditampilkan akan
ditandai dengan warna sesuai dengan
kategori surat (penting, rahasia,
umum, biasa).
3 Bag TU memilih
opsi ‘lihat’ pada
tabel daftar surat
masuk
Sistem akan halaman menampilkan
informasi mengenai isi surat yang
telah dipilih beberapa form yang
harus diisi untuk dapat dibagikan
kepada tujuan surat
4 Memilih disposisi
dan otorisasi
Menyimpan surat, pendisposisian,
otorisasi, dan buku agenda atau buku
konsep naskah dinas
5 Mengisi baju surat Menyimpan disposisi atau otorisasi
dari baju surat
6 Bag TU memilih
daftar acara, daftar
tugas,pesan, dan
laporan
Maka sistem akan membawa
kedalam proses fitur tambahan
7 Bag TU memilih
daftar acara
8 Bag TU memilih
laporan
Menampilkan form laporan surat
masuk
9 Menentukan
laporan
10 Memilih cetak Mencetak laporan surat masuk
Pendistribusian ‘User Bag TU’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bag TU memilih
sub menu
Sistem akan menampikan halaman
dengan 2 layout samping kiri dan
58
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
pendistribusian konten. Adapun menu samping kiri
berupa : surat jadi, surat ditolak, surat
tunggu, surat penting, surat deadline,
monitoring surat dan beberapa
pendisposisian.
Layout konten berisikan informasi
dari surat yang telah dikirim oleh Bag
TU dan mendapatkan otorisasi oleh
stakeholder yang bersangkutan.
Tampilan pemberitahuan surat ini
berdasarkan asal surat dan jenis surat.
2 Bag TU memilih
icon jenis
pemberitahuan dari
salah satu jenis
surat yang berada
pada layout konten
Sistem akan menampilkan status
daftar informasi surat yang telah
diotorisasi, dan membutuhkan
otorisasi ke stakeholder lainnya.
Selain itu terdapat opsi untuk
menyaring data yang akan
ditampilkan.
3 Memilih data surat
dari ikon
pemberitahuan
Sistem menampilkan isi surat,
disposisi, dan otorisasi
4 Memilih menu
surat jadi pada
layout kiri
Sistem akan menampilkan daftar
surat yang telah jadi. Surat yang telah
jadi ini akan tampil arsipkan dan
mendapatkan kode nomor secara
otomatis
5 Memilih menu
surat ditolak pada
layout kiri
Sistem akan menampilkan halaman
surat ditolak. Tampilan informasi
yang ditampilkan berupa list data
surat-surat yang tidak mendapatkan
otorisasi dari stakeholder yang
bersangkutan dan tampil tombol
kirim pesan / unduh surat balasan.
6 Pada tabel surat
ditolak memilih
pesan
Menampilkan form pesan yang
ditujukan ke pengirim surat
7 Mengisi form pesan
balasan
Menyimpan surat pesan balasan dan
mengirim ke stakeholder
8 Memilih menu
surat tunggu
Tampilan pada halaman surat tunggu
berisikan informasi mengenai status
surat yang masih belum mendapatkan
59
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
persertujuan kepada pihak
stakeholder yang bersangkutan. Serta
tampil menu kirim surat kepada pihak
yang mengotorisasi
9 Memilih surat
penting
Surat penting merupakan surat yang
diprioritaskan, adapun halaman yang
akan di tampilkan sama halnya
dengan menu surat tunggu. Namun
tampilan ini lebih dispesifikasikan
untuk surat-surat yang dikategorikan
dalam surat pentng atau rahasia.
10 Memilih menu
deadline surat
Deadline surat bertujuan untuk
menginformasikan kepada Bag TU
mengenai surat-surat yang memasuki
masa deadline. Pada halaman ini
informasi yang disajikan berupa
daftar surat yang mendekati deadline
dua hari sebelum surat dikirim
11 Memilih menu
pendisposisian
Sistem akan menampilkan halaman
lembar disposisi
12 Memilih jenis surat
pada layout konten
Menampilkan data surat otorisasi
belum lengkap sesuai jenis yang
dipilih
13 Memilih data surat Menampilkan isi surat dan otorisasi.
Pengarsipan ‘User Bag TU’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bag TU memilih
sub menu arsip /
penyimpanan
Sistem akan menampilkan dua layout
yaitu layout sebelah kiri berupa jenis-
jenis surat dan layout konten berupa
informasi mengenai isi surat yang
telah dikategorikan berdasarkan
folder-folder. Serta tab menu yang
dapat melihat semua surat dan
tambah folder.
2 Bag TU mengklik
salah satu jenis
surat maupun daftar
surat yang telah
dikategorikan.
Sistem akan menginformasikan data-
data surat kedalam tabel list. Field
Aksi memiliki lihat.
3 klik opsi lihat pada
tabel list surat
Maka sistem akan tampil file yang
berisikan isi informasi surat tersebut
60
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
terdapat download dan cetak surat
4 Memilih cetak a. Menampilkan surat cetak
b. Mencetak surat
5 Memilih unduh
surat
Menugunduh / download surat
6 Bag TU memilih
menu pencarian
Sistem akan menampilkan beberapa
textbox untuk menyaring surat yang
akan dicari diantaranya: asal surat,
jenis surat, macam surat, periode
surat, dan kategori surat.
Penyusutan ‘User Bag TU’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bag TU memilih
sub menu
penyusutan
Maka sistem akan menampilkan dua
layout disebalah kiri dan konten.
Layout sebalah kiri berisikan menu
link penyusutan otomatis dan
penyusutan manual. Sedangkan
layout konten berisikan home
penyusutan dengan informasi
ketentuan/aturan penyusutan.
2 Bag TU memilih
menu link
penyusutan
otomatis pada
layout sebelah kiri
Ada dua tab yang ditampilkan yaitu
daftar penyusutan yang berisi list
data-data surat yang siap dihapus dari
proses setting sebelumnya dan tab
setting yang berguna untuk mengatur
surat-surat yang nantinya secara
otomatis akan masuk kedalam daftar
list tabel penyusutan.
3 Memilih setting Menampilkan form untuk men-
setting waktu dan jenis penyusutan
surat
4 Mengisi form
setting
Menyimpan daftar jadwal setting
surat
5 Memilih tab daftar Menampilkan daftar data-data surat
yang telah disetting sebelumnya.
6 Memilih tombol
hapus
Menghapus surat
7 Bag TU memilih
menu link
penyusutan manual
pada layout sebelah
kiri
Pada tampilan layout konten akan
menampilkan semua data-data surat
dan diatasnya terdapat beberapa field
textbox yang dapat diisi untuk
menyaring surat yang seharusnya
61
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
dilakukan penyusutan
8 Mengsisi textbox
filter
Menampilkan data-data yang telah
disaring
9 Menandai /
menghapus surat
Menampilkan pesan konfirmasi
pengahapusan jika ‘ok’ maka data
akan dihapus. Jika batal maka akan
kembali ke halaman sebelumnya.
Fitur Tambahan ‘User Bag TU’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bag TU memilih
menu rencana acara
Menu ini digunakan untuk
menginformasikan kepada
stakeholder adminisitrasi surat
menyurat berkaitan dengan acara
yang diadakan oleh Bag TU.
2 Bag TU memilih
tambah data acara
baru
Sistem akan menampilkan form
tambah data acara
3 Mengisi form menyimpan data baru ke dalam tabel
daftar acara
4 Bag TU Memilih
mengubah data
acara
Sistem akan menampilkan daftar
acara yang telah dipilih untuk diubah.
5 Mengubah data
acara
sistem akan mengubah data yang teah
ada pada tabel daftar acara
6 Bag TU menghapus
data acara
Sistem akan menampilkan pesan
konfirmasi pengahpusan data. Jika
‘ok’ maka data akan dihapus. Jika
‘batal’ akan kembali ke halaman
daftar acara.
7 Bag TU memiih
menu header daftar
tugas
Tampilan berupa layout kiri dengan
menu link home tugas, mengelola
tugas, dan memo.
Sedangkan layout konten berisikan
informasi tugas-tugas yang telah
direncanakan diurutkan berdasarkan
tanggal dan deadline tugas.
8 Bah TU memilih
menu tambah tugas
Sistem akan menampilkan informasi
pada layout konten berupa pencatatan
tugas dengan cara menyediakan field-
field textbox dan menampilkan daftar
tugas yang telah dibuat (dapat
62
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
melakukan edit/hapus),
9 Bag TU memilih
tambah tugas
Sistem akan menampilkan form tugas
10 Mengisi form
tambah tugas
menyimpan tugas baru kedalam tabel
daftar tugas
11 Bag TU memilih
edit tugas
Menampilkan form beserta data-data
tugas
12 Bag TU mengubah
data tugas
mengubah data tugas pada tabel
daftar tugas
13 Bag TU menghapus
data tugas
Sistem akan menghapus data tugas
yang telah dipilih.
14 Bag TU memilih
menu link memo
Sistem akan menampilkan field-field
textbox dengan tujuan memo itu
diberikan.
15 Memilih data
pesan/memo masuk
Menampilkan data pesan/memo
masuk
16 Memilih opsi balas Menampilkan form tulis memo dan
menyimpan memo
17 Menulis memo Menampilkan form tulis memo dan
menyimpan memo
Otorisasi ‘Kepala TU dan User Internal’
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Stakeholder
(pemberi otorisasi)
membuka halaman
web
Sistem akan menampilkan tampilan
utama dua layout yaitu layout kiri
menu link surat berupa rekaman
otorisasi, surat terkitrim.
a. Jika login sebagai kepala TU
maka tampil menu laporan..
Layout konten berupa list data
surat yang masuk (disposisi) dan
belum mendapat aksi. Dalam
tabel akan diberikan tanda
berdasarkan kriteria surat (surat
penting/rahasia).
2 Pimpinan memilih
surat yang telah
masuk (‘lihat’)
Sistem akan membawa ke halaman
berupa lihat surat dan dibawahnya
terdapat tombol ‘setuju’ atau ‘tolak’.
3 Mengotorisasi surat a. Jika setuju maka surat akan
menjadi status terotorisasi dan
masuk kedalam link surat
otorisasi.
b. Jika surat ditolak maka status
63
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
surat menjadi surat tolak masuk
menu link surat ditolak.
4 Pimpinan memilih
tulis surat
Sistem akan menampilkan halaman
web yang sama dengan form yang
ada pada bag TU.
5 Mengirim surat
baru
Menyimpan surat baru
6 Pimpinan memilih
menu link rekaman
otorisasi
Sistem akan menampilkan list data-
data surat yang tidak disetujui dan
surat yang disetujui oleh pimpinan
yang bersangkutan.
7 Kepala Bag TU
memilih menu link
laporan
Sistem akan menampilkan field-field
berupa filter untuk memperlihatkan
data-data surat yang selama ini
dijalankan berupa grafik maupun list
data dan total surat.
8 Menentukan
laporan
Menampilkan laporan
Alur
Alternatif Pengarsipan
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Memilih tab
pencarian
berdasarkan tanggal
Sistem akan menampilkan form
pencarian berdasarkan tanggal
2 Menekan tombol
cari
Sistem akan menampilkan data
berdasarkan periode tanggal.
Penyusutan
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Memilih tab daftar
jadwal penyusutan
Menampilkan data-data jadwal
penyusutan yang telah disetting
2 Memilih tab setting Sistem menampilkan form setting
2. 3 Memilih simpan Sistem menyimpan data jadwal susut
Alur
Eksepsi Pengiriman Surat / Tulis Surat
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Memilih unggah
surat
a. Jika file tipe tidak sesuai maka
akan tampil pesan gagal upload.
b. Jika file sesuai dengan ketetapan
sistem maka akan disimpan
Otorisasi
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Kepala TU masuk
ke halaman utama
Pada halaman utama layout kiri
terdapat menu link laporan yang
dikhususkan untuk kepala TU.
64
Nama
Fungsi
Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal
maupun ekternal
Kondisi
Akhir
Sistem dapat mengatur dari awal surat itu masuk hingga surat dapat
distribusikan dan disimpan.
Kebutuhan
Non-
Fungsional
Security
Berdasarkan pada
kategori surat
(penting / rahasia)
Sistem akan memberikan keamanan
bahwasanya surat tidak dapat dilihat / dibaca
oleh Bag TU
Correctness
Surat yang masuk
akan secara
otomatis tersipan
kedalam database
Sistem akan menyimpan surat yang masuk
kedalam agenda surat masuk database.
Interface
Pihak eksternal dan
pihak internal
Interface halaman yang dimiliki masing-
masing pihak berbeda sesuai dengan
kebutuhan (role & responsibility)
Tanda surat masuk Surat yang akan diberikan tanda sesuai
dengan jenis kepentingan surat tersebut
(penting, rahasia, umum, biasa)
Lembar
Pendisposisian
Masing-masing stakeholder tujuan surat
dibedakan warna sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
Performance
Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi
dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka
diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang
bersangkutan
Operability
Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin
kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan
internet, penyedia layanan hosting dan server.
C.1.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Kebutuhan fungsional pada adminitrasi surat keluar internal dan eksternal dapat
dilihat pada Tabel 3.7.
65
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Keluar
Nama
Fungsi
Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Stakeholder Bag TU
Deskripsi Fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal merupakan
fungsi yang bertujuan untuk menyiapkan surat sebelum dikirim oleh
bag pengiriman / kurir
Kondisi awal Bag TU telah login pada web.
Alur Normal Adm Surat Keluar
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bag TU memilih sub
menu
pengiriman/surat
keluar
Sistem akan menampilkan dua layout
yaitu layout kiri berisikan folder-
folder dan buku ekspedisi. Sedangkan
pada layout konten berisikan
pemberitahuan informasi mengenai
surat yang telah jadi terbaru.
2 Bag TU mengklik
salah satu jenis surat
pada pemberitahuan
surat jadi yang ada di
layout konten
Sistem akan menampilkan halaman
berupa informasi surat jadi terbaru.
Maka tampil form untuk mengisi ke
agenda keluar
3 Bag TU memilih
menu data surat keluar
Sistem akan menampilkan form yang
surat keluar disimpan. Kemudian
akan tampil halaman surat yang siap
dicetak.
4 Bag TU memilih
folder pada layout
sebelah kiri
Sistem akan menampilkan data-data
surat yang ada telah jadi sesuai
dengan kategori folder yang dipilih.
5 Menentukan data
laporan surat keluar
Menampilkan laporan surat keluar
6 Memilih menu cetak Mencetak laporan surat keluar dan
memberikan kepada kepala TU
Alur
Alternatif Adm Surat Keluar
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Pilih tab eksternal Sistem akan menampilkan data surat
keluar berdasarkan kategori surat
eksternal
2 Pilih tab umum Sistem akan menampilkan data surat
keluar berdasarkan kategori surat
umum
3 Untuk dapat melihat Sistem akan menampilkan infromasi
66
daftar surat yang telah
jadi, Bag TU dapat
melihat pada menu
pendistribusian.
disebelah layout sebelah kiri terdapat
menu link surat jadi.
4 Pencatatan surat
keluar pada agenda
keluar yang dapat
dilihat dengan cara
klik menu agenda.
Pada daftar surat jadi yang telah
mendapat kode penomoran surat
maka secara otomasi akan tercatat
dalam agenda keluar
Alur Eksepsi Adm Surat Keluar
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Jika terdapat kebijakan
baru, Bag TU dapat
membuat folder
penyimpanan baru
Sistem akan menambahkan folder
penyimpanan baru.
Kondisi
Akhir
Data surat keluar dapat disimpan pada folder-folder penyimpan yang
berlaku pada SOP dan mencetak surat untuk dikirimkan kepada pihak
eksternal.
Kebutuhan
Non-
Fungsional
Security
Surat yang belum jadi tidak akan terdapat pada menu link surat jadi
Correctness
Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu
link
Interface
Interface yang akan ditampilkan dengan kombinasi warna tetap yaitu
biru dan putih. Bentuk layout dari Interface akan disamakan dengan
Interface fungsi lainnya dengan tujuan agar Interface yang
ditampilkan tetap konsisten.
Performance
Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan
menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat
diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan
Operability
Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin
kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan
internet, penyedia layanan hosting dan server.
C.1.4 Pengiriman Surat Keluar
Berikut kebutuhan fungsional pada pengiriman surat keluar dapat dilihat pada
Tabel 3.8.
67
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Pengirim Surat Keluar
Nama Fungsi Pengiriman Surat Keluar
Stakeholder Bag TU, Kepala TU
Deskripsi Pada fungsi ini merupakan fungsi yang bertujuan untuk mencatat
kedalam buku ekspedisi mengenai surat yang siap dikirim.
Kondisi Awal Bag Tu telah login pada halaman web
Alur Normal Pengiriman Surat Keluar
No Aksi Pengguna Respon Sistem
1 Bag TU memilih menu
pengiriman / surat keluar
Sistem akan menampilkan dua
layout kiri dan konten. Layout kiri
terdapat menu link buku ekspedisi
berisi dua opsi link yaitu surat
keluar dan pendisposisian.
2 Bag TU memilih opsi
surat keluar
Pada layout konten terdapat list
data surat keluar tidak field tabel
aksi (berupa list data surat keluar)
3 Bag TU memilih buku
ekspedisi dengan sub
menu link pendisposisian
Sistem akan menampilkan dua tab
dilayout konten yaitu tambah
daftar disposisi dan daftar
disposisi pada buku ekspedisi
4 Bag TU memilih Tab
tambah daftar
Maka sistem akan menampilkan
beberapa field yang harus diisi
oleh petugas.
5 Mengisi form tambah
data
Menyimpan data yang telah
ditulis kedalam tabel buku
ekspedisi.
6 Bag TU memilih edit
data
Sistem akan menampilkan form
data dan mengubah data.
7 Mengedit data yang telah
dipilih pada form
Sistem akan mengubah data yang
telah ditulis.
8 Menentukan laporan Menampilkan laporan sesuai
keinginan atau kebutuhan
9 Memilih cetak Mencetak laporan ekspedisi
Alur
Alternatif Pengiriman Surat Keluar
No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih tab
daftar surat disposisi
Sistem akan menampilkan daftar
buku ekspedisi disposisi
2 Bag TU memilih tab
daftar s.keluar
Sistem akan menampilkan daftar
buku ekspedisi surat keluar
Alur Eksepsi -
Kondisi Akhir Sistem dapat mengelola buku ekspedisi yaitu (insert,update,delete)
68
Nama Fungsi Pengiriman Surat Keluar
Kebutuhan
Non-
Fungsional
Security
Data-data yang ada pada agenda surat keluar tidak dapat diedit oleh
bag pengiriman. Hanya sebatas melihat data-data surat keluar untuk
membantu mengecek surat keluar yang dikirim.
Correctness
Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu
link
Interface
Interface yang ditampilkan pada fungsi ini cukup sederhana
mengenai menu link yang disediakan. Namun mengenai warna dan
bentuk layout tetap konsisten seperti dengan Interface fungsi
lainnya.
Performance
Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan
menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat
diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan
Operability
Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin
kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan
internet, penyedia layanan hosting dan server.
C.2 Kebutuhan Non-fungsional
Dalam tahap pengembangan ini, selain kebutuhan fungsional terdapat kebutuhan
non-fungsional yang berguna untuk mendukung aplikasi yang akan dibuat. Berikut
kebutuhan non-fungsional dapat dilihat pada Tabel 3.9.
Tabel 3.9 Kebutuhan Non-Fungsional
No Stakeholder Fungsi Fungsional Sistem Non-Fungsional
Sistem
1 Pengirim Administrasi Surat
Masuk dan
Pengiriman Surat
a. Security
b. Correctness
69
No Stakeholder Fungsi Fungsional Sistem Non-Fungsional
Sistem
Bag TU Konsep Naskah
Dinas Internal
maupun Eksternal
a. Pendataan
b. Tulis/unggah
Surat
c. Pendistribusian
d. Pengarsipan
e. Penyusutan
f. Fitur tambahan
g. Otorisasi
c. Interface
d. Performance
e. Operability
2. Bag TU Administrasi Surat
Keluar
Penyimpanan ke
agenda keluar
a. Security
b. Correctness
c. Interface
d. Performance
e. Operability
3. Bag TU Pengiriman Surat Pengelolaan data
ekspedisi
a. Security
b. Correctness
c. Interface
d. Performance
e. Operability
3.3.2 Desain Sistem (Software Desain)
Langkah berikutnya yaitu mendesain aplikasi sesuai dengan spesifikasi
kebutuhan yang telah dibuat. Adapun model desain yang digunakan yaitu :
1. Aliran Sistem (system flow)
2. Data Flow Diagram
3. Entity Relational Diagram
4. Tampilan Antar Muka (Interface)
A. Aliran Sistem (System Flow)
Dengan berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang telah dilakukan, maka aplikasi
yang akan digunakan tetap mengacu pada SOP/TTU/01. Didalam aturan prosedur
70
tersebut terdapat empat fungsi diantaranya 1). Administrasi Surat Masuk dan Naskah
Konsep Dinas Internal maupun Eksternal, 2). Administrasi Surat Keluar Internal
maupun Eksternal, 3). Pengiriman Surat.
Adanya sistem yang baru maka memungkinkan juga untuk aturan yang baru.
Adapun aturan baru berkaitan dengan aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada Tabel 3.10.
Tabel 3.10 Aturan (rule) Baru dari Aplikasi
No Stakeholder Proses Rule Policy
1 Pengirim
Internal
Mengirimkan Surat /
konsep naskah dinas
Masuk
Proses pengiriman surat dapat
dilakukan dengan cara unggah
dan mengunduh lewat
template format surat
-
2. Pengirim
Eksternal
Mengirimkan Surat /
konsep naskah dinas
Masuk
Proses pengiriman hanya bisa
dilakukan dengan cara
melakukan unggah surat
-
3. Bag TU (Surat
Masuk)
Melakukan
pengelolaan terhadap
surat masuk
Dapat mengelola surat mulai
dari surat masuk, pendataan,
pendistribusian, pengarsipan,
dan pengiriman.
-
4. Bag TU (Surat
Keluar)
Pengelolaan surat
keluar (surat jadi)
Bag TU staff pengelolaan
surat keluar dapat melakukan
penyimpan maupun pendataan
surat dan mencetak surat yang
jadi (siap untuk dikirimkan)
-
5. Bag TU (kurir) Pengelolaan data
pada buku ekspedisi
Kurir hanya bisa mengakses
surat keluar (read only) dan
mengelola data buku
ekspedisi. Namun
-
6. kepala TU Mengotorisasi dan
melihat laporan
Kepala TU bisa melakukan
otorisasi dan melihat laporan
berdasarkan parameter
tertentu
7 Sekper
(internal)
Mengotorisasi surat Sekper dapat melihat isi surat
dan mengotorisasi surat
tersebut
8 Direksi /
Direktur
(internal)
Mengotorisasi surat Direksi / Direktur dapat
melihat isi surat dan
mengotorisasi surat tersebut
71
Aturan aplikasi diatas merupakan suatu aturan manajemen user yang berkaitan
dengan apliksi manajemen surat berbasis web ini. Dengan aturan yang dibuat tersebut
diharapkan dapat memperjelas pemakaian aplikasi ini berdasarkan pengguna yang
menjalankannya. Setelah aturan pengguna ini dibuat, maka selanjutnya adalah
perancangan aliran sistem baru (system flow). Adapun aliran sistem yang dibuat yaitu:
A.1 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas
Internal dan Eksternal
Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi surat masuk internal
dan eksternal. Aliran sistem ini dibagi beberapa proses diantaranya:
A.1.1 Aliran Sistem Pengiriman Surat
Aliran sistem pengiriman surat ini ditujukan untuk pengirim baik itu berasal dari
internal maupun eksternal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.5.
72
INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU
Start
Membuka alamat URL web page
Menampilkan halaman sesuai hak akses
Memilih menu unggah
Memilih menu tulis surat
Mengecek Akses user login
Internal T
Y
Menampilkan page unggah beserta field-field form
Mengecek file type surat yang diunggah
Doc, pdf, excell, jpg,
png,
Menampilkan page tulis surat
T. User
T.User
T.jenis
T.Kategori
T.template
T.Agenda Masuk
T.Kriteria
Menampilkan pesan salah
Menyimpan surat masuk
Y
T
Mengembalikan ke page unggah
T.User
T.jenis
T.Kategori
T.surat
T.Tipe
Tampilan kirim surat
Tampilan halaman unggah
Tampilan pesan salah
A
A
Surat Dikirim Dari
Tampilan template surat
Mengunduh surat
Mengunduh format surat
End
Unggah surat
Menampilkan halaman sesuai hak akses
Tampilan kirim surat
Y
T.Surat
Memasukkan username dan password
Menampilkan form otentifikasi
T.Konsep Naskah Dinas
T.Agenda Masuk
T.Konsep Naskah Dinas
Mengecek file type surat yang diunggah
Konsep naskah dinas?
Menyimpan surat Konsep
YaTidak
Gambar 3.5 Aliran sistem pengiriman surat
Adapun penjelasan mengenai Gambar 3.5 aliran sistem pengiriman surat dapat
dilihat pada Tabel 3.11.
1
2 3
73
Tabel 3.11 Penjelasan aliran sistem pengiriman surat
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Cek
akses
user
1 Mengecek
akses user
login
Membuka
alamat URL
halaman
web
Mengecek akses
user login jika
internal maka
menu tulis dan
unggah akan
tersedia, jika
eksternal hanya
menu unggah
Interface
halaman
kirim surat
Pengirim
internal
ataupun
eksternal
memilih
unggah
Menampilkan
menu unggah
beserta form
Interface
unggah
surat
Unggah
surat
2 Mengecek
kesesuain tipe
file
Unggah
surat
Mengecek tipe
file jika sesuai
maka akan proses
selanjutnya, jika
tidak sesuai maka
akan kembali ke
halaman semula
Menyimpan
file kedalam
tabel
Menyimpan file
kedalam tabel.
Data surat
baru
tersimpan
Unduh
surat
3 Menampilkan
halaman surat
baru
Pengirim
internal
memilih
menu tulis
surat
Menampilkan
halaman surat
sesuai dengan
template surat dan
mengunduh surat
Interface
template
surat data
surat
didownload
A.1.2 Aliran Sistem Pendataan
Aliran sistem pendataan ini bertujuan untuk mencatat data surat masuk kedalam
agenda dan meneruskan pendisposisian surat. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada
Gambar 3.6.
74
Bag TU
Membuka alamat URL web page
Menampilkan utama admin TU
T.Agenda Masuk
T.Tipe T.jenis
T.Daftar Tugas
T.acara
T.SUrat
Memilih pemberitahuan s.masuk
Memilih opsi isi ootrisasi
Menampilkan List data surat masuk berdasarka jenis digolongkan asal
pengirim
Menampilkan isi surat Menampilkan form
otorisasi
T.Surat
T.Otorisasi
Tampilan halaman utama
web
Memilih menu link
Tampil list data
Tampil Baju Surat
Tampil surat
Start
T.DetilOtorisasi
Memilih daftar tugas
Memilih agenda pertemuan
Memilih Laporan
Mengelola opsi pendukung End
T.BajuSUrat
Mengisi baju surat
Menyimpan baju surat
Memilih menu laporan surat masuk
A
Kepala TU
A
Menampilkan form laporan
Tampil form laporan
Menentukan laporan
Menampilkan form laporan surat masuk
Tampil form laporan
Memilih menu cetak
Mencetak laporan surat masuk
Laporan surat masuk
B
Laporan surat masuk
B
End
Memilih data
T.Konsep Naskah Dinas
Gambar 3.6 Aliran Sistem Pendataan
Adapun penjelasan dari Gambar 3.6 aliran sistem pendataan dapat dilihat pada
Tabel 3.12.
3
2
1
75
Tabel 3.12 Penjelasan Aliran Sistem Pendataan
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Buka
utama
1 Menampilkan
halaman utama
admin
Bag TU
membuka
URL utama
Menampilkan
halaman utama
admin
Interface
halaman web
utama
Pemberi
tahuan
surat
masuk
2 Menampilkan
list data surat
masuk
berdasarkan
jenis surat
Memilih
pemberitah
uan surat
masuk
Menampilkan list
data surat masuk
berdasarkan jenis
surat da nasal surat
Tampil list
data
Menampilkan
isi surat
Memilih
lihat data
Menampilkan isi
surat sesuai dengan
yang telah dipilih
Interface
surat
Menampilkan
baju surat
Memilih
menu
otorisisai
Menampilkan baju
surat sesuai dengan
masing-masing
stakeholder
Interface
baju surat
Menyimpan
baju surat yang
telah diisi
Mengisi
baju surat
Menyimpan baju
surat kedalam tabel
surat dan tabel
baju surat
Data baju
surat telah
tersimpan
Laporan 3 memilih
laporan
Menampilakn form
laporan
Interface
form
Memilih
menu cetak
Mencetak laporan laporan
A.1.3 Aliran Sistem Pendistribusian
Aliran sistem pendistribusian ini bertujuan mendistribusikan surat untuk
diberikan otorisasi kepada stakeholder yang berwewenang. Berikut aliran sistem dapat
dilihat pada Gambar 3.7.
76
Bag TU
T.SUrat
Memilih menu distribusiT.detil otorisasi
Menampilkan di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link
dilayout kiri
Memilih link surat jadi
Memberi kode penomoran secara oromasi
Menampilkan list surat jadi dan mengubah status surat
T.Kategori
T.User
A
Tampil list surat jadi
Tampil layout kiri
A
Memilih link surat ditolak
Tampil list data-data surat yang tidak disetujui
T.SUrat
Memilih balas pada aksi table
Menampilkan form surat balasan
T.User
T.balasan
Memilih link surat tunggu
Menampilkan list data-data surat masih belum
lengkap otorisasinyaT.Surat
T. Otorisasi
Memilih link surat penting
Menampilkan list data-data surat penting
T.Kriteria
Memilih link surat deadline
T.SuratMenampilkan list data-data surat yang hampir deadline
Memilih link pendisposisian
Menampilkan lembar disposisi sesuai dg warna
lembar T.Disposisi
Tampil list data tidak disetujui
Tampil form balasan
Tampil list data belum lengkap otorisasi
Tampil list data surat penting
Tampil list data surat deadline
Tampil lembar disposisi
Start T.Otorisasi
End T.SUrat
B
BTampil layout konten pemberitahuan surat
otorisasi
T.Jenis
Memilih jenis suratMenampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang
dipilh
Tampil Data surat otorisasi
Menampilkan isi surat beserta otorisasi
Tampil Data surat otorisasi
End
Memilih data suratT.detil
otorisasi
T.Otorisasi
T.Jenis
T.SUrat
End
End
End
Menulis balasan surat
Menyimpan surat balasan dan mengirim ke
asal suratMemilih Data surat jadi
Gambar 3.7 Aliran Sistem Pendistribusian
Dari aliran sistem pendistribusian pada Gambar 3.7 dapat dijelaskan pada Tabel
3.13.
1
3
2
2
2
77
Tabel 3.13 Penjelasan Aliran Sistem Pendistribusian
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Menu
distribusi
1 Menampilkan
halaman
pendistribusian
Memilih
menu
distribusi
Menampilkan di
konten,
pemberitahuan
telah otorisasi
bertahap dan
menu link
dilayout kiri
Interface
layout kiri
Menu link
layout kiri
2 Mengubah
status surat dan
memberi kode
penomoran
Memilih
menu link
surat jadi
Memberi kode
penomoran
secara otomatis
dan
menampilkan
list surat dan
mengubah surat
jadi
Interface surat
jadi
Menampilkan
list data surat
Memilih
menu link
surat
ditolak
Menampilkan
list data surat
yang tidak
disetujui
Interface list
data yang
tidak disetujui
Menampilkan
form balasan
Memilih
balas
pada aksi
tabel
Menampilkan
form surat
balasan
Interface form
balasan
Menyimpan
surat balasan
dan mengirim
surat balasan
ke asal surat
Menulis
surat
balasan
Menyimpan
surat balasan
dan mengirim
surat balasan ke
asal surat
Surat balasan
disimpan pada
tabel surat
balasan dan
dikirim ke
asal pengirim
surat
Menampilkan
list surat yang
belum lengkap
otorisasinya
Memilih
link surat
tunggu
Menampilkan
list surat yang
belum lengkap
otorisasinya
Interface data
data surat
tunggu
Menampilkan
daftar surat
penting
Memilih
surat
penting
Menampilkan
list data-data
surat penting
Interface
data-data
surat penting
78
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Menampilkan
daftar surat
yang hampir
deadline
Memilih
surat
deadline
Menampilkan
list data-data
surat yang
hamper
memasuki masa
deadline pada
surat
Interface
data-data
surat deadline
Menampilkan
lembar
disposisi
Memilih
link
pendispo
sisian
Menampilkan
lembar disposisi
sesuai dengan
aturan warna
pada lembaran
Interface
lembar
pendisposi
sian
Menyimpan
data
pendisposisian
Mengisi
lembar
pendispo
sisian
Menyimpan
data
pendisposisian
pada tabel
disposisi
Data disposisi
disimpan
dalam tabel
disposisi
Menu
link
konten
3 Menampilkan
data surat
otorisasi belum
lengkap
Memilih
jenis
surat
Menampilkan
data surat
otorisasi belum
lengkap sesuai
dengan jenis
yang dipilih
Interface data
otorisasi surat
Menampilkan
data sisi surat
Memilih
data surat
Menampilkan
isi surat beserta
otorisasi
Interface data
surat otorisasi
A.1.4 Aliran Sistem Otorisasi Surat
Aliran sistem otorisasi ini merupakan respon dari aliran sistem pendistribusian.
Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.8.
79
PENDISTRIBUSIAN
KEPALA TATA USAHA INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL)
Masuk halaman utama
Start Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi
T.jenis
T.Kategori
T.surat
T.Kriteria
T.Tipe
Mengubah data surat disetujui
ok
Mengecek otorisasi
Y
Mengubah data suratditolak
T
T.surat
Memilih baca surat
Menampilkan isi surat
1
1
Memilih tulis surat
Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat
T.template
T.jenis
T.Kategori
T.surat
Memilih surat tolak
Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan
T.User
Memilih surat otorisasi
Memilih laporan
Menampilkan surat yang tlh diotorisasi
Menampilkan form field penentuan laporan yang diinginkan
end
Halaman utama
Tampil isi surat
mengotorisasi
Tampil template surat
Tampil form unggah
Tampil list data surat tolak
Tampil surat otorisasi
End
Tampil form
Menyimpan surat
Mengirim surat baru
O
O
Menentukan laporan
Menampilkan laporan
Tampil laporan
Masuk halaman utama
Start Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi
T.jenis
T.Kategori
T.surat
T.Kriteria
T.Tipe
Mengubah data surat disetujui
ok
Mengecek otorisasi
Y
Mengubah data suratditolak
T
T.surat
Memilih baca surat
Menampilkan isi surat
1
1
Memilih tulis surat
Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat
T.template
T.jenis
T.Kategori
T.surat
Memilih surat tolak
Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan
T.User
Memilih surat otorisasi
Menampilkan surat yang tlh diotorisasi
Halaman utama
Tampil isi surat
mengotorisasi
Tampil template surat
Tampil form unggah
Tampil list data surat tolak
Tampil surat otorisasi
End
Menyimpan surat
Mengirim surat baru
O
Gambar 3.8 Aliran Sistem Otorisasi
Berikut penjelasan dari aliran sistem otorisasi dapat dilihat pada Tabel 3.14.
1
1
2
3
80
Tabel 3.14 Penjelasan Aliran Sistem Otorisasi
Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output
Adapun proses otorisasi pada masing-masing stakeholder merupakan sama pada
setiap prosesnya. Namun yang membedakan pada kepala bag TU terdapat menu
laporan.
Menu
otorisasi
1 Menampilkan
layout utama
masing -masing
stakeholder
Masuk
halaman
utama
Menampilkan 2
layout, kiri menu
link dan konten
list data surat
butuh otorisasi
Interface
halaman
utama
Menampilkan
isi surat
Memilih
baca surat
Menampilkan
halaman isi surat
Mengecek
dan
mengubah
data surat
Mengotori
sasi
Mengecek
otorisasi jika
‘tidak’ mengubah
data surat ditolak,
jika ‘ya’
mengubah data
surat disetujui
Data
otorisasi
surat diubah
Menu
link
layout
kiri
2 Menampilkan
dua tab menu
Memilih
tulis surat
Menampilkan dua
tab unggah atau
tulis surat
Interface
form unggah
Tampil
template
surat
Menyimpan
surat
Mengirim
surat baru
Menyimpan surat Data surat
disimpan
Menampilkan
list data surat
yang ditolak
Memilih
surat
ditolak
Menampilkan list
data surat yang
ditolak
Interface
data-data
surat ditolak
Menampilkan
data surat
otorisasi
Memilih
surat
terotori
sasi
Menampilkan
data surat yang
telah diotorisasi
Interface
data-data
surat
terotorisasi
Mem
buat
laporan
3 Menampilkan
form laporan
Memilih
laporan
Menampilkan
form penentuan
laporan yang
diinginkan
Interface
form textbox
laporan
Menampilkan
laporan
Menentu
kan
laporan
Menampilkan
laporan sesuai
dengan yang diisi
dari form tersebut
Interface
laporan
81
A.1.5 Aliran Sistem Arsip
Aliran sistem arsip merupakan proses penyimpanan data surat kedalam
database. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Bag TU
Memilih arsip
Menampilkan layout kiri jenis surat dan konten
T.Folder
T.Jenis
Mengklik jenis surat pd layout kiri
T.Surat
Menampilkan surat berdasarkan jenis
Tampil layout kiri jenis surat
Tampil surat berdasar jenis
Memilih lihat
Memilih cetak
Menampilkan halaman untuk melihat isi surat
Mencetak surat
Memilih unduh surat
Tampil isi surat
end
Tampil surat cetak
Start
Tampil layout konten (tab folder & lihat semua) pencarian
T.Kategori
D
D
Memilih pencarian
Menampilkan beberapa textbox dan hasil pencarian
Tampil surat yg dicari
end
T.Surat
Mengunduh surat
Menampilkan halaman cetak
Gambar 3.9 Aliran Sistem Arsip
Berikut penjelasan dari aliran sistem arsip diatas dapat dilihat pada Tabel 3.15.
1
2
3
82
Tabel 3.15 Penjelasan Aliran Sistem Arsip
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Menu
arsip
1 Menampilkan
layout
halaman arsip
Memilih sub
menu
pengarsipan
Sistem
menampilkan 2
layout yaitu layout
kiri dan layout
konten
Layout kiri
dan layout
konten
Menu
link
layout
kiri
2 Menampilkan
surat
berdasarkan
jenis surat.
Memilih
jenis surat
pada layout
kiri
Menampilkan
surat berdasarkan
jenis surat yang
telah dipilih
Interface surat
berdasar jenis
Menampilkan
halaman isi
surat
Memilih
opsi ‘lihat’
Menampilkan
halaman untuk
melihat isi surat
Interface isi
surat
Mencetak
surat
Memilih
tombol
cetak
Menampilkan
cetak surat
Data surat
akan dicetak
Mengunduh
surat
Memilih
opsi ‘unduh’
Mengunduh surat unduh surat
Menu
pencari
an
layout
konten
3 Menampilkan
form dan hasil
data pencarian
Memilih
pencarian
Menampilkan
beberapa textbox
untuk menyaring
file yang akan
dicari, dan
menampilkan hasil
pencarian
Interface
Data-data
surat yang
dicari
A.1.6 Aliran Sistem Penyusutan
Aliran sistem penyusutan merupakan proses penghapusan data surat dari dalam
database. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.10
83
Bag TU
Memilih penyusutan
Menampilkann pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual
Memilih penyusutan otomatis
Menampilkan 2 tab, setting dan daftar data yang siap dihapus
Memilih setting tab
menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat
Memilih tab daftar
Menampilkan daftar surat yang telah disetting sebelumnya
Penyusutan manual
Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus
Mengisi data rincian surat
Menghapus suratok Ya
Tampil halaman penyusutan
Tampil 2 tab pada layout konten
Tampil form set penyusutan
T.jadwalsusut
Pesan setuju hapus surat
Tampil form dan data surat
Tidak
T.Surat
Start
Menampilkan data surat yang telah diisi dari textbox filter
Tampil data-data surat yang difilter
Menandai / mengahapus surat
Mengisi form
Menyimpan daftar jadwal setting surat
Menghapus surat yang telah terdaftar pada setting sebelumnya
Tampil daftar surat siap dihapusMemilih tombol hapus
T.Surat keluar
Gambar 3.10 Aliran Sistem Penyusutan
Adapun penjelasan dari aliran sistem penyusutan dapat dilihat pada Tabel 3.16.
1
2
3
84
Tabel 3.16 Penjelasan Aliran Sistem Penyusutan
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Menu
penyusutan
1 Menampilkan
halaman
penyusutan
Memilih
menu
penyusu
tan
Menampilkan
layout kiri
berupa
penyusutan
otomatis dan
penyusutan
manual
Interface
halaman
penyusutan
Penyututan
otomatis
2 Menampilkan
dua tab menu
pada layout
konten
Memilih
penyusu
tan
otomatis
Menampilkan 2
tab yaitu setting
dan data-data
surat yang siap
dihapus
Interface
dengan dua
tab menu
pada layout
konten
Menampilkan
form untuk
penyusutan
Memilih
setting
tab
Menampilkan
form untuk
mensetting
waktu dan jenis
penyusutan surat
Interface
form setting
penyusutan
surat
Menyimpan
daftar jadwal
penyusutan
Mengisi
form
setting
Menyimpan
daftar jadwal
setting surat
Data jadwal
penyusutan
disimpan
Menampilkan
data-data surat
penyusutan
Memilih
tab daftar
Menampilkan
daftar data-data
surat yang telah
disetting
sebelumnya
Interface
data-data
surat susut
Menghapus
surat
Memilih
tombol
hapus
Menghapus surat
(penyusutan
surat)
Menghapus
Data-data
surat
Penyusutan
manual
3 Menampilkan
form dan
data-data
surat yang
siap susut
Memilih
penyusu
tan
manual
Menampilkan
textbox untuk
menyaring surat
yang akan
dihapus
Interface
form dan
data surat
Menampilkan Mengisi Menampilkan data Interface
85
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
data-data
surat susut
textbox
filter
surat yang telah
diisi dari textbox
filter
data-data
surat yang
difilter
Menampilkan
konfirmasi
dan
menghapus
surat
Menandai
dan
menghapus
surat
Menampilkan
konfirmasi hapus.
Jika ‘ok’ maka
menghapus surat.
jika ‘batal’ akan
kembali ke
halaman
sebelumnya
Menghapus
data-data
surat
A.1.7 Aliran Sistem Fitur Tambahan
Aliran sistem fitur tambahan merupakan tools pendukung yang dapat digunakan
oleh stakeholder. Fitur ini berupa pengelolaan rencana acara, pengelolaan daftar tugas
sebagai pengingat, dan pengelolaan memo internal yang dapat dibagikan ke beberapa
penerima internal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.11
86
Halaman Utama
Bag TU
Memilih rencana acara
T.Acara
Menampilkan list dan textbox untuk mengelola data rencana
acara
Memilih daftar tugas
Menampilkan list data tugas
T.dftr Tugas
Memilih kelola tugas
Menampilkan data tugas
Memilih memo
Menampilkan 2 tab yaitu data memo masuk dan tambah memo
T.Memo
Memilih data memo masuk
Menulis memo
Menampilkan data memo masuk, ‘balas’ & ‘hapus’
Membalas memo Menampilkan form tulis memo
T.User
Memilih ‘hapus’
E
E
ok
Menghapus memo
T.Memo
Ya
end
Tidak
Tampil list data rencana & form
Tampil list data tugas & memo
Tampil memo masuk & tmbh
Tampil data memo
Konfirmasi hapus memo
Memilih tambah baru
Menampilkan form tambah rencana acara
Tampilan form tambah acara
Mengisi form acara
Menyimpan acara baru
T.Acara
Memilih ubah data
Menampilkan form beserta data acara yang dipilih
Tampilan form data acaraMengubah data
Memperbarui data acara
T.Acara
Memilih hapusPesan konfirmasi hapus
ok
Menghapus acara
A
A
Tidak
Ya
Halaman Utama
Tampilan data-data tugas
Memilih tambah tugas
Memlih edit tugas
Menghapus tugas
Menampilkan form tambah tugas
Tampil form
Menyimpan tugas
Mengisi form
Menampilkan form beserta data tugas
Menghapus tugas
Tampil form
Mengubah tugasMengubah tugas
Fom memo
Gambar 3.11 Aliran Sistem Fitur Tambahan
1
2
3
87
Berikut penjelasan dari aliran sistem fitur dapat dilihat pada Tabel 3.17.
Tabel 3.17 Penjelasan Aliran Sistem Fitur
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Rencana
acara
1 Menampilkan
list dan
textbox acara
Memilih
rencana acara
Menampilkan
list dan textbox
untuk mengelola
data rencana
acara
Interface form
dan list data
rencana
Menampilkan
form tambah
rencana acara
Memilih
tambah baru
(rencana
acara)
Menampilkan
form rencana
tambah acara
Interface form
tambah baru
Menyimpan
acara baru
Mengisi form
(rencana
acara)
Menyimpan
acara baru
Data rencana
acara baru
tersimpan
Menampilkan
data rencana
dalam form
Memilih
ubah data
(rencana
acara)
Menampilkan
form beserta data
acara
Interface form
data rencana
acara
Mengubah
data acara
Mengubah
data (rencana
acara)
Memperbarui
atau mengubah
data acara pada
tabel acara
Data acara
diubah
Menghapus
data acara
Memilih
hapus
(rencana
acara)
Menampilkan
pesan konfirmasi
jika ‘ok’ maka
akan menghapus
data
Data acara akan
dihapus dari
tabel acara
Daftar
tugas
2 Menampilkan
list data tugas
Memilih
daftar tugas
Menampilkan
list data tugas
Interface list data
tugas dan memo
Menampilkan
data tugas
Memilih
kelola tugas
Menampilkan
data tugas
Interface data-
data tugas
Menampilkan
form tambah
tugas
Memilih
tambah tugas
Menampilkan
form tambah
tugas
Interface form
tambah tugas
Menyimpan
tugas baru
Mengisi form Menyimpan
tugas baru
Data tugas barfu
disimpan
88
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
menampilkan
form beserta
data tugas
Memilih edit
tugas
Menampilkan
data kedalam
form tugas
Interface form
data tugas
Mengubah
tugas
Mengubah
tugas
Mengubah tugas Data tugas
diubah
Menghapus
tugas
Menghapus
tugas
Menghapus
tugas sesuai
dengan yang
dipilih
Data tugas yang
dipilih dihapus
Memo 3 Menampilkan
halaman
memo
Memilih
memo
Menampilkan
dua tab daftar
memo dan
tambah memo
Interface data
memo
Menampilkan
data-data
memo
Memilih data
memo masuk
Menampilkan
data memo
didalam tabel
balas & hapus
Interface data
memo
Menampilkan
form tulis
memo
Membalas
memo
Menampilkan
form tulis memo
Interface form
memo
Menampilkan
form tulis
memo
Menulis
memo
Menampilkan
form tulis memo
Interface form
memo
Menghapus
memo yang
ada ditabel
memo
Menghapus
memo
Menampilkan
konfirmasi pesan
hapus jika ‘ya’
maka memo
akan dihapus.
Jika tidak maka
akan selesai
Data memo
terhapus dari
database tabel
memo.
A.2 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi surat keluar internal
dan eksternal. Berikut gambaran aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.12.
89
ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL
BAG TU
Memilih menu surat keluar
Start T.Folder T.Kriteria T.KategoriT.Tipe T.jenis T.Surat
Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar (laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate
Memilih pemberitahuan surat jadi pada konten
Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi terdapat link cetak
A
Memilih link cetakMenampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan
disimpan
T.Agenda Surat keluar
T.Surat Keluar
Menampilkan halaman cetak dari isi surat
Data surat di folder
A
Menekan tombol cetak
Mencetak surat keluar
Surat keluar
End
T.Surat Keluar
Tampil data berupa folder-folder
Tampil list data surat yang dipilih
Tampil form
Tampil halaman cetak
Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user
T.Folder
B
Surat keluar
B
C
C
Mennetukan data laporan
Menampilkan laporan surat keluar
Laporan surat keluar
Memilih menu cetakMencetak laporan surat keluar sesuai
kebutuhan
Laporan surat keluar
Kepala TU
D
Laporan surat keluar
D
End
Gambar 3.12 Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar
Berikut penjelasan dari aliran sistem administrasi surat keluar dapat dilihat pada
Tabel 3.18.
1
2
3
90
Tabel 3.18 Penjelasan Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar
Phase No. Nama
Proses
Input Uraian Proses Output
Halaman
Surat
keluar
1 Menampilkan
halaman surat
keluar
Memilih menu
surat keluar
Tampil layout
konten berupa
pemberitahuan
surat jadi
terbaru, layout
kiri menu link
folder-folder
buku surat
keluar dan buku
ekspedisi
Interface
halaman
data-data
surat jadi
(surat keluar)
kedalam
masing-
masing
folder.
Form
simpan
2 Menampilkan
list data surat
yang telah
dipilih
Memilih
pemberitahuan
surat jadi pada
layout konten
Menampilkan
list data surat
jadi yang telah
dipilih dan
didalamnya
terdapat menu
link cetak
Interface
tabel data-
data surat
jadi
Menampilkan
form untuk
penempatan
surat kedalam
folder
Memilih link
folder
Menampilkan
form untuk
penempatan
surat jadi
kedalam folder
Interface
form, berupa
penempatan
penyimpanan
surat jadi
folder
laporan 3 Menyimpan
surat kedalam
agenda surat
keluar
Menekan
tombol
simpan
Menyimpan
surat keluar
kedalam folder
pilihan user
Surat keluar
tersimpan
kedalam
agenda
keluar
Menampilkan
halaman cetak
Menampilkan
halaman cetak
dari surat yang
telah disimpan
Interface
halaman
cetak
Mencetak
surat
tombol cetak Mencetak surat Surat keluar
91
A.4 Aliran Sistem Fungsi Pengiriman Surat
Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi pengiriman surat keluar dapat
dilihat pada Gambar 3.13:
ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT
BAG TU
Memilih menu pengiriman surat keluar
Start
T.Folder T.Kriteria T.KategoriT.Tipe T.jenis T.SUrat
Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi. Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi
Memilih opsi surat keluarMenampilkan list data surat keluar
A
Memilih buku ekspedisi
Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku ekspedisi
Menyimpan data kedalam buku ekspedisi
Memilih opsi tambah
A
T.Surat Keluar
T.Ekspedisi
Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku ekspedisi
Memilih ubah dataMenampilkan form beserta isis data yang telah dipilih
Mengubah data pada buku ekspedisi
Tampil list data surat keluar End
Tampil list data surat keluar
Tampil list data buku ekspedisi
Tampil form
Tampil form ubah data
Memilih tab daftar pendisposisian
Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi
Tampil data-data buku ekspedisi pendisposisian
T.Ekspedisi
T.disposisi
End
Mengisi form tambah
Menulis / memperbarui data
Menentukan laporan
Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan
Tampil laporan ekspedisiMemilih cetak
Mencetak laporan ekspedisi
Laporan ekspedisi/pengiriman
Kepala TU
B
B
Laporan ekspedisi/pengiriman
Surat Keluar C
C
Eksternal
Surat Keluar
End
A
Gambar 3.13 Aliran Sistem Pengiriman Surat
1
2
3
92
Adapun penjelasan dari aliran sistem pengiriman surat dapat dilihat pada Tabel
3.19 sebagai berikut:
Tabel 3.19 Penjelasan Aliran Sistem Pengiriman Surat
Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output
Page
surat
keluar
1 Menampilkan
list data surat
keluar
Memilih
menu
pengiriman
surat
Tampil layout
konten berupa
form tambah
buku ekspedisi,
layout kiri
berupa menu
link surat
keluar dan
ekspedisi
Interface
halaman surat
keluar dan
form tambah
ekspedisi
Menampilkan
list data surat
keluar
Memilih opsi
menu link
surat keluar
Menampilkan
data list surat
keluat, namun
hanya bisa
melihat saja.
Tanpa
melakukan edit
Interface data-
data surat
keluar
Kelola
data 2 Menampilkan
daftar data
buku
ekspedisi
Memilih
menu link
buku
ekspedisi
Menampilkan
list data yang
telah tersimpan
kedalam tabel
ekspedisi
Interface list
data-data
ekspedisi
Menampilkan
form tambah
data ekspedisi
Memilih
menu opsi
tambah
Sistem
menampilkan
form untuk
menambah
data surat yang
dikirim
kedalam tabel
ekspedisi
Interface form
berupa field-
field kosong
identitas surat
Menyimpan
data baru
Mengisi form
tambah data
baru
Menyimpan
data baru yang
telah diisi oleh
bagian
pengiriman
Data baru
tersimpan
didalam tabel
ekspedisi
Menampilkan
data kedalam
Memilih
menu link
Menampilkan
data yang telah
Tampil form
ubah data
93
Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output
form yang
tersedia
ubah pada
tabel list
ekspedisi
dipilih untuk
ditampilkan
kedalam form
yang tersedia
Mengubah
data yang
telah
diperbarui
Menulis /
memperbarui
data
Mengubah data
yang telah
diperbarui
Data
diperbarui
kedalam tabel
ekspedisi
laporan 3 Menampilkan
list data
pendisposisian
Memilih tab
daftar
pendisposisian
Menampilkan
data-data
pendisposisian
pada tabel
ekspedisi
Interface data-
data
pendisposisian
yang telah
dilakukan.
Mencetak
laporan
ekspedisi
Memilih
menu cetak
Menampilkan
form laporan
Interface
laporan
ekspedisi
3.3.3 Context Diagram
Context diagram yang dirancang untuk membangun aplikasi manajemen surat
ini terdiri dari beberapa stakeholder diantaranya Bagian TU, Kepala TU, internal,
eksternal. Context diagram dapat dirancang dengan mengacu pada aliran data yang
terdapat didalam system flow yang telah dibuat. Dengan adanya context diagram ini
memberikan gambaran mengenai kebutuhan aliran data aplikasi manajemen surat.
Adapun data yang mengalir dari context diagram ini bermula dari surat yang
yang telah dikirim oleh pihak internal maupun eksternal, lalu melakukan pendataan,
pendistribusian (pendisposisian), diarsipkan, melakukan penyusutan surat/penghapusan
surat, hingga pengiriman surat keluar. Untuk lebih jelasnya mengenai gambaran aliran
data dapat dilihat pada Gambar 3.14.
94
Gambar 3.14 Context Diagram
data surat terkirim Eks
data surat
laporan surat
data disposis i
data surat keluar
data laporan
data pencarian surat
data pencarian surat
data surat masuk
data cari surat
data pesan memo
data surat keluar
data ekspedisi
data agenda keluar
data penyusutan
data pesan memo
data acara
data pesan memo int
data hasil otorisasi int
data surat otorisasi int
data surat disposisi Kp
data surat otorisasi Kp
data hasil otorisasi Kp
data laporan Kp
laporan ekspedis i Kp
laporan surat keluar Kp
laporan konsep naskah dinas
laporan surat masuk
laporan ekspedis i
laporan surat keluar
data arsip
data surat disposisi
data surat permohonan otorisasi
data agenda masuk
data surat otorisasi
data konsep naskah dinas
data pesan memo
data tug aslaporan surat masuk Kp
data surat masuk Kp
laporan naskah konsep dinas Kp
data pesan memo Kp
data surat masuk eks
data pesan memo int
data surat masuk int
Internal
Eksternal
Kepala TU
0
Aplikasi M anajemen Surat Berbasis Web
+
Bag TU
95
3.3.4 Data Flow Diagram
Proses yang ada pada Data Flow Diagram ini merupakan proses yang
diambil dari system flow berdasarkan masing-masing fungsi dimana didalam
fungsi tersebut terdapat beberapa proses. Data Flow Diagram ini akan
menjelaskan secara detil dari proses-proses tersebut. Data Flow Diagram yang
telah dirancang ini merupakan hasil dari decomposed pada context diagram
membentuk sub sistem level 0.
Pada level 0 Data Flow Diagram memiliki 3 fungsi yang didapatkan dari
analisa dan berpedoman pada aturan SOP yang telah berlaku. Adapun fungsi yang
ada pada Data Flow Diagram ini berupa administrasi surat masuk dan konsep
naskah dinas internal maupun eksternal, administrasi surat keluar internal maupun
eksternal, dan pengiriman surat keluar. Data Flow Diagram level 0 ini terdapat
suatu susunan tabel dari database yang nantinya akan digunakan sebagai media
penyimpanan data-data yang bersangkutan.
Penjelasan singkat mengenai Data Flow Diagram level 0 ini adalah sistem
akan dimulai dari pengirim surat baik itu berasal dari internal maupun pihak
eksternal. Surat yang masuk akan disimpan kedalam database untuk dilakukan
pengelolaan surat. Kemudian pencatatan kedalam buku agenda masuk dan
mengisi disposisi untuk dibagikan ke tujuan surat. Ketika surat telah didistribusi
dan mendapatkan otorisasi maka surat yang telah jadi akan disimpan kedalam
database kemudian diberikan kode nomor pada surat. Selain itu terdapat menu
penyusutan dan pengelolaan surat keluar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 3.15.
96
Gambar 3.15 Data Flow Diagram Level 0
[laporan ekspedisi Kp]
[data pesan memo int]
[data disposisi]
[data surat otorisasi int]
[data hasil otorisasi int]
[data pesan memo int]
[data pencarian surat]
[data pesan memo]
[data konsep naskah dinas]
[data surat otorisasi]
[data ag enda masuk]
[data surat permohonan otorisasi]
[data surat disposis i]
[data ars ip]
[laporan surat keluar]
[laporan ekspedisi]
[laporan surat masuk]
[laporan konsep naskah dinas]
[data acara]
[data pesan memo]
[data penyusutan]
[data ag enda keluar]
[data ekspedis i]
[data surat keluar]
[data cari surat]
[data surat masuk]
[data laporan]
[data surat keluar]
[data surat]
[data surat terkirim Eks]
[data laporan Kp]
[data hasil otorisasi Kp]
[data pesan memo]
[data surat otorisasi Kp]
[laporan surat masuk Kp]
[data surat disposis i Kp]
[data pencarian surat]
[laporan surat]
[data pesan memo Kp]
[laporan naskah konsep dinas Kp]
[laporan surat keluar Kp]
[data tug as]
[data surat masuk Kp]
[data surat masuk int]
[data surat masuk eks]
Internal
Eksternal
Kepala TU
Bag TU
Kepala TU
1
Administrasi Surat M asuk dan Konsep
Naskah Dinas dari Internal maupun
Eksternal
+
2
administrasi surat keluar internal dan
eksternal
+
3
peng iriman surat
+
97
a) Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan
Eksternal
Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0, dari level 1 akan
diketahui secara detail dari proses-proses besar yang terdapat didalam fungsi
administrasi surat masuk internal maupun eksternal. Terdapat 6 proses besar dari
fungsi ini diantaranya yaitu menulis surat, mendata surat, mendistribusikan surat,
mengarsipkan surat, melakukan penyusutan surat, dan mengelola data. Adapun
gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat Gambar 3.16.
Gambar 3.16 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal
dan Eksternal
dt konsep
dt jenis dt kateg ori
dt ag enda masuk
dt surat
dt surat
dt template
[data surat terkirim Eks]
[dt kriteria]
[dt tipe]
[data surat masuk eks]
[data surat masuk Kp]
[data surat masuk int]
[data surat masuk]
Internal
Eksternal
Kepala
TU
Bag TU
6 template
16 ag enda masuk
3 kriteria
4 tipe
5 jenis2 kateg ori
8 surat
7 ungg ah
1.1
Menulis Surat
+
Eksternal
17 konsep naskah
dt konsep
dt konsep
dt disposisi
dt disposisi
dt tipe
dt baju surat
dt baju surat
dt detil oto
dt detil oto
dt otorisasi
dt otorisasi
dt ag enda masuk
dt surat
[dt surat][laporan surat]
[data surat disposisi]
[data surat otorisasi]
[data konsep naskah dinas]
[dt surat(baju)]
[dt jenis]
[data laporan]
[laporan konsep naskah dinas]
[laporan surat masuk]
[data surat permohonan otorisasi]
[data ag enda masuk]
Bag TUBag TU
Bag TUBag TU
Bag TUBag TUBag TUBag TU
12 otorisasi12 otorisasi
13 detil otorisasi13 detil otorisasi
19 baju surat19 baju surat
16 ag enda masuk
4 tipe
5 jenis
17konsep
naskah17
konsep
naskah
8 surat8 surat
7 ungg ah
1.2
Mendata Surat
+
Kepala TU
14 disposisi
14 disposisi
8 surat
98
Gambar 3.17 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal
dan Eksternal
dt surat
dt disposisi
dt disposisi
dt user
dt user
dt template
dt surat oto
dt surat dst
dt surat dst
[dt kategori]
[dt surat]
[data disposisi]
[data surat otorisasi Kp]
[data laporan Kp]
[data pencarian surat]
[data hasil otorisasi int]
[data pencarian surat]
[data surat otorisasi int]
[data hasil otorisasi Kp]
[data surat disposis i Kp]
[laporan naskah konsep dinas Kp]
[laporan surat masuk Kp]
Kepala
TU
Kepala
TU
Kepala
TU
Kepala
TU
Kepala
TU
Kepala
TU
InternalInternal
Kepala TU
Internal 14 disposisi14 disposisi
6 template
1 user1 user
2 kateg ori
8 surat8 surat8 surat8 surat
1.3
Mendistribusikan Surat
+
Internal
7 ungg ah
dt surat
dt kategori
dt jenis
dt kriteria
dt tipe
dt jadwal susut
dt jadwal susut
dt surat
dt surat
dt tipe
dt jenis
dt kategori
dt kriteria
dt surat
dt surat
dt user
dt surat
[data surat]
[dt folder]
[dt surat keluar]
[dt surat keluar]
[data penyusutan]
[data arsip]
data cari surat
data cari surat
[data cari surat]
Bag TU
Bag TU
Bag TU
15 surat keluar15 surat keluar
23 jadwal susut23 jadwal susut
20 folder
8 surat
8 surat8 surat
1.4
Mengarsipkan Surat
+
1.5
Menyusutkan Surat
+
Bag TU
7 unggah
2 kategori
4 tipe
3 kriteria
5 jenis
1 user
7 unggah
2 kategori
5 jenis
4 tipe
3 kriteria
dt memo
dt memo
dt balasan
dt tugas
dt tugas
dt acara
dt acara
[data pesan memo]
[data pesan memo Kp]
[data tugas]
[data pesan memo]
[data acara]
[data pesan memo]
[data pesan memo int]
[data pesan memo int]Internal
Kepala
TU
Bag TUBag TU
Internal
Bag TUBag TU
Kepala
TU
10 acara10 acara
11 daftar tugas11 daftar tugas
21 balasan
9 memo
1.6
Mengelola Fitur
+
99
b) Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0 administrasi surat
keluar internal dan eksternal, dari level 1 berikut ini terdapat 4 proses diantaranya
yaitu menyimpan surat, mencetak surat keluar, menampilkan form laporan surat
keluar, mencetak laporan surat keluar. Adapun gambar data flow diagram level 1
dari fungsi ini dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Gambar 3.18 DFD Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
data laporan surat keluar
[dt folder]
[dt surat keluar]
[dt surat]
[dt kategori]
[dt jenis]
[dt tipe]
[dt kriteria]
data surat keluar
data surat keluar
data surat keluar
[data surat keluar][data surat keluar]
[dt surat keluar]
[dt agenda keluar]
[dt agenda keluar]
[data ag enda keluar]
[laporan surat keluar]
[laporan surat keluar Kp]
Bag TU
Kepala
TU
Bag TU
Bag TU
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
2 kateg ori
8 surat
15 surat keluar
15 surat keluar
20 folder
18 ag enda keluar18 ag enda keluar
2.1
Menyimpan Surat
Keluar
2.2
Mencetak Surat
Keluar
2.3
Menampilkan
Laporan Surat Keluar
2.4
Mencetak Laporan
Surat Keluar
Bag TU
100
c) Level 1 Pengiriman Surat Keluar
Level 1 pengiriman surat keluar merupakan proses yang berkaitan dengan
data yang ada didalam buku ekspedisi. Data-data yang ada pada buku ekspedisi
ini nantinya akan dibuatkan laporan kepada atasan. Adapun proses yang terdapat
pada level 1 pengiriman surat keluar ini berupa proses menyimpan data ekspedisi,
mengubah data ekspedisi, menampilkan form laporan dan mencetak laporan
ekspedisi. Berikut gambar dari level 1 pengiriman surat keluar dapat dilihat pada
Gambar 3.19.
Gambar 3.19 DFD level 1 Pengiriman Surat Keluar
[laporan ekspedisi]
[dt ekspedisi]
dt ekspedisi
dt ekspedisi
[dt kategori]
[dt ekspedisi]
data laporan ekspedisi
[dt kriteria]
[dt folder]
[dt surat keluar]
[dt surat]
[dt tipe]
data ekspedisi
data ekspedisi
data ekspedisi
[data ekspedisi]
[dt jenis]
[laporan ekspedisi Kp]
Kepala
TU
Bag TU
22 ekspedisi
8 surat
15 surat keluar
20 folder
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
3.1
Menyimpan Data
Ekspedisi
3.2
Meng ubah Data
Ekspedisi
3.3
Menampilkan
Laporan EKspedisi
3.4
Mencetak Laporan
Ekspedisi
2 kateg ori
22 ekspedisi
101
d) Level 2 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas (Menulis Surat)
Level 2 dari proses menulis surat level 1 memiliki proses detail seperti
pada Gambar 3.20.
Gambar 3.20 DFD Level 2 Menulis Surat
e) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mendata Surat)
Level 2 dari proses mendata surat level 1 memiliki proses detail seperti
pada Gambar 3.21.
[data surat masuk eks]
[dt surat]
[dt surat]
[dt agenda masuk]
[dt konsep]
data surat masuk
data surat masuk
[dt jenis]
[dt kategori]
[dt template]
[data surat terkirim Eks]
[dt tipe]
[dt kriteria]
data surat tdk setuju
data surat masuk
[data surat masuk Kp]
[data surat masuk int]
[data surat masuk]
Bag TU
Internal
Kepala TU
4 tipe
3 kriteria1.1.1
Menampilkan Form
Ung g ah
1.1.2
Meng ecek File Type
Surat
1.1.3
mengecek data
surat atau konsep
dinas
Eksternal
6 template
7 ungg ah
8 surat
16 ag enda masuk
2 kateg ori
5 jenis
17 konsep naskah
1.1.4
menyimpan surat
102
Gambar 3.21 DFD Level 2 Mendata Surat
f) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mendistribusikan Surat)
Berikut level 2 dari mendistribusikan surat dapat dilihat pada Gambar
3.22.
[dt agenda masuk]
[dt surat]
[dt surat]
[dt baju surat]
[dt konsep]
[dt otorisasi]
[dt detil oto]
[dt disposisi]
dt surat(baju)
[dt tipe]
[dt agenda masuk]
[dt konsep]
[dt disposisi]
[dt baju surat]
[dt detil oto]
[dt otorisasi]data diteruskan
dt ag enda masuk
dt ag enda masuk
dt surat
dt surat
[dt surat(baju)]
[dt jenis]
[data surat otorisasi]
[data surat disposisi]
[data surat permohonan otorisasi]
[data ag enda masuk]
[data konsep naskah dinas]
data laporan surat
[laporan surat masuk]
[data laporan]
[laporan konsep naskah dinas]
[laporan surat]
Bag TUBag TU
Bag TU
Bag TUBag TU
5 jenis
8 surat
Bag TUBag TUBag TU
1.2.1
Menampilkan Form
Teruskan
1.2.2
Menyimpan Baju Surat
1.2.3
Menampilkan
Laporan
1.2.4
menampilkan
Laporan Surat M asuk
Kepala TU
8 surat
7 ungg ah
16 ag enda masuk
12 otorisasi
12 otorisasi
13 detil otorisasi
13 detil otorisasi
19 baju surat
19 baju surat
4 tipe
14 disposisi
14 disposisi
17 konsep naskah
16 ag enda masuk
17 konsep naskah
103
Gambar 3.22 DFD Level 2 Mendistribusikan Surat
[dt user]
[dt user]
[dt surat dst]
[dt surat dst]
[dt surat]
dt surat
dt surat
[dt surat oto]
[dt disposis i]
[dt disposis i]
[dt template]
[dt surat]
data status surat
dt surat Dst
dt surat Dst
data surat Dst
data surat
[laporan naskah konsep dinas Kp]
[data laporan Kp]
[laporan surat masuk Kp]
[data surat otorisasi int]
[data disposisi]
[data surat otorisasi Kp]
[data surat disposis i Kp]
dt surat Dst
dt surat Dst
[dt kategori]
[data pencarian surat]
[data pencarian surat]
dt surat jadi[data hasil otorisasi Kp]
[data hasil otorisasi int]
Kepala
TUKepala
TU
Kepala
TU
Kepala TU
Internal
Internal
Internal
Kepala TU
Kepala TU
Kepala TU
Internal
8 surat
2 kateg ori
1.3.1
memberi kode
nomor surat
1.3.2
menampilkan dan
mengubah status
surat
1.3.3
menyimpan surat
balasan dan
mengirim surat ke
asal surat
1.3.4
mengecek otorisasi
dan disposisi
1.3.5
mengubah data
surat
1.3.6
menampilkan
laporan
1.3.7
menampilkan
pencarian surat
8 surat
8 surat
8 surat
6 template
1 user1 user
14 disposisi
14 disposisi
7 ungg ah
104
g) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mengarsipkan Surat)
Berikut level 2 dari mengarsipkan surat yang memiliki proses detail
diantaranya menampilkan data surat, menghapus surat, menyimpan surat
(teruskan), melakukan pencarian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar
3.23.
Gambar 3.23 DFD Level 2 Mengarsipkan Surat
h) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Penyusutan Surat)
Berikut level 2 dari penyusutan surat dapat dilihat pada Gambar 3.24.
[dt surat]
[dt user][dt surat]
dt surat
dt surat
[dt surat]
dt surat
dt surat
[dt tipe]
[dt kategori]
[dt kriteria]
[dt jenis]
[data surat]
form cari
dt folder Ars
dt folder Ars[dt folder]
data arsip
data arsip
[data arsip]
data cari surat
[data cari surat]Bag TU
Bag TU
20 folder
1.4.1
Menampilkan Isi
Surat
1.4.2
menampilkan
form cari
1.4.3
menampilkan
surat yang telah
dicari
1.4.4
Menyimpan surat
(arsip)
Bag TU
7 ungg ah
1 user
8 surat
8 surat
3 kriteria
2 kateg ori
5 jenis
4 tipe
105
Gambar 3.24 DFD Level 2 Penyusutan Surat
i) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Pengelolaan data acara,
tugas, memo)
Berikut level 2 dari pengelolaan data acara, tugas, memo dapat dilihat
pada Gambar 3.25.
[dt surat]
dt surat
dt surat
[dt surat]
[dt surat]
[dt jadwal susut]
[dt jadwal susut][dt tipe]
[dt jenis]
[dt kategori]
[dt kriteria]
data surat susut
[dt surat keluar]
dt surat keluar Peny
dt surat keluar Peny
dt surat peny
dt surat peny
dt surat peny
dt surat peny
dt surat keluar peny
dt surat keluar peny
[dt surat keluar]
[data cari surat]
data jadwal susut
[data penyusutan]
Bag TU
Bag TU
15surat
keluar
15 surat keluar
1.5.1
Menyimpan daftar
jadwal penyusutan
1.5.2
menghapus surat pada
daftar setiing
1.5.3
menampilkan daftar
surat (fi lter)
1.5.4
menghapus surat
8 surat
8 surat
23 jadwal susut23 jadwal susut4 tipe
3 kriteria5 jenis
2 kateg ori
7 ungg ah
106
Gambar 3.25 DFD Level 2 Pengelolaan data
[dt memo]
[dt memo]
[dt balasan]
[dt tug as]
[dt tug as]
[dt acara]
[dt acara]
[data pesan memo]
[data pesan memo int]
[data pesan memo]
[data pesan memo int]
[data pesan memo]
[data pesan memo Kp]
[data tug as]
data tug as
data tug as
data tug as
dt tugas Ftr
dt Tugas Ftr
data tug as
data tug as
data tug as
dt acara Ftr
dt acara Ftr
dt acara Ftr
dt acara Ftr
dt acara Ftr
[data acara]
data acara
data acara
data acara
Internal
Kepala TU
Bag TU
Bag TU
Internal
Bag TU
Bag TU
Kepala TU
1.6.1
Menyimpan Data
Acara
1.6.2
Meng ubah Data
Acara
1.6.3
Meng hapus Data
Acara
1.6.4
menyimpan data
tug as
1.6.5
mengubah data
tug as
1.6.6
menghapus data tug as
1.6.7
Menyimpan Pesan
Memo
1.6.8
Menampilkan
Pesan Memo
10 acara
10 acara
11 daftar tug as
11 daftar tug as
21 balasan
9 memo9 memo
107
3.3.5 Entity Relationship Diagram
Setelah membuat Data Flow Diagram dimana didalamnya terdapat tabel-
tabel yang saling terhubung maka langkah selanjutnya yaitu merancang desain
database atau disebut dengan Entity Relationship Diagram. Entity Relationship
Diagram (ERD) merupakan suatu sistem yang digunakan untuk
mempresentasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan sistem
kedalam suatu bentuk dengan tujuan untuk menunjukkan struktur keseluruhan
dari data pemakai.
a) Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) merupakan rancangan awal konsep desain
database yang nantinya akan di generate kedalam bentuk Physical Data
Model. Dari rancangan CDM ini akan menggambarkan keseluruhan relasi
antar tabel. Berikut CDM yang dirancang dalam membangun aplikasi
manajemen surat berbasis web dapat dilihat pada Gambar 3.27.
b) Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate CDM. Dari hasil
generate ini menghasilkan tabel baru jika relasi yang dimiliki yaitu many-to-
many. Secara keseluruhan Physical Data Model (PDM) menggambarkan basis
data yang telah jadi dan dapat di generate script kedalam database server.
Adapun hasil dari Physical Data Model (PDM) yang digunakan sebagai
database aplikasi manajemen surat berbasis web pada Perusahaan Daerah
Pasar Surya dapat dilihat pada Gambar 3.28.
108
Gambar 3.26 Conceptual Data Model (CDM)
menulis
menulis
memiliki
mengelola
mengelola
mengelola
mengisi
menyimpan
memiliki
mempunyai
mempunyaimencatat
mencatat
mencatat
mengirim
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
mengelola
memliki
menyimpan
memiliki
user
username
nik
password
nama dpn
nama blkg
status user
jabatan user
nama perusahaan
alamat
telp
fax
oto user
asal user
username <pi>
jenis
id jenis
nama jenis
<pi> Integer
Variable characters (75)
id jenis <pi>
kategori
id kategori
nama kategori
<pi> Integer
Variable characters (75)
id kategori <pi>
kriteria
id kriteria
nama kriteria
<pi> Integer
Variable characters (75)
id kriteria <pi>
surat
no surat
kode surat
status surat
tgl jadi
dibaca
draft surat
tgl masuk
tgl selesai
pengirim surat
asal surat
no urut
ket surat
idfdkeluar
<pi> Integer
Variable characters (50)
Variable characters (30)
Date & Time
Variable characters (1)
Variable characters (1)
Date & Time
Date & Time
Variable characters (50)
Variable characters (30)
Integer
Long variable characters
Integer
no surat <pi>
agenda masuk
id msk
no urut msk
tgl terima msk
macam msk
tgl kirim msk
nomor msk
pengirim
asal pengirim
pokok surat msk
ket msk
dibaca msk
<pi> Integer
Integer
Date & Time
Variable characters (50)
Date & Time
Variable characters (50)
Variable characters (75)
Variable characters (15)
Variable characters (200)
Long variable characters
Variable characters (1)
id agenda <pi>
otorisasi
id otorisasi
tgl otorisasi
sifat otorisasi
<pi> Integer
Date & Time
Variable characters (20)
id otorisasi <pi>
agenda keluar
id keluar
no urut keluar
tgl terima keluar
macam keluar
tgl kirim keluar
nomor keluar
pengirim keluar
kepada
pokok surat keluar
keterangan keluar
penerima
<pi> Integer
Integer
Date & Time
Variable characters (50)
Date & Time
Variable characters (50)
Variable characters (75)
Variable characters (15)
Variable characters (200)
Long variable characters
Variable characters (75)
id keluar <pi>
naskah konsep
id konsep
no konsep
tgl terima konsep
macam konsep
tgl kirim konsep
nomor konsep
pengirim konsep
asal_konsep
pokok konsep
keterangan konsep
dibaca_konsep
<pi> Integer
Integer
Date & Time
Variable characters (50)
Date & Time
Integer
Variable characters (75)
Variable characters (15)
Variable characters (200)
Long variable characters
Variable characters (1)
id konsep <pi>
acara
id acara
judul acara
isi acara
status acara
tgl mulai acr
tgl akhir acr
<pi> Integer
Variable characters (100)
Long variable characters
Characters (2)
Date & Time
Date & Time
id acara <pi>
detail otorisasi
no otorisasi
nama otorisasi
jabatan otorisasi
status otorisasi
tgl dtl otorisasi
<pi> Integer
Variable characters (75)
Variable characters (75)
Variable characters (15)
Date & Time
<M>
Identifier_1 <pi>
daftar tugas
id tgs
judul tgs
isi tgs
status tgs
tgl mulai tgs
tgl akhir tgs
<pi> Integer
Variable characters (100)
Long variable characters
Variable characters (15)
Date & Time
Date & Time
id tugas <pi>
baju surat
id baju
nama baju
jabatan baju
kode
<pi> Integer
Variable characters (100)
Variable characters (50)
Variable characters (3)
id baju <pi>
memo
id_memo
judul memo
isi memo
tgl memo
status memo
tujuan memo
draft memo
<pi> Integer
Variable characters (100)
Long variable characters
Date & Time
Characters (2)
Variable characters (75)
Variable characters (1)
id_memo <pi>
disposisi
tgl terima disp
no agenda
asal
tgl disp
hal
ket disp
sifat disp
instruksi
status disp
Date & Time
Integer
Variable characters (75)
Date & Time
Long variable characters
Long variable characters
Variable characters (20)
Variable characters (75)
Variable characters (1)
balasan
id balasan
judul balasan
isi balasan
tgl balasan
status balasan
<pi> Integer
Variable characters (100)
Long variable characters
Date & Time
Characters (2)
id balasan <pi>
tipe
id tipe
nama tipe
<pi> Integer
Variable characters (50)
id tipe <pi>
jadwal susut
id jdwl susut
tgl akhir susut
tgl mulai susut
ket susut
kategori
kriteria
tipe
jenis
tgl susut
<pi> Integer
Date & Time
Date & Time
Variable characters (250)
Variable characters (25)
Variable characters (25)
Variable characters (25)
Variable characters (25)
Date & Time
id jdwl susut <pi>
template
id template
nama template
File template
Keterangan template
<pi> Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Long variable characters
id template <pi>
folder
id folder
nama folder
jenis folder
<pi> Integer
Variable characters (50)
Variable characters (50)
id folder <pi>
ekspedisi
id eks
tgl eks
dikirim kepada
nama penerima
tgl eks diterima
kode surat
jenis eks
<pi> Integer
Date & Time
Variable characters (75)
Variable characters (75)
Date & Time
Variable characters (50)
Variable characters (15)
id ekspedisi
...
<pi>
surat keluar
tgl keluar
status keluar
dibaca keluar
id fdkeluar
Date & Time
Variable characters (30)
Variable characters (1)
Integer
109
Gambar 3.27 Physical Data Model (PDM)
FK_MENULIS
FK_MENULIS2
FK_MEMILIKI
FK_MENGELOLA2
FK_MENGELOLA1
FK_MENGELOLA
FK_MENGISI
FK_MENYIMPAN2
FK_MEMILIKI3
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI1FK_MENCATAT3
FK_MENCATAT
FK_MENCATAT2
FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2
FK_MEMILIKI5
FK_MEMILIKI6
FK_MEMILIKI7
FK_MEMILIKI8
FK_MENGELOLA4
FK_MEMLIKI8
FK_MENYIMPAN
FK_MEMILIKI9
user
username
nik
password
nama dpn
nama blkg
status user
jabatan user
nama perusahaan
alamat
telp
fax
oto user
asal user
varchar(50)
varchar(20)
varchar(30)
varchar(75)
varchar(75)
varchar(50)
varchar(75)
varchar(75)
varchar(75)
varchar(150)
varchar(15)
varchar(15)
varchar(1)
varchar(12)
<pk>
jenis
id jenis
id tipe
nama jenis
int
int
varchar(75)
<pk>
<fk>
kategori
id kategori
nama kategori
int
varchar(75)
<pk>
kriteria
id kriteria
id kategori
nama kriteria
int
int
varchar(75)
<pk>
<fk>
surat
no surat
kode surat
id folder
id keluar
id jenis
id msk
id konsep
status surat
tgl jadi
dibaca
draft surat
tgl masuk
tgl selesai
pengirim surat
asal surat
no urut
ket surat
idfdkeluar
int
varchar(50)
int
int
int
int
int
varchar(30)
datetime
varchar(1)
varchar(1)
datetime
datetime
varchar(50)
varchar(30)
int
longtext
int
<pk>
<fk1>
<fk4>
<fk3>
<fk2>
<fk5>
agenda masuk
id msk
no urut msk
tgl terima msk
macam msk
tgl kirim msk
nomor msk
pengirim
asal pengirim
pokok surat msk
ket msk
dibaca msk
int
int
datetime
varchar(50)
datetime
varchar(50)
varchar(75)
varchar(15)
varchar(200)
longtext
varchar(1)
<pk>
otorisasi
id otorisasi
tgl otorisasi
sifat otorisasi
int
datetime
varchar(20)
<pk>
agenda keluar
id keluar
no urut keluar
tgl terima keluar
macam keluar
tgl kirim keluar
nomor keluar
pengirim keluar
kepada
pokok surat keluar
keterangan keluar
penerima
int
int
datetime
varchar(50)
datetime
varchar(50)
varchar(75)
varchar(15)
varchar(200)
longtext
varchar(75)
<pk>
naskah konsep
id konsep
no konsep
tgl terima konsep
macam konsep
tgl kirim konsep
nomor konsep
pengirim konsep
asal_konsep
pokok konsep
keterangan konsep
dibaca_konsep
int
int
datetime
varchar(50)
datetime
int
varchar(75)
varchar(15)
varchar(200)
longtext
varchar(1)
<pk>
acara
id acara
username
judul acara
isi acara
status acara
tgl mulai acr
tgl akhir acr
int
varchar(50)
varchar(100)
longtext
char(2)
datetime
datetime
<pk>
<fk>
detail otorisasi
no otorisasi
no surat
id otorisasi
nama otorisasi
jabatan otorisasi
status otorisasi
tgl dtl otorisasi
int
int
int
varchar(75)
varchar(75)
varchar(15)
datetime
<pk>
<fk1>
<fk2>
daftar tugas
id tgs
username
judul tgs
isi tgs
status tgs
tgl mulai tgs
tgl akhir tgs
int
varchar(50)
varchar(100)
longtext
varchar(15)
datetime
datetime
<pk>
<fk>
baju surat
id baju
nama baju
jabatan baju
kode
int
varchar(100)
varchar(50)
varchar(3)
<pk>
memo
id_memo
username
judul memo
isi memo
tgl memo
status memo
tujuan memo
draft memo
int
varchar(50)
varchar(100)
longtext
datetime
char(2)
varchar(75)
varchar(1)
<pk>
<fk>disposisi
id baju
no surat
tgl terima disp
no agenda
asal
tgl disp
hal
ket disp
sifat disp
instruksi
status disp
int
int
datetime
int
varchar(75)
datetime
longtext
longtext
varchar(20)
varchar(75)
varchar(1)
<fk2>
<fk1>
balasan
id balasan
id_memo
username
judul balasan
isi balasan
tgl balasan
status balasan
int
int
varchar(50)
varchar(100)
longtext
datetime
char(2)
<pk>
<fk2>
<fk1>
tipe
id tipe
id kriteria
nama tipe
int
int
varchar(50)
<pk>
<fk>
jadwal susut
id jdwl susut
username
tgl akhir susut
tgl mulai susut
ket susut
kategori
kriteria
tipe
jenis
tgl susut
int
varchar(50)
datetime
datetime
varchar(250)
varchar(25)
varchar(25)
varchar(25)
varchar(25)
datetime
<pk>
<fk>
template
id template
username
nama template
File template
Keterangan template
int
varchar(50)
varchar(50)
varchar(50)
longtext
folder
id folder
nama folder
jenis folder
int
varchar(50)
varchar(50)
<pk>
ekspedisi
id eks
username
tgl eks
dikirim kepada
nama penerima
tgl eks diterima
kode surat
jenis eks
int
varchar(50)
datetime
varchar(75)
varchar(75)
datetime
varchar(50)
varchar(15)
<pk>
<fk>
surat keluar
no surat
id folder
tgl keluar
status keluar
dibaca keluar
id fdkeluar
int
int
datetime
varchar(30)
varchar(1)
int
<fk1>
<fk2>
unggah
username
no surat
fi le unggah
varchar(50)
int
varchar(100)
<fk1>
<fk2>
110
3.3.6 Struktur Basis Data
Sesuai dengan Physical Data Model (PDM) yang telah dirancang, dapat
dibentuk suatu struktur basis data yang digunakan sebagai penyimpanan data.
1. Nama Tabel : jadwal_susut
Primary key : id_jdwl_susut
Foreign key : username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data jadwal penyusutan surat
Tabel 3.20 Struktur tabel jadwal susut
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_jdwl_susut Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Tgl_akhir_susut Datetime -
4. Tgl_mulai_susut Datetime -
5. Ket_susut Varchar(250) -
6. Kategori Varchar(25) -
7 Kriteria Varchar(25) -
8. Tipe Varchar(25) -
9. Jenis Varchar(25) -
10. Tgl susut Datetime -
2. Nama Tabel : ekspedisi
Primary key : id_ekspedisi
Foreign key : username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data surat yang telah dikirimkan
Tabel 3.21 Struktur tabel ekspedisi
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_ekspedisi Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Tgl_eks Datetime -
4. Dikirim_kepada Datetime -
5. Nama_penerima Varchar(250) -
6. Tgl_eks_diterima Varchar(25) -
111
No Field Tipe Data Contraint
7. Kode Surat Varchar(50) -
8. Jenis Eks Varchar(15)
3. Nama Tabel : daftar_tugas
Primary key : id_tugas
Foreign key : username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data tugas
Tabel 3.22 Struktur tabel tugas
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_tugas Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Judul_tgs Varchar (100) -
4. Isi_tgs Longtext -
5. Status_tgs Varchar(12) -
6. Tgl_mulai_tgs Datetime -
7 Tgl_akhir_tgs Datetime -
4. Nama Tabel : acara
Primary key : id_acara
Foreign key : username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data jadwal acara / event
Tabel 3.23 Struktur tabel acara
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_acara Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Judul_acara Varchar(100) -
4. Tgl_acara Datetime -
5. Status_acara Char(2) -
6. Tgl_mulai_acr Datetime -
7 Tgl_akhir_acr Datetime -
112
5. Nama Tabel : memo
Primary key : id_memo
Foreign key : username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data pesan atau memo sesama internal
Tabel 3.24 Struktur tabel memo
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_memo Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Judul_memo Varchar (100) -
4. Isi_memo longtext -
5. Tgl_memo Datetime -
6. Status_memo char(2) -
7 Tujuan_memo Varchar(75) -
8. Draft_memo Varchar(1) -
6. Nama Tabel : balasan
Primary key : id_balas
Foreign key : id_memo (Tabel Memo), username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data balasan pesan / memo
Tabel 3.25 Struktur tabel balasan
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_balasan Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Id_memo Int Foreign_key
4. Judul_balasan Varchar(100) -
5. Isi_balasan Longtext -
6. Tgl_balasan Datetime -
7 Status balasan Char(2) -
7. Nama Tabel : user
Primary key : username
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data user
113
Tabel 3.26 Struktur tabel user
No Field Tipe Data Contraint
1. Username Varchar(50) Primary key
2. NIK Varchar(20) -
3. Password Varchar(30) -
4. Nama_dpn Varchar(75) -
5. Nama_blkg Varchar(75) -
6. Status_user Varchar(50) -
7 Jabatan_user Varchar(75) -
8. Email Varchar(75) -
9. Nama_perusahaan Varchar(75) -
10. Alamat Varchar(150) -
11. Telp Varchar(15) -
12. Fax Varchar(15) -
13. Oto_user Varchar(1) -
14 Asal_user Varchar(12) -
8. Nama Tabel : template
Primary key : id_template
Foreign key : username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data template format surat
Tabel 3.27 Struktur tabel template
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_template Int Primary key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. Nama_template Varchar(50) -
4. File_template Varchar(50) -
5. Keterangan_template Longtext -
9. Nama Tabel : unggah
Primary key : -
Foreign key : no_surat (Tabel Surat), username (Tabel User)
Fungsi : menyimpan data detail file surat
114
Tabel 3.28 Struktur tabel unggah
No Field Tipe Data Contraint
1. No_surat Int Foreign key
2. Username Varchar(50) Foreign Key
3. File_unggah Varchar(100) -
10. Nama Tabel : surat
Primary key : no_surat
Foreign key : id_folder (Tabel Folder), id_keluar (Tabel Agenda
Keluar), id_jenis (Tabel Jenis), id_msk (Tabel Agenda
Masuk), id_konsep (Tabel Naskah Konsep).
Fungsi : menyimpan data surat
Tabel 3.29 Struktur tabel surat
No Field Tipe Data Contraint
1. No_surat Int Primary key
2. Kode_surat Varchar(50) Foreign Key
3. Id_folder Int Foreign_key
4. Id_keluar Varchar(100) -
5. Id_jenis Longtext -
6. Id_msk Datetime -
7. Id_konsep Char(2) -
8. Status_surat Varchar(30) -
9 Tgl_jadi Datetime -
10. Dibaca Varchar(1) -
11. Draft_surat Varchar(1) -
12. Tgl masuk Datetime -
13. Tgl selesai Datetime -
14. Pengirim surat Varchar(50) -
15. Asal surat Varchar(30) -
16. Ket surat Longtext -
17. Idfdkeluar Int
18. No_urut Int -
115
11. Nama Tabel : agenda_masuk
Primary key : id_msk
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data surat kedalam buku agenda masuk
Tabel 3.30 Struktur tabel agenda masuk
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_msk Int Primary key
2. No_urut_surat Varchar(50) -
3. Tgl_terima_msk Int -
4. Macam_msk Varchar(50) -
5. Tgl_kirim_msk Datetime -
6. Nomor_msk Varchar(75) -
7. Pengirim Varchar(15) -
8. Pokok_surat_msk Varchar(100) -
9. Ket_msk Longtext -
10. Dibaca_msk Varchar(1) -
12. Nama Tabel : baju_surat
Primary key : id_baju
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan daftar jabatan pegawai
Tabel 3.31 Struktur tabel baju surat
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_baju Int Primary key
2. Nama_baju Varchar(50) -
3. Jabatan_baju Int -
4. Kode Varchar(3) -
13. Nama Tabel : disposisi
Primary key : -
Foreign key : id_baju (Tabel Baju Surat), no_surat (Tabel Surat)
Fungsi : menyimpan data disposisi surat
116
Tabel 3.32 Struktur tabel disposisi
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_baju Int Foreign Key
2. No_surat Int Foreign Key
3. Tgl_terima_disp Datetime -
4. No_agenda Int -
5. Asal Varchar(75) -
6. Tgl_disp Datetime -
7. Hal Longtext -
8. Ket_disp Longtext -
9. Sifat_disp Varchar(20) -
10. Instruksi Varchar(75) -
11. Status disp Varchar(1) -
14. Nama Tabel : Jenis
Primary key : id_jenis
Foreign key : id_tipe (Tabel Tipe)
Fungsi : menyimpan data jenis surat
Tabel 3.33 Struktur tabel jenis
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_jenis Int Primary Key
2. Id_tipe Int Foreign Key
3. Nama_jenis Varchar(75) -
15. Nama Tabel : tipe
Primary key : id_tipe
Foreign key : id_kriteria (Tabel Kriteria)
Fungsi : menyimpan data tipe surat
Tabel 3.34 Struktur tabel tipe
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_tipe Int PrimaryKey
2. Id_kriteria Int Foreign Key
3. Nama_tipe Varchar(75) -
117
16. Nama Tabel : kriteria
Primary key : id_kriteria
Foreign key : id_kategori (Tabel Kategori)
Fungsi : menyimpan data kriteria surat
Tabel 3.35 Struktur tabel kriteria
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_kriteria Int PrimaryKey
2. Id_kategori Int Foreign Key
3. Nama_kriteria Varchar(75) -
17. Nama Tabel : kategori
Primary key : id_kategori
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data kategori surat
Tabel 3.36 Struktur tabel kategori
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_kriteria Int PrimaryKey
2. Nama_kategori Varchar(75) -
18. Nama Tabel : detail_otorisasi
Primary key : no_otorisasi
Foreign key : id_otorisasi (Tabel Otorisasi), no_surat (Tabel Surat)
Fungsi : menyimpan data detail otorisasi
Tabel 3.37 Struktur tabel detail otorisasi
No Field Tipe Data Contraint
1. No_otorisasi Int PrimaryKey
2. No_surat Int Foreign Key
3. Id_otorisasi Int Foreign Key
4. Nama_otorisasi Varchar(75) -
118
No Field Tipe Data Contraint
5. Jabatan_otorisasi Varchar(75) -
6. Status_otorisasi Varchar(15) -
7. Tgl_dtl_otorisasi Datetime -
19. Nama Tabel : otorisasi
Primary key : id_otorisasi
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data detail otorisasi
Tabel 3.38 Struktur tabel detail otorisasi
No Field Tipe Data Contraint
1. No_otorisasi Int PrimaryKey
2. Tgl_otorisasi Datetime -
3. sifat_otorisasi Varchar(20) -
20. Nama Tabel : folder
Primary key : id_folder
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data kedalam folder
Tabel 3.39 Struktur tabel folder
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_folder Int PrimaryKey
2. Nama_folder Varchar(50) -
3. Jenis_folder Varchar(50) -
21. Nama Tabel : surat_keluar
Primary key : -
Foreign key : id_folder (Tabel Folder), no_surat (Tabel Surat)
Fungsi : menyimpan data kedalam surat keluar
119
Tabel 3.40 Struktur tabel surat keluar
No Field Tipe Data Contraint
1. No_surat Int Foreign Key
2. Id_folder Datetime Foreign Key
3. Tgl_keluar Varchar(20) -
4. Status_keluar Varchar(30) -
5. Dibaca_keluar Varchar(1) -
6. Id_fdkeluar Int -
22. Nama Tabel : Naskah_konsep
Primary key : id_konsep
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data surat kedalam konsep naskah dinas
Tabel 3.41 Struktur tabel naskah konsep
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_konsep Int Primary Key
2. No_konsep Int -
3. Tgl_terima_konsep Datetime -
4. Macam_konsep Varchar(50) -
5. Tgl_kirim_konsep Datetime -
6. Nomor konsep Int -
7. Pengirim konsep Varchar(75) -
8. Pokok konsep Varchar(200) -
9. Keterangan konsep Longtext -
10. Asal_konsep Varchar(150 -
11 Dibaca_konsep Varchar(1) -
23. Nama Tabel : agenda_keluar
Primary key : id_keluar
Foreign key : -
Fungsi : menyimpan data surat kedalam buku agenda keluar
120
Tabel 3.42 Struktur tabel agenda keluar
No Field Tipe Data Contraint
1. Id_keluar Int Primary Key
2. No_urut_keluar Int -
3. Tgl_terima_keluar Datetime -
4. Macam_keluar Varchar(50) -
5. Tgl_kirim_keluar Datetime -
6. nomor_keluar Varchar(50) -
7. Pengirim_keluar Varchar(75) -
8. Kepada Varchar(15) -
9. Pokok_surat_keluar Varchar(200) -
10. Keterangan_keluar Longtext -
11. Penerima Varchar(75) -
3.3.7 Perancangan Prosedur dan Program Unit
Detail perancangan aplikasi manajemen surat berbasis web akan
memberikan gambaran konstruksi pemrogaman dari setiap fungsi hingga kedalam
rancangan desain antarmuka aplikasi. adapun fungsi yang diterapkan dalam
aplikasi terdapat tiga macam fungsi. Fungsi administrasi surat masuk dan konsep
naskah dinas internal maupun eksternal. Berikut adalah rancangan yang
disesuaikan dengan fungsional aplikasi:
a. Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal
maupun eksternal
Berikut menampilkan menu untuk melakukan pengelolaan surat masuk
dari internal dapat dilihat pada Tabel 3.43.
121
Tabel 3.43 Detail Form Pengelolan Surat Masuk Internal Dan Eksternal
Proses Pengiriman / Tulis Surat Masuk
Interface
User login PD. Pasar Surya
Sign In
Username
Password
Sign In
Deskrispsi Fungsi dari form login yaitu sebagai pintu masuk jika ingin memasuki
halaman atau akun yang telah terdaftar
Interface
user
internal
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home
Kirim surat
Rekaman otorisasi
Data surat terkirim
pesan
Jadwal acara
Laporan masuk
Laporan s keluar
Laporan naskah konsep
Help
info
Deskripsi Tampilan halaman disposisi dan otorisasi merupakan tampilan utama
ketika telah melakukan login, pada halaman ini terdapat perbedaan antar
user kepala TU dengan user internal lainnya. Perbedaan terletak pada
menu layout kiri. Jika login sebagai kepala TU maka terdapat menu
laporan. Namun jika login sebagai user internal lain maka menu laporan
tidak tampil.
122
Interface
user
internal
unggah
surat
PD. Pasar SuryaSettin
gNama User
Home
Kirim surat
Rekaman otorisasi
Data surat terkirim
pesan
Jadwal acara
Help
info
Deskripsi Form input surat akan tampil jika user memilih menu ‘kirim surat’ pada
layout kiri. Selain dapat mengirimkan surat, user juga dapat mengunduh
template format surat dengan cara klik download pada tab surat.
Selanjutnya template surat akan diunduh. Adapun menu-menu pada layout
kiri adalah sebagai penunjang seperti pesan dan jadwal acara.
Interface
user
Internal
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Data surat terkirim
Kontak
Help
Profil
Deskripsi User eksternal hanya memiliki satu kewenangan yaitu mengirimkan surat
dan melihat data surat yang telah terkirim. Selanjutnya proses mengecek
tipe file yang dikirimkan dan jika sesuai akan disimpan kedalam tabel
surat. Tapi jika tidak sesuai tampil pesan gagal.
123
Proses Pendataan Surat Masuk
Interface
list data
pemberita
huan surat
masuk
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Naskah Konsep Dinas
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Notifikasi surat masuk, pesan, user baru
Help
Faq
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi Form pemberitahuan surat masuk baru merupakan tampilan form yang
berisi data-data surat masuk dari user internal atau user eksternal.
Interface
isi surat PD. Pasar Surya Setting Nama User
Naskah Konsep Dinas
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Notifikasi surat masuk, pesan, user baru
Help
Faq
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi Setelah admin memilih data pada interface list data pemberitahuan, maka
akan tampil form pendataan. Form ini berfungsi untuk mencatat kedalam
buku agenda masuk, mendistribusikan surat(disposisi), dan mengirimkan
tujuan surat untuk permohonan otorisasi.
124
Interface
form
laporan
Deskripsi
form
laporan
Form tampilan laporan dari periode akan ditampilkan dalam bentuk grafik
dengan tujuan agar kepala TU dapat mengetahui arus jumlah surat masuk
dan surat keluar dalam satu periode tertentu.
Hasil
cetak data
laporan
Deskripsi Selain sistem menghasilkan laporan dalam bentuk grafik, sistem juga dapat
menampilkan laporan berbentuk tabel data yang dapat dicetak dan
diberikan kepada kepala tata usaha.
Berikut tambahan penjelasan dari fasilitas pendataan surat
125
Interface
input surat
kedalam
agenda
masuk
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Tanggal / Bulan / Tahun
Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Keluar
* Data Surat Masuk Hari Ini
* Unggah Surat Masuk
* Data Surat Masuk
* Data Surat Keluar Hari Ini
* ----------------------------
* Data Surat Keluar
Surat Masuk Hari Ini
Total Surat Masuk
Agenda Mengelola Surat Kalender Janji Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep Dinas ||
Descripsi
input surat
kedalam
agenda
masuk
Fungsi dari form input surat adalah untuk memasukkan data surat yang
telah diterima berupa ‘hardcopy’ kedalam aplikasi. Didalam form tersebut
juga dapat mendisposisikan dan mengirimkan surat untuk permohonan
otorisasi. Sehingga surat yang dimasukkan langsung terkirim ke akun user
yang bersangkutan.
Interface
data buku
agenda
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Agenda Mengelola Surat Kalender Janji Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Keluar
* Data Surat Masuk Hari Ini
* Unggah Surat Masuk
* Data Surat Masuk
* Data Surat Masuk Hari Ini
* Unggah Surat Masuk
* Data Surat Masuk
Surat Masuk Hari Ini
Total Surat Masuk
Ekternal
Konsep Dinas ||
Internal umum cari
Aksi
Deskripsi Fungsi dari form daftar data surat di agenda masuk ini yaitu untuk melihat
dan mengetahui surat yang telah masuk masuk hari ini dan data surat yang
tersimpan di agenda masuk secara keseluruhan. Didalam tabel form
terdapat field aksi yang berfungsi untuk meluhat data secara detail dan
melakuan pengubahan data. Selain itu, pada form ini juga tersedia menu
‘cari’ yang digunakan untuk melakukan penelusuran data secara cepat.
126
Interface
‘cari
agenda
masuk
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Agenda Mengelola Surat Kalender Janji Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Konsep Naskah Dinas
Help
* Data Konsep Naskah Hari Ini
* Tambah Konsep Naskah
* Data Konsep Naskah
Surat Masuk Hari Ini
Total Surat Masuk
Konsep Dinas ||
Faq
Dekripsi
cari
agenda
Fungsi form pencarian yaitu untuk menelusuri data surat yang telah
tercatat kedalam buku agenda masuk, agenda keluar, maupun konsep
naskah dinas. Dengan pancarian data ini dapat menelusuri surat secara
cepat.
Proses Pendistribusian Surat
Interface
menu
distribusi
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
menu
distribusi
Pada fungsi form pendistribusian ini berfungsi untuk mengetahui dan
memonitor status surat yang membutuhkan tidak lanjut (otorisasi). Data
yang ditampilkan diberikan warna yang berbeda dari setiap field tabel jika
surat tersebut termasuk surat penting/rahasia. Untuk mengontrol surat pada
layout kiri terdapat beberapa menu yang digunakan untuk menampilkan
data surat otorisasi sesuai status surat tersebut.
127
Interface
memilih
jenis surat
dan data
surat
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
memilih
jenis surat
dan data
surat
Dari tampilan halaman pada proses distribusi jika data dilihat maka akan
tampil form lihat surat. data yang ditampilkan berupa isi surat, detail surat,
disposisi, dan otorisasi. Jika status surat ‘jadi’ maka admin dapat
mengarsipkan surat dengan cara klik tombol arsipkan. Namun jika surat
dalam status tunggu atau tolak admin dapat mengirimkan pesan kepada
user yang bersangkutan untuk menanggapi surat.
Interface
surat jadi PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
Surat Jadi
Adapun form surat jadi merupakan suatu fitur yang berfungsi untuk
menandai surat yang tekah jadi (terotoisasi). Perdedaan warna pada tabel
menandakan kriteria surat (penting / rahasia).
128
Interface
memilih
data surat
jadi
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
Surat jadi
Surat yang jadi akan tampil form arsipkan jika memilih data surat. fungsi
dari form ini untuk mengarsipkan surat kedalam folder surat masuk.
Interface
surat tolak PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
surat tolak
Form deksipsi surat tolak ditandai warna merah menampilkan data surat
yang tidak mendapatkan otorisasi oleh stakeholder yang bersangkutan.
129
Interface
pilih data
surat tolak
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
data surat
tolak
Form data surat yang ditolak memiliki aksi proses yaitu ambil surat
balasan atau bag tata usaha dapat langsung mengirimkan pesan kepada
pembuat surat.
Interface
surat
tunggu
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
S.tunggu
Form surat tunggu menampilkan data-data surat yang masih dalam status
tunggu otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan.
130
Interface
pilih data
surat
tunggu
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
pilih data
S.tunggu
Form tampilan surat tunggu memiliki aksi proses kirim surat yang
ditujukan kepada stakeholder bersangkutan
Interface
Surat
penting
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
S.penting
Fungsi dari form ini yaitu menampilkan data-data surat yang penting
dengan status surat masih dalam keadaan belum terotorisasi / tunggu.
131
Interface
surat
deadline
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
S.deadline
Form surat deadline ini berfungsi untuk menampilkan surat yang
membutuhkan otorisasi namun dalam status tunggu dan memasuki masa
deadline untuk pengiriman.
Interface
disposisi PD. Pasar Surya Setting Nama User
Status Surat
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || || Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Distribusi
Monitoring Surat
* Surat Jadi
* Surat Tunggu
* Surat Ditolak
* Surat Penting
* Deadline Surat
* Total Surat Pending
* Total Surat
Pendisposisian
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deksripsi
disposisi
Form disposisi ini berfungsi menampilkan data surat yang telah
didisposisikan sebelumnya.
Interface
disposisi
Lihat pada interface unggah surat pada proses pendataan surat.
Proses Otorisasi oleh Kepala TU dan User Internal
132
Interface
halaman
utama
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home
Kirim surat
Rekaman otorisasi
Data surat terkirim
pesan
Jadwal acara
Help
info
Deskripsi Interface dari user internal jika user login adalah user internal selain
kepala TU. Maka menu layout kiri laporan tidak tampil pada akun tersebut.
Namun jika login sebagai kepala TU maka terdapat menu laporan.
Interface
otorisasi PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home
Kirim surat
Rekaman otorisasi
Data surat terkirim
pesan
Jadwal acara
Help
info
ISI SURAT
Deskripsi Form otorisasi menampilkan isi surat dan data detil surat beserta
stekaholder yang berhak otorisasi
Interface
surat baru
Lihat pada interface user internal unggah surat
133
Interface
surat tolak PD. Pasar SuryaSettin
gNama User
Home
Kirim surat
Daftar acara
Rekaman otorisasi
Data surat terkirim
pesan
Jadwal acara
Help
info
Interface
surat
otorisasi
PD. Pasar SuryaSettin
gNama User
Home
Kirim surat
Daftar acara
Rekaman otorisasi
Data surat terkirim
pesan
Jadwal acara
Help
info
Deskrispi
data surat
tolak dan
otorisasi
Form rekaman otorisasi merupakan hasil rekaman otorisasi yang telah
dimiliki oleh masing-masing stakeholder berdasarkan permohonan
otorisasi yang diajukan oleh pengirim surat.
Interface
laporan
Lihat pada interface form laporan pada proses pendataan.
134
Proses Pengarsipan Surat
Interface
menu
arsip
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Surat Eksternal
Surat Internal
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Ekternal
Arsip Surat
Naskah Perusahaan
* Surat Umum
* Surat Kuasa
* Surat Perserikatan
* Surat Referensi
* Surat Keterangan
* Keputusan Direksi
* Disposisi
* Surat Tugas
Surat Perintah Perjalanan DInas
* Memo Internal
*
Nota Dinas
*Surat Keterangan Perjalanan
Dinas
*
*
* Surat Pengantar
* Pengumuman
* Notulen Rapat
Peraturan Direksi
Folder
Berdasarkan Jenis Surat
Ikon Ikon Ikon Ikon
Berdasarkan Pengirim
Cabang Unit Pasar Direktur Pimpinan
Lihat Semua
Pimpinan
Tambah Folder Jenis
Tambah Folder Pengirim
Pencarian
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||
Distribusi
Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
arsip
Tampilan arsip berfungsi untuk menyimpan surat yang dalam status ‘jadi’
maupun surat yang tidak membutuhkan otorisasi. Halaman utama dari
fungsi ini berupa layout kiri dapat melihat surat berdasarkan jenis dan
layout konten berupa folder-folder tempat penyimpanan surat. Proses
pengarsipan ini akan memberikan kode nomor surat secara otomatis sesuai
dengan aturan yang berlaku
Interface
pencarian
arsip
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Surat Eksternal
Surat Internal
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Ekternal
Arsip Surat
Naskah Perusahaan
* Surat Umum
* Surat Kuasa
* Surat Perserikatan
* Surat Referensi
* Surat Keterangan
* Keputusan Direksi
* Disposisi
* Surat Tugas
Surat Perintah Perjalanan DInas
* Memo Internal
*
Nota Dinas
*Surat Keterangan Perjalanan
Dinas
*
*
* Surat Pengantar
* Pengumuman
* Notulen Rapat
Peraturan Direksi
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
pencarian
Form pencarian arsip surat ini berfungsi untuk penelusuran surat yang telah
jadi berdasarkan kategori tertentu.
135
Interface
lihat arsip PD. Pasar Surya Setting Nama User
Surat Eksternal
Surat Internal
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Ekternal
Arsip Surat
Naskah Perusahaan
* Surat Umum
* Surat Kuasa
* Surat Perserikatan
* Surat Referensi
* Surat Keterangan
* Keputusan Direksi
* Disposisi
* Surat Tugas
Surat Perintah Perjalanan DInas
* Memo Internal
*
Nota Dinas
*Surat Keterangan Perjalanan
Dinas
*
*
* Surat Pengantar
* Pengumuman
* Notulen Rapat
Peraturan Direksi
Folder Lihat Semua
No UrutNo Urut
:. Aksi Terdiri Dari Baca, Hapus
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi Tampilan lihat arsip merupakan tampilan setelah user klik pada layout kiri.
Data yang ditampilkan berupa data-data surat berdasarkan jenis surat. dan
jika di klik lihat pada field tabel aksi maka akan tampil isi surat beserta
detail surat.
Interface
cetak surat PD. Pasar Surya Setting Nama User
Surat Eksternal
Surat Internal
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Ekternal
Arsip Surat
Naskah Perusahaan
* Surat Umum
* Surat Kuasa
* Surat Perserikatan
* Surat Referensi
* Surat Keterangan
* Keputusan Direksi
* Disposisi
* Surat Tugas
Surat Perintah Perjalanan DInas
* Memo Internal
*
Nota Dinas
*Surat Keterangan Perjalanan
Dinas
*
*
* Surat Pengantar
* Pengumuman
* Notulen Rapat
Peraturan Direksi
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Cetak surat
Deskripsi
cetak surat
Form cetak surat berfungsi untuk proses mencetak surat yang telah dipilih
pada interface data surat.
136
Proses Penyusutan
Interface
penyusu
tan
manual
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home Penyusutan
Penyusutan Otomatis
Tanggal / Bulan / Tahun
Penyusutan Manual
Penyusutan Manual
Hapus Semua Hapus Tandai
Asal Surat
Pilih Surat
Jenis Surat
Periode
Mulai Sampai22 01 2012 22 02 2012Ekternal / internal /
Status Surat
Kriteria suratS.umum, S.perserikatan, dllS.umum, S.perserikatan, dll
S. undangan, S. ucapanS. undangan, S. ucapan
Tolak / jadiTolak / jadi
Penting / biasa/ rahasiaPenting / biasa/ rahasia
Bagian Cabang / unit pasar / direktur
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
susut
manual
Proses penyusutan merupakan proses penghapusan surat. Untuk melakukan
penyusutan manual maka pencarian data akan tampil secara langsung.
Interface
penyusu
tan
otomatis
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home Penyusutan
Penyusutan Otomatis
Tanggal / Bulan / Tahun
Penyusutan Manual
Penyusutan Manual
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
susut
otomatis
penyusutan secara otomatis data jadwal penyusutan yang telah disetting
secara otomatis akan menghapus surat jika tanggal jadwal dengan hari ini
sama.
137
Interface
tab daftar
setting
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home Penyusutan
Penyusutan Otomatis
Tanggal / Bulan / Tahun
Penyusutan Manual
Penyusutan Manual
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi
Tab daftar
Form tab daftar setting penyusutan otomatis merupakan hasil penjadwalan
penyusutan yang akan melakukan aksi penyustan secara otomatis sesuai
dengan jadwal yang ditentukan.
Proses Fitur Tambahan (kelola tugas, kelola acara, Proses kelola pesan)
Pada proses fitur tambahan merupakan fitur yang digunakan untuk penunjang pekerjaan.
Sehingga dalam perancangan prosedur dan program unit interface tidak dapat dibahas
secara detail. Namun untuk dapat mengetahui operasi yang ada pada masing-masing
fitur dapat dilihat pada aliran sistem fitur tambahan.
Interface
data acara PD. Pasar Surya Setting Nama User
Daftr acara
Tambah acara
Tanggal / Bulan / Tahun
Daftar acara
Help
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deksripsi Tampilan daftar acara merupakan fitur tambahan yang berfungsi sebagai
catatan rencana acara yang akan diadakan. Pada layout kiri terdapat menu
yang berfungsi sebagai pengingat tentang acara yang akan berlangsung.
Aksi proses pada tampilan ini berupa insert, update, dan delete data acara.
138
Interface
tugas PD. Pasar Surya Setting Nama User
Daftar tugas
Kelola tugas
Tanggal / Bulan / Tahun
Daftar acara
Help
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi Tampilan daftar tugas berfungsi untuk catatan tugas yang akan dikerjakan.
fitur tambahan ini digunakan untuk user admin TU. Adapun proses kelola
diantaranya insert, update, dan delete data tugas.
Interface
pesan PD. Pasar Surya Setting Nama User
Pesan
Tulis pesan
Tanggal / Bulan / Tahun
Daftar acara
Help
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deksripsi
pesan
Fungsi dari fitur tambahan pesan yaitu untuk mengirim dan membalas
pesan antar sesama user aplikasi. Adapun tujuan utama dari adanya fitur
pesan ini untuk mengingatkan user yang berwewenang memberikan
otorisasi agar segera memberikan respon dari surat yang membutuhkan
otorisasi.
Tabel
input
Tabel jadwal_susut, agenda_masuk, surat, user, unggah, jenis, disposisi,
baju_surat, detail_otorisasi, otorisasi, folder, kategori, tipe kriteria
Tabel
output
Surat, agenda masuk, naskah_konsep, otorisasi, disposisi,
Non –
function
nal
Security
Correctness
Interface
Performance
operability
139
query select Surat masuk hari ini :
SELECT * FROM surat S
JOIN jenis J ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS
JOIN tipe T ON J.ID_TIPE = T.ID_TIPE
JOIN kriteria KR ON T.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA
JOIN kategori KT ON KR.ID_KATEGORI =
KT.ID_KATEGORI WHERE S.ID_MSK IS NULL AND
S.TGL_MASUK > CURDATE( ) AND S.TGL_MASUK <=
NOW( ) AND S.ID_KONSEP IS NULL ORDER BY
S.TGL_MASUK DESC LIMIT 5
Pencarian agenda :
SELECT * FROM `agenda_masuk` WHERE ASAL_PENGIRIM
LIKE’%@asal%’ AND NOMOR_MSK LIKE’%@kode%’ AND
MACAM_MSK LIKE’%@macam%’
Data surat distribusi :
SELECT DISTINCT US.NAMA_DPN,
US.JABATAN_USER,US.ASAL_USER,S.ASAL_SURAT,
S.NO_SURAT, S.TGL_MASUK, S.TGL_SELESAI,
S.STATUS_SURAT, S.PENGIRIM_SURAT,
KR.NAMA_KRITERIA, TP.NAMA_TIPE FROM user US JOIN
unggah U
ON US.USERNAME= U.USERNAME JOIN surat S
ON U.NO_SURAT = S.NO_SURAT JOIN Jenis J
ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN TIPE TP
ON J.ID_TIPE = TP.ID_TIPE JOIN KRITERIA KR
ON TP.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN KATEGORI
KT
ON KR.ID_KATEGORI = KT.ID_KATEGORI
WHERE S.ASAL_SURAT = @asal’ AND S.DRAFT_SURAT IS
NULL AND S.STATUS_SURAT IS NOT NULL ORDER BY
S.TGL_MASUK DESC
Data arsip :
SELECT DISTINCT US.NAMA_DPN,
US.JABATAN_USER,US.ASAL_USER,S.ASAL_SURAT,
S.NO_SURAT, S.TGL_MASUK, S.TGL_SELESAI,
S.STATUS_SURAT, S.PENGIRIM_SURAT, F.ID_FOLDER,
KR.NAMA_KRITERIA, TP.NAMA_TIPE FROM user US JOIN
unggah U
ON US.USERNAME= U.USERNAME JOIN surat S
ON U.NO_SURAT = S.NO_SURAT JOIN folder F
ON S.ID_FOLDER = F.ID_FOLDER JOIN Jenis J
ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN TIPE TP
ON J.ID_TIPE = TP.ID_TIPE JOIN KRITERIA KR
ON TP.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN KATEGORI
KT
ON KR.ID_KATEGORI = KR.ID_KATEGORI
WHERE J.ID_JENIS =’@[id]’ AND S.DRAFT_SURAT=’@y’
ORDER BY S.TGL_MASUK DESC
140
Insert Insert agenda:
INSERT INTO agenda_masuk (TGL_TERIMA_MSK,
MACAM_MSK, TGL_KIRIM_MSK, PENGIRIM,
ASAL_PENGIRIM,POKOK_SURAT_MSK,KET_MSK,DIBACA_
MSK)
VALUES
(@tgl,’@sifat’,’@tgl’,’@nama’,’@asal’,’@pokok’,’@ket,’Y’)
Insert surat ;
INSERT INTO surat (ID_JENIS,ID_KONSEP,
STATUS_SURAT,DIBACA, TGL_MASUK, TGL_SELESAI,
PENGIRIM_SURAT, ASAL_SURAT, NO_URUT)
VALUES (‘@jens’, @id’,’tunggu’,’Y’, NOW(), ‘@kirim,
‘@pengirim’,’@asal’,’@urut’)
Insert disposisi :
INSERT INTO disposisi (ID_BAJU, NO_SURAT,
TGL_TERIMA_DISP, NO_AGENDA, ASAL, TGL_DISP, HAL,
KET_DISP, SIFAT_DISP, INSTRUKSI)
VALUES
(‘@cek’,’@dtmaxsurat’,NOW(),’@dtmax’,’@asal’,NOW(),’@h
al’,’@ket’,’@sifat’,’@instruksi’)
Insert detail otorisasi
INSERT INTO detail_otorisasi (NO_SURAT, ID_OTORISASI,
JABATAN_OTORISASI)
VALUES (‘@dtmaxsurat’,’@dtot’,’@ce’ )
Update Update surat:
UPDATE surat SET STATUS_SURAT=@sts’,
ID_MSK=’@id’,DIBACA=’@rds’ where NO_SURAT=’@td’
Prosedur Proses Pengiriman surat
1. Otentifikasi :Call pLogin;
2. Unggah surat baru : Call Case ‘default’:
Proses Pendataan Surat
1. Tampil pemberitahuan surat masuk : Call Case ‘naskahbaru’ :
2. Input disposisi pada baju surat: Call Case ‘editsmasuk’:
3. Laporan : Call Module ‘laporan’ & Case ‘laporan’:
4. Lihat agenda masuk : Call Module ‘agenda’ & Case ‘dtmasuk’ :
5. Pencarian agenda masuk : Call Module ‘agenda’& Case ‘carimsk’:
6. Tambah agenda masuk / unggah : Call Module ‘agenda’ & Case
‘tbsmasuk’ :
Proses Pendistribusian Surat
1. Halaman Utama Distribusi : Call Module ‘distribusi’;
2. Surat jadi : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘sjadi’:
3. Surat tolak : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘stolak’:
4. Surat tunggu : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘stunggu’:
5. Surat penting : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘spenting’:
6. Surat deadline : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘sdeadline’:
7. Lihat data surat : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘lihatdetail’:
8. Surat disposisi : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘disposisi’:
141
Proses Pengarsipan
1. Halaman utama arsip : Call Module ‘arsip’:
2. Jenis surat : Call Module ‘distribusi’& Case ‘dttipe’ :
3. Lihat data arsip : Call Module ‘distribusi’& Case ‘lihatarsip’ :
Proses Otorisasi
1. Halaman utama otorisasi : Call Module ‘default’:
2. Otorisasi surat : Call Module ‘homemj’ & Case ‘otorisasi’ :
3. Rekaman otorisasi : Call Module ‘homemj’& Case ‘rekaman’ :
4. Kirim / unggah surat : Call Module ‘tulismj’
Proses penyusutan
1. Penyusutan manual : Call Module ‘susut’ & Case ‘manual’ :
2. Penyusutan otomatis : Call Module ‘susut’ & Case ‘otomasi’ :
Proses Fitur Tambahan
1. Acara : Call Module ‘acara’:
2. Daftar Tugas: Call Module ‘tugas’:
3. Daftar pesan / memo : Call Module ‘memo’:
b. Fungsi administrasi surat keluar internal maupun eksternal
Fungsi ini merupakan lanjutan dari proses surat yang telah jadi dan siap
untuk dicatat kedalam agenda keluar. Berikut tampilan antarmuka surat keluar
dapat dilihat pada Tabel 3.44.
142
Tabel 3.44 Detil Tampilan Proses Surat Keluar
Proses Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Interface
Hakaman
Utama
surat
keluar
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home S.Keluar
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
* Surat Keluar
* Disposisi
* Folder 1
* Folder 2
* Folder 3
* Folder 4
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan Konsep dinas Daftar acara Pesan
Deskripsi Form halaman utama surat keluar dikategorikan menjadi 3 yaitu
berdasarkan internal, eksternal dan umum.
Interface
pilih
jenis
surat
keluar
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home S.Keluar
Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Home Surat Keluar
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
* Surat Keluar
* Disposisi
* Folder 1
* Folder 2
* Folder 3
* Folder 4
No Urut
Surat Umum
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deksripsi
surat
keluar
Tampilan surat keluar merupakan hasil dari surat yang telah jadi dan telah
disimpan kedalam masing-masing folder. Untuk dapat menyimpan kedalam
agenda keluar klik lihat pada field aksi.
143
Interface
agenda
keluar
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home S.Keluar
Tanggal / Bulan / Tahun
Pemberitahuan
Home Surat Keluar
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
* Surat Keluar
* Disposisi
* Folder 1
* Folder 2
* Folder 3
* Folder 4
Surat Umum
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan || || || ||Konsep dinas Daftar acara|| Pesan
Deskripsi Tampilan berikut merupakan form isi data ke agenda surat keluar. Jika data
telah masuk kedalam agenda keluar maka surat tersebut dapat di unduh atau
dicetak.
T.input Surat, unggah, jenis, tipe ,kriteria, kategori, disposisi, otorisasi
Tabel
output
Surat, agenda_keluar
query Select Select data surat keluar :
SELECT DISTINCT US.NAMA_DPN,
US.JABATAN_USER,US.ASAL_USER,S.ASAL_SURAT,
S.NO_SURAT, S.TGL_MASUK, S.TGL_SELESAI,
S.STATUS_SURAT, S.PENGIRIM_SURAT, F.ID_FOLDER,
KR.NAMA_KRITERIA, TP.NAMA_TIPE FROM user US JOIN
unggah U
ON US.USERNAME= U.USERNAME JOIN surat S
ON U.NO_SURAT = S.NO_SURAT JOIN folder F
ON S.ID_FOLDER = F.ID_FOLDER JOIN surat_keluar SK
ON S.ID_FOLDER = SK.ID_FOLDER JOIN Jenis J
ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN TIPE TP
ON J.ID_TIPE = TP.ID_TIPE JOIN KRITERIA KR
ON TP.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN KATEGORI
KT
ON KR.ID_KATEGORI = KR.ID_KATEGORI
WHERE S.ASAL_SURAT = 'Internal' AND S.STATUS_SURAT
= '@sts' AND S.DRAFT_SURAT ='@srft' AND
S.ID_KELUAR is not null ORDER BY S.TGL_MASUK DES
Insert Insert agenda keluar
INSERT INTO agenda_keluar (TGL_TERIMA_KELUAR,
MACAM_KELUAR, TGL_KIRIM_KELUAR,
NOMOR_KELUAR, PENGIRIM_KELUAR,
KEPADA, POKOK_SURAT_KELUAR,
144
KETERANGAN_KELUAR, PENERIMA)
values (NOW(),'@kriteria','@tgl','$kode',
'@pengirim','@asal','@pokok','@ket','@pm')
Update Update agenda keluar :
UPDATE agenda_keluar SET POKOK_SURAT_KELUAR
='@pokok', MACAM_KELUAR = '@macam',
KETERANGAN_KELUAR='@ket'
WHERE ID_KELUAR = '@id'
Prosedur Halaman utama surat keluar : Call Module ‘default’:
Data surat jadi terbaru : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘sks’:
Lihat data berdasarkan folder : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘dtskeluar’:
Lihat isi data surat keluar : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘lht’:
Pencarian surat keluar : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘cari’:
c. Fungsi Pengiriman surat pengguna admin
Fungsi pengiriman surat merupakan fungsi yang bertujuan untuk mencatat
surat kedalam ekspedisi. Surat yang telah dicatat kedalam buku ekspedisi
merupakan surat yang telah dikirim. Berikut detail tampilan dari buku ekspedisi.
Tabel 3.45 Tampilan proses pengiriman surat (ekspedisi)
Proses pengelolaan surat pada buku ekspedisi
Interface
input
buku
ekspedisi
surat
keluar
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home S.Keluar
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
* Surat Keluar
* Disposisi
* Folder 1
* Folder 2
* Folder 3
* Folder 4
Tambah Daftar Daftar Surat Keluar
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Simpan Batal
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan Konsep dinas Daftar acara Pesan
Deksripsi
buku
ekspedisi
Tampilan berikut merupakan interface dari pengelolaan data ekspedisi.
Aksi yang dapat dilakukan dari form ekspedisi yaitu operasi insert dan
update data.
145
Interface
data
ekspedisi
surat
keluar
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home S.Keluar
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
* Surat Keluar
* Disposisi
* Folder 1
* Folder 2
* Folder 3
* Folder 4
Tambah Daftar Daftar Surat Keluar
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan Konsep dinas Daftar acara Pesan
Deskripsi Jika klik data ekspedisi pada tab tampilan ekspedisi maka akan tampil
data-data ekspedisi yang telah diinputkan. Didalam field aksi pada tabel
terdapat link ubah yang berfungsi mengubah data ekspedisi.
Interface
edit
S.keluar
ekspedisi
PD. Pasar Surya Setting Nama User
Home S.Keluar
Tanggal / Bulan / Tahun
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
Surat Keluar
Buku Ekspedisi
* Surat Keluar
* Disposisi
* Folder 1
* Folder 2
* Folder 3
* Folder 4
Agenda Mengelola Suratuser Daftar tugas Laporan Konsep dinas Daftar acara Pesan
Interface
buku
ekspedisi
disposisi
Tampilan form pada buku ekspedisi disposisi dapat dilihat Lihat pada
interface input buku ekspedisi surat keluar, Interface data ekspedisi surat
keluar, dan edit S.keluar ekspedisi.
T. input Surat, jenis, tipe ,kriteria, kategori, disposisi, otorisasi
Tabel
output
Surat, ekspedisi
146
query Select Select data ekspedisi:
SELECT * FROM `ekspedisi` WHERE JENIS_EKS =
'Surat Keluar' limit
Insert Insert agenda keluar
INSERT INTO ekspedisi (USERNAME, TGL_EKS,
DIKIRIM_KEPADA, NAMA_PENERIMA,
TGL_EKS_DITERIMA, KODE_SURAT, JENIS_EKS)
values ('@user', NOW(),'@penerima','@nama',
NOW(),'@kode','@SK')
Update Update agenda keluar :
UPDATE ekspedisi SET USERNAME
='@user',
TGL_EKS =NOW(),
DIKIRIM_KEPADA ='@penerima',
NAMA_PENERIMA =@nama',
TGL_EKS_DITERIMA =NOW(),
KODE_SURAT ='@kode',
JENIS_EKS ='@SK'
WHERE ID_EKS = '@id'
Prosedur Halaman utama ekspedisi : Call module ‘skeluar’:
Data surat keluar ekspedisi : Call module ‘skeluar’ & Case ‘skeluareks’:
Edit surat keluar ekspedisi : Call module ‘skeluar’ & Case
‘editekskeluar’:
Data ekspedisi disposisi : Call module ‘skeluar’ & Case ‘diseks’:
Edit surat keluar ekspedisi : Call module ‘skeluar’ & Case
‘editekskeluar’:
3.3.8 Desain Arsitektur
Pengembangan perangkat lunak membutuhkan suatu komponen yang
mendukung konfigurasi sistem yang tepat. Konfigurasi sistem yang tepat akan
mempengaruhi kinerja dari sistem. Sesuai dengan analisa kebutuhan, dapat
diberikan solusi spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak serta konfigurasi
jaringan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.29.
147
Dialog Title
Prosedur pengelolaan Surat Menggunakan Aplikasi
Tata UsahaTata Usaha
SekretarisSekretaris
Departement/unit kerja
Unit pasar
Surat masuk
Surat Masuk
Surat masuk
otorisasi
Otorisasi surat
Direksi
cabang
Eksternal Internal Perusahaan
Surat masuk
Surat dikirimkan
Aplikasi
Unggah / tulis suratUnggah / tulis surat
Pengelolaan surat- penerimaan surat- pengarahan surat- penilaian surat- pencatatan surat- penyimpanan surat- pendistribusian surat / otorisasi- penyampaian surat sesuai tujuan- pencarian surat- penyusutan surat
Aplikasi
Aplikasi
Otorisasi / persetujuan surat
Otorisasi / persetujuan surat
Aplikasi
Penyampaian suratPenyampaian surat
mengelola
Gambar 3.28 Arsitektur Aplikasi
Dengan memanfaatkan teknologi berbasis web, maka aliran data surat
akan dibanu dengan adanya jaringan online. Dimana pengirim baik dari internal
dan eksternal dapat mengirimkan surat secara langsung dengan cara mengakses
(login) ke halaman web yang telah disediakan. Surat yang terkirim akan diterima
oleh admin bagian TU dan ditampilkan kedalam web admin. Dari sini admin
dapat melakukan pengelolaan surat dari penerimaan, pendataan berupa pencatatan
dan pendisposisian. Surat yang didistribusikan akan tampil dihalaman user yang
bersangkutan untuk melakukan otorisasi ataupun penerimaan surat jadi. Surat
yang telah jadi akan diberikan kode nomor untuk pengidentifikasian penyimpanan
surat, dan juga dapat mencetak surat untuk dikirimkan kepada pihak eksternal.
Adapun konfigurasi sistem ini akan dicoba dengan menggunakan
komputer portable (laptop). Berikut spesifikasi dari komputer yang digunakan
terdiri dari processor dualcore, RAM 2Gb, HDD 320gb, VGA 520mb, monitor,
keyboard, dan server diskspace 500mb, nama domain, dan browser.
top related