bab 4 evaluasi dan pengembangan prosedur …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2012-1-00334-ka 4.pdf ·...
Post on 11-Mar-2019
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
BAB 4
EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PROSEDUR
BERBASIS ISO 9001:2008
4.1 Prosedur Evaluasi
Evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008 pada PT PUSPA
PHARMA merupakan suatu proses evaluasi terhadap proses yang berjalan dan
kinerja karyawan, untuk menentukan apakah prosedur yang dijalankan sudah sesuai
secara keseluruhan dengan SOP yang ada. Dengan melakukan evaluasi kesesuaian
antara prosedur dengan SOP, maka dapat diketahui bagaimana efektivitas dan
efisiensi dari SOP dalam pelaksanaannya, sehingga perusahaan dapat meningkatkan
kinerja prosedur berjalan yang masih belum optimal.
Untuk melakukan evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008,
langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Perencanaan evaluasi
Tahap dalam menetapkan rencana evaluasi mulai dari penentuan ruang
lingkup evaluasi, penetapan tujuan evaluasi, dan persiapan penelitian
lapangan.
2. Pelaksanaan evaluasi
Tahap dalam melaksanakan evaluasi mulai dari pembuatan audit checklist,
pengumpulan bukti audit, menganalisa dan mengevaluasi hasil temuan,
membuat rekomendasi audit dalam audit checklist dan melakukan pemetaan
baru terhadap SOP.
3. Membuat laporan evaluasi
Tahap dalam membuat laporan evaluasi yang mencakup seluruh hasil
penelitian.
2 4.2 Perencanaan Evaluasi
Perencanaan merupakan fase awal pelaksanaan evaluasi yang dilakukan
untuk mempermudah dan mengarahkan proses kerja evaluasi sehingga lebih
efektif dan efisien. Dalam tahap perencanaan ditentukan ruang lingkup, tujuan
pelaksanaan, dan persiapan evaluasi.
1. Ruang lingkup evaluasi
Evaluasi prosedur menggunakan pendekatan berbasis ISO 9001:2008 dengan
klausul-klausul yang terdokumentasi di dalamnya. Prosedur divisi yang di
evaluasi adalah sebagai berikut :
a. Marketing-Ethical
PP.ETH.2-SOP.01 Marketing Plan
PP.ETH.2-SOP.02 Handling Customer Complain
PP.ETH.2-SOP.03 Customer Satisfaction Monitor
PP.ETH.2-SOP.04 Product Recall
PP.ETH.2-SOP.05 Order Management
PP.ETH.2-SOP.06 Pengajuan dan Permintaan Biaya
PP.ETH.2-SOP.07 Pengajuan Permintaan Produksi Produk
b. PPIC
PP.PPIC.2-SOP.01 Pengendalian Inventory
PP.PPIC.2-SOP.02 Penentuan Produk Baru
c. Purchasing
PP.PUR.2-SOP.01 Prosedur Pembelian
PP.PUR.2-SOP.02 Seleksi dan Evaluasi Supplier
d. HRGA-Legal
PP.HRGA-Legal.2-SOP.01 Klaim Biaya Pengobatan
PP.HRGA-Legal.2-SOP.02 Pelatihan Karyawan
PP.HRGA-Legal.2-SOP.03 Cuti dan Ijin
PP.HRGA-Legal.2-SOP.07 Seleksi dan Rekrutmen
PP.HRGA-Legal.2-SOP.08 Perawatan Infrastruktur
PP.HRGA-Legal.2-SOP.09 Kritik dan Saran
PP.HRGA-Legal.2-SOP.10 Pemutusan Hubungan Kerja
3
PP.HRGA-Legal.2-SOP.11 Penundaan Penggajian
PP.HRGA-Legal.2-SOP.12 Penyelesaian Penundaan Penggajian
PP.HRGA-Legal.2-SOP.13 Perubahan Gaji
2. Tujuan pelaksanaan evaluasi
Tujuan dari pelaksanaan evaluasi terhadap prosedur berbasis ISO 9001:2008
pada PT PUSPA PHARMA adalah sebagai berikut :
1. Melakukan analisa terhadap prosedur yang berjalan di divisi
Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal pada PT
PUSPA PHARMA.
2. Memastikan prosedur pada Divisi Marketing Ethical, PPIC,
Purchasing, HRGA-Legal memenuhi SOP sesuai dengan
persyaratan standar (ISO 9001:2008).
3. Memberikan usulan rekomendasi untuk perusahaan dalam
melakukan perbaikan jika terjadi deviasi dan ruang untuk
peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA PHARMA
berdasarkan hasil evaluasi prosedur yang dilakukan.
3. Persiapan dan penelitian lapangan
Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan instrumen penelitian yang
terdiri dari observasi dan wawancara untuk mengumpulkan bukti audit.
a. Observasi
Pengamatan langsung dilakukan dengan mengunjungi kantor divisi
Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal untuk
memperoleh gambaran umum mengenai prosedur yang berjalan
pada divisi tersebut.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan manajer dan karyawan yang bekerja
menggunakan SOP terkait untuk memperoleh gambaran secara rinci
mengenai prosedur yang berjalan.
4
c. Audit checklist
Daftar pertanyaan yang dibuat auditor sebagai rel agar fokus audit
tidak menyimpang, dan pertanyaan boleh dikembangkan. Auditor
menggunakan daftar pertanyaan tersebut dalam menjalankan
tugasnya.
4.3 Pelaksanaan Evaluasi
Evaluasi dilakukan untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan prosedur
berjalan dengan SOP yang telah ditentukan. Tahap pelaksanaan evaluasi meliputi :
a. Permintaan data untuk kepentingan tugas-tugas pemeriksaan
b. Penyusunan kriteria untuk audit checklist
c. Penilaian kesesuaian prosedur yang berjalan dengan SOP yang ada
d. Pengidentifikasian temuan-temuan
e. Pengumpulan data-data pendukung sebagai bukti audit
f. Penyusunan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan
g. Menganalisa dan mengevaluasi hasil temuan
5
4.3.1 Audit checklist
4.3.1.1 Marketing Ethical
Tabel 4.1 Audit checklist Marketing Ethical
No Form : JPI.QMR.4-FR.15
CHECKLIST AUDIT
Date : 19 Agustus 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian Marketing Ethical
No Persyaratan Prosedur
yang Diaudit
Kriteria
Audit
Metode Verifikasi In
Use
(Y/N)
Temuan
Dokumen Wawancara Observasi Jumlah
Sample
1. ISO
9001:2008
Clause 5.3
Quality Policy
Pemahaman
Quality
Policy
√ √ Y Pada ruangan Marketing-
Ethical, tidak ada lembar
sosialisasi Visi, Misi,
serta Quality Policy
perusahaan, maka
diusulkan untuk dibuat
dalam lembaran dan
ditempelkan pada
6
ruangan.
2. ISO
9001:2008
Clause 5.4.1
Quality
Objective
Pemahaman
Quality
Objective
√ √ √ 2 dari 3
data
Y Quality Objective telah
dipahami, dijalankan dan
dievaluasi pencapaiannya
secara rutin.
3. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Catatan Mutu
(DICM)
√ √ √ 3 dari
17 data
Y • Catatan Daftar Induk
Catatan Mutu (DICM)
pada pintu lemari tidak
sesuai dengan DICM di
dalam lemari.
• DICM tidak lengkap
dan tidak
terdokumentasi dengan
rapi, maka diusulkan
untuk dirapikan.
4. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Dokumen
Eksternal
(DIDE)
√ √ √ 3 dari
16 data
Y • Daftar Induk Dokumen
Eksternal (DIDE) tidak
terdokumentasi dengan
rapi, maka diusulkan
untuk dirapikan.
• ITMA yang menjadi
panduan untuk
7
menganalisa pasar dan
penjualan ditambahkan
sebanyak DIDE.
PP. Eth. 2 – SOP.01 Marketing Plan
5. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
dan 5.2
Customer
Focus,
PP. Eth. 2 –
SOP.01
Marketing
Plan
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Marketing
Plan
√ √ Y Pelaksanaan Marketing
Plan telah sesuai dengan
SOP.
6. ISO
9001:2008
Clause 8.2
Monitoring
and
Measurement
Evaluasi
pelaksanaan
Marketing
Plan
√ N Marketing Plan sudah
dibuat dengan baik,
namun belum adanya
evaluasi terhadap
keberhasilan setiap
rencana yang ada,
8
sehingga diusulkan untuk
diadakan evaluasi
terhadap keberhasilan
setiap rencana yang ada,
dan jika rencana tidak
berhasil dilakukan,
diberikan alasan. Evaluasi
ini diperlukan sebagai
bahan referensi untuk
membuat Marketing Plan
berikutnya.
7. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. Eth. 2 –
SOP.01
Marketing Plan
Kelengkapan
dokumentasi
Marketing
Plan
√ √ √ 2 dari 2
data
N Dokumen yang ada
terkait Marketing Plan,
telah terdokumentasi
dengan baik.
PP. Eth. 2 – SOP.02 Handling Customer Service
8. ISO
9001:2008
Clause 5.2
Customer
Kesesuaian
antara SOP
√ √ Y Pada SOP Handling
Customer Complain pada
9
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Focus, 7.2.3
Customer
Communication
,8.3 Control of
Nonconforming
Product, 8.5.2
Corrective
Action, 8.5.3
Preventive
Action
PP. Eth. 2 –
SOP.02
Handling
Customer
Complain
dan
Pelaksanaan
Handling
Customer
Complain
poin 4.3, 4.5, 4.6,
dinyatakan bahwa Field
Force terlibat dalam
menganalisa keluhan dan
melakukan tindakan
perbaikan dan
pencegahan bersama
divisi terkait, tetapi dalam
pelaksanaannya, analisa
terhadap keluhan,
tindakan perbaikan dan
pencegahan dilakukan
oleh Product
Management bersama
divisi terkait.
Pada SOP Handling
Customer Complain pada
poin 4.6, dinyatakan
bahwa akan dilakukan
evaluasi efektifitas
pelaksanaan tindakan
perbaikan dan
10
pencegahan, tetapi dalam
pelaksanaanya, Product
Management tidak
melakukan evaluasi.
Pada SOP Handling
Customer Complain pada
poin 4.10, dinyatakan
bahwa rekap data keluhan
pelanggan dilaporkan
kepada Manajemen secara
periodik satu bulan sekali,
tetapi pada
pelaksanaannya, rekap
data keluhan pelanggan
belum dilaporkan ke
Manajemen.
9. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
isi dokumen
dari Form
Catatan
Keluhan
Pelanggan
√ √ √ 3 dari
18 data
N Pada Form Catatan
Keluhan Pelanggan pada
tanggal 27 Juni 2011,
alamat dan nomor telepon
pelanggan tidak diisi.
Pada Form Follow-Up
11
dan Form
Follow-Up
Keluhan
Pelanggan
Keluhan Pelanggan
tanggal 11 Juli 2011,
kolom date pada
verifikasi tidak diisi.
10. ISO
9001:2008
Clause 5.2
Customer
Focus
Pengelompok-
-an jenis
keluhan
pelanggan
√ N Belum diadakan
pengelompokan jenis
keluhan pelanggan, maka
diusulkan agar keluhan
pelanggan
dikelompokkan menjadi
dapat di-handle dan tidak
dapat di-handle.
11. ISO
9001:2008
Clause 7.2.3
Customer
Communication
, 5.2 Customer
Focus
Informasi
pemberitahuan
masalah terkait
keluhan
pelanggan
kepada
pelanggan
√ N Belum dilakukan
pemberitahuan terhadap
pelanggan terkait masalah
yang dikeluhkan
pelanggan, sehingga
diusulkan agar bagian
Marketing membuat dan
mengirimkan surat
pemberitahuan masalah
ke pelanggan.
12
12. -- -- Verifikasi
pelaksanaan
tindakan
perbaikan dan
pencegahan
√ N Telah dilakukan verifikasi
pelaksanaan tindakan
perbaikan dan
pencegahan oleh Product
Manager, diusulkan agar
pelaksanaan tindakan
perbaikan dan
pencegahan diverifikasi
oleh QMR.
13. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Rekap data
keluhan
pelanggan
√ √ √ 2 dari 2
data
N Telah dilakukan rekap
data keluhan pelanggan,
tetapi rekap data keluhan
pelanggan pada bulan
Juni 2011, tidak
ditandatangani oleh
Business Development
Manager.
PP. Eth. 2 – SOP.03 Customer Satisfaction Monitor
14. ISO
9001:2008
Clause 8.2.1
Customer
Satisfaction,
8.4 Analysis of
Kesesuaian
antara SOP dan
Pelaksanaan
Customer
√ √ Pelaksanaan Customer
Satisfaction Monitor telah
sesuai dengan SOP.
13
SOP
(Standard
Operating
Procedurer
Data, 8.5.2
Corrective
Action, 8.5.3
Preventive
Action
PP. Eth. 2 –
SOP.03
Customer
Satisfaction
Monitor
Satisfaction
Monitor
15. ISO
9001:2008
Clause 5.6.2
Input Review,
8.5.1 Continual
Improvement
Evaluasi
pelaksanaan
tindakan
perbaikan dan
pencegahan
terkait
Customer
Satisfaction
Monitor
√ Evaluasi terhadap
pelaksanaan catatan
tindakan perbaikan dan
pencegahan (CAPA)
dilakukan secara lisan,
maka diusulkan untuk
dilakukan evaluasi khusus
terhadap efektifitas
pelaksanaan CAPA dalam
bentuk terdokumentasi.
16. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Kelengkapan
dokumentasi
√ √ √ 2 dari 5
data
N Dokumen yang ada
terkait Customer
14
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Requirements
PP. Eth. 2 –
SOP.03
Customer
Satisfaction
Monitor
pada Customer
Satisfaction
Monitoring
Satisfaction Monitor,
telah terdokumentasi
dengan baik.
PP.ETH.2.SOP.04 Product Recall
17. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP. Eth. 2 –
SOP.04
Product Recall
Kesesuaian
antara SOP dan
Pelaksanaan
Product Recall
√ Y Prosedur ini belum
pernah dilakukan.
PP. Eth. 2 – SOP.05 Order Management
18. ISO
9001:2008
Clause 5.2
Customer
Focus, 7.2.1
Determination
of
Requirements
Related to The
Product, 7.2.2
Review of
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Order
Management
√ √ Y Pada SOP Order
Management poin 4.1,
Product Manager akan
melakukan floating stock
sebelum membuat Usulan
Penerbitan Purchase
Order(PO), tetapi pada
pelaksanaannya Product
Manager tidak melakukan
15
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Requirements
Related to The
Product, 7.2.3
Customer
Communication
, 7.5.1 Control
of Production
and Service
Provision
PP. Eth. 2 –
SOP.05 Order
Management
floating stock.
Pada SOP Order
Management poin 4.2,
4.4, 4.5, Product
Executive menangani PO,
tetapi pada
pelaksanaannya, pihak
yang menangani PO
adalah Marketing Admin.
19. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. Eth. 2 –
SOP.05 Order
Management
Kelengkapan
isi persetujuan
PO
√ √ √ 3 dari
18 data
N Persetujuan PO meliputi 2
cara, yaitu : dengan tanda
tangan atau via email.
Untuk persetujuan PO via
email harus terlampir
bukti email yang sudah
dicetak, sedangkan pada
PO :
3 Juni 2011
16
4 Juli 2011
15 Juli 2011
Persetujuan PO via email
tidak dilampirkan bukti
email dari Marketing
General Manager yang
sudah dicetak.
20. -- -- Pemenuhan
batas waktu
penyerahan
PO yang telah
disetujui ke
Bagian
Accounting
√ Y Penyerahan PO yang
telah disetujui ke Bagian
Accounting dilakukan
dengan segera.
21. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. Eth. 2 –
SOP.05 Order
Management
Kelengkapan
bukti tanda
terima PO
dari Bagian
Accounting
berupa tanda
tangan di
setiap lembar
√ √ √ 3 dari
18 data
N Bukti tanda terima PO
dari Bagian Accounting
berupa tanda tangan
sudah lengkap.
17
PO
22. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Minutes of
Meeting dan
Absensi
pertemuan
antara pihak
Marketing
dengan
Distributor
√ √ √ 3 dari
16 data
N Minutes of Meeting pada
tanggal :
7 Juni 2011 : pada kolom
Facilitator, Person
Responsible tidak diisi,
dan kolom Prepared By
tidak ditandatangani.
8 Juni 2011 : pada kolom
Person Responsible tidak
terisi, kolom Action Plan
tidak terisi secara
lengkap, dan kolom
Prepared By tidak
ditandatangani.
9 Juni 2011 : pada kolom
Person Responsible tidak
terisi, kolom Action Plan
tidak terisi secara
lengkap, dan kolom
Prepared By tidak
ditandatangani.
18
Minutes of Meeting dan
Absensi pertemuan tidak
disimpan dengan rapi,
maka diusulkan semua
dokumentasi Minutes of
Meeting dan Absensi
pertemuan bulan terkait
disatukan, misalnya
dengan menggunakan
clip.
23. ISO
9001:2008
Clause 5.2
Customer
Focus
Pencatatan
konfirmasi
kepastian dari
Bagian
Logistik pada
PO bahwa
barang telah
dikirim
√ √ √ 3 dari
18 data
N Pada PO bulan Juli,
catatan kepastian
pengiriman berupa
tanggal Sales Order(SO),
tanggal Delivery
Order(DO), dan nomor
DO tidak ada.
24. ISO
9001:2008
Clause 7.2.3
Customer
Communication
Kelengkapan
surat
pemberitahu-
an promosi
√ √ √ 2 dari 3
data
N Surat pemberitahuan
promosi tidak
ditandatangani oleh
Marketing Manager dan
19
kepada
Distributor
Marketing General
Manager, maka diusulkan
walaupun surat
pemberitahuan promosi
dikirim via email, surat
tersebut harus
ditandatangani, baru
kemudian di-scan dan
dikirim ke Distributor.
25. ISO
9001:2008
Clause 7.2
Customer-
Related
Process
Pelaksanaan
pertemuan
dengan
Distributor
secara rutin
√ √ √ 2 dari 4
data
N Telah dilakukan
pertemuan dengan
Distributor secara rutin,
terdapat bukti pertemuan
yaitu dalam Minutes of
Meeting dan Lembar
Absensi pertemuan,
usulan peningkatan yang
diusulkan adalah
diadakannya evaluasi
Minutes of Meeting bulan
sebelumnya pada saat
mengawali pertemuan
20
bulan selanjutnya.
PP. Eth. 2 – SOP.06 Pengajuan dan Permintaan Biaya
26. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP. Eth. 2 –
SOP.06
Pengajuan dan
Permintaan
Biaya
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Pengajuan
dan
Permintaan
Biaya
√ √ Y Pelaksanaan Pengajuan
dan Permintaan Biaya
telah sesuai dengan SOP.
27. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. Eth. 2 –
SOP.06
Pengajuan dan
Permintaan
Biaya
Kelengkapan
dokumentasi
pada
Pengajuan
dan
Permintaan
Biaya
√ √ √ 2 dari
10 data
N Dokumen yang ada
terkait Pengajuan dan
Permintaan Biaya, telah
terdokumentasi dengan
baik.
PP. Eth. 2 – SOP.07 Pengajuan Permintaan Produksi Produk
28. ISO
9001:2008
SOP
PP. Eth. 2 –
Kesesuaian
antara SOP
dan
√ √ Y Pelaksanaan Pengajuan
Permintaan Produksi
Produk telah sesuai
21
(Standard
Operating
Procedure)
SOP.07
Pengajuan
Permintaan
Produksi
Produk
Pelaksanaan
Pengajuan
Permintaan
Produksi
Produk
dengan SOP.
29. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. Eth. 2 –
SOP.07
Pengajuan
Permintaan
Produksi
Produk
Kelengkapan
dokumentasi
pada
Pengajuan
Permintaan
Produksi
Produk
√ √ √ 2 dari 3
data
N Dokumen yang ada
terkait Pengajuan
Permintaan Produksi
Produk, telah
terdokumentasi dengan
baik. Untuk saran
peningkatan, diusulkan
agar pada Form
Pengajuan Produk Baru
juga dicantumkan tanggal
form tersebut diajukan.
22
4.3.1.2 PPIC
Tabel 4.2 Audit checklist PPIC
No Form : JPI.QMR.4-FR.15
CHECKLIST AUDIT
Date : 18 Agustus 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian PPIC
No Persyaratan Prosedur
yang Diaudit
Kriteria
Audit
Metode Verifikasi In
Use
(Y/N)
Temuan
Dokumen Wawancara Observasi Jumlah
Sample
1. ISO
9001:2008
Clause 5.3
Quality Policy
Pemahaman
Quality
Policy
√ √ Y Quality Policy sudah
dipahami dengan baik,
serta sosialisasi lewat
lembaran yang ditempel
sudah ada.
2. ISO
9001:2008
Clause 5.4.1
Quality
Objective
Pemahaman
Quality
Objective
√ √ √ 2 dari 3
data
Y Quality Objective telah
dipahami, dijalankan dan
dievaluasi pencapaiannya
secara rutin.
23
3. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements
& 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Catatan Mutu
(DICM)
√ √ √ 3 dari
16 data
Y Tidak ada list Daftar
Induk Catatan Mutu
(DICM).
4. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements
& 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Dokumen
Eksternal
(DIDE)
√ √ Y Tidak terdapat Daftar
Induk Dokumen
Eksternal (DIDE).
PP.PPIC.2-SOP.01 Pengendalian Inventory
5. ISO
9001:2008
SOP
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization,
8.2.4
Monitoring and
Measurement of
Product
PP.PPIC.2-
Kesesuaiaan
antara SOP
dengan
Pelaksanaan
Pengendalian
Inventory
√ √ Y Pelaksanaan Pelaksanaan
Pengendalian Inventory
telah sesuai dengan SOP,
namun dalam SOP tidak
dijelaskan Forecast Sales
yang telah disetujui
Direksi diberikan kepada
bagian PPIC sebagai
referensi dalam membuat
24
(Standard
Operating
Procedure)
SOP.01-
Pengendalian
Inventory
analisa inventory.
Diusulkan agar pada SOP
dijelaskan bahwa
Forecast Sales tersebut
akan didistirbusikan
kepada bagian PPIC.
6. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Plan
Inventory
√ √ √ 2 dari 4
data
N Plan Inventory tidak
ditandatangani.
7. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kesesuaian
Form
PP.PPIC.4-
FR.03 Plan
Inventory
dengan
kelengkapan
persetujuan
√ √ √ 2 dari 4
data
N Pada form Plan
Inventory diusulkan
kolom persetujuan
ditandatangani oleh
pihak General Manager
atau Direksi
8. ISO
9001:2008
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
Penentuan
minimum
stock
inventory
√ N Saat ini, ukuran
minimum stock dalam
tempo 2,5 bulan, maka
diusulkan penentuan
minimum stock inventory
25
dengan menggunakan
ukuran kuantitas barang.
9. ISO
9001:2008
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
Penentuan
minimum
stock raw
material dan
lead time
√ N Saat ini, penentuan
minimum stok raw
material dan lead time
belum dilakukan, maka
diusulkan agar dilakukan
penentuan minimum
stock raw material dan
lead time.
PP.PPIC.2-SOP.02 Penentuan Produk Baru
10. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
PP.PPIC.2-
SOP.02
Penentuan
Produk Baru
Kesesuaian
antara SOP
dengan
pelaksanaan
Penentuan
Produk Baru
√ √ Y Pada SOP Penentuan
Produk Baru tidak sesuai
dengan pelaksanaannya.
11. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
dokumentasi
pada
√ √ √ 2 dari 3
data
N Dokumen yang ada
terkait Penentuan Produk
Baru, telah
26
Penentuan
Produk Baru
terdokumentasi dengan
baik.
12. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization,
7.5.3
Identification
and
Traceability
PP.PPIC.2-
SOP.02
Penentuan
Produk Baru
Pemantauan
terhadap
realisasi
produk baru
√ N Tidak ada pemantauan
terhadap perkembangan
proses produk baru,
diusulkan adanya
pemantauan terhadap
perkembangan proses
produk baru dan terdapat
laporan perkembangan
dalam indeks (%).
27
4.3.1.3 Purchasing
Tabel 4.3 Audit checklist Purchasing
No Form : JPI.QMR.4-FR.15
CHECKLIST AUDIT
Date : 18 Agustus 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian Purchasing
No Persyaratan Prosedur
yang Diaudit
Kriteria
Audit
Metode Verifikasi In
Use
(Y/N)
Temuan
Dokumen Wawancara Observasi Jumlah
Sample
1. ISO
9001:2008
Clause 5.3
Quality Policy
Pemahaman
Quality
Policy
√ √ Y Quality Policy sudah
dipahami, serta
sosialisasi lembaran yang
ditempel sudah ada.
2. ISO
9001:2008
Clause 5.4.1
Quality
Objective
Pemahaman
Quality
Objective
√ √ 2 dari 3
data
Y Quality Objective telah
dipahami, dijalankan dan
dievaluasi pencapaiannya
secara rutin.
28
3. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements
& 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Catatan Mutu
(DICM)
√ √ √ 3 dari
17 data
Y List Daftar Induk Catatan
Mutu (DICM) sudah
sesuai dengan dokumen
yang ada, namun DICM
belum disimpan dalam
tempat penyimpanan
yang semestinya.
4. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements
& 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Dokumen
Eksternal
(DIDE)
√ √ Y Tidak mempunyai Daftar
Induk Dokumen
Eksternal (DIDE).
PP.PUR.2-SOP.01 Prosedur Pembelian
5. ISO
9001:2008
Clause 7.4.1
Purchasing
Process, 7.4.2
Purchasing
Information
Kesesuaian
antara SOP
dan Prosedur
Pembelian
√ √ Y Pelaksanaan Pengajuan
Permintaan Produksi
Produk telah sesuai
dengan SOP.
29
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.PUR.2-
SOP.01
Prosedur
Pembelian
6. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
dokumentasi
Purchase
Request dan
Purchase
Order
√ √ √ 3 dari
25 data
N Dokumen yang ada
terkait dengan Prosedur
Pembelian, telah
terdokumentasi dengan
baik.
7. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.PUR.2-
SOP.01
Prosedur
Pembelian
Kelengkapan
Form Berita
Acara
Pemeriksaan
Barang
(BAPB)
√ √ √ 2 dari
15 data
N Pada BAPB,
PPIC/Purchasing telah
melakukan verifikasi
sesuai SOP.
8. Job
Description
Purchasing
Staff
Pembuatan
laporan
bulanan
√ N Laporan bulanan
pembelian dan
outstanding PO tidak
30
untuk
pembelian
dan
outstanding
PO
secara rutin dibuat, maka
diusulkan pembuatan
laporan tersebut
dilakukan secara rutin
setiap bulan.
9. ISO
9001:2008
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
Penentuan
minimum
stock raw
material dan
lead time
√ N Saat ini, penentuan
minimum stock raw
material dan lead time
belum dilakukan, maka
diusulkan agar dilakukan
penentuan minimum
stock raw material dan
lead time.
10. ISO
9001:2008
SOP
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization,
8.2.4
Monitoring and
Measurement of
Product
PP.PPIC.2-
Kesesuaiaan
antara SOP
dengan
Pelaksanaan
Pengendalian
Inventory
√ √ Y Pelaksanaan Pelaksanaan
Pengendalian Inventory
telah sesuai dengan SOP,
namun dalam SOP tidak
dijelaskan Forecast Sales
yang telah disetujui
Direksi diberikan kepada
bagian PPIC sebagai
referensi dalam membuat
31
(Standard
Operating
Procedure)
SOP.01-
Pengendalian
Inventory
analisa inventory.
Diusulkan agar pada SOP
dijelaskan bahwa
Forecast Sales tersebut
akan didistirbusikan
kepada bagian PPIC.
PP.PUR.2-SOP.02 Seleksi dan Evaluasi Supplier
9. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 7.4.1
Purchasing
Process
PP.PUR.2-
SOP.02 Seleksi
dan Evaluasi
Supplier
Kesesuaian
antara SOP
dengan
Seleksi dan
Evaluasi
Supplier
√ √ Y Pelaksanaan Seleksi dan
Evaluasi Supplier telah
sesuai dengan SOP.
10. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.PUR.2-
SOP.02 Seleksi
dan Evaluasi
Supplier
Kelengkapan
dokumentasi
Form
Evaluasi
Supplier
√ √ √ 2 dari 2
data
N Kolom tanda tangan
supplier yang dievaluasi
tidak semuanya
ditandatangani oleh
supplier.
32
11. -- -- Pemberitahu-
an
keterlambat-
an
pengiriman
inventory
oleh supplier
√ N Belum terdapat
pemberitahuan setiap
alasan keterlambatan
pengiriman inventory,
maka diusulkan agar
meminta surat
keterangan keterlambatan
beserta alasannya kepada
supplier. Surat
keterangan keterlambatan
tersebut dilaporkan
kepada manajemen dan
dijadikan sebagai
referensi pada saat
mengevaluasi supplier.
33
4.3.1.4 HRGA-Legal
Tabel 4.4 Audit checklist HRGA-Legal
No Form : JPI.QMR.4-FR.15
CHECKLIST AUDIT
Date : 9 September 2011 Auditor : Marcelina, Amelia dan Reis Auditee : Bagian HRGA-Legal
No Persyaratan Prosedur
yang Diaudit
Kriteria
Audit
Metode Verifikasi In
Use
(Y/N)
Temuan
Dokumen Wawancara Observasi Jumlah
Sample
1. ISO
9001:2008
Clause 5.3
Quality Policy
Pemahaman
Quality
Policy
√ √ Y Quality Policy sudah
disosialisasikan dan
diketahui oleh karyawan,
dengan menempelkan
lembar Quality Policy di
ruangan HRGA-Legal
2. ISO
9001:2008
Clause 5.4.1
Quality
Objective
Pemahaman
Quality
Objective
√ √ √ 2 dari 7
data
Y Quality Objective telah
dipahami, dijalankan dan
dievaluasi pencapaiannya
secara rutin
34
3. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements
& 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Catatan Mutu
(DICM)
√ √ √ 3 dari
16 data
Y Catatan Daftar Induk
Catatan Mutu (DICM)
pada pintu lemari telah
sesuai dengan DICM di
dalam lemari, telah
didokumentasikan dengan
baik dan rapi
4. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements
& 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
Daftar Induk
Dokumen
Eksternal
(DIDE)
√ √ √ 3 dari
17 data
Y • Daftar Induk
Dokumen Eksternal
(DIDE) tidak
terdokumentasi
dengan rapi, maka
diusulkan untuk
dirapikan
• Catatan DIDE pada
pintu lemari tidak
sesuai dengan DIDE
di dalam lemari
PP. HRGA-Legal. 2 – SOP.01 Klaim Biaya Pengobatan
5. SOP
(Standard
Operating
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.01
Kesesuaian
antara SOP
dan
√ √ Y • Pada SOP tidak
disebutkan bahwa
karyawan hanya bisa
35
Procedure) Klaim Biaya
Pengobatan
Pelaksanaan
Klaim Biaya
Pengobatan
mengajukan klaim
atas pengobatan
keluarga inti
(suami/istri/anak),
maka diusulkan
ditambahkan pada
SOP
• Pada SOP poin 4.1,
4.2, 4.3 disebutkan
bahwa bagian
Administrasi HRGA-
Legal yang menerima
pengajuan klaim
pengobatan, tetapi
pada kenyataannya,
yang melakukan
adalah bagian
Personalia HRGA-
Legal, karena belum
ada yang mengisi
bagian Administrasi
HRGA-Legal, maka
36
diusulkan agar
dilakukan revisi
terhadap SOP
• Pada SOP poin 4.1
hanya disebutkan
pengajuan klaim
pengobatan lengkap
disertai kuitansi asli
dan dokumen
pendukung yang lain,
tetapi pada
kenyataannya, klaim
pengobatan disertai
dengan voucher,
maka diusulkan agar
ditambah pada SOP
• Pada SOP poin 4.2
disebutkan bahwa jika
berkas klaim
pengobatan tidak
lengkap dan tidak
benar, karyawan akan
37
menerima
konsekuensi yang
timbul, tetapi pada
kenyataannya, jika
tidak benar, berkas
hanya dikembalikan
kepada karyawan dan
permintaan ditolak.
Diusulkan untuk
dilakukan revisi
terhadap SOP
• Pada SOP poin 4.4
disebutkan bahwa
bagian Personalia
akan menyerahkan
bukti klaim
pengobatan untuk
disetujui, tetapi pada
kenyataanya, yang
diserahkan adalah
Medical
Reimbursement Form.
38
Kedua form tersebut
sama. Diusulkan
untuk dilakukan revisi
SOP
• Pada SOP poin 4.4
disebutkan bahwa
bukti klaim
pengobatan
diserahkan kepada
Bagian Finance,
setelah ditandatangani
oleh HRGA-Legal
Manager dan General
Affair Manager, tetapi
pada pelaksanaanya,
yang menandatangani
hanya HRGA-Legal
Manager
6. ISO
9001:2008
SOP
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Kelengkapan
dokumentasi
Klaim Biaya
Pengobatan
√ √ √ 3 dari
16
data5
N • Pada arsip Medical
Reimbursement
terdapat Form PPB,
tidak diurutkan
39
(Standard
Operating
Procedure)
Legal. 2 –
SOP.01
Klaim Biaya
Pengobatan
berdasarkan bulan,
sehingga diusulkan
untuk dirapikan
• Field Medical
Reimbursement tidak
diisi dengan lengkap,
seperti pada :
1. 29 Juli 2011 : field
nama pasien tidak
diisi
2. 28 Juli 2011 : field
nama pasien dan
hubungan tidak
diisi
3. 27 Juni 2011 : field
nama pasien,
hubungan dan
tanggal tidak diisi
7. ISO
9001:2008
SOP
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Kelengkapan
isi
persetujuan
Medical
√ √ √ 3 dari
16 data
N Medical Reimbursement
tidak ditandatangani oleh
General Affair Manager,
hanya ditandatangani
40
(Standard
Operating
Procedure)
Legal. 2 –
SOP.01
Klaim Biaya
Pengobatan
Reimburse-
Ment
HRGA-Legal Manager
PP. HRGA. 2 – SOP.03 Cuti dan Ijin
8. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Kesesuaian antara
SOP dan
Pelaksanaan Cuti
dan Ijin
√ √ Y • Pada SOP poin 4.2
dan 4.3 disebutkan
bahwa bagian HRGA-
Legal yang
menyerahkan kartu
cuti kepada atasan
karyawan dan
menginformasikan
hasil persetujuan
kepada karyawan,
tetapi pada
pelaksanaannya,
karyawan yang
meminta tanda tangan
kepada atasan, baru
kemudian diserahkan
41
kepada bagian HRGA-
Legal untuk disetujui
• Pada SOP poin 4.5
disebutkan bahwa
untuk permohonan
ijin, karyawan dapat
mengisi lengkap
formulir permohonan
ijin kerja, tetapi pada
pelaksanaanya, pada
Puspa One tidak
terdapat formulir
permohonan ijin
kerja, yang ada adalah
Form Ijin
Meninggalkan
Kantor, maka
diusulkan agar
menyamakan
penamaan Form Ijin
Meninggalkan Kantor
42
• Pada SOP poin 4.5
disebutkan bahwa
Form Ijin
Meninggalkan Kantor
diserahkan kepada
bagian HR, tetapi
pada pelaksanaannya
form tersebut
diserahkan kepada
Bagian HRGA-Legal
untuk disetujui
HRGA-Legal
Manager atau jika
HRGA-Legal
Manager tidak ada,
diwakilkan, maka
diusulkan agar
dilakukan
penambahan
informasi dalam SOP
43
9. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Kelengkapan
dokumentasi pada
Cuti dan Ijin
√ √ √ 3 dari
25 data
N Dokumen yang ada
terkait Cuti dan Ijin, telah
terdokumentasi dengan
baik, tetapi seperti pada
tanggal 7 dan 28 Juli
2011, karyawan tidak
lengkap dalam mengisi
Form Ijin Meninggalkan
Kantor, field jabatan
tidak diisi
10. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Kelengkapan isi
persetujuan Form
Ijin Meninggalkan
Kantor
√ √ √ 3 dari
25 data
N Kolom tanda tangan
pimpinan divisi pada
Form Ijin Meninggalkan
Kantor untuk Office Boy
tidak ditandatangani,
maka kami usulkan agar
pihak HRGA-Legal
Manager yang
menandatangani kolom
tersebut
44
PP. HRGA. 2 – SOP.04 Pelatihan Karyawan
11. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 6.2
Human
Resources
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.04
Pelatihan
Karyawan
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Pelatihan
Karyawan
√ √ Y Form Analisa Kebutuhan
Training dan Form
Penilaian Karyawan
harus dimasukkan ke
dalam Puspa One dengan
diberikan penomoran
form yang benar.
12. ISO
9001:2008
Clause 6.2.2
Competence,
Training and
Awareness
Pembuatan
rencana
training per-
periode
√ N Belum dilakukan
perencanaan training
per-periode
13. ISO
9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Kelengkapan
isi
persetujuan
usulan
training
√ √ √ 3 dari
20 data
N Pada SOP tidak
disebutkan bahwa usulan
training harus
diverifikasi oleh atasan,
padahal pada
kenyataannya sudah
dilakukan verifikasi.
Namun pada tanggal 28
45
Juni 2011, kolom tanda
tangan untuk direksi dan
kepala divisi tidak diisi.
Maka diusulkan kolom
verifikasi tersebut diisi
dan pada SOP
ditambahkan prosedur
verifikasi oleh direksi
dan kepala divisi,
sehingga prosedur yang
ada lebih jelas
14. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.04
Pelatihan
Karyawan
Kelengkapan
dokumentasi
pada
Pelatihan
Karyawan
√ √ √ 3 dari
20 data
N Dokumen yang ada
terkait Pelatihan
Karyawan, telah
terdokumentasi dengan
baik
15. ISO
9001:2008
Clause 6.2.2
Competence,
Evaluasi
dampak
√ N Belum dilakukan
evaluasi dampak training
46
Training and
Awareness,
8.2.3
Monitoring and
Measurement
Process, 8.5.1
Continual
Improvement
training
dengan
peningkatan
produktivitas
kinerja
karyawan
dengan peningkatan
produktivitas karyawan,
maka diusulkan agar
dilakukan evaluasi, untuk
memastikan bahwa
training yang diberikan
berguna terhadap
peningkatan kualitas
kinerja karyawan
PP. HRGA. 2 – SOP.07 Seleksi dan Rekrutmen
16. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 6.1
Provision of
Resources &
6.2 Human
Resources
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.07
Seleksi dan
Rekrutmen
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Seleksi dan
Rekrutmen
√ √ Y Pelaksanaan Seleksi dan
Rekrutmen telah berjalan
sesuai dengan SOP, dan
untuk usulan peningkatan
:
• Pada poin 4.2
dijelaskan bahwa
Form Permintaan
Karyawan Baru
diserahkan kepada
divisi HRGA-Legal
47
dan dilakukan
verifikasi, pada
kenyataannya, form
tersebut diserahkan
kepada Bagian
Rekrutmen HRGA-
Legal untuk
ditandatangani oleh
HRGA-Legal
Manager
• Pada poin 4.3
dijelaskan bahwa
Form Permintaan
Karyawan Baru yang
telah diverifikasi
tersebut kemudian
oleh Kepala Bagian
yang bersangkutan
diajukan kepada
Direktur untuk
disetujui, tetapi tidak
ada prosedur jelas
48
yang mengatur alur
dokumen Form
Permintaan
Karyawan Baru yang
telah disetujui
direktur, diserahkan
kembali ke bagian
Rekrutmen HRGA-
Legal
• Pada poin 4.6
dijelaskan bahwa
berkas lamaran yang
masuk, diseleksi atau
dipilah sesuai dengan
Bagian yang
membutuhkan dan
deskripsi pekerjaan
yang ada. Dan pada
poin 4.7 dijelaskan
bahwa berkas-berkas
lamaran diserahkan
kepada Divisi atau
49
Bagian yang
membutuhkan untuk
diseleksi
kesesuaiannya
dengan karakteristik
dan deskripsi
pekerjaan yang telah
ditetapkan terlebih
dahulu. Pada
pelaksanaanya, pada
poin 4.6 berkas
lamaran yang masuk
diseleksi tahap 1 oleh
bagian Rekrutmen
HRGA-Legal, dan
poin 4.7 berkas
lamaran yang telah
lulus seleksi tahap 1,
diserahkan untuk
diseleksi kembali
oleh Kepala Bagian
50
• Pada poin 4.12 dan
4.13 dijelaskan
bahwa calon
karyawan yang lulus
psikotes akan di
interview oleh User
dan Bagian
Rekrutmen HRGA-
Legal, atau Kepala
Bagian atau Direktur,
tetapi tidak dijelaskan
secara jelas, bahwa
hasil dari wawancara
dicatat dalam Form
Hasil Wawancara
• Pada SOP, tidak
dijelaskan bahwa
karyawan yang telah
berhasil melewati
masa percobaan, akan
diberikan surat
karyawan tetap dari
51
Staf Administrasi
HRGA-Legal
Sebaiknya dilakukan
revisi terhadap SOP
yang ada, agar prosedur
yang ada lebih jelas dan
mudah dipahami
17. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.07
Seleksi dan
Rekrutmen
Kelengkapan
isi
persetujuan
Seleksi dan
Rekrutmen
√ √ √ 3 dari
16 data
N Dokumen terkait Seleksi
dan Rekrutmen yang
membutuhkan
persetujuan dari atasan,
telah disetujui dan
terdokumentasi
18. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.04
Pelatihan
Kelengkapan
dokumentasi
pada Seleksi
dan
Rekrutmen
√ √ √ 3 dari
16 data
N Dokumen yang ada
terkait Seleksi dan
Rekrutmen, telah
terdokumentasi dengan
baik
52
Karyawan
19. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements,
4.2
Documentation
Requirements
Ketersediaan
prosedur
mutasi,
promosi dan
demosi
karyawan
√ √ N Pada website Puspa One
tidak terdapat SOP
Mutasi Karyawan,
padahal mutasi karyawan
merupakan prosedur
kerja divisi HRGA-Legal.
Untuk saran peningkatan,
maka diusulkan
dibuatnya SOP Mutasi,
Promosi dan Demosi
Karyawan dan
ditampilkan pada website
Puspa One
PP.HRGA-Legal.2-SOP.08 Perawatan Infrastruktur
20. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 6.3
Infrasturcture
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.08
Perawatan
Infrastruktur
Kesesuaian
antara SOP
dengan
Perawatan
Infrastruktur
√ √ Y Pelaksanaan Perawatan
Infrastruktur telah
berjalan sesuai dengan
SOP
53
21. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.08
Perawatan
Infrastruktur
Kelengkapan
isi
persetujuan
Formulir
Permohonan
Perbaikan
Sarana
Kantor
√ √ √ 3 dari
17 data
N Terdapat
ketidaklengkapan isi
persetujuan Formulir
Permohonan Perbaikan
Sarana Kantor, misalnya
pada field tanda tangan
‘Hasil Pelaksanaan
Diterima Oleh’ tidak
ditandatangani oleh GA
22. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.08
Perawatan
Infrastruktur
Kelengkapan
dokumentasi
pada
Perawatan
Infrastruktur
√ √ √ 3 dari
17 data
N Dokumen yang ada
terkait Perawatan
Infrastruktur, telah
terdokumentasi dengan
baik
23. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.08
Perawatan
Kejelasan
penggunaan
form pada
SOP
Perawatan
Infrastruktur
√ √ √ N • Pada SOP poin 4.2.2
dijelaskan GA
memastikan bahwa
semua infrastuktur
telah dilaksanakan
perawatannya sesuai
54
Procedure) Infrastruktur dengan checklist,
tetapi tidak dijelaskan
prosedur secara rinci,
prosedur rinci tersebut
terdapat pada Work
Instruction (WI),
maka diusulkan agar
pada SOP
ditambahkan
keterangan mengenai
kode Work Instruction
(WI) yang terkait
• Pada SOP poin 4.2.3
dijelaskan Apabila
dalam perawatan
ditemukan kerusakan,
maka GA melakukan
perbaikan internal,
tetapi tidak dijelaskan
prosedur secara rinci,
prosedur rinci tersebut
terdapat pada Work
55
Instruction (WI),
maka diusulkan agar
pada SOP
ditambahkan
keterangan mengenai
kode Work Instruction
(WI) yang terkait
24. ISO
9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements,
4.2
Documentation
Requirements
Ketersediaan
prosedur
pengadaan
sarana kantor
√ √ √ N Tidak terdapat prosedur
yang mengatur
pengadaan sarana kantor,
padahal permohonan
pengadaan sarana kantor
juga merupakan prosedur
kerja divisi HRGA-Legal.
Untuk saran peningkatan,
maka diusulkan
dibuatnya WI Pengadaan
Sarana Kantor
25. ISO
9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Konfirmasi
perbaikan
internal yang
telah
√ N Belum dilakukan
konfirmasi dari user yang
mengajukan perbaikan
atas perbaikan yang telah
56
dilakukan
oleh GA atau
HRGA-Legal
Supervisor
dilakukan GA
PP.HRGA.2-SOP.09 Kritik dan Saran
26. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 5.5.3
Internal
Communication
PP.HRGA.2-
SOP.09 Kritik
dan Saran
Pelaksanaan
prosedur
untuk Kritik
dan Saran
√ Y Prosedur Kritik dan
Saran belum
dilaksanakan karena
kurangnya sosialisasi
terhadap karyawan, maka
diusulkan agar prosedur
kritik dan saran
disosialisasikan kepada
karyawan
PP.HRGA-Legal.2-SOP.10 Pemutusan Hubungan Kerja
27. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.10
Pemutusan
Hubungan
Kerja
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
prosedur
√ √ Y Pelaksanaan Pemutusan
Hubungan Kerja telah
sesuai dengan SOP,
tetapi terdapat prosedur
pengecualian bahwa bagi
57
Pemutusan
Hubungan
Kerja
yang mengajukan surat
pengunduran diri tidak
sesuai dengan ketentuan
yang ada, tidak akan
mendapat Surat
Referensi Kerja untuk
karyawan tetap atau
Surat Keterangan Kerja
untuk karyawan dalam
masa percobaan. Untuk
saran peningkatan, lebih
baik SOP Pemutusan
Hubungan Kerja
ditambahkan prosedur
tersebut agar lebih jelas
28. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.10
Pemutusan
Kelengkapan
isi
persetujuan
Pemutusan
Hubungan
Kerja
√ √ √ 3 dari
19 data
N Pada Exit Clearance
terdapat
ketidaklengkapan tanda
tangan oleh Direktur,
Accounting Manager,
Financial Manager,
HRGA-Legal Manager
58
Procedure) Hubungan
Kerja
29. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.10
Pemutusan
Hubungan
Kerja
Kelengkapan
dokumentasi
pada
Pemutusan
Hubungan
Kerja
√ √ √ 3 dari
19 data
N Dokumen yang ada
terkait Pemutusan
Hubungan Kerja, telah
terdokumentasi dengan
baik
30. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.10
Pemutusan
Hubungan
Kerja
Ketidaksesua
i-an kode
Form Usulan
Pemotongan
Gaji pada
website
Puspa One
√ √ Y Penamaan kode Form
Usulan Pemotongan Gaji
tidak sesuai antara SOP
Pemutusan Hubungan
Kerja dengan website
Puspa One. Untuk saran
peningkatan, sebaiknya
penamaan kode form
tersebut disamakan di
SOP dan website Puspa
One agar lebih mudah
form tersebut lebih
59
mudah dicari pada
website
31. ISO
9001:2008
Clause 5.6.2
Input Review,
8.5.1 Continual
Improvement
Evaluasi
alasan
karyawan
yang ingin
mengundur-
kan diri
√ √ N Belum dilakukan
evaluasi bagi alasan
mengapa karyawan
mengundurkan diri, maka
disarankan agar setiap 3
bulan sekali dilakukan
perhitungan dan evaluasi
persentase karyawan
mengundurkan diri serta
alasannya untuk
dijadikan referensi
perbaikan perlakuan
terhadap karyawan
PP.HRGA-Legal2-SOP.11 Penundaan Penggajian
32. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal2-SOP.11
Penundaan
Penggajian
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Penundaan
√ √ Y Prosedur Pelaksanaan
Penundaan Gaji belum
dilaksanakan
60
Gaji
33. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal2-SOP.11
Penundaan
Penggajian
Kesesuaian
antara SOP
dan form
terkait
√ √ Y Pada SOP, dicantumkan
bahwa form yang terkait
dengan Penundaan
Penggajian adalah Form
PP. HRGA-Legal.4-
FR.67. Sedangkan pada
kenyataannya, di website
Puspa One tidak terdapat
form tersebut. Maka
diusulkan untuk
menambahkan form
tersebut ke dalam website
Puspa One
PP.HRGA-Legal.2-SOP.12 Penyelesaian Penundaan Penggajian
34. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.12
Penyelesaian
Penundaan
Penggajian
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Penyelesaian
Penundaan
Gaji
√ √ Y Prosedur Pelaksanaan
Penyelesaian Penundaan
Gaji belum dilaksanakan
61
35. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.04
Pelatihan
Karyawan,
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.07
Seleksi dan
Rekrutmen,
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.12
Penyelesaian
Penundaan
Penggajian
Kejelasan
definisi peran
Kepala
Bagian, User,
dan Pimpinan
Departemen
dalam SOP
Pelatihan
Karyawan,
Seleksi dan
Rekrutmen,
Penyelesaian
Penundaan
Penggajian
√ N Pada SOP Pelatihan
Karyawan, Seleksi dan
Rekrutmen, Penyelesaian
Penundaan Penggajian
tidak dijelaskan
mengenai definisi peran
dari Kepala Bagian, User
dan Pimpinan
Departemen. Untuk saran
peningkatan, dalam SOP
tersebut diterangkan
secara jelas perbedaan
peran Kepala Bagian,
User, Kepala Divisi dan
Pimpinan Departemen
PP.HRGA-Legal.2-SOP.13 Perubahan Gaji
36. SOP
(Standard
Operating
Procedure)
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.13
Perubahan Gaji
Kesesuaian
antara SOP
dan
Pelaksanaan
Perubahan
√ √ Y Pelaksanaan Perubahan
Gaji sudah sesuai dengan
SOP
62
Gaji
37. ISO
9001:2008
SOP
(Standard
Operating
Procedure)
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.13
Perubahan Gaji
Kelengkapan
dokumentasi
pada
Perubahan
Gaji
√ N --
38. ISO
9001:2008
SOP
Clause 4.2
Documentation
Requirements
PP.HRGA-
Legal.2-SOP.13
Perubahan Gaji
Kelengkapan
isi
persetujuan
Perubahan
Gaji
√ N --
63
4.4 Laporan Hasil Evaluasi
LAPORAN EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PROSEDUR
BERBASIS ISO 9001:2008 PADA PT PUSPA PHARMA
Kepada : PT PUSPA PHARMA
Divisi : Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal
Perihal : Laporan Hasil Evaluasi dan Pengembangan Prosedur
Berbasis ISO 9001:2008
Periode : Agustus-September 2011
Oleh :
Marcelina Picela
Amelia
Reis Adita Bunda
Binus University
Jakarta
2011
64
I. Tujuan
Memastikan prosedur berjalan memenuhi SOP (Standard Operating
Procedure) sesuai dengan persyaratan standar (ISO 9001:2008), memberikan
usulan rekomendasi untuk perusahaan dalam melakukan perbaikan jika terjadi
deviasi dan ruang untuk peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA
PHARMA.
II. Ruang Lingkup
Ruang lingkup evaluasi meliputi :
• Evaluasi berbasis ISO 9001:2008 dilakukan pada prosedur yang
berjalan di Divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal
pada PT PUSPA PHARMA sebagai standar internasional untuk sistem
manajemen mutu.
III. Metode Penelitian
Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan instrumen penelitian yang terdiri
dari observasi dan wawancara untuk mengumpulkan bukti audit.
a. Observasi
Pengamatan langsung dilakukan dengan mengunjungi kantor divisi
Marketing Ethical, PPIC, Puchasing, dan HRGA-Legal untuk
memperoleh gambaran umum mengenai prosedur yang berjalan
pada divisi tersebut.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan manajer dan karyawan yang bekerja
menggunakan SOP terkait untuk memperoleh gambaran secara rinci
mengenai prosedur yang berjalan.
65
IV. Hasil Evaluasi
Tabel 4.5 Laporan Evaluasi Marketing Ethical
No Form : JPI.QMR.4-FR.09
DEPT : QMO
Laporan Audit
TGL : 19 Augustus 2011 X1 : major
AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor
AUDITEE : Bagian Marketing Ethical X3 : observ.
No Temuan Jenis
Temuan
Tindakan
Koreksi &
Pencegahan
Date
Line
Verifikasi
Tanggal
Verifikasi
Oleh
(Ttd)
Persyaratan
Audit
Checklist
1. Tidak ada sosialisasi visi
& misi Quality Policy
perusahaan
X3 Menempelkan
lembar visi &
misi serta Quality
Policy pada
dinding ruangan
Marketing Ethical
-- -- -- ISO 9001:2008
5.3 Quality
Policy
Evidence
Audit
checklist/
Note
66
2. List DICM di luar lemari
tidak sesuai isinya,
DICM tidak lengkap dan
tidak terdokumentasi
dengan rapi
X2 Dibuat list pada
kaca lemari dan
dokumen disusun
rapi
19/08/
11
19/08/11 -- ISO 9001:2008
4.1 General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
3. DIDE tidak
terdokumentasi dengan
rapi
X3 Penyimpanan
dokumen yang
terorganisir
-- -- -- ISO 9001:2008
4.1 General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
4. Belum adanya evaluasi
terhadap keberhasilan
pelaksanaan Marketing
Plan
X3 Diusulkan untuk
diadakan evaluasi
terhadap
keberhasilan
setiap rencana
program yang ada
baik di dalam
Marketing Plan,
-- -- -- ISO 9001:2008
8.2 Monitoring
and
Measurement
Evidence
Audit
checklist/
Note
67
maupun program
di luar Marketing
Plan, dan jika
rencana tidak
berhasil
dilakukan,
diberikan alasan.
Evaluasi ini
diperlukan
sebagai bahan
referensi untuk
membuat
Marketing Plan
berikutnya
5. Pada SOP Handling
Customer Complain pada
poin 4.3, 4.5, 4.6,
dinyatakan bahwa Field
Force terlibat dalam
menganalisa keluhan dan
X2 Dilakukan revisi
terhadap SOP
Handling
Customer
Complain
24/08/
11
24/08/11 -- ISO 9001:2008
5.2 Customer
Focus, 7.2.3
Customer
Communication,
8.3 Control of
Evidence
Audit
checklist/
Note
68
melakukan tindakan
perbaikan dan
pencegahan bersama
divisi terkait.
Kenyataannya, analisa
terhadap keluhan,
tindakan perbaikan dan
pencegahan dilakukan
oleh Product
Management bersama
divisi terkait.
Nonconforming
Product, 8.5.2
Corrective
Action, 8.5.3
Preventive
Action
SOP PP. Eth. 2
– SOP.02
Handling
Customer
Complain
6. Pada SOP Handling
Customer Complain pada
poin 4.6, dinyatakan
bahwa akan dilakukan
evaluasi efektifitas
pelaksanaan tindakan
perbaikan dan
pencegahan.
Kenyataannya, Product
X2 Dilakukan revisi
terhadap SOP
Handling
Customer
Complain
24/08/
11
24/08/11 -- ISO 9001:2008
5.2 Customer
Focus, 7.2.3
Customer
Communication,
8.3 Control of
Nonconforming
Product, 8.5.2
Corrective
Evidence
Audit
checklist/
Note
69
Management tidak
melakukan evaluasi.
Action, 8.5.3
Preventive
Action
SOP PP. Eth. 2
– SOP.02
Handling
Customer
Complain
7. Pada SOP Handling
Customer Complain pada
poin 4.10, dinyatakan
bahwa rekap data
keluhan pelanggan
dilaporkan kepada
Manajemen secara
periodik satu bulan
sekali. Kenyataannya,
rekap data keluhan
pelanggan belum
dilaporkan ke
X2 Dilengkapi 24/08/
11
24/08/11 -- ISO 9001:2008
5.2 Customer
Focus, 7.2.3
Customer
Communication,
8.3 Control of
Nonconforming
Product, 8.5.2
Corrective
Action, 8.5.3
Preventive
Action
Evidence
Audit
checklist/
Note
70
Manajemen. SOP PP. Eth. 2
– SOP.02
Handling
Customer
Complain
8. Ketidaklengkapan isi
dokumen dari Form
Catatan Keluhan
Pelanggan dan Form
Follow-Up Keluhan
Pelanggan
X2 Dilengkapi 24/08/
11
24/08/11 -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
9. Belum diadakan
pengelompokan jenis
keluhan pelanggan
X3 Diusulkan agar
keluhan
pelanggan
dikelompokkan
menjadi dapat
dihandle dan
tidak dapat
dihandle.
-- -- -- ISO 9001:2008
5.2 Customer
Focus
Evidence
Audit
checklist/
Note
71
10. Belum adanya informasi
pemberitahuan masalah
terkait keluhan
pelanggan kepada
pelanggan
X3 Diusulkan agar
bagian Marketing
membuat dan
mengirimkan
surat
pemberitahuan
masalah ke
pelanggan.
-- -- -- ISO 9001:2008
7.2.3 Customer
Communication,
5.2 Customer
Focus
Evidence
Audit
checklist/
Note
11. Verifikasi pelaksanaan
tindakan perbaikan dan
pencegahan bukan oleh
QMR
X3 Diusulkan agar
pelaksanaan
tindakan
perbaikan dan
pencegahan
diverifikasi oleh
QMR.
-- -- --
--
Evidence
Audit
checklist/
Note
12. Rekap data keluhan
pelanggan tidak
ditandatangani oleh
Business Development
Manager.
X2 Sudah dilakukan 24/08/
11
24/08/11 -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
72
13. Evaluasi pelaksanaan
tindakan perbaikan dan
pencegahan terkait
Customer Satisfaction
Monitor hanya secara
lisan.
X3 Diusulkan untuk
dilakukan
evaluasi khusus
terhadap
efektifitas
pelaksanaan
CAPA dalam
bentuk
terdokumentasi.
-- -- -- ISO 9001:2008
5.6.2 Input
Review, 8.5.1
Continual
Improvement
Evidence
Audit
checklist/
Note
14. Pelaksanaan prosedur
kerja tidak sesuai dengan
SOP Order Management
poin 4.1, 4.2, 4.4, 4.5
X2 Dilakukan revisi
terhadap SOP
Order
Management
24/08/
11
24/08/11 -- SOP PP.ETH.2 -
SOP 05 - Order
Management
Evidence
Audit
checklist/
Note
15. Persetujuan PO melalui
email tanggal 3 Juni, 4
Juli dan 15 Juli 2011
tidak terlampir bukti
email dari General
Manager
X2 Dilampirkan 19/08/
11
19/08/11 -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements,
SOP PP.ETH.2 -
SOP 05 - Order
Evidence
Audit
checklist/
Note
73
Management
16. Absensi pertemuan dan
Minutes of Meeting tidak
tersimpan dengan rapi
X3 Diusulkan untuk
menyatukan
dokumen terkait,
misalnya dengan
menggunakan
paper clip
-- -- -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
17. Pada Minutes of Meeting
beberapa kolom
Facilitator, Person
Responsible tidak diisi
serta semua bagian
Prepared by tidak
ditandatangani
X3 Dilengkapi -- -- -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
18. Konfirmasi barang telah
dikirim berupa no. SO,
tgl DO dan no.DO di PO
bulan Juli tidak dicatat
X3 Dilakukan
pencatatan
19/08/
11
19/08/11 -- ISO 9001:2008
5.2 Customer
Focus
Evidence
Audit
checklist/
Note
74
19. Surat pemberitahuan
promosi kepada
Distributor tidak
ditandatangani oleh
General Manager dan
Marketing Manager
X3 Diusulkan agar
surat
pemberitahuan
promosi yang
telah
ditandatangani di-
scan kemudian
dikirim kepada
distributor
-- -- -- ISO 9001:2008
7.2.3 Customer
Communication Evidence
Audit
checklist/
Note
75
Tabel 4.6 Laporan Evaluasi PPIC
No Form : JPI.QMR.4-FR.09
DEPT : QMO
Laporan Audit
TGL : 18 Agustus 2011 X1 : major
AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor
AUDITEE : Bagian PPIC X3 : observ.
No Temuan Jenis
Temuan
Tindakan
Koreksi &
Pencegahan
Date
Line
Verifikasi
Tanggal
Verifikasi
Oleh (Ttd)
Persyaratan
Audit
Checklist
1. Tidak terdapat list Daftar
Induk Catatan Mutu
(DICM) pada luar lemari
tempat penyimpanan
DICM tersebut.
X2 Sudah dibuat list
DICM
05/09/
11
05/09/11 -- ISO 9001:2008
4.1 General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
76
2. Tidak lengkapnya tanda
tangan pada kolom di
Plan Inventory
X3 Memastikan tanda
tangan di
dokumen Plan
Inventory lengkap
-- -- -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
3. Ketidaksesuaian form
PP.PPIC.4-FR.03 Plan
Inventory dengan
kelengkapan persetujuan
form
X3 Pada Form Plan
Inventory
diusulkan kolom
persetujuan
ditandatangani
oleh pihak
General Manager
atau Direksi
-- -- -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
4. Penentuan ukuran
minimum stock inventory
dalam satuan bulan
X3 Diusulkan
penentuan
minimum stock
inventory
menggunakan
ukuran kuantitas
barang
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
Evidence
Audit
checklist/
Note
77
5. Belum dilakukan
penentuan minimum
stock raw material dan
lead time
X3 Dilakukan
penentuan
minimum stock
raw material &
lead time
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 7.1
Planning of
Product
Realization
Evidence
Audit
checklist/
Note
6. Tidak ada pemantauan
terhadap perkembangan
proses produk baru
X3 Diusulkan adanya
pemantauan
terhadap
perkembangan
proses produk
baru dan terdapat
laporan
perkembangan
dalam indeks (%)
-- -- -- ISO 9001:2008
7.1 Planning of
Product
Realization,
7.5.3
Identification
and Traceability
SOP PP.PPIC.2-
SOP.02
Penentuan
Produk Baru
Evidence
Audit
checklist/
Note
7. Penyampaian beberapa
informasi dalam meeting
tidak dicatat dan
didokumentasikan
X3 Diusulkan
informasi meeting
dicatat dan
didokumentasikan
-- -- --
--
Evidence
Audit
checklist/
Note
78
Tabel 4.7 Laporan Evaluasi Purchasing
No Form : JPI.QMR.4-FR.09
DEPT : QMO
Laporan Audit
TGL : 19 Agustus 2011 X1 : major
AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor
AUDITEE : Bagian Purchasing X3 : observ.
No Temuan Jenis
Temuan
Tindakan
Koreksi &
Pencegahan
Date
Line
Verifikasi
Tanggal
Verifikasi
Oleh (Ttd)
Persyaratan
Audit
Checklist
1. List DICM sudah sesuai
dengan dokumen yang
ada, namun DICM belum
disimpan di tempat yang
semestinya
X3 DICM disimpan
di lemari dan
disusun agar
dapat mudah
ditemukan
-- -- -- ISO 9001:2008
4.1 General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
79
2. Kolom tanda tangan
untuk Supplier yang
dievaluasi tidak
semuanya ditandatangani
X2 Dilengkapi 05/09/
11
05/09/11 -- ISO 9001:2008
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
3. Laporan bulanan
pembelian dan
outstanding PO tidak
secara rutin dibuat dan
tidak adanya prosedur
pembuatan laporan
pembelian pada SOP
PP.PUR.2-SOP.01
Prosedur Pembelian
X3 Diusulkan
pembuatan
laporan dilakukan
rutin bulanan dan
prosedur
pembuatan
laporan
pembelian
dimasukkan ke
dalam SOP
-- -- -- Job Description
Purchasing Staff
Evidence
Audit
checklist/
Note
80
4. Belum terdapat
pemberitahuan setiap
alasan keterlambatan
pengiriman inventory
X3 Diusulkan agar
meminta surat
keterangan
keterlambatan
beserta alasannya
kepada supplier.
Surat keterangan
keterlambatan
tersebut
dilaporkan kepada
manajemen dan
dijadikan sebagai
referensi pada
saat mengevaluasi
supplier
-- -- --
--
Evidence
Audit
checklist/
Note
81
Tabel 4.8 Laporan Evaluasi HRGA-Legal
No Form : JPI.QMR.4-FR.09
DEPT : QMO
Laporan Audit
TGL : 9 September 2011 X1 : major
AUDITOR : Amelia, Marcelina & Reis X2 : minor
AUDITEE : Bagian HRGA-Legal X3 : observ.
No Temuan Jenis
Temuan
Tindakan Koreksi
& Pencegahan
Date
Line
Verifikasi
Tanggal
Verifikasi
Oleh (Ttd)
Persyaratan
Audit
Checklist
1. Daftar Induk Dokumen
Eksternal (DIDE) tidak
terdokumentasi dengan
rapi
X3 DIDE
didokumentasi
dengan rapi dan
disusun
terorganisir agar
mudah ditemukan
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
82
2. Catatan DIDE pada
pintu lemari tidak sesuai
dengan DIDE di dalam
lemari
X2 Dirapikan 5/10/
11
5/10/11 -- ISO 9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements &
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
3. • Pada SOP tidak
disebutkan bahwa
karyawan hanya bisa
mengajukan klaim
atas pengobatan
keluarga inti
(suami/istri/anak)
• Pada SOP Klaim
Biaya Pengobatan
poin 4.1, 4.2, 4.3
disebutkan bahwa
bagian Administrasi
HRGA-Legal
X3 Diusulkan untuk
dilakukan revisi
terhadap SOP
agar prosedurnya
menjadi lebih
jelas.
-- -- -- SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.01
Klaim Biaya
Pengobatan
Evidence
Audit
checklist/
Note
83
menerima pengajuan
klaim, kenyataannya,
yang melakukan
adalah Personalia
HRGA-Legal, karena
belum ada yang
mengisi bagian
Administrasi HRGA-
Legal
• Pada SOP Klaim
Biaya Pengobatan
poin 4.1 hanya
disebutkan pengajuan
klaim pengobatan
lengkap disertai
kuitansi asli dan
dokumen pendukung
yang lain, tetapi pada
kenyataannya, klaim
pengobatan disertai
84
dengan voucher
• Pada SOP Klaim
Biaya Pengobatan
poin 4.2 disebutkan
bahwa jika berkas
klaim pengobatan
tidak lengkap dan
tidak benar, karyawan
akan menerima
konsekuensi yang
timbul, tetapi pada
kenyataannya, jika
tidak benar, berkas
hanya dikembalikan
kepada karyawan dan
permintaan ditolak
• Pada SOP Klaim
Biaya Pengobatan
poin 4.4 disebutkan
bahwa bagian
85
Personalia akan
menyerahkan bukti
klaim pengobatan
untuk disetujui, pada
kenyataannya, yang
diserahkan adalah
Medical
Reimbursement Form.
Kedua form tersebut
sebenarnya sama
4. Pada SOP Klaim Biaya
Pengobatan poin 4.4
disebutkan bahwa bukti
klaim pengobatan
diserahkan kepada
bagian Finance, setelah
ditandatangani oleh
HRGA-Legal Manager
dan General Affair
Manager, tetapi pada
X2 Merevisi SOP 5/10/
11
5/10/11 -- SOP PP.
HRGA. 2 –
SOP.01
Klaim Biaya
Pengobatan
Evidence
Audit
checklist/
Note
86
pelaksanaannya, yang
menandatangani hanya
HRGA-Legal Manager
5. Pada arsip Medical
Reimbursement terdapat
Form PPB, tidak
diurutkan berdasarkan
bulan
X3 Diusulkan agar
Medical
Reimbursement
dirapikan dan
diurutkan
berdasarkan bulan
agar mudah
ditemukan
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
6. Medical Reimbursement
tidak ditandatangani oleh
General Affair Manager,
hanya ditandatangani
HRGA-Legal Manager
X2 Merevisi SOP 5/10/
11
5/10/11 -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.01
Klaim Biaya
Pengobatan
Evidence
Audit
checklist/
Note
87
7. Field Medical
Reimbursement tidak
diisi dengan lengkap,
seperti pada :
29 Juli 2011 : field nama
pasien tidak diisi
28 Juli 2011 : field nama
pasien dan hubungan
tidak diisi
27 Juni 2011 : field nama
pasien, hubungan dan
tanggal tidak diisi
X2 Dirapikan 5/10/
11
5/10/11 -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.01
Klaim Biaya
Pengobatan
Evidence
Audit
checklist/
Note
8. Pada SOP Cuti dan Ijin
poin 4.2 dan 4.3
disebutkan bahwa bagian
HRGA-Legal yang
menyerahkan kartu cuti
kepada atasan karyawan
dan menginformasikan
hasil persetujuan kepada
X2 Merevisi SOP 5/10/
11
5/10/11 -- SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Evidence
Audit
checklist/
Note
88
karyawan, tetapi pada
pelaksanaannya,
karyawan yang meminta
tanda tangan kepada
atasan, baru kemudian
diserahkan kepada
bagian HRGA-Legal
untuk disetujui
9. Pada SOP Cuti dan Ijin
poin 4.5 disebutkan
bahwa untuk
permohonan ijin,
karyawan dapat mengisi
lengkap formulir
permohonan ijin kerja,
tetapi pada
pelaksanaanya, pada
Puspa One tidak terdapat
formulir permohonan ijin
kerja, yang ada adalah
X3 Diusulkan agar
dilakukan
perubahan pada
SOP dengan
menyamakan
nama form yang
digunakan dengan
nama form pada
prosedur
-- -- -- SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Evidence
Audit
checklist/
Note
89
Form Ijin Meninggalkan
Kantor
10. Pada tanggal 7 dan 28
Juli 2011, karyawan
tidak lengkap dalam
mengisi Form Ijin
Meninggalkan Kantor,
field jabatan tidak diisi
X2 Dirapikan 5/10/
11
5/10/11 -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Evidence
Audit
checklist/
Note
11. Kolom tanda tangan
pimpinan divisi pada
Form Ijin Meninggalkan
Kantor untuk Office Boy
tidak ditandatangani
X3 Diusulkan agar
Pihak HRGA-
Legal Manager
menandatangani
kolom tersebut
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal. 2 –
SOP.03
Cuti dan Ijin
Evidence
Audit
checklist/
Note
12. Pada SOP poin 4.5
disebutkan bahwa Form
X3 Diusulkan agar
dilakukan
-- -- -- SOP PP.
HRGA. 2 –
Evidence
90
Ijin Meninggalkan
Kantor diserahkan
kepada bagian HR, tetapi
pada pelaksanaannya
form tersebut diserahkan
kepada Bagian HRGA-
Legal untuk disetujui
HRGA-Legal Manager
atau jika HRGA-Legal
Manager tidak ada,
diwakilkan
penambahan
informasi dalam
SOP
SOP.03
Cuti dan Ijin
Audit
checklist/
Note
13. Tidak terdapat Form
Analisa Kebutuhan
Training dan Form
Penilaian Karyawan pada
website Puspa One
X2 Form Analisa
Kebutuhan
Training dan
Form Penilaian
Karyawan harus
dimasukkan ke
dalam Puspa One
dengan diberikan
penomoran form
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
91
yang benar.
14. Belum dilakukan
perencanaan training
per-periode
X2 Akan dibuat
rencana training
5/10/
11
5/10/11 -- ISO 9001:2008
Clause 6.2.2
Competence,
Training and
Awareness
Evidence
Audit
checklist/
Note
15. Pada SOP Pelatihan
Karyawan tidak
disebutkan bahwa usulan
training harus
diverifikasi oleh atasan,
padahal pada
kenyataannya sudah
dilakukan verifikasi.
Namun pada tanggal 28
Juni 2011, kolom tanda
tangan untuk direksi dan
kepala divisi tidak diisi
X3 Diusulkan agar
kolom verifikasi
tersebut diisi dan
pada SOP
ditambahkan
prosedur
verifikasi oleh
direksi dan kepala
divisi, sehingga
prosedur yang ada
lebih jelas
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
16. Belum dilakukan
evaluasi dampak training
X3 Diusulkan
dilakukannya
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 6.2.2
Evidence
92
dengan peningkatan
produktivitas karyawan
evaluasi untuk
memastikan
bahwa training
yang diberikan
berguna terhadap
peningkatan
kualitas kinerja
karyawan
Competence,
Training and
Awareness,
8.2.3
Monitoring and
Measurement
Process, 8.5.1
Continual
Improvement
Audit
checklist/
Note
17. Pada SOP Seleksi dan
Rekrutmen :
• Poin 4.2 dijelaskan
bahwa Form
Permintaan
Karyawan Baru
diserahkan kepada
divisi HRGA-Legal
dan dilakukan
verifikasi, pada
kenyataannya, form
X3 Diusulkan untuk
dilakukan revisi
terhadap SOP,
sehingga prosedur
yang ada lebih
jelas dan mudah
dimengerti
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 6.2
Human
Resources
SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.07
Seleksi dan
Rekrutmen
Evidence
Audit
checklist/
Note
93
tersebut diserahkan
kepada Bagian
Rekrutmen HRGA-
Legal untuk
ditandatangani oleh
HRGA-Legal
Manager
• Pada poin 4.3
dijelaskan bahwa
Form Permintaan
Karyawan Baru yang
telah diverifikasi
tersebut kemudian
oleh Kepala Bagian
yang bersangkutan
diajukan kepada
Direktur untuk
disetujui, tetapi tidak
ada prosedur jelas
yang mengatur alur
94
dokumen Form
Permintaan
Karyawan Baru yang
telah disetujui
Direktur, diserahkan
kembali ke bagian
Rekrutmen HRGA-
Legal
• Poin 4.6 dijelaskan
bahwa berkas
lamaran yang masuk,
diseleksi atau dipilah
sesuai dengan Bagian
yang membutuhkan
dan deskripsi
pekerjaan yang ada.
Dan pada poin 4.7
dijelaskan bahwa
berkas-berkas
lamaran diserahkan
95
kepada Divisi atau
Bagian yang
membutuhkan untuk
diseleksi
kesesuaiannya
dengan karakteristik
dan deskripsi
pekerjaan yang telah
ditetapkan terlebih
dahulu. Pada
pelaksanaanya, pada
poin 4.6 berkas
lamaran yang masuk
diseleksi tahap 1 oleh
bagian Rekrutmen
HRGA-Legal, dan
poin 4.7 berkas
lamaran yang telah
lulus seleksi tahap 1,
diserahkan untuk
96
diseleksi kembali
oleh Kepala Bagian.
• Poin 4.12 dan 4.13
dijelaskan bahwa
calon karyawan yang
lulus psikotes akan di
interview oleh User
dan Bagian
Rekrutmen HRGA-
Legal, atau Kepala
Bagian atau Direktur,
tetapi tidak dijelaskan
secara jelas, bahwa
hasil dari wawancara
dicatat dalam Form
Hasil Wawancara
• Pada SOP, tidak
dijelaskan bahwa
karyawan yang telah
berhasil melewati
97
masa percobaan, akan
diberikan surat
karyawan tetap dari
Staf Administrasi
HRGA-Legal
18. Tidak terdapat SOP
Mutasi, Promosi dan
Demosi Karyawan
X3 Diusulkan
dibuatnya SOP
Mutasi, Promosi
dan Demosi
Karyawan
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements,
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
19. Terdapat
ketidaklengkapan isi
persetujuan Formulir
Permohonan Perbaikan
Sarana Kantor dan
Formulir Permohonan
Perbaikan Kepada
Maintenance
X3 Diusulkan agar
Formulir
Permohonan
Perbaikan Sarana
Kantor
diverifikasi
lengkap oleh
HRGA-Legal
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
98
Supervisor
(Diajukan Oleh),
HRGA-Legal
Department
(Permohonan
Diterima Oleh),
Pimpinan Divisi
dan HRGA-Legal
Supervisor
(Diterima Oleh)
serta Formulir
Permohonan
Perbaikan Kepada
Maintenance
diverifikasi secara
lengkap oleh
HRGA-Legal
Supervisor
(Diajukan Oleh),
Pimpinan Divisi,
99
Maintenance
(Dilaksanakan
Oleh) dan HRGA-
Legal Supervisor
(Hasil
Pelaksanaan
Diterima Oleh)
20. Pada SOP Perawatan
Infrastruktur poin 4.2.2
dijelaskan GA
memastikan bahwa
semua infrastuktur telah
dilaksanakan
perawatannya sesuai
dengan checklist, tetapi
tidak dijelaskan prosedur
secara rinci, prosedur
rinci tersebut terdapat
pada Work Instruction
(WI)
X3 Diusulkan agar
pada SOP
ditambahkan
keterangan
mengenai kode
Work Instruction
(WI) yang terkait
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.08
Perawatan
Infrastruktur
Evidence
Audit
checklist/
Note
100
21. Pada SOP Perawatan
Infrastruktur poin 4.2.3
dijelaskan apabila dalam
perawatan ditemukan
kerusakan, maka GA
melakukan perbaikan
internal, tetapi tidak
dijelaskan prosedur
secara rinci, prosedur
rinci tersebut terdapat
pada Work Instruction
(WI)
X3 Diusulkan agar
pada SOP
ditambahkan
keterangan
mengenai kode
Work Instruction
(WI) yang terkait
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.08
Perawatan
Infrastruktur
Evidence
Audit
checklist/
Note
22. Tidak terdapat prosedur
yang mengatur
pengadaan sarana kantor
X3 Diusulkan
dibuatnya WI
Pengadaan Sarana
Kantor
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.1
General
Requirements,
4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
101
23. Belum dilakukan
verifikasi dari karyawan
yang mengajukan
permohonan perbaikan
internal
X3 Diusulkan agar
dilakukan
verifikasi
karyawan yang
mengajukan
permohonan
perbaikan internal
sebagai bukti
bahwa
pelaksanaan
perbaikan telah
selesai
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
Evidence
Audit
checklist/
Note
24. Prosedur Kritik dan
Saran belum
dilaksanakan karena
kurangnya sosialisasi
terhadap karyawan
X3 Diusulkan agar
prosedur kritik
dan saran
disosialisasikan
kepada karyawan
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 5.5.3
Internal
Communication
SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.09
Kritik dan Saran
Evidence
Audit
checklist/
Note
102
25. Pada SOP Pemutusan
Hubungan Kerja tidak
terdapat prosedur
pengecualian bahwa bagi
yang mengajukan surat
pengunduran diri tidak
sesuai dengan ketentuan
yang ada, tidak akan
mendapat Surat
Referensi Kerja untuk
karyawan tetap atau
Surat Keterangan Kerja
untuk karyawan dalam
masa percobaan
X3 Diusulkan untuk
dilakukan
penambahan
prosedur
pengecualian
tersebut dalam
SOP agar lebih
jelas
-- -- -- SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.10
Pemutusan
Hubungan Kerja
Evidence
Audit
checklist/
Note
26. Pada Exit Clearance
Form terdapat
ketidaklengkapan tanda
tangan oleh Direktur,
Accounting Manager,
Financial Manager,
X2 Dirapikan 5/10/
11
5/10/11 -- ISO 9001:2008
Clause 4.2
Documentation
Requirements
SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.10
Evidence
Audit
checklist/
Note
103
HRGA-Legal Manager Pemutusan
Hubungan Kerja
27. Penamaan kode Form
Usulan Pemotongan Gaji
tidak sesuai antara SOP
Pemutusan Hubungan
Kerja dengan website
Puspa One
X3 Diusulkan agar
penamaan kode
form tersebut
disamakan di
SOP dan website
Puspa One agar
lebih mudah form
tersebut lebih
mudah dicari
-- -- -- SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.10
Pemutusan
Hubungan Kerja
Evidence
Audit
checklist/
Note
28. Belum dilakukan
evaluasi bagi penyebab
karyawan mengundurkan
diri
X3 Diusulkan agar
setiap 3 bulan
sekali dilakukan
perhitungan dan
evaluasi
persentase
karyawan
mengundurkan
-- -- -- ISO 9001:2008
Clause 5.6.2
Input Review,
8.5.1 Continual
Improvement
Evidence
Audit
checklist/
Note
104
diri serta
alasannya untuk
dijadikan
referensi
perbaikan
perlakuan
terhadap
karyawan
29. Pada SOP Penundaan
Penggajian poin 4.1,
dicantumkan bahwa form
yang terkait dengan
Penundaan Penggajian
adalah Form PP. HRGA-
Legal.4-FR.67,
sedangkan pada
kenyataannya, di Puspa
One tidak terdapat form
tersebut.
X3 Diusulkan agar
menambahkan
form tersebut ke
dalam Puspa One.
-- -- -- SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.11
Penundaan
Penggajian
Evidence
Audit
checklist/
Note
105
30. Pada SOP Pelatihan
Karyawan, Seleksi dan
Rekrutmen, Penyelesaian
Penundaan Penggajian
tidak dijelaskan
mengenai definisi peran
dari Kepala Bagian,
User, Kepala Divisi, dan
Pimpinan Departemen
X3 Diusulkan agar
dalam SOP
tersebut
diterangkan
secara jelas
perbedaan peran
Kepala Bagian,
User, Kepala
Divisi dan
Pimpinan
Departemen
-- -- -- SOP PP. HRGA-
Legal.2-SOP.02
Pelatihan
Karyawan, SOP
PP. HRGA-
Legal.2-SOP.07
Seleksi dan
Rekrutmen, SOP
PP. HRGA-
Legal.2-SOP.12
Penyelesaian
Penundaan
Penggajian
Evidence
Audit
checklist/
Note
106
4.5 Pemetaan SOP (Standard Operating Procedure)
4.5.1 Marketing Ethical
Prosedur
SOP Marketing Plan
1. Setiap awal bulan Oktober, Pimpinan Marketing mengarahkan
tim untuk membuat perencanaan strategis tahun mendatang.
2. Perencanaan Marketing yang dilakukan adalah untuk produk-
produk yang sudah mendapatkan nomor registrasi atau izin dari
instansi yang berwenang yang sudah dipasarkan.
3. Marketing melakukan:
• Product Manager melakukan analisis pasar untuk
mendapatkan informasi keadaan makro (ekonomi, sosial,
politik), mikro (market size, market trend dan competitor).
• Marketing Manager melakukan analisis sales untuk
memperoleh informasi sales trend, market share dan atau
potential customer.
• Analisis produk menetapkan strategi penjualan yang tepat
dengan karakteristik produk tersebut.
4. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat
setingkatnya membuat rancangan Marketing Plan untuk setiap
produk yang menjadi tanggung jawab masing-masing yang
terdiri:
• Target penjualan (Sales Forecast), anggaran, dan strategi
pemasaran.
• Jumlah field force, area penempatan dan strategi penjualan.
5. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat
setingkatnya mengajukan persetujuan rancangan Marketing
Plan kepada General Manager dan atau pejabat setingkatnya.
6. General Manager dan atau pejabat setingkatnya menganalisa,
menyempurnakan dan merangkum rancangan Marketing Plan,
mencakup seluruh produk yang menjadi tanggungjawabnya.
107
7. General Manager dan atau pejabat setingkatnya mengajukan
persetujuan rancangan Marketing Plan kepada Direksi
selambat-lambatnya akhir November tahun berjalan.
8. Pimpinan Marketing dan atau Direksi melakukan koordinasi
dengan pimpinan divisi terkait untuk mensosialisasikan
Marketing Plan yang telah disetujui oleh Direksi selambat-
lambatnya akhir Desember tahun berjalan.
9. Pimpinan Marketing akan melakukan evaluasi terhadap
keberhasilan setiap Marketing Plan yang ada, dan jika ada
rencana yang tidak berhasil dilakukan, diberikan alasannya.
Hasil evaluasi akan dijadikan bahan referensi dalam membuat
Marketing Plan berikutnya.
SOP Handling Customer Complain
1. Field Force atau Marketing Admin menerima keluhan
pelanggan baik secara lisan maupun tulisan melalui telepon,
surat atau email.
2. Marketing Admin mencatat keluhan pelanggan pada Form
Catatan Keluhan Pelanggan (PP.ETH.4-FR.01) dan melakukan
identifilkasi kategori keluhan dengan parameter sebagai berikut
:
Kategori
Permasalahan
Penanggungjawab
Divisi
Otorisasi Kelayakan
Keluhan Pelanggan
Produk Marketing Product Manager
Pengiriman Logictic Logistic Manager
Pembayaran Finance Finance Manager
Pelayanan Marketing Sales Manager/Area
Sales Manager atau
penjabat setingkatnya
Kualitas Produk PPIC PPIC
108
3. Product Management bersama divisi terkait menganalisa
keluhan yang diterima dan melakukan verifikasi kepada
pelanggan.
Apabila diperlukan dan dimungkinkan verifikasi dilakukan di
lokasi pelanggan.
4. Product Management akan menerbitkan Form Follow Up
Keluhan Pelanggan (PP.ETH.4-FR.02) untuk dilakukan
verifikasi dari Quality Control, menentukan jenis complain,
menentukan tindakan yang harus dilakukan.
5. Complain dibagi menjadi 2 yaitu Justified (dapat di-handle)
dan Unjustified (tidak dapat di-handle). Untuk Justified harus
membuat CAPA dengan menggunakan Form Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan (PP.QMR4-FR.10) dan dilaporkan
ke QMR.
6. Product Management bersama dengan divisi terkait melakukan
tindakan perbaikan dan pencegahan.
7. Field Force akan menerima surat konfirmasi keluhan dan
penggantian barang dari Product Management dan
menyerahkannya kepada pelanggan.
8. Pelanggan akan menandatangani surat tanda terima atas surat
konfirmasi keluhan serta penggantian barang yang telah
diterima. Field Force menginformasikannya kepada Product
Management.
9. QMR akan melakukan verifikasi tindakan dengan terlebih
dahulu melihat tanda tangan pelanggan pada surat tanda terima.
10. Keluhan pelanggan dianggap selesai apabila tidak muncul
ketidaksesuaian dan atau keluhan yang sama dari pelanggan
yang bersangkutan.
11. Keluhan pelanggan yang telah dianalisa oleh Product
Management bersama divisi terkait diserahkan ke Marketing
Admin.
109
12. Secara periodik 1 (satu) bulan sekali Marketing Admin merekap
data keluhan pelanggan untuk dilaporkan ke Manajemen.
SOP Customer Satisfaction Monitor
1. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management akan
membuat rencana kerja untuk pengukuran tingkat kepuasan
pelanggan.
• Pelaksanaan monitoring pengukuran tingkat kepuasan
pelanggan dilakukan setahun sekali setiap bulan Agustus.
• Tentukan prioritas pelanggan berdasarkan kinerja
organisasi.
2. Product Management melaksanakan pengukuran tingkat
kepuasan pelanggan melalui salah satu metode :
• Tanya jawab dengan pelanggan.
• Mengirimkan Form Kuesioner Survey Kepuasan
pelanggan (PP.ETH.4-FR.03).
• Meninjau kinerja organisasi melalui klaim dan keluhan
pelanggan.
3. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management untuk
menindaklanjuti hasil pemantauan kepuasan pelanggan secara
kualitatif dan kuantitatif dengan:
• Pengumpulan data
• Analisa data
• Membuat laporan hasil akhir atau kesimpulan
4. Sekretariat melakukan koordinasi guna membahas hasil survey
dengan divisi terkait serta menetapkan Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan (PP.QMR4-FR.10) merujuk arahan pimpinan
tertinggi Divisi Marketing.
5. Product Management melakukan monitoring hasil survey untuk
memastikan bahwa tindakan koreksi dan pencegahan
dilaksanakan.
110
6. General Manager dan atau pimpinan setingkatnya melaporkan
hasil pelaksanaan survey kepuasan pelanggan dan
perkembangan monitoring-nya kepada Direksi didalam agenda
tinjauan manajemen.
7. Product Management melakukan evaluasi khusus terhadap
efektifitas pelaksanaan CAPA dalam bentuk terdokumentasi.
SOP Product Recall
1. Setelah menerima informasi penarikan produk dari Regulatory
Officer, tim Marketing menginformasikan secara langsung
ataupun melalui telepon, email atau fax, ke distributor, apotik,
instalasi farmasi Rumah Sakit, disertai dengan memberikan
Form Product Recall (PP.ETH.4-FR.04) yang harus diisi dan
dikirim kembali ke Puspa Pharma dalam waktu 2 x 24 jam.
2. Tim Marketing memberikan informasi rekonsiliasi, dengan
mengidentifikasikan jumlah lot produk yang diterima di
gudang, tersisa di gudang dan yang sudah didistribusikan.
3. Logistik/distributor memberikan informasi yang dapat dilacak
dengan baik, dengan memberikan daftar pelanggan yang
menerima batch yang terlibat dan jumlah total unit yang
dikirim setiap kali.
4. Marketing bekerja sama dengan Distributor, menarik produk
yang di-recall dengan cara mendatangi pelanggan jika
dibutuhkan.
5. Dokumen Product Recall akan disimpan oleh Logistik dan
Marketing minimum selama 7 tahun.
6. Produk yang sudah ditarik dari market akan dikumpulkan di
gudang logistik dan penanganan selanjutnya tergantung dengan
keputusan Management Puspa Pharma.
111
SOP Order Management
1. Marketing Admin menerima Puchase Order (PO) dari
distributor melalui fax atau email .
2. PO dimintakan persetujuan kepada General Manager melalui
mekanisme :
• Approval PO dilakukan dengan cara menandatangani
hardcopy, atau jika persetujuan PO via email, harus
terlampir bukti email yang sudah dicetak.
3. PO yang telah disetujui diserahkan Marketing Admin ke bagian
Accounting.
4. Marketing Admin mendapat tanda terima PO dari bagian
Accounting berupa tanda tangan.
5. Marketing Admin akan memastikan PO distributor terpenuhi
melalui program Insys, dan Marketing Admin akan mencatat
tanggal Sales Order, tanggal dan nomor Delivery Order.
6. Jika PO tidak terpenuhi, maka Marketing Admin akan
memberikan informasi ke distributor via email.
SOP Pengajuan dan Permintaan Biaya
1. Marketing mengajukan permintaan biaya dilengkapi dengan
dokumen-dokumen pendukung.
2. Marketing Admin mengisi Form Permohonan Pengeluaran
Biaya/PPB (PP.FIN.4-FR.03) yang telah diajukan oleh
Marketing.
3. Marketing Admin meminta persetujuan Sales Manager/Group
Sales Manager, Marketing Manager & General Manager.
4. Untuk pengajuan PPB level tertentu, persetujuan diajukan
sampai level Direktur (Approval PPB Mengacu pada matriks
approval PP.ETH.5-SD 03).
5. Bila pengajuan dana ditolak oleh Direktur maka proses
dianggap batal dan Marketing Admin menginformasikan ke
112
Marketing yang mengajukan. Setelah diperbaiki dapat diajukan
kembali ke nomor 1.
6. Bila pengajuan dana disetujui, Marketing Admin
meregistrasikan pengajuan dana tersebut ke Accounting untuk
diproses lebih lanjut ke Finance.
7. Finance memberikan informasi tanda bukti transfer ke
Marketing Admin melalui email.
8. Marketing Admin menginformasikan bukti transfer ke
Marketing.
SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk
1. Untuk produk yang sudah dipasarkan, Business Development
Manager menganalisa hasil trend penjualan oleh Sales Team
dan membandingkan dengan stok produk yang ada.
2. Permintaan produksi dijalankan bila stok yang tersedia sudah
mendekati minimum stok level, sesuai dengan trend penjualan
yang terjadi.
3. Untuk produk baru, permintaan produksi dilaksanakan bila
produk baru sudah mendapatkan Nomor Izin Edar dari Badan
POM, serta Marketing sudah memutuskan untuk meluncurkan
produk tersebut.
4. Permintaan produksi dijalankan dengan menggunakan Form
Pengajuan Produksi Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan
dilampiri oleh Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01).
5. Pengajuan kedua formulir tersebut atas persetujuan GM dan
Direktur dan diajukan ke PPIC.
113
Activity Diagram
SOP Marketing Plan
114
SOP Handling Customer Complain
115
SOP Customer Satisfaction Monitor
116
SOP Product Recall
117
SOP Order Management
118
SOP Pengajuan dan Permintaan Biaya
119
SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk
120
4.5.2 PPIC
Prosedur
SOP Pengendalian Inventory
MARKETING
1. Marketing membuat Forecast Sales untuk 1 tahun dengan
menggunakan Form Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01)
(Hardcopy).
2. Marketing mendapatkan persetujuan atas Forecast Sales
yang dibuat dari Direksi.
PPIC
3. Menentukan minimum stok inventory dengan menggunakan
ukuran kuantitas barang dan menentuka minimum stok raw
material dan lead time.
4. Membuat analisa inventory (PP.PPIC.3-WI.01) sebagai
input order barang jadi ke bagian produksi dan atau
supplier.
5. Membuat rencana order barang jadi ke bagian produksi dan
atau supplier.
6. Membuat perintah produksi ke Bagian Produksi dan atau
membuat Production Order (PP.PPIC.4-FR.02) kepada
supplier.
7. Melakukan analisa inventory dengan menggunakan Form Plan
Inventory (PP.PPIC.4-FR.03) dan ditandatangani oleh pihak
General Manager atau Direksi, kemudian dibandingkan dengan
penjualan yang terjadi untuk kemudian me-review inventory dan
perencanaan bulan berikutnya.
8. Memastikan barang jadi dari Produksi sesuai dengan
prosedur penerimaan barang (PP.LOG.2-SOP.01
Penerimaan dan penyimpanan barang).
121
SOP Produksi Produk Baru
1. Bagian Marketing memberikan gagasan / ide untuk membuat
produk baru dengan membuat Form Pengajuan Produksi
Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan disertakan Forecas t
Order (PP.PPIC-FR.01) selama 12 bulan kepada PPIC.
2. PPIC mencari supplier atau pihak ketiga yang dapat
memproduksi gagasan / ide produk tersebut.
3. PPIC mendapatkan informasi perkiraan biaya dan mengajukan
ke Direksi.
4. PPIC menginformasikan ke Marketing
5. Marketing mengajukan registrasi produk baru berdasarkan
Prosedur Registrasi Produk Baru di BPOM (PP.RO.2-SOP.01)
6. Memantau perkembangan proses produk baru dan
dicantumkan ke dalam laporan perkembangan dalam indeks
(%).
122
Activity Diagram
SOP Pengendalian Inventory
123
SOP Produksi Produk Baru
4.5.3 Purchasing
Prosedur
SOP Prosedur Pembelian
1. User membuat Purchase Request (PP.PUR.4-FR.01 Purchase
Request). Purchase Request mendapat persetujuan dari atasan
User sesuai dengan matriks approval. Purchase request yang
telah disetujui diberikan kepada Purchasing atau User untuk
dijalankan.
2. Purchasing atau User menghubungi supplier untuk meminta
penawaran harga atau konfirmasi harga untuk repeat order.
124
Untuk item/jasa baru, Purchasing atau User mencari minimal
2 (dua) supplier untuk perbandingan harga dan User
mengajukan permohonan penambahan item baru ke IT sesuai
dengan WI Pembuatan Master Data Item (PP.IT.3-WI.04)
3. Purchasing memproses input PO (PP.PUR.4-FR.04 Purchase
Order) ke dalam SAP. PO yang sudah diterbitkan
ditandatangani oleh Purchasing Manager. Jika Purchase
request sudah ditandatangani oleh Direktur, maka PO
diverifikasi oleh Finance. Jika Purchase request belum
ditandatangani oleh Direktur, maka PO harus ditandatangani
oleh Direktur. Untuk PO Intercompany, PO yang sudah
diterbitkan ditandatangani oleh Purchasing dan diberikan
kepada Accounting.
4. Untuk PO yang harus direvisi karena terjadi perubahan
spesifikasi barang (ukuran dan atau warna) yang
menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih tinggi dari
nilai PR sebelumnya, maka user mengajukan PR baru dan
mengajukan revisi PO ke Purchasing. Sedangkan perubahan
yang menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih rendah
dari nilai PR sebelumnya, maka user cukup
menginformasikan secara tertulis kepada Purchasing agar sisa
nilai PO dapat di-close (jika PO sudah diselesaikan
pembayarannya).
5. Penerimaan barang
• Untuk PO Item, barang diterima oleh pihak Gudang
dan gudang menerbitkan GRPO (Good Received
Purchase Order) dan mengisi Form Berita Acara
Pemeriksaan Barang (PP.PPIC.4-FR.05 Form Berita
Acara Pemeriksaan Barang). Barang diperiksa oleh QC
dan hasil pemeriksaan di verifikasi oleh Purchasing
125
atau PPIC. Penerimaan dan penyimpanan barang
(PP.LOG.2-SOP.01).
• Untuk PO Jasa, User atau Purchasing menerima &
memeriksa jasa sesuai dengan spesifikasi PO dan
mengisi tanda terima jasa.
6. Proses pembayaran atas PO
Proses pembayaran atas PO dibagi menjadi dua berdasarkan
kesepakatan dengan supplier.
• PO Pembelian dengan Credit Term
Pembelian dengan credit term adalah pembelian
dengan pembayaran dalam jangka waktu tertentu
sesuai kesepakatan dengan supplier.
a. Accounting menerima kwitansi tagihan dari
supplier dilengkapi dengan PO Asli dari
Purchasing atau User, GRPO dari Logistik atau
Tanda Terima barang/jasa dari supplier.
b. Accounting memproses tagihan supplier ke dalam
SAP dengan membuat AP Invoice dan Purchasing
atau User membuat Voucher Bank atau Kas (BBK
atau BKK) yang sudah diverifikasi oleh atasan
Purchasing atau User.
c. Setelah disetujui oleh Direktur, AP Invoice dan
seluruh dokumen pendukung dikirimkan ke
Finance untuk proses pembayaran.
• PO Pembelian dengan Uang Muka (DP)
Pembelian dengan uang muka adalah pembelian
dengan pembayaran sebelum penerimaan barang atau
pada saat bersamaan dengan penerimaan barang.
a. Purchasing atau User menyerahkan PO ke bagian
Accounting untuk dibuatkan AP Down Payment
melalui SAP.
126
b. AP DP diserahkan ke Finance untuk proses
pembayaran.
c. Bukti pembayaran di Fax ke supplier dengan
diketahui Purchasing atau User. Bila pembayaran
dengan tunai, Finance memberikan uang tunai
dengan tanda terima kepada Purchasing atau User.
d. GRPO/Tanda Terima, PO diserahkan ke
Accounting untuk pembuatan AP Invoice melalui
SAP.
e. AP Invoice dan seluruh dokumen pendukung
diserahkan ke Finance untuk pelunasan
pembayaran.
7. Setiap bulan, bagian Purchasing akan membuat laporan
pembelian dan outstanding PO untuk diserahkan kepada
Purchasing Manager
SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier
1. Seleksi Supplier
• User mencari data supplier baru dan supplier
pembanding (khusus untuk jasa tertentu tidak
diperlukan supplier pembanding seperti event job fair,
dll).
• User melakukan seleksi sesuai dengan kriteria yang
ada pada Form Seleksi Supplier (PP.PUR.4-FR.02)
dengan disertai rangkuman hasil analisa transaksi
secara objektif.
• User mengajukan persetujuan hasil seleksi supplier
kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya
yang sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan.
• User melaporkan hasil seleksi supplier kepada
Purchasing.
127
• Purchasing melakukan verifikasi data supplier yang
diberikan oleh user dan mendaftarkan supplier yang
lulus seleksi ke dalam daftar supplier terpilih.
2. Evaluasi Supplier
• User melakukan evaluasi supplier minimal setiap 6
bulan sekali berdasarkan kriteria yang terdapat pada
Form Evaluasi Supplier (PP.PUR.4-FR.03) dan
dokumen panduan evaluasi supplier dengan disertai
rangkuman hasil analisa transaksi secara objektif.
• User mengajukan persetujuan hasil evaluasi supplier
kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya
yang sesuai dengan tanggungjawab pekerjaan.
• User melaporkan hasil evaluasi supplier kepada
Purchasing.
• Purchasing melaporkan hasil evaluasi kepada supplier
dan meminta tanggapan dari supplier atas hasil
evaluasi. Purchasing mengeluarkan nama supplier
yang tidak memenuhi kualifikasi dari daftar supplier
terpilih.
3. Daftar supplier terpilih dimasukkan kedalam SD Purchasing
128
Activity Diagram
SOP Prosedur Pembelian
IC T Qua li ty Co ntr olLog ist ikA ccount in gFi nanceDi r ektu rPur chas ing M anage rP urch asin gAt asan Use rU serS uppl ie r
M e m b u at P u rc h a se R eq u e st ( P R )
{P u rc h a se
R e qu e s t}
M e n ga j uk a n p e rs e tu ju a n P R
M e ny e tu ju i p en g a ju a n P R
{P u r ch a se
R e qu e s t}
[A p p ro v ed ]M e n y e ra h ka n P R
M e n e rim a P R
M e m b e rik a n p e na w a r an
a ta u k on f irm a s i ha r g a
{S u ra t P e na w a r an/K o n fir m a si H a rg a }
M e ng a ju k an pe r m o ho n a n
p e n am ba h a n it em b a ru
M e m in ta p e n a w ar a n a ta u k o n fir m a si h a rg a
M em in ta p e n aw a r an
h a rg a
M e m b an d in g ka n
d u a su p p lie r
B ar a n g
l a m a
Ba r an g
b a ru
M em be r ik an pe n a w a ra n
h a rg a
{ Su r a t
P e n aw a r anH a rg a }
M e m il ih S u p pl ie r
{F o r m M o d if ik as i
D a ta b a se I te m M a s te r D at a }
M e la k uk a n p e na m b a h anite m ba r u
M e la k uk a n p e m e sa n a na n b a ra n g
{P O }
M en a n da t an g a n i P O
{P O }
[ A pp r o ve d 1 ]M e n ye tu j ui P O
M e n ga ju k a n
p er se t uj u an P O
{P O }
[ A p pr o ve d 2 ]M e m i nt a v er if ik as i P O
M en a n da t an g a n i P O
{ P O }
[A p p ro v ed ]
M e ny e ra h k an P O
M e n g a ju ka n P O
M e la k u ka n v e rif ik a si P O
{P O }
[ A pp r ov e d 3 ] M e n er im a P O
[ PO
In te r co m p a n y][P O B ia sa ]
M e n g iri m k an P O
M e n g iri m k an b a r an g
{T a n da T er im a }
M e n er im a b a ra n gM e ne r im a b a ra n g
[P O It em ]
[P O J a s a]
M e m er ik s a b ar a ng
M e n g is i t an d a t er im a
{T a nd aTe r im a }
[ Te r is i]
M e n e rb it ka n G oo d R e c e iv ed
Pu r ch a s e O rd e r (G R P O )
{G R P O }
M e ng is i F o rm B er ita A ca r a
P e m e r ik sa a n B a ra n g (F B A P B )
{ F B A P B }
M em er ik s a b ar a ng
{H a s il
P e m e rik s a an }M e la ku k a n ve r ifi ka s i h a s il pe m e r ik sa a n
M e n y im p a n b a ra n g
{H a s ilP e m e rik s a an }
[T e rv e ri fik a s i]
{ PO }
M e la k uk a n p e na g ih a n
{T a n d a
T e rim a }
[ T e ris i]
{ T a nd a
T e r im a }
{ K ui ta n si
T a g ih a n}
M em pr o se s t ag ih a n s u pp l ie r
{G R P O }
{P O }
{A P I nv o ic e }
M e ny e tu ju i V ou c h e r B a n k /K a s
[ A p pr o ve d ]
{ V ou c h er
B a n k/ K as }
M e m b u a t v o u ch e r b an k /k a s
M em i n ta v e rif ik a si V o u ch e r B an k /K a s
M el a ku k a n ve r ifi ka s i
V o u ch e r B an k /K a s
{V o u ch e r
B an k /K a s }
[T e rv e rif ik a si ]
M e m i nt a p er s et u ju an V ou c h er B a n k/ K a s
{ Vo u c h er
B a n k/ K as }
M e m b u a t A P In v oi ce
M e m i nt a p e rs e tu ju a n A P In v o ic e
M e n y et u ju i A P In vo i ce
[A p pr o ve d ]
{A P I n vo ic e }
M e n y er a hk a n A P I nv o ic e
M e n ye ra h k a n V ou c h e r B a n k /K a s
M el a ku k a n p ro se s p e m b a ya r an
[ C re d it T er m ]
M e ny e ra h k an PO
M e m b u a t D o w n P a y m e nt
{ D ow n P ay m e n t}
{ P O }
M e la k u ka n p r os e s p em ba y a ra n
ua n g m u k a
M e n g iri m k an B uk ti
P e m b a ya ra n k e S u pp li e r m el al u i f ax
{ Bu k ti
P e m b a ya ra n }
M em be r ik an ua n g tu n a i d e n ga n t a nd a t er im a
[T u n ai ]
[ T ra n sf er ]
M e n ye r ah k a n G R P O /
Ta n d a T e rim a d an P O
M e m b u a t A P In v oi ce
{G R P O }{T a nd a
Te r im a }{P O }
M e n ye r ah k a n A P In v o ic e
{A P In v oi ce }
M e la k u ka n p e lu n as a n p e m b ay a ra n
M em bu a t L ap o ra n B u la n a n
D a n O ut st a nd in g P O
{ La p o ra n
P e m b e lia n }
{O ut st a nd in g
P O }
{P O }
M e n e rim a la p or a n p em be li a n
d a n o ut st a nd in g P O
129
SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier
o SOP Seleksi Supplier
130
o SOP Evaluasi Supplier
4.5.4 HRGA-Legal
Prosedur
SOP Klaim Biaya Pengobatan
1. Bagian HRGA-Legal menerima pengajuan klaim pengobatan
lengkap dari karyawan dengan disertai kuitansi asli dan
voucher. Bagian HRGA-Legal menggunakan Medical
Reimbursement Form (PP.HRGA-Legal.4-FR.56) untuk
mencatat permohonan klaim biaya pengobatan dari karyawan.
131
2. Bagian HRGA-Legal memeriksa kelengkapan dan kebenaran
data klaim tersebut. Jika berkas klaim pengobatan tidak
lengkap dan atau tidak benar maka seluruh berkas
dikembalikan kepada karyawan.
3. Jika pengajuan klaim melebihi plafon yang ditetapkan, maka
Bagian HRGA-Legal akan memberitahukan kepada karyawan
yang bersangkutan untuk penolakannya
4. Bagian HRGA-Legal menyerahkan Medical Reimbursement
Form ke Bagian Accounting untuk diproses ke Bagian Finance
setelah ditandatangani oleh HRGA-Legal Manager.
SOP Cuti dan Ijin
1. Permohonan cuti kecuali cuti masal harus diajukan paling
lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan dengan mengisi
lengkap Kartu Cuti (PP.HRGA-Legal.4-FR.01), Kartu Cuti
yang telah diisi oleh karyawan diserahkan kepada kepala
bagiannya untuk mendapatkan persetujuan.
2. Bagian HRGA-Legal merevisi Kartu Cuti jika pengajuan cuti
tidak disetujui oleh atasan dari karyawan yang bersangkutan.
3. Jika disetujui, Kartu Cuti tersebut diserahkan kepada Bagian
HRGA-Legal untuk pencatatan sisa hak cuti.
4. Bagian HRGA-Legal menginformasikan kepada karyawan akan
hasil persetujuan HRGA-Legal Manager terhadap cuti yang
diajukan.
5. Permohonan ijin harus diajukan karyawan dengan mengisi
lengkap Form Ijin Meninggalkan Kantor (PP.HRGA-Legal.4-
FR.04b) untuk mendapat persetujuan kepala bagian dan
kemudian diserahkan kepada Bagian HRGA-Legal untuk
disetujui HRGA-Legal Manager atau jika HRGA-Legal
Manager tidak berada di tempat, persetujuan diwakilkan.
132
SOP Pelatihan Karyawan
1. Divisi HRGA-Legal melakukan analisa kebutuhan training dan
menyusun program training berdasarkan beberapa sumber:
• Kesenjangan kompetensi
• Masukan dari Manajemen/Divisi terkait
2. Divisi HRGA-Legal membuat rencana training 6 bulan sekali,
berdasarkan kesenjangan kompetensi atau masukan dari
manajemen/divisi terkait.
3. Alur permintaan training
• Untuk program training internal/eksternal berasal dari
kesenjangan kompetensi maka Divisi HRGA-Legal
membuat penilaian karyawan matrik kompetensi yang
dinilai oleh Kepala Divisi/ Atasan langsung.
– Divisi HRGA-Legal menganalisa hasil penilaian
karyawan matrik kompetensi.
– Divisi HRGA-Legal segera melaporkan hasil GAP dan
usulan training dengan menggunakan Form Usulan
Training (PP.HRGA-Legal.4-FR.28) yang terdapat
pada penilaian karyawan matrik kompetensi kepada
Kepala Divisi.
• Untuk program training eksternal berasal dari Masukan
Manajemen/Divisi. terkait
– Divisi HRGA-Legal segera mensosialisasikan
mengenai adanya training eksternal tersebut dan
menanyakan secara interview kepada Kepala Divisi
bahwa karyawannya ada yang diikutkan dalam
training tersebut.
– Divisi HRGA-Legal segera membuat Form Usulan
Training dan meminta persetujuan dari direktur, dan
mendaftarkan peserta ke panitia yang mengadakan
training tersebut.
133
– Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan
kepada peserta training.
• Untuk program training internal baik berasal dari
kesenjangan kompetensi maupun masukan
manajemen/divisi terkait
– Divisi HRGA-Legal melaksanakan training yang
sudah dijadwalkan.
– Divisi HRGA-Legal segera menginformasikan kepada
Kepala Divisi/Atasannya bahwa karyawannya
diikutkan dalam training tersebut dan memberikan
usulan training kepada Kepala Divisi/Atasan.
– Divisi HRGA-Legal membuat undangan dan diberikan
kepada peserta training.
4. Pelaksanaan Training Internal
• Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan dan mengisi Form absensi kehadiran.
• Mendengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan
baik.
• Setelah dilakukannya training internal, karyawan akan
mengisi Form Evaluasi Pelatihan Internal (PP.HRGA-
Legal.4-FR.30) untuk menilai trainer dan training yang
telah diberikan.
5. Evaluasi Training Internal
• Evaluasi training internal dapat dengan hasil Pre-Test dan
Post-Test
• Hasil tes (Pre-Test dan Post-Test) harus dilaporkan oleh
Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi
terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training
diadakan.
134
6. Pelaksanaan Training Eksternal
• Peserta training datang sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan.
• Mendengarkan dan menyimak trainer/pembicara dengan
baik.
• Setelah dilakukannya training eksternal, peserta training
akan mengisi Form Evaluasi Pelatihan Eksternal
(PP.HRGA-Legal.4-FR.31) untuk menilai trainer dan
training yang telah diberikan.
7. Evaluasi Training Eksternal
• Evaluasi training eksternal dengan melakukan
presentasi/sharing internal kepada karyawan-karyawan
terkait dan peserta mengisi Form Evaluasi Pelatihan
Internal (PP.HRGA-Legal.4-FR.30).
• Hasil evaluasi training eksternal harus dilaporkan oleh
Divisi HRGA-Legal secara tertulis kepada Kepala Divisi
terkait selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah training
diadakan.
8. Dokumentasi
• Divisi HRGA-Legal harus mendokumentasikan daftar hadir
untuk training internal atau salinan sertifikat pelatihan
untuk training eksternal, yang diterbitkan oleh pihak
terkait yang diterbitkan oleh pihak penyelenggara.
9. Evaluasi Dampak Training
• Divisi HRGA-Legal akan melakukan evaluasi dampak
training terhadap peningkatan produktivitas karyawan.
135
SOP Seleksi dan Rekrutmen
1. Kepala Bagian yang menginginkan calon karyawan terlebih
dahulu mengisi Form Permintaan Karyawan Baru (PP.HRGA-
Legal.4-FR.40) sesuai dengan kebutuhan karyawan di bagian
atau divisinya.
2. Form Permintaan Karyawan Baru diteruskan ke Bagian
Rekrutmen HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi (tanda
tangan) pada Form Permintaan Karyawan Baru oleh HRGA-
Legal Manager.
3. Form Permintaan Karyawan Baru yang telah diverifikasi
tersebut kemudian oleh Kepala Bagian yang bersangkutan
diajukan kepada Direktur untuk disetujui. Setelah disetujui
Direktur, Kepala Bagian menyerahkan Form Permintaan
Karyawan Baru tersebut ke Bagian Rekrutmen HRGA-Legal
4. Dateline setiap Form Permintaan Karyawan Baru adalah 3
bulan terhitung sejak Form Permintaan Karyawan Baru
diterima oleh Divisi HRGA-Legal dan disetujui oleh Direktur
sampai dengan calon karyawan tersebut bergabung.
5. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal menentukan cara-cara untuk
memperoleh calon karyawan sesuai dengan kualifikasi yang
telah ditentukan melalui proses rekrutmen, yaitu :
• Eksternal
– Iklan di media surat kabar, radio, atau internet.
– Sekolah-sekolah atau universitas-universitas ternama
dan memiliki alumni-alumni yang berkualitas sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
• Internal
– Iklan yang ditempel di dalam lingkungan perusahaan
sendiri.
– Rekomendasi dari karyawan internal.
136
6. Berkas lamaran yang masuk, diseleksi atau dipilah oleh Bagian
Rekrutmen HRGA-Legal sesuai dengan Bagian yang
membutuhkan dan deskripsi pekerjaan yang ada.
7. Berkas-berkas lamaran yang sudah diseleksi diserahkan kepada
Divisi atau Bagian yang membutuhkan untuk diseleksi
kesesuaiannya dengan karakteristik dan deskripsi pekerjaan
yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
8. Untuk berkas lamaran yang sesuai dengan Divisi atau bagian
yang membutuhkan maka Bagian Rekrutmen HRGA-Legal
menghubungi langsung calon karyawan untuk melakukan
proses psikotes. Sedangkan untuk bagian Admintrasi, PPIC dan
Accounting didahului dengan tes awal (tes excel).
9. Calon karyawan datang dengan membawa data-data yang
diperlukan dan mengisi Form Lamaran Kerja (PP. HRGA-
Legal.4-FR.41) yang telah disediakan.
10. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal melakukan psikotes,
sedangkan calon karyawan untuk Divisi Marketing yang tidak
mengikuti psikotes harus mendapatkan persetujuan General
Manager terkait dan mendapatkan rekomendasi dari calon
atasan langsungnya.
11. Berdasarkan hasil psikotes (PP. HRGA-Legal.5-SD.10) Bagian
Rekrutmen HRGA-Legal akan menetapkan rekomendasi atas
calon karyawan. Jika calon karyawan direkomendasikan maka
akan dilakukan prosedur sesuai nomor 12. Sedangkan jika
calon karyawan tidak direkomendasikan maka Bagian
Rekrutmen HRGA-Legal akan mendiskusikannya dengan user,
bila user memutuskan untuk merekrut calon karyawan tersebut
maka user harus meminta persetujuan General Manager terkait
dan /atau Direktur yang dibuktikan secara tertulis ke Bagian
Rekrutmen HRGA-Legal.
137
12. Calon karyawan yang dinyatakan lulus psikotes akan mengikuti
proses interview dengan Bagian Rekrutmen HRGA-Legal dan
user. Hasil interview dicatat dalam Form Hasil Wawancara
(PP. HRGA-Legal.4-FR.39)
13. Untuk jabatan di atas Supervisor, wawancara dilakukan hanya
oleh Kepala Bagian yang membutuhkan dan / atau Direktur.
14. Bagian Rekrutmen HRGA-Legal akan bernegosiasi dengan
calon karyawan mengenai kompensasi (gaji) berdasarkan
usulan dari Kepala Bagian sedangkan untuk karyawan diatas
level Supervisor, negosiasi akan dilakukan dengan General
Manager terkait dan/atau Direktur.
15. Bila tercapai kesepakatan maka Bagian Rekrutmen HRGA-
Legal akan membuat Form Persetujuan Karyawan Baru (PP.
HRGA-Legal.4-FR.35) yang berisi rincian gaji, tunjangan-
tunjangan, dan tanggal calon karyawan tersebut untuk mulai
bekerja di perusahaan.
16. Staf Administrasi HRGA-Legal membuat Perjanjian Kerja
Waktu Tidak Tertentu (PKWTT-Form PP. HRGA-Legal.5-
SD.02) atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT-Form
PP. HRGA-Legal.5-SD.13) untuk ditandatangani oleh calon
karyawan.
17. Setelah Perjanjian Kerja ditandatangani oleh pihak perusahaan
dan calon karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap, maka masing-
masing pihak menyimpan perjanjian kerja tersebut.
18. Penandatanganan Perjanjian Kerja :
a. Untuk jabatan di bawah Manager, pihak perusahaan
diwakili oleh HRGA-Legal Manager.
b. Mulai dari jabatan Manager ke atas, pihak perusahaan
diwakili oleh Direktur.
19. Pada hari pertama kerja, calon karyawan datang ke Divisi
HRGA-Legal terlebih dahulu.
138
20. Setelah menerima penjelasan, maka selanjutnya Staf
Administrasi HRGA-Legal akan mendaftarkan nama yang
bersangkutan ke dalam mesin pencatat kehadiran, lalu
mengantarkan karyawan tersebut ke Divisi yang terkait.
21. Selama masa percobaan atau kontrak 3 (tiga) sampai 6 (enam)
bulan maka tanggung jawab pengawasan karyawan berada di
Divisi HRGA-Legal, kecuali untuk posisi tertentu.
22. Setelah melewati masa percobaan atau kontrak, Staf
Administrasi HRGA-Legal akan memberikan surat kerja tetap
kepada karyawan tersebut.
SOP Perawatan Infrasturktur
1. Penyusunan Jadwal Perawatan Berkala
GA menyusun jadwal perawatan Infrastruktur lainnya secara
berkala.
2. Pelaksanaan Perawatan Berkala
• GA mengumpulkan checklist dan data infrastruktur.
• GA memastikan bahwa semua infrastuktur telah
dilaksanakan perawatannya sesuai dengan checklist
berdasarkan WI Perawatan Infrastruktur (PP.HRGA-
Legal.3-WI.19).
• Apabila dalam perawatan ditemukan kerusakan, maka GA
melakukan perbaikan internal sesuai dengan WI Perbaikan
Kendaraan (PP.HRGA-Legal.3-WI.03) atau WI Perbaikan
Sarana Kantor (PP.HRGA-Legal.3-WI.05).
• Apabila perbaikan internal sebagaimana prosedur di atas
tidak berhasil, maka GA mengajukan perbaikan ke pihak
ketiga.
• Jika perbaikan telah selesai dilakukan, maka karyawan
yang mengajukan permintaan perbaikan tersebut diminta
139
menandatangani form yang diajukan sebagai bukti bahwa
perbaikan telah dilaksanakan.
• GA memastikan bahwa hasil perbaikan dari pihak ketiga
sudah terselesaikan dengan baik.
3. Pencatatan perawatan setiap infrastruktur wajib dilakukan dan
didokumentasikan di bagian GA sebagai bukti telah
diselesaikannya perawatan tersebut.
SOP Kritik dan Saran
1. Karyawan yang ingin menulis kritik atau saran, mengambil
Form Kritik dan Saran (PP.HRGA-Legal.4-FR.20) di
Resepsionis
2. Karyawan memasukkan kritik dan saran yang sudah diisi ke
dalam kotak saran yang tersedia di Resepsionis.
3. Sekretaris Direksi mengambil Form Kritik dan Saran H – 5
sebelum diadakan Meeting Koordinasi.
4. Sekretaris Direksi merekap Form Kritik dan Saran dan
membagikan hasil rekap kepada masing-masing Pimpinan
Divisi terkait.
5. Pimpinan Divisi menganalisa dan melakukan tindakan
perbaikan atas kritik atau saran dan mengisi Form Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan (PP.QMR4-FR.10)
6. Pimpinan Divisi melaporkan pada Meeting Koordinasi.
7. Sekretaris Direksi melakukan verifikasi atas Kritik atau Saran
dan melaporkan pada Meeting Koordinasi berikutnya.
SOP Pemutusan Hubungan Kerja
1. Divisi HRGA-Legal menerima surat pengunduran diri
karyawan atau surat pemberitahuan gagal masa percobaan yang
telah disetujui dan ditandatangani oleh atasan tertinggi di
divisinya serta telah diketahui oleh HRGA-Legal Manager.
140
2. Surat pengunduran diri karyawan diajukan minimal 7 (tujuh)
hari kalender untuk karyawan pada masa percobaan atau 30
(tigapuluh) hari kelender sebelumnya untuk karyawan pada
masa evaluasi dan/atau karyawan tetap.
3. Divisi HRGA-Legal menyerahkan Exit Clearance (Form
PP.HRGA-Legal.4-FR.18) ke Divisi Accounting dan kemudian
Divisi Accounting akan menyerahkan kepada Divisi Finance
untuk dipastikan ada atau tidaknya kewajiban keuangan
terhadap perusahaan.
4. Divisi HRGA-Legal menerima kembali Exit Clearance dari
Divisi Finance dan jika masih ada kewajiban keuangan
terhadap perusahaan, maka Divisi HRGA-Legal mengajukan
kepada HRGA-Legal Manager untuk melakukan pemotongan
gaji di akhir bulan (PP.HRGA-Legal.4-FR.68) atau melakukan
“pending” terhadap gaji karyawan tersebut (PP.HRGA-Legal.4-
FR.67) selama belum ada pelunasan kepada perusahaan.
5. Divisi HRGA-Legal memeriksa pengembalian inventaris
perusahaan (kendaraan operasional dan handphone) serta ID
Card dan seragam.
6. Divisi HRGA-Legal melakukan perjanjian-perjanjian tertentu
dengan karyawan dan diketahui oleh HRGA-Legal Manager
apabila terdapat permasalahan dalam pengembalian aset
perusahaan dan/atau pelunasan hutang kepada perusahaan.
7. Divisi HRGA-Legal menginformasikan data karyawan yang
keluar kepada Divisi ICT untuk dihapus alamat email karyawan
yang bersangkutan dan/atau menghapus semua akses ke dalam
aplikasi perusahaan.
8. Divisi HRGA-Legal mengembalikan ijazah (bila ada) jika
semua administrasi yang berhubungan dengan perusahaan telah
selesai.
141
9. Exit Clearance ditandatangani oleh Staf Divisi HRGA-Legal,
HRGA-Legal Manager, Atasan atau General Manager terkait,
Accounting Manager, Finance Manager, dan Direktur.
10. Karyawan yang keluar mengisi Form Exit Interview
(PP.HRGA-Legal.4-FR.17).
11. HRGA-Legal Manager mengeluarkan Surat Referensi Kerja
atau Surat Keterangan Kerja.
12. Bagi karyawan dalam masa percobaan yang mengajukaan surat
pengunduran diri dibawah 7 (tujuh) hari kalender tidak akan
mendapat Surat Keterangan Kerja atau bagi karyawan tetap
yang mengajukan surat pengunduran diri dibawah 30
(tigapuluh) hari kelender untuk karyawan pada masa evaluasi
dan/atau karyawan tetap, tidak akan mendapat Surat Referensi
Kerja.
13. Setiap 3 bulan sekali, Divisi HRGA Legal melakukan
perhitungan dan evaluasi persentase karyawan mengundurkan
diri serta alasannya untuk dijadikan referensi perbaikan
perlakuan terhadap karyawan
SOP Penundaan Penggajian
1. Kepala Bagian yang membutuhkan penundaan penggajian
untuk karyawannya, terlebih dahulu mengisi Form Usulan
Penundaan Penggajian (PP.HRGA-Legal.4-FR.67).
2. Form Usulan Penundaan Penggajian harus disetujui oleh
pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi
HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.
3. Form Usulan Penundaan Penggajian yang telah diverifikasi
oleh HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur
untuk disetujui.
142
4. Form Usulan Penundaan Penggajian yang telah disetujui oleh
Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk
dilaksanakan.
SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian
1. Kepala Bagian yang sudah menyetujui agar penundaan
penggajian dihentikan atau dicabut, terlebih dahulu mengisi
Form Penyelesaian Penundaan Penggajian/P3 (PP.HRGA-
Legal.4-FR.69).
2. Form P3 harus disetujui oleh Pimpinan Divisi terkait yang
kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan
verifikasi.
3. Form P3 yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal Manager
selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.
4. Form P3 yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi
ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
SOP Perubahan Gaji
1. Kepala Bagian yang akan mengajukan perubahan gaji staf-nya,
terlebih dahulu mengisi Form Usulan Perubahan Gaji
(PP.HRGA-Legal.4-FR.70).
2. Form Usulan Perubahan Gaji harus disetujui oleh pimpinan
Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal
untuk dilakukan verifikasi.
3. Form Usulan Perubahan Gaji yang telah diverifikasi oleh
HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur
untuk disetujui.
4. Form Usulan Perubahan Gaji yang telah disetujui oleh Direktur
dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
143
SOP Promosi Karyawan
1. Promosi dapat dilakukan dengan latar belakang sebagai berikut:
a. Adanya pengajuan dari atasan / manajemen dalam rangka
pengembangan karir karyawan.
b. Adanya permintaan karyawan untuk suatu posisi dimana
pemenuhannya dapat dilakukan dengan cara
mempromosikan karyawan internal untuk mengisi posisi
tersebut.
2. Untuk promosi karena adanya pengajuan dari atasan, maka
Kepala Divisi terkait mengajukan permohonan promosi dengan
menggunakan Form Pengajuan Promosi Karyawan (PP.HRGA-
Legal.4-FR.63) kepada HRGA-Legal.
3. HRGA-Legal akan meminta persetujuan dari Direktur.
4. FPPK yang telah disetujui Direktur selanjutnya akan diproses
oleh HRGA-Legal Manager.
SOP Demosi Karyawan
1. Kepala Divisi terkait mengajukan permohonan promosi dengan
menggunakan Form Pengajuan Demosi Karyawan kepada
HRGA-Legal.
2. HRGA-Legal akan meminta persetujuan dari Direktur.
3. FPDK yang telah disetujui Direktur selanjutnya akan diproses
oleh HRGA-Legal Manager.
SOP Mutasi Karyawan
1. Divisi yang bermaksud melakukan mutasi mengajukan
permintaan mutasi melalui Kepala Divisi secara tertulis kepada
HRGA-Legal.
2. HRGA-Legal segera menerbitkan surat mutasi dan
menyampaikan kepada karyawan terkait.
144
Activity Diagram
SOP Klaim Biaya Pengobatan
145
SOP Cuti dan Ijin
o Cuti
146
o Ijin
147
SOP Pelatihan Karyawan
o Pelatihan Internal
148
o Pelatihan Eksternal
149
SOP Seleksi dan Rekrutmen
150
SOP Perawatan Infrasturktur
151
SOP Kritik dan Saran
152
SOP Pemutusan Hubungan Kerja
153
SOP Penundaan Penggajian
154
SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian
155
SOP Perubahan Gaji
156
SOP Promosi Karyawan
SOP Demosi Karyawan
157
SOP Mutasi Karyawan
top related