bab 3 56-80 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00312-ka-bab 3.pdfbekasi, merak,...
Post on 29-Mar-2019
222 Views
Preview:
TRANSCRIPT
56
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum
3.1.1 Latar Belakang PT. Sadikun Niagamas Raya
PT. Sadikun didirikan pada tanggal 11 Maret 1968 oleh Bapak
Husen Tanurahardja dengan kantor pusat yang beralamat di Jl.Pinangsia
Timur No. 4-A, Jakarta Barat. PT. Sadikun memfokuskan diri pada bisnis
energi dengan kegiatan utama bergerak pada perdagangan bahan bakar
gas, cair dan padat. Pada tanggal 24 Oktober 1984 , PT. Sadikun terdaftar
sebagai sebuah Perusahaan Perseroan Terbatas berdasarkan Surat
Pengesahan Menteri Kehakiman no. C2-8028.HT.01.01.TH.84 dan telah
memperoleh Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) pada tanggal 26
Oktober 1994 dengan no.3829/2368-P/09-03/PB/X/94.
Sejalan dengan perkembangannya, maka PT. Sadikun Niagamas
Raya sudah memiliki banyak cabang perusahaan diantaranya di Jakarta,
Bekasi, Merak, Bandung, Cirebon,Surabaya dan Bali dengan jumlah
karyawan mencapai 1000 orang.
PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng didirikan tahun
1989 dan dikhususkan pada perdagangan elpiji(LPG). Dipimpin oleh
seorang KA-CAB yang bernama Ibu Djulia Tanurahardja. Cabang
perusahaan ini bekerja sama dengan PERTAMINA untuk melayani
57
kebutuhan elpiji dari pabrik-pabrik (industri), dealer maupun perorangan.
Kemasan elpiji yang dijual terdiri dari 12 kg, 50 kg dan menggunakan
mobil tangki (tangker elpiji) sebanyak 40 unit dengan kapasitas 2, 4, 7, 8,
dan 9 ton sebagai armada pengiriman ke pabrik-pabrik (industri) dan
sampai sekarang sudah memiliki konsumen lebih dari 105 pabrik
(industri). Sedangkan untuk melayani kebutuhan dealer dan perorangan
digunakan mobil truk tipe pick up sebanyak 7 unit . Kegiatan pengiriman
elpiji untuk keperluan industri dilayani selama 24 jam dan 7 hari dalam
seminggu sedangkan untuk keperluan dealer dan perorangan dilayani
selama 12 jam dan 6 hari kerja seminggu .
3.1.2 Visi dan Misi PT. Sadikun Niagamas Raya
3.1.2.1 Visi PT Sadikun Niagamas Raya
Visi PT. Sadikun Niagamas Raya adalah “Menjadi
perusahaan yang solid dan terus berkembang dalam memenuhi
kebutuhan energi pelanggan kami”.
3.1.2.2 Misi PT Sadikun Niagamas Raya
Untuk mencapai visi tersebut, PT. Sadikun senantiasa akan
berupaya untuk melaksanakan misinya sebagai berikut:
1. Selalu berusaha menjalin kerjasama dengan berbagai pihak,
baik dari perusahaan-perusahaan lain maupun dengan pihak
58
pemerintah.
2. Selalu berusaha mengikuti perkembangan Informasi dan
Teknologi agar selalu dapat terus bersaing dalam dunia
usaha.
3. Menerapkan kualitas kerja diantara para karyawannya
dengan menciptakan suasana kerja yang kondusif, aman dan
nyaman sehingga karyawan dapat bekerja dengan maksimal.
3.1.3 Tujuan PT. Sadikun Niagamas Raya
Adapun tujuan dari PT. Sadikun Niagamas Raya adalah:
1. Menjadi perusahaan yang dapat berkembang terus menerus dengan
selalu berusaha mengikuti perkembangan teknologi informasi yang
ada.
2. Menjadi perusahaan yang dapat memberikan lapangan kerja baru bagi
masyarakat disekitar dan masyarakat pada umumnya.
3. Menjadi perusahaan Go Public yang dapat terus meningkatkan
kualitas dan kuantitas usahanya di dunia bisnis.
59
3.2 Struktur Organisasi PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng
60
3.3 Uraian Jabatan
1. Branch Manager
Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama yang ada di kantor pusat.
Tugas dan Wewenang:
a. Menjaga kelangsungan usaha yang ada di cabang Srengseng.
b. Memeriksa laporan pengiriman elpiji ke industri (pabrik-pabrik).
c. Memeriksa dan menandatangi cek, giro, voucher pengeluaran dan
penerimaan uang.
d. Mengotorisasi pembayaran gaji dan kenaikan gaji karyawan.
e. Melaporkan perkembangan usaha di yang ada di cabang Srengseng kepada
kantor pusat (Direktur Utama).
2. Sales Supervisor
Bertanggungjawab kepada Branch Manager.
Tugas dan Wewenang:
a. Memeriksa jadwal pengiriman elpiji ke industri.
b. Mengotorisasi surat penawaran kepada konsumen atas penjualan elpiji yang
diajukannya termasuk jatuh tempo pembayarannya.
c. Menentukan harga jual ke industri(pabrik-pabrik).
d. Mengotorisasi pemberian diskon dan entertain ke pabrik-pabrik.
e. Memeriksa rekap order penjualan.
61
3. Finance Supervisor
Bertanggungjawab kepada Branch Manager.
Tugas dan Wewenang:
a. Memeriksa voucher pengeluaran uang (tunai, cek, giro, transfer).
b. Memeriksa dan mengotorisasi pengajuan pencairan uang yang diajukan oleh
cashier officer.
c. Memeriksa laporan penerimaan uang dari penagihan piutang dan penjualan
tunai.
d. Mengelola perputaran uang perusahaan untuk mencukupi kebutuhan
pengeluaran uang perusahaan.
e. Memeriksa giro dan cek yang dibuat oleh Finance Adm Officer .
f. Membuat laporan rekap penerimaan dan pengeluaran uang untuk dilaporkan
kepada Branch Manager, Finance di kantor pusat.
g. Memeriksa laporan subledger kas dan bank.
4. IT Supervisor
Bertanggung jawab kepada Branch Manager
Tugas dan Wewenang:
a. Menentukan rencana IT untuk perusahaan
b. Memonitor kegiatan pada IT departemen.
5. Purchase Supervisor
Bertanggung jawab kepada Branch Manager
Tugas dan Wewenang:
62
a. Menentukan jumlah dan harga barang yang harus dibeli (elpiji).
b. Memeriksa dan mengotorisasi order pembelian barang .
c. Memeriksa faktur pembelian dengan order pembelian.
d. Menjalin hubungan baik dengan vendor.
e. Memeriksa laporan rekap pembelian barang untuk di serahkan kepada
Branch Manager.
6. Distributor dan Maintenance Supervisor
Bertanggung jawab kepada Branch Manager.
Tugas dan Wewenang:
a. Memeriksa daftar realisasi pengiriman elpiji ke industri (pabrik-pabrik).
b. Memeriksa laporan kondisi kendaraan tangki dan truk untuk mendukung
kegiatan pengiriman elpiji.
c. Memeriksa jadwal pengiriman elpiji ke industri.
d. Menentukan kebijakan insentif dan bonus untuk sopir-sopir yang bertugas
mengirim elpiji.
e. Membuat laporan pengiriman elpiji ke industri untuk diserahkan kepada
Branch Manager.
7. HRD & GA Officer
Bertanggungjawab kepada HRD di pusat.
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat lowongan kerja untuk mencari pegawai baru.
b. Menyortir lowongan kerja yang sudah masuk.
63
c. Melakukan test kepada calon pegawai baru.
d. Melakukan negosiasi gaji kepada pegawai baru yang diterima.
e. Menjelaskan kondisi perusahaan secara umum dan tugas yang dibebankan
kepada pegawai baru tersebut.
f. Menjalin hubungan baik dengan pihak lingkungan di sekitar perusahaan.
8. Sales Officer
Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat faktur penjualan.
b. Membuat laporan rekap penjualan.
9. Customer Service Officer
Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
a. Melayani keluhan konsumen (pabrik, dealer dan perorangan).
b. Menerima PO (purchase order) dari konsumen.
c. Membuat surat penawaran elpiji ke konsumen baru termasuk perjanjian
jatuh tempo pembayarannya.
10. Finance Adm Officer
Bertanggungjawab kepada Finance Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
64
a. Menyetorkan penerimaan giro, uang tunai dari pembayaran piutang
perusahaan ke bank.
b. Membuat voucher transaksi pengeluaran dan membukukan ke dalam buku
bank.
c. Menginput voucher penerimaan dan pengeluaran ke dalam buku besar
(general ledger).
d. Memeriksa saldo rekening koran dengan saldo di buku besar (general
ledger).
e. Melaporkan saldo rekening bank dalam buku besar (general ledger) ke
accounting di pusat.
f. Mengirimkan voucher asli penerimaan dan pengeluaran cabang srengseng
ke accounting pusat.
11. Cashier Officer
Bertanggung jawab kepada Finance Supervisor dan Branch Manager.
Tugas dan Wewenang:
a. Menerima dan memeriksa voucher pengeluaran kas kecil dengan bukti
pengeluaran kas kecil dari distribution and maintenance officer.
b. Membuat voucher permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Mencocokan saldo kas kecil sebelum menerima pengisian kembali dana
kas kecil.
d. Membuat laporan penutupan kas kecil perhari dan laporan bon sementara
per hari.
e. Menginput voucher pengeluaran kas kecil ke buku besar (general ledger).
65
f. Mengecek saldo pengeluaran kas kecil per hari yang telah diinput ke buku
besar (general ledger).
g. Mencetak laporan subledger kas kecil per bulan ke accounting di pusat.
h. Mengirim voucher asli pengeluaran kas kecil per bulan ke pusat.
12. Collection Officer
Bertanggung jawab kepada Finance Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
a. Menerima setoran pembayaran piutang dari para kolektor.
b. Membuat laporan penerimaan giro, transfer dan tunai per hari.
c. Menagih customer yang sudah jatuh tempo pembayarannya via telepon.
d. Membuat kartu piutang customer.
e. Membuat laporan analisa umur piutang per bulan.
f. Melaporkan penagihan piutang dari customer yang bermasalah.
13. Technical Support
Bertanggung jawab kepada IT Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
a. Melakukan perbaikan jika ada kerusakan hardware, software dan jaringan
yang dapat berpengaruh pada pekerjaan user.
b. Mengecek penyebab terjadinya kerusakan pada hardware, software dan
jaringan.
c. Menjawab dan mengatasi keluhan-keluhan user terhadap sistem aplikasi
dan masalah tentang hardware.
66
d. Menghubungkan setiap komputer baru untuk masuk kedalam LAN
perusahaan.
e. Menghubungkan koneksi jaringan antar cabang ke kantor pusat.
14. Staff IT
Bertanggung jawab kepada IT Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
a. Melakukan back-up data.
b. Melakukan penyimpanan file ( program ).
c. Mengatasi error yang terjadi dalam aplikasi Sistem Informasi General
Ledger.
15. Purchase Officer
Bertanggung jawab kepada Purchase Supervisor.
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat order pembelian.
b. Membuat laporan rekap pembelian.
16. Maintenance Officer
Bertanggung jawab kepada Distribution and Maintenance Officer.
Tugas dan Wewenang:
a. Mengecek kondisi kendaraan yang akan digunakan untuk pengiriman elpiji.
b. Memperbaiki kendaraan (tangki) yang rusak.
c. Menyediakan sparepart yang dibutuhkan untuk perbaikan.
67
17. Distribution Adm Officer
Bertanggung jawab kepada Distribution and Maintenance Officer.
Tugas dan Wewenang:
a. Membuat realisasi pengiriman elpiji ke industri.
b. Mengajukan bon uang jalan pengiriman elpiji.
c. Membuat voucher pengeluaran uang jalan pengiriman elpiji ke industri.
18. Traffic Officer
Bertanggung jawab kepada Distribution and Maintenance Supervisor
Tugas dan Wewenang:
a. Mengatur dan membuat jadwal pengiriman elpiji ke industri.
b. Mengatur jadwal sopir dan kenek yang akan bertugas mengirim elpiji.
19. Sopir dan Kenek
Bertanggung jawab kepada Traffic Officer.
Tugas dan Wewenang:
a. Mengirim elpiji ke industri.
b. Meminta stempel dan bukti tanda terima elpiji dari industri.
20. Security Officer (Satpam)
Bertanggung jawab kepada HRD & GA Officer.
Tugas dan Wewenang:
68
a. Mengawasi tamu yang masuk ke kantor dengan meminta KTP dan
memberikan kartu tamu.
b. Mengawasi secara keseluruhan keamanan gedung kantor dari bahaya
pencurian, pengrusakan dan kebakaran.
21. Reception (Resepsionis)
Bertanggung jawab kepada HRD & GA Officer.
Tugas dan Wewenang:
a. Menerima dan mencatat tamu yang datang ke kantor.
b. Menerima telepon yang masuk.
c. Menerima tukar faktur dari vendor.
Uraian Jabatan yang berkaitan dengan Sistem Informasi General Ledger atas
Subsistem Kas Kecil adalah:
1. Distribution Adm Officer
Tugas :
Mengecek dan membuat voucher pengeluaran uang jalan pengiriman elpiji
ke industri.
2. Maintenance Officer
Tugas :
Mengajukan perincian bon service dan sparepart untuk kendaraan dinas.
3. Sales Officer
Tugas :
69
Mengajukan perincian pengeluaran bensin, tol, parkir, voucher HP, service
kendaraan dinas, entertainment untuk customer.
4. Kolektor
Tugas :
Mengajukan perincian pengeluaran bensin, tol, parkir, voucher HP, service
kendaraan dinas.
5. HRD & GA Officer
Tugas :
Mengajukan perincian upah harian staf, listrik, telepon, air PAM,
pemeliharaan gedung kantor, sumbangan lingkungan.
6. Kurir
Tugas :
Mengajukan perincian pengeluaran bensin, parkir, voucher HP, service
kendaraan dinas, biaya bank, biaya pos surat.
7. Cashier Officer
Tugas :
Menerima dan memeriksa voucher pengeluaran kas kecil dengan bukti
pengeluaran kas kecil dari berbagai departemen.
Membuat voucher permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Mencocokan saldo kas kecil sebelum menerima pengisian kembali dana
kas kecil.
Membuat laporan penutupan kas kecil perhari dan laporan bon sementara
per hari.
Menginput voucher pengeluaran kas kecil ke buku besar (general ledger).
70
Mengecek saldo pengeluaran kas kecil per hari yang telah diinput ke buku
besar (general ledger).
Mencetak laporan subledger kas kecil per bulan.
Mengirim voucher asli pengeluaran kas kecil per bulan ke pusat.
8. Finance Supervisor
Tugas :
Memeriksa voucher pengeluaran uang (tunai, cek, giro, transfer).
Memeriksa dan mengotorisasi pengajuan pencairan uang yang diajukan
oleh cashier officer.
Memeriksa laporan subledger kas .
3.4 Sistem yang berjalan
3.4.1 Uraian Proses
Dalam rangka meningkatkan kinerja PT Sadikun dalam
memudahkan dan mempercepat proses penyajian laporan keuangan, maka
digunakan suatu Sistem Informasi Akuntansi yang dikenal dengan nama
Sistem Informasi General Ledger (GL Client) yang fungsi utamanya
adalah memasukkan dan menyimpan data transaksi penerimaan dan
pengeluaran uang perusahaan baik secara tunai, cek, giro, maupun
transfer. Laporan yang dihasilkan oleh Sistem Informasi General Ledger
ini berupa laporan subledger dari tiap rekening kas dan bank yang ada,
namun karena ruang lingkup pembahasan dibatasi pada transaksi kas
71
kecil, maka hanya akan dibahas mengenai dokumen dan proses
pemakaian aplikasi yang berhubungan dengan boundary, input dan output
yang dihasilkan dari transaksi pengeluaran kas kecil.
Sistem Informasi General Ledger terhubung secara online dengan
server. Tahapan yang ditempuh serta dokumen yang harus disertakan
dalam mengimplementasikan Sistem Informasi General Ledger atas
Subsistem Kas Kecil yang menggunakan metode imprest fund (sistem
saldo tetap) adalah sebagai berikut:
1. Bagian yang terlibat yaitu:
a. Distribution and Maintenance Adm: membuat laporan
perincian uang jalan sopir dan voucher pengeluaran kas kecil.
b. Maintenance Officer: memberikan nota atau kwitansi atau faktur
dan voucher pengeluaran kas kecil.
c. Sales Officer dan kolektor: mengajukan pencairan pengeluaran
kas untuk operasional kendaraan dinas yang digunakan (bensin,
tol, parkir, service dan sparepart), voucher HP, entertainment
untuk customer dan membuat voucher pengeluaran kas.
d. HRD & GA officer: mengajukan perincian upah harian staf (sopir
kantor), listrik, telepon, air PAM, pemeliharaan gedung kantor,
sumbangan lingkungan dan membuat voucher pengeluaran kas.
72
e. Kurir: mengajukan perincian untuk operasional kendaraan dinas
yang digunakan (bensin, tol, parkir, service dan sparepart),
voucher HP, biaya bank, biaya pos surat.
Voucher beserta bon diperiksa oleh kasir dengan melihat file
Transaksi_Voucher, Transaksi_Bayar. Jika voucher tidak valid, akan
dikembalikan ke bagiannya, namun jika valid maka lanjut ke proses 2
2. Kasir membuat voucher pengisian kembali dana kas kecil dengan
melihat file Transaksi_Voucher, Transaksi_Bayar dan dari semua
bukti-bukti pengeluaran dan voucher pengisian kembali kas kecil
diajukan ke Finance Supervisor untuk diapprove dan menerima uang
sebesar voucher pengisian kembali kas kecil yang diajukan, voucher
dikembalikan ke kasir untuk diinput.
3. Kasir menginput voucher pengeluaran kas kecil ke Sistem Informasi
General Ledger dengan melihat pada Ms_COA untuk memilih kode
perkiraan dan Ms_Journal untuk memilih tipe-jurnal dan memasukan
data ke file transaction.
4. Setelah semua voucher di input ke file transaction, kasir mengecek
validasi input transaksi kas kecil dengan melihat tampilan pada
View_history yang bersumber dari file Balance .
5. Pada setiap akhir bulan, kasir akan mencetak laporan subledger kas
kecil dengan mengambil data pada file transaction, Ms_COA,
Ms_journal, file balance. Hasil laporan subledger kas kecil akan
diberikan kepada Finance Supervisor.
73
Dokumen Sumber pada Sistem Informasi General Ledger atas
Subsistem Kas Kecil
1. Bon Pengeluaran Kas (Bukti Pengeluaran Kas Kecil): merupakan
bukti asli atas pengeluaran uang untuk pembelian barang dan jasa
bagi kegiatan operasional kantor (bon uang jalan sopir, bensin, tol,
parkir, service dan sparepart, voucher HP dan entertainment).
2. Voucher Pengeluaran Kas Kecil: dibuat oleh bagian yang terlibat
(Staf distribusi, pemeliharaan, HRD dan GA, kolektor) sebagai bukti
atas pengeluaran uang untuk keperluan operasional kantor. Ini
sekaligus merupakan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil
yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang
kepada kasir. Kasir mengumpulkan voucher tersebut sebagai bukti
telah dikeluarkannya dana kas kecil dan dilampirkan saat permintaan
pengisian kembali dana kas kecil.
3. Bukti Penerimaan Sebagai Permintaan Pengisian Kembali Dana
Kas Kecil: merupakan dokumen yang dibuat oleh kasir untuk
mengajukan pencairan dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
4. Bukti Kas Keluar: merupakan dokumen yang digunakan saat
pengisian kembali dana kas kecil, dibuat oleh kasir dan diajukan
kepada finance supervisor.
Laporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi General Ledger atas
Subsistem Kas Kecil:
Laporan Subledger Kas Kecil: Laporan yang berisi ringkasan
transaksi pengeluaran kas kecil selama satu bulan.
74
3.4.2 Diagram dari Proses yang berjalan
3.4.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas
Kecil
Sumber : Dikembangkan dari hasil analisa dan wawancara di PT Sadikun Niagamas
Raya Cabang Srengseng
75
3.4.2.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil
Sumber : Dikembangkan dari hasil analisa dan wawancara di PT. Sadikun Niagamas
Raya Cabang Srengseng
76
3.4.3 Uraian Aplikasi yang digunakan
3.4.3.1 Uraian pengembangan dari aplikasi
Sistem Informasi General Ledger yang ada di PT. Sadikun
Niagamas Raya Cabang Srengseng dikhususkan untuk menyimpan
dan mengelola data penerimaan dan pengeluaran uang baik secara
tunai maupun via bank (dengan cek, giro, transfer). Aplikasi yang
digunakan bernama GL Client dengan menggunakan program
Java Version 146. Tampilan user interface dibuat menggunakan
tool library swing yang ada pada Java bertujuan agar aplikasi
tersebut user friendly sehingga memudahkan dalam
penggunaannya. Sedangkan coding program dibuat menggunakan
JBuilder untuk mempermudah dalam pembuatan coding (ada
fasilitas Drag and Dropnya)
Database yang digunakan bernama JDatastore dan
merupakan produk dari Borland , kegunaannya untuk menyimpan
data dengan memory yang kecil karena data disimpan sementara
sebelum dikirim ke database di pusat.
Alternatif digunakannya program Java dalam pembuatan aplikasi
Sistem Informasi General Ledger yaitu GL Client karena:
1. Flexible OS (Operating System), misalnya program ini bisa
dijalankan di Windows, di Linux.
77
2. Object Oriented, maksudnya lebih mudah di maintain,
misalnya jika ada programmer yang keluar, maka
penggantinya dapat mempelajari coding program yang dibuat
oleh programmer sebelumnya.
3. Murah, karena update program gratis.
Adapun Menu yang terdapat di dalam Aplikasi GL Client
adalah sebagai berikut:
1. Main yaitu menu utama, terdiri dari:
a. Login untuk verifikasi user name dan password.
b. Logoff untuk keluar dari aplikasi.
c. Exit untuk keluar langsung dari aplikasi.
2. Transaction yaitu menu inti dari GL Client , terdiri dari:
a. View Transaction: Memasukan transaksi ke dalam jurnal
terdapat pilihan: insert, modify, delete, print.
b. View Balance: Melihat saldo dari masing-masing rekening
(per COA).
c. View History: Melihat tampilan posting jurnal ke buku
besar dari pilihan rekening per :Bank, Cash, Inter, COA,
Memo.
78
d. Update Balance : Mengirim data keuangan bulanan yang
disimpan di server cabang ke server accouting pusat .
3. Synchronizer yaitu menu untuk meng-up-to-date-kan saldo
yang ada di cabang setelah data dikirim ke pusat.
4. Help: Menu sederhana untuk membantu user dalam
menggunakan program aplikasi GL Client, terdiri dari:
a. About: Penjelasan singkat mengenai program GL Client.
b. UI Guide: Petunjuk singkat mengenai penggunaan tombol-
tombol di keyboard yang dapat membantu user dalam
menggunakan aplikasi GL Client.
3.4.3.2 Proses Pemakaian dari aplikasi
Secara umum proses pemakaian dari aplikasi yang ada dalam
Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil adalah
sebagai berikut:
1. User membuka program GL Client dengan cara klik double
pada icon di desktop yang berjudul GL Client.
2. Dilayar akan muncul tampilan menu utama, user akan
mengarahkan kursor ke Main.
79
3. Di dalam Main ada pilihan Login , Logoff, Exit. User akan
memilih Login.
4. User login dengan mengisi username dan password.
5. Jika pengisian username dan password salah, maka akan
muncul error message “Failed To Login“, tetapi jka
pengisian username dan password benar, maka user akan
masuk ke layar utama.
6. Dilayar utama, muncul nama dari user yang berhasil masuk
ke dalam aplikasi, juga terdapat pilihan Grup (nama PT yang
akan diinput transaksinya).
7. Juga ada pilihan Toolbar yang terdiri dari: Main, Transaction,
Synchronizer, dan Help. User akan memilih menu
Transaction jika akan melakukan input data (menjurnal).
8. Muncul pilihan menu: View Transaction, View Balance, View
History , Update Balance. User akan memilih menu View
Transaction maka akan muncul submenu Add transaction,
pilih date, pilih journal type kemudian user akan melakukan
penjurnalan dari voucher inputan. Ada pilihan debet dan
kredit untuk posting jurnal. User akan mengisi jumlah uang,
memilih jenis COA (chart of account) dan mengisi keterangan
dari voucher yang diinput (nomor bukti voucher termasuk
80
dalam keterangan). Setelah debet dan kredit diisi dengan
nominal yang sama maka user memilih insert untuk
memasukan hasil inputan ke database di server.
9. Setelah selesai menjurnal, maka user dapat melihat hasil dari
inputan berdasarkan pilihan rekening (petty cash) di menu
View History yang merupakan bagian dari menu Transaction.
Di View History, user juga dapat sekaligus melihat saldo akhir
dari hasil transaksi serta terdapat toolbar print untuk mencetak
laporan saldo transaksi.
10. Setelah user selesai menggunakan aplikasi ini, maka user
akan logout dengan cara menekan tanda silang (x) yang
terdapat pada ujung kanan atas dari program aplikasi. Akan
muncul konfirmasi message: “ Do you want to exit? Yes or
No“. Jika user yakin untuk keluar dari aplikasi , maka akan
memilih Yes. Jika tidak jadi untuk keluar dari aplikasi, maka
akan memilih No dan akan kembali ke tampilan sebelumnya.
Demikianlah secara umum uraian proses pemakaian Sistem
Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil. Lihat
Gambar 1-33 (Lampiran 6-39).
top related