auditoría de información y mapa documental

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Auditoría de información y Mapadocumental

Jornadas sobre Gestión del Conocimiento en lasOrganizaciones.

28-29 Noviembre, 2000Elisa García-Morales Huidobro

ASPECTOS PRÁCTICOS EN LA IMPLANTACIÓN DEUN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO:

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Puntos a tratar

u Auditoria de la informaciónu Elaboración del Mapa Documentalu Objetivos conseguidos en relación con la

gestión del conocimientou Evolución hacia el Mapa de Conocimiento

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GRUPO TRAGSAu Grupo de empresas española, de capital público,

con más de 20 años de experiencia en larealización de todo tipo de trabajos en el ámbitoagrario y medioambiental.– Integrada por las sociedades Tragsa, Tragsatec, Trapsa,

Cytasa y Dcypar– Recursos propios: más de 165 millones de euros– Volumen de actividad: 342 millones de euros anuales.– 9.309 empleados– 89 oficinas en España y 4 oficinas en el extranjero

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El proyecto

u Punto de partida. Febrero de 2000:Objetivo I: Diseñar de un Sistema de Gestión

Documental de Tragsa.Objetivo II : Avanzar hacia un modelo de

aprovechamiento del conocimiento y de lassinergias existentes dentro del Grupo.

Objetivo III: Extender el modelo al resto delas empresas del grupo.

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Puntos fuertes del proyecto

u Apoyo decidido de la Presidencia del Grupou Liderazgo asumido por la Dirección de

Desarrollo Corporativo del Grupo.u Fuerte evolución en los últimos años en

materia de Sistemas de Información.u Trabajo en equipo

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Dificultades

u Gran sentido de la territorialidadu Desconfianza ante implantaciones de proyectos

nuevosu Poca cultura de compartir información

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Auditoria: objetivos

u Partir de un marco conocido en materia deconocimiento explícito.

u Identificar posibles problemas e ineficiencias en loscircuitos de información.

u Recoger opiniones, expectativas y necesidades delpersonal de la empresa.

u Identificar núcleos de conocimiento y “mejorespracticas”

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Auditoria: proceso

u Diseño del ámbito de cobertura de la auditoría porInforárea.

» Producción de documentos internos» Uso de fuentes externas de información» Circuitos de información» Necesidades en relación con la experiencia y conocimiento de la

empresa.

u Entrevistas personales: 250 personas durante unperiodo de 3 meses.

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Auditoria: resultadou Diagnóstico de la situación.u Propuestas generales de actuación

– Hacia la racionalización del la organización y los circuitosdocumentales

– Hacia la integración de la información documental: fuentesinternas y externas de información.

– Hacia la definición de un modelo de núcleos deconocimiento a partir del cual se articule el proyecto degestión del conocimiento

u Mapa documental de Tragsa

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Auditoria: las opinionesu El 99% de los entrevistados del Área técnica

atribuyen gran valor al conocimiento de la empresa yconsideran necesario un mayor aprovechamiento de laexperiencia existente.

u En los ámbitos no técnicos (administrativos yorganizativos) la gestión del conocimiento se ve comouna forma de compartir mejores prácticas.

u El acceso a la documentación y a la información esclave para la mejora de la eficiencia de la empresa. Seconsidera difícil avanzar en la gestión delconocimiento sin una mayor cultura informacional.

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Auditoria: las opinionesu El conocimiento tácito en materia técnica es muy

importante. A través de los canales informales sesabe quien sabe de qué en la empresa. Estos canalessin embargo son difíciles de conocer para el personalde nueva incorporación.

u La explicitación del conocimiento tácito, aunquenecesaria, no se considera suficiente como medio detransmisión del conocimiento y de creación de unacultura de aprendizaje. La transmisión deconocimiento mediante un contacto más directo conlos expertos se considera de vital importancia.

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Auditoria: las opiniones

u Las aportaciones dentro de un modelo degestión de conocimiento deben de serincentivadas y reconocidas adecuadamente.

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El Mapa de gestión documental

u Indica:– Qué documentos hay en la empresa– A qué función/es responden– Quien tiene atribuciones sobre los mismos– Cuál es su soporte– Dónde y cómo se pueden localizar– Qué relación tienen con los sistemas de datos

corporativos

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El Mapa de gestión documental

u Indica:– Que relación tienen con las normas y

procedimientos establecidos en la organización.– Cuáles tienen valor para el conocimiento de la

empresa– La política de retención (cuáles se deben preservar

y cuáles eliminar).

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El Mapa de gestión documental

u Herramienta de uso público, integrada en la IntranetCorporativa.

u Contribuye a la creación de una cultura de lainformación compartida

u Permite identificar los focos que contienenconocimiento explícito dentro de la organización

u Es la base para programar una transición haciaentornos de información electrónica integrada.

Gestión electrónica de documentosGED

Bases de datos corporativasERP/Datawarehouse

Sistema de archivos en papel

Fuentes de información externas

Bases de conocimientos

CENTRAL REG LOC

Archiva susdocumentos yconsulta todos

Archiva susdocumentos

consulta suyos + A.

Archiva susdocumentos y

los consulta

Captura susdatos y

consulta todos

Custodia doc.de gestión, yarch. central

Captura sus datosy consulta suyos +

Areas

Custodia doc. degestión y arch.

intermedios

Captura susdatos y los

consulta

Custodiaarchivos de

gestión

Aporta yconsulta todo

Sugiere yconsulta todo

Aporta yconsulta todo

Aporta yconsulta todo

Gestiona yconsulta todo

Sugiere yconsulta todo

Modelo de integración información-conocimientos

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u Definición de las áreas de experienciau Desarrollo del núcleo de conocimiento modelos de

actuaciónu Desarrollo del núcleo de conocimiento actuaciones

singulares de Tragsau Desarrollo del núcleo de conocimiento “Cuadernos de

tecnología”u Desarrollo del núcleo de conocimiento clientes y contactosu Identificación de punteros de conocimiento

Líneas de actuación en materia deGestión del Conocimiento

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EVOLUCIÓN:– La intranet de la empresa se convierte en la herramienta

esencial para que partiendo del Mapa de Conocimientosea posible acceder a la información deseada.

– Los elementos a incorporar y desarrollar serán» AREAS DE EXPERIENCIA» DIRECTORIOS» INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA» DOCUMENTACIÓN (integrando documentación externa)» ENLACES

Del Mapa de Gestión Documental alMapa de Gestión del Conocimiento

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Objetivos conseguidos

u Conocer los flujos de información en laorganización y las necesidades prácticas respectoa la gestión del conocimiento.

u Crear uno de los pilares necesarios para eldesarrollo de un proyecto de gestión delconocimiento: información compartida accesiblepor cualquier persona de la organización

u Sentar las bases para el desarrollo de una culturainformacional

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Finalmente...No se puede caminar hacia un modelo de gestión del

conocimiento sin un adecuado modelo de gestión de lainformación.

La auditoría de información, es esencial para conocer larealidad de la que se parte.

La auditoría de la información puede ser aprovechada paraextraer información muy valiosa: requerimientos, datos,opiniones, matices culturales etc que permitan concebir unmodelo de gestión del conocimiento adaptado a lasnecesidades reales.

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Finalmente...

u La auditoría de la información permite eldiseño de distintos niveles de Mapas deInformación y conocimiento de la empresa

u Los Mapas facilitan el conocimiento y acceso ala información por parte de todos losintegrantes de la organización además de ser ensi mismos instrumentos básicos para la gestiónde la información.