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Conceito de Planejamento Operacional

Objetivos Operacionais

Análise dos Objetivos

Planejamento do Uso do Tempo

Planejamento de Recursos

Análise dos Riscos

Políticas e Procedimentos

Estrutura Organizacional

Previsão dos Meios de Controle

Estudo de Caso

Definições

• Objetivo: São resultados futuros que se pretende atingir,

que se pretende alcançar dentro de certo espaço de

tempo;

• Planejamento: É o que determina antecipadamente

quais são os objetivos que devem ser atingidos e o que

se deve fazer para alcançá-los;

• Plano: É um curso determinado de ações necessárias

para atingir um objetivo. É o produto do planejamento.

Planejamento

Definições Planejamento estratégico: • Planejamento global;

• Projetado a longo prazo;

• Envolve a organização como uma totalidade.

Planejamento Tático: • Envolve cada área especializada da empresa;

• Projetado a médio prazo;

• Abrange recursos específicos e departamentais;

• Chiavenato - Planejamento Tático;

• Maximiano - Planejamento Administrativo e/ou Funcional.

Planejamento Operacional: • Abrange cada operação; • Projetado a curto prazo;

• Envolve uma tarefa ou atividade.

Conceito - Planejamento Operacional

• Pode ser visualizado como um sistema;

• Inicia por objetivos traçados pelo planejamento Estratégico;

• Executa de forma concreta os planos funcionais;

• “O que fazer” e “como fazer”;

• Tarefas e operações;

• Otimização e maximização de resultados;

• Identifica e determina ações futuras no nível operacional;

• Detalhamento das tarefas e operações;

• Imediatista, focaliza apenas o curto prazo;

• Aborda apenas uma tarefa ou operação;

Objetivos Operacionais

• Especificar cada tarefa ou operação da

organização;

• Explicar como as estratégias funcionais são

realizadas por meio de planos operacionais;

• Definir as ações específicas e concretas

• Permite realizar os objetivos dos níveis anteriores

(funcional e estratégico).

Planos Operacionais

Chiavenato classificou os planos operacionais em quatro tipos:

Procedimentos • Métodos de trabalho e execução.

Orçamentos • Dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espaço de

tempo.

Programações • Tempo. Correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem

ser executadas.

Regulamentos • Comportamento solicitado às pessoas.

Etapas e Ferramentas Operacionais

Já Maximiano, definiu o planejamento operacional nas seguintes

etapas ou decisões principais:

• Análise dos objetivos;

• Planejamento do uso do tempo;

• Planejamento dos recursos;

• Avaliação dos riscos;

• Previsão dos meios de Controle.

Análise dos Objetivos

Planejamento do Uso do Tempo

Planejamento Dos Recursos

Avaliação dos Riscos

Desenho do Cronograma

Elaboração do Orçamento

Estrutura Organizacional

Politicas e Procedimentos

Análise dos Objetivos

Definição: Ponto de partida para elaboração dos Planos Operacionais.

Objetivo:

• Uma situação ou estado futuro desejado;

• A realização de um produto físico ou conceitual;

• A realização de um evento;

• Processo do Planejamento Operacional: divisão de um objetivo em

objetivos menores;

• Forma uma cadeia de meios e fins;

• Pode ser representado por um gráfico chamado estrutura analítica.

Análise dos Objetivos

• É importante exercitar a criatividade;

• Fazer uma lista exaustiva de produtos (ou objetivos);

• Assegurar que o objetivo principal seja realizado;

• Os produtos, de preferência devem ser indicados por substantivos.

A figura a seguir apresenta uma estrutura analítica em forma de árvore:

OLIMPÍADAS DOS

ESTUDANTES DE

ADMINISTRAÇÃO

COMPETIÇÕES PÚBLICO LOCAL

• Atletas e equipes

• Locais de

hospedagem

• Organização das

Competições

• Juízes

• Premiação

• Divulgação do

evento

• Venda de

ingressos

• Orientação para

acesso aos locais

de competição

• Organização dos

locais de

realização das

competições

• Sinalização dos

locais

• Imprensa

Planejamento do Uso do Tempo

Análise dos Objetivos

Identificação das Atividades

Programação do Trabalho

Desenho do Cronograma

• Esforço X Objetivo;

• O esforço se faz por meio de atividades que consomem

tempo.

Planejamento do Uso do Tempo

Para planejar o uso do tempo é essencial:

• Identificar atividades necessárias;

• Estimar a duração;

• Definir sequência e os momentos de início e término;

• Registrar em um Cronograma.

Planejamento do Uso do Tempo

• É necessária para realizar os objetivos;

• Tem por base a estrutura analítica;

• Relaciona-se com o entendimento dos objetivos, criatividade e

experiência;

• Pode envolver estudos e pesquisas;

• Estudo do ciclo de vida do projeto - todas as atividades devem ser

lembradas.

Exemplo de estrutura analítica:

OLIMPÍADAS DOS

ESTUDANTES DE

ADMINISTRAÇÃO

COMPETIÇÕES PÚBLICO LOCAL

• Convocar atletas

e equipes

• Definir e mobilizar

locais de

hospedagem

• Transportar e

hospedar atletas

e equipes

• Definir as chaves

das competições

• Contratar juízes

• Iniciar e encerrar

a Olimpíada

• Divulgar o evento

• Organizar a

venda dos

ingressos

• Organizar e

sinalizar o acesso

aos locais de

competições

• Recepcionar o

público nos locais

• Organizar sistemas

de proteção do

Público

• Identificar e

garantir o uso dos

locais das

competições

• Organizar e

sinalizar os locais

das competições

• Preparar a dala

de Imprensa

• Organizar a

segurança do

local

*Atividades são representadas por verbos na estrutura analítica.

Planejamento do Uso do Tempo

• Distribuição de atividades ao longo do tempo;

• É necessário definir a estimativa de sua duração e decidir seu sequenciamento;

• Transforma as atividades em programas de trabalho

com metas;

• Ações associadas a um calendário.

Planejamento do Uso do Tempo

Programas de Trabalho

• Atividades associadas a prazos;

• A duração das mesmas é estimada.

Sequenciamento

• Ordem das atividades.

Planejamento do Uso do Tempo

Fatores que influenciam o sequenciamento:

Lógica • Atividades interdependentes.

Decisão • Ordem definida arbitrariamente, desde que não viole nenhuma

lógica.

Condicionantes externos • Fatores externos que afetam a lógica das dependências.

Planejamento do Uso do Tempo

• As informações são registradas em uma tabela;

• O preenchimento dessa tabela pode ser feito com o auxílio

de um diagrama de precedências;

• As decisões de programação são representadas por meio

de cronogramas e/ou diagramas de redes.

Exemplo de Tabela de Precedências:

NÚMERO ATIVIDADE DURAÇÃO ATIVIDADE

PRECEDENTE

1 Convocar atletas e equipes 1 mês 2

2 Divulgar o Evento 9 meses 4

3 Realizar a competição 1 semana Todas

4 Organizar o local das competições 6 meses 5

5 Identificar e garantir o uso dos locais para as competições

6 meses 4

6 Definir as chaves das competições 1 mês 1

7 Contratar juízes 1 mês 6

ATIVIDADE 5 Garantir locais das

competições

ATIVIDADE 2

Divulgar o Evento

ATIVIDADE 1

Convocar atletas e

equipes

ATIVIDADE 6

Definir chaves

ATIVIDADE 7

Contratar juízes

ATIVIDADE 4

Organizar locais

ATIVIDADE 3

Realizar competição

Planejamento do Uso do Tempo

• Gráfico de Gantt (Henry Gantt);

• Representação gráfica de decisões;

• Mostra, dentro de um calendário, quando as atividades devem

ocorrer;

• Sua forma mais comum é chamada de cronograma de barras

(tabela matriz);

Formas de desenhar um cronograma: • A passagem do tempo pode ser assinalada em um calendário;

• Por meio de datas limites para realização de atividades.

Exemplo de Cronograma:

• As colunas representam a passagem do tempo;

• As linhas ou barras representam as atividades.

Tempo (meses)

Realizar a competição

Contratar Juízes

Definir chaves

Convocar atletas

Organizar locais

Garantir locais

Divulgar Evento

Planejamento do Uso do Tempo

• São diagramas de precedência que assinalam os tempos

de execução de atividades;

• As atividades e seus tempos são registradas em caixas,

ligadas por meio de setas;

• As setas representam apenas ligação ou dependência das

atividades entre si;

• As atividades são paralelas, portanto há vários caminhos

que vão do início ao fim da rede;

Planejamento do Uso do Tempo

• O caminho mais longo, que consome mais tempo, é

denominado Caminho Crítico;

• As sequências que não fazem parte dele podem ser

atrasadas ou adiantadas;

• O caminho crítico não pode ter atrasos, ou o tempo total

de execução da rede aumenta.

ATIVIDADE 5

6 MESES 6

ATIVIDADE 2

9 MESES 9

ATIVIDADE 1

1 MÊS 1

ATIVIDADE 6

1 MÊS 1

ATIVIDADE 5

1 MÊS 8

ATIVIDADE 5

1 MÊS 2

ATIVIDADE 5

1 MÊS 10

CAMINHO CRÍTICO

Planejamento de Recursos

Define e identifica custos e os recursos necessários para realizar

as atividades.

Categorias principais de recursos:

• Mão de obra;

• Material permanente;

• Material de Consumo;

• Serviços;

• Outras despesas.

Planejamento de Recursos

Principais instrumentos de controle das despesas, estimam os custos totais para

realizar os objetivos.

Para preparação de um orçamento é necessário uma estimativa de custos.

Informações necessárias para preparar um orçamento: • Custo unitário de cada recurso;

• Duração das atividades;

• Custos Indiretos.

O orçamento pode ser apresentado no formato de Cronograma de Reembolsos.

ITENS DE CUSTO JAN FEV MAR ABR TOTAL

Mão-de-obra

Material Permanentes

(Investimentos)

Material de Consumo

Serviços

Outras despesas

Avaliação dos Riscos

DEFINIÇÃO DE RISCOS:

São fatores que afetam a realização ou o resultado

das atividades.

Como avaliá-los?

• Identificação

• Análise

• Planejamento

BAIXO IMPACTO/ALTA

PROBABILIDADE

ALTO IMPACTO/ALTA

PROBABILIDADE

BAIXO IMPACTO/BAIXA

PROBABILIDADE

ALTO IMPACTO/BAIXA

PROBABILIDADE

BAIXO

IMPACTO

ALTO

BAIXA

ALTA

PROBABILIDADE

Avaliação dos Riscos

Empreendedor:

RISCO X OPORTUNIDADE

Avaliação dos Riscos

A imagem a seguir apresenta um plano de identificação e respostas aos riscos para um projeto de mudança de

residência.

Veja como a família pretende lidar com os riscos que

identificou:

RISCO % IMPACTO % RESPOSTAS (AÇÃO

PREVENTIVA)

EVENTO

DEFLAGRADOR

(AÇÃO

PREVENTIVA

PLANO

CONTINGEN-

CIAL (AÇÃO

CORRETIVA)

1 Imóvel de origem não ser vendido

25 Recursos

financeiros não disponíveis

100

Mapear previamente

potenciais compradores

Nenhuma oferta de compra feita

até Ago./03

Solicitar empréstimo

bancário

2

Deixar de receber

correspondências e entregas costumeiras

25 Dificuldades em

ser localizado pelos contatos

25

Fazer lista completa de contatos durante

os nove meses que antecedem a

mudança

Ausência de correspondências

ou entregas de periódicos por um

mês após a mudança

Verificar, durante

quatro meses se há entregas no

enderece antigo

3 Dano a bens durante a mudança

25 Aumento do

custo do projeto 75

Fazer um seguro da mudança

Bem danificado Acionar Seguro

4 Atraso no transporte

10 Aumento do

prazo do projeto 100

Selecionar bem a empresa

transportadora (inclusive veículo)

Transporte não chegar ao destino

no horário

Reservar outro local para pernoite

5

Atraso na preparação do novo apartamento

10 Inviabilização da

mudança 100

Trabalhar com folga no cronograma dos

fornecedores

Móveis e equipamentos

não instalados no prazo desejado

Preparar equipamentos e

móveis alternativos

Políticas e Procedimentos

• São planos operacionais permanentes;

• Políticas definem os critérios que devem orientar a

tomada de decisões para resolução de adversidades;

• Procedimentos especificam quais atividades devem

ser realizadas para cumprir um objetivo.

Estrutura Organizacional

• Funciona como um plano permanente;

• Define as responsabilidades;

• Determina a autoridade;

• Estabelece o sistema de comunicações

dentro da organização.

Previsão dos Meios de Controle

Indica um processo administrativo em que as atividades

são comparadas com o que foi planejado.

Pode avaliar:

• Consumo de recursos;

• Riscos;

• Objetivos e qualquer outra variável incluída nos planos.

Conclusão

O Planejamento Operacional:

• Assegura a execução das tarefas e operações de acordo

com a adoção de políticas e procedimentos;

• Aprimora e potencializa as atividades;

• Sempre há um conteúdo operacional em qualquer tipo de

plano;

• Os planos operacionais se proliferam nas diversas áreas e

funções da empresa;

• Essencial para o desenvolvimento de uma organização;

• Regularidade e otimização das tarefas, para alcançar os

objetivos principais (ou estratégicos) da instituição com

eficiência.