ผู บรรยาย พ ต อ หญิง วิไลลักษณ เต...

• ผบรรยาย

พ.ต.อ.หญง วไลลกษณ เตชะสวรรณา รศ. (สบ.๔) กลมงานคณาจารย

คณะตารวจศาสตร โรงเรยนนายรอยตารวจ

ขอบเขตการใชบงคบ

ใชบงคบกบสวนราชการ

สวนราชการ หมายถง กระทรวง ทบวง กรม

สานกงาน หรอหนวยงานอนใดของรฐ ทงใน

ราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวน

ภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน สวนราชการใน

ตางประเทศและใหหมายความรวมถงคณะกรรมการ

ดวย

• ความหมายของงานสารบรรณ

• สาระ + บรรณ = หนงสอทเปนหลกฐาน

• งานสารบรรณ = งานเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต

การจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการ

ทาลาย

• คด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จา ทาสาเนา สง หรอสอ

ขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ

สงการ ตอบ ทารหส เกบเขาท คนหา ตดตาม และทาลาย

๑. สวนราชการใดมความจาเปนจะตองปฏบต

งานสารบรรณนอกเหนอไปจากทไดกาหนดไวใน

ระเบยบ ใหขอทาความตกลงกบผรกษาการตาม

ระเบยบ

๒. ในกรณทกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษา

ความปลอดภยแหงชาตหรอระเบยบวาดวยการรกษา

ความลบของทางราชการกาหนดวธปฏบตเกยวกบ

งานสารบรรณไวเปนอยางอน ใหปฏบตตามกฎหมาย

หรอระเบยบวาดวยการนน

หลกสตร ฝายอานวยการ วทยาลยการตารวจ

• ความหมายของหนงสอราชการ• เอกสารทเปนหลกฐานทางราชการ

• ประเภทของหนงสอราชการ ม ๖ ประเภท

หลกสตร ฝายอานวยการ วทยาลยการตารวจ

• ๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

• ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซง

มใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก

๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ

หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

หลกสตร ฝายอานวยการ วทยาลยการตารวจ

๔. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐาน

ในราชการ

• ๕. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย

ระเบยบ หรอขอบงคบ

• ๖. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกส

อเลกทรอนกส หมายความวา การประยกตใช

วธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา

หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และให

หมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง

วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบ

การประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หมายความวา การรบสงขอมลขาวสาร หรอ

หนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทาง

อเลกทรอนกส

สอกลางบนทกขอมล หมายความถง

สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทาง

อเลกทรอนกส เชน

แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก

จานแมเหลก แผนซด – อานอยางเดยว หรอ

แผนดจทลเอนกประสงค เปนตน

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขน

เนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐาน

ในราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง

แถบบนทกภาพและ สอกลางบนทกขอมลดวย หรอ

หนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และ

เจาหนาทไดรบ

เขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามท

กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม

เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน

โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน

หนงสออน

การตดตอราชการนอกจากการจะดาเนนการ

โดยหนงสอทเปนเอกสาร สามารถดาเนนการ

ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได

ในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครง

และใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอได

จดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนราชการ

ผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแต

กรณเปนเรองสาคญจาเปนตองยนยนเปนเอกสาร

ใหทาเอกสารยนยนตามไปทนท

หนงสอราชการม ๖ ชนด

๑. หนงสอภายนอก

๒. หนงสอภายใน

๓. หนงสอประทบตรา

๔. หนงสอสงการ

๕. หนงสอประชาสมพนธ

๖. หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปน

หลกฐานในราชการ

หลกสตร ฝายอานวยการ วทยาลยการตารวจ

๑. หนงสอภายนอก ใชอยางไร

• หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธการ

• หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ทบวง กรม หรอ จงหวด

• หนงสอทสวนราชการมถงหนวยงานอนใดทมใชสวนราชการ

• หนงสอทสวนราชการมถงบคคลภายนอก

การลงทตงสวนราชการเจาของหนงสอ

สานกนายกรฐมนตร ทาเนยบรฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐

สานกนายกรฐมนตรทาเนยบรฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐

สานกงานปลดสานกนายกรฐมนตร ทาเนยบรฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐

ถกทกแบบ

หนงสอกระทรวงเกษตรและสหกรณ

๔๑๓

๒

อางถง ดวนท กษ ๐๒๐๑/๖๘๒๕

๑ ๒๓

ดวน

ลงวนท ๘ กรกฎาคม ๒๕๔๖๔

ชอเรอง ใหสรปใจความสาคญของหนงสอใหสนทสด แลวนามากาหนดเปนชอเรอง ชอเรองจงตองสอดคลองกบขอความของหนงสอ ถาเคยมหนงสอตดตอกนมากอนแลว ใหใชชอเรองเดม เรอง การลงโทษขาราชการ เรอง การชวยเหลอผประสบอทกภย เรอง ขอหารอระเบยบงานสารบรรณ เรอง ขอหารอระเบยบงานสารบรรณ

ดวยกรมสรรพากรจะจดการฝกอบรมการเขยนหนงสอราชการ ใหกบขาราชการ

บรรจใหมหลกสตรเจาหนาทบรหารงานทวไป ตาแหนงระดบ ๓ จานวน ๕๐ คน

ระหวางวนท ๑๔ - ๑๖ มกราคม ๒๕๕๕ และกาหนดใหมการบรรยายวชาระเบยบงานสาร

บรรณ ในวนท ๑๖ มกราคม ๒๕๕๕ เวลา ๐๙.๐๐ - ๑๒.๐๐ ณ หองประชมฤดมาศ

โรงแรมสยามซตเขตราชเทว กรงเทพมหานคร

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะห

วทยากรบรรยายดงกลาวดวย จกขอบคณมาก

สวน

เหต

สวน

ความ

ประสงค

สวน

สรป

ความ

การใชคานาหนานามใหใชคานานามตามทกฎหมายกาหนด ไดแก

นาย นาง นางสาว ยศ บรรดาศกด

ฐานนดรศกด คณหญง ทานผหญง

ผทมยศใหพมพ“ยศ”อยหนาลายมอชอ เชน

พลตารวจเอก เพรยวพนธ ดามาพงศ (ลายมอชอ)

(เพรยวพนธ ดามาพงศ)

ผบญชาการตารวจแหงชาต

การใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย

การใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม

พ.ศ. ๒๕๓๖

กาหนดใหใช ศาสตราจารย รองศาสตราจารย

ผชวยศาสตราจารย เปนคานาหนานาม

ดร. นายแพทย แพทยหญง เภสชกร ไมใชคานาหนานาม จงนามาใชเปนคานาหนานามมได

× × ×

รอยตารวจเอก ประชย เปยมสมบรณ (ลายมอชอ)

(ศาสตราจารยประชย เปยมสมบรณ)

รองนายกรฐมนตร

พนตารวจโท กตบด ประวตร (ลายมอชอ)

(หมอมหลวงกตบด ประวตร)

จนตนา ยศสนทร (ลายมอชอ)

(ศาสตราจารย คณหญงจนตนา ยศสนทร)

ดร. นายแพทย แพทยหญง เภสชกร

× ××

รอยตารวจเอก ประชย เปยมสมบรณ (ลายมอชอ)

(ศาสตราจารยประชย เปยมสมบรณ)

รองนายกรฐมนตร

พนตารวจโท กตบด ประวตร (ลายมอชอ)

(หมอมหลวงเจตกตบด ประวตร)

จนตนา ยศสนทร (ลายมอชอ)

(ศาสตราจารย คณหญงจนตนา ยศสนทร)

ดร. นายแพทย แพทยหญง เภสชกร

× ××

๒. หนงสอภายใน ใชอยางไร

หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอ

ภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม

หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ

ใชกระดาษบนทกขอความ

ชนความลบชนความเรว บนทกขอความ

สวนราชการ..................................................................................ท.....................................วนท

.......................................................เรอง.............................................................................................

.คาขนตน เรยนหรอกราบเรยน

ลงชอ)

(พมพชอเตม)

ตาแหนง

ชนความลบ

..........................................................................................................................

กรม.........สานก/กอง..........โทร ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔

อธบด...................................

ตช ๐๐๐๙/๒๔ ๕ มกราคม ๒๕๕๔ ขออนมตเดนทางไปราชการ

ขอความ

................................................

อางถง (ไมม)

สงทสงมาดวย (ไมม)

}

ขอควรระวง

หลกสตร ฝายอานวยการ วทยาลยการตารวจ

๓. หนงสอประทบตรา

• หนงสอทใชการประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป

โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวน

ราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอกากบตรา

ใชอยางไร

• หนงสอตดตอระหวางสวนราชการกบสวนราชการ

• หนงสอตดตอระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก

ใชในกรณทมใชเรองสาคญ

๑. การขอรายละเอยดเพมเตม

๒. การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร

๓. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญหรอการเงน

๔. การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการท

เกยวของทราบ

๕. การเตอนเรองทคาง

๖. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป

กาหนดเปนคาสงใหใชหนงสอประทบตรา

ถง ชอสวนราชการ หนวยงาน หรอชอบคคล

ถง กระทรวงมหาดไทย นายไทย ใจด

สวนราชการเจาของหนงสอ

ชนความลบ

สวนราชการเจาของเรอง

โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔

โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖

ท นร ๐๑๐๕/

ขอความ..............................................................

.............................................................................................

..........................................................................................

ชนความเรว

มกราคม ๒๕๕๕

ชนความลบ

ภาคภม

ภาคภม

ภาคภม

ภาคภม

ภาคภม

๔.หนงสอสงการ “

๔.๑ คาสง”

• บรรดาขอความทผบงคบบญชา

สงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย

ใชกระดาษตราครฑ

หนงสอสงการ “

๔.๒ ระเบยบ”

• บรรดาขอความทผมอานาจหนาท

ไดวางไวโดยจะอาศยอานาจของกฎหมาย

หรอไมกไดเพอถอเปนหลกปฏบตงาน

เปนการประจา ใชกระดาษตราครฑ

• หนงสอสงการ “

๔.๓ ขอบงคบ”

• บรรดาขอความทผมอานาจ

หนาท กาหนดใหใชโดยอาศย

อานาจของกฎหมายทบญญตให

กระทาได ใชกระดาษตราครฑ

หนงสอประชาสมพนธ “

๕.๑ ประกาศ”

• บรรดาขอความททางราชการ

ประกาศ หรอชแจงใหทราบ หรอ

แนะแนวทางปฏบต

๕. หนงสอประชาสมพนธ “

๕.๒ แถลงการณ”

บรรดาขอความททางราชการแถลง

เพอทาความเขาใจในกจการของทาง

ราชการ หรอเหตการณหรอกรณใดๆ

ใหทราบชดเจนโดยทวกน

ใชกระดาษตราครฑ

หนงสอประชาสมพนธ “

๕.๓ ขาว”

• บรรดาขอความททางราชการ

เหนสมควรเผยแพรใหทราบ

ขอแตกตาง

หนงสอประชาสมพนธ ขาว

ไมมตราครฑ

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไว

เปนหลกฐานในราชการ เชน

๖.๑ หนงสอรบรอง

๖.๒ รายงานการประชม

๖.๓ บนทก

๖.๔ หนงสออน

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไว

เปนหลกฐานในราชการ

๖.๑ หนงสอรบรอง

• หนงสอทสวนราชการออกให

เพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอ

หนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนง

อยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไป

ไมจาเพาะเจาะจง

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปน

หลกฐานในราชการ

๖.๒ บนทก

• ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา

• ผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา

• ขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรม

ตดตอกนในการปฏบตราชการ

• ใชกระดาษบนทกขอความหรอไมกได

๖.หนงสอททาขนหรอรบไว

เปนหลกฐานทางราชการ

๖.๓ รายงานการประชม การบนทกความคดเหนของผมา

ประชม ผเขารวมประชม และมต

ทประชมไวเปนหลกฐาน

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจาก

การปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถง

ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอ

ของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขา

ทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง

ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตาม

กฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง

สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และคารอง เปนตน

หนงสออน

หนงสอราชการ

หนงสอทจดทาขนโดยปกตใหม สาเนาคฉบบ

เกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมสาเนาเกบไวท

หนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ

สาเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอหรอ

ลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจ

ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง

ดานขวามอของหนงสอ

การรบรองสาเนา การรบรองสาเนาใหใชคาวา สาเนาถกตอง โดยให

เจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรอง ลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจง และตาแหนง รวมทงลงวน เดอน ป ทขอบลางของหนงสอ

ตวอยาง สาเนาถกตอง

(ลงชอ) ร.ต.อ. (ณเดชน คกมยะ) พงส. (สบ ๒) ๒๘ ตลาคม ๒๕๕๔

ชนความเรว

ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนทท

ไดรบหนงสอ

ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว

ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต

เทาทจะทาได

หลกสตรงานธรการและกาลงพล ประจาป ๒๕๕๔

• การสารบรรณตารวจ

ระเบยบงานสารบรรณตารวจ

ก. ประมวลระเบยบการตารวจเกยวกบคด

ข. ประมวลระเบยบการตารวจไมเกยวกบคด

ค. หนงสอสงการของ ผบ.ตร.

หลกสตรงานธรการและกาลงพล ประจาป ๒๕๕๔

• การสารบรรณตารวจ

ระเบยบงานสารบรรณตารวจ

ก. ลกษณะท ๕๔

ข. ลกษณะท ๕๖

ค. ลกษณะท ๕๓

• การสารบรรณตารวจ

การสงการกระทาได ๔ วธ

๑. กระทาดวยหนงสอ

๒. กระทาดวยวาจา

๓. กระทาดวยเครองมอสอสาร

๔. กระทาดวยวธการทางอเลกทรอนกส

คาขนตนในบนทกขอความ และการลงความเหน

เรยน

เรยน

พ.ต.อ.

( )

๘ ก.พ.๒๕๕๔

พล.ต.อ.

( )

๘ ก.พ.๒๕๕๔

เรยน

พล.ต.ต.

( )

๘ ก.พ.๒๕๕๔

๑. เรองเดม หรอตนเรอง

๒. ขอเทจจรง

๓. ขอกฎหมายหรอระเบยบ

๔. ขอพจารณา

๕. ขอเสนอ

การจดทาหนงสอเสนอ ตร./นายกรฐมนตร

หรอผทไดรบมอบหมาย

การรบรองสาเนาหนงสอ

สาเนาถกตอง

ร.ต.ต.

(พทกษ ประชา)

รอง สว.ฝอ.๑ บก.......

๘ ม.ค.๒๕๕๕

๑. กรณตดไปหนงสอทาใน

นาม ตร.

ให สว.ขนไปรบรอง

๒. กรณตดไปหนงสอทาใน

นาม ผบช. ลงไป

ให รอง สว.ขนไป

รบรอง

หลกสตรงานธรการและกาลงพล ประจาป ๒๕๕๔

• การเสนองาน (เสนอตอตร.)

ฝายสารบรรณ

สานกงาน

เลขานการตารวจ

แหงชาต

ผบงคบบญชาสงการเจาของ

เรอง

• การใชคายอในสวนราชการสานกงานตารวจแหงชาต

สานกงานตารวจแหงชาต ตร.

หลกสตรงานธรการและกาลงพล ประจาป ๒๕๕๔

• การกาหนดเลขประจาหนวยงานภายในสานกงานตารวจ

แหงชาต

สานกงานตารวจแหงชาต ตช

ตารวจภธรภาค ๗ ตช ๐๐๒๒

หลกสตรงานธรการและกาลงพล ประจาป ๒๕๕๔

• การกาหนดเลขประจาหนวยงานภายในสานกงานตารวจ

แหงชาต

.๑ บก.

.๑๒ กก.

.๑๒๓ งาน

กรณ บช.

• การกาหนดเลขประจาหนวยงานภายในสานกงานตารวจ

แหงชาต

.๑ กก.

.๑๒ งาน

กรณ บก.ในสงกด ตร. เชน กง. งป.

ประสบแตความสข

ความสาเรจในชวตการทางาน

ชวตครอบครว

ประสงคสงใดใหสมหวงในทกประการ