anugerah inovasi kerajaan negeri pulau pinang...
Post on 03-Sep-2019
47 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG
(ICT)
MAJLIS PERBANDARAN SEBERANG PERAI TAHUN 2018
ISI KANDUNGAN
BIL
KANDUNGAN
MUKA SURAT
1. BAHAGIAN 1 : RINGKASAN EKSEKUTIF Ringkasan Eksekutif Bagi Laporan AIKNPP 1-3
2.
BAHAGIAN 2 : LATAR BELAKANG AGENSI Latar Belakang Majlis Perbandaran Seberang Perai (MPSP)
4-18
3.
BAHAGIAN 3 : LAPORAN INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG (BUKAN ICT) - SISTEM PERJANJIAN - SISTEM PENDAKWAAN - DEPOSIT VIA ELECTRONIC TRANSFER 7 DAYS - SISTEM PENGURUSAN BARANG SITAAN - SISTEM SURAT - MY MPSP - COB2U
19-39
40-50
51-59
60-74
75-88
89-103
104-134
4. BAHAGIAN 4 : RUMUSAN 135-136
1
RINGKASAN EKSEKUTIF
BAHAGIAN 1
2
BAHAGIAN 1 : RINGKASAN EKSEKUTIF
Sejajar dengan perubahan ekonomi dan sosial dunia pada masa kini, pelbagai cabaran
baru lagi kompleks yang terpaksa Majlis Perbandaran Seberang Perai (MPSP) hadapi
dan harungi sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Persekitaran ini
menuntut sistem penyampaian perkhidmatan MPSP lebih inovatif dalam menghasilkan
perkhidmatan yang dapat memenuhi ekspektasi serta melangkaui kehendak pelanggan
dan stakeholder.
Oleh yang demikian, MPSP terpaksa menggunakan pendekatan baru dan idea yang
lebih radikal untuk membolehkan MPSP meningkatkan tahap penyampaian
perkhidmatan agar lebih cekap dan berkesan. Budaya inovasi adalah sebahagian
daripada Program Transformasi / Penjenamaan Semula / BPR MPSP. MPSP telah
menyusun strategi untuk meningkatkan budaya inovasi berpandukan kepada rasional-
rasional berikut: -
• Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan
dan stakeholder secara lebih berkesan;
• Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam
menangani kekangan sumber kewangan semasa;
• Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan
baru apabila kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan;
• Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara
optimum.
MPSP pada masa kini menghadapi pelbagai cabaran yang kompleks berikutan dengan
perubahan sosial dan ekonomi sedunia. Persekitaran ini menuntut sistem penyampaian
perkhidmatan MPSP lebih inovatif dalam menghasilkan perkhidmatan yang dapat
memenuhi ekpektasi serta sentiasa responsif kepada kehendak pelanggan dan
‘stakeholders’.
3
Membudayakan inovasi adalah amalan MPSP ketika memberi perkhidmatan kepada
stakeholders dengan menjadikan inovasi sebagai salah satu elemen dalam setiap
pekerjaan atau perkhidmatan. Dengan mengetengahkan sebanyak tujuh (7) inovasi
untuk Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Pulau Pinang (Kategori ICT) pada tahun 2018.
Inovasi yang diketengahkan bukanlah hanya untuk pengiktirafan tetapi ianya sebagai
satu elemen kepada MPSP bagi memberi perkhidmatan yang cemerlang kepada
semua stakeholders. Inovasi – inovasi yang dicalonkan adalah seperti berikut :-
• Sistem Perjanjian • Sistem Pendakwaan
• Deposit Via Electronic Transfer 7 Days
• Sistem Pengurusan Barang Sitaan
• Sistem Surat
• My MPSP
• COB2U
4
LATAR BELAKANG AGENSI
BAHAGIAN 2
5
Sejarah
Seberang Perai atau dahulunya dikenali sebagai Province Wellesley adalah merupakan
sebahagian dari tanah jajahan British pada sekitar tahun 1800. Pentadbiran Seberang
Perai ketika itu berpusat di Pulau Pinang. Dengan keluasan 489.3 kilometer persegi
(km²) dan bilangan penduduk seramai lebih kurang lima ribu (5,000) orang; kawasan
yang dipenuhi belukar, paya dan hutan ini kemudiannya bertukar kepada pertanian
apabila usaha-usaha penerokaan bermula pada tahun 1850.
Setelah Perjanjian Pangkor ditandatangani pada tahun 1874, keluasan Province
Wellesley bertambah menjadi 740.12 kilometer persegi (km²). Kependudukan pula
semakin bertambah khususnya di kawasan pusat perdagangan seperti Butterworth dan
Bukit Mertajam. Keluasan Seberang Perai walau bagaimanapun telah dikurangkan
kepada 738.41 kilometer persegi (km²) kesan daripada perubahan sempadan Sungai
Muda antara Negeri Kedah dan Negeri Pulau Pinang.
Pada tahun 1896, Ordinan Perbandaran diperkenalkan yang membolehkan Kerajaan
Negeri membuat Undang-Undang untuk mengendalikan hal ehwal awam. Pada tahun
1913, satu ordinan baru telah dikeluarkan di mana telah memberi kuasa kepada
Kerajaan Negeri untuk menubuhkan Lembaga Luar Bandar. Majlis Bandaran
Butterworth dan Bukit Mertajam serta Majlis Luar Bandar Utara, Tengah dan Selatan
telah ditubuhkan.
Pada tahun 1961, pentadbiran Majlis Bandaran dan Majlis Luar Bandar telah disatukan
di bawah satu kuasa Majlis Daerah dan ditadbirkan oleh Majlis Daerah masing-masing.
Pada 1 Julai 1974, Akta 171 iaitu Akta Kerajaan Tempatan telah diperkenalkan di mana
ketiga-tiga Majlis Daerah telah disatukan di bawah satu badan yang dikenali sebagai
‘Lembaga Pengurus Kerajaan Tempatan Seberang Perai’. Pada 15 Disember 1976,
melalui pemakaian Akta Kerajaan Tempatan 1976, Lembaga Pengurus Kerajaan
Tempatan Seberang Perai telah dinaiktaraf menjadi Majlis Perbandaran Seberang
Perai, atau lebih dikenali sebagai MPSP.
6
Penduduk
Pada tahun 2017, penduduk Seberang Perai berjumlah 897,600 orang iaitu 53.61% dari
keseluruhan penduduk Negeri Pulau Pinang, dengan pertambahan penduduk sebanyak
1.7% setiap tahun. MPSP kini mentadbir kawasan seluas 738.41 kilometer persegi
(km²). Gambarajah 1 adalah peta yang menunjukkan kawasan yang ditadbir oleh
MPSP kini dan gunatanah di Seberang Perai. Secara amnya, MPSP mentadbir seluruh
kawasan Seberang Perai, iaitu sebahagian daripada Negeri Pulau Pinang yang berada
di Tanah Besar Semenanjung Malaysia.
Gambarajah 1:
Peta Semenanjung Malaysia yang menunjukkan Kawasan Pentadbiran MPSP
7
Visi dan Misi
Bangunan Pentadbiran
Bangunan Ibu Pejabat Majlis Perbandaran
Seberang Perai yang telah dirasmikan pada tahun 1974
Bangunan Ibu Pejabat Majlis Perbandaran
Seberang Perai di Bandar Perda, Bukit
Mertajam mula beroperasi mulai
tahun 2006
8
Kini, Majlis Perbandaran Seberang Perai beroperasi di Bandar Perda, Bukit Mertajam
dan mempunyai dua (2) cawangan iaitu di Kampung Jawa, Butterworth, Seberang Perai
Utara dan Jawi, Seberang Perai Selatan.
9
Peranan
Hubungan MPSP Dengan Stakeholder
10
Carta Organisasi
MPSP ditadbir oleh satu badan pengurusan yang dianggotai oleh Yang Dipertua selaku
ketua eksekutif dan 24 orang Ahli Majlis. Ahli Majlis - Ahli Majlis ini dilantik oleh
Kerajaan Negeri bagi tempoh setahun manakala tempoh pelantikan Yang Dipertua
adalah bergantung kepada perakuan Kerajaan Negeri. Pada masa kini, Yang Dipertua
MPSP ialah YBhg. Dato’ Sr Haji Rozali Bin .
Tuan Yang Dipertua akan mengawal segala pengurusan yang diletakkan di bawah
seliaan Setiausaha Perbandaran. Setiausaha Perbandaran akan menjalankan
penyelarasan ke atas semua Jabatan di MPSP. Terdapat 17 buah Jabatan yang
diketuai oleh Ketua Jabatan masing-masing yang bergelar Pengarah atau Ketua
Jabatan.
11
Piagam Pelanggan
Piagam pelanggan adalah satu komitmen bertulis MPSP kepada pelanggan untuk
memberikan perkhidmatan mengikut standard yang telah ditetapkan.
Jabatan Piagam Pelanggan
Khidmat Pengurusan
Memastikan perkhidmatan multiskill dengan purata
masa menunggu sebelum berurusan di kaunter tidak
melebihi 20 minit
Undang-Undang
Perjanjian ditandatangani dan disetemkan dalam
masa 4 bulan selepas tarikh keluarnya Surat Setuju
Terima
Perbendaharaan
Bil-bil cukai taksiran akan dikeluarkan dalam bulan
Januari bagi setengah tahun pertama dan bulan
Julai bagi setengah tahun kedua tiap-tiap tahun.
Cek / EFT kepada pembekal akan
dicetak/dipindahkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh
dokumen lengkap diterima.
Bayaran cukai taksiran yang diterima, adalah
dikemaskini di paparan bil on-line seperti berikut:
• Bayaran melalui kaunter ibu pejabat MPSP-Serta merta
• Bayaran melalui kaunter pejabat cawangan
MPSP-Hari yang sama
• Bayaran melalui laman web MPSP , agen
bank,TM,TNB & POS-1 hari selepas transaksi • Bayaran melalui lain-lain agensi setempat-3 hari
selepas transaksi
12
Jabatan Piagam Pelanggan Bayaran kompaun letak kereta yang diterima, adalah
dikemaskini di paparan semakan on-line seperti
berikut:
• Bayaran melalui kaunter ibu pejabat MPSP-Serta merta
• Bayaran melalui kaunter pejabat cawangan
MPSP-Hari yang sama
• Bayaran melalui agen bank (RHB) & POS-1 hari selepas transaksi
• Bayaran melalui lain-lain agensi setempat-3 hari selepas transaksi
Penilaian & Pengurusan Harta
Notis kadaran untuk kes bangunan yang melibatkan
Skim Kediaman, Skim Perdagangan dan skim
Perindustrian yang diluluskan secara Sijil Perakuan
Siap dan Pematuhan (CCC) dihantar kepada
pembayar cukai pada hari yang sama Borang F
diterima.
Notis kadaran untuk kes bangunan / tanah selain
daripada Skim Kediaman, Skim Perdagangan dan
Skim Perindustrian yang diluluskan secara CCC
dihantar kepada pembayar cukai tidak melebihi 60
hari daripada tarikh penerimaan kes.
Kesemua keputusan permohonan Tukar Nama
diproses dalam satu (1) hari kecuali permohonan
yang diterima melalui pos atau secara berkelompok.
13
Jabatan Piagam Pelanggan
Perancang Bandar
Memberi keputusan permohonan kebenaran
merancang dalam tempoh 8 minggu daripada tarikh
penerimaan pelan yang telah ditunaikan syarat.
Bangunan
Memproses dan mengeluarkan keputusan terhadap
pelan Bangunan dalam tempoh 37 hari daripada
tarikh permohonan di OSC (Urusetia Pusat
Setempat).
Memproses dan meluluskan pelan bangunan rumah
kediaman dalam tempoh 21 hari
Memproses dan mengeluarkan keputusan permohonan Pelan permit Binaan Sementara Bagi Pelan Berlulus dalam tempoh 2 hari daripada tarikh syarat dipatuhi
Memproses dan meluluskan pelan pindaan dan tambahan rumah kediaman dalam tempoh 1 hari.
Memproses dan meluluskan pelan tambahan dan pindaan kecil rumah kediaman dalam taman perumahan (Buku Panduan) dalam tempoh 1 hari.
Kejuruteraan
Tindakan Pembaikan bagi lampu jalan dan lampu
isyarat yang rosak di ambil tindakan pembaikan
dalam tempoh 24 jam aduan diterima bagi hari
bekerja. Senarai tindakan pembaikan adalah seperti
berikut:
14
Jabatan Piagam Pelanggan Jenis pembaikan lampu jalan:
i. Trip ii. Penggantian alat ganti / komponen dalam kotak
kawalan (feeder pillar) / lantern lampu / tiang lampu jalan
iii. Menanggalkan tiang lampu isyarat dan kotak kawalan (controller) yang dilanggar atau sekiranya rosak akibat kemalangan.
Memastikan kerja-kerja menampal jalan di bawah bidang kuasa MPSP dan jalan dalam taman yang berlubang dilaksanakan dalam tempoh satu (1) hari selepas aduan diterima.
Perkhidmatan Perbandaran
Menjalankan pembersihan parit, jalan dan bahu jalan
dikawasan perumahan 1 kali seminggu .
Menjalankan pembersihan jalan dan bahu jalan di
kawasan komersial berpusat setiap hari.
Memberi perkhidmatan kutipan sisa pepejal domestik
di kawasan skim kediaman 3 kali seminggu.
Menjalankan kerja-kerja pemotongan rumput 21 hari
sepusingan di kawasan perumahan dan komersial.
Kemasyarakatan
Memberi maklum balas tempahan kompleks sukan
dan dewan dalam tempoh satu (1) hari bekerja
Korporat dan Perhubungan Antarabangsa
Maklum balas aduan dikemukakan kepada pengadu
dalam tempoh 3 hari bagi aduan melalui Media Baru
dan 5 hari bagi aduan melalui Sistem Aduan
Konvensional dari tarikh aduan diterima.
15
Jabatan Piagam Pelanggan
Pelesenan
Lesen premis dan iklan
i. Lesen Premis dan Iklan bagi kategori Tidak
Berisiko Dalam Skim dikeluarkan dalam
tempoh serta-merta selepas penerimaan
borang permohonan lengkap
ii. Permohonan Lesen Kategori Tidak berisiko
Luar Skim dan Kategori Berisiko diberi
keputusan dalam tempoh 21 hari setelah
penerimaan borang permohonan yang
lengkap
Lesen Penjaja dikeluarkan serta-merta selepas
penerimaan borang yang lengkap
Lesen Veterinar dikeluarkan serta-merta selepas
penerimaan borang yang lengkap
Permohonan Lesen Hiburan diberi keputusan dalam
tempoh 30 hari dari tarikh permohonan diterima
Menyediakan brif kelulusan penganjuran
(lulus/tolak) dalam tempoh 14 hari selepas tarikh
Mesyuarat Sehenti
Lesen Pemugut Sampah Boleh Dikitar Semula
dikeluarkan serta-merta selepas penerimaan borang
permohonan yang lengkap
Unit OSC (Urusetia Pusat Setempat)
Permohonan pelan pembangunan yang lengkap
diterima, direkod dan dirujuk kepada Jabatan Induk
dan Agensi Teknikal Dalaman dan Luaran dalam
tempoh dua (2) hari
Dokumen pemakluman Keputusan Permohonan dan
Penyerahan oelan berlulus / tolak direkod dan
dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh enam
(6) hari
16
Jabatan Piagam Pelanggan
Perkhidmatan Kesihatan
Memberi suntikan anti tifiod dalam tempoh 30 minit
selepas pendaftaran di Klinik MPSP.
Pesuruhjaya Bangunan
Menangani aduan berkaitan Akta 757 (Akta
Pengurusan Strata 2013) dan sebagainya dalam
tempoh 14 hari dari tarikh aduan diterima.
Mengeluarkan Sijil Perakuan Penubuhan Badan
Pengurusan Bersama (JMB) dalam tempoh 21 hari
selepas maklumat lengkap diperolehi.
Landskap
Melaksanakan kerja-kerja pangkasan 1,000 batang
pokok teduhan landskap di Jalan Negeri dan jalan
Perbandaran setiap bulan
Membaiki alat permainan yang rosak (pembaikan
kecil) dalam tempoh 15 hari daripada tarikh aduan
diterima.
Direktorat Penguatkuasaan
Permohonan Petak Khas
Memperolehi keputusan dalam tempoh tiga ( 3) hari
selepas permohonan dikemukakan.
17
Logo
Logo ini secara rasmi mula digunakan mulai 1hb Februari 1983. Pada keseluruhannya,
logo ini berbentuk perisai diganding oleh dua (2) ekor harimau di kiri dan kanan. Warna-
warna di logo MPSP memberikan maksud berikut:-
Warna Maksud Kuning Kemakmuran
Hijau Islam sebagai Agama Rasmi
Merah Keberanian
Biru Keindahan
Putih Aman dan Damai
18
Bunga Rasmi
Pada tahun 1985, Majlis telah menerima bunga Cassia Biflora atau Kembang Seberang
untuk dijadikan bunga rasmi Majlis Perbandaran Seberang Perai. Ia merupakan sejenis
pokok renek dan dipercayai berasal dari Amerika Utara dan Hindia Timur. Ia hidup
dengan baik dalam cuaca panas dan mengeluarkan bunga sepanjang tahun. Pokok
Bunga Kembang Seberang ini ditanam di seluruh kawasan MPSP dan pohonnya yang
rendang meneduhkan suasana Seberang Perai.
19
LAPORAN PENUH
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG
(KATEGORI ICT)
BAHAGIAN 3
20
INOVASI 1
21
NAMA INOVASI : SISTEM PERJANJIAN
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1. PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Undang - Undang
Jabatan ini bertanggungjawab memberi nasihat perundangan, membuat
dan menggubal undang-undang kecil untuk Majlis. Seterusnya
menguatkuasa undang-undang di dalam kawasan pentadbiran Majlis
termasuklah mengeluar kompaun dan mengambil tindakan mahkamah.
Fungsi Jabatan Undang-Undang adalah :
1. Memberi nasihat perundangan.
2. Menguatkuasakan undang-undang.
3. Menggubal, meminda dan memansuhkan Undang-Undang Kecil yang lapuk.
4. Menjalankan pendakwaan kes-kes Majlis di Mahkamah.
5. Menyediakan dan menyemak kertas aduan, pertuduhan dan saman.
6. Membekal maklumat dan menapis semua affidavit kes sivil.
7. Melantik panel peguam dan menentukan bayaran fee panel peguam.
8. Menyedia dan menyemak perjanjian.
9. Mengkompaun kesalahan.
10. Menyemak kontrak, perintah-perintah dan notis termesti.
11. Melaksanakan waran tangkap dan menyerahkan saman.
12. Urusan keselamatan dan bantuan prosiding Mahkamah Munisipal.
22
Carta Organisasi Jabatan Undang-Undang ditadbir oleh seorang Pengarah iaitu Puan Rosnada Binti Abu
Hassan. Pengarah akan mengawal segala pengurusan yang diletakkan di bawah
seliaan dua (2) orang Penolong Pengarah Kanan. Penolong Pengarah Kanan akan
menjalankan penyelarasan ke atas bahagian di bawah seliaan beliau. Terdapat empat
(4) unit yang diketuai oleh Pengarah dibantu oleh Penolong Pengarah Kanan.
23
Menguruskan hal-hal perkhidmatan, belanjawan
dan kursus/latihan kakitangan mahkamah
M
PENGARAH UNDANG-UNDANG
(L52)
TIMB. PENG. UNDANG-UNDANG (L48 - KOSONG)
PEN. PENG. KANAN UNDANG-UNDANG (L44)
PEN. PENG. KANAN UNDANG-UNDANG (L44)
MAHKAMAH
PEMB. TADBIR (N19) (KONTRAK)
GUBALAN / PANDANGAN
UNDANG2 / KES2 SIVIL / LEMBAGA
RAYUAN / PERPUSTAKAAN
PENTADBIRAN
PEN. PEGAWAI TADBIR KANAN
(N32)
PEN. PEGAWAI UNDANG-UNDANG
(L29)
PEMBANTU OPERASI (N11) (KONTRAK)
PEN. PEGAWAI TADBIR (N29)
PEMB. TADBIR KANAN
(N22)
PENGHANTAR NOTIS (N11)
PENDAKWAAN
PEN. PEGAWAI UNDANG-UNDANG
(KUP) (L32)
PERJANJIAN
PEN. PEGAWAI UNDANG-UNDANG
(L29)
PEMB. TADBIR (N19)
PEMB. TADBIR (N19)
PEMB. TADBIR (N19)
PENGHANTAR NOTIS (N11)
PEMB. TADBIR (N19)
CARTA ORGANISASI JABATAN UNDANG-UNDANG
PEMB. TADBIR (KUP) (N22)
PEMB. TADBIR (KUP) (N22)
EMPAT (4) (PEMBANTU AWAM – H11)
24
MAKLUMAT UNIT PERJANJIAN Unit ini diketuai oleh seorang Penolong Pengarah Kanan dan dibantu oleh enam (6)
orang kakitangan yang terdiri daripada Penolong Pegawai Tadbir Kanan, Penolong
Pegawai Undang-Undang, Penolong Pegawai Tadbir, Pembantu Tadbir (KUP) dan dua
(2) orang Pembantu Tadbir.
UNIT PERJANJIAN
Fungsi Unit Perjanjian adalah:- 1. Menguruskan penyemakan dan penyediaan perjanjian untuk semua jenis kontrak
yang dikemukakan kepada Jabatan Undang-Undang yang melibatkan amaun
RM10,000.00 dan ke atas untuk semua jabatan dan unit di Majlis;
2. Memastikan semua jenis penyediaan / penyemakan perjanjian dimuktamadkan
dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan
kepada kontraktor bagi memenuhi Piagam Pelanggan Undang-Undang selaras
dengan Pekeliling 1PP.
3. Memastikan perjanjian yang dimuktamadkan dapat memelihara kepentingan
Majlis.
PEN. PENG. KANAN UNDANG-UNDANG (L44)
PEN. PEGAWAI TADBIR KANAN
(N32)
PEN. PEGAWAI UNDANG-UNDANG
(L29)
PEN. PEGAWAI TADBIR (N29)
PEMB. TADBIR (KUP) (N22)
PEMB. TADBIR (N19)
PEMB. TADBIR (N19)
25
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
Sesuai dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar proses kerja
jabatan, Unit Perjanjian telah mengkaji semula peranan dan kaedah yang boleh
digunakan sebagai penyelesaian masalah Unit Perjanjian. Satu inovatif telah dihasilkan
bagi meningkatkan kompetensi unit, dimana proses semakan/penyediaan perjanjian
yang sebelum ini dilakukan secara manual telah ditukar kepada Sistem Perjanjian yang
lebih efektif sejajar dengan perkembangan teknologi pada masa kini.
Di Majlis, Akta utama yang yang diguna pakai berkaitan kontrak adalah melalui Akta
Kerajaan Tempatan 1976 dan Perintah Tetap MPSP 1996.
Menurut Akta Kerajaan Tempatan 1976, dengan jelas menyatakan di dalam Seksyen
37 iaitu Kontrak melebihi RM 10,000.00 mana-mana pembelian, perkhidmatan atau
Kerja-Kerja yang melibatkan perbelanjaan Majlis lebih daripada RM 10,000.00
hendaklah dimeteraikan dengan meterai Majlis dan ditandatangani oleh Yang Dipertua,
Setiausaha dan seorang Ahli Majlis dan hendaklan menyatakan;
a) Kerja-kerja atau kewajiban yang hendak dijalankan.
b) Bahan-bahan yang hendak digunakan
c) Harga yang hendak di bayar untuk kerja, kewajipan atau bahan-bahan itu
d) Tempoh atau tempoh-tempoh dalam masa bila kerja atau kewajipan itu hendak
dilakukan atau bahan itu hendak dibekalkan dan
e) Gantirugi kerana pelanggaran kontrak oleh kontraktor,
Dan hendaklah dimeterai dengan meterai Pihak Berkuasa Tempatan itu
Di dalam Perintah Tetap 1996, perkara yang sama juga telah dinyatakan secara
khususnya melibatkan perbelanjaan Majlis. Sehubungan itu, ikatan Kontrak akan
terbentuk apabila semua elemen-elemen dipenuhi iaitu tawaran (offer), penerimaan
(acceptance), balasan (consideration), niat (intention), ketentuan (clarity), dan
26
keupayaan (capacity) sesuatu kontrak hanya boleh berkuat kuasa apabila memenuhi
elemen-elemen tersebut.
Jabatan Undang-Undang dipertanggungjawab untuk menguruskan semakan dan
penyediaan perjanjian bagi semua jenis perjanjian yang melibatkan amaun
RM10,000.00 dan ke atas untuk semua jabatan dan unit di Majlis. Oleh yang demikian,
Unit Perjanjian, Jabatan Undang-Undang telah mewujudkan suatu sistem iaitu Sistem
Perjanjian.
Dianggarkan 250 perjanjian disemak, disedia dan dimuktamadkan oleh Jabatan
Undang-Undang. Salah satu cara untuk mempercepatkan proses semakan/penyediaan
perjanjian adalah dengan mewujudkan Sistem Perjanjian. Jabatan Undang-Undang
mengambil pendekatan yang serius berikutan wujudnya kelewatan dalam menyiapkan
perjanjian sehingga dimatikan setem hasil di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)
Malaysia. Pelanggaran pentadbiran kontrak akan memberi implikasi perundangan yang
serius kepada Majlis.
Justeru, Jabatan Undang-Undang telah mengambil inisiatif menyediakan Sistem
Perjanjian bagi menambah baik pentadbiran kontrak dan memantapkan urus tadbir
pentadbiran kontrak sekaligus memastikan kepentingan Majlis terpelihara.
Oleh yang demikian, Unit Perjanjian terpaksa menggunakan pendekatan baru dan idea
yang lebih radikal untuk membolehkan Unit Perjanjian meningkatkan mutu proses
penyediaan / penyemakan agar lebih cekap dan berkesan. Budaya inovasi adalah
sebahagian daripada Program Transformasi / Penjenamaan Semula / BPR MPSP. Unit
Perjanjian telah menyusun strategi untuk meningkatkan budaya inovasi berpandukan
kepada rasional-rasional berikut: -
• Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan dan
stakeholder secara lebih berkesan;
• Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam menangani
kekangan sumber kewangan semasa;
27
• Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru
apabila kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan;
• Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum.
Sistem ini diwujudkan hasil daripada cetusan idea daripada kakitangan-kakitangan Unit
Perjanjian dan dilaksanakan sepenuhnya oleh kontraktor yang telah dilantik oleh pihak
Majlis. Sistem Perjanjian mengambil masa selama 2 bulan untuk disiapkan sepenuhnya
dan pada ketika ini, sistem ini telahpun siap sedia untuk digunapakai.
Setelah sistem ini disiapkan, Unit Perjanjian telah menjalankan test run selama 1 bulan
untuk memastikan tiada error yang wujud. Pada waktu ini, Unit Perjanjian menerima
beberapa maklum balas daripada pengguna iaitu Ketua Jabatan, kakitangan Unit
Perjanjian berhubung sistem ini. Semua maklum balas tersebut telah dijadikan panduan
dan rujukan untuk menjadikan sistem ini lebih lengkap.
28
Sehubungan itu, Sistem Perjanjian dilihat mampu menjadi pemangkin menuju ke arah
menjadikan Jabatan Undang-Undang sebuah Jabatan yang efisyen dalam
memuktamadkan perjanjian-perjanjian Majlis sekaligus dapat menjimatkan kos, masa
serta mematuhi Pekeliling 1PP.
Sistem Perjanjian merupakan tulang belakang dalam melancarkan proses semakan dan
penyediaan perjanjian. Sistem Perjanjian ini lebih mesra pengguna, mudah difahami
dan memerlukan masa latihan tatacara penggunaan yang singkat. Sistem ini boleh
diakses melalui komputer yang mempunyai talian intranet Majlis.
29
2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Sebelum wujudnya aplikasi Sistem Perjanjian ini, Jabatan Undang-Undang telah
menggunakan format manual bagi menyiapkan dokumen-dokumen perjanjian melalui
proses daftar kontrak.
Proses semakan dokumen perjanjian hendaklah mematuhi peraturan-peraturan
pentadbiran berikut:-
(a) Menerima surat “covering” beserta draf perjanjian beserta Keputusan Lembaga
Tawaran / Jawatanjuasa Sebutharga / Majlis Penuh dari jabatan MPSP.
(b) Cap tarikh terima di atas surat iringan.
(c) Draf perjanjian berdasarkan butir-butir yang dinyatakan di dalam Keputusan
Lembaga Tawaran / Jawatanjuasa Sebutharga / Majlis Penuh.
(d) Draf perjanjian disemak oleh PUU/TPUU/PPUU untuk pindaan jika ada.
(e) Membuat pembetulan / pindaan berdasarkan ulasan PUU/TPUU/PPUU.
(f) Semak semula perjanjian untuk pastikan semua pembetulan / pindaan ke atas
perjanjian kontrak telah dibuat.
(g) Setelah diluluskan oleh PUU/TPUU/PPUU, sediakan empat (4) salinan perjanjian
untuk ditandatangani olek Kontraktor.
(h) Hantar surat kepada Kontraktor untuk hadir bersama-sama dengan saksi ke
Jabatan Undang-Undang untuk tandatangan perjanjian.
(i) Jika kontraktor tidak dapat hadir untuk tandatangan, wakil kontraktor boleh
menandatangani perjanjian dengan syarat mengemukakan surat kuasa / resolusi
syarikat.
(j) Tentukan wakil syarikat yang menandatangani perjanjian mempunyai surat
kuasa atau namanya tercatat dalam sijil-sijil pendaftaran.
30
(k) Pastikan nama, nombor kad pengenalan, tandatangan kontraktor / wakil / saksi &
cap syarikat diturun dalam muka surat bahagian tandatangan kesemua salinan
perjanjian. Juga pastikan bahagian bawah setiap muka surat dalam perjanjian
diturunkan tandatangan ringkas kontraktor.
(l) Lekatkan kertas bulat bewarna merah “commom seal” untuk tujuan menurunkan
meterai MPSP.
(m) Hantar surat pengesahan oleh PUU/TPUU/PPUU bahawa perjanjian boleh
ditandatangani kepada YDP / SUP / Ahli Majlis.
(n) Terima semua salinan perjanjian yang telah ditandatangni oleh YDP / SUP / Ahli
Majlis dan pastikan semua muka surat yang berkaitan telah ditandatangani.
(o) Masukan permohonan untuk pengecualian duti setem melalui sistem e-STAMP
Lembaga Hasil Dalam Negeri.
(p) Setelah sijil pengecualian dikeluarkan, kembalikan dua (2) salinan perjanjian
tersebut kepada jabatan berkaitan, satu (1) salinan perjanjian untuk simpanan
jabatan dan satu (1) salinan perjanjian untuk diserahkan kepada kontraktor.
Proses semakan /penyediaan dokumen perjanjian secara manual mengambil masa
yang lama untuk disiapkan terutamanya proses penghantaran dan penerimaan
dokumen sokongan. Jabatan-jabatan yang berkaitan juga mengambil masa yang lama
untuk memberi maklum balas dan mengemukakan dokumen-dokumen yang diminta
oleh jabatan untuk melancarkan proses penyediaan dokumen perjanjian.
Dalam proses kerja ini penggunaan kertas meningkat kerana setiap jabatan perlu
mengemukakan salinan dokumen sokongan “hard-copy” untuk semakan jabatan
undang-undang.
.
31
32
33
Contoh Borang Senarai Semak yang digunakan sebelum menggunakan Sistem
Perjanjian MPSP.
34
Permohonan melalui Sistem Perjanjian MPSP.
Notifikasi e-mel kenderaan siap yang dihantar kepada Pengawas Kenderaan dan Ketua
Jabatan.
Selain itu, sistem ini dapat memudahkan jabatan untuk membuat analisa berhubung
kos pembaikan kenderaan, kategori kerosakan, peratus pembaikan dalaman dan luaran
secara bulanan dan tahunan.
35
3. IMPAK INOVASI
Sistem Perjanjian ini lebih mesra pengguna, mudah difahami dan memerlukan masa
latihan tatacara penggunaan yang singkat. Sistem ini boleh diakses melalui komputer
yang mempunyai talian intranet Majlis.
Sistem ini adalah satu inisiatif penambahbaikan proses semakan dan penyediaan
perjanjian yang kini dilakukan secara manual.
Sistem ini merangkumi perkara seperti berikut:-
a) Permohonan – daftar kontrak , draf perjanjian, muat naik template
b) Rekod
c) Manual sistem
Di dalam sistem perjanjian terdapat permohonan yang dapat dibuat oleh kakitangan
jabatan yang terlibat dengan memilih daftar kontrak dan boleh memuat naik template
perjanjian. Melalui daftar kontrak yang sedia ada di dalam sistem nombor perjanjian,
tajuk kontrak, dafftar kontrak, nama kontraktor, tarikh surat setuju terima dapat dilihat
melalui sistem.
Selain daripada itu melalui sistem perjanjian Pegawai yang mengendalikan perjanjian
ini dapat dikenalpasti sekiranya berlaku kelewatan penyediaan draf perjanjian dan
seterusnya tindakan tatatertib boleh diambil ke atas kakitangan yang lewat
menyediakan draf perjanjian mengikut arahan 1PP.
Oleh yang demikian melalui sistem perjanjian ini, ianya dapat memantau dan merekod
keseluruhan proses bermula perjanjian sehingga dimatikan setem. Dengan
penambahbaikan yang dilakukan dengan mengetahui status terkini perjanjian secara
online siapa pegawai di jabatan yang menyediakan perjanjian, perjanjian akan
disediakan mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan.
36
Antara faedah-faedah yang diperolehi adalah seperti berikut:-
a) Pemantauan terhadap pengurusan perjanjian menjadi lebih efektif.
b) Ketua Jabatan dan pegawai di unit perjanjian turut dapat memantau data status
perjanjian di bawah seliaan beliau melalui sistem ini.
c) Analisa perjanjian dapat dijana secara automatik sekaligus unit perjanjian dapat
mengenalpasti perjanjian-perjanjian yang menghampiri tarikh tamat.
Permohonan melalui Sistem Perjanjian MPSP.
37
4. ELEMEN INOVASI
4.1 Inovatif / Kreativiti
Inovasi yang dihasilkan adalah bersifat Leading Edge.
Sebelum wujudnya aplikasi Sistem Perjanjian, semua Surat Setuju Terima dan
arahan untuk menyediakan perjanjian adalah diterima secara manual di Jabatan
dan perlu direkodkan dalam buku pendaftaran surat-surat di jabatan.
Saluran konvensional ini didapati menghadapi kekangan di mana maklum balas
lambat diterima kepada pegawai yang mengendalikan perjanjian. Masalah juga
timbul dari segi pengurusan dengan peningkatan jumlah penggunaan kertas
yang banyak dan sentiasa meningkat setiap tahun.
Sehubungan itu, Sistem Perjanjian dilihat mampu menjadi pemangkin menuju ke
arah menjadikan Jabatan Undang-Undang lebih efisyen dalam memuktamadkan
perjanjian sekaligus dapat menjimatkan kos MPSP.
Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh dan sistematik.
Perubahan sistem kerja yang lebih teratur melibatkan 3 elemen berkaitan iaitu
permohonan, penyediaan dan semakan perjanjian. Sistem Perjanjian lebih
mesra pengguna, mudah difahami dan memerlukan masa latihan tatacara
penggunaan yang singkat.
Sistem ini boleh diakses melalui komputer yang mempunyai talian internet dan
intranet. Melalui sistem ini, keseluruhan tempoh masa penyediaan dan semakan
dapat dikurangkan meliputi penjimatan masa dan kos.
38
4.2 Keberkesanan Bagi menjamin keberkesanan inovasi yang dihasilkan, ianya mestilah mempunyai faedah yang nyata.
Jabatan Undang-Undang menggunakan pendekatan baru dan idea yang lebih
radikal untuk membolehkan Majlis meningkatkan tahap penyampaian
perkhidmatan agar lebih cekap dan berkesan. Faedah yang diperolehi hasil dari
inovasi ini adalah :
i. Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan
secara lebih efisyen.
ii. Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam
menangani kekangan sumber kewangan semasa.
iii. Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru
apabila kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan.
iv. Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum.
4.3 Signifikan
Inovasi yang dihasilkan adalah signifikan yang mana ia memaparkan
keberhasilan yang penting. Usaha yang signifikan dalam penghasilan inovasi ini
adalah berimpak tinggi di mana terdapat penjanaan hasil yang ketara atau
menjimatkan kos.
39
4.4 Relevan
Inovasi yang dihasilkan sangat relevan dengan arus perdana dan memenuhi agenda Nasional Negara.
Sistem Perjanjian ini relevan dengan peredaran semasa yang selari dengan matlamat
MPSP menjadikan Seberang Perai sebagai ‘Smart City’. Sistem ini membolehkan
Jabatan Undang-Undang memberi arahan, pemantauan, penguatkuasaan dan
kesimpulan yang lebih tepat berdasarkan kepada pelaporan melalui sistem.
Usaha inovasi yang ditunjukkan mengambil kira persekitaran samaada di peringkat tempatan ataupun global.
Pencapaian dan pengiktirafan yang diperolehi oleh MPSP berhubung inovasi yang telah
dilaksanakan adalah apabila MPSP menjadi penanda aras daripada pihak berkuasa
tempatan yang lain.
5. RUMUSAN
Sistem Perjanjian dari Unit Perjanjian Jabatan Undang-Undang wajar dipertimbangkan
untuk memenangi AIKNPP berdasarkan justifikasi berikut:
a) Inovasi yang dilaksanakan belum pernah dibuat di PBT lain.
b) Kecepatan masa dalam menyiapkan perjanjian dengan lebih cekap, cepat dan
berkesan.
c) Penggunaan sistem yang berdasarkan teknologi terkini dapat mendidik dan
meningkatkan pengetahuan kakitangan.
d) Membantu PBT lain dalam menambahbaik perkhidmatan melalui perkongsian
“Best Practices”.
e) Pengesanan maklumat melalui penggunaan Sistem Perjanjian yang merujuk
kepada usaha Unit Perjanjian dalam memaksimakan ekspektasi
pelanggan/kontraktor.
f) Melaksanakan transformasi dalam memenuhi agenda nasional negara.
40
INOVASI 2
41
NAMA INOVASI : SISTEM PENDAKWAAN
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Undang-Undang
Jabatan ini bertanggungjawab untuk menguruskan kes-kes yang dirujuk oleh
jabatan-jabatan berkaian untuk tindakan pendakwaan ke mahkamah. Ia
bertanggungjawab untuk mengkaji kes siasatan bagi kesalahan-kesalahan dan
memberi nasihat serta arahan yang berkaitan dengannya. Jabatan Undang-
Undang juga mengendalikan perbicaraan dan prosiding kes di mahkamah serta
memberi nasihat perundangan berkenaan kes-kes yang dirujuk oleh jabatan-
jabatan dalaman MPSP. Jabatan Undang-Undan juga menyemak dokumen-
dokumen yang dihantar ke Jabatan Undang-Undang. Selain itu juga, Jabatan
Undang-Undang akan membawa fail kes yang telah lengkap ke Pejabat
Timbalan Pendakwaraya untuk mendapatkan izin mendakwa.
Fungsi Jabatan Undang-Undang adalah :
1. Bertanggungjawab untuk memberi nasihat perundangan
2. Menggubal, meminda dan memansuhkan Undang-Undang Kecil yang
lapuk
3. Menjalankan pendakwaan kes-kes Majlis di Mahkamah
4. Menyediakan dan menyemak kertas aduan, pertuduhan dan saman
5. Membekal maklumat dan menapis semua affidavit kes sivil
6. Melantik panel peguam dan menentukan bayaran fee panel peguam
7. Menyedia dan menyemak perjanjian
8. Menyemak kontrak, perintah-perintah dan notis termesti
42
MAKLUMAT UNIT PENDAKWAAN
Unit Pendakwaan diketuai oleh seorang Penolong Pengarah Kanan Undang-
Undang dan dibantu oleh dua (2) orang Penolong Pegawai Undang-Undang
yang bertindak sebagai Pegawai Pendakwa. Selain itu, Unit ini juga dibantu oleh
dua (2) orang Pembantu Tadbir bagi menguruskan kes-kes yang dihantar untuk
tindakan pendakwaan di Mahkamah.
FUNGSI UNIT PENDAKWAAN
Fungsi Unit Pendakwaan adalah bagi memastikan semua kesalahan yang
dilakukan diambil tindakan Mahkamah dengan adil dan saksama menurut
peruntukkan undang-undang yang digunapakai oleh Majlis Perbandaran
Seberang Perai. Selain itu, Unit ini juga akan menjalankan tindakan pendakwaan
dengan sebaik mungkin tanpa menjejaskan kepentingan awam bagi mewujudkan
sistem pendakwaan yang bersifat cekap dan teratur.
Di samping itu, Unit ini juga bertanggungjawab untuk menyemak dan meneliti
dokumen-dokumen bagi setiap kes yang dirujuk untuk tindakan pendakwaan.
Setelah dokumen-dokumen yang diserahkan tersebut disemak, maka Unit ini
akan menyediakan izin mendakwa, saman dan kertas pertuduhan dan dokumen-
dokumen yang lengkap untuk diserahkan kepada Timbalan Pendakwa Raya bagi
mendapatkan izin pendakwaan.
Selepas kes mendapat izin pendakwaan daripada Timbalan Pendakwa Raya,
kes tersebut akan didaftarkan di Mahkamah bagi mendapatkan tarikh sebutan.
Pada peringkat ini Pegawai Pendakwa akan hadir ke Mahkamah bagi
mengendalikan kes tersebut sehingga selesai. Setiap kes yang selesai untuk
tindakan pendakwaan di Mahkamah, Unit ini akan memaklumkan status
keputusan kes secara bertulis kepada Jabatan-Jabatan berkaitan.
43
Oleh itu, bagi mempertingkatkan mutu perkhidmatan ke arah yang lebih dinamik,
budaya kerja cemerlang dan bertanggungjawab, maka Unit ini mewujudkan
sistem pendakwaan bagi melancarkan proses semakan kes-kes yang dihantar
untuk didaftarkan di Mahkamah.
Selain itu, Jabatan yang terlibat juga boleh merujuk sistem ini untuk mengetahui status
tindakan pendakwaan bagi kes yang dirujuk dengan cepat dan mudah.
Unit ini juga secara tidak langsung dapat mengetahui kes-kes yang dirujuk untuk
tindakan pendakwaan memandangkan dokumen-dokumen telah dimuatnaik terlebih
dahulu dalam sistem pendakwaan sebelum kes dirujuk ke Jabatan Undang-Undang.
Jabatan berkaitan juga perlu menyerahkan dokumen-dokumen secara manual kepada
Jabatan Undang-Undang.
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
Selari dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar negara, MPSP telah
mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan oleh pengurusan dalam
penyelesaian masalah organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif
dan kreatif serta memberi peluang kepada kakitangan MPSP untuk menggilap
kebolehan dan meningkatan kompentasi diri.
Inovasi ini sejajar dengan rancangan transformasi untuk meledakkan MPSP sebagai
Pihak Berkuasa Tempatan yang moden, terkini dari segi inovasi dan daya cipta
terbaharu untuk memenuhi jangkaan masyarakat umum.
Menelusuri trajektori Malaysia sebagai sebuah negara membangun dan dinamik di
ambang negara maju, pemerkasaan inovasi sebagai kunci kejayaan dan pemacu
negara ke arah status negara maju berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.
Penjawat awam khususnya kakitangan MPSP perlu bertindak sebagai inovator dalam
pelaksanaan usaha-usaha transformasi penyampaian perkhidmatan awam bagi
memenuhi harapan negara dan menjamin kesejaheraan hidup rakyat.
44
Oleh yang demikian, Unit Pendakwaan Jabatan Undang-Undang telah mewujudkan
satu sistem bagi memudahkan penyemakan bagi kes-kes pendakwaan iaitu Sistem
Pendakwaan (e-pendakwaan).
Sistem ini juga melancarkan dan mempercepatkan proses tindakan mahkamah kerana
ianya sentiasa dipantau bagi memastikan setiap kes yang dirujuk diambil tindakan
pendakwaan dengan segera dalam tempoh masa dua puluh satu (21) hari selepas
dokumen lengkap yang diserahkan oleh jabatan-jabatan yang berkaitan.
Proses-proses tersebut perlu dilakukan oleh Pembantu Tadbir di Jabatan Undang-
Undang semasa menerima fail kes untuk tindakan pendakwaan iaitu:
1.
2.
1.SILA CLICK PADA MOZILLA FIREFOX
2. SILA MASUK DALAM LAMAN LAMAN WEB “mpspnet.mpsp.gov.my” dan pilih senarai jabatan iaitu
“Undang-Undang”
45
3.
4.
4. SILA CLICK PADA
“Sign In”
3. SILA CLICK PADA
“Sistem Pendakwaan”
46
5.
6.
5. Sila masukkan
“Username = admin1”
“Password = admin1”
6. SILA CLICK PADA “Permohonan”
47
7.
7. SILA CLICK PADA “KES JABATAN” DAN MASUKKAN BUTIR-BUTIR SEPERTI BERIKUT:
No. rujukan fail jabatan
Kesalahan yang dilakukan
Nama dan alamat Orang
Kena Saman (“OKS”)
Masukkan tarikh dan masa
kesalahan
Masukkan status kes (jika
telah diberikan oleh
Mahkamah)
48
8.
9.
8. setelah selesai menigi butir-butir sila click pada button “tambah” dan seterusnya disimpan
9. untuk semak semula sila click pada button “kes jabatan”
49
Apabila semua maklumat-maklumat ini dimasukkan ke dalam sistem e-pendakwaan,
maka Jabatan-Jabatan yang berkaitan boleh mengakses sistem ini bagi mengetahui
status kes yang dirujuk untuk tindakan pendakwaan di Mahkamah. Sistem ini
memudahkan pegawai-pegawai di Jabatan berkaitan mendapatkan maklumat berkaitan
status terkini kes yang dirujuk oleh Jabatan tersebut sahaja.
Jabatan Undang-Undang merupakan pentadbir sistem pendakwaan ini. Setiap
maklumat dalam sistem ini hanya boleh dimasukkan oleh pentadbir sistem ini.
Sekiranya terdapat sebarang tambahan maklumat ianya akan dimasukkan oleh
pentadbir sistem tersebut. Jabatan-jabatan yang merujuk kes untuk tindakan
pendakwaan hanya boleh melihat atau mendapatkan status kes sahaja.
Sistem pendakwaan ini lebih mesra pengguna, mudah difahami dan pelayaran masa
penggunaan yang singkat. Sistem ini boleh diakses melalui sistem intranet di Majlis
Perbandaran Seberang Perai.
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Sebelum wujudnya aplikasi Sistem Pendakwaan, setiap fail kes yang dirujuk akan diisi
dalam buku pendaftaran kes untuk tindakan Mahkamah mengikut Jabatan-Jabatan
berkaitan. Maklumat yang diisi melibatkan nama dan alamat OKS, tempat kesalahan,
masa dan tarikh kesalahan, kesalahan yang dilakukan dan peruntukan Akta/ Undang-
Undang Kecil yang berkaitan. Selepas itu, dokumen-dokumen yang diserahkan akan
disemak berdasarkan borang senarai semak yang disediakan oleh Jabatan Undang-
Undang bagi memastikan ianya lengkap dan teratur.
Manakala bagi dokumen-dokumen yang tidak lengkap, fail kes akan dikembalikan ke
jabatan berkaitan bagi melengkapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk
tindakan pendakwaan. Ini akan melambatkan proses tindakan mahkamah apabila
jabatan perlu memohon dokumen sokongan yang tidak lengkap dan menghantarnya
50
semula ke jabatan berkaitan secara manual. Proses ini mengambil masa sehingga 3 - 7
hari untuk jabatan berkaitan mengemukakan dokumen bagi melancarkan proses
tindakan pendakwaan ke mahkamah.
Selain itu juga, Jabatan Undang-Undang akan melampirkan Borang Kepuasan
Pelanggan (“BKP”) untuk dilengkapkan oleh jabatan berkaitan. Ini akan menambahkan
penggunaan kertas di Jabatan Undang-Undang.
Justeru, e-pendakwaan ini merupakan inisiatif jabatan untuk menghasilkan output yang
lebih efektif dan efisien sejajar dengan usaha MPSP untuk memperkasakan jabatan
sebagai penyedia perkhidmatan berkualiti.
E-pendakwaan ini akan mempercepatkan proses tindakan mahkamah apabila semua
dokumen yang sebelum ini dihantar secara manual ke jabatan akan dimuatnaik ke
dalam sistem ini. Sistem ini akan memberi notifikasi apabila jabatan-jabatan berkaitan
menghantar kes untuk tindakan pendakwaan.
Dengan wujudnya notifikasi ini, Jabatan Undang-Undang dapat mengambil tindakan
segera dengan melihat dan menyemak dokumen secara atas talian dan memberi
maklum balas segera jika terdapat dokumen yang tidak lengkap yang perlu diserahkan
untuk tindakan pendakwaan. Sehubungan itu, sistem e-pendakwaan ini dapat
memendekkan proses untuk mendapatkan izin pendakwaan dari Timbalan Pendakwa
Raya.
Pada masa yang sama, dengan melihat notifikasi sistem ini, Jabatan Undang-Undang
boleh menyediakan kertas pertuduhan yang sempurna dan teratur berpandukan
maklumat awalan yang dibekalkan melalui sistem ini oleh jabatan berkaitan.
51
INOVASI 3
52
NAMA INOVASI : DEPOSIT VIA ELECTRONIC TRANSFER 7 DAYS
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1. PENGENALAN
1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Perbendaharaan
Jabatan Perbendaharaan Majlis terdiri daripada 3 bahagian utama, iaitu Bahagian
Hasil, Bahagian Bayaran dan Bahagian Perakaunan. Objektif Jabatan Perbendaharaan
adalah pengurusan kewangan yang cekap dan berkesan di samping memberi
perkhidmatan sokongan yang terbaik dan berkualiti berteraskan teknologi terkini kepada
Majlis.
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
E-Deposit merupakan satu inovasi yang dihasilkan di Unit Akaun yang terletak di bawah
Bahagian Perakaunan, di mana salah satu peranannya adalah untuk memproses
bayaran balik deposit.
Majlis mengutip pelbagai jenis deposit daripada warga Seberang Perai yang berurusan
dengan Majlis, antaranya termasuk deposit sewa gerai/dewan/kompleks sukan, deposit
banner, deposit pelan bangunan, deposit tawaran dan lain-lain lagi.
Pembayaran deposit ini adalah salah satu syarat yang perlu dipenuhi oleh pemohon
semasa memproses kelulusan permohonan bagi memastikan pemohon mematuhi
peraturan yang ditetapkan. Sekiranya peraturan berkenaan dipatuhi selepas aktiviti
tersebut selesai, deposit tersebut akan dikembalikan kepada pemohon.
Sebelum inovasi ini dilaksanakan, pemohon perlu datang ke Majlis untuk permohonan
bayaran balik deposit. Cara proses kerja yang selama ini bukan sahaja membebankan
pemohon tetapi juga tidak selaras dengan perkembangan teknologi terkini. Sehubungan
itu, Majlis telah mengambil inisiatif untuk mengkaji semula cara kerja baru yang lebih
inovatif dan efisyen untuk menambahbaik proses kerja ini.
53
Beberapa sesi-brainstorming antara kakitangan yang terlibat dalam proses bayaran
balik deposit telah diadakan untuk penghasilan inovasi ini. Cara permohonan yang
sedia ada berserta dengan teknologi baharu telah telah diambil kira dalam penghasilan
inovasi ini.
2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
2.1 Impak Sebelum Inovasi Dihasilkan
Sebelum inovasi ini, proses bayaran balik deposit bermula dari penerimaan borang
permohonan berserta dokumen-dokumen sokongan yang lain daripada pemohon di
Kaunter Berpusat. Dalam borang permohonan tersebut juga, pemohon perlu memberi
pengesahan sama ada bersetuju untuk mengkontrakan tunggakan cukai taksiran
dengan deposit mereka. Selepas itu, borang permohonan akan dihantar kepada jabatan
teknikal yang berkaitan untuk semakan dan kelulusan sebelum dihantar kepada
Jabatan Perbendaharaan untuk proses pemindahan wang secara elektronik kepada
pemohon.
Proses kerja yang tradisional ini sering kali mendapat aduan daripada pemohon kerana
proses permohonan ini agak menyusahkan pemohon, di mana pemohon perlu
mengambil masa untuk datang ke Majlis untuk penyerahan borang permohonan kepada
Majlis. Sekiranya dokumen sokongan tidak mencukupi semasa permohonan
dikemukakan, mereka perlu datang sekali lagi untuk serahan dokumen.
Di samping itu, proses kerja ini juga membebankan kakitangan di kaunter terutama
pada waktu puncak pembayaran cukai taksiran kerana mereka perlu membuat
semakan tunggakan cukai taksiran premis pemohon secara manual dari sistem cukai
sekiranya pemohon tidak membawa bil cukai taksiran sekali semasa permohonan
dibuat.
Sehubungan dengan itu, cara permohonan bayaran balik deposit secara manual ini
dilihat sebagai kurang efisyen dan ketinggalan zaman kerana kebanyakan proses kerja
telah menuju ke arah diurus secara atas talian.
54
2.2 Impak Selepas Inovasi Dihasilkan
Pelaksanaan E-Deposit ini bertujuan untuk menambahbaik perkhidmatan bayaran balik
deposit yang sedia ada ke arah yang lebih mesra pelanggan di samping menambahbaik
proses kerja di Majlis.
Dalam pelaksanaan E-Deposit ini, proses bayaran balik deposit bermula dari semakan
status bayaran balik deposit di laman web Majlis. Sekiranya deposit tersebut masih
belum dituntut oleh pembayar, pemohon boleh memohon bayaran balik deposit dengan
mengisi borang permohonan dalam laman web MPSP.
Maklumat yang diperlukan dalam borang elektronik adalah sama dengan borang fizikal.
Malah, borang elektronik telah ditambah dengan keupayaan untuk pemohon
memuatnaik (upload) resit asal dan dokumen sokongan yang lain yang diperlukan untuk
proses bayaran balik deposit. Senarai dokumen yang diperlukan juga dipaparkan pada
skrin tersebut untuk makluman pemohon.
Di samping itu, borang versi elektronik juga dibuat penambahbaikan dari segi semakan
tunggakan cukai taksiran, di mana tunggakan cukai taksiran akan disemak secara
automatik dengan sistem cukai dan dipapar pada skrin permohonan sejurus nombor
akaun cukai taksiran diisi oleh pemohon. Lanjutan daripada itu, pemohon akan diminta
untuk mengesahkan sama ada mereka bersetuju atau tidak dengan pengkontraan
tunggakan cukai taksiran mereka sekiranya ada.
Apabila pemohon selesai mengisi borang dan muatnaik dokumen yang berkaitan,
borang tersebut akan dihantar ke jabatan yang berkaitan untuk proses semakan dan
bayaran.
Lanjutan daripada pelaksanaan E-Deposit ini, proses permohonan bayaran balik
deposit telah dipermudahkan kerana pemohon tidak lagi terikat untuk kehadiran secara
fizikal di Majlis dan waktu pejabat Majlis tetapi boleh membuat permohonan dari mana-
mana tempat lain dan pada bila-bila masa selagi dia ada akses kepada internet dan
dokumen di tangan.
55
Selain itu, pemohon juga tidak akan dibebankan dengan perjalanan berkali-kali ke
Majlis disebabkan dokumen sokongan tidak mencukupi selagi dia muatnaik semua
dokumen yang disenaraikan di borang permohonan elektronik.
Di samping itu, pelaksanaan E-Deposit ini juga telah menjimatkan tenaga kerja di
kaunter untuk terimaan permohonan dan semakan tunggakan cukai kerana kawalan
terimaan permohonan tidak lagi berpusat di kaunter tetapi berpusat di dalam sistem
perakaunan dan boleh diakses terus oleh jabatan yang berkaitan untuk tindakan
selanjutnya. Proses penyediaan baucer bayaran juga telah dipermudahkan kerana
kebanyakan maklumat boleh diekstrak terus dari borang elektronik tanpa perlu diinput
sekali lagi dalam sistem perakaunan.
Secara keseluruhan, inovasi E-Deposit ini telah mencapai objektifnya dengan
penambahbaikan ke atas perkhidmatan bayaran balik deposit yang sedia ada ke arah
yang lebih mesra pelanggan di samping menambahbaik proses kerja di Majlis.
3. IMPAK INOVASI
Perubahan cara permohonan bayaran balik deposit dari manual kepada online melalui
implementasi E-Deposit ini memaparkan satu keberhasilan yang penting kepada
perkhidmatan Majlis.
Ia menyumbang kepada perubahan persepsi warga Seberang Perai terhadap
perkhidmatan Majlis daripada agensi yang kelambatan dan kurang efisyen
penyampaian perkhidmatannya kepada penyampaian perkhidmatan yang efektif,
efisyen, cepat dan memudahkan pelanggan.
Pada masa yang sama, ia sedikit sebanyak juga menambahbaik persepsi orang awam
terhadap perkhidmatan awam secara amnya memandangkan Majlis adalah antara satu
sektor perkhidmatan awam juga.
56
4. ELEMEN INOVASI 2.1 Inovatif / Kreativiti
Perubahan cara kerja daripada manual kepada automasi
Penerapan teknologi baharu dan konsep industri 4.0 dalam proses kerja adalah antara
satu program dalam keutamaan strategik Majlis. Sehubungan dengan itu, pelaksanaan
e-deposit adalah salah satu usaha Majlis dalam menerapkan teknologi baharu dalam
permohonan bayaran balik deposit.
Pelaksanaan E-deposit ini telah mengubah pelbagai proses kerja Majlis yang sedia ada
daripada manual kepada automasi. Proses automasi yang pertama bermula semasa
pemohon membuat permohonan bayaran balik deposit secara online, di mana
maklumat pemohon akan diekstrak terus dari sistem Majlis ke dalam borang
permohonan online secara automatik.
Seterusnya, automasi kedua adalah semakan ke atas akaun cukai taksiran pemohon
dengan sistem cukai Majlis apabila nombor cukai taksiran pemohon dimasukkan dalam
borang permohonan online.
Apabila pemohon telah lengkap mengisi borang online dan muatnaik semua dokumen
yang berkaitan, sistem akan menjana satu nombor pendaftaran secara auto sebagai
rekod penghantaran permohonan tersebut. Pada masa yang sama, semua jabatan
teknikal yang berkaitan akan mendapat akses kepada maklumat penghantaran tersebut
dan memproses permohonan tersebut.
Penstrukturan semula proses kerja secara menyeluruh dan sistematik
Pelaksanaan E-DEPOSIT ini melibatkan perubahan struktur kerja di semua jabatan
yang berkaitan dengan deposit tersebut, bermula dari kaunter berpusat sehingga ke
Jabatan Perbendaharaan Majlis.
Permohonan bayaran balik deposit melalui e-deposit telah mengubah struktur proses
kerja yang sedia ada, di mana sistem komputer telah menggantikan peranan kaunter
57
berpusat sebagai pusat pengumpulan permohonan. Semasa permohonan dibuat,
sistem permohonan akan berkomunikasi dengan sistem perakaunan dan juga sistem
cukai untuk pengesahan maklumat permohonan. Apabila permohonan dihantar ke
Majlis secara online, jabatan teknikal yang berkaitan pula akan terima maklumat
permohonan melalui sistem untuk proses seterusnya.
Secara ringkas, pelaksanaan e-deposit telah menstruktur semula proses kerja pada
peringkat permohonan bayaran balik deposit supaya berkomunikasi secara online tanpa
melibatkan tenaga kerja fizikal Majlis.
2.2 Keberkesanan
Proses kerja yang lebih efektif dan efisyen
Proses kerja Majlis menjadi lebih efektif dan efisyen dengan ciri-ciri teknologi baharu.
Antaranya adalah ciri muatnaik dokumen sokongan semasa permohonan dibuat secara
online. Apabila permohonan bayaran balik deposit dibuat secara online, pemohon
diminta untuk memuatnaik dokumen sokongan yang berkaitan seperti penyata bank,
resit asal dan salinan kad pengenalan. Ini bertujuan untuk menjimatkan masa untuk
proses mendapatkan dokumen sokongan semula daripada pemohon semasa semakan
dan bayaran dibuat oleh Majlis.
Di samping itu, tenaga kerja untuk proses semakan tunggakan cukai taksiran dengan
sistem cukai secara manual oleh kakitangan Majlis tidak diperlukan lagi kerana
semakan telah dibuat secara automatik oleh sistem apabila pemohon menginput
nombor cukai taksiran dalam borang permohonan online.
Perkhidmatan yang lebih cepat dan memudahkan pelanggan
Tujuan utama pelaksanaan e-deposit ini adalah untuk memudahkan pelanggan Majlis
kerana permohonan boleh dibuat pada bila-bila masa dan di mana-mana tempat sahaja
selagi mereka ada akses kepada internet.
58
Cara mengisi borang permohonan telah dipermudahkan untuk permohonan secara
online, di mana semua maklumat asas deposit seperti nama pemohon, nombor deposit
dan jumlah cagaran akan diekstrak terus dari sistem Majlis ke borang permohonan
tanpa perlu diisi oleh pemohon kecuali ada pindaan oleh pemohon. Pemohon hanya
perlu mengisi maklumat bank untuk tujuan bayaran balik deposit.
Dalam era teknologi maklumat yang serba canggih ini, proses muatnaik dokumen
sokongan ke dalam borang permohonan online akan memudahkan lagi pemohon
daripada penghantaran dokumen fizikal ke Majlis kerana ia boleh dibuat melalui
smartphone dengan mudah.
Peningkatan tahap kepuasan pelanggan
Tahap kepuasan pelanggan, terutama golongan yang telah biasa dengan transaksi
online, telah dipertingkatkan melalui pelaksanaan E-Deposit kerana ia lebih mudah,
cepat dan efisyen.
2.3 Signifikan
Penjimatan Tenaga Kerja
Pelaksanaan inovasi ini dijalankan bersama tugas hakiki kakitangan sedia ada. Dengan
itu, tiada penambahan pekerja diperlukan untuk proses permohonan bayaran balik
deposit secara online.
Malah, tenaga kerja dapat dijimatkan bagi beberapa proses seperti berikut:
Proses penghantaran dokumen permohonan dari kaunter berpusat ke jabatan
teknikal yang berkaitan
Proses semakan tunggakan cukai taksiran
59
2.4 Relevan
Proses kerja hakiki ditambah baik bagi proses bayaran.
Pelaksanaan E-Deposit adalah selaras dengan Keutamaan Strategic (SP05) yang menekankan penerapan teknologi baharu dalam proses kerja Majlis.
Salah satu faktor pelaksanaan E-Deposit adalah usaha Majlis dalam menyahut saranan SP05 di mana perkhidmatan kaunter perlu digantikan dengan kaunter siber melalui perkhidmatan online.
Pelaksanaan E-Deposit adalah selaras dengan perubahan trend global yang berhala tuju ke pemprosesan transaksi secara elektronik.
5. PENGIKTIRAFAN
Sijil Bersih Penyata Kewangan bagi 15 Tahun berturut-turut
Johan Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) 2010 & 2011 Peringkat Negeri
Pulau Pinang
Anugerah Khas Untuk Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) 2014, 2015 &
2016 Peringkat Negeri Pulau Pinang
Lapan Senarai Pendek Anugerah Inovasi Pihak Berkuasa Tempatan Peringkat KPKT
Untuk Ai-Kad
Tiga (3) Agensi Terbaik AIPK 2010 & 2011 Peringkat Kebangsaan
6. RUMUSAN
Secara keseluruhannya, pelaksanaan E-Deposit ini telah menyumbang kepada :
Pemprosesan bayaran balik deposit yang lebih mudah, cepat dan efisyen
Pengurangan aduan dan peningkatan tahap kepuasan “stakeholder”
Perubahan persepsi warga Seberang Perai kepada proses kerja Majlis ke
arah perkhidmatan yang lebih efisyen
60
INOVASI 4
61
NAMA INOVASI : SISTEM PENGURUSAN BARANG SITAAN
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Direktorat Penguatkuasaan
Direktorat Penguatkuasan adalah satu jabatan yang menjalankan
tindakan penguatkuasaan di bawah undang-undang yang dikuatkuasakan
oleh MPSP dan membantu jabatan dalaman MPSP dan agensi luaran
menjalankan tindakan penguatkuasaan termasuk sitaan/ rampasan.
Skop ini meliputi proses pengurusan tindakan penguatkuasaan bagi setiap
tindakan sitaan/rampasan penjaja/premis yang dilakukan oleh Direktorat
Penguatkuasaan sehingga proses tuntutan selesai.
a) Tafsiran Sitaan
Mengambil, menahan, merampas barang-barang dengan waran atau
tanpa waran bagi tujuan menghentikan atau menghalang aktiviti itu
diteruskan berdasarkan undang-undang yang dikuatkuasakan.
b) Borang Sitaan (inventori)
Suatu borang yang menyenaraikan jenis-jenis dan kuantiti benda /
peralatan / dokumen dan lain-lain perkara yang disita.
c) Surat Pelepasan
Suatu borang yang dicetak selepas OKS (orang kena sita) membuat
pembayaran.
62
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi Sistem e-sita merupakan satu sistem pengurusan barang sitaan bagi
(kenderaan, peralatan, dokumen) yang disita oleh Majlis Perbandaran
Seberang Perai secara sistematik melalui data base. Sistem ini adalah
satu inovasi yang dicipta untuk memudahkan proses pengurusan barang
sitaan yang mana sebelum ini dilakukan secara manual dan tidak
bersistematik. Walaupun terdapat prosedur yang jelas berhubung
pengurusan barang sitaan secara manual, sistem e-sita lebih efektif dan
keberkesanannya lebih memudahkan capaian data serta sistem
pelaporan yang lebih sistematik.
Muka hadapan e-Sita
63
Carta alir e-Sita adalah seperti berikut:-
Tidak Ya
Tidak Ya
Terima borang sitaan (inventori)
Semak borang sitaan (inventori)
Input Data borang sitaan
(inventori)
Tuntutan
Semakan / carian
Bayaran
Kemaskini bayaran dan data
Surat pelepasan
64
PROSES KERJA SISTEM E-SITA
JAWATAN PROSES Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Terima borang sitaan (inventori) daripada unit.
Pembantu Penguatkuasa/ Pembantu Penguatkuasa Kanan
Semak borang sitaan (inventori) daripada orang kena sita (OKS) dan juga salinan asal dalam rekod jabatan dan menulis butir-butir peribadi OKS.
Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Input data seperti dalam borang sitaan (inventori) dan simpan.
Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Proses tuntutan. Maklumat / salinan borang sitaan (inventori) daripada OKS.
Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Menyemak / carian maklumat dalam e-Sita
Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Semakan resit pembayaran (Kew 38).
Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Kemaskini bayaran dan data OKS dalam sistem e-Sita.
Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan
Cetak surat pelepasan
65
PERBANDINGAN DI ANTARA SISTEM MANUAL DAN e-SITA
Aktiviti Manual e-Sita
Penyimpanan data Difailkan secara manual. Data disimpan di dalam data “base”.
Carian data
Semakan fail dan carian dilakukan secara manual berdasarkan kepada tarikh.
Semakan dan carian dalam sistem data e-Sita berdasarkan maklumat seperti tarikh, lokasi, nombor kenderaan dan lain-lain lagi.
Pelaporan
Laporan disediakan secara manual berdasarkan borang sitaan (inventori) yang difailkan.
Laporan secara automatik mengikut data yang disimpan.
66
2.0 IMPAK INOVASI
Inovasi sistem e-sita ini memberikan impak yang positif kepada MPSP. Impak ini
terbahagi kepada 4 aspek utama iaitu semakan dan carian data, proses tuntutan
barang sitaan, pelaporan dan pemantauan status kes sitaan.
Semakan data dan carian data lebih mudah dan cepat tanpa memerlukan masa
serta tenaga kerja yang banyak. Proses tuntutan barang sitaan dapat dilakukan
dengan lebih mudah dan pantas. Selain dari itu juga proses pelaporan dan
semakan status kes sitaan dapat disediakan secara automasi berdasarkan
kehendak dan keperluan MPSP umumnya dan kepada jabatan khususnya. Data-
data yang diperolehi boleh digunakan bagi proses perancangan
penguatkuasaan dan penetapan bajet di peringkat MPSP.
i. Semakan dan carian data
Semakan dan carian dilakukan secara lebih bersistematik berdasarkan
data-data yang telah diinput ke dalam sistem e-Sita seperti yang
terkandung di dalam borang sitaan (inventori). Carian dan semakan boleh
dilakukan mengikut nombor rujukan (inventori) , nama, tarikh, nombor
kenderaan, nombor kontena, akta ataupun daerah.
Proses semakan dan carian secara sistematik ini dapat memendekkan
masa carian yang mana sebelum ini carian dilakukan dengan menyemak
fail secara manual serta memakan masa yang panjang. Proses carian
data secara manual amat bergantung harap kepada proses filing yang
baik.
ii. Proses tuntutan barang sitaan
Tempoh masa bagi proses tuntutan barang sitaan oleh OKS dapat
dipendekkan dengan menggunakan sistem e-Sitaan. Ini adalah kerana
semua data yang berkaitan dapat dicapai dengan hanya memasukkan
maklumat carian. Pegawai bertugas tidak memerlukan masa yang
67
panjang untuk menyemak fail serta membuat carian atau semakan
dokumen. Ini akan memudahkan lagi proses tuntutan dilakukan. Tenaga
kerja berhubung proses pelepasan barang sitaan juga dapat dikurang dan
diganti dengan sistem yang lebih sistematik dan berkesan. Data yang
dicapai juga lebih tepat dan terperinci.
iii. Pelaporan
Sistem e-Sita menyediakan sistem pelaporan secara automasi yang mana
laporan tersedia dengan sendirinya berdasarkan program yang telah
ditetapkan manakala sistem pelaporan manual memerlukan masa dan
tenaga kerja yang banyak dari segi mendapatkan data dan mewujudkan
laporan. Statistik juga dapat diwujudkan secara automasi tanpa
memerlukan pemantauan secara berkala dan hanya memadai dengan
membuat kemaskini data semasa menginput data sitaan atau data
bayaran.
iv. Pemantauan Status Kes Sitaan
Pemantauan kes sitaan dapat dilakukan dengan lebih sistematik dan
setiap “progress” kes dapat dikenalpasti sama ada telah dtuntut, belum
dituntut, tidak dituntut atau telah dilupuskan berbanding sistem manual
sitaan yang memerlukan semakan secara fizikal dilakukan bagi
mengenalpasti status setiap kes sitaan.
68
Rekod e-Sita
69
Kemaskini / Selenggara
70
Statistik Maklumat
71
Pelaporan
72
Carian / Semakan
73
4. ELEMEN INOVASI
4.1 Inovatif / Kreativiti Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh
dan bersistematik kepada keseluruhan sistem pengurusan barang sitaan
yang mana sebelum ini sistem pengurusan secara fizikal dan manual
digunakan. Pengenalan sistem e-sita ini telah menerapkan penggunaan
sistem berkomputer secara menyeluruh yang merangkumi proses
simpanan data, tuntutan barang sitaan, pelaporan penguatkuasaan dan
pemantauan kes sitaan.
4.2 Elemen “value creation” Sistem yang diwujudkan mempunyai elemen “value creation”
sebagaimana berikut:-
• Memudahkan proses carian dan proses penyimpanan data yang lebih
berkesan.
• Penggunaan tenaga kerja dan masa yang minimum.
• Boleh diakses dari mana-mana komputer di dalam rangkaian mpsp
(intranet).
• Pelaporan dapat disediakan secara automasi dan data adalah tepat
dan boleh dipercayai.
• “Progress” kes sitaan dapat dipantau dengan lebih berkesan.
• Memeberi data yang diperlukan dengan kadar segera dalam proses
penyediaan perancangan operasi penguatkuasaan dan perancangan
kepada keperluan bajet diperingkat MPSP.
74
5.0 RUMUSAN
Sistem e-Sita merupakan satu inovasi sistem pengurusan barang sitaan yang
pada awalnya dijalankan secara manual. Sistem manual yang digunapakai
oleh Direktorat Penguatkuasaan mempunyai beberapa kelemahan yang
harus ditambah baik. Menyedari akan kelemahan ini, jabatan telah
mengambil langkah-langkah yang perlu dan atas kesedaran ini maka lahir lah
sistem e-Sita yang merupakan penambahbaikan kepada sistem manual sedia
ada.
Sistem e-Sita adalah satu sistem yang menyeluruh sebermulanya dari
terimaan borang sitaan sehingga pengeluaran borang pelepasan. Sistem ini
mengandungi elemen-elemen kreativiti dan “value creation” yang mana
memberikan kelebihan kepada pengguna dalam penyimpanan data,
pemantauan “progress”dan pelaporan penguatkuasaan sitaan.
Selain daripada itu juga, sistem e-Sita dibangunkan oleh Jabatan Teknologi
Maklumat secara dalaman yang mana tidak mengeluarkan sebarang kos.
Atas alasan-alasan dan elemen-elemen asas dalam pembangunan sistem ini,
jelas menunjukkan bahawa sistem e-Sita mendatangkan satu kelebihan serta
memberi kemudahan kepada jabatan dalam pengurusan barang sitaan yang
sebelum ini dijalankan secara manual dan kurang berkesan.
75
INOVASI 5
76
NAMA INOVASI : SISTEM SURAT JABATAN KEMASYARAKATAN
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1. PENGENALAN
1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Kemasyarakatan
Aktiviti Utama Jabatan Kemasyarakatan: • Menguruskan kemudahan awam MPSP, perhubungan awam dan
menyelaras program-program rasmi MPSP.
Unit-Unit:
• Unit Pentadbiran & Perhubungan Awam
• Unit Sukan dan Kemudahan Awam
• Unit Eco-Komuniti
Objektif Jabatan Kemasyarakatan:
• Memastikan penyeliaan dan penyelenggaraan kemudahan-kemudahan sukan MPSP dibuat dengan teratur.
• Memastikan perancangan dan perlaksanaan program sukan dan sosial
berjalan dengan lancar.
• Memastikan penyaluran komunikasi/informasi majlis dengan orang ramai dapat disampai dengan berkesan.
• Mewujudkan komuniti mampan yang membantu penjagaan alam sekitar,
peningkatan kualiti hidup dan ekonomi yang kompetitif.
• Penerbitan laporan tahunan, buletin dan risalah yang berkaitan dengan program/aktiviti MPSP.
• Penyelarasan majlis-majlis rasmi MPSP dilaksana dengan sempurna
77
Fungsi – Fungsi Jabatan: • Menyelia dan menyelenggara kompleks sukan dan dewan dibawah
pentadbiran MPSP termasuk kemudahan-kemudahan yang disediakan. • Menyelia dan menguruskan dewan orang ramai di seluruh Seberang
Perai.
• Mengembangkan minat sukan dan riadah dikalangan kakitangan MPSP dan masyarakat.
• Bekerjasama dengan agensi-agensi kerajaan, swasta dan lain-lain
pertubuhan dalam penganjuran aktiviti sosial, sukan dan kebudayaan.
• Mewujudkan pasukan kerja LA21 yang meliputi lima aspek pasukan kerja iaitu mesra alam, kecemerlangan wanita, promosi industri hijau, kesayangan haiwan dan pembangunan warisan dan perlancongan.
• Menggerakkan masyarakat di Seberang Perai untuk menjadi komuniti
yang mampan dan mengamalkan aktiviti 8R’s (Rethink, Refuse, Reduce, Reuse, Repair, Regift, Recover & Recycle).
• Menyelaraskan lawatan-lawatan daripada agensi luar ke dalam Majlis. • Menguruskan permohonan cenderamata. • Menyelaras penggunaan bilik mesyuarat dan peralatan yang diperlukan
oleh pengguna. • Menerbitkan Laporan Tahunan, buletin dan risalah-risalah berkaitan
dengan Majlis dan kalendar tahunan. • Mengendali majlis-majlis rasmi MPSP. • Mengendali urusan perhubungan awam antara Majlis dan orang ramai
serta pemberita.
• Menganjur dan menyelaras aktiviti sukan dan riadah serta aktiviti kehidupan mampan ke arah lebih bersih, hijau, selamat dan sihat.
78
(6)
PEMBANTU AWAM
H11
(18)
PEMBANTU OPERASI
H11
(2)
PEMBANTU AWAM
(PENYELAMAT)
H11
(2)
PEMBANTU AWAM
H11
(4)
PEMANDU
H11
(1) (2) (3)
PEMBANTU AWAM
H11H11H11
PEMANDUPEMBANTU
OPERASI
PEMBANTU TADBIR
N19
(4)
N19
(4)
PEMBANTU TADBIR
PEMBANTU TADBIR (KUP)
N22
(1)
PEMBANTU TADBIR (KUP)
N22
(2)
PEMBANTU TADBIR KANAN
N22
(1)
PEMBANTU KESIHATAN
AWAM (KUP)
U24
(1)
(1)
PEMBANTU TADBIR (KUP)
N22
(1)
(3)
PEGAWAI KEBUDAYAAN
B29
(1)
U29
PENOLONG PEGAWAI
KESIHATAN PERSEKITARAN
(1)
PENOLONG PEGAWAI
VETERINAR
G29
UNIT PENTADBIRAN & PERHUBUNGAN AWAM
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
N29
PENOLONG JURUTERA
JA29
(3)
PENOLONG PEGAWAI
KESIHATAN PERSEKITARAN (KUP) KANAN
PENGARAH KEMASYARAKATAN
N48
PENOLONG PENGARAH KANAN KEMASYARAKATAN
N44
UNIT EKO-KOMUNITI
(1)
U32
UNIT SUKAN & KEMUDAHAN AWAM
(1)
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
(KANAN)
N32
CARTA ORGANISASI JABATAN KEMASYARAKATAN
79
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
Jabatan Kemasyarakatan Majlis Perbandaran Seberang Perai adalah satu jabatan
yang diwujudkan pada 5 Februari 2001. Pengwujudan Jabatan Kemasyarakatan
adalah bertujuan melicinkan pentadbiran yang berkaitan dengan sukan dan
kebudayaan. Jabatan ini juga akan dapat menumpukan perhatian kepada
perlaksanaan program sukan dan sosial yang lebih mantap ke arah membentuk satu
masyarakat yang cemerlang.
Selain itu, Jabatan ini juga menguruskan semua kemudahan sukan yang sedia ada,
dewan besar, dewan orang ramai dan kemudahan - kemudahan lain kepunyaan
MPSP dengan cekap dan berkesan melalui Unit Sukan & Kemudahan Awam.
Seterusnya, Unit Perhubungan Awam telah diserapkan ke jabatan ini pada 1 April
2004 di mana bahagian ini adalah untuk meningkatkan imej MPSP sebagai
organisasi yang cekap dan berkesan dengan cara mengadakan publisiti yang
meluas, mengendalikan hubungan melalui media massa dan penerbitan serta
menyelaras semua program-program rasmi MPSP.
Akhirnya, Unit Eko-Komuniti telah ditubuhkan di Jabatan Kemasyarakatan mulai 2
Januari 2014 bagi mempromosi dan menggalakkan komuniti terhadap kepentingan
Kitar Semula dan mewujudkan komuniti yang mampan yang mengamalkan 8R’s.
80
Oleh itu, disebabkan ketiga-tiga unit penting yang tubuhkan ini yang mana
menggunakan surat-menyurat yang banyak untuk berurusan dengan orang ramai
setiap hari di seluruh Seberang Perai menyebabkan inovasi dan idea baru telah
muncul untuk mewujudkan sistem surat berkomputeran pada awal bulan Februari
2016 bagi memudahkan urusan surat menyurat dengan lebih mudah, cepat dan
efisien.
Objektif Projek / Inovasi Sosial :
Tujuan / objektif untuk mewujudkan sistem ini ialah untuk memudahkan urusan kerja
seharian agar dapat menguruskan surat-menyurat dengan lebih cekap dan cepat.
Oleh itu, Pengarah bersama-sama pegawai yang terlibat telah merancang untuk
mewujudkan satu sistem yang boleh memudahkan urusan kerja kakitangan di
jabatan ini.
Proses Pelaksanaan / Tempoh Pelaksanaan / Peringkat Pelaksanaan /
Implikasi kewangan / Kaedah Cetusan Idea / Elemen Kolaborasi :
Proses penciptaan sistem ini adalah hasil usaha dan idea Pengarah
Kemasyarakatan pada masa berkenaan bersama-sama pegawai berkaitan untuk
mewujudkan satu sistem yang menyeluruh dan memudahkan urusan kerja.
Oleh itu, hasil idea yang dirancang ini telah diterjemahkan dengan melantik vendor
luar (out-source) untuk membantu membina satu sistem seperti dirancang. Kos yang
diperlukan untuk membangunkan Sistem Surat ini ialah RM 20, 000 sahaja dan
menggunakan hampir 3 bulan untuk menyiapkan keseluruhan pembinaan sistem ini
81
dan penambahbaikan dibuat dari masa ke semasa sehingga kini. Kos
penyelenggaran adalah tiada buat masa sekarang.
Kategori Inovasi / Indikator Inovasi / Input Pelanggan / Mekanisme Maklum
balas :
Inovasi yang dihasilkan ini adalah jenis ICT yang mana jabatan telah mewujudkan
satu sistem baharu untuk memudahkan urusan penghasilan semua jenis surat di
jabatan ini. Indikator inovasi yang dihasilkan ini merangkumi pembinaan sistem surat
yang cekap, menjimatkan kos, cepat dan memudahkan.
Penggunaan sistem ini juga dihasilkan secara komprehensif kerana sejak awal
pembinaannya, input dikumpulkan daripada semua kakitangan di jabatan ini
sehingga selesai proses membina sistem berkenaan.
Komen dan maklum balas pengguna sistem ini juga diambil kira selepas sistem ini
siap untuk penambahbaikan dari masa ke semasa. Maklum balas yang
dikemukakan kepada vendor yang mencipta sistem ini adalah secara lisan dan
tindakan penambahbaikan dibuat segera selepas maklumat diterima.
82
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Impak sebelum dan selepas inovasi dihasilkan menunjukkan tahap yang amat positif
kepada Jabatan dimana sebelum ini aktiviti membuat surat adalah secara manual dan
kini telah bertukar kepada elektronik / sistem berkomputeran. Disebabkan wujudnya
sistem berkomputer ini menyebabkan jabatan dapat berfungsi dengan menjadi lebih
efektif, sistematik, menjimatkan masa, meningkatkan mutu kerja di Jabatan dan menjadi
rujukan apabila diperlukan.
IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Input diperolehi daripada Pengarah
Membuat surat secara manual dan mencetak
Surat di hantar kepada pengarah untuk tanda
tangan
Menyemak surat secara manual oleh
Penyelia setelah dicetak
Carian surat secara manual di dalam fail
Input diperolehi daripada Pengarah
Membuat surat secara bersistem
Mencetak terus surat melalui sistem dan dihantar kepada
pengarah untuk tanda tangan
Menyemak dan meluluskan surat
secara bersistem oleh Penyelia
Carian surat lebih sistematik
menggunakan sistem t
SEBELUM SISTEM SELEPAS SISTEM
83
3.0 IMPAK INOVASI
Jabatan Kemasyarakatan merupakan jabatan yang pertama mewujudkan
Sistem Surat di MPSP. Dalam Sistem Surat ini terdapat aktiviti mengelas,
mengindeks, menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu
supaya mudah dikesan kelak. Sistem surat ini juga merangkumi semua jenis
surat yang ada di MPSP dan penghasilan surat mengikut garis panduan yang
telah ditetapkan mengikut format yang telah disediakan di dalam sistem ini.
Selain itu juga, kos pembinaan sistem ini hanya menggunakan RM 20,000 sahaja dan tiada kos penyelenggaraan yang diperlukan sehingga kini. Hal ini
menunjukkan sistem ini memberi impak yang positif dan ‘value for money’
untuk jangka masa yang panjang kepada Jabatan Kemasyarakatan.
Sistem ini juga memudahkan carian surat, menjimatkan masa, menjimatkan
kos dan meminimakan penggunaan kertas selaras dengan konsep hijau
diamalkan di MPSP.
84
4.0 ELEMEN INOVASI
4.1 Inovatif / Kreativiti
Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh dan
sistematik
Sistem ini merupakan idea asal mantan Pengarah Kemasyarakatan untuk
mewujudkan satu sistem berkomputeran yang sistematik dalam pengurusan
surat di Jabatan Kemasyarakatan. Oleh itu, perahan idea yang inovatif dan
kreatif telah dihasilkan antara pengarah, kakitangan yang terlibat dan dengan
kerjasama pihak vendor untuk menghasilkan satu sistem yang komprehensif dan
memudahkan semua pihak.
Surat-surat yang ingin dihasilkan telah dimudahkan melalui format-format surat
sedia ada yang telah ditetapkan dalam sistem ini mengikut format yang
ditetapkan oleh MPSP contohnya surat dalaman, surat luaran, kertas kerja dan
lan-lain.
Sistem ini juga merupakan enjin carian untuk memudahkan pencarian semula
surat-surat lama yang telah dibuat untuk rujukan surat-surat yang akan datang.
Sistem ini juga mempunyai menu pemantauan yang mana pengarah boleh
menyemak status surat yang telah disemak atau yang masih belum diluluskan
oleh penyelia.
Sistem ini juga membolehkan penyelia untuk menyemak dan menolak semula
surat yang dihantar kepada penyedia surat untuk dibaiki semula secara
bersistem. Hal ini memudahkan dan menjimatkan kos kerana tidak memerlukan
kertas dan aktiviti dijalankan secara berkomputer dan pantas.
Sistem ini juga membolehkan pengarah meluluskan terus surat melalui sistem
dan selepas surat dicetak dan dihantar kepada pengarah, surat ini hanya perlu
ditandatangan sahaja tanpa perlu menyemak semula.
85
Sistem ini juga menjana nombor rujukan surat secara automatik mengikut fail surat
masing-masing bagi memudahkan urusan filing. Perkara ini memudahkan kerana tidak
perlu untuk menyemak semula fail di dalam kabinet file.
Senarai pengirim tetap juga telah diset termasuk panggilan hormat dan ini
memudahkan pengguna untuk memilih senarai yang telah disediakan serta
menjimatkan masa kerana tidak perlu menaip semula.
4.2 Keberkesanan
Sistem Surat mempunyai faedah nyata seperti berikut:
• Capaian data yang mudah.
• Memudahkan kaedah membuat semua jenis surat.
• Menjimatkan masa dan kos untuk semakan dan kelulusan penyelia.
• Mesra pengguna.
• Surat yang dihasilkan mengikut format yang standard.
Inovasi yang dihasilkan juga menunjukkan keberkesanan dari segi peningkatan
produktiviti yang mampan
• Sistem Surat ini memberi kesan kerja yang lebih produktif kepada
kakitangan Jabatan.
• Memudah cara kerja dalam penyimpan data serta carian maklumat
sesuatu surat.
• Kerja pemantauan surat dapat dilakukan lebih cepat, mudah dan
menyelesaikan masalah jabatan yang perlu mengeluarkan surat
yang banyak setiap hari.
86
Inovasi yang dihasilkan mengingkatkan tahap kepuasan stakeholder:
• Dengan penyimpanan maklumat secara eloktronik ini, staf Jabatan
dapat mengakses sesuatu maklumat lebih mudah tanpa melakukan
carian di bilik fail. Hal ini membantu untuk membuat semula surat
dalam tempoh masa yang cepat kepada stakeholder.
4.3 Signifikan
Sistem Surat adalah inovasi yang signifikan dan wajar digunapakai oleh lain – lain PBT
di mana ia memaparkan keberhasilan yang penting seperti berikut:
• Sistem Surat mudah dikendali/diuruskan dan mesra pengguna
serta mesra penyelia.
• Dengan perlaksaan inovasi ini, kos dan masa dapat dikurangkan
kerana surat dapat dihasilkan dengan cepat dan berkomputer.
• Proses mencari maklumat dapat dilakukan dengan lebih pantas
dan menjimatkan masa tanpa merujuk semula rekod surat lama
yang perlu mencari fail asal di bilik fail. Carian maklumat ini dapat
memudahkan kakitangan Jabatan untuk menyampaikan maklumat
kepada orang awam.
• Surat yang dihasilkan mengikut standard dan format yang telah
ditetapkan oleh MPSP.
87
4.4 Relevan
Inovasi Sistem Surat ini yang dihasilkan sangat relevan dengan arus perdana dan
memenuhi agenda nasional.
• Dengan mengikut peredaran masa serta trend masa kini,
kewujudan Sistem Surat ini adalah sangat tepat pada masanya
kerana inovasi ini adalah amat efektif serta memudahkan cara kerja
Jabatan dalam memantau serta menyelia data surat yang
dihasilkan.
• Inovasi Sistem Surat dapat merealisasikan transformasi pihak
berkuasa tempatan untuk lebih berdaya maju dan menuju ke arah
Smart City yang dibawa oleh MPSP.
• Dengan sistem ini kaedah penghasilan surat yang ‘kuno’ dapat
ditinggalkan serta dapat menjimatkan masa serta menjadikan
produktiviti kerja jabatan akan lebih efektif dan efisyen.
Usaha inovasi yang ditunjukan mengambil kira persekitaran semasa
samada di peringkat tempatan mahu pun global.
5.0 PENGIKTIRAFAN DITERIMA.
Buat masa kini, masih tiada pengiktirafan yang diterima kerana sistem ini masih
baru dan hanya digunakan di peringkat Jabatan Kemasyarakatan MPSP sahaja.
Namun sistem yang dicipta ini adalah yang pertama di MPSP.
88
6.0 RUMUSAN
Secara keseluruhannya, inovasi yang dihasilkan dapat memastikan fungsi
Jabatan Kemasyarakatan berfungsi dengan lebih cekap dan efisien. Inovasi ini
juga bersifat mesra pengguna dan mudah dicapai oleh setiap pengguna dan
disyorkan untuk digunapakai oleh setiap jabatan di MPSP serta Pihak Berkuasa
Tempatan (PBT) diseluruh Malaysia. Penambahbaikan terhadap inovasi ini akan
dijalankan dari masa ke semasa dalam memastikan ianya selaras dengan
standard surat MPSP dan mengikut perkembangan semasa.
89
INOVASI 6
90
NAMA INOVASI : MY MPSP
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Teknologi Informasi & Komunikasi
Jabatan ini bertanggungjawab menguruskan perkara - perkara berkaitan
perkhidmatan Teknologi Maklumat yang merangkumi perkakasan,
perisian, laman web, keselamatan dan rangkaian dengan baik dan
sempurna. Jabatan ini dibahagikan kepada 5 bahagian utama dan 1 unit,
iaitu :
• Bahagian Pengurusan Maklumat Geospatial (GIS).
• Bahagian Pengurusan Bandar Pintar (BDA, IOT, Cloud
Computing).
• Bahagian Pembangunan, Pengurusan Sistem Dan Pangkalan
Data.
• Bahagian Insfrastruktur, Rangkaian, Komputer, Audio Visual dan
Keselamatan ICT.
• Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan
Livestreaming.
• Unit Pentadbiran.
Fungsi Bahagian dan Unit adalah :
Bahagian Pengurusan Maklumat Geospatial (GIS)
• Memastikan server GIS berfungsi dengan baik
• Menyediakan capaian pengguna jabatan kepada Sistem GIS
• Menyediakan platform bagi data jabatan
91
• Membangun , mengurus dan memantau web app GIS
• Menyediakan integrasi data Jabatan
Bahagian Pengurusan Bandar Pintar (BDA, IOT, Cloud Computing)
• Pengurusan Projek hackathon setiap tahun
• Menyediakan perancangan dan peruntukan IOT
• Menguruskan projek BDA
• Menyediakan perancangan Industri 4.0
Bahagian Pembangunan, Pengurusan Sistem Dan Pangkalan Data.
• Membangunkan dan menyelenggara sistem - sistem aplikasi untuk
kegunaan setiap jabatan.
• Menyelenggara dan menambahbaik sistem - sistem sediaada.
• Mengkoordinasi pembangunan sistem - sistem oleh vendor.
• Mengkoordinasi penyelenggaraan sistem - sistem oleh vendor.
• Penyelenggaraan Server Pangkalan Data Majlis bagi memastikan ianya
dapat beroperasi sepanjang masa.
• Membuat salinan (Backup) data dan sistem aplikasi.
Bahagian Insfrastruktur, Rangkaian, Komputer, Audio Visual dan Keselamatan
ICT
• Mengurus dan menyelenggara peralatan di dalam Bilik Server agar
berfungsi dengan baik setiap masa.
• Semakan email yang masuk di dalam spam setiap pagi.
• Semakan kapasiti storan semua server Pusat Data di Tigkat 13.
• Pengurusan Emel Kakitangan dan Ahli - Ahli Majlis.
92
• Menyelenggara dan mengukuhkan rangkaian komputer di ibu pejabat,
pejabat cawangan dan depo pembersihan supaya sentiasa berada ditahap
yang memuaskan.
• Mengurus pemasangan dan penyelenggaraan WIFI di lobi, bilik - bilik
mesyuarat dan Auditorium.
• Memastikan peralatan ICT dan rangkaian internet berfungsi semasa
Kaunter bergerak.
• Bertanggungjawab menyelenggara, membaikpulih dan menaiktaraf kesemua
peralatan komputer dan pencetak yang rosak.
• Memberi khidmat nasihat dan bantuan kepada jabatan - jabatan mengenai
penggunaan peralatan dan perisian komputer.
• Pengurusan dan penyelenggaraan mesin ‘Thumb Print’ untuk pemantauan
kehadiran kakitangan dalam Sistem Kehadiran.
• Pengurusan dan menyelenggara peralatan Audio Visual di Auditorium dan
Dewan Kenanga.
• Pengurusan dan menyelenggara peralatan komputer dan LCD di semua bilik
mesyuarat termasuk bilik Ahli Majlis.
• Mengurus dan menyelenggara keseluruhan peralatan CCTV di Ibu Pejabat
MPSP.
• Melaksanakan kerja - kerja pelupusan peralatan komputer.Pengurusan
peralatan ICT dalam setiap pameran yang melibatkan MPSP.
Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan Livestreaming
• Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web rasmi
MPSP.
• Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web di
MPSP.
• Menghasilkan paparan video.
• Pengurusan paparan TV di Lobi dan Kaunter MPSP.
• Pengurusan paparan LED TV MPSP.
93
• Merekabentuk kad - kad perayaan, ‘banner’ dan ‘backdrop’ untuk YDP, SU
dan jabatan - jabatan.
• Memantau dan mengemaskini perisian Mobile Apps. • Merekod dan menguruskan video live Streaming Majlis Penuh MPSP dan
menyalurkan ke saluran youtube dan facebook MPSP.
Unit Pentadbiran
• Mengurus bekalan dakwat pencetak kepada setiap jabatan.
• Mengurus pembelian dan pembayaran peralatan komputer, rangkaian dan
pembangunan serta penyelenggaraan sistem - sistem untuk setiap jabatan.
• Membuat pendaftaran Aset (perkakasan komputer) untuk Harta Majlis (harta
modal dan harta inventori).
• Menguruskan segala urusan pendaftaran maklumat Petender /
Penyebutharga ICT ke dalam Sistem Kontrak dan Bekalan sehingga
menyediakan Kertas Perakuan.
• Menyediakan surat kelulusan, surat setuju terima dan kontrak untuk semua
kerja - kerja yang melibatkan pembangunan dan penyelenggaraan sistem
semua Jabatan.
• Memantau semua proses bayaran samada berjadual atau bayaran secara
sekaligus agar tidak ada bayaran yang ditangguh atau dikenakan denda
lewat.
• Menyediakan Laporan Bulanan Pencapaian Objektif, Sasaran dan Pelan
Tindakan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS).
• Menyediakan surat kelulusan, dokumen tender, surat setuju terima dan
kontrak untuk semua tender yang dikeluarkan oleh Jabatan ICT.
• Mengurus dan mengawal selia bajet di bawah vot ICT.
• Menyediakan kontrak penyelenggaraan peralatan dengan pihak vendor.
• Memantau surat masuk dan keluar Jabatan.
• Menetapkan tarikh dan membuat tempahan bilik mesyuarat.
• Pengurusan Latihan.
94
MAKLUMAT BAHAGIAN PENGURUSAN LAMAN WEB, APLIKASI MOBILE DAN LIVESTREAMING
Bahagian ini diketuai oleh seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat dan
dibantu oleh satu (1) orang Juruteknik.
Fungsi Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan Livestreaming Adalah :
1. Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web rasmi
MPSP.
2. Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web di
MPSP.
3. Menghasilkan paparan video.
4. Pengurusan paparan TV di Lobi dan Kaunter MPSP.
5. Pengurusan paparan LED TV MPSP.
6. Merekabentuk kad - kad perayaan, ‘banner’ dan ‘backdrop’ untuk YDP,
SU dan jabatan - jabatan.
7. Memantau dan mengemaskini perisian Mobile Apps. 8. Merekod dan menguruskan video live Streaming Majlis Penuh MPSP dan
menyalurkan ke saluran youtube dan facebook MPSP. OBJEKTIF
Jabatan ini bertanggungjawab menguruskan perkara - perkara berkaitan
perkhidmatan Teknologi Maklumat yang merangkumi perkakasan, perisian,
laman web, keselamatan dan rangkaian dengan baik dan sempurna. PIAGAM PELANGGAN MYMPSP APPS
Memastikan pengemaskinian MyMPSP Apps dilakukan dalam tempoh dua (2) hari
bekerja selari dengan pengemaskinian laman web rasmi MPSP.
95
Carta Organisasi
Jabatan Teknologi Informasi Dan Komunikasi ditadbir oleh seorang Pengarah
iaitu Encik Abdul Fikri Ridzauddin Bin Abdullah. Pengarah akan mengawal
segala pengurusan yang diletakkan di bawah seliaan satu (1) orang Penolong
Pengarah Kanan dan satu (1) orang Penolong Pengarah. Penolong Pengarah
Kanan akan menjalankan penyelarasan ke atas bahagian di bawah seliaan
beliau. Terdapat lima (5) bahagian yang diketuai oleh Penolong Pengarah Kanan
dibantu oleh Penolong Pengarah.
96
97
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
MyMPSP apps merupakan sebuah aplikasi mudah alih yang di inovasikan
dari versi web (http://www.mpsp.gov.my) sebagai satu kemudahan
saluran perkhidmatan kerajaan dalam meningkatkan sistem penyampaian
kerajaan untuk orang awam (Government To Citizen - G2C). Aplikasi
mudah alih MyMPSP telah dibangunkan oleh MPSP khas untuk
kegunaan telefon pintar Android dan Apple IOS.
Untuk menjadikan Seberang Perai sebuah bandar yang pintar, MyMPSP
apps adalah one of the many “First” for MPSP di negara kita.
MyMPSP apps mengandungi pelbagai modul seperti pengumuman, info
mengenai MPSP, jadual aktiviti semasa, direktori ahli majlis dan pegawai
MPSP serta lokasi - lokasi tempat menarik di Seberang Perai. Disamping
itu juga pengguna boleh juga membuat aduan, undian serta memberi
maklumbalas melalui apps ini.
MyMPSP apps juga menyediakan peta lokasi tempat - tempat
perkhidmatan MPSP seperti :
• Pusat Kitar Semula
• Taman Awam
• Tong Sampah Komunal
• Ejen Jualan Kupon Letak Kereta
• Kompleks Sukan Dan Rekreasi
• Dewan Orang Ramai
• Kompleks Penjaja
• Pasar Awam
• Jadual Kutipan
• MPSP (Cawangan)
98
• Depo Pembersihan
• Pejabat Kerajaan
• Pengangkutan Awam
• Taman Perumahan
• Bank
• Hotel
Terdapat juga capaian untuk perkhidmatan atas talian seperti:
• Menyemak Cukai Kadaran / Taksiran
• Menyemak Bayaran Balik Cagaran
• Menyemak Kompaun Letak Kereta
• Membuat Tempahan Kemudahan Dewan Dan Kompleks Sukan
• Membuat Tempahan Peralatan Gotong - Royong
Bagi yang telah memuat turun aplikasi ini, notifikasi hebahan
Pengumuman, Kalendar dan Tender / Sebutharga akan diterima dari
masa ke semasa.
MyMPSP apps boleh dimuat turun secara percuma melalui Apple
Appstore dan Google Playstore.
Berikut adalah objektif MyMPSP apps :
• Orang awam boleh menggunakan perkhidmatan kerajaan di mana –
mana dan pada bila - bila masa sahaja.
• Menjimatkan masa dan kos.
• Memanfaatkan keupayaan teknologi aplikasi mudah alih yang terkini
secara optimum.
99
MyMPSP apps telah direkabentuk secara in – house dan dibangunkan
pada tahun 2016 mengikut keperluan MPSP dan maklum balas
orang ramai bagi memudahkan orang ramai berurusan dengan
MPSP.
Aplikasi ini telah melalui beberapa fasa perancangan merekabentuk,
pengumpulan maklumat, pembangunan dan pengujian. Setelah proses
pengujian dijalankan, MyMPSP apps telah dilancarkan pada 06 Januari
2017 oleh YAB Ketua Menteri Pulau Pinang.
Sejak dua (2) tahun pelaksanaan aplikasi ini, orang awam mendapat
maklumat dengan pantas melalui notifikasi yang diterima dari pangkalan
data ke telefon pintar masing – masing.
Pembangunan MyMPSP apps adalah hasil cetusan idea daripada
Pengarah Teknologi Informasi Dan Komunikasi bersama Jabatan
dalaman MPSP dan agensi swasta iaitu Penang Institute. Kolaborasi idea
daripada pihak berkaitan telah diambil kira dalam semua peringkat
penghasilan aplikasi ini.
Media sosial seperti Facebook (https://www.facebook.com/mpsp.penang)
dan Twitter (https://twitter.com/mpsp_pg) antara mekanisme yang
digunakan sebagai saluran penerimaan maklum balas pelanggan
mengenai aplikasi ini.
100
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Sebelum wujudnya MyMPSP apps, maklumat hanya boleh diperolehi
melalui laman web rasmi MPSP. Tambahan pula pelbagai kekangan yang
perlu dihadapi oleh orang awam, diantaranya :
• Kelewatan memperolehi makluman kekosongan jawatan di MPSP.
• Kelewatan mengetahui tender atau sebutharga yang diiklankan.
• Kelewatan mengetahui temuduga terbuka pasar awam dan kompleks
makanan.
• Tidak dapat mengambil bahagian dalam memberi idea atau pendapat
dalam penyediaan peruntukan bajet MPSP tahun berikutnya.
• Tiada saluran khas untuk membuat aduan.
Setelah MyMPSP apps dibangunkan dengan kemudahan ciri – ciri terbaru
seperti penghantaran notifikasi ke telefon pintar dan sistem dinaiktaraf
dengan mewujudkan satu saluran khas untuk membuat aduan, segala
kekangan dapat diatasi secara efektif dan efisien.
101
3.0 IMPAK INOVASI
Keberkesanan MyMPSP apps adalah memberikan perkhidmatan yang tepat dan
pantas kepada orang awam melalui kaedah penghantaran notifikasi. Justeru,
orang awam tidak lagi menghadapi masalah kelewatan penerimaan maklumat.
Kumpulan sasar bagi MyMPSP apps adalah petender, peniaga, stakeholders
dan orang awam di mana aplikasi ini boleh dimuat turun secara percuma melalui
Apple Appstore dan Google Playstore dimana – mana dan pada bila – bila masa
sahaja yang merangkumi seluruh negara.
4.0 ELEMEN INOVASI
4.1 Inovatif / Kreativiti
MyMPSP apps merupakan inovasi perkhidmatan Kerajaan berasaskan mobile
yang bertujuan untuk mempelbagaikan saluran perkhidmatan Kerajaan melalui
peranti pintar. Bertepatan dengan tagline “Seberang Perai Aspirasi Bandar Masa Hadapan”, orang awam boleh menggunakan perkhidmatan Kerajaan
dimana – mana dan pada bila – bila masa sahaja.
MyMPSP apps merupakan aplikasi mudah alih yang berinovatif, relevan,
selamat, dipercayai dan sahih.
102
4.2 Keberkesanan & Relevan
MyMPSP apps telah meningkatkan tahap kepuasan orang awam dalam
penggunaan perkhidmatan kerajaan melalui penerimaan notifikasi di telefon
pintar.
4.3 Signifi
kan
My
103
MPSP apps merupakan aplikasi yang mesra pelanggan dimana orang awam
dapat mengakses maklumat dengan hanya satu klik pada ikon dalam aplikasi ini.
Tambahan pula, orang awam dapat menjimatkan kos dan masa dalam
mendapatkan maklumat yang terkini. Pihak MPSP pula, dapat memenuhi
kepuasan pelanggan selain dapat menjimatkan masa dalam menyalurkan
maklumat terkini. Ini kerana maklumat tidak perlu lagi dimasukkan dua (2) kali
berikutan maklumat dari laman web rasmi MPSP telah di synchronize ke
MyMPSP apps.
5.0 RUMUSAN
Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan Livestreaming wajar
dipertimbangkan untuk memenangi AIKNPP berdasarkan justifikasi berikut:
a) Inovasi yang dilaksanakan adalah one of the many “First” for MPSP di
negara kita.
b) Penyaluran maklumat lebih cekap, cepat dan berkesan.
c) Penggunaan aplikasi berasaskan mobiliti dapat diakses dimana –
mana dan pada bila – bila masa sahaja.
d) Membantu agensi Kerajaan yang lain dalam menambahbaik
perkhidmatan melalui perkongsian “Best Practices”.
e) Melaksanakan transformasi dalam memenuhi saranan Kerajaan
Malaysia.
104
INOVASI 7
105
NAMA INOVASI : COB2U
KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT
1. PENGENALAN
1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan / Bahagian / Unit
UNIT-UNIT
• Unit Pentadbiran
• Unit Kewangan dan Akaun
• Unit Teknikal dan Penguatkuasaan
FUNGSI – FUNGSI JABATAN: • Memastikan penubuhan Badan Pengurusan Bersama (JMB) /
Perbadanan Pengurusan (MC) bagi setiap kawasan pemajuan bertingkat di
bawah Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757)
• Menguruskan pendaftaran dan pengeluaran sijil penubuhan JMB.
• Menguruskan pemfailan jadual petak.
• Menguruskan penerimaan deposit kecacatan harta bersama
• Menangani aduan berkaitan bangunan berstrata, penubuhan JMB/MC,
akaun penyenggaraan bangunan dan lain-lain.
• Menguatkuasakan undang-undang yang berkaitan, mengikut peruntukan
Akta 757
• Mengumpul dan menyelaras data-data berkaitan bangunan berstrata
untuk kegunaan Jabatan, Pihak Berkuasa Negeri dan Kerajaan Persekutuan
• Memberi khidmat nasihat berkaitan Akta 757
106
PERKHIDMATAN
• Menguruskan pendaftaran dan pengeluaran sijil penubuhan JMB
• Menyelaraskan aduan berkaitan bangunan berstrata
• Memberi khidmat nasihat berkaitan Akta 757
AKTIVITI UTAMA
• Pemfailan Jadual Petak
• Penerimaan Deposit Kecacatan Harta Bersama
• Memastikan penubuhan JMB/MC bagi setiap kawasan pemajuan bertingkat di
bawah Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757)
PIAGAM PELANGGAN BERKAITAN INOVASI E-COB 2.0
• Menangani aduan berkaitan Akta 757 (Akta Pengurusan Strata) 2013 dalam
tempoh 14 hari dari tarikh aduan di terima
• Mengeluarkan Sijil Perakuan Penubuhan Badan Pengurusan Bersama (JMB)
dalam tempoh 7 hari selepas dokumen lengkap diterima OBJEKTIF JABATAN
BIL MATLAMAT OBJEKTIF
1 Semua skim strata diwujudkan
Jawatankuasa Pengurusan yang
komited mengikut peruntukan Akta
Pengurusan Strata 2013 (Akta757)
1.1 Pengurusan dan pentadbiran akan
menjadi lebih cekap dan lancar.
1.2 Pentadbiran Jawatankuasa adalah
tertakluk kepada Akta Pengurusan Strata
2013 (Akta757)
1.3 COB memantau perjalanan
Jawatankuasa adalah seiring dengan
kehendak Akta.
1.4 Penduduk dapat menikmati kehidupan
lebih selesa dan harmoni.
107
PERUNDANGAN
• Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta757)
• Peraturan – Peraturan Pengurusan Strata (Penyenggaraan Dan Pengurusan) 2015
• Peraturan – Peraturan Pengurusan Strata (Tribunal Pengurusan Strata) 2015
108
CARTA ORGANISASI
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
3. IMPAK INOVASI
4. ELEMEN INOVASI
4.1 Inovatif / Kreativiti
4.2 Keberkesanan
4.3 Signifikan
4.4 Relevan
5. RUMUSAN
109
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
Skim pemajuan berstrata melibatkan pecah bahagi bangunan/tanah di bawah Akta
Hakmilik Strata 1985. Hakmilik strata merupakan satu bentuk pemilikan untuk
bangunan atau blok berbilang tingkat atau berbilang lapisan petak tanah yang
dibangunkan di atas sebidang tanah berimilik. Pemilik petak bertanggungjawab
terhadap pengurusan dan penyenggaraan harta bersama. Contohnya rumah pangsa,
apartmen, kondominium, rumah bandar, rumah kedai, pejabat, SOHO (Small Office
Home Office), SOVO (Small Office Virtual Office), SOFO (Small Office Flexible Office),
kompleks perniagaan, GACOS ( Gated & Guarded Community) dan lain-lain.
Pengurusan dan penyenggaraan bangunan berstrata bagi harta bersama di dalam
suatu skim diurus dan diselenggara oleh Badan Pengurusan Bersama (JMB)/
Perbadanan Pengurusan (MC). Kewajipan dan kuasa Badan Pengurusan Bersama
(JMB) /Perbadanan Pengurusan (MC) adalah tertakluk kepada peruntukan di bawah
Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757).
Tujuan Projek Inovasi
• Mengikut data statistik Jabatan Pesuruhajaya Bangunan, MPSP sehingga 31 Disember 2017 sebanyak 1,063 skim pemajuan strata direkodkan dengan jumlah 74,883 bilangan petak. Dengan anggaran 1 petak : 4 penduduk menunjukkan sebanyak 299,532 iaitu 35% daripada penduduk Seberang Perai mendiami skim strata.
• Angka ini dijangka akan terus meningkat atas faktor pembangunan strata tidak
boleh dielakkan memandangkan tanah merupakan sumber yang tidak boleh
diperbaharui dan pembangunan strata menjadi fokus pada masa akan datang
untuk memenuhi keperluan perumahan di Pulau Pinang.
• Jabatan COB, MPSP mengambil inisiatif ini dengan mencari penyelesaian dalam
menguruskan data skim berstrata ini dengan lebih sistematik, efisien dan
mempunyai nilai tambah terhadap kesejahteraan komuniti berstrata di Seberang
Perai.
110
• Inovasi e-COB 2.0 ini adalah hasil gabungan idea daripada kakitangan
COB,MPSP dengan mengambil kira masalah yang dihadapi oleh Jabatan dalam
pengendalian data skim berstrata dan Akta 757 sebagai garis panduan.
Objektif Inovasi e-COB 2.0
1. Objektif Inovasi e-COB 2.0
• Data skim berstrata yang tepat dapat diperolehi / kongsi bersama jabatan – jabatan dalaman MPSP
Contoh – i) Data skim pemajuan berstrata (Jab Penilaian)
ii)Tarikh CCC – Unit OSC
iii)Pelan Bangunan – Jabatan Bangunan
• Maklumat yang tepat dapat diakses dengan pantas
• Meningkatkan kualiti kerja
• Dapat membantu menjaga kepentingan dan kebajikan komuniti berstrata di kawasan MPSP
Contoh : rekod pemfailan Jadual Petak, pemantauan penerimaan deposit kecacatan harta bersama dan rekod dokumen mesyuarat
2. Mematuhi Perundangan Akta Pengurusan Strata 2013
• Sistem e-COB 2.0 telah dimodifikasikan mengikut kesesuaian perundangan
terkini iaitu Akta 757 (2013) yang baru diimplementasi pada tahun 2015
3. Meningkatkan Tahap Efisien
• Berbanding dengan penggunaan rekod secara lama, sistem e-COB 2.0 ini amat
efisien dari pelbagai aspek seperti penjimatan kos, penjimatan masa dan
praktikal serta mengikut peredaran masa.
• Menjimatkan ruang penyimpanan dokumen
4. Peningkatan Kualiti Perkhidmatan
• Akses data yang pantas
111
• Kebarangkalian kesilapan yang amat minimum
5. Peningkatan Kepuasan Pengguna
• Memudahkan prosedur kerja kakitangan
• Pelanggan/Stake holder gembira dengan masa yang di ambil bagi maklumbalas
secara segera (prompt)
6. Peningkatan Perkhidmatan Talian
• Maklumbalas atas talian seperti melalui telefon adalah mudah
Contoh : maklumbalas data yang dimohon secara segera hanya perlu diakses
melalui sistem tanpa perlu merujuk fail fizikal bagi sesetengah kes
7. Peningkatan Tahap Kerja
• Bebanan kerja dapat dikurangkan
• Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan cekap
Pelaksanaan Inovasi
Idea dan proses kerja serta pematuhan keperluan undang – undang dibuat secara in
house oleh kakitangan COB yang “hands on” tugas- tugas pengurusan data. Manakala
vendor yang dipilih menterjemahkan dalam bentuk sistem.
Tempoh Pelaksanaan
1 tahun
112
Peringkat Pelaksanaan
Fungsi Jabatan Pesuruhjaya Bangunan adalah menjalankan tugas dan kuasa
Pesuruhjaya Bangunan (COB) Majlis Perbandaran Seberang Perai seperti mana yang
diperuntukan di bawah Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757). Antara aktiviti
Jabatan Pesuruhjaya Bangunan ialah:
• Memantau penubuhan JMB/MC di semua kawasan pemajuan berstrata
• Mengurus aduan berkaitan penubuhan /pengurusan /kewangan /penyenggaraan
/kerosakan dan lain-lain
• Memberi khidmat nasihat berkaitan Akta 757
• Penyediakan data/maklumat bagi kawasan pemajuan berstrata
• Menghadiri mesyuarat jemputan pihak luar (JMB/MC/Pemaju dll) mengikut
keperluan
• Menerima permohonan pemfailan jadual petak daripada pemaju
• Menerima bayaran deposit untuk membaiki kecacatan pada harta bersama dari
pemaju
Dengan pembangunan yang semakin pesat bagi skim berstrata di bawah Majlis
Perbandaran Seberang Perai, Jabatan Pesuruhjaya Bangunan (COB), MPSP
mengambil inisiatif dengan membangunkan Sistem Pengurusan Jabatan Pesuruhjaya
Bangunan (e-COB 2.0) secara client based untuk memudahkan jabatan menguruskan
data skim berstrata bagi kawasan Seberang Perai.
Kategori Inovasi
• E-COB 2.0 merupakan Inovasi ICT yang merupakan Inovasi yang berbentuk
produk
• Tujuan aplikasi e-COB2.0 ini adalah untuk mengatur dan mengawasi
pengurusan, aktiviti, pemantauan pematuhan Akta 757 dan pengurusam aduan
penduduk awam untuk meningkatkan mutu perkhidmatan
• Pengguna perlu memasukkan ID pengguna dan kata laluan bagi mendapatkan
kebenaran masuk
113
Pencetusan idea
• Inovasi e-COB 2.0 ini adalah hasil gabungan idea daripada pihak pengurusan
dan kakitangan COB,MPSP dengan mengambil kira masalah yang dihadapi oleh
Jabatan dalam pengendalian data skim berstrata dan Akta 757 sebagai garis
panduan.
Kolaborasi
• Data mentah perihal kemajuan diperolehi daripada Jabatan Penilaian
• Tarikh CCC diperolehi daripada Unit OSC bagi menentukan tarikh penerimaan
notis oleh pemaju mengenai niatnya untuk menyerahkan milikan kosong
• Kelulusan Pelan Bangunan diperolehi daripada Jabatan Bangunan bagi
pemantauan pemfailan Jadual Petak sebelum penjualan petak / unit oleh
pemaju
Indikator Inovasi
Peningkatan peratusan pemantauan kakitangan kepada pematuhan Pemaju/JMB/MC
terhadap peruntukan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757) sebanyak 80%.
Mekanisme maklumbalas pelanggan
• E-mel
• MPSP Watch
• Jendela Pelanggan
• Program Mesra Pelanggan MPSP
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Impak sebelum dan selepas inovasi dihasilkan menunjukkan tahap yang amat positif
kepada Jabatan dimana sebelum ini secara manual bertukar kepada elektronik (e-COB
114
2.0). Cara kerja menjadi lebih efektif, sistematik, menjimatkan masa dan meningkatkan
mutu kerja di Jabatan.
IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Input diperolehi dari Jab. Penilaian / Jab.
Bangunan / Jab. OSC / Jab. COB
Semakan lebih komprehensif
Pemantauan lebih cekap dan proaktif
Surat disediakan secara automatik
Dikemaskini secara berjadual
Carian lebih sistematik dan terperinci
SELEPAS e-COB 2.0
Input diperolehi dari Jab. Penilaian
Semakan tidak menyeluruh
Sukar buat pemantauan
Surat disediakan secara manual
Kemaskini hanya di fail fizikal
Carian manual
SEBELUM e-COB 2.0
Menu Pemfailan jadual Petak
Menu Deposit Kecacatan Harta
Bersama
Senarai Data tambahan (EP, Juruaudit,
JTB,Pemaju, Caj Penyelenggaran )
115
3.0 IMPAK INOVASI
Antara COB PBT pertama di Malaysia yang mempunyai sistem secara elektronik untuk
menyimpan, memantau, pemfailan Jadual Petak, penerimaan deposit kecacatan harta
bersama dan membuat carian data berkaitan skim pemajuan strata di Seberang Perai.
• e-COB 2.0 merupakan satu sistem pengurusan data strata yang diperlukan oleh
setiap COB di PBT dan berupaya memenuhi keperluan masa depan dengan
melihat fokus pembangunan berstrata yang semakin meningkat
• Membantu pegawai COB dalam memantau prosedur berkaitan strata di
peringkat seawal sebelum penjualan petak/unit
• Memastikan hak dan kepentingan pembeli terhadap harta bersama terpelihara
melalui pemantauan penerimaan deposit kecacatan harta bersama
• Pemantauan efektif terhadap JMB/MC dalam mengadakan Mesyuarat Agung
Tahunan melalui auto surat ( cetakan surat peringatan/notis secara auto
generated)
• Meningkatkan tahap mutu kerja. Sebagai contoh, sebelum pelaksanaan e-COB
2.0 tempoh bagi pengeluaran sijil seperti yang dijanjikan di dalam Piagam
Pelanggan MPSP adalah 21 hari bekerja. Selepas pelaksanaan inovasi ini,
tempoh bagi pengeluaran sijil adalah dikurangkan kepada 7 hari bekerja
116
4.0 ELEMEN INOVASI
4.1. Inovatif/ Kreativiti
Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh dan sistematik
• e-COB 2.0 dibangunkan bagi membantu Jabatan menjalankan fungsi- fungsi COB.
Data mentah (raw data) yang sebelum ini hanya diperolehi daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta, telah dilaksanakan penambahbaikkan dengan
sumber daripada jabatan – jabatan lain seperti Jabatan Bangunan dan Unit One
Stop Centre (OSC). Data - data yang dibekalkan oleh jabatan- jabatan ini adalah
perihal kemajuan sesebuah skim strata seperti maklumat skim, maklumat pemaju,
maklumat bangunan,maklumat pemilik petak, kelulusan pelan bangunan dan tarikh
CCC. Data ini dikemaskini berdasarkan maklumat serta dokumen yang diperolehi
secara berkala daripada pihak berkaitan seperti pemaju, JMB,MC dan lain – lain
sumber menghasilkan satu maklumat yang lengkap dan terkini.
• e-COB 2.0 adalah satu sistem yang merupakan transformasi daripada sistem lama
dalam menjalankan penyimpanan data secara pemfailan fizikal kepada
penyimpanan yang lebih sistematik. Penggunaan e-COB 2.0 bersifat mesra pengguna dan mudah dicapai oleh setiap pengguna yang berdaftar.
• e-COB 2.0 merupakan satu bentuk inovasi untuk menambah baik dari sistem
manual sebelum ini mengikut perkembangan teknologi masa kini ke arah industri 4.0. Ia merupakan perisian yang terkini dan sesuai digunapakai oleh mana-mana
Jabatan Pesuruhjaya Bangunan di semua PBT dalam memantau skim pemajuan
berstrata masing-masing secara menyeluruh daripada peringkat awal sebelum
penjualan petak / unit sehingga ke peringkat badan pengurusan.
• Hasilnya kerja-kerja di Jabatan menjadi lebih pantas,mudah dan efektif dalam
perkembangan berkaitan skim strata.
117
• Disamping itu juga kaedah pencarian maklumat skim-skim strata tertentu akan
lebih mudah dan pantas.
Inovasi mempunyai elemen value creation
• Data berpusat dapat diwujudkan dengan mengambil kira data utama berkaitan
pemajuan berstrata yang diperlukan dihimpunkan di e-COB 2.0 di mana ia
memudahkan dan meringankan kerja-kerja di Jabatan COB disamping jabatan –
jabatan lain yang berkepentingan berkaitan data strata.
• Pengunaan e-COB 2.0 memudahkan dan mempercepatkan dalam pencarian data
bagi mengetahui perkara-perkara yang diperlukan dengan kadar segera.
• Dengan inovasi ini, penyimpanan data dilakukan secara sistematik dan selamat
sekaligus dapat mengurangkan risiko kehilangan sesuatu data.
• Inovasi ini dapat menjimatkan masa dan ruang kerja kerana data skim strata
dapat disimpan secara eloktronik. Selain itu dapat mengurangkan kos dalam
penyediaan peralatan dan ruang tempat penyimpanan data
Muka Hadapan e-COB2.0
118
Muka Hadapan Maklumat Pedaftaran Sesuatu Skim
Auto Surat
Contoh Auto Surat
119
120
Maklumat Perihal Kemajuan
121
Maklumat Senarai Pemilik
Maklumat Pemaju
122
Maklumat Deposit Kecacatan Harta Bersama
Maklumat Mesyuarat Agung (AGM)
123
Maklumat Mesyuarat Agung (AGM)
Maklumat Mesyuarat Agung (AGM)
124
Maklumat Mesyuarat Agung (AGM)
Maklumat Badan Pengurusan Bersama (JMB)/ Perbadanan Pengurusan (MC)
125
Contoh Sijil Badan Pengurusan Bersama
126
Maklumat Jadual Petak
127
Maklumat Dokumen Setiap Tahun
Maklumat Caj Perkhidmatan dan Tuntutan
128
Maklumat Kerja Pengurusan Dan Penyenggaraan
129
Maklumat Media
130
4.2 Keberkesanan e-COB 2.0 mempunyai faedah nyata seperti berikut:
• Capaian data yang mudah
• Data skim strata disimpan dengan lebih berkesan dan sistematik • Menjimatkan masa penyiasatan, kertas dan ruang penyimpanan fail
• Pemantauan skim berstrata dapat dilakukan dengan cekap
Ia merupakan satu sistem yang menyeluruh merangkumi semua prosedur dalam
fungsi jabatan mengikut peruntukan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta757) yang
terdiri daripada senarai berikut :
Pemfailan Jadual Petak
Penerimaan Deposit Kecacatan Harta Bersama
Penubuhan JMB/MC
Pemantauan dokumen JMB/MC (minit Mesyuarat Agung, Akaun teraudit,
Insurans, salinan Geran Tanah, salinan Cukai Tanah dll)
Sijil Perakuan JMB
Surat peringatan/ notis secara auto generated ( auto surat )
Inovasi yang dihasilkan juga menunjukkan keberkesanan dari segi peningkatan
produktiviti yang mampan
• e-COB 2.0 memberi kesan kerja yang lebih produktif kepada kakitangan
Jabatan.
• Memudah cara kerja dalam penyimpan data serta carian maklumat sesuatu
skim.
• Kerja pemantauan skim strata dapat dilakukan secara berkala dan lebih tepat
dan cepat.
• Pemantauan pemaju terhadap pematuhan Seksyen 6 (Pemfailan Jadual
Petak) dan Seksyen 92 (Deposit untuk membaiki kecacatan pada harta
bersama) Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta757)
131
• Capaian pantas maklumat tambahan (senarai EP, Pemaju, Juruaudit, JTB) • Inovasi yang dihasilkan meningkatkan tahap kepuasan stakeholder
• Dengan penyimpanan maklumat secara eloktronik ini, staf Jabatan dapat
mengakses sesuatu maklumat lebih mudah tanpa melakukan carian di bilik
fail. Masa penyiasatan dikurangkan
• Kemudahan pop up message alert dapat menyelaras tindakan (syncronize)
dan perkongsian maklumat antara pengguna e-COB 2.0 dengan berkesan
• Data yang tersimpan di dalam e-COB 2.0 lebih selamat dan tidak risiko
berlaku kehilangan serta ketirisan data adalah minimum.
• Dengan pemantauan Jadual Petak dan Deposit Kecacatan Harta bersama
yang sistematik, hak dan kepentingan komuniti berstrata adalah terpelihara.
4.3 Signifikan
e-COB 2.0 adalah inovasi yang signifikan dan wajar digunapakai oleh lain – lain PBT di
mana ia memaparkan keberhasilan yang penting seperti berikut:
• e-COB 2.0 mudah dikendali / diuruskan
• Data yang tepat dan selaras dengan Jabatan dalaman yang lain di Majlis
Perbandaran Seberang Perai seperti berikut
o Jabatan Kejuruteraan ( cth : penamaan alamat, nama skim)
o Jabatan Bangunan (cth: Kelulusan Pelan Bangunan)
o Jabatan Penilaian (cth : perihal kemajuan)
o Unit OSC (cth : tarikh CCC)
• dapat memantau dan mengenalpasti status badan pengurusan kawasan
pemajuan berstrata yang aktif dan tidak aktif.
• pemantauan tarikh akhir Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) serta senarai
Jawatankuasa sesuatu skim strata. Surat Peringatan (auto-generate) akan
dikeluarkan melalui e-COB 2.0 setelah sesuatu skim yang tidak mengadakan
AGM dikenalpasti.
• e-COB 2.0 juga dapat mengenalpasti pemilik/pemunya atau bukan
pemilik/pemunya
132
• Dengan perlaksanaan inovasi ini,kos ruang kerja dapat dikurangkan kerana
semua maklumat tidak disimpan di dalam fail. Dengan ini dapat menjimatkan
kos dalam pembelian peralatan untuk penyimpanan data.
• Proses mencari maklumat dapat dilakukan dengan lebih pantas dan
menjimatkan masa tanpa merujuk kepada fail sesuatu skim. Carian
maklumat dapat dilakukan hanya pada e-COB 2.0 dan memudahkan
kakitangan Jabatan untuk menyampaikan maklumat kepada orang awam.
Tempoh yang diambil untuk siasatan kes
Sebelum e-COB 2.0 e-COB 2.0
1 jam 10 minit
Cara pemantauan pematuhan Akta 757
Sebelum e-COB 2.0 e-COB 2.0
55 surat 99 surat Automatik (auto surat)
Maklumbalas kepada orang awam (Walk- in/ telefon)
Sebelum e-COB 2.0 e-COB 2.0
10 minit Serta-merta
Tempoh masa pengeluaran Sijil Perakuan JMB
Sebelum e-COB 2.0 e-COB 2.0
21 hari bekerja 7 hari bekerja
Bilangan rim kertas A4 yang digunakan dalam Setahun
133
Sebelum e-COB 2.0 e-COB 2.0
52 rim setahun 47 rim setahun
4.4 Relevan
Inovasi e-COB 2.0 yang dihasilkan sangat relevan dengan arus perdana dan memenuhi
sebahagian kriteria industri 4.0
• Dengan mengikut peredaran masa serta trend masa kini, kewujudan e-COB 2.0 adalah sangat tepat pada masanya kerana inovasi ini adalah amat
efektif serta memudahkan cara kerja Jabatan dalam memantau serta
menyelia data skim-skim strata.
• Inovasi e-COB 2.0 dapat merealisasikan transformasi pihak berkuasa
tempatan dan mengambil kira keperluan MPSP dalam mencapai visi MPSP.
• Dengan sistem ini kaedah pemfailan yang ‘kuno’ dapat ditinggalkan serta
dapat menjimatkan masa serta menjadikan produktiviti kerja jabatan akan
lebih efektif dan efisyen.
e-COB 2.0 merupakan inovasi yang mengambil kira keperluan MPSP selaras dengan moto MPSP ‘Seberang Perai Aspirasi Bandar Masa Hadapan’ memandangkan sumber tanah yang semakin terhad di masa hadapan, perumahan strata merupakan solusi terbaik bagi pembangunan hartanah. Justeru sistem pengurusan data strata yang sistematik adalah menjadi keperluan.
Inovasi Jabatan COB ini juga selari dengan pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti yang dipersijilkan di MPSP seperti senarai berikut :
• Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 (QMS) • Sistem Pengurusan Alam Sekitar – ISO 14001:2015 (EMS) • Sistem Pengurusan Tenaga ISO 50001:2011(EnMS) • Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat ISO/IEC 27001:2013 (ISMS)
134
PENGIKTIRAFAN
Menerima lawatan dari Kementerian dan lain-lain PBT yang sangat berminat bagi
mengetahui e-COB antaranya ialah :
• Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan
Tempatan (KPKT)
• Majlis Bandaraya Pulau Pinang
• Majlis Bandaraya Kuala Terengganu
• Majlis Bandaraya Johor Bahru
• Majlis Bandaraya Shah Alam
• Majlis Perbandaran Seremban
• Majlis Perbandaran Manjung
• Majlis Daerah Kubang Pasu.
5.0 Rumusan
Secara keseluruhannya, inovasi yang dihasilkan dapat memastikan fungsi Jabatan
Pesuruhjaya Bangunan dapat dilaksanakan dengan lancar. Inovasi ini juga bersifat
mesra pengguna dan mudah dicapai oleh setiap pengguna dan disyorkan untuk
digunapakai oleh setiap Jabatan Pesuruhjaya Bangunan (COB), Pihak Berkuasa
Tempatan (PBT) diseluruh Malaysia. Penambahbaikan terhadap inovasi ini akan
dijalankan dari masa ke semasa dalam memastikan ianya selaras dengan peruntukan
dan penguatkuasaan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757).
135
RUMUSAN RUMUSAN
Sejajar dengan perubahan ekonomi dan sosial dunia pada masa kini, pelbagai cabaran
baru lagi kompleks yang terpaksa Majlis Perbandaran Seberang Perai hadapi dan
harungi sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan. Persekitaran ini menuntut sistem
penyampaian perkhidmatan MPSP lebih inovatif dalam menghasilkan perkhidmatan
yang dapat memenuhi ekspektasi serta melangkaui kehendak pelanggan dan
stakeholder.
Oleh yang demikian, MPSP telah menggunakan pendekatan dan idea yang lebih radikal
untuk membolehkan MPSP meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan agar lebih
cekap dan berkesan. Penghasilan idea yang kreatif dan inovatif dan wujudnya
kolaborasi antara kerajaan dan komuniti disamping ianya tidak melibatkan kos
pengurusan yang tinggi.
MPSP telah menyusun strategi untuk meningkatkan budaya inovasi berpandukan
kepada rasional-rasional berikut: -
• Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan dan
stakeholder secara lebih berkesan;
• Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam menangani
kekangan sumber kewangan semasa;
• Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru apabila
kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan;
• Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum
BAHAGIAN 4
136
MPSP pecaya bahawa dengan adanya inovasi – inovasi ini, ianya dapat memberi
kesan yang positif serta impak yang tinggi member perkhidmatan kepada warga
Seberang Perai.
Antara kesan dan impak yang dihasilkan adalah :-
• Mengurangkan kos perkhidmatan kepada MPSP
• Mempercepatkan proses penyampaian kepada stakeholders
• Penambahan hasil dan kutipan
• Pengurangan Impak risiko kesihatan kepada stakeholders
top related