การใช้ google spreadsheet(excel) · งานบน web ได้...

การใช Google Spreadsheet(Excel)

Google Spreadsheet เปน Apps ในกลมของ Google Drive ซงเปนนวตกรรมใหมของ Google มลกษณะการท าดงานคลายๆ กบ Excel มการสราง Column Row สามารถใสขอมลตางๆ ลงไปใน Cell ได ค านวณสตรตางๆ ได แตวธการใชสตรค านวณจะแตกตางจาก Excel ไมตองตดตงทเครอง สามารถใชงานบน Web ได โดยไฟลจะถกบนทกไวท Server ของ Google ท าใหสามารถเปดใชงานได ไมวาจะอยทใด เพยงม Web browser / Google Spreadsheet App on Smartphone และ อนเตอรเนต สามารถแชรไฟลใหผอนรวมใชงานได และมระบบ Real time Save อตโนมต นอกจากนยงสามารถ Save หรอ Export ออกมาใชงานกบ Excel ทเครองของเราไดอกดวย ท าใหการท างานสะดวกสบายมากยงขน โดยการลอกอนเขาใชงานในเวบไซต Google ดวย Google account หรอ Gmail กสามารถเขาไปท างานได

วธใชสเปรดชต (spreadsheet) เพอสรางเอกสารตอบกลบทสรางดวย Google Form ทสามารถรบขอมลจากบคคลอนๆทกรอกเขามาได และขอมลนนจะถกเกบบนทกไวในเอกสารงานของเรา ซง Spread Sheet (สเปรดชต) ตวนเองจะมประโยชนมากในการเอาไปใชงาน เชน ขอมลผลการเรยนของนกเรยน บญชรายจายสรางแผนภมเพอนาเสนอขอมล รวมไปถงฟอรมหรอแบบสอบถาม แบบทดสอบออนไลน สาหรบเกบขอมล

ความหมายของสเปรดชต (spreadsheet) สเปรดชต (Spreadsheet) หรอแผนตารางท าการ คอ แผนงานทมลกษณะเปนชองตามรางสเหลยม ใชสาหรบการจดเรยงขอมลและค านวณเปนหลกมโปรแกรมสเปรดชต (Spreadsheet) ทเปนทนยมอยมากมาย แตสเปรดชต (spreadsheet) ออนไลนของ Google เปน Application ทใชงานไดโดยไมเสยคาใชจาย ผใชสามารถสรางสเปรดชต (Spreadsheet) ไดอยางงายดาย ไมวาจะเปนขอมลผลการเรยนของนกเรยน บญชรายจาย เปนตน สามารถสรางแผนภมเพอนาเสนอขอมล รวมไปถงฟอรมหรอแบบสอบถามออนไลนสาหรบเกบขอมล ท งยงสามารถแบงปนใหผอนไดแก ไขและท า งานรวมกนในสเปรดชต (Spreadsheet) ของตนได Google Sheets เปน Apps สรางสเปรดชต (Spreadsheet) เปนอกหนง Apps ใหมจากทาง Google คณสมบตเอาไวจดการสรางสเปรดชต เหมอนกบไฟลบน โปรแกรม Microsoft Excel สามารถเปด แกไขไฟลสเปรดชต (Spreadsheet) ลาสดไดทนท แชร(Share) และท างานรวมกบเพอนๆ ภายในสเปรดชต (Spreadsheet) เดยวกน รองรบการจดการกบตาราง ไมวาจะเปนการเรยงลาดบ บวก ลบ คณ หาร หรอฟงกชนอนๆ ทควรจะมในสเปรดชต (Spreadsheet) โปรแกรม Excel Google Sheets สามารถท างานไดโดยทเราไมไดเชอมตอกบอนเตอรเนต รองรบการเปดไฟล สเปรดชต (Spreadsheet) แบบตางๆ มากมาย

คณสมบต 1. สรางสเปรดชต (Spreadsheet) ใหม เปดและแกไข สเปรดชต (Spreadsheet) จากเครองใดกได ทใดก

ได จากทางหนาเวบหรออปกรณอน 2. แชรสเปรดชต (Spreadsheet) และท างานรวมกนกบคนอนๆ บนสเปรดชต (Spreadsheet) เดยวกน

และในเวลาเดยวกน 3. ท างานไดทกเวลา แมขณะทไมมอนเทอรเนต 4. จดรปแบบเซลล ปอน/จดเรยงขอมล และการท างานตางๆ บนสเปรดชต (Spreadsheet) 5. ระบบคลาวด (Cloud) จะบนทกการแกไขขอมลโดยอตโนมต

อปกรณส าหรบรองรบการใชงานสเปรดชต (Spreadsheet) มดงน 1. อนเทอรเนตความเรวพอๆ กบเปดใชงานเวบได 2. เครองคอมพวเตอรแบบตงโตะ (PC) หรอ Notebook หรอ Smartphone 3. เวบไซต Google ใชเวบเบราเซอรยหอไหนกได ม Google Chrome , Firefox , Safari เปนตน 4. โปรแกรม Google Sheets หรอทเรยกวาสเปรดชต (Spreadsheet)

การสรางเอกสาร Spreadsheet 1. เขาไปท http://www.google.com หรอ http://www.gmail.com ลงชอเขาใชงาน

2. คลกทสญลกษณ App Launcher หรอ Icon Apps เลอก Drive(ไดรฟ) หรอบางคนทใชงานบอยๆ Icon Spreadsheet จะมาแสดงอยตรงน

3. เลอก Drive(ไดรฟ) เสรจแลว จะแสดงหนาหลกของ Drive(ไดรฟ) ขนมา ใหไปท ปม จะมดรอปดาวนลงใหเลอก Google ซต

4. จะแสดงหนาตางของ Google Spreadsheet

เรมตนจะปรากฏหนาตางเอกสารสเปรดชต (Spreadsheet) ใหผใชพมพขอความทตองการ โดยหนาจอและคาสงของเอกสารสเปรดชต (Spreadsheet) จะคลายคลงกบโปรแกรมเอกเซล (Microsoft Excel) ดงภาพ

Sheets ใหมชอ โดยยงไมไดตงชอไฟล

แถบเครองมอ (tools)

กระดาษท างาน

สเปรดชต (Spreadsheet)

5. การแกไขชอเอกสารสเปรดชต (Spreadsheet)

การแกไขชอเอกสารใหนาเมาส (Mouse) ไปช ทชอเอกสาร คอ "สเปรดชตไมมชอ" จะพบคาสง Rename ดงภาพ (จะไมมคาสงบนทก (Save) หรอบนทกเปน (Save as) เหมอนโปรแกรมเอกเซล (Microsoft Excel) เพราะ Google จะบนทกเอกสารอตโนมต ตลอดเวลา)

หลงจากพมพ ชอเอกสารเสรจแลว กด Enter หรอเลอนเอาเมาสคลกขางนอกทไมใชบรเวณของชอเอกสาร ก

ถอวาท าการเปลยนชอเสรจแลว

คลกเพอเปลยนชอชต (Sheets)

ชอเอกสารจะเปลยนเปนชอใหมคอ “จ านวนอปกรณ ITRICD”

จากการตงชอไฟลเสรจแลวสามารถทจะท าการกรอกหรอพมพขอมลทตองการลงไปไดเลย

6. เครองมอจดการเอกสาร สเปรดชต (Spreadsheet) เบองตน

เครองมอจดการแผนงาน อยมมลางซายของหนา สามารถท าส าเนา เปลยนชอ และปรบ

ต าแหนง ปองกนแผนงาน รวมทงตงคาการปองกนแผนงานได

เครองมอปรบแตงรปแบบตวเลข สามารถก าหนดลกษณะของตวเลขในรปแบบตาง ๆ ได เชน สกลเงน รอยละ ทศนยม วนท เวลา เปนตน

แผน1 ถาตองการเปลยนชอให

ดบเบลคลก

คลกสญลกษณดงรป

เครองมอปรบแตงแบบอกษร อยดานบนเหนอบรเวณแผนงาน สามารถปรบขนาด ลกษณะ และสของตวอกษรได

เครองมอปรบแตงเซลล หรอชองตาราง โดยสามารถปรบแตงส เสนขอบ และการจดเรยงตวอกษรไดรวมถงการผสานเซลลดวย

คลกสญลกษณดงรป

คลกสญลกษณดงรป

เครองมอจดเรยงแผนงาน เมอไปทเมน “ขอมล (Data)” จะสามารถจดเรยงแผนงานใหเรยงล าดบตามตวอกษรได เหมาะสาหรบการจดการขอมลทมลกษณะเปนรายชอ

1.คลก ขอมล

2. คลกเลอกจดเรยงแผนงาน ตามตองการ

7. การใชสเปรดชต (Spreadsheet) ค านวณขอมล

วธการพมพหรอใชสตรในการค านวณ

การค านวณถอเปนคณสมบตส าคญของสเปรดชต (Spreadsheet) เครองมอสาหรบค านวณ

ขอมลในสเปรดชต (Spreadsheet) ไดแก เครองมอรปสญลกษณ Σ สามารถเลอกสตรเพอใชค านวณในหมวดหมตาง ๆ ไดมากมาย ในการปอนสตรการค านวณ จะตองปอนในชองเซลทตองการใหเปนชองเซลทแสดงผล ซงสตรทปอนจะตองขนตนสตรดวยเครองหมาย = นาหนาเสมอ มฉะนนชต (Sheets) จะคดวาเปนขอความธรรมดาและไมค านวณ สามารถดาเนนการได 3 วธ ดงน แบบท 1

1.คลก แทรก

2.คลก ฟงกชน

3. คลกเลอก ฟงกชน ตามตองการ

แบบท 2

แบบท 3

คลก Σ แลวเลอก Function ตามตองการทน

พมพสมการตามตองการทชอง 1 หรอ 2

ชนดของสตร สเปรดชต (Spreadsheet) มลกษณะคลายกบโปรแกรมเอกเซล (Microsoft

Excel) ดงนนการแบงชนดของสตร สามารถจ าแนกออกเปน 4 ชนด ดงน

สตรในการค านวณทางคณตศาสตร (Arithmetic Formula)

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร + บวก = 30 + 10 จะไดผลลพธเทากบ 40 - ลบ = 30 – 10 จะไดผลลพธเทากบ 20 * คณ = 30*2 จะไดผลลพธเทากบ 60 / หาร = 30/2 จะไดผลลพธเทากบ 15 % เปอรเซนต = 30% จะไดผลลพธเทากบ 0.3 ^ ยกกาลง =30^2 จะไดผลลพธเทากบ 900

สตรในการเปรยบเทยบ (Comparisons Formula)

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร = เทากบ = 35=30 จะไดผลลพธเทากบ False > มากกวา =35>30 จะไดผลลพธเทากบ True < นอยกวา =35<30 จะไดผลลพธเทากบ False >= มากกวาหรอเทากบ =35>=30 จะไดผลลพธเทากบ True <= นอยกวาหรอเทากบ =35<=30 จะไดผลลพธเทากบ False < > ไมเทากบ =30< >30 จะไดผลลพธเทากบ False

เครองหมายในการเชอมขอความสองขอความหรอมากกวานน (Text Formula) เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร & เชอมหรอนาคาสองคามาตอกนใหเกดคา

ขอความตอเนองทเปนคาเดยวกน =STORY&BOARD จะไดผลลพธเทากบ STORYBOARD

สตรในการอางอง (Text Formula)

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร : (Colon) เวนวรรค , (Comma)

บอกชวงของขอมล ก าหนดพนททบกน 2 ชวงเอา ขอมลทง 2 ชวงมาเชอมตอกน

=(B1:B5) =SUM(B1:C1 D1:E5) =Sum(C1:C5,D7:D8)

การค านวณในตาราง

ขนตอนการค านวณในตาราง

1. คลกเซลล (cell) ในทนคอ A1

2. พมพ =30+1

3.กด Enter จะไดผลลพธดงภาพ

การแกไขขอมล

การแกไขขอมลบางสวนในชองเซล มวธการดงน

ตวอยางการน าฟงกชนพนฐานไปใชงานเปนการใชฟงกชนชวยในการหาผลลพธของ การสรปจ านวนอปกรณ IT ดงน

1. คลกเลอกชองเซลทมขอมลอยแลวทตองการแกไข ในทน คอ เซลล A1

2. ดบเบลคลกทชองเซล นน หรอ คลกทแถบสตร (Formula Bar) หรอกดแปน <F2>

3. พมพขอความ/ตวเลข ทตองการ แกไข 4. กดแปน <Enter> (ถาตองการยกเลกการเปลยนแปลง ใหกดแปน <Esc>)

=sum(E2:E6)

=C6+D6

การสรางแผนภม (Chart) ในสเปรดชต (Spreadsheet)

เมอกรอกขอมลลงในสเปรดชต (Spreadsheet) เสรจแลว หากตองการน าเสนอขอมลในรปแบบแผนภม (Chart) สามารถท าไดดงน 1. เลอกแถวหรอคอลมนทตองการใชเปนขอมลในการสรางแผนภม (Chart)

2. คลก แทรก (แทรก) แผนภม (Chart) จะปรากฏหนาตางแผนภมดงภาพ

แทรก

เลอกแผนภม

3. ปรบแตงแผนภม (Chart) ตามตองการ

4. ผลลพธทไดจากการแทรกแผนภม (Chart) ลงในสเปรดชต (Spreadsheet)

ปรบแตงแผนภม (Chart) ตามตองการ

ผลลพธทได

ล าดบความส าคญของเครองหมายการค านวณ

ตารางแสดงลาดบความส าคญของเครองหมายการค านวณ

ลาดบ เครองหมาย เครองหมาย 1 ( ) วงเลบ 2 ^ ยกก าลง 3 * และ / คณและหาร 4 + และ - บวกและลบ 5 & ตวเชอม 6 =,<,<= เทากบ นอยกวา นอยกวาหรอเทากบ 7 > ,>=, < > มากกวา มากกวาหรอเทากบ ไมเทากบ

หมายเหต : การท างานทอยในระดบเดยวกน จะค านวณจากซายไปขวาตามล าดบ

ขอสงเกตเกยวกบการใสสตร 1) สตรทใสในเซลลจะปรากฏใหเหนในแถบสตร 2) คาทเปนผลลพธของสตรจะปรากฏในเซลลส าหรบเกบผลลพธ 3) กรณทมนพจนหลายเครองหมายจะท างานตามล าดบเครองหมาย

การใชฟงกชนในตาราง

ฟงกชน (Function) หมายถง สตรพเศษทโปรแกรมสรางไวเพอใหค านวณคาตาง ๆ ตามจดประสงคการใชฟงกชน จะชวยใหเขยนสตรในการค านวณไดสนและงายขน ตวอยาง เชน หากตองการรวมคาจากเซลล A1 ถง A3 แทนทจะพมพสตร = A1+A2+A3 กใชฟงกชน =SUM(A1:A3) หรอ การจะหาคาเฉลย สามารถหาไดจากผลรวมของทกเซลลหารดวยจ านวนท งหมดใสสตร =( A1+A2+A3)/3 หรอจะใช =SUM(A1:A3)/3 สามารถใชฟงกชน =AVERAGE(A1:A3) แทนได ดงภาพ

1.พมพขอมลใหเรยบรอยในเซลลทก าหนดคอ A1 ถง A3 A1 = 20 A2 = 30 A3 = 40

2.เลอก Function ทตองการ ในทนใช =AVERAGE(A1:A3)

3. กด Enter

ฟงกชนทควรรจก ประกอบดวย

1 =AVERAGE(D5:D20) หมายถง คาเฉลยของคาทอยในชวงเซลล D6 ถง D20 2 =MAX(D6:D20) หมายถง คาสงสดของคาทอยในชวงเซลล D6 ถง D20 3 =MIN(D6:D20) หมายถง คาต าสดของคาทอยในชวงเซลล D6 ถง D20 4 =STDEVP(D6:D20) หมายถง คาเบยงเบนมาตรฐานของคาในชวงเซลล D6ถงD20 5 =COUNTIF (ชวงเขตขอมล,คาทตองการนบ) เชน =COUNTIF($J$6:$J$20,4) หมายถง ชวง J6 ถง J20 มเลข 4 กเซลล (ใหคาเปนจ านวนนบ) 6 =RANK(A6,A$6:A$20,0) หมายถง คาล าดบของตวเลขในเซลล A6 ทอยในรายการตวเลขในชวงเซลล A6ถง A20 สวนตวเลขศนยเปนการระบวธการจดเรยงรายการตวเลขในชวงทก าหนดจากมากไปหานอย(ถาเปนคาอนทไมใชศนยจะเปนการจดเรยงรายการ) 7 =IF(เงอนไข,คาทแสดงเมอเงอนไขจรง,คาทแสดงเมอเงอนไขเทจ) เชน ตวเลขจากนอยไปมาก =IF(A6>=80,4,IF(A6>=70,3,IF(A6>=60,2,IF(A6>=50,1,0)))) หมายถง การหาผลการเรยนตามเงอนไข โดยใหคะแนนรวมอยในเซลล A6

8. การน าเขาเอกสาร spreadsheet

การน า สเปรดชต (Spreadsheet) ทมอยแลว เพอแกไขหรอเผยแพร สามารถท าไดดงน 1. เลอก ไฟล (File) > น าเขา (Imports…)

2. เลอกไฟลทตองการน าเขา เลอกลกษณะการน าเขา และกดปม Upload ไฟลทเลอกจะปรากฏ เปน

สเปรดชต (Spreadsheet) สามารถแกไขและแบงปนไดตอไป

จากนน รอสกครก าลงท าการอพโหลด

2.1 คลก Upload

2.2 คลกเพอเลอกไฟลทตองการจากคอมพวเตอร (Select a file from your computer)

2.3 คลกเลอกไฟลทตองการ

2.4 คลก เปด (Open)

ใหเลอก เลอกรปแบบการน าเขา ในทน คอใหสราง spreadsheet ใหม จากนนคลก น าเขา (Import)

การน าเขานนอาจจะไมสมบรณ บางครงตองปรบแกรปแบบฟอนตตามใน Google มให

การน าเขาเสรจแลว กดท เปดเดยวน

วธการยายหรอการจดระเบยบไฟล

การยายหรอการจดระเบยบไฟลนน เปนการสรางความเปนระเบยบเรยบรอยใหกบ

ไฟลขอมลของเรา สามารถทจะแบงออกเปนโฟลเดอรภายใน Google Drive ได

1. เปดไฟลของเราขนมากอน โดยเขา https://www.google.com

2. จะขนหนาของ Google Drive ขนมา

3. ท าการเปดไฟลของเรา โดยท าการดบเบลคลกขนมา

4. จะปรากฏไฟลขนมา

5. จากนนไปทไฟล เลอก ยายไปท

6. จะปรากฏหนาตาง Popup ขนมา

7. จะขนหนาวางเปลาขนมา ใหท าการเปลยนชอใหกบโฟลเดอร ตามชอทตองการ เสรจแลวกด

กดปม

8. จากนนกด ท ยายมาทน

9. รอสกคร Google Spreadsheet จะมกรอบสเหลอแจงเตอนขนมา ตามภาพดานลางน แคนกถอวาท า

การยายเสรจแลว

10. เราสามารถเขาไปเชคดไดวา อยในโฟลเดอรทเราไดสรางไว จรงหรอไม ไปท

https://drive.google.com/drive/my-drive สงเกตเหนโฟลเดอรทเราสรางไว(ทกรอบสแดง)

การแชร(Share) ส าหรบสเปรดชต(Spreadsheet)

สเปรดชต(Spreadsheet) มความสามารถอกอยางหนงคอ การแชร(Share) ใหส าหรบ

ทมงานเพอท าการเพมเตมขอมลใหถกตองครบถวนของขอมล หรอการทแชร(Share) ไฟลของสเปรดชต

(Spreadsheet) ใหกบบคลากร, บคคลภายนอก กสามารถท าไดเชนกน เรามาดวธการท าไดดงน

ส าหรบการแชรจะม 2 แบบดวยกน ดงน

1. แชรแบบใหทมงานดไดอยางเดยวไมสามารถจดการกบขอมลได

2. แชรแบบใหทมงานสามารถเขามาบรหารจดการขอมลได

เรมตนดวยการเปดไฟลงานของเราขนมาส าหรบตองการแชรใหทมงานสามารถเขาถงได

จากนน ใหลองสงเกตดวาจะมปม แชร อยขางบนมมขวาบน ใหคลกเขาไปไดเลย

จะขนหนาตาง Popup ขนมาอกท

ใหกดปม กจะไดหนาจอแบบนขนมา

ลงคส าหรบสงใหทมงาน

สามารถแชรผาน Social .. ได

กรอกอเมลทมงาน แกสทธการเขาใชงาน

หลงจากเราไดแชรไฟลใหทมและตงคาตางๆ เสรจแลวก กดปม สง กถอวาเสรจเรยบรอยแลว

กรอกอเมลทมงาน

แกสทธการเขาใชงาน เลอก ดได /

แกไขได / แสดงความคดเหนได

ตงคาสทธ

หลงจากนนเราจะมรายการผเขาถงไฟล ดงภาพดานลางน

สามารถแกเหมอนกบทแรกทเพมใหม

ทเพมใหม

จากรายการ ผทมสทธการเขาถง จะเปลยนไปตามทเราไดตงคาไว ในกรณน ให itricd@gmail.com สามารถ

ดไฟลไดอยางเดยว

จากรายการ ผทมสทธการเขาถง จะเปลยนไปตามทเราไดตงคาไว ในกรณน ให itricd@gmail.com สามารถ

แสดงความคดเหนไดอยางเดยว

หลงจากทเราพอรวธการตงคาใหกบการแชรไฟล เรยบรอยแลว กด ไดเลย

ลองสงเกตวาจะม Icon เปลยนไป จะมเงา ลกษณมคน 2 คนอยดานบนหวมมดานขวา

แคนกถอวาการแชรเสรจเรยบรอยแลว

Thank You…

เรยบเรยงขอมลโดย

บญเยยม ขดผาบ

พนกงานประเมนผล

กลมงานเทคโนโลยสารสนเทศ สถาบนพฒนาการเดกราชนครนทร