การเขียนและการพิมพ์...

การเขยนและการพมพ หนงสอราชการภาษาไทย

หนงสอราชการ

หนงสอภายนอก

หนงสอภายใน

บนทก

ค าส ง

ระเบยบ

ประกาศ

โครงสรางหนงสอ

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน/บนทก

• สวนหวหนงสอ • สวนเนอเรอง (ภาคเหต ความประสงค สรป) • สวนทายหนงสอ

หนงสอภายนอก

สวนหวหนงสอ

สวนเนอเรอง

สวนทายหนงสอ

หนงสอภายใน/บนทก

สวนหวหนงสอ

สวนเนอเรอง

สวนทายหนงสอ

การเขยน “ท”

ส ำหรบ หนงสอภายนอก และหนงสอภายใน ประกอบดวย รหสตวพยญชนะประจ ำกระทรวง และเลขประจ ำของเจำของเรอง (กรม ส ำนก/กอง) ทบเลขทะเบยนหนงสอ เชน

ท กษ 0306/112

กษ คอ กระทรวงเกษตรและสหกรณ

03 คอ กรมชลประทำน

07 คอ ส ำนกกฎหมำยและทดน

112 คอ เลขทะเบยนหนงสอสง

กรณสวนรำชกำรต ำกวำระดบกอง ออกหนงสอรำชกำรเอง ใหก ำหนดเลขรหสประจ ำส ำนก/กอง ไมเกน 3 ต ำแหนง และใสจด

หลงเลขประจ ำส ำนก/กอง และทบเลขทะเบยนหนงสอสง เชน ท กษ 0306.01/234

ส ำหรบ “ท” ใน บนทก ใสรหสพยญชนะของส ำนก/กอง ตำมดวยหรอทบเลขทะเบยนหนงสอสง และทบ พ.ศ. เชน

ท สมด 56/2557 ท สมด 01/56/2557

การเขยน “สวนราชการ” “สวนรำชกำร เจำของหนงสอ” (หนงสอภายนอก)

- ชอและทอยของกระทรวงหรอกรมทออกหนงสอ

“สวนรำชกำร” (หนงสอภายใน)

- ชอกรม และส ำนก/กอง เจำของเรองพรอมดวย เบอรโทรศพท

และโทรสำร

“สวนรำชกำร” (บนทก)

- ชอส ำนก/กอง และหนวยงำนเจำของเรอง พรอมดวยเบอร

โทรศพท และโทรสำร

ทงน สวนรำชกำรดงกลำวจะตองสอดคลองกบต ำแหนงของผลงนำมทำยหนงสอ (ลงนามในนาม....)

การเขยน “วนท”

ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกรำชทออกหนงสอ

เชน 22 สงหำคม 2557

การเขยนชอเรอง

เรองทดควรมลกษณะ ดงน

๑. เปนวลหรอประโยคสน ๆ ไดควำมหมำย ไมควรยำวเกน 1 บรรทด ๒. ตรงประเดนและตรงกบสวนสรป ๓. เกบคนอำงองไดงำย ๔. แยกควำมแตกตำงจำกเรองอนได ๕. สภำพ เหมำะสมและรกษำน ำใจผรบ กรณหนงสอตอเนองซงเคยตดตอกนมากอนแลว โดยปกตใหลงชอ เรองของหนงสอฉบบเดม ยกเวนเรองทขนตนดวยค ากรยา เชน ขอเชญ... อาจท าใหสบสนวาฝายใดเปนผขอ จงควรใชเปนค านาม เชน การขอเชญ...

การเขยนค าขนตน/ค าลงทาย

พระภกษสงฆทวไป ค าขนตน “นมสการ” ค าลงทาย “ขอนมสการดวยความเคารพ” บคคลธรรมดา ทวไป ค าขนตน “เรยน” ค าลงทาย “ขอแสดงความนบถอ” บคคล 14 ต าแหนง ค าขนตน “กราบเรยน” ค าลงทาย “ขอแสดงความนบถออยางยง”

11

การเขยน “อางถง” (เฉพาะหนงสอภายนอก)

ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบ

หนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตาม โดยอาง ชอหนวยงาน เลขทหนงสอ และวน เดอน ป ของหนงสอนน การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระส าคญตองน ามาพจารณา จงอางถง หนงสอฉบบอนทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะ ใหทราบดวย

12

ตวอยาง อางถง หนงสอกรมบญชกลำง ลบ ดวนทสด ท กค 0410/20402

ลงวนท 10 สงหาคม 2557 อางถง หนงสอจงหวดปทมธำน ท ปท 0017.3/6102 ลงวนท 14 สงหาคม 2557 ไมใช หนงสอศาลากลางจงหวดปทมธาน ท........ หรอ หนงสออ าเภอแมเปน ท นว 1418/ว1570 ลงวนท 22 สงหาคม 2557 ไมใช หนงสอทวาการอ าเภอแมเปน ท ...................

การเขยน “สงทสงมาดวย” (เฉพาะหนงสอภายนอก)

ตองระบใหชดเจนวาเปนเอกสารหรอสงอนใดทสงมาพรอมกบหนงสอฉบบนนโดยระบประเภทวาเปนเอกสารใด สงของประเภทใด จ านวนเทาใด

สงทสงมาดวย ๑. ส าเนาหนงสอกรมชลประทำน ท กษ 0301/451 ลงวนท 8 กรกฎาคม 2557 จ านวน 1 แผน

๒. รำยงำนควำมกำวหนำโครงกำร......จ านวน 1 เลม

สงทสงมาดวย บญชรายชอเอกสารจ านวน.........แผน พรอมเอกสาร

ตามทระบในบญช 14

การเขยนเนอเรอง ๑. สวนน า

๑.๑ การเรมเรองใหม (กรณไมเคยมหนงสอโตตอบกนมากอน) “ดวย” ควรใชเปนการบอกกลาวเลาเหต หรอเกรนน าขนมาลอย ๆ

ตวอยาง ดวยกลมงานสงแวดลอม ส านกบรหารโครงการ จะจด

อบรมหลกสตร การเขยนหนงสอราชการและการพมพ

หนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพ

ในเครองคอมพวเตอร ใหแกเจาหนาท ในวนท.....

15

“เนองจาก” ควรใชกรณทอางเหตหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสอไป

หรอมสาเหตทเกยวเนองเชอมโยงกน หรอเปนทร ๆ กนอยทวไป

ตวอยาง เนองจากในระยะทผานมา ไดปรากฏขอผดพลาดในการจดท า

หนงสอราชการโดยไมเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร หรอเนอความไมชดเจนดงนน เพอใหการปฏบตถกตอง เปนมาตรฐานเดยวกน และเปนภาพลกษณทดแกกรมชลประทาน จงขอซกซอมความเขาใจดงน

ในตอนแรกของหนงสอตดตอราชการ ทขนตนดวยค าวา “ดวย” หรอ “เนองจาก” ไมม “ นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน” ตอนทายขอความ

๑.๒ การใชค า กรณเคยมหนงสอสงถงกนมาแลว หรอเปนการกลาวถงเรองทเปนทรกนดอยแลว

“ตาม” ตำมดวยค ำ นาม

“ตามท” ตำมดวย ประโยค

“อนสนธ” ตำมดวยค ำ นาม ตวอยาง ตามหนงสอทอำงถง กำรนคมอตสำหกรรมแหงประเทศไทย (กนอ.)

ขอควำมอนเครำะหใหกรมชลประทำนแตงตงผช ำนำญกำรใหควำมเหน

แกคณะกรรมกำรพจำรณำรำคำ

ตามทส ำนกบรหำรโครงกำรขออนมตจดอบรมกำรเขยนหนงสอรำชกำร

อนสนธมตทประชม........ครงท......วนท.......

หนงสอทขนตนดวย ตาม ตามท อนสนธ ในสวนน ำ

โดยเมออำงเรองรำวจบสนขอควำมแลวจะตองมค ำวำ “นน” อยทำย

ขอควำมตอนแรก เสมอ และจะตองมขอควำมอยางนอยสองตอนหรอ

สามตอน (ยอหนา) เปนขอควำมในสวนเนอหำกอนทจะปดทำย

แจงวตถประสงคทมหนงสอไป ซงขนตนดวยค ำวำ “จง”

ทงน จะเขยนขอควำมแจงวตถประสงคตอนปดทำยซงขนตน “จง”

ตอจากตอนทมค าวา “นน” อยทายวรรคไมไดเปนอนขาด

การลงทายขอความวา “นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว น น”

หำกเปนเรองทไมมรำยละเอยดมำก ใชค ำวำ “นน”

หำกมขอควำมมำกแตสรปมำเพยงสน ๆ ใชค ำวำ “ความละเอยดแจงแลว นน”

ความ หมำยถง ขอควำม ใจควำม ความละเอยด คอขอควำมทละเอยด

แจง หมำยถง บอก แจมแจง ชดเจน

นน ขยำยขอควำมทงหมดในยอหนำทผำนมำ โดยตองวรรค 1 ตวอกษรกอน ค ำวำ “นน” เสมอ หำกไมเวนวรรคจะเปนกำรขยำยเฉพำะขอควำมทอย ตดกนเทำนน

๒. สวนเนอหำ

- เปนเนอควำมหลกทตองกำรสอสำรใหผรบหนงสอเขำใจวตถประสงค ของกำรตดตอ

- กำรเขยนสวนเนอหำ หำกสวนน ำสน ๆ เพยง 1-2 บรรทด สำมำรถ

เขยนสวนเนอหำตอเนองในยอหนำแรกได แตถำสวนน ำยำว 3

บรรทดขนไป ควรแยกเปนยอหนำใหม

การใชขอความ รายละเอยดตามสงทสงมาดวย

และ รายละเอยดตามเอกสารแนบ

รำยละเอยดตำมสงทสงมำดวย ใชใน หนงสอภำยนอก รำยละเอยดตำมเอกสำรแนบ ใชใน หนงสอภำยใน บนทก

• ขอควำมดงกลำวมกอยทำยประโยค หรอทำยยอหนำ • ถำอยระหวำงขอควำม ควรใสวงเลบ เพอมใหกดขวำง ขอควำมท ยงไมจบ • ถำมหลำยฉบบใหใสหมำยเลขดวย

๓. สวนจดประสงค “ จง.....” ควรเปนประโยคสน ๆ ไมควรมเนอหำส ำคญอยในสวนนอก เนอหำทงหมดควรอยในสวนเนอหำ ควรเปนกำรสรปเนนย ำ หรอ ขอบคณแลวแตกรณ ทงน จะตองตรงกบเรอง

การลงชอแทนอธบด

รกษาราชการแทน ใชในกรณไมมผด ารงต าแหนงหรอมแตไมอาจปฏบตราชการได

ปฏบตราชการแทน ใชในกรณมอบอ านาจโดยท าหนงสอ (ค าสง)

ใหปฏบตราชการแทน ในการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอด าเนนการตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสง หรอมตคณะรฐมนตร ในเรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสงหรอมตคณะรฐมนตรในเรองนน ก าหนดเรองการมอบอ านาจใหเปนอยางอนหรอมไดหามเรองการมอบอ านาจไว โดยอธบดเปนผลงนามหนงสอค าสงมอบอ านาจ

23

การลงชอแทนผอ านวยการส านก ผอ านวยการกอง หรอต าแหนง เทยบเทา ซงปรำกฏในโครงสรำงกำรแบงสวนรำชกำรของกรมใหใช ดงน รกษาราชการแทน กรณไมมผบงคบบญชำ (ต ำแหนงวำง) หรอม แตไม

สำมำรถปฏบตรำชกำรได

ปฏบตราชการแทน กรณมค ำสงมอบอ ำนำจใหปฏบตรำชกำรแทน

กำรลงชอแทน

การลงชอแทน ต าแหนงอน ๆ เชน วศวกรใหญ ผเชยวชำญ และต ำแหนงทต ำกวำผอ ำนวยกำรส ำนก และผอ ำนวยกำรกอง เชน ผอ.สวน ผอ.โครงกำร ผอ.ศนยปฏบตกำรเครองจกรกลหวหนำฝำยของส ำนก/กอง ซงปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการ

กรณเปนต ำแหนงวำง หรอผด ำรงต ำแหนงไมอำจปฏบตรำชกำรไดใหใช

“รกษาการในต าแหนง” ตำมค ำสงกรมชลประทำน ท ข 903/๒๕๕6

กำรใช “รกษาการในต าแหนง” ตำมค ำสงกรมท ข 903/2556 ใหพจำรณำ ดงน

1.1 กรณเปนกำรแตงตงขำรำชกำรใหรกษำกำรในต ำแหนงตำง ๆ

เปนเวลำไมเกน 10 วน ใหพจำรณำขำรำชกำรทมความเหมาะสม

1.2 กรณเปนกำรแตงตงขำรำชกำรใหรกษำกำรต ำแหนงตำง ๆ

เปนเวลำเกนกวา 10 วน ใหพจำรณำจำกขำรำชกำรทด ำรงต ำแหนงในประเภท

และระดบเดยวกนหรอสงกวา

การลงชอแทนในต าแหนงอน ๆ เชน หวหนำฝำย หวหนำกลม และหวหนำงำน

ทไมปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการ ใหใชค ำวำ “แทน”

8. การลงชอ ใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ โดยเรยงล าดบกอนหลง ดงน ๑. ต าแหนงทางวชาการ ๒. ยศ ๓. บรรดาศกด ฐานนดรศกด

ตวอยาง ก. (1-2/3) ศาสตราจารย รอยเอก ลายมอชอ

(หมอมหลวง ชอ ) ต าแหนง

หรอ ข. (2/1-3) รอยเอก ลายมอชอ (ศาสตราจารย หมอมหลวง ชอ )

ต าแหนง หมายเหต ดร. (ดอกเตอรหรอนายแพทย) ไมใชเปนค าน าหนาชอในการลงลายมอชอ

สวนราชการเจาของเรอง

(เฉพาะหนงสอภายนอก)

1) สวนรำชกำรเจำของหนงสอ ระดบกรม สวนราชการเจาของเรอง ระดบส านก/กอง

2) สวนรำชกำรเจำของหนงสอ ระดบส ำนก/กอง สวนราชการเจาของเรอง ระดบสวน/ฝาย

28

10. โทรศพท โทรสาร - โทรศพท ใชค ำเตมหรอยอ “โทร.” กได - หมำยเลขโทรศพท ไมม (-) ระหวำงตวเลข ไมใช เครองหมำย “/” 11. อเมล (ไปรษณยอเลกทรอนกส) 12. ส าเนาสง (ถาม) ส านกกฎหมายและทดน

โทร. 0 2241 3358 โทรสาร 0 2243 6931 ไปรษณยอเลกทรอนกส : ส าเนา ...

29

กำรพมพเลขหนำ

ตองพมพเลขหนำไวระหวำงเครองหมำยยตพงค (-) ดงน

กรณมขอควำมตอเนองในหนำถดไป

ใหพมพค ำตอเนองของขอควำมทดำนลำงทำงมมขวำของหนำกระดำษ และตำมดวยจด 3 จด

- ๒ -

การอนมต...

การพมพหมายเลขโทรศพท

โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๒๐๐

โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐ - ๑

โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐ - ๑ โทร. ๒๓๘๔, ๒๗๕๐

โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

โทร. โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

การพมพหนงสอราชการ

ทดลองพมพ

การคนหาการพมพหนงสอ (รปแบบส าเรจรป)

1. กรมชลประทำน

2. หนวยงำนในสงกด

3. สวนกลำง

4. ส ำนกงำนเลขำนกำรกรม

5. งำนดำนคอมพวเตอร

6. หนงสอเวยน สลก.

7. ระบบอเลกทรอนกส

8. รปแบบกำรพมพหนงสอรำชกำรภำษำไทย

9. รปแบบส ำเรจรป

เอกสารอางอง

1. ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ. 2526

และปรบปรงแกไข (ฉบบท 2 พ.ศ. 2548) และภำคผนวก

2. บทเรยนดวยตนเอง กำรเขยนหนงสอตดตอรำชกำร และธรกจ

เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร

3. เทคนคกำรเขยนหนงสอรำชกำร หนงสอโตตอบและรำยงำนกำรประชม

โดย รองศำสตรำจำรยนภำลย สวรรณธำดำ อำจำรยอดล จนทรศกด

และพนเอก กจคณตพงศ อนทอง

ฝายบรหารทวไป ส านกงานเลขานการกรม

โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๓๘๔, ๒๗๕๐

โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

General Administration Branch Office of the Secretary

Tel. 0 2241 0020 ext. 2384, 2750

Tel., Fax 0 2241 2690

E-mail. rid.secret@gmail.com, secret@mail.rid.go.th