การร่างหนังสือราชการ · คือ...

ส านกงานธนารกษพนทสมทรปราการ

การรางหนงสอราชการ

จะมหลกการเขยนทสามารถน ามาเปนแนวทางการปฏบตในการเขยน ดงน

ถกแบบ ถกเนอหา

ถกหลกภาษา

ถกความนยม

การรางหนงสอราชการ

1 2

3 4

คอ จะตองการทราบวาหนงสอทจะรางเปนหนงสอประเภทใด เชน “หนงสอภายใน” “หนงสอภายนอก” หรอหนงสอประทบตรา ซงประกอบดวย

1. การเขยนถกแบบ

เรอง ใชกบหนงสอภายในและหนงสอภายนอกไมตองเขยนในหนงสอประทบตรา

ค าขนตน ใชค าตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ เชน บคคลธรรมดาใชเรยน และกราบเรยนใชกบบคคลธรรมดา 14 ทาน เชน ประธานองคมนตร นายกรฐมนตร ประธานรฐสภา ประธานวฒสภา ประธานสภาผแทนราษฏร ประธานศาลฏกา เปนตน

1.1

1.2

ค าลงทาย เขยนเฉพาะหนงสอภายนอกใชค าตามระเบยบส านก-นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ เชน ขอแสดงความนบถอ กรณบคคลธรรมดา ถาเปนนายกรฐมนตร ใชขอแสดงความเคารพนบถอยางยง

1.3

1. การเขยนถกแบบ

-ตวอยาง- ท กค 0311.60/

2. การเขยนใหถกเนอหา เนอหาตองประกอบดวย 4 สวนคอ

หวหนงสอ

เหตทมหนงสอไป ซงควรจะเปนเหตผมหนงสอไปหรอเหตทมเรองเดมทเคยตดตอกนมา หรอเหตจากผรบหนงสอ

จดประสงคของการเขยนหนงสอไป คอ จะใหผรบหนงสอ ท าอะไร หรอท าอยางไร

2.1

2.2

2.3

2. การเขยนใหถกเนอหา เนอหาตองประกอบดวย 4 สวนคอ

ทายหนงสอ

หากหนงสอราชการทเปนเรองยาก ตองศกษาเรอง จบประเดนของเรองและยอเรองสวนสรปความ ตองจบประเดนเรอง ใครขออะไร ท าอยางไร ทไหน เมอไร หรอคณะกรรมการพจารณาแลวมมตอยางไร

2.4

3. ถกหลกภาษา ค านงถงเรองหลก 2 เรอง คอ

รปประโยค มประธาน กรยา กรรม วางถกทหรอไม อานไดความหรอไม

ความสมพนธของขอความ ระหวางประโยคกบประโยค ระหวางประธานกรยากรรม (1) ความสมพนธค าทแยกคลอมขอความ (2) ความสมพนธระหวางค ารวมกบค าแยก (3) ความสมพนธระหวางค าหลกกบค าขยาย

3.1

3.2

4. การเขยนใหถกความนยม ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยระเบยบสารบญไดวางหลกการเขยนขอความหนงสอราชการดงน

ความนยมในสรรพนาม เชน ใข ผม ดฉน ไมใชสรรพนามวาขาพเจา

ความนยมในถอยค าส านวนใชภาษาราชการ เชน เวลาผานมานานแลวใชค าวา เวลาลวงเลยมานานแลว

4.1

4.2

ใคร = ผใด ไดไหม = ไดหรอไม ไหน = ทไหน อยางไร = เชนใด ,ประการใด แบบไหน = แบบใด ท าไม = เพราะอะไร,เหตใด อะไร = อนใด,สงใด เดยวน = ขณะน บดน เหมอนกน = เชนเดยวกน เรองนน = กรณดงกลาว เสรจแลว = แลวเสรจ เรยบรอยแลว ในเรองน = ในการน ในกรณน ยงไมไดท าเลย = ยงไมไดด าเนนการแตอยางใด

(1) หนงสอราชการนยมใชภาษาราชการ เชน

(2) การเชอมประโยค ใชค าแตกตางกน เชน ท ซง จะ รวมทง ตลอดจน

(3) การเชอมค าใชวรรคตอน เชน หามขาราชการผหญงนงกางเกง ในเวลาปฏบตราชการ หามขาราชการผหญงนงกางใน เวลาปฏบตราชการ

สวนทายหนงสอ มรายการตางๆ ไดแก

ค าลงทาย เชน บคคลธรรมดาใชค าวา ขอแสดงความนบถอ ขอแสดงความนบถออยางยง

ลงชอ ลงชอเจาของหนงสอ พมพชอเตมของเจาของลายมอชอ

ต าแหนง ใหใสต าแหนงของเจาของหนงสอ

สวนราชการเจาของเรอง คอ หนวยงานทออกหนงสอ

โทรศพท โทรสาร ของสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานออกหนงสอ

1

2

3

4

5

การเขยนบนทกขอความ บนทกขอความเปนขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา ใหมสาระส าคญเขาใจงายประกอบไปดวย

ตนเรองหรอเรองเดม กรณเรองใหมทยงไมเคยด าเนนการมากอนใหใช “ตนเรอง” ถามการด าเนนการมาแลวใหใช “เรองเดม”

ขอเทจจรง เปนการอธบายใหทราบถงเหตการณ ทเปนอยในปจจบนซงเปนผลสบเนองจากเรองเดม

1

2

การเขยนบนทกขอความ

ขอกฎหมาย ไมตองคดลอกมาทงหมดเปนรายมาตรา กรณไมมขอกฎหมายกไมตองม

ขอพจารณา สรปขอสงเกตทส าคยควรหยบยกมาใหผบงคบบญชาพจารณาประกอบการตดสนใจ

บนทกขอความเปนขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา ใหมสาระส าคญเขาใจงายประกอบไปดวย

3

4

-ตวอยาง-