6b. penyesuaian deposit
Post on 16-May-2017
270 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
PENYESUAIAN AKAUN DEPOSITPENYESUAIAN AKAUN DEPOSITSEKSYEN PERAKAUNAN AMANAHSEKSYEN PERAKAUNAN AMANAH
BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI PUSAT DAN AGENSIPUSAT DAN AGENSI
2
TOPIK • Penyata Penyesuaian• Tujuan penyesuaian• Dokumen yang terlibat• Kenapa berbeza• Bagaimana menyediakan Penyata
Penyesuaian• Tindakan susulan ke atas
Perbezaan
3
PENYESUAIAN DEPOSIT• Satu proses menyemak ketepatan data yang
direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Lejar Deposit/Lejer subsidiari.
• Selaras dengan AP143(b)Menyatakan bahawa:Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan.
4
PENYATA PENYESUAIAN
• Penyata yang menunjukkan perbezaan di antara Laporan Terperinci Amanah dengan Buku Akaun Lejar Utama Deposit.
• Disediakan secara berasingan bagi setiap kod akaun deposit.
5
Tujuan PENYESUAIAN? • Memastikan semua urus niaga
terimaan dan bayaran direkodkan dengan BETUL di laporan Pejabat Perakaunan dan Buku PTJ.
• Mengenal pasti perbezaan yang wujud di antara laporan Pejabat Perakaunan dan Buku PTJ dan memastikan tindakan sewajarnya dibuat.
6
ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN DINEGERI-NEGERI.DINEGERI-NEGERI.
MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJDIBUAT OLEH JABATAN/PTJ
APAKAH ITU FLIMSI? APAKAH ITU FLIMSI? Flimsi
7
FlimsiFlimsi yang dikeluarkan oleh JANM;• C231B - Laporan Terperinci Perbelanjaan
Mengurus (Bekalan).• C230T - Laporan Terperinci Perbelanjaan
Mengurus (Tanggungan).• C232P - Laporan Terperinci Perbelanjaan
Pembangunan.• C233S - Laporan Terperinci Perbelanjaan (PFI)• C330 - Laporan Terperinci Hasil.• C350A - Laporan Terperinci Amanah.• C350TP - Laporan Terperinci Tunai Panjar
8
Maklumat di Laporan C350•Jenis urus niaga :-
Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.Siri K untuk Baucar Bayaran.Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.
• No. rujukan dokumen.• Jumlah Semasa (bulan berkenaan).• Jumlah Kemaskini (sehingga bulan
berkenaan).
9
PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah
PTJ Yang MengawalAkaun Amanah
Kod Amanah
Akaun Amanah
PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah
PTJ Yang MengawalAkaun Amanah
Kod Amanah
Akaun Amanah
10
Dokumen yang digunakan?
i) Penyediaan Peringkat PTJ:
Laporan C 350 – Laporan Terperinci Amanah(PTJ) (Rekod yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat di dalam tempoh tertentu) dan
Buku Akaun Lejer Utama Deposit
ii) Penyediaan Peringkat Ibu Pejabat
Laporan A 441 – Laporan Ringkasan Amanah(Ibu Pejabat)
(Rekod yang menyenaraikan ringkasan urus niaga akaun deposit di dalam tempoh tertentu berdasarkan lokasi Pejabat Perakaunan) dan
Penyata Penyesuaian dari semua PTJ di bawah kawalan
Dokumen yang digunakan?
Dokumen yang digunakan?LAPORAN AMANAH C350 JANM
•Rekod yang menyenaraikan semua terimaan dan bayaran yang dibuat dalam tempoh tertentu.
•Rekod yang terdapat pecahan mengikut kod-kod akaun amanah yang terlibat dalam tempoh tertentu.
•Rekod yang mengandungi baki awal dan baki terkini dalam tempoh tertentu.
12
13
14
CONTOH(JABATAN)
LAPORAN A441
15
ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN OLEH IBU PEJABAT PERAKAUNAN DIKELUARKAN OLEH IBU PEJABAT PERAKAUNAN ATAU KEMENTERIAN BAGI JABATAN YANG ATAU KEMENTERIAN BAGI JABATAN YANG MENGAKAUNKAN SENDIRI DIPERINGKAT PUSAT.MENGAKAUNKAN SENDIRI DIPERINGKAT PUSAT.MAKLUMAT SECARA GABUNGAN BAGI SEMUA PTJ MAKLUMAT SECARA GABUNGAN BAGI SEMUA PTJ MENGIKUT NEGERI BAGI SEGALA BUTIRAN BAYARAN MENGIKUT NEGERI BAGI SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJ DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJ DISETIAP NEGEREIDISETIAP NEGEREI
LAPORAN A441
16
Dokumen yang terlibat?
• Buku Akaun Lejar Utama Deposit
Dokumen yang terlibat?BUKU LEJAR UTAMA DEPOSIT
•Satu rekod kewangan yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit dan mengandungi maklumat seperti mengandungi maklumat nama syarikat, no. kontrak, no. rujukan, debit, kredit dan baki•Direkod secara berasingan mengikut kod-kod akaun deposit
17
LEJAR UTAMA DEPOSIT
KOD DEPOSIT :
Tarikh Perihal No. Debit Kredit Baki
Rujukan (RM) (RM) (RM)
19
BUKU LEJAR UTAMA
AKAUN DEPOSIT :KOD DEPOSIT :KOD JAB/PTJ PEMBAYAR :
Tarikh Nama Syarikat No. Kontrak
No. Rujukan Debit (Dt.) Kredit (Kt.) Baki
(Dt.)/Kt.
SPANM BIL. 1/2011
•Satu rekod kewangan individu syarikat yang diselenggarakan oleh PTJ bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat nama syarikat, no. kontrak, amaun kontrak, tarikh akhir pegangan, no. rujukan, debit, kredit dan baki
20
Dokumen yang terlibat?BUKU LEJAR SUBSIDIARI
21
BUKU LEJAR SUBSIDIARI
AKAUN DEPOSIT :KOD DEPOSTI :KOD JAB/PTJ PEMBAYAR :
Tarikh Perihal Bayaran Nombor Rujukan
Debit (Dt.) Kredit (Kt.)
Baki (Dt.)/Kt.
Tarikh Perihal Bayaran Nombor Rujukan
Debit (Dt.) Kredit (Kt.)
Baki (Dt.)/Kt.
Nama Syarikat :Nombor Kontrak :Amaun WJP Kontrak :Tarikh Akhir Pegangan WJP :
SPANM BIL. 1/2011
Nama Syarikat :Nombor Kontrak :Amaun WJP Kontrak :Tarikh Akhir Pegangan WJP :
Dokumen yang terlibat?LEJAR DEPOSIT
•Satu rekod kewangan yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat terimaan dan bayaran.
22
LEJAR DEPOSIT
KOD DEPOSIT :
Tarikh Perihal No. Debit Kredit Baki Resit (RM) (RM) (RM)
24
Kenapa berbeza?• Catatan di Buku PTJ tidak terdapat
di flimsi @ catatan di flimsi tidak terdapat di Buku PTJ– Masa catatan yang berbeza– Silap catat/ catatan tertinggal di
Buku PTJ– JANM/PTJ tersalah input– Pelarasan oleh JANM/ PTJ lain
SIJIL PENGESAHAN BAKIAKAUN AMANAH : ………………………
NO KOD AKAUN AMANAH : ……………………….KOD JABATAN : ……………………..SEPERTI PADA : …………………….1. Adalah disahkan baki akaun amanah di atas mengikut Laporan Sistem Akaun
Pusat/LaporanSistem Perakaunan Cawangan * adalah :-
2. Adalah disahkan baki Buku Akaun Amanah Jabatan ** adalah :-
3. Adalah disahkan bahawa Arahan Perbendaharaan 155 dipatuhi :-
( Nama Pegawai/Jawatan )Cop Jabatan Nota:
* : potong mana yang tidak berkenaan
** : hanya untuk Akaun Amanah yang dibenarkan menggunaan akaun bank sendiri selain daripada
bank JANM
: sila tandakan dikotak yang berkenaan
1.1. Bersamaan dengan baki mengikut rekod jabatan iaitu RM ………………1.2. Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan Penyata
Penyesuaian Akaun Amanah bagi menerangkan perbezaan tersebut.
2.1. Bersamaan dengan rekod/penyata bank iaitu RM ……………………….
2.2. Berbeza dengan rekod/penyata bank dan disertakan Penyata Penyesuaian
Bank bagi menerangkan perbezaan tersebut.
3.1. Akaun Amanah ini masih diperlukan.
3.2. Akaun Amanah ini tidak diperlukan lagi
SIJIL PENGESAHAN PENGESAHAN BAKI AKAUN DEPOSIT: ………………………………..
NO. KOD DEPOSIT: ……………………………KOD JABATAN: ………………………………………
SEPERTI PADA …………………………………………..
1. Adalah disahkan baki akaun deposit di atas mengikut laporan Sistem Akaun Pusat/ Laporan Sistem Perakaunan Cawangan* adalah :-
Bersamaan dengan baki mengikut rekod Jabatan RM…………………….Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan penyata penyesuaian bagi menerangkan perbezaan tersebut
2. Adalah disahhkan bahawa Arahan-arahan Perbendaharaan seperti di bawah dipatuhi:
(AP 155) Akaun ini masih /tidak diperlukan
(AP 159) Baki dalam akaun subsidiariJabatan disesuaikan dengan Akaun Utama Jabatan ini(AP 162) Tindakan ke atas akaun deposit yang tidak di tuntut selepas 12 bulan
( )
Pegawai PengawalCop Jabatan
PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH
AKAUN AMANAH ……………………………..
NO KOD AKAUN AMANAH: ………………….
KOD JABATAN : ………………………………..
SEPERTI PADA : ……………………………...
Amaun (RM)Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit*Tambah:Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir)
Kurang:Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir)
Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir)
Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir)Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit*
Butiran
• MENYESUAIKAN PERBEZAAN MELALUI PENYAMAAN BAKI- Baki laporan Pejabat Perakaunan dijadikan sebagai ASAS
- Sesuaikan baki buku PTJ agar sama dengan baki laporan Pejabat Perakaunan
- Senaraikan semua urus niaga yang tidak diambil kira di dalam Buku PTJ/
laporan Pejabat Perakaunan menggunakan lampiran berkaitan
PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN
PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIANBaki Buku PTJ (Dt) / Kt * Baki di Lejar Utama Deposit
XXXXX
Tambah:Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai A)
XXX
Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai B)
XXX XXXX
Tolak:Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai C)
(XXX)
Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai D)
(XXX) (XXXX)
Baki mengikut flimsi @ C350/A441 *(Dt) / Kt
XXXXX
30
LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN
– Senarai A - Penyata Kredit di Akaun Pejabat Pembayar yang Tidak Diambil kira Oleh PTJ Jabatan yang Menyelenggara Akaun Deposit (Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)
Contoh:-Terimaan melalui TT- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/
PTJ lain- Kesilapan input oleh JANM
SENARAI APENYATA KREDIT DIAKAUN PEJABAT PEMBAYARYANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ JABATAN
YANG MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT
Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Kod Jabatan :Kod PTJ :Kod Akaun Deposit :
TARIKHBIL NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN
JUMLAH
32
LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN– Senarai B – Penyata Debit Di Buku PTJ yang
Menyelenggara Akaun Deposit yang Tidak Diambil kira di dalam Akaun Pejabat Pembayar (Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)
Contoh:- Baucar bayaran/jurnal telah dihantar tetapi belum diproses- Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku tetapi belum dihantar- Kesilapan input oleh JANM/PTJ
SENARAI BPENYATA DEBIT DIBUKU PTJ YANG
MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT YANG TIDAKDIAMBILKIRA DIDALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR
Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Kod Jabatan :Kod PTJ :Kod Akaun Deposit :
BIL TARIKH NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN
JUMLAH
34
LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN– Senarai C – Penyata Debit Di Akaun
Pejabat Pembayar yang Tidak Di Ambil kira oleh PTJ yang Menyelenggara Akaun Deposit(Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)
Contoh:- Kesilapan input oleh JANM- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/PTJ lain
SENARAI CPENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR
YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJYANG MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT
Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Kod Jabatan :Kod PTJ :Kod Akaun Deposit :
BIL TARIKH NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN
JUMLAH
36
LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN
– Senarai D – Penyata Kredit Di Buku PTJ yang Menyelenggara Akaun Deposit yang Tidak Di Ambil kira Di Dalam Akaun Pejabat Pembayar(Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi) Contoh:- Penyata Pemungut belum diproses- Pelarasan rekod oleh PTJ belum diproses- Kesilapan input oleh JANM/PTJ
SENARAI DPENYATA KREDIT DIBUKU PTJ YANG MENYELENGGARAAKAUN DEPOSIT YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM
AKAUN PEJABAT PEMBAYAR
Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :
Kod Jabatan :Kod PTJ :Kod Akaun Deposit :
BIL TARIKH NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN
JUMLAH
38
• PADANKAN - Tandakan urus niaga debit/kredit di
Buku PTJ yang SAMA dengan catatan debit/ kredit di flimsi.
Bagaimana Menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?
39
- Kenalpasti item yang solo :
Rekod wujud di Buku PTJ:Debit – Catatkan di SENARAI B dengan lengkapKredit – Catatkan di SENARAI D dengan lengkap
Rekod wujud di C350/A441:Kredit - Catatkan di SENARAI A dengan lengkapDebit – Catatkan di SENARAI C dengan lengkap
Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?
40
• REKODKAN Rekodkan maklumat di Penyata
Penyesuaian mengikut ruangan yang berkaitan
Kira dan pastikan:Baki Buku PTJ
+ (SENARAI A & SENARAI B) – (SENARAI C & SENARAI D)
= Baki C350/A441.
Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?
PENYESUAIAN PERINGKAT JABATAN
• JABATAN TERIMA LAPORAN A441
• PASTIKAN SEMUA PTJ DI BAWAH KAWALAN JABATAN HANTAR PP PERINGKAT PTJ
• SEDIAKAN PP YANG DISATUKAN41
PENYEDIAAN PP YANG DISATUKAN
• SEDIAKAN JADUAL SEPERTI DI BAWAH:
42
PTJ 1 PTJ 2 PTJ 3 JUMLAH KESELURUHAN
BAKI BUKU 150 3000 (300) 2850SENARAI A 20 400 0 420SENARAI B 30 0 0 30SENARAI C 0 (50) 0 (50)SENARAI D 0 0 (300) (300)
C350 200 3350 (600) 2950
CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI
Terima Laporan Bulanansetiap bulan
Semak dengan Buku Akaun Amanah/deposit
Tiada beza
Ada beza
Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan
Tandatangan Sijil Pengesahan Baki
Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan
Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat
Kemukakan kepada JANM
Nyatakandalam SijilPengesahanBaki ada perbezaan
Sediakan PenyataPenyesuaian
PeringkatPTJ
PeringkatIbu Pejabat
44
AP 143(b)• ….Sebarang perbezaan di antara
laporan terperinci dengan rekod perakaunan yang diselenggara oleh Pegawai Pengawal atau wakil hendaklah disiasat. Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah mengambil tindakan terhadap perbezaan tersebut dan membuat pelarasan sewajarnya.
Tindakan Susulan ke atas Perbezaan
45
Tindakan berikut hendaklah diambil bagi setiap kategori perbezaan:-
i) Senarai A Urusniaga Kredit yang ada di C350 tetapi tiada di Buku Akaun Deposit
Tindakan PTJ/PK Semak semula bagi memastikan urusniaga itu
sebenarnya direkodkan di dalam BAD. Sekiranya urusniaga berkenaan adalah sah tetapi
PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAD, sila rekodkannya dalam BAD dengan segera.
Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasuk kira oleh Pejabat Perakaunan, laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan.
Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasukkan dalam Akaun Deposit berkenaan oleh PTJ/PK, baucar Jurnal hendaklah disediakan untuk pelarasan.
Tindakan Susulan ke atas Perbezaan
46
ii) Senarai BUrusniaga Debit yang ada di BAD tetapi tiada di Laporan C350.
Tindakan PTJ/PK Memastikan bahawa semua urusniaga sebenarnya
telah dihantar ke Pejabat Perakaunan. Hendaklah menyemak semula dalam laporan C
350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar.
hendaklah terus menyusul jika urusniaga itu masih belum dilaporkan oleh Pejabat Perakaunan dalam Laporan C350.
Tindakan Susulan ke atas Perbezaan
47
iii)Senarai CUrusniaga Debit yang ada di Laporan C350
tetapi tiada pada BAD.
Tindakan PTJ/PK• Semak semula bagi memastikan urusniaga ini
sebenarnya telah direkodkan dalam BAD.• Sekiranya urusniaga tersebut adalah sah, tetapi PTJ/PK
belum merekodkannya dalam BAD hendaklah segera rekodkan ke BAD.
• Sekiranya urusniaga tersebut terlebih atau terkurang diambilkira oleh Pejabat Perakaunan laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan.
• Sekiranya urusniaga tersebut tersalah, terlebih atau terkurang oleh PTJ/PK, baucar jurnal hendaklah disediakan untuk tujuan pelarasan.
Tindakan Susulan ke atas Perbezaan
48
Tindakan Susulan ke atas Perbezaan
iv)Senarai D Urusniaga Kredit yang ada di BAD tetapi tiada di Laporan C 350.
Tindakan PTJ/PK Memastikan bahawa pungutan tersebut telah dibankkan
atau Baucar Jurnal telah disediakan dan dihantar ke Pejabat Perakaunan.
Menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Perakaunan.
Sekiranya urusniaga tersebut masih belum diambilkira oleh Pejabat Perakaunan, urusniaga tesebut hendaklah dinyatakan pada bulan berikutnya.
Sekiranya masih belum dinyatakan pada bulan berikutnya, hendaklah disiasat ke pejabat perakaunan dan pastikan tidak dikreditkan ke hasil. Penemuan hendaklah segera dibuat jurnal pelarasan
49
• Sekian, terima kasih
top related